PREMIERS PAS SUR EXCEL

Module de formation pour débutants

5 séances de 3 heures

1 – Qu’est-ce qu’un tableur ?

2 – Réaliser un tableau
3 – Mettre en forme
4 – Modifier un tableau
5 – Choisir le mode d’impression
6 - Astuces
7 - Utilisation des tris
8 - Utilisation des filtres
9 - Utilisation des formules
10 - Validation
11 - Créer un graphique
12 - Construire une base de données

Excel fait partie de la suite "Microsoft Office", une suite bureautique comprenant
également Word, PowerPoint, Access, Outlook…

Les versions d'Excel suivent les versions de Microsoft Office, vous pouvez donc utiliser
Excel 97, Excel 2000 ou Excel XP.

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1 - Qu'est-ce qu'un tableur ?
Excel est un tableur, c'est-à-dire qu'il permet de réaliser des tableaux, mais également des graphiques, des
calculs automatiques, etc. Réaliser un tableau, le mettre en forme, effectuer quelques calculs simples et
réaliser des graphiques sont des opérations basiques.

Beaucoup d'utilisateurs utilisent Word pour réaliser leurs tableaux en effectuant les calculs avec une
calculatrice. Excel est beaucoup plus pratique à utiliser dès lors que des calculs ou des notions de tri
interviennent.

2 - Réaliser un tableau
Un fichier Excel est appelé un classeur, au sein duquel on peut insérer plusieurs feuilles de calcul. Une
feuille de calcul est une simple grille, divisée en cellules au sein desquelles vous pouvez saisir du texte, des
nombres ou des formules. En double cliquant sur l'onglet "Feuil1" vous pouvez changer son nom.

Excel peut reconnaître le type de texte tapé

(texte simple, chiffres, date, prix…), et agit en
fonction : les chiffres sont systématiquement
alignés à droite, par exemple.

Le menu Format / Cellule, vous permet de

modifier le format des données. (Essayez les
différents onglets)

3 - Mettre en forme un tableau

Comme dans Word, vous avez la possibilité de modifier facilement les alignements, la taille et la couleur de
la police, etc. Toutes les commandes nécessaires se trouvent dans le menu Format / Cellules.

Il existe également des options de mise en forme automatique. Pour les tester, sélectionner votre tableau et
utilisez le menu Format / Mise en forme automatique. Le bouton "Options" permet de définir quels
éléments seront affectés.

4 - Modifier un tableau
Il est toujours difficile de savoir à l'avance quel sera l'aspect exact de votre tableau, et vous pouvez être
amené à devoir le modifier. Sachez néanmoins que tout n'est pas possible : une cellule, par exemple, ne
peut pas se diviser en deux. En revanche, plusieurs cellules peuvent facilement être fusionnées. Vous avez
donc intérêt à prévoir votre tableau de manière à ce que les plus petites cases disposent chacune d'une
cellule propre.

Pour insérer (ou supprimer) une ligne ou une colonne, sélectionnez la ligne ou la colonne, cliquez avec le
bouton droit de la souris et choisissez l'option appropriée : Insérer ou supprimer.

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5 - Choisir le mode d'impression
Imprimer une sélection : Sélectionner la zone de cellules dans votre feuille. Allez dans le menu Fichier /
Imprimer : cochez le bouton radio "sélection". Visualisez dans l'aperçu puis lancer l'impression.

Imprimer des colonnes (et pas d'autres !) : Sélectionner les colonnes que vous ne souhaitez pas imprimer
(Cf plus bas & 6.6). Faites un clic droit / Masquer. Visualisez dans l'aperçu puis lancer l'impression.

Rappel : Vous pouvez gagner de l'espace en modifiant les marges ou l'orientation (Cf plus bas & 6.4)

6 - Quelques astuces
1. Fusionner des cellules
Pour fusionner des cellules, sélectionnez-les et cliquez sur cette icône :

Pour annuler un fusionnement, utilisez le menu Format / Cellule (ou bien clic droit / Format de cellule) et
décochez "Fusionner les cellules" dans l'onglet "Alignement".

