MANUEL

D’UTILISATION DE
TOM²PRO

1
Manuel d’utilisation de Tom²pro
Société Tomate
Mis à jour en : décembre 2010

2
 Sommaire
1 INTRODUCTION ................................................................................................................................5
1.1 Présentation de Tompro ..................................................................................................................... 6
1.2 Installation de Tomportail ................................................................................................................. 12
1.3 Interface utilisateur .......................................................................................................................... 14
2 CODIFICATIONS ............................................................................................................................ 24
2.1 Généralités ...................................................................................................................................... 25
2.2 Paramètres généraux ....................................................................................................................... 26
2.3 Structures ........................................................................................................................................ 38
2.4 Plans de comptes ............................................................................................................................. 47
3 COMPTABILITE GENERALE ............................................................................................................ 77
3.1 Généralités ...................................................................................................................................... 78
3.2 Paramètres ...................................................................................................................................... 79
3.3 Saisies comptables ........................................................................................................................... 84
3.4 Editions ......................................................................................................................................... 120
3.5 Travaux périodiques ....................................................................................................................... 138
3.6 Gestion de trésorerie ...................................................................................................................... 140
3.7 Tableau de bord ............................................................................................................................. 149
4 COMPTABILITE ANALYTIQUE ...................................................................................................... 182
4.1 Généralités .................................................................................................................................... 183
4.2 Paramètres .................................................................................................................................... 184
4.3 Exploitations .................................................................................................................................. 186
4.4 Tableau de bord ............................................................................................................................. 194
5 SUIVI BUDGETAIRE ..................................................................................................................... 195
5.1 Généralités .................................................................................................................................... 196
5.2 Paramètres .................................................................................................................................... 197
5.3 Saisie des budgets ......................................................................................................................... 199
5.4 Exploitations du budget .................................................................................................................. 204
5.5 Suivi budgétaire ............................................................................................................................. 213
5.6 Exploitations prévisionnelles ........................................................................................................... 220
5.7 Travaux périodiques budgétaires ..................................................................................................... 224
5.8 Tableau de bord budgétaire ............................................................................................................ 226
6 SUIVI DES CONVENTIONS ........................................................................................................... 229
6.1 Généralités .................................................................................................................................... 230
6.2 Procédures de la Banque Mondiale (IDA/BIRD/…) ............................................................................ 231
6.3 Procédures de l’Union Européenne (FED) ......................................................................................... 265
6.4 Procédures de la Banque Africaine pour le Développement (BAD) ..................................................... 266
6.5 Procédures FIDA ............................................................................................................................ 267
6.6 Procédures BID .............................................................................................................................. 268
7 GESTION DES IMMOBILISATIONS .............................................................................................. 269

3
 7.1 Généralités .................................................................................................................................... 270
7.2 Paramètres liés aux immobilisations ................................................................................................ 271
7.3 Saisies des immobilisations ............................................................................................................. 275
7.4 Exploitations liées aux immobilisations ............................................................................................. 280
7.5 Tableau de bord ............................................................................................................................. 287
8 ETATS FINANCIERS ..................................................................................................................... 289
8.1 Généralités .................................................................................................................................... 290
8.2 Règles générales de paramétrage des rubriques des états financiers ................................................. 291
8.3 États financiers standards ............................................................................................................... 297
8.4 Liasses SYSCOHADA ....................................................................................................................... 311
8.5 États IFR/RSF ................................................................................................................................ 313
8.6 Tableaux paramétrables ................................................................................................................. 315
8.7 Ratios ............................................................................................................................................ 316
9 MARCHES ET ENGAGEMENTS ...................................................................................................... 317
9.1 Généralités .................................................................................................................................... 318
9.2 Paramètres .................................................................................................................................... 319
9.3 Fiches marchés .............................................................................................................................. 327
9.4 Exploitations .................................................................................................................................. 337
9.5 Travaux périodiques ....................................................................................................................... 351
9.6 Mon Tableau de bord ..................................................................................................................... 353
10 ETATS DECAISSEMENTS .............................................................................................................. 356
10.1 Généralités .................................................................................................................................... 357
10.2 Paramètres .................................................................................................................................... 358
10.3 Exploitation.................................................................................................................................... 360
10.4 Mon Tableau de bord ..................................................................................................................... 373
10.1 Généralités .................................................................................................................................... 375
10.2 La base de données ....................................................................................................................... 375
10.3 Les interfaces ................................................................................................................................ 378
10.4 Diagnostics .................................................................................................................................... 382

4
5
Introduction

Tompro est un système d’information de gestion financière destiné aux projets et programmes de développement,
développé par la société Tomate.

1.1.1 Philosophie

1.1.1.1 Gestion de l’information financière des projets et programmes de développement

La gestion de l’information financière d’un projet ou programme de développement inclut des spécificités qui ne
peuvent pas être traités dans un système comptable de type commercial. Évidemment, l’aspect comptabilité
générale est important comme pour toute entité amenée à produire des informations financières. Ceci implique la
prise en compte des normes et principes comptables (nationaux, régionaux, internationaux) auxquels l’entité est
astreinte, amenant évidemment à l’élaboration d’un plan comptable à la fois adapté et normalisé entre autres
codifications (tiers, journaux, etc.), pour que la saisie comptable et les exploitations y afférentes (comptabilité
auxiliaire pour les tiers, rapprochement bancaire, etc.), puisse se faire. La production des informations comptables
devra inclure évidemment les éditions légales en la matière (journaux, grands livres, balances) et les états et
rapports financiers. D’autres considérations spécifiques par exemple la gestion comptable en devises pour
certains cas influe aussi sur la manière de traiter la comptabilité.
Le suivi nécessaire des activités du projet ou programme amène sa prise compte dans le système d’information
financière, par utilisation d’un outil équivalent à la comptabilité analytique des entités à but lucratif. En effet,
l’intégration dans le système comptable du suivi des activités permet de sortir au moins l’aspect financier des trois
axes de suivi et évaluation de leur exécution (les deux autres axes étant l’aspect technique et l’aspect temporel),
afin de pouvoir donner à la fin le coût du projet. Noter que la définition des activités à réaliser et l’évaluation des
coûts y afférents sont généralement arrêtées avant le commencement du projet ou programme (formalisées par
exemple dans des documents d’évaluation du programme pour les financements des bailleurs multilatéraux).
Plusieurs axes d’analyse des coûts (composante, nature, géographique, par exemple) sont éventuellement
nécessaires pour bien cadrer les activités.
La gestion de l’information financière inclut aussi le suivi budgétaire. L’élaboration de budgets fait en effet partie
de la programmation du projet ou programme (parallèlement à la programmation technique et temporelle). Ces
budgets sur base périodique (exercice comptable ou devis-programme selon les financements) et sur la durée de
vie du projet doivent être arrêtés, validés et formalisés pour exécution et suivi. Ce dernier est effectué évidemment
sur base de comparaison des réalisations par rapport aux prévisions budgétaires pour évaluer le degré d’exécution
financière. Le suivi budgétaire devrait être possible sur deux niveaux : engagements et décaissements selon
les exigences de certains bailleurs. La manière de calculer les engagements pour comparaison au budget inclut
plusieurs agrégats dont évidemment les coûts effectivement comptabilisés, mais aussi les montants à mobiliser
pour honorer les marchés, contrats et assimilés passés dans le cadre de l’exécution du projet, qui vont nécessiter
ainsi un suivi particulier.
La gestion des financements constitue un aspect spécifique aux projets et programmes de développement. En
plus de devoir suivre les coûts de leurs activités au niveau de leur système d’information financière, d’y intégrer la
possibilité de programmer et suivre leurs budgets, les projets ont l’obligation d’y suivre l’origine et l’affectation des
fonds. En effet, les projets sont financés par un ou plusieurs bailleurs, chaque bailleur ayant catégorisé leurs
apports dans les conventions de financement qui sont signées avec eux. Dans ce cas, le traitement de l’information
financière inclure la possibilité de s’assurer que les dépenses effectuées par les projets sont affectées au bon
financement (au bon bailleur, au bon accord ou convention, à la bonne catégorie ou subdivision équivalente), dans
le but de justification des dépenses auprès que chaque contributeur (éligibilité des dépenses), et afin de
pouvoir mesurer la disponibilité (reliquat) des financements. Il est à noter que cet aspect prend aussi toute son
importance dans les cas de certaines opérations particulières entre les projets et ses bailleurs
(réapprovisionnements, obligation de produire des rapports périodiques normalisés, etc.).
La gestion de l’information financière des projets implique ainsi l’utilisation d’un outil intégré multidimensionnel
(plusieurs axes d’analyse : comptable, analytique, budgétaire, financements géographique, dans la généralité des
cas) et multifonctions (comptabilité, analyse des coûts, analyse budgétaire, suivi des financements, états, etc.).

6
Introduction
1.1.1.2 Utilisation de Tompro comme système d’information de gestion financière des
projets et programmes
Tompro permet de traiter l’information financière de manière multidimensionnelle (jusqu’à 6 plans qui constituent
autant d’axes d’analyses plus 4 autres plans externes, rattachables aux plans techniques) et inclut toutes les
fonctions nécessaires au monitoring et reporting financier des projets et programmes de développement.

Etats financiers
Etats standards
Contenus prévisionnels Etats spécifiques
Rapports aux bailleurs (IFR/
des rubriques RSF)

Etats des
Décaissements Comptabilité
Etats détaillés et de synthèse analytique
des décaissements comparés Coûts du projet :
au budget
Tableau de bord
Coûts comptabilisés - détails
- synthèse
paramétrable (prises en charge) Répartition analytique :
Autres états de monitoring - a priori
Contenus réalisés - a posteriori

des rubriques
Réalisations
Prévisions (décaissements)

Répartitions (ré imputations)

analytiques Gestion des
Comptabilité
Suivi budgétaire Réalisations générale immobilisations
(prises en charge) Saisie comptable : Saisie des immobilisations
Saisie du budget Gestion des affectations
Réalisations calculées à - financements
- prises en charge Saisie possible à partir de Etats de suivi des
partir des engagements à immobilisations :
- décaissements
honorer et des prises en
Exploitations avancées
la comptabilité - registre
charge - inventaire
Suivi budgétaire comparant (lettrages, rapprochement)
Editions comptables - amortissements
prévisions et réalisations

Engagements
Décaissements justifiés
à honorer
Prises en charge pour
paiement direct

Imputations

Marchés et
engagements Décomptes : facturations, Suivi des Conventions
Saisie des marchés et décaissements
engagements Saisie des conventions
Décomptes alimentés de la Sortie des tableaux justifiant
comptabilité générale les réapprovisionnements ou
Suivi des marchés : paiements directs auprès des
- détails bailleurs
- synthèse Paramétrage Suivi des conventions

Imputations Axes de suivi :

Imputations - comptable
- analytique
- budgétaire
- financier Utilitaires
- géographique Gestion des la base de
- 6e plan (au besoin) données
- 4 plans externes (au besoin) Interfaces avec les autres
progiciels
Consolidation

Description et interactions des modules de Tompro

7
Introduction
1.1.2 Fonctionnalités de Tompro

1.1.2.1 Résumé
Tompro est un système entièrement paramétrable pour s'adapter parfaitement aux besoins des utilisateurs.

Suivi multiaxes
Tompro permet de gérer les informations financières suivant des axes de suivi paramétrables :
 Comptable ;
 Analytique ;
 Budgétaire ;
 Financements et catégories ;
 Géographique ;
 Sixième axe supplémentaire
 4 plans externes rattachables aux plans techniques (analytique, géographique, budgétaire) ;

Outil de comptabilité financière

Tompro répond parfaitement aux exigences légales ou inhérentes à la pratique en matière de comptabilité
financière des organisations, en intégrant toutes les fonctionnalités attendues, notamment :
 Plan comptable et des journaux paramétrables pour adaptation aux normalisations auxquelles
l’organisation est astreinte ;
 Gestion de nombre non limité d’exercices comptables ;
 Comptabilité auxiliaire pour les tiers entre autres ;
 Gestions des devises ;
 Editions légales (journaux général et auxiliaires, grand-livre général et auxiliaire, balance générale et
auxiliaire) ;
 Etats financiers légaux (bilan, comptes de résultat, emplois et ressources), possibilité de paramétrage et
d’édition de liasses de consolidation (type SYSCOA/OHADA) ;
 Autres éditions pour la gestion comptable (détails des comptes, contrôle des taux de change, recherche de
mouvements et fiches d’imputation, etc.) ;
 Possibilité de clôture périodique de la comptabilité et génération des à-nouveaux ;
 Outils de lettrage des comptes auxiliaires et justificatif des soldes, possibilité de gestion des échéances de
paiement ;
 Rapprochement bancaire par pointage des écritures de trésorerie et gestion des mouvements bancaires
non passés (pour cause d’erreurs bancaire par exemple) ;
 Edition de l’arrêté de caisse ;
 Possibilité de répartition secondaire des dépenses pré ou post-comptabilisation (comptabilité analytique).

Tompro intègre évidemment des outils spécifiques utilisés notamment pour la comptabilité des projets ou
programmes de développement, comme les imputations des dépenses et des décaissements sur les axes
techniques et de financement par exemple.

Outil de suivi budgétaire

Tompro permet la gestion des budgets et le suivi budgétaire, en intégrant les outils nécessaires :
 Imputation budgétaire combinant les axes de suivi paramétrés ;
 Niveau paramétrable de suivi budgétaire suivant les axes cités ci-dessus ;

8
Introduction
 Possibilité de gérer jusqu’à 10 budgets par exercice comptable, en monnaie de comptabilisation ou en
devises ;
 Suivi budgétaire par comparaison des prévisions saisies et des réalisations comptabilisées suivant la
combinaison des axes de suivi (les axes principaux plus éventuellement les plans externes préalablement
rattachés aux plans principaux) ;
 Différents outputs du budget et du suivi budgétaire ;

Outil de suivi financier des marchés et engagements

Tompro inclut la fonctionnalité de suivi des marchés en permettant les opérations suivantes :
 Saisie des informations générales et financières relatives aux marchés et engagements ;
 Décomptes et décaissements constatés à partir de la comptabilité générale ;
 Différents outputs de suivi de marchés et es engagements ;
 Possibilité de gestion des garanties de marchés et soumissions ;
 Intégration avec les autres outputs du système (suivi budgétaire, états destinés pour le reporting aux
bailleurs, etc.).

Outil de monitoring : tableau de bord

Les différentes éditions dans Tompro constituent le tableau de bord de suivi financier de l’organisation, incluant
des listes ou tableaux dont les caractéristiques suivent :
 Editions des informations sur les réalisations financières (outputs analytiques), du budget ou de la
comparaison des réalisations ou engagements totaux par rapport au budget (suivi budgétaire), des
informations sur les décaissements ou comparant ces derniers par rapport au budget (suivi des
décaissements) ;
 Editions détaillées sous forme de liste, équivalents aux détails des mouvements, journaux ou grand-livre
comptables mais suivant les axes de suivi techniques (analytique, budgétaire, géographique,
éventuellement les axes externes rattachés) ou de financement) ;
 Sortie de tableaux de synthèse suivant chaque axe ou par combinaison de 2 axes en ligne ou croisée ;
 Sortie de tableaux de suivi mensuel, de suivi pluriannuel ;
 Possibilité de paramétrage de modèles de tableau de bord combinant les différents agrégats de suivi
(budget sur la durée de vie du projet –PAD de la Banque Mondiale par exemple–, budgets de l’exercice,
engagements totaux, engagements non encore honorés, facturations, décaissements ou encaissements) ;
 Autres outputs spécifiques (synthèse concernant les tiers ou marchés, entre autres).

Outil de reporting : états financiers et outputs normalisés des bailleurs

Tompro permet le paramétrage et l’édition des états financiers standards (bilan, compte de résultat, état des
emplois et ressources sur base engagements type tableau de financement) qui siéent aux projets de
développement.
Suivant les versions spécifiques au type de financement reçu par l’organisation (de la Banque Mondiale, du Fonds
Européen pour le Développement, ou autres bailleurs bi/multilatéraux), Tompro permet de paramétrer et d’éditer
en automatique des tableaux inclus dans les formats de rapports financiers normalisés destinés aux bailleurs,
comme le Rapport de Suivi Intermédiaire de la Banque Mondiale par exemple.
Une autre spécificité des organisations financées par les bailleurs multilatéraux consiste en l’obligation de produire
des tableaux de justificatifs normalisés (« statements of expenditures », « RSF/IFR » ou « mémoires » par
exemple) pour les opérations de demandes de fonds ou de paiements directs / engagements spéciaux. Les outputs
y afférents peuvent être sortis en utilisant les fonctionnalités appropriés de Tompro.

Outil de gestion financière du patrimoine immobilisé

Tompro inclut un module de gestion des immobilisations permettant les traitements listés ci-dessous :

9
Introduction
 Saisie des éléments des registres des immobilisations soit à partir de la comptabilité générale ou
directement dans le module approprié ;
 Gestion des affectations et sortie de l’historique de celles-ci ;
 Outputs pour le suivi et pour l’inventaire des immobilisations ;
 Possibilité de sortie en automatique d’un tableau des amortissements ;
 Rapprochement des informations financières sur les immobilisations dans le module par rapport au
contenu de la comptabilité générale ;

1.1.2.2 Liste des modules

Tompro est structuré en 10 modules principaux :
 Le module Codifications permet d’adapter le logiciel au fonctionnement du projet (définition des
différents structures et plans, exercices comptables, etc.) ;
 Le module comptabilité générale permet le traitement et l’édition de l’information comptable dans tous
ses aspects (saisie, éditions, fonctionnalités avancés : lettrage, rapprochement, etc.) ;
 Le module comptabilité analytique permet de détailler ou de synthétiser les coûts du projet ou
programme suivant les différents axes de suivi, et inclut des fonctionnalités de ré ventilation analytique de
dépenses (répartition secondaire) et de gestion des coûts par utilisateurs (par véhicule par exemple) ;
 Le module suivi budgétaire permet la saisie des budgets et permet de sortir des états synthétisant le
budget ou le suivi budgétaire, par comparaison des réalisations constatées dans les engagements/marchés
et/ou dans la comptabilité générale par rapport aux prévisions budgétées ;
 Le module suivi des conventions inclut la saisie des informations concernant les financements reçus
(accords, conventions, devis-programme ou autres dénominations suivant les bailleurs) et la sortie en
automatique des tableaux exigés par les bailleurs pour les retraits de fonds ou paiements directs ;
 Le module de gestion des immobilisations inclut la saisie et traitement des informations concernant les
immobilisations inventoriables et leurs affectations, et permet la sortie des différents outputs de gestion
(registre, fiches, inventaire, amortissement, rapprochement avec la comptabilité) ;
 Le module états financiers permet de paramétrer et d’éditer les états financiers légaux et les tableaux
financiers normalisés inclus dans le reporting exigé par organes de financement (comme les états IFR de la
Banque Mondiale par exemple) ;
 Le module marchés et engagements inclut la saisie des informations générales et financières
concernant les marchés et la prise en compte en automatique des décompte et décaissements constatés
au niveau de la comptabilité générale, pour permettre le suivi financier des marchés et engagements ;
 Le module états des décaissements permet de sortir des outputs détaillant ou synthétisant les
décaissements réalisés et permet de comparer ces derniers par rapport aux prévisions budgétées, entre
autres éditions comme le tableau de bord paramétrable ;
 Le module Utilitaires permet la sauvegarde des données, le transfert de données entre sites dans le
cadre de travaux de consolidation et la communication avec les autres progiciels développés par la société
Tomate.

10
Introduction
1.1.2.3 Versions disponibles

Fonctionnalités Monoposte Multipostes Multisites Multiprojet

s

Ensemble des 10 modules standards de Tompro

   
(du paramétrage jusqu’aux utilitaires)

Possibilité d’exploitation simultanée sur plusieurs

postes terminaux partageant un même réseau et 
les mêmes bases de données

Possibilité de décentralisation des sites

d’exploitation du système et de consolidation des 
données

Possibilité de gérer l’information financière de

plusieurs entités indépendantes les unes des 
autres

11
Introduction

Le système Tomportail centralise dorénavant toutes les applications développées par la Société Tomate, selan la
configuration commandée, le système Tompro sera automatiquement

1.2.1 Configuration matérielle et logicielle nécessaire

La configuration nécessaire pour faire fonctionner Tompro est résumée ci-dessous :
 Ordinateur de type PC ayant un processeur Intel Core 2 ou équivalent ou ultérieur ;
 2 Go de mémoire vive minimum ;
 5 Go d’espace disque dur disponible (pour l’application et la base de données) ;
 Port de communication USB disponible (pour la clé de protection) ;
 Lecteur de CD-Rom pour l’installation ;
 Imprimante (pour les éditions) ;
 Liaisons réseau (pour la version multiposte uniquement) ;
 Système d’exploitation Microsoft Windows XP SP3 ou ultérieur ;
 Microsoft Office Excel (pour les possibilités d’exportation) ;

1.2.2 Installation de l’application

Les étapes d’installation de l’application ci-dessus sont à effectuer sur tous les postes terminaux (clients et
serveurs) qui seront utilisés pour l’exploitation de Tompro.

1.2.2.1 Installation de l’application

1. Désinstaller si cela existe l’ancienne version de Tompro après avoir effectué la sauvegarde des bases de
données ;
2. Insérer le CD d’installation de Tompro dans un lecteur de CD-Rom ;
3. Parcourir le CD pour y trouver le fichier d’installation se trouvant dans le sous-répertoire nommé « Install
… », double-cliquer dessus pour lancer l’installation (ou faire un clic-droit puis installer en tant
qu’administrateur, comme spécifié dans la note ci-après) ;

 L’installation du système et des clés de protection

sur les versions récentes du système
d’exploitation Windows nécessite un privilège
« administrateur ». Pour une installation sous Ms
Vista ou ultérieur, effectuer un clic droit sur le nom du fichier d’installation et sélectionner l’option « Exécuter
en tant qu’administrateur » et répondre par l’affirmative aux messages de confirmation ;
4. Suivre les instructions à l’écran en effectuant les manipulations y demandées ;

 Vérifier qu’un serveur de base de données

SQL Server est accessible à partir du
terminal, sinon installer la version proposée
par défaut par le système ;

 Sélectionner le « mode mixte » comme

authentification de sql

 Par rapport à la configuration commandée,

des options supplémentaires pourraient être clarifiées par l’utilisateur en cours d’installation ou après la
première utilisation.

12
Introduction
5. Dans le cas de transfert du système sur une autre unité ou tout autre cause nécessitant cela, effectuer si
besoin la procédure de restauration des bases de données préalablement sauvegardées ;

1.2.2.2 Installation du pilote de la clé de protection du logiciel

1. Insérer le CD d’installation de Tompro dans un lecteur de CD-Rom ;
2. L’ancer l’exécutable du pilote d’installation ce la clé de protection
se trouvant dans le sous-répertoire : X:\Protection Windows 7\
(remplacer X: par la lettre du lecteur du CD-Rom où on a mis le
CD d’installation), équivalent aux mêmes procédures qu’au point 3
ci-dessus ;
3. Suivre scrupuleusement les instructions à l’écran en effectuant les manipulations y demandées ;
4. Mettre en place la clé de protection « Dungle »
de Tompro sur le port (USB), en local ou sur la
terminal prévu pour les clés centralisées, suivre
les instructions d’installation de pilote affiché par
Ms Windows (nécessaire pour les dungles USB) ;

 Vérifier que les étapes précédentes ont été

scrupuleusement respectées avant de solliciter
de l’assistance, si le message d’erreur ci-après
apparaît lors du lancement de Tompro : « Logiciel protégé, veuillez contacter votre revendeur … »

1.2.3 Configuration des logiciels

13
Introduction

1.3.1 Lancement de l’application

1.3.1.1 Lancement de la version monoprojet

1. Lancer l’application à partir du bureau en double-cliquant sur
l’icône de Tompro Windows ou en cliquant sur « Démarrer »
puis « Tous les programmes » puis « TOMATE » puis
« Tomportail ».
2. Indiquer dans la fenêtre qui apparaît le nom d’utilisateur et le
mot de passe. La création et gestion des noms d’utilisateurs est
expliquée dans la section gestion des groupes et utilisateurs.
3. Si le système reconnait le nom d’utilisateur et mot de passe, la
validation devient possible en cliquant sur « se connecter »
, sinon un message d’erreur apparaît « Utilisateur
invalide » ou « Mot de passe incorrect » selon le cas.

1.3.1.2 Lancement de la version multiprojets

 Cette manipulation ne sera disponible et nécessaire que dans la version multibases de Tomportail.
1. Lancer l’application
comme déjà indiqué dans
la section précédente, la
fenêtre listant les entités
pilotées dans Tompro va
s’ouvrir ;
2. Sélectionner le projet à
ouvrir en cliquant sur sa
ligne ; le projet
sélectionné sera mis en
surbrillance. Valider en
cliquant sur « En
cours » .
3. La fenêtre de login
demandant le nom
d’utilisateur et le mot de
passe apparaît, procéder
de la même façon
qu’expliquée dans la section précédente.

14
Introduction
1.3.2 Contenu de l’interface utilisateur

1.3.2.1 Menus et fenêtres

Ci-dessous la liste des éléments aperçus au niveau du menu principal et des fenêtres des modules.

 Un simple clic de la souris suffit pour activer les boutons dans Tompro, double-clics à utiliser pour
sélectionner un élément dans une liste (cas de l’utilisation des touches de fonction du clavier à voir
ultérieurement)

Les éléments pointés par un numéro dans la figure ci-dessus sont commentés dans la liste qui suit :

01 Modules du système
Cliquer sur le nom du module pour pouvoir dérouler en-dessus la liste des
fonctionnalités accessibles qui y sont reliées ;

15
Introduction
02 Sous-module

Cliquer sur la flèche à droite du libellé d’un sous-module pour afficher la liste des
fenêtres qui y sont liées ; si la liste des fonctionnalités d’un module ne peut pas
être figurée intégralement dans la zone correspondante, utiliser les touches de

navigation haut à droite du nom du module en cours ou bas à droite du

nom du module suivant pour défiler la liste ;
03 Accès aux fenêtres
Cliquer sur la dénomination de la fenêtre à accéder dans la liste déroulée liée à
chaque fonctionnalité du système ;

04 Fenêtre
Toute manipulation liée à l’entrée, au traitement et à la restitution de l’information
dans le système est accessible à partir des fenêtres après avoir effectué les
manipulations nécessaires à l’ouverture de celles-ci (à partir du menu principal ou
menu système, ou en cliquant sur le bouton approprié) ;
05 Onglets
Dans certains cas, toutes les informations ou manipulations accessibles à partir
d’une fenêtre ne peuvent pas être affichées sur une seule page ; Cliquer sur le
libellé de l’onglet pour ouvrir la page correspondante dans la fenêtre ;
06 Boutons
Cliquer sur un bouton pour lancer la fonctionnalité qui y est rattachée. Une liste de
boutons usuels est disponible dans la section suivante ;
07 Champs de saisie
Entrer directement l’information à saisir dans ces champs ; le champ en cours
d’alimentation est généralement mis en surbrillance en jaune ; dans certains cas, la
saisie est restreinte à des éléments préalablement définis (comme des plans par
exemple), où l’appui au niveau du champ sur des touches de fonction du clavier
(F5, F7 ou autres) permet de dérouler une liste pour sélection, en plus de l’option
de saisie directe ;
08 Zone de liste ou combo box

Sélectionner à partir de la liste déroulée en cliquant sur la flèche à droite de ce

type de champ l’enregistrement à saisir ; la liste est soit prédéfinie dans le système
soit préalablement saisie dans d’autres modules ;
09 Case à cocher
Activer la fonctionnalité correspondante à une case décrite par son libellé
(généralement à gauche de celle-ci) dans le système en la cochant en cliquant
dessus, sinon décocher , en cliquant sur une case préalablement cochée ou en la
laissant décochée, pour désactiver l’option ;
10 Case à options
Cliquer sur la case ronde généralement à gauche de la dénomination d’une option
pour l’activer ; ce type d’input est généralement associé à des sélections par
rapport à des options mutuellement exclusives (le fait de sélectionner une option
rend indisponible les autres) ;

16
Introduction
11 Grille de données
Les éléments sous forme de liste dans les grilles affiche les données déjà saisies
liées à la fenêtre active ; Sélectionner une ligne dans la grille (affichée soit dans la
page en cours ou dans un autre onglet de la fenêtre) avant de pouvoir modifier ou
supprimer son contenu ;
12 Menu du système
Dérouler ce menu pour accéder à certaines fonctionnalités liées à la configuration
de Tompro, sans liens avec les fonctionnalités de traitement de l’information qui se
retrouvent au niveau du menu principal.

1.3.2.2 Boutons de commande

Ci-dessous la liste des fonctionnalités de certains boutons de Tompro.

Pour ajouter un élément

Pour apporter des modifications à un élément déjà saisi

Pour enregistrer un élément ajouté ou une modification

Pour annuler la modification ou quitter le mode ajout

Pour supprimer un élément

Pour lancer une consultation sur écran

Pour valider la saisie ou les choix alimentés dans la fenêtre en cours

Pour parcourir les répertoires des disques locaux ou du réseau pour sélection ou
enregistrement de fichier

Pour lancer la prévisualisation des éléments à imprimer

Pour rechercher des enregistrements préalablement saisis liées à la fenêtre en

cours

Pour exporter les rapports de suivi vers Excel

Pour parcourir (premier , précédent , nombre de lignes, suivant ,

dernier ) les éléments saisis

Pour quitter la fenêtre en cours

17
Introduction

1.3.2.3 Menu contextuel

Les boutons de commandes
affichés par défaut en haut des
fenêtres sont aussi disponibles
sous forme de menu contextuel,
en utilisant le bouton droit de la
souris.

1.3.3 Manipulations basiques

Toutes les manipulations dans Tompro sont généralement effectuées selon des standards expliqués ci-dessous.

1.3.3.1 Saisie de données

1. Dans toute fenêtre de
saisie, pour ajouter un
nouvel enregistrement,
il faut cliquer sur le
bouton « Ajouter »

. Maintenant, le
mode création est
activé comme le
montre le message
d’information en haut
ou en bas de la
fenêtre ;

2. Entrer au fur et à
mesure les éléments
devant composer
l’enregistrement à
saisir, en sélectionnant
l’élément approprié
dans les combos box
et/ou en saisissant
directement dans les champs. Naviguer entre les champs de saisie en cliquant au fur et à mesure dans les
zones de saisie (colorié en jaune pour le champ actif) ou en utilisant la touche de tabulation () du
clavier ;

 Pour certains champs spécifiques, certains

éléments sont imposés par le système en
fonction des sélections dans les combos box, à

18
Introduction
compléter ensuite par les saisies, comme pour les éléments détaillés des plans généralement ;

 Toutes données déjà préalablement saisies dans le système mais nécessaires à la définition des éléments
de l’enregistrement en cours peuvent être renseignées soit en les
sélectionnant dans la liste déroulée par  pour les le cas des
combos box, soit en tapant sur la touche de fonction appropriée du
clavier (F5 ou F7 généralement) et en les sélectionnant dans la liste
qui apparaît, pour les cas de champs de saisie.

Dans ces cas, la liste déroulée par la touche de fonction (F5 ou F7

ou autre) ou certains combos box  peut être préalablement filtrée
par saisie directe des premiers caractères composants la codification
recherchée ;

 Au niveau des champs de date, saisir directement en continu le jour en deux

chiffres, le mois en deux chiffres, et l’année obligatoirement en quatre chiffres (le
plus rapide), ou cliquer sur la flèche du combo, sélectionner le mois et l’année
désirés en utilisant les flèches de navigation ( mois + année ), puis cliquer sur
le jour du calendrier à saisir (manipulation assez longue) ;

3. Lorsque tous les champs sont alimentés, valider l’enregistrement en cliquant sur « Enregistrer » ;

 Vous pouvez annuler la saisie en cours non encore validée en cliquant sur « Annuler » auquel cas
il faut revenir à l’étape expliquée au point 1 si vous voulez ajouter un nouvel enregistrement.
4. Le système enregistre la saisie en l’ajoutant dans la liste de la grille de données, vous êtres toujours en mode
création, vous pouvez tout de suite saisir d’autres enregistrements suivant les instructions expliquées aux
points 2 et 3 ci-dessus ;
5. Une fois les saisies terminées, sortir obligatoirement du Mode création avant de pouvoir effectuer d’autres

manipulations en cliquant généralement sur « Annuler » .

Après cela, le Mode consultation est activé comme le montre
le message d’information dans la fenêtre.
6. Pour fermer la fenêtre en cours, cliquer sur « Fermer » en Mode consultation.

1.3.3.2 Modification de données

 La modification des données est possible en Mode consultation, quitter auparavant le Mode création s’il y a
lieu (point 5 dans la section précédente).

19
Introduction
1. Présélectionner
éventuellement les
groupes de
rattachement de
l’élément à modifier en
renseignant les
combos box, puis
sélectionner
l’enregistrement à
modifier dans la grille
de saisie en cliquant
dessus.
L’enregistrement
sélectionné est mis en
évidence par
surbrillance dans la
grille, et ses données
sont figurées en grisé
au niveau des champs
de saisies.
2. Cliquer sur le bouton

« Modifier » .
Le système est maintenant en Mode Modification pour pouvoir modifier certains éléments de
l’enregistrement qui a été préalablement sélectionné. Procéder aux modifications nécessaires dans les zones de
saisie (colorié en jaune pour le champ actif).

 Certains éléments ne sont pas modifiables en étant grisés en Mode modification, car ils constituent les clés
d’identification de l’enregistrement dans le système, ou sont figés une fois certaines manipulations faites
(ajout de données liées, etc.). Tout ce qui est « Code » est généralement non modifiable. Lors des cas
d’erreurs de saisie touchant ces éléments, procéder plutôt directement à la suppression.
3. Lorsque les modifications nécessaires ont été terminées, valider celles-ci en cliquant sur « Enregistrer »

. Vous pourriez vérifier dans la grille des données si les corrections y ont été effectivement apportées. Le
système revient automatiquement en Mode consultation.

 Il est possible d’annuler la modification en cours non encore validée en cliquant sur « Annuler »
auquel cas il faut revenir à l’étape expliquée au point 1 si vous voulez effectuer d’autres modifications de
données.

1.3.3.3 Suppression de données

1. En Mode consultation, procéder à la sélection de l’enregistrement à supprimer, comme dans le point 1 de la
section modification.

2. Cliquer sur le bouton « Supprimer » , le système demandera la confirmation de l’action, si vous

cliquez sur « Oui », l’enregistrement sera définitivement supprimé.

 Il n’y a pas de moyens de récupérer des enregistrements supprimés. Utiliser cette fonctionnalité avec
prudence.

20
Introduction
 Il n’est pas possible de supprimer les enregistrements
auxquels d’autres données sont rattachées, un message
d’erreur y afférent apparaît dans ce cas. Dans ce cas,
supprimer tout d’abord les données qui sont rattachés à
un enregistrement avant de pouvoir supprimer celui-ci.

1.3.3.4 Liste sur écran

En Mode consultation, Cliquer sur le bouton « Consulter » ou équivalent / /… ;

Une fenêtre d’aperçu
sur écran des
informations gérées
dans la fenêtre en
cours va s’ouvrir.
Pour naviguer entre
les pages de
données
consultables sur
écran, utiliser les
touches de
navigation :
 Le numéro de
page en cours
de visualisation
sur écran et le total des pages disponibles sont généralement figurés à gauche des touches de navigation ;
 Cliquer sur « Premier » pour visualiser sur écran la première page de la liste ;
 Cliquer sur « Dernier » pour visualiser la dernière page de la liste ;
 Cliquer sur « Précédent » ou « Suivant » pour naviguer entre les pages de
visualisation ;
 Cliquer sur « Fermer » pour fermer la fenêtre d’aperçu écran.

1.3.3.5 Editions

1. En Mode consultation, Cliquer sur le(s) bouton(s) d’édition disponible / / /… ;

2. Selon l’état à produire, une fenêtre de présélection des éléments à éditer pourra éventuellement apparaître : y
définir les critères d’édition en renseignant les combos box et/ou en activant les options désirées en cochant
les cases à cocher et/ou cases à options. Cliquer sur « Ok » pour valider les choix, sinon cliquer
sur « Annuler » pour abandonner l’ ;
3. Une fenêtre de prévisualisation d’impression apparaît sauf dans certains cas, avec ses boutons et
fonctionnalités propres.

21
Introduction

La liste des fonctions et informations disponibles en haut de toute fenêtre de prévisualisation est détaillée ci-
dessous (de gauche à droite) :

Pour exporter le contenu de l’aperçu écran vers des formats populaires (Acrobat, Word,
Excel, RTF) : indiquer le dossier, le nom et le format du fichier d’exportation à générer
dans la fenêtre affichée d’enregistrement standard de Ms Windows

Pour lancer l’interface de configuration et de lancement d’impression standard de Windows

pour imprimer tout ou partie du contenu de la fenêtre de prévisualisation

Pour rafraichir le contenu de la fenêtre de prévisualisation (dans le cas où des données ont
été ajoutées postérieurement à l’affichage de la prévisualisation)

22
Introduction

Pour naviguer entre les pages d’aperçu avant impression : première , précédente ,
suivante , dernière
Pour sélectionner le numéro de page à afficher, en alimentant manuellement le champ de
la fenêtre qui sera affichée avant de confirmer le choix

Pour rechercher dans la fenêtre de prévisualisation un terme qui sera alimenté dans le
champ de l’option affichée après avoir cliqué sur ce bouton : le résultat de la recherche
sera mis en encadré dans la fenêtre, cliquer sur le bouton « Suivant » pour
rechercher d’autres éléments qui contiennent aussi le terme recherché ;

Pour augmenter, diminuer ou ajuster la taille de l’aperçu écran, en renseignant le

pourcentage de zoom ou les autres options d’affichage
Pour fermer la fenêtre de prévisualisation, généralement après avoir lancé les travaux
d’impression ou d’exportation
Noter que le numéro de page en cous d’aperçu, le nombre de pages objet de la prévisualisation ainsi que le zoom
de l’affichage, sont rappelés en bas de la fenêtre.

1.3.3.6 Exportations
Dans certaines exploitations, un

bouton d’exportation
est disponible en mode
consultation, cliquer sur celui-ci
et confirmer éventuellement les
autres options demandées ;
Généralement l’application
contenant l’exportation est tout
de suite ouverte après un temps
de traitement.

23
24
Codifications

Les fonctionnalités de paramétrage constituent l’ossature du système d’information de gestion financière. En effet,
ils sont utilisés dans la codification de toute information traitée au niveau du système. Ces données ont
généralement un caractère permanent et seront utilisées tout au long de l’exploitation de Tompro, même si des
additions (ou peut-être des suppressions) peuvent y être apportées ultérieurement, en fonction de l’évolution du
contenu de l’information financière du projet et des décisions de gestion.
Donc, le plan comptable, des tiers, des journaux et les plans des autres axes de suivi, la liste des exercices
comptables, la codification et catégorisation des différents financements reçus constituent entre autres les
éléments de paramétrage.
Pour accéder au paramétrage du système, cliquer sur « Codifications » au niveau
du menu principal. Le menu contenant les différents éléments de paramétrage va
ainsi être déroulé.

Les paramètres sont structurés en trois sous modules, correspondants aux trois onglets de la fenêtre principale du
module de paramétrage :
 Les paramètres généraux qui renseignent les informations générales afférentes à l’entité utilisateur du
système, les options à activer ou non de traitement de l’ et les différents éléments d’ordre général utilisées
dans les autres codifications comme les plans (monnaies, exercices comptables, sites de saisie, etc.) ;
 Les structures qui permettent de définir le nombre de niveaux d’analyse existant pour chaque plan, et de
renseigner les correspondances entre les plans de gestion et plans externes ;
 Les plans de comptes qui incluent la manipulation des plans nécessaires à la comptabilité (comptable, tiers,
journaux) et des plans de suivi technique et de financement (analytique, budgétaire, géographique,
financement avec ses subdivisions : bailleurs-conventions-catégories, secteurs, plans externes) ;

25
Codifications

Les paramètres généraux incluent les codifications d’ordre général

utilisées par les différents modules de Tompro y compris les autres
éléments de paramétrage. Aussi convient-il de procéder en premier
lieu à la définition des éléments de ceux-ci.
Accéder aux éléments des paramètres généraux en déroulant le
menu du module de codifications > paramètres généraux.

2.2.1 Monnaies

Codifications > Paramètres généraux > « Monnaies »

Saisir dans le système au moins les monnaie de comptabilisation et de restitution de l’information financière, plus
éventuellement les autres monnaies qualifiant spécifiquement certaines opérations (comptes gérés en devises,
monnaie de marché ou engagement, etc.)

2.2.1.1 Saisie des monnaies

Ajouter / Modifier / Supprimer des codifications sur les unités monétaires utilisés dans le système à partir de ce
module ; Pour un nouvel enregistrement :
 Saisir obligatoirement
le code

de l’unité monétaire
(noter qu’il est
conseillé d’utiliser les
codifications officielles
ISO, par exemple USD
au lieu de $US pour la
monnaie des USA,
surtout si on utilise le
système pour éditer
des rapports à
l’adresse de
destinataires
institutionnels
internationaux) ;
 Saisir obligatoirement
le libellé

de l’unité monétaire ;
 Si c’est applicable,

saisir le libellé des centimes ou équivalent de l’unité monétaire au niveau du

groupe de champs « décimales et formats », sinon laisser vide si la monnaie n’a pas de centimes

26
Codifications
 Si la monnaie prévoit des décimales au niveau scriptural (même s’il n’y a pas de valeur faciale physique
correspondante), saisir le nombre de décimales de la monnaie, sinon laisser vide.

2.2.1.2 Saisie des valeurs faciales des monnaies

Saisir la liste des valeurs faciales des billets et pièces en circulation pour toute monnaie de tenue de caisse, pour
pouvoir utiliser la fonctionnalité d’arrêté de caisse au niveau des éditions comptables.

 Saisir préalablement la monnaie avant de pouvoir alimenter les valeurs faciales correspondantes ;

 La saisie des valeurs faciales est possible seulement en mode « Consultation » au niveau des paramètres
des monnaies ;
Pour compléter les informations sur les valeurs faciales :
1. Sélectionner dans la
grille en bas la
monnaie concernée ;
2. Avec le bouton
d’ajout
correspondant à droite
des champs
concernés, ajouter par
ordre chronologique
décroissant la liste des
valeurs faciales des
billets (champs à
gauche) et pièces
(champs à droite) en
circulation pour la
monnaie ;

Pour modifier ou
supprimer un
élément au niveau des
valeurs faciales, le sélectionner au niveau de la grille des valeurs puis cliquer sur le bouton approprié ;

27
Codifications
2.2.2 Pays

Codifications > Paramètres généraux > « Pays »

Saisir évidemment au niveau de cette fenêtre la nationalité de l’Organisation utilisatrice du système, ainsi que
celles de ses partenaires (tiers, bailleurs), à alimenter en option au niveau de certaines codifications (tiers,
bailleurs, fiches marché, etc.)
Ajouter / Modifier /
Supprimer des
paramètres des
pays la liste des
nationalités :
 Saisir
obligatoirement
le code (de
préférence la
codification
ISO) puis le
libellé ;
 Insérer de
manière
facultative
l’image du
drapeau du
pays en cous de
saisie, en
cliquant sur
« parcourir » puis en indiquant le chemin où se trouve le fichier image concerné ; Cliquer
sur « supprimer drapeau » pour enlever une image déjà renseignée dans le système.

2.2.3 Entête

Codifications >
Paramètres généraux > « Entête »
Certains éléments renseignés au niveau de cette
fenêtre de paramétrage, en plus des
informations d’ordre générales qui seront
répercutées au niveau des outputs du système,
conditionnent la disponibilité de certaines
fonctionnalités au niveau des différents modules.

Le contenu du tableau ci-après liste les éléments à alimenter au niveau de l’entête :

Onglet « Coordonnées »

Libellé du projet
Saisir ici la dénomination de l’Organisation utilisateur du système (le libellé
#2 est facultatif, compléter seulement si le premier libellé n’est pas
suffisant) ; cette information est généralement figurée au niveau des
éditions

28
Codifications
Sigle
Saisir le sigle de l’Organisation utilisatrice du système ici ;

 L’activation du système, liée à la licence d’utilisation, se

base sur le sigle ; le changement de celui-ci nécessite l’obtention
d’un nouveau code d’activation ;
Adresse
Saisir les coordonnées de l’Organisation ;

 Saisir préalablement dans les paramètres des pays la

nationalité de l’organisation avant de sélectionner celle-ci dans le
combo box correspondant dans les adresses ;
Onglet « Personnalisation »

Monnaies
Saisir la monnaie de comptabilisation et les autres monnaies-clés de suivi :

 Saisir préalablement dans les paramètres la liste des

monnaies ;
Monnaie locale : Saisir obligatoirement la monnaie de comptabilisation, en
la sélectionnant parmi les codes de monnaies préalablement paramétrés ;
Monnaie du REP : saisir ici la monnaie utilisée dans le REP : le Rapport
d’Evaluation du Projet (Project Appraisal Document) formalise la
programmation financière sur la durée d’exécution d’un financement,
justifiant le volume de ce dernier ;
Monnaie de rapport : alimenter cette option uniquement si la production
de tout output du système doit être effectuée sur une autre monnaie en
plus de la monnaie de comptabilisation, généralement à cause d’exigences
de certains ayants-droits à l’information ;
Cours du REP : saisir ici le cours de change de la monnaie du REP par
rapport à la monnaie de comptabilisation, normalement formalisé dans le
document ou à la date de finalisation de celui-ci (sinon 1,00000
évidemment si les deux monnaies sont identiques)

29
Codifications
Fonctions liées à la comptabilité générale
Activer ou alimenter ces options facultatives pour rendre disponible
certaines fonctionnalités au niveau du système, liées au traitement
comptable ;
Test sur numéro pièce : activer cette option si les procédures de
l’Organisation incluent l’attribution de numérotation interne ou pré
numérotation des pièces justificatives de comptabilisation, à saisir au
niveau de « numéro de pièce » dans les bordereaux, pour éviter les
doublons de saisies (pièces avec un même numéro saisies plus d’une fois) ;
Gestion des BR et OV : activer cette option pour rendre disponible les
modules de génération automatique des bordereaux de règlement (BR) ou
d’ordres de virements (OV), basés sur les éléments de prise en charge
dans la comptabilisation
Compte de frais bancaires : renseigner ici la liste des comptes
(préalablement saisis dans le plan comptable) qui pourraient s’ajouter en
ligne supplémentaire des opérations d’apurement :
 utiliser seulement si les lignes de frais bancaires liées aux
opérations de paiements ne sont pas différenciées dans les relevés
bancaires, cas de plus en plus rare, sinon comptabiliser
évidemment dans un bordereau séparé ces frais ;
 utiliser aussi pour constater directement lors de la liquidation par
apurement la différence de change matérialisée pour chaque
opération (au lieu de la constater en fin de période) ;
Comptabilité générale : gestion des échéances ou trésorerie
Activer cette option pour pouvoir suivre les délais de liquidation des
opérations avec les tiers pour optimiser la gestion des fonds de roulement
Gestion des échéances : activer cette option pour rendre disponible
dans les éditions comptables la fonction d’édition des tableaux d’échéancier
et balance âgée, qui nécessite l’alimentation des échéances de créances et
dettes lors de la comptabilisation pour pouvoir sortir des tableaux
synthétiques de délais de liquidations des opérations avec les tiers ; la
fonctionnalité est incompatible avec la gestion de trésorerie (ci-dessous)
Gestion de la trésorerie : activer cette option pour activer la
fonctionnalité plus avancée par rapport à la gestion des échéances ci-
dessus, permettant de traiter directement les étapes de règlements ou
liquidations de créances ou dettes, préalablement comptabilisées, dans un
sous-module de gestion de trésorerie ; Activer l’option alerte pour que le
système puisse afficher la liste des opérations échues non liquidées au
démarrage ;
Aucun : garder cette option si la fonctionnalité de gestion des échéances
ou trésorerie n’est pas nécessaire (cas des entités dont la performance
financière est mesurée entre autres par la célérité des liquidations, n’ayant
pas de soucis de gestion des fonds de roulement)
Gestion des taxes dans les marchés
Activer cette option de gestion des montants HT et TTC pour différencier
ces deux agrégats dans la saisie des marchés et dans certaines éditions ;
Clôture des rapprochements bancaires
Activer cette option pour rendre disponible la fonctionnalité de clôture des
rapprochements bancaires, rendant impossible la modification des éléments
de pointage donc par ricochet de tout enregistrement qui y est lié ;

30
Codifications
Onglet « Systèmes DRF »

Système des DRF

Activer ici les options, en cochant les cases correspondantes, qui
permettent de sortir les relevés de dépenses au niveau du suivi des
conventions et d’autres fonctionnalités spécifiques à chaque type de
financement de certains bailleurs bi ou multilatéraux (même au niveau des
inputs comme les devis-programmes des financements du FED par
exemple)

Onglet « Suivi »

Options de suivi
Activer ici les axes de suivi « de gestion » (nommés par défaut :
budgétaire, analytique, financier, géo(graphique), plan
supplémentaire), qui vont ventiler les programmations, les réalisations
financières et les décaissements enregistrés dans le système, en plus de
l’axe comptable activé par défaut ; Activer seulement parmi ces choix le
nombre d’axes de ventilation de gestion nécessaires pour le suivi (quitte à
les renommer si besoin au niveau des définitions des structures des plans)

 L’axe « financier » est nécessaire pour pouvoir exploiter

les fonctionnalités spécifiques du suivi des conventions entre
autres, donc le désactiver seulement si ce module n’est pas
nécessaire ;
Activer l’option « plan supplémentaire » seulement dans le cas où un
autre axe d’analyse financière nécessite un suivi particulier en plus de
l’utilisation de ceux proposés par défaut (budgétaire, analytique, financier,
géographique, comptable) : dans ce cas, toute opération de
programmation, engagement, dépense et décaissement doit
obligatoirement être ventilée aussi sur cet axe supplémentaire (augmentant
le volume de traitement). Utiliser cette option si le 6e plan supplémentaire
est sans liens avec les autres axes de gestion, sinon évaluer l’opportunité
d’alimenter plutôt les plans externes.
Activer l’option Sous-Catégories pour pouvoir gérer un quatrième niveau
d’éclatement du plan financier ; Par défaut, le suivi financier se fait sur
trois niveaux de regroupement, du plus agrégé au plus détaillé : bailleurs >
conventions > catégories ;

 La modification de ces options ne sera plus possible

(options grisées) une fois les structures et plans alimentés.
Onglet « Autres »

Sous-composante convention
Renseigner dans le combo box le niveau de saisie directe par sous-
composante (cas très rare) de l’historique des demandes de
réapprovisionnement honorées par le bailleur IDA sur base analytique,
sinon laisser vide si ce n’est pas nécessaire ;

31
Codifications
Autres options
Activer des fonctionnalités annexes spécifiques à certains suivis ou
contrôles :
Syscohada : activer pour rendre disponible dans le système des modules
servant à la production de certains outputs légaux exigés spécifiquement
aux entités appliquant les règles du Syscoa/Ohada (pour certains pays
d’Afrique subsaharienne)
Verrouillage des exportations : activer pour interdire toute modification
d’opérations ayant déjà fait l’objet d’exportations ou d’importations dans le
cadre de travaux de consolidation (utilisable seulement dans la version
monosite du système, censée être installée au niveau des entités
décentralisées) ;
Source financement : activer, dans le cadre d’une gestion multi
financements dans une seule comptabilité, pour renseigner
systématiquement la convention financière liée à toute opération
enregistrée dans le système, pour pouvoir utiliser ce filtre dans les outputs
Elaboration du budget
Sélectionner au niveau de ce combo box l’axe de base d’élaboration du
budget, fonctionnalité avancée de programmation financière dans le
système
Ecritures comptables
Autoriser la saisie du montant local nul : normalement le système
exige la saisie d’un montant en monnaie de comptabilisation pour toute
ligne comptable ; activer cette option pour désactiver ce contrôle
Comptabilité budgétaire :?à compléter
Saisie des marchés et engagements
Généralement la saisie des fiches-marchés au niveau du suivi des
engagements reprend la numérotation formelle qui leur est donnée
(numéro du contrat, convention, bon de commande ou toute autre forme
d‘engagement) ; activer ce choix pour plutôt faire attribuer par le système
la numérotation des engagements ; Le nombre d’incrémentation
correspond au nombre de caractères numériques à afficher dans la
numérotation (exemple incrémentation « 4 » permet d’attribuer une
numérotation de 0001 > 9999)
Logo
Renseigner ici le chemin vers le logo de l’Organisation pour que celui-ci
puisse être figuré automatiquement dans certaines éditions (états
financiers standards par exemple) ; Cliquer sur « parcourir »
pour indiquer le chemin de stockage du fichier image
(faire attention à la limite de taille de fichier affiché) ; Cliquer sur
« Supprimer Logo » pour enlever la sélection de logo

2.2.4 Signataires

Codifications > Paramètres généraux > « Signataires »

Pour certains types d’outputs devant généralement inclure des matérialisations de contrôles sous forme de
signatures, les noms et postes de signataires peuvent être insérés automatiquement par le système en bas de

32
Codifications
page. La liste des signataires, regroupés par groupes liés aux types d’éditions, doit être préalablement saisie au
niveau de cette fenêtre de paramétrage, pour pouvoir les rappeler ensuite dans les éditions.
Ajouter / Modifier /
Supprimer des
paramètres des
signataires la liste
de ceux-ci
regroupés par
types :
 Donner un
code et un
libellé au
groupe de
signataires ;
 Saisir dans les
champs les
noms et
postes des
signataires
associés au
groupe (4
maximum)
Modifier
évidemment ces données en cas de changement de signataires au niveau de l’organisation.

2.2.5 Exercices

Module Codifications > Onglet Paramètres généraux > Bouton « Exercices »

Saisir à ce niveau la
liste des exercices
comptables. Noter
que la durée d’un
exercice comptable
ne devrait pas
dépasser 18 mois.
Saisir l’année ou
équivalent de
chaque exercice, sa
date de début et
sa date de fin ;
Sélectionner l’option
« En cours »
lors de la
saisie ou
modification au
niveau de ce
module pour
l’exercice par défaut
dans le cadre des
traitements en cours.

33
Codifications
2.2.6 Modèles d’état

Codifications > Paramètres généraux > « Modèles d’état »

Personnaliser au niveau de ce paramètre de modèles d’état les noms des différents formats de tableaux de relevés
de dépenses ou autres outputs de justifications standardisés à l’adresse des bailleurs, sortis au niveau des outputs
du suivi des conventions, dont la mise en forme est prédéfinie dans le système.
Pour saisir une
dénomination
personnalisée d’un
format de tableau
standardisé :
1. Sélectionner à
partir du combo
box la
procédure
financière, liée
à un bailleur de
fonds ;
2. Cliquer sur le
bouton ajouter

;
3. Sélectionner le
code du format
standardisé de
tableau ;
4. Saisir dans le champ approprié el libellé personnalisé du tableau standardisé

5. Enregistrer la personnalisation de la dénomination de l’état, sinon annuler pour quitter

directement sans enregistrer.

