Table des matières

Formation 1 : L'essentiel d'Excel (Microsoft 365/Office 365) .............................................. 2

• Graphique Sparkline ........................................................................................................ 2
• Séparateur ........................................................................................................................ 2
• Masquer les messages d’erreur sur Excel........................................................................ 2
Formation 2 : Les tableaux croisés dynamiques.................................................................... 9
Formation 3 : Les formules et les fonctions avancées ......................................................... 15
Formation 4 : Les outils d’analyse Excel.............................................................................. 23
Formation 5 : Les feuilles de calcul et les classeurs (Microsoft 365/ Office 365) .............. 25
Formation 6 : Les techniques avancées de formatage......................................................... 28
Formation 7 : BDSOMME .................................................................................................... 28

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 Formation 1 : L'essentiel d'Excel (Microsoft 365/Office 365)

• Graphique Sparkline
Graphique qui tient sur une cellule permettant de comprendre la tendance (hausse ou à la baisse). Les
graphiques sont personnalisables pour qu’ils correspondent à notre activité.
Pas de sélection des intitulés > Graphique Spark line > Courbes / Histogramme / Positif Négatif >
Sélectionner un emplacement
Positif / Négatif permets de voir si les nombres sont au-dessus ou en-dessous de zéro.
Poignée bleue en descente = le graphique s’adapte automatiquement, pas besoin de resélectionner la
plage de données. Par ailleurs si on modifie les données, le graphique Spark line s’adapte.
Pour les supprimer > Sélectionner les cellules > Création > Supprimer

• Séparateur
SOMME (B2 : E2) ; SOMME (B3 : E3)

• Masquer les messages d’erreur sur Excel

Fonction SIERREUR
Pour que ce soit plus propre, on peut écrire =SIERREUR (C3/D4 ;0)
ou =SIERREUR (C3/D4 ; « Écrire le texte à afficher »)
Pour rien afficher dans la cellule : =SIERREUR (C3/D4 ;0) ou =SIERREUR (C3/D4 ; « »)

• L’adressage / référencement
Ce qui permet de situer les différentes cellules. Permet de sélectionner des plages qu’on ne voit pas
Pour une plage de données :
Pour une page !
On peut aussi sélectionner des cellules faisant partie d’un autre classeur si je le souhaite. Pour ouvrir
un nouveau classeur Excel Commande ou Cntrl N → Nom de classeur apparaîtra entre crochet.
Pour ne pas se perdre → Formules > Afficher les formules.

• Différence relative et absolue

Référence absolue lorsque l’on bloque avant la lettre et le chiffre par un signe $

• Figer 1ère ligne et 1ère colonne

Affichage > Figer les volets > Cliquer sur n’importe quelle cellule et tout ce qui est en haut et tout ce
qui est à gauche sera figée.

Pour avoir les fenêtres en simultanée : Affichage > Nouvelle fenêtre

Mode côte à côte : orientation verticale pour toutes mes fenêtre et active le mode de défilement
synchrone
Fractionner : permets de fractionner l’écran et modifier la hauteur du blocage de la fenêtre

• Insérer des liens hypertextes dans une feuille

Insertion > Lien
Clic droit sur une cellule > Lien > insérer lien web ou encore un document Word.

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Les liens hypertexte peuvent être utilisé pour accélérer le travail.
Sélectionner les coordonnées > Mise en page > Insérer un lien hypertexte > Emplacement dans ce
document > Choisir la Feuille concernée > Taper les références de la cellule > On peut personnaliser
le texte « Texte à afficher »
Utilisation de liens hypertexte pour rejoindre des zones que l’on a déjà nommé > Créer la zone ex.
« Ventes » > Créer le lien hypertexte > Emplacement dans ce document > Ventes.

• Présentation propre
Affichage > Décocher « Quadrillage »

• Protéger ses données sur Excel

Empêcher quelqu’un de malveillant d’accéder à mon travail. Protéger les données liées à mon
formulaire par ex. sa mise en forme.
Pour cela, Révision > Protéger la feuille > Demande de mot de passe (facultatif, qui renforce très peu
la sécurité du document. Laisser cocher « Protéger la feuille et le contenu des cellules verrouillées ».
Puis, choisir ce qu’on autorise en tant qu’utilisateur. Par défaut, il est recommandé de cocher
« Sélectionner les cellules déverrouillées » > OK

Pour enlever la protection et que les utilisateurs puissent taper

Clic droit > Format de cellule > Décocher « Verrouiller »
Cela permet alors d’accéder aux différentes cellules sans pour autant pouvoir cliquer ailleurs.

Si formule sensible, il y a possibilité de masquer la feuille.

clic droit > Masquer la feuille
La feuille peut être protégée
Révision > Protéger le classeur qui va permettre de protéger toute la structure y compris la feuille que
j’ai décidé de cacher

• Validation des données

Excel peut aider à limiter les erreurs.
➢ Création d’un tableau automatique
➢ Données > Validation des données, par défaut Excel autorise tout. La liste déroulante donne
accès à de nombreux accès de limitations.
ex. Matricules, on a besoin de nombres entiers. Par défaut on peut choisir un minimum et un
maximum.
➢ Si erreur → Message d’Excel qui m’empêche de le faire directement.

Message de saisie
Données > Validation des données → permets de comprendre d’où vient l’erreur
Validation des saisies > Message de saisie, une fenêtre d’aide va apparaître pour guider l’utilisateur
(Titre + Message de saisie).
Faire attention à la cohérence entre le message de saisie et la règle implémentée.
Pour désactiver temporairement : Validation des données > Décocher « Quand la cellule est
sélectionnée.
Pour effacer le message : Ne pas cliquer sur Effacer tout car non seulement le message est supprimé
mais aussi la règle.
Il faut donc sélectionner le message et le titre et supprimer directement afin de conserver la règle.

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Validation des données > Alerte d’erreur > Cocher « Quand des données non valides sont tapées »

Pour adoucir, on peut choisir un autre mode

Stop / Avertissement (le message est conservé, le passage en force est possible. L’erreur est signalée
par un triangle vert en haut à droite de la cellule.) / Information (Le message est identique, je peux
annuler ou faire entrer).

• Concevoir une liste déroulante

C’est une forme de validation des données qui permet de sécurise les données et de gagner du temps.
Données > Validation des données > Autoriser une liste, puis incorporer des mots simples (Oui / Non /
En cours / Effectué …) > Écrire directement dans la source, pour les séparer des autres termes, utiliser
le point-virgule.
Création d’un tableau, lors de la tabulation on peut choisir l’option sur la ligne du dessous.

Autre méthode
On peut écrire sur une colonne les différentes options de la liste déroulante > Je retourne dans
validation des données > Pour ma source je vais sélectionner directement la plage de données
comportant les options de la liste déroulante. Sélectionner la première cellule (vide) qui va permettre
de laisser la cellule vide. L’autre avantage étant que je peux modifier directement les options sur les
colonnes si nécessaires.

• Créer une alerte avec la fonction SI

Attention, Excel ne peut pas interpréter de texte, tout doit être mis entre guillemets.
>= Supérieur ou égale
<= Inférieur ou égale
<> Différent
Pour pouvoir écrire un nouveau test logique écrire si directement après le point-virgule.

