ACCESS

2ème année ISFA | M1 Econométrie - Statistiques

Plan du cours
 Introduction

 L’environnement Access – Premiers contacts

 Les tables de données

 Les données et leur utilisation

 Les formulaires

 Les restitutions

 Les requêtes

 Les macros
Introduction

 L’information est partout. Le besoin de disposer d’un stockage et d’un moyen de

restitution aussi, nous pouvons avoir recours à plusieurs formes :
 Le post it sur le frigo
 la liste de course
 Le listing papier des invités à un événenemt
 Le classeur EXCEL regroupant tous les contrats d’assurance en cours dans une police
 En fonction de la complexité de cette information, il est manifeste que le format
va avoir son importance, pour visualiser l’information mais aussi pour pouvoir
l’utiliser (pour faire des calculs, automatiser la restitution…)

Imaginez que les inscriptions ParcoursSup soient gérés avec des post-it…
Introduction
 Exemple métier et complexe :
Nous cherchons à stocker tous les assurés de la compagnie d’assurance Auto
« AUTOASSUR » à travers le temps, ainsi que leur prime payée tous les mois, les
conducteurs déclarés, les accidents qu’ils ont pu avoir… bref, tout ce qui est utile à la
bonne gestion de leur contrat d’assurance mais aussi à sa tarification.

 De toutes les différentes formes de stockage évoqués précédemment, le fichier excel est le
plus adapté « naïvement ». Néanmoins on voit que celui-ci risque vite de devenir énorme. Cela
entrainera des problèmes de lenteur, d’erreurs mémoire et donc parfois l’impossibilité de
traiter l’information.

 On peut imaginer alors séparer l’information en plusieurs onglets ou fichiers excel : l’un
regrouperait les contrats de l’année 2018, l’autre de 2019, le 3ème de 2020. Ou encore, on
pourrait imaginer stocker des informations de bases dans le premier fichier, les informations
relatives au conducteur dans le deuxième, les informations relatives aux sinistres dans le 3ème.

 Comment faire alors pour récupérer toute l’information nécessaire à un traitement sans avoir
à jongler avec plusieurs tableurs ? Si en plus il faut effectuer des modifications sur les fichiers,
cela devient vite très difficile à maintenir sans faire d’erreur
Introduction
 On va alors fonctionner en Base de Données Relationnelles.
 Il s’agit d’un ensemble de Tables reliées entre elles. Chacune des tables est composée
des données stockées. A priori de la manière la plus efficiente possible.
 C’est donc une collection de données durable (qui survit à une ou plusieurs utilisations),
dont l’objectif est l’utilisation opérationnelle efficace (par une interface, un actuaire…)
 Nous avons perçu que le volume d’informations pouvait devenir énorme à l’usage. De
plus de nombreux utilisateurs pourraient en avoir besoin, parfois au même moment.
C’est pourquoi il est nécessaire :
 De structurer les données (c’est-à-dire leur imposer leur format, le format des tables…)
 De rationaliser son utilisation (qui peut faire quoi avec)
 De sécuriser son utilisation (administration et verrouillage)
Introduction
 Qu’est ce qu’un Système de Gestion de Bases de Données (SGBD) ?
 C’est un logiciel, ou un ensemble de petits programmes, qui permet d’organiser la base
de données.
 Il permet aussi de réaliser une première interface avec les utilisateurs de données pour
extraire et pour alimenter de données la base

=> ACCESS est un SGBD !

Introduction
 Les bases de données Relationnelles :
Dans une base de donnée relationnelle, les données sont stockées dans des tables
Chaque table est constituée de colonnes et de lignes (analogie avec un tableur
classique)
Chaque colonne se voit associé un nom à sa création pour son utilisation
Chaque ligne est un enregistrement
Pour chaque enregistrement, il y a plusieurs données que l’on retrouve dans
chacune des colonnes constituant la table, chaque donnée associée à la jonction
Enregistrement / Colonne est un Champ.

Colonnes
BDD

Lignes = Enregistrements
Table Table Table
1 2 N
Introduction
 Le Langage SQL (Structured Query Language) :
Le langage SQL est l’outil nécessaire à l’interrogation (on l’appellera Requête) de
la base de donnée.
Il a un nom générique, pour autant il existe presque autant de langage SQL que
de SGBD.
Néanmoins les instructions sont assez proches d’une technologie à l’autre, les
logiques sont donc très facilement transposables.