2.2.7 Sites

Codifications > Paramètres généraux > « Sites »

Le paramétrage de sites permet d’attribuer une codification aux centres de saisie. Chaque entité « centrale » (de
consolidation pour la version multisites du système) ou « décentralisée » (même si celle-ci se trouve physiquement
au niveau de la même localisation que l’entité de consolidation comme dans certains cas) devra avoir son propre
code de site. Si besoin, cette fonctionnalité peut être détournée pour permettre d’isoler la comptabilité de certaines
opérations, qui doivent quand même être consolidées avec les autres ensuite.

 En version monosite, seule la modification sera disponible ; Faire absolument correspondre le code du
site par rapport au code attribué au niveau de la consolidation ; sinon ignorer la modification du code dans
le cadre d’une comptabilité centralisée monosite (renseigner seulement si besoin le centre géographique par
défaut) ;

 En version multisites, normalement au niveau des centres de consolidation, la saisie (et si besoin la
suppression) de la liste des sites est disponible ;

34
Codifications
Ajouter / Modifier /
Supprimer des
codifications de
sites au niveau de
cette fenêtre de
paramétrage :
 Saisir le code
attribuée au
site ;
 Le libellé
devrait
permettre
d’identifier
facilement le
centre de
saisie ;
 Renseigner
facultativement
le centre
géographique
par défaut en le sélectionnant dans la liste déroulée par le combo box ; Dans ce cas, le code géographique
sera proposé par défaut lors de la saisie comptable (offrant évidemment l’option à l’utilisateur d’y sélectionner
un autre code) ;

 Saisir préalablement le plan géographique avant de renseigner le centre par défaut ;

 Activer l’option site en cours seulement pour le code attribuée au centre de saisie (vérifier que cette option
soit activée par défaut au niveau des installations monosites) ;

 Eviter absolument au niveau de la consolidation d’activer l’option « site en cours » à une codification
préalablement attribuée à un centre « décentralisé ».

2.2.8 Unités

Codifications > Paramètres généraux > « Unités »

La liste des unités d’œuvre à renseigner (de manière facultative) au niveau des lignes de saisie du budget ou au
niveau de toute autre fonctionnalité pouvant utiliser ces données, peut être saisie de manière exhaustive au niveau
de la fenêtre de paramétrage des unités.
Ajouter / Modifier /
Supprimer des
codifications de
unités au niveau de
cette fenêtre de
paramétrage.

35
Codifications
2.2.9 Emplacements

Codifications > Paramètres généraux > « Emplacements »

La codification des emplacements ou détenteurs, utilisée dans le cadre de la saisie des immobilisations, permet
d’affecter, en plus ou en complément de la localisation avec le plan géographique, les immobilisations enregistrées
dans le système. La notion d’emplacement est utilisée dans le cadre de la facilitation des travaux d’inventaire (plus
ciblés), en plus de codifier l’attribution des responsabilités liées à la détention des équipements

 Alimenter préalablement la structure des emplacements, permettant de définir les différents niveaux de
regroupement et la manière de codification, avant de pouvoir saisir le plan à ce niveau de paramétrage.

Pour effectuer des traitements au niveau de la codification de l’emplacement :

1. Sélectionner le niveau de l’élément à saisir

2. Sélectionner la codification de
rattachement dans le combo suivant

3. Effectuer les manipulations d’Ajout /

Modification / Suppressions voulues :
 Pour saisir une nouvelle codification,

cliquer sur ajouter , remplir

les champs puis enregistrer

;

 Pour modifier ou supprimer une codification préalablement saisie, sélectionner celle-

ci dans la grille des données affichée en bas avant d’effectuer les manipulations.

36
Codifications
2.2.10 Système

Codifications > Paramètres généraux > « Système »

Cette fenêtre, accessible uniquement
aux super-administrateurs, permet
de rappeler, d’activer ou désactiver si
non-grisé, la configuration et les
fonctionnalités du système.

 Les utilisateurs n’ayant pas

une parfaite connaissance des
fonctionnalités du système ne
doivent pas manipuler cette
fonctionnalité ;

2.2.11 Superclasse

Codifications > Paramètres généraux > « Superclasse »

Cette fenêtre, accessible uniquement aux super-administrateurs, permet de personnaliser le comportement des
superclasses comptables, qui seront impactés par défaut au niveau des éléments les plus détaillés du plan
comptable selon leur classe.

 Ne jamais toucher à
ces éléments de
codification sans
grande maîtrise de
la mécanique
interne de suivi
financier dans le
système, pour ne
pas risquer de
fausser gravement
le contenu des
outputs.

37
Codifications

La structure permet de définir le nombre de niveaux d’analyse existant pour chaque plan (budgétaire, comptable,
analytique, géographique, tout autre plan activé.
La définition de chaque structure dépend de la pertinence du niveau recherché d’agrégations ou de désagrégations
nécessaires pour la production de l’information financière. Cette analyse préalable est primordiale pour avoir les
regroupements d’informations voulus : ni trop agrégés ne permettant pas un suivi pointu, ni trop détaillés
alourdissant inutilement les saisies et traitements (analyse de l’utilité de l’information par rapport à son coût de
collecte), et incluant tous les niveaux nécessaires permettant de synthétiser ou détailler les outputs par rapport aux
besoins des différents destinataires de l’information financière (gestionnaires, analystes, décideurs, bailleurs, etc.).
Dans tous les cas, il ne pas évidemment oublier de tenir compte des contraintes légales, réglementaires ou
contractuelles (exemple : niveaux obligatoires du plan comptable
selon la normalisation du pays de l’organisation, niveaux d’analyse
formalisés dans les documents de financements, etc.).
C’est pourquoi les réflexions préalables, analysant la pertinence et
la possibilité de pouvoir éclater les informations à un niveau de
détail donné, devront être menées avant le paramétrage
proprement dit de celle-ci.

 La structure est à définir au tout début de l’exploitation du

système, et ne pourra plus être modifiée dès la saisie des éléments
des plans.
Accéder aux paramétrages des structures en déroulant le menu du
module de codifications > structures.

2.3.1 Conception des structures dans Tompro

2.3.1.1 Définition des structures

La définition des structures consiste à analyser puis à paramétrer les différents niveaux de regroupements (niveaux
hiérarchiques) des plans de Tompro. Cette étape est primordiale du fait que la structure est l’ossature du
paramétrage des différents plans et qu’elle sera théoriquement gardée (non-modifiable) tout au long de
l’exploitation du système.
En prenant l’exemple de la définition de la
structure du plan comptable, L’organisation, en
s’inspirant des règles formalisées par les
normalisateurs comptables, dans la généralité
des cas, a défini dans un Plan Comptable une
hiérarchie ou niveaux de regroupements de
comptes. Celui-ci est généralement synthétisé
au niveau le plus agrégé des « classes »
comptables, puis viennent les subdivisions
suivantes. Dans l’exemple ci-contre, les classes
sont éclatées en comptes principaux puis en
comptes divisionnaires puis en sous-comptes
(dénominations variant selon les pays).
Dans cet exemple, les codifications sont
hiérarchisées par niveaux : les codifications des
niveaux détaillés contiennent les codifications des niveaux agrégés.

 Attention : la saisie effective des éléments du plan n’est pas effectuée au niveau du paramétrage des
structures, il s’agit ici de définir les différents niveaux des plans qui seront saisis ensuite dans les modules
appropriés ;

38
Codifications
Tompro permet le découpage décroissant des différents plans utilisés par le projet en plusieurs niveaux (10 au
maximum). Pour définir la structure des plans, effectuer la saisie de manière chronologique du niveau le plus
agrégé vers le niveau le plus détaillé. Tompro affiche automatiquement le niveau, il faut indiquer le libellé,
l’abréviation et le format.

2.3.1.2 Saisie des structures des plans

Procéder de la sorte pour saisir les éléments de la structure (exemple du plan comptable), après avoir accédé aux
modules en cliquant sur les boutons appropriés, détaillés dans les sections suivantes :

1. Cliquer sur le bouton « Ajouter » pour

saisir la codification du niveau le plus agrégé de la
structure ;
2. Le rang du niveau en cours de saisie est donné
automatiquement par le système, ajouter le
libellé du niveau dans le champ approprié ;
3. Saisir l’abréviation du libellé, qui sera affiché au niveau de certaines fenêtres de sélection de l’élément du
plan, et au niveau de certaines éditions nécessitant des termes agrégés (10 caractères maximum) ;
4. Saisir le format suivant la méthodologie expliquée ci-après :
La codification du format obéit à certaines règles, le système accepte seulement la combinaison des
caractères 9, A, C, comme
indiqué pour mémoire au niveau
des messages d’information des
fenêtres de codification des
structures :
 9 pour indiquer que la codification comportera un caractère numérique (de 0 à 9)
 A pour indiquer que la codification comportera un caractère alphabétique (de A à Z)
 C pour indiquer que la codification comportera un caractère alphanumérique (de A à Z et/ou de 0 à 9)
Le nombre de répétitions ou autres combinaisons dans le format correspond au nombre de caractères
nécessaires pour la codification : 99 indique qu’il faut saisir 2 caractères numériques dans le plan à ce niveau,
A9A indique qu’il faut saisir un caractère alphabétique, suivi d’un caractère numérique, suivi d’un caractère
alphabétique, etc.
5. Au niveau 1 le plus agrégé, saisir de manière facultative les personnalisations de la dénomination du plan, en
renseignant le titre puis l’abréviation du titre (fonctionnalité expliquée dans la section suivante).

 Le total cumulé des caractères dans le format, par comptage du nombre de caractères constituant tous
les niveaux au niveau des formats, ne devra pas dépasser 10.

 Les mêmes structures de plans doivent être utilisées dans tous les progiciels dans le cas d’utilisation
d’un système intégré, pour rendre opérationnel la possibilité la liaison automatique d’un outil à un
autre (même structure analytique et géographique pour Tompro/Tomfed et Tecpro par exemple).

6. Valider la saisie en cliquant sur « Enregistrer » ;

7. Le système proposera par défaut de saisir les informations du niveau suivant, procéder de la même façon
comme expliquée aux points 2 à 4 puis 6 ci-dessus ;

 Il n’est plus nécessaire de reprendre aux niveaux détaillés les formats déjà définis aux niveaux
agrégés ; Par exemple, pour le plan comptable donné en exemple ci-dessus :
 La codification des classes (exemple : ‘2’ dépenses d’investissement) est définie par un caractère
numérique : saisir « 9 » dans le format ;

39
Codifications
 La codification des comptes principaux (exemple ‘20’ Immobilisations incorporelles) est définie par
deux caractères numériques, mais le premier caractère (‘2’ dans l’exemple) concerne la classe de
rattachement, d’où saisir seulement le format qui caractérise spécifiquement les comptes
principaux, c'est-à-dire le deuxième caractère numérique, d’où saisir « 9 » dans le format ;
 Idem pour les comptes divisionnaires (exemple ‘208’ logiciels) dans lesquels les deux premiers
caractères sont ceux des classes et comptes principaux de rattachement, d’où saisir « 9 » dans le
format ;
 Idem pour le niveau le plus détaillé (exemple ‘208100’ système d’information de gest.) seuls les 3
derniers caractères sont spécifiques aux sous comptes, d’où saisir « 999 ».
8. Une fois tous les niveaux saisis, cliquer sur

« Annuler » pour sortir du mode

création, vérifier la qualité de la saisie en
contrôlant le contenu du paramétrage dans
la grille des données ou les imprimer

si besoin ;
Si des modifications s’avèrent
nécessaires dans la structure, sélectionner
le niveau à modifier en cliquant sur sa ligne
dans la grille (mise alors en surbrillance)

puis cliquer sur le bouton approprié

; Idem pour les suppressions en cliquant

sur le bouton après avoir

sélectionné le niveau le plus détaillé (il n’est pas possible de supprimer un niveau agrégé tant d’un niveau plus
détaillé existe).

 La modification du format ainsi que la suppression dans la structure est impossible après que des éléments
des plans correspondants aient été saisis.

2.3.1.3 Personnalisation des dénominations des plans de gestion

Par défaut, le système propose des dénominations standardisées : « Analytique », « Budgétaire »,
« géographique » des principaux plans d’affectation des dépenses et décaissements.
La fonctionnalité de personnalisation de dénomination permet de reformuler ces termes standards en les
remplaçant par le vocabulaire utilisé au sein de l’entité, par reformulation du terme existant (exemple :
changement du terme « géographique » en « localisation » suivant la formulation habituelle au sein de
l’organisation) ou carrément pour remplacement d’un axe « inutile » en le reformulant en une autre notion de suivi
(exemple : le suivi de l’affectation « géographique » n’étant pas nécessaire au sein de l’organisation, on le
remplacerait par le suivi plus pertinent des « cibles » en reprenant ce terme dans le titre et l’abréviation dans la
structure de l’axe).
Cette fonctionnalité permet aussi de nommer le 6e plan (supplémentaire), si cette option est activée, pour lui
donner une description plus explicite.
Par contre, les dénominations du « plan comptable », qui est un terme universel, et des éléments du plan des
financements, ne peuvent être changées.

40
Codifications
Pour changer la dénomination du plan analytique, budgétaire ou géographique :
1. Accéder à la personnalisation des titres à partir des structures
des plans ;

2. Au niveau 1 (le plus agrégé), alimenter les

champs « Titre » et « Abréviation du titre »
avec la dénomination personnalisée du plan (10
caractères maximum pour l’abréviation) ;

3. Au prochain redémarrage de Tompro, vérifier que les titres

personnalisés saisis au niveau de la structure du plan sont
désormais appliqués au niveau de tout affichage et édition les
utilisant.

 Utiliser cette fonctionnalité pour changer absolument les dénominations du plan supplémentaire et/ou des
plans externes, si ceux-ci sont activés, pour les rendre plus explicite (au lieu des libellés inexpressifs « Plan
# »).

2.3.2 Structures des plans

2.3.2.1 Structure du plan budgétaire

Codifications > Structure > « Budgétaire »

Le plan budgétaire ventile un des axes de gestion au niveau des imputations financières dans le système.
Généralement, il est conseillé de ventiler au niveau de ce plan la manière de regrouper ou de détailler les lignes de
programmation financière (formalisés dans le plan de travail et budget par exemple), surtout pour les entités ne
tolérant pas les dépassements budgétaires ; Dans de cas particuliers, le plan peut aussi être utilisé pour d’autres
affectations jugées pertinentes au niveau de l’entité. Exemples :
 Les rubriques de dépenses du projet dans le Budget du Gouvernent de tutelle (Loi des Finances par exemple) ;
 Les natures de dépenses selon les subdivisions voulues ;
 Etc.
La structure doit ainsi tenir compte des hiérarchies de ces rubriques prédéfinies dans les agrégats budgétaires ou
nature de dépenses du projet dans la généralité des cas, ou conformément aux besoins suivant un axe à définir
lors de la conception du paramétrage pour adaptation aux particularités du projet.

 Noter que dans la pratique, il est préconisé de prévoir dans la structure du plan budgétaire un niveau qui
permette d’évaluer les dépenses par grandes natures de dépenses « investissements » et
« fonctionnement » ;

 Le terme « plan budgétaire » proposé par défaut lors de l’installation du système peut être remplacé par une
dénomination qui est adaptée à la réalité du projet si besoin, en alimentant les champs « titres » dans la
structure.
Procéder de la même manière que celle expliquée dans la généralité de saisie des structures des plans pour la
définition effective dans le système de la structure budgétaire.

41
Codifications
2.3.2.2 Structure du plan comptable

Codifications > Structure > « Plan comptable »

La structure comptable permet de définir les différents niveaux du plan comptable qui sera adapté aux besoins du
projet.
Le plan comptable utilisé par le projet est généralement celui défini dans les directives nationales ou
supranationales (SYSCOA, OHADA, etc.) en matière de normalisation comptable auxquelles le projet est astreint.
Celles-ci contiennent généralement les différents niveaux de Plan Comptable Général ou des Opérations Publiques
(« Classes » au niveau le plus agrégé et les subdivisions de plus en plus détaillées : « Sous-classes »,
« Comptes », par exemple), y compris le nombre de caractères (numériques généralement) préconisé pour chaque
niveau du plan comptable, auxquels seraient si besoin ajoutés un ou des niveaux supplémentaires pour un suivi
comptable plus détaillé au niveau du projet.
Il suffit ainsi de reprendre ces niveaux préalablement définis dans les paramétrages des structures.

 Ne pas prévoir dans les structures du plan comptable la codification des comptes auxiliaires (tiers) pour les
comptes collectifs, qui sera traitée
spécifiquement dans les paramétrages
y afférents ;
Les niveaux du Plan Comptable utilisé par le
projet devront être ainsi saisis au niveau du
paramétrage des structures, suivant la
méthodologie expliquée dans les généralités de
saisie des structures.

2.3.2.3 Structure du plan analytique

Codifications > Structure > « Analytique »

La structure analytique permet de réaliser la décomposition et la codification des différents niveaux analytiques du
projet. Dans la généralité des cas, préalablement à la mise en vigueur des financements des projets de
développement, des travaux d’évaluations sont effectuées conjointement par les bailleurs et les bénéficiaires afin
de cadrer les actions à réaliser. Les résultats de ces études sont normalement formalisés dans un document de
base (exemple : Project Appraisal Document PAD pour le cas des financements de la Banque Mondiale), qui
synthétise les objectifs, les actions à réaliser qui sont codifiées, sous forme d’agrégats (exemple : composantes,
sous-composantes) et de détails d’activités, toutes quantifiées ou qualifiées au niveau technique et valorisées au
niveau financier. Pour affiner le suivi, les niveaux de détails auparavant formalisés dans les documents du projet
peuvent ne pas suffire, impliquant l’obligation de désagrégation à des niveaux plus détaillées (exemple : sous-
activités).
Le paramétrage de la structure analytique consiste ainsi à reprendre la manière de codification de chaque niveau
d’agrégation d’activités à réaliser.

42
Codifications
 Il est important de se conformer scrupuleusement à la manière de codification et de regroupement des
activités dans les documents d’évaluation du projet (PAD ou cadre logique ou équivalents) lors de la
conception des structures analytiques aux niveaux agrégés, avant de définir si besoin les niveaux
supplémentaires pour avoir des suivis plus précis au niveau détaillé ;

 Le terme « plan analytique » proposé par défaut lors de l’installation du système peut être remplacé par une
dénomination qui est adaptée à la réalité du projet si besoin, en alimentant les champs de titre dans la
structure.
La manière de saisir la structure du plan
analytique est équivalente à celle de la
généralité des structures des plans.

2.3.2.4 Structure du plan géographique

Codifications > Structure > « Géo »

Il est important dans la généralité des cas des projets de développement de connaitre les réalisations financières
par lieu d’intervention. D’où l’utilité du plan géographique dans les axes de suivi. En effet, la répartition
géographique de l’exécution du projet peut être déjà préalablement définie dans les documents du projet (PAD ou
équivalent), ou exigée ultérieurement pour des besoins de reporting.
Généralement, les hiérarchies des circonscriptions territoriales définies au niveau de l’Etat sont utilisées pour définir
la structure du plan géographique dans le système. Dans certain cas particuliers, la codification géographique peut
être liée aux bénéficiaires (exemple : Ministères ou agences bénéficiaires du financement pour les projets
institutionnels).

 Il est conseillé de mettre uniquement dans les structures les niveaux dont le suivi est pertinent dans les
codifications géographiques (exemple : ne pas descendre jusqu'au niveau « village » si les informations
financières y afférentes ne seront pas disponibles ou ne seront pas utilisées).

 Le terme « plan géographique » proposé par défaut lors de l’installation du système peut être remplacé par
une dénomination qui est adaptée à la réalité du projet si besoin, en alimentant les champs de titre dans la
structure.

43
Codifications
La manière de saisir la structure du plan
géographique est analogue à celle de la
généralité des structures des plans.

2.3.2.5 Structure du plan supplémentaire

Codifications > Structure > « [Abréviation personnalisée du Plan] »

Si un axe d’affectation supplémentaire, en plus des autres axes de gestion qui peuvent être réaffectés par
changement de titre si l’attribution par défaut n’est pas utile pour rappel, est nécessaire dans le cadre du suivi
financier, activer le plan supplémentaire, et définir comme pour les autres plans sa structure. Cela suppose que
toute programmation, engagement, réalisation financière et décaissement enregistrés au niveau du système
nécessitera la ventilation suivant cet axe, comme pour les autres axes de gestion.

 Utiliser cette option si le contenu de l’axe supplémentaire est sans correspondance ligne par ligne avec les
autres plans activés par défaut, ou si l’utilité de celui-ci ne se limite pas à la production de contenus de
tableau de bord, sinon apprécier s’il y a lieu de plutôt utiliser la fonctionnalité de plan externe.

 Cette fonctionnalité et les menus correspondants ne seront disponibles, que si on ait

activé l’option « plan supplémentaire » (désactivé par défaut) dans l’onglet « suivis » au
niveau du paramétrage de l’entête ; vérifier préalablement ce paramétrage, quitter puis
relancer le système, si le menu correspondant (entre les structures des
« emplacements » et « plans externes ») n’est pas affiché ;

44
Codifications
La manière de saisir la structure du plan supplémentaire est équivalente à celle de la généralité des structures des
plans.

 Personnaliser absolument la
dénomination du plan supplémentaire, en
alimentant les champs de titres.

2.3.3 Structure des emplacements

Codifications > Structure > « Emplacements »

La structure des emplacements permet de définir les différents niveaux de regroupement de localisation des
immobilisations, pour pouvoir restituer les informations filtrée par affectation éventuellement regroupée ou
détaillée dans des tableaux de suivi des immobilisations.
La manière de saisir la structure des
emplacements est équivalente à celle de la
généralité des structures des plans.

2.3.4 Structures des plans externes

Codifications > Structure > « [Abréviation personnalisée du Plan] »

Les plans externes sont des axes de suivi annexes rattachables aux axes de gestion principaux (budgétaire,
analytique, géographique). L’utilisation de fonctionnalités liées aux plans externes est facultative. Les exploitations
y afférentes se situent au niveau des éditions de tableau de bord (de suivi budgétaire par exemple).
Généralement, cette fonctionnalité est utilisée dans des cas où le projet est dans l’obligation d’utiliser des plans
annexes qui ont des correspondances par rapport aux contenus d’un ou des plans principaux mais qui sont
regroupés différemment (exemple au niveau de l’axe de suivi géographique : codification territoriale administrative
au niveau du plan principal, codification interne au projet des zones d’intervention, incluant un ou plusieurs
localisations, non séquentielles dans le plan principal, au niveau du plan annexe).

45
Codifications
Les formats des structures à paramétrer au niveau des plans externes dépendent de l’utilisation voulue. Les
codifications y afférentes devront être définies et formalisées, au même titre que pour les plans principaux, avant
le paramétrage de la structure dans le système.

 Paramétrer uniquement les structures des plans externes à utiliser parmi les 4
disponibles, désactivés par défaut. Les plans externes dont les paramétrages des
structures ne sont pas alimentés ne seront pas pris en compte dans la suite des
traitements dans le système.

La manière de paramétrer les structures des

quatre plans externes est semblable à celle des
plans principaux.

 Les termes « Plan # » proposés par

défaut lors de l’installation du système
doivent être absolument remplacés par
des dénominations plus explicites, en
alimentant les champs de titres.

Alimenter obligatoirement le champ « plan

correspondant » par sélection dans le combo
box du plan principal lié au plan externe en
cours de paramétrage.

46
Codifications

Le paramétrage des plans de comptes consiste en la saisie des plans des différents axes de suivi dans le système
(comptable, analytique, budgétaire, financement, géographique, éventuellement le plan principal supplémentaire
et/ou les plans externes) ainsi que certains éléments nécessaires à la comptabilité générale (tiers, journaux,
ventilation).
Préalablement à la saisie des différents plans dans le
système, et liés aux travaux de définition des structures, les
contenus de ceux-ci devraient être validés « sur papier »,
en tenant compte des contraintes légales, règlementaires
(afférentes aux normalisations comptables par exemple),
ou contractuelles (définition listée des regroupements
d’activités dans les documents d’évaluation du financement
par exemple).
Ne pas oublier de tenir compte des besoins de tout ayant-
droit à l’information financière lors de définition des
contenus des plans (par exemple : besoin des suivi-
évaluateurs comparant l’exécution technique et l’exécution
financière), d’autant plus que les mêmes codifications
doivent être reprises dans d’autres outils de suivi (Tecpro
pour le suivi-évaluation, Tommarché en matière de
passation de marchés, autres outils développés par la
société Tom@te conceptrice du système …)

 Définir préalablement les structures au niveau du

paramétrage avant de pouvoir saisir les différents plans.
Accéder aux paramétrages des structures en déroulant le
menu du module de codifications > plan des comptes.

2.4.1 Plan budgétaire

Codifications > Plans de comptes > « Budget »

Le plan budgétaire permet dans la

généralité des cas les éléments
caractérisant les lignes budgétaires,
formalisés dans les programmes de
travail périodiques (annuel par
exemple). Les différents regroupements
du plan budgétaire doivent
correspondre à la décomposition
paramétrée dans la structure budgétaire

47
Codifications
2.4.1.1 Saisie du plan budgétaire

 Procéder obligatoirement à la saisie des éléments du plan aux niveaux agrégés avant de pouvoir saisir les
éléments du plan aux niveaux de plus en plus détaillés. En effet, la saisie d’un élément du plan nécessite
préalablement le renseignement de(s) élément(s) d’agrégation(s) de ce premier dans le système.

 Lors de la saisie des codes, faire attention à respecter les formats préalablement définis dans la structure
(exemple : le système refusera si vous tapez un chiffre dans un champ qui a été formaté en « A » dans la
structure).

Saisir tout d’abord les éléments du plan au niveau le plus agrégé (chapitre dans l’exemple)
1. Sélectionner le niveau 1 le plus agrégé dans le combo
box « Choix du niveau » (la dénomination du
niveau étant reprise automatiquement à partir du
libellé saisi dans les structures) ;

2. Cliquer sur « ajouter » ;

3. Procéder à la saisie exhaustive des éléments du plan
au niveau le plus agrégé, respecter les formats
définis dans les structures pour la saisie des codes ;
4. Valider chaque ligne saisie, qui va
alimenter la grille en bas, en cliquant sur

« Enregistrer » ;
5. Après que la saisie du contenu du plan au niveau agrégé ait été finie, revenir en mode consultation en

cliquant sur « Annuler » pour pouvoir définir les critères de saisie des éléments aux niveaux détaillés

Saisir ensuite les éléments des niveaux de plus en plus détaillés (rubrique dans l’exemple) :

 Règle : pour la saisie des éléments des plans dans le système, il est impossible de saisir une codification
tant que sa codification de rattachement au niveau supérieur n’ait été préalablement saisie (sauf
évidemment pour la saisie des éléments du niveau le plus agrégé).
1. En mode consultation, sélectionner le niveau qui va
contenir l’élément à saisir dans le combo box « Choix
de niveau » ;

2. Sélectionner dans le combo box qui apparaît la

codification de rattachement, préalablement saisie au
niveau supérieur (chapitre dans l’exemple), de
l’enregistrement à entrer ;

3. Cliquer sur « Ajouter »

48
Codifications
4. Procéder à la saisie des éléments
de même niveau ayant le même
regroupement et « Enregistrer »

au fur et à mesure ;

 Noter qu’au niveau de la saisie des

codes, le code de regroupement
est figuré par défaut, qu’il suffit de
compléter (sauf évidemment pour
le niveau le plus agrégé)
5. Après avoir saisi tous les éléments
ayant le même regroupement,

cliquer sur « Annuler »

pour sortir de la saisie en cours
avant d’effectuer la saisie
d’éléments liés à d’autres niveaux/regroupements, ou pour effectuer d’autres manipulations.
Et ainsi de suite jusqu’aux éléments du niveau le plus détaillé.

2.4.1.2 Modification ou suppression d’un élément du plan

La modification ou suppression d’un élément du plan budgétaire obéit aux mêmes règles que la saisie :
1. Sélectionner le niveau de l’élément du plan
à modifier ou supprimer ;

2. Sélectionner la codification de
regroupement de celui-ci (sauf pour les
éléments du niveau le plus agrégé) ;
3. Retrouver la codification à modifier ou
supprimer dans la grille affichée en bas,
liée aux sélections effectuées au niveau
des combos niveaux et codifications de
rattachement, puis cliquer dessus pour le
mettre en surbrillance ; remarquer que les
champs de saisie dans la fenêtre incluent
les informations de l’enregistrement
sélectionné ;
4. Cliquer sur le bouton déclenchant la

manipulation voulue ou

49
Codifications
 Il est impossible de supprimer des éléments du plan avec des
codifications détaillées rattachées ou déjà utilisés dans des
saisies au niveau des autres modules.

2.4.1.3 Aperçu écran

Dans la liste sur
écran en cliquant sur
le bouton d’aperçu

écran , les
différents niveaux de
regroupements et
détails du plan
budgétaire sont mis
à l’évidence.

2.4.1.4 Edition du plan

Après avoir cliqué sur le bouton d’édition , renseigner

tout d’abord les critères d’édition (filtrage) si nécessaire en
définissant une fourchette d’items à imprimer dans les
combos box, ou cliquer sur l’option « Tout »
,avant de confirmer en cliquant sur « OK »
pour avoir la fenêtre de prévisualisation, sinon cliquer sur
« Annuler » pour abandonner l’impression.

50
Codifications
Noter que les différents
regroupements des plans
sont mis en exergue dans les
éditions

2.4.1.5 Activation/désactivation d’une codification dans un plan

Postérieurement à la saisie des codifications dans le système, des circonstances particulières peuvent amener à
l’arrêt de l’utilisation de certains éléments du plan (exemple : certaines codifications devenues caduques après
réorientation des actions de l’Organisation, etc.). La suppression n’étant pas possible si ces éléments du plan ont
été utilisés dans les opérations anciennes, il faudrait plutôt les désactiver, pour ne plus les retrouver dans les choix
d’imputation.
Pour désactiver une codification d’un plan,
uniquement au niveau le plus détaillé utilisé
dans les imputations, décocher l’option
« Actif » au niveau de la
fenêtre de codification

2.4.1.6 Définition de correspondances avec les autres plans

Au niveau le plus détaillé de la fenêtre
d’alimentation du plan budgétaire, des onglets
liés aux autres plans principaux sont affichés
pour pouvoir renseigner facultativement les
correspondances, dans des buts
d’automatisations (proposition de codification
rattachée par défaut si un seul élément dans la
liste des correspondances) et/ou de contrôles
(message d’avertissement si la codification
saisie n’est pas dans la liste des
correspondances) non contraignants (d’autres
codes non liés peuvent être saisis en ignorant
les propositions par défaut et messages
d’avertissements) ;

 Saisir les éléments des autres plans

avant de pouvoir alimenter les
rattachements.
En mode saisie ou modification, la fenêtre

51
Codifications
d’enregistrement affiche des onglets de rattachements pour chaque plan, avec une liste à gauche contenant
l’ensemble des codifications du plan lié à l’onglet en cours, et une liste à droite contenant les codifications
effectivement rattachées.
Pour alimenter une liste de rattachement de codifications d’autres plans avec la codification en cours :
1. Sélectionner dans la liste à gauche la
codification à rattacher en cliquant dessus ;
celle-ci sera mise en surbrillance ;

2. Cliquer sur la flèche pour copier la codification vers la liste à droite ;

3. Vérifier que l’élément sélectionné est bien

ajouté dans la liste à droite des codifications
rattachées.

4. Refaire (si besoin) les mêmes manipulations avec les autres

onglets.

Pour enlever de la liste de rattachement une codification :

1. Sélectionner celle-ci dans la liste à droite en cliquant dessus (mettre en surbrillance) ;

2. Cliquer sur la flèche pour l’enlever de la liste des codifications rattachées.

2.4.2 Plan analytique

Codifications > Plans de comptes > « Activité »

Le plan analytique contient la liste et les regroupements des activités à réaliser par le projet, formalisés dans la
généralité des cas dans les documents du projet (rapport d’évaluation avant la mise en vigueur) plus ou moins
détaillés suivant les besoins en information financière et les exigences en matière de reporting.

 Reprendre aux niveaux agrégés la codification des activités à réaliser arrêtée d’un commun accord avec les
bailleurs et formalisée dans les documents du projet, et détailler ensuite si besoin.
La méthodologie de paramétrage du
plan analytique est équivalente à celle
du plan budgétaire à savoir saisir les
éléments du plan en commençant par
les niveaux agrégés (les niveaux
détaillés nécessitent le renseignement
de la codification de regroupement).
Les mêmes instructions aperçues au
niveau du plan budgétaire concernant
les modifications ou suppressions,
sortie des outputs, désactivation, sont
applicables aux éléments du plan
analytique.

52
Codifications
2.4.3 Plan géographique

Codifications > Plans de comptes > « Geo »

Le plan géographique liste dans la généralité des cas la localisation des bénéficiaires du projet. Dans le cas où la
répartition géographique du financement est déjà formalisée dans les documents du projet (dans les rapports
d’évaluation par exemple), il est conseillé de reprendre les codifications et subdivisions de celle-ci dans le
paramétrage du plan.

 Ne pas oublier de prévoir dans la codification géographique une localisation virtuelle (« Coordination du
projet » par exemple) pour y inscrire les dépenses spécifiques à l’entité d’exécution (frais de
fonctionnement par exemple),
non imputables normalement à
une autre localisation.
La méthodologie de paramétrage du
plan géographique est équivalente à
celle du plan budgétaire à savoir saisir
les éléments du plan en commençant
par les niveaux agrégés (les niveaux
détaillés nécessitent le renseignement
de la codification de regroupement).
Les mêmes instructions aperçues au
niveau du plan budgétaire concernant
les modifications ou suppressions,
sortie des outputs, désactivation, sont
applicables aux éléments du plan
géographique.

2.4.4 Plan supplémentaire

Codifications > Plans de comptes > « [Titre personnalisé du plan] »

Le plan supplémentaire est utilisé pour ventiler tout type d’agrégats de suivi non considérés dans les autres plans
activés par défaut, donc permet d’avoir un axe d’analyse supplémentaire tout en amenant l’inconvénient relatif de
devoir saisir une codification de plus dans tout input du système nécessitant des ventilations de gestion.

 La saisie des codifications du plan (principal de gestion) supplémentaire ne

sera pas disponible que si on ait activé l’option correspondante dans l’onglet
« suivi » des paramétrages de l’entête.

 La dénomination du plan reprend le contenu des champs titres alimentés au

niveau de la structure du plan supplémentaire

53
Codifications
La méthodologie de paramétrage du
plan supplémentaire est équivalente à
celle du plan budgétaire à savoir saisir
les éléments du plan en commençant
par les niveaux agrégés (les niveaux
détaillés nécessitent le renseignement
de la codification de regroupement).
Les mêmes instructions aperçues au
niveau du plan budgétaire concernant
les modifications ou suppressions,
sortie des outputs, désactivation, sont
applicables aux éléments du plan
supplémentaire.

2.4.5 Plans externes

Codifications > Plans de comptes > « [Titre personnalisé du ou des

plans] »
Les plans externes listent les contenus des axes annexes rattachables aux axes principaux de gestion, qui
découlent de l’utilisation voulue par le projet de ces premiers conformément aux structures paramétrées.

 La dénomination du plan
reprend le contenu des champs
titres alimentés au niveau de
la structure de chaque plan
externe activé.
La méthodologie de paramétrage de
chaque plan externe est équivalente à
celle du plan budgétaire à savoir saisir
les éléments du plan en commençant
par les niveaux agrégés (les niveaux
détaillés nécessitent le renseignement
de la codification de regroupement).
Les mêmes instructions aperçues au
niveau du plan budgétaire concernant
les modifications ou suppressions,
sortie des outputs, désactivation, sont
applicables aux éléments de chaque plan externe activé.

2.4.6 Correspondance des plans et plans externes

Codifications > Plans de comptes > « Correspondance des plans »

Le paramétrage des correspondances entre les éléments des plans de gestion principaux (analytique,
géographique, budgétaire ; financier, comptable, plan supplémentaire si activé) et externes est effectué en deux
étapes : renseigner tout d’abord le plan utilisé pour la correspondance dans les structures, renseigner ensuite ligne
par ligne les correspondances effectives entre les contenus des deux plans (principal et externe).

54
Codifications
 La correspondance des plans ne peut pas être alimentée tant que les différents plans concernés (normaux
et externes) ne soient pas préalablement saisis au niveau des paramètres des plans.

Procéder de la sorte pour renseigner

les correspondances entre un plan
principal et un plan annexe.
Ajouter / Modifier / Supprimer dans le
tableau de correspondance, affiché
dans la grille en bas, le code du plan
externe associé à chaque élément du
plan principal rattaché (un code du
plan externe peut être associé à
plusieurs codes du plan principal, le
contraire n’est pas possible).

 S’assurer que le tableau de

correspondance contienne
toutes les codifications du plan principal, sans doublons.

2.4.7 Plan comptable

Codifications > Plans de comptes > « Plan comptable »

Le plan comptable liste les nomenclatures de comptes comptables, qui sont les bases d’imputation de la
comptabilité générale, ainsi que leurs regroupements. Il est rappelé que ce plan est normalement l’adaptation d’un
Plan Comptable normalisé suivant les directives nationales ou supranationales, adapté toutefois aux spécificités de
l’organisation.

2.4.7.1 Généralités sur le paramétrage du plan comptable

La codification du plan comptable dans
le progiciel consiste essentiellement en
la saisie des différents éléments de
celui-ci du niveau le plus agrégé
(dénommé généralement « Classes
comptables ») jusqu’au niveau le plus
détaillé. La manière de saisir le plan
comptable est analogue à celle des plans
de gestion (budgétaire, analytique,
géographique, etc.) avec toutefois des
spécificités évoqués dans les sous-
sections suivantes.
Noter que par rapport aux codifications
des plans de gestion et des plans
externes (où il s’agit essentiellement de
saisir un code et un libellé pour chaque
élément du plan, après avoir sélectionné
le niveau et le code de rattachement), la
spécificité du plan comptable consiste en
le renseignement de certains attributs

55
Codifications
pour certains éléments du plan à cause de leurs caractères spécifiques, expliqués pas à pas dans les sections
suivantes.

2.4.7.2 Superclasses de rattachement

Les « superclasses de rattachement », à définir au niveau le plus agrégé du plan comptable (« classes »
comptables dans la généralité des cas), permettent d’attribuer les classifications des comptes comptables suivant
les grands regroupements :
 Capitaux ou financements : regroupant les comptes ventilant les sources de financement du projet ou les
fonds propres de l’entité ;
 Immobilisations : regroupant les comptes ventilant les dépenses d’investissements, immatérielles comme
les études ou matérielles comme les équipements, destinées au projet ou aux bénéficiaires ;
 Stocks : pour ventiler les mouvements des stocks de l’entité, si les opérations y afférentes sont valorisées
au niveau de la comptabilité.
 Tiers : regroupent essentiellement les codifications comptables ventilant les opérations avec les tiers
comme les créances ou dettes du projet.
 Financier : pour ventiler les opérations de trésorerie et autres instruments financiers utilisés par le projet.
 Charges ordinaires : regroupant les comptes ventilant essentiellement les emplois sous forme de charges
dans le cadre de l’exécution du projet.
 Produits ordinaires : regroupant les comptes ventilant les opérations générant des profits pour le projet.
 Eléments hors activités ordinaires (HAO) : ventilant les opérations comptables extraordinaires qui ne sont
pas normalement réalisées dans le cadre de l’exécution du projet.
Les classifications des comptes permettent entre autre d’activer des spécificités précises pour chaque
regroupement. Par exemple, l’option de ventilation suivant les axes de gestion est proposée par défaut pour les
comptes de dépenses (superclasses « immobilisations », « charges ordinaires », « charges HAO »).
Ce paramétrage rend possible l’utilisation du système pour tout type de codification comptable pour tous pays
et/ou codifications sectorielles. Par exemple : la « classe 1 » est généralement attribuée aux capitaux ou
financements dans la comptabilité continentale, peut être attribuée par contre aux comptes de trésorerie et
financiers dans la comptabilité anglo-saxonne (sans plan comptable normalisé). Les attributions des superclasses
entre ces deux systèmes de comptabilité seront ainsi différenciées au niveau des rattachements des classes aux
superclasses.

 Lors de la saisie du niveau le plus agrégé du plan comptable, la superclasse de rattachement « Capitaux »
est proposée par défaut, obligatoirement réattribuer les superclasses pour les codifications des autres
classes comptables (hors les financements ou assimilés qui correspond à la valeur par défaut) ;

 Vérifier les superclasses rattachées à chaque classe comptable si l’utilisation des comptes comptables ne
déclenchent pas les comportements attendus (exemple : non-ventilation sur les axes de gestion pour les
comptes de dépense).
Pratiquement lors de la saisie d’un élément du
niveau le plus agrégé du plan comptable,
sélectionner dans le combo box affiché au-
dessous la superclasse de rattachement de
celui-ci dans la liste qui est déroulée dans le
combo box.

56
Codifications
2.4.7.3 Comptes collectifs
Les comptes collectifs du plan comptable ont la caractéristique spécifique de regrouper des comptes auxiliaires, à
traiter au niveau des plans des tiers, détaillant la codification comptable suivant une subdivision supplémentaire,
qui permet d’individualiser en quelque sorte les entités dont les opérations seront rattachées à ces premiers.
Activer cette option afin de pouvoir suivre les opérations par entité liée à ces comptes, afin de permettre :
 La codification des entités tierces collaborant avec le projet (fournisseurs, prestataires, consultants,
personnel, éventuellement clients ou bénéficiaires, etc.), généralement rattachées à des comptes collectifs
de dettes ou créances ;
 La codification des consommateurs de certains comptes collectifs de charges qui pourraient nécessiter,
selon les besoins de l’entité, un suivi individuel ciblé par destinataire ou consommateur (consommables ou
pièces de rechange, énergie, entretien, réparation, maintenance, etc.) ; ces coûts, filtrés par
consommateurs, peuvent être sortis à
partir des fonctions de frais sur
immobilisations ;
Pratiquement lors de la saisie/modification des
comptes collectifs dans le plan comptable, activer
cette option en cochant sur la case « Compte
collectif Tiers » .

2.4.7.4 Comptes suivis en immobilisation

Cette option, à définir au niveau le plus détaillé du plan, est afférente aux comptes comptables des immobilisations
inventoriables (équipements et assimilés). Ces dernières peuvent être suivies spécifiquement dans le module de
gestion des immobilisations du système, qui permet entre autres de tenir un registre électronique des
immobilisations et affectations facilitant les travaux d’inventaire, et de sortir les tableaux de suivi des
immobilisations (inventaire, tableaux d’amortissement, entre autres).
L’activation de cette option va aussi activer lors de la saisie comptable l’option de saisir en parallèle les fiches
d’immobilisations lorsque le compte comptable concerné est utilisé.

 Cette option est activée par défaut pour tous les comptes du regroupement de superclasse
« Immobilisations ». Vérifier que les superclasses au niveau des classes comptables sont correctement
attribuées dans le cas contraire.
Pratiquement lors de la saisie/modification d’un
compte d’immobilisations ou assimilé, vérifier que
l’option « Compte suivi en immobilisation »
est activée pour les
éléments inventoriables.

57
Codifications
Désactiver cette option lors de la saisie/modification de tous comptes
d’immobilisations immatérielles (études, formations et autres services de
consultants, charges de fonctionnement capitalisées, etc.), ou ciblant des
bénéficiaires et ne nécessitant pas a priori des travaux d’inventaires
(routes et autres infrastructures publiques, etc.) pour ne pas alourdir
inutilement le contenu et les outputs du module de gestion des
immobilisations.

2.4.7.5 Ventilation des axes de gestion

Les imputations de ventilation analytique suivant les axes de gestion (budget, analytique, géographique,
financement) sont systématiquement demandées lors des saisies comptables pour les comptes dont ces options
sont activées.

 Ces options sont activées par défaut seulement pour tous les comptes de dépenses regroupées dans les
superclasses « Immobilisations », « Charges ordinaires », « Charges HAO ». Vérifier que les superclasses
au niveau des classes comptables sont correctement attribuées dans le cas contraire.

 La décision de modification des options de ventilation proposées par défaut est réservée aux utilisateurs
ayant une parfaite maîtrise du système. Une mauvaise réattribution de ces options peut nuire gravement à
la qualité des informations financières produites au niveau des états de monitoring et de reporting.
Garder pour ces éléments les options proposées par défaut dans la généralité des cas. Désactiver seulement ces
options pour les comptes ventilant les opérations d’inventaire, rarement constatés dans la comptabilité des projets,
comme les capitalisations des charges de fonctionnement dans des rubriques dédiées de comptes
d’immobilisations, les comptes de constatation d’amortissements, de pertes de valeurs, de provisions au niveau de
l’actif et des charges, les comptes de variation de stocks au niveau des charges, etc.
Effectuer les manipulations au niveau des cases à cocher appropriées pour
modifier ces options de ventilation.

2.4.7.6 Codifications analytiques rattachées

Pour les comptes comptables de dépenses dont la ventilation des axes de gestion est activée, une option
facultative de rattachement à une ou plusieurs codifications analytiques peut être définie.
L’utilisation de cette fonctionnalité renforce les contrôles de cohérence de ventilation entre les deux axes
comptable et budgétaire lors de la saisie des écritures :
 Si une seule codification analytique est rattachée au compte comptable, celle-ci est proposée
automatiquement par défaut lors de la saisie (la sélection d’une autre codification que celle proposée par
défaut est toujours possible) ;
 Si plusieurs codifications analytiques sont rattachées au compte comptable, un test de cohérence sera
effectué par le système lors de la saisie, avec affichage d’un message d’avertissement si une codification
non présente dans la liste de rattachement est utilisée.

58
Codifications
Pratiquement le rattachement des postes budgétaires est effectué lors de la saisie / modification de l’élément du
plan comptable, en effectuant les manipulations suivantes :
1. Cliquer sur l’onglet « Activité ratt. » ;
2. Dans la liste des éléments du plan analytique
non rattachée à gauche, sélectionner en
cliquant dessus la codification à rattacher,
celle-ci sera mise en surbrillance ;

3. Cliquer sur la flèche , l’élément

sélectionné sera figurée dans la liste à droite
qui contient la ou les codifications
rattachées.
Recommencer si besoin les manipulations
expliquées aux points 2 à 3 ci-dessus à pour
ajouter d’autres codifications analytiques
rattachées.

Si une codification analytique a été rattachée par

erreur, la sélectionner dans la liste à droite en la
mettant en surbrillance en cliquant dessus, puis
cliquer sur la flèche retour .

2.4.7.7 Codifications budgétaires rattachées

Pour les comptes comptables de dépenses dont la ventilation des axes de gestion est activée, une option
facultative de rattachement à une ou plusieurs codifications budgétaires peut être définie.
L’utilisation de cette fonctionnalité renforce les contrôles de cohérence de ventilation entre les deux axes
comptable et budgétaire lors de la saisie des écritures :
 Si une seule codification budgétaire est rattachée au compte comptable, celle-ci est proposée
automatiquement par défaut lors de la saisie (la sélection d’une autre codification que celle proposée par
défaut est toujours possible) ;
 Si plusieurs codifications budgétaires sont rattachées au compte comptable, un test de cohérence sera
effectué par le système lors de la saisie, avec affichage d’un message d’avertissement si une codification
non présente dans la liste de rattachement est utilisée.
La manière de rattacher la codification budgétaire
est analogue aux manipulations de rattachement
de codifications analytiques, en cliquant cette
fois-ci sur l’onglet « Budget Ratt. »

2.4.7.8 Comportements par défaut du compte

Ces options facultatives au niveau des éléments au niveau le plus détaillé du plan comptable permettent de définir
certains automatisations ou contrôles effectuées automatiquement par le système lors de la saisie des écritures.
Ces options sont disponibles en cliquant sur l’onglet « Comport. Défaut » en mode saisie/modification du plan.

59
Codifications
Des sens de comptabilisation par défaut, liés au type de journal utilisé, peuvent être définis pour chaque
compte du plan comptable, en alimentant les combos box à gauche dans la fenêtre de l’onglet. Ceux-ci seront
automatiquement proposés par défaut lors de
la saisie d’une ligne d’écriture utilisant le
compte paramétré.
Pour activer cette option :
1. Sélectionner dans les deux combos box
correspondant à chaque type de journal
(prise en charge, trésorerie) le sens de
comptabilisation par défaut (débit ou
crédit) ;
2. Ce paramètre sera pris en compte lors de
l’enregistrement de la saisie /modification
de l’élément du plan comptable.

Dans l’exemple figuré ci-dessus, les comptes fournisseurs seront comptabilisés par défaut au crédit dans un journal
de prise en charge (constatation de dettes) et au débit dans un journal de trésorerie (liquidation de dettes).
Pour désactiver cette option, sélectionner la première ligne vide dans les
combos box.

 Le paramétrage de cette option permet de proposer le sens de comptabilisation « par défaut » lors de la
saisie des écritures. Libre ensuite à l’utilisateur, si c’est nécessaire (dans les cas d’écritures non standards
par exemples), de changer celui-ci avant l’enregistrement de la ligne comptable.

L’activation de l’option comportement obligatoire du solde permet au système d’effectuer automatiquement

un contrôle à la validation lors de la saisie des écritures, consistant en la vérification du sens du solde du compte
qui devra obligatoirement correspondre à celui défini à ce niveau de paramétrage, empêchant la validation du
bordereau dans le cas contraire.
Pour activer cette option :
1. Sélectionner dans le combo box le
comportement obligatoire (du solde)
(débiteur, créditeur) ;
2. Ce paramètre sera pris en compte lors de
l’enregistrement de la saisie /modification de
l’élément du plan comptable.

Dans l’exemple figuré ci-dessus, le contrôle du solde de compte est activé en sélectionnant l’option « Débiteur »,
qui permet de vérifier automatiquement que la validation d’une opération ne rendrait cette caisse créditrice (erreur
de comptabilisation vraisemblablement) lors de la saisie des écritures.

 Les contrôles au niveau de la saisie des écritures afférents à l’activation du « comportement obligatoire
du solde » ne sont pas contournables (impossible de valider les écritures qui ne satisferont pas à ceux-ci).

60
Codifications
Pour désactiver cette option, sélectionner la première ligne vide dans le combo box du comportement obligatoire
du solde.

L’activation de l’option « Compte Lettrable »,

en sélectionnant « Oui » dans le combo box,
autorisera l’utilisation des fonctionnalités de
lettrage de compte (option activée par défaut
pour les comptes généraux des tiers, et
évidemment pour les comptes auxiliaires
rattachés aux comptes collectifs).

2.4.7.9 Options d’édition du plan comptable

A cause du volume d’informations supplémentaires gérées dans le plan comptable, des options spécifiques sont
disponibles par rapport aux fonctionnalités d’éditions standards des autres plans.
Pour éditer le plan sans les informations de correspondance (généralité des cas) :

1. Cliquer sur le bouton « Imprimer » ;

2. Sélectionner dans la fenêtre affichée l’option « sans
colonnes postes rattachés » ;

3. Dans la fenêtre de sélection qui est affichée ensuite,

sélectionner si besoin la fourchette de codifications à
imprimer (intégralité du plan proposée par défaut) en
renseignant les combos box « Du… » et « Au… », ou
opter pour le choix « Tout » pour imprimer
l’intégralité du plan ; valider ensuite en cliquant sur
« OK » dans la fenêtre pour afficher la
prévisualisation de l’impression ;

61
Codifications
Remarquer dans les éditions
les options activées (collectif,
inventoriable, ventilation des
axes de gestion) pour chaque
élément du plan comptable,
correspondant aux check-
marks «» dans les
colonnes à droite.

Pour éditer le format figurant la correspondance

entre les comptes comptables et postes
budgétaires :
1. Dans la zone « Avec colonnes postes
rattachés », sélectionner soit l’option « tous les
comptes » pour imprimer l’intégralité
du contenu de la fourchette à définir, soit l’option
« comptes avec postes rattachés
uniquement » ;
2. Définir si besoin la fourchette des comptes à
imprimer (intégralité du plan proposée par défaut)
en alimentant les combos box « Du compte… » et
« Au compte » ;

3. Cliquer sur « OK » pour sortir la fenêtre

de prévisualisation ;

L’édition obtenue figurera

pour chaque élément du plan
comptable les codifications
du plan budgétaire y
rattachées.

62
Codifications
La manière de sortir la correspondance des comptes
comptables et codifications analytiques est
analogue aux manipulations expliquées auparavant :
sélectionner les options voulues et définir dans la même
fenêtre la fourchette des éléments du plan comptable à
éditer avant de valider pour avoir une prévisualisation
des éditions.

L’édition
obtenue
figurera pour
chaque élément
du plan
comptable les
codifications du
plan analytique
y rattachées.

63
Codifications
2.4.8 Plan des tiers

Codifications > Plans de comptes > « Plan des tiers »

Le paramétrage du plan des tiers consiste en la codification des comptes auxiliaires rattachés aux comptes
collectifs du plan comptable. Chaque compte auxiliaire permet ainsi d’individualiser, par renseignement
d’informations pertinentes utilisées dans les divers modules du système, les entités dont les opérations
mouvementeront les imputations qui
seront en exploitation soit détaillées pour
analyse individuelle soit regroupées par
agrégats dans les comptes généraux
collectifs.
Généralement, le plan des tiers inclut :
 La codification des entités tierces
collaborant avec le projet
rattachées à des comptes
collectifs de dettes ou créances ;
 La codification de
« consommateurs » de certains
postes de dépenses, rattachés à
des comptes collectifs de charges
(consommables ou pièces de
rechange, énergie, entretien,
réparation, maintenance, etc.) ;

 S’assurer préalablement que

l’option « compte collectif » soit
activée pour les comptes
comptables auxquels seront
rattachés les comptes auxiliaires.

