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Formation Tom²pro
Philosophie, fonctionnalités
résumées
Formation Tom²pro
Modules du logiciel
▪ Du paramétrage jusqu’aux utilitaires
(menu principal du logiciel ci-après)
▪ Différents modules intégrés dont les
détails sur les fonctionnalités sont
détaillés ci-après
Formation Tom²pro
Codifications
▪ Permet entre autres de codifier les différents axes
de suivi :
▪ Comptable
▪ Analytique (Composantes et activités du programme)
▪ Budgétaire (Rubriques du PTBA ou nature des
dépenses)
▪ Financement (origine des fonds)
▪ Géographique (localisations ou bénéficiaires)
▪ 6e Plan (à activer dans l’entête si besoin)
▪ Définition préalable des niveaux de suivi
pour chaque axe (structure)
▪ Activation des modules du logiciel dans l’entête
Formation Tom²pro
Comptabilité générale
▪ Saisie comptable
▪ Financements/ressources
▪ Prises en charge/emplois affectés suivant les
différents axes de suivi (budgétaire, analytique,
géographique, financement, …) pré paramétrés
▪ Décaissements (liquidations : caisses, banques,
paiements directs et assimilés, avec les mêmes
obligations d’imputation analytique comme les
prises en charge, automatique si apurement,
sinon manuelle)
▪ Exploitations comptable (lettrage,
rapprochement bancaire, éditions légales,
etc.)
▪ Travaux de fin de période (clôture, à-
nouveaux à lancer)
Formation Tom²pro
Comptabilité analytique
▪ Permet de sortir les coûts des activités à
partir des prises en charge saisies au niveau
de la comptabilité générale suivant les
différents axes de suivi
▪ Editions :
▪ Eléments agrégés et détaillés identiques aux
éditions comptables mais suivant les axes de
gestion (détails des mouvements, grand-livre et
balance analytique)
▪ Tableaux de synthèse (prédéfinis ou à élaborer)
▪ Tableaux spécifiques de suivi des dépenses sur
immobilisations (consommables, entretiens,
etc.) disponibles uniquement pour les comptes
de dépense auxiliarisés (par consommateurs)
Formation Tom²pro
Suivi budgétaire
▪ Saisie et édition des prévisions budgétaires
(programmation financière des activités)
dans ce module
▪ Réalisations calculées à partir des prises en
charge (emplois payés ou non) saisis dans la
comptabilité générale, et des quotes-parts
de marchés / engagements ventilées sur
l’exercice mais non-encore facturées
▪ => Suivi budgétaire (Prévisions vs.
Réalisations & engagements) dans des états
prédéfinis ou à élaborer
▪ Autres outils : budget en cours, clôture,
génération en option des prévisions à partir
des engagements de l’exercice
Formation Tom²pro
Etats financiers
▪ États paramétrables avec des rubriques
(grilles, sous-totalisations, formules,
constantes) définies par l’utilisateur :
▪ États financiers « standards » (Bilan, compte
de résultat, emplois et ressources);
▪ États de reporting financier (IFR…);
▪ États « universels » aux formats non-
standardisés
▪ Puisent les informations à partir des
autres modules (comptabilité, budget,
marchés)
Formation Tom²pro
Marchés et engagements
▪ Saisie des fiches marchés/engagements résumant
les informations essentielles et leurs ventilations
financières;
▪ Option de transfert des informations générales des
marchés attribués de Tom²marché (suivi des plans de
passation des marchés)
▪ Réalisations (décomptes et paiements) alimentées
automatiquement par la comptabilité lors de la saisie
de prise en charge/décaissement d’un marché
▪ Edition de tableaux de suivi des marchés
standardisés ou personnalisés
▪ Possibilité de suivi des lettres de garantie,
assurances, archivage des versions électroniques
