Bases de données

Qu’est-ce qu’une base de données ?

Une base de données est un outil qui permet de collecter et d’organiser des informations. Les bases de données peuvent

stocker des informations sur les personnes, les produits, les commandes, etc. La création de nombreuses bases de données

commence par la définition d’une liste dans un programme de traitement de texte ou une feuille de calcul. À mesure que la

liste se développe, des redondances et des incohérences commencent à apparaître au sein des données. Celles-ci deviennent

plus difficiles à comprendre sous la forme d’une liste, et les méthodes de recherche ou d’extraction de sous-ensembles de

données à des fins de consultation sont limitées. Lorsque ces problèmes surviennent, il est recommandé de transférer les

données vers une base de données crée par un système de gestion de base de données (SGBD), tel qu’Access.
Une base de données informatisée est un conteneur d’objets. Une base de données peut contenir plusieurs tables. Par exemple,

un système de suivi du stock basé sur trois tables ne correspond pas à trois bases de données, mais à une base de données

contenant trois tables.

Une base de données Access stocke ses tables dans un seul fichier, avec d’autres objets, tels que des requêtes,

des formulaires, des états, des macros et des modules. Les bases de données créées au format Access 2007 (également utilisé

par Access 2016, Access 2013 et Access 2010) ont une extension .accdb, tandis que les bases de données créées dans des

formats Access antérieurs ont une extension .mdb. Vous pouvez utiliser Access 2016 Access 2013 Access 2010 ou Access 2007

pour créer des fichiers dans des formats antérieurs (par exemple, Access 2000 et Access 2002-2003).
Composantes d’une base de données Access

 Tables

 Formulaires

 Rapports(états)

 Requêtes

 Macros

 Modules
 Tables
Une table de base de données est comparable à une feuille de calcul, dans la mesure où les données sont stockées dans des lignes

et des colonnes. Par conséquent, il est généralement facile d’importer une feuille de calcul dans une table de base de données. La

principale différence entre le stockage de vos données dans une feuille de calcul et dans une base de données tient à

l’organisation des données.

Pour optimiser la flexibilité d’une base de données, les données doivent être organisées sous forme de tables afin qu’il n’y ait pas

de redondance. Par exemple, si vous stockez des informations sur les employés, chaque employé ne doit être entré qu’une fois dans

une table configurée pour conserver uniquement les données des employés. Les données relatives aux produits sont stockées dans

leur propre table, et les données relatives aux succursales sont stockées dans une autre table. Il s’agit du processus de normalisation.
Chaque ligne d'une table est appelée enregistrement. Les enregistrements permettent de stocker les éléments d’information

individuels. Chaque enregistrement est constitué d’un ou plusieurs champs. Les champs correspondent aux colonnes d’une table. Par

exemple, les enregistrements (lignes) d’une table nommée « Employés » peuvent contenir des informations sur un autre employé,

tandis que les champs (colonnes) contiennent un autre type d’informations (prénom, nom, adresse, etc.). Les champs doivent être

désignés comme un certain type de données (texte, date ou heure, nombre, etc.).

Les enregistrements et champs sont comparables aux fiches du catalogue d’une bibliothèque à l’ancienne. Chaque fiche du

catalogue correspond à un enregistrement dans la base de données. Les éléments d’informations sur une fiche (auteur, titre, etc.)

correspondent à un champ dans la base de données.

Propriétés de table et de champ

Les caractéristiques et le comportement des tables et des champs sont définis et contrôlés par les propriétés. Les propriétés d’une

table sont définies dans la feuille de propriétés de la table. Par exemple, vous pouvez configurer la propriété Affichage par

défaut d’une table pour spécifier le mode d’affichage par défaut de la table. Une propriété de champ définit un aspect du

comportement du champ. Vous pouvez également définir les propriétés de champ en mode Création à l’aide du volet Propriétés

du champ. Chaque champ comporte un type de données qui définit le type d’information stockée dans le champ. Par exemple,

plusieurs lignes de texte ou de devises sont des types de données.

les types de données

Texte Texte ou suite de chiffres n'ayant pas de valeur mathématique et n'intervenant pas dans des calculs.

Mémo Texte de grande longueur (jusqu'à 65 535 caractères).

Numérique Suite de chiffres ayant une valeur mathématique et pouvant intervenir dans des calculs.

Date/Heure Champ numérique formaté sous forme d'une date et/ou d'une heure.

Monétaire Champ numérique formaté sous forme monétaire.

Numéro auto Champ compteur qui s'incrémente automatiquement à chaque saisie d'un nouvel enregistrement.

Oui/Non Champ ne pouvant contenir que deux valeurs. Il se manifeste sous forme d'une case à cocher.

Objet OLE Objet crée par un logiciel autre qu'Access, par exemple un dessin ou une photographie.

