A.

RELATIONS PUBLIQUES

La formation en « relations publiques de l’entreprise et de la gestion des ressources

humaines » dans sa première partie « relations publiques » s’articule en cinq points : la
définition de la fonction relations publiques, les techniques d’expression et de
communication, le suivi des dossiers et le marketing.

 DEFINITION ET FONCTION DES RELATIONS PUBLIQUES

 Définition : les relations publiques de l’entreprise sont les interactions

(liens) entretenues par l’entreprise avec son environnement
notamment : les partenaires d’affaires (clients, fournisseurs,
négociants, intermédiaires etc.), les administrations (justice, fisc,
organisme de sécurité sociale, syndicats…), les dirigeants (associés,
administrateurs, gérant…), le personnel (employés, consultants
permanents…)
 Rôle : le rôle principal des relations publiques est de manager
l’environnement de l’entreprise pour assurer sa survie (résister à la
concurrence), sa croissance en instaurant et en maintenant un climat
sein propice aux affaires.

 EXPRESSION ET COMMUNICATION

La gestion des relations publiques suppose entre autres une bonne maîtrise
de l’expression et de la communication en entreprise.
 Introduction
 Définition : l’expression et la communication dans l’entreprise sont
définies comme l’art d’échanger et de manifester une volonté, une
idée ou une situation existante. Cet art dépend d’abord de la
qualité de la pensée et de tout travail intellectuel qui y préside.
Dans tous les cas, le langage parlé ou écrit reste le principal
moyen d’échange.
 Rôle : exprimer et communiquer ont pour rôle de transmettre aux
différents interlocuteurs de l’entreprise, un message, une
information, ayant un caractère administratif, financier ou
technique par des techniques et moyens appropriés.
 Fonction : l’expression et la communication traduisent l’image de
celui qui s’exprime ou qui communique et par la même occasion
celle de l’entreprise. Bien menées, l’expression et la
communication peuvent appeler confiance et respect de la part des
interlocuteurs de l’entreprise et partant, la renommée qui constitue
un élément du fonds de commerce.
 S’informer : l’expression et la communication exigent de la part de
celui qui l’entreprend, une solide connaissance du sujet en question et
une culture générale poussée. Cette culture et cette connaissance
s’acquièrent au moyen de l’information.
 Moyens simples pour s’informer : l’information passe par les moyens
traditionnels (la documentation, la presse, les collections, les
manuels, les dictionnaires et les encyclopédies, les bibliothèques
publiques et privées etc.

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  Les moyens de l’informatique : il s’agit de la micro informatique, la
téléinformatique ou l’Internet, la télématique, les supports
électroniques et magnétiques.
 La documentation : pour se documenter, il faut faire appel  à: la
documentation, la presse, les collections, les manuels, les
dictionnaires et les encyclopédies, les bibliothèques publiques et
privées etc.
 L’organisation de sa documentation : il s’agit des documents que
l’on conserve pour servir dans le travail quotidien, la vie privée et
sociale comme support, comme preuve. L’organisation de la
documentation passe par la constitution d’un dossier qui dépend
du volume à conserver et de la matière.


o Le matériel : doit permettre la subdivision du dossier
- Le dossier
- Le sous dossier
- La chemise
- La sous – chemise
En tête placer l’organigramme et son contenu, jouer sur
les couleurs des sous chemise, indication brèves des
pièces que renferme chaque sous dossier etc.
Il faut savoir faire le tri, ne pas succomber à la tentation
de tout garder n’importe comment, ne pas remettre à
plus tard l’insertion d’une pièce dans un sous dossier,
noter ce qui est nécessaire, ne conserver que les
documents qui seraient trop difficiles à retrouver, mettre
à jour régulièrement sa documentation.

o Comment gérer l’information : gérer l’information c’est

savoir la collecter, la classer méthodiquement (créer
des fichiers ou dossiers), la sécuriser. On se réfère de
ce fait au service à menu, au service à langage
d’interrogation. Dans tous les cas la gestion de
l’information est d’abord théorique (plan et structure
avant d’être physique)
o Gestion de la documentation : (voir cours de
classement)

 La lecture : l’information est aujourd’hui obtenue par voie d’images

(télévision et films), par voie orale (radio, téléphone)
Les textes imprimés sont de moins en moins utilisés comme sources
d’information alors que de nombreuses et régulières lectures sont
indispensables à l’enrichissement de notre culture et de notre
personnalité ne serait ce que par des nécessités professionnelles. On
distingue principalement deux types de lecture : rapide et à haute voix

 La lecture rapide : destinée à se faire une idée du sujet abordé, elle

consiste à faire l’inventaire de l’essentiel (journaux, revues et
livres), à réguler sa vitesse de lecture en évitant le mot à mot (l’œil
allant plus vite peut déceler les mots essentiels et les grands
ensembles), en évitant d’articuler (contrôler les muscles de ses
lèvres, sa langue et ses cordes vocales), en réduisant le nombre
de points de fixation (se servir de l’œil pour déceler les points de
fixation en évitant de revenir en arrière). Il convient d’aller aussi

2
 vite que possible tout en comprenant ce que l’on lit et en retenir
l’essentiel.
 La lecture à haute voix : la lecture à haute voix peut se faire à
l’occasion d’un discours, de la dispense d’un cours ou de l’extrait
d’un document. Les dangers sont :
o Le lecteur a peur d’ânonner
o Trébuche
o Se reprend
o Le ton et le débit sont monotones et on perd le fil
Pour éviter ces dangers il faut,
o être audible en articulant grâce à une intonation
personnelle (ouvrir la bouche sans asperger les
auditeurs plus proches)
o regarder l’auditoire pour qu’il s’intéresse à votre discours
(se faire des complices dans l’auditoire)
o être clair, en regroupant les mots, en respectant la
ponctuation et les liaisons ;
o être vivant en évitant d’ennuyer l’auditoire (morne),
changer le rythme (ne pas bredouiller, souligner les
endroits importants) et en variant le ton (monter la voix
et la baisser sur les ponctuations et les fins de phrases)