Pour rappel toutefois, une base de donnée est toujours lié à un SGBD. Ainsi, on
ne peut requêter sur une base de donnée qu’à l’aide de ce SGBD et donc avec
son langage SQL associé.

Ce langage est très puissant. Il permet de nombreuses instructions comme les

filtres, les modifications, les suppressions, mais aussi quelques opérations
logiques, arithmétiques ou même la liaison entre tables.
Introduction
 Les limites des Bases de Données Relationnelles… l’apparition du « BIG DATA »

 Le contexte de Bases de Données Relationnelles a été la référence car très puissant

entre les années 1960 à 1990. Tous les systèmes de gestion classiques se sont
appuyés sur ce type d’architecture
 Avec le virage de l’Internet grand public notamment, l’informatique de gestion
s’est confronté à de nouveaux challenges. Les volumes de données ont explosé, le
nombre d’utilisateurs et de requêtes simultanées également, avec un besoin de
quasi instantanéité. De plus la grande variété des sources d’informations a produit
de l’information de nature différente : images, vidéos, sons, listes…

Les 3 V (Volume, Vélocité, Variété) ont créé une limite technologique pour le
fonctionnement en bases de données structurés, et accéléré le développement
des outils travaillant sur les Données Non Structurées (NO-SQL). C’est le début du
Big Data.
Introduction
 Petit détour par le Big Data

Le traitement de gros volumes de données, de manière instantanée, est devenu

plus que nécessaire. Les véhicules autonomes par exemple doivent pouvoir
analyser en temps réel de nombreux paramètres.
Les objets connectés ou les réseaux sociaux en général créent un volume de
données tel que les solutions de stockage doivent se réinventer.
Introduction
 Petit détour par le Big Data – pourquoi un tel intérêt ?

En améliorant les capacités de stockage et de calcul, il est possible de de

développer des algorithmes plus puissants, s’appuyant sur plus de données et
plus d’opérations. Il est possible de plus tirer profit de la loi des grands nombres
et ainsi de créer des outils plus performants dans la prise de décision !
Premiers contacts
ACCESS - ISFA
Premiers contacts
 Ouvrir ACCESS depuis :
 La barre de recherche Windows
 Le raccourci du menu Démarrer

1. Sélection de type de BDD préformatées 1

2. Historique des anciens fichiers utilisés pour
ouverture rapide
3. Menu d’ouverture par l’arborescence Windows
4. Menu de paramétrage et de configuration

3
2

 Ou en ouvrant directement un fichier ACCESS déjà créé

 Premiers contacts Quelques éléments descriptifs d’une
fenêtre ACCESS
1 1. La partie supérieure regroupe la barre d’Accès Rapide,
afin de sauvegarder, annuler ou rétablir rapidement, le
2 nom de votre document de travail et les options de
gestion de fenêtre classiques sous Windows

2. Le Ruban est le tableau de contrôle d’ACCESS. En

actionnant les divers onglets, on accède à quasiment
toutes les fonctionnalités de l’outil, ainsi ordonnées en
3 rubriques, groupes et sous groupes.
A noter que la plupart des manipulations disponibles
via onglet font apparaître à droite du ruban des
5 onglets supplémentaires, dit onglets de commandes
contextuels.

3. On retrouve ici le volet de navigation. Il permet de faire

afficher et d’accéder aux différents objets contenus
dans la base de donnée. Nous verrons plus loin les types
d’objet qui permettent d’organiser ce volet.

4. La partie en bas est la barre d’état. Celle-ci permet

d’afficher des informations sur le mode d’affichage ou
la commande en cours

5. Le volet d’affichage permet de faire afficher les

4 différents objets, qu’il s’agisse de tables, de requêtes
ou encore d’états, cela quel que soit le mode
d’affichage.
 Premiers contacts
Retour sur le ruban et ses rubriques
Chaque onglet est divisé en plusieurs groupes, nous les parcourons tout au long de ce cours. Un onglet dégage une grande
catégorie d’actions à chaque fois :

 FICHIER : Il permet d’activer le « Backstage » de l’application. C’est là que l’on peut sauvegarder, imprimer, ouvrir un
ancien document ou encore chiffrer ses travaux.

 ACCUEIL : Il est un peu le fourre-tout parmi ses congénères. Chaque groupe regroupant au sein d’une même famille
les options les plus utilisées, pour une utilisation plus efficace à partir d’un seul onglet (Copier-coller, mise en forme,
changement de mode d’affichage, tri et filtres…)

 CREER : Cet onglet permet de créer tous les types d’objets disponibles dans ACCESS, au sein de 6 groupes : Modèles,
Tables, Requêtes, Formulaires, Etats et Macros. Nous reviendrons après sur chacun de ces objets.