2.4.8.1 Saisie d’un tiers

Pour rattacher une codification de tiers à un compte collectif :
1. Sélectionner le compte collectif auquel sera
rattaché le(s) codification(s) de tiers à saisir
dans le combo « Afficher le compte
général » ;

2. Cliquer sur « Ajouter » ;

3. Saisir le code du compte auxiliaire (12
caractères alphanumériques
maximum) ;

 Il est indispensable que le

même tiers puisse avoir la même codification qu’importe ses comptes collectifs de rattachement, sinon,
certains modules d’analyse des mouvements de tiers (comme l’édition de l’option « tous collectifs » de
l’édition des écritures d’un compte au niveau de la comptabilité générale, ou les analyses des frais sur
immobilisations au niveau de la comptabilité analytique, par exemple), ne seront pas utilisables ; à cause
des mêmes considérations, éviter absolument qu’une codification auxiliaire soit attribuée à plusieurs tiers
différents d’un compte collectif à un autre ;

64
Codifications
4. Saisir obligatoirement la
dénomination ou la raison sociale
de l’entité, puis les autres informations
pertinentes concernant le tiers
(facultatives mais certaines de ces
informations sont nécessaires pour
alimenter automatiquement les données de certains modules comme les bordereaux de règlement par
exemple).
Les informations sur la gestion des échéances, permettant d’alimenter le délai et jour du mois de liquidation
des dettes contractées auprès du fournisseur, ne sont pas accessibles que si cette fonctionnalité est activée
dans les paramétrages au niveau de
l’entête du projet, champs grisés non
accessibles dans le cas contraire.

5. Valider la saisie en cliquant sur « Enregistrer » .

Procéder de même à la saisie des autres tiers rattachables au compte collectif sélectionné.

2.4.8.2 Modification ou suppression d’une codification de tiers

Pour Modifier ou Supprimer une codification de tiers préalablement saisie :
1. Sélectionner le compte collectif de
rattachement

2. Cliquer sur l’onglet « Liste des

tiers » ;

3. Sélectionner la codification de tiers

concerné en cliquant sur la ligne
correspondante dans la grille pour la
mettre en surbrillance ;

4. Cliquer sur le bouton de Modification / Suppression et effectuer les manipulations nécessaires.

2.4.8.3 Duplication des codifications de tiers préalablement saisies

Dans certains cas, la même entité codifiée dans les tiers peut ventiler plusieurs types d’opérations comptabilisées
dans des comptes collectifs différenciés (dettes sur facturations, avances, retenues de garanties, etc. pour les tiers
fournisseurs et assimilés ; énergie, assurances, entretiens et réparations, maintenance et assimilés, etc. pour les
codifications de chaque consommateur identifié par une codification des tiers). Dans ce cas, garder la même
codification de tiers (avec les mêmes informations) même si celui-ci est rattaché à plusieurs comptes collectifs.
Pour dupliquer la liste des tiers d’un compte collectif à un autre, pour être sûr que le même tiers puisse garder la
même codification qu’importe le compte collectif :

1. En mode consultation, cliquer sur le bouton de duplication des tiers ;

65
Codifications
2. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionner
dans le combo box « compte collectif
source » la codification où on a déjà
effectué la saisie des tiers à dupliquer ;
3. sélectionner dans le combo box « compte
collectif cible » la codification de compte
collectif où seront rattachées les comptes
auxiliaires à dupliquer ;
4. Sélectionner chaque codification auxiliaire à
dupliquer dans la colonne correspondante
au compte collectif source à gauche, cliquer
avec la flèche pour la figurer dans la
liste des codes auxiliaires déjà dupliqués ou
en cours de duplication liés au compte
collectif cible à droite,
Cliquer sur la flèche pour dupliquer
l’intégralité des auxiliaires du compte
collectif source ;
Pour enlever dans la liste à droite des
codifications préalablement dupliquées ou
sélectionnées, cliquer dessus pour mettre en surbrillance puis cliquer sur la flèche ; Cliquer sur la flèche
pour vider la liste ;

 Les codifications déjà existantes enlevées dans la liste à droite seront supprimées dans les
codifications auxiliaires rattachées au compte auxiliaire cible ;

5. Lancer l’opération de duplication en cliquant sur

« Enregistrer » et confirmer par « Oui »
dans la fenêtre d’avertissement affiché, sinon
cliquer tout de suite sur « Fermer » pour
abandonner l’opération.

2.4.8.4 Fonction de recherche

Au fur et à mesure de l’alimentation des codifications dans le système, la liste des comptes auxiliaires peut devenir
très longue, rendant ardu le ciblage de codifications à modifier ou compléter par exemple, et augmentant le risque
de saisie de doublons.
La fonction « Rechercher » permet d’affiner le contenu de la liste des tiers dans l’onglet correspondant, afin de
faciliter la sélection, ou de voir si une codification est déjà présente dans la liste, entre autres utilités.
Pour affiner la liste dans l’onglet recherche :
1. Cliquer sur le bouton

« Rechercher » ;

66
Codifications
2. Alimenter les critères de recherche
en remplissant les champs et/ou en
renseignant les options (les éléments
laissés en blanc ne seront pas
considérés dans les critères de
filtre) ;
3. Cliquer au niveau de la fenêtre des
critères sur le bouton
« Rechercher » ;

4. Constater que l’onglet

« liste des tiers » affiche
uniquement les
codifications répondant aux
critères recherchés.

Recommencer les étapes puis cliquer sur « Tout afficher » pour désactiver le filtre par recherche de
l’onglet de liste des tiers, afin d’afficher son contenu exhaustif ;

2.4.8.5 Edition des plans des tiers

Pour éditer le contenu du plan des tiers :

1. Cliquer sur le bouton « Imprimer » ;

2. Sélectionner les éléments à éditer dans la fenêtre qui
apparaît : cliquer sur l’option « Sélection »
puis définir la fourchette des codifications à imprimer en
renseignant les combos box « Du … » et « Au … », sinon
sélectionner l’option « Tout » pour imprimer
l’intégralité du plan des tiers ;
3. Sélectionner le contenu de l’édition en choisissant une
des options de « Choix de la liste » : « Simple »
pour éditer une liste se limitant aux
informations essentielles (code et dénomination surtout) ;
« Détaillée » pour imprimer les informations
complémentaires saisies pour chaque tiers ; De la même manière, alimenter le critère de tri soit par code
soit par nom ou raison sociale

67
Codifications
4. Cliquer sur « OK »
pour valider
les paramètres d’édition et
avoir la prévisualisation
avant impression ;

2.4.9 Plan des journaux

Codifications > Plans de comptes > « Plan des journaux »

Le plan des journaux permet de codifier les journaux auxiliaires qui vont lister les enregistrement comptables
suivant les types et subdivisions par natures d’opérations définis par l’utilisateur à ce niveau de codification.
Chaque journal dans le système est l’équivalent électronique des livres-journaux exigés généralement par la
règlementation comptable.

2.4.9.1 Type de journaux

Les codifications de journaux dans le système peuvent être regroupées en deux grands types :
 Les journaux de trésorerie : chaque compte de liquidation (chaque banque, chaque caisse, tout autre moyen
de liquidation comme les paiements directs au niveau du bailleur ou du Trésor, etc.) doit avoir un journal
auxiliaire associé ; en effet toute opération (de décaissement, d’encaissement ou tout autre forme de
liquidation) dans ces journaux ventilent systématiquement le compte comptable « de trésorerie »
correspondant, en contrepartie du compte ventilant l’opération à liquider ;
 Les autres journaux (de « type 1 ») ventilant des achats ou des opérations diverses, sans contrepartie
automatique contrairement aux journaux de trésorerie ;
La différenciation de ces deux types de journaux dans le système influe sur la manière d’enregistrer les opérations
dans la saisie comptable.

 Noter qu’il faut créer préalablement un journal de type 1 avec la codification obligatoire suivante « VCAR »
(diminutif de ventilation des charges à repartir) pour pouvoir exploiter la fonctionnalité de ventilation a
posteriori dans la comptabilité analytique.

2.4.9.2 Codification de journaux

Ajouter / Modifier / Supprimer des codifications de journaux au niveau de cette fenêtre de codification.

68
Codifications
Le contenu des champs doit être
alimenté de la manière suivante :
 Compléter obligatoirement le
code (10 caractères
alphanumériques) et le libellé
du journal ;
 Activer uniquement l’option
« Journal de trésorerie »
pour
les journaux associés à un
compte de liquidation ; dans
ce cas, alimenter
obligatoirement le compte
général associé (contrepartie
automatique) en le
sélectionnant dans le combo
box ;

 Ignorer ces options

pour les journaux
d’achats, d’opérations
diverses ou assimilés,
sans contreparties
automatiques ;
 Renseigner si besoin dans le combo box correspondant le code des signataires, dont le type et la liste ont été
préalablement paramétrés dans la fenêtre de codification correspondante, qui sont censés matérialiser leurs
contrôles sur certains outputs liés au journal ou à son compte de contrepartie associé dans les éditions
comptables ;
 Activer l’option « Exclu des DRF » pour les journaux de trésorerie ventilant des
opérations à ne pas figurer sur des relevés de dépenses exigés par certains bailleurs de fonds pour justifier les
décaissements effectués au niveau de l’organisation, édités au niveau du suivi des conventions ; activer donc
par exemple cette option pour les journaux de trésorerie de paiements directs, engagements spécifiques ou
assimilés (qui ne sont pas décaissés au niveau de l’organisation) ;
 Désactiver l’option « Actif » (coché par défaut), seulement pour les journaux qui ne
seront plus utilisés dans la comptabilité (exemple : journal associé à un compte bancaire clôturé), mais ayant
ventilé des opérations sur les périodes antérieures, donc non supprimables ;
 Alimenter si besoin les options d’automatisation des numéros de pièce
comptable pour que le système puisse attribuer automatiquement et de
manière séquentielle un numéro de pièce aux opérations enregistrées dans le
journal lors de la saisie comptable : selon les options activées, la numérotation
inclura, sans espaces, le préfixe (2 caractères maximum) repris tel quel,
l’année en deux chiffres et/ou le mois en deux chiffres sur la base de la date
comptable, et la séquence de l’opération suivant son ordre de saisie dans le journal, sur un nombre de
caractères alimentés dans le combo box lié à l’incrémentation (en reprenant l’exemple figuré ci-dessus, la
7ème opération enregistrée pour le compte du mois de juillet 2010 aura comme numéro automatique
CE10070007) ;

 Il est conseillé de ne pas utiliser cette fonctionnalité de numérotation automatique pour les journaux
ventilant des opérations justifiées par des pièces pré numérotées (chèque de banque par exemple) ou
par des pièces recevant une numérotation interne préalablement à la saisie (séquence dans le registre
des factures reçues par exemple), auquel cas il faudrait plutôt reprendre ces numéros pré-attribués
comme « numéro de pièce » lors de la saisie comptable ;
 Alimenter les options de BR : bordereaux de règlement, disponibles
seulement si l’option de « gestion des BR et OV » est activée dans les

69
Codifications
paramètres de l’entête, uniquement pour les journaux de trésorerie ventilant des comptes bancaires associés à
un financement liquidé par ordre de virement ou équivalent ; Dans ce cas, renseigner le code de la
convention de financement associée, préalablement paramétré dans les paramètres financiers, au niveau
du combo correspondant, le numéro de modèle du document de publipostage, dont la manière de
paramétrer est rappelée au niveau de l’édition des bordereaux de règlements dans la comptabilité générale, et
le dernier numéro d’émission, normalement itéré ensuite automatiquement par le système lors de l’utilisation
de la fonctionnalité ;
 Au niveau de l’onglet « gestion en devises », activer
l’option « Journal géré en devises »
si les opérations comptables qui sont enregistrées dans le
journal nécessitent un suivi sur toute autre monnaie que
celle de comptabilisation ; alimenter le combo « code de
devises » seulement si celle-ci est fixe (par exemple :
pour les journaux associés à des comptes de trésorerie tenus en devises), sinon laisser vide (par exemple :
pour les journaux d’achats en devises pouvant ventiler des facturations de différentes monnaies selon la
nationalité du fournisseur).

2.4.10 Banques

Codifications > Plans de comptes > « Banques »

La liste des établissements bancaire de l’entité et de ses partenaires est exploitée dans certaines fonctionnalités du
système (notamment au niveau de la gestion des garanties associées aux fiches des marchés).

Ajouter / Modifier /
Supprimer des
codifications de unités au
niveau de cette fenêtre de
paramétrage.

2.4.11 Bailleurs de fonds

Codifications > Plans de comptes > « Bailleurs de fonds »

Chaque bailleur de fonds ayant normalement ses propres procédures, il faudrait les paramétrer pour pouvoir
exploiter les spécificités y associées, en plus de renseigner des informations d’ordre général (adresses, ...) qui
peuvent être reprises automatiquement au niveau d’éditions spécifiques (certains relevés de dépenses, par
exemple).

Ajouter / Modifier / Supprimer des codifications des bailleurs de fonds en tenant compte des éléments suivants :

70
Codifications
 Renseigner obligatoirement le
code et le libellé ou
dénomination du bailleur ;
 Renseigner facultativement les
informations d’adresse et de
contact en remplissant les
champs correspondants au
niveau des deux onglets
« adresse postale » et « tél
– fax –email » ;
 Pour pouvoir exploiter les
fonctionnalités liées au suivi
des conventions spécifiques à
chaque bailleur, renseigner la
procédure financière, dont
le contenu correspond aux
coptions activées au niveau de
l’onglet « systèmes DRF »
dans les paramètres de
l’entête ;

 Alimenter
obligatoirement le combo box « procédure financière » pour activer les options adaptées aux
procédures du bailleur dans le module de suivi des conventions ; vérifier donc cette option en cas
d’impossibilité d’exploiter les fonctionnalités attendues de ce dernier.

2.4.12 Conventions

Codifications > Plans de comptes > « Conventions »

Les différents financements ou contributions (en numéraire ou en paiements directs dans la généralité des cas,
quelquefois en nature pour les contributions de bénéficiaires, par renoncement à la perception de droits ou taxes
pour certains gouvernements, et tout autre forme de financements directs ou indirects) doivent être codifiés dans
le système afin de les suivre individuellement. Noter d’emblée qu’un bailleur peut dans certains cas contribuer à
plusieurs financements, qu’il faudrait codifier un à un dans le système.
Codifier dans le système chaque convention quelle que soit sa forme : expressément matérialisée
contractuellement par des accords, conventions ou équivalents, ou tacitement du fait des conditions de
financements ou d’autres facteurs (cas de certaines contributions des bénéficiaires en nature ou en HIMO, qui
nécessitent un suivi différencié sur un code de convention distinct bien que non systématiquement matérialisé
contractuellement avec les intéressés, par exemple).

 Si des cofinancements sont prévus dans les documents contractuels des contributions, individualiser dans la
codification des conventions chaque financement rattaché à chaque bailleur ; les répartitions de
cofinancements peuvent ensuite être alimentées dans les paramètres de ventilation par catégories.

Ajouter / Modifier / Supprimer des codifications des conventions en tenant compte des éléments suivants :

71
Codifications
 Sélectionner avant toute
manipulation le bailleur de
fonds apportant le
financement ;
 Alimenter le code et le libellé
(reprenant si disponible la
codification et dénomination
officielle de la convention) du
financement ;
 Désactiver seulement l’option
« Actif » pour
les financements « clôturés »
qui ne seront plus ventilés
dans la gestion financière ;
 Au niveau de l’onglet
« Commentaires DRF »,
alimenter sur les lignes les
commentaires à formulation
standardisée affichés
normalement à la fin des
tableaux de relevés de
dépenses, personnalisés par bailleurs, sortis automatiquement au niveau des exploitations du suivi des
conventions ;
 Au niveau de l’onglet « Signataires », qui
seront figurés à la fin des tableaux de relevés de
dépenses sortis au niveau du suivi des
conventions, sélectionner dans le combo box de
« Code » parmi les groupes préalablement
enregistrés dans la fenêtre des signataires des
paramètres généraux ;

 Les changements dans la liste des

signataires doivent être renseignés par modification au niveau de la codification correspondante dans
les paramètres généraux, et seront impactés automatiquement dans la liste dans cet onglet ;

 Au niveau de l’onglet « Devise », alimenter

dans les combos box les différentes monnaies de
suivi et de production des relevés de dépenses
ou mémoires (dans l’exemple, la première
monnaie de suivi est celle utilisée dans le
document du bailleur formalisant la
programmation financière sur sa durée
d’exécution, et la deuxième celle utilisée dans la
convention de financement) ;
 Au niveau de l’onglet « Imputations », utile
seulement pour les conventions rattachées aux
bailleurs avec la procédure financière FED,
obtenir du bailleur ces codifications internes à
leur niveau (Numéro projet, nature
comptable, suivi par …), avant de les
alimenter dans les champs de l’onglet ;

72
Codifications
 Au niveau de l’onglet « Dates », utiles
seulement pour cadrer les conventions
rattachées aux bailleurs utilisant la procédure
financière FED, renseigner les dates-clés
des conventions retracées dans les documents
officiels y afférents et/ou relevées à partir des
informations obtenues du système d’information
de la Délégation de la Communauté Européenne
(à ne pas confondre avec les dates-clés des devis-programmes à renseigner au niveau du module de suivi des
conventions du FED) ;

2.4.13 Catégories financières

Codifications > Plans de comptes > « Catégories financières »

La liste des catégories financières ou lignes de financement, ou tout autre terme équivalent, est normalement
déterminée dans les dispositions
contractuelles des financements
comme étant des regroupements
clairement formalisés d’allocations
(par destination, nature ou toutes
autres subdivisions) plafonnés
donc proscrivant a priori des
dépassements.
D’où certains outputs normalisés
exigés par certains bailleurs, utiles
pour le suivi et la consolidation des
informations financières à leur
niveau, sont regroupés par
catégories, notamment dans le
suivi des conventions.
Ajouter / Modifier / Supprimer des
codifications des catégories en
tenant compte des éléments
suivants :
 Sélectionner avant toute
manipulation dans le combo
box correspondant le code de
la convention auquel sera rattaché un ou des catégories ;
 Renseigner le code de chaque catégorie, en reprenant les codifications formalisées dans les documents de
la convention ;

 Pour les cofinancements, reprendre, si pas d’indications formelles contraires, les mêmes codifications
des catégories cofinancées pour chaque financement concerné ;
 Alimenter obligatoirement le libellé en reprenant la dénomination dans les dispositions contractuelles ;
 Renseigner l’option « catégorie représentant une taxe » uniquement pour les
catégories ou lignes rattachées à des formes de financement (généralement du Gouvernement) ventilant
uniquement des liquidations d’impôts et taxes (par paiements de ceux-ci sur l’apport ou par renonciation de
perception en usant des procédés y afférents) ;
 Renseigner dans le champ « seuil (pièces jointes) » le montant au-delà duquel les pièces justificatives d’une
opération figurée dans les relevés de dépenses doivent être annexées au dossier au transmettre au bailleur (se
référer aux directives du bailleur en matière de réapprovisionnement) ; laisser le montant 0 par défaut si non-
applicable ;

73
Codifications
 Renseigner facultativement le combo box de modèle d’état pour y renseigner le modèle d’état de relevé de
dépense généralement utilisé pour la catégorie des financements au niveau du suivi des conventions ;
 Désactiver seulement l’option « Actif » pour les catégories qui ne seront plus ventilées dans la
gestion financière ;
 Alimenter facultativement les
liaisons entre le code de la
catégorie affiché dans la fenêtre
en cours et la ou les codifications
budgétaires correspondantes, en
cliquant dans la colonne à gauche
au niveau de la liste de postes
rattachés, qui sera mise en
surbrillance, puis cliquer sur la flèche pour les copier vers la liste des codifications effectivement rattachées
dans la colonne à droite des postes sélectionnés ; Effectuer cette manipulation pour que le système puisse
proposer par défaut (modifiable par l’utilisateur si besoin) la catégorie correspondante lors de la saisie
comptable dès renseignement de la codification budgétaire ;
Si une codification a été erronément rattachée, la sélectionner dans la liste à droite pour la mettre en
surbrillance puis cliquer sur la flèche pour l’enlever de la liste ;

Pour Modifier ou Supprimer un élément du plan des catégories :

1. Sélectionner préalablement la codification de
la convention correspondante à la catégorie
ciblée ;
2. Dans l’onglet « Liste », sélectionner dans la
grille la codification de la catégorie ciblée en
cliquant dessus pour la mettre en surbrillance ;
3. Cliquer sur les boutons appropriés de

modification ou de suppression
pour effectuer la suite des manipulations.

2.4.14 Sous-Catégories

Codifications > Plans de comptes > « Sous-catégories »

Dans la généralité des cas, les documents contractuels des conventions de financements indiquent uniquement
expressément l’obligation de monitoring des subdivisions de celles-ci en catégories ; Dans de rares cas cependant,
le suivi à un niveau encore plus détaillé est formellement préconisé, tout en permettant la synthèse de
l’information à un niveau d’agrégation par catégories puis par conventions. D’où la notion de sous-catégories et de
l’obligation de codifications y afférentes dans le système.

 Utiliser cette fonctionnalité, impliquant le renseignement d’une codification supplémentaire dans tout input
ventilant des axes de gestion, donc augmentant le volume des traitements, seulement si le monitoring des
financements par bailleur sur trois niveaux (conventions, catégories ou lignes, sous-catégories) est
indispensable ; sinon codifier plutôt les catégories au niveau le plus détaillé défini dans les documents
contractuels même si des regroupements intermédiaires y sont a priori figurés ;

 Activer si nécessaire l’option de gestion de sous-catégories dans l’onglet

« Suivi » des paramètres de l’entête, sinon les fonctionnalités
correspondantes ne seront pas disponibles ;

74
Codifications

Ajouter / Modifier / Supprimer des codifications de sous-catégories en tenant compte des éléments suivants :
 Sélectionner le code de la
convention puis le code de la
catégorie de rattachement dans
les combos box correspondants
avant toute manipulation ;
 Renseigner le code et le libellé
de la sous-catégorie ;
 Désactiver seulement l’option
« Actif » pour les
sous-catégories qui ne seront plus
utilisées dans la gestion
financière ;

 Une fois l’option de sous-

catégories activée, alimenter les codes de sous-catégories de l’ensemble des constituants du plan
financier ;

2.4.15 Ventilation par catégories

Codifications > Plans de comptes > « Ventilation »

Les cofinancements sont des dispositions contractuelles spécifiques requérant le financement de certaines (sous-
)catégories par deux ou plusieurs conventions. Dans les accords avec certains bailleurs multilatéraux (IDA, BAD,
etc.) par exemple, certaines lignes de dépenses sont supportées uniquement à hauteur d’un pourcentage fixe, le
reste devant être supporté par d’autres apports (généralement le fonds de contrepartie du Gouvernement). Dans
ce cas, chaque opération réalisée sus les cofinancements (chaque facture par exemple) doit être éclatée au prorata
des parts supportés par chaque contribution.
La fonctionnalité de ventilation par catégories (ou sous-catégories si l’option y afférente est activée) permet
d’automatiser, si activé ou confirmé dans les saisies, l’éclatement automatique des inputs faisant l’objet de
cofinancements, dispensant l’utilisateur de devoir effectuer lui-même les calculs de répartition nécessaires.

Pour alimenter la ventilation par catégories :

 Sélectionner la première (sous-
)catégorie (normalement celle liée au
financement principal) ventilant un
cofinancement dans le combo box
« Catégorie financière » ;
 La première (sous-)catégorie est
reprise automatiquement au niveau
de la ligne de « 1ère catégorie »,
renseigner les pourcentages
supportés par celle-ci au niveau des
colonnes « Taux – locale » et
« Taux – devises » (différenciation
selon la nationalité du prestataire
généralement ; dans l’exemple ci-
contre, les prestataires étrangers,
correspondant au « taux – devises »

75
Codifications
seront intégralement payés à 100% sur les fonds du bailleur principal) ;
 Sélectionner au niveau des combos box des lignes suivantes « #ème catégorie » la ou les autres (sous-
)catégories ventilant le cofinancement, et renseigner au fur et à mesure les pourcentages supportés ;
 A la fin du traitement, vérifier que la valeur calculée au niveau de la ligne « Totaux » soit égal à 100,00 avant
de valider, sinon vérifier les répartitions des pourcentages de chaque ligne ;
 Si le cofinancement n’est plus applicable, revenir à ce niveau de paramétrage pour sélectionner la ventilation
devenue caduque afin de désactiver l’option « Actif » .

 Codifier seulement dans la ventilation les (sous-)catégories ou lignes effectivement cofinancées (inutile de
renseigner dans cette fenêtre de paramétrage les lignes financées systématiquement à 100 %) ;

76
77
Comptabilité générale

Les fonctionnalités de comptabilité générale dans le système incluent tous les traitements liés à la comptabilité
proprement dite, de la saisie des écritures jusqu’à la restitution des détails ou de la synthèse de ceux-ci dans les
différentes éditions légales ou standards. Des fonctionnalités avancées de contrôles ou d’analyses attendues
généralement au niveau de tout système d’information comptable sont intégrés, comme l’intégration de système
de pointages pour rapprochement bancaire, la possibilité de lettrage des comptes généraux ou auxiliaires pour la
production de justificatifs de soldes, l’arrêté de caisse. Des traitements spécifiques seront gérées dans le système
si les fonctionnalités y afférentes sont activés, comme la gestion des devises, la gestion des échéances ou de la
trésorerie, la possibilité de sortir les ordres de virements sur la base de prises en charge préalablement
enregistrées. Noter enfin la possibilité par l’utilisateur de définir lui-même le contenu de l’output comptable, sur la
base des données saisies, mais avec la possibilité de personnalisation avancée du contenu ou de la présentation,
avec la fonctionnalité de tableau de bord.

Pour accéder à ces fonctionnalités, cliquer sur « Comptabilité générale » au

niveau du menu principal. Le menu contenant les différents éléments de traitement
comptable va ainsi être déroulé.

Les fonctionnalités de la comptabilité générale sont structurées en plusieurs sous-modules, incluant les
fonctionnalités standards affichés par défaut et des fonctionnalités en option affichées si activées :
 Les paramètres spécifiquement liées à l’enregistrement comptable, permettant de renseigner des
codifications ou d’activation de certaines fonctionnalités utilisées dans la saisie des écritures ;
 Le contenu de la saisie inclut toutes les fonctionnalités d’enregistrement des écritures et les autres modules
de gestion de l’information comptable comme les rapprochements bancaires, les lettrages et autres modules ;
 Les modules d’éditions permettent de sortir tous les outputs attendues en matière de comptabilité financière,
incluant évidemment les différentes éditions légales des détails de compte jusqu’aux balances, et aussi des
outputs spécifiques comme les ordres de virements, la balance âgée ;
 Les fonctionnalités listées dans les travaux périodiques permettent de traiter les opérations de fin de
période comptable comme la clôture ou la génération des à-nouveaux ;
 La fonctionnalité de gestion de trésorerie, dont le contenu est disponible si l’option correspondante a été
choisie dans les paramètres de l’entête, inclut des traitements avancés de suivi des liquidations ;
 La fonctionnalité de tableau de bord permet de sortir des outputs personnalisés par l’utilisateur sur la base
des informations comptables

78
Comptabilité générale

Les paramètres de la comptabilité générale incluent les modules permettant d’alimenter des informations de
codifications ou de ventilations spécifiquement liées à la saisie comptable. Alimenter le contenu de ces éléments de
paramétrage spécifiques préalablement à la saisie de la comptabilité si les options correspondantes seront
exploitées, sinon les ignorer si celles-ci ne sont pas nécessaires.
Il est rappelé que toutes les fonctionnalités de paramétrage
indispensables à la tenue de la comptabilité sont retrouvées au
niveau du module de codifications.
Accéder aux éléments des paramètres comptables en déroulant
le menu du module de comptabilité générale > paramètres.

3.2.1 Modes de paiement

Comptabilité générale > Paramètres > « Modes de paiement »

Lors de l’enregistrement d’opérations de liquidations dans les journaux de trésorerie, les modes de paiement
utilisés peuvent être facultativement renseignés, pour pouvoir par exemple filtrer les opérations comptables en les
utilisant. Noter aussi que certaines applications tierces, comme des logiciels permettant des rapprochements
bancaires sans intervention de l’utilisateur en accédant aux données des établissements financiers par Internet par
exemple, nécessitent l’exportation des
données comptables incluant
obligatoirement ces modes de paiements.
Ajouter / Modifier / Supprimer les
codifications dans la liste des modes de
paiements au niveau de cette fenêtre
pour pouvoir les renseigner dans les
saisies comptables :

 Renseigner pour chaque mode de

paiement le code et la description
dans le libellé ;

 Dans le cas d’utilisation

de systèmes tiers
d’automatisation de
rapprochement par Internet, faire
absolument correspondre les
codes par rapport à ceux utilisés
dans l’application bancaire.

79
Comptabilité générale
3.2.2 Modèles d’écritures

Comptabilité générale > Paramètres > « Modèles écriture »

Les modèles d’écritures permettent de prédéfinir la manière de comptabiliser certains types d’opérations, pour
pouvoir les reprendre automatiquement lors de la saisie comptable. Cette fonctionnalité peut être généralement
utilisée pour standardiser les schémas d’écritures, et facilite plus particulièrement l’enregistrement comptable
d’opérations complexes répétitives, incluant généralement plusieurs lignes d’écritures.

 Seules les opérations enregistrées dans les journaux de prises en charge, opérations diverses ou plus
généralement sans contrepartie automatique peuvent être modélisées, du fait de la non utilité pratique des
modélisations des liquidations dans les journaux de trésorerie, à cause aussi de la fonctionnalité d’apurement
liée à ces dernières ;

3.2.2.1 Création d’un modèle d’écritures

1. Ajouter les
informations
d’identification et
les enregistrer

avant de pouvoir alimenter les schémas d’écritures ;

 Donner un code et un libellé au modèle ;

 Renseigner le code du journal qui va ventiler les opérations du modèle, en le saisissant

directement ou en le sélectionnant dans la liste en cliquant sur F5 (tri par code) ou F7 (tri par libellé) ;
seuls les journaux sans contreparties automatiques peuvent être sélectionnés (genre achats, salaires,
opérations diverses) ;

 Activer l’option « saisie pourcentage montant » pour saisir un

pourcentage de répartition entre chaque ligne d’écriture pour chaque sens de comptabilisation (débit,

80
Comptabilité générale
crédit) dans le modèle, sinon le système demandera des ventilations par montant lors de la saisie des
lignes d’écritures ;

 Activer l’option « auxiliaire à saisir » pour ne pas fixer tout de suite dans le
modèle le compte auxiliaire à utiliser pour toute ligne d’écriture ventilant un compte collectif ;

 Désactiver cette option uniquement si le modèle d’écriture ventile des opérations liées à des tiers
fixes (comme pour les écritures d’abonnements de loyers par exemple) ;

2. Saisir les lignes

d’écritures
rattachées au
modèle dans
l’onglet « saisie
des schémas »,
suivant la même
méthodologie
d’imputation
d’écritures
expliquée dans la
comptabilisation ;

 Ajout
er
au fur et à
mesure
chaque ligne d’écriture composant le modèle, remplir le libellé, ses imputations, le pourcentage (si
cette option est activée) ou les montants, préciser le sens de comptabilisation avant d’enregistrer
; Cliquer sur dupliquer pour générer une autre ligne identique à celle affichée
dans l’onglet de saisie des schémas (la sélectionner auparavant sans l’onglet « liste d’écritures » si
besoin) ; Cliquer sur « Annuler » pour abandonner l’enregistrement d’une ligne en cours de
saisie ou
modification ;

 Clique
r sur l’onglet
« liste des
schémas »
pour voir les
lignes déjà
saisies pour le
modèle ; si besoin, effectuer des manipulations de modification ou de suppression
d’une ligne déjà saisie après sélection de celle-ci dans la liste ;

 Si la répartition ne peut être fixée définitivement à l’avance (hors écritures d’abonnements à

montants fixes genre loyer, etc.), alimenter des montants ou des pourcentages à titre indicatif, attendu
que les lignes de modèles d’écritures rappelées peuvent être ensuite modifiées lors de la saisie
comptable ;

 S’assu
rer de
l’équilibrage

81
Comptabilité générale
des lignes du modèle après les avoir saisies, en vérifiant que la ligne « solde » au niveau de la zone des
totaux contient affiche zéro (0,00) au niveau des deux colonnes ; vérifier aussi en cas d’alimentation de
pourcentage que le total soit égal à 100,00 (sauf dans des cas où le schéma prévoit des alimentations
manuelles supplémentaires au niveau de la saisie des écritures) ;

 Un
message
d’avertisse
ment est affiché en haut des onglets de manipulation des lignes du modèle tant que celles-ci ne soient
pas alimentées ni équilibrées ;
3. Le modèle et son schéma sont automatiquement stockés dans le système une fois ces manipulations
effectuées.

3.2.2.2 Modification ou suppression d’un modèle d’écritures

Pour modifier le libellé du modèle ou pour supprimer un modèle d’écriture, cliquer sur les boutons
correspondants au-dessous des menus.
Pour effectuer des modifications de schémas d’écritures liés à des modèles, suivre les étapes suivantes :
1. Dans la liste affichée au niveau de l’onglet « liste
des modèles », sélectionner dans la liste le
modèle à modifier, en cliquant sur sa ligne pour
mettre celle-ci en surbrillance ;

2. Cliquer sur l’onglet « saisie des modèles » puis sélectionner les

lignes à modifier / supprimer au niveau
des de l’onglet « liste des schémas » ;E

3. Effectuer la modification effective du contenu de la ligne

sélectionnée au niveau des champs de l’onglet « saisie des
schémas » ;

82
Comptabilité générale

3.2.3 Libellés paramétrables

Comptabilité générale > Paramètres > « Libellés »

Il est possible, lors de la saisie de lignes comptables, de sélectionner automatiquement des libellés pré paramétrés
à partir de la liste alimentée
au niveau de cette fenêtre.
Cette fonctionnalité est
surtout utile dans des buts de
standardisation de libellés,
entre autres.
Ajouter / Modifier / Supprimer
dans la liste les différents
libellés standardisés, qui
peuvent être repris
automatiquement lors de la
saisie des lignes comptables

83
Comptabilité générale

Les manipulations liées directement à la tenue de la comptabilité sont intégrées dans cette partie du système,
incluant évidemment l’enregistrement des écritures, plus les opérations avancées en matière de comptabilité
générale.
S’assurer avant toute saisie au niveau de la
comptabilité que toutes les codifications nécessaires
aient été alimentées au niveau des paramètres des
plans. Tout autre input en amont qui pourrait être
rappelé lors de la saisie des opérations, comme les
marchés et engagements, les codifications de devis-
programmes, les ventilations analytiques, doivent
évidemment aussi être préalablement renseignés.
Les fonctionnalités avancées au niveau du module de
saisie comptable permettent principalement
d’effectuer des traitements de nature comptable en
aval de la saisie des écritures, comme les lettrages,
rapprochements bancaires, etc. Enfin, les
fonctionnalités de saisie de l’historique de cours de
change, pour toute monnaie alimentée dans les
paramètres, par rapport à la monnaie de
comptabilisation, sont gérées au niveau de ce sous-
module.
Accéder aux éléments des paramètres comptables en déroulant le menu du module de comptabilité générale >
saisie.

3.3.1 Saisie des écritures

Comptabilité générale > Saisie > « Saisie des écritures »

La saisie des écritures dans le système nécessite les manipulations explicitées dans les sections qui suivent,
incluant aussi certains traitements spécifiques liés à des opérations particulières, comme la saisie des
immobilisations, les décomptes de marchés, etc.

3.3.1.1 Contenu de la fenêtre de saisie

Voir le tableau référencé par la figure ci-après pour avoir les détails des champs et boutons de la fenêtre de saisie :

84
Comptabilité générale

La manière de renseigner les éléments de la fenêtre est donnée dans le tableau qui suit :

Informations-clés du bordereau d’écritures

01 Devis-programme
Ce combo box est disponible uniquement si l’option de gestion des fonds
FED (procédures spécifiques à l’Union Européenne) est activée dans
l’entête ; Alimenter uniquement ce champ pour les opérations liés à un
devis-programme (DP) ; dans ce cas, les paramètres du DP doivent être
préalablement renseignés ;

 Le système contrôlera lors de la saisie si la date comptable de

l’opération est dans l’intervalle des dates-clés (au niveau prise en
charge ou dans les délais de paiement) du devis-programme ;

02 Régie
Liée aussi spécifiquement à l’enregistrement des opérations sur les fonds
du FED, cette option permet de spécifier la source de l’engagement
supportant celles-ci : soit la régie du DP : laisser l’option cochée par
défaut, soit un engagement spécifique ou équivalent : décocher dans ce
cas cette option ;

85
Comptabilité générale
03 Centre de saisie
Non-modifiable car grisée dans la version monosite du système, cette
option permet pour la version multisites d’affecter une opération à un site,
dans le cadre par exemple de travaux de régularisations post-
consolidations ; dans ce cas les opérations affectées spécifiquement à un
site seront ajoutés dans les exportations concernant ce site
04 Engagement
Pour toute opération comptable liée à un marché ou engagement, saisir
obligatoirement ici la codification du marché, préalablement renseignée
dans les fiches marchés ;
Modes d’alimentation possible :
 Saisie directe du code ;
 Touche F5 : tri par code pour sélection dans la liste affichée ;
 Touche F7 : tri par libellé pour sélection dans la liste affichée.
05 Exercice
Le système propose par défaut l’exercice en cours, toutefois, il est possible
de sélectionner directement un autre exercice comptable lors de la saisie,
après avoir affiché la liste du combo incluant tous les exercices paramétrés

 Le système contrôlera lors de la saisie si la date comptable de

l’opération est dans la période de l’exercice comptable ou devis-
programme sélectionné ;
06 Monnaie de transaction
Changer l’option en « devises » seulement si la monnaie de transaction
(facturation, paiement, …) est différente de la monnaie de comptabilisation
07 Code de journal
Sélectionner le journal dans lequel sera enregistrée l’opération (généralité
des cas), ou sélectionner un modèle d’écritures pour reprendre
automatiquement un schéma d’écritures (fonctionnalité spécifique) ;
Modes d’alimentation possible :
 Saisie directe du code ;
 Touche F5 : tri par code pour sélection dans la liste affichée ;
 Touche F7 : tri par libellé pour sélection dans la liste affichée ;
 Touche F3 : sélection d’un modèle comptable pour reprise de
schéma d’écritures (voir dans la section spécifique concernée)
08 Date comptable
Alimenter, soit en tapant directement la date JJMMAAAA, soit en la
sélectionnant dans la fenêtre déroulée par le combo, la date comptable
(date d’effectivité de l’opération comptabilisée, date de valeur, … à nuancer
par rapport à la date de la pièce évoquée dans le point suivant)

 La date entrée ici est primordiale dans le cadre de toute gestion

dans le système, étant la seule prise en compte dans tout output, par
rapport surtout aux considérations de rattachement (cut-off) ;

86
Comptabilité générale
09 Date de la pièce
Proposée par défaut par le système comme étant identique à la date
comptable (point précédent) ; changer si différente de cette dernière (cas
où la date figurée par l’émetteur sur la pièce justificative est différente de
sa date de « valeur » (exemple : date de réception) au niveau de l’entité)
10 Devise
Préciser la monnaie de la transaction si celle-ci est différente de la monnaie
de comptabilisation :
 Disponible uniquement si le journal sélectionné a l’option de
gestion en devises activée dans les codifications des journaux ;
 Option non modifiable (grisée), bien qu’affichée, si la monnaie
associée au journal est déjà précisée dans les codifications des
journaux ;
 Sélectionner la devise de transaction, uniquement pour les
opérations dans les journaux gérés en devise non prédéfini, en
déroulant la liste du combo.
11 Cours de la devise (de transaction)
Préciser le cours de change de la devise par rapport à la monnaie de
comptabilisation appliqué à l’opération à enregistrer :
 Taux de change proposé par défaut par rapport à la date
comptable, à partir de l’historique des saisies des cours dans le
système, modifiable par l’utilisateur ;
 Ne pas alimenter (mettre comme valeur 0) en cas de saisie directe,
ou pour saisie ultérieure dans les modifications d’écritures, des
contre-valeurs en devises ;
12 Cours de la monnaie de rapport
Préciser le cours de change de la monnaie de rapport par rapport à la
monnaie de comptabilisation appliqué à l’opération :
 Taux de change proposé par défaut par rapport à la date
comptable, à partir de l’historique des saisies des cours dans le
système, modifiable par l’utilisateur ;
 Ne pas alimenter (mettre comme valeur 0) en cas de saisie directe
des contre-valeurs lors de la saisie des lignes, ou si utilisation
ultérieure de la fonctionnalité de conversion en monnaie de rapport
pour alimentation par calcul de la contre-valeur
13 Numéro de pièce
Reprendre dans ce champ la numérotation comptable de la pièce
justificative de l’opération :
 Numérotation automatique par itération proposée par le système,
si la fonctionnalité y afférente est activée dans la codification du
journal du bordereau en cours de saisie ;
 Sinon saisir manuellement obligatoirement le numéro de pièce.

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Comptabilité générale
Champs d’alimentation des lignes d’écritures
14 Grille d’affichage des lignes d’écritures
Constater que toutes les lignes d’écritures, déjà ajoutées lors de la saisie
directe, ou après reprise de schémas d’imputations (de modèles, des
marchés), sont affichées dans la grille des données ;
En cas de manipulation (modification, suppression, duplication,
consultation de reliquat, …) d’une ligne d’écriture déjà saisie, la
préalablement sélectionner en cliquant dessus pour la mettre en
surbrillance
15 Imputation comptable
Pour chaque ligne d’écriture, imputer obligatoirement le compte comptable
la ventilant, en :
 Saisie directe du code ;
 Touche F5 : tri par code puis sélection dans la liste affichée ;
affiner si besoin celle-ci en renseignant préalablement les premiers
caractères constituant la codification (exemple : ci-contre, liste
uniquement les comptes commençant par « 6 » en le saisissant
avant d’appuyer sur la touche de fonction) ;
 Touche F7 : tri par libellé du plan comptable
16 Imputation de tiers
Imputer la codification de tiers, uniquement pour les lignes ventilant des
comptes généraux collectifs, en :
 Saisie directe ;
 Touche F5 : tri par code de tiers pour sélection dans la liste
affichée ;
 Touche F7 : tri par nom ou raison sociale ;

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Comptabilité générale
17 Imputation analytique
Imputer uniquement pour les lignes nécessitant des ventilations d’axes de
gestion (généralement les lignes de prises en charges ou de
décaissements), sinon celui-ci sera grisé ;
Le renseigner au choix selon le contexte par :
 Validation du code proposé par défaut par le système, si un seul
code analytique a été rattaché au code comptable de la ligne dans
les codifications du plan comptable ;
 Saisie directe du code ;
 Touche F5 : tri par code pour sélection dans la liste affichée,
préalablement affinée si besoin par saisie des premiers caractères
du code ;
 Touche F7 : tri par libellé ;
 Touche F4 : pour limiter la liste affichée aux codifications
analytiques rattachées au compte comptable de la ligne,
renseignées au niveau du paramétrage du plan comptable ;
 Touche F8 : pour sélection d’une clé de répartition au lieu d’une
codification dans le plan > voir la fonctionnalité spécifique au
niveau de la saisie comptable avec ventilation a priori ;
En cas de paramétrage dans le plan comptable des rattachements des
codifications des
axes de gestion, le
système effectue
un contrôle y
afférent après la
saisie du code, et
affiche un message
d’avertissement
non contraignant en cas de non-correspondance
18 Imputation budgétaire
Mêmes considérations que pour l’imputation analytique (cf. point 17), à
l’exclusion de la ventilation a priori qui est liée spécifiquement à cette
dernière
19 Imputation du financement
Mêmes considérations générales que pour les autres imputations (cf. point
17), alimenter soit par saisie directe, soit par sélection dans la liste du plan
en appuyant sur les touches de fonction F5 ou F7
20 Imputation de la catégorie ou ligne de financement
Généralement, mêmes considérations que pour les autres imputations (cf.
point 17) : possibilité de saisie directe, ou utilisation des touches de
fonction F5 ou F7 ;
Le système propose une imputation par défaut, en plus d’un contrôle de
correspondance non contraignant, si la liste des postes budgétaires
rattachés a été alimentée dans le plan des catégories
21 Imputation de la sous-catégorie de financement
Non disponible dans la configuration standard du système, affichée
uniquement si l’option de gestion des sous-catégories est activée dans les
paramétrages de l’entête ;
Mêmes considérations que pour l’imputation des catégories ci-dessus

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Comptabilité générale
22 Imputation géographique
Généralement, mêmes considérations que pour les autres imputations (cf.
point 17) : possibilité de saisie directe, ou utilisation des touches de
fonction F5 ou F7 ;
Si une codification géographique est rattachée au code du site ou centre de
saisie du bordereau en cours, celle-ci sera proposée par défaut par le
système.
23 Imputation du plan supplémentaire
Non disponible dans la configuration standard du système, alimentée
uniquement si l’option de gestion du 6e plan supplémentaire est activée
dans les paramétrages de l’entête ;
Mêmes considérations que pour les autres imputations : possibilité de saisie
directe, ou utilisation des touches de fonction F5 ou F7 ;
24 Imputation de la source de financement
Non disponible dans la configuration standard du logiciel, alimentée
uniquement si l’option de renseignement de la source de financement est
activée dans les paramétrages de l’entête ;
Imputer ce champ pour les lignes comptables qui ne nécessitent pas
d’imputations d’axes de gestion (exemple : comptabilisation des
ressources), pour préciser la convention de financement (cf. point 19)
supportant l’opération ;
Même si la fonctionnalité est activée, ce champ n’est pas affiché pour la
saisie de lignes comptables déjà imputées par conventions de financement,
pour ne pas renseigner en double les mêmes informations ;
25 Ventilation des cofinancements
Si cette option est cochée (par défaut), le système éclatera
automatiquement, au prorata définis dans les options de ventilations par
catégories, les lignes imputées sur la 1ère catégorie paramétrée dans ces
derniers ; voir la section qui y est spécifiquement consacrée au niveau de
la comptabilisation ;
Décocher cette option pour la comptabilité d’opérations qui ne font pas
l’objet de cofinancement ;
26 Mode de paiement
Renseigner de manière facultative, pour une ligne ventilant une liquidation,
le mode de paiement (dont la liste a été préalablement saisie dans le
module de paramétrage y afférent)

27 Libellé
Saisir le libellé de la ligne comptable
28 Montant en [monnaie de comptabilisation]
Alimenter le montant de la ligne en monnaie de comptabilisation :
 Par saisie directe dans la généralité des cas ;
 Peut être calculé automatiquement par le système, et modifiable
ensuite, si un des autres champs de montants (cf. points 29 et 30 :
devise, rapport) est tout de suite alimenté et si les cours de change
correspondants ont été renseignés (cf. points 11 et 12)

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Comptabilité générale
29 Montant en [devise de la transaction]
Le champ ne sera disponible que si le journal renseigné dans le bordereau
est géré en devises
Alimenter le montant de la ligne en devise :
 Par saisie directe dans la généralité des cas ;
 Peut être calculé automatiquement par le système, et modifiable
ensuite, si un des autres champs de montants (cf. points 28 et 30 :
monnaie de comptabilisation, rapport) est tout de suite alimenté et
si les cours de change correspondants ont été renseignés (cf.
points 11 et 12) ;
Sinon la contre-valeur en devises du bordereau peut être renseignée
ultérieurement, au niveau de la correction des écritures, si la contre-valeur
n’est pas de suite renseignée au niveau du champ
30 Montant en [monnaie de rapport]
Le champ ne sera disponible que si l’option de gestion de la monnaie de
rapport est activée dans l’entête
Alimenter le montant de la ligne en monnaie de rapport :
 Par saisie directe dans la généralité des cas ;
 Peut être calculé automatiquement par le système, et modifiable
ensuite, si un des autres champs de montants (cf. points 28 et 29 :
monnaie de comptabilisation, devise) est tout de suite alimenté et
si les cours de change correspondants ont été renseignés (cf.
points 11 et 12) ;
Sinon la contre-valeur en monnaie de rapport du bordereau peut être
calculée ultérieurement en utilisant l’historique des cours de change, avec
la fonctionnalité de conversion en monnaie de rapport, si la contre-valeur
n’est pas de suite renseignée au niveau du champ
31 Sens de comptabilisation
Porter une attention particulière au sens de comptabilisation (Débit ou
Crédit), avant de valider une ligne d’écriture ;

 Le sens de comptabilisation proposé par défaut par le système

peut ne pas correspondre au sens requis, surtout pour les opérations
non habituelles, d’où vérifier systématiquement
Le système propose le sens de comptabilisation par défaut du compte
comptable ventilant la ligne, par rapport au type de journal, si cette
information a été renseignée dans le plan comptable ;
32 Totaux et solde du bordereau
Les totaux enregistrés au débit et au crédit du bordereau en cours de saisie
doivent être les mêmes pour toutes les monnaies (de comptabilisation, plus
devises et rapport si activées), avant que celui-ci puisse être enregistré
dans le système.
Le système affiche ainsi les totaux des lignes déjà enregistrés plus le solde
en monnaie de comptabilisation si le bordereau n’est pas encore équilibré
33 Boutons de manipulations de lignes d’écritures
Voir les fonctionnalités correspondantes dans les généralités de saisie
d’écritures

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Comptabilité générale
3.3.1.2 Saisie des écritures : généralités
Le système accepte uniquement la comptabilisation à partie double, et des contrôles y afférents sont intégrés en
automatique.
La comptabilisation d’un bordereau d’écritures dans le système est effectuée au niveau de ce module. Pour
simplifier, la comptabilisation consiste à effectuer les manipulations suivantes, par ordre chronologique :
1. Enregistrer les informations-clés du bordereau ; ne pas alimenter à ce niveau les champs qui ne
concernent pas l’opération en cours de saisie :
 Alimenter si nécessaire la codification du devis-programme de l’opération

 Noter que le renseignement des codifications des devis-programmes (DP) est disponible
uniquement avec les versions gérant les fonds du FED (Fonds Européen Pour le
Développement) ; dans ce cas, préciser si l’opération concerne la régie (activée
par défaut) ou pas (exemple : engagements spécifiques, auquel cas désactiver l’option
« régie ») ;
 Renseigner la codification de l’engagement lié à l’opération en cours, uniquement si cette
dernière est liée aux marchés/engagements ; noter dans la section dédiée les considérations
spécifiques liées à la saisie des opérations de décomptes/liquidations des engagements ;
 L’exercice en cours est proposé par défaut, mais l’utilisateur peut le changer en déroulant le
combo box ;
 Préciser éventuellement la monnaie de transaction (équivalente normalement à la monnaie de
facturation), en sélectionnant l’option appropriée ;
 Saisir le code journal, directement dans la généralité des cas, ou sélectionner (touche F3) un
modèle comptable ;
 Alimenter obligatoirement les dates-clés : la date de la pièce est normalement identique à la
date comptable ou antérieure à cette dernière) ;
 Alimenter en option les monnaies et cours de change pour l’opération des devises de
transaction et de rapport si les champs correspondants sont demandés (des valeurs par défaut,
modifiables, sont proposées si l’historique des cours est alimenté) ;
 Saisir le numéro de pièce, si l’option de numérotation automatique n’est pas activée au niveau
du paramétrage du journal renseigné dans le bordereau

92
Comptabilité générale
2. Enregistrer les lignes d’écritures qui vont être rattachées au bordereau :

Après avoir renseigné les données clés du bordereau, le système, selon les options choisies, propose
généralement de saisir tout de suite la première ligne d’écriture : remplir chaque champ (non grisé) des
imputations, le libellé de la ligne, les montants, le sens de comptabilisation, puis enregistrer celle-ci
pour l’ajouter au bordereau > celle-ci sera ajoutée dans la grille, sinon annuler pour abandonner
l’enregistrement de la ligne ;

Pour ajouter une nouvelle ligne d’écriture dans le bordereau, cliquer sur le bouton d’ajout ;

 Les imputations comptables, de tiers, et des axes de gestion se limitent aux codes déjà saisies au
niveau le plus détaillé des différents plans alimentés dans les codifications ;
Pour effectuer des manipulations sur une ligne déjà alimentée dans le bordereau (possible uniquement s’il
n’y a pas d’autre ligne en cours de saisie), la sélectionner dans la grille affichée au milieu de la fenêtre
pour la mettre en surbrillance, puis cliquer sur le bouton de modification avant de pouvoir modifier
au niveau des champs de saisies en bas, cliquer par contre sur le bouton de suppression pour
enlever la ligne dans le bordereau ;
Pour dupliquer à l’identique une ligne préalablement saisie dans le bordereau (pour ré ventilation par
modification ensuite, par exemple), la sélectionner dans la grille puis cliquer sur le bouton X2 ;
Utilisable uniquement si un budget a été préalablement saisi, considérer éventuellement la possibilité de
reprise des imputations reprenant celles des lignes budgétaires correspondantes pour une
dépense, ou vérifier après la saisie d’une ligne le niveau de disponibilité budgétaire (détails au
niveau des sections spécifiques y afférentes) ;
Pour quitter la fenêtre de saisie sans enregistrer l’opération en cours, cliquer sur le bouton miniature de
fermeture de fenêtre ;

 Les lignes d’écritures déjà imputées dans le bordereau ne seront pas enregistrées en cas de
fermeture directe de la fenêtre de saisie ;

93
Comptabilité générale
3. Valider le contenu du bordereau après avoir saisi des lignes d’écritures qui doivent obligatoirement
s’équilibrer ;

Le bouton de validation de bordereau ne sera disponible que si le bordereau soit équilibré :

total débit = total crédit ;
Cliquer sur le bouton de validation pour enregistrer dans le système les lignes d’écritures du bordereau,
sinon cliquer sur le bouton d’annulation de bordereau pour ignorer tout le contenu déjà saisi
et reprendre depuis le début ;

 Si la gestion des sources de

financement est activée, les mouvements
au débit et au crédit par source de
financement doivent s’équilibrer, sinon un
message d’erreur est affiché lors de la
validation ;
4. Faire attention aux messages de confirmation avant l’enregistrement définitif de l’opération, pour
renseignement d’informations supplémentaires liées au bordereau (échéance, par exemple), et pour saisie
d’un autre bordereau ou non.

3.3.1.3 Saisie dans un journal sans contrepartie automatique (achats, OD, …)

Saisir obligatoirement les lignes équilibrant le bordereau comptable (total débit = total crédit) lors des saisies dans
les journaux sans contrepartie automatique.

94
Comptabilité générale
1. Après sélection d’un journal sans contrepartie automatique (1), compléter les dates-clés et autres
informations du bordereau ;

2. Saisir tout de suite la première ligne d’écriture comptable et l’enregistrer , puis obligatoirement
continuer à ajouter toutes les autres lignes pour équilibrer le bordereau (2) ; Pour rappel, les lignes
existantes peuvent toujours être modifiées , supprimées , ou dupliquées après les
avoir sélectionné au niveau de la grille (2) ;
3. Une fois toutes les lignes d’écritures équilibrant le bordereau saisies (plus de solde au niveau des

totaux(3)), valider (4) et compléter éventuellement les autres informations demandées

(engagements, échéances, …).

