Créer 

une table Excel : méthode et utilisation basique 
Vous avez probablement l'habitude d'utiliser Excel pour réaliser des calculs. En effet, Excel est avant tout un tableur. Un tableur est une application informatique qui affiche 
les données sous forme d'un tableau (lignes et colonnes), appelé feuille de calcul en raison de sa similitude avec une feuille de papier physique présentant notamment des 
données comptables. Les feuilles d’un document Excel portent de manière standard le nom de « table », ce qui correspond également à leur construction sous forme de 
tableau avec des colonnes et des lignes.  

Cependant, lorsque les besoins ne justifient pas le recours à un véritable système de gestion de base de données (SGBD), le tableur de Microsoft peut également être utilisé 
pour créer des bases de données légères. Les fonctionnalités d'Excel vous permettent d'y gérer vos données et de les interroger efficacement.  

Attention, par défaut, un tableau Excel n’est pas configuré en tant que base de données. Il faut lui appliquer quelques traitements préalables.  

Quelques étapes simples suffisent pour créer une base de données Excel dans laquelle gérer une collection de données. Une fois vos enregistrements créés, vous pouvez très 
simplement trier et filtrer vos données, les mettre à jour et les réorganiser au besoin, ainsi qu'utiliser les fonctions de base de données d'Excel pour lui soumettre des requêtes 
et des calculs complexes. 

Passer une plage de données (feuille) à une table structurée sur Excel : avantages 

Par rapport à une simple feuille de calcul, le tableau structuré ou table ajoute les éléments suivants : 

‐ Mise en forme automatique 

‐ Ajout des filtres sur chaque colonne 

‐ Automatisation de la copie des formules (propagation des formules) 

‐ Ajout d’un outil spécifique appelé segment qui améliore la gestion des filtres 

‐ Ajout possible d’une ligne spécifique de totalisation en bas de la table (avec paramétrage des résultats possible) 

‐ Les formules peuvent devenir dynamiques (mise à jour automatique et adaptation à la dimension du tableau) 

‐ Syntaxe facilitée des formules 

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Table Excel : méthode pour mettre vos données au format adapté 

Dans le tutoriel suivant, nous vous montrons comment créer une table Excel avec une mise en forme comme base de données et la personnaliser en fonction de vos besoins.   

Comment créer une table Excel ? 

Cas 01 : Créer une structure préalable à la saisie d’un ensemble de données 

Pour commencer, ouvrez le classeur d’exercice 02 – Créer une table Excel.xlsx et définissez vos en‐têtes de colonne sur la ligne 1 de l'onglet Exercice. Vous devez définir en 
haut de la colonne des en‐têtes pertinents qui vont précéder la saisie des données. Cliquez sur la cellule A1 et entrez votre premier en‐tête. Cliquez dans la cellule voisine, 
puis entrez le deuxième, et ainsi de suite jusqu'à ce que tous vos en‐têtes soient définis.  Exemple : base de données communale pour identifier des demandes de subvention : 
 

Notez qu'à ce stade, pour Excel, votre ligne 1 n'est rien de plus qu'une ligne de données ordinaires. Pour qu'il la considère comme la ligne définissant les champs de votre 
base  de  données,  déclarez‐la  comme  ligne  d'en‐têtes  d'un  tableau.  Pour  ce  faire,  sélectionnez  les  cellules  contenant  vos  en‐têtes,  et  uniquement  celles‐ci,  puis  dans 
l'onglet Insertion, choisissez Tableau. Dans la boîte de dialogue Créer un tableau, cochez la case Mon tableau comporte des en‐têtes pour qu'Excel comprenne que la ligne 1 
définit les champs de votre base de données.   

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Cliquez sur OK pour valider. Les en‐têtes que vous avez spécifiées en ligne 1 sont désormais reconnus par Excel en tant que champs de votre base de données, et flanqués 
d'une icône de liste déroulante qui vous sera utile ultérieurement pour trier et filtrer vos données. Un nouvel onglet Création apparaît : 
 

 
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Vous pouvez double‐cliquer ensuite sur le bas de la feuille, et renommez l'onglet à votre convenance, par exemple Base de données, puis enregistrez votre travail. 
 
L’étape suivante consisterait en la saisie de données. Pour limiter les erreurs de saisie dans votre base de données, vous pouvez créer des règles de validation du contenu des 
cellules. Excel vérifiera alors en temps réel la conformité de vos saisies aux règles applicables, et vous informera de toute erreur de saisie détectée. Vous pouvez par exemple 
utiliser des règles de validation pour limiter la saisie aux éléments d'une liste donnée, interdire la saisie de chiffres, dates ou heures non compris dans une plage de valeurs 
donnée ou encore limiter la longueur du texte entré. Nous verrons le sujet plus loin dans la formation. 
 
Si les saisies sont nombreuses, Excel permet également de créer des formulaires pour accélérer l’entrée des données.  
 
 
 

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Cas 02 : Mise sous forme de tableau d’un ensemble de données déjà saisies 

Il n’est pas rare de partir d’un ensemble de données déjà saisies. Dans ce cas, vous pouvez créer directement une table Excel mise en forme. Grâce aux nombreux modèles 
prédéfinis, il n’est pas nécessaire de disposer d’un savoir‐faire particulier pour créer des tables Excel déjà mises en forme.  Commencez par sélectionner tout l’ensemble de 
données en gardant le bouton gauche de la souris enfoncé, puis en sélectionnant tous les champs Excel correspondants (ou faire CTRL + *) : 

Le bord vert marque les cellules sélectionnées (toutes sont grisées à l’exception de la première sélectionnée). Cliquez alors dans l’onglet « Accueil » sur le 
bouton « Mettre sous forme de tableau ».  Excel affiche ensuite une vue d’ensemble des modèles prédéfinis disponibles : 

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Sélectionnez une mise en forme (si vous voulez créer votre propre mise sous forme de tableau au lieu des modèles Excel prêts à l’emploi, cliquez dans le menu 
sur Nouveau style de tableau en bas de la fenêtre). 
 
