SOMMAIRE

I- STRUCTURE (CREATION DE BASE DE DONNEES)

1- Création d’un dépôt de stockage………………………………………………………………..…..2
2- Comment créer une famille d’articles………………………………………………………………2
3- Comment créer un article…………………………………………………………………………….….3
4- Comment créer un représentant……………………………………………………………….…….5
5- Comment créer un fournisseur……………………………………………………………….……….5
6- Comment créer un client……………………..………………………………………………..………..7
7- Mise à jour des tarifs…………………………………………………………………………….………..14

II- TRAITEMENTS
1- Documents des ventes…………………………………………………………………………………….17
2- Documents des achats……………………………………………………………………………………..19
3- Documents des stocks……………………………………………………………………………………..22
4- Documents internes…………………………………………………………………………………………23
5- Gestion des Règlements………………………………………………………………………….……….23
a) Saisie des règlements clients……………………………………………………………….……..23
b) Rattachement de règlement à une facture………………………………………….……..24
c) Saisies des règlements fournisseurs…………………………………………………….……..24
6- Interrogation de comptes………………………………………………………………………….……..25
a) Interrogation de comptes clients………………………………………………………….…….25
b) Interrogation de comptes fournisseurs ……………………………………………….…….25
c) Interrogation de comptes articles………………………………………………………….……25
d) Interrogation de comptes représentants……………………………………………….……25
7. Saisies d’inventaire…………………………………………………………………………………….…...26

III- ETAT
1- Etats personnalisés……………………………………………………………………………………………27
a) Contenu de menu………………………………………………………………………………………27
b) Journal des ventes (point journalier)………………………………………………………….27
2- Statistiques clients……………………………………………………………………………………………28
3- Mouvements clients…………………………………………………………………………………………28
4- Statistiques fournisseurs…………………………………………………………………………………..28
5- Mouvements fournisseurs………………………………………………………………………………..29
6- Statistiques articles…………………………………………………………………………………………..29
7- Mouvements de stock………………………………………………………………………………………29
8- Inventaire…………………………………………………………………………………………………………29
9- Etats libres………………………………………………………………………………………………………..30
a) Relevé d’échéances……………………………………………………………………………………..30

IV- MAINTENANCE
Procédure de la maintenance……………………………………………………………………………30

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 I. STRUCTURE
1-Dépôts de stockages

Le dépôt de stockage permet de créer vos différents stocks

 Cliquer sur ‘’Structure’’ puis cliquer sur ‘’Dépôts de stockage’’

 Lorsque la fenêtre s’ouvre, faire un clic droit « Ajouter un nouvel élément »

 Remplir les différents champs de la fenêtre de création puis fermer la fenêtre.

Intitulé : Saisir obligatoirement la désignation complète (nom complet)

 Les rubriques listées ci-dessous sont facultatives et peuvent être

renseignées si vous avez les informations afférentes :

Contact ; Adresse ; CP / Ville ; Région ; Pays ; Responsable ; Cat. Comptable

Télécommunications ; Télécopie ; Code dépôt; Téléphone ; Télécopie ; E-mail ;

 Cocher ou non la case ‘principal’ selon le cas où le dépôt créer est un dépôt
principal ou non;

2-Création d’une Famille d’articles

 Cliquer sur ‘’Structure’’ puis sur ‘’Familles d’articles’’ ;
 Faire un Clic droit puis choisir l’option « Ajouter un nouvel élément »
 Remplir les différents champs (code, intitulé, , unité de vente, suivi stocks,
compte général, code taxe…) de la fenêtre de création puis fermer la fenêtre.
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 3-Création d’un article

 Cliquer sur ‘’Structure’’ puis sur ‘’Articles’’ ;

 Faire un clic droit puis choisir l’option « Ajouter un nouvel élément »

 Remplir les différents champs (Référence, Désignation, Famille, Prix d’achat et de

Vente) de ‘’la fiche principale’’ ;
 Puis fermer la fenêtre :

 Onglet Fiche principale

Référence : Cette zone permet de saisir la référence de l'article. Cette information est
obligatoire et ne pourra plus être modifiée une fois la fiche enregistrée.

Désignation : Ce champ permet la saisie du nom de l'article. Cette information est obligatoire
mais pourra être modifiée après validation de la fiche article.

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 Famille :Il s’agit d’une liste déroulante éditable permettant de sélectionner la famille
correspondante à rattacher audit article. Les informations renseignées lors de la création de
la famille (catégorie tarifaire, catégorie comptable, référence fournisseur...) sont attribuées
par défaut à l'article en création mais restent modifiables.

NB : Une fois la famille affectée, la zone Référence ne peut plus être modifiée, l'article est
ainsi créé.

Prix d’achat :Ce champ permet la saisie du prix d'achat HT de base. Lorsque pour un même
article plusieurs fournisseurs sont référencés, on renseigne plutôt le prix moyen d'achat
(CMUP).

Coefficient :Le prix de vente est déterminé par défaut par l'application de ce coefficient au
prix d'achat.

Prix de vente : La liste déroulante permet de choisir le prix de vente en :

 HT (valeur proposée par défaut)

 TTC

Unité de vente :L'unité de vente correspond à l'unité dans laquelle est exprimé le prix de
vente.

 Onglet Complément

Compte général : Cette zone permet de renseigner les différents comptes généraux de charges
et produits ainsi que les codes taxes afférents.

 Choisir le code journal (vente TTC, vente HT, achat HT….) dans la liste déroulante ;
 Sélectionner le compte général correspondant dans la liste déroulante qui se trouve
en bas du tableau puis valider ;
 Lorsque le code journal implique une taxe (Vente TTC, Achat TTC …), cliquer sur
la ligne code taxe ;
 Choisir le compte général de taxe correspondant en bas du tableau puis valider

 Onglet Stock

Suivi du stock :Dérouler la liste pour choisir le mode de gestion des stocks de l'article
(CMUP, LIFO, FIFO, LOT…)

Sélection de dépôt :Pour visualiser le stock de l’article dans un dépôt défini:

 Choisir le dépôt dans la liste déroulante,

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  Dans le tableau qui se trouve en bas, vous verrez apparaitre les informations sur le
stock de l’article.