Lien hypertexte Adresse d'un lien hypertexte vers une page (URL).

Assistant Liste de choix

Crée un champ qui permet de déterminer une valeur à partir d'une liste de valeurs prédéterminées figurant dans une
liste déroulante.
les propriétés d'un champ
Chaque champ possède différentes propriétés qui sont détaillées ci-dessous.
Taille du
Détermine la longueur du champ. Cette propriété peut avoir de l'importance pour des bases de données comportant de nombreux
champ
enregistrements.
Format Indique la présentation d'un champ numérique.
Décimales Fixe le nombre de décimales d'un champ numérique.

Masque de
Permet de formater automatiquement le contenu d'un champ tapé au clavier. Par exemple, les chiffres 0145788474 seront formatés sous
saisie
forme de numéro de téléphone
Légende
Le libellé du champ tel qu'il se présentera dans un formulaire. Par défaut, il s'agit du nom du champ.

Valeur par
Contenu déterminé automatiquement en l'absence de saisie.
défaut
Valide si
Une expression qui limite les valeurs pouvant être contenues par le champ. Par exemple un code postal doit comporter cinq caractères.

Message si
Message qui s'affiche quand l'opérateur tape un contenu interdit par la propriété Valide si.
erreur
Null interdit Si Oui, une valeur doit être tapée dans le champ.

Indexé
Un index accélère les recherches et les tris sur le champ. Access indexe systématiquement les champs déclarés comme clés primaires.
Sans doublon : indique qu'un même contenu de champ ne figure qu'une seule fois dans la table.
Avec doublons : indique qu'un même contenu de champ peut figurer plusieurs fois dans la table. Par exemple, dans une table
CHÈQUES, on retrouvera plusieurs fois les mêmes numéros de clients.
Comprendre les tables en mode de saisie

Toutes les tables sont composées de lignes horizontales et de colonnes verticales , avec de petits rectangles appelés cellules

aux endroits où les lignes et les colonnes se croisent. Dans Access, les lignes et les colonnes sont appelées enregistrements et

champs .
Navigation dans les tables
Pour parcourir les enregistrements d'un tableau, vous pouvez utiliser les flèches haut et bas , faire défiler de haut
en bas ou utiliser les flèches de la barre de navigation Enregistrer située au bas de votre tableau. Vous pouvez
également trouver un enregistrement dans la table actuellement ouverte en le recherchant à l'aide du champ de
recherche d'enregistrement . Placez simplement votre curseur dans la zone de recherche, tapez le mot qui apparaît
dans l’enregistrement que vous souhaitez rechercher et appuyez sur la touche Entrée . Pour afficher d'autres
enregistrements correspondant à votre recherche, appuyez à nouveau sur Entrée. Pour naviguer entre les champs,
vous pouvez utiliser les touches fléchées gauche et droite ou faire défiler vers la gauche et la droite .
SQL (Structured Query Language)
Langage de programmation
SQL est un langage informatique normalisé servant à
exploiter des bases de données relationnelles. La partie
langage de manipulation des données de SQL permet
de rechercher, d'ajouter, de modifier ou de supprimer
des données dans les bases de données relationnelles.

MySQL
Logiciel
MySQL est un système de gestion de bases de données
relationnelles exemple Access
Ajouter des enregistrements et saisir des données
La saisie de données dans des tableaux dans Access est similaire à la saisie de données dans Excel. Pour travailler
avec des enregistrements, vous devez entrer des données dans des cellules .
Pour ajouter un nouvel enregistrement:
Il existe trois façons d'ajouter un nouvel enregistrement à une table:

 Dans le groupe Enregistrements de l' onglet Accueil ,

cliquez sur la commande Nouveau .

 Dans la barre de navigation en bas de la fenêtre, cliquez sur le bouton Nouvel enregistrement .
 Commencez à taper dans la ligne en dessous de votre dernier enregistrement ajouté.
Pour sauvegarder un enregistrement:
Access est conçu pour enregistrer les enregistrements automatiquement. Une fois que vous avez entré un
enregistrement, vous pouvez sélectionner un autre enregistrement ou fermer l’objet. Access enregistre
l’enregistrement. Toutefois, dans certaines situations, vous souhaiterez peut-être enregistrer un enregistrement
manuellement. Par exemple, si vous aviez besoin de modifier un enregistrement existant, vous pouvez enregistrer
l'enregistrement pour vous assurer que vos modifications sont enregistrées.
1.Sélectionnez l' onglet Accueil et localisez le groupe Enregistrements .
2.Cliquez sur la commande Enregistrer . L'enregistrement sera sauvegardé.
Modification des enregistrements
Pour éditer rapidement un enregistrement dans une table, vous pouvez cliquer dessus et saisir vos
modifications. Cependant, Access vous offre la possibilité de rechercher et de remplacer un mot dans plusieurs
enregistrements et de supprimer entièrement des enregistrements.