 Le plan de la pensée des autres : bien comprendre ce que l’on

écoute ou ce que l’on lit exige de percevoir le plan du discours ou du
texte. Il s’agit d’observer l’ordre des idées, mieux écouter et mieux lire
pour relever le plan de l’autre.
 Les techniques d’observation : les techniques d’observations se résument en l’écoute
et au déchiffrage du texte
o Ecoute d’un discours : même bref, un discours efficace est
structuré (idée principale et accessoires). En
communication orale, l’idée principale est marquée par une
accentuation. La mimique, le geste, la voix, marque de
façon spontanée les articulations de la pensée.
o Le déchiffrage du texte : se fait par l’élimination des
difficultés dues au vocabulaire et à la construction de la
phrase (s’arrêter sur les mots qui résistent à la
compréhension), par le repérage de l’idée essentielle
(souvent placé au début ou à la fin d’un texte, parfois le
titre), par l’étude des articulations logiques qui font la liaison
des idées essentielles entre elles, ou des idées secondaires
entre elles dont les plus courantes sont :
- Articulation d’amorce : qui annoncent et souligne que ce
qui est dit n’est qu’un moment de la pensée (formules
introductives, préparation d’une opposition, insertion
d’une illustration, annonces diverses)
- Articulations de liaison : elles marquent un lien entre ce
qui précède et ce qui suit. (addition, insistance, cause,
conséquence, opposition, confirmation avec
changement de point de vue.
- Articulations de rappels : elles renvoient à ce qui a déjà
été exprimé. (ex. ainsi, de même, n’en restons pas à ce
stade, ce n’est qu’un premier point…).

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 - Articulations de terminaison : elles signifient le terme
d’un développement, la fin d’une énumération, la
conclusion.
- N.B. ne pas se fier à la seule formulation d’articulation, il
faut la replacer dans le contexte, elle peut ne pas être
exprimée car la tendance aujourd’hui est de juxtaposer
qu’à lier les séquences.

o Le sous-titrage : pour les textes longs, on a intérêt à marquer

dans la marge, les sous-titres brefs et provisoires qui
marquent les principales parties pour disposer de points
d’appui à partir desquels on appréhendera l’ensemble du
texte et son mouvement. Tout alinéa ne marque pas toujours
une idée nouvelle surtout dans les journaux où la mise en
page est souvent trompeuse. Il faut donc se laisser guider,
mais non abuser par la présentation matérielle et
typographique d’un texte.
o
 Les principales structures : le plan étant une structure organique indispensable dans un
texte écrit ou une intervention orale, il comportera forcément une introduction et une
conclusion. L’entraînement à la lecture et à l’analyse d’un texte consistera à dégager
l’intention de l’auteur, l’idée maîtresse et les rapports des idées secondaires. Les
principales structures sont : l’addition, le mouvement linéaire, l’opposition, le
raisonnement,
o L’addition : c’est une énumération (numérotation des
éléments), un inventaire des faits (termes signifiant la
juxtaposition : d’abord, ensuite etc.), l’addition donne ordre
et clarté. Si l’addition est longue il faut la catégoriser
o Le mouvement linéaire : il s’agit de choisir un fil directeur
spatial en recourant à l’ordre temporel ou chronologique
pour faire comprendre une situation ou un évènement
o L’opposition : il s’agit de la comparaison ou d’un examen
méthodique : (jour nuit, chaud-froid, masculin féminin,
thèse- antithèse, utile inutile etc.). les oppositions sont aussi
marquées par les phrases transitoires ou mots de liaison.
o Le raisonnement : il s’agit des enchaînements des idées
notamment :
- Relation de causalité : il s’agit de la recherche
instinctive. Consiste à trouver les causes d’un fait
constaté, à les déduire pour prévoir les conséquences ;
dans le cas d’une étude ou d’un rapport, les deux
mouvements sont associés.
- L’hypothèse : c’est le cas généralement d’un projet ou
d’une mesure que l’on propose. Il s’agit de décrire ce qui
est supposé et de déduire les résultats qui en seraient la
conséquence.
- Le syllogisme : c’est un type de raisonnement formel qui
permet de déduire une conclusion à partir de deux
affirmations appelées prémisses (majeure et mineure),
mais l’ordre des trois propositions peut être différent.
- Autres modes de raisonnement : passer du général au
particulier et inversement, de la théorique au concret ou
encore : thèse, antithèse et synthèse.

4
 o Les structures associées :
o L’étude des structures et du plan analytique permet de
mieux comprendre la pensée de l’auteur et sa stratégie,
mais elle ne fournit qu’un schéma abstrait. Le plan rend
compte du mouvement de la pensée et aussi du contenu du
texte ; il doit faire apparaître non seulement la structure,
mais encore les idées principales formulées de façon
précise et concrète.

 La prise de notes : le renseignement ou l’information reçue, pour être

conservée a besoin d’être notée afin de la communiquer plus tard sans
déformation. La prise de notes évite de charger la mémoire de
matériaux que le papier conservera avantageusement. En même
temps, la prise de note est un moyen et une méthode de réflexion. Les
notes prises doivent parler et être clairement prises, efficacement
rangées pour évoquer le souvenir. Pour atteindre ces objectifs, le
matériel, la mise en page, le questionnement sur le contenu et le
rangement sont nécessaires

 Le matériel : le matériel dépend de la qualité de notes à prendre : les notes au vol ou

les notes durables :
o Notes au vol : l’on a simplement besoin d’un bloc-notes et
d’un stylo ;
o Les notes durables : elles nécessitent du papier (64g, blanc,
format régulier, standard et commercial « 21x29, 7 »),
l’écriture lisible pour éviter trop d’efforts du lecteur.
 La mise en page : la mise en page moderne exige :
o une marge de 5 cm environ,
o une place pour l’insertion d’un titre en gros caractères,
o l’utilisation du recto de la feuille uniquement,
o les jonctions d’autres papiers aux notes,
o il faut veiller à les replier aux dimensions du papier normal,
o il faut retourner à la ligne (ou numéroter) quand cela est
nécessaire pour aérer la note,
o laisser des interlignes entre parties ou sauter de page,
disposer au même niveau les titres qui se valent ou qui
correspondent au début des paragraphes.