des pièces justificatives…
▪ Autres options : génération d’écritures, génération
automatique de reliquat « à-nouveaux » sur
ventilations des marchés…
Formation Tom²pro
Etats décaissements
▪ Outputs identiques au suivi analytique/budgétaire
mais réalisations sur base décaissements
enregistrés dans la comptabilité (liquidation de
factures par banque, caisse, paiements directs,
prélèvement bancaire, …), comparés ou non avec
le contenu du budget :
▪ Édition des détails des décaissements ;
▪ Tableaux de synthèse standardisés ou personnalisés ;
▪ États synthétiques personnalisés pouvant figurer
tous les agrégats financiers (PAD ou budget
global, budget de l’exercice, marché, prise en
charge, décaissements)
Formation Tom²pro
Utilitaires
▪ En complément des outils de gestion de
Tomportail :
▪ Raccourci de sauvegarde/restitution (voir aussi
dans les outils de gestion de TomPortail) ;
▪ Maintenance de la partie gestion financière de la
base de données (mises à jour spécifiques…) ;
▪ Importation / exportation des données
notamment dans le cadre de la consolidation
multisites ;
▪ Diagnostic d’anomalies de saisies et autres
outils :
▪ Comptabilité vs marchés ;
▪ Prise en charge vs règlements ;
▪ Correction des axes
Formation Tom²pro
Fonctionnalités de base
Formation Tom²pro
Fonctionnalités de base
▪ Navigation
▪ Saisies
▪ Modifications
▪ Suppressions
▪ Liste sur écran
▪ Editions / exportations
Formation Tom²pro
Menus et fenêtres
Menus et fenêtres
▪ Menu contextuel : click
droit pour accéder aux
fonctionnalités d’une fenêtre
(remplace les boutons)
Formation Tom²pro
Saisie
Modification
Suppression
Aperçu écran
▪ Cliquer sur le
bouton « consulter »
pour afficher sur écran la liste
correspondante à l’onglet en cours
▪ Cliquer sur
[+] ou [-]
pour dérouler
/réduire une
branche
précise de la liste, ou cliquer sur le
bouton
▪ Pour imprimer/ exporter le contenu
de la liste, cliquer sur le bouton
correspondant
(mêmes manipulations que pour
les impressions normales)
Formation Tom²pro
Impression
Paramètres généraux
Formation Tom²pro
Paramètres généraux
Définition des éléments génériques utilisés dans le
cadre de la gestion financière :
▪ Monnaies : saisir la liste des monnaies de
comptabilisation, de facturation, de suivi, plus les
valeurs faciales
des billets et pièces
pour les monnaies
de tenue de caisse
▪ Pays : nationalités de l’entité et de ses
partenaires, prestataires, bailleurs
▪ Exercices : dates de début et fin des exercices
comptables (généralement l’année civile), (à ne
pas confondre avec les périodes de devis-
programmes pour les projets financés par le FED
uniquement)
Formation Tom²pro
Paramètres généraux
▪ Signataires : pour lister les signataires (jusqu’à 4
par
type) de certains
outputs (fiche
d’imputation,
rapprochement
bancaire, DRF…),
ultérieurement
sélectionner
parmi la liste dans
les paramètres
ou éditions qui peuvent les figurer
▪ Modèles d’état : pour préciser la dénomination
de certains formats de tableaux associés à
chaque bailleur au niveau
du suivi des conventions
Formation Tom²pro
Paramètres généraux
▪ Sites : centres de saisie (un site par unité ou
dans certains cas par source de fonds pour une
comptabilité différenciée)
▪ Unités : unités d’œuvre à préciser en option lors
de la saisie des lignes budgétaires / unités de
mesure des indicateurs de Tom²Monitoring
▪ Système : rappel des configurations et
personnalisation
(par les super-
administrateurs
uniquement) de
mots de passes
spécifiques à certains
traitements
▪ Superclasse : comportements (ou profils) des
classes comptables pré paramétrés par Tom@te
Formation Tom²pro