 Onglet Statistique

Statistique vente : Permet de visualiser les statistiques de vente par mois

Statistique achat : Permet de visualiser les statistiques d’achat par mois

4-Représentants (agents commerciaux)

 Cliquer sur ‘’Structure’’ puis sur ‘’Représentants’’.

 Faire un clic droit « Ajouter un nouvel élément »
 Remplir les différents champs de la fenêtre de création puis fermer la fenêtre.
 Renseigner la date d’anniversaire dans le champ ‘’Complément’’ (champ
facultatif) .

5-Création du Fournisseur

 Cliquer sur ‘’Structure’’ puis sur ‘’Fournisseurs’’.

 Faire un clic droit puis choisir l’option « Ajouter un nouvel élément »
 Remplir les différents champs de la fenêtre de création puis fermer la fenêtre

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  Onglet Identification

N° compte : Le remplissage de ce champ est obligatoire et permet de saisir le compte du

fournisseur. Lorsqu’il s’agit d’un nom composé :

 Précéder de « 401» puis ajouter les 3 premières lettres du nom+3 autres premières
lettres du prénom du fournisseur ou Précéder de « 401 » puis ajouter les 3 premières
lettres de la dénomination du fournisseur.

NB : Aucune modification ne peut être apportée à cette zone après affectation du compte
général principal.

Intitulé : Saisir la dénomination du fournisseur

Classement : Cette zone sert à la recherche rapide de la fiche fournisseur et au classement de

la liste des fournisseurs. Elle reprend par défaut l'Intitulé du fournisseur mais peut être
modifié.

Compte collectif : Le rattachement d'un compte général à une fiche fournisseur est obligatoire.
Il permet le transfert des écritures comptables relatives à la facturation et au règlement.
Pour ajouter le compte collectif il faut :

 Saisir « 401 » dans le champ

 Cliquer dans la liste déroulante puis choisir (401… compte correspondant)

NB : la validation du compte général rattaché ne permet plus la modification du numéro de

compte.

Zones facultatives : Les rubriques ci-dessous peuvent être renseignées si vous avez les
informations afférentes :

Qualité /Contact /Adresse / Complément /CP / Ville /Région /Pays /N° Siret /NA
(code APE) /N° identifiant /Téléphone/Télécopie/E-mail /Site

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  Onglet Complément

Ce volet sert à l'enregistrement des données commerciales concernant le fournisseur.

Catégorie (Cat.) comptable : Dérouler la liste pour choisir le type de catégorie comptable voulu.

NB : Par défaut la première catégorie est affectée.

Devise : Dérouler la liste pour choisir la devise voulue.

Encaisseur : La sélection d’un encaisseur permet de choisir un autre compte tiers à régler à la
place du fournisseur lorsque ce dernier en a ; dans ce cas, les écritures sont passées sur le
compte encaisseur lors de la mise à jour comptable.

NB : Par défaut cette zone reprend le numéro du fournisseur.

Dépôt : Ce champ permet d'affecter au fournisseur un dépôt de livraison par défaut. Ce dépôt
sera systématiquement proposé dans les documents saisis pour le fournisseur (mais restera
modifiable).

Mise en sommeil : Cette option indique que le fournisseur ne doit plus être utilisé en saisie de
documents. Un message d'avertissement non bloquant vous en préviendra si tel est le cas.

 Cocher dans la case pour l’activer

Commentaire : Ce champ est utilisé pour l'enregistrement d'informations diverses.

Conditions de règlement : Confer conditions de règlement client (plus haut).

6-Création d’un client

 Cliquer sur ‘’Structure’’ puis sur ‘’ Clients’’ ;
 Faire un clic droit puis choisir l’option « Ajouter un nouvel élément »
 Remplir les différents champs de la fenêtre de création puis fermer la fenêtre.

 Onglet Identification

N° compte : Précéder de « 411 » puis ajouter les 3 premières lettres du nom + 3 autres
premières lettres du prénom du client ou précéder de « 411 » puis ajouter les 3
premières lettres de la dénomination.

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NB : Aucune modification ne peut être apportée à cette zone après affectation du
compte général principal.

Intitulé : Saisir obligatoirement la désignation complète (Nom complet du client).

Classement :Cette zone sert à la recherche rapide de la fiche client et au classement de la liste
des clients. Elle reprend par défaut l'Intitulé du client mais peut être modifié.

Compte collectif :Le rattachement d'un compte général à une fiche client est obligatoire. Il
permet le transfert des écritures comptables relatives à la facturation et au règlement. Pour
ajouter le compte collectif il faut :

 Saisir « 411 » dans le champ

 Cliquer dans la liste déroulante puis choisir le compte correspondant

NB : la validation du compte général rattaché ne permet plus la modification du

numéro de compte.

Zones facultatives : Les rubriques listées ci-dessous sont facultatives et peuvent être
renseignées si vous avez les informations afférentes :

 Qualité ; Contact ; Adresse ; CP / Ville ; Région ; Pays ; N° Siret ; NAF (code

APE) ; N° identifiant ; Téléphone ; Télécopie ; E-mail ; Site

 Onglet Contacts

Cet onglet permet d'enregistrer les différents contacts que vous pouvez avoir chez le client
autres que celui mentionné dans l’onglet «Identification».

Liste de contacts : Pour ajouter un contact :

Saisir les informations (Nom, Prénom, Service, Fonction) ; puis Valider par la touche
‘’Entrer ‘’ de votre clavier ;

Les informations apparaîtront automatiquement dans la partie centrale de la fenêtre qui se

trouve au-dessus des champs renseignés.

Pour consulter un contact :

 cliquez sur sa ligne dans la partie centrale de la fenêtre ;

 Onglet Complément

Ce volet sert à l'enregistrement des données commerciales concernant le client.