- Exemple :
I. PARTIE PRINCIPALE
i. Division importante
a) Subdivision
1- Subdivision
secondaire
ii. Division importante
a) Subdivision
1- Subdivision
secondaire
2- Subdivision
secondaire
II. PARTIE PRINCIPALE
Sans que cela ne devienne une source de
confusion, il faudrait que la division du texte en

5
 partie tienne compte de la même hiérarchie et de la
même disposition.

 Que prendre ? Comment prendre ? : il s’agit de garder l’essentiel

de ce que l’on entend ou que l’on lit, donc d’opérer un choix. Pour
cela, il faut, le plan, les notes simples, les notes de cours et de
conférences, les notes de lecture, les abréviations
o Le plan : c’est la charpente ou le squelette du texte qui
laisse transparaître les idées principales ou maîtresses et la
transition opérée entre elles
o Les notes simples : le mot peut noter une idée, on peut
aussi noter une citation ou une formule frappante,
généralement on adopte le style télégraphique par
expérience personnelle du choix entre tout prendre ou rater
l’essentiel.
o Les notes de cours ou de conférences : écrire tout en
résumant est difficile, mais grâce à une agilité d’esprit par
un entraînement intellectuel (lecture, exercice de résumé
habitude de rédiger permanente…) on acquiert la maîtrise
de la prise de notes ou de cours ; les automatismes
manuels sont aussi nécessaires (emploi des abréviations
accoutumance à l’effort prolongé)
o Notes de lecture : la technique particulière à ce niveau est
de cocher au crayon les mots et expressions clés, ensuite
l’on établit un plan avec un enchaînement des idées
logiques, l’on prend enfin les notes après une seconde
lecture.
o Les abréviations : en aucun cas il ne faut improviser une
abréviation, il faut s’en constituer un code qui doit rester
permanent, (^c=comme, m^=même, h= homme, pendant=
pendant…) en identifiant le pluriel par « s ».

 L’utilisation et le rangement des notes : bien prendre les notes doit

être une activité productrice car les notes prises devront servir
ultérieurement. Il faut de ce fait penser à la numérotation des
feuilles (par avance et ne jamais commencer par une page ans
qu’elle ne porte son numéro), aux références (permettent
l’identification, la provenance, date, lieu, intérêt nom de la
conférence…), au classement (ordonner et relier les feuilles du
même sujet) et à l’exploitation future (indexation en titrant ou sous-
titrant).

N.B. : prendre les notes et les classer, c’est : gagner du temps, s’organiser pour être plus
efficace, combattre l’éparpillement de la vie moderne, disposer d’une information juste,
précise et personnelle.

 L’expression écrite : la communication écrite a des exigences

notamment le contrôle de l’orthographe, la ponctuation, le
paragraphe ; en matière de traitement de texte il faut observer
l’historique du traitement de texte, l’apport du traitement de texte, les
fonctionnalités du traitement de texte 

 Quelques exigences : ces exigences sont de trois ordres : 

6
 o
Le contrôle pratique de l’orthographe : qui exige la rédaction
d’un brouillon propre et aéré, se fabriquer un « pense bête »
personnel, avoir sous la main un dictionnaire et une
grammaire, savoir se relire.
o La ponctuation : elle est faite de signes et marques qui
permettent au lecteur de noter les idées en les distinguant
entre elles. Elle donne également l’intonation du texte
 Le point : marque une pause longue et permet de
passer d’une idée à l’autre ; commencer par une
majuscule après un point.
 La virgule : marque une légère pause et permet de
souffler à l’intérieur d’une phrase contenant la même
idée, sépare un nom placé à côté d’un autre. isole une
proposition, encadre un élément d’une phrase que l’on
veut détacher, remplace un mot absent (verbe être), pas
obligatoire elle apporte la clarté au texte
 Deux points : marque une explication, une citation. Ils
introduisent une énumération,
 Le point virgule sépare deux fait sans les distancer,
donne une possibilité de nuance
 Le point d’interrogation indique une question directe et
dépend du verbe
 Le point d’exclamation traduit une émotion, un
sentiment.
 Les points de suspension indiquent une phrase non
achevée
 Le trait d’union unie les éléments d’un mot composé,
indique un mot coupé à la fin d’une ligne.
 Les séparateurs que sont les guillemets, les
parenthèses et les tirets.
 Les guillemets notent un emprunt à autrui et
l’expression se lit à voix apaisée
 Les parenthèses servent à expliquer ou à
commenter
 Les tirets notent une phrase à part qui peut être
négligée
NB. Les majuscules se mettent :

 A l’initial d’un nom propre ou d’un nom désignant la haute fonction ou le

titre de quelqu’un
 Au début d’un texte, après un point, après certains points d’exclamation
ou d’interrogation
 Un nom commun lorsqu’on le personnaliser ou donner une valeur
particulière « l’Amour est plus impressionnant et plus poétique qu’un
amour »

o Le paragraphe :

 Définition : c’est la cellule, l’unité de basse dans le

langage écrit, exprime une idée complète ^m complexe.
Se constitue d’une ou de plusieurs phrases marque une
étape du raisonnement, développe, un aspect dans une
description, expose un point de vue dans une
argumentation etc... peut être de cinq à vingt cinq
phrases.

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  Utilité : selon l’écrivain ou le lecteur
 Pour celui qui écrit, c’est un guide, une idée
complète ; la succession des paragraphes
permet de penser, de communiquer avec ordre,
suivant une progression pour contrôler
l’importance d’un développement ;
 Pour celui qui lit, il facilite le déchiffrage, son
appréhension renforce et soutien le travail
intellectuel, le retour à la ligne marquant le
changement de paragraphe signale à l’œil et à
l’esprit qu’une idée est abordée. Les
paragraphes montrent les lignes successives
 Il faut éviter deux négligences : le manque de
paragraphes (décourageante pour le lecteur et
confuse pour l’esprit), l’abus du retour à la ligne
qui marque difficilement la distinction des idées
ainsi le lecteur est soumis à un travail de
composition française
 Le paragraphe et l’alinéa : l’alinéa présente les
éléments normalement unis d’un paragraphe ;
parfois numéroté, il permet de mieux cerner les
dits éléments. Un seul paragraphe peut
composer tout un texte, c’est le cas des textes
juridiques.