Structures
Formation Tom²pro
Structures
▪ A définir au tout début de l’exploitation du
système (non-modifiables ensuite, sauf les
libellés, dès qu’on saisit les plans
correspondants) :
▪ Définir les niveaux de de chaque plan
▪ Définir et harmoniser la manière de codifier
(numéroter) les différents éléments du plan
▪ S’inspirer autant que possible de la
nomenclature « officielle » dans la Législation,
les conventions, PAD, …
▪ Attention : ne pas confondre cette manipulation
avec la saisie effective des éléments de chaque
plan
▪ A définir pour axes budgétaires, comptables,
analytiques, géographiques, emplacements
(des immobilisations), 6e plan et les 4 plans
externes (si utilisés)
Formation Tom²pro
Structures : formats
▪ Formats :
▪ A : alphabétique [A-Z]
▪ 9 : numérique [0-9]
▪ C : alphanumérique [A-Z;0-9]
▪ Nombre de répétitions : nombre
de caractères à saisir
spécifiquement pour le niveau
(ne plus tenir compte des codes
de rattachement des niveaux
supérieurs)
▪ Titre et abréviation du titre :
personnalisation de la dénomination
de chaque plan dans les menus et
éditions
Formation Tom²pro
Saisie de plan
▪ Sélectionner dans le premier combo le niveau
de l’élément du plan à saisir
▪ Sélectionner dans le combo suivant sa
codification de rattachement (sauf évidemment
pour les éléments du niveau le plus agrégé)
▪ Bouton « ajouter » ou
touche [Ins] pour saisir
la ou les codifications de
la branche en cours
▪ Compléter le code (partie correspondante au
rattachement au niveau supérieur pré remplie),
puis saisir
le libellé, avant
d’enregistrer ou touche [Entrée]
▪ Bouton « annuler » ou
touche [Echap] pour
sélectionner une autre
branche, ou pour quitter la saisie
Formation Tom²pro
▪ Compte de dépenses
(immobilisations ou charges)
postes budgétaires rattachés
▪ Compte de dépenses
(immobilisations ou charges)
comptes analytiques rattachés
▪ Sens de comptabilisation par
défaut par type de journal
▪ Comportement obligatoire du
solde (=> tests à la validation des
bordereaux comptables)
▪ Compte faisant l’objet d’un
lettrage (tiers ou autre classe)
Formation Tom²pro
▪ Le renseignement de la
« procédure financière » rend
disponible les formats spécifiques
de relevés de dépenses (DRFs,
DPDs) correspondants.
Formation Tom²pro
Programmation : traitement du
budget
Formation Tom²pro
Configuration budgétaire
Saisie du budget
▪ Préciser préalablement l’exercice
comptable et le type de budget
▪ Saisir chaque ligne au niveau le
plus détaillé du budget
▪ Enregistrer chaque ligne du
budget en les imputant sur les
axes et niveaux de suivi
préalablement définis;
▪ Pour modifier/supprimer une
ligne existante, préalablement
sélectionner celle-ci au niveau
de l’onglet « liste »
▪ Ventiler mensuellement chaque
ligne en sélectionnant une des
options de répartition (la correcte
ventilation est indispensable pour
les tableaux exploitant les
prévisions périodiques : utilisation
des fonds, dépenses
prévisionnelles, …)
Formation Tom²pro
Réallocation budgétaire
▪ Copier à l’identique les lignes budgétaires
d’un budget vers un autre, d’un exercice
vers un autre:
▪ Lancer la copie du budget existant
« source » vers le nouveau budget
« cible »
▪ Préciser si besoin le coefficient ou taux de
variation pour réajuster l’ensemble des
montants générés (montants cible=montants
source x coefficient), sinon laisser le
coefficient 1 pour copier à l’identique les
montants
▪ Il est possible de copier les lignes sans les
montants en mettant un coefficient de 0
▪ Ne pas oublier de modifier les lignes du
budget cible qui sont différentes de celles