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Catégorie (Cat.) comptable : Dérouler la liste pour choisir le type de catégorie comptable voulu.

NB : Par défaut la première catégorie est affectée.

Devise : Dérouler la liste pour choisir la devise voulue.

Représentant :

 Dérouler la liste pour avoir accès à la liste des représentants enregistrés dans la base
de données
 Puis choisir un représentant (commercial)

NB : cette opération s’effectue lorsque vous décider d’attribuer un représentant au client ;

sinon le champ est par défaut vide

Mise en sommeil : Cette option indique que le client ne doit plus être utilisé en saisie de
documents. Un message d'avertissement non bloquant vous en préviendra si tel est le cas.

 Cocher dans la case pour l’activer

Conditions de règlement : Les zones décrites ci-dessous, qui occupent la partie inférieure de
l’onglet «Complément», vont permettre de définir de manière automatique les échéances
des documents de vente. Le net à payer de chaque document sera ventilé en autant
d'échéances que le précise la liste des conditions de règlement.

*Modèle de règlement : les modèles sont créés dans la commande Structure /

Comptabilité / Modèles de règlement.

 Choisir dans liste déroulante un modèle de règlement existant.

*Valeur : dans la liste déroulante qui se trouve en bas de la partie centrale de la fenêtre
(grand champ) :

 sélectionner un type d'échéance.

 Pourcentage : le montant affecté à la ligne du modèle de règlement correspondra au
pourcentage du net à payer du document (factures….)
- Saisir le taux de pourcentage dans le champ adjacent à la liste de valeur
- Insérer le nombre de jour
- Choisir la condition
- Remplir le champ « Le » (facultatif)
- Sélectionner un mode de règlement
- Valider

 Equilibre : (valeur par défaut), le programme solde le net à payer du document. Dans
la liste, le programme indique ce type de choix par le symbole d'une balance en début
de ligne. Vous ne saisirez aucune valeur à ce niveau puisque cette dernière est
calculée automatiquement par le programme.

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 - Insérer le nombre de jour
- Choisir la condition
- Remplir le champ « Le » (facultatif)
- Sélectionner un mode de règlement
- Valider

 Montant : le montant affecté à la ligne du modèle de règlement est fixe. Dans la

partie centrale de la fenêtre (grand champ), le programme indique ce type de choix
par la lettre F.

- Saisir le taux de pourcentage dans le champ adjacent à la liste de valeur

- Insérer le nombre de jour
- Choisir la condition
- Remplir le champ « Le » (facultatif)
- Sélectionner un mode de règlement puis valider.

*Jour(s) : Cette case permet de saisir le nombre de jours de "battement" à respecter entre la
date de la pièce génératrice du paiement (facture) et la date de premier versement du
règlement (première échéance).

*Condition : Le programme se servira de cette condition pour déterminer la date de départ

du calcul de l'échéance :

 Jour net : le programme prend comme date de référence la date de la facture et

ajoute le nombre de jours, en tenant compte des variations dans les mois et années ;
si un jour de tombée est enregistré (confer « Le »), c'est lui qui est pris en compte,

 Fin de mois civil : le programme calcule l'échéance à partir de la fin du mois de la

facture conformément au calendrier (le 28, 29, 30 ou 31) et ajoute le nombre de mois
selon la règle suivante : 1 mois = 30 jours, 2 mois = 60 jours, etc. ; si un jour de
tombée est enregistré (confer « Le »), c'est lui qui est pris en compte,

 Fin de mois : le programme calcule l'échéance à partir de la date de la facture et

ajoute le nombre de jours, en tenant compte des variations dans les mois et années,
et ainsi, tient compte de la fin du mois ; si un jour de tombée est enregistré (confer
« Le »), c'est lui qui est pris en compte.

*Le : Jour précis saisi manuellement ; vous pouvez enregistrer jusqu'à 6 jours de tombée
(compris entre 1 et 31). La date d'échéance sera arrondie par rapport au jour de tombée
supérieur le plus proche.

NB : Si la zone est laissée vide, le programme calcule la date de tombée en fonction du

nombre de jours de "battement" et de la condition (voir explication plus haut).

*Mode de règlement :Dérouler la liste puis choisir un mode de règlement.

Après saisie, il faut obligatoirement valider par la touche ‘’Entrer ‘’ de votre clavier pour
que la condition de règlement soit enregistrée dans la liste.

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Pour modifier une condition de règlement : sélectionnez sa ligne, modifiez les zones
souhaitées et validez pour enregistrer les modifications.

Pour supprimer une condition de règlement : sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton
Supprimer de la barre d'outils Navigation.

 Onglet Tarifs

Catégorie tarifaire : Dérouler la liste puis choisir une catégorie tarifaire

Taux : Deux zones servent à la saisie des différents taux. La première est une liste déroulante
permettant de sélectionner le taux à renseigner. Elle offre les choix suivants :

 Taux remise,
 Taux escompte,
 Taux relevé (remise mensuelle ou trimestrielle à votre convenance),
 Taux R.F.A. (remise de fin d'année).

La zone de droite sert à la saisie de la valeur correspondante.

Remise par famille : Pour créer une remise par famille :

 Sélectionner le code famille située dans la partie inférieure de la fenêtre.

 Saisir ensuite dans la zone suivante taux de remise la valeur de la remise
 Validez avec la touche ‘’Entrer’’ de votre clavier

Pour modifier le taux d'une remise par famille :

 Sélectionner sa ligne dans la fenêtre centrale,

 Saisir ensuite le nouveau taux puis valider avec la touche ‘’Entrer’’ de votre
clavier.

Pour supprimer une remise par famille :

 Sélectionner sa ligne
 Cliquer sur l’icône Supprimer de la barre d'outils navigation.