N.B. : s’obliger à composer des paragraphes, c’est déjà se contraindre à trouver et

respecter un ordre, à écrire clairement

 Le traitement de texte : c’est un ensemble d’activités. A l’origine

activité allant de la dactylographie (machine à dactylographier ou
ordinateur) au stockage de l’information sur un support, aujourd’hui
le traitement recouvre la chaînes des activités de production d’un
document, de sa création jusqu’à la mise à la disposition de son
destinataire soit sur un support imprimé ou visuel. Tout le monde
peut aujourd’hui peut être amené à le pratiquer. De plus les textes
se rédigent de moins en moins par écrit que directement sur un
écran d’ordinateur. Cette partie permet de distinguer l’historique
succinct, l’apport du traitement de texte, ses fonctionnalités

o Historique succinct : étapes et divers support du traitement

de texte :
 Machine à écrire mécanique (Remington, 1874,
Américain)
 Machine à écrire électrique, 1933 ;
 Machine à écrire à frappe automatique avec bande
magnétique, 1950 ;
 Machines à écrire à mémoire magnétique, 1964
 Machines de traitement de texte en 1975 caractérisée
par un clavier, un écran, une unité logique centrale, une
unité de lecture/enregistrement, une imprimante,
dispositif complété par un logiciel de traitement de
texte ; ce traitement prend essor avec l’apparition dans
les années « 80 » de la micro-informatique

8
 o Apport du traitement de texte : à cause des avantages qu’il
a présenté autant pour les particuliers que pour les
entreprises, le traitement de texte est vite devenu un outil
incontournable en matière de production des documents. Il
permet notamment :
 Gain de productivité
 Diminution du temps de production des documents sans
nuire à la qualité qui se trouve améliorée
 Accroissement de la productivité
 Allègement de la tache des opérateurs
 Régulation de la charge dactylographique,
 Amélioration de la qualité de présentation
 Standardisation des correspondances et des
procédures, réduction des coûts et des délais,
 Amélioration des conditions de travail,
 Aide aux rédacteurs pour la conception et la révision
des documents.
L’utilisation de ce procédé nécessite un investissement
humain et matériel souvent aux coûts plus ou moins élevés.

o Fonctionnalités du traitement de texte : le processus

d’élaboration d’un texte distingue, la création et la saisie, la
mise en forme, l’édition, la diffusion, l’archivage pour un
accès automatisé ultérieur.
 Création et saisie d’un texte : il s’agit d’exprimer les
idées par des mots, de fabriquer des messages destinés
à être communiqués par écrit ; l’on devrait exploiter avec
profit l’abondante documentation offerte par
l’informatique. Se référer au cours d’informatique
notamment l’exploitation du logiciel de traitement de
texte « Word » qui présente un éventail de solution au
traitement de texte. Des problèmes de saisies subsistent
notamment, la saisie de certains caractères et signes
peu communs qui nécessitent la frappe d’un couple de
touches ou l’acquisition des logiciels spécifiques de
traitement des textes complexes
 La mise en forme : il s’agit de corriger automatiquement
les mots, d’opérer des couper coller etc. le public -
postage est également nécessaire. La mise en forme
donne au document l’esthétique nécessaire pour laisser
une impression au lecteur.
 L’édition du texte : ensembles d’opérations consistant à
définir les paramètres d’impression d’un texte mémorisé
sur un support informatique et à obtenir sur un support
physique visuel (papier), voir cours d’informatique.

N.B. le traitement est devenu sûrement l’outil de bureau élémentaire et indispensable.

Le comprendre peut permettre d’être productif ; maîtriser, d’être sans doute créatif.

 La communication téléphonique : c’est le moyen par lequel on établit

un contact direct entre deux individus ; il n’est pas le seul moyen
de communication et ne remplace ni l’entretien de vive voix, ni la
communication écrite. On le réserve pour des services précis :
prendre un rendez-vous, demander un renseignement, donner une

9
 information brève, régler des questions urgentes. Dans la vie
privée, on n’appelle pas avant 9 h, ni après 22 h.

N.B. le téléphone conserve son efficacité, si la communication est brève, motivée et

opportune.

o Avant d’appeler : il faut préparer la communication qui ne

doit pas durer plus de 5 minutes car le téléphone coûte cher
en temps et en argent autant pour celui qui appelle que
pour celui qui reçoit. Pour appeler, il faut :
 Préparer matériellement : stylo, papier, agenda, carnet
adresses ; assurer les conditions de communication
tranquille, éviter les cabines téléphoniques publiques
pour des renseignements délicats et techniques,
respecter l’heure et se libérer à temps
 Préparer l’entretien : en répondant aux questions, que
va-t-on dire ou demander ? qui appeler ? quand ? on ne
sonne pas un collaborateur quand il est occupé.
o L’entretien : il faut distinguer les règles à observer pour le
demandeur, pour l’appelé et pour tous
 Le demandeur : s’assurer de l’identité du correspondant,
 « à qui ai-je l’honneur de parler ? »
 « est-ce m…tel ?»
 S’excuser si on s’est trompé en disant : excusez-
moi.
 Avertir en cas de communication longue.

 L’appelé : se fait connaître par une expression :

 « ici…. Nom personne ou entreprise »
 « ici……de l’entreprise…. »

 Pour tous :
 Ne pas crier au téléphone
 Ne pas livrer des noms inconsidérément ou des
secrets
 Réduire les formules de politesse surtout dans le
travail ;
 Pour mettre fin à l’entretien, remercier ou présenter
des excuses : « je ne veux pas vous importuner
davantage »

o Après : on ne passe pas tout de suite à autre chose, il faut

noter ce qui a été dit d’important, noter les rendez vous,
préparer la lettre de confirmation ou le mémoire pour fixer
les conclusions de l’entretien important.
o En présence d’un tiers : il faut :
 S’excuser au moins par un geste
 Se méfier des micros sensibles « quelle barbe, ce
téléphone » indispose celui qui appelle.
 Si la communication est pour le visiteur, ne pas
demander l’origine de l’appel mais dire : »je vous prie de
ne pas quitter, je vais voir. » si possible laisser seul le
visiteur par discrétion

10
  Chez un tiers, demander l’autorisation de vous servir de
l’appareil et proposer de régler le montant de la
communication.
 Le résumé : le résumé est la contraction (réduction) d’un texte, d’un
document généralement écrit afin de discerner l’essentiel. C’est la
synthèse à l’opposé du développement. Pour aborder la question il
faut noter à quoi sert un résumé, la réduction d’un texte, la rédaction
d’un résumé.