La fonction et est extrêmement rigide, il faut que toutes les conditions soient respectées pour
fonctionner.

La fonction ou a un fonctionnement similaire, il faut au moins qu’une seule de ces conditions soient
respectées pour fonctionner. Il est plus tolérant.

Fonctions limitées car les seules réponses possibles sont vraies ou fausses.

• Appliquer la mise en forme conditionnelle pour ne plus à défiler à droite et à gauche

Ctrl A > Nouvelle règle de mise en forme > Insérer la colonne et le numéro de ligne > Format à
déterminer
Mise en forme conditionnelle > Gérer les règles
Pour illuminer toute la ligne il faut mettre un signe dollar
Si le statut change, la mise en forme conditionnelle s’adapte.

• Importer des données sur Excel

Données > Obtenir des données > À partir du web > Insérer l’adresse web > un tableau automatique a
été inséré.

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Pour mettre un filtre la barre oblique va me gêner. Je vais donc choisir de séparer ma colonne (Cntrl
+). Je sélectionne mes taux réduit puis je vais dans données et j’utilise l’outil convertir. Le but serait
d’avoir les chiffres à gauche de la barre oblique dans la colonne de gauche et ceux qui sont à droite
dans cette nouvelle colonne.
Dans la fenêtre je clique sur suivant puis je dois préciser ce qui sépare mes données (ici, la barre
oblique), je vais donc dans autre et je l’écris.
Je décoche « Tabulation » pour éviter les problèmes, puis Suivant.
Vu que je souhaite recoller la colonne exactement au même endroit, je ne change pas la destine et je
fais Terminé.
Les barres obliques ont bien été supprimées, j’ai tous mes nombres et séparés.

Désormais je souhaite rendre mon tableau plus propre et remplir les cases vides par des 0.
Ctrl A > Accueil > Rechercher et sélectionner > Remplacer > Je recherche toutes les cellules vides et
je les remplace par un 0 > Remplacer tout.
Vérifier l’alignement.

• Exploiter la valeur cible

Facile notre prise de décision
Accélère et simplifie tous nos calculs
Permets de tester différents scénarios

Dans ce cas on va chercher à savoir combien de jours je devrais travailler. pour obtenir 3000€ de
bénéfices avant impôts ?
Pour cela,
Données > Analyses de scénarios > Valeur cible.
Dans ces trois champs il faut renseigner les bons éléments.
Cellule à définir = l’élément que j’impose, qui contient une formule. Là, j’impose un bénéfice de
4000€ c’est la valeur à atteindre que je vais préciser.
Cellule à modifier = C’est la variable que je vais accepter de changer, là c’est le nombre de
journée (je sélectionne la cellule et je fais ok). Pour obtenir 4000€ je devrais donc travailler plus
de 7 jours.

À partir d’ici j’ai deux choix :

➢ Faire ok pour accepter ce choix et les données restent
➢ Faire annuler, ce qui me permets de retourner en arrière et tester un scénario différent.

Je me pose une nouvelle question : Je souhaite un bénéfice de 10 000€ et tout en travaillant 5

jours, quel tarif journalier je devrais imposer ?
Pareillement,
Données > Analyse de scénario > Valeur cible

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Je maintiens F3. Valeur à atteindre cette fois-ci c’est 10 000€. Cellule à modifier c’est le tarif
journalier que j’accepte de changer.
Je vois que pour obtenir un bénéfice de 10 000€ je devrais imposer un tarif journalier de 3200€ si
les autres conditions sont maintenues.

Nouvelle question pour conclure : J’accepte de travailler 7 jours, pour obtenir un bénéfice de
8000€ quel tarif minimum devrais-je imposer.
Cellule à définir : F3
Valeur à atteindre : 8000
Cellule à modifier : Tarif journalier (C3)

Pour obtenir ce bénéfice, je devrais travailler à ce tarif journalier au minimum (3200€).

• Tirer profit des fonctions à condition unique

Fonction SOMME.SI : il s’agit d’une contraction de la somme qui me permets d’obtenir un total
et de si qui me permets d’obtenir une condition
ex. =somme.si(B/B ; « Rouge » ;C :C)
Excel va passer en revue la colonne B et à chaque fois qu’il voit le mot rouge il va prendre en
compte le nombre qui est juste à côté. Si ce n’est pas rouge, il ignore le nombre.
Ici, je sais que mes dossiers rouges représentent plus de 500 000€

ex. On veut savoir ce que représente les dossiers terminés

=somme.si(D :D ; « terminé » ; C : C)
Le mot terminé se situe dans la colonne D, je sélectionne donc cette colonne
Le mot concerné
Les nombres à additionner, ce sont toujours des montants (je sélectionne la colonne C)

Je comprends que j’en ai presque pour 1 200 000€

Nous pouvons aller plus loin :

Je vais sélectionner tous mes types de dossiers. Copier / coller les types de dossiers et
=somme.si(B :B ;
Toutes les couleurs figurent dans la colonne B
Pour les critères, je vais le sélectionner à côté (du copier/coller) comme ça je vais pouvoir rée-
écrire la fonction et le critère changera à chaque fois.
De cette façon je sais ce que représente chaque type de dossier dans ce total.

Pareillement existe moyenne.si comme fonction, dont la démarche est identique en termes
d’écriture. Cette fois-ci je n’obtiens plus la somme mais bien la moyenne pour chaque type de
dossier.

Fonction Nb.si
Excel va compter le mot directement dans la colonne

• Tirer profit des fonctions à condition multiple

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=somme.si.ens(C:C ;B :B ; « Rouge » ;D :D ; « Terminé »)
ens me permets d’indiquer un ensemble de critères.
Je dois préciser la plage en premier.
Ici presque 201 000€ de dossiers rouges terminés
Avec cette fonction on peut élaborer des tableaux complexes.

• Recherche matricielle complexe avec les fonctions indexes et equiv

Recherche matricielle complexe signifie que l’on peut retrouver n’importe quelle information
dans n’importe quel tableau.
=index(
Le but d’index est de pouvoir retrouver l’information
➢ Sélection de la matrice
➢ Index pour fonctionner a besoin de nombre, s’il n’a pas ses nombre il ne peut pas
travailler
➢ No de ligne, il a besoin d’un nombre qui corresponds à chaque ligne.
ex. Au croisement de la deuxième ligne et de la deuxième colonne j’ai bien la lettre G

Le but de equiv est de transformer une information en nombre.

➢ Valeur cherchée, je dois lui préciser ce que je recherche par exemple le mois d’avril
➢ Tableau de recherche, je dois préciser une simple ligne ou colonne
➢ Type, correspond au degré de précision → Choisir tout le temps correspondance exacte
(0)
ex. On obtient 4, Avril est bien le quatrième mot qui intervient dans cette colonne.

Pour effectuer notre recherche matricielle complexe, nous aurons besoin de combiner index et
pour préciser les numéros de lignes et de colonnes nous utiliserons equiv.

Réaliser une recherche avec EQUIV et INDEX

ex. Si je demande le nom du commercial ainsi que le mois il est censé me donner le montant
exact.
Ce qui est important lorsque l’on travaille avec index et equiv est que ce soit de la même
taille.