Tarif d'exception par article :

Pour créer un tarif d'exception

 Choisir la référence de l'article dans la liste déroulante éditable Article située dans
la partie inférieure de la fenêtre.
 Saisir éventuellement dans les zones suivantes :
 le coefficient,
 le prix de vente et/ou
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  le taux de remise.
 Valider par la touche ‘’Entrer’’ de votre clavier
 Double cliquer dans la ligne de remise qui se trouve dans la fenêtre centrale pour
avoir accès à la fenêtre de Tarif actuel-nouveau tarif

*Tarifs actuel : Ce volet présente les tarifs en cours appliqués au client sélectionné.

*Nouveau tarif : Ce volet permet d'enregistrer les tarifs futurs qui seront appliqués au
client pour l'article considéré.

 Onglet statistique

Solvabilité :

*Contrôle de l'encours client : Dérouler la liste pour choisir le type de contrôle voulu ;

 Contrôle automatique (valeur par défaut) : le code risque sera calculé de manière
automatique, lors de la saisie des documents, en fonction du dépassement
d'encours selon les règles définies lors du paramétrage de base.
 Selon code risque : l'affectation du code risque s'effectue manuellement par
l'utilisateur.
 Compte bloqué : le compte client est totalement bloqué. Aucun document ne peut
être saisi pour le client.

Quelque soit le contrôle sélectionné, vous avez les sous-rubriques suivantes :

 Encours maximum autorisé

Il s’agit d’enregistrer le montant maximal de l'encours autorisé au client.

 Plafond assurance-crédit

Ce champ permet d'enregistrer le montant couvert par votre assurance.

Cette information sera reprise dans la saisie des pièces de vente pour l'évaluation du risque
encouru avec les clients douteux.

 Code risque

Cet encadré regroupe toutes les informations permettant d'apprécier le risque potentiel
représenté par le client. Une liste déroulante propose les codes risques enregistrés
préalablement lors du paramétrage de base.

Dérouler la liste pour choisir un code risque

 Action

Le programme rappelle à ce niveau l'action affectée au code risque.

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  Dépassement d'encours

Le programme rappelle les valeurs limites de dépassement correspondant au code risque

affiché.

 Placé sous surveillance

Cocher dans la case pour activer cette option.

*Informations sur le compte client

La partie droite de cette fenêtre affiche des informations commerciales et comptables sur le
compte du client en cours de consultation. Informations données dans cette fenêtre :

Encours autorisé : l’encours autorisé à ce client ;

Solde à la date du jour : correspond au cumul des quatre lignes qui suivent celui-ci ;

Echus à 1 mois : retards de paiement de moins de 30 jours par rapport à l'échéance ;

Echus à 2 mois : retards de paiement de 30 à 60 jours par rapport à l'échéance ;

Echus à 3 mois : retards de paiement de plus de 60 jours par rapport à l'échéance ;

Non échus : échéances non encore échues ;

Dépassement : différence entre l'encours autorisé et le solde à la date du jour ;

Portefeuille BL & FA : cumul TTC des bons de livraison et des factures non transférées
en comptabilité ;

Dépassement : cumul du dépassement précédent et du portefeuille en cours ;

Assurance-crédit : valeur tirée de la fiche client ;

Risque réel : cumul du solde à la date du jour et du portefeuille en cours diminué de

l'assurance-crédit ;

Portefeuille BC : cumul TTC des bons de commande non livrés ;

Dernière facture : date de la dernière facture enregistrée sur un journal de vente ;

Dernier règlement : date du dernier règlement enregistré sur un journal de trésorerie.

Statistiques : Les documents qui sont pris en compte par le programme pour le calcul des
statistiques sont les suivants :

 Factures
 Factures comptabilisées,
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  Documents compactés.

Les valeurs affichées dans les colonnes sont les suivantes :

Période : période prise en compte pour le calcul des statistiques,

Ca HT Net = Montant HT des lignes enregistrées sur la période,

Taux de remise : taux de remise moyen pratiqué sur la période,

Marge : marge en valeur dégagée par le client sur la période,

% Marge/Ca : pourcentage de la marge dégagée par le client sur son chiffre

d'affaires pour la période.

NB : Les périodes affichées sont composées de l'ensemble des mois à compter du premier
document émis pour le client, jusqu'au mois correspondant à la date système du micro-
ordinateur. Les mois durant lesquels aucune pièce n'a été émise sont indiqués.

Surveillance : Cette sous-rubrique de la fiche client permet de réaliser une surveillance

financière du client en obtenant l'affichage d'informations le concernant. Lorsqu'une
procédure de surveillance financière du tiers a été lancée, il reprend les données générales
relatives au tiers (forme juridique, effectif, chiffre d'affaires...) ainsi que toutes les données
concernant d'éventuels incidents de paiement ou de régularité de paiements.

7-Mise à jour des tarifs

 Cliquer sur ‘’Structure‘’ puis sur ‘’Mise à jour des tarifs‘'

 Sélection du type de mise à jour

La liste déroulante du type de mise à jour propose les choix suivants :

Directe (valeur par défaut) la mise à jour s'effectue directement sur les tarifs en
vigueur en fonction des choix faits dans les cases à cocher de cette fenêtre
et des paramétrages à faire dans les autres fenêtres de l'assistant.
Date la sélection de ce choix rend active la zone se trouvant à la droite de la liste
d'application déroulante. Celle-ci est destinée à la saisie obligatoire d'une date qui sera
celle d'application des nouveaux tarifs.
Nouveau la sélection de ce choix fait s'estomper toutes les autres options de la
tarif fenêtre de l'assistant. Il est nécessaire d'y enregistrer la date d'application
des nouveaux tarifs. Toutes les valeurs enregistrées dans les volets
«Nouveau tarif» des fonctions qui en disposent seront transférées dans les
zones correspondantes des volets «Tarif actuel» qui leur correspondent et
remplaceront les valeurs existantes.

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 Apres avoir fait le choix du type de mise à jour,
 Cocher dans l’une des cases pour choisir une option:

 mise à jour des tarifs d’achat

 mise à jour des tarifs de vente
 mise à jour des coefficients
 mise à jour des remises
 Cocher ‘’NON’’ à la question qui se trouve en dessous de la dernière case ;
 Cliquer sur ‘’Suivant’’.

