Microsoft Excel

Gestion des données

 Les données
 Qu’est-ce qu’une données ?
Une donnée représente des informations sous différents
formats (types) pouvant être structurées et traitées dans un
contexte donné afin d’être utiles.
 Qu’est-ce qu’un type de données ?
Un type de donnée définit la nature des valeurs que peut
prendre une donnée, ainsi que les types d’opérateurs qui
peuvent lui être appliqués.
 Les données
 Les types de données
Un type de données est associé à chaque colonne sous Excel, qui
spécifie le type de données que la colonne peut contenir tels
que : des nombres entiers, des nombres décimaux, du texte, des
données monétaires, des dates, des heures, etc.
 Qu’est-ce qu’une valeur ?
Une valeurs, peut être un nombres, du texte, une formule, une
fonctions, elle représente une données dans une seule cellule
pouvant être utiliser dans les calculs.
 Les données
 Saisir les données
Activez la cellule dans laquelle une valeur doit être saisie en la
sélectionnant. Vérifiez toujours la référence de la cellule active
dans la zone de nom. Dès la saisie du premier caractère, deux
symboles apparaissent dans la barre de formule (le premier
pour valider, le second pour annuler) ainsi que les données
saisies.
 Les données
 Saisir les données
On peut aussi validez la saisie par l’utilisation de la touche
(Entrée) ou (Tab) ou une des touches directionnelles
quelconques. Le fait d’atteindre une nouvelle cellule valide la
valeur précédemment saisie.
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 Modifier les données
Avant validation : Si vous souhaitez recommencer la saisie dans
la cellule, le bouton (x) de la barre de formule permet d’annuler
la saisie en cours ou la touche Echap (Esc) du clavier.
Après validation :
Vous pouvez modifier le contenu d’une cellule depuis la barre de
formule.

Soit vous double-cliquez dans la cellule, puis vous rectifiez sa

valeur.
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 Supprimer les données
Soit vous sélectionnez la ou les cellules concernée(s), puis
appuyez sur la touche Suppr du clavier.
Soit vous double-cliquez dans la cellule, puis vous supprimer
avec la touche « Backspace ».

Soit vous utiliser l’options d’effacement : sous l’onglet Accueil,

dans le groupe « Edition », activez le bouton « Effacer ».
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 Saisir les données alphanumérique (Texte)
Lorsque vous saisissez une lettre ou du texte dans une cellule,
Excel les interprète en tant que données alphanumériques c’est-
à-dire du texte.
NB : Il n'est pas possible de faire des calculs avec ces données.
Excel les aligne automatiquement à gauche après leur
validation. Comme par exemple le cas des numéros de téléphone
renfermant des d’autres caractères ou des espaces.
 Les données
 Saisir les données alphanumérique (Texte)
C’est possible de forcer l’application du format texte sur
d’autres types en mettant le symbole apostrophe ( ‘ ) en début
de la saisie. L’apostrophe ne sera pas affichée, il sera ignoré par
Excel, la suite de la saisie sera affiché telle quelle est, mais la
cellule sera marquée par la présence d’un petit rectangle vert
dans son angle supérieur gauche, indiquant à l’utilisateur que la
cellule forme le type texte.
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 Saisir les données alphanumérique (Texte)
Pour saisir du texte sur plusieurs lignes dans une même cellule,
appuyez sur la touche «Alt» en même temps que la touche
« Entrée » pour allez à la ligne.
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 Saisir les données numérique (Nombres)
Lorsque vous saisissez uniquement les nombres dans une
cellule sans caractères spéciaux tels que : #, ;* … ni espace, ils
seront interprétés comme un nombre. Excel aligne
automatiquement à droite les nombres dans une cellule.
NB : Pour saisir des décimaux, utilisez la virgule comme
séparateur décimal. Exemples : 33,00 0,55 3,14……
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 Saisir les données numérique (Nombres)
Pour saisir une valeur négative, faites-la précéder d’un signe
moins (-) ou entourez-la de parenthèses(). Exemple : -10 ou (10)
Pour entrer un pourcentage, tapez le signe % juste après le
nombre. Exemple : 100%; 70%....
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 Saisir les données numériques (Autres types)
D’autres types données sont obtenues en formatant les
nombres. Pour le faire : Sélectionnez les cellules contenant les
données, depuis l’onglet «Accueil», dans le groupe «Nombre» Il y
a cinq (5) boutons pour formater un nombre, en (monétaire,
pourcentage, séparateur de millier, décimal….
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 Saisir les données numériques (Autres types)
On peut aussi formater les nombres, via le lanceur de boîte de
dialogue à côté de Nombre.

