TOMFED - ANNEXE

T.O.M.A.T.E. TOMFED - ANNEXE Date : 19/12/05

Document : Manuel pour les projets Union Européenne

SOMMAIRE

1. CONTEXTE ET OBJECTIF ............................................................................................................................................3

2. PARAMÈTRES..................................................................................................................................................................3
2.1 BAILLEURS DE FONDS ...................................................................................................................................................4
2.2 CONVENTIONS...............................................................................................................................................................5
2.3 DEVIS-PROGRAMMES (DP) ...........................................................................................................................................6
2.3.1 Paramétrage d’un DP...................................................................................................................................................................6
2.3.2 Prorogation d’un DP....................................................................................................................................................................7
2.3.3 Clôture d’un DP ..........................................................................................................................................................................8

3. COMPTABILITÉ GÉNÉRALE ...........................................................................................................................................9

3.1 SAISIE DES PIÈCES COMPTABLES ..........................................................................................................................................9
3.2 CORRECTION DES PIÈCES COMPTABLES .............................................................................................................................10
3.3 EXPLOITATIONS ................................................................................................................................................................12

4. SUIVI BUDGÉTAIRE.........................................................................................................................................................14
4.1 SAISIE DU BUDGET ............................................................................................................................................................14
4.2 RÉALLOCATION DU BUDGET..............................................................................................................................................16
4.2 EXPLOITATIONS DU SUIVI BUDGÉTAIRE.............................................................................................................................17

5. SUIVI DES DÉCAISSEMENTS.........................................................................................................................................18

6. COMPTABILITÉ ANALYTIQUE ....................................................................................................................................19

7. SUIVI DES CONVENTIONS .............................................................................................................................................20

7.1 PRÉPARATION DES MÉMOIRES ...........................................................................................................................................21
7.2 BROUILLARD DES MOUVEMENTS .......................................................................................................................................22
7.3 EDITIONS CONSTITUANT UN MÉMOIRE ..............................................................................................................................24

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1. Contexte et objectif
Ce document est destiné aux utilisateurs des projets financés par l’Union Européenne. Ce document
vient en complément du manuel TOMPRO qui traite la gestion financière et comptable des projets. Le
présent manuel traite les spécificités rencontrées dans la gestion des projets UE, notamment dans la
gestion des Devis-Programmes et la production des mémoires de dépenses.

2. Paramètres
Pour gérer les projets UE, il faut veiller au bon paramétrage des trois nomenclatures suivantes :
- les bailleurs de fonds
- les conventions
- les devis-programmes

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2.1 Bailleurs de Fonds

Il s’agit des bailleurs de fonds finançant le projet. Lors du paramétrage, il faut indiquer au système la
procédure financière adoptée pour les demandes de reconstitution de fonds. Dans le cas des projets UE,
il faut choisir la procédure « DP FED », permettant la gestion des Devis-Programmes.

La codification préconisée est (non obligatoire) :

- les trois premiers caractères représentent l’organisme bailleur de fonds

- une barre de séparation
- le numéro du FED (à partir du cinquième caractère)

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2.2 Conventions

Ce sont les différentes conventions financées par les bailleurs de fonds. La convention créée doit être
rattachée au bailleur de fonds. De ce fait, la convention adoptera les procédures financières faites lors du
paramétrage des bailleurs de fonds.

Les monnaies doivent être codifiées :

- Les deux premières monnaies de suivi permettront d’éditer les états libellés sur ces monnaies. (ex.
EURO, CFA)
- La monnaie d’ émission est la monnaie utilisée pour les mémoires (ex. CFA)

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2.3 Devis-Programmes (DP)

Une des spécificités des procédures de l’Union Européenne est le découpage des projets en Devis-
Programmes. Chaque DP doit être géré de manière individuelle, et toutes les exploitations (comptabilité
générale, budgétaire, analytique …) doivent être obtenues par DP. Chaque DP est également étanche, et
la durée ne suit pas nécessairement les années civiles et exercices comptables.

2.3.1 Paramétrage d’un DP

La codification du DP est composée de :
- la convention qui finance le DP
- le numéro du DP

Il faut ensuite indiquer la période initiale du DP.

Pour la gestion de la caisse d’avance (permettant l’édition automatique du justificatif de la caisse

d’avance), il faut paramétrer :
- le montant de la caisse d’avance
- les caisses du DP (fourchette de comptes)
- les banques du DP (fourchette de comptes)
Il faut également enregistrer les renseignements relatifs au compte bancaire bénéficiaire.

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2.3.2 Prorogation d’un DP

Pour proroger un DP, il faut procéder de la manière suivante :

- sélectionner le DP à proroger
- click sur le bouton « Proroger »
- après avoir saisi le mot de passe, entrer la date de prorogation et valider.