 Vous avez la possibilité d’appliquer la mise à jour à des articles donnés ou à l’une
des familles d’article ;

Paramétrage de la mise à jour des tarifs de vente : Cette fenêtre n'apparaît que si l'utilisateur
a coché l'option Mise à jour des tarifs de vente dans la fenêtre «Sélection du type
de mise à jour».

 Choisir à partir de la liste déroulante le paramétrage de la modification à apporter au

prix de vente des articles considérés :

Pourcenta la valeur saisie dans la zone précédente sera considérée comme une
ge majoration du prix en pourcentage
Ajouter la valeur saisie sera ajoutée au prix de vente existant

Remplacer la valeur saisie remplace le prix de vente existant.

NB: La saisie d'un montant négatif est considérée comme une minoration du prix.

Catégorie tarifaire : Sélectionner une catégorie tarifaire.

Par défaut toutes les catégories tarifaires sont proposées. Seul le prix de vente ou le
coefficient de la catégorie sélectionnée sera mis à jour.

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Arrondi prix de vente : Cette zone permet d'arrondir le résultat de la mise à jour en
proposant les choix suivants :

Paramétrage de la mise à jour du coefficient : Choisir dans la liste déroulant le

paramétrage de la modification à apporter au coefficient de marge des articles
considérés :

la valeur saisie dans la zone précédente sera considérée comme une

Pourcentage majoration du coefficient en pourcentage,
Ajouter la valeur saisie sera ajoutée au coefficient existant,
Remplacer la valeur saisie remplace le coefficient existant.

Paramétrage de la mise à jour des remises : Choisir à partir de la liste déroulante le

paramétrage de la modification à apporter à la remise des articles considérés :

Pourcentage la valeur saisie dans la zone précédente sera considérée comme une
majoration de la remise en pourcentage
Ajouter la valeur saisie sera ajoutée à la remise existante

Remplacer : la valeur saisie remplace la remise existante.

 Précéder le taux du signe (-) pour signifier que les prix viendront en diminution
 Choisir la catégorie tarifaire correspondante
 Cliquer sur ‘’Suivant’’.

 Cliquer sur le bouton suivant

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  Vous avez la possibilité de voir un aperçu de la mise à jour tout comme vous
pourrez faire la mise à jour directement en cochant ou décochant ‘’Imprimer un
état de contrôle’’
 si vous désirez lancer directement la mise à jour globale des tarifs, cochez ‘’NON’’
 puis cliquer sur ‘’FIN’’

NB : la validation pas à pas des mise à jours est beaucoup plus conseillée lorsque la
mise à jour concerne un certain nombre d’article ; dans ce cas on coche ‘’OUI’’ ;
Décocher ‘’imprimer un état de contrôle contrôle’’.

II. TRAITEMENTS

1- Documents des ventes

 Création d’une facture

 Aller dans le menu ‘’Traitement ‘’ et cliquer sur ‘’Document des ventes’’ ;

17
 Faire un clic droit puis cliquer sur ‘’ ajouter un nouvel élément’’
 Sélectionner « facture » et valider par ‘’OK’’
 L’interface de la facture s’ouvre.
 Remplir obligatoirement les champs « date », « souche » (Choisir Divers ou Ste ou
Terme) et « Client » (Choisir N°client ou Nom client ou code postal client).
 Remplir les champs « Référence » (le nom du client s’agissant d’un client
comptant)
 Puis valider par la touche ‘’Entrer’’ de votre clavier

NB : Avant de valider s’assurer que l’entête est bien remplie car après la
validation le logiciel fournit automatiquement le numéro de la facture, ce qui
rend impossible toute modification de l’entête ;

 Remplir le champ « référence article » et Tabuler par la touche ‘’TAB’’ de votre

clavier;
 La désignation de l’article apparait automatiquement.
 Remplir les champs « quantité », « prix » et « remise », s’il y a remise. La facture est
ainsi créée et s’enregistre automatiquement à la fermeture de l’interface.
NB : La remise peut être monétaire ou en pourcentage. Lorsqu’elle est en
pourcentage, on insère le chiffre du pourcentage. Quand elle est monétaire, on
renseigne le montant de la remise + F(FCFA). (Exemple 1450F )

Une fois la facture créée, on peut procéder à son règlement.

 Règlement de facture

 Cas de règlement partiel

 Ouvrir la facture, Cliquer sur 3ème icone ‘’Valorisation du document’’ ;
 Cliquer sur 2ème icone ‘’Acomptes’’
 Renseigner : Date, Libellé (n° de facture), code journal(choisir le code
correspondant), montant de l’acompte(montant versé), mode de règlement
 Puis valider par la touche ‘’Entrer’’ de votre clavier et cliquer sur ok

 Cas de règlement total

 Ouvrir la facture, Cliquer sur 3ème icone ‘’Valorisation du document’’;
 Cliquer sur 4ème icone ‘’Enregistrer le règlement’’ ;
 Renseigner : date, libellé (n° de facture), code journal (choisir le code
correspondant), mode de règlement (choisir le mode de règlement) ;
 Puis cliquer sur ‘’OK’’

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 Impression de la facture de vente
Pour imprimer la facture de vente, il faut :

 Cliquer sur l’icône ‘’Imprimer le document ‘’ sur l’interface de la facture ;

 Choisir l’état concerné (la maquette correspondant)
 Lancer l’impression en cliquant sur ‘’Ouvrir’’

 Procédure de recherche d’une facture créée

 Aller dans le menu ‘’Traitement’’ et cliquer sur ‘’ Documents d’achat’’ ou
‘’ Document des ventes’’ selon le cas ;
 La fenêtre ‘’Documents d’achats’’ ou ‘’Document des ventes’’ s’ouvre avec
la liste de tous les documents d’achats ou de ventes.
 Faire un ‘’clic droit’’ dans la fenêtre et choisir ‘’Atteindre’’ ;
 Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisir le ‘’Type’’ (facture, devis, BC, BL,…) ;
 Choisir le ‘’ Champ’’ (N°pièce ou référence) si l’une ou l’autre de ces
informations est connue,
 Choisir le ‘’Critère’’ (égal à ou commence par)
 Renseigner le ‘’Champ’’ choisir dans ‘’Elément’’ et ‘’Valider’’.