1 matrice 1 numéro de ligne 1 numéro de colonne

• Les formats de cellules avancées

Accueil > Fusionner
Faire attention : lorsque les cellules sont fusionnées, prendre la première cellule concernée
(dans les calculs).
Pinceau pour reproduire la mise en forme > Lorsque double cliqué, la mise en forme est
maintenue.
Pour changer un style
Accueil > Style de cellule, clic droit > Modifier > Format > Choisir les options
Toutes les cellules sont modifiées en une seule manipulation, important s’il y a de nombreuses
feuilles avec le même style.

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Pour appliquer la même unité (kg) sur les cellules
Accueil > Petite flèche en bas à droite de Nombre > À côté de Standard, ouvrir les guillets
espace kg et fermer les guillemets.
La fonction concaténer peut s’écrire avec le &
Pour insérer des éléments à un format spécifique, il va falloir adapter la concaténation et utiliser la
fonction texte.

• La fonction texte
➢ Va permettre de raffiner la date pour avoir le format souhaité
➢ TEXTE(

Imprimer correctement l’ensemble des colonnes

Imprimer > Ajuster toutes les colonnes
Toutes les données seront alors réunies sur la même page, du point de vue des colonnes.
Si les données sont difficilement lisibles, alors on peut changer l’orientation de la feuille
Cliquer sur Orientation Portrait > Cliquer sur Paysage
Nous pouvons aussi ajuster les marges, changer le type de papier sur lequel on va imprimer etc.

Pour que les titres soient reproduits sur chaque page

Mise en page > Imprimer les titres > Je peux choisir les titres à imprimer (soit des lignes ou des
colonnes)
Je clique dans le champ et je sélectionne la première ligne dans Lignes à répéter dans le haut

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 Formation 2 : Les tableaux croisés dynamiques

Base de données exploitables

S’assurer que toutes les données figurent en colonne.
S’assurer que chaque colonne ait un nom différent pour ne pas avoir de confusion

Les TCD permettent de réunir beaucoup de données en peu de temps et avec simplicité.

Les onglets Analyses et Création vont permettent de personnaliser finement notre tableau

• Pour déplacer un TCD

Analyses > Actions > Déplacer le Tableau Croisé Dynamique

• Pour supprimer un TCD

Analyses > Actions > Effacer tout

• Comment adapter la source de nos données

Analyses > Changer la source de données

• Pour trier dans un ordre spécifique les étiquettes

Options Excel > Options avancées > Dans Général cliquer sur modifier les listes personnalisées >
On ajoute une nouvelle liste en ajoutant les éléments dans l’ordre que je souhaite.

• Pour trier dans un ordre spécifique les étiquettes sur un tableau qui a déjà été construit
Filtrage > Option de tri supplémentaire > Cliquer sur ascendant (de A à Z) par > Autres options
Décocher la case Trier automatiquement chaque fois que le rapport est actualisé > Choisir la
Première clé de l’ordre de tri > Choisir la liste concernée > OK

• Personnaliser les valeurs selon les besoins

Par défaut nous avons des sommes de Quantité, cela signifie que dans ma base de données Ventes
les quantités ont été additionnées par commerciaux et managers respectifs.
Admettons que je souhaite avoir une autre information : je ne souhaite pas avoir la somme mais le
nombre autrement dit combien de commandes ont passé chaque commercial.
1. Je peux aller dans Valeurs > Cliquer la flèche immédiatement à côté > Paramètre de
champs de valeurs (Par défaut, j’ai bien la somme mais je peux tout à fait choisir le
nombre) > OK
Ici, je peux savoir de manière détaillée combien de commandes ont été passées par
commercial et par manager.
2. Je peux cliquer dans mon tableau et aller dans Analyses > Paramètres de champs
Pour les % > Afficher les valeurs > Différents % et options sont alors proposés.
Sinon, Clic droit > Afficher les valeurs > % à choisir
3. Enfin si on a besoin de quelque chose de simple (parmi les premières options qui figurent)
> Clic droit > Synthétiser les valeurs par > Sélectionner l’option voulue
ex. Ajouter la TVA
Cliquer sur une des valeurs > Analyses > Calculs > Champs éléments et jeux > Champs calculés
Dans cette fenêtre je retrouve tous les différents champs de mon TCD. Ce que je souhaite c’est

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obtenir un montant final TTC > Je clique sur Champs calculés > Dans Nom, je renomme donc
Montant final TTC > Dans ma formule de calcul, je choisis l’intitulé dans Champs > Insérer un
champ > Mon but est de rajouter une TVA de 20%. En termes de calculs je dois multiplier ces
nombres par 1,20 > OK
Et là automatiquement un montant final TTC s’est rajouté

• Regrouper les commandes par valeurs

Clic droit > Grouper > Pour que ce soit plus propre nous n’allons pas choisir les modèles
automatiques je vais partir de 0 et aller jusqu’à 40 000 > OK.
Cela va me permettre de détailler et analyser mon chiffre d’affaires
Si on souhaite gagner en clarté on peut toujours sélectionner ses données et clique le premier
bouton en bas de la liste déroulante
• Pratique pour détailler les CA, les quantités mais aussi des dates

• Insérer un segment
Analyses > Insérer un segment, on retrouve tous les intitulés du TCD > Choisir les segments
voulus > OK.
Les segments sont des boutons de filtrages géants, en plus pratique. En quelques clics je
comprends les choses plus facilement que lorsqu’on utilise un filtrage classique.

• Les chronologies
Même fonctionnement que les segments avec les dates.
Clic dans mon TCD > Analyses > Insérer une chronologie
Je peux choisir la précision (années/trimestres/mois/jours)

• TCD avec données sur plusieurs feuilles

Convertir en tableau automatique > Nommer les tableaux > Création > Tableau croisé dynamique
> Cocher « Ajouter ces données au modèle de données » car on souhaite analyser plusieurs tables
et les consolider > OK
A priori, on a un TCD classique mais attention il y a un onglet « Actif » et « Tous ». Je clique sur
Tous, et là on peut voir les différents tableaux qui ont été nommés
Pour que la consolidation soit réussie il y a un apriori indispensable : Assurez-vous que les
tableaux détiennent une colonne en commun.
Si les données sont relativement simples, on peut cliquer sur « Détecter automatiquement »

Si la détection de relation ne se fait pas automatiquement, nous pouvons la créer

Sinon Analyse > Calculs > Modifier
Là nous devons préciser la table et la relation commune
Attention à bien choisir la table principale
Au début j’ai commencé par la base de données nommée « Ventes », dans ma table je choisis
donc Ventes.
Colonnes > Référence
Je peux donc choisir l’autre table (Livreurs) et Excel détecte automatiquement la colonne
références
OK

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 L’ordre est important pour créer les relations lorsqu’on consolide les relations !
Détecter automatiquement ou créer la relation manuellement pour qu’elle soit détectée par le
tableau.

Deux bases de données qui représentent les activités : J’aimerais savoir avec quel livreur on a
réalisé le plus gros chiffre d’affaires.
Utilisation de la colonne montante final HT qui représentera le Chiffres d’Affaires
Les livreurs sont situés dans la feuille livreur

Avec quel livreur j’ai réalisé le plus grand chiffre d’affaires ?

