Samba TOGOLA 1

Enseignant En conception & méthodologie SI

MODULE: Application Informatique

Gestion des BASES DE DONNEES ACCESS & Excel

Avancé

Novembre 2022

E-Mail: togolapro@live.fr
SUPMANAGEMENT
Numéro: 7946 68 38 / 66 77 74 75
 SOMMAIRE
Bases de données: ACCESS
1
EXCEL AVANCEE Niveau 2
2

ESTM
2020 - 2021
 CHAPITRE I : Bases de données:
ACCESS
Notion Générales des bases de données
1
Bien Commencer avec ACCESS
2

3
Les Tables ACCESS

4
Requêtes, Les Formulaires

5 Base de donnée relationnelle

6 LES ETATS

ESTM
2020 - 2021
 CHAPITRE II : EXCEL AVANCEE

La bibliothèque des fonctions Excel

1
Gérer les plages de cellules
2

3
Références relatives et absolues

4
Insérer des colonnes ou lignes

5 Base de donnée relationnelle

6 LES ETATS
ESTM
2020 - 2021
 Notion Générales des bases de données
L’information

Définition de l’information

C'est tout aspect permettant d'orienter un individu dans l'interprétation intellectuelle d'un
objet.
Le rôle de l’information

L'accès à des informations pertinentes accompagne non seulement les choix stratégiques des
entreprises et des organisations , mais aussi les activités quotidiennes de chaque citoyen.
L'information a une valeur économique multidimensionnelle , "dans l'aspect ce qui compte
désormais , c'est la capacité à utiliser les facteurs immatériels , comme le savoir partagé , la
capacité à valoriser le capital connaissances, de savoir-faire des compétences accumulées
dans les organisations."
 Notion Générales des bases de données
L’information

Le rôle de l’information

De nos jours la gestion des informations joue un rôle primordial pour les entreprises, à
travers une compétitivité de plus en plus présente. Pour y faire fasse les entreprises ont un
besoin nécessaire de développer des systèmes d’information adaptés aux besoins des
gestionnaires , Notamment ACCESS est utilisé pour la conception d’application de Gestion
métier, les bases des données en sont des exemples.
 Notion Générales des bases de données
Base de données

Définition

Une base de données (son abréviation est BD, en anglais DB, database) est un fichier ou un
ensemble de fichiers permettant le stockage d'information ou de données permanente ou
temporaire ainsi que l'accès à des informations structurées avec le moins de redondance
possible.
 Notion Générales des bases de données
Base de données

Les fonctions

Son utilisation est de reprendre de grandes quantités d'informations de différentes sources

pour les rassembler mais surtout les classer, les trier en fonction de différents critères (par
exemple suivant le code postal ou l'entreprise dans un carnet d'adresse), de filtrer ces
données (dans l'exemple des correspondants, uniquement les contacts d'une même région
mais aussi tous sauf répondant à un critère particulier). Ces fonctions peuvent être faites par
des tableurs par des utilisateurs avancés (comme Microsoft Excel ou OpenOffice) mais avec
des restrictions, notamment au niveau du nombre d'enregistrements et surtout au niveau
programmation plus limitée.
 Notion Générales des bases de données
Base de données

Enregistrements (fiche) et champs (cases à remplir)

remplir).</a>
Dans le cas d'une fiche (les coordonnées d'une personne, les caractéristiques d'un produit), on
parle d’ Enregistrement. Dans chaque fiche, les différentes données sont reprises dans des
Champs. Chaque champ reprend une caractéristique spécifique, commune dans chaque
enregistrement ( exemple, Nom, Prénom etc…).
Les différents traitements se font sur les champs comme les tris et les filtres. A la
création de la base de donnée, le choix des champs est très important: il va conditionner les
différentes possibilités une fois les enregistrements entrés. Tous les champs ne sont pas
utilisés comme critères, quelques uns sont indicatifs.
 Notion Générales des bases de données
Base de données

Le tri

La fonction de tri permet d'afficher toutes les données suivant un critère particulier par
ordre de grandeur (classement alphabétique, valeur, ...). Dans le cas d'un carnet d'adresse, le
classement permet par exemple d'afficher les différentes adresses suivant le nom par ordre
alphabétique ou suivant plusieurs critères comme d'abord le nom, ensuite le prénom si
plusieurs personnes ont le même prénom. D'autres sont possibles comme le classement par
code postal.
 Notion Générales des bases de données
Base de données

Le Filtrage des données

Filtrer les données est une utilisation importante. Elle permet de récupérer uniquement des
enregistrements suivant des critères spécifiques: dans notre exemple ci-dessus, uniquement
les produits d'une marque donnée ou (en cumulant différents critères) uniquement les
ordinateurs d'une marque spécifique.
 Notion Générales des bases de données

Spécificités d’ACCESS Base de données avec ACCESS

Pour gérer les données, Access utilise 5 parties distinctes:

✓ Les Tables: reprend tous les enregistrements avec leurs champs. A ce stade, les données ne sont
pas traitées.
✓ Les requêtes : reprend les traitements sur les tables: filtrage et classement suivant les différents
champs mais aussi affichage ou non ou champs calculés à partir des autres champs...

✓ Les Formulaires: permettent d'afficher à l'écran les fiches à partir des tables ou des requêtes, soit
sous forme individuelles, soit sous forme de listes.

✓ Les états: sont utilisés pour l'impression, de nouveau en récupérant les données à partir des tables
ou des requêtes. Différentes possibilités de mises en page sont paramétrables. L'impression n'est
pas directe comme dans un tableur.

✓ Les Macros: reprennent des programmations spécifiques sous forme de commandes

préprogrammées ou programmées en langage VBA.
 Presentation Menu ACCUEIL

Accueil Base de données avec ACCESS

✓ AFFICHAGES: permet de passer du mode Feuille de données (utilisation des données) au mode
création (création des tables, requêtes, ...). Cette partie est aussi présente dans d'autres menus par
la suite..
✓ Presse Papier: (couper / copier / coller) est identique à celle des autres applications sous
Windows. ...
✓ Trier et Filtrer: permettent d'afficher à l'écran les fiches à partir des tables ou des requêtes, soit
sous forme individuelles, soit sous forme de listes.
✓ Enregistrements: permet de créer de nouveau enregistrements, d'en supprimer, ... Ces fonctions
sont directement implantées dans l'affichage des données.
✓ Rechercher: reprend différentes fonctions de recherches dans les données.