du budget source, supprimer les lignes non
ventilées ou y mettre un montant 0, et
ajouter les nouvelles lignes
Formation Tom²pro
Exploitations du budget
▪ Éditions incluant les prévisions financières
uniquement, sous différents formats :
▪ Tableaux de synthèse (par poste,
compte…)
▪ Certains tableaux ne seront pas disponibles
si les axes correspondants (budgétaire et/ou
comptable) sont ignorés dans la
configuration
▪ Détaillé par ligne : listing des lignes
budgétaires saisies, avec la possibilité
de regroupement suivant un axe
▪ Réparti par période : répartition
mensuelle des imputations budgétaires
▪ Récapitulatif : tableau croisé sur deux
axes d’analyse
▪ Tableaux de comparaison budgétaire
Formation Tom²pro
▪ Valider le bordereau
(sinon annuler pour ignorer la
saisie en cours)
Formation Tom²pro
Saisie : ventilations
▪ Prise en charge (immobilisations, charges) :
ventilation sur les axes de gestion
▪ Sauf si option désactivée
spécifiquement au niveau du plan
comptable (ex : amortissement …)
▪ Éclatement automatique des lignes par
catégorie si option activée
▪ Éclater manuellement les lignes de tiers
correspondantes chaque convention a
théoriquement sa propre dette/créance
▪ Dans les journaux d’OD, pas d‘imputation
sur les axes de gestion pour les lignes de
tiers
▪ Préciser par contre l’axe de
regroupement (si option activée)
Formation Tom²pro
Saisie : ventilations
▪ Décaissement : ventilation sur les axes
de gestion au niveau de la ligne de
dette, ou au niveau de la ligne de
dépense au comptant à liquider
▪ Automatique pour les apurements,
sinon manuellement
▪ Sauf si option : « pas d’imputation /
journal de trésorerie » activée pour
un compte de tiers, ou pour les
comptes de dépenses avec axes
désactivés
▪ Attention : pas d’imputation sur les axes
de gestion pour les lignes de ressources
(contributions / financements, produits),
idem pour les lignes de trésorerie
▪ Activer « pas d’imputation / journal
de trésorerie » pour les comptes de
tiers ventilant des encaissements de
ressources
Formation Tom²pro
Correction/suppression d’écritures
▪ Deux choix pour ouvrir la fenêtre de
modification:
▪ Sélectionner dans le module de modification <=
pré sélectionner le contenu de la liste pour
cibler facilement l’opération à
modifier/supprimer
▪ Double-cliquer une ligne d’opération au niveau
de la « recherche de mouvement »
▪ Traitements :
▪ Modification des informations/clés (journal, date
comptable…) : cliquer sur les boutons à droite
ou modifier/compléter directement
▪ Modification des lignes d’écritures (id. saisie)
▪ Suppression du bordereau
(autorisation/mot de passe)
Formation Tom²pro
▪ Définir :
▪ Les types de marchés avec
les schémas d’écritures
applicables ;
▪ Certains outputs ne seront pas
exploitables si les comptes des
agrégats (avances, etc.) ne
sont pas précisés
▪ Les types de passation
▪ Les autres éléments en
option si utilisés au niveau
des suivis (types et natures
de garantie, types
d’assurance, chaîne de
traitement, …)
Formation Tom²pro
▪ Un ou plusieurs documents
peuvent être rattachés à un
marché (TDRs, contrats, non
objection …)
▪ Le chemin d’archivage est à définir
au préalable dans le paramètre
« Entête »
▪ Autres informations archivées
▪ Exemple : scan signatures
(identique contrôle au niveau
des banques)
▪ « Voir » : prévisualiser
le contenu du document
électronique archivé
Formation Tom²pro
Comptabilité : fonctionnalités
avancées
Formation Tom²pro
Rapprochement bancaire
▪ Ouverture du compte bancaire /
commencement de l’exploitation de la
fonctionnalité => paramétrage du compte
et la date de début du rapprochement.