Pour remplacer un mot dans un enregistrement:

Vous pouvez modifier plusieurs occurrences du même mot en utilisant Rechercher et remplacer , qui permet de
rechercher un terme et de le remplacer par un autre.

1.Sélectionnez l' onglet Accueil et localisez le groupe Rechercher .

2.Sélectionnez la commande Remplacer . La boîte de dialogue Rechercher et remplacer apparaît.
3.Dans le champ Rechercher , tapez le mot que vous souhaitez rechercher, puis dans le champ Remplacer par: tapez
le mot pour lequel vous souhaitez remplacer le mot d'origine. Dans notre exemple, nous allons trouver des exemples du
mot Fall et le remplacer par Autumn .

4.Cliquez sur la flèche de liste déroulante Regarder dans: pour sélectionner la zone dans laquelle vous souhaitez
effectuer une recherche. Sélectionnez Champ actuel pour limiter votre recherche au champ actuellement
sélectionné.
•Sélectionnez Document en cours pour effectuer une recherche dans toute la table.
5.Cliquez sur la flèche de liste déroulante Correspondance: pour sélectionner la précision avec laquelle vous
souhaitez que les résultats correspondent à votre recherche. Sélectionnez Toute partie du champ pour rechercher
votre terme de recherche dans une partie d'une cellule.
•Sélectionnez Champ entier pour rechercher uniquement les cellules qui correspondent à votre terme de recherche.
•Sélectionnez Début de champ pour rechercher uniquement les cellules commençant par votre terme de recherche.
6.Cliquez sur Suivant . Si le texte est trouvé, il sera sélectionné .
7.Passez en revue le texte pour vous assurer de le remplacer. Cliquez sur Remplacer pour remplacer le mot
d'origine par le nouveau.
Pour supprimer un enregistrement:

1.Sélectionnez l'intégralité de l'enregistrement en cliquant sur la bordure grise à gauche de l'enregistrement.

2.Sélectionnez l' onglet Accueil et localisez le groupe Records .

3.Cliquez sur la commande Supprimer .
Modifier l'apparence de la table
Access vous permet de modifier l'apparence des tables de différentes façons, notamment en redimensionnant des
champs et des lignes et en masquant temporairement des informations inutiles. Ces changements ne visent pas
seulement à donner à votre table une belle apparence. ils peuvent aussi rendre la table plus facile à lire.
Pour redimensionner un champ:
Placez votre curseur sur la ligne de droite dans le titre du champ . Votre souris deviendra une double flèche .
Pour redimensionner une ligne:
1.Placez votre curseur sur la grille en bas dans la zone grise à gauche de la ligne. Votre souris deviendra une double
flèche .

2.Cliquez et faites glisser la ligne de la grille vers le bas pour augmenter la hauteur de la ligne ou vers le
haut pour la réduire, puis relâchez la souris. La hauteur de la ligne sera modifiée.
Cacher les champs
Si vous avez un champ que vous ne prévoyez pas de modifier ou que vous ne souhaitez pas que d'autres personnes
le modifient, vous pouvez le masquer . Un champ masqué est invisible mais fait toujours partie de votre base de
données. Il est toujours possible d'accéder aux données d'un champ masqué à partir de formulaires, de requêtes, de
rapports et de toutes les tables associées.
Pour masquer un champ:
Cliquez avec le bouton droit sur le titre du champ , puis sélectionnez Masquer les champs .
Si vous souhaitez que le champ soit à nouveau visible, vous pouvez le démasquer . Il vous suffit de cliquer avec le
bouton droit de la souris sur le titre d’un champ, puis de sélectionner Afficher les champs . Une boîte de dialogue
apparaîtra. Cliquez sur les cases à cocher des champs que vous souhaitez voir à nouveau, puis cliquez sur Fermer .
formatage du tableau
Couleur de la ligne alternative
Par défaut, l'arrière-plan de chaque ligne d'un tableau Access est légèrement plus foncé que celui du reste du
tableau. Cette couleur de rangée alternée plus sombre facilite la lecture de votre table en offrant une distinction
visuelle entre chaque enregistrement et les enregistrements situés directement au-dessus et au-dessous de celui-ci.
Pour changer la couleur de la ligne de remplacement:
1.Sélectionnez l' onglet Accueil , localisez le groupe Mise en forme du texte , puis cliquez sur la flèche de la liste
déroulante Couleur de la ligne alternative .