 DONNEES EXTERNES : Cette rubrique permet, comme son nom l’indique, d’importer facilement des données , de
manière pleinement intégrée ou encore seulement reliée (nous verrons la nuance plus loin), cela à partir de nombreux
format (texte, EXCEL, bases de données distantes…)

 OUTILS DE BASE DE DONNEES: Ici, il s’agit d’une gamme d’outils permettant la réparation, l’amélioration ou
simplement l’audit de la base de données sur laquelle nous travaillons. Les enjeux d’efficacité sont importants car ils
permettent la vélocité des traitements et donc la fluidité pour les utilisateurs.
 Premiers contacts
Un peu de vocabulaire ACCESS et ces objets

 TABLE : C’est un objet regroupant un ensemble de données sous une visualisation en lignes et colonnes. Chaque
colonne remontant une variable, un indicateur, et chaque ligne matérialisant un enregistrement. C’est l’objet
fondamental d’une base de donnée.

 REQUETE : Il s’agit d’instructions qui permettent d’interroger les tables d’une base de données. Celles-ci peuvent être
indiquer en langage SQL ou à l’aide de l’assistant d’ACCESS. Cela permet des jonctions d’informations entre tables,
des filtres, voire des opérations associées aux données présentes dans les tables. Le résultat remonte sous la forme
d’une table.

 FORMULAIRE : Cet objet ACCESS permet la saisie des données afin de compléter une ou plusieurs tables. Par exemple,
un formulaire permettra de renseigner les caractéristiques d’un contrat d’assurance auto, allant jusqu’à ces
conducteurs. On peut imaginer qu’il alimentera deux tables : une table CONTRAT et une table CONDUCTEUR.

 ETAT : Objet ACCES comme le formulaire, qui permet de remonter directement sous forme d’impression des éléments
de synthèse issus des tables de la Base de Données, comme des graphiques, des tableaux.

 MACROS : Comme dans EXCEL, cet objet permet l’automatisation de plusieurs instructions. Par exemple il est possible
qu’une macro lance plusieurs requêtes puis émettent un Etat synthétique.
Les tables
ACCESS - ISFA
 Les tables
L’intégration de nouvelles données
Il y a deux moyens de récupérer des données au sein de tables :

 La saisie manuelle, notamment via un ou plusieurs formulaires

 La récupération de données déjà mises en forme dans des tables externes,

récupérables via l’onglet « Données externes ». Il est possible d’en récupérer selon
plusieurs formats :
 Fichiers EXCEL
 Fichiers Texte
 Connecteur ODBC
 Les tables
Les connecteurs ODBC

Le sigle signifie Open DataBase Connectivity. Il s’agit de pilotes Windows à installer afin
de créer des communications entre l’environnement Microsoft et des bases de données
d’autres environnement.

Rappel : Une base de donnée est liée à un SGBD (Système de Base de Données). Ces
SGBD peuvent être très différents les uns des autres.

Il est pourtant parfois utile de récupérer, via ACCESS, des données stockées dans des BDD
sur d’autres environnements (ORACLE, MySQL…), il faut donc installer un Connecteur,
qui permettra la communication.
 Les tables
Les connecteurs ODBC
Il faut d’abord créer le connecteur, avant de l’utiliser.

 Ouvrir l’Administrateur de Source de Données ODBC dans le panneau de configuration

 Cliquer sur Ajouter…
 Récupérer le pilote relatif au SGBD qui administre la BDD distante (SQL Serveur par
exemple). Parfois, il sera nécessaire d’aller chercher le programme sur Internet.
 Renseigner les données relatives au Serveur Distant (contenant la BDD). Il faut donc être en
général accompagné par un administrateur du réseau informatique.
 Cela permettra de créer in fine un connecteur que vous aurez nommé.
 Les tables
Les connecteurs ODBC
Pour utiliser un connecteur :

Données Externes >> Nouvelles sources de données >> A partir d’autres sources
>> Bases de Données ODBC

Une fenêtre s’ouvre :

2 choix s’offrent à vous
 Importer
 Lier
 Les tables
L’intégration de données externes
(valable pour un connecteur ODBC mais aussi pour une table type EXCEL)
Importer des données :
Ce choix permet d’intégrer les données « en dur » dans l’application ACCESS. Celles-ci
deviennent parties prenantes de la Base ACCESS. Cela permet ainsi de travailler sans
être toujours connecter à la base distante (et donc permet le travail hors connexion).
En revanche, cela alourdit forcément le programme ACCESS. De plus, cela nécessite
d’effectuer un nouvel import à chaque mise à jour des données dans la base distante.
Import qui peut être très long si la table interrogée est volumineuse.