Pour répondre à la question il faut consolider les données grâce à un TCD

Créer la table (Ctrl L)> Renommer le tableau “Ventes” je fais de même sur l’autre table avec
l’autre tableau en le nommant “Livreurs” > Je retourne sur vente puis je clique sur TCD, je fais
attention à bien à cocher la case “Ajouter ces données au modèle de données » car on souhaite
analyser plusieurs tables et les consolider > OK
L’emplacement du TCD n’est pas important dans notre cas tant que nous retrouvons
l’information.
Sur la feuille du TCD on clique sur l’onglet “Tous”, nous cochons “livreurs” et dans les ventes
nous avons besoin des “Montant Finaux HT”
Excel comprends qu’il y a un problème, je dois donc établir les relations entre les deux tableaux.
Au plus simple je clique sur détecter automatiquement

Pour que ce soit plus simple et plus clair nous pouvons sélectionner les informations et dans
Accueil changer le format à Comptabilité. En comparant les différents chiffres d’affaires, on
comprend que c’est avec RST Fast que l’on a le plus grand chiffre d’affaires
Cependant si on a rencontré des difficultés pour créer la relation, on peut la créer manuellement.
Analyse > Calculs > Relations > supprimer la relation

Créer > Renseigner les différentes tables et les colonnes

Ici la table principale > Vente

Table associée > Livreur
Référence

Puis Excel, détecte l’autre bonne colonne > OK

• Personnaliser l’aspect de nos TCD

Ils peuvent être créée très tôt, avant même de créer la base de données. Pour cela,
Insertion > Tableaux croisés recommandés.
Plus les données sont simples, plus c’est efficace.
Pour modifier les intitulés, on peut double-cliquer et écrire directement ce que l’on souhaite.

Par ailleurs on peut aussi wscén les éléments qui nous dérange
Analyse > Afficher > En-tête de champ peuvent être caché

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On peut aussi faire disparaitre les boutons de développement et de réduction
ex. Ajout de commerciaux, boutons sur le côté qui sont présents. Dans ce cas on peut aller sur
Analyse > Afficher > Boutons +/- pour faire disparaître les boutons
Ces détails sont purement visuels à l’impression ces détails n’apparaissent pas. Pour que ce soit
plus propre (centré) lors de l’impression, laisser les boutons.

Pour que ce soit plus esthétique, le format ne pas oublier de modifier : Comptabilité
Le format est maintenu pour l’ensemble du tableau.

D’autre part, pour personnaliser l’aspect

Création > Choisir le style parmi les différentes propositions
Les sous-totaux peuvent être apparents ou non
Création > Sous-totaux de même pour les Totaux généraux

• Personnaliser l’aspect de nos TCD sur un ensemble de feuilles

Pour éviter de les modifier un par un, créer son propre style
Création > Nouveau style de TCD, tout est modifiable y compris le nom > choisir ce que l’on veut
modifier > Format

Si modification nécessaire sur le style personnalisé

Clic droit sur notre propre style > Modifier

• Préciser nos données sur TCD

Pour appliquer une unité sur l’ensemble du tableau : clic gauche enfoncé > Sélectionner toutes les
données chiffrées, il n’y a pas l’option kg dans les différents formats, il faudra donc les créer

• Les formats de cellules avancées

Accueil > Fusionner
Faire attention : lorsque les cellules sont fusionnées, prendre la première cellule concernée
(dans les calculs).
Pinceau pour reproduire la mise en forme > Lorsque double cliqué, la mise en forme est
maintenue.
Pour changer un style
Accueil > Style de cellule, clic droit > Modifier > Format > Choisir les options
Toutes les cellules sont modifiées en une seule manipulation, important s’il y a de nombreuses
feuilles avec le même style.

Pour appliquer la même unité (kg) sur les cellules

Accueil > Petite flèche en bas à droite de Nombre > À côté de Standard, ouvrir les guillets
espace kg et fermer les guillemets.
La fonction concaténer peut s’écrire avec le &
Pour insérer des éléments à un format spécifique, il va falloir adapter la concaténation et utiliser la
fonction texte.
Pour avoir le détail d’un chiffre, double-cliquer sur la cellule. Une nouvelle feuille apparait (seul
inconvénient : La mise en page n’est pas appliquée, il faudra donc la réappliquer par la suite.

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Les TCD permettent de préciser les données à l’affichage mais aussi à l’extraction.

Création d’un graphique TCD

Tout d’abord s’assurer qu’on a une base de données exploitable avec des intitulés en colonne.
Création > Graphique croisé dynamique > Nouvelle feuille de calculs ou préciser un emplacement
existant > OK
Et là une simple modification a été apportée : on retrouve une fenêtre en plus
De là, on a juste à remplir le tableau et le graphique se remplit automatiquement sans intervention
Les deux éléments sont donc reliés, si on modifie le graphique le TCD est modifié aussi. Ces
derniers sont reliés mais n’ont pas besoin d’être sur la même feuille : l’un des deux peut être
déplacé.
Les modifications du graphique TCD peuvent se faire avec le pinceau (format)

• Mise en forme conditionnelle simple sur TCD

Pour mettre en valeur différents objectifs > Cliquer sur une cellule du TCD > Mise en forme
conditionnelle > Etendre si nécessaire.
Par défaut la mise en forme conditionnelle respecte la règle des trois tiers

• Mise en forme conditionnelle élaborée sur TCD

La mise en forme conditionnelle élaborée permet d’avoir toute la ligne colorée et non pas
seulement la cellule
Ici, on utilise une formule qui sera fixe (si on modifie la structure du TCD, la formule ne
fonctionnera pas ou mal)
> Choix de différents formats, avec les jeux d’icônes qui sont favorisés
Je dois donc d’abord créer mon tableau puis ensuite appliquer la mise en forme conditionnelle

Pour cela,
> Je sélectionne l’intégralité des données sauf l’en-tête et le total
Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle, pour écrire une formule il faut choisir la dernière
règle : “Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué”
Je dois préciser la première cellule qui contient une donnée
ex. $B4
Condition à déterminer au niveau format puis la condition (ici, supérieur à 3020)
Les lignes sont entièrement surlignées, on appelle cela la mise en forme élaborée. Dès que l’on
change la structure du tableau, le tableau fonctionne mal.

• Impression de TCD
Quand le tableau est simple, seulement de petits ajustements sont nécessaires
Mise en page > Modifier la largeur > 1 page
Fichier > Imprimer
L’intégralité du tableau est affichée lors de l’impression. Si on considère que le tableau est trop
petit alors on peut changer l’orientation du tableau.

Si le tableau est plus grand,

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Modifier ce que l’on souhaite afficher
On clique sur le champ ex. “Type de client” > Clic droit > Paramètre de champ > Cocher Insérer
un saut de page après chaque élément > OK

Dans cet exemple, quand on va imprimer, on voit bien qu’on a une page pour les particuliers et
une page pour les professionnels.