NB : D’autres formatages peuvent être appliquer aussi à d’autres

types. Pour saisir une fraction, faites la précéder d’ espace pour
ne pas qu’Excel la considère comme une date.
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 Saisir les données numériques (dates et heures)
Les dates doivent être saisi comme par exemple :
12/10/2000 ou 12/10 ou 2/2 ou 02/02.
Les données de ce type sont automatiquement formatées
(exemple : 31/03 devient 31-mars).
Les heures doivent être saisi comme par exemple :
12:20:30 ou 03:03.
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 Saisir les données numériques (dates et heures)
Vous pouvez changer le format des dates, si vous tapez «2/2»
par exemple dans une cellule, Excel la change automatiquement
en « 2-févr ».
NB : Si ce n’est pas ce que vous souhaitez, par exemple, si vous
préférez par exemple afficher le 2 février 2009 ou 2/2/09 dans
la cellule.
NB : Lorsque une donnée est validé comme une date ou une
heure dans une cellule, elle sera automatiquement alignées à
droite dans la cellule comme pour les nombres.
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 Saisir les données numériques (dates et heures)
Pour changer format des dates, sélectionnez les, puis depuis
l’onglet «Accueil», dans le groupe «Nombre», cliquez sur le
lanceur. Dans la liste catégorie , cliquez sur Date et dans la liste
type , cliquez sur le format de date que vous voulez utiliser.
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 Saisir les données numériques (dates et heures)
Vous pouvez insérer la date ou l’heure du système dans une
cellule, elles sont générées automatiquement.
Pour les insérer, activez la cellule dans laquelle elles doivent
apparaître et tapez l’une des deux fonctions suivantes :
=AUJOURDUI( ) (Pour insérer la date du jour).
=MAINTENANT( ) (Pour insérer la date et l’heure actuelles).

NB : Attention, c’est la date et l’heure de l’ordination.

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 Copier les données
Pour copier les données, vous pouvez utiliser :
La fonction «Copier» ou les touches « Ctrl+C » :
Sélectionnez les cellules concernées, utilisez la fonction
«Copier» ou «Ctrl+C», positionnez-vous à l’endroit désiré,
utilisez ensuite la fonction « Coller» ou « Ctrl+V ».
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 Copier les données
Pour copier les données, vous pouvez utiliser :
La fonction glissée :
Sélectionnez les cellules puis déposez votre curseur sur une
cellule (le curseur se transforme en quatre flèches noires).
Maintenez le côté gauche de la souris enfoncé et la touche «Ctrl»
puis glissez jusqu’à l’endroit désiré.
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 Déplacer les données
Pour déplacer les données, vous coupez la ou les cellules
sélectionnées avec la fonction « couper » ou « Ctrl + X » , puis
positionnez-vous à l’endroit désiré, utilisez la fonction « coller »
ou « Ctrl + V»
Ou utiliser la fonction glissée : Sélectionnez la ou les cellules
puis déposez votre curseur sur une cellule (le curseur se
transforme en quatre flèches noires). Maintenez le côté gauche
de la souris enfoncé puis glissez jusqu’à l’endroit désiré.
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 Fusionner des cellules
Pour fusionner deux ou plusieurs cellules, cliquez sur la
première cellule à partir de laquelle vous voulez débuter la
fusion.
Maintenez le bouton gauche enfoncé puis faites glisser la souris
horizontalement et/ou verticalement afin de sélectionner le
nombre de colonnes et/ou de lignes que vous souhaitez
fusionner.
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 Fusionner des cellules
Dans l'onglet «Accueil», section «Alignement», cliquez sur le
bouton « Fusionner et centrer ». Pour fusionner des cellules
sans centrer ou annuler la fusion cliquez sur le petit bouton au
bout de la commande fusionner et centrer.
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 Incrémenter une série
Excel fait gagner du temps en complétant automatiquement les
séries de données à la place de l'utilisateur en un seul clic, une
liste ou séquence en les incrémentant grâce à «la Poignée de
recopie incrémentée».
La poignée de recopie incrémentée s’obtient lorsque l’on place
le curseur de la souris au niveau de l’angle inférieur droit d’une
cellule.
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 Incrémenter une série (Nombres)
Pour incrémenter une suite de nombres, écrivez d’abord les 2
premiers nombres dans 2 cellules adjacentes.
Sélectionnez les 2 cellules en même temps et glissez la poignée
de recopie de la sélection pour remplir la plage de cellules
voulu.