A quoi sert le résumé ? Pour cerner la question il faut savoir pourquoi

résumer ! Pour qui résumer ! Comment résumer
o Pourquoi résumer ? en tant qu’activité indispensable et
formatrice, le résumé aide à mieux comprendre et la technique
permet d’augmenter l’efficacité dans l’action au stade de
l’information et de la réflexion.
o Pour qui résumer : on résume souvent pour soi, mais surtout
pour les autres
 Le résumé pour soi : un livre une conférence, un article
une revue des instructions peuvent être résumés en
fonction des connaissances et des intérêts du moment ;
il faut éviter les résumés trop succincts qui
obscurcissent et sont inutilisables
 Le résumé pour les autres : souvent par manque de
temps, il faut résumer pour frayer un passage rapide
vers l’essentiel du destinataire (chef ou particulier) pour
faciliter la prise décision. Dans un examen, c’est un test
révélateur de certaines qualités intellectuelles
(compréhension, synthèse est.) et la capacité d’écrire
avec fermeté.
o Comment résumer : le résumé doit être bref, clair, fidèle et se
permettre à la place du lecteur pour juger de sa netteté. Il faut
se résigner à garder le sens car c’est l’art de la valeur
approchée, distinguer le travail de filtrage des idées, du travail
sur l’expression.

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TECHNIQUE DU RESUME

I Le travail de préparation
Il s’effectue en deux temps : la compréhension du texte et la construction du résumé.
I – 1 Compréhension du texte
Il est nécessaire de comprendre la pensée de l’auteur dans sa globalité et dans ses
détails ; pour ce faire, une lecture attentive et lente du texte s’impose pour saisir le sens des
mots, afin d’éviter les contre sens et une étude superficielle du texte. Une première lecture
donne ainsi une idée générale du sujet ; les autres lectures permettent une analyse plus
approfondie du texte pour en dégager les idées forces autour desquelles sera construit le
résumé.
Ce travail sera complété par la recherche des idées secondaires et accessoires qui
viennent soutenir les thèmes essentiels.
Evitez autant que possible des surcharges inutiles (illustrations, explications et
exemples).
Après cette phase, vient la construction du résumé proprement dit.

I – 2 La construction du résumé

La partie relative à l’intelligence du texte qu’on vient d’étudier doit avoir donné lieu à
un important travail matériel. Ce travail aura consisté en la prise de notes et en la mention
sur une feuille de développement, en éliminant les idées secondaires et accessoires
superflues. Après ce travail, il s’agit d’opérer le tri définitif des idées principales et de passer
à la rédaction de différentes parties du résumé, en ayant toujours présent à l’esprit que le
destinataire de ce résumé doit avoir une idée globale et précise de ce résumé.

II La rédaction du résumé

Comme un rapport administratif, le rapport comprend : une introduction, un corps

résumé et une conclusion.

II - 1 Composition
Comme dans tous les écrits, l’introduction présente le sujet, pose à l’attention du
lecteur le problème traité, lui fait connaître l’auteur du texte, et son propos essentiel. Le
rédacteur du résumé doit savoir que l’introduction est une pièce maîtresse du travail qu’on lui
demande de réaliser.
Elle doit être brève, précise et éviter d’anticiper sur la suite de la composition.

II – 2 Attributions

12
 Il s’agit ici d’expliciter le thème général énoncé dans l’introduction en s’inspirant
autant que possible du texte à résumer.

En fin de plan, le rédacteur du résumé peut soit reconstituer celui du texte original,
soit établir le sien propre.

Le corps du résumé doit être cohérent et permettre de suivre l’argumentation de

l’auteur. Cela implique que la liaison entre les différentes parties soit assurée avec soin. La
rédaction d’un résumé doit constituer un ensemble cohérent et compréhensible même pour
quiconque n’aurait pas eu connaissance du texte original.

II –1– 3 Conclusion
Elle est aussi importante que l’introduction. Pour la rédiger, il est conseillé d’en
étudier le libellé en fonction des arguments dont l’emploi a été révélé par l’analyse.

La conclusion n’est pas un résumé, elle est tirée de façon implicite des principales
idées dégagées dans le corps du développement. Si le rédacteur ne se sent pas inspiré pour
conclure, il vaut mieux qu’il s’en abstienne.

III – La forme
Les conseils relatifs à la forme en ce qui concerne les autres documents
administratifs restent valables pour le résumé. Le style, le vocabulaire, l’orthographe et la
présentation matérielle doivent être bien soignés.

III – 1 Le style et le vocabulaire

La manière d’exposer ou de rédiger doit permettre l’assimilation rapide d’un grand
nombre d’idées exprimées en un nombre restreint de mots. D’où la nécessité pour l’écrit
d’être simple et clair par l’emploi des mots exacts et propres. Eviter le moindre doute, pour
cela, employer le mot le plus simple ou celui de l’auteur.

Il ne s’agit pas dans un résumé de texte, pour le rédacteur, de montrer la richesse de

son vocabulaire ; l’usage des phrases courtes est conseillé. Il faut autant que possible être
concis sans que cela compromette la clarté. Il faut lire et relire le résumé avant de le mettre
au propre.
Certaines expressions et phrases de l’auteur peuvent être reprises en ayant soin de
les mettre entre guillemets.

