Microsoft Access

Mr S.ACHAHOD

11/03/2009

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Quelques points de terminologie

Quest-ce quune donne ?

Donne

Quest-ce quune base de donnes ?

Base de donnes

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Base de donnes
Dfinition 1 :

Donne Donne Donne

Base de donnes

Une Base de donnes est un gros ensemble dinformation structures mmorises sur un support permanent.

Dfinition 2 :
Une Base de Donnes sert stocker et traiter des informations.
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Loutil informatique

le recours un logiciel (le SGBD) charg de :

grer les fichiers constituant une base de donnes. de prendre en charge les fonctionnalits de protection et de fournir les diffrents types dinterface ncessaires laccs aux donnes

Donne Donne

Gestion de donnes

SGBD
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Base de donnes

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SGBD
Dfinition :
Un Systme de Gestion de Bases de Donnes (SGBD) est un logiciel qui permet de manipuler les informations stockes dans une base de donnes.

ACCESS est un Systme de Gestion de Bases de Donnes

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Avantages d'une base de donnes.

Accs l'information plus rapidement et facilement. Toute l'information se retrouve une seule place; dans votre base de donnes. Recherche plus facile. Meilleure analyse des donnes. Meilleure prise de dcision. Mieux apte rpondre aux besoins de lentreprise.

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Nouveaux termes

L'utilisation d'une base de donnes apporte aussi de nouveaux termes comprendre.

Champ : Une information ncessaire sur une personne, une chose ou un vnement. Ex.: couleur, taille, modle, date, nom, prnom, tlphone, adresses, description, commentaires, etc. Enregistrement :Un regroupement de champs qui dcrient une personne, une chose ou un vnement. Ex.: nom, prnom, date de naissance, tlphone, numro d'assurance sociale, adresse, etc. Table : Un regroupement d'enregistrements sur un thme commun. Ex.: employs, client, etc.
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Base de donnes
La dfinition d'une base de donnes prend maintenant un sens plus large qu'auparavant. Ce n'est plus juste un fichier qui contient de l'information utile pour l'utilisateur. Il contient aussi des tables, des requtes et dautres objets pour dvelopper une "application" ou un "systme" qui rpond aux besoins spcifiques de l'utilisateur.

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Microsoft Access
propos des Tables

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Introduction

C'est dans les tables qu'on retrouve les informations de la base de donnes. Ces tables sont structures. Leurs structures contiennent la liste des champs ainsi que les proprits ou les caractristiques de ceux-ci. Exemple :

La premire partie consiste la cration d'une table pour conserver certaines informations sur les employs d'une entreprise.

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Exemple de table

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Les types de champs

Texte : Peut contenir des chiffres ou des lettres. Par dfaut, Access indique que la taille du champ est de 50 caractres. Vous pouvez toujours modifier la taille du champ selon vos besoins. Le maximum est de 255 caractres.

Mmo : Utile pour inscrire des Adresse. La taille du champ n'est pas dtermine. Le maximum est de 65 535 caractres.
Numrique : Peut contenir des chiffres seulement. Vous pouvez aussi dterminer le nom de chiffres aprs la dcimale selon vos besoins.

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Les types de champs

Date/Heure : Peut contenir ou afficher des dates ou mme de l'heure. Montaire : Il s'agit d'un type de champ numrique. Le format du champ est dj prt pour afficher le signe $.

NumroAuto : Champ numrique entier qui augmente automatiquement d'un (1) chaque nouvel enregistrement que vous ajoutez la table. Autrefois appel compteur. Oui/Non : Champ logique. Dtermine si un cas s'applique ou pas. Ex.: fumeur, non-fumeur. Access conserve l'information sous forme numrique. 0 = faux, 1 = vrai.
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Les types de champs

Objet OLE : Permet de faire un lien un objet provenant d'applications Windows. Il est capable de grer en liant ou en implantant dans la base de donnes. Lien hypertexte : Permet de faire un lien hypertexte un autre objet ou l'un des services de l'Internet qui permet le URL tel que FTP. Assistant liste de choix : Cet assistant vous permet d'accder une liste de choix prdtermin. Cette liste peut tre le contenu d'une tables, d'une requte ou que vous avez prpar vous mme.