Par défaut les totaux se trouvent sur la ligne supérieur, si cela nous gêne on peut les basculer en
bas
Création > Sous-totaux > Afficher les sous-totaux en bas du groupe

Sinon autre technique :

On clique sur le champ ex. “Type de client” > Clic droit > Paramètre de champ > Décocher
Insérer un saut de page après chaque élément > OK
Et mettre les clients dans les filtres. A partir de là on peut cliquer sur Analyses > Options du TCD
> Options > Afficher les pages de filtres de rapport > Clic sur le Type de client > OK
Instantanément Excel a créé de nouvelles feuilles : une feuille nommée “Particulier” et une autre
feuille nommée “Professionnel”

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 Formation 3 : Les formules et les fonctions avancées

Dans formule > toute les formules d’Excel

Quand on clique sur le bouton fx on a le détail de la fonction (où l’on peut mettre les paramètres)

Dans Excel, il y a l’affichage des informations et le contenu de la cellule

La valeur de 0 n’est pas affichée sous format Comptabilité

; séparateur des arguments d’une fonction

: séparateur de plage de données
‘ force la saisie en mode texte → Commencer par une apostrophe, puis ignorer l’erreur
$ : bloque les coordonnées
, : considère comme un nombre

=DATE( permet la construction d’une date

La date doit être construite avec les argument annoté (année, mois, jour)

Pour avoir le numéro du jour

=JOUR(
De même pour le mois avec la fonction MOIS(, et enfin l’année avec la fonction ANNEE(
La fonction FRACTION.ANNEE est une fonction qui permets de calculer le nombre de jour
séparant la date de début et la date de fin par rapport à une année complète

Pour avoir la date du jour

Ctrl ;

Pour avoir la date actualisée

=AUJOURDHUI
Si l’on ouvre le fichier Excel dans deux ans, la date affichée sera celle dans deux ans

Pour avoir la date ainsi que l’heure actualisée on utilise la fonction :

=MAINTENANT(
C’est lorsqu’on modifie/fait des saisies le classeur que la date et l’heure sera actualisée

La touche F9 permets de forcer Excel à recalculer l’ensemble des résultats des fonctions

Pour savoir quel jour corresponds une date Excel peut nous donner le numéro du jour
correspondant à la date avec la fonction =JOURSEM(
Permets de renvoyer le numéro de jour de la date

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Pour calculer une date avec un décalage en jour
Si nous savons qu’un produit sort 30 jours après le 20/09/2018 quelle sera la date de sortie ?
Il suffit de faire de simple addition ou soustraction
Pour cela, il suffit de sélectionner la cellule avec la date de référence et ajouter 30, soit =
C5+30(jour)

Pour créer une date =DATE( ) pour cette date il a besoin une année
=DATE(annee(C5) ;mois(C5) ;jour(C5))
J’ai évidemment la même date. Pour enlever une an à cette date
=DATE(annee(C5-1) ;mois(C5) ;jour(C5))
De même lorsqu’on veut la date deux mois avant
=DATE(annee(C5) ;mois(C5-2) ;jour(C5))
Les deux fonctions peuvent être combinées
=DATE(annee(C5+1) ;mois(C5-2) ;jour(C5))
Une autre fonction peut être utilisée =MOIS.DECALER(date de départ ; -2). Le numéro de série
m’est renvoyé, il faut donc changer le format en date courte

Pour avoir la date à +30jours ouvrés

=SERIE.JOUR.OUVRE( insérer la date de référence ; le décalage souhaité ; insérer la liste des
jours fériés )

Si je veux savoir la différence de jour entre le jour actuel et ma date d’anniversaire

Il faut avoir le nombres , le nombre de mois restant et le nombre de jour restant
La formule utilisée sera =DATEDIF( la date du jour, la date à laquelle j’aurai 30 ans ; sous quel
format je souhaite afficher cette différence ici, ce sera sous nombre d’années donc « y »
Pour le mois «y m », y est mis devant pour ne pas tenir compte des 10 ans
Pour le jour soit « j » soit « d »

DATEDIF(C5 ;C4 ; «m j »)
Ici m est mis devant pour ne pas tenir compte des mois dedans, je veux juste le nombre de jours
restants.Il ne me reste que donc 10 ans, 9 mois et 11 jours avant de fêter mes 30 ans

Pour faire un relevé d’un nombre d’heures

Ex. Le temps qu’à passer Robert pour faire telle ou telle chose
Je vais pouvoir demander à Excel de faire la somme
=SOMME(

Si la tâche dépasse un jour

Faire la somme > Accueil > Format de cellule >
j « j » h « h »:mm « m »:ss « s »
• L’affichage est très important pour calculer les éléments et les rendre exploitables.

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Calculer le numéro de semaine
01/01/2016
Méthode 1 : La semaine qui contient le 1er Janvier est la semaine numéro 1 (cela dépends des pays
si la semaine commence le lundi ou le dimanche)
Méthode 2 : semaine des 4 jours
Méthode 3 : Semaine pleine (7 jours)
Nous sommes régit par une norme ISO qui corresponds à la première semaine de 4 jours qui
contient le jeudi du mois de janvier qui est la semaine numéro 1, de ce fait en 2016 il y avait un
décalage avec les calendriers (souvent imprimé en Chine) et qui affichait souvent semaine numéro
1 pour le 1er janvier alors qu’en réalité on était en semaine 53 en France.

Fonction 1 : NO.SEMAINE(
Numéro de série = date
Quand commence la semaine ? Laissons par défaut dimanche tel que le système Anglosaxon et je
laisse le deuxième paramètre tel quel.
Puis pour le numéro de semaine appliquant la norme ISO, on utilise la formule
=NO.SEMAINE.ISO(
C qui affiche 53, on est donc dans la 53ème semaine de l’année 2015. C’est une année particulière
car il y avait pas mal de décalage pour calculer le numéro de semaine.

Pour les arrondis numériques

Utiliser la fonction arrondis
=ARRONDI( numéro de cellule ; du côté positif combien de décimale et du côté négatif on va
faire en fonction des dizaines, des centaines etc.)

Ex. =ARRONDI(B4 ;2) ce sera un arrondi de deux décimales

A deux décimales, la charnière va être égale à 5

Il existe deux autres fonctions pour l’arrondi

=ARRONDI.INF(cellule, nombre de décimales)
=ARRONDI.SUP(cellule, nombre de décimales)
Qui permettent de modifier les valeurs au plus proche désiré
Deux fonctions très pratique si on veut systématiquement aller respectivement vers l’arrondi
inférieur ou supérieur

Pour arrondir au multiple (ex. Arrondir à 0,50ct)

On va utiliser la fonction =ARRONDI.AU.MULTIPLE(cellule ; 0,5)
Les valeurs vont être arrondir au 50 centimes les plus proches
Les fonctions PLANCHER.MATH() et PLAFOND.MATH() existent encore mais restent obsolète
PLANCHER.MATH() va arrondir au nombre entier près vers le plancher
De même pour PLAFOND.MATH() qui sera l’arrondi vers le plafond

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PLANCHER.MATH() peut être utiliser pour les multiple de 5 PLANCHER.MATH(cellule de
référence ;5)

Différence entre la fonction ENT() et TRONC()

Dans les deux cas on utilise ces fonctions pour avoir un nombre entier
La fonction ENT() me ramène l’entier immédiatement inférieur
La fonction TRONC() quant à elle supprime le nombre de décimale