III – 2 L’orthographe et la présentation matérielle

Il est inadmissible de rencontrer des fautes d’orthographe dans un résumé de texte ;
car, le texte original à résumer compte tous les mots susceptibles d’être utilisés. Et l’employé
dispose du temps nécessaire pour consulter un dictionnaire en cas de doute sur
l’orthographe d’un mot.
Il s’agit donc de relire la copie avant de la remettre pour éliminer toutes les fautes
possibles.
Un accent particulier doit être mis sur la ponctuation et l’accentuation. L’écriture doit
être lisible et le texte aéré. Tout ce travail matériel influe sur la compréhension du texte du
résumé.
o
 La réduction d’un texte : pour réduire un texte, il faut comprendre la
pensée de l’auteur, pouvoir déceler les idées que l’on peut
supprimer suivant un taux de contraction et un plan précis.
o Comprendre la pensée de l’auteur : cette compréhension
passe par une première lecture et une lecture approfondie
 Première lecture : éviter le survol trop rapide et la
lenteur tatillonne, il faut déceler de quoi il est question

13
 ou l’idée principale qui se trouve souvent à l’introduction
ou à la conclusion. Elle permet d’apercevoir la structure
du texte.
 La lecture approfondie : plus lente elle permet de
souligner, d’énumérer, d’entourer, d’éclairer et de
déchiffrer ; elle permet de sous-titrer ou de trouver des
intertitres.
o Les idées que l’on peut supprimer : il s’agit devoir comment se
développe une idée pour soustraire du texte les éléments de
même nature, les illustrations, les exemples pour nu conserver
que les vérités affirmées, les thèses.
o Le taux de contraction : il n’existe pas de taux idéal tout
dépendant du titre ou du sommaire. La règle est celle de
l’efficacité en évitant de rendre le texte mort par l’oubli des
idées essentielles. Aux examens précision est souvent donnée
quant au nombre de mots en tolérant une marge +ou- de 10 %
tous les mots sont décomptés y compris les mots élidés et
composés. Il s’agit d’adopter une vitesse variable et un taux de
contraction modulé.
o Le plan du résumé : résumer c’est faire ressortir les idées
essentielles en maintenant la structure du texte initial et les
rapports qui existent entre elles. L’on peut ne pas épouser le
plan initial, mais ne faut pas trop s’en éloigner
o Conseils pratiques :
 Faire un brouillon épousant le plan du résumé
 Rédiger plus long que plus court car il est délicat d’ajouter
que de supprimer des expressions et mots
 Ecrire dix mots par ligne et cinq par demi-ligne pour
faciliter le décomptage
 Pour exploitation ultérieure, il faut mentionner le titre, la
date et les références du texte.

 La rédaction du résumé : le ton du résumé est le ton du texte. Le

résumé n’est pas un rapiéçage. Il faut savoir faire des économies
de mots et connaître les limites de cette économie.
o Ton du texte, ton du résumé : le texte se contracte de lui-
même. Eviter de personnaliser le texte (temps de
conjugaison)
o Un résumé n’est pas un rapiéçage : résumer c’est
comprendre le texte et le rédiger en exprimant les idées
importantes dans un style personnel en évitant de reprendre
paresseusement des lambeaux du texte. Reprendre les
formules irremplaçables.
o Comment faire des économies de mots : une économie
appréciable de mots résulte des procédés simples
 La suppression : parasite, certains gallicismes
(expression longue et mal dite), reprises
 La transformation : remplacer un tour prépositionnel
par une construction directe, replacer une proposition
subordonnée par un adjectif, remplacer une
proposition subordonnée par un adjectif ou un
participe en opposition, remplacer deux propositions
par une seule, remplacer une énumération par un

14
 terme collectif, remplacer une formule de
présentation par un signe de ponctuation
o Les limites de l’économie : il faut surtout éviter de supprimer
les expressions et mots qui changeraient le sens du texte
o Il faut limiter le temps de résumé.

N.B. : le résumé n’est ni un plan à la présentation schématique, ni une prise de notes

en style télégraphique, ni une mosaïque d’expressions empruntées au texte. Il se
compose de phrases claires et complètes.

 le télégramme : c’est un moyen de communication :

o écrit, ce qui le distingue du téléphone ;
o rapide : ce qui le distingue de la lettre
o à sens unique : ce qui le distingue encore du
téléphone
o qui va partout : ce qui le distingue du télex ;
o coûteux : ce qui oblige à économiser les mots et
l’argent ;
o rédiger un télégramme consiste donc, tout en
étant bref, à transmettre toute information, sans
équivoque. Vérifiez toujours le texte. n’improvisez
pas votre message au moment de le téléphoner
ou de le remettre au guichet du bureau de poste.

 Une application (voir galop d’essai N°2)

 Présenter l’information : après avoir rappelé les lois les plus

élémentaires de la diction et de la rédaction, observé ce que disent les
autres pour en faire notre profit, il est nécessaire d’examiner les
différentes formes sous lesquelles les renseignements et les
connaissances sont transmis en définissant principes généraux qui
permettent de présenter l’information pour que celle-ci soit exacte et
précise, claire, assimilable par le destinataire en utilisant les matériaux
du langage.
Informer c’est communiquer par le moyen du langage, et parfois
d’un matériel documentaire, une connaissance que l’on estime nouvelle
pour celui à qui on la destine. L’information présentée doit exclure tout
bruit (ambiguïté, erreur, incertitude))

 La recherche de la précision : l’information porte d’abord sur une

réalité. Mais une réalité bien saisie par l’esprit peut être trahie par
une maladresse du langage. La recherche de la précision
suppose :

o Que les mots respectent les faits (précision du vocabulaire)

 Refus des termes vagues

 Emploi du vocabulaire technique
 Choix du mot juste

o Indiquer la source de l’information :

 Témoignage directe ou indirect

15
  Référence à un document (livre ou article d’un
journal)

o La recherche de la clarté : elle consiste à la mise ordre des

éléments de l’information et leur enchaînement, l’élaboration de
l’énonce.
o Exemple à ne pas suivre (qui fait perdre le fil au lecteur)

 Une longue phrase étirée

 Une construction simple molle et confuse
 Une rédaction avec équivoque
 L’accumulation des mots principaux
 Les participes empilés
 Une lourde suite de compléments
 L’ordre des mots maladroit
 répétions d’un même mot plusieurs fois dans une
même phrase

o pour être clair, il faut :

 ponctuer les phrases
 éliminer les constructions fautives
 écrire les phrases courtes et simples
 employer l’indicatif
 recourir à l’énumération
 éviter les mots inutiles
 bannir les répétitions
 marquer les liaisons nécessaires (mots de liaison)

