Excel 

VS  Bases  de  données  (Faut‐il  utiliser  Excel  pour  gérer 

une base de données ?) 
Spoiler : il ne faut pas utiliser Excel comme gestionnaire de base de données. 

1. Introduction 

Au  départ, Excel permet  d’enregistrer  des  informations  sous  la  forme  de tableaux,  puis 
d’extraire celles‐ci pour pouvoir les exploiter, que ce soit dans des tableaux, des graphiques, 
ou même encore dans des tableaux de bord. 

C’est  un  outil  efficace,  qui  permet  gérer  au  quotidien  des données (numériques  et  non 
numériques) plus ou moins complexes sans trop de difficultés. 

Cet usage est donc très proche de ce qu’un gestionnaire de base de données est capable de 
nous offrir. 

Mais pour autant, il s’agit bien de types d’applications différentes, chacune ayant ses propres 
caractéristiques, avec ses avantages et ces inconvénients.  

2. Qu’est‐ce qu’un tableur ? 

Pour  commencer,  revenons  sur  la  notion  de tableur qui  englobe  un  certain  nombre 
d’applications, dont fait justement parti l’application Excel. 

Un tableur est  une  application  qui  permet  de  manipuler  et  de  présenter  des  informations 
numériques sous la forme de tableaux ou de graphiques. 

Ces données sont  présentées  à  l’intérieur  de  feuilles  de calculs composées  d’un  grand 

nombre de cellules, lesquelles peuvent contenir diverses informations (nombre, dates, textes, 
etc…). 

La force du tableur par rapport à d’autres applications de présentation des données (comme 
Word  ou  PowerPoint),  réside  dans  sa  capacité  à  effectuer  des calculs plus  ou  moins 
complexes. 

Nous utiliserons donc un tableur pour effectuer des calculs, présenter des informations sous 
la forme de tableaux, ou de graphiques, réaliser des synthèses rapides, etc… 

Les  tableurs  sont  des  outils  puissants  dont  l'utilisation  basique  est  accessible  à  tous  les 
utilisateurs. 

Excel n’est pas le seul tableur du marché, il existe bien d’autres, dont les plus célèbres sont : 

 Google Sheet 

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  Open Office et LibreOffice 
 Apple Numbers 

Payants ou gratuits, ils sont de plus en plus performants, et pourront sans problème répondre 
aux besoins de nombreux utilisateurs. 

Il est actuellement possible d’utiliser Excel, ou ses concurrents sur des supports aussi variés 
qu’une page internet, une tablette ou encore un smartphone. 

Les  éditeurs  de  tableurs  ont  en  effet  entrepris  depuis  quelques  années  une  démarche  de 
simplification dans leur utilisation, afin de permettre d’être accessibles au plus grand nombre 
d’utilisateurs. 

3. Qu’est‐ce qu’un gestionnaire de base de données ? 

De l’autre côté, nous retrouvons donc un autre type d’applications qui sont les systèmes de 
Gestion  de  base  de données (SGBD)et  qui  permettent  donc  de  manipuler  des  bases 
de données. 

Un SGBD est un logiciel qui permet à un ordinateur de stocker, consulter, ajouter, supprimer 
et modifier des données Il garantit la confidentialité et la pérennité de ces données. En effet, 
il  n'y  a  d'intermédiaire  ni  entre  l'informaticien  et  les  données,  ni  entre  l'utilisateur  et  les 
données. 

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Ici, l’objectif n’est pas de présenter de manière exhaustive la notion de base de données, mais 
uniquement  d’en  définir  les  grandes lignes,  afin  de  permettre  d’effectuer  le  choix  le  plus 
adapté pour l’enregistrement et l’exploitation des données. 

Tout d’abord, il faut savoir que lorsque l’on parle de base de données, on fait référence à un 
ensemble  d'informations  structurées  sous  la  forme  de tables,  elles‐mêmes  composées 
de lignes (les enregistrements) et de colonnes (les champs) 

Pour  illustrer  le  fonctionnement  d’une base  de  données,  imaginons  le  répertoire 
d’enregistrement des coordonnées des clients d’une entreprise : 

 Le répertoire en soit peut‐être la base de données s’il s’agit de la seule information 
stockée, ou alors d’une table parmi d’autres (table des ventes, table des factures…) 
 Au  sein  de  cette  table,  nous  retrouverons  les  différentes lignes qui  vont  nous 
permettre  d’enregistrer les  coordonnées  de  tous  les  clients  de  l’entreprise.  Chaque 
client représente ici un enregistrement de la table. 
 Enfin, toutes les informations que nous allons stocker pour ces enregistrements vont 
constituer  les champs de  la  table  (Nom,  Prénom,  Adresse,  Code  postal,  Numéro  de 
téléphone…). 

Jusqu’ici, rien de très différent d’un tableur comme Excel. 

Mais, contrairement aux données contenues dans un tableur, dans un SGBD les informations 
sont indexées afin de permettre d’obtenir les informations souhaitées de manière simple et 
rapide. Cela signifie qu’une base de données est composée de différentes tables. Ces tables 
sont reliées entre elles par des clés : 

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Par exemple, un numéro de client permettra de retrouver les coordonnées de ce dernier dans 
la  table  des  factures,  mais  également  les  achats  réalisés  par  celui‐ci,  les  factures 
correspondantes, le nombre de points cumulés sur sa carte de fidélité, etc. 

Il existe des bases de données de toutes tailles, certaines pouvant sans problème contenir des 
millions, voir des milliards d’enregistrements… pour une seule journée. Ce n’est pas le cas 
d’Excel qui a une capacité limitée. 