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2.3.3 Clôture d’un DP

Pour clôturer un DP, il faut procéder de la manière suivante :

- sélectionner le DP à clôturer
- click sur le bouton « Clôturer »
- après avoir saisi le mot de passe, entrer la date de clôture et valider.

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3. Comptabilité générale

D’une manière générale, le système permet de suivre la comptabilité générale par DP. Donc, toutes les
saisies et les éditions de la comptabilité générale peuvent être exploitées par DP.

3.1 Saisie des pièces comptables

Pour pouvoir isoler chaque DP, chaque pièce comptable doit être associée à un DP. C’est la première
information que requiert le système.
Le système permet également pour chaque DP de distinguer les dépenses faites sur régie (au niveau du
projet), des dépenses relatives à un engagement spécifique. Les différentes exploitations en tiennent
compte.
Lors de la saisie comptable, il faudra donc :
- entrer le numéro de DP
- spécifier s’il s’agit d’une dépense gérée en régie ou d’un engagement spécifique (par défaut : régie)

Le financement associé au DP est proposé par défaut lors de la ventilation analytique des dépenses.

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3.2 Correction des pièces comptables

Les écritures comptables à modifier peuvent être sélectionnées pas DP.

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Dans le cas où le DP a été omis ou en cas d’ erreur sur le type de dépenses (régie ou engagement
spécifique) lors de la saisie comptable, il faudra modifier cette pièce. Voici la procédure à suivre :

- sélectionner la pièce à modifier

- associer le numéro de DP manquant
- corriger le type de dépenses
- simuler une modification de ligne comptable (pour pouvoir accéder à la validation du bordereau)
- valider le bordereau.

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3.3 Exploitations

Toutes les éditions de la comptabilité générale peuvent être sélectionnées par DP. Pour cela, il suffit de
choisir le DP au niveau de la fenêtre relative au tri multicritères.

Ces éditions concernent :

- les écritures d’un compte
- les journaux
- les grands livres (auxiliaire et général)
- les balances (auxiliaire et générale)

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La recherche des mouvements permet d’isoler les mouvements appartenant à un DP :

- cocher la case « Devis-Programme »
- sélectionner un DP (dans la liste de sélection)

Pour sélectionner tous les mouvements qui n’ont pas de DP (par omission ou bien les mouvements hors
DP), il faut :
- cocher la case « Devis-Programme »
- ne rien mettre dans la liste de sélection des DP.

La sélection des mouvements par type de dépenses (régie, engagements spécifiques ou les deux) est
également possible.

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4. Suivi budgétaire

Le suivi budgétaire peut être géré par DP. Pour cela, il est possible de saisir le budget par DP et de sortir
les tableaux de bord budgétaires en sélectionnant au préalable un DP. Si aucun DP n’est sélectionné,
l’exploitation se fera sur l’ensemble du projet.

4.1 Saisie du budget

La saisie du budget peut se faire de deux manières :

- Saisie Budgétaire : concerne le budget de l’ensemble du projet (tous DP confondus)

- Saisie Budget Devis-Programme : budget spécifique à un DP (permettant les exploitations par DP)

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Pour la saisie du budget par DP, il faudra :

- sélectionner un DP (le budget doit être préalablement nommé – cf manuel Tompro – Suivi
Budgétaire – Paramètres – Configuration de la saisie du budget)

- chaque ligne budgétaire peut être associée au type de dépenses prévu (régie ou engagements
spécifiques)

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4.2 Réallocation du budget

Il est possible de faire une réallocation du budget d’un DP.

Il s’agit de recopier à l’identique, ou en affectant un coefficient, le budget d’un DP déjà créé vers un
autre DP.

Voici la procédure pour faire une réallocation budgétaire d’un DP :

- créer au préalable le deuxième DP

- faire la réallocation en choisissant :
. le DP source (ex. DP n° 1)
. le DP cible (ex. DP n° 2)
. le coefficient (exemple : 1,25 si le budget est revu à la hausse de 25%)
- valider la réallocation : le système recopiera le budget initial vers le budget révisé (en affectant le
coefficient saisi)

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4.2 Exploitations du suivi budgétaire

Les exploitations du suivi budgétaire peuvent être faites par DP.

Pour cela, il suffit de choisir, lors du choix des différentes options du tri multicritères, le DP à analyser.
Si aucun DP n’est choisi, le suivi budgétaire se fera sur l’ensemble du projet (tous DP confondus).

De même, les exploitations peuvent se faire également par type de dépenses. Pour cela il faut choisir
entre :
- régie
- engagements spécifiques
- les deux (tous types de dépenses confondus)

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5. Suivi des décaissements

Tout comme le suivi budgétaire, le suivi des décaissements peut se faire en sélectionnant au préalable un
DP.

