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Le guide complet pour maîtriser

Excel
Par Marie Hillion

Une fois maîtrisé, Excel devient un atout du quotidien. Il su t de saisir une formule et tout
ce que vous faisiez manuellement devient automatique. Que vous ayez besoin de fusionner
deux feuilles de calcul contenant des données similaires, de réaliser des calculs simples ou
de combiner les informations de plusieurs cellules, Excel vous permet de le faire très
facilement.

De même, si vous devez e ectuer une mise à jour de vos données, il existe sans doute une
formule qui vous évitera de faire ce travail manuellement. Quelle que soit la tâche qui vous
attend, Excel compte de nombreuses astuces pour vous aider à travailler plus
e cacement. Si vous utilisez tableur en ligne plutôt qu'Excel, certains principes présentés
dans cet article peuvent y être appliqués.

1. Astuces sur Excel

2. Fonctions indispensables

3. Faire un tableau croisé dynamique

4. Options avancées sur Excel

5. Compléments Excel

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Comment utiliser Excel ?

1. Créer une nouvelle feuille de calcul.

2. Exécuter des opérations simples dans une feuille de calcul (addition, soustraction,
multiplication, division).

3. Rédiger et mettre en forme le texte et les titres des colonnes.

4. Utiliser les fonctions de remplissage automatique.

5. Ajouter ou supprimer une colonne, une ligne ou une feuille de calcul. Vous apprendrez
ci-dessous comment insérer plusieurs colonnes ou lignes.

6. Figer des colonnes et des lignes, a n que vous sachiez quelles données vous remplissez
lorsque vous faites dé ler la feuille de calcul.

Quelques astuces simples pour se lancer sur Excel

Avant de vous lancer dans l'utilisation d'Excel ou de sa version en ligne, vous devez
prendre en compte les fonctions indispensables, mais aussi certaines astuces en vue de
manipuler aisément vos données pour construire le tableur qui correspond à vos attentes.

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simplicité ?
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utiliser des graphiques qui feront parler vos données.
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Bonjour ! Comment vous appelez-vous ?

Prénom

Jean

Nom

Durand

1 - Insérer plusieurs lignes ou colonnes à la fois

Lorsque vous travaillez sur des données, il est parfois nécessaire d'ajouter plus de lignes ou
de colonnes à la fois. Les insérer une à une rendrait la tâche beaucoup trop fastidieuse.
Une méthode plus simple existe.

Pour insérer plusieurs lignes ou plusieurs colonnes dans une feuille de calcul, sélectionnez
un nombre de lignes ou de colonnes existantes identique au nombre que vous souhaitez
insérer. E ectuez ensuite un clic droit et sélectionnez « Insertion ».

2 - Ajouter des ltres

Si votre feuille de calcul contient un très grand ensemble de données, il est rare que vous
ayez besoin de consulter toutes les lignes à la fois. Vous consultez souvent les données qui
correspondent à un critère spéci que.

Les ltres vous permettent de réduire la quantité de données visibles en n'a chant que
certaines lignes à la fois. Dans Excel, vous pouvez ajouter un ltre à chaque colonne, puis
sélectionner les cellules que vous souhaitez consulter.

Ajoutez un ltre en cliquant sur l'onglet Données puis en sélectionnant l'option Filtrer.
Cliquez sur la èche dans l'en-tête de colonne. Vous pouvez alors choisir si vous souhaitez
trier vos données par ordre croissant ou décroissant, et indiquer si vous souhaitez a cher
des lignes en particulier. 
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Imaginez : <1 min
que vous ne souhaitiez a cher que les prospects travaillant dans le secteur de
l'audiovisuel. En sélectionnant le ltre Audiovisuel, vous masquerez les autres lignes.

Conseil : si vous souhaitez e ectuer des analyses supplémentaires, vous pouvez copier les
valeurs d'une feuille de calcul ltrée dans une autre.

3 - Supprimer les doublons

Les grands ensembles de données contiennent souvent des doublons. Si vous disposez
d'une liste de plusieurs contacts dans une entreprise et que vous souhaitez a cher
uniquement le nombre d'entreprises, la fonction de suppression des valeurs en double vous
sera très utile.

Pour supprimer les doublons, sélectionnez la ligne ou la colonne que vous souhaitez traiter.
Accédez ensuite à l'onglet Données, puis cliquez sur Supprimer les doublons dans le groupe
Outils de données.

Une fenêtre contextuelle s'a che et vous demande de con rmer les données que vous
souhaitez traiter. Sélectionnez Supprimer les doublons pour supprimer les valeurs en
double.

Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité pour supprimer une ligne entière en
fonction d'une valeur de colonne en double. Si trois de vos lignes contiennent les
informations de Laurent Pasquier et que vous ne souhaitez en a cher qu'une seule, vous
pouvez sélectionner l'ensemble de vos données puis supprimer les doublons selon l'adresse
e-mail. Votre liste ne contiendra plus que des noms uniques.

4 - Créer un format de cellule personnalisé

Pour créer un format de cellule personnalisé, commencez par vous rendre sur la cellule ou
plage de cellules de votre choix, puis sélectionnez-en la partie ou la totalité, selon vos
besoins. E ectuez ensuite un clic droit et rendez-vous sur Format de cellule.

Une fenêtre s'ouvre, vous proposant de nombreuses catégories de formats :

Standard.

Nombre.

Monétaire.
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Heure.

Pourcentage.

Fraction.

Scienti que.

Texte.

Spécial.

Personnalisée.

En vous rendant sur ce dernier champ, vous pouvez ensuite choisir un format adapté à vos
données, à l'image d'un numéro de téléphone dans lequel créer des espaces par exemple.

5 - Ajouter une mise en forme conditionnelle

La mise en forme conditionnelle permet de modi er la couleur d'une cellule en fonction des
informations qu'elle contient.

Par exemple, si vous souhaitez mettre en avant certains nombres au-dessus de la moyenne
ou faisant partie des 10 % les plus élevés de votre feuille de calcul, vous pouvez utiliser
cette fonctionnalité. Excel permet aussi de colorer les points communs entre di érentes
lignes. Vous pouvez ainsi a cher plus clairement les informations qui vous importent.

Sélectionnez le groupe de cellules auquel vous souhaitez appliquer une mise en forme
conditionnelle. Cliquez ensuite sur Mise en forme conditionnelle dans l'onglet Accueil et
sélectionnez une option dans la liste déroulante. Vous pouvez également créer votre propre
règle. Une fenêtre s'a che et vous demande de préciser votre règle de mise en forme.
Cliquez sur OK pour la mettre en place. Elle sera appliquée automatiquement.

6 - Insérer une liste déroulante

Pour insérer une liste déroulante dans Excel, vous devez tout d'abord avoir une liste de
variables de côté pour en faire la future liste déroulante de votre tableur. Une fois qu'elle
est créée, cliquez dans la cellule où vous souhaitez insérer votre liste, puis rendez-vous
dans Données a n d'atteindre la commande Validation des données.
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contextuelle s'ouvre sur votre écran. Sélectionnez Liste dans Autoriser, au sein
de l'onglet Options et cochez la case Liste déroulante dans la cellule. Ensuite, rendez-vous
dans l'onglet Message de saisie et décochez la case Quand la cellule est sélectionnée si
vous ne souhaitez pas qu'un message s'a che dans ce contexte. Dans le dernier onglet
Alerte d'erreur, vous pouvez personnaliser votre liste en ajustant la présence d'un message
ou non en cas d'erreur de saisie.

10 fonctions Excel indispensables

1. SI.

2. ET.

3. OU.

4. SOMME.

5. SOMME.SI.

6. MOYENNE.

7. NB.SI.

8. NB.VIDE.

9. RECHERCHEX.

10. NBCAR.

Comment insérer
A cher leun graphique sur Excel ?
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Si Excel permet d'organiser facilement vos données, l'outil dispose aussi de fonctionnalités
permettant de les présenter sous forme de graphiques en quelques étapes simples :

1. Sélectionner une plage de données à étudier, titres de colonnes/lignes compris.

2. Ouvrir l'onglet Insertion.

3. Choisir l'un des formats prédéterminés de graphiques pour un graphique classique.

4. Préférer Graphique croisé dynamique pour un ajustement en temps réel avec TCD.

Comment faire un tableau croisé dynamique ?

Les tableaux croisés dynamiques permettent de réorganiser les données d'une feuille de
calcul. Ils ne les modi ent pas, mais peuvent les synthétiser et les comparer pour répondre
à certaines questions. Pour savoir, par exemple, dans quel secteur d'activité travaillent vos
prospects, cette fonctionnalité se révélera très pratique si vous disposez d'un vaste
ensemble de données.

Pour créer un tableau croisé dynamique, sélectionnez Insérer > Tableau croisé dynamique.
Excel remplit automatiquement le tableau mais vous pouvez toujours modi er l'ordre de
vos données. Quatre options sont ensuite disponibles :

Filtre du rapport : ce ltre vous permet d'a cher uniquement certaines lignes de votre
ensemble de données. Par exemple, si vous souhaitez créer un ltre par secteur
d'activité, vous pouvez choisir d'inclure uniquement les prospects exerçant dans le
secteur du tourisme.