 Adapter l’information au destinataire : la transmission de

l’information au destinataire de manière efficace suppose une
analyse de la situation de la communication, la différence de la
qualité de l’information entre l’émetteur et le destinataire, les
conditions matérielles. En résumé, il faut :
o Un exposé concis, mais suffisant (éviter le message obscur)
o Un langage bien choisi (construction simple, mots difficiles)
 La présentation des documents graphiques : il est puéril de croire
que le recours à un moyen graphique dispense de toute
explication. L’image n’est qu’un message partiel ou potentiel.
Quelques phrases explicatives sont toujours nécessaires. Mais il
faut dire l’indispensable succinctement nettement. La principale
maladresse d’expression qui menace particulièrement le discours
est la répétition (des termes, des mots, du vocabulaire), il faut faire
un effort de variété de la langue.
 Joindre un C.V. :
o Définition : C.V. = curriculum vitae ; littéralement, la carrière
de la vie) est une sorte d’autobiographie résumée.
o Présentation : le C.V. est une sorte de fiche technique
différente de la lettre qui l’accompagne est courte et
complètement rédigée. Le C.V. est destiné à prendre place
dans le dossier, regroupe par rubriques, les indications
brèves et précises. Il s’agit de présenter un texte lisible et
correct car beaucoup d’entreprises emploient un personnel
qualifié, spécialement chargé d’examiner les demandes
d’emploi ; rien n’échappe à ces spécialistes, votre réponse

16
 constituant un excellent test : orthographe, écriture, choix
du papier etc.… l’usage se répand aujourd’hui de joindre
une photo d’identité récente, de bonne qualité.
o Le contenu : le C.V. doit être complet, mais limité aux
renseignements strictement nécessaires : pas de
bavardages sans intérêt, pas d’exhibitionnisme ni de
confession larmoyante. Exemple :

 Etat Civil :
 Nom (lettres capitales)
 Prénom usuel
 Date et lieu de naissance
 Situation de famille
 Adresse
 Situation militaire
 Etudes et compétences
 Diplômes (le plus important et le plus récent)
éviter l’historique de la scolarité
 Langues (étrangères pratiquées)
 Stages et Expérience professionnelle
 Entreprise ou administration
 Années de présence
 Titre exact
 Fonctions exercées ou emplois tenus
 Renseignements détaillés
 Références
 Etudes,
 Stages
 Activités professionnelles
 Divers

 Le plan et l’intention d’informer : après avoir appris à découvrir et à

traiter le plan (charpente du texte) des autres, il est intéressant de voir
comment peut-on informer ou persuader. Informer ou persuader
imposent chaque plan différent. Il s’agit de rechercher un plan type ou
d’en élaborer.
 La recherche d’un plan : celle-ci passe par la recherche et la mise
en ordre des idées qui est une tâche parfois longue et difficile.
Pour y parvenir on aimerait avoir un plan type. Seulement :
o Existe-il des plans préfabriqués ?
 Aucun plan ne peut s’adapter automatiquement, il faut
parfois les adapter au contexte du texte.
 Plusieurs plans sont en général possibles, rares sont
les sujets qui n’admettent qu’un plan unique
 Il faut un effort d’analyse et de mise en ordre
 Des procédés mécaniques sont souvent recommandés
par un questionnement :
 De quoi s’agit-il ? (objet)
 Pour quelles raisons ?
 Dans quel but ? (motifs et objectifs)
 Comment ?
 Avec qui ou avec quoi ? (moyens)
 Aspect général ?

17
  Qualités physiques ? (poids, dimensions,
couleurs.)
 Utilisations ?
 Servitudes ?
 Cette méthode ne doit pas être sous estimée car
elle aide à démarrer ;

 Le plan est une règle et une démarche scientifique

(planning ou planification pour les entités visant une
efficacité)

o Le classement provisoire des idées

 L’esprit humain travail dans la confusion, le décousu, le

désordre, dans une association d’idées parfois
étranges, souvent peu solides ; il ne faut pas se laisser
décourager.
 Utiliser plusieurs feuilles à la fois en les spécialisant.
 Une feuille pour les faits et arguments
 Une autre pour les amorces de plan
 Une autre pour les développements
 Exprimer les idées de manière plus concise sans un
souci de rédaction complète.
 Un tri provisoire d’idées par tâtonnements joue le plan
de recherche.
 Lorsque le plan de recherche n’est pas clair, revenir aux
éléments initiaux.
o Les caractères généraux d’un plan

 Tout plan présente les qualités suivantes :

 La simplicité
 L’équilibre des parties
 La répartition en 2, 3 ou 4 parties
 Le choix entre le plan statique ou le plan
dynamique ?

 L’élaboration d’un plan : plusieurs méthodes permettent d’élaborer

un plan au rang desquelles :
o Linéaire : ce type de plan se fait dans l’espace et dans le
temps
 dans l’espace, la description est faite selon une
direction : gauche droite, haut bas, entrée fond etc.
chaque partie est ainsi développée.
 dans le temps, demande soit le respect de la
chronologie rigide (caractérisée par des périodes
importantes qui permettent des regroupements partiels)
ou une chronologie souple (atténuation des faits par
périodes) ;
o le plan par Catégories : il s’agit de regrouper dans le plan
les points communs que l’on souhaite mettre en ordre. ces
catégories dépendent du point de vue où l’on se place
 les catégories traditionnelles : il existe des schémas
traditionnels de description des faits ou évènements.
mais il faut plutôt recherche les cadres plus propres à
chaque sujet.