Pour  intervenir  sur  ces données,  c’est‐à‐dire  pour  les  saisir,  les  consulter,  les  modifier  ou 
encore les supprimer, nous devrons utiliser des requêtes. Il s’agit de commandes exprimées 
dans un langage compréhensible par le gestionnaire de la base de données, le plus célèbre de 
ces langages étant le SQL (Structured Query Language). 

Le  fait  de  séparer  la base  de  données des  applications  qui  utilisent  leurs  informations 
présente un certain nombre d’avantages : 

 Tout d’abord, cela permet d’améliorer la sécurité de la base en permettant de définir 
des règles dédiées en matière de sauvegarde, d’entretien, de nettoyage etc… La base 
de données dispose également de ces propres règles d’accès et d’autorisations. 
 Cela  permet  également  à  plusieurs  systèmes  indépendants  les  uns  des  autres  de 
cohabiter sur la base d’une base de données commune 
 Cela  permet  aussi  à  plusieurs  utilisateurs  d’accéder  en  même  temps  à  la base  de 
données 

4. SYNTHÈSE 

Maintenant que nous venons de voir rapidement en quoi consistent un tableur et une base 
de données, voyons quels sont les avantages et les inconvénients de chacun d’entre eux : 

   Tableur  Base de données 
Comment sont 
organisées les  Dans des cellules de feuilles de calcul  Dans des tables 
données ? 
Mode de saisie des 
Directe  Via des requêtes (langage type SQL) 
données 
Mode d’extraction 
Directe  Via des requêtes (langage type SQL) 
des données 
Complexe  par  défaut,  nécessite  la 
maîtrise d’un langage ou d’un outil 
Facilité d’utilisation  Assez simple  intermédiaire. 
Devient  très  simple  si  l’application 
intermédiaire performante 
Accès simultané  Mono utilisateur (par défaut) Multi utilisateurs 
Limitation  Nombre de cellules de la feuille Aucune limite théorique 
‐ Bonne  pour  un  nombre  restreint 
de données 
Performance  ‐ Moyenne à mauvaise sur de grandes  Bonne 
bases car Excel consomme des 
ressources importantes pour la 

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 présentation de son interface 
graphique 
Facilité de mise en  Assez  complexe,  nécessite  une 
Très facile 
œuvre  réflexion préalable assez poussée 
Évolution et 
Très facile  Complexe et limitée 
correction 
Faible  par  défaut,  forte  si  mise  en  place  Forte,  car  gestion  des  droits 
Confidentialité 
de cryptage  directement sur la base de données 
Base  constamment  à  jour  après 
Risque  de  perte  de données en  cas  de  chaque requête 
plantage.  Nécessite  des  sauvegardes  Contrôles  réguliers  de  l’intégrité 
Préservation des 
régulières.  de la base (empêcher la suppression 
données 
Risque de perte des données également  de données utilisées  dans 
en cas de fichier corrompu  d’autres tables etc.…). C’est ce que 
l’on appelle l’intégrité référentielle. 
 

6. Limites d’Excel en gestion de bases de données 

Excel n’est pas un « vrai » gestionnaire de bases de données. Il présente des limites qui lui 
interdisent la gestion de bases professionnelles importantes : 
 
‐ Nombre de fiches limité (Une fiche = une ligne) 
Bien qu’il soit théoriquement possible de saisir des données dans toutes les lignes d’une feuille 
de calcul, il serait déraisonnable de dépasser quelques dizaines de milliers de fiches). En effet, 
Excel  travaille  en  mémoire  vive,  à  la  différence  des  vrais  SGBD.  Au  plus  petit  bug  ou  à  la 
moindre coupure de courant, toutes vos modifications seraient perdues. 
(Les sauvegardes régulière sont obligatoire pour ne perdre vos données) 
 
‐ Contrôle de saisie rudimentaire. 
Excel vous permet de vérifier les données saisies par les utilisateurs. Mais ce contrôle reste 
assez sommaire. Un SGBD va beaucoup plus loin. 
 
‐  Une seule table. 
Excel n’est pas fait pour gérer les bases composées de plusieurs tables (par exemple Clients, 
Factures, Stock...). En fait, vous pouvez y parvenir partiellement avec des procédures lourdes 
et complexes mais votre base deviendrait trop lourde. 
 
‐ Pas d’intégrité référentielle. 
Un  SGBD  offre  l’intégrité  référentielle  s’il  interdit  la  suppression  d’une  fiche  qui  possède 
encore des liens avec des fiches présentes dans d’autres tables. Pour prendre un exemple : on 
ne peut pas supprimer un client s’il reste des factures à son nom. La suppression d’une fiche, 
dans Excel, ne donne lieu à aucune vérification de cohérence. 
 

   
 
   

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5. QUELLE APPLICATION POUR QUEL USAGE ? 

 
Les caractéristiques principales à retenir pour faire un choix entre ces deux technologies sont 
donc les suivantes : 

 Le tableur permet de mettre en place des analyses rapidement, sans trop de difficulté 
et sera parfaitement adapté pour un nombre de données limité 
 La base de données en revanche est fondamentalement plus complexe à mettre en 
place,  et  sera  à  réserver  pour  l’analyse  de  grandes données,  avec  un  besoin  en 
performance plus important 

Enfin, de nos jours il existe des solutions qui permettent de profiter des avantages de chacune 
de ces technologies en faisant abstraction des limitations. 

Nous  pouvons  par  exemple  citer  l’outil  Power  Query  qui  permet  de  connecter 
directement Excel avec  une base  de  données afin  de  pouvoir  extraire  très  simplement  des 
informations utiles. 

  

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