 Tant que les lignes d’écriture en cours de saisie n’équilibrent pas le bordereau pour
toutes les monnaies (de comptabilisation, de devises et/ou de rapport si activées pour le
journal en cours), la validation sera impossible, le bouton correspondant étant grisé ;

3.3.1.4 Saisie dans un journal de trésorerie

Le système d’enregistrement de bordereau saisi dans un journal de trésorerie est différent de celui des journaux
sans contrepartie associée : la ligne incluant le compte de contrepartie automatique est générée par le système à
la validation.

 Il est impossible d’ajouter

manuellement une ligne d’écriture
ventilant un compte de contrepartie
associé à un journal, celle-ci étant
générée automatiquement à la
validation ;

 Utiliser un compte de virement

interne ou équivalent si une opération ventile plusieurs comptes de contrepartie (donc plusieurs
journaux) différents.
Pour la saisie dans un journal de trésorerie :
1. Saisir les informations-clés du bordereau (le code du journal, les dates-clés, le numéro pièce, les devises
de suivi, éventuellement le devis-programme et/ou les engagements associés) ;

2. Le système va afficher un choix de type d’apurement :

 L’option « apurement total » permet de comptabiliser une
liquidation totale d’une dette ou créance (compte de tiers avec ou
sans auxiliaire) préalablement enregistrée ;
 L’option « apurement partiel » permet de comptabiliser une
liquidation partielle d’une dette ou créance, en renseignant le
pourcentage ou le montant à liquider ;
 L’option « autres transactions » permet de comptabiliser toute autre opération hors apurement
de dettes ou créances ;

95
Comptabilité générale
 Pour les apurements totaux et partiels, à utiliser uniquement pour liquider des dettes ou
créances préalablement enregistrées dans la comptabilité, renseigner au niveau de la saisie des
imputations des lignes le compte comptable de tiers à apurer : le système affichera la liste des
opérations non totalement lettrées (restant à liquider) :

Sélectionner en cliquant sur la/les ligne(s) correspondante celle(s) à apurer ; Noter qu’il est
possible d’apurer dans le même bordereau des dettes/créances ventilées avec des comptes de
tiers différents en les ajoutant au fur et à mesure ;

 Dans tous les cas, toute opération d’apurement (total ou partiel) interdira la saisie directe
d’autres types d’opérations de trésorerie, sauf l’imputation de lignes supplémentaires ventilant des
comptes de type « frais bancaires », dont la liste est alimentée au niveau de l’entête ;

 Les opérations sélectionnées pour apurement total seront automatiquement lettrées par le
système ;

 Pour les apurements partiels,

le système affiche après la
sélection pour liquidation d’une
ligne listant les facturations une
fenêtre d’alimentation du
pourcentage ou du montant à
apurer : préciser soit le
pourcentage soit le montant et
valider avec « OK »

 Le système ne lettre pas les

lignes apurées partiellement ; par contre, le système pré-lettre les opérations faisant l’objet de
règlements partiels (si la fonctionnalité de gestion des échéances/trésorerie est activée).

96
Comptabilité générale
 Le choix « autres transactions » permettra de saisir toute autres opérations hors apurements
(exemples : paiements au comptant, encaissement de ressources, opérations d’avances, etc.) ;
dans ce cas procéder à l’imputation comme pour les saisies standards ;
3. Après avoir renseigné la ou les lignes comptables justifiant l’opération de trésorerie, cliquer sur le bouton

de validation pour générer la ligne ventilée par le compte de contrepartie automatique

associé au journal, équilibrant de fait le bordereau ;

4. Compléter le libellé de la ligne du compte de trésorerie, et valider définitivement le bordereau.

3.3.1.5 Saisie de bordereaux avec des devises/monnaies de rapport

Dans certains cas, le renseignement des valeurs en devises ou en monnaie de rapport de certaines opérations
comptabilisées peut être proposé :
 Pour les journaux dont l’option de gestion en devise ait été activée dans les paramétrages, auquel cas le
champ « devises » sera disponible lors de la saisie ;

 Si le code de la monnaie n’a pas été figé dans

les paramétrages du journal en devises (par exemple,
pour les journaux d’achats « en devises » où les
monnaies de facturation sont différentes d’une opération à une
autre), ne pas oublier de préalablement le préciser lors de la saisie comptable ;
 La saisie de la contre-valeur en monnaie de rapport (équivalente à une deuxième monnaie de
comptabilisation) sera par contre systématiquement proposée dans les bordereaux l’option correspondante
a été activée dans l’entête ;
Pour enregistrer une opération proposant le renseignement des contre-valeurs en devise et/ou rapport, le système
offre les choix suivants :
 Soit alimenter les cours de change au niveau des informations-clés de bordereau, pour que le système
puisse calculer automatiquement les contre-valeurs des montants saisis (par exemple, saisir tout de suite
le montant en devises pour avoir la contre-valeur en monnaie de comptabilisation, ou l’inverse)

97
Comptabilité générale
 Le système propose un cours de change par défaut si l’historique de ces derniers a été renseigné
au niveau de la saisie des cours ; le cours de change proposé par défaut peut être modifié manuellement
 Soit alimenter directement les contre-
valeurs au niveau des montants, en ne
précisant pas le cours de change applicable (valeur 0 ou zéro au niveau des champs de cours de change
dans les informations-clés du bordereau) ;
 Soit alimenter ultérieurement les contre-valeurs en devises ou monnaie de rapport lorsque ces
informations seront disponibles (exemple, à la réception des avis ou relevés, après saisie de l’historique
applicable des cours de change de la monnaie de rapport, etc.) :
 Par modification des écritures surtout pour les montants en devises ; noter qu’une fonctionnalité
spécifique a été implémentée au niveau du module e correction des écritures pour faciliter le
renseignement ultérieur de ces contre-valeurs ;
 Par calcul automatique ultérieur des contre-valeurs en monnaie de rapport en lançant la
fonctionnalité de conversion dédiée à cela

3.3.1.6 Traitement lié aux cofinancements

La notion de cofinancement est liée à la prise en charge conjointe d’une dépense par plusieurs bailleurs à la fois,
selon les termes des conventions de financement de l’entité ; dans ce cas, les saisies comptables doivent
normalement le matérialiser par éclatement sur plusieurs lignes comptables des quotes-parts de chaque
financement. Pour automatiser les écritures ventilant des cofinancements :

 S’assurer préalablement que les

pourcentages de cofinancements soient
renseignés au niveau de la ventilation par
catégories dans les paramètres systèmes
(exemple dans la figure ci-contre) ;
1. Lors de la saisie d’une
dépense cofinancée,
imputer sur la catégorie
principale (ligne « 1ère
catégorie » dans les
paramétrages de
ventilation) la totalité de
celle-ci ; remarquer que le
système propose
d’automatiser la répartition par défaut ,

 Sélectionner obligatoirement comme imputation financière la ligne « 1ère catégorie » pour automatiser
les ventilations ;

 Par contre, décocher l’option de répartition au niveau des champs de saisie de ligne pour ne pas
ventiler automatiquement des dépenses cofinancées ;
2. Après

enregistrement , le système crée automatiquement les lignes comptables matérialisant les

cofinancements, au prorata des pourcentages paramétrés dans les ventilations ;
3. Procéder à la saisie des autres lignes équilibrant le bordereau, comme pour toute autre opération
normale ;

98
Comptabilité générale
3.3.1.7 Saisie via budget
Pour s’assurer de la cohérence entre les imputations des lignes budgétaires et celles des dépenses
correspondantes, il est possible de les reprendre automatiquement lors de la saisie comptable, sur la base du
budget par défaut pour l’exercice :
1. Lors de la saisie de la ligne comptable de dépense, cliquer tout de suite sur le bouton « budget »
pour afficher une fenêtre listant le budget en cours de l’exercice ;
2. Sélectionner à partir de la fenêtre affichée la ligne budgétaire correspondant à la dépense à saisir
(préfiltrer préalablement si besoin la liste affichée en renseignant les champs de critères en haut ;

3. Double-cliquer sur la ligne budgétaire correspondant à la dépense en cours de saisie : les imputations de
celles-ci seront reprises par défaut dans les champs de saisie de la ligne ;
4. Compléter éventuellement les imputations manquantes (si la configuration du budget ne reprend pas
certains axes ou si le niveau d’imputation budgétaire de certains axes est défini à un niveau agrégé), puis
finaliser la saisie de la ligne en alimentant le reste ;

3.3.1.8 Test de disponibilité budgétaire

Après la saisie d’une ligne de dépense, il est possible de vérifier si celle-ci n’amènerait pas des dépassements au
niveau des consommations du budget par défaut de l’exercice. Pour ce faire,
1. Sélectionner dans la grille des données les lignes comptables déjà saisies la ligne de dépense à tester ;
2. Cliquer sur le bouton « Disponible » pour voir le niveau de consommation budgétaire, sur la base de
l’option d’affichage de disponibilité sélectionnée dans les configurations du budget ;

99
Comptabilité générale

 Le budget de l’année est calculé à partir des saisies budgétaires correspondant à l’imputation de
la dépense ;
 Les réalisations de l’année sont calculées à partir des dépenses déjà enregistrées dans la
comptabilité ;
 Le champ « Dispo 1 » affiche la disponibilité avant enregistrement de la ligne en cours sur la base
des réalisations effectivement déjà comptabilisées ;
 Le champ « Engagements » est calculée à partir des quotes-parts des marchés ou engagements
restant à honorer et qui sont imputées sur les mêmes éléments que la dépense ;
 Le champ « Dispo 2 » affiche la disponibilité budgétaire avant l’enregistrement des lignes en
cours de saisie, tenant compte des marchés/engagements restant à honorer ;
 Le champ « Dispo3 » calcule la disponibilité budgétaire si on procède à l’enregistrement des
opérations en cours de saisie

3.3.1.9 Traitement spécifique à l’utilisation de modèles comptables

Si des schémas de comptabilisation ont été préalablement définis dans les modèles d’écritures, ils peuvent être
rappelés automatiquement lors de la saisie comptable :
1. Au niveau du champ de saisie du code de journal, cliquer sur la touche de fonction « F3 », pour faire
apparaître le champ de sélection du modèle ;
2. Préciser le modèle à utiliser
en le sélectionnant à partir
du combo box, puis
compléter tous les champs
demandés spécifiques à la
saisie en cours :
 Les dates-clés ;
 Le numéro de
pièce (si celui-ci
n’est pas automatisé
pour le journal
associé au modèle
 Eventuellement les
libellés au débit et
au crédit (si on laisse

100
Comptabilité générale
vide, le système va reprendre les libellés saisis au niveau des schémas d’écritures associés au
modèle) ;
 Le compte auxiliaire à rattacher à tous comptes collectifs ventilés dans le schéma d’écriture
associé au modèle, uniquement si l’option « Auxiliaire à saisir » a été activée pour le modèle ;
 Le montant total du bordereau, uniquement si le schéma d’écritures associé au modèle est
renseigné sur la base de pourcentages au lieu de montants prédéfinis ;

3. Après avoir validé les informations spécifiques au bordereau en cours dans la fenêtre de
sélection du modèle, les lignes d’écritures reprenant le schéma prédéfini sont générés automatiquement :
procéder de la même manière comme pour toute saisie classique (valider le bordereau après
éventuellement les ajouts ou modifications nécessaires au niveau des lignes générées) ;

3.3.1.10 Traitement spécifique à la gestion des échéances

Si la fonctionnalité de gestion des échéances a été activée au niveau de l’entête, le système va afficher après
enregistrement d’une ligne d’écriture ventilant des dettes ou des créances (comptes de tiers) une fenêtre de saisie
de date de l’échéance.
Saisir la date prévue de liquidation au niveau du champ et
valider par « OK »

 La date d’échéance proposée par défaut tient

compte des délais théoriques négociés avec le
tiers ; le calcul automatique de l’échéance est
basé sur la date comptable

3.3.1.11 Traitement spécifique à la gestion de trésorerie

Si la fonctionnalité de gestion de trésorerie a été activée au niveau de l’entête, le système va afficher après la
validation de bordereaux ventilant des dettes ou des créances (comptes de tiers) une fenêtre de saisie des
prévisions de liquidation.

 Si les informations liées aux prévisions de liquidations ne sont pas alimentées (en fermant tout de suite
la fenêtre), le système va considérer les facturations qui viennent d’être saisies comme étant échues ;
Pour la saisie des informations liées aux échéances de paiement :

101
Comptabilité générale
1. Au niveau de la fenêtre de saisie
des échéances, cliquer sur le
bouton « ajouter »
pour renseigner les informations
liées aux prévisions de
liquidations de la facturation
(dette ou créance) en cours de
saisie :
 Sélectionner le code du
journal de trésorerie qui
va servir à la liquidation ;
 Renseigner soit le
montant soit le
pourcentage à payer ;
 Renseigner la date
d’échéance (selon
normalement les termes
de la négociation avec le
tiers) ;
 Renseigner la date de
relance normalement
avant la date d’échéance (uniquement si la gestion de trésorerie est activée) ;
 Renseigner au niveau de l’observation relance le message à afficher au niveau de la fenêtre de
relance ;
 Sélectionner le type d’échéance selon la nature de l’opération (décaissement pour les dettes,
encaissement pour les créances) ;

2. Enregistrer les informations alimentées, et saisir de la même manière les éléments

liés aux autres échéances (dans le cas de plusieurs paiements partiels et/ou plusieurs moyens de
paiements utilisés et/ou plusieurs ventilations de dettes ou créances dans les cas de cofinancements
notamment) ; A la fin des saisies, le montant restant doit être nul ;

Noter qu’après sélection dans l’onglet « liste », il est possible de modifier ou de

supprimer des informations d’échéances déjà saisies.
Si la fonctionnalité d’alertes liée aux échéances a été activée au niveau de l’entête, le système affiche au
démarrage du système la liste des facturations non liquidées dont la date d’échéance est au-delà de la date du
jour.

3.3.1.12 Traitement spécifique à la ventilation analytique a priori

La fonctionnalité de ventilation a priori permet d’automatiser la répartition de certaines dépenses suivant des
pourcentages prédéfinis, à utiliser surtout pour enregistrer des opérations de dépenses qui sont systématiquement
éclatées sur plusieurs lignes de codifications analytiques ;

102
Comptabilité générale
 Définir préalablement les clés de répartition qui pourraient être
utilisées dans le cadre de la ventilation automatique dans les
paramètres de la comptabilité analytique ;

Pour saisir une ligne d’écritures à éclater automatiquement suivant une combinaison prédéfinie :
1. Utiliser la touche de
fonction F8 au niveau du
champ d’imputation
analytique, au lieu de
saisir directement ou de
sélectionner des
codifications avec les
touches standards (F5, F7,
F4), puis sélectionner la
codification de la clé de répartition à utiliser
2. Alimenter comme pour les opérations standards les autres codifications hors imputation analytique ;
3. Enregistrer l’opération, pour que le système puisse générer automatiquement les lignes comptables
éclatées selon les pourcentages de répartition associés à la clé renseignée au niveau de l’imputation
analytique ; Noter que les lignes générées seront éclatées par activité et aussi par financement/catégorie si
la gestion des ventilations financières (cofinancements) est activée ;

3.3.1.13 Saisie d’opérations liées aux marchés et engagements

La saisie des opérations comptables liées aux marchés et engagements nécessite le renseignement obligatoire du
champ engagement au niveau des informations-clés du bordereau.

 Renseigner préalablement et les codes comptables fournisseurs de l’attributaire et les ventilations

comptables des marchés/engagements au niveau des fiches marchés avant toute saisie ;

 Renseigner obligatoirement le code de l’engagement au niveau des saisies comptables pour toute
opération liée à un marché/engagement quel que soit sa nature (avances, prise en charge/décomptes,
paiements, autres opérations) ; dans ce cas, ne jamais combiner dans un même bordereau comptable
des opérations ventilant plusieurs marchés ;

 Pour optimiser le suivi des marchés, il est recommandé d’opter pour une comptabilité d’engagement
(accrual basis accounting), en séparant la constatation des facturations/décomptes, des paiements, des
autres opérations (avances, etc.)

103
Comptabilité générale
Spécifiquement lié à la saisie de décomptes de marchés ou engagements dans un journal de type « 1 » (sans
contrepartie automatique) :
1. Après avoir éventuellement affiché la situation
synthétique des engagements avant la prise en
charge en cours, le système par défaut propose
de reprendre automatiquement les
imputations de l’engagement ;

2. Si le choix de reprise automatique des imputations

des engagements est confirmé , saisir
soit le pourcentage soit le montant par rapport au
total des engagements prévus de l’exercice, puis
confirmer en cliquant sur « OK »

3. Le système
génère les
lignes d’écriture
au prorata des
ventilations
définies dans les
fiches marchés ;
vérifier les
répartitions
proposées,
ajouter éventuellement d’autres lignes comptables relatives aux opérations particulières (recouvrement
d’avances de démarrage, dettes de retenues de garanties, etc.) ; ne pas oublier de corriger les libellés
pour préciser les informations concernant les décomptes en cours, les références des facturations, etc.
4. A la validation, si l’opération en cours de
saisie de solde pas en totalité le marché,
le système demande une confirmation
supplémentaire pour garder le solde,
cliquer sur « Oui » si d’autres opérations
de décomptes/prises en charge liées au
marché sont attendues, sinon cliquer sur
« Non » pour considérer le
marché/engagement comme étant finalisé
5. Spécifiquement pour
les décomptes
associés à des
engagements ventilés
sur plusieurs lignes, le
système propose de
vérifier la répartition
de l’opération en
cours sur chaque
ligne d’engagement ;
vérifier et
éventuellement
corriger les
ventilations proposées
par défaut avant de

104
Comptabilité générale
valider définitivement la comptabilisation ;

 Surtout pour les bordereaux avec des imputations complexes (avec des éclatements tenant compte des
avances, retenues de garanties, pénalités, par exemple) ou les marchés avec avenants, il se peut que la
répartition de la prise en charge proposée par défaut par le système ne corresponde pas à la réalité de
l’opération ; Dans ce cas, ajuster manuellement le contenu de la colonne à apurer ;

3.3.1.14 Saisie d’opérations d’acquisition des immobilisations

Parallèlement à la saisie de lignes comptables ventilant des comptes suivis en immobilisation, une fenêtre
d’alimentation de registre des immobilisations, similaire au contenu de la saisie directe au niveau du module, sera
affichée en option.

 L’utilisateur a le choix soit de saisir parallèlement et la comptabilité et l’enregistrement du registre des

immobilisations, soit de dissocier les deux traitements (dans certains cas comme pour les rattrapages,
les régularisations, par rapport au contenu du facture à regrouper dans les lignes comptables mais à
détailler au niveau des registres pour les acquisitions groupées, etc.)
Pour la saisie parallèle des écritures comptables et du contenu du registre des immobilisations :

1. Confirmer
l’option de saisie en
parallèle du contenu du
registre des immobilisations,
affichée dès
l’enregistrement d’une ligne
comptable ventilée sur un
copte suivi en
immobilisations ;
2. Saisir les informations
à alimenter dans le
registre des
immobilisations dans la
fenêtre affichée :
 Le libellé reprend
celui saisie dans la
comptabilité :
modifier
éventuellement
pour clarifier la
description et
faciliter les
travaux
d’inventaire ;
 Modifier
éventuellement les
autres
informations
reprises
automatiquement
de la comptabilité,
notamment les
dates-clés (noter
que le calcul des amortissements est basé sur la date de mise en service, la quantité ;

105
Comptabilité générale
 Compléter les autres champs ne reprenant pas automatiquement les informations comptables,
notamment le taux d’amortissement, le code comptable du fournisseur, l’emplacement, etc.

3. Valider le contenu de la saisie ;

Noter que si la quantité est supérieure à 1, le système offre

le choix soit de gérer chaque article individuellement, soit de
les gérer en lots indissociés ;

4. Compléter la saisie du bordereau comptable (il est possible de saisir de la même manière d’autres lignes
ventilant des immobilisations inventoriables) ;

 Le système n’enregistrera pas le contenu du registre des immobilisations tant que le bordereau
comptable correspondant ne soit pas validé ;

3.3.2 A-nouveaux

Comptabilité générale > Saisie > « A nouveaux »

Les à-nouveaux affichent le report des soldes des comptes de bilan des exercices précédents, normalement
calculés automatiquement en lançant les fonctionnalités de génération des à-nouveaux provisoires ou la clôture
annuelle.

 Il n’est pas possible de modifier le contenu des à-nouveaux ; Par contre, les à-nouveaux provisoires
peuvent être régénérés à chaque fois que nécessaire (après des régularisations passées au niveau des
opérations des exercices antérieurs par exemple) ;

 L’éventuelle reprise d’une comptabilité tenue auparavant dans un autre système nécessite au moins la
saisie d’écritures comptables de transfert, en ventilant les journaux appropriés (exemple : comptes de
trésorerie en contrepartie des financements correspondants dans les journaux de trésorerie, les autres
comptes à l’actif de bilan en contrepartie des financements ou dettes les ayants supportés dans un
journal d’opérations diverses, etc.), ou au mieux la ressaisie de toutes les opérations antérieures ;

Le contenu des à-
nouveaux peut être
consulté directement
sur écran en accédant
au module, ou imprimé

106
Comptabilité générale
3.3.3 Correction des écritures

Comptabilité générale > Saisie > « Correction des écritures »

Le contenu des opérations comptable déjà stocké dans le système peut être ultérieurement modifié ou supprimé
par des utilisateurs ayant les autorisations appropriées.

 Les opérations datées sur des périodes déjà clôturées ne peuvent plus être modifiées ni supprimées ;

 Les lignes d’écritures déjà marquées dans certains modules d’exploitation du système (lettrage,
rapprochement bancaire, relevés de dépenses validés dans les suivis de conventions, entre autres) ne
peuvent pas être totalement modifiées (les champs non modifiables seront grisés) et dans tous les cas les
bordereaux correspondants ne peuvent pas être supprimés ; Si nécessaire, enlever préalablement les
marquages empêchant la manipulation au niveau des modules appropriés ;

3.3.3.1 Correction des mouvements

Pour corriger le contenu d’un bordereau :
1. Si nécessaire, préfiltrer dans l’onglet
correspondant la liste affichée
après avoir accédé au module, en cliquant sur le

bouton de sélection ; alimenter les

critères et puis valider

2. Sélectionner en cliquant dessus une des lignes du bordereau à modifier dans la liste pour afficher son
contenu dans l’onglet de correction des écritures ;

107
Comptabilité générale
3. Le contenu de l’onglet de correction est presque équivalent à celui de la saisie comptable, avec toutefois
des boutons et manipulations spécifiques :
 Pour modifier une ligne d’écriture, la sélectionner en cliquant dessus pour mettre en surbrillance,
puis cliquer sur le bouton de modification ; modifier au niveau des champs, puis enregistrer
; Pour ignorer les modifications, cliquer sur le bouton annuler ;

 Cliquer sur le bouton correspondant pour ajouter une ligne comptable supplémentaire, imputer
comme pour une saisie normale avant de l’enregistrer sinon annuler pour ignorer l’ajout ;
 Pour dupliquer le contenu d’une ligne existante dans le cadre d’un ajout, la sélectionner puis cliquer
sur le bouton de duplication
 Cliquer sur le bouton correspondant pour
supprimer une ligne comptable devenue
inutile, puis confirmer la suppression en
répondant par l’affirmative au niveau du message
d’avertissement

4. Après avoir effectué les corrections nécessaires, les enregistrer

définitivement en cliquant sur le bouton de validation , puis

confirmer la validation ; sinon il est encore possible d’ignorer les
modifications effectuées en cliquant tout de suite sur le bouton
« quitter »

 La validation des modifications est impossible si cela a entrainé un déséquilibre au niveau des

totaux de bordereau, auquel cas le bouton de validation ne sera pas cliquable

3.3.3.2 Complétion des contre-valeurs pour les opérations en devises

Dans certains cas, la contre-valeur/taux de change applicable des opérations enregistrées dans les journaux en
devises n’est pas tout de suite connue à la date de l’enregistrement comptable. Dans ce cas, au lieu d’attendre
cette information supplémentaire pour alimenter la comptabilité, l’utilisateur a le choix de la compléter
ultérieurement au niveau de la modification des écritures.

 Cette manipulation est limitée aux opérations comptabilisées dans les journaux gérés en devises

108
Comptabilité générale
Pour compléter uniquement la contre-valeur des opérations comptabilisées dans un journal géré en devises :
1. Au niveau de la fenêtre de de présélection des
mouvements, renseigner obligatoirement un
journal géré en devises pour afficher l’option
« Gestion en Devises » à
activer, préciser éventuellement les autres
critères pour affiner la liste, puis cliquer sur
« OK »

2. Dans la liste affichée, cliquer sur une de lignes du bordereau dont la contre-valeur en devise sera à
compléter ;
3. L’onglet de modification affiche, après la sélection, une
fenêtre de saisie de la contre-valeur sur la base du total de
bordereau : renseigner le montant total en devises puis
valider ; Constater que les montants en devises
sont maintenant alimentés au niveau de la fenêtre normale de
modification des écritures ;

 Le système répartit le total en devises au prorata des montants en monnaies locales si des lignes
d’écritures sont éclatées (exemple : paiement en une seule fois de plusieurs factures, etc.) ;

4. Valider comme pour toute modification classique après avoir apporté éventuellement d’autres
modifications dans le bordereau ; sinon cliquer directement sur « quitter » pour abandonner
l’opération.

3.3.3.3 Suppression d’un bordereau comptable

Accéder si besoin à la fonctionnalité de suppression de bordereaux au niveau de la fenêtre de modification des
écritures :

1. Après avoir éventuellement préfiltré le contenu de la liste des écritures , sélectionner une des
lignes du bordereau à supprimer ;

2. Au niveau de l’onglet de modification , qui affiche

maintenant le contenu du bordereau à supprimer, cliquer

directement sur le bouton de suppression du bordereau

, (à ne pas confondre avec le bouton de suppression de lignes
) ; Confirmer la suppression en cliquant sur « Oui » au
niveau du message affiché ;
3. Taper le mot de passe demandé (communiqué uniquement aux
personnes ayant les autorisations) pour confirmer définitivement la
suppression ;

 Attention : passée cette étape, la suppression est

irréversible ;

109
Comptabilité générale
 Dans certaines conditions, notamment si
les écritures sont marquées en lettrage,
rapprochement bancaire, ou dans les
suivis de conventions, la suppression est
impossible. Enlever préalablement les
marquages des lignes du bordereau au
niveau de ces modules avant de procéder
à la suppression.

3.3.4 Rapprochements bancaires

La fonctionnalité de rapprochement bancaire dans le système permet de justifier la différence entre le solde
comptable et celui du relevé bancaire. Systématiquement, cette différence est justifiée soit par des opérations déjà
comptabilisées non encore figurées dans les relevés (écritures non marquées lors du pointage des relevés), soit par
opérations figurées dans le relevé sans justifications comptables (enregistrées comme étant des mouvements
extracomptables).

3.3.4.1 Paramètres des banques

Comptabilité générale > Saisie > « Paramètres des banques »

Un travail préalable de paramétrage est nécessaire lorsque la fonctionnalité de rapprochement bancaire est
exploitée pour la première fois pour chaque compte comptable à gérer.

Pour ajouter un nouveau compte bancaire dans les paramètres liés au rapprochement :
1. Alimenter le compte (général et aussi
auxiliaire selon les paramétrages dans
le plan comptable) ventilant les
opérations du compte bancaire à
gérer ;
2. Selon la monnaie de tenue du compte
bancaire (locale ou devise, définie aussi
au niveau du paramétrage du journal
correspondant), saisir le solde « à
nouveau » correspondant à celui du
début de rapprochement ;

 Si le module est exploité pour le

compte bancaire à partir du
début (ouverture du compte), comme généralement conseillé, laisser la valeur 0 (zéro) par
défaut ;
Si la monnaie de tenue du compte bancaire est la même que la monnaie de rapport (définie dans l’entête),
et si le journal de trésorerie associé au compte n’est pas géré en « devises », activer l’option
« Rapprochement sur monnaie reporting » pour exploiter la
fonctionnalité sur la base de cette monnaie ;
3. Saisir la date de début de rapprochement, c'est-à-dire la date comptable à partir de laquelle la
fonctionnalité de rapprochement va être exploitée pour le compte en cours de paramétrage ;

 Le paramétrage est défini uniquement au début de l’exploitation du système de rapprochement bancaire

pour chaque compte. Donc, ne plus le modifier ni le supprimer dès qu’on procède à un travail de pointage
sur le compte, sauf s’il y a des erreurs ou des omissions.

110
Comptabilité générale
3.3.4.2 Pointage des relevés

Comptabilité générale > Saisie > « Pointage des relevés »

Le pointage permet d’identifier les opérations qui se retrouvent et dans les éléments comptabilisés dans le système
et dans le relevé bancaire, et permet donc d’isoler les opérations non-pointées (en circulation), qui seront
considérées dans les éléments de rapprochement.

 Enregistrer préalablement dans la comptabilité l’intégralité de toutes les opérations justifiées (y compris
éventuellement les frais bancaires et assimilés figurés dans le relevé) avant de procéder au rapprochement ;

 Pour les comptes gérés en devises, s’assurer que les contre-valeurs en monnaie de tenue de compte (devise
ou rapport selon le cas) ont été intégralement alimentées ;
Pour effectuer le pointage :
1. Saisir les informations
concernant le relevé
bancaire :
 Sélectionner
l’exercice comptable
incluant la date du
relevé, puis
sélectionner dans le
combo box suivant le
compte comptable
bancaire faisant
l’objet de
rapprochement ;
 Alimenter un
numéro de relevé
pour l’identifier dans le système

 Le numéro de relevé étant attribué en interne, obligatoirement l’harmoniser et prévoir une

séquence qui permet ultérieurement de trier par ordre croissant de date les différents relevés au
niveau de l’exploitation (exemple, mettre comme numéro interne l’année suivi du mois du relevé) ;
 Renseigner la date du relevé correspondant à la date de l’arrêté de celui-ci (à ne pas confondre avec
la date d’émission ou la date de réception) ;

 Valider pour afficher la liste à pointer et confirmer l’enregistrement des informations

saisies ;
2. Au niveau de la fenêtre de pointage, les opérations jusqu’à la date du relevé non
encore pointés dans les relevés précédents seront listés avec toutes les monnaies
de suivis associées au journal (voir au niveau des colonnes « local », « devises »,
« rapport » à droite selon la monnaie du relevé) : double-cliquer sur les lignes à
pointer (se retrouvant aussi dans le relevé) et remarquer que le système marque la
colonne à gauche de la ligne avec [X] ;

 Évidemment, ne jamais pointer les opérations déjà comptabilisées mais qui ne sont pas encore
figurées dans les relevés, sinon le rapprochement sera faussé ;

111
Comptabilité générale
Si une ligne d’opération non encore figurée
dans le relevé a été pointée par
inadvertance, double-cliquer de nouveau et
confirmer pour enlever le marquage ;

Cliquer sur le bouton « avec ou sans les éléments extracomptables » pour impacter
les éléments de relevés traités en extracomptable dans la synthèse des solde affichée en bas

3. Fermer la fenêtre de pointage et passer à l’étape suivante pour finaliser le rapprochement

bancaire.

 Important : si d’autres opérations ont été ultérieurement comptabilisées ou modifiées dans le compte
bancaire sur des périodes déjà pointées, ou plus généralement en cas de constatation d’anomalies non
expliquées au niveau de l’état de rapprochement, relancer le calcul des rapprochements en cliquant sur le
bouton « recalculer » au niveau de la fenêtre de saisie de relevé.
Noter les autres options qui seront disponibles pour les relevés déjà traités dans le système :
 Ressaisir le numéro interne
du relevé au niveau du
champ correspondant, noter
après que la date de relevé
sera automatiquement
affichée pour rappel, et
cliquer sur le bouton de
validation pour
réafficher le contenu du
pointage ;

112
Comptabilité générale
 Cette manipulation est nécessaire pour ajouter d’autres lignes à pointer s’il y avait des omissions,
ou pour éventuellement dépointer une ligne déjà marquée (en cas d’erreur, pour suppression de
bordereau comptable correspondant, etc.)

 Cliquer sur le bouton « voir » pour afficher la liste des relevés déjà traités dans le système ;

 Cliquer sur le bouton « supprimer » et confirmer pour effacer un relevé déjà saisi (si le
numéro ou la date saisi est incorrect par exemple) ; par contre, s’assurer auparavant qu’il n’y ait plus des
mouvements pointés associés au relevé sinon la suppression serait impossible ;
 Si la fonctionnalité de clôture de relevé est activée dans l’entête, l’utilisateur
a le choix d’interdire la modification ultérieure des résultats de pointage, et
par ricochet la modification de certains éléments ou la suppression des
bordereaux comptables correspondants. Cliquer le bouton « Clôturer »
pour verrouiller les rapprochements jusqu’à la date du relevé en
cours. Taper le mot de passe demandé, cliquer sur « valider » , et confirmer dans le message
affiché.

 La clôture verrouille définitivement des éléments correspondants aux relevés comptables, et ne

peut pas être annulée au niveau de l’utilisateur ; s’assurer que les opérations et pointages liés aux
relevés à clôturer soient contrôlés et validés avant cette opération.

3.3.4.3 Mouvements extracomptables

Comptabilité générale > Saisie > « Mouvements extracomptables »

Dans de cas très particuliers, par exemple s’il y a des opérations non justifiées figurées dans le relevé ou plus
généralement après constatation d’erreurs bancaires, des éléments de rapprochement, (expliquant aussi les
différences de solde entre le relevé et la comptabilité), qui ne seront pas a priori comptabilisés, doivent être
enregistrés en « extracomptable ».
Pour saisir les éléments extracomptables :
1. Sélectionner le compte bancaire puis

cliquer sur le bouton ajouter

2. Saisir au niveau du champ
« Relevé » le numéro interne du
relevé qui contient le mouvement
extracomptable, puis saisir la date et
le libellé décrivant la constatation ;
3. Saisir le montant de l’opération au niveau du champ approprié selon la monnaie de tenue ; si celle-ci est
en devise, préciser préalablement cette dernière dans le combo box correspondant ; saisir un montant en
négatif (colorié en rouge et précédé du signe -) pour constater une sortie (en défaveur de l’entité), ou ne
pas mettre de signe (colorié en noir) dans le cas contraire (en faveur de l’entité) ;

Alimentant ultérieurement après modification le champ « Relevé (Rapproché) »

par le numéro interne du relevé figurant la régularisation de l’élément
extracomptable (correction de l’erreur par la banque par exemple) ou correspondant à la période de régularisation
comptable.

 Les mouvements extracomptables impacteront les états de rapprochement des relevés dont les numéros se
situent entre celui du relevé de constat et celui du relevé de régularisation (Rapproché) ;

113
Comptabilité générale
3.3.4.4 Situation : états de rapprochement

Comptabilité générale > Saisie > « Situation »

L’état de rapprochement reprend :
 Le solde comptable du compte bancaire ;
 (+/-) les mouvements en circulation (non-pointés) ;
 (+/-) les éléments du relevés enregistrés en extracomptable ;
 Pour calculer le solde (théorique) du relevé bancaire
Pour sortir un état de rapprochement :
1. Sélectionner le compte
bancaire dans le premier
combo box ;
2. Sélectionner le numéro
interne du relevé
correspondant à l’état de
rapprochement ;
3. Vérifier le contenu de la
synthèse de l’état de
rapprochement, en
considérant la colonne
appropriée (monnaie
locale ou devise) selon la
monnaie de tenue de
compte :

 Comparer
systématiquement
le solde théorique
du relevé bancaire calculé par le système avec le solde réel de celui-ci « sur papier » : si on a le
même montant alors le rapprochement est correct, sinon revérifier les éléments de pointage ou
saisis en extracomptable, puis recalculer systématiquement au niveau de la saisie des
relevés les éléments de rapprochement ;

 Le contenu de la colonne « devise » est basé sur les contre-valeurs en monnaie de rapport si
l’option de « rapprochement sur monnaie reporting » a été activée dans les paramètres des
banques ;
Pour avoir les détails
justifiant le contenu de la
fiche de synthèse affichée
au niveau de l’onglet de
situation de compte
, cliquer sur
l’onglet des écritures non rapprochées pour sortir la liste des mouvements en
circulation (non-pointés) correspondant au relevé sélectionné, ou cliquer sur l’onglet des écritures non
passées pour sortir la liste des mouvements extracomptables associé au relevé en cours.

114
Comptabilité générale
4. Editer l’état de rapprochement en cours en
sélectionnant un des formats proposés :

 pour sortir le format standard

des états de rapprochement en
monnaie de comptabilisation, en
mettant au niveau de la colonne « à
passer par la banque » les éléments
comptabilisés mais non encore figurés
dans le relevé, et en mettant au
niveau de la colonne « à passer par
l’entité » les éléments
extracomptables ;

 pour sortir un format modifié

des états de rapprochement, en
figurant aussi au niveau de la colonne
« à passer par la banque » les
éléments extracomptables (en suivant
la logique comme quoi ces éléments
doivent aussi être régularisés au
niveau de la banque) ;

 pour sortir le format standard

des états de rapprochement en
reprenant les valeurs en devises ou
de rapport selon le choix activé dans
les paramètres ;

 pour éditer le contenu de la fiche

de synthèse affichée au niveau de la situation.

3.3.5 Lettrage / Délettrage des tiers

Le lettrage consiste en liaison des facturations (de dettes ou de créances) avec les liquidations correspondantes
(décaissements ou recouvrements) au niveau des comptes de tiers. Ce traitement est nécessaire pour :
 Sortir les justificatifs de solde des tiers, c'est-à-dire la liste des opérations qui ne sont pas totalement liquidées
pour chaque tiers (auxiliaire ou général), qui justifie le solde comptable ;
 Remonter à partir de la liaison créée par le lettrage toutes les informations à figurer nécessairement dans
certaines éditions (par exemple les relevés de dépenses dans le suivi des conventions, qui doivent figurer la
nature de la dépense et la référence de facturation figurées dans les opérations de prise en charge, et la
référence de la liquidation figurée dans les opérations de trésorerie correspondantes) ;
Lors de la saisie comptable dans un journal de trésorerie par apurement total, le système automatise le lettrage.
L’accès aux modules correspondants (manuel ou automatique) est par contre nécessaire pour lettrer les comptes
de tiers ventilés dans des opérations comptables hors apurement total, y compris pour les apurements partiels qui
alimentent uniquement les informations de pré lettrage.
Le délettrage permet, en cas d’erreur ou pour permettre certaines manipulations au niveau du module de
modification d’écritures, d’enlever le lettrage.

115
Comptabilité générale
3.3.5.1 Lettrage manuel

Comptabilité générale > Saisie > « Lettrage manuel »

Ce module permet de sélectionner manuellement les facturations et les paiements qui se justifient et qui ne sont
pas encore lettrés pour les comptes de tiers auxiliaires ou généraux.

 Le lettrage manuel, offrant plus de sécurité par rapport au lettrage automatique dans la généralité des cas,
est nécessaire pour les opérations avec liquidations partielles (une facturation correspondant à plusieurs
liquidations ou vice-versa) ;
Pour lettrer manuellement un compte de tiers :
1. Indiquer le
code de
compte
général de
tiers et un
compte
auxiliaire si
le premier
est un
compte
collectif, puis
cliquer sur la
touche de
tabulation 
du clavier
pour afficher
la liste des
opérations
non
lettrées ;
2. Comme
indiqué dans
le texte de
rappel en bas à droite, sélectionner (mettre en surbrillance) les lignes qui se justifient en
cliquant dans la zone à gauche (remarquer le changement du curseur en)en maintenant la
touche de contrôle enfoncée, vérifier les totaux en bas pour s’assurer de l’équilibre après les
sélections ; Si une ligne a été sélectionnée par inadvertance, cliquer de nouveau à gauche de celle-ci pour
la désélectionner ;

3. Cliquer sur le bouton de lettrage pour valider le choix ;

 Noter le l’opération de lettrage n’est pas possible tant que les sélections ne soient pas équilibrées
(le test est uniquement effectué sur les totaux en monnaie de comptabilisation), le bouton de

validation étant grisé .

3.3.5.2 Lettrage automatique

Comptabilité générale > Saisie > « Lettrage automatique »

Le lettrage automatique identifie les opérations de tiers non encore lettrées mais dont les montants correspondent
et les liens sans nécessiter l’intervention de l’utilisateur.

116
Comptabilité générale
 Autant que possible, il est plutôt conseillé de procéder au lettrage manuel, car le lettrage automatique
pourrait lier des opérations sans correspondances mais avec les mêmes montants ;
Alimenter au niveau de la fenêtre de sélection les
fourchettes de comptes à lettrer. Même si les
choix se limitent aux comptes généraux, le
lettrage est effectué au niveau des comptes
auxiliaires liés aux comptes collectifs sélectionnés,
puis préciser la période ;
En option facultative, et dépendant des schémas
et procédures comptables appliqués, il est
possible de limiter le lettrage automatique à
certaines opérations répondant à certaines
conditions : avec les mêmes numéros de pièce
, ou comptabilisées
dans certains journaux uniquement,;
Valider le choix en cliquant sur « OK », confirmer
dans le message affiché et attendre la fin du
traitement.

3.3.5.3 Délettrage

Comptabilité générale > Saisie > « Délettrage »

Le délettrage, nécessaire entre autres pour certaines modifications ou suppressions au niveau de la correction des
écritures, permet d’enlever le lettrage. Pour effectuer cette opération :
1. Indiquer le code
de compte
général de tiers
et un compte
auxiliaire si le
premier est un
compte collectif,
puis cliquer sur
la touche de
tabulation  du
clavier pour
afficher la liste
des opérations
déjà lettrées
2. Sélectionner
une des lignes à
délettrer en
cliquant dans la zone à gauche (remarquer le changement du ) : les lignes correspondant
aux choix seront mises en surbrillance ;

3. Cliquer sur le bouton délettrer et confirmer ;

117
Comptabilité générale
3.3.5.4 Prélettrage

Comptabilité générale > Saisie > « Prélettrage »

Le prélettrage permet d’indiquer les correspondances entre les facturations (de dettes ou créances) et les
liquidations partielles. Le prélettrage est effectué automatiquement par le système lors de comptabilisations
d’apurements partiels ;
Les manipulations liées au prélettrage sont analogues à celles du lettrage manuel. Par contre, aucun test
d’équilibre ne sera
effectué, le
bouton
« prélettrer »

est
disponible dès
sélection des
lignes avec
correspondances.

En cas d’erreur ou pour toute autre cause nécessitant cela,

l’enlèvement du prélettrage est effectué au niveau de la
même fenêtre : les opérations déjà prélettrées sont identifiés
par leurs numéros au niveau de la colonne « Prélet » :
sélectionner les lignes dont le prélettrage est à enlever,

cliquer sur le bouton de prélettrage , puis confirmer

l’opération.

 Ne pas oublier de procéder au lettrage manuel une fois la facturation totalement liquidée ;

3.3.6 Cours des devises

Une base de données de l’historique des cours de change peut être alimentée dans le système pour automatiser
soit la proposition de taux de change applicable à une opération de saisie comptable utilisant des monnaies en
devise ou de rapport, ou pour automatiser le calcul ultérieur par conversion de la contre-valeur de toute opération
saisie dans le système en monnaie de rapport (pour celles qui n’étaient pas directement renseignées lors des
saisies).

118
Comptabilité générale
3.3.6.1 Saisie des cours

Comptabilité générale > Saisie > « Cours »

Pour alimenter l’historique des cours de change :
1. Préciser le code de la monnaie (hors celle de
comptabilisation) à saisir dans le combo box ;
2. Ajouter / Modifier / Supprimer le cours applicable à partir
d’une date à alimenter jusqu’à une autre date ultérieure
correspondant à un autre cours de change enregistré.

3.3.6.2 Conversion en monnaie du rapport

Comptabilité générale > Saisie > « Conversion rapport »

Pour calculer automatiquement la contre-valeur en monnaie de rapport de toute ou partie de saisies alimentées
dans le système :
1. Filter si besoin au niveau des
critères la période ou fourchette
de date, les journaux
comptables ; remarquer que la
monnaie de rapport est rappelée
en bas
2. Sélectionner parmi les choix à
convertir, en cochant les options
correspondantes, la comptabilité,
les à-nouveaux, les mouvements
des immobilisations, les
ventilations des fiches-marchés
3. Valider , un message
d’information est affiche une fois
les calculs effectués

119
Comptabilité générale

Tout output attendu lié à la comptabilité générale, avec évidemment les éditions légales standards du plus détaillé
au plus agrégé (comptes, journaux, grand-livre, balance) et certains outils spécifiques (contrôle de taux de change,
recherche de mouvements), sont accessibles à partir de
ce sous-module.

Selon les options activées, d’autres outputs répondant

plus particulièrement à certaines demandes peuvent être
paramétrés puis sortis de la comptabilité générale : les
bordereaux de règlements et l’échéancier et balance
âgée.

3.4.1 Editions par comptes

Comptabilité générale > Editions > « Compte »

Les éditions par compte permettent de sortir soit les détails soit la synthèse des opérations comptables réalisées
sur un compte général ou auxiliaire à cibler au niveau des critères.
Après avoir sélectionné
l’exercice comptable ou
devis-programme, la
période ciblée, le compte
général plus le compte
auxiliaire uniquement si le
compte général est collectif,
spécifier les sites ou
sources de financement (si
l’option correspondante est
activée), définir la monnaie
d’édition, et sélectionner un
des types d’état, dont les
spécificités sont expliquées
dans les sections qui
suivent.

120
Comptabilité générale
3.4.1.1 Ecritures d’un compte
Les éditions des écritures d’un compte
permettent
d’obtenir un listing des opérations comptables
ventilées sur le compte ; Préciser préalablement
au niveau de la fenêtre de présélection le
niveau de détail des lignes d’écritures à éditer

Ces options sont utiles uniquement si les lignes

d’écritures sont ventilées par cofinancements : le
choix « écritures éclatées » permet d’afficher
les lignes détaillées par financements ou activités
comme dans les saisie comptable, le choix
« écritures regroupées/poste » combine
dans une seule ligne les cofinancements ou
assimilés, et est plutôt utile dans le cadre
d’utilisations purement comptables (ignorant les
ventilations sur les axes de gestion).
Préciser aussi si besoin la monnaie d’édition.
Après validation, les choix suivant sont
disponibles au niveau de la fenêtre de
prévisualisation

 Pour générer sous Ms Excel le

contenu de listing des opérations de
compte ;

 Pour éditer le listing figurant

uniquement les informations liées à la comptabilité financière, excluant les ventilations sur les axes de
gestion ;

 Pour éditer un listing figurant exhaustivement la ventilation de chaque ligne comptable du compte, y
compris sur les axes de gestion ;
Noter l’option « Tous collectifs » , utile uniquement pour éditer la liste d’écriture ou le justificatif
d’un compte auxiliaire sans tenir compte du compte collectif. Exemple, si un tiers auxiliaire est ventilé en même
temps dans les comptes collectifs de dettes, d’avances et de retenues de garantie, le système liste l’ensemble des
opérations du tiers en cliquant sur l’option « tous collectif », et liste par contre uniquement les opérations du tiers
lié au compte collectif pré-renseigné si l’option est décochée

 La fonctionnalité « Tous collectifs » est exploitable uniquement si chaque tiers auxiliaire a une codification
unique dans le système qu’importe le compte collectif utilisé (en utilisant la fonctionnalité de duplication des
tiers d’un compte collectif à un autre par exemple) ;

3.4.1.2 Solde d’un compte

Ce format d’édition de solde d’un compte
permet de sortir les totaux des
reports de solde et des mouvements du compte sélectionné,
justifiant le solde à la fin.

121
Comptabilité générale

3.4.1.3 Justificatifs de tiers

Les options d’éditions de justificatifs de tiers détaillés sur les opérations de l’exercice uniquement (en mettant en à-
nouveaux les soldes des périodes précédentes) ou reprenant aussi les détails des
éléments des périodes précédentes sont analogues à celles des écritures d’un
compte standard, sauf que le contenu est limité aux opérations non-lettrées uniquement.
En effet, le solde comptable d’un compte de tiers doit être normalement justifié par la liste des opérations non
totalement liquidées, comme le montre l’exemple ci-dessous :

Les mêmes outputs disponibles au niveau des écritures d’un compte ( , , ) se retrouvent au
niveau de ceux des justificatifs des comptes de tiers.

3.4.1.4 Arrêté de caisse

L’édition de l’arrêté de caisse permet d’alimenter directement au niveau de la
fenêtre affichée le solde du comptage physique qui va être comparé au solde comptable.

 L’utilisation de cette fonctionnalité nécessite l’enregistrement des opérations de caisse dans le système « en
temps réel » ;

 Renseigner préalablement les valeurs faciales des billets et pièces des monnaies de tenue de caisse dans les
paramètres avant d’exploiter cette fonctionnalité ;

122
Comptabilité générale
Après avoir sélectionné le compte de caisse, alimenter au niveau de la date de fin de période la date de l’arrêté,
puis confirmer pour afficher la fenêtre d’alimentation du résultat de comptage.
Renseigner le
résultat de
comptage
physique en face
des valeurs
faciales
correspondantes
de billets et de
pièces ;
Constater au
niveau du champ
calculé de l’écart
l’éventuelle
différence entre
le résultat de
comptage et le
solde
comptable ;
Alimenter dès
que nécessaire la
justification de
l’écart ;
Alimenter
manuellement les
noms et postes
des signataires
de l’arrêté de
caisse ;

Valider pour éditer le contenu de l’arrêté

de caisse

123
Comptabilité générale
3.4.2 Journaux

Comptabilité générale > Editions > « Journaux »

L’édition des journaux
permet d’avoir un listing des
écritures trié
chronologiquement, ciblé
par exercice ou devis-
programme avec la
possibilité de préciser la
période, les sites et les
sources de financement
si la fonctionnalité est
activée, selon les deux
choix :
 Le journal général
permet de
lister la totalité des
écritures saisies dans la
période ;
 Le journal auxiliaire
permet de
limiter l’édition au
contenu d’un journal
comptable à préciser au
niveau du choix du
journal

 Préciser les autres

options comme pour
les écritures d’un
compte , préciser
les ruptures (sous-
total soit par mois
uniquement soit par
journal et par mois)
puis valider ;
 Au niveau de la
fenêtre de liste, il
est possible soit

d’exporter
soit d’éditer

le
contenu affiché

124
Comptabilité générale
3.4.3 Contrôle des taux de change

Comptabilité générale > Editions > « Taux de change »

Le contrôle de taux de change permet de calculer le taux réellement appliqué entre la monnaie de comptabilisation
et la contre-valeur en devises ou en monnaie de rapport (surtout si les contre-valeurs ont été directement saisies),
pour entre autres déceler les
éventuelles incohérences
(taux anormalement bas ou
anormalement élevés)
pouvant justifier des
corrections.
Pour tester les taux de
change appliqués pour les
opérations en devises,
alimenter obligatoirement
dans le choix de journal
un code de journal géré en
devises, puis sélectionner au
niveau du choix de monnaie
celle de comptabilisation
(proposée par défaut) ;
Il n’y a pas par contre des
restrictions par rapport au
choix de journal pour tester
les taux appliqués en monnaie de
rapport, sélectionner seulement au
niveau du choix de la monnaie celle de
rapport.

125
Comptabilité générale
3.4.4 Recherche de mouvements

Comptabilité générale > Editions > « Recherche mouvements »

La fonctionnalité de recherche de mouvements permet soit d’éditer les fiches d’imputation après comptabilisation,
soit de rechercher une liste filtrée d’opérations comptables précises répondant aux combinaisons de critères à
préciser dans les options offertes dans le module, pour sortir les résultats soit détaillés soit synthétisés sous forme
de balance.

Les critères de recherche incluent :

 La fourchette de date comptable, prédéfinie à partir de la période choisie (exercice ou devis-
programme), mais pouvant être élargie (pour intégrer plusieurs exercices par exemple) ou affinée pour
cibler une période précise ; Si l’opération ciblée
 Des fourchettes de codifications pour limiter la liste produite à des lignes comptables ventilées répondant
aux choix à alimenter, ou par rapport au contenu du libellé ;
 Des critères de ventilation suivant les différents axes d’imputation (de gestion, de marchés, sur d’autres
critères, etc.)

126
Comptabilité générale
3.4.4.1 Sortie des fiches d’imputation
L’édition des fiches d’imputation permet d’éditer un format standardisé de fiche d’imputation qui pourrait être
utilisé comme preuve imprimée de comptabilisation de pièces justificatives.

 Pour les éditions de fiche d’imputation, ne pas définir des critères qui ne permettraient pas d’afficher
l’intégralité des lignes de chaque bordereau : se limiter si besoin aux critères de date, de choix de journaux,
de choix de bordereau dans les critères de recherche (exemple, pour éditer les bordereaux saisis durant la
journée, alimenter au niveau de champs de date « mouvements saisis » la date du jour au lieu de préciser
d’autres critères)
Pour sortir la fiche d’imputation :
1. Préfiltre éventuellement le contenu de bordereau
à éditer en alimentant les critères ;
2. Afficher l’onglet de visualisation des listes
d’opérations à imprimer en cliquant sur « OK »,
et y sélectionner si à adjoindre la liste des
signataires ;
3. Sélectionner une des options d’édition liées aux
fiches d’imputation :

pour éditer les fiches sans

sauts de page entre chaque bordereau
(pour économiser de papier) : remarquer
les marques de découpe à la fin de chaque
fiche ; un espace supplémentaire pour les
signataires sera ajouté en bas si la liste
correspondante a été précisée dans le
tableau de visualisation

pour imprimer une fiche par

page

127
Comptabilité générale
3.4.4.2 Liste détaillée des opérations répondant aux critères
Pour imprimer une liste d’opérations répondant à tous les critères précisés dans la fenêtre de recherche :
1. Préfiltrer la liste à afficher en alimentant les critères de recherche, puis cliquer sur « OK »
2. Dans l’onglet de visualisation des listes, sélectionner une des options d’outputs :

pour
imprimer sur
papier le contenu
de la liste
sélectionnée

pour
exporter le
contenu de la
liste au format
texte (utile dans
certains cas
d’utilisation de
logiciels tiers qui
acceptent au
format texte des
mouvements) ;

pour
exporter le
contenu dans un classeur Ms Excel ;

3.4.4.3 Balance des opérations répondant aux critères

Pour imprimer un tableau reprenant sur un des axes d’analyse la balance des mouvements répondant aux critères
alimentés :
1. Cliquer au niveau des critères de
recherche l’option « balance » ;
2. Sélectionner un des axes d’analyse dans
le combo affiché à droite de l’option ;
3. Si besoin et selon l’axe sélectionné, il est possible de
sortir une balance basée uniquement sur une portion à préciser (début et taille) de
codification du plan sélectionné (exemple illustré ci-dessous) ;

128
Comptabilité générale
3.4.5 Grand-livre général

Comptabilité générale > Editions > « Grand-livre général »

Le grand-livre détaille la liste de toutes les opérations comptables regroupées par compte, pour justifier le solde
comptable de ceux-ci et en tenant-compte des à-nouveaux.
Au niveau des critères d’édition, préciser obligatoirement une fourchette de compte à éditer (par défaut du premier
au dernier), et si besoin modifier les autres options :
pour lister soit l’ensemble des écritures soit la liste des écritures non lettrées
uniquement (en sélectionnant une des options « justificatif » ;

pour lister soit l’ensemble des lignes d’écritures soit des lignes regroupées par
poste (utile surtout pour ignorer les ventilations par cofinancements ou
assimilés) ;
pour sélectionner la monnaie d’édition ;

 Noter que pour les éditions hors monnaie locale, les opérations sans contre-valeurs en devises/monnaie de
rapport enregistrées seront listées mais sans montant affiché ;
pour masquer ou afficher la liste des opérations ventilant des
reclassements analytiques (sans impact sur les soldes comptables) dans
un journal spécifique ayant comme code « VCAR » ;
Au niveau de l’onglet de
visualisation de la liste à
imprimer, sélectionner une
des options suivantes :

pour éditer des

tableaux figurant
l’imputation comptable et
des autres axes de gestion

pour éditer des

tableaux figurant
uniquement les
imputations comptables

pour exporter des

données sous Ms Excel

3.4.6 Grand-livre auxiliaire

Comptabilité générale > Editions > « Grand-livre auxiliaire »

Le grand-livre auxiliaire détaille la liste des opérations comptabilisées dans les comptes de tiers auxiliaires,
rattachés ou non aux comptes collectifs.