 
 
 
 
 
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Dans la fenêtre de dialogue suivante, confirmez les champs de l’ensemble de données et cochez « Mon tableau comporte des en‐têtes ». Cliquez enfin sur 
« OK », pour créer la table Excel sélectionnée : 
 

 
 
Résultat identique au cas 01, mais les données sont déjà complétées : 
 

 
 

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Note : Si vous n’avez pas défini de nom d’en‐têtes pour les colonnes de votre tableau, Excel les ajoute automatiquement au moment de la mise en forme : 

Utilisation basique d’une table Excel  
  

Utiliser la fonction Trier et filtrer 

Quand vous créez une table Excel, le logiciel ajoute par défaut à ce tableau une fonction Trier et filtrer dans l’onglet données. Il ajoute également une icône à 
vos en‐têtes de colonne. 

Vous pouvez utiliser ces options pour trier les valeurs des différentes colonnes par ordre alphabétique, les classer par ordre de grandeur ou les filtrer suivant 
des critères individuels. Il vous suffit pour cela de cliquer dans la colonne concernée sur l’icône représentant une flèche tournée vers le bas dans la ligne 
d’en‐tête et de sélectionner ensuite l’option souhaitée. 

Il est par exemple possible de trier notre table Excel de manière à classer les données en fonction du canton par ordre alphabétique (de A à Z), en cliquant sur 
l’icône de l’en‐tête de la colonne « canton » et en sélectionnant « Trier de A à Z » : 

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Résultat :    

 
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Comme la fonction Trier, la fonction Filtrer fait automatiquement la distinction entre les données alphabétiques et numériques en fonction des contenus de la 
colonne concernée. Dans l’ensemble de données du tutoriel, elle peut par exemple être utilisée pour n’afficher dans la table Excel créée que les projets de plus 
de 300 000 €. Commencez ici par sélectionner « Filtres numériques », puis « supérieur à ». Dans la fenêtre de dialogue qui apparaît ensuite choisir « Filtre 
automatique personnalisé », entrez la valeur « 300 000 » et confirmez le filtre via « OK » : 

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Avant le filtre > 300 000 €  Après le filtre > 300 000 € 

 
 

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Si vous avez paramétré un filtre pour votre table Excel, vous pouvez le supprimer à nouveau à tout moment en cliquant (dans la colonne correspondante) sur 
l’icône de flèche et en sélectionnant « Effacer le filtre de x ». Les icônes d’en‐têtes de colonne vous donnent de précieuses informations. Selon leur aspect, 
vous pouvez repérer quelle colonne est filtrée (grâce au petit entonnoir ajouté à l’icône du filtre) ou  trié (grâce à la flèche ajoutée à l’icône) ou ni triée ni filtrée 
(icône simple). Voir ci‐après.  

 
 
Dans les longues tables de données, si vous ne savez plus où sont positionnés vos différents filtres, allez dans l’onglet Données et choisissez effacer : 
 

 
   

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Utiliser une ligne de résultat automatique dans la table Excel 

Excel offre La possibilité d’ajouter une ligne de résultat présentant automatiquement le résultat de différentes options de calcul sélectionnables (via une liste 
déroulante). Celle‐ci permet d’afficher par exemple la somme totale d’une colonne, la moyenne ou des valeurs minimale ou maximale. Pour accrocher la ligne 
de résultat à votre table Excel, faites un clic droit dans un champ quelconque du tableau et sélectionnez successivement les points de menu « Tableau » et 
« Ligne de résultat » : 

 
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Une ligne intitulée « total » est automatiquement ajoutée par Excel : 

L’icône flèche permet de sélectionner différents calculs comme le montrent les images ci‐après : 

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Somme automatique colonne  Nombre de ligne de valeur  Valeur maximale dans la colonne 

   

En plus des options par défaut, vous pouvez également créer vos propres calculs à l’aide des formules Excel disponibles (ligne « Autres fonctions »).  
 
Les entrées de la ligne de résultat peuvent être à tout moment supprimées par un clic sur la ligne « Aucun ». 
 
 
 
 

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Utiliser des graphiques à partir de la table Excel 

Si  vous  créez  une  table Excel  mise  en  forme,  cela  présente  également  l’avantage  de  pouvoir  présenter  les  données  dans  des  graphiques adaptés 
automatiquement lorsque vous procédez à des modifications dans le tableau ou les valeurs du tableau. Pour créer un tel graphique dynamique, procédez 
comme suit : 

1. Mettez en surbrillance toutes les valeurs qui doivent être présentées dans le graphique. Pour ce faire, sélectionnez les colonnes concernées (pour 
sélectionner une colonne cliquez sur sa lettre, C dans l’exemple. Pour sélectionner une deuxième colonne, appuyer sur CTRL et cliquer sur sa lettre, S 
dans l’exemple. 
2. Cliquez dans la barre de menu dans la rubrique « Graphiques » sur « Graphiques recommandés » et sélectionnez les types de représentation souhaités. 
En variante, vous pouvez également cliquer sur l’un des symboles de graphique dans la présélection. 

 
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Vous pouvez adapter à tout moment le design et le type de graphique des tables Excel en faisant un clic droit sur le graphique ou les éléments correspondants. 
 
 

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