Lier à la source de données en créant une table attachée :

A la différence de l’option précédente, il n’y a pas de chargement de données avec ce
type de lien. Cela permet une grande souplesse de l’application et permet de disposer
de donner à jour à chaque traitement. Il faut néanmoins toujours s’assurer que le lien
est fonctionnel (connexion internet, base de données distante accessible…)
 Les tables
Le paramétrage de la donnée externe (1/3)

L’assistant d’intégration des données externes est très intuitif. Il est facile d’éviter
quelques étapes. Dans les premiers chargements, il vaut mieux ne faire aucune impasse
afin de maitriser toutes les données chargées.

Après avoir choisi le mode de chargement (importé ou lié), une fenêtre de sélection de a
table à interroger s’ouvre (pour un document Excel, il faut choisir l’onglet à charger,
pour une base de données ODBC, il faudra choisir une table de la base).

En cliquant sur suivant, il est demandé si la première ligne permet de gérer les
étiquettes de colonnes ou pas.
 Les tables
Le paramétrage de la donnée externe (2/3)

L’étape suivante permet de formater chaque colonne à intégrer :

Il est possible de gérer :
• Le nom du champ à intégrer
• L’indexation :
• L’index d’une base de données peut être vu
comme sa grille de lecture simplifié, ou de
recherche efficiente. En indiquant qu’un champ
sert à l’indexation, alors il sera intégrer aux
fonctions de recherche. Il est donc plus
pertinent d’utiliser des champs très
différenciant.
• L’intégration ou pas de ce champ
• Le type de données à intégrer
• Attention, si un mauvais type de données est
choisi (par exemple « Numérique » alors que
certaines données contiennent du texte), alors
l’intégration se fera avec des erreurs (signalées)
et la table intégrée le sera partiellement.
 Les tables
Le paramétrage de la donnée externe (3/3)

La dernière étape consiste à choisir une clé primaire :

3 choix sont possibles :

• ACCESS peut rajouter une nouvelle colonne avec une

clé primaire fabriquée de toute pièce

• Vous pouvez choisir votre clé primaire

• Vous pouvez choisir de ne pas en mettre

Attention toutefois, ce choix peut avoir des conséquences

importantes dans les performances de votre base de
données.
 Les tables
La notion de clé primaire

Une clé primaire est le champ qui permettra d’identifier de manière unique chaque
ligne (ou enregistrement).
A noter néanmoins que, parfois, la clé primaire peut faire appel à la combinaison de
plusieurs champs.

Cette notion de clé primaire permet à la table d’être organisé, cette clé s’indexant
d’elle-même et permettant donc de « ranger » la donnée dans la table.

Souvent, ce sont les clés qui permettent d’établir les relations entre les tables.

A noter qu’il est préférable d’éviter d’utiliser des données métiers et de privilégier la
création d’une donnée ad hoc. En effet, les données métiers peuvent parfois ne pas être
complétées par exemple, ou ne pas présenter d’unicité possible.
 Les tables
La notion d’indexation

Un SGBD va indexer les structures de données qu’il aura à organiser afin de pouvoir
mieux gérer l’ensemble des données.
Cela permet notamment d’accélérer toutes les opérations (tri, recherche, liens,
agrégations…).

La logique est simple : il est plus facile de chercher quelque chose par une donnée
optimisant le rangement plutôt qu’en déroulant tous les éléments de la recherche.
Par exemple, il est plus simple de chercher une chanson selon un interprète, que si l’on
devait dérouler tout le catalogue d’un service de musique à la demande par exemple.
 Les tables
Exemple d’indexation

Une bibliothèque pourra être rangé par :

- Thématique (Thriller, Essai, Heroic Fantasy…)
- Auteur
- Année de parution

En trois recherches sur des rubriques, vous irez généralement plus vite à rechercher un
ouvrage qu’en une seule recherche sur l’intégralité de la bibliothèque si celle-ci est très
importante… si vous avez bien rangé votre bibliothèque, donc si elle est bien indexée.
 Les tables
Gestion relationnelle des tables

Les tables d’une base de données, par essence, sont reliées entre elles. Ce lien n’est pas
toujours actif, mais est toujours possible. Des tables non reliables même indirectement,
n’ont aucune raison d’être membre de la même base de données.