129
Comptabilité générale
Au niveau des critères d’édition, sélectionner un compte comptable général collectif, puis la fourchette des comptes
auxiliaires à imprimer.
Cliquer sur l’option
« tous collectifs »
pour
imprimer la liste de
l’ensemble des opérations
comptabilisées ventilées
sur les tiers auxiliaires
sélectionnées, en
ignorant le compte
collectif de rattachement
(si un même tiers ventile
plusieurs comptes
collectifs différents).

 Dans les
paramétrages des
tiers, s’assurer
qu’une entité
rattaché à plusieurs
comptes collectifs
(exemple : dettes,
avances, retenues)
ait une codification
unique, pour que l’option « tous collectifs » soit exploitable ;
Les autres options d’éditions sont similaires à celles du grand-livre général.

3.4.7 Balance générale

Comptabilité générale > Editions > « Balance générale »

La balance générale figure les totaux des mouvements au débit et au crédit, et en tenant compte des reports des
soldes des comptes du bilan, figure les soldes comptables arrêtées à la date définie dans les options.

130
Comptabilité générale
Pour éditer la balance générale :
1. Sélectionner
l’exercice ou le
devis-programme
(DP)
2. Bien définir les
périodes à y
considérer (par
défaut, le système
propose l’ensemble
de l’exercice
comptable, mais
l’utilisateur a le
choix de définir une
autre date d’arrêté à
l’intérieur de
l’exercice/DP) ;
3. Par défaut, le
système propose du
premier au dernier
compte
comptable, mais il
est possible d’affiner
le choix si besoin ;
4. Sélectionner les
sous-totaux et
détails à afficher dans la balance, en cochant/décochant à gauche des niveaux du plan comptable
correspondants ;
5. Seules les deux monnaies de production de rapport (monnaies de comptabilisation, monnaie de rapport si
activée) peuvent être sélectionnées pour l’édition de la balance (le choix « devises » n’est pas pertinent à
ce niveau car les devises alimentées dans la comptabilité peuvent être de différentes monnaies) ;
6. Sélectionner le choix d’impacter ou non dans la balance les écritures de charges à repartir (comptabilisées
dans le journal « VCAR »)

131
Comptabilité générale
Dans la fenêtre de
visualisation des listes,
les choix suivants sont
disponibles pour les
outputs :

pour afficher les

à-nouveaux, les
mouvements, les totaux
et soldes au débit et au
crédit ;

ne détaille pas
les colonnes des à-
nouveaux (positif si
débiteur, négatif si
créditeur)

pour exporter la
balance sous Ms Excel

3.4.8 Balance auxiliaire

Comptabilité générale > Editions > « Balance auxiliaire »

La balance auxiliaire synthétise les opérations comptables ventilant les comptes de tiers rattachés aux comptes
collectifs pour y figurer les soldes.
Au niveau des critères
d’édition, sélectionner un
compte comptable
général collectif, puis la
fourchette des comptes
auxiliaires à imprimer.
Cliquer sur l’option
« tous collectifs »
pour
imprimer la liste de
l’ensemble des
opérations
comptabilisées ventilées
sur les tiers auxiliaires
sélectionnées, en
ignorant le compte
collectif de
rattachement.
Le reste des
manipulations est
analogue à celles de la
balance générale.

132
Comptabilité générale
3.4.9 Bordereaux de règlement et assimilés

Comptabilité générale > Editions > « Bordereau de règlement »

La fonctionnalité de sortie en automatique des bordereaux de règlement ou d’ordre de virements est disponible en
option dans le système. Elle utilise des outils basés sur du publipostage c'est-à-dire des déversements
automatiques dans un document rich text format (extension .rtf) de données compilées du système.

 Pour activer les fonctionnalités d’édition de bordereaux de règlement, cocher l’option correspondante dans
l’entête.

 Vérifier les éléments de paramétrages suivants avant d’exploiter les fonctionnalités liées aux bordereaux de
règlements :
 paramétrage dans les journaux de trésorerie associés aux moyens de paiements faisant l’objet de
bordereaux de règlement (BR) des financements associés, numéros de modèles et dernier numéro
d’émission ;
 renseignement des champs d’adresse et de domiciliation bancaire des tiers bénéficiaires des paiements par
bordereaux de règlements ou ordres de virements dans le plan des tiers ;

3.4.9.1 Paramétrage des modèles de documents

Pour paramétrer les modèles de documents :
1. Indiquer au niveau des journaux de
trésorerie associés à chaque modèle les
informations liées au code de financement
ou de la convention (afin de retrouver les
numéros de catégories dans les opérations
comptables), le numéro de modèle (voir
ci-dessous) et le dernier numéro
d’émission (la séquence des numérotations
sera reprise à partir du dernier numéro
stocké dans chaque journal) ;

 Logiquement créer autant de modèles

que de comptes bancaires / journaux
utilisés pour les virements.
2. Noter le chemin de sauvegarde des modèles de publipostage dans un sous-répertoire d’installation de
Tomportail : ..\Tomate\Tomportail\Win\Etats\Tompro\Rtf\ (par défaut dans C:\Program Files\ ou
C:\Program Files (x86) pour les systèmes 64 bits) ; Dans le tableau ci-dessous, noter les formats
disponibles à l’édition et les noms obligatoires de documents de modèles associés (respecter la manière de
nommer les modèles) :
Format Nom de modèle associé (remplacer # par le numéro de modèle)

Modelel#.rtf utiliser généralement pour les bordereaux de règlement sur les comptes
désignés, associé au tableau justifiant la demande de paiement ; noter que les
bordereaux de règlement, contrairement aux ordres de virements, permettent de
demander le paiement de plusieurs bénéficiaires

Modelet#.rtf utiliser pour justifier les paiements demandés dans les bordereaux de
règlement (ci-dessus), contenant la liste des bénéficiaires et des opérations
correspondantes ;

133
Comptabilité générale
Modelev#.rtf utiliser pour sortir des ordres de virements équivalents aux lettres de
bordereaux de règlements, limité à un seul bénéficiaire

Modelea#.rtf utiliser pour éditer des avis destinés aux tiers bénéficiaires d’ordres de
virements (ci-dessus)

3. Mettre en forme chaque modèle utilisé en y

rédigeant directement le contenu standardisé
des documents, en mettant par contre entre
crochets [ ] les mots-clés aux endroits où
les données déversées du système doivent
être insérées ; Voir ci-dessous la liste des
mots-clés :
Mot-clé Description

[DATEJOUR] Date du jour du système

[NOBR] Numéro de la lettre

(séquence à la suite du
dernier numéro dans les
codifications du journal)

[CODEMARCHE] Numéro de la fiche marché

ou engagement renseigné
lors de la prise en charge

[LIBMARCHE] Libellé du marché ou

engagement associé à
l’opération comptable, repris
de la fiche

[CATEGORIE] Catégorie financière de la

dépense

[NOM] Nom ou dénomination

sociale du tiers bénéficiaire

[MONTANT] Montant en chiffres du paiement demandé

[SOMME] Montant en lettres du paiement demandé

[RIB] Numéro du compte bancaire du tiers (soit saisi dans les paramètres du tiers soit alimenté
directement lors de la génération des documents)

[DOM1] Première ligne de domiciliation bancaire reprise des paramètres du tiers ou alimentée lors
de la génération (normalement le nom de l’établissement)

[DOM2] Première ligne de domiciliation bancaire reprise des paramètres du tiers ou alimentée lors
de la génération (normalement l’intitulé du compta bancaire)

[AD1] Première ligne d’adresse du tiers (soit saisi dans les paramètres du tiers soit alimenté
directement lors de la génération des documents)

134
Comptabilité générale
[AD2] Deuxième ligne d’adresse du tiers (soit saisi dans les paramètres du tiers soit alimenté
directement lors de la génération des documents)

[VILLE] Ville dans l’adresse du tiers, soit reprise des paramétrages des tiers soit alimentée
manuellement

[PAYS] Pays dans l’adresse du tiers, soit repris des paramétrages des tiers soit alimenté
manuellement

 Spécifiquement pour le format de tableau (Modelet), un tableau y est inséré par défaut : il est conseillé de ne
pas modifier les mots-clés associés au contenu de celui-ci ;
4. Enregistrer le document modèle pour utilisation ultérieure.

3.4.9.2 Génération des documents (bordereau, ordre, …)

 Préalablement à l’utilisation de la fonctionnalité, la ou les facturations à liquider par génération des documents
doivent être absolument enregistrées dans la comptabilité.
Pour générer automatiquement les outputs attendus de la gestion des bordereaux de règlement :
1. Dans la
fenêtre de
sélection,
sélectionner
la code su
journal de
trésorerie
associé au
modèle
utilisé,
préciser si
besoin la
période de
prise en
charge des
factures
dans la
comptabilité
2. Sélectionner
un ou
plusieurs
comptes
de tiers en
les glissant
au fur et à
mesure
avec le

bouton , puis cliquer sur « OK » pour afficher la liste des opérations pouvant être
sélectionnées ;

135
Comptabilité générale
3. Dans la grille affichée, sélectionner la ou les factures à liquider en cliquant dessus, pour alimenter la liste
au niveau de l’onglet « factures sélectionnées » en bas ; Cliquer par contre sur

« Annuler tout » pour refaire les choix depuis le début ;

4. Pour chaque ligne de
factures sélectionnées,
vérifier si toutes les
informations sont
correctement et
automatiquement
reportées dans l’onglet
« Détail de la ligne »

Compléter éventuellement le nom du bénéficiaire du virement si celui-ci est différent de l’entité associée
au compte de tiers, puis vérifier les autres informations ;

 Si les champs correspondants aux devises sont alimentés (normalement automatiquement si la facture a été
comptabilisée dans un journal géré en devises, ou manuellement si besoin), les documents sortis seront
libellés en devises, sinon le système figurera dans les outputs les montants en monnaie de comptabilisation ;
5. Cliquer sur un des boutons d’édition pour
générer automatiquement le document
correspondant :

Ordre de virement (à adresser à la

banque pour payer un seul tiers) ;

Avis de paiement (à adresser au

tiers pour lui signaler les virements en cours
en sa faveur) ;

Autre format directement

imprimable (standardisé, non associé à un
modèle paramétrable) d’ordre de virement ;

Liste des opérations et bénéficiaires

justifiant le bordereau de règlement
(complément de la lettre ci-dessous) ;

Lettre de bordereau de règlement

adressée à la banque pour liquidation des
dépenses (justifiées dans le tableau ci-
dessus) ;
Imprimer/enregistrer les documents générés
pour finaliser l’opération.

136
Comptabilité générale
3.4.10 Echéancier et Balance âgée

Comptabilité générale > Editions > « Echéancier balance âgée »

Ce module, en option, permet d’analyser les liquidations futures classées selon leur date d’échéance (échéancier)
ou les liquidations en attente classées par antériorité de solde (balance âgée), pour programmer et prioriser les
paiements ou pour prévoir les délais d’encaissements.

 Activer ce module en cochant sur l’option « gestion des échéances » dans l’entête.
 Si la fonctionnalité est activée, les échéances de liquidation de chaque opération avec un tiers seront à
alimenter lors de la saisie comptable, les dettes ou créances sans échéances renseignées seront considérées
comme déjà échues sur la base de la date comptable.
Pour éditer l’échéancier ou la balance âgée :
1. Paramétrer les
colonnes pour y
afficher les
fourchettes de
délais (de liquidation
pour l’échéancier,
de retard pour la
balance âgée) en
nombre de jours
mini et maxi ;
2. Préciser le type de
l’état (échéancier
ou balance âgée) ;
3. Renseigner la date
d’arrêté ;
4. Sélectionner les
comptes à éditer et
le type
d’échéancier
(fournisseur ou
client) ;

5. Editer l’état en
cliquant sur
« OK »

137
Comptabilité générale

Les fonctionnalités regroupées dans ce sous-menu sont liées à la clôture de la comptabilité, pour génération des à-
nouveaux définitifs de l’exercice suivant si cette première
est impactée sur tout l’exercice.
La clôture n’est pas par contre obligatoire avant d’entamer
les opérations de l’exercice suivant : la fonctionnalité de
génération des à-nouveaux provisoires permet de
transférer tout de suite les soldes des comptes de bilan.

Accéder aux éléments des travaux périodiques en déroulant le menu du module de comptabilité générale >
Travaux périodiques.

3.5.1 Clôture de la comptabilité

La clôture de la comptabilité permet d’empêcher définitivement les saisies ou modification des opérations
comptables sur les périodes concernées.

 Il est conseillé de clôturer la comptabilité uniquement sur des périodes dont le contenu de l’information
comptable est définitivement validé (après les vérifications en interne, les revues a posteriori, les audits, etc.).
L’opération de clôture est irréversible ;

3.5.1.1 Clôture mensuelle

Comptabilité générale > Travaux périodiques > « Mensuelle »

Pour clôturer les opérations comptables
jusqu’à une date à préciser par
l’utilisateur :
1. Renseigner le mot de passe
et la date de clôture ;
2. Confirmer la clôture avec
« OK »

138
Comptabilité générale
3.5.1.2 Clôture annuelle

Comptabilité générale > Travaux périodiques > « Annuelle »

Pour clôturer les opérations comptables de l’exercice en cours, et pour générer les à-nouveaux définitifs de
l’exercice suivant :
1. Saisir le mot de passe pour la
clôture
2. Préciser le compte de
capitalisation pour y
transférer le solde des comptes
de gestion sur l’exercice
suivant ;
3. Confirmer l’opération en
cliquant sur « OK »

3.5.2 A-nouveaux provisoires

Comptabilité générale > Travaux périodiques > « A nouveaux provisoires »

La génération des à-nouveaux provisoire permet de transférer les soldes finaux des comptes du bilan de l’exercice
en cours dans les soldes initiaux de l’exercice suivant.

 Régénérer à chaque fois que nécessaire les à-nouveaux provisoires, pour impacter dans les soldes au début
des exercices toute régularisation comptable traitée dans les exercices précédents ;

 Si plusieurs exercices sont impactés par des modifications d’écritures, régénérer les à-nouveaux de ceux-ci en
cascade, du plus ancien vers le plus récent ; exemple : l’exercice en cours est N, des modifications ont été
apportées dans les opérations de N-3 : dans ce cas, il faut successivement régénérer de N-3 les à-nouveaux
de N-2, de N-2 ceux de N-1, et de N-1 ceux de N ;

 La clôture annuelle génère les à-nouveaux définitifs, rendant caduque cette fonctionnalité pour l’exercice
concerné ;
Pour générer les à-nouveaux
provisoires de l’exercice suivant :
1. Saisir le mot de passe
demandé ;
2. Préciser le compte de
capitalisation pour y
transférer le solde des comptes
de gestion sur l’exercice
suivant ;

139
Comptabilité générale

La gestion de la trésorerie, fonctionnalité disponible en option dans le système, permet tout d’abord d’enregistrer
pour les dettes ou créances déjà comptabilisées
les prévisions de liquidations correspondantes. Si
besoin, un outil d’affichage au démarrage du
système de la liste des échéances échues peut
être activé.
L’outil permet ensuite de générer
automatiquement les écritures de liquidations
dans les journaux comptables de trésorerie pré-
indiqués lors de l’enregistrement des échéances.
L’outil permet enfin, pour les comptes associés
aux journaux de trésorerie ventilés dans les
échéanciers, de sortir un tableau de trésorerie
prévisionnelle, sur la base des soldes comptables
des comptes de trésorerie et des prévisions de décaissements et d’encaissements, en plus d’autres listings
permettant d’éditer la liste des échéances.

 Activer ce module en cochant sur l’option « gestion de la trésorerie » dans l’entête.

3.6.1 Gestion des échéances
Les outils permettant d’entrer et de gérer les informations liées aux échéances de décaissements ou encaissements
sont accessibles au niveau de ce sous-module.

3.6.1.1 Alimentation des échéances

Comptabilité générale > Gestion trésorerie > « Saisie des échéances

par bordereau »

Lors de l’enregistrement comptable d’une dette ou d’une créance, saisir la ou les échéances de paiements ou
d’encaissements correspondants :
 Soit lors de la validation de la saisie comptable dans la fenêtre spécifique affichée ;
 Soit ultérieurement à partir de ce sous-module
Pour enregistrer les informations liées aux échéances dans le module :
1. Sélectionner un compte général plus l’auxiliaire si ce premier est un compte collectif, puis cliquer sur le
bouton « liste bordereaux » pour afficher les opérations comptables de créances ou
dettes correspondantes non encore liquidées dans la grille ;

140
Comptabilité générale
2. Sélectionner dans
la grille affichée
une ligne
opération dont les
échéances sont à
alimenter, la ligne
sélectionnée est
mise en
surbrillance ;
3. Cliquer sur le
bouton
« ajouter »
pour
ajouter une ligne
d’échéance
correspondant à
l’opération ;
4. Saisir les
informations
concernant la ou
les échéances de
liquidation de la
ligne
sélectionnée ;
Noter notamment
les informations
suivantes :
 Sélectionner le code du journal de trésorerie qui va servir à la liquidation ;
 Renseigner soit le montant soit le pourcentage à payer ;
 Renseigner la date d’échéance (selon normalement les termes de la négociation avec le tiers) ;
 Renseigner la date de relance normalement avant la date d’échéance (uniquement si la gestion
de trésorerie est activée) ;
 Renseigner au niveau de l’observation relance le message à afficher au niveau de la fenêtre de
relance ;
 Sélectionner le type d’échéance selon la nature de l’opération (décaissement pour les dettes,
encaissement pour les créances) ;

5. Enregistrer les informations alimentées, et saisir de la même manière les éléments

liés aux autres échéances (dans le cas de plusieurs paiements partiels et/ou plusieurs moyens de
paiements utilisés et/ou plusieurs ventilations de dettes ou créances dans les cas de cofinancements
notamment) ; A la fin des saisies, le montant restant doit être nul ;
Cliquer sur l’onglet
« liste » pour
afficher la liste des
échéances liées à la
facture sélectionnée

Noter qu’après sélection dans l’onglet « liste », il est possible de modifier ou de supprimer
des informations d’échéances déjà saisies.

141
Comptabilité générale
3.6.1.2 Affichage de la liste des opérations échues
Au
démarrage
du module
de gestion
financière
dans
Tomportail,
le système
affiche la
liste des
échéances
échues
dans une
fenêtre d’alerte.

3.6.2 Génération des opérations de liquidation

Dans le cadre du processus de liquidation des opérations dont les informations sur les échéances ont été
alimentées dans le module, des fonctionnalités de préparation (brouillard) et de génération (validation)
automatique des opérations comptables de règlements correspondants y sont accessibles par les sous-menus
correspondants.

 Pour utiliser de manière optimale la fonctionnalité, générer les opérations comptables de liquidation dans ce
module au lieu de las saisir directement dans la comptabilité ;

3.6.2.1 Brouillard des règlements

Comptabilité générale > Gestion trésorerie > « Brouillard des

règlements »
Les traitements dans le brouillard de règlement permettent d’identifier les échéances en cours de liquidation dans
la liste alimentée pour générer automatiquement un brouillard de pré-comptabilisation des décaissements ou
encaissements effectifs correspondants.

 La liste des règlements prévus, à partir de laquelle le contenu des brouillards sera sélectionné, est
préalablement à alimenter soit directement lors de la validation des écritures comptables des dettes ou
créances soit à partir de la fonctionnalité de saisie des échéances du module ;
Pour alimenter le brouillard :
1. Sélectionner le compte général, plus l’auxiliaire si le premier est un compte collectif, du tiers concerné
par la liquidation en cours de préparation, puis cliquer sur le bouton « liste échéances »
;

142
Comptabilité générale
2. Sélectionner dans
la grille de la liste
des échéances,
en double-
cliquant sur les
lignes
correspondantes,
la liste de celle(s)
à liquider, pour
alimenter le
contenu de la
grille « liste des
échéances
sélectionnées »
3. Cliquer sur le
bouton
« Enregistrer »

pour valider la
liste des
échéances
sélectionnées ;
sinon cliquer sur
le bouton
d’annulation

pour ignorer la
liste
présélectionnée ;
4. Dans la fenêtre affichée, alimenter le code et le libellé du brouillard à générer, puis cliquer sur le
bouton de validation de celui-ci, confirmer dans la fenêtre de message l’enregistrement du brouillard ;
Noter que la liste des
échéances enregistrées
dans des brouillards non-
encore validés mais déjà
enregistrés sera affichée
au niveau de l’onglet de
l’historique des échéances en attente de règlement.

3.6.2.2 Validation des règlements en attente

Comptabilité générale > Gestion trésorerie > « Validation des

règlements en attente »
Dès effectivité de la liquidation, la validation permet de générer automatiquement les opérations comptables de
règlement dans les journaux de trésorerie associés aux données d’échéances.

 Il est nécessaire d’alimenter préalablement les brouillards de règlements dans le module avant le processus de
validation ;
Pour valider un brouillard de règlements :
1. Sélectionner le compte général, plus l’auxiliaire si le premier est un compte collectif, du tiers concerné
par la liquidation, puis cliquer sur le bouton « liste règlements » ;

143
Comptabilité générale
2. Sélectionner dans la liste des brouillards non réglés celui qui sera validé, correspondant à la liquidation en
cours ;
Noter qu’avant la validation, des éditions similaires aux publipostages dans les bordereaux de règlement
sont disponibles en sélectionnant les brouillards, avec les mêmes fonctionnalités (y voir les détails des
manipulations correspondantes). Par contre, noter ci-dessous les noms spécifiques des modèles associés
aux éditions dans la validation (toujours sauvegardés dans ..\Tomate\Tomportail\Win\Etats\Tompro\Rtf\
par défaut dans C:\Program Files\ ou C:\Program Files (x86)) :

Format Nom de modèle associé (remplacer # par le numéro de modèle du journal

sélectionné dans le brouillard)

Appro_modelev#.rtf utiliser généralement pour les ordres de virements

Appro_modelel#.rtf utiliser généralement pour les bordereaux de règlement

Appro_modelea#.rtf utiliser généralement pour les fiches de paiement adressées aux

bénéficiaires

3. Cliquer sur le
bouton de
validation

;
4. Compléter les
informations
complémentaires
d’imputation
comptable
demandées
(certaines
valeurs,
correspondant
aux éléments
enregistrés lors
des étapes
précédentes,
comme le code
journal ou la date
de pièce
correspondant à
la date
d’échéance,
seront proposées
par défaut) ;
5. Cliquer sur le
bouton de schéma comptable pour lancer la génération du bordereau
d’imputation de la liquidation

144
Comptabilité générale
6. Vérifier
soit sur
écran
soit
après
édition
le
contenu
de la
fenêtre d’imputation affichée ; Pour imprimer le contenu du bordereau, cliquer sur le bouton de fonction
correspondante ;
7. Confirmer la génération des écritures comptables avec le bouton correspondant
; si besoin, notamment pour préciser les libellés ou pour compléter les
contre-valeurs en devises ou en monnaie de rapport, modifier ultérieurement le contenu du bordereau
généré.

Noter enfin que la liste des

brouillards déjà validés,
correspondant au tiers
sélectionné, peut être
affichée en cliquant sur
l’onglet « historique des brouillard déjà réglés » dans la fenêtre de validation.

3.6.3 Editions
Les outputs spécifiques à la gestion de trésorerie sur la base des échéances sont regroupés dans ce sous-module.

3.6.3.1 Liste des règlements

Comptabilité générale > Gestion trésorerie > « Liste des

règlements »
La liste affichée au niveau de ce module, permet de retracer l’historique des échéances saisies avec, si déjà
effectuées, les informations d’imputation comptable des liquidations correspondantes.

145
Comptabilité générale
Pour éditer la liste des règlements
1. Préciser les critères
d’édition dans la
fenêtre de
présélection
affichée. Noter
notamment :
 La possibilité,
suivant les
besoins en
exploitation, de
limiter le
contenu de la
liste aux
règlements
non validés
(échéances
saisies mais
non-encore pris
en compte dans
la validation des
règlements en
attente),
validées (les
échéances déjà
validées avec la
génération des
écritures comptables correspondantes uniquement) ou les deux ;
 La possibilité de limitation de la liste affichée à un type d’échéance uniquement ;

2. Confirmer le choix en cliquant sur le bouton de validation ;

3. Pré visualiser la liste des règlements sur écran, ou imprimer si besoin le contenu de celle-ci ;

146
Comptabilité générale
3.6.3.2 Trésorerie prévisionnelle

Comptabilité générale > Gestion trésorerie > « Trésorerie

prévisionnelle »

Le contenu de la trésorerie prévisionnelle est basé à partir des mouvements des échéances enregistrés dans le
module de gestion de trésorerie, pour analyser si le cumul des encaissements prévus puisse permettre d’honorer
ou non les décaissements prévus, en affichant ainsi un solde prévisionnel de trésorerie à la fin.

 Cette fonctionnalité n’est totalement exploitable que si toutes les opérations de décaissements et
encaissements soient traitées à partir du module de gestion de trésorerie ;
Pour éditer le contenu du tableau de trésorerie prévisionnelle :
1. Préciser les critères d’édition,
notamment la période :
 les soldes des encaissements -
décaissements de chaque compte
de trésorerie, basés sur les
mouvements d’échéances (pas sur
la comptabilité), est précisé pour le
début de la période ;
 le système figure les mouvements
des échéances de la période, pour
que le solde prévisionnel des
encaissements – décaissements
puisse être évalué à la fin de la
période
Préciser si besoin ensuite les autres
critères : fourchettes de journaux et

types d’échéance avant de lancer la consultation de la liste ;

2. Pré visualiser le tableau de trésorerie prévisionnelle sur écran, ou imprimer si besoin le contenu
de celui-ci ;

147
Comptabilité générale
3.6.3.3 Echéances échues

Comptabilité générale > Gestion trésorerie > « Echéances échues »

La liste des échéances échues non encore liquidées, équivalente au contenu de la fenêtre d’information affichée au
démarrage du module Tompro, peut être sortie à partir de ce module.

148
Comptabilité générale

Sur la base de toute information financière saisie dans le système (comptabilité, budget, marchés et engagements,
immobilisations), des tableaux soit de liste soit de
synthèse, dont le contenu peut être personnalisé selon les
besoins des utilisateurs.
Pour cela, après avoir défini les différents contenus à
afficher dans le tableau ainsi que les différentes options
d’exploitation, des modèles, qui permettent de garder
toutes les personnalisations et pré filtrages prédéfinis,
peuvent être enregistrés dans le système.
Les sections qui suivent documentent les différentes
fonctionnalités des tableaux de bord personnalisables qui se retrouvent dans tous les modules du système. Par
contre, les données qui peuvent y être triées dépendent du module associé à chaque tableau.
A ce niveau, les différents tableaux paramétrables sont surtout liés aux données comptables, avec des analyses
soit sur la base des détails soit sur la base de synthèses.

 Les manipulations illustrées dans le tableau de bord comptable s’appliquent à toutes les fonctionnalités
similaires qui se retrouvent dans les autres modules du système.

3.7.1 Types de tableau

Généralement, deux types de tableau de bord personnalisables sont disponibles dans les différents modules du
système : des tableaux de liste et des tableaux d’analyse croisé de type pivot. Les manipulations de base liées à
chaque type de tableau sont détaillées dans les sections qui suivent.

3.7.1.1 Tableau de type liste

Comptabilité générale > Mon tableau de bord > « Liste des mouvements »
Les tableaux de type liste permettent d’avoir les détails des opérations enregistrées liées au module en cours.
Lors du lancement d’un tableau de bord de type liste, le système affiche par défaut l’ensemble des opérations
enregistrées. Si besoin, ouvrir un modèle pour ré accéder à une liste préalablement personnalisée.
Remarquer que les manipulations de base expliquées dans les sections
qui suivent sont aussi accessibles par click droit avec la souris au niveau
des titres des colonnes.

149
Comptabilité générale
3.7.1.1.1 Manipulations de base
Pour arranger les colonnes d’une liste :
1. Cliquer sur le titre
d’une colonne à
déplacer ;
2. Tout en
maintenant le
bouton de la souris
enfoncé sur le titre
de la colonne,
glisser ce dernier
vers le rang où il
sera placé ;
remarquer
l’affichage de
flèches de positionnement localisant l’insertion ;
3. Relâcher le bouton
de la souris et
remarquer que la
colonne a été
déplacée à
l’endroit
sélectionné ;

Pour enlever (ne plus afficher) des colonnes dans la liste :

1. Sélectionner la
colonne en
cliquant sur son
titre;
2. Tout en
maintenant la
touche de la souris
enfoncée, glisser le
titre à l’extérieur
du tableau jusqu’à
l’affichage d’un
icône X au-
dessus ;

150
Comptabilité générale
3. Relâcher le bouton
de la souris à
l’extérieur du
tableau (dès que
l’icône X est
affiché) pour
enlever la colonne
de la liste en
cours ;

Alternativement, il est possible

de supprimer un colonne dans
le tableau, puis sélectionner «
masquer » dans le menu
contextuel (click droit de la
souris).

Pour ajouter une colonne dans la liste :

1. Cliquer sur le
bouton de liste
des champs

;
2. Dans la fenêtre de
liste de champs
affichée,
sélectionner
l’élément à placer
dans le tableau ;

 Seuls les
éléments non encore placés dans le tableau peuvent être sélectionnés dans la fenêtre de
personnalisation ;
3. Tout en
maintenant le
bouton de la souris
enfoncé, placer
l’élément à ajouter
au niveau des
titres des colonnes
(comme pour
l’arrangement) ;

151
Comptabilité générale
4. Relâcher le bouton
de la souris et
constater
l’insertion de la
colonne
sélectionnée (le
nom de celle-ci est
enlevé de la liste
de personnalisa-
tion).

3.7.1.1.2 Tri des données

Pour afficher la liste par
ordre chronologique
croissant ou décroissant de
données d’une colonne,
cliquer sur le titre de la
colonne et remarquer à
droite de celui-ci le
symbole du tri croissant 
ou décroissant  ;

Remarquer aussi qu’un système de filtrage rapide de données est

affiché aussi en symbole en mettant le curseur sur l’entête de
colonne ; les fonctionnalités liées au filtre sont détaillées dans la
section concernée.

3.7.1.1.3 Regroupements et sous-totaux

L’ajout de lignes de regroupement permet de réarranger la liste affichée pour éventuellement calculer dans la liste
des sous-totaux ou autres sommations par regroupements.
Pour sélectionner des regroupements :
1. Sélectionner l’en-tête
de colonne qui fera
l’objet de
regroupement ;
2. Tout en maintenant
le bouton de souris
enfoncée, glisser
l’entête sélectionnée
au niveau de la zone
explicitement
indiquée en haut pour
le regroupement ;

152
Comptabilité générale
3. Constater que le
contenu du tableau
est effectivement
regroupé suivant la
sélection (le nombre
d’enregistrements par
regroupements est
rappelé au niveau de
la ligne
correspondante) ;

4. Procéder de la même
manière pour des
sous-regroupements
si besoin, remarquer
que la hiérarchie des
regroupements est
clairement figurée
dans la zone en haut.

Pour masquer les détails

des éléments regroupés,
cliquer sur le signe [-] à
gauche de la ligne de
regroupement, pour afficher
les détails, cliquer sur le
signe [+]

153
Comptabilité générale
Pour afficher des sommations par regroupement (généralement des sous-totaux, sinon des comptages de lignes
ou autres) :
1. Au niveau des zones
vides à la fin des
regroupements et en
ciblant aussi la ou les
colonnes à sommer,
cliquer avec le bouton
droit de la souris pour
afficher un menu
contextuel ;
2. Sélectionner un des
choix de proposés :
Aucun (par défaut)
pour ne rien afficher ;
Somme : pour sous-totaliser le contenu des colonnes (de
valeurs uniquement) pour chaque regroupement ;
Min. / Max. : pour
afficher la valeur
minimale / maximale
dans les données de
la colonne (valeurs
uniquement) ;
Nombre pour
compter le nombre de
lignes au niveau de
chaque
regroupement ;
Moyenne pour
calculer la moyenne des
valeurs de la colonne ;

3.7.1.2 Tableau d’analyse croisée de type pivot

Comptabilité générale > Mon tableau de bord > « Analyse des

mouvements »
Les tableaux de type pivot permettent de sortir des états de synthèse par sélection de critères d’analyse en ligne
et/ou en colonne.

 Les tableaux d’analyse croisée de type pivot ne permettent pas de figurer les détails des opérations à cause
de sa nature. Les détails peuvent être obtenus en paramétrant correctement un tableau de type liste avec des
regroupements.
Comme pour les tableaux de type liste, des modèles personnalisés peuvent être préenregistrés pour utilisation
ultérieure.

 Il est possible d’afficher dans le tableau uniquement des lignes, des colonnes ou les deux ;
 Les critères sélectionnables en lignes ou en colonnes peuvent être basés soit sur les codes soit sur les libellés
soit les deux, avec le même résultat ;

154
Comptabilité générale
3.7.1.2.1 Manipulations de base
Pour définir le contenu d’un tableau de type pivot :
1. Afficher directement
la liste des champs

;
2. Sélectionner le ou les
axes à afficher en
ligne dans la liste
des champs puis
glisser vers la zone de ligne
spécifiquement indiqué à gauche du tableau en maintenant le bouton de
souris enfoncé ;
Alternativement, il est possible de sélectionner
l’axe dans la liste des champs et spécifier tout de
suite dans le combo box affiché en bas la place
de celui-ci et cliquer sur « Ajouter à » ;

Remarquer qu’il est

possible de
hiérarchiser plusieurs
niveaux de
regroupement et de
réarranger l’ordre ; le
placement est indiqué
par des curseurs sous forme de flèches

3. De la même manière,
sélectionner le ou les
axes à afficher en
colonne en les
glissant dans la zone
spécifique en haut au
milieu, ou à partir du
combo box en bas de
la liste des champs ;

 Attention, ne pas
confondre les champs de colonnes (en haut au milieu) avec les champs de données (en haut à
gauche), bien qu’ils soient figurés sur la même zone ;

155
Comptabilité générale
4. De la même manière,
sélectionner le ou les
éléments à afficher en
données en les
glissant dans la zone
spécifique en haut à
gauche ou au milieu
du tableau, ou à partir
du combo box en bas
de la liste des
champs ;

 Logiquement, les champs de données sont limités uniquement aux critères ventilant des montants.
5. En option, alimenter
aussi les champs de
filtre, qui serviront
uniquement à préfiltrer
le contenu du tableau,
mais sans influence
sur la mise en forme.
La fonctionnalité de
filtre est détaillée dans
la section qui lui est
consacrée.

Une fois tous les axes et

éléments renseignés, le
tableau et le diagramme
proposé par défaut seront
alimentés automatiquement.
Les traitements liés aux
graphiques ou diagrammes,
associés par défaut aux
tableaux de type pivot, seront
évoqués dans une section
spécifique.

156
Comptabilité générale
Pour enlever des axes d’analyse dans un tableau croisé :

1. Afficher la liste des champs

2. Sélectionner l’axe
d’analyse (de ligne, de
colonne, de données,
de filtre) à masquer
en cliquant sur son
titre ;
3. Tout en maintenant la
touche de la souris
enfoncée, glisser le
titre vers la liste des
champs ;
4. En relâchant le bouton
de la souris au niveau
de la liste des
champs, le critère
sera enlevé du tableau
et remis dans cd
dernier ;

Alternativement, il est possible

de supprimer un colonne dans
le tableau, puis sélectionner
« masquer » dans le menu
contextuel (click droit de la
souris).

3.7.2 Fonctions ou outils dans les tableaux de bord

Les différentes fonctionnalités spécifiques listées dans les sections qui suivent permettent d’optimiser l’utilisation
des tableaux de bord personnalisable.

3.7.2.1 Modèles
Chaque tableau personnalisé par l’utilisateur pourra être enregistré comme modèle pour être réutilisé
ultérieurement. Noter que le contenu du tableau, sa mise en forme ainsi que tous les autres attributs y compris les
filtres et les mises en forme conditionnelles, sont automatiquement enregistrés avec le modèle. Tous types de
tableau (liste, pivot) dans tous les modules peuvent être enregistrés comme modèle.

157
Comptabilité générale
Pour créer un modèle de tableau :
1. Prédéfinir le contenu du tableau y compris les mises en forme avancées, les filtres, entre autres attributs
et personnalisations ;

2. Cliquer sur le bouton d’enregistrement du modèle

;
3. Donner un nom au modèle au niveau du champ puis cliquer sur
« OK » pour confirmer la création du modèle ;

 La fonctionnalité de création de modèle permet d’enregistrer

uniquement les attributs et mises en forme d’un tableau ; les données
affichées dans un modèle seront systématiquement mises à jour lors de la réouverture de celui-ci.

Pour ouvrir ou rappeler un modèle personnalisé :

1. Cliquer sur le bouton d’ouverture de modèle

;
2. Cocher sur l’option « mes modèles » (noter
que l’option « modèle par défaut » permet de
réafficher les contenus standards proposés dans le
système) ;
3. Sélectionner en cliquant dessus le nom du modèle à
utiliser dans la liste affichée en bas ;

4. Cliquer sur le bouton « OK » pour rappeler le

modèle, et constater que la mise en forme et les attributs
enregistrés du tableau seront repris.

Pour modifier un modèle en cours d’utilisation :

1. Modifier les éléments du tableau associés au modèle en cours selon les besoins ;

2. Cliquer sur le bouton d’enregistrement du modèle

;
3. Cocher l’option « utiliser le modèle en cours »
puis cliquer sur « OK » ;

4. Confirmer l’écrasement du modèle dans la fenêtre affichée ;

158
Comptabilité générale
3.7.2.2 Filtres
La fonctionnalité de filtre permet de limiter le contenu affiché dans les tableaux par rapport à des critères à définir
par l’utilisateur. Noter les deux modes de définition de filtre, soit le mode automatique par sélection directe de
données servant de base de filtre, soit le mode utilisant un générateur qui est notamment nécessaire pour définir
des filtres à critères complexes.
Les contenus des deux types de tableau (liste ou pivot) peuvent être affinés par des filtres.

 Dans les modèles, les filtres sont aussi enregistrés et réappliqués lors de la réouverture de ce premier.
3.7.2.2.1 Filtres automatiques
Au niveau de chaque axe ou titre de champs dans les tableaux, des filtres automatiques peuvent facilement être
appliqués en cochant/décochant sur les critères des données des lignes à afficher/masquer.
Pour appliquer un filtre automatique :
1. Mettre le curseur au
niveau de l’entête des
axes d’analyse ou des
données pour afficher
le bouton de filtre ,
puis cliquer sur ce
dernier ;
2. Dans la liste déroulée,
selon les besoins :
Cliquer directement
sur une valeur pour
limiter la liste affichée
aux enregistrements ventilées sur celle-ci (exemple ci-contre) ;
Sélectionner « Vides »/« Non vides » pour limiter les éléments affichées aux enregistrements
sans/avec données dans la colonne sélectionnée ;
Noter que la fenêtre de définition de filtres sur la base de date
affiche un calendrier censé faciliter la sélection de celle-ci.

 Pour les filtres multicritères ou à conditions, il est conseillé d’utiliser plutôt le générateur de filtres, aux
fonctionnalités plus poussées, au lieu de définir des filtres automatiques utilisant l’option
« personnalisé » ;

159
Comptabilité générale
3. Une fois le filtré
appliqué, le contenu
du tableau va en être
affecté ;

 Les filtres automatiques déjà appliqués sur le

tableau en cours peuvent aussi être visualisés dans
le générateur de filtres.

 Pour les modifications ou suppressions de filtres, se

référer aux manipulations correspondantes dans le
générateur de filtres.

3.7.2.2.2 Générateur de filtres

Les filtres à multiples critères ou utilisant des conditions assez complexes nécessitent l’utilisation du générateur de
filtre. Le générateur de filtres est accessible en cliquant sur le bouton

« filtres » ; ou à partir du menu contextuel (clic-droit avec la

souris) « éditeur de filtres ».
Pour alimenter ou modifier le filtre :
1. Définir si besoin le type d’opérateur logique
du filtre en cliquant sur celui proposé par
défaut :
Et (par défaut) : les lignes sélectionnées
remplissent tous les critères ;
Ou : les lignes sélectionnées replissent un des
critères ;
Non et : sélectionner uniquement les lignes qui
ne remplissent pas tous les critères ;
Non ou : sélectionner uniquement les lignes qui remplissent aucune des critères ;
2. Pour ajouter un critère, cliquer sur le bouton  à
côté du type défini à l’étape précédente ;
Après avoir cliqué sur le bouton d’ajout, le
système propose un début de critère, à compléter
ou à modifier ;

160
Comptabilité générale
3. Pour sélectionner l’axe ou la colonne à filtrer,
cliquer sur le libellé de celui proposé par défaut
pour afficher la liste des choix possibles, puis
sélectionner dans ce dernier celui à utiliser ;

4. Si besoin, changer l’opérateur du critère proposé

par défaut en cliquant dessus, et sélectionner un
autre parmi la liste proposée ;
Puis, préciser la ou les valeurs à tester avec
l’opérateur du critère pour en compléter la
définition ;

5. Si besoin, recommencer à partir de l’étape 2

pour ajouter d’autres critères.

Noter que la
fonctionnalité d’ajout
de groupe (étape 1)
permet de définir des
opérateurs logiques
à l’intérieur d’autres
opérateurs logiques
(équivalent de
parenthèses pour les opérations arithmétiques),
comme montré dans l’exemple ci-contre

6. Une fois tous les critères remplis, cliquer sur

« Appliquer » pour valider le filtre,
puis sur « OK » pour quitter la
fenêtre de paramétrage ;

161
Comptabilité générale
Remarquer que le
contenu du filtre est
rappelé en bas du
tableau
correspondant.

Pour supprimer un critère dans le filtre, cliquer sur

le bouton  à droite de celui-ci. Remarquer aussi que
les touches de raccourci clavier des suppressions sont
rappelées en mettant le curseur au niveau du bouton.

Pour supprimer le filtre, supprimer tous ses critères, ou cliquer sur le menu contextuel
correspondant (clic-droit avec la souris).

3.7.2.3 Expressions
La fonctionnalité liée au générateur d’expressions permet de définir dans le tableau de bord des champs
personnalisés, dont le contenu sera défini par l’utilisateur à partir de calculs arithmétiques ou logiques
utilisant comme opérandes les champs existants. Le générateur d’expression peut être utilisé dans tous types de
tableaux (liste, pivot) et les nouveaux champs générés peuvent être enregistrés, avec les autres résultats de
personnalisations, dans des modèles. La création ou la modification d’un champ personnalisé peut être géré en

cliquant sur le bouton d’édition de colonnes et d’accès au générateur d’expressions « Expressions »

correspondant.
Pour ajouter un nouveau champ personnalisé à partir de la fenêtre liée à la fonction :

1. Cliquer sur le bouton « ajouter » au niveau de la fenêtre de générateur ;

162
Comptabilité générale
2. Donner un nom au nouveau
champ au niveau de ses
propriétés (en double-cliquant
sur la ligne correspondante),
puis cliquer sur le bouton
« Rafraichir »
pour mettre à jour la liste des
champs à gauche ;

Noter que la liste des champs

affichée à gauche est limitée
aux champs personnalisés pour
les tableau de type liste, et
affiche par contre l’intégralité des champs pour les tableaux de type pivot.
Noter aussi que les propriétés de formatage ne sont pas définissables tout de suite, car il faut
préalablement définir le contenu de celui-ci (étapes 3 à 5) avant de clarifier le format (étape 6) ;

3. Cliquer sur le bouton « Editer » pour définir le contenu du champ dans un générateur
d’expressions ;
4. Dans le générateur
d’expressions, sélectionner
comme opérandes soit des
champs existants (standards
ou personnalisés
préalablement définis) soit des
constantes à saisir
directement ;

Définir le contenu de la
formule en utilisant soit des
opérateurs arithmétiques
ou logiques simples (affichés
directement en haut ou
accessibles à partir de la liste
des opérateurs), soit si besoin
en utilisant des fonctions
complexes (une aide concise à
l’utilisation de la fonction est
affichée à droite dans ce
cas) ;
5. Après avoir complété la
formule définissant le contenu
du champ, cliquer sur « OK »
pour enregistrer
celle-ci ;

163
Comptabilité générale
6. Par rapport au contenu sorti
par l’expression, préciser ses
éléments de mise en forme
au niveau de la fenêtre
principale d’édition des
champs ou colonnes ;

7. Après avoir
alimenté la
fenêtre d’édition
de champs,
remarquer que
les champs
personnalisés
seront soit
ajoutés
directement
dans le tableau
de type liste,

soit seront disponibles dans la liste des champs pour les tableaux de type pivot, pour
exploitation dans les éléments du tableau de bord.
Pour modifier un champ personnalisé dans la liste des expressions, le sélectionner et cliquer sur le bouton
d’édition pur modifier sa formule, en plus de pouvoir modifier directement son format dans la fenêtre de
la liste des expressions.

3.7.2.4 Apparence
La fonctionnalité de gestion de l’apparence permet de personnaliser la mise en forme des éléments des
tableaux de bord (liste ou pivot) répondant à des critères à préciser par l’utilisateur. Comme pour la généralité
des options du tableau de bord, les personnalisations au niveau de l’apparence peuvent être enregistrées dans les
modèles.

Cette fonction est accessible en cliquant sur le bouton correspondant au niveau du tableau de bord.

164
Comptabilité générale
3.7.2.4.1 Personnalisation d’apparence dans un tableau de type pivot
Pour personnaliser l’apparence ou la mise en forme d’éléments de tableau de bord de type pivot :
1. Dans la fenêtre de gestion
des apparences,
sélectionner la colonne
dont le contenu est à mettre en forme ;
2. Cliquer sur le bouton
« ajouter une
condition » ; si besoin, sélectionner dans la liste une condition existante pour la
supprimer et cliquer sur le bouton correspondant
3. Renseigner les champs de
conditions affichés en
définissant les critères :
égal à, supérieur à, entre
deux valeurs…, puis
préciser la ou les valeurs ;

4. Définir l’apparence ou
mise en forme des champs
répondant aux conditions
définies à l’étape 3,
notamment :
 la couleur de fond ou
de la bordure (la
modification de la
« couleur d’avant
plan » sera appliquée
au contenu,
sélectionner deux « couleurs de fond » pour afficher des dégradés »
 le type et la mise en forme de la police
5. Reprendre à l’étape 2 pour ajouter d’autres mises en formes conditionnelles pour la colonne sélectionnée ;
Reprendre jusqu’à l’étape 1 pour personnaliser l’apparence d’autres colonnes ;
Les personnalisations d’apparence définies seront
tout de suite appliquées dans le contenu du
tableau de bord, au niveau des colonnes
sélectionnées.

165
Comptabilité générale
3.7.2.4.2 Personnalisation d’apparence dans un tableau de type liste
Pour personnaliser l’apparence ou la mise en forme d’éléments de tableau de bord de type liste :
1. Dans la fenêtre de gestion
des apparences, cliquer sur
le bouton d’ajout de
condition ; si besoin, modifier/supprimer une condition préexistante en la sélectionnant puis en cliquant
sur les boutons correspondants ;
2. Pour ajouter ou modifier
une condition, la fenêtre de
génération d’expression
est affichée après avoir
cliqué sur les boutons
correspondants : y définir
une condition logique
permettant de sélectionner les enregistrements (les fonctionnalités de générateur d’expressions sont
expliquées au niveau de la section correspondante) ;
3. Pour chaque condition,
préciser la mise en forme
attendue (couleur, police,
…) (mêmes manipulations
comme pour l’apparence des
tableaux de type pivot)

4. Préciser si la mise en forme

conditionnelle sera
appliquée à toute la ligne
(row) répondant aux conditions (par défaut, on en cochant la case correspondante si une colonne a été
déjà auparavant sélectionnée) ou au contenu d’une colonne uniquement (en sélectionnant celle-ci dans le
combo box)
5. Revenir à l’étape 1 pour ajouter d’autres conditions de mise en forme.
Les personnalisations d’apparence seront tout de suite appliquées à la liste affichée dans le tableau de bord.

166
Comptabilité générale
3.7.2.5 Options
Les options, accessibles en cliquant sur le bouton de

fonction correspondant , permet d’inclure ou non

dans le contenu ou dans la mise en forme du tableau de
bord certains éléments, notamment les totaux ou les
sous-totaux, les quadrillages des contenus des tableaux,
etc.
Pour activer / désactiver une option, il suffit de
sélectionner dans le combo box de la line
correspondante oui / non.

3.7.2.6 Graphiques
Les fonctionnalités des graphiques sont uniquement disponibles pour les tableaux de bord de type pivot, et figurent
« en temps réel » le contenu du tableau personnalisé par l’utilisateur : les valeurs calculées dans la ou les colonnes
du tableau sont reportées sur le graphique, les lignes du tableau constituant l’abscisse de celui-ci.

Pour personnaliser la disposition et autres options de base du graphique :

1. Cliquer sur le combo à droite du bouton « Chart » ;
2. Sélectionner une des options disponibles au niveau du menu déroulant
« chart » en cliquant dessus :

167
Comptabilité générale
 Sélectionner dans les combos box de chaque ligne
des « options du Graphique Chart » les
éléments du contenu du graphique à activer ou
non, et vérifier en temps réel l’impact des
manipulations des options au niveau du graphique
affiché ;

 Modifier si besoin la place d’affichage du graphique en

sélectionnant une des options déroulées par le choix
« disposition panel » (choix entre l’affichage du
graphique en bas comme proposé par défaut, ou à côté, ou dans un
autre onglet );
Pour modifier le type de graphique, dérouler le combo box « Chart type » et en sélectionner parmi les
nombreux choix proposés.

3.7.3 Editions
Les fonctionnalités liées aux éditions du contenu du tableau de bord en cours d’exploitation sont accessibles en

cliquant sur le bouton d’option correspondant .

Deux modes d’impression sont disponibles pour les tableaux de bord de type liste, soit l’impression du contenu
affiché sur écran du tableau de bord, soit l’impression d’une liste au contenu prédéfini dans les modèles. Par
contre, seule l’impression identique au contenu sur écran sera disponible pour les tableaux de type pivot, vu que
l’utilisateur lui-même va en définir le contenu lors de l’élaboration du tableau de bord.
Dans tous les cas, en plus des formats d’impression proposés par défaut, l’utilisateur a la possibilité d’enregistrer
comme modèles d’impression des formats d’impressions personnalisés.

3.7.3.1 Impression du contenu affiché (wysiwyg)

 Les manipulations expliquées dans cette section sont réservées aux utilisateurs ayant une relative maîtrise des
fonctionnalités avancées du tableau de bord ; si besoin, faire appel à un expert certifié ; Il est fortement
conseillé de ne pas modifier le modèle proposé par défaut ;

Pour imprimer tel quel le contenu mis en forme du tableau de bord :

168
Comptabilité générale
1. Sélectionner le type
« modèle par défaut »
au niveau
de la fenêtre des options
d’impression,
2. Sélectionner le modèle à
utiliser :
 Chaque modèle est
associé à une mise en
page personnalisée ;
 Un modèle standard
(n°1) est proposé
systématiquement par
défaut, il est possible
de dupliquer
ce modèle
pour enregistrer
plusieurs formats de
mise en page selon les
besoins ; Il est aussi possible d’ajouter pour création d’un modèle à partir d’une mise en
page vierge (il est plutôt conseillé de partir d’un modèle existant, par duplication) ; le bouton de
suppression permet évidemment d’enlever un modèle qui ne sera plus utilisé de la liste ;
 Les manipulations possibles au niveau de la mise en forme sont détaillés ci-dessous (point 5)
3. Préciser le titre du tableau, repris dans l’entête de l’édition, si besoin ;
4. Sélectionner le contenu à imprimer en cochant sur les cases correspondantes : tableau
et/ou graphique ;
5. En option, modifier pour le modèle sélectionné le contenu ou la mise en forme de l’entête ou de pied
de page d’impression en cliquant sur le bouton correspondant (voir la section expliquant
spécifiquement la personnalisation de l’entête ou du pied de page) ;

6. Cliquer sur le bouton d’impression pour afficher la fenêtre de prévisualisation ;

169
Comptabilité générale
Noter dans la liste ci-dessus les fonctions qui sont disponibles au niveau de la fenêtre de prévisualisation
en déroulant les menus ou en cliquant sur les boutons :
Pour rechercher et mettre en encadré
une information dans le contenu pré
visualisé

Fonctions liées aux formats natifs d’impression (les ignorer car non utilisés dans le
système)

Pour lancer l’impression, le bouton permet d’ouvrir la fenêtre Windows de sélection et

de configuration d’imprimante, par contre le bouton permet de lancer directement
l’impression sur l’imprimante par défaut

Pour préciser le format et l’orientation du papier, et les marges d’impression

Pour définir l’échelle d’impression

« Outil main » pour parcourir le contenu de la prévisualisation en utilisant la souris

Pour augmenter ou diminuer la taille de prévisualisation

Pour parcourir les pages en cous de prévisualisation (première , précédente , suivante ,

dernière )
Pour sélectionner le nombre de pages à afficher sur écran dans la fenêtre de
prévisualisation
Pour changer la couleur de de l’arrière-plan du document à imprimer

 Attention : le changement de couleur d’arrière-plan est effectivement appliqué à

l’impression
Pour intégrer dans l’impression un texte
en filigrane à l’arrière-plan

Pour exporter vers un fichier ou pour envoyer par email le contenu de

la fenêtre de prévisualisation ; Cliquer sur la flèche de combo à
droite de l’icône pour sélectionner le format d’exportation, cliquer
directement sur l’icône pour préciser si besoin les options
d’exportation avant de valider le lancement de celle-ci ; voir les
explication étape par étape au niveau de la section détaillant les
exportations

170
Comptabilité générale
3.7.3.2 Personnalisation de l’entête ou du pied de page des états
Les modèles d’éditions enregistrés permettent entre autres de stocker les personnalisations des états.