Étiquettes de colonnes : elles peuvent servir d'en-têtes de colonnes dans votre ensemble
de données.

Étiquettes de lignes : elles peuvent servir d'en-têtes de lignes dans votre ensemble de
données. Les étiquettes de lignes et de colonnes peuvent contenir les données de vos
colonnes : par exemple, vous pouvez faire glisser le prénom vers l'étiquette de ligne ou
de colonne, en fonction de la façon dont vous souhaitez a cher les données.
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Valeurs : <1section
: cette min vous permet d'a cher vos données di éremment. Au lieu de
saisir des valeurs numériques, vous pouvez additionner, calculer un total, une moyenne
ou une valeur maximale ou minimale, ou encore e ectuer d'autres opérations avec vos
données. Par défaut, lorsque vous faites glisser un champ vers Valeurs, un total est
toujours calculé.

Si vous souhaitez savoir combien de prospects vous comptez dans chaque secteur
d'activité, faites glisser la colonne Secteur dans Étiquettes de lignes et dans Valeurs dans
votre tableau croisé dynamique. Cela vous permettra de calculer le nombre total de
prospects associés à chaque secteur.

Les raccourcis clavier Excel les plus pratiques

1. Alt + L : Accueil.

2. Alt + N : Insertion.

3. Alt + P : Mise en page.

4. Alt + é : Données.

5. Alt + W : A chage.

6. Alt + M : Formules.

7. Ctrl + O : Ouvrir un classeur.

8. Ctrl + W : Fermer un classeur.

9. Ctrl + S : Enregistrer un classeur.

10. Ctrl + 9 : Masquer une sélection de lignes.

11. Ctrl + 0 : Masquer une sélection de colonnes.

12. Maj + F10 : Atteindre le menu du clic droit, dit « contextuel ».

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Les options avancées sur Excel

Excel est un tableur intégrant de nombreuses fonctionnalités de base, mais aussi des
composants plus complexes, permettant de réaliser des actions impossibles à e ectuer
avec les commandes de base. Cela concerne notamment les macros, les formules
matricielles et les compléments

Introduction aux macros

Les macros consistent à automatiser une action Excel ou plusieurs sous la forme d'une
seule et même commande, accessible par un simple bouton. Pour ce faire, démasquez
l'onglet Développeur et rendez-vous dans cette section d'Excel, puis choisissez la
commande Enregistrer une macro.

Ici, il vous su t de réaliser un enchaînement d'actions de votre choix pour qu'Excel le

retienne et soit capable de le répéter à votre guise par la suite. Une fois les actions
e ectuées, cliquez sur Arrêter l'enregistrement.

Pour ensuite modi er le code généré, rendez-vous dans Macros et cliquez sur l'option
Modi er. Le code de votre macro s'a che et vous pouvez ajuster vos actions à votre guise.

Introduction aux formules matricielles

Les formules matricielles sont des fonctions d'Excel permettant de réaliser des tâches plus
complexes que les autres. Parmi elles, vous pouvez notamment retrouver :

FILTRE.

SEQUENCE.

TRI.PAR.

TRI.

UNIQUE.

Par dé nition, une formule matricielle permet de cumuler des calculs et e ectuer des
résultats simultanément, à l'image de produits entre plusieurs cellules.
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Les compléments Excel
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Les compléments Excel sont constitués d'une combinaison d'une application web et d'un
chier manifeste. Dans les faits, ces add-ins sont des extensions que vous pouvez rajoutez
à Excel a n de disposer de fonctionnalités supplémentaires :

Nouveaux formats de tableaux.

Cartographies sur la base de vos données mises à jour en temps réel.

Banque d'images à rajouter dans le tableur.

Toutes ces astuces sont très utiles mais lorsque vous travaillez avec de nombreuses
données, et s'il est possible de créer une base de données dans Excel, il peut être
intéressant d'adopter plutôt un CRM.

Il y a toujours une bonne raison d'utiliser Excel. Tableaux, factures, reçus, plannings :
découvrez ces modèles de graphiques Excel pour formater vos données et mettre en
évidence vos résultats.

Publication originale le 3 septembre 2020, mise à jour le 19 janvier 2023

Sujet(s): Excel

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Comment Comment Comment

supprimer faire un calculer
les graphique un écart
doublons sparkline type sur
sur sur Excel ? (+
Excel ? Excel ? exemple)

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