Ce lien s’effectue en général sur les clés. On parle alors de clé primaire (que nous avons
déjà présenté) et de clé étrangère.

Les clés étrangères permettent de relier les tables entre elles. Ainsi, une clé primaire
d’une table sera présente en tant que clé étrangère dans une autre table pour être
raccordé au bon enregistrement.
 Les tables

Exemple de relations entre table

 Dans l’exemple présenté, la table CONTRAT a comme

clé primaire la colonne “Numéro de Contrat”. La table
contrat présente un enregistrement par contrat, identifié
par le numéro de contrat
 La table conducteur, quant à elle, a comme clé
primaire la combinaison des colonnes “Numéro de
Contrat” et “Rang” (qui indique le rang du conducteur).
En effet, il peut y avoir 2 conducteurs par contrat,
comme il y a plusieurs conducteurs de rang 1 dans toute
la table. En revanche, il ya bien un seul conducteur de
rang 1 par contrat.
 Le champ “Numéro de contrat” de la table
Conducteur est une clé étrangère, car il permet de
relier la table CONDUCTEUR à la table CONTRAT
 Les tables

Propriétés des tables Access

 Comme vu précédemment, les tables sont composées d’enregistrement, en lignes, et de

champs, en colonne. Chaque champ doit avoir un nom et chaque enregistrement doit
renvoyer une information par champ, quitte à ce que cette information soit vide.
 Les champs tels que créé pour une table ne peuvent, une fois la table mise en production et
prête à accueillir de la donnée plus évoluer sous peine de corrompre la table et donc
potentiellement le fonctionnement de l’applicatif métier
 Chaque champ défini a pour caractéristique, en plus d’un nom :
 Un type de données
 Une longueur de champ (le nombre maximal de caractère qui pourra être utilisé)

 Un champ (ou une combinaison de champs) doit permettre l’identification de manière unique de chaque
enregistrement, c’est la clé primaire.
 Les tables

Créer une table avec Access

 Nous avons vu qu’il était possible d’importer des tables de sources pré-existantes. Il est
aussi possible d’en créer depuis l’outil.
 L’outil permet cela de deux façons différentes :
 Onglet Créer >> Groupe Tables >> Bouton Table
Cette manœuvre permet l’apparition d’une nouvelle table vierge, où il sera possible de travailler
directement.
 Onglet Créer >> Groupe Tables >> Bouton Création de table
Cela permet de créer une table en mode création, c’est-à-dire sans la faire afficher mais plutôt en
commençant par définir les caractéristiques des champs.

Dès lors que l’objet Table sera créé (quel que soit le mode), alors il sera facile de passer d’un
mode à l’autre en faisant un clic droit.
Les tables
 Créer une table avec Access en mode Table (ou Feuille
de Données)

 Dès lors que vous sélectionnerez cette option, la fenêtre

ci-contre apparaît (c’est aussi la fenêtre qui s’affiche à
l’ouverture d’un nouveau fichier Access)
 Vous devez dans un premier temps rajouter les champs
qui constitueront votre table. Pour cela, il suffit de
cliquer sur “Cliquer pour ajouter” dans le volet de
navigation, puis de définir le type de données que vous
voulez y implementer.
 Ensuite, une fois que tous les champs sont créés, vous
pourrez documenter la table en renseigner des
enregistrements (qui s’incrémenteront). Il est possible
de récupérer de la donnée d’Excel via un copier coller.
 En mode Feuille de Données, les modifications apportées
à une table après premier enregistrement sont
automatiquement enregistrées.
Les tables
 Créer une table avec Access en mode Création