2.Sélectionnez une couleur dans le menu déroulant ou sélectionnez Aucune couleur pour supprimer la couleur
de la ligne de remplacement.
Modification du quadrillage
Une autre façon pour Access de rendre vos tableaux plus lisibles consiste à ajouter des lignes de
quadrillage marquant les bordures de chaque cellule. Les lignes de grille sont les lignes fines qui apparaissent entre
chaque cellule, ligne et colonne de votre tableau. Par défaut, les lignes de la grille sont gris foncé et apparaissent de
chaque côté d'une cellule, mais vous pouvez modifier leur couleur et masquer les lignes de la grille indésirables.
Pour personnaliser les lignes de la grille qui apparaissent:
1.Sélectionnez l' onglet Accueil , localisez le groupe Mise en forme du texte , puis cliquez sur la flèche
de la grille déroulante.

2.Sélectionnez les lignes de la grille que vous souhaitez voir apparaître. Vous pouvez choisir d'avoir des lignes de
quadrillage horizontales entre les lignes, des lignes de quadrillage verticales entre les colonnes , les deux types de
lignes de quadrillage ou aucune .
Options de formatage supplémentaires
Pour afficher des options de formatage supplémentaires, cliquez sur la flèche Formatage de la feuille de données
située dans le coin inférieur droit du groupe Mise en forme du texte .

La boîte de dialogue Mise en forme de la feuille de données offre plusieurs options de mise en forme avancées,
notamment la possibilité de modifier la couleur d'arrière-plan, la couleur du quadrillage, le style des bordures et
des lignes. Il inclut même la possibilité d'afficher un exemple de tableau avec vos choix de formatage. Jouez donc
avec les différentes options de formatage jusqu'à ce que votre tableau ait l'apparence que vous souhaitez.
 relations entre tables
Introduction
Après avoir créé une table pour chaque sujet de la base de données, vous devez donner les moyens à Access de
renvoyer ces informations en cas de besoin. Pour ce faire, vous devez insérer des champs communs dans les tables
liées et définir des relations entre ces tables. Vous pouvez alors créer des requêtes, des formulaires et des états qui
affichent des informations issues de plusieurs tables à la fois.
Types de relations entre les tables

Il existe trois types de relations entre les tables dans Access

Relation un-à-plusieurs

Utilisons comme exemple une base de données de suivi des commandes qui comprend une table Clients et une table

Commandes. Un client peut passer toutes les commandes qu’il souhaite. De ce fait, à chaque client représenté dans la

table Clients peut correspondre un grand nombre de commandes dans la table Commandes. La relation entre la table

Clients et la table Commandes est une relation un-à-plusieurs.

Pour représenter une relation un-à-plusieurs dans la structure de votre base de données, prenez la clé primaire du côté

« un » de la relation et ajoutez-la comme champ supplémentaire à la table du côté « plusieurs » de cette relation.
Relation plusieurs-à-plusieurs

Examinons maintenant la relation entre une table Produits et une table Commandes. Une même commande peut porter

sur plusieurs produits. D’un autre côté, un même produit peut figurer sur plusieurs commandes. Ainsi, vous pouvez avoir

plusieurs enregistrements dans la table Produits pour chaque enregistrement de la table Commandes. En outre, vous

pouvez avoir plusieurs enregistrements dans la table Commandes pour chaque enregistrement de la table Produits.

Cette relation est appelée relation plusieurs-à-plusieurs. Pour identifier les relations plusieurs-à-plusieurs existantes

entre vos tables, il est important de prendre en compte les deux côtés de la relation.
Pour représenter une relation plusieurs-à-plusieurs, vous devez créer une troisième table, souvent appelée « table de

jonction », qui décompose la relation plusieurs-à-plusieurs en deux relations un-à-plusieurs. Vous devez insérer la clé

primaire de chacune des deux tables dans la troisième. Par conséquent, la troisième table enregistre chaque occurrence

(ou instance) de cette relation. Par exemple, la table Commandes et la table Produits ont une relation plusieurs-à-

plusieurs qui est définie en créant deux relations un-à-plusieurs avec la table Détails commande. Une commande peut

porter sur plusieurs produits et chaque produit peut figurer sur plusieurs commandes.
Relation un-à-un

Dans une relation un-à-un, chaque enregistrement de la première table ne peut avoir qu’un seul enregistrement

correspondant dans la deuxième, et chaque enregistrement de la deuxième table ne peut avoir qu’un seul

enregistrement correspondant dans la première. Cette relation n’est pas courante sachant que les informations ainsi

liées sont en général stockées dans la même table. Vous pouvez utiliser une relation un-à-un pour diviser une table

contenant de nombreux champs, pour isoler une partie d’une table pour des raisons de sécurité, ou pour stocker des

informations qui s’appliquent uniquement à un sous-ensemble de la table principale. Lorsque vous identifiez une

relation de ce type, les deux tables doivent partager un champ commun.