Autre fonction très utile, fonction qui nous permet de nous ramener le reste d’une division
=MOD(cellule de référence ; diviseur )
Cette fonction renvoie le reste d’une division
Le paramètre doit être du même signe

Fonction de conversion d’unité de Excel

On utilise la fonction =CONVERT()
Où l’on écrit =CONVERT(cellule de référence ; « g » ; « lbm »)

Convertir des informations sous forme numérique

=CNUM() convertit une chaîne textuel représentant un nombre → Ne marche pas tout le temps
(notamment avec les espaces, les caractères spéciaux ou encore les séparateurs)

Pour contrer cela, on va combiner la fonction CNUM avec la fonction et SUPPRESPACE

SUPPRESPACE va permettre de convertir en numérique la valeur tout en supprimant l’espace
Pour cela,
=CNUM(SUPPRESPACE(cellule de référence))

Pour les caractère spéciaux nous allons combiner la fonction CNUM() avec la fonction
EPURAGE
=CNUM(EPURAGE(SUPPESPACE(cellule de référence))

Pour le dernier élément ( point au lieu d’une virgule), on ne peut pas combiner le CNUM mais on
peut utiliser une conversion
=VALEURNOMBRE( cellule de référence ; quel est le séparateur décimale ? « . » ; quel est le
séparateur de millier ? « ‘ »)

Imaginons que nous devons convertir des nombres en chiffres romain

=ROMAIN(cellule de référence ; quelle conversion je veux utiliser ?)
En revanche, il ne sait pas convertir les valeurs négatives
De la même manière, nous pouvons demander à Excel de convertir les chiffres romains en chiffres
arabes
=CHIFFRE.ARABE( cellule de référence)

18
Pour afficher le texte :
Le montant de 2251,00€ est à régler

Format de cellule > Personnalisée > Taper dans Type

« Le montant de « » est à régler à 30 jours »
Je vais insérer dans les guillemets les caractères, je voudrais les avoirs en euros par exemple

• On retrouve encore une fois, une différence entre l’affichage et le résultat de mon calcul

Pour concaténer,
On peut utiliser la fonction =JOINDRE.TEXTE(En premier on va nous demander le délimiteur
lorsque qu’Excel va assembler les éléments ; Ignorer les cellules vides ou non ; )
=JOINDRE.TEXTE( « » ; VRAI ; cellule 1 ; cellule 2 )
=JOINDRE.TEXTE( « » ; VRAI ; cellule 1 : cellule 2 )

La fonction =GAUCHE() extrait les premiers caractères de la cellule en partant de la gauche

=GAUCHE( cellule de référence ; nombre de caractère en partant de la gauche)
Pareillement, pour la fonction =DROITE()

Recherche à l’intérieur d’une cellule de certains caractères

Pour cela, on utilise la fonction =CHERCHE(), cette fonction ne tient pas compte de la casse
=CHERCHE( « Paris » ; cellule de référence, on peut spécifier un décalage)
Si il y a une erreur je peux demander de ne rien afficher du tout
=SIERREUR(CHERCHE( « Paris » ; cellule de référence) ; « »)

A la place de la fonction =CHERCHE(), je peux utiliser la fonction =TROUVE() qui fonctionne

de la même manière que cherche sauf que la fonction TROUVE tient compte de la casse. Il faut
donc mettre le caractère exact « Paris » et non pas « paris » lors de l’utilisation de cette fonction.

Pour avoir la taille des chaînes de caractères (soit, le nombre de caractère dans la cellule)
=NB.CAR(cellule de référence)

Pour avoir la taille des chaînes de caractères

=NBCAR(
Ici, 11 caractères vont être comptabilisés dans 75000 espace Paris

La fonction STXT renvoie à un nombre de caractères d’une chaîne à partir d’une position qu’on
indique
=STXT( cellule de référence ; numéro de départ ici on démarre au P de Paris donc au 7ème
caractère de la cellule ; sur quelle longueur ? Ici, c’est 5 On peut faire NBCAR(cellule de
référence)-6 )

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 ➔ Moyen simple de récupérer une partie de la chaine. On peut également demander à Excel
de retrouver la position de l’espace

Pour uniformiser la syntaxe d’une cellule/ avoir une bonne casse (par ex. MaRtIaL)
- Tout en majuscule : utiliser la fonction =MAJUSCULE(cellule de référence)
- Tout en minuscule : utiliser la fonction =MINUSCULE(cellule de référence)
- Pour écrire un nom propre : utiliser la fonction =NOMPROPRE(cellule de référence)

Pour nettoyer une chaîne

1ère étape : on commence par supprimer les espaces de la chaine
=SUPPRESPACE(cellule de référence)
Puis, pour transformer en numéro combiner la fonction CNUM()
=CNUM(SUPPRESPACE(cellule de référence))

Pour transformer une chaîne de caractère « étrange » (avec des caractères spéciaux)
Dans la fonction
=CNUM(SUPPRESPACE(EPURAGE(cellule de référence)))
Ici, on épure la cellule, on supprime l’espace et on transforme le tout en numérique

Création d’un tableau de bord

!Je voudrais avoir la moyenne des Chiffres d’Affaires basés sur les ventes (cf. Prix Total)
> Mettre en forme
2 possibilités
=MOYENNE.SI() détermine la moyenne d’après une condition

=MOYENNE.SI.ENS() détermine la moyenne en fonction de plusieurs paramètres. L’ordre des

critères est différent mais qui peut le plus peut le moins.

Fonction qui permets de regarder la valeur située en milieu d’une liste

Pour cela on utilise la fonction =MEDIANE()
Ici le résultat est égale à 111, c-à-d que si l’on prend toutes les valeurs de quantité, qu’on les
classe dans l’ordre croissant et que je me positionne juste au milieu de la liste alors la valeur sera
égale à 111.

Pour demander à Excel quel nombre revient le plus souvent, je peux utiliser la fonction
Où est ce que je veux chercher le nombre le plus utilisé ?
=MODE.SIMPLE( insérer colonne )
MODE.SIMPLE ne concerne que des valeurs / des nombres !
Moyenne arithmétique = somme de l’ensemble des informations divisée par le nombre de valeurs
(ici 9)
53000 et 45000 influencent grandement la valeur
La médiane va trier dans l’ordre croissant et se positionne au milieu

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Pour relever la présence d’un nombre qui apparaît plusieurs fois : ex. Ici, on cherche à voir quels
sont les codes postaux qui reviennent le plus souvent
=MODE.MULTIPLE()
Si il y avait des ex aquo je ferai une matrice et je demanderais à excel de me renvoyer une liste de
valeurs
=MODE.MULTIPLE(colonne) et je valide avec Ctrl shift Enter
On retrouve la matrice listant les codes postaux à ex aquo

 C’est un moyen de savoir l’endroit où je réalise le plus souvent des ventes

Des fonctions peuvent remplacer des opérations arithmétiques

C’est le cas de la somme avec la fonction =SOMME()
Mais de même pour le produit, =PRODUIT()

Fonction qui est sensible au filtre =SOUS.TOTAL

Fonction générique acquis en demande à un mode de calcul
En effet la fonction sous total corresponds à un type de calcul tout en prenant en compte le filtre
appliqué par la suite

Plutôt que d’utiliser les références de cellules on pourrait tout à fait

On renomme la constante, et pas besoin de verrouiller avec le signe $, Excel utilise la constante.