 Dès lors que vous sélectionnerez cette option, la fenêtre

ci-contre apparaît (c’est aussi la fenêtre qui s’affiche à
l’ouverture d’un nouveau fichier Access).
 Ici, à la difference du mode Feuille de données, vous ne
pourrez définir que les champs, mais vous pourre en
revanche gérer leurs propriétés comme :
 Le type, classiquement
 Le format (la dimension)
 Si le champ est indexé
 D’autres catégories, dépendant du type de données du
champ.
 Pensez toujours à enregistrer un objet créé avant
fermeture.
Les tables
 Les différents types de données
Comme évoqué précédemment, il y a de nombreux types de données. Leur choix est important. En
effet, après selection, il est risqué d’en changer car cela risqué de corrompre l’intégrité de votre
table.
 Texte court : stockage d’alphanumériques jusqu’à 255 caractères
 Texte long : stockage d’alphanumériques jusqu’à 63 999 caractères
 Texte enrichi : stockage d’alphanumériques jusqu’à 63 999 caractères, avec mise en forme.
 Numérique : stockage de nombre, avec ou sans décimale, allant de -231 à 231 – 1
 Grand nombre : stockage de nombre, avec ou sans décimale, allant de -263 à 263 + 1
 Date / heure : Date et / ou heure
 Monétaire : Numérique sous format monétaire (ex : 1 000 €)
 NuméroAuto : Numérique incremental en automatique dès creation d’un nouvel enregistrement
 Oui / Non : Binaire avec affichage au format texte
 Objet OLE : Champ utilisé pour insérer des objets d’autres applications windows
 Lien hypertexte : Permet de stocker des liens type adresse mail, url de site web, chemin d’accès
 Pièce jointe : Champ qui stocke des pieces jointes comme des images, des documents offices
 Calculé : Permet de stocker une expression de type calcul qui renverra le résultat d’opérations sur
d’autres champs
 Assistant Liste de Choix : vous accompagnera dans la creation d’une liste de choix, via un menu qui vous
aidera soit à saisir la liste, soit à la générer à partir d’une table existante.
Les tables
 Modifier les champs d’une table
Rajout d’un champ : Il est toujours possible de rajouter un champ à une table existante.
Celui-ci pourra l’être en mode Feuille de Données comme en mode Création. Attention
toutefois, les enrtegistrements déjà existent devront être completes sur ce nouveau champ (à
défaut ils resteront vides). Le rajout est assez intuitif, il est même possible de saisir
directement un enregistrement, et cela déterminera automatiquement le type du champ.
Déplacer ou renommer un champ : Ces manipulations n’auront pas d’impact sur les relations
créés dans des requêtes ou autres, ces modifications étant intégrés automatiquement. Pour
déplacer un champ, sélectionner la colonne sur la ligne d’en-tête du mode Feuille de Données
puis faites la glisser à sa nouvelle position. Pour le renommer, double cliquer sur son nom puis
saisissez-en un nouveau.
Supprimer un champ : Attention, il n’est pas possible de supprimer un champ qui fait l’objet
d’une relation avec d’autres tables. Access vous préviendra. Toute suppression est definitive.
Il suffit de sélectionner le champ, puis Onglet Contextuel Champ >> Groupe Ajouter et
supprimer >> Bouton Supprimer (en validant ensuite suite au message).
Modifier le type de champ : Comme pour la suppression, il n’est pas possible de modifier le
type d’un champ si celui-ci est utilisé pour une relation avec une table tierce. Placez-vous
dans un champ puis, sélectionner Onglet Contextuel Champ >> Groupe Mise en Forme >> Menu
déroulant Type de Données. Access vous demandera alors des validations s’il y a un risqué de
perte de données, puis si ce risque se vérifie.
Les tables
 Modifier les champs d’une table
Créer un nouveau type de donnée : Il est possible de créer de nouveaux types, par exemple pour imposer un format à un
numéro de facture. Pour cela, vous pouvez saisir à l’intersection d’un enregistrement et du nouveau champ à créer un
exemple du format, puis en sélectionnant la colonne, aller dans Onglet Contextuel Champ >> Groupe Ajouter et Supprimer
>> Liste Plus de Champs >> Enregistrer la selection comme nouveau type de données.
Utiliser des types de données plus “exotiques” : Il est possible également, après avoir créé un nouveau champ, de lui
affecter un type plus atypique, c’est à dire non propose à la creation et revêtant des enjeux plutôt de mise en forme, par
exemple pour saisir des numéros de telephone, ou encore des données numériques au format scientifique. Pour cela :
Onglet Contextuel Champ >> Groupe Ajouter et Supprimer >> Liste Plus de Champs
Créer une règle de validation d’enregistrement : il est possible de spécifier des formats pour les éléments saisis dans les
enregistrements, afin de ne pas pouvoir saisir des nombres trop grands par exemple au regard des éléments attendus
(éviter par exemple de pouvoir saisir un plus de 130 ans pour un Champ “Age”).
Onglet Contextuel Champs >> Groupe Validation de champ >> Bouton Validation >> Option Règle de Validation.
Une fenêtre s’ouvre, il convient de proposer une expression de règle via le Générateur d’expression. Après avoir validé
(via “OK”), vous pouvez définir un message d’erreur lorsque la règle va être activée. Pour cela :
Onglet Contextuel Champs >> Groupe Validation de champ >> Bouton Validation >> Option Message de Validation.
En restant bien sur le même champ.
Définir les propriétés des champs : ce paramétrage s’effectue dans la vision “Création” de la table, sur la partie basse du
volet de navigation. Pour plus de detail sur toutes les options possibles, rendez-vous sur le support Office :
https://support.microsoft.com/fr-fr/office/pr%C3%A9sentation-des-types-de-donn%C3%A9es-et-des-
propri%C3%A9t%C3%A9s-de-champ-30ad644f-946c-442e-8bd2-
be067361987c#:~:text=Chaque%20table%20dans%20Access%20est,que%20le%20champ%20peut%20stocker.
Les tables
 Gérer les relations entre tables
Il est possible de créer des relations “pérennes” entre les tables, c’est à dire que le modèle de base de données sait que
certaines données sont reliées entre ells et que, ainsi, modifier une information dans une table peut et / ou doit avoir des
consequences sur la table liée.
Pour définir des relations entre les tables :
Onglet Outils de base de données >> Groupe Relations >> Bouton Relations. La console de gestion des relations apparaît.
Vous pouvez alors faire afficher les tables (ou les requêtes, nous le verrons plus tard) dans la nouvelle fenêtre relation et
établir des relations entre ells en reliant les champs de deux tables entre eux (même s’ils n’ont pas le même nom).
Il est possible de paramétrer cette relation grâce à la boite de dialogue “Modifier les relations” qui s’obtient en cliquant
droit sur une relation créée.
Dans cette boite de dialogue, vous pouvez paramétrer le niveau d’interactions entre les deux données reliées, tells que
définis au slide suivant. Vous pouvez en outre active l’option “Appliquer l’intégrité référentielle” qui permet de lancer
des vérifications telles que l’existence d’un enregistrement dans la table initiale si on créé un enregistrement dans la
table fille. Cela permet ensuite d’enclencher les options de reaction en casacade, comme la mise à jour en cascade ou la
suppression en cascade, qui permet d’impacter une modification d’un champ d’une tableau champ relié dans une autre
table. Attention, tout cela est appliquable uniquement si les clés primaires sont bien définies.
Il est enfin possible de visualiser le modèle de données ainsi constitué par l’instruction
Onglet Contextuel Créer >> Groupe Outils >> Bouton Rapport de relations. On pourra alors l’imprimer après l’avoir mis en
page.
 Les tables