18
  comment découvrir les catégories qui conviennent ?
 rechercher les éléments qui s’apparentent
 déterminer les points communs
 s’assurer du point important
 regrouper les éléments qui se rangent dans la
même rubrique.

 l’exemple courant est le regroupement des éléments

par : avantages, inconvénients
 faut-il ménager une progression ?
 les faits énumérés doivent être du même ordre
 s’ils sont du même ordre, il faut  les classer :
 du plus important au moins important
 du moins important au plus important en
supposant que l’on a évalué les divers
éléments ;

o Opposition : le plan construit sur une opposition se fait

généralement en deux parties :
 On considère un seul objet et l’on suppose deux
aspects opposés
 On compare deux objets
 Avantages
 Inconvénients
 Ce type de plan est commode pour un premier
classement des idées bien qu’elle oblige des reprises
N.B. : si l’on a à opposer deux aspects d’un même objet ou à comparer deux objets :
 Au stade de la recherche des idées et du premier
classement, adopter le plan simple en deux parties
articulées sur l’opposition.
 Au stade de l’exposé oral ou écrit, plutôt que de
conserver un long développement à chacun des deux
aspects du même objet ou à chacun des deux objets,
regrouper les idées autour de 2, 3 ou 4 points essentiels
ou catégories : l’opposition, le parallèle s’établissent à
l’intérieur de chaque partie.

o Raisonnement : le plan doit être articulé sur une réflexion

dynamique :
 Après constat des faits, il faut les expliquer par une
démarche régressive (situations, causes)
 Adopter une démarche progressive (situations,
conséquences)
 Associer deux mouvements (situations, causes,
conséquences)
 On peut également décrire l’hypothèse et ses
conséquences possibles.

o Combinaisons : la richesse d’un sujet invite à recourir à une

structure souple, combinant les rapports les plus divers car
le plan ne doit être qu’un projet qui n’échappe pas à
l’auditeur et qui évite les redites.

19
 Le compte rendu : les écrits d’information (C.R, PV, Note) doivent être
distingués des textes qui expriment un jugement ou orientent une
décision (rapports)

 La note : c’est un écrit très court sans forme fixe qui permet au sein,
de l’entreprise de communiquer les renseignements ou des avis
entre les services ou entre les échelons de la hiérarchie. Elle
exclut les formules de politesse qui alourdissent la
correspondance. Il ne faut pour autant pas manquer de courtoisie
dans une note fut elle administrative. Elle comporte l’entête
(origine, destinataire, objet et date) et le corps de la note.

 Le compte rendu : c’est le type même de l’écrit d’information ; il

donne une image fidèle, exacte, succincte d’un évènement, d’une
situation, d’une négociation ou d’un document. Il laisse un
témoignage durable d’une phrase de discussion ou d’opération en
cours. Il est descriptif, complet et n’omet aucune circonstance
notable. Avec les mêmes attaches que la note, on distingue quatre
types :
 Le C.R d’un évènement : c’est un témoignage écrit ; peut
débuter par « je soussigné….titre, j’ai l’honneur de……. »
 Le C.R. de mission : rend compte d’une action accomplie
seul ou en groupe, il relève les faits marquants et peut être
suivi d’un rapport.
 Le C.R. d’un entretien : rend compte d’un entretien oral pour
laisser une trace écrite (conversation téléphonique,
audience, démarche etc.) ; ce sont des C.R. utilisés pour
déclencher les décisions ou des ordres.
 Le compte rendu d’un document : c’est un résumé très
réduit d’un ou plusieurs textes assez répandu dans. On
distingue les C.R de publication, les C.R d’un ensemble de
correspondances et les C.R. d’articles de journaux.
 Contrairement à la note, la C.R. s’en tient au simple
contenu du texte dont il rend compte

 Le Procès Verbal : il ne s’agit pas ici de l’acte officiel établi par une
autorité administrative ou judiciaire, mais d’une espèce de C.R. qui
relate les débats d’une assemblées ou d’une réunion. Il établi pour
les participants (afin d’éviter toute contestation) ce qui a été
discuté, arrêté, décidé en commun. Le P.V conditionne la
démocratie et caractérise la gestion sociale moderne car c’est le
texte qui fait foi de la délibération des décisions collectives. Un
P.V. comprend :
 L’en-tête :
o Nom de la collectivité dont les débats sont rapportés
o Lieu, date et heure de la réunion
o Objet du débat (ou ordre du jour décidé)
o Nom et qualité du président de séance, du ou des
secrétaires, et, s’il y a lieu, des membres du bureau de
l’assemblée.
o Enumération des participants, des excusés, des
absents ou bien si l’assemblée est nombreuse,
indiquer le nombre de participants présents ou
représentés (quorum)

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 o Mention des personnalités assistant aux travaux.

 Le C.R. de séance : il est rédigé par les secrétaires de

séance et contient le détail des interventions individuelles
dans une suite chronologique rigoureuse de discussion. Il
révèle la technique de prise de note. Ce C.R. s’organise
autour de :
o Le secrétaire de séance : bon exercice pour tout
débutant pour connaître les personnalités, vite
comprendre et rendre compte avec méthode.
o Le C.R est rendu au président de séance qui peut
par politesse le répercuter aux participants pour
reconnaître leurs propos.
o Dans le C.R la présentation des décisions prises et
les textes approuvés seront nettement distingués
des interventions.
o Pour des assises qui ont une conséquence
générale, les notes prises doivent être complétées
par des enregistrements magnétosphériques,
sténographique ou sténo typique.
o Si la réunion est simplement importante, le
secrétaire de séance rapporte d’une manière
succincte mais cursive la discussion ; il précise les
résultats des votes. Ce genre de PV est encore
qualifié de PV analytique des débats.

 Le Procès Verbal : plus que le résumé, le C.R. de séance

est généralement rédigé par le secrétaire de séance ou le
responsable de l’organisme qui a délibéré. En dehors de
l’entête, seuls les points principaux et les décisions
examinées sont utiles. C’est la pièce qui fait autorité ; il  est
conservé dans les archives de la société ou de la
commission, ou bien transcrit dans un registre légal prévu à
cet effet. Il est signé du président et doit être adopté au
début de la réunion suivante.

 Assemblées et réunions
 Avant l’assemblée
 Au début de l’assemblée
 Petit lexique
 Les réunions et commissions

 Les textes et travaux

 Le plan et le désir de persuader
 La conclusion et l’introduction
 Confronter
 Les arguments
 Réfuter
 Le rapport simple
 Le rapport fonctionnel
 La présentation du rapport

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