Par défaut le logiciel propose de ’’atteindre la fiche’’, c’est-à-dire la facture

recherchée. L’interface de la facture recherchée s’ouvre alors instantanément quand
on valide.
 Au cas où ni le ‘’N° Pièce’’ ni la ‘’Référence’’ n’est connu, rechercher selon
le ‘’Critère’’ ;
 Sélectionner ‘’ Atteindre dans la liste’’ et ‘’valider’’.
 Une liste de facture répondant au critère renseigné s’ouvre.
Dans la liste, identifier la facture recherchée et l’ouvrir par double clic.

2- Documents des achats

19
 Création de bon de commande
 Menu ‘’Traitement‘’, cliquer sur ‘’Documents des achats’’

 La fenêtre ‘’Document des achats’’ s’ouvre.

 Faire un clic droit et cliquer sur ‘’Ajouter un nouvel élément’’ ;
 Sélectionner ‘’Bon de commande‘’(BC) et Valider par la touche ‘’Entrer’’
de votre clavier;
 La fenêtre du BC s’ouvre.
Modifier si nécessaire la date qui apparait par défaut en haut de la fenêtre et
choisir la souche correspondante (Local, Import…etc.) ;
 Renseigner le ‘’N° fournisseur’’ puis tabuler ;
si le ‘’N° fournisseur’’ est bien renseigné, le curseur sera dirigé vers un autre
champ de l’entête. Dans le cas contraire la fenêtre comportant la liste des
fournisseurs s’ouvrira afin que vous puissiez approfondir votre recherche ;
au cas où vous ne retrouvez pas le fournisseur, vous pouvez le créer
directement en cliquant sur le bouton ‘’Nouveau’’. Cette action vous mènera
sur la fiche du fournisseur ; vous n’aurez qu’à renseigner les informations dans
les différents champs (confère Création d’un fournisseur).

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Renseigner les informations supplémentaires dans le champ ‘’Référence’’ ;

puis valider l’entête du BC.

 Saisir référence, article, prix et quantité ; Tabuler à chaque fois pour

déplacer le curseur d’une colonne à une autre ;
 puis valider.

 Transformation d’un document

 Ouvrir le document concerné ;
 Cliquer sur 4eme icone ‘’Transformer le document’’ sur la verticale de la facture;
 Cocher le type de document souhaité ;
 Puis cliquer sur ‘’OK’’ puis Valider

Exemple de transformation d’un BC en facture

Ventilation de facture d’achat :La ventilation se fait à la suite immédiate de la création de la

facture d’achat. Pour ventiler la facture d’achat, il faut :

 cliquer sur l’icône ‘’Valorisation des documents’’ (1ère icône en haut de la facture) ;
 Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquer sur l’icône ‘’Ventiler les frais’’ (dernière icône
en comptant de la gauche vers la droite) ;

21
  Choisir le type du document (Facture, Bordereau…), dans le 1er champ en bas de la
fenêtre ;

Renseigner la date de la facture, le ‘’N° fournisseur’’, et valider par la touche ‘’Entrer’’

de votre clavier obligatoirement avant de cliquer sur OK, sans quoi la ventilation ne sera
pas prise en compte ;

 Renseigner ‘’Total à imputer’’ et valider ;

 Imprimer la fiche de ventilation des frais, puis enregistrer en cliquant sur
l’icône ‘’Mettre à jour les prix de revient’’, en haut de la fenêtre.

NB : Lorsqu’on enregistre la ventilation sans avoir imprimé les frais, on a plus la possibilité
de le faire.

3- Documents des stocks

Ce type de document permet la constatation d’une entrée en stock sans élaboration d’un
document d’achats et d’une sortie de stocks sans élaboration d’un document de vente.

 Mouvement d’entrée(ME)
22
  Faire un clic droit puis cliquer sur ‘’Ajouter un nouvel élément’’ ;
 Choisir le type de document puis cliquer sur ‘’ok’’
 Le n° pièce et la date sont renseignés par défaut
 Choisir le dépôt et renseigner ‘’Référence’’ puis valider l’entête
 Renseigner ‘’Référence article’’, ‘’Quantité’’, ‘’Prix’’ puis valider

NB : Cette procédure est valable pour le Mouvement de sortie(MS).

4-Documents internes

Ce type de document permet des transferts de stocks à l’interne

 Entrée en stock

 Faire un clic droit puis cliquer sur ‘’ajouter un nouvel élément’’ ;

 Choisir le type de document puis cliquer sur ‘’ok’’
 Renseigner : la date, le nom du client (411GAZA), le dépôt (MAGASIN),le
représentant puis valider
 Renseigner: la désignation, la quantité, le prix de revient puis valider

 Sortie de stock

 Faire un clic droit puis cliquer sur ‘’ajouter un nouvel élément’’

 Choisir le type de document puis cliquer sur ‘’ok’’
 Renseigner : la date, le nom du client (411GAZA), le dépôt (MAGASIN),le
représentant puis valider
 Renseigner :la désignation, la quantité, le prix de revient puis valider

5-Gestion des règlements

a) Saisie des règlements clients ou entrée de caisse

23
 Cliquer sur ‘’Traitement’’ puis sur ‘’Gestion des règlements’’ ensuite sur
‘’Saisie des règlements clients’’ ;
 puis renseigner la référence client et valider ;