L’exploitation par type de dépenses (régie, engagements spécifiques ou les deux) est également possible.

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6. Comptabilité analytique

Les exploitations de la comptabilité analytique peuvent être analysées par DP. Il suffit, dans le tri
multicritère, de cocher la case « Devis-Programme » et de sélectionner le DP à analyser.

Si aucun DP n’est choisi, les coûts seront calculés pour l’ensemble du projet (sans distinction de DP)

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7. Suivi des conventions

Le suivi des conventions permet d’automatiser la chaîne de production des mémoires et de suivre la
situation financière des devis-programmes.

Pour cela, il faut au préalable saisir les montants alloués au DP. Cette saisie se fait par DP (identifié par
le code de la convention et le numéro du DP) et par catégories financières.

Les montants sont libellés par rapport aux monnaies paramétrées lors de la codification des conventions
de financement.

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Pour produire les mémoires, il faut respecter les étapes suivantes :

7.1 Préparation des mémoires

C’est la première phase indispensable pour la confection des mémoires. Il s’agit de sélectionner les
mouvements comptables qui feront partie du mémoire. Les critères de sélection sont :

- le DP (identifié par la convention et le numéro de DP)

- le numéro du mémoire : c’est un numéro séquentiel incrémenté automatiquement par le système. Ce
numéro peut être au besoin modifié
- la période de tri : c’est la période prise en compte par le système pour effectuer son tri. Notons que
les dates prises en compte sont les « dates comptables »
- la période d’édition sert uniquement pour les différents états mais n’entre pas en considération dans
le tri des mouvements
- le centre de saisie : dans le cas d’une configuration multi-sites, il est possible de sélectionner un site
précis.

Dans le cas où un premier tri a été déjà lancé, le système le signale.

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7.2 Brouillard des mouvements

Après avoir lancé le tri, le brouillard des mouvements doit être édité, permettant de pointer les
mouvements.

Dans un premier temps, il faudra pointer les imputations (catégories financières, postes budgétaires) et
les montants. En cas d’erreur, il faut procéder à la correction dans le module « comptabilité générale »
et relancer le tri.

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Lorsque toutes les erreurs relatives aux imputations et aux montants sont corrigées, on peut procéder à
deux mises au point (option brouillard – modification) :

- améliorer la présentation des mémoires en corrigeant les libellés des pièces comptables

- au besoin, enlever des pièces comptables du mémoire (par exemple pièces en attente de justificatif) :
il suffit de modifier le champ « Facturable » en remplaçant F (Facturable) en N (Non facturable). De
ce fait, la pièce ne sera pas présente dans le mémoire en cours et pourra être présenté dans le
mémoire suivant.

Les pièces comptables constituant le mémoire peuvent être triées de trois manières :
- par ordre chronologique
- par catégories et par ordre chronologique
- par catégories, par postes et par ordre chronologique.

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7.3 Editions constituant un mémoire

Trois catégories d’états peuvent être éditées pour constituer un mémoire :

- Etat détaillé des dépenses

- Etats récapitulatifs
- Justificatif de la caisse d’avance

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Pour sortir les états détaillés des dépenses, il faut sélectionner le DP en cours de préparation (identifié
par le code de la convention et le numéro du DP).

Deux éditions sont proposées :

- état détaillé des dépenses par catégories

- état détaillé des dépenses par catégories et par postes budgétaires

Dans les deux cas, il est possible de sortir l’état avec les mouvements non facturables (ces derniers
seront barrés et en italique dans l’état). Pour cela, il faut cocher le champ « Avec mouvements non-
facturables ».

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Les états récapitulatifs composants le mémoire sont :

- le récapitulatif par catégories

- le récapitulatif par catégories et postes
- la situation du devis-programme
- dans le cas où le budget du devis-programme est saisi, le récapitulatif avec budget peut accompagner
le mémoire. Il s’agit d’une situation du devis-programme plus détaillée.

Lorsque le bailleur de fonds ou la cellule de contrôle donne son accord sur la validité du mémoire, celui-
ci pourra être mis à jour.
Il faudra au préalable procéder à la conversion des montants, permettant un suivi multi-devises

Pour cela, il faut saisir les cours des différentes monnaies de suivi.
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La mise à jour consiste à marquer les pièces comptables comprises dans le mémoire en cours, afin
qu’elles ne figureront plus dans les prochains mémoires.
Le système procède également à la mise à jour des différents totaux (nécessaires dans le suivi des devis-
programmes).

N.B. : avant la mise à jour d’un mémoire, il faut effectuer une sauvegarde. Le support de sauvegarde doit
être archivé.

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