2. Changer l'alignement d'une cellule

Le menu Format / Cellule , onglet Alignement vous permet de modifier l'alignement à l'intérieur d'une
cellule, ainsi que l'orientation du texte.

3. Appliquer des bordures, ajouter un fond à un tableau

Une fois les cellules sélectionnées, une icône vous permet

facilement d'appliquer le type de bordure choisie. ( Vous pouvez
aussi passer par le menu Format / Cellule onglet Bordure)

Pour ajouter une couleur de fond, sélectionner la cellule, la

zone ou le tableau entier puis passer par le menu Format /
Cellule onglet Motifs.

4. Mise en page de la feuille de calcul

Pour modifier l'orientation du papier (portrait ou paysage), modifier l'en-tête et le pied de page ou encore
définir l'enchaînement des pages, utilisez le menu Fichier / Mise en page. L'onglet Feuille vous permet de
faire répéter votre ligne de titres en haut de chaque page imprimé (non visible à l'écran en mode Edition
mais en mode Aperçu)

5. La zone de texte pour échapper aux contraintes des cellules

• Si vous souhaitez inclure dans votre feuille de calcul un texte

! complètement indépendant de vos cellules, vous pouvez utiliser une
zone de texte (Comme dans Word).
• Afficher la barre d'outils "Dessin" !
• Cliquez sur l'icône de la zone de texte. "
• Une fois la zone dessinée, un clic droit dessus vous permettra d'en
modifier les propriétés (bordure, couleur...).

"

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6. Sélectionner x colonnes (ou x lignes )

Colonnes contiguës : sélectionner la première, appuyez sur Schift puis sélectionner la dernière en
maintenant la touche Schift appuyée.

Colonnes non contiguës : sélectionner la première, appuyez sur Contrôle puis sélectionner les autres en
maintenant la touche Contrôle appuyée.

7 - Utilisation des tris

Se positionner sur n’importe quelle cellule du tableau

• Menu Données / Trier

• Choisir le champ qui servira de critère de tri
• Choisir éventuellemnt un deuxième critère de tri
• Cocher Ligne de titres OUI
• Valider avec OK

Remarque : Excel trie de la même façon les nombres, les dates …

8 - Utilisation des filtres

Se positionner dans n’importe quelle cellule du tableau. A la différence du tri qui conserve la totalité des
données à l’écran, le filtre n’affiche que les critères retenus … Bien pratique pour imprimer …

• Menu Données / Filtres / Filtres automatiques

• Apparence de la ligne des champs SANS les filtres

• Apparence de la ligne des champs AVEC les filtres

• En cliquant sur la petite flèche noire, on accède aux possibilités de filtre.

• On peut mettre plusieurs filtres en action.
• Quand des filtres sont activés, la petite flèche noire devient bleue ainsi que les numéros de lignes.
• Pour désactiver les filtres : Menu Données / Filtres / Filtres automatiques

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9 – Faire des calculs : utilisation des formules
Dans tous les cas

• Prendre l’habitude de n’utiliser que le pavé numérique

• Se positionner sur la cellule ou la zone de cellules en
sélectionnant
• Une formule commence toujours par le signe =
• Jamais d’espace dans une formule
• Les parenthèses sont nécessaires dès lors que l’on que
l’on effectue des calculs composés (respecter les règles
mathématiques)
• Le nombre de parenthèses ouvrantes est égal au
nombre de parenthèses fermantes
• Pour valider taper sur Entrée

• La formule reste visible dans la barre de formules quand la cellule est

sélectionnée.
• Ici, 1568 est le résultat de la somme des 3 cellules situées au dessus.