 Les manipulations expliquées dans cette section sont réservées aux utilisateurs ayant une relative maîtrise des
fonctionnalités avancées du tableau de bord ; si besoin, faire appel à un expert certifié ; Il est fortement
conseillé de ne pas modifier le modèle proposé par défaut ;

 Préalablement à la modification de la mise en page du modèle sélectionné, s’assurer que les informations
standards liées à l’entité soient préalablement renseignées dans le système, notamment au niveau de
l’entête ;
Pour personnaliser l’entête ou le pied de page des impressions des tableaux de bord :

1. Au niveau de la fenêtre principale d’édition, cliquer sur le bouton de modification pour

personnaliser au niveau de la fenêtre de mise en page :
 Pour insérer des champs reprenant automatiquement des informations déjà définies dans le système
(titre de l’état, contenu de l’entête comme la dénomination ou adresse de l’entité, etc.), sélectionner
l’onglet « liste des champs » à droite, y sélectionner un champ à insérer, et le glisser-déposer, en
maintenant le bouton de souris enfoncé, à l’endroit (au niveau de l’entête « ...header » ou du pied de
page « …footer » )

 Pour insérer des champs au contenus figés directement dans le modèle (exemples : textes ou images
fixes, lignes de séparation, etc.), sélectionner le type à gauche et glisser-déposer au niveau de la zone
d’entête ou du pied de page ;

171
Comptabilité générale
 Pour replacer champ déjà inséré ou pour redimensionner
sa taille, le sélectionner et effectuer les manipulations
nécessaires en utilisant la souris ;

 Pour personnaliser un champ déjà inséré, le

sélectionner et cliquer sur la flèche [>] pour
afficher un menu contextuel permettant de
définir son contenu et/ou son formatage, entre autres options ;

 Ne pas toucher au contenu de « liaison des données » des champs définis à partir de la liste
reprenant des informations du système ; il est toutefois possible de modifier leurs formatages si
besoin ;

Au niveau de chaque élément du

menu contextuel de personnalisation
de champ, soit remplir directement
les champs (saisie, combo box) soit
cliquer sur […] pour ouvrir des
sous-menus ou des fenêtres de
sélection ou définition de contenu ;
cocher si besoin les autres options
(de largeur auto, …) ; à la fin des
manipulations, cliquer sur [<] pour
masquer le menu contextuel de
personnalisation ; modifier aussi si
besoin les éléments tableau de
propriété pour certains éléments
d’apparence (définir la couleur
d’avant ou d’arrière-plan, …)

 Il est aussi possible d’ajouter d’autres groupes

d’entête ou de pied de page, suivant les mêmes
fonctionnalités d’ajout de bande de groupes ou de détails
expliquées dans les fonctions de personnalisation du
contenu à imprimer pour les états de type liste : clic-droit
avec la souris pour afficher un menu contextuel, puis
dérouler le sous-menu « insérer bande » , Remarquer
que chaque type d’entête ou de pied de page ne peut pas être
utilisé deux fois : les entête et pied de page de rapport seront affichés
uniquement respectivement à la première et à la dernière page, les entête et
pied de page seront affichés sur chaque page

 Ne pas manipuler ou sélectionner des options d’entête ou de pied de

groupe, ne pas toucher à la bande des « détails » pour les formats d’impression des états de
type pivot ; par contre les manipulations y afférentes pour les états personnalisés de type liste
sont explicitées dans la section spécifique y afférente ;

 Pour enlever de la mise en page un groupe d’entête

ou de pied de page, le sélectionner en cliquant dans
sa zone foncée de titre, puis accéder au menu
contextuel par clic-droit avec la souris, puis
sélectionner « supprimer »

172
Comptabilité générale
2. Ne pas oublier d’enregistrer les modifications effectuées, avant de fermer la fenêtre de
personnalisation de mise en page ;

3. Lancer la prévisualisation de l’impression au niveau de la fenêtre principale pour voir le résultat.

3.7.3.3 Editeur avancé de rapport pour les états de type liste

En plus des fonctionnalités standards de personnalisations expliquées dans les sections précédentes, le contenu au
niveau des détails des éditions de type liste peuvent être personnalisés et enregistrés en tant que modèles de
rapports.
Pour accéder aux fonctions de
d’édition ou de modification de
rapports aux détails personnalisés,
sélectionner « mes modèles » au
niveau de la fenêtre principale
d’édition de tableau de bord, puis
sélectionner le modèle à utiliser ;
Les fonctionnalités standards
d’ajout /duplication
, de modification
, de suppression
des modèles ou de
lancement d’impression
après les travaux de
personnalisations, ont été déjà
détaillées dans les sous-sections
précédentes des éditions de tableau
de bord.

 Les fonctionnalités détaillées ci-après sont disponibles uniquement pour les tableaux de type liste ;
 Les manipulations expliquées dans cette section sont réservées aux utilisateurs ayant une relative maîtrise des
fonctionnalités avancées du tableau de bord ; si besoin, faire appel à un expert certifié par Tom@te ;

 Il est plutôt conseillé de dupliquer un modèle existant pour le modifier au lieu d’ajouter un modèle vierge si
les fonctionnalités de personnalisation de tableau de bord ne sont pas totalement maîtrisées ;

Pour modifier le contenu des modèles personnalisés au niveau de la fenêtre de mise en page :

 Il est conseillé d’enregistrer étape par étape, après validations à l’issue des prévisualisations, pour ne
pas perdre tout le travail en cas de mauvaise manipulation
1. Si besoin, effectuer les mises en forme standards notamment au niveau de l’entête ou du pied de page,
comme expliquées dans la sous-section précédente ;
2. Au niveau des détails à afficher, l’utilisateur peut indiquer à partir d’un choix de champ « source » le
contenu des colonnes repris à partir des données du tableau de bord à insérer directement dans le
format d’impression, en les sélectionnant dans la liste des champs > source à droite et en les glissant-
déposant avec la souris au niveau de la zone des détails ;

 Remarquer que la zone de détails doit inclure un zone supplémentaire « DétailReport » qui va indiquer
au système la source des données à figurer dans le tableau ;

173
Comptabilité générale

3. Améliorer si besoin la mise en forme de

certains champs (qui sont accessibles soit au
niveau des icônes au-dessous du menu principal, à partir du menu contextuel
des propriétés en cliquant sur [>] au-
dessus de chaque champ sélectionné, et à
partir du tableau des propriétés déroulé à
droite ;
Vérifier notamment pour les champs de date
ou de montant le formatage (au niveau du
menu contextuel) et la disposition (à droite
normalement pour les chiffres) ;

4. Mettre les titres des colonnes au niveau de l’entête de page en insérant et en mettant en forme des
zones de texte comme expliqué au niveau du point précédent ;

174
Comptabilité générale
5. Vérifier le résultat de la mise en forme en cliquant sur l’option prévisualisation au-dessous de la fenêtre
de mise en page ;

6. Si besoin, des regroupements basés sur un champ listé comme source peuvent être figurés dans le
rapport en insérant des bandes d’entête et ou de pied de groupe correspondant au niveau des détails :
 Sélectionner préalablement un des éléments de la
banque détails1 puis cliquer en bas de la fenêtre
d’édition de rapport sur le bouton d’ajout de groupe,
et sélectionner parmi la liste des champs sources
affichés celui qui va servir au regroupement

 Vérifier que le regroupement choisi

est affiché dans la liste de groupe,
cliquer sur les options
correspondantes pour afficher une
bande d’entête et/ou un pied de groupe, et modifier si besoin l’ordre de tri (ascendant par défaut)
 Remarquer que les
bandes d’entête et/ou
de pied de groupe vides
sont insérées
automatiquement après
la manipulation ci-
dessus ;

175
Comptabilité générale
 Noter que les utilisateurs maîtrisant parfaitement les
fonctionnalités d’insertion de bandes peuvent en
créer par choix direct dans le menu contextuel (click
avec le bouton droit de la souris) ;

 Cependant, il faudra dans ce cas préciser

manuellement dans les propriétés de la bande le
choix de regroupement parmi la liste des champs
sources ;

7. Pour personnaliser le contenu d’un entête de groupe, préférer insérer des champs permettant de
correctement identifier l’objet de regroupement, suivant les détails ci-après :

 Prévoir au niveau
de l’entête
l’affichage du
nom de champ
de regroupement
avec par
exemple (ci-
après) son
libellé figuré
dans une zone
de texte suivi
d’une insertion
de nom de
champ
correspondant à
partir de la liste
des champs ;
Personnaliser si
besoin l’apparence avec les règles de formatage dans les propriétés

 Modifier si besoin les autres propriétés

de l’entête de groupe en sélectionnant la
bande puis en cliquant sur [>], vérifier
notamment s’il est opportun de
reprendre sur chaque page concernée le
contenu de celui-ci ;

176
Comptabilité générale
 Vérifier au niveau de la
fenêtre de prévisualisation
si l’insertion d’entête de
regroupement est
correctement appliquée

8. Pour insérer entre autres des sous-totaux dans le contenu d’un pied de groupe, suivre les étapes
suivantes :
 Comme pour l’entête
(points ci-dessus),
insérer soit des zones
de texte (pour décrire
le contenu affiché au
niveau de la bande)
soit des éléments à
partir de la liste des
champs (au niveau
des « sources »), puis
procéder à la mise en
forme de chaque
élément au niveau de
la fenêtre des
propriétés ;

 Pour pouvoir activer entre autres les fonctions de sommations, accéder à la

fenêtre des attributs spécifiques des champs ventilant des montants en les
sélectionnant puis en cliquant sur le bouton de propriétés [>] ;
 Dans la fenêtre affichée, cliquer sur […]
correspondant à l’option « Résumé »

177
Comptabilité générale
 Au niveau de la fenêtre de l’option
résumé, spécifier la fonction de
résumé pour le champ
sélectionné (par défaut : somme,
mais d’autres choix sont
disponibles, comme la moyenne, le
comptage des lignes, etc.) ; puis
en profiter pour définir la chaine
de formatage ; enfin, spécifier
absolument l’option d’affichage de
la sommation dans l’option de
création de résumé (à la fin de
la liste du groupe, par page, à la
fin du rapport, au lieu de aucun
par défaut) ; cliquer sur OK
pour enregistrer les
options retenues ;

 Si les options ont été correctement enregistrées, remarquer le changement de

la description du champ, figurant dorénavant l’option du résumé (exemple :
avec l’attribut « Sum » dans la capture) ;
 Vérifier enfin au niveau de la
fenêtre de prévisualisation si
l’insertion du contenu du pied
de regroupement est
correctement appliqué ;

9. Enregistrer le contenu du modèle

personnalisé et fermer la fenêtre de mise en
forme ;

178
Comptabilité générale
Dorénavant, après avoir
sélectionné le modèle
personnalisé dans la fenêtre
d’option d’impression, cliquer
sur le bouton imprimer
et constater dans la
fenêtre d’aperçu avant
impression que les
personnalisations sont
appliquées.

3.7.4 Exportations
L’exportation vers les formats populaires (texte de base ou enrichi, excel, pdf, html) du contenu du tableau de bord
est possible soit directement soit au niveau de la fenêtre de prévisualisation d’impression.

179
Comptabilité générale
3.7.4.1 Exportation directe du contenu du tableau de bord

Cliquer sur le bouton d’exportation , disponible au niveau des fonctions principales liées au tableau de
bord, pour exporter directement le contenu de celui-ci :
1. Une fenêtre
d’enregistrement standard
Ms Windows est affichée
après avoir cliqué sur le
bouton, sélectionner le
chemin d’enregistrement,
le format en déroulant le
combo box puis préciser le
nom du fichier à générer,
avant de confirmer
l’exportation en cliquant sur
le bouton
d’enregistrement
;

2. Avant la génération du fichier d’exportation, une fenêtre

d’options supplémentaires peut être affichée, vérifier ou
préciser les options demandées et fermer la fenêtre.

3. Le fichier d’exportation sera généré et

disponible pour exploitation directe dans
l’application correspondante via le système
d’exploitation Ms Windows.

180
Comptabilité générale
3.7.4.2 Exportation du contenu de l’aperçu
Pour exporter le contenu de l’aperçu avant impression au niveau des éditions :
1. Cliquer sur le bouton  à droite du bouton d’exportation au niveau des
fonctions d’aperçu avant impression, puis sélectionner dans la liste le
format d’exportation désiré ;

2. Cliquer directement sur le bouton pour ouvrir une fenêtre

d’options supplémentaires d’exportation, vérifier ou préciser
ces dernières avant de confirmer en cliquant sur OK
;

3. Après avoir confirmé les

options, une fenêtre
d’enregistrement standard
Ms Windows est affichée,
sélectionner le chemin
d’enregistrement, le
format en déroulant le
combo box puis préciser le
nom du fichier à générer,
avant de confirmer
l’exportation en cliquant sur
le bouton
d’enregistrement
;

4. Le fichier d’exportation sera généré et disponible pour exploitation directe dans l’application
correspondante via le système d’exploitation Ms Windows.

181
182
Comptabilité analytique

La comptabilité analytique permet d’analyser les réalisations financières ou coûts d’exécution, préalablement
enregistrées dans la comptabilité générale. La fonctionnalité notable de codification au niveau de la comptabilité
analytique concerne uniquement la fonctionnalité de pré-répartition des coûts. Les exploitations permettront de
sortir soit les détails des réalisations (équivalents aux éditions des listes détaillées dans la comptabilité générale),
soit la synthèse des réalisations ou coûts (sous forme de tableaux d’analyse). Comme pour tous les modules
d’exploitation du système, les fonctionnalités de tableau de bord, au contenu à définir par l’utilisateur mais
reprenant la synthèse des réalisations financières enregistrées, sont disponibles.
Pour accéder à ces fonctionnalités, cliquer sur « Comptabilité analytique » au
niveau du menu principal. Le menu contenant les différents éléments d’analyse des
réalisations financières ou coûts d’exécution va ainsi être déroulé.

Les fonctionnalités de la comptabilité analytique sont structurées en plusieurs sous-modules :

 Les paramètres spécifiques à la comptabilité analytique, permettent autre autres l’activation de
l’automatisation de certaines opérations de répartition de coûts ;
 Les modules d’exploitations permettent de sortir tous les outputs d’analyse des détails ou de la synthèse des
réalisations financières (ou coûts d’exécution) ;
 Les fonctionnalités listées dans le tableau de bord permettent de traiter les opérations de fin de période
comptable comme la clôture ou la génération des à-nouveaux ;

183
Comptabilité analytique

Les éléments de paramétrage spécifiques à la comptabilité

analytique sont surtout liés à l’automatisation de la répartition
des coûts lors de la comptabilisation.

4.2.1 Ventilation a priori

Comptabilité analytique > Paramètres > « Ventilation a priori »

La ventilation a priori permet de prédéfinir, pour éclatement automatique lors de la saisie d’une ligne comptable de
dépense à répartir, la répartition secondaire de certaines dépenses communes à plusieurs activités, selon des
pourcentages prédéfinis.
Pour paramétrer les ventilations a priori :

1. Ajouter une codification d’une clé

de répartition, en précisant son code et
libellé ;

2. Sélectionner la codification qui a été

saisie dans la grille de la liste des clés
(noter que le pourcentage total des
nouvelles codifications de répartition
affiche 0%, contre 100% pour les répartitions intégralement codifiées), puis cliquer sur l’onglet
« Répartition » ;

3. Alimenter les ventilations dans la fenêtre de répartition :

 Cliquer sur le bouton spécifique

d’ajout au niveau de
l’onglet de répartition ;
 Saisir la liste des codes
analytiques (en déroulant
notamment la liste des codifications
avec les touches de fonction [F5]
ou [F7]) et les pourcentages de
ventilation correspondants, avant

d’enregistrer au fur et à

mesure chaque ligne ; cliquer sur le bouton « annuler » pour quitter le mode de saisie des
ventilations ;

 Vérifier que le total de la répartition donne 100,00%, sinon celle-ci ne sera pas utilisable dans les
saisies comptables ;

184
Comptabilité analytique
 Pour modifier/supprimer ultérieurement une ligne de ventilation, sélectionner celle-ci dans la grille

de répartition puis cliquer sur les boutons / correspondants ;

185
Comptabilité analytique

Les exploitations analytiques permettent de sortir les

détails ou des tableaux de synthèse des réalisations
financières. Après avoir précisé si besoin les critères
d’analyse, lancer l’édition pour que le système puisse
calculer automatiquement, sur la base des éléments
saisis au niveau de la comptabilité, le contenu des
éditions analytiques. Noter que les exploitations
peuvent être sortis par sélection d’un ou de deux
(selon le format) des axes de codifications activées
(analytique, budgétaire, comptable, financier,
géographique, 6e plan, plans auxiliaires…).

4.3.1 Détails des mouvements

Comptabilité analytique > Exploitations > « Détails des mouvements »

Les détails des mouvements permettent de cibler le contenu d’un des axes d’analyse pour pouvoir lister les
opérations comptables justifiant la valorisation des réalisations financières.
Au niveau de la fenêtre de sélection avant édition :
1. Préciser si besoin les
options d’entête
(exercice/devis-
programme et période,
sites et/ou sources de
financement si les options
correspondantes sont
activées, monnaie) ;

 Sauf dans des cas très particuliers nécessitant une interprétation spécifique maîtrisée par l’utilisateur, ne
pas modifier le choix des classes comptables par défaut : la modification de ces options proposées
par défaut ne
permettra pas de
sortir un tableau
correct d’analyse des
coûts ;

2. Préciser au moins l’axe et

le(s) niveau(s) d’analyse
dans les critères ;

3. Sélectionner le type de tableau à éditer, puis préciser si demandé

les choix supplémentaires avant de visualiser ou imprimer le résultant

186
Comptabilité analytique

en cliquant sur les boutons / correspondants (personnaliser le titre de l’état pour les
éditions) :
 L’option liste des écritures permet de sortir la liste des opérations regroupée par élément de
codification précisé dans les critères ;
 L’option journal permet de limiter le
contenu de la liste aux éléments qui
sont comptabilisés dans un journal à
préciser par l’utilisateur (saisir
directement le code du journal ou sélectionner dans la liste affichée par les touches de fonction [F5] ou
[F7]) ;
 L’option écriture d’un code …
(libellé personnalisé selon l’axe
choisi) permet de limiter le contenu
de la liste aux éléments imputés sur la
codification à préciser (par saisie directe ou par sélection dans la liste affichée par les touches de
fonction [F5] ou [F7]) ;

4.3.2 Grand-livre analytique

Comptabilité analytique > Exploitations > « Grand livre »

La présentation du grand livre analytique est analogue à celle du grand-livre comptable, en listant les détails triés
par codifications basées sur les critères sélectionnés, sauf qu’il est possible de sélectionner un des autres axes
d’analyse autre que comptable.
Au niveau de la fenêtre de sélection avant édition :
1. Préciser si besoin les
options d’entête
(exercice/devis-
programme et période,
sites et/ou sources de
financement si les options
correspondantes sont
activées, monnaie ;

187
Comptabilité analytique
 Sauf dans des cas très particuliers nécessitant une interprétation spécifique maîtrisée par l’utilisateur, ne
pas modifier le choix des classes comptables par défaut : la modification de ces options proposées
par défaut ne permettra pas de sortir un
tableau correct d’analyse des coûts ;

2. Préciser au moins l’axe

et si besoin la fourchette
de codifications à sortir
(liste intégrale si laissée
par défaut) dans les
critères ;

3. Par défaut, le système liste uniquement les éléments avec codifications imputées dans la
comptabilité indépendamment de la période sélectionnée ; sinon il est possible de sortir
une liste incluant l’ensemble des codifications de l’axe sélectionné, y compris celles
inutilisées avec l’option toutes, ou limiter la liste aux codifications mouvementées ou
utilisées dans la période sélectionnée ;

4. Après avoir précisé toutes les options, cliquer sur les boutons de consultation ou d’édition /
pour sortir le grand-livre analytique.

4.3.3 Balance analytique

Comptabilité analytique > Exploitations > « Balance analytique »

La balance analytique permet de sortir la synthèse des réalisations sur un ou deux axes de codifications de
dépenses

188
Comptabilité analytique
Au niveau de la fenêtre de sélection avant édition :
1. Préciser si
besoin les
options
d’entête
(exercice
/devis-
programme
et période,
sites et / ou sources de financement si les options correspondantes sont activées, monnaie) ;

 Sauf
dans
des cas
très particuliers nécessitant une interprétation spécifique maîtrisée par l’utilisateur, ne pas modifier le
choix des classes comptables par défaut : la modification de ces options proposées par défaut ne
permettra pas de sortir un tableau correct d’analyse des coûts ;
2. Sélectionner le type d’axe d’analyse à utiliser :
 L’option plan normal permet de sélectionner les plans
principaux ;
 L’option plan externe permet de sélectionner comme critères les plans externes liés aux plans
principaux (si correctement paramétrés dans les codifications) ;

3. Préciser les critères de regroupement de la balance en précisant

les axes et niveaux d’analyse ; pour afficher un seul critère,
sélectionner « aucun » comme critère secondaire,
sinon sélectionner les éléments à afficher en sous-totaux de
regroupement en critère principal, et les éléments affichés en
détail en critère secondaire ;

4. Cliquer sur le bouton d’aperçu pour

calculer le contenu de la balance sur la base
des critères sélectionnés. Puis au niveau de
la fenêtre de prévisualisation, cliquer sur les
boutons d’impression ou d’exportation pour
sortir l’output ;

189
Comptabilité analytique
Noter que la balance figure
les montants des
réalisations de la période en
cours, le cumul des
réalisations ventilées sur les
périodes précédentes en
report à nouveau, pour
justifier le total des
réalisations (ou coûts
d’exécution) à la fin de la
période.

4.3.4 Tableau récapitulatif

Comptabilité analytique > Exploitations > « Tableau récapitulatif »

Le tableau récapitulatif permet de d’analyser la synthèse des réalisations financières en croisant deux axes
d’imputation à préciser en ligne et en colonne.
Pour sortir un tableau récapitulatif :
1. Préciser si
besoin les
options
d’entête
(exercice
/devis-

programme et période, …) ;

 Sauf
dans
des
cas
très
particuliers nécessitant une interprétation spécifique maîtrisée par l’utilisateur, ne pas modifier le choix
des classes comptables par défaut : la modification de ces options proposées par défaut ne
permettra pas de sortir un tableau correct d’analyse des coûts ;

190
Comptabilité analytique
2. Préciser les deux axes d’analyse à figurer en ligne et
en colonne : remarquer qu’après avoir sélectionné le
type d’axe (combos box en haut), il faut si besoin
préciser les niveaux (combos entre l’axe et la liste,
avec les niveaux les plus agrégés des plans
sélectionnés par défaut) et sélectionner si besoin
individuellement les éléments des plans à prendre en
compte, en cochant ou non les cases à gauche de
chaque élément (totalité sélectionnée par défaut) ;

 Pour faciliter la lecture, sélectionner autant que

possible au niveau de l’option colonne une liste qui
ne soit pas longue ;
3. Préciser si besoin les autres critères de ciblage de contenu,
en définissant des fourchettes au niveau des autres axes,
sinon laisser ces options en blanc pour considérer la totalité
des mouvements (par défaut) ; noter que les critères
sélectionnés comme axes (ligne et colonne) du tableau sont
grisés ;

4. Après avoir précisé toutes les options, cliquer sur les boutons de consultation ou d’édition /
pour sortir le tableau croisé.

4.3.5 Tableau récapitulatif sur 5 ans

Comptabilité analytique > Exploitations > « Tableau récapitulatif sur 5

ans »
La finalité et les options liées au tableau récapitulatif sur 5 ans est analogue à celles de la balance analytique (voir
les manipulations y afférentes dans ce module).
Le permet de figurer les réalisations de l’exercice sélectionné et des 4 exercices précédents, plus un cumul ou
report si ventilé des périodes en amont des 5 exercices.

191
Comptabilité analytique

4.3.6 Suivi des frais sur immobilisations

Les éditions liées aux frais sur immobilisations permettent de synthétiser ou de détailler par consommateurs,
paramétrés dans le plan des tiers, rattachés aux comptes collectifs de dépenses correspondantes dans le plan
comptable.
Si ces options dans les codifications ont été activées/renseignées, chaque enregistrement lors de la saisie
comptable d’une ligne de dépense ventilée sur un compte de charge collectif nécessitera l’imputation du
consommateur au niveau du compte de tiers, permettant ainsi d’alimenter le contenu des tableaux spécifiques de
suivi des frais sur immobilisations.

4.3.6.1 Balance des frais sur immobilisations

Comptabilité analytique > Exploitations > « Frais sur immo - Balance »

Le tableau de balance des frais sur immobilisation permettra de synthétiser pour chaque consommateur le montant
des dépenses ventilées dans des comptes collectifs de charges
Pour sortir le contenu de la balance des frais sur immobilisations :
1. Préciser les options
d’entête (exercice,
période, …) ; Noter
qu’il est possible de
sélectionner
uniquement certains
consommateurs en
alimentant la
fourchette de code auxiliaire, sinon laisser en blanc pour sortir des tableaux de synthèse reprenant
l’ensemble des consommateurs dont les codifications de tiers sont imputées dans la comptabilité ;
2. Choisir les comptes
collectifs de
dépenses à afficher
en colonnes dans l’état

192
Comptabilité analytique
de synthèse des consommations, en cochant les cases à gauche de leurs codifications ; utiliser notamment les
boutons / pour accélérer les manipulations ;

3. Cliquer sur le bouton voir pour lancer le calcul du contenu de la balance, et sur le bouton

d’impression au niveau de la fenêtre de prévisualisation pour l’édition ;

4.3.6.2 Grand-livre des frais sur immobilisations

Comptabilité analytique > Exploitations > « Frais sur immo – Grand-

livre »
Le grand-livre liste pour chaque consommateur les dépenses comptabilisées.
Éditer le contenu après avoir précisé comme pour la balance des frais sur immobilisations les options liées au
contenu.

193
Comptabilité analytique

Le tableau de bord personnalisé analytique, de type pivot, permet

de sortir la synthèse des réalisations en ligne ou croisé en reprenant
généralement comme axe d’analyse les éléments des différentes
axes de codifications et la période, et comme données financières
les montants des dépenses effectives, en différentes monnaies de
ventilation comptable.

 Pour sortir des tableaux listant les détails des réalisations, utiliser plutôt un tableau de bord personnalisé de
type liste dans les foncions de comptabilité générale, en filtrant uniquement les opérations comptables de
dépenses (investissements ou immobilisations, charges, éléments hors activités ordinaires), et en définissant
comme éléments de regroupement le ou les axes servant à l’analyse ;

4.4.1 Tableau de bord analytique

Comptabilité analytique > Mon tableau de bord > « Analytique »

Les manipulations liées

au tableau de bord sont
détaillées dans la section
dédiée au niveau de la
comptabilité générale.

194
195
Suivi budgétaire

Les fonctionnalités liées au suivi budgétaire permettent tout d’abord de traiter la programmation financière, pour
ensuite apprécier le taux d’exécution et la disponibilité budgétaire, les réalisations étant calculées automatiquement
à partir des informations comptables liées aux dépenses effectives d’une part, et à partir des éléments des
marchés ou autres formes d’engagements, mobilisant déjà une partie du budget, d’autre part.

Pour accéder à ces fonctionnalités, cliquer sur « Suivi budgétaire » au niveau du

menu principal. Le menu contenant les différents éléments de programmation et
de suivi de l’exécution financière va ainsi être déroulé.

Les fonctionnalités de suivi budgétaire sont structurées en plusieurs sous-modules :

 Les paramètres spécifiques au suivi budgétaires permettent entre autres de configurer les différents niveaux
de suivi après appréciation de la pertinence ou non de monitoring sur chaque axe d’analyse à un niveau
donné ;
 La saisie des budgets permet d’alimenter effectivement la programmation financière, en imputant chaque
ligne du budget sur les différents axes d’imputation, selon les niveaux activés dans les paramètres ;
 Les fonctionnalités d’exploitations du budget permettront d’éditer sous différents formats le contenu de la
programmation financière préalablement saisie ;
 Les tableaux de suivi budgétaire permettent de comparer la programmation avec les réalisations
correspondantes pour calcul du degré d’exécution financière et du reliquat budgétaire ;
 Les états d’exploitations prévisionnelles permettent d’éditer certains états financiers basés sur les
éléments de programmation (normalement de recettes et de dépenses) préalablement saisis dans le budget ;
 La fonctionnalité liée aux travaux périodiques automatise le choix d’un budget par défaut lors des
exploitations, et permet de verrouiller le contenu des budgets définitivement validés ;
 Les outils au niveau de tableau de bord budgétaire permettent de personnaliser les présentations, en
utilisant les fonctionnalités avancées disponibles dans l’outil, de toute information liée à la programmation
et/ou à l’exécution budgétaire.

196
Suivi budgétaire

Les paramètres du budget permettent de définir les

niveaux de saisie et de suivi suivant les axes de
codification, et d’activer certaines options spécifiques de vérification de
disponibilité lors de la saisie comptable.

5.2.1 Configuration du budget

Suivi budgétaire > Paramètres > « Configuration du budget »

La configuration du budget permet de définir pour chaque plan le niveau d’imputation des lignes de
programmation financière sur les axes comptables et de gestion. Il est possible de définir plusieurs types de
budget et de différencier pour chaque type les niveaux de suivi sur chaque axe.
S’il est généralement conseillé d’imputer les lignes de programmation budgétaire au niveau le plus détaillé par
rapport aux ventilations sur les codifications comptables et de gestion, il est possible au niveau de la configuration
de limiter l’imputation à un niveau plus agrégé pour un axe donné, ou de carrément ignorer un axe dont le suivi
pour appréciation de niveau d’exécution financière n’est pas jugé pertinent, ou si l’information d’imputation n’est
pas disponible.

 Ne jamais préciser dans la configuration d’un type de budget un exercice comptable de rattachement, sinon
certaines exploitations pluriannuelles exploitant la programmation financière ne pourront pas être sorties :
l’exercice combiné avec le type de budget seront spécifiés uniquement au niveau de la saisie budgétaire ;

 Noter qu’il n’est pas possible d’utiliser la fonctionnalité de réallocation budgétaire entre les types de budgets
dont les niveaux de ventilation sont différents.

Pour Ajouter / Modifier / Supprimer une configuration budgétaire :

1. Préciser le numéro de
budget, sa description
dans le libellé, sa
monnaie de saisie en
par sélection dans le
combo, et le cours de conversion de référence, uniquement si la monnaie du budget est différente de la
monnaie de comptabilisation ;
2. Indiquer dans les
options de saisie
des budgets pour
chaque axe le niveau
d’imputation des
saisies budgétaires ; si
besoin, sélectionner
« 0 aucun » pour ne
pas ventiler les lignes de programmation budgétaire sur un axe.

197
Suivi budgétaire
 Les niveaux de programmation et de suivi budgétaire seront évidemment limités sur les niveaux
d’imputations sur chaque axe définis dans la configuration ;
3. Préciser dans les options d’affichage de disponibilité les axes utilisés pour
tester la disponibilité budgétaire lors de la saisie comptable ; Il est possible de
sélectionner un ou plusieurs axes pour affiner le test de disponibilité ;

Sélectionner préalablement une configuration budgétaire dans la grille affichée au-dessous, en la mettant en
surbrillance, pour modifier
ses options ou
éventuellement pour la
supprimer

 La modification des
options de saisie de budgets, ainsi que la suppression, n’est plus possible pour les types de budget déjà
utilisés dans la saisie budgétaire ;

198
Suivi budgétaire

Pour évaluer le degré d’exécution financière, il

faudrait préalablement entrer dans le système les
données de programmation financière, normalement
sur la base de la période d’analyse (exercice
comptable généralement, ou devis-programme dans
certains cas particuliers), qui serviront de base de
comparaison avec les réalisations correspondantes.
Les fonctionnalités de saisie de budget permettent d’alimenter dans le système les
données de programmation financière, imputées sur les différents axes de suivi
activés dans la configuration.
Les fonctionnalités de réallocation permettent par contre de copier le contenu d’un
budget préalablement saisie vers un autre, en utilisant des filtres ou des
pondérations.

5.3.1 Saisie budgétaire

Suivi budgétaire > Saisie budgétaire > « Saisie budgétaire »

La fonctionnalité de saisie du budget permet d’imputer les lignes les plus détaillées de la programmation financière
dans le système.

 S’assurer avant la saisie que les niveaux d’information au niveau des lignes détaillées du budget soit
harmonisées avec les niveaux de configuration du type du budget correspondant, pour faciliter l’imputation ;
Pour Ajouter / Modifier / Supprimer les lignes d’un budget :
1. Préciser
l’exercice
comptable ;

2. Préciser le type de budget à utiliser, en e sélectionnant parmi la liste préalablement alimentée dans la
configuration du
budget ;

199
Suivi budgétaire
3. Pour chaque ligne budgétaire :
 Préciser son
libellé, le site
de saisie
(multisites
uniquement,
figé pour les
installations
monosite) puis
ses
imputations
sur les axes
comptables et de
gestion, aux niveaux définis
dans la configuration du
budget, par saisie directe des codes ou en déroulant la liste pour sélection avec les touches de fonction
[F5] (tri par code) ou [F7] (tri par libellé) ;
Pour spécifier une ligne de budget de recettes, utiliser absolument la touche de fonction [F6] au
niveau de
l’imputation du compte
général, et remarquer que seuls les comptes de produits seront listés ;

 Noter que les champs d’imputations sur les axes aux contenus désactivés ou fixes seront grisés ;
 Alimenter
l’unité
(facultative)
par saisie
directe ou par
sélection
(touches de fonction [F5] ou [F7]) à partir de la liste définie dans les paramètres généraux, puis le prix
unitaire et la quantité (si ces informations ne sont pas précisées, mettre comme prix unitaire le montant
total de la ligne et laisser la valeur 1 par défaut pour la quantité) ;
 Préciser la
répartition
mensuelle du
budget en
sélectionnant
une des
méthodes
proposées :
 Linéaire : pour repartir linéairement le montant du budget sur
tous les mois de l’exercice ;
 Saisonnière : pour répartir automatiquement le montant du
budget entre les mois à préciser dans l’option supplémentaire
affichée : « De [numéro mois début] à [numéro mois fin] » ;
 Manuelle : pour saisir directement dans la grille la répartition du
budget, si les autres méthodes de répartition automatique ne
sont pas applicables ;
 Bimestrielle, trimestrielle, semestrielle : pour éclater le
montant du budget sur plusieurs bimestres, trimestres ou
semestres, à partir d’un numéro de mois à préciser au niveau de l’option correspondante ;

200
Suivi budgétaire
 Pour les lignes budgétaires imputées sur les
catégories financières paramétrées dans les
ventilations, le système propose d’éclater
automatiquement le montant de la ligne
budgétaire au prorata des pourcentages des
cofinancements : confirmer en cliquant sur
« oui » pour générer plusieurs lignes
budgétaires avec les quotes-parts spécifiques
cofinancées, ou sur « non » pour générer une seule ligne imputée sur la catégorie alimentée ;

Pour modifier ou
supprimer une ligne
budgétaire,
préalablement la
sélectionner dans
l’onglet « Liste »
(quitter préalablement
le mode saisie) ;

Pour dupliquer

une ligne
budgétaire existante,
la sélectionner puis
cliquer sur le bouton,
et confirmer l’opération en cliquant sur « Oui » au niveau de la fenêtre de message ; Après la génération de la
ligne dupliquée, la modification de celle-ci sera activée automatiquement, pour que l’utilisateur puisse tout de suite
corriger les éléments différenciant la ligne dupliquée de la ligne source ;

Cliquer sur
« Rechercher »

pour faciliter
la sélection d’une ligne
budgétaire
préalablement saisie,
en allégeant le
contenu affichée au
niveau de la grille de
la liste ; préciser les
critères de recherche
dans la fenêtre
affichée puis cliquer
sur le bouton
: vérifier
que la liste figure uniquement
les lignes budgétaires correspondant
aux critères ; Pour afficher la totalité
des lignes budgétaires saisies, cliquer
sur le bouton .

201
Suivi budgétaire
5.3.2 Saisie budgétaire d’un devis-programme

Suivi budgétaire > Saisie budgétaire > « Saisie budget devis-

programme »
Les entités gérant des régies financées spécifiquement par le Fonds Européen pour le Développement (F.E.D.)
basent tous leurs suivis financiers sur la période totale d’exécution d’un devis-programmes, rarement cadrée avec
l’exercice comptable.

 L’option de saisie sur la base de devis-programme est uniquement disponible si la gestion du système de DRF
« FED » est activée dans l’entête ;
La manière d’alimenter
le budget des devis-
programmes (DP) est
presque analogue à la
saisie budgétaire, sauf
pour les spécificités
suivantes :
 La sélection d’un
devis-
programme
comme période
de
programmation
au lieu d’un
exercice ;
 L’inexistence
d’une option de
ventilation
mensuelle du
budget
(comparaison
systématique par
rapport au total
sur la durée
d’exécution du DP) ;
 La convention proposée par défaut est celle associée avec le bailleur utilisant la procédure financière FED ;
Lors de la saisie, ne pas oublier de désactiver l’option « Régie » si la ligne budgétaire en cous de traitement
concerne des opérations hors régie (généralement des engagements spécifiques ou assimilés).

5.3.3 Réallocation budgétaire

Suivi budgétaire > Saisie budgétaire > « Réallocation budgétaire »

Le contenu d’un nouveau budget pourrait reprendre tout ou partie d’un budget existant, dans le cadre de révisions
budgétaires, ou dans le cadre de la reprise sur l’exercice suivant de certaines programmations déjà entamées sur
l’exercice précédent, etc. Dans ce cas, au lieu de devoir ressaisir tout le budget, la fonctionnalité de réallocation va
permettre de copier le contenu d’un budget existant vers un autre. Les lignes budgétaires générées pourront
ensuite être corrigées (normalement uniquement au niveau des montants), les lignes non reprises pourront être
supprimées et les nouvelles lignes pourront être ajoutées comme pour une saisie normale.

 La réallocation est possible uniquement entre les budgets ayant des options de saisies (niveaux d’imputations
sur chaque axe de codification) similaires dans les configurations ;

202
Suivi budgétaire
Une fenêtre spécifique est affichée pour copier dans le cadre d’une « réallocation » tout ou partie des lignes d’un
budget vers un autre. Pour effectuer cette manipulation :
1. Préciser l’exercice/devis-
programme (si l’option
correspondante est activée), le
site (configuration multisites
uniquement) et le type du budget
« source » c'est-à-dire le budget
contenant les lignes déjà saisies à
copier ;
2. Préciser l’exercice/devis-programme, le site et le type du budget « cible » c'est-à-dire le budget dont
les lignes seront générées à partir
de celles du budget « source » ;
Noter que la période et/ou le type
de budget cible doivent être
différents de ceux du budget
source ;
3. Préciser si besoin soit un coefficient soit un taux de variation ; les montants des lignes du budget « cible »
générées sont calculés en
multipliant les montants des lignes
du budget « source » par le
coefficient ;
4. Si les critères sont précisés, les lignes budgétaires générées incluront uniquement celles répondant à ces
premiers ; ne pas alimenter les
critères pour copier l’intégralité des
lignes de la « source » ;

5. Cliquer sur le bouton de

validation pour
lancer la duplication ;
Un ou plusieurs messages de confirmation sont
affichés, porter une attention particulière à
leurs contenus (surtout pour les avertissements
d’écrasement du contenu du budget cible) ;
Confirmer par « oui » pour finaliser la
duplication des lignes budgétaires ;

Les lignes générées dans le budget « cible » seront, après cette manipulation, disponibles pour traitements
(modification notamment) au niveau de la fenêtre de saisie de budget.

203
Suivi budgétaire

Les exploitations du budget permettent de lister différents formats de tableaux de

prévisions financières uniquement, sur la base des budgets préalablement saisis.
Noter que la comparaison avec les réalisations est
plutôt accessible à partir des outputs du suivi
budgétaire et des autres tableaux ;

5.4.1 Budget par postes

Suivi budgétaire > Exploitation - Budget > « Budget par postes »

Généralement les utilisateurs détaillent dans le plan budgétaire les lignes du programme de travail périodique,
regroupées par nature ; D’où le choix de cet axe par défait dans plusieurs formats d’édition du budget ;
Pour sortir le tableau :
1. Sélectionner la période (exercice
ou devis-programme) du budget à d
éditer ; Définir une autre date de fin
de période si besoin (la date de
début de période n’est pas modifiable) ;
2. Sélectionner le type du budget à
éditer dans le combo : le système
propose dans le combo de budget celui paramétré
comme « par défaut » pour la période, il est toutefois possible de sélectionner un autre budget en déroulant
la liste ;
3. Alimenter si besoin les autres
critères pour limiter le contenu
des éditions aux éléments
correspondants à ces derniers,
sinon laisser en blanc pour
considérer la totalité du budget
sélectionné ;
4. Préciser si besoin le type et la
monnaie du budget à éditer ;
Préciser le taux de change par défaut en cas de choix de
monnaie différente de celle de comptabilisation ;

5. Lancer l’aperçu écran pour que le contenu du tableau puisse être calculé ;

204
Suivi budgétaire
6. Au niveau de la fenêtre
d’aperçu écran du tableau,
cliquer sur le bouton

d’impression et
préciser au niveau de la

fenêtre affichée un titre personnalisé qui sera repris dans les impressions avant de valider ;

Le contenu de l’édition budgétaire par poste reprend les regroupements du plan budgétaire et synthétise pour
chaque ligne le montant de la programmation financière correspondante avec des sous-totalisations aux niveaux
agrégés ;

5.4.2 Budget par postes et comptes

Suivi budgétaire > Exploitation - Budget > « Par postes et comptes »

Après les mêmes manipulations que pour les éditions du budget par postes, ce format d’édition reprend au niveau
des sous-totaux les différents regroupements du plan budgétaire et au niveau le plus détaillé les comptes
comptables de dépenses, pour y figurer la synthèse de la programmation financière.

205
Suivi budgétaire
5.4.3 Budget par postes, comptes et lignes

Suivi budgétaire > Exploitation - Budget > « Par postes, comptes et

lignes »
Après les mêmes manipulations que pour les éditions du budget par postes, ce format d’édition reprend les lignes
budgétaires triées par éléments du plan budgétaire et par comptes comptables de dépenses.

5.4.4 Budget résumé par comptes

Suivi budgétaire > Exploitation - Budget > « Résumé par comptes »

Après les mêmes manipulations que pour les éditions du budget par postes, ce format d’édition figure la synthèse
par comptes comptables de dépenses du contenu du budget sélectionné.

206
Suivi budgétaire
5.4.5 Budget semestriel

Suivi budgétaire > Exploitation - Budget > « Budget semestriel »

Le budget semestriel permet de sortir un extrait du budget sur un semestre ; Pour sortir le tableau, procéder
comme pour les éditions du budget par postes, sauf au niveau des spécificités suivantes :
1. Sélectionner la période (exercice
ou devis-programme si option
disponible) y compris la date de
début du semestre à éditer (par
défaut : date de début de l’exercice) ;
2. Sélectionner le type de budget
servant de base d’exploitation ;

3. Préciser si besoin les autres critères pour filtrer le contenu à éditer (laisser en
blanc pour reprendre la totalité du budget) ;

4. Sélectionner parmi un des axes d’analyse le contenu

des lignes dans l’output à générer,
en précisant les niveaux de sous-
totaux à figurer en cochant sur les
cases correspondants ; Noter plus
particulièrement le choix de plans
« normal » (plans d’imputation
comptables analytico-budgétaires)
ou « externe » (plans externes si
configurés y compris au niveau des
correspondances avec les plans
principaux) : le choix impacte sur le contenu de choix de l’axe de codification ;
5. Préciser enfin la monnaie plus le cours de change si cette première est
différente de la monnaie de comptabilisation ; préciser enfin si nécessaire le
type de budget à éditer ;

207
Suivi budgétaire

5.4.6 Budget détaillé par lignes

Suivi budgétaire > Exploitation - Budget > « Détaillé par lignes »

Le budget détaillé par ligne permet de reprendre le contenu des lignes budgétaires soit par ordre de saisie, soit
regroupées sur un axe de gestion à sélectionner au niveau des options de tri.
Pour sortir le tableau, procéder comme pour les éditions du budget par postes, préciser toutefois dans l’ordre de
tri un choix de regroupement sur un des axes de gestion, sinon laisser l’option « numéro de saisie » par défaut
pour lister uniquement par ordre de saisie les lignes du budget sélectionné.

Remarquer dans l’édition la première colonne qui figure le choix de tri (numéro ou codes dans l’axe sélectionné).

5.4.7 Budget réparti par périodes

Suivi budgétaire > Exploitation - Budget > « Réparti par périodes »

Le budget réparti par périodes détaille les lignes de programmation financière mois par mois, suivant les
répartitions précisées lors de la saisie des budgets. Noter que ce format d’édition n’est pas disponible pour les
budgets de devis-programmes (ventilation mensuelles non-renseignées pour ces derniers) ;

208
Suivi budgétaire
Pour sortir le tableau, procéder comme
pour les éditions du budget par postes,
préciser toutefois dans l’ordre de tri un
choix de regroupement ou la reprise
directe par numéro de saisie des lignes ;
puis préciser en plus les niveaux de
détail par postes budgétaires et/ou par
comptes comptables et/ou par lignes, en cochant les options correspondantes.

Noter que le tableau de budget réparti par périodes est exprimé en milliers de la monnaie sélectionnée.

5.4.8 Budget récapitulatif

Suivi budgétaire > Exploitation - Budget > « Récapitulatif »

Le format de budget récapitulatif figure des éléments de synthèse croisés sur deux axes d’analyse de la
programmation financière. Ce type de format est surtout indiqué pour analyser les répartitions budgétaires
détaillées suivant un critère à figurer en lignes par rapport à un autre critère figuré en colonnes (exemple :
répartition dans la programmation des activités +lignes+ par financements +colonnes+) ;
Pour éditer un tableau récapitulatif, procéder comme pour les éditions du budget par postes, sauf au niveau des
spécificités suivantes :
1. Sélectionner
la période
(exercice ou
devis-
programme
si option disponible) et préciser les dates de début et de fin ;
2. Sélectionner
le budget à
utiliser parmi la liste des
budgets alimentés (le budget par défaut est sélectionné à l’ouverture de la fenêtre, toutefois il est possible
d’éditer des tableaux basés sur les autres budgets alimentés pour la période sélectionnée) ;
3. Préciser les
autres
critères
d’ordre général comme la monnaie (et le
taux si celle-ci est différente de la monnaie de comptabilisation) le type de budget à utiliser ;

209
Suivi budgétaire
4. Préciser les
deux axes
d’analyse à
figurer en
ligne et en
colonne :
remarquer
qu’après
avoir
sélectionné
le type d’axe
(combos box
en haut), il
faut si besoin
préciser les niveaux (combos entre l’axe et la liste, avec les niveaux les plus agrégés des plans sélectionnés
par défaut) et sélectionner si besoin individuellement les éléments des plans à prendre en compte, en cochant
ou non les cases à gauche de chaque élément (totalité sélectionnée par défaut) ; Alimenter si besoin les
autres critères pour cibler un peu plus le contenu de l’output ;

 Pour faciliter la lecture, sélectionner autant que possible au niveau de l’option colonne une liste qui ne
soit pas longue ;
5. Préciser les critères additionnels pour affiner le contenu du tableau si besoin ;
sinon laisser les autres options en blanc par défait pour reprendre la totalité des
saisies budgétaires ;

210
Suivi budgétaire
5.4.9 Comparaison budgétaire

Suivi budgétaire > Exploitation - Budget > « Comparaison

budgétaire »

Ce format d’édition figure la comparaison du contenu de deux budgets différents dans un même exercice, pour
surtout mettre en exergue les lignes ayant fait l’objet de révisions.

Pour éditer un tableau de comparaison budgétaire :

1. Préciser la période
(exercice ou devis-
programme) qui fera
l’objet de la
comparaison ;
2. Sélectionner les deux budgets à comparer pour la période (noter que seuls les budgets alimentés sont
sélectionnables dans
le combo) ;

3. Alimenter si besoin
les autres critères
pour cibler le
contenu des
éditions, sinon
laisser les critères
par défait pour reprendre la totalité du budget ;
4. Préciser la
méthodologie de
comparaison en
sélectionnant une des
opérations arithmétiques proposées pour le solde (par défaut : différence [-], l’autre choix le plus opportun
est le pourcentage [%]), puis préciser la monnaie de comparaison (et le taux de conversion si la monnaie
est différente de celle de comptabilisation) ;
5. Sélectionner un des
axes de codifications
selon les besoins
puis préciser le
niveau d’analyse par
rapport au choix
précédent ;
6. Cliquer sur le bouton
d’aperçu écran

au niveau de la fenêtre de sélection pour lancer le calcul, puis cliquer sur un des boutons

d’impression / exportation pour produire l’output reprenant le contenu du tableau

généré ;

211
Suivi budgétaire

Le tableau figure pour chaque mois les chiffres compilés des deux budgets (« P » pour le premier budget et « R »
pour le second) à comparer et le résultat de calcul arithmétique défini dans les options (au niveau des lignes
« S ») ; Remarquer que ces informations sont précisées au niveau des totaux qui figurent en même temps les
légendes.

5.4.10 Comparaison annuelle

Suivi budgétaire > Exploitation - Budget > « Comparaison entre

budget N et N-1 »

Le comparatif budgétaire permet de comparer le contenu d’un même type de budget de deux exercices différents.
Procéder de la même manière comme pour les éditions du budget par postes. Par contre, il faut s’assurer que le
même type de budget soit alimenté et pour l’exercice en cours et pour l’exercice précédent.

212
Suivi budgétaire

Le suivi budgétaire permet de comparer les réalisations effectives, constatées lors

de la comptabilisation des dépenses, et les engagements restant à honorer, à
partir des éléments compilés dans le suivi des engagements,
avec la programmation correspondante saisie dans le
budget, en sélectionnant un ou deux axes
d’imputation comme base d’analyse.
La comparaison permet de calculer le taux
d’exécution budgétaire et dégager un reliquat
théoriquement mobilisable sur d’autres
engagements/réalisations.

 Le contenu du suivi budgétaire est basé uniquement sur les inputs budgétaires, des engagements et
comptables pour les réalisations, alimentés dans le système. S’assurer préalablement de la qualité de ces
saisies en amont pour fiabiliser le contenu du suivi budgétaire.

5.5.1 Analyse monocritère

Suivi budgétaire > Suivi budgétaire > « Analyse monocritère »

Le tableau d’analyse monocritère synthétise la consommation budgétaire sur un des axes d’imputation, en
comparant le budget avec les réalisations financières effectives et les marchés ou autres engagements restant à
honorer.
Pour sortir le tableau d’analyse monocritère :
1. Sélectionner la période d’analyse
(exercice ou devis-programme) ; si
besoin, préciser la fourchette de
date (la totalité de la durée de
l’exercice ou devis-programme est proposée par défaut ;
2. Sélectionner dans le combo box si
besoin le budget à considérer dans
l’analyse (sinon laisser le budget par défaut proposé
par le système) ;
3. Préciser les autres critères de filtre si besoin pour limiter le contenu du suivi aux
éléments répondant à ceux-ci, sinon laisser les options en blanc par défaut pour
reprendre l’intégralité des données ;

213
Suivi budgétaire
4. Sélectionner un des axes d’imputation comme
critère d’analyse à figurer dans les
lignes du tableau, puis préciser en
cochant les cases le(s) niveau(x)
de sous-totalisations ou de détails à
afficher ;
Noter plus particulièrement qu’il est
possible de prendre comme critère
un des plans externes en
sélectionnant l’option
correspondante et en s’assurant que les codifications et correspondances sont alimentées ;
5. Préciser si besoin la monnaie de production de l’état, le type de budget à
considérer dans le suivi ;

6. Par défaut, les valeurs des marchés ou engagements restant à honorer sur la période
budgétaire sélectionnée est figurée dans les tableaux ; Désactiver si besoin cette option, en
sélectionnant « non », pour ignorer l’impact de ces agrégats dans le suivi budgétaire ;

7. Sélectionner une des options de calcul : analyse (pour l’exercice uniquement) ou comparaison

(de deux exercices) ; Puis au niveau de l’onglet affichant les résultats des calculs, cliquer sur les

boutons d’impression / d’exportation / de génération de graphe pour lancer les

opérations correspondantes ;

5.5.1.1 Format de tableau d’analyse

214
Suivi budgétaire
Noter dans le tableau d’analyse les deux zones distinctes figurant les données de la période sélectionnée, et
pour mémoire les données sur tout l’exercice ; Pour mémoire, ci-dessous la source des contenus des colonnes
principales du tableau :
 Réalisations (1) synthétisées à partir des dépenses ventilées (investissements et charges) effectivement
enregistrées dans les saisies comptables ;
 Engagements (2) calculés dans le module de suivi des marchés à partir de la quote-part restant à honorer,
non-encore facturée donc non encore impactée dans les réalisations, des marchés ou autres engagements
ventilés sur la période ;
 Total du compte (3) = (1) + (2) pour calculer la part totale qu’on doit déjà bloquer dans les lignes
budgétaires correspondant aux consommations ou facturations déjà effectives et les engagements restant à
honorer ;
 Budget (4) compilé à partir des éléments de programmation financière saisie dans le module ;
 Disponible (5) = (4) – (3) pour calculer le reliquat budgétaire ;
 Taux d’exécution (6) = (3)*100/(4) pour calculer le taux d’exécution budgétaire en pourcentage

5.5.1.2 Format de tableau de comparaison

Noter que le tableau de comparaison permet de comparer le budget de l’exercice en cours avec le budget de
l’exercice précédent, et les réalisations de l’exercice précédent avec les budgets de l’exercice précédent et de
l’exercice en cours.

5.5.1.3 Format graphe

215
Suivi budgétaire
Le contenu des graphes permet de figurer un des agrégats de suivi budgétaire, à sélectionner dans les options
proposées dans la fenêtre spécifique affichée.