Les liaisons entre deux tables

 Comme vu précédemment, la nature d’une base de données entraîne des liaisons régulières
entre deux tables. Ces liaisons peuvent être de plusieurs natures :

 La jointure interne : Permet de faire ressortir, dans une requête, seulement les enregistrements
ayant une correspondance dans les deux tables liées.

Identifiant Prénom Niveau Identifiant

Identifiant Id Matière Note
Identifiant Prénom Niveau Matière Note étudiant Etudiant Etudiant Note
Note Etudiant 1 Nabil M1 5 Access 17
étudiant Etudiant étudiant
1 Excel 4 12 1 Nabil M1 6 Classification 12
1 Nabil M1
2 Excel 5 10 3 Estelle M2 4 Anglais 11
2 François M2
3 Optimisation 4 13 4 Camille L3 1 Excel 12
3 Estelle M2
4 Anglais 3 11 4 Camille L3 3 Optimisation 13
4 Camille L3
5 Access 1 17 5 Jacques L3 2 Excel 10
5 Jacques L3
6 Classification 1 12 6 Somaya L3 7 Anglais 14
6 Somaya L3
7 Anglais 6 14
8 Access 7 18
 Les tables

Les liaisons entre deux tables

 Comme vu précédemment, la nature d’une base de données entraîne des liaisons régulières
entre deux tables. Ces liaisons peuvent être de plusieurs natures :

 La jointure externe : Permet de faire ressortir, dans une requête, tous les enregistrements, qu’ils
aient ou pas une correspondence dans l’autre table