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Au choix de l'utilisateur, il est aussi possible d'ajouter une description. Ceci est pratique lorsque vous revenez quelques mois plus tard et voulez savoir pourquoi vous avez choisi d'avoir ces champs dans la table. Cette description va aussi apparatre dans le coin infrieur gauche de la fentre au moment de l'entre ou la modification des donnes.
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Les proprits du champ

Taille : Dtermine le nombre de caractre qui peut tre contenu dans un champ. Cette proprit est seulement valide pour les champs de type Texte. Les autres types de champs ont dj une taille prdtermine.

Format : Dtermine la faon que l'information sera affiche dans le champ.

Masque de saisie : Dtermine la faon que l'information sera entre dans le champ. Valeur par dfaut : Dtermine une valeur initiale lors de l'ajout de nouveaux enregistrements.

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Les proprits du champ

Valide si : Place des bornes ou des limites sur le genre d'information qui peut tre entr dans un champ. Par exemple, peu de personnes seraient prtes travailler pour un salaire ngatif. Message si erreur : Affiche ce message si le contenu du champ ne respecte pas les restrictions de la proprit valide si. Null Interdit : Si actif, ne permet pas d'avoir un contenu vide dans le champ. Chane vide autorise : Permet d'insrer des espaces " " dans un champ.

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Les proprits du champ

Index : Un index acclre les requtes sur les champs indexs ainsi que les oprations de tri.

Voici quelques proprits supplmentaires disponibles pour les autres types de champs.

Dcimales (Numrique, Montaire): Dtermine le nombre de dcimales qui sera conserv avec le chiffre.
Nouvelles Valeurs (NumroAuto): Dtermine si le prochain chiffre sera la suite de la srie (Incrment) ou un chiffre au hasard (alatoire).
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Cl primaire
Une cl primaire est un champ, ou une srie de champs, qui aide diffrencier un enregistrement de tous les autres de la table. La cl place dans la bote grise la gauche du champ Numro de poste confirme que la cl primaire est sur ce champ.
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Cl trangre
Une cl trangre est un champ qui est reli la cl primaire d'une autre table. Par exemple, le champ No. Client de la table Facture peut tre reli la cl No. de client de la table Clients. Une cl trangre est une correspondance entre un ensemble de colonnes dans une table et l'ensemble des colonnes de cl primaire dans une autre table.

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Masque de saisie
Un masque de saisie est pour indiquer Access la manire que l'information soit entre dans une table. Vous pouvez forcer l'utilisateur entrer les donnes d'une certaine manire. Par exemple, il est impensable d'avoir des lettres dans un numro de tlphone. Comment s'assurer que les donnes seront entres de la bonne manire ? C'est pour cette raison qu'il y a les masques de saisie.

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Liste de choix (liste droulante)

Les listes ont l'avantage de permettre d'entrer plus rapidement les donnes ainsi que de rduire le nombre d'erreurs l'entre. Il est aussi possible de limiter l'entre de donnes au contenu de la liste.

Table/requte : Prends la liste des valeurs des champs qui sont dans une table ou une requte que vous dterminez dans la case Contenu. Liste de valeurs : Prends la liste des valeurs que vous entrez dans la case Contenu. Liste de champs : Prends la liste des champs d'une table ou d'une requte.
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Le tri dans une table

Au moment d'afficher le contenu de la table en mode Feuille de donnes, l'option du tri affiche les enregistrements en ordre croissant ou dcroissant selon un champ. Dans le mode Feuille de donnes, vous retrouverez dans la barre d'outils les boutons suivants:

Tous les enregistrements seront affichs selon l'ordre que vous avez demand sur le champ o se trouve le pointeur ce moment.
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