5.5.2 Analyse bi-critères

Suivi budgétaire > Suivi budgétaire > « Analyse bi-critères »

Le tableau bi-critères permet de figurer deux critères, à sélectionner parmi les axes d’imputations, en ligne. Pour
sortir le tableau, procéder comme pour l’édition d’un tableau d’analyse monocritère, sauf pour la spécificité
suivante :
Au niveau de la sélection des critères d’analyses, prendre
comme premier critère l’axe d’imputation qui va figurer des
regroupements ou sous-totaux, et comme deuxième critère
celui qui sera figuré au niveau détaillé ;

5.5.3 Analyse par périodes

Suivi budgétaire > Suivi budgétaire > « Analyse par période »

Le tableau d’analyse par période permet de sortir la consommation mensuelle du budget sur un
ou deux critères. Pour sortir le tableau, procéder comme pour l’édition d’un tableau d’analyse
monocritère ou bi-critères en ligne (sélectionner comme deuxième critère « aucun » pour un
output monocritère) ;

216
Suivi budgétaire

Remarquer que la légende des lignes des tableaux sont rappelées dans les totaux en bas de page (P : prévisions ;
R : réalisations ; S = P –R) ; noter aussi que les tableaux mensuels sont généralement exprimés en milliers de la
monnaie sélectionnée.

5.5.4 Analyse récapitulative

Suivi budgétaire > Suivi budgétaire > « Analyse récapitulative »

Le tableau d’analyse récapitulative figure des éléments de synthèse croisés sur deux axes d’analyse de la
consommation budgétaire, suivant un critère d’axe d’imputation à figurer en lignes par rapport à un autre critère
figuré en colonnes (exemple : consommation des lignes d’activités +lignes+ par financements +colonnes+) ;
Pour éditer un tableau d’analyse récapitulative, procéder de la manière suivante, procéder
comme pour le tableau récapitulatif du budget, et préciser uniquement s’il faut intégrer les
engagements dans les chiffres des réalisations ou non.

217
Suivi budgétaire
5.5.5 Analyse récapitulative sur 5 ans

Suivi budgétaire > Suivi budgétaire > « Analyse récapitulative sur 5

ans »
Le tableau d’analyse récapitulatif sur 5 ans permet de comparer la consommation budgétaire sur un ou deux axes
d’imputations en ligne. Pour sortir le tableau, procéder comme pour l’édition d’un tableau d’analyse monocritère ou
bi-critères en ligne (sélectionner comme deuxième critère « aucun » pour un output monocritère) ;
Remarquer dans le tableau
pour chaque ligne et pour
chaque année alimentée les
prévisions (P), les
réalisations (R) avec ou sans
engagements à honorer selon
le choix, le solde ou reliquat
par différence (S) = (P) – (R),
et le taux d’exécution en
pourcentage pour chaque
ligne et pour chaque année
(T) = (R)*100/(P) ;

5.5.6 Situation mensuelle

Suivi budgétaire > Suivi budgétaire > « Situation mensuelle »

Le tableau de situation mensuelle permet de présenter autrement un suivi budgétaire monocritères, mais permet
de mettre en exergue la réalisation d’une période précise, et inclut la notion de budget, c'est-à-dire la quote-part
du budget qui serait débloquée ou qui serait déjà supportée par des ressources existantes. Pour sortir le tableau,
procéder de la même manière que pour celui de l’analyse monocritère, sauf pour les points suivants :
1. Bien préciser la période à mettre
en exergue dans l’output ;
En cochant si besoin sur « Cumul
des années », le budget et les
réalisations des périodes et années précédentes sont cumulés au niveau des colonnes correspondants ;
2. Préciser le coefficient de budget disponible, correspondant au taux de
déblocage du budget ;

218
Suivi budgétaire

Pour sortir le tableau cliquer sur le bouton d’impression

Remarquer la mise en exergue des réalisations de la période sélectionnée, combinée avec les réalisations avant la
période, pour appréciation du niveau d’exécution du budget disponible

Une présentation alternative, plus synthétique, est disponible en cliquant sur le bouton

Tableau avec cumul des années

Les budgets et les réalisations avant la période reprennent les données alimentées des années précédentes.

219
Suivi budgétaire

Uniquement si le budget de dépenses et de recettes sont alimentées, il est

possible d’alimenter des états financiers prévisionnels basés sur l’imputation
comptable des lignes de programmation financière.

 Configurer l’imputation comptable des

budgets concernés au niveau le plus détaillé
pour sortir les états d’exploitations
prévisionnels.

5.6.1 Paramétrage des états financiers prévisionnels

Suivi budgétaire > Exploitations prévisionnelles > « Compte de

résultat prévisionnel », « Compte de résultat », « Emplois et ressources »
Paramétrer les états financiers
prévisionnels de la même manière
que les états financiers standards.
Voir notamment les détails de
paramétrages spécifiques dans les
sous-modules des états financiers
correspondants.

 Les paramétrages du compte

de résultat et de l’état des
emplois et ressources
reprennent celles des états
financiers standards censés
être alimentés dans les
modules des états financiers
standards ; il n’est pas
théoriquement nécessaire de
les ré-paramétrer dans ce
module ; Par contre, le
paramétrage du compte de
résultat prévisionnel,
spécifique à ce module, est à
renseigner au niveau des
exploitations prévisionnelles.

220
Suivi budgétaire
5.6.2 Edition des états financiers prévisionnels
Le contenu des rubriques détaillées des états prévisionnels sont compilées à partir des
Pour sortir les états prévisionnels, procéder
comme pour les états financiers standards en
sélectionnant un des formats paramétrés. Par
contre préciser le budget dont le contenu
comptable sera synthétisé dans les tableaux
prévisionnels, et préciser les autres
informations spécifiques demandées ;

5.6.2.1 Compte de résultat prévisionnel

Suivi budgétaire > Exploitations prévisionnelles > « Edition -

Compte de résultat prévisionnel »

Le compte de résultat prévisionnel présente en ligne les rubriques de recettes et dépenses de l’entité
préalablement paramétrées dans le module, et affiche dans des colonnes spécifiques, après le choix des
financements, la quote-part du bailleur principal et de l’État (a priori fonds de contrepartie) ;

221
Suivi budgétaire
5.6.2.2 Compte de résultat

Suivi budgétaire > Exploitations prévisionnelles > « Edition -

Compte de résultat »

Le compte de résultat confronte pour les comptes comptables de gestion ventilés au niveau des budgets et des
dépenses effectives de l’exercice précédent, à comparer avec le budget de l’exercice en cours. Noter que les
paramètres définis dans le tableau de compte de résultat des états standards sont repris dans ce tableau.

5.6.2.3 État des emplois et ressources

Suivi budgétaire > Exploitations prévisionnelles > « Edition –

Emplois et ressources »
Pour sortir le tableau des emplois et
ressources avec informations prévisionnelles,
préciser évidemment le budget et
spécifiquement les comptes comptables
ventilant la trésorerie qui justifie
normalement l’excédent ou le déficit des
ressources sur les emplois.

222
Suivi budgétaire

Le tableau prévisionnel des ressources et emplois reprend le contenu paramétré dans les états standards, mais
compare dans chaque rubrique pour l’exercice précédent les ressources et emplois imputés dans la comptabilité
avec les prévisions correspondantes saisies dans le budget de recettes et de dépenses, et synthétise aussi dans
les mêmes rubriques le budget de l’exercice en cours.

223
Suivi budgétaire

L’indication d’un budget par défaut dans les fonctionnalités de travaux périodiques
permet de le proposer par défaut dans toutes les exploitations nécessitant u choix
de budget parmi ceux alimentés dans pour une période.
La clôture du budget permet par contre de verrouiller définitivement le
contenu d’un budget définitivement validé.

5.7.1 Budget par défaut

Suivi budgétaire > Travaux périodiques > « Budget par défaut »

Le budget « par défaut » est celui qui sera habituellement proposé dans les exploitations pour une période
(exercice ou devis-programme) donnée, si l’utilisateur décide de ne pas sélectionner spécifiquement un autre
budget.
Cette option est par exemple utile si l’historique des révisions budgétaires est stocké dans plusieurs budgets de la
même période, pour indiquer notamment la révision validée la plus actualisée qui servira de base d’analyse.

 Si cette option n’est pas précisée, le système considère comme budget par défaut, pour une période, le
premier de la liste dans la configuration qui est alimenté en saisies.
Pour préciser un budget par
défaut pour une période,
sélectionner la période (exercice
ou devis-programme) et le
budget par défaut parmi la liste
des budgets configurés.
Cliquer sur le bouton d’aperçu

écran / ,
pour afficher la liste des numéros
des budgets par défaut pour
chaque période.

5.7.2 Clôture du budget

Suivi budgétaire > Travaux périodiques > « Clôture du budget »

La clôture d’un budget empechera toute modification du contenu de celui-ci.

 Effectuer cette manipulation irréversible uniquement pour les budgets définitivement validés.

224
Suivi budgétaire
Pour clôturer un budget,
sélectionner la période (exercice
ou devis-programme) et le
budget parmi la liste alimentée
en saisies. Saisir ensuite le mot
de passe avant de confirmer.

 Le mot de passe de clôture

serait uniquement
communiqué aux personnes
ayant les autorisations
nécessaires au niveau de
l’entité.
Cliquer sur le bouton d’aperçu

écran / ,
pour afficher la liste des budgets
clôturés pour chaque période.

225
Suivi budgétaire

Le tableau de bord budgétaire, reprenant les possibilités de personnalisation

poussée de contenu ou de présentation, synthétise ou détaille les éléments de
programmation financière, ou permet de comparer les réalisations effectives et les
engagements avec ces premiers, sous forme de tableau de liste ou de tableau de
synthèse.

5.8.1 Liste de budget

Suivi budgétaire > Mon tableau de bord > « Liste budget »

Le contenu de ce
tableau de bord de
type liste reprend le
contenu du budget,
à sélectionner
préalablement
parmi la liste des
configurations
alimentées en
saisies.

 Par défaut, la
liste reprend le
budget de
toutes les
périodes, ne
pas oublier si
besoin de
procéder à des
regroupements
dans la liste
(exemple dans
la figure), ou
d’utiliser un filtre ;

 Le contenu de la liste ne détaille pas les montants mensuels des budgets ; ces informations sont toutefois
disponibles dans les fonctionnalités d’analyse de budget dans le module de tableau de bord budgétaire
personnalisé.
Les manipulations liées aux tableaux de bord personnalisés sont analogues à celle de la comptabilité générale : se
référer aux sections détaillées y afférentes pour assimiler les fonctionnalités avancées.

226
Suivi budgétaire
5.8.2 Analyse de budget

Suivi budgétaire > Mon tableau de bord > « Analyse budget »

Le contenu de ce tableau
de bord de type pivot
synthétise le contenu de
budget, à sélectionner
préalablement parmi les
configurations alimentées
en saisies. Tout élément
de ventilation budgétaire,
comme chaque axe
d’imputation ou les
périodes (mois, trimestre,
année) par exemple, peut
être figuré en ligne ou en
colonne ;

 Par défaut, le tableau

reprend le budget de
toutes les périodes,
ne pas oublier si
besoin d’utiliser un
filtre ;

Les manipulations liées aux tableaux de bord personnalisés sont analogues à celle de la comptabilité générale : se
référer aux sections détaillées y afférentes pour assimiler les fonctionnalités avancées.

227
Suivi budgétaire
5.8.3 Suivi budgétaire

Suivi budgétaire > Mon tableau de bord > « Suivi budgétaire »

Le contenu de ce tableau
de bord de type pivot
permet de sortir des
tableaux pointus de suivi
budgétaire, pour comparer
généralement les
réalisations aux
programmations
correspondantes.
Sélectionner préalablement
le budget qui sera utilisé
comme base de
comparaison parmi ceux
alimentés en données.

 Par défaut, le tableau

reprend les données
de toutes les
périodes, ne pas
oublier si besoin
d’utiliser un filtre ;
Les agrégats d’analyse
disponibles incluent
notamment le budget, les
marchés et autres
engagements à leur valeur
initiale ou nette des facturations, les réalisations effectives enregistrées lors de la comptabilisation.

 À partir des agrégats financiers déjà proposés comme choix de montants, ne pas oublier qu’il est possible
d’ajouter des éléments calculés par utilisation de la fonctionnalité des expressions dans les outils du tableau
de bord.
Les manipulations liées aux tableaux de bord personnalisés sont analogues à celle de la comptabilité générale : se
référer aux sections détaillées y afférentes pour assimiler les fonctionnalités avancées.

228
229
Suivi des conventions

Le suivi des conventions avec les principaux bailleurs multilatéraux inclut tous les outils liés à la présentation de
l’information justifiant l’utilisation de leurs contributions, en complément des informations déjà automatiquement
sortis des différents tableaux de bord analytique, ou des états financiers.
Noter d’emblée que chaque bailleur, dont la procédure est incluse dans les configurations de Tompro, est associé à
des traitements et outputs spécifiques définis dans le système à partir de leurs exigences ou directives propres.
D’où la liste des traitements regroupés par bailleur dans ce module.

 Le menu de suivi des conventions liste uniquement les modules associés aux bailleurs dont l’option de
« système DRF » a été activée dans l’entête.
Pour accéder à ces fonctionnalités, cliquer sur « Suivi des conventions » au
niveau du menu principal. Le menu contenant les différents formats de suivi de
convention et de reporting spécifiques à chaque bailleur.

Les fonctionnalités de suivi de conventions sont différenciées par bailleur (Banque Mondiale, FED, BAD, …). Les
sous-modules suivant sont généralement différenciés par bailleur :
 Les paramètres permettant d’alimenter dans le système certaines codifications spécifiques au bailleur qui ne
sont pas prévus en standard dans les paramètres systèmes, mais qui sont néanmoins utiles soit pour les
imputations des opérations (comme pour les devis-programmes du FED par exemple) ou qui spécifient des
informations d’ordre général reprises dans les outputs exigés (comme pour les paramètres des états BAD par
exemple) ;
 La saisie permet d’alimenter généralement le montant des lignes des conventions en plus d’autres saisies
spécifiques reprises dans certains outputs liés à certains bailleurs ;
 L’exploitation inclut les fonctionnalités de traitement et de production des outputs de justification ou relevés
de dépenses reprenant les formats normalisés par chaque bailleur ;
 Les fonctionnalités liées au tableau de bord reprennent les données issues des exploitations, tout en offrant
les possibilités de personnalisations avancées disponibles avec les fonctionnalités des tableaux paramétrables.

230
Suivi des conventions

Le module de suivi des conventions spécifiques à la gestion des fonds de la Banque

Mondiale permet principalement de produire des informations supports des
demandes de réapprovisionnements de fonds (DRF) ou des demandes de
paiements directs (DPD).
Pour ce faire, après s’être assuré du correct éclatement des financements en
catégories, formalisées dans les conventions avec le bailleur, préciser les montants de chaque catégorie dans le
module de saisie correspondant. Puis soit exploiter directement le module de production des demandes soit saisir
la synthèse des demandes pour sortir un état de suivi des conventions, normalement à rapprocher avec les
informations correspondantes communiquées par le bailleur dans son site (« client connection » ou équivalent).

 Noter toutefois que d’autres tableaux spécifiques exigés par le même bailleur sont traités directement au
niveau du module des états financiers, généralement pour le reporting périodique, et spécifiquement pour les
réapprovisionnements sur base prévisionnelle.

6.2.1 Saisie
Le module de saisie permet tout d’abord
d’alimenter les montants détaillés dans
l’annexe des conventions de financement,
et permet ensuite en option de saisir
directement l’historique des demandes
émises et le sort de ceux-ci, pour pouvoir
sortir la situation de la convention sur la
base des données alimentées.

6.2.1.1 Saisie des montants de la convention

Suivi des conventions > [IDA] Saisies > « Conventions »

Reporter au niveau de ce module les montants de chaque convention de financement de la Banque Mondiale
éclatés par catégories et sur chaque monnaie de suivi précisée dans les codifications.
Pour Ajouter / Modifier / Supprimer les montants par catégories d’une convention :
1. Sélectionner la convention et chaque
catégorie pour afficher la fiche
signalétique correspondante.

231
Suivi des conventions
2. Renseigner dans la fiche signalétique
pour la catégorie
sélectionnée son montant en monnaies
de comptabilisation, d’émission des
demandes et de suivi (précisées dans la
colonne « unité »). Remarquer que le
bailleur de fonds associé et les codes des
monnaies utilisées sont rappelés pour
mémoire

 Ne pas oublier d’alimenter les

montants pour toutes les catégories de la
convention.
3. Ultérieurement, vérifier dans l’onglet de la
liste des fonds alloués
que l’information a été effectivement
saisie ;

Cliquer sur le bouton d’impression correspondant pour obtenir la liste des montants éclatés par catégories
de la convention en cours de sélection ;

232
Suivi des conventions

Cliquer sur le bouton d’impression de fiche pour

afficher les uniquement les informations afférentes à la
catégorie en cours de sélection ;

6.2.1.2 Saisie des montants par sous-composantes

Suivi des conventions > [IDA] Saisies > « Par sous-

composantes »
Généralement, un suivi des conventions de financements de la Banque Mondiale par catégorie est préconisé. Dans
de rares cas toutefois, un suivi sur la base des sous-composantes (éléments du niveau 2 du plan analytique) peut
être exceptionnellement exigé.

 L’exigence de suivi des demandes de réapprovisionnement ou de paiement direct par sous-composantes

est une particularité qui ne s’applique pas à l’ensemble des entités bénéficiant des fonds de la Banque Mondiale.
Ne pas alimenter ces informations si elles ne sont pas nécessaires dans le cadre de la production de ces demandes.
Dans tous les cas, la saisie du PAD permet quand même d’alimenter les mêmes informations pour exploitation dans
les autres modules.

233
Suivi des conventions
Reporter au niveau de ce module les montants de
chaque convention de financement de la Banque
Mondiale éclatés par sous-composantes du plan
analytique, sur chaque monnaie de suivi précisée
dans les codifications, en utilisant la même
méthodologie que pour la saisie des montants de
la convention par catégories.

6.2.1.3 Saisie des montants réalloués

Suivi des conventions > [IDA] Saisies > « Réalloués »

La réallocation ou ré-répartition des montants de la convention intervient normalement après un temps
d’exécution, à « mi-parcours », pour réajuster la programmation financière globale compte tenu du degré
d’avancement constaté.
Procéder de la même manière que pour le
traitement standard des saisies des conventions
(par catégories) mais préciser en plus la dernière
date de réallocation. Remarquer que le montant
initial de la convention est figuré pour mémoire.

234
Suivi des conventions
6.2.1.4 Saisie des montants réalloués par sous-composantes

Suivi des conventions > [IDA] Saisies > « Réalloués par sous-
composantes »
Si les montants éclatés par sous-composantes ont
été alimentés dans le système, les informations de
réallocation correspondantes peuvent être traitées
comme pour la généralité des saisies des
conventions, mais en précisant la dernière date
de réallocation.

6.2.1.5 Historique des DRF/DPD par catégories

Suivi des conventions > [IDA] Saisies > « Historique DRF et

DPD par catégorie »
L’historique des montants des demandes de réapprovisionnement des fonds sur la base des dépenses justifiées
(DRF) et des demandes de paiements directs (DPD) peut être directement saisi dans le système, pour pouvoir
sortir la situation de la convention, en comparant le montant initial/réalloué par catégorie de celle-ci par rapport au
cumul correspondant des demandes déjà envoyées et/ou acceptées.

 Noter qu’il s’agit uniquement ici de saisir les montants des demandes qui ont été préalablement traitées.
Les saisies à ce niveau sont inutiles (en double emploi) si l’intégralité des DRF/DPD est préparée et validée de
manière systématique dans le module d’exploitation des suivis des conventions du système.

6.2.1.5.1 Alimentation de l’historique des DRF et DPD

Pour ajouter les montants d’une demande envoyée au bailleur :
1. Sélectionner le code de la convention dont
la demande est à saisir dans le combo
correspondant avant de cliquer sur le bouton

d’ajout ;
2. Préciser le type de la demande (DRF ou
DPD), son numéro et la date d’émission
Si la date de paiement par le bailleur de la
demande en cours de saisie est déjà connue, compléter tout de suite l’information, sinon la laisser en blanc
pour la compléter ultérieurement en mode modification.

235
Suivi des conventions
3. Au niveau de l’onglet de saisie des DRF et
des DPD , préciser la
catégorie financière dans le combo
correspondant, puis saisir directement dans
les champs correspondants les montants
demandés en paiement en différentes
monnaies de suivi précisées dans la colonne
« unité » ;
Si les informations concernant les montants
décaissés par le bailleur sont déjà
disponibles, les saisir tout de suite, sinon les
laisser en blanc pour les compléter
ultérieurement en mode modification.

4. Enregistrer pour compléter la

saisie ;
5. Recommencer à partir de l’étape 2 pour saisir
l’information d’autres catégories ou d’autres
demandes ;

 Noter que pour une même demande, les

informations de chaque catégorie doit
être spécifiquement traitée comme un
nouvel ajout, en précisant évidemment
le même numéro et date de demande ;

Cliquer sur le bouton annuler pour

quitter le mode ajout une fois toutes les lignes en cours d’alimentation saisies. Les lignes déjà saisies seront
normalement figurées dans l’onglet de liste des DRF et des DPD.

Pour modifier (généralement pour compléter les informations liées aux paiements des bailleurs) ou éventuellement
pour supprimer une ligne dans la liste des demandes enregistrées :

 Noter d’emblée qu’on a une ligne spécifique pour chaque numéro de demande et pour chaque catégorie ;
1. Sélectionner le code de la convention dont
la demande est à modifier ou supprimer dans
le combo ;

2. Dans l’onglet de liste des DRF et des DPD

, sélectionner la ligne à
modifier / supprimer en la mettant en

surbrillance, puis cliquer sur le bouton

/ correspondant à la manipulation
voulue ;

236
Suivi des conventions
3. En mode modification, compléter ou
modifier directement les champs non-grisés

avant d’enregistrer ;

 Pour une demande ventilant plusieurs

catégories, ne pas oublier de traiter
individuellement la ligne de chaque
catégorie ;

En mode suppression, confirmer l’opération

en cliquant sur « Oui » dans la fenêtre
d’avertissement affichée ;

6.2.1.5.2 Éditions liées à l’historique des DRF/DPD

Plusieurs formats d’édition sont compilés à partir du contenu de l’historique des demandes directement saisis dans
le système.
Sélectionner préalablement la convention dont le
contenu est à éditer au niveau de l’onglet
principal, avant de cliquer sur un des boutons
d’impression ;

Pour éditer le contenu de l’historique de la convention sélectionnée, cliquer sur le bouton du format standard

237
Suivi des conventions
Pour sortir la situation de la convention (montant de la convention – cumul des demandes = solde de la

convention) sur la base de l’historique saisi, cliquer sur le bouton

Pour présenter les détails de la consommation de la convention en reprenant l’historique des demandes, cliquer

sur le bouton

6.2.1.6 Historique des DRF/DPD par sous-composantes

Suivi des conventions > [IDA] Saisies > « Historique DRF et

DPD par sous-composante »
Comme pour l’historique des demandes détaillées par catégories, il est aussi possible de stocker directement dans
le système l’historique des demandes par composantes, afin d’apprécier l’exécution de la convention.

 Pour rappel, cette fonctionnalité est utile uniquement si les demandes de réapprovisionnements de fonds ou
de paiements directs ont été regroupés par sous-composantes du plan analytique ;

238
Suivi des conventions
Procéder de la même manière que pour le
traitement de l’historique par catégories pour
exploiter cette fonctionnalité.

6.2.1.7 Tableau de suivi des conventions

Suivi des conventions > [IDA] Saisies > « Tableau de suivi des
conventions »
Les tableaux de suivi limités sur la base des demandes envoyées ont l’inconvénient de ne pas refléter la situation la
plus actualisée de consommation des financements. Le tableau sorti au niveau de ce sous-module permet de
considérer les facturations comptabilisées et des engagements dans les réalisations, afin de ne pas sous-estimer
les montants des reliquats encore mobilisables sur les catégories de financement.

 Ce tableau est exploitable uniquement si l’historique des demandes est saisie directement dans le système ;
Par contre, un autre format de tableau est spécifiquement prévu si les demandes de réapprovisionnements et
de paiements directs sont directement préparées dans le système dans le cadre des exploitations.
Pour sortir le tableau, préciser le code de la convention à éditer, la date de l’arrêté de l’état et les taux de
change applicables, avant de lancer le calcul pour aperçu à l’écran en cliquant sur le bouton « Consulter »

. Le contenu du tableau ne povant pas être intégralement figuré dans un format d’impression standard,

seule l’option d’exportation est disponible pour sortir cet output.

239
Suivi des conventions

6.2.1.8 Tableau de suivi analytique

Suivi des conventions > [IDA] Saisies > « Tableau de suivi

analytique »
Le contenu du tableau de suivi analytique est équivalent à
celui du tableau de suivi des conventions dans les saisies,
mais les lignes sont détaillées par composantes et sous-
composantes du plan analytique, et les colonnes
prévisionnelles vont figurer les montants des conventions
éclatés par sous-composantes

 Pour rappel, cette fonctionnalité est utile uniquement si

les demandes de réapprovisionnements de fonds ou de
paiements directs ont été regroupés par sous-
composantes du plan analytique ;

6.2.2 Exploitations des DRF format Banque Mondiale

Tout le processus de préparation des demandes de réapprovisionnement/remboursement des fonds (DRF) utilisant
directement les données alimentées dans le système, peut être directement traité dans le système, en respectant
un processus logique accessible à partir de chaque sous-module d’exploitation.

 S’assurer avant de commencer l’exploitation du correct paramétrage de toutes les codifications des plans
financiers, notamment la codification des bailleurs qui permet de préciser la procédure à appliquer,
l’alimentation exhaustive des informations demandées dans les codifications des conventions, comme les
commentaires, la monnaie de production des tableaux et les signataires, la codification des catégories, et si
applicables (cas des cofinancements) les ventilations pour correctement figurer les quote-part éligibles ;

240
Suivi des conventions
Le processus complet de traitement des DRF dans le système, détaillé dans les sections qui suivent, est résumé
dans le schéma suivant :

Tri des mouvements

Facturables dans Eléments pouvant

Correction
REFAIRE TRI le prochain tri être inclus dans
Compta géné
le tri suivant

Brouillard
des mouvements EDITION
BROUILLARD

Erreurs NON
EXISTENT
Comptables ?

N’EXISTENT PLUS

Facturable ?

OUI
Conversion en devises
Conversion
en devises
(taux à la date de
la demande)

Edition SOE IDA

Edition tableaux
S.O.E.
Envoyés
au
Bailleur
Edition états
récapitulatifs
États récapitulatifs

Mise à jour d’une DRF

Mise à jour de
la DRF

Régularisation DRF
payée

Feed-back rejetée
Régularisation de
du
la DRF
Bailleur litige

apurée

Situation de la convention
Edition situation
de la convention

241
Suivi des conventions
6.2.2.1 Tri des mouvements

Suivi des conventions > [IDA] Exploitations [DRF] > « Tri des
mouvements »
Le tri des mouvements permet d’identifier tous les décaissements, enregistrés dans des journaux de trésorerie et
ventilés sur le financement répondant aux critères à préciser dans les options, et qui ne sont pas encore marqués
comme étant déjà validés dans les demandes précédentes.

 Ne pas oublier d’effectuer la mise à jour des DRF déjà préparées et envoyées (même si la réponse du bailleur
n’est pas encore reçue), avant de lancer le tri pour préparer une nouvelle DRF ;
Pour effectuer le tri :
1. Préciser le code de la convention
et saisir manuellement le numéro
de la demande ;

 Bien que le système propose

une numérotation automatiquement itérée, ne pas oublier si besoin de le changer manuellement si des
numéros d’autres types de demandes (DPD ou demande d’augmentation d’avance par exemple) se sont
intercalés ;
2. Préciser comme période de tri la
période, sur la base des dates
comptables, censée contenir
l’ensemble des opérations à présenter dans les tableaux ;

 Élargir la fourchette de la période de tri pour pouvoir reprendre dans les demandes en cours de
préparation les opérations non-encore présentées (non-facturables ou en litige) dans les demandes
précédentes ; Par prudence, il est conseillé de prendre du début de l’exécution du projet jusqu’à la date
d’arrêté ;
Préciser comme période d’édition la fourchette de date « officiellement » couverte par la demande, à
afficher au niveau de l’entête des différents outputs, sans influence sur la période réelle de tri ;
3. Préciser les autres options de tri :
L’option « Mouvements pointés
(rappro) » permet de mettre tout
de suite en non-facturables dans
les brouillards les opérations non
pointés dans les rapprochements
bancaires (laisser cette option
désactivée si la fonctionnalité de
rapprochement n’est pas
systématiquement exploitée ou si
les mouvements triés incluent d’autres opérations qui ne font pas l’objet de pointage pour rapprochement
(caisses, …) ;
Les autres options permettent d’inclure ou non certaines opérations imputées par rapport à leur classement,
notamment dans les centres de saisie (disponible uniquement en multisites) ou dans les journaux (par
défaut : tous), …
4. Confirmer le tri en cliquant sur le bouton « OK »

, faire attention aux éventuels messages

d’avertissement affichés ;

 Les éventuelles modifications dans le brouillard

seront annulées si le tri est ré-exécuté.

242
Suivi des conventions
6.2.2.2 Brouillard des mouvements

Suivi des conventions > [IDA] Exploitations [DRF] > « Brouillard des
mouvements »
Le brouillard des
mouvements permet de
traiter le contenu de la liste
obtenue à partir du tri, afin
de les imprimer pour
déceler les éventuelles
erreurs de comptabilisation
à régulariser avant de
refaire le tri, afin d’identifier
le liste des opérations
pouvant être présentées, et
isoler celles qui seraient à
reporter dans les demandes
suivantes, et pour préciser
si besoin ligne par ligne les
informations à figurer dans
les tableaux de relevés de
dépenses à annexer aux
demandes.

6.2.2.2.1 Liste des mouvements

Consulter / Imprimer / Exporter le résultat de tri pour entre autres identifier les
éventuelles erreurs comptables. Évidemment, les champs au niveau de l’onglet de détails seront grisés en mode
consultation.

6.2.2.2.2 Traitement des facturables/non-facturables

Généralement les états de dépenses doivent uniquement figurer une liste d’opérations respectant certains critères
définis dans les directives du bailleur.

243
Suivi des conventions
Donc, identifier pour exclure des tableaux à présenter aux bailleurs les opérations qui ne remplissent pas encore
les conditions d’acceptation (pour éventuellement les figurer dans les états ultérieurs), en modifiant leur statut en
« non-facturables ».
Noter que toutes les lignes triées sont marquées par défaut en « facturables », sauf si l’option « mouvements
pointés (rappro) » a été activée lors du tri des mouvements, qui permet de mettre en « non-facturables » par
défaut les opérations non pointées dans les états de rapprochements bancaires.

Pour changer le statut d’une ligne de dépenses, après avoir cliqué sur le bouton de modification :

1. Accéder à l’onglet de la liste des mouvements dans la fenêtre affichée ; remarquer le statut
de chaque ligne au niveau de la colonne correspondante « F/N » : F pour facturable, N pour non-
facturable ;

2. Double-cliquer sur la ligne dont on veut changer le statut (de facturable en non-
facturable et vice versa) et confirmer en cliquant sur « Oui » dans le message
d’avertissement affiché ; remarquer le changement de statut au niveau de la
colonne correspondante après la confirmation ;

Alternativement, accéder directement dans l’onglet des

détails de la ligne sélectionnée, et changer
manuellement le statut, en tapant « F » ou « N » avant
d’enregistrer en sélectionnant d’autres lignes ou en quittant
la fenêtre ;

244
Suivi des conventions
6.2.2.2.3 Modifications dans le brouillard

En mode modification , il est possible de préciser ou de modifier le contenu de certaines informations

listées dans le tri.

 Un nouveau tri supprimera toute modification effectuée au niveau de cette étape ;

 Ne pas modifier les éléments de détails des lignes non-facturables (section précédente) sauf évidemment
son statut si ce n’est pas encore fait (« N » au lieu de « F »)
Pour procéder à la modification d’un élément du brouillard :

1. Après avoir sélectionné un élément de la liste des mouvements, accéder au contenu de ses détails
dans le brouillard en cliquant sur l’onglet correspondant ;
2. Seuls les champs non-grisés sont modifiables. Par défaut, les informations reprises automatiquement de la
saisie comptable et si applicable de la saisie des fiches marchés correspondantes sont affichées
automatiquement, les modifier notamment pour clarification si besoin (exemple : si on a utilisé des
abréviations dans les libellés lors des saisies, etc.) ;

3. Certaines informations non-nécessaires lors de la comptabilisation mais prévues dans certains formats de
tableaux peuvent être précisées directement dans le brouillard si besoin, notamment les références bancaires
ou d’autres observations ;

4. Vérifier le statut : facturable « F » ou non-facturable « N » et corriger si besoin ;

5. Préciser enfin le modèle de présentation applicable à la ligne de dépense : le modèle associé à la catégorie de
dépense est proposé par défaut (ou le format correspondant au listing si le modèle n’a pas été précisé dans
les paramétrages) ;

 Le modèle de présentation applicable pour chaque type de dépense est normalement précisé dans les
directives du bailleur : se référer aux documentations correspondantes ;

245
Suivi des conventions
6. Confirmer l’enregistrement des modifications avant de procéder
à la sélection d’autres lignes (avec les touches de navigation
ou dans l’onglet de liste ), ou
avant de fermer la fenêtre du brouillard ;

6.2.2.3 Conversion en devise

Suivi des conventions > [IDA] Exploitations [DRF] > « Conversion en

devise »
Préciser dans la fenêtre de conversion en devise les taux de change applicables des monnaies de suivi et
d’émission de la demande par rapport à la monnaie de comptabilisation, correspondant la demande en cours de
préparation. Il est rappelé que les monnaies de suivi et d’émission sont précisées dans la codification des
conventions.

 Noter que cette étape est quand même nécessaire même si les monnaies de suivi et d’émission ne sont pas
différentes de la monnaie de comptabilisation ; Dans ce cas, laisser le taux de change « 1,00000 » par
défaut ;
Préciser les taux applicables de la
demande pour chaque monnaie de
suivi et d’émission dans la fenêtre
affichée, puis confirmer en cliquant

sur le bouton « OK »
Par défaut, un même taux est
applicable pour toutes les opérations
de la liste tous journaux confondus
; Dans de
rares cas toutefois, il est possible de
préciser pour chaque journal des taux
de change spécifiques, en les
sélectionnant en cochant sur les cases
correspondantes.

 Dans le cas d’alimentation de

taux spécifiques par journal,
s’assurer que ceux-ci sont
renseignés pour tous les
journaux ventilant la demande en
cours ; Dans ce cas, accéder
autant de fois que nécessaire à cette fenêtre pour sélection de journaux spécifiques et alimentation des taux
de change correspondants.

246
Suivi des conventions
6.2.2.4 Edition des états de dépenses (SOE : statements of expenditures)

Suivi des conventions > [IDA] Exploitations [DRF] > « Edition SOE IDA »
Les tableaux annexés aux demandes détaillant les dépenses justifiées, aux formats concordants avec les directives
du bailleur, sont imprimables ou exportables à partir de ce sous-module.
Sélectionner dans la fenêtre des options les différents formats à éditer :
1. Préciser le code de la
convention ;
2. Préciser si besoin (dans
certains cas particuliers)
les sites et les
journaux objet de
l’édition en cours ;
3. Sélectionner un des
formats à éditer ;
4. Préciser si besoin la
monnaie d’édition des
tableaux, surtout si la
monnaie d’émission ou
« devise du bailleur de
fonds » est différente de
la monnaie de
comptabilisation ;
5. Préciser enfin s’il faut
différencier les éditions
avec/sans pièces
justificatives à joindre (option complétée manuellement dans les détails du brouillard des mouvements), sinon
laisser l’option par défaut ;
6. Valider les
options avec le
bouton « OK »

pour
pré visualiser
dans un onglet
du système les
détails à
présenter dans le
format d’édition
sélectionné ;

 Si une ligne
de dépense
est figurée
dans un
format
inapproprié,
modifier
préalablement pour celle-ci le choix de modèle dans les détails du brouillard des mouvements, avant de
relancer l’édition ; de la même manière, compléter si besoin dans le brouillard les éventuelles
informations manquantes au niveau de certaines colonnes (c'est-à-dire les informations non reprises
automatiquement de la comptabilité et/ou de la gestion des marchés/engagements) ;

247
Suivi des conventions
7. Par rapport au modèle et monnaie
sélectionnés, un ou plusieurs

formats d’impression peuvent

être proposés au niveau de la
barre des menus, sélectionner
celui approprié pour afficher la
fenêtre d’aperçu avant impression
correspondante ; alternativement,

il est possible d’exporter

directement le contenu du tableau pré visualisé ;

 Le nombre de formats d’impression disponibles dépend du modèle et de la monnaie sélectionnée dans la

fenêtre des options (exemple : les éditions avec « taux (de change) » sont disponible uniquement si on a
sélectionné la monnaie du bailleur de fond) ;

Procéder de la même manière comme expliquée au niveau des points ci-dessus pour sortir l’ensemble des tableaux
à annexer aux demandes à communiquer aux bailleurs.

6.2.2.5 Edition des états récapitulatifs

Suivi des conventions > [IDA] Exploitations [DRF] > « États

récapitulatifs »
Les états récapitulatifs synthétisent les informations concernant la demande en cours combinées ou non avec celles
des demandes déjà envoyées traitées dans le système.

248
Suivi des conventions
Pour imprimer un des tableaux récapitulatifs disponibles :
1. Sélectionner un des contenus proposés dans les états récapitulatifs, puis valider

avec le bouton correspondant ;

2. Confirmer dans les options d’éditions

le contenu à imprimer : préciser au
moins la convention faisant l’objet
de l’édition en cours, la monnaie de
l’édition, en plus des autres options
si besoin ; confirmer les options en
cliquant sur le bouton « OK »

L’état « récapitulatif par

catégories » liste
la synthèse de la demande en cours
regroupée par catégorie, site ou journal

, selon le choix correspondant

précisé dans les options d’édition

L’état de « situation de la
convention »
permet de comparer le cumul des
demandes (y compris celle en cours si
l’option correspondante est activée
dans les paramètres d’impression) avec
le montant de la convention, pour
évaluer les reliquats de cette dernière
sur la base des demandes auprès des
bailleurs de réapprovisionnement,
remboursement, paiement direct, …

249
Suivi des conventions
La
« Liste
des
DRF et
DPD »

permet de sortir pour chaque ligne de DRF ou DPD effectivement régularisées les montants
correspondants synthétisés par catégories.

6.2.2.6 Mise à jour de la DRF

Suivi des conventions > [IDA] Exploitations [DRF] > « Mise à jour d’une
DRF »
La mise à jour de la DRF permet de marquer dans le système les opérations facturables effectivement validées
(communiquées au bailleur) dans la demande en cours, pour qu’on ne puisse plus les trier/présenter en doublons
dans les prochaines demandes, sauf celles marquées en litige.
Pour mettre à jour la DRF,
sélectionner la convention objet de la
demande en cours, vérifier les
informations (numéro et période de la
demande à mettre à jour, etc.)
figurées pour mémoire, avant de
lancer en cliquant sur le bouton

« OK » , puis confirmer au
niveau du message d’avertissement
affiché.

Noter qu’un message d’information

indique la fin du traitement de la mise
à jour, sauf s’il y a des erreurs au
niveau de la conversion.

 La mise à jour est impossible si la conversion

en devise n’a pas été préalablement lancée
pour tous les journaux concernés, un message
d’avertissement y afférent est affiché si cette
étape n’a pas encore été réalisée.

250
Suivi des conventions
6.2.2.7 Régularisation de la DRF

Suivi des conventions > [IDA] Exploitations [DRF] > « Régularisation

DRF »
La régularisation des DRF permet de matérialiser dans le système la réponse du bailleur par rapport aux demandes
envoyées c'est-à-dire auparavant mises à jour dans le système

 Cette étape du traitement est nécessaire dans le processus de traitement des DRF dans le système, pour
alimenter entre autres la situation de la convention, pour pouvoir identifier éventuellement les opérations
ayant fait l’objet de litiges (à relancer normalement dans les demandes ultérieures) et/ou de rejets, et pour
matérialiser les apurements d’avance par le bailleur ;

 La régularisation des DRF est basée sur la monnaie de présentation de la demande (qui peut être différente
de la monnaie locale) ;

6.2.2.7.1 Saisie des montants de la régularisation

Pour régulariser une demande :
1. Préciser dans les combos correspondants le
code de la convention, le numéro de
demande et catégorie :

2. Dans l’onglet de « Saisie Montant »

, alimenter par rapport à la partie
de la demande correspondante au choix ci-
dessus la quote-part effectivement payée
par le bailleur, toute différence de montant
« solde » entre la demande et le
remboursement du bailleur doit être justifiée
par un ou des rejets, litiges ou par une
opération d’apurement d’avances par le
bailleur ;

 Si un « solde » n’est pas totalement

justifié par les rejets et/ou litiges et/ou
apurements, la validation est impossible

3. Uniquement si le montant émis est totalement justifié

(payé, plus éventuellement rejet et/ou litige et/ou
apurement), procéder à la validation définitive de la

régularisation en cliquant sur « OK » , puis

renseigner les taux réellement appliqués par le bailleur
lors de la liquidation de la demande (peut être différent
du taux de la demande dans certains cas), avant de

finaliser la validation ;
4. En cas de rejet ou de litige, les identifier dans la liste en se référant aux traitements spécifiques les
concernant, sinon noter aussi le cas spécifique concernant les apurements dans la section dédiée ;
5. Procéder exhaustivement de la même manière (à partir du point 1) pour toutes les autres catégories de la
demande validée ;

251
Suivi des conventions
6.2.2.7.2 Traitement des rejets
Les rejets concernent les opérations, présentées dans les demandes, qui sont jugées définitivement inéligibles par
le bailleur. Le traitement dans le système consiste à les identifier pour les enlever de la liste des opérations
remboursées et à les marquer spécifiquement pour qu’elles ne soient plus présentées dans les demandes
ultérieures.

 Correctement sélectionner la liste des opérations rejetées, car leur marquage spécifique empêche toute
sélection du contenu de celle-ci des toutes les demandes de réapprovisionnement de fonds traitées
directement dans le système. Dans tous les cas, des écritures comptables supplémentaires de transfert d’un
bailleur vers un autre peuvent s’avérer nécessaires.
Pour alimenter la liste des opérations rejetées, pour chaque catégorie listée dans une demande :

1. Cliquer sur l’onglet « rejeté » , dont le contenu affichera la liste des opérations validées pour la
demande et catégorie sélectionnées ;
2. Sélectionner en cliquant dans la zone à gauche
(remarquer le changement du curseur en :)
pour les mettre en surbrillance la ou les lignes
d’opérations justifiant le total des rejets, en
maintenant la touche [Ctrl] du clavier enfoncé ;
Remarquer que les opérations sélectionnées mises
en surbrillances sont aussi cochées avec un
check-mark spécifique [X] dans la liste

 Correctement sélectionner la liste des

opérations rejetées, car leur marquage
spécifique empêche toute sélection du
contenu de celle-ci dans toutes les demandes
ultérieures de réapprovisionnement de fonds
traitées directement dans le système ;

3. Uniquement si le « total rejeté », c'est-à-dire le

total des lignes sélectionnées dans la liste,
correspond au « montant rejeté », alimenté
manuellement dans l’onglet de saisie des
montants de la régularisation, valider en cliquant

sur le bouton « ValRejet » , puis

confirmer l’opération en cliquant sur « Oui »
dans la fenêtre d’avertissement ;

 La validation est impossible (Bouton « ValRejet » grisé ), tant que le total des opérations
sélectionnées ne corresponde pas au montant rejeté auparavant alimenté dans la saisie des montants de
régularisation ;

6.2.2.7.3 Traitement des litiges

Les litiges concernent les opérations éligibles (pouvant être liquidées sur les fonds apportés par le bailleur)
présentées dans la demande, mais que le bailleur juge insuffisamment justifiées donc non-validées dans la
demande en cours de régularisation ; Toutefois, contrairement aux rejets, les opérations marquées en « litige »
peuvent être relancées dans les demandes ultérieures (dès complétion des éléments de justification).

 Ne jamais oublier de marquer les opérations « en litige » dans les régularisations des demandes antérieures
avant tout nouveau traitement de DRF, pour pouvoir éventuellement les y intégrer ;

252
Suivi des conventions
Procéder avec la même méthodologie explicitée dans le
traitement des rejets, sauf au niveau de la sélection de
l’onglet « litige » et de la validation avec le bouton

correspondant « ValLitige » ;

6.2.2.7.4 Traitement des apurements ou recouvrements d’avance du bailleur

En cas de recouvrement total ou partiel de l’avance du bailleur sur la base des justifications, alimenter le champ
correspondant dans l’onglet de saisie des montants ;

 Noter que seuls les recouvrements déduits des dépenses justifiées dans les DRF sont alimentés ici ; ignorer
donc à ce niveau les recouvrements sous forme de reversements au bailleur ;

6.2.2.8 Edition de la situation de la convention

Suivi des conventions > [IDA] Exploitations [DRF] > « Situation de la

convention »
Sur la base des DRF et DPD régularisées, le système compare le montant cumulé par catégories des demandes de
réapprovisionnement ou de paiements directs avec les montant de la convention, pour pouvoir apprécier le solde
(normalement à rapprocher avec les tableaux de suivis correspondants obtenus du système du bailleur).

Pour éditer le suivi des

conventions, confirmer les
options voulues au niveau de la
fenêtre affichée, notamment la
monnaie ou la possibilité d’inclure
ou non les demandes en cours,
puis valider pour afficher un
tableau de synthèse à imprimer

ou à exporter

253
Suivi des conventions

6.2.2.9 Edition d’une DRF validée

Suivi des conventions > [IDA] Exploitations [DRF] > « Edition d’une DRF
validée »

Obtenir pour impression

ou pour exportation

la liste des opérations

dans les DRF validées, en
précisant dans leurs combos
respectifs le code de la
convention, le numéro de
la demande plus les
autres options d’édition
(site, journaux et
monnaie d’édition), avant

de confirmer .

 Noter que pour les DRF

régularisées, les
opérations marquées
comme rejetées ou en
litige seront évidemment ignorées dans les éditions.

254
Suivi des conventions

6.2.2.10 Annulation d’une DRF validée

Suivi des conventions > [IDA] Exploitations [DRF] > « Annulation d’une
DRF validée »
L’annulation d’une DRF validée ou régularisée est possible pour les utilisateurs ayant les autorisations nécessaires.

 En cas d’annulation, les marquages issus du processus de production de DRF seront remis à zéro : il sera de
nouveau possible de trier les mouvements des DRF annulées, entre autres opérations.
Pour annuler une DRF, après avoir accédé à la fenêtre en cliquant sur le sous-menu :
1. Préciser le code de la convention et
le numéro de DRF à annuler dans la
fenêtre de sélection, puis cliquer sur

le bouton « OK » ;

2. Les opérations validées dans la DRF

sélectionnée sont listées dans un onglet de
prévisualisation ; Cliquer sur le bouton

d’annulation pour lancer la

procédure d’annulation de la DRF
sélectionnée ; Avant cela, il est possible

d’éventuellement imprimer ou

exporter le contenu de la liste

affichée des opérations ;

255
Suivi des conventions
3. Taper le mot de passe d’annulation de la DRF dans la sous-

fenêtre affichée, avant de confirmer définitivement

l’opération ;

 Noter que le mot de passe serait communiqué

uniquement aux utilisateurs disposant des privilèges
nécessaires ;
Un message d’information sera affiché si le processus d’annulation
de la DRF s’est correctement déroulé.

6.2.3 Exploitations des DPD format Banque Mondiale

Le processus de production des tableaux à annexer aux demandes de paiements directs (DPD) par le bailleur est
analogue à celui des DRF sauf par rapport à certaines particularités, notamment en matière de tri par sélection
dans les journaux de prise en charge uniquement (le processus de production de la demande est logiquement
antérieur à la comptabilisation des liquidations correspondantes, qui intervient après l’exécution de la demande par
le bailleur).

 Comme pour les DRF, s’assurer auparavant du du correct paramétrage des plans financiers (bailleurs,
conventions, signataires, catégories) ; En plus, s’assurer au niveau de la codification des tiers bénéficiaires des
paiements directs que toutes les informations annexes, notamment l’adresse et la domiciliation bancaire,
soient intégralement remplies (informations reprises dans l’état par fournisseur) ;

 Les facturations en devises doivent être enregistrées dans les journaux d’achats gérés en devises pour pouvoir
produire des demandes de paiements directs correspondantes à la monnaie du fournisseur ;

6.2.3.1 Tri des mouvements

Suivi des conventions > [IDA] Exploitations [DPD] > « Tri des
mouvements »
Le tri des mouvements permet d’identifier une ou des opérations préalablement prises en charge dans un des
journaux d’opérations diverses et ventilés sur le financement répondant aux critères à préciser dans les options, et
qui ne sont pas encore marqués comme étant déjà validés dans les demandes précédentes.
Le processus de tri, à part l’obligation de
choix de journal d’opérations diverses, est
analogue à celui des DRF.

 Sauf rares exceptions, une DPD

concerne une seule opération ; dans
ce cas, indiquer précisément la date
comptable et le journal
d’enregistrement de celle-ci dans les
options de tri pour directement la
cibler ;

256
Suivi des conventions
6.2.3.2 Brouillard des mouvements

Suivi des conventions > [IDA] Exploitations [DPD] > « Brouillard des
mouvements »
Comme pour les DRF, le brouillard des mouvements permet d’identifier la ou les opérations à présenter dans la
demande en cours.
Procéder de la même manière que pour les DRF (cf. section afférente), c’est à dire :
 Vérifier la correcte comptabilisation de la prise en charge des opérations faisant l’objet de DPD en imprimant

ou en exportant le contenu du brouillard, soit en aperçu écran , soit par édition ou

exportation ;

 Refaire le tri après d’éventuelles corrections d’erreurs au niveau de la saisie comptable ;

 En mode modification ,
marquer en facturables « F »
uniquement la ou les lignes de
dépenses objet de la demande en
cours, puis compléter
éventuellement les informations
nécessitant des éclaircissements
(notamment au niveau des
libellés et informations
supplémentaires) ;

6.2.3.3 Conversion en devise

Suivi des conventions > [IDA] Exploitations [DPD] > « Conversion en

devises »
Les mêmes règles que pour la conversion en devises des DRF s’appliquent ici. Noter notamment ’obligation de
lancer cette procédure même si la monnaie de production de la demande est sortie en monnaie de
comptabilisation ;

257
Suivi des conventions
Pour lancer la conversion en devises :
1. Après avoir précisé le code de la convention,
renseigner dans la fenêtre affichée les taux de
suivi à la de la de la production de la demande,

avant de valider la conversion ;

2. Un message de confirmation sera affiché une fois
la conversion terminée.

6.2.3.4 Edition de l’état par fournisseur

Suivi des conventions > [IDA] Exploitations [DPD] > « État par
fournisseur »
Pour sortir l’état par fournisseur :
1. Afficher la fenêtre de prévisualisation du tableau à
annexer aux demandes de paiements directs,
préciser au niveau de la fenêtre de choix le code
de la convention qui est associé à la demande en

cours, avant de valider .

2. Lancer
l’impression

ou
l’exportation

au niveau de
l’onglet de
prévisualisation

 Remarquer
que la
monnaie de
présentation
de la demande
correspond à
la monnaie associée à la saisie comptable de la facture (en devise précisée lors de la comptabilisation
dans un journal géré en devises, sinon en monnaie de comptabilisation dans les autres cas) ;

Remarquer aussi que les informations concernant le bénéficiaire seront reprises automatiquement des
détails qui ont été saisis au niveau du plan des tiers, notamment l’adresse, la domiciliation bancaire,
etc.

258
Suivi des conventions

6.2.3.5 Edition des états récapitulatifs

Suivi des conventions > [IDA] Exploitations [DPD] > « Etats

récapitulatifs »
Le tableau récapitulatif synthétise par catégorie de la convention le contenu de la demande en cours.
Pour éditer le tableau récapitulatif :
1. Préciser le code de la convention avant de

valider ;

2. Lancer l’impression ou

l’exportation au niveau
de l’onglet de prévisualisation.

259
Suivi des conventions
6.2.3.6 Mise à jour de la DPD

Suivi des conventions > [IDA] Exploitations [DPD] > « Mise à jour d’une
DPD »
La mise à jour de la DPD permet de marquer dans le système les demandes effectivement envoyées au bailleur,
notamment pour ne pas présenter en double la même facturation.
Pour mettre à jour la DPD :
1. Sélectionner le code de la convention
à mettre à jour : la demande en cours
sera proposée par défaut.
2. Lancer la mise à jour en cliquant sur le

bouton de validation et
confirmer en cliquant sur « oui »
au niveau du message
d’avertissement affiché
3. À la fin du processus, un message de
confirmation sera affiché.

6.2.3.7 Régularisation de la DPD

Suivi des conventions > [IDA] Exploitations [DPD] > « Régularisation

DPD »
La régularisation de la DPD permet de matérialiser dans le système la réponse du bailleur.
Appliquer les mêmes méthodologies que pour la régularisation de la DRF, notamment au niveau des détails liés aux
éventuels litiges ou rejets.
En résumé, pour régulariser une DPD :

260
Suivi des conventions
1. Sélectionner le code de la
convention, le numéro de
demande à régulariser, et la
catégorie financière
correspondante, pour
pouvoir alimenter l’onglet de
saisie de montant
;
2. Préciser si la demande est
effectivement payée par le
bailleur en alimentant le
champ « montant payé » ;

Pour une demande

éventuellement en litige, si
celle-ci doit être relancée en
recommençant la procédure
(changement de numéro de
demande), alimenter le
montant correspondant au
niveau du champ « Montant
Litige » (sinon l’utilisateur a
aussi le choix de patienter le temps de la régularisation pour revenir alimenter la liquidation, puisque les DPD
sont généralement totalement payées ou non, contrairement aux DRF qui peuvent être liquidées partiellement
c’est à dire nécessitant la relance des lignes non-payées dans des demandes différentes)
Si la demande est éventuellement rejetée (inéligible), alimenter le montant correspondant au niveau du
champ de « Montant rejeté » ;

 A priori, le processus d’apurement de l’avance initiale concerne uniquement les DRF ;

Cliquer sur le bouton de validation , disponible uniquement si les montants sont correctement
alimentés, équilibrant la régularisation.
3. Uniquement pour les opérations rejetés / en litiges, les sélectionner dans les onglets correspondants /

, puis finaliser l’opération en cliquant sur les boutons de validation correspondants /

(possible uniquement si le total des opérations sélectionnées est égal au montant critique correspondant.