• Autre façon d’effectuer une somme de cellules contiguës :

sélectionner les cellules et cliquer sur l'icône "Sigma" (Ci-contre)

QUELQUES EXEMPLES

SYNTAXE OPERATION

= SOMME ( B5 : B20 ) Effectue la somme de B5 à B20 (cellules contiguës)

= A4 + B6 + D8 Effectue la somme des cellules (cellules non contiguës)

= B8 * ( A5 + C5 ) Effectue le produit de la cellule B8 par la somme A5 + C5

= ( A4 + B6 + D8 ) / 3 Calcule la moyenne

= NBVAL ( B5 : B 20 ) Compte le nombre de cellules non vides dans la plage sélectionnée

= NB.VIDE ( B5 : B 20 ) Compte le nombre de cellules vides dans la plage sélectionnée

Compte le nombre de cellules contenant l’argument OUI dans la plage
= NB.SI ( B5 : B 20 ; « OUI » )
sélectionnées
= AUJOURDHUI ( ) Insère la date du jour qui s’incrémente automatiquement

= MAINTENANT ( ) Insère la date et l’heure

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Remarques

• Intérêt des formules : si l’on modifie une cellule, le résulat sera modifié automatiquement
• Une formule tapée dans la Feuille 2 peut aller chercher ses éléments de calcul dans la feuille 1
• Pour accéder à des fonctions plus avancées, utiliser le menu Insertion / Fonction
• S’il y a trop de chiffres après la virgule dans le résultat, utiliser le menu Format / Cellule pour fixer le
nombre de décimales.

• Si une même formule (somme, moyenne, etc.) doit

s'appliquer à plusieurs cellules, il suffit d'écrire cette
formule une seule fois, puis de la recopier en faisant
glisser la cellule à partir de l'angle inférieur droit.
• La fonction Copier / Coller fonctionne également

10 – Validation
Cette procédure permet de « verrouiller » la saisie des cellules affectées de cette fonction.
Se positionner sur la cellule ou la zone de cellules en sélectionnant.

Menu Données / Validation

Onglet Options

• Autoriser : choisir Liste

• Source : taper les saisies autorisées séparées par un
point-virgule ( ; )
• ou bien sélectionner la première cellule et la dernière
séparées par deux points ( : )

Onglet Message de saisie

• Taper votre message qui s’affichera en surimpression.

Ce message peut être la légende des symboles
utilisés …

Onglet Alerte d’erreur

• Sélectionner Arrêt
• Taper votre message. Exemple : Veuillez vous conformer à la liste autorisée.

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11 – Créer un graphique
• Entrer les données dans la feuille Excel puis sélectionner les colonnes.

• Cliquer sur l’assistant graphique, choisir le type de graphique

approprié à la situation et suivre les instructions.

Affichage du graphique
dans la feuille Excel

Une fois le graphique fini, vous avez tout loisir d’y revenir pour modifier à votre convenance couleurs, fond,
échelle …

12 – Construire une base de données avec Excel et Word

Saisir toute les données dans Excel

Enregistrer, fermer Excel

Lancer Word

• Menu Outil / Publipostage / Catalogue / Fenêtre active pour

obtenir la fenêtre de dialogue ci-contre.

• Cliquer sur Obtenir des données / Ouvrir la source de données

• Remonter l’arborescence pour ouvrir le dossier ad hoc

• Dans Type de fichier, choisir Feuille de calcul MS Excel

• Cliquer sur Ouvrir

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 • La fenêtre ci-contre apparaît
• Choisir Feuille de calcul entière
• Cliquer sur OK puis Modifier le document principal

Vous êtes maintenant dans une page vierge Word et

la barre d’outils ci-dessous a été ajoutée en haut de votre écran

Passe du mode création au Fonction de recherche

mode visualisation

Insère les champs Permet d’atteindre Modification des

que vous souhaitez la fiche X données dans Excel

Les éléments insérés à partir du bouton « Insérer un champ » sont des données variables qui peuvent être
précisées par du texte (donnée constante) tapé au clavier. Bien entendu, si vous modifiez des valeurs de
cellules dans Excel, celles-ci sont prises en compte dans Word.

Chaque fiche dans Word correspond à la mise en page d’une Ligne d’Excel : plus vous aurez de colonnes
dans Excel, et plus la mise en page dans Word sera importante.

A vous de construire votre page, toutes les options de Word sont disponibles : texte, dessin, tableau, zone de
texte, mise en forme …

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