 La date, le libellé, le montant ; le n° pièce, le compte général, le code journal

sont automatiques par défaut ; puis valider
 Sélectionner la ligne de règlement concernée
 Sélectionner les échéances rattachées (2ème icone)
 Renseigner montant imputé (montant de règlement) ; puis valider et cliquer sur
ok

b) Rattachement de règlement à une facture

 Sélectionner la ligne de règlement saisie

 Cliquer sur la 2eme icone
 Sélectionner la ligne de la facture à rattacher
 Valider le montant
 Puis OK

c) Saisie des règlements fournisseurs

 Cliquer sur ‘’Traitement’’ puis sur ‘’Gestion des règlements’’ et sur ‘’ saisie des
règlements fournisseurs’’
 Ensuite processus identique à celui des clients

24
 6-Interrogation de comptes
a) Interrogation de compte client

 Cliquer sur ‘’Traitement’’ puis ‘’interrogation de compte’’ puis ‘’interrogation

de comptes clients’’
 Renseigner la référence client et valider ;
- Interrogation commerciale renseigne la liste des articles vendus au client ;
- Interrogation comptable renseigne les écritures comptables liées au client ;
- Afficher la liste des documents renseigne la liste de tous les documents de
vente liés au client.

b) Interrogation de compte fournisseur

 Cliquer sur ‘’Traitement’’ puis ‘’interrogation de compte’’ puis ‘’interrogation

de comptes fournisseurs’’
 Renseigner la référence fournisseur et valider ;
- Interrogation commerciale renseigne la liste des articles achetés auprès du
fournisseur ;
- Interrogation comptable renseigne les écritures comptables liées au
fournisseur ;
- Afficher la liste des documents renseigne la liste de tous les documents
d’achats liés au client.

c) Interrogation de compte article

 Cliquer sur ‘’Traitement’’ puis ‘’interrogation de compte’’ puis ‘’interrogation

de comptes articles’’
 Renseigner la référence article et valider ;
- Interrogation du stock renseigne le stock disponible de l’article par dépôt ;
- Interrogation des tarifs renseigne les prix d’achat et de vente de l’article par
catégories tarifaires ou par références fournisseurs ;
- Interrogation commerciale renseigne les documents et mouvements liés à cet
article.

d) Interrogation de compte représentant

 Cliquer sur ‘’Traitement’’ puis ‘’Interrogation de compte’’ puis ‘’Interrogation

de compte représentant’’ ;
 Renseigner ‘’le représentant’’ et valider ;

25
 7-Saisie d’inventaire
Cette commande permet d'afficher à l'écran l'état actuel du stock et d'y apporter des
modifications tant en quantités qu'en prix de revient individuel ou global.
La validation de cette fonction génère les mouvements de régularisation du stock
permettant ainsi d'obtenir l'état du stock souhaité.

 Cliquer sur ‘’Traitement’’ puis ‘’saisie d’inventaire’’

 Renseigner les champs de la fenêtre

Type d'inventaire :

Cumuls de (valeur par défaut) : l'inventaire sera calculé en fonction des valeurs
stocks enregistrées dans le volet Stock des fiches articles. Cette méthode est plus
rapide que la suivante mais ne permet pas de connaître les valeurs
d'inventaire à une date donnée.
Stock à la ce choix permet l'évaluation du stock à une date donnée saisie dans la zone
date suivante. Cette évaluation est faite en fonction de l'historique des lignes de
indiquée
documents.

Date d'inventaire :Cette zone permet d'indiquer la date à laquelle doit être calculé
l'inventaire. Par défaut elle propose la date du jour (date de l'ordinateur).

Elle n'est disponible que si le choix Stock à la date indiquée a été fait dans la zone Type
d'inventaire.

NB: Tous les mouvements de stock postérieurs à cette date seront ignorés.

Dépôt :Choisir un des dépôts de l'entreprise. Par défaut le dépôt principal est proposé.
La saisie des régularisations d'inventaires s'effectue dépôt par dépôt.

Famille de / à : Préciser une famille d'articles ou un intervalle de familles.

Article de / à : Préciser un article ou un intervalle d’articles.

Fournisseur de / à :Préciser un fournisseur ou un intervalle de fournisseurs ;

26
Puis cliquer “ok” pour lancer la recherche des articles en fonction des sélections faites et
l'affiche dans une fenêtre détaillée.

 Cliquer sur «NON » au message qui apparait

 Renseigner les nouvelles quantités (qté ajustée) pour chaque article puis cliquer sur
l’icône ‘’enregistrer les saisies d’inventaire’’

 Saisie des quantités ajustées et leurs prix de revient

 Sélectionner une ligne

 Renseigner la quantité ajustée et prix de revient
 Valider
 Cliquer sur le bouton ‘’Exporter’’ (3eme icone) pour enregistrer les données saisies
 Cliquer sur ok dans la fenêtre qui apparait puis créer le fichier d’export
 Cliquer sur le bouton ‘’importer’’ (2eme icone) pour afficher les données
préalablement enregistrées.

III. ETAT
1- Etats personnalisés
a)Contenu menu
Cette commande ouvre une liste qui affiche les formats de sélection personnalisés.
Cette liste permet de créer, de modifier ou de supprimer les formats de sélections
personnalisés qui seront utilisés pour l'impression des états personnalisés .

b) Journal des ventes (Point journalier)

 Cliquer sur ‘’Etat’’ puis ‘’Etats personnalisés’’ puis ‘’Journal des ventes’’ ;
 Cliquer à chaque fois sur une ligne pour ajouter ou modifier un critère ;
 Aller au niveau des champs de sélection en haut pour insérer le critère ;
 Valider.
 Cliquer sur l’icône d’impression ( )
 Aller dans le dossier des maquettes pour choisir l’état correspondant (Journal des
ventes)
27
  Après avoir sélectionné l’état, cliquer sur le bouton ‘’Ouvrir’’
 Cocher ‘’Voir l’aperçu avant impression’’
 Imprimer l’état

2- Statistiques clients
Cette commande permet d'imprimer un état statistique des articles commandés,
livrés et facturés pour chacun des clients.
Cet état présente, par client, les différents articles facturés sur la période de sélection
avec les principales informations dont vous pouvez avoir besoin.