Pour faire une recherche matricielle :

Faire la matrice
Puis insérer
=RECHERCHE(B3;{1;2;3;4;5;6;7};{"Lundi";"Mardi";"Mercredi";"Jeudi";"Vendredi";"Samedi";
"Dimanche"})

La colonne de recherche doit être triée par ordre alphabétique

RECHERCHE (le sujet ; où ça ? La colonne des désignation sans l’en-tête ; Quelles sont les
valeurs que je vais rapporter ? Il va y avoir la correspondance ligne à ligne) Enfin je verrouille les
informations

Quand je commence à chercher verticalement la colonne de référence alors on utilise la fonction

RECHERCHEV() sinon, ça serait RECHERCHEH()
Ne pas mettre l’en-tête lors de l’application de la recherche
Ne pas oublier de verrouiller les donner
Calcul de remise
> On établit un tableau de barèmes que l’on va nomme dans une feuille « Remises »
> On utilise la fonction RECHERCHEV(), et ici on applique sur le dernier paramètre « VRAI »
puisque l’on recherche une valeur approximative

21
 Je me retrouve bien avec les coefficients appliqués au chiffre d’affaire

Pour avoir une synthèse de ce tableau

Utiliser la fonction SOMME.SI.ENS
Pour la moyenne, le minimum, le maximum ce sont des fonctions « amies ». Ces dernières
fonctionnent de la même manière, donc il suffit de copier/coller la fonction SOMME.SI.ENS sur
la 1ère colonne
Donc on aura
MOYENNE.SI.ENS()
MIN.SI.ENS()
MAX.SI.ENS()

Dernière fonction amie, la fonction nombre si par exemple on veut savoir combien de ventes ont
été réalisées
NB.SI.ENS()
En revanche, on a juste besoin de la plage de critères

22
 Formation 4 : Les outils d’analyse Excel

L’outil consolider est l’ancêtre du TCD

> Bonne alternative
 Permets d’avoir un tableau synthétique et exploitable

Ne pas confondre la fonction sous total et l’outil sous total

L’outil sous total se trouve dans Données > Plan > Sous-total
Permets d’imprimer proprement l’intégralité de la base de données et pouvoir l’analyser
calmement sur papier
Pour faire les sous totaux, les questions à se poser sont :
Quels données nous intéressent ? Sur quels critères de choix ?

Ex. On commence tout d’abord par classer les noms des commerciaux dans l’ordre alphabétique
(de A à Z)
Données > Trier de A à Z
Puis, Données > Plan > Sous Total > On souhaite avoir un Sous-Total à chaque commercial
Cocher ce que l’on souhaite (ici, Quantité, Montant brut, Montant HTT) > Si on souhaite avoir
des impressions propres ne pas oublier de cocher « Saut de page entre le groupes »

Pour s’assurer que les chiffres sont bien en valeur :

Copier la > Coller sur la colonne en valeur
Cela veut dire qu’à chaque commercial nous allons sauter une page
Des nombres vont apparaître sur le côté de la feuille, cela corresponds au degré de précision,
allant du plus synthétique au plus précis.

S’assurer que les titres se répètent à chaque page

Mise en page > Imprimer les titres > Dans lignes à répéter en haut, je choisis ma première ligne

Création de scénario permet de piloter son activité sans calcul

Il faut donc aller dans
Données > Prévisions > Analyse scénarios > Gestionnaire de scénario
Sélectionner les valeurs variables
Puis OK

Une fois finie, on peut cliquer sur synthèse

Excel de lui-même va créer une nouvelles feuilles qui va inclure le scénario de base et les autres
scénarios.

Atteindre une valeur cible

Données > Prévisions > Analyse scénarios > Valeur cible
Ici, on a seulement trois cases à remplir
Cellule à définir = cellule qui contient le résultat que l’on souhaite (ici, la question se posait sur le
bénéfice donc on laisse à la cellule qui contient le bénéfice)
Cellule à atteindre = 4000
Cellule à modifier = élément que l’on accepte de modifier pour atteindre ce résultat
Ici, on se demandait combien de temps devais-je travailler pour obtenir un bénéfice de 4000euros,
on sélectionne donc la cellule qui contient le nombre de jours

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Comparer des scénarios grâce aux tables de données
Créer les abscisses et ordonnées (à noter que les écarts peuvent être différents)
Données > Analyses de scénarios > Tables de données

Cellules d’entrée en lignes correspondent aux colonnes

Cellules d’entrée en lignes correspondent aux lignes

Pour faciliter la lecture du tableau

> Mettre des bordures
> Mettre des couleurs
Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nuance de couleurs
Les couleurs vont me permettre de comprendre ce qu’il se passe
Je peux modifier les éléments pour voir les différents scénarios

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 Formation 5 : Les feuilles de calcul et les classeurs (Microsoft 365/ Office 365)

Pour déplacer
Accueil > Format > Cellules > Déplacer ou copier

Dupliquer la vue de mon classeur

Affichage > Nouvelle fenêtre (Un deuxième Excel va s’ouvrir, toujours sur le même fichier
« Classeur 1-2 »
 Ce qui sera écrit sera automatiquement visible de l’autre côté

En allant dans Affichage > Côte à côte , avec quelle instance ? > OK

Créer une table des matières

> Tout d’abord créer des feuilles
Je souhaite qu’avec l’intitulé tapé sur la feuille, je sois rédigée vers la feuille concernée.

Insertion > Lien > Emplacement du document > Feuille 1

Attention si je renomme la feuille : le lien hypertexte n’est plus valide. Il me suffit de refaire la
démarche

Pour avoir une syntaxe plus propre (lorsqu’on prends des données d’une autre feuille)
=SOMME(Feuil1 !:Feuil3 !C2)

Création d’une formule dynamique

La fonction INDIRECT() donne la référence spécifiée par une chaîne de caractère

Consolidation sur plusieurs feuilles

Données > Consolider > Sélectionner la plage > Ajouter > Cocher « Lier aux données source »
pour que si le nom de la feuille change, la consolidation se fasse.
J’ai la possibilité d’avoir le détail des calculs de consolidation et en même temps avoir le résultat
consolidé.