▪ Identification des éléments de
rapprochement (justifiant la différence de
solde entre la comptabilité et le relevé):
▪ Pointage : identifier les opérations
« en circulation » (non pointées)
▪ « Mouvements extracomptables » :
opérations sans justifications figurées
dans le relevé (exemple: erreur
bancaire) ; préciser ultérieurement
pour la même opération le numéro de
relevé à partir duquel l’opération
extracomptable est
régularisée/corrigée « rapprochée »
▪ Edition : Etat de rapprochement
▪ Vérification avant édition : solde
théorique du relevé calculé par le
système = solde réel du relevé sur
papier
Formation Tom²pro
Arrêté de caisse
Modèles d’écritures
Lettrage
▪ Rapprochement des facturations et des
liquidations correspondantes :
▪ Justification de solde des tiers =
opérations non lettrées ;
▪ Retraçage de l’historique des
opérations (nature > facture >
paiements) à figurer dans les DRFs
▪ Contrôles supplémentaires (certaines
modifications et suppressions de
mouvements lettrés impossible -
délettrer au préalable)
▪ Apurement total => lettrage effectué
automatiquement par le système, sinon
procéder au lettrage manuel (cas des
paiements partiels, délettrages, etc.) ;
▪ Délettrage : enlever le lettrage avant la
modification des opérations lettrées …
▪ Prélettrage : rapprochement partiel
Formation Tom²pro
Gestion de devises
▪ Possibilité de stocker l’historique des
taux de change
▪ Rappelés automatiquement lors des
saisies utilisant des devises (libre à
l’utilisateur de modifier
manuellement le taux lors de la
saisie)
▪ « Monnaie rapport » => l’équivalent
d’une deuxième monnaie de
comptabilisation
▪ Utile si on est dans l’obligation de
sortir les outputs en utilisant une
autre monnaie en plus de la
monnaie locale
▪ Options : saisie directe / possibilité
de calcul de contre-valeur par
rapport à l’historique du taux de
change
Formation Tom²pro
Clôtures, à-nouveaux
Recherche de mouvements
▪ Plusieurs utilisations :
▪ Edition des fiches
d’imputation
▪ Conseil : préciser plutôt la date
de saisie au niveau des critères
▪ Recherche des mouvements
répondant à des critères
précis, en détail ou sous
forme de « balance »
▪ Notamment les opérations « à
problèmes » (ex : omission
d’imputation, incohérences,
dépassements, etc.)
▪ Bordereau de règlement :
système de publipostage
Formation Tom²pro
BR : publipostage
▪ Préalable : compléter dans les
codifications les informations annexes à
figurer automatiquement dans les BR
(adresses, RIB des tiers et des comptes
associés aux journaux de banques, …)
▪ Sélectionner une des lignes de
bordereau qui alimentera
le publipostage, lancer BR
et préciser les options
▪ Lister pour mémoire les mots-clés
possibles à insérer dans le modèle
(vérifier les valeurs affichées)
▪ Mettre en forme le modèle ajouté
/modifié et insérer au niveau des
places prévues les champs de
publipostage
▪ Exploitation ultérieure : imprimer
directement le modèle (données de
publipostage automatiquement
alimentées)
Formation Tom²pro
▪ Affectation : permet de
transférer un bien
(emplacement et/ou lieu
géographique)
▪ Système permettant de
retracer l’historique des
affectations des
immobilisations (date,
motif …)
Formation Tom²pro
Monitoring financier
Formation Tom²pro
Modules d’exploitations
Comptabilité analytique
▪ Détails et synthèse des réalisations financières
▪ Détails : grand-livre, détails des mouvements
▪ Balance : dépenses de l’exercice en cours avec report des coûts des
périodes précédentes
▪ Tableaux standards de synthèse
▪ Autres options :
▪ Ventilations a priori : répartition automatique de
certains types de dépenses entre plusieurs
codifications analytiques
▪ Frais sur immobilisation : suivi financier des
consommations (véhicules : carburant, entretien,
assurances) => « consommateurs » définis
comme tiers auxiliaires de comptes de dépenses
Formation Tom²pro
Suivi budgétaire
Reliquat et taux d’exécution budgétaire par analyse simple (période
sélectionnée) ou comparée (2 exercices):
▪ (1) Réalisations : dépenses effectivement enregistrées en comptabilité
▪ (2) Engagements : quote-part restant à honorer sur marchés/engagements
de l’exercice (si tableau avec « engagements »)
▪ (3) Total mobilisé (1)+(2)
▪ (4) Budget :
reprise du
budget sélectionné
▪ Reliquat : (4) – (3)
▪ Taux d’exécution
budgétaire (3)/(4)
Formation Tom²pro
Fonctions
▪ Ouvrir un modèle : pour ouvrir un modèle préenregistré
avec tous ses attributs (contenu des tableaux, mise en
forme, etc.)