NB : En sélectionnant une cellule vous obtenez «une répété de

série».
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 Incrémenter une série (Nombres)
Exemples
 Les données
 Incrémenter une série (Nombre)
Avec l’incrémentation vous pouvez choisir l’intervalle, les
valeurs négatives ou décimales. Vous pouvez changer « une série
répétée » en cliquant sur l’info bulle puis sur « Incrémenter une
série ».
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 Incrémenter une série (Texte)
Tapez le texte qui démarre une série puis validez (comme les
jours de la semaine, les mois de l'année).
Cliquez sur la cellule contenant le texte puis sélectionnez la
poignée de recopie (+).
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 Incrémenter une série (Date et heure)
Tapez la date ou l’heure qui démarre une série puis validez.
Cliquez ensuite sur la cellule contenant la date ou l’heure puis
sélectionnez la poignée de recopie (+).
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 Trier les données
Excel propose de nombreux outils pour trier les données. Si
vous souhaitez par exemple trier les entrées de ce tableau par
ordre alphabétique du prénom et nom ou par date de naissance.
 Les données
 Trier les données
Pour trier, sélectionnez la colonne que vous voulez trier, puis,
dans l'onglet «Accueil», dans le groupe «Édition», cliquez sur
«Trier et filtrer ». Un petit menu apparait.
 Les données
Trier les données
A partir de là, vous pouvez directement appliquer un tri de « A à
Z » ou encore de « Z à A ». Si vous souhaitez personnaliser le tri,
cliquez sur « Tri personnalisé ».
 Les données
 La fonction de saisie semi-automatique
Lorsque vous saisissez les premiers caractères, il est possible
qu’Excel vous propose des données existant dans la colonne et
commençant par les mêmes caractères.
Si l’entrée proposée vous convient, validez la saisie, sinon, vous
pouvez afficher une liste en appuyant sur «Alt + touche direction
en bas ».
 Les données
 La fonction de saisie semi-automatique
La liste des entrées existant dans la colonne apparaît. Cliquez
alors sur Entrée pour valider le choix.
 Les données
 La fonction de saisie semi-automatique
Vous pouvez également afficher cette liste en cliquant avec le
bouton droit de la souris et en choisissant l’option «Liste
déroulante de choix ».
 Les données
NB : Cette fonction est disponible si l’option Saisie semi-
automatique des valeurs de cellule de la boîte de dialogue
Options Excel est active. (onglet FICHIER - bouton Options -
catégorie Options avancées - Options d’édition).
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 Transposer les données
La fonctionnalité Transposer, vous permet de changer
rapidement de données de colonnes en lignes, ou vice versa.
Exemple :
 Les données
 Transposer les données
Pour transposer une plage, sélectionnez la plage puis copier la.
Choisissez un nouvel emplacement où vous voulez coller la table
transposée, faites un clic avec le bouton droit sur la cellule
supérieure gauche de l’endroit où vous voulez coller le tableau
transposé, puis sélectionnez «Transposer». Après avoir fait
pivoter les données, vous pouvez supprimer la table d’origine.
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 Rechercher une valeur dans un classeur
Pour trouver une valeur dans un classeur, cliquez sur l’onglet
«Accueil», puis sur l’icône «Rechercher» dans le groupe Edition
et choisissez «Rechercher» dans le menu. Vous pouvez
également appuyer sur Ctrl + F pour parvenir au même résultat.
Entrez la valeur dans la zone Rechercher.
 Les données
 Rechercher une valeur dans un classeur
Si nécessaire, agrandissez la Rechercher en cliquant sur
Options. Vous pouvez alors spécifier :
Le format des cellules recherchées;
L’étendue de la recherche : la feuille ou le classeur;
La direction de la recherche;
Les éléments concernés par la recherche : formules, valeurs ou
commentaires.
Si la casse des caractères (c’est-à-dire les majuscules et les
minuscules) est un critère de sélection. Si la recherche doit
s’effectuer sur la totalité ou sur une partie des cellules
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 Rechercher une valeur dans un classeur
Cliquez sur Suivant ou appuyez sur la touche Entrée pour lancer
la recherche.
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 Rechercher et remplacer une valeur dans un classeur
Tapez le texte à rechercher dans la zone Rechercher et le texte
de remplacement dans la zone Remplacer par. Cliquez sur :
Suivant pour accéder à la prochaine cellule contenant le texte
recherché.
Remplacer pour remplacer le contenu de la prochaine cellule du
texte recherché par le texte de remplacement.
Remplacer tout pour remplacer toutes les valeurs recherchées
par le texte de remplacement.
 Les données
 Rechercher et remplacer une valeur dans un classeur

NB : Les autres contrôles de cette boîte de dialogue sont

identiques à ceux évoqués dans la section précédente et
s’utilisent de la même manière.
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 Définir une zone de saisie
Pour faciliter la saisie de données dans un ensemble de cellules,
le plus simple consiste à définir une zone de saisie.
Placez le pointeur sur la première cellule (en haut à gauche),
maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et faites glisser
le pointeur jusqu’à la dernière cellule de la zone de saisie (en
bas à droite).
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 Définir une zone de saisie
Après avoir renseigné une cellule, vous pouvez appuyer sur la
touche «Entrée» pour confirmer le contenu de la cellule
courante et vous déplacer vers d’autre cellules (si elles font
parties de la zone de saisie) avec la touche «Tab» du clavier.
NB : La saisie des données est limitée à la plage de cellules
sélectionnée.