 Cliquer sur ‘’Etats’’ puis sur ‘’Statistiques clients’’

 Remplir les différents champs (Type d’états, Documents, Valorisation, Valeur
relative, Date, N°pièce, N°client )
 Cliquer sur ‘’ok’’
 Sélectionner le modèle de maquette concernée
 Cliquer sur Ouvrir
 Cocher ‘’Voir l’aperçu avant impression’’
 Puis Imprimer l’état

3- Mouvements clients
Cette commande permet d'imprimer une liste donnant le détail des pièces clients.

 Cliquer sur ‘’Etats’’ puis ‘’Mouvement clients’’

 Remplir les différents champs (Documents, Valorisation, Date, N°pièce , N°client)
 Cliquer sur ‘’ok’’
 Sélectionner le modèle de maquette concernée
 Cocher ‘’Voir l’aperçu avant impression’’
 Puis Imprimer l’état

4- Statistiques fournisseurs
Cette commande permet d'imprimer un état statistique des articles achetés chez chacun des
fournisseurs.
Cet état présente, par fournisseur, les différents articles facturés sur la période de sélection
avec les principales informations dont vous pouvez avoir besoin.

 Cliquer sur ‘’Etats’’ puis ‘’Statistiques fournisseurs’’

 Remplir les différents champs (Type d’états, Documents, Statistique, Détail
gamme, Valeur relative, Date, N°Pièce, N°Fournisseur)
 Cliquer sur ‘’ok’’
 Sélectionner le modèle de maquette concernée
 Cocher ‘’Voir l’aperçu avant impression’’
 Puis Imprimer l’état

28
 5- Mouvements fournisseurs

Cette commande permet d'imprimer une liste donnant le détail des pièces fournisseurs.

 Cliquer sur ‘’Etats’’ puis ‘’Mouvements fournisseurs’’

 Remplir les différents champs (Documents, Date, N°pièce , N°fournisseur )
 Cliquer sur ‘’ok’’
 Sélectionner le modèle de maquette concernée
 Cocher ‘’Voir l’aperçu avant impression’’
 Puis Imprimer l’état

6- Statistiques articles
Cette commande permet d'imprimer des informations statistiques concernant les articles.

 Cliquer sur ‘’Etats’’ puis ‘’Statistiques articles’’

 Remplir les différents champs (Type d’état, Documents, Valorisation, Rupture,
Valeur relative, Détail gammes, Détail des clients, Echelonnement, Date,
Famille, Article, Modèle de l’état)
 Cliquer sur ‘’ok’’
 Sélectionner le modèle de maquette concernée
 Cocher ‘’Voir l’aperçu avant impression’’
 Puis Imprimer l’état

7- Mouvements de stock
Cette commande permet d'imprimer, par dépôt, les mouvements de stock des articles en
entrée et en sortie.
Le titre du document précise le dépôt concerné. Tous les dépôts peuvent être sélectionnés
mais les états s'imprimeront dépôt par dépôt.

 Cliquer sur ‘’Etats’’ puis ‘’Mouvements de stock’’

 Remplir les différents champs (Valorisation, Classement, Dépôt, Date, Article
,Modèle de l’état )
 Cliquer sur ‘’ok’’
 Sélectionner le modèle de maquette concernée
 Cocher ‘’Voir l’aperçu avant impression’’
 Puis Imprimer l’état

8- Inventaire
Cette commande permet d'imprimer un état donnant l'inventaire du stock en quantité et en
valeur.
Le titre du document imprimé précise la date d'inventaire ainsi que le dépôt concerné. Si
vous n'avez pas spécifié de dépôt, il sera imprimé un état par dépôt avec une totalisation
pour tous les dépôts.
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  Cliquer sur ‘’Etats’’ puis ‘’Inventaire’’
 Remplir les différents champs (Type d’impression, Type d’inventaire, Type
d’états, Récapitulation, Valorisation, Classement, Dépôt, Détail gammes, Détail
N°série, Article)
 Cliquer sur ‘’ok’’
 Sélectionner le modèle de maquette concernée
 Cocher ‘'Voir l’aperçu avant impression’’
 Puis Imprimer l’état

9- Etats libres
Cette commande permet les impressions diverses. Elle donne accès à un menu hiérarchique
qui permet d'imprimer.

a) Relevé d’échéance (situation clients)

Cette commande permet d'imprimer la liste des échéances classée par date tous tiers
confondus ou éditer un relevé d'échéance par tiers.
NB : Cette commande concerne les échéances des documents de vente et d'achat.

 Cliquer sur ‘’Etat’’ puis sur ‘’Etats libres’’ puis ‘’Relevé d’échéance’’
 Renseigner les champs Domaine ; Type d’Etat ; Type d’échéance ; Documents ;
Echéances ; N°Pièce ; N°Tiers
 Puis cliquer sur ok
 Sélectionner le modèle de maquette concernée
 Cliquer sur Ouvrir
 Cocher ‘’Voir l’aperçu avant impression’’
 Imprimer l’état

IV- MAINTENANCE
Procédure de la maintenance
L’outil de maintenance intervient lorsque vous recevez ce type de message :

30
 ETAPE 1

Ouvrir le logiciel ‘’Maintenance’’

Cliquer sur ‘‘Fichier’’ ensuite sur ‘‘Ouvrir’’

Choisir le fichier de la gestion commerciale dans son emplacement puis cliquer sur
‘’Ouvrir’’

Ensuite Cliquer sur ‘‘Fermer’’

Cliquer à nouveau sur ‘’Ouvrir’’

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Choisir le fichier de la comptabilité dans son emplacement puis l’ouvrir

Cliquer à nouveau sur ‘’Fermer’’ puis sur ‘’Quitter’’

ETAPE 2

Ouvrir votre logiciel SAARI

Cliquer sur ‘’Fichier’’ puis sur ‘Ouvrir

Choisir le fichier dans son emplacement et cliquer sur ‘‘Ouvrir’’.

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