▪ Enregistrer un modèle : pour enregistrer pour utilisation ultérieure du
contenu et formatage du tableau en cours
▪ Liste des champs : liste des types de données insérables dans les
tableaux qui ne sont pas encore utilisés
▪ Glisser-déposer dans la zone où on veut figurer le
contenu du champ (ou utiliser « ajouter à » en bas)
▪ Définition de nouveaux champs dans les expressions
Formation Tom²pro
Fonctions
▪ Filtres : pour limiter le contenu du tableau aux éléments répondant
aux critères alimentés dans les filtres
Fonctions
▪ Apparence : pour modifier la mise en forme dans le tableau de
certaines données répondant à des
critères précis (pour les mettre en
exergue par exemple)
Fonctions
▪ Impression : pour imprimer le contenu du tableau
▪ Il est possible
de sélectionner
un modèle par
défaut, de
modifier
la mise ne page
de celui-ci, ou de
créer un autre
modèle de format d’édition pour utilisation ultérieure
▪ Exportation : pour exporter le contenu du tableau dans
un document au format populaire (txt, xls, etc.)
Formation Tom²pro
Etats financiers
Formation Tom²pro
Etats financiers
▪ Etats financiers standards : découlant de la normalisation comptable
(bilan, compte de résultat, …) => destinés à l’audit externe
▪ Le format le mieux adapté aux programmes de développement = « emplois et
ressources »
Paramétrage du bilan
Seuls les comptes de bilan (superclasses A à E) peuvent être intégrés
dans les fourchettes des rubriques de bilan. Noter plus particulièrement:
▪ Le type de la rubrique (actif/passif)
▪ La différenciation des colonnes valeur brute et
amortissements/provisions (fourchettes) ;
▪ Le test sur les soldes au niveau des fourchettes (S : solde, D : solde
débiteur uniquement, C : solde
créditeur uniquement)
▪ L’obligation de paramétrer une ligne
de calcul de résultat
▪ En plus des standards en matière
de paramétrage des états
Formation Tom²pro
Edition : bilan
A l’édition, vérifier qu’il y ait pas d’anomalies
(au niveau des tests de contrôle.
Sources d’erreurs de paramétrage :
▪ Omission de paramétrage d’un compte
ayant un solde ;
▪ Doublons : un même compte ayant un solde
déterminé est paramétré sur plusieurs
rubriques du bilan à la fois (la numérotation
des rubriques concernées est rappelée
dans la liste des anomalies)
▪ La ligne de calcul de résultat, permettant
d’équilibrer le bilan en affichant au niveau
de cette rubrique le solde des comptes de
gestion, n’est pas paramétrée.
Formation Tom²pro
Compte de résultat
▪ Seuls les comptes de gestion (superclasses F à H) peuvent être
intégrés dans les fourchettes des
rubriques de compte de résultat.
▪ Mêmes principes de paramétrage
et d’édition comme pour le bilan,
mais sans obligation
de paramétrage de
« ligne de calcul de
résultat »
Formation Tom²pro
Etats IFR
Tableaux financiers périodiques sortis de Tompro
▪ Ressources et emplois
▪ Utilisation des fonds
▪ Compte spécial/désigné
▪ États prévisionnels
▪ (Prévisions physiques)
Périodicité à définir selon les termes négociés
avec le bailleur (généralement trimestrielle)
Formation Tom²pro
Traitement des
DRF/DPD/mémoires
Formation Tom²pro
DRF : régularisation
▪ Étape indispensable dans le processus
pour alimenter le suivi des conventions et
pour justifier l’écart entre les demandes et
les paiements du bailleur par catégorie
▪ Renseigner le montant la part payée
▪ Renseigner les montants et identifier les
opérations correspondantes à l’éventuelle
part non payée :
▪ Rejet : définitivement inéligibles
(identifier les opérations
correspondantes dans l’onglet après
validation)
▪ Litige : problème de justification bien
qu’éligibles (identifier dans l’onglet
pour les relancer dans les demandes
ultérieures)
▪ Apuré : apurement de l’avance du
bailleur (normalement vers la fin du
projet)
Formation Tom²pro
DPD
▪ Préalables :
▪ Renseigner exhaustivement les
informations annexes liées au
tiers bénéficiaire (adresse et
coordonnées bancaires)
▪ Saisir la facture dans un journal
approprié (attention à la monnaie
de facturation correspondant à la
monnaie de présentation de la
demande)
▪ Pour mémoire, l’enregistrement de la
liquidation se fait après le processus
de la demande, donc pas nécessaire à
ce niveau
▪ Procédures identiques aux DRF
(sauf par rapport au choix de journal)