Identifiant Prénom Niveau Identifiant

Identifiant Prénom Niveau Identifiant Id Matière Note
Matière Note étudiant Etudiant Etudiant Note
étudiant Etudiant étudiant Note Etudiant
1 Nabil M1 1 Excel 4 12 1 Nabil M1 5 Access 17
2 François M2 2 Excel 5 10 1 Nabil M1 6 Classification 12
3 Estelle M2 3 Optimisation 4 13 2 François M2
4 Camille L3 4 Anglais 3 11 3 Estelle M2 4 Anglais 11
5 Jacques L3 5 Access 1 17 4 Camille L3 1 Excel 12
6 Somaya L3 6 Classification 1 12 4 Camille L3 3 Optimisation 13
7 Anglais 6 14 5 Jacques L3 2 Excel 10
8 Access 7 18 6 Somaya L3 7 Anglais 14
8 Access 18
 Les tables

Les liaisons entre deux tables

 Comme vu précédemment, la nature d’une base de données entraîne des liaisons régulières
entre deux tables. Ces liaisons peuvent être de plusieurs natures :

 La jointure “à gauche” : Assimilant le fait que la première table évoquée dans la requête soit “à
gauche” de la deuxième, cette jointure permet d’afficher tous les enregistrements de la première table
et seulement les enregistrements trouvant une correspondance dans la première de la seconde.

Identifiant Prénom Niveau Identifiant Id Identifiant Prénom Niveau Identifiant

Matière Note Matière Note
étudiant Etudiant étudiant Note Etudiant étudiant Etudiant Etudiant Note
1 Nabil M1 1 Excel 4 12 1 Nabil M1 5 Access 17
2 François M2 2 Excel 5 10 1 Nabil M1 6 Classification 12
3 Estelle M2 3 Optimisation 4 13 2 François M2
4 Camille L3 4 Anglais 3 11 3 Estelle M2 4 Anglais 11
5 Jacques L3 5 Access 1 17 4 Camille L3 1 Excel 12
6 Somaya L3 6 Classification 1 12 4 Camille L3 3 Optimisation 13
7 Anglais 6 14 5 Jacques L3 2 Excel 10
8 Access 7 18 6 Somaya L3 7 Anglais 14
 Les tables

Les liaisons entre deux tables

 Comme vu précédemment, la nature d’une base de données entraîne des liaisons régulières
entre deux tables. Ces liaisons peuvent être de plusieurs natures :

 La jointure “à droite” : Assimilant le fait que la deuxième table évoquée dans la requête soit “à
droite” de la première, cette jointure permet d’afficher tous les enregistrements de la deuxième table
et seulement les enregistrements trouvant une correspondance dans la seconde de la première.

Identifiant Prénom Niveau Identifiant Prénom Niveau Identifiant

Identifiant Id Matière Note
étudiant Etudiant étudiant Matière Note étudiant Etudiant Etudiant Note
Note Etudiant
1 Nabil M1 1 Excel 4 12 1 Nabil M1 5 Access 17
2 François M2 2 Excel 5 10 1 Nabil M1 6 Classification 12
3 Estelle M2 3 Optimisation 4 13 3 Estelle M2 4 Anglais 11
4 Camille L3 4 Anglais 3 11 4 Camille L3 1 Excel 12
5 Jacques L3 5 Access 1 17 4 Camille L3 3 Optimisation 13
6 Somaya L3 6 Classification 1 12 5 Jacques L3 2 Excel 10
7 Anglais 6 14 6 Somaya L3 7 Anglais 14
8 Access 7 18 8 Access 18
 Les tables
TD : jouons avec les tables

1. Créer un nouveau objet Base de Données ACCESS et le nommer “BDD Access TD ISFA”
2. Charger les données du fichier EXCEL distribué “Base TD Auto” en deux tables :
1. Contrat, en l’important
2. Conducteur, en la liant

Vous veillerez évidemment à ce que chacune des tables dispose d’un clé primaire (à défaut, la créer) et soit au
moins un peu indexée.
4. Créer une relation entre ces deux tables via le champ Numéro de contrat.
5. Créer une table “Gestion des formules” avec un champ clé primaire et un champ Formule qui pourra
prendre la valeur des quatre formules : Mini, Mini+, Medium, Maxi.
6. Changer le type de données du champ “Formule de garantie” de la table en un menu déroulant et, via
l’assistant, lui indiquer que les données du menu déroulant seront celles du champ Formule de la table
Gestion des formules
7. Jouer sur le paramétrage des données du champ Numéro de client de la table contrat pour réduire sa
dimension à 8 caractères.
8. Créer un nouveau type de données de la forme Axxxxx ou x désignera un caractère numérique. Ce type
impactera un nouveau champ de la table Conducteur appelé Clé Conducteur.