Pour optimiser la saisie dans Excel

Afin d’harmoniser les feuilles, sélectionner les feuilles puis faire les modifications nécessaires
pour que les formats soient identiques sur l’ensemble des feuilles
La fonction FEUILLE() renvoie le numéro de la feuille référencée

Pour ne pas que les données soient modifiées par d’autres utilisateurs
> Sélectionner les feuilles
> Je sélectionne les cellules > Clic droit > Format de la cellule > Protection > Décocher
« Verrouiller » > OK

Autre méthode
Accueil > Verrouiller la cellule

Révision > Protéger la feuille

On ne peut protéger plusieurs feuilles d’un coup, il faut le faire feuille par feuille
Dans le cas présent j’autorise de « Sélectionner les cellules déverrouillées »
Je répète la manipulation sur les autres feuilles
 Grâce à cette manipulation je n’ai accès qu’à la zone de saisie

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Les étapes pour ne pas modifier ce que l’on a fait sur une feuille et seulement autoriser la
modification de quelques cellules
1. Sélectionner les cellules
2. Format > Décocher Verrouiller les cellules
3. Accueil > Format > Protéger la feuille
/!\ Pour protéger une feuille il faut le faire une par une
4. Cocher uniquement les cellules déverrouillées

Protéger les cellules par mot de passe

Révision > Affichage > Protéger > Autoriser la modification des plages > Dans la boite de
dialogue remplir ce qui est nécessaire > Laissé cocher « Sélectionner les cellules verrouillées » &
« Sélectionner les cellules déverrouillées »
 Normalement chaque zone est délimitée par un mot de passe

Avoir un résultat de calculs à partir d’une autre feuille ou d’un autre classeur
Lorsque je fais SOMME() en incluant les cellules d’une autre feuille pour la formule
En faisant une recherche et en tapant « .xlsx » on retrouve partout dans mon classeur là où il y a
une liaison externe.

Il se peut qu’il y ait plusieurs liaison externe au sein d’un fichier Excel, il peut être intéressant de
les lister
Quand nous allons dans les informations du fichiers, en bas à droite on retrouve « Modifier les
liaisons vers les fichiers ». En cliquant sur ce lien, cela ouvre un dialogue qui me liste toutes les
liaisons disponibles et toutes les liaisons qui sont définies dans ce classeur.
Lorsque l’état est inconnu, vérifier l’état permet au système de vérifier l’état des fichiers par
rapport aux besoins de mes calculs.
Si l’état est invalide, à moi d’aller reconnecter (sur un nouvel emplacement ou sur un nouveau
fichier).
Le fait de rompre la liaison la formule a été seulement recopiée, il garde donc la valeur qui a été
connue à cet instant.
 Permets de vérifier la liaison vers d’autres sources de données

Pour empêcher les autres utilisateurs d’afficher les feuilles de calculs nous avons possibilité de
protéger la structure du classeur.
Pour ne pas afficher une des feuilles lors de la visualisations des données par d’autres utilisateurs
Révision > Protéger > Protéger le classeur
En faisant cela, je ne peux pas modifier la structure du classeur

Connaître les dépendances entre les cellules

Formules > Dans la zone « Vérification des formules », on clique sur Récupérer les dépendants
Repérer les antécédents permets de voir comment on est arrivé à ce résultat.

Supposons un texte long incorporé dans une cellule, si on clique sur le bouton justifier
=> La fonction va faire en sorte que le texte ne dépasse pas de la cellule

Pour insérer un arrière-plan dans un fichier Excel

Mise en page > Arrière-plan > Insertion d’images, puis faire la recherche.
En revanche cette image de fond n’apparaîtra pas lors de l’impression.
> Si on veut que celle-ci apparaisse lors de l’impression
Imprimer > Mise en page > En tête/Pied de page > Puis soit en en tête ou pied de page on insère
une image > OK, et on voit l’apparition de l’image en plus du tableau.

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Cependant la lecture n’est pas évidente pour rendre l’image plus clair (avoir un effet filigrane), il
faudra faire des recherches pour que l’image soit claire et que le tableau soit visible.

Pour avoir les regroupements par catégories de légumes

Trier par ordre alphabétique > Plan > Grouper
> Permets de occulter certaines zones
Pour faire les sous-totaux
Trier par ordre alphabétique > Plan > Sous-total > OK

Les graphiques Sparklines permettent de voir la progression des valeurs

> S’adapte en fonction de la grandeur de la cellule

Pour ne pas avoir de rupture dans les colonnes

Sélectionner l’intégralité du tableau
Accueil > Sélectionner les cellules > Cellules vides > OK
Puis, mettre la formule correspondante > au moment de valider Ctrl + Entrée pour que la formule
s’applique sur l’intégralité de la feuille

Accueil > Copier le tableau > Coller sous forme d’images liées
On peut faire les modifications identiques à celle d’une images mais en plus de cela nous avons la
liaison, donc quand je retourne sur mon premier classeur il me suffit de changer les données. Ces
dernières seront actualisées sous la forme d’images.

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 Formation 6 : Les techniques avancées de formatage

> Le soulignement comptable permets de montrer qu’il s’agit d’un total.

> Ici, la comptabilité double montre un total général
> Différence entre monétaire et comptable
1. Format comptable : le symbole – est collé à la cellule
Format monétaire : le symbole – est collé au nombre
2. Format comptable : écart entre le symbole euro et le bord de la cellule
3. Format monétaire : La valeur 0 apparaît contrairement au format comptable où le 0 est
remplacé par un -

Format spéciaux
Cliquer sur la liste déroulante > Autres formats numérique > Spécial > Choisir le Type
Ici, Code Postal.
/!\ Le contenu est bien à 3000 mais l’affichage est à 03000
A savoir que la barre affiche au format nombre

Autre méthode
En tapant une apostrophe avant les chiffres, tous les chiffres seront gardés. L’apostrophe signifie
alors je saisie en mode texte, ne touche pas à ce que je saisie.

Pour afficher des unités

Sélectionner la/les cellule(s) > Clic droit > Format de cellule > Personnalisé > Choisir un format
avec deux décimales, et taper « Kg »
 L’information est donc exploitable parce que j’ai modifié l’affichage et non pas le contenu de
la cellule

Mise en forme conditionnelle (chiffres au-dessus de la moyenne)

Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle > Utiliser une formule pour détermine
pour quelles cellules le format sera appliqué
ex. J11<= moyenne (insérer la table)
Puis, choisir le format auquel va apparaître les cellules au-dessus de la moyenne

Lorsque l’on masque une colonne, elle ne s’affichera pas au moment de l’impression.

Pour ajuster la largeur des colonnes

Accueil > Format > Ajuster la largeur des colonnes
La colonne se retrouve ajustée au plus juste.

Formation 7 : BDSOMME

=BDSOMME(base_de_données ; champ ; critères)

• base_de_données : Nous pouvons sélectionner soit la base de données en entier ou que la

zone qui nous intéresse
Ctrl + * = Sélectionne la base de données entièrement

• Champ → Choix du champs que le collègue veut analyser, il s’agit du champs de critère.
Il faut insérer le numéro de colonne que l’on veut analyser dans les critères.

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 • Critères : zone de critères, il faut inclure la ligne de titres

PRISE DE NOTES ERREURS TEST TOSA

Lorsque ######### s’affiche dans une cellule → La cellule est trop étroite pour afficher un
nombre.

La carte choroplèthe affiche :

➢ Les pays
➢ Les régions françaises
➢ Les états américains
➢ Les provinces canadiennes

Lorsque la cellule A1 ne s’affiche pas en entier car la colonne A n’est pas assez large → Je
fais glisser le trait de séparation entre la colonne A et B dans les en-têtes de colonnes

Lorsque l’on rajoute une colonne au sein d’un tableau (Ctrl L), les nouvelles données dans le
graphiques
>>> Je n’ai rien eu à faire, le graphique prend en compte automatiquement la nouvelle
colonne.

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