6.2.3.8 Edition de la situation de la convention

Suivi des conventions > [IDA] Exploitations [DPD] > « Situation de la

Convention »
Le contenu édité de ce tableau est identique à celui de la fonctionnalité analogue au niveau des DRF.

261
Suivi des conventions
6.2.4 Tableau de bord de suivi des DRF/DPD format Banque Mondiale
Les fonctionnalités standards des tableaux de bord personnalisables sont reprises au niveau du suivi des
conventions IDA, pour pouvoir sortir les détails (type liste) ou la synthèse (type pivot) des opérations ayant fait
l’objet de demandes de réapprovisionnement de fonds ou de demandes de paiements directs.

 Le contenu préfiltré dans ces formats de tableau de bord est évidemment limité aux éléments de saisie de la
convention et/ou aux opérations comptables triées/marquées par validation durant le processus de production
des DRF ou DPD dans le système.
Se référer aux manipulations spécifiques aux tableaux de bord au niveau de la comptabilité générale pour exploiter
les différentes fonctionnalités de cet outil

6.2.4.1 Tableaux de bord de type liste

Suivi des conventions > [IDA] Tableau de bord > « Liste »

Sélectionner préalablement parmi les choix proposés le contenu à
lister dans le tableau de bord, puis cliquer sur le bouton
pour lancer le calcul du contenu du tableau.

6.2.4.1.1 Synthèse par catégories

Le contenu de ce format de tableau de bord compare essentiellement pour les conventions de la Banque Mondiale
les montant des catégories allouées (saisies au niveau du module) avec le cumul des demandes de
réapprovisionnement (DRF) ou de paiements directs (DPD) préparées dans le système, en différentes monnaies de
comptabilisation, de présentation des demandes et de suivi ;

262
Suivi des conventions
6.2.4.1.2 DRF en cours/DPD en cours
La liste figurée dans ce format de tableau reprend le contenu du brouillard des mouvements de DRF / DPD en
cours de préparation, y compris les informations spécifiques qui y sont ajoutées.
Dans certains cas, notamment si l’entité a l’obligation de présenter des tableaux non-conformes aux standards
repris dans les éditions des relevés de dépenses (S.O.E.) ou de l’état par fournisseur, l’utilisateur peut modéliser la
mises en forme de formats spécifiques dans cette option de tableau de bord.

6.2.4.1.3 DRF/DPD validées / régularisées ou non

Ces tableaux listent les opérations comptables marquées lors du processus de mise à jour et/ou régularisation des
demandes (selon l’option sélectionnée).

263
Suivi des conventions
6.2.4.2 Tableaux de bord de type pivot

Suivi des conventions > [IDA] Tableau de bord > « Analyse »

Les éléments détaillés dans les différentes listes peuvent être synthétisés dans ces formats de tableau de bord de
type pivot.
Comme pour les tableaux de type liste, sélectionner préalablement parmi les choix proposés le contenu à figurer
dans ces tableaux.

264
Suivi des conventions

Coming soon

265
Suivi des conventions

Coming soon

266
Suivi des conventions

Coming soon

267
Suivi des conventions

Coming soon

268
269
Gestion des immobilisations

Les fonctionnalités liées au la gestion des immobilisations sont liées spécifiquement à la gestion de l’information
d’inventaire de certains actifs immobilisés. L’intégration en standard de ce module découle de l’obligation de
correctement justifier la valorisation des immobilisations inventoriables, par production de la liste d’inventaire. Cet
outil permettra aussi de suivre les affectations ou transferts des immobilisations, de faciliter le travail d’inventaire
périodique en fournissant ou en mettant à jour les informations pertinentes, de calculer (pour évaluation et/ou
comptabilisation) les amortissements correspondants …

Pour accéder à ces fonctionnalités, cliquer sur « Immobilisations » au niveau du

menu principal. Le menu contenant les différents éléments de suivi des
immobilisations va ainsi être déroulé.

Les fonctionnalités de gestion des immobilisations sont structurées en plusieurs sous-modules :

 Les paramètres permettent de configurer les options liées spécifiquement à la gestion des immobilisations,
notamment par rapport aux méthodes de valorisation et d’amortissement ;
 Les fonctionnalités de saisie incluent tous les outils permettant de saisir ou de mettre à jour les fiches et/ou
les informations d’affectations d’immobilisations ;
 L’exploitation permet d’éditer tout ce qui est output attendu en matière de gestion des immobilisations,
notamment les différentes listes d’inventaire et de valorisation, le calcul des amortissements, un outil de
rapprochement avec la comptabilité ;
 Les fonctionnalités liées au tableau de bord reprennent les données issues des exploitations, tout en offrant
les possibilités de personnalisations avancées disponibles avec les fonctionnalités des tableaux paramétrables.

270
Gestion des immobilisations

Les paramètres liés directement à la gestion des

immobilisations, en plus de la définition des
emplacements au niveau des paramètres systèmes, sont
précisés au niveau de ce sous-module. Seront aussi
définies au niveau de ces paramètres les méthodes de
dépréciation et d’autres codifications facultatives
correspondant à certaines exploitations spécifiques.

 Activer dans le plan comptable l’option de suivi

en immobilisation pour les comptes ventilant les valeurs
brutes des immobilisations, pour que les informations de
suivi et d’inventaire correspondantes puissent être
alimentées dans ce module ;

7.2.1 Méthodes de dépréciation

Gestion des immobilisations > Paramètres > « Méthode dépréciation »

Choisir parmi les options proposées la manière
de calculer les amortissements correspondants à
la première année d’acquisition :
 Dépréciation sur le nombre de jours :
pour calculer l’amortissement de la
première année sur le nombre de jours à
partir de la mise en service ;
 Dépréciation incluant / excluant le
mois : pour arrondir le calcul des
amortissements au mois près (ne tient pas
compte du nombre de jours) ;
 Déprécation complète : pour calculer systématiquement la dotation de la première année au taux complet
annuel indépendamment de la date d’acquisition ;
 Aucune dépréciation : pour ne pas calculer les amortissements ;

7.2.2 Groupe d’immobilisations

Gestion des immobilisations > Paramètres > « Groupe d’immobilisations »

Les groupes d’immobilisations permettent de grouper les immobilisations traitées de manière similaire : mêmes
comptes de dotations et assimilés, mêmes méthodes et taux de dépréciation.

 La saisie des groupes d’immobilisations sert surtout à identifier les éléments de comptabilisation dans le cadre
de la génération automatique de certaines écritures. En plus, cette codification supplémentaire pourrait aussi
être utilisée entre autres comme filtre dans les différentes exploitations liées aux immobilisations ;

 S’assurer que les comptes comptables servant à ventiler les amortissements, réévaluation ou pertes de valeur
si applicables, soient préalablement saisis dans le plan comptable ;

271
Gestion des immobilisations
Pour Ajouter / Modifier / Supprimer une information de groupe d’immobilisations :
1. Préciser le code, le libellé et
l’abréviation ;
2. Renseigner les différents comptes
comptables ventilant les
amortissements, les pertes de valeur ou
la réévaluation du groupe
d’immobilisations.

7.2.3 Affectation des groupes d’immobilisations

Gestion des immobilisations > Paramètres > « Affectation groupe »

L’affectation des groupes d’immobilisations permet d’associer à chaque groupe les comptes comptables des
immobilisations pour que ces derniers héritent des caractéristiques de chaque groupe.

 Seuls les comptes comptables ayant l’option de suivi en immobilisation seront listés ici ;
Pour préciser les codifications d’affectation :
1. Sélectionner chaque ligne et cliquer sur le

bouton de modification ;
2. Préciser le groupe d’affectation dans le
combo correspondant, avant d’enregistrer

272
Gestion des immobilisations
7.2.4 Définition des méthodes de dépréciation

Gestion des immobilisations > Paramètres > « Groupe d’immobilisations »

Pour chaque compte comptable lié aux immobilisations, préciser la méthode de dépréciation et les taux
d’amortissement.
Pour alimenter les méthodes de dépréciation :
1. Sélectionner chaque ligne et cliquer

sur le bouton de modification

;
2. Préciser la méthode de
dépréciation et le taux
d’amortissement dans le combo
correspondant, avant d’enregistrer

7.2.5 Structure des plans d’affectations supplémentaires

Gestion des immobilisations > Paramètres > « Structure … »

En plus de l’affectation par emplacement (généralement affectée à la localisation précise des immobilisations pour
faciliter les travaux d’inventaire), il est possible de manière facultative de préciser jusqu’à deux types d’affectation
supplémentaires.
Les mêmes règles générales de définition de structures précisées dans les paramètres systèmes s’appliquent pour
les plans d’affectation, en résumé :
1. Saisir le ou les niveaux de regroupements, en
précisant le libellé, l’abréviation et le format
de codification spécifique au niveau ;
2. Si besoin, personnaliser dans la codification du
niveau le plus agrégé le nom ou titre et
l’abréviation du plan d’affectation
supplémentaire

273
Gestion des immobilisations
7.2.6 Saisie des plans d’affectation supplémentaires

Gestion des immobilisations > Paramètres > « Plan … »

Alimenter dans ces sous-modules si exploités les plans des affectations supplémentaires, en utilisant les mêmes
méthodologies que celles de la généralité des plans. En résumé :
1. La structure doit être définie
avant de pouvoir saisir les
plans ;
2. Saisir les éléments agrégés
avant les éléments détaillés ;
3. Pour Ajouter / Modifier /
Supprimer un élément du plan :
préciser le niveau de l’élément
du plan à traiter puis préciser
(sauf pour les éléments du
niveau le plus agrégé) la
codification de
regroupement de celui-ci ;

274
Gestion des immobilisations

La saisie ou la mise à jour ultérieure du contenu des

fiches d’immobilisations, détaillant les caractéristiques
de chaque immobilisation inventoriable, est effectuée
dans ce module. Si la généralité du contenu des
informations liées aux immobilisations peut être mise
à jour directement au niveau du sous-module de saisie, l’historique des affectations ou transferts ultérieurs
d’immobilisations doit être alimenté dans un sous-module spécifique à cause notamment des obligations de
contrôles ou justifications liés à cette opération.

7.3.1 Saisie des immobilisations

Gestion des immobilisations > Saisies> « Saisie des immobilisations »

La saisie ou la mise à jour des informations liées aux immobilisations est accessible à partir de ce module. Une
fonctionnalité de génération automatique des écritures liées aux immobilisations, à l’issue de l’alimentation ou de la
mise à jour de la fiche correspondante, est disponible, si les procédures de l’entité prévoient cela ;

 La saisie des fiches d’immobilisations peut être effectuée soit directement dans ce module soit parallèlement à
la saisie d’écriture comptable ventilant une immobilisation, avec les mêmes résultats ; Par contre, certaines
informations spécifiques (état de l’immobilisation, réévaluation, cession, …) peuvent être complétées
uniquement à partir de ce module.

7.3.1.1 Saisie ou mise à jour des fiches d’immobilisations

Accéder à ce module pour alimenter le contenu des fiches d’immobilisations. Ultérieurement, des mises à jour
peuvent être apportées dans le contenu des fiches du fait de résultats des travaux d’inventaire, de cessions ou
d’autres circonstances nécessitant cela.

Pour ajouter une fiche d’immobilisation dans l’onglet de saisie :

1. Préciser le compte comptable général de l’article, par saisie directe ou en appuyant la touche F5 ou F7
(liste
triée
par
code
ou par libellé)

 Remarquer que le choix est limité uniquement aux comptes où l’option de suivi en immobilisation a été
activée ;
2. Renseigner les caractéristiques : le libellé doit être explicite pour faciliter l’inventaire, saisir la quantité, si on
est en
train
de
saisir
des
lots

d’articles identiques, le prix unitaire, puis préciser le taux d’amortissement si besoin (par défaut, le
système propose le taux renseigné dans la méthode de dépréciation associée au compte comptable) ; préciser
ensuite la date d’acquisition et la date de mise en service ; renseigner enfin si déjà disponible le
numéro d’identification (numéro de série ou numéro attribué en interne) et l’état de l’immobilisation ;

275
Gestion des immobilisations
 Remarquer que le choix est limité uniquement aux comptes dont l’option de suivi en immobilisation a été
activée ;
3. Préciser les codifications de
l’immobilisation sur tous les axes de
suivi (repris des différents plans
correspondants), par saisie directe ou
par sélection avec les touches du
clavier [F5] ou [F7], notamment le
code comptable du fournisseur
(collectif et auxiliaire),
l’emplacement (obligatoire), les
codifications de gestion
(analytique, budgétaire, …), les axes
supplémentaires d’affectation
(facultatif si préalablement codifié,
sinon le champ est grisé, empêchant
la saisie) ; Renseigner de la même
manière les codifications et
pourcentage des co-
financements ;
Préciser si besoin la référence de la facture et le numéro du relevé de dépense au format du bailleur (DRF)
associé à l’immobilisation ;
Enfin, des informations narratives
supplémentaires peuvent être ajoutées
en cliquant sur le lien de note sur
l’immobilisation pour ouvrir la fenêtre
de saisie correspondante. Alimenter son
contenu et cliquer sur le bouton
« Fermer » à la fin de la saisie
4. Ultérieurement dans le cadre d’une réévaluation des valeurs de
l’immobilisation, saisir le montant et la date de la dernière évaluation en
valeur brute, et/ou le montant réévalué et date correspondante des
amortissements antérieurs ;
5. Ultérieurement uniquement pour les immobilisations sorties de l’entité,
renseigner obligatoirement la valeur et la date de cession, et préciser la
cause de celle-ci (vente ou mise hors service) commentée si besoin au
niveau du champ des observations ;

6. A la validation des saisies des fiches d’immobilisations avec une

quantité supérieure à 1, le choix d’enregistrer article par
article sera proposé : en cliquant sur « Oui » le
système va générer une fiche distincte pour chaque item du lot,
sinon les immobilisations seront considérées comme un lot

276
Gestion des immobilisations
indivisible dans une seule fiche en cliquant sur « Non » ;
Après un choix
d’enregistrement article
par article, compléter
dans la fenêtre
supplémentaire affichée
les informations
d’attribution
individuelle de chaque
article du lot ; Cliquer
dans chaque champ à
modifier pour renseigner les
numéros d’identification, les codifications géographique et
d’emplacement spécifiques à chaque article ;

Pour mettre à jour / supprimer une

fiche d’immobilisation, préalablement la
sélectionner la ligne correspondante dans la liste
des immobilisations .

Si la liste complète est trop longue, préfiltrer son

contenu en alimentant les champs des critères en
haut ; ou alternativement, utiliser la fonctionnalité

de recherche pour arriver au même

résultat.

 Remarquer que les codifications liées à la localisation (emplacement et code géographique) de l’immobilisation
ne peuvent pas être directement modifiés ; la mise à jour de ces éléments est uniquement possible à partir de
la saisie des affectations.

 Attention : ne pas supprimer dans la liste les fiches d’immobilisations cédées ou déclassées, pour
garder l’historique des opérations dans le système : l’alimentation des informations de cession suffit pour ne
plus les considérer dans l’inventaire à partir de la date de cession ; Par contre, supprimer évidemment les
fiches qui ne correspondent pas à des opérations réelles (genre doublons ou autres).

7.3.1.2 Génération automatique d’écritures comptables à partir d’une fiche

d’immobilisation
Généralement, la saisie des fiches d’immobilisations peut être faite parallèlement ou postérieurement à la saisie
comptable. Dans certains cas particuliers, il est possible de générer l’enregistrement comptable de certaines
opérations liées aux immobilisations à partir des éléments alimentés dans fiches correspondantes.

277
Gestion des immobilisations
Pour générer les écritures automatiques liées aux immobilisations :

1. Sélectionner la ligne de la fiche qui est

liée à l’écriture à générer, puis cliquer sur
le bouton de « prise en charge »

2. Dans la fenêtre affichée,

compléter tous les champs
non-grisés après avoir
sélectionné le type d’écriture à
générer :
 Dans tous les cas, préciser
la date comptable, la
date de la pièce, le
journal, le numéro de
pièce (ci non-automatisé
dans le journal sélectionné, et la catégorie financière (codification non-renseignée dans la fiche des
immobilisations) ;
 Pour générer une écriture d’achat , renseigner préalablement le code comptable (collectif et
auxiliaire) du fournisseur dans la fiche de l’immobilisation en cours de sélection ;
 Pour générer une écriture de réévaluation , renseigner préalablement la valeur et la date de la
dernière évaluation dans la fiche de l’immobilisation ;
 Pour générer une écriture de vente , renseigner préalablement la valeur de la cession dans la fiche
de l’immobilisation, puis préciser le compte comptable (collectif et auxiliaire) du « client » ;
Après avoir renseigné toutes les informations demandées, cliquer sur le bouton de schéma comptable
pour générer un brouillard de l’écriture associée à l’immobilisation ;
3. Vérifier
dans
l’onglet
affichant le
schéma
d’écritures
après
lancement
si celui-ci
est
correct ; si
besoin,
double-
cliquer sur
chaque
ligne pour
modifier ou compléter le contenu du libellé (repris automatiquement des informations saisies dans la fiche de
l’immobilisation) ;

278
Gestion des immobilisations
4. Pour générer définitivement l’écriture
comptable, cliquer sur le bouton

correspondant ; Un
message de confirmation sera affiché à la fin
de l’opération.

7.3.2 Saisie des affectations des immobilisations

Gestion des immobilisations > Saisies> « Affectation des

immobilisations »
L’historique des affectations des immobilisations doit être saisi à part, surtout pour pouvoir les retracer dans le
système pour contrôles ou justifications.

Pour ajouter une information d’affectation d’une immobilisation :

1. Préciser le code
du compte
comptable et
le numéro
d’ordre de
l’immobilisation
à transférer, en
les saisissant
directement ou
en les
sélectionnant à
partir de la liste
affichée avec la
touche [F5] (tri
par code) ou [F7]
(tri par libellé) ;
Alternativement,
l’immobilisation à transférer peut être sélectionnée dans la liste affichée en cliquant sur le bouton après
avoir précisé le compte général ; remarquer que les informations de l’ancienne affectation sont rappelées pour
mémoire au niveau des champs à droite de la sélection
2. Saisir les
informations de
nouvelle
affectation avant

de valider

279
Gestion des immobilisations

Le module d’exploitation permet essentiellement de sortir les listes ou détails

d’inventaire et de valorisation des immobilisations. Un raccourci au niveau des
outils de valorisation des consommations, déjà figurées dans les
exploitations analytiques, sont aussi directement accessible au
niveau de ce module.

7.4.1 Consultation

Gestion des immobilisations > Exploitations > « Consultation »

L’édition des états standards d’inventaire et de suivi des immobilisations est centralisée au niveau de la
consultation.
Pour sortir un format
d’état :
1. Indiquer le code
du/des sites ou
centres de saisie
objet de l’édition
en cours, en
cochant sur les
cases
correspondantes ;
2. Laisser les critères
de choix
d’imputation en
blanc pour
imprimer toute la
liste ;
Sinon cibler au
niveau des
différentes options
le contenu à éditer,
en sélectionnant
certaines
imputations
uniquement ou par
rapport au
numéro
d’identification
de l’immobilisation (saisir directement les codes ou les sélectionner dans la liste affichée par les touches du
clavier [F5] ou [F7] ;
3. Renseigner les fourchettes de dates et la date d’arrêté de l’état, avant de préciser la monnaie de
production du tableau (monnaie locale / de comptabilisation ou monnaie de rapport (si activée) ;
4. Préciser enfin le type de l’état à sortir, avec éventuellement les options spécifiques qui y sont rattachées,

avant de valider le choix avec « OK » pour afficher l’onglet de prévisualisation ;

280
Gestion des immobilisations
Le contenu des différents types d’état est détaillé dans les sous-sections qui suivent.

7.4.1.1 Liste d’inventaire et fiche d’immobilisations

Ce choix d’édition permet d’imprimer ou exporter la liste d’inventaire
regroupée par compte, ou imprimer la fiche de chaque article affichée dans la
liste de prévisualisation. Si besoin, le contenu des fiche peut figurer ou non un
plan d’amortissement, en spécifiant dans les options spécifiques à ce type
d’édition ;

Le premier format de liste permet de retrouver toute information essentielle servant à inventorier les
immobilisations.

Un deuxième format de liste d’inventaire met en exergue l’information liée aux réévaluations (dernières
colonnes à droite).

Le contenu de la liste de prévisualisation peut être directement exporté au format Ms Excel , en cliquant sur
le bouton correspondant.

281
Gestion des immobilisations

Le format d’édition de fiche inclut

les informations détaillant tous les
éléments saisies dans les fiches
d’immobilisation, et peut inclure ou non
un plan d’amortissement, selon le choix
qui a été défini dans la fenêtre des
options.

7.4.1.2 Liste d’inventaire avec rupture

Ce format d’édition est presque identique à celui de la liste simple d’inventaire,
sauf que son contenu est regroupé soit par codification géographique soit par
emplacement, en considérant les options associées spécifiquement à ce type
d’édition.
Noter que l’option de saut de page permet d’isoler les feuilles concernant
chaque localisation (géographique ou emplacement).

282
Gestion des immobilisations

Le premier format est analogue à l’état d’inventaire normal, sauf par rapport au regroupement selon la
localisation, avec ou sans saut de page.

Le deuxième format de tableau servirait essentiellement lors de l’inventaire physique pour noter entre
autres l’état de l’immobilisation, d’où l’absence d’informations d’imputation ;

Le contenu du tableau par regroupement peut aussi évidemment être exporté en cliquant sur le bouton
correspondant.

283
Gestion des immobilisations
7.4.1.3 Tableau d’amortissement
En utilisant les taux renseignés pour chaque article dans leurs fiches
d’immobilisations respectives et se basant sur les méthodes de dépréciation
associées aux comptes comptables correspondants, les montants des dotations
et d’amortissements cumulés peuvent être automatiquement calculés dans le
système, les résultats correspondants sont figurés dans les éditions associées à ce type de consultation ;

 Les dotations calculées par le système concernent l’exercice en cours.

Le premier format d’édition détaille article par article le montant des dotations et d’amortissement cumulé.

Le deuxième format de tableau synthétise par compte comptable le montant des amortissements
calculés par le système, pour entre autres servir de base de comptabilisation des dotations aux amortissements de
l’exercice.

Si besoin, le contenu du tableau détaillé des amortissements peut être exporté au format Ms Excel

7.4.1.4 Rapprochement avec la comptabilité

Normalement, les valorisations des immobilisations dans la comptabilité et
dans le registre des immobilisations (alimenté dans les fiches au niveau de ce
module) doivent absolument concorder. Un écart est surement expliqué par
des erreurs et/ou des omissions au niveau des saisies.

 La fourchette de date objet du rapprochement doit absolument être renseignée.

284
Gestion des immobilisations
Le contenu de la liste de rapprochement

peut être imprimé ou exporté

7.4.1.5 Liste des cessions

L’état de liste des cessions affiche la liste des immobilisations marquées
comme cédées ou mises hors service dans leurs fiches d’immobilisations.

Le contenu de la liste de rapprochement peut être imprimé ou exporté .

7.4.2 Inventaire

Gestion des immobilisations > Exploitations > « Inventaire »

Le tableau d’inventaire est analogue aux états d’inventaires standardisés dans les options de consultation, mais
avec par contre la possibilité de personnaliser le contenu des colonnes à imprimer par rapport aux éléments
renseignés dans les fiches.

285
Gestion des immobilisations
Pour éditer ce tableau d’inventaires aux
colonnes personnalisées, procéder
généralement de la même manière que
pour les états d’immobilisation
standards :
1. Cocher au niveau des codes des
sites ou centres de saisie qui
seront incluses dans les éditions ;
2. Pour éditer la totalité de la liste
associée aux sites sélectionnées,
laisser en blanc les critères ; sinon
préfiltrer la liste en alimentant un
ou des éléments de choix
d’imputations et/ou en cochant
sur certaines autres
caractéristiques définies dans les
fiches (renseignement ou non
d’information de cession, …) ;
3. Sélectionner la liste des colonnes à
imprimer parmi tous les champs
alimentés dans la fiche
d’immobilisation, en cochant sur les
cases correspondantes.

4. Cliquer sur « OK »

pour
prévisualiser / imprimer

le contenu du tableau
personnalisé.

7.4.3 Balance

Gestion des immobilisations > Exploitations > « Balance »

Ce sous-menu permet d’accéder aux mêmes fonctionnalités de synthèse des frais sur immobilisations dans la
comptabilité analytique.

7.4.4 Grand-livre

Gestion des immobilisations > Exploitations > « Grand-Livre »

Ce sous-menu permet d’accéder aux mêmes fonctionnalités de détails des frais sur immobilisations dans la
comptabilité analytique.

286
Gestion des immobilisations

Le tableau de bord des immobilisations, incluant les mêmes possibilités de

personnalisation poussée de contenu ou de présentation comme dans les autres
modules, synthétise ou détaille les éléments saisis dans les
fiches des immobilisations.
Les manipulations liées au tableau de bord
personnalisables sont détaillées dans la comptabilité
générale.

7.5.1 Liste des immobilisations

Gestion des immobilisations > Tableau de bord > « Liste des

immobilisations »

Ce tableau de bord de
type liste peut inclure
tous les éléments
alimentés dans la
fiche d’immobilisation,
pour que l’utilisateur
puisse personnaliser
le contenu de la liste
d’inventaire avec les
possibilités de
regroupements et
totalisations

287
Gestion des immobilisations
7.5.2 Analyse

Gestion des immobilisations > Tableau de bord > « Liste des

immobilisations »

Ce tableau de bord de
type pivot permet de
synthétiser les
valorisations saisies
dans les fiches
d’immobilisations,
généralement en
définissant comme
axe de ligne/colonne
un des axes
d’imputation, en en
valeur la synthèse des
valeurs saisies dans
les fiches.

288
289
Etats financiers

Les états financiers, généralement demandés dans le cadre de la normalisation comptable ou spécifiquement
réclamés par certains ayants-droits à l’information financière comme les bailleurs de fonds, peuvent être produits
automatiquement du système. Ces tableaux sont paramétrables pour être adaptés à chaque entité et à chaque
contexte, tout en considérant les règles universellement reconnues en matière de présentation.

Pour accéder à ces fonctionnalités, cliquer sur « États financiers » au

niveau du menu principal. Le menu contenant les différents éléments de
paramétrage et d’édition des états financiers va être déroulé.

Les fonctionnalités de gestion des immobilisations sont structurées en plusieurs sous-modules :

 La production des états standards qui sont historiquement produites dans le cadre de toute normalisation
comptable (bilan, compte de résultat, état des emplois et ressources)
 La génération des liasses SYSCOHADA qui est théoriquement réclamé à toute entité tenant la comptabilité
dans certains pays
 La production de rapports financiers réclamés par certains bailleurs : États IFR ou Intermediary Financial
Reporting ;
 La possibilité de définir des états ou tableaux paramétrables au contenu et présentation totalement
personnalisable par l’utilisateur ;
 Des fonctions permettant de calculer des ratios prédéfinis dans le système

290
Etats financiers

Pour tous les tableaux ou présentations à rubriques personnalisables, comme le bilan, le compte de résultat, le
compte des emplois et ressources standards ou dans les IFR, les paramètres des tableaux universels, etc., des
règles simples de codification de rubriques sont applicables.
Noter toutefois que le paramétrage de certains tableaux, comme l’état du compte spécial dans les IFR par
exemple, nécessite des traitements spécifiques qui sont explicités dans les sections correspondantes.

8.2.1 Codification des rubriques des tableaux financiers

Les règles de codification des rubriques paramétrables des tableaux financiers sont explicitées dans les sections qui
suivent.

8.2.1.1 Saisie des rubriques

Chaque rubrique ajoutée dans les états financiers inclut au moins un numéro ou code, un libellé, en plus
de la définition de sa nature, en plus des caractéristiques spécifiques à
chaque état :

 Les codes doivent être numérotés sur 1, 2 ou 4 caractères :

 Lors de la saisie initiale, alimenter la numérotation de la
rubrique qui sera reprise dans la numérotation de tri ;
 La numérotation de tri
permet essentiellement
de définir l’ordre de
présentation de rubriques dans les états financiers (tri par ordre croissant) ; modifier cette
numérotation pour un reclassement mineur de certaines rubriques des états financiers (pour changer
l’ordre des lignes dans un même regroupement par exemple) ; Par contre, il est conseillé de supprimer et
de ressaisir une rubrique incorrectement classée par rapport à son regroupement ;

 Tout en considérant les règles de numérotation liées aux sous-totalisations, la manière de numéroter les
rubriques (numérique, alphabétique, alphanumérique) est laissée à la discrétion de l’utilisateur ; il n’est
pas nécessaire d’avoir une quelconque correspondance entre les codes des fourchettes (comptables,
autres axes) et la numérotation ;

 Prévoir des sauts au niveau des numérotations pour pouvoir insérer éventuellement d’autres rubriques
dans le futur ;
 Les rubriques des sous-totalisations doivent être numérotées sur 1 ou 2 caractères (1 caractère pour
les grands regroupements, 2 caractères pour les regroupements intermédiaires) ;
 Les rubriques de détails, calculées à partir de fourchettes, doivent être numérotées sur 4 caractères ;
 La numérotation des rubriques des formules est libre ;
 Les libellés saisis dans les paramétrages seront repris tes quels dans les états financiers ;
 Après avoir alimenté le code et le
libellé, préciser la nature de la
rubrique ;
 Préciser les éléments à figurer dans la rubrique (détaillés selon les types dans les sections qui suivent), et

enregistrer le paramétrage de la ligne.

291
Etats financiers
8.2.1.2 Traitement des rubriques de regroupement ou sous-totalisation
Pour saisir une rubrique de regroupement dans les paramétrages des tableaux, sélectionner la nature
« regroupement » et numéroter les
rubriques des sous-totaux sur 1 ou 2
caractères.
Pour définir un sous-total dans les rubriques des états financiers :
1. Saisir sa numérotation (1 ou 2 caractères) et son libellé ;
Règle de numérotation des
sous-totaux : la numérotation
des rubriques de regroupement,
codifiées sur 1 ou 2 caractères (1
caractère normalement pour les
grands regroupements, 2
caractères pour les
regroupements intermédiaires),
doit être la même que celle des débuts de numérotation des
rubriques de détails correspondantes (codifiées sur 4 caractères),
pour que le système puisse identifier les éléments à totaliser dans
celles-ci ;

2. Préciser les autres options demandées (type, etc.) ;

La présentation des sous-totalisations est différente
si on coche ou non l’option « Ajout d’une ligne de
rupture contenant le montant total du
regroupement » :
 Si l’option est désactivée, la sous-totalisation est affichée
directement au niveau de la ligne de regroupement ;

 Si l’option est activée, une ligne de sous-totalisation est

affichée en fin des rubriques liées au regroupement

8.2.1.3 Traitement des rubriques de détails avec des fourchettes

Pour saisir des rubriques de détails avec des fourchettes, sélectionner la nature « grille », et numéroter les
rubriques de détails sur 4 caractères.

Pour remplir une grille dans les rubriques des états financiers :
1. Saisir sa numérotation (4
caractères) et son libellé ;
Règle de numérotation des
rubriques des détails : la
numérotation des rubriques de détail
(codifiées sur 4 caractères) doit
commencer par la numérotation des rubriques de sous-totaux correspondants ;
2. Préciser les autres options demandées (types, etc.) ;

292
Etats financiers
3. Alimenter la grille à partir de
fourchettes de codifications pouvant
être alimentés dans le paramétrage
(selon la version du tableau : par
exemple : fourchette comptable
uniquement pour le bilan, autres
choix plus larges pour les
fourchettes de certaines tableaux
destinés aux bailleurs)

8.2.1.4 Traitement des rubriques avec des formules

Pour saisir des rubriques avec des formules, sélectionner la nature « formule », et noter que la numérotation,
tout en permettant de classer les
rubriques de formule dans les états
financiers, est libre. Noter que les champs de formules n’influencent pas le contenu des rubriques de sous-
totalisations ou regroupements.

 Pour saisir des formules, créer préalablement les rubriques d’états financiers qui vont servir d’opérandes dans
les formules.
Pour saisir une rubrique avec des formules :
1. Saisir sa numérotation
(jusqu’à 4 caractères) et son
libellé ;
2. Préciser les éventuelles autres
options demandées (types,
etc.) ;
3. Saisir directement la
formule en précisant
au fur et à mesure les
opérandes
(issues des rubriques
déjà saisies dans la
codification en cours)
et les opérateurs
.

293
Etats financiers
8.2.1.5 Edition des rubriques

Cliquer sur le bouton d’édition pour avoir un aperçu/imprimer les rubriques du modèle en cours de
sélection.

8.2.1.6 Contrôle des anomalies de paramétrage des rubriques

Puisque le travail de paramétrage est assuré par l’utilisateur, des contrôles automatisés ou manuels doivent être
prévus. Les contrôles préalables qui seraient nécessaires seront détaillés au dans les rubriques correspondant à
chaque type d’état. Dans tous les cas :

 Corriger toute anomalie détectée avant l’édition des états financiers ;

 Prévoir la mise à jour des paramétrages des états financiers en cas d’ajouts ou modifications d’éléments
correspondants dans les différents plans.

8.2.2 Modèle d’états financiers

Les modèles permettent de personnaliser pour chaque type d’utilisateurs les rubriques des états financiers
(exemple : pour permettre de sortir un format de bilan synthétique exigé par certains utilisateurs
institutionnels/bailleurs en plus du bilan normalisé exigé par la réglementation).

8.2.2.1 Paramétrage d’un modèle

Pour définir des modèles d’états financiers dans les fenêtres de paramétrage :
1. Identifier et dérouler le combo de choix de modèle, pour sélectionner
le numéro de modèle à utiliser ;

2. Après la sélection, personnaliser facultativement le nom

du modèle en cliquant sur le bouton à droite du
combo ; remarquer que le numéro de modèle à
personnaliser est affiché en « code » ;

294
Etats financiers

3. Ajouter / Modifier / Supprimer directement les rubriques du modèle d’état sélectionné ; si applicable,
préalablement dupliquer dans le modèle (à paramétrer) les éléments d’un modèle déjà existant.

8.2.2.2 Duplication des modèles d’états financiers

La duplication de modèle permet de copier toutes les rubriques déjà saisies dans un modèle existant dans un
modèle vierge. Pour ce faire :
1. Sélectionner le numéro de modèle « source »
dont le contenu est à dupliquer, puis cliquer

sur le bouton de duplication de

modèle ;

2. Dans la fenêtre de sélection affichée, remarquer que

le modèle sélectionné est proposé par défaut comme
paramètre « source » (modèle dont le contenu est
à dupliquer), le premier modèle non-encore alimenté
est proposé comme paramètre « cible » (modèle
vide dont le contenu sera généré par reprise des
rubriques du modèle source) : modifier si besoin les
choix proposés par défaut au niveau des combos,
puis cliquer sur le bouton de duplication
et confirmer l’opération dans la
fenêtre de message affichée ;
3. Constater en sélectionnant le modèle cible que le contenu des rubriques du modèle source y a été
effectivement copié ; Évidemment modifier si besoin les rubriques créées dans le modèle cible dans le but des
personnalisations.

8.2.3 Edition des états financiers

Pour entre autres contrôler le résultat des travaux de paramétrage, lancer les éditions des états financiers.

Généralement, une fenêtre d’option d’édition est affichée pour préciser le contenu à compiler dans les états
financiers (pour préciser au moins le modèle à éditer, les dates-clés, plus les autres options demandées). Dans ce
cas :

295
Etats financiers
1. Sélectionner le modèle d’état dans le
combo correspondant (remarquer que
la liste est limitée aux modèles dont
des rubriques sont paramétrées) ;
2. Préciser la ou les fourchettes de
période objet de l’édition ;
3. Uniquement si l’option multisites est
activée, sélectionner les sites ou
centre de saisie dont les données
seront compilées dans l’état
(sélectionner « 00 consolidation »
pour compiler les données de tous les
sites) ;
4. Uniquement si l’axe de
regroupement (source de
financement ou autres
personnalisations) est activé dans
l’entête, filtrer le contenu de l’état en
sélectionnant uniquement certaines
codifications en cochant la case à
gauche, sinon laisser l’option par
défaut « toutes » ;
5. Préciser les autres options, avant de
lancer la prévisualisation ;

Le contenu pré visualisé des tableaux

sera affiché dans un onglet, vérifier le

contenu de celui-ci avant de lancer

les éditions correspondantes

 Pour certains formats d’états

(bilan, compte de résultat), toute
anomalie est signalée dans un
onglet correspondant, les corriger
systématiquement dans les
codifications des rubriques avant de
rééditer le tableau ;

Après les contrôles nécessaires,

imprimer / exporter les tableaux

296
Etats financiers

Les états financiers standards incluent le bilan, le

compte de résultat, le tableau des emplois et
ressources. Ces états, généralement axés sur la base
du plan comptable, sont a priori systématiquement
produites du fait des normalisations comptables
applicable à toute entité tenant la comptabilité.
En plus de ces états standards au contenu et
présentation quasi-universel, les tableaux financiers exigés par rapport au référentiel comptable de chaque pays ou
de chaque zone peuvent être codifiés dans les tableaux paramétrables.
Pour automatiser la sortie des états financiers standards, il faut préalablement codifier dans le système les
différentes rubriques de chaque tableau, puis contrôler le contenu des calculs, avant de les éditer.

8.3.1 Bilan
Le bilan, a priori sortie par toute entité astreinte à la tenue d’une comptabilité normalisée, reflète la situation
patrimoniale de l’organisation.

8.3.1.1 Codification des rubriques du bilan

États financiers > États standards > « Bilan »

Tout en respectant les règles et méthodes générales de codifications des rubriques des états financiers, noter les
particularités suivantes :
 Les rubriques du bilan au niveau le plus
détaillés reprennent les soldes des
comptes comptables de bilan retracés
à partir de la balance générale (capitaux
ou financements, immobilisations,
stocks, tiers, financiers), par contre, le
solde des comptes de gestion, c'est-à-dire
le « résultat » ou terme équivalent est
évidemment calculé dans une rubrique
précise à paramétrer spécifiquement

297
Etats financiers
 Préciser pour chaque rubrique du bilan son classement, à l’actif [A] ou au passif [P]

 Trois possibilités sont offertes pour paramétrer chaque fourchette de compte

dans les rubriques au niveau le plus détaillé : prendre le solde [S] qu’importe
le sens, prendre uniquement les éléments à solde débiteur [D], prendre
uniquement les éléments à solde créditeur [C]

 Noter que le test est effectué jusqu’au niveau des soldes de comptes
auxiliaires pour les comptes comptables collectifs ;

 Pour les rubriques d’actif au niveau le plus

détaillé (fourchettes), remarquer les deux
groupes permettant d’identifier les
fourchettes de valeur brute (à gauche) et
les fourchettes des
amortissements/provisions (à droite) ;
évidemment la valeur nette des rubriques
d’actif sera calculée automatiquement lors des éditions ;

 Placer correctement dans les colonnes correspondantes les valeurs brutes et les comptes
d’amortissements et de provisions correspondantes, sinon le contenu édité du bilan risque d’être
incorrectement présenté ;
 Paramétrer obligatoirement une rubrique
au plus détaillé de ligne de calcul de
résultat (solde des comptes de gestion)
en cochant l’option correspondante, et
l’associer à un compte défini dans les
fourchettes qui ne serait pas utilisé directement dans la comptabilité

 Paramétrer une seule ligne de calcul de résultat au niveau le plus détaillé (il n’est pas nécessaire de
cocher l’option pour les rubriques de sous-totaux correspondants) ;

8.3.1.2 Contrôle des anomalies

Un état de contrôle des anomalies est intégré dans les contrôles d’édition du bilan. Toute anomalie nécessiterait
généralement soit la correction des paramétrages, soit la vérification de la comptabilité dans de rares cas.
Dans tous les cas, toute anomalie sera
détectée automatiquement et signalée en
rouge en évidence lors de l’édition du
bilan.
Dans tous les cas, lister tout de suite les anomalies détectées et les corriger avant l’édition du bilan. Il y a trois
types d’anomalies possibles dans le paramétrage du bilan : omission, doublons, ligne de calcul de résultat non
paramétrée

8.3.1.2.1 Omissions de comptes comptables de bilan dans les rubriques

Ce type d’anomalie est affiché dans la liste si un compte
comptable qui a un solde n’est pas paramétré dans les
rubriques de bilan, c'est-à-dire :
 dans les cas où le compte n’est pas du tout paramétré
dans les rubriques ;

298
Etats financiers
 ou si le sens du solde comptable (débiteur/créditeur) n’est pas prévu dans les paramétrages des rubriques
utilisant le compte.
Pour corriger cette anomalie, créer une nouvelle rubrique ou élargir les fourchettes de compte d’une rubrique
existante, pour intégrer le compte omis ; sinon vérifier aussi le sens du solde (D,C,S) si le compte est déjà intégré
dans une rubrique existante.

8.3.1.2.2 Doublons : Soldes de comptes classés dans plusieurs rubriques du bilan

Ce type d’anomalie est affiché dans la liste si un solde d’un
compte se retrouve dans plus d’une rubrique de bilan ; dans ce
cas, les numéros des rubriques qui figurent le même élément
sont affichés dans la liste.

Pour corriger cette anomalie, noter les numéros de

rubriques qui incluent les doublons, puis corriger au
niveau du paramétrage les fourchettes de compte
d’une des deux rubriques identifiées.

8.3.1.2.3 Ligne de calcul de résultat non paramétrée

Ce type d’anomalie est affiché dans la liste si une rubrique de
ligne de calcul de résultat n’est pas paramétrée, déséquilibrant
de fait le bilan.

Pour corriger cette anomalie, créer/identifier dans les paramétrages la rubrique de résultat et cocher l’option
correspondante .

8.3.1.3 Edition du bilan

États financiers > États standards > « Edition : Bilan »

Le format d’édition de bilan dans le système reprend la présentation issue des normalisations comptables
généralement reconnues.

299
Etats financiers
Pour éditer le bilan :
1. Sélectionner le modèle à éditer ;
2. Préciser les options demandées dans
la fenêtre de choix d’édition :
exercice, choix de site, choix d’axe
de regroupement si applicable,
option d’affichage ou non des
éléments de l’exercice précédent,
monnaie de présentation ;
3. Cliquer sur le bouton « valider »
pour lancer le calcul des
rubriques ;
4. À la fin des calculs, cliquer sur le
bouton « OK » pour
afficher la fenêtre de prévisualisation
5. Personnaliser si besoin le titre de
l’état

Après ces manipulations, l’onglet de

prévisualisation sera affiché par le
système et les options d’impression /
exportation seront disponibles.

 Procéder systématiquement à la
correction de toute anomalie
listée avant d’éditer le
contenu du bilan
Cliquer sur les onglets
correspondants pour
afficher à l’écran les rubriques
d’actifs/passifs automatiquement
calculées ;

300
Etats financiers
Cliquer sur les boutons correspondants

pour imprimer les

rubriques d’actif et de passif, sinon

exporter directement le contenu

du bilan

301
Etats financiers
Le système propose aussi un format
combiné en ligne du bilan, affichant les
valeurs nettes uniquement, en cliquant

sur le bouton correspondant

8.3.2 Compte de résultat

Le compte de résultat, a priori sortie par toute entité astreinte à la tenue d’une comptabilité normalisée, synthétise
les charges et produits de l’organisation.

8.3.2.1 Paramétrage du compte de résultat

États financiers > États standards > « Compte de résultat »

Tout en respectant les règles et méthodes générales de codifications des rubriques des états financiers, noter les
particularités suivantes :

 Les rubriques du bilan au niveau le

plus détaillés reprennent les soldes
des comptes comptables de
gestion retracés à partir de la
balance générale (charges,
produits, éléments hors
activités ordinaires) ;

302
Etats financiers
 Préciser pour chaque rubrique du bilan son classement, au débit [D] ou au crédit [C]

 Trois possibilités sont offertes pour paramétrer chaque fourchette de compte dans les rubriques au niveau le
plus détaillé : prendre le solde [S] qu’importe le sens, prendre uniquement les éléments à solde débiteur
[D], prendre uniquement les éléments à solde créditeur [C]

 Contrairement au paramétrage équivalent dans le bilan, il n’est pas nécessaire de paramétrer ne ligne de calcul
de résultat : celle-ci sera générée automatiquement et placée soit au débit soit au crédit du compte de résultat
pour équilibrer le tableau.

8.3.2.2 Contrôle des anomalies

Un état de contrôle des anomalies est intégré dans les contrôles d’édition du compte de résultat. Toute anomalie
nécessiterait généralement soit la correction des paramétrages, soit la vérification de la comptabilité dans de rares
cas.
Dans tous les cas, toute anomalie sera détectée
automatiquement et signalée en rouge en évidence
lors de l’édition.

Les anomalies qui peuvent être retrouvées dans le compte de résultat sont analogues à celles qui peuvent se
retrouver dans le bilan : omission de paramétrage d’un compte, doublon c'est-à-dire classement d’un solde d’n
compte sur plusieurs rubriques à la fois. Par contre, il n’y a pas d’anomalie de ligne de calcul de résultat (celle-ci
étant affichée automatiquement pour équilibrer les tableaux.

8.3.2.3 Edition du compte de résultat

États financiers > États standards > « Edition : Compte de résultat »

Le format de compte de résultat reprend les standards de présentation préconisés dans certaines normalisations
comptables généralement reconnues.

303
Etats financiers
Pour éditer le compte de résultat :
1. Sélectionner le modèle à éditer ;
2. Préciser les options demandées dans
la fenêtre de choix d’édition :
exercice, choix de site, choix d’axe
de regroupement si applicable,
option d’affichage ou non des
éléments de l’exercice précédent,
monnaie de présentation ;
3. Cliquer sur le bouton « valider »
pour lancer le calcul des
rubriques ;
4. À la fin des calculs, cliquer sur le
bouton « OK » pour
afficher la fenêtre de prévisualisation
5. Personnaliser si besoin le titre de
l’état

Après ces manipulations, l’onglet de prévisualisation sera affiché par le système et les options d’impression /
exportation seront disponibles.

 Procéder systématiquement à la correction de toute anomalie listée avant d’éditer le contenu du bilan

Cliquer sur les onglets correspondants

pour afficher à l’écran les rubriques de
charges/produits automatiquement calculées ;

304
Etats financiers
Cliquer sur les boutons correspondants

pour imprimer les

tableaux de compte de résultat, sinon

exporter directement le contenu

du bilan

Cliquer sur le bouton pour sortir

un format synthétisé du compte de
résultat.

305
Etats financiers
8.3.3 Emplois et ressources
Le tableau des emplois et ressources permet de sortir un état de synthèse des flux financiers de la période
sélectionnée. Noter qu’un tableau équivalent présenté en ligne, exigé par certains bailleurs multilatéraux, est aussi
disponible au niveau des états IFR.

 Puisqu’il s’agit d’analyser les flux financiers dans ce format d’état, le contenu sorti sera basé sur les
mouvements des périodes sélectionnées uniquement. Néanmoins, un output spécifique « comparé cumul »
permettra de figurer les soldes cumulés notamment pour faciliter la comparaison avec les autres états
standards (bilan, compte de résultat)

8.3.3.1 Paramétrage du tableau d’emplois et ressources

États financiers > États standards > « Emplois et ressources »

Tout en respectant les règles et méthodes générales de codifications des rubriques des états financiers, noter les
particularités suivantes :
 Généralement, utiliser les
mêmes règles de paramétrages
que pour le bilan ou le compte
de résultat ; par contre noter
que tous les comptes de
plan comptable peuvent être
inclus dans les paramétrages
 Préciser
le

placement dans les

colonnes du tableau en emploi
[E] ou en ressources [R]
 Au niveau du sens, sélectionner [S] (solde) pour reprendre tous les mouvements,
[D] pour les mouvements débiteurs uniquement, et [C] pour les mouvements
créditeurs uniquement ;

 Les emplois ont normalement un solde débiteur, et les ressources un solde

créditeur : les montants des rubriques ayant ces comportements seront affichés en positif,
sinon en négatif. Dans de cas très spécifiques, cette logique peut être inversée en activant l’option « signe
inverse » (Non [N] par défaut) ;

 Modifier cette option est réservé aux utilisateurs qui ont une parfaite maîtrise des codifications des états
financiers ; Dans le doute, laisser l’option [N] par défaut ;
 Il est conseillé de regrouper les rubriques de la sorte :
 Les ressources incluent les capitaux/ financements, les produits et les dettes, même à très court
terme diminuées des éventuelles créances ;
 Les emplois sont ventilés par les comptes de dépense : immobilisations et les charges/stocks ; si
nécessaire, les emplois peuvent être détaillés par financement (convention+catégorie), en utilisant le
filtre supplémentaire correspondant au niveau des options, sinon laisser en blanc pour filtrer uniquement
sur base comptable ;
 L’excédent ou déficit de ressources sur les emplois est normalement matérialisé dans la trésorerie ; noter
qu’il y aussi le choix de ne pas justifier par une fourchette l’excédent ou le déficit par la trésorerie : dans ce

306
Etats financiers
cas la ligne d’excédent/déficit est automatiquement calculée et affichée par le système pour équilibrer le
tableau
 Généralement, il est conseillé de ne pas inclure dans les paramétrages des emplois et ressources les
comptes d’inventaire qui s’annulent au niveau des soldes (amortissements/provisions/capitalisations/report
à nouveau, …) car ceux-ci ne ventilent pas des flux financiers effectifs ;

8.3.3.2 Contrôle des anomalies

Le contrôle des anomalies de l’état des emplois et ressources doit être assuré par l’utilisateur lui-même.

 Noter que les check-marks affichés par le système matérialisent uniquement la finalisation des calculs des
montants des rubriques, et ne remplace donc pas
l’obligation de contrôle par l’utilisateur lui-même. En
effet, le paramétrage des tableaux des emplois
n’obéit pas à des contraintes standardisées qui peuvent être intégrées dans les contrôles, contrairement au
bilan et au compte de résultat ;
La vérification de la cohérence globale par l’utilisateur peut être effectuée au niveau des rubriques
d’excédent/déficit des ressources sur les emplois, matérialisé normalement dans la trésorerie :

 Si des rubriques de trésorerie sont

déjà prévues dans les
paramétrages (généralement dans
des regroupements spécifiques au
niveau de la colonne des
« emplois »), le système ne devrait
plus ajouter une ligne
supplémentaire d’équilibrage des
tableaux ;

 Si les rubriques de trésorerie ne

sont pas paramétrées, la ligne
supplémentaire ajoutée
automatiquement par le système
pour équilibrer le tableau doit être
justifiée par les mouvements de
trésorerie

 Remarquer que la figuration

directe de la trésorerie pour
justification de
l’excédent/déficit des
ressources sur les emplois
facilite les contrôles

307
Etats financiers
8.3.3.3 Edition du tableau d’emplois et ressources

États financiers > États standards > « Edition : Emplois et

ressources »
Préciser au niveau des options d’édition :
1. Sélectionner le modèle à utiliser, la
période, le site et axe de
regroupement (si applicables), la
monnaie et enfin la personnalisation
du titre de l’état ;
2. Sélectionner le format désiré
(standard ou cumul : détails dans
les sections qui suivent), pour lancer
le calcul des rubriques ;
3. Cliquer sur le bouton « OK »
et vérifier le contenu
des tableaux au niveau des onglets
affichés avant impression /
exportation

8.3.3.3.1 État des emplois et ressources format standard

En sélectionnant le format standard
dans les options d’édition, les
tableaux sortis figurent uniquement les
variations des emplois et des ressources (et de
la trésorerie si paramétrée directement dans le
tableau), c'est-à-dire synthétisent uniquement les
mouvements de la période.
Dans l’onglet affiché, cliquer sur les onglets
correspondants pour vérifier sur
écran les résultats de calcul des rubriques des
emplois et des ressources.

 Les rubriques de ce format de tableau ne

peuvent pas a priori être rapprochées
directement avec les rubriques de bilan sans
retraitements de ces dernières, par calcul de la variation des rubriques entre deux exercices (le bilan étant
basé sur les soldes, le tableau standard des emplois et ressources étant basé sur les mouvements
uniquement)

308
Etats financiers
Cliquer sur les boutons correspondants
pour imprimer les rubriques d’emplois

et de ressources , sinon

exporter directement le contenu

du tableau ;

8.3.3.3.2 État des emplois et ressources format « comparé cumul »

En sélectionnant le format ER3
cumul dans les options
d’édition, les tableaux sortis figurent
les soldes cumulés tous
exercices confondus des rubriques
des emplois et des ressources de
l’exercice en cours et de l’exercice
précédent, pour justifier par différence
les variations de l’exercice (et de la
trésorerie si paramétrée directement
dans le tableau).

 Préférer ce format d’état pour

faciliter entre autres le
rapprochement avec le bilan (au
niveau des colonnes des soldes) ;

309
Etats financiers
Cliquer sur les boutons correspondants
pour imprimer les rubriques d’emplois et

de ressources

310
Etats financiers

Ce tableau, basé sur les mouvements

comptables, permet d’éditer des liasses de
consolidation régionale exigées dans certains
pays membres de la zone SYSCOA/OHADA.
Noter que ce format d’état permet tout simplement de monter un tableau de
correspondance entre le plan comptable et un autre plan équivalent, plus
synthétique, normalisé au niveau supranational ; les fonctionnalités liées à ce
sous-module peuvent aussi être détournées pour sortir des balances comptables plus synthétiques

8.4.1 Codification des liasses SYSCOHADA

États financiers > États SYSCOHADA > « Paramétrage de la

balance SYSCOHADA »
La codification des liasses SYSCOHADA consiste essentiellement monter un tableau de correspondance entre le
plan comptable paramétré dans le système et les lignes « SYSCOHADA » équivalentes.

 Obtenir préalablement les nomenclatures officielles de la liasse, identifier les correspondances avec le plan
comptable utilisé, avant de les paramétrer dans le système ;

 S’assurer que tous les éléments du plan comptable soient pris en compte dans le tableau de correspondance ;
Pour paramétrer le tableau de correspondance :
1. Sélectionner chaque branche du plan
comptable ayant son équivalent dans les
rubriques SYSCOHADA (par saisie directe ou par
sélection dans la liste déroulée par ta touche
[F5] ou [F7])
Si besoin, paramétrer au niveau le plus détaillé
du plan comptable ; toutefois, il est possible de
sélectionner une rubrique agrégée du plan
comptable, auquel cas toutes les codifications
détaillées correspondantes seront
automatiquement prises en compte ;
2. Alimenter directement la codification
« SYSCOHADA » équivalente.

 Plusieurs branches du plan comptable peuvent

avoir une même correspondance dans la liasse
SYSCOHADA, par contre l’inverse (plusieurs
rubriques SYSCOHADA pour un même compte
comptable) est impossible ;

311
Etats financiers
8.4.2 Édition liasses SYSCOHADA

États financiers > États SYSCOHADA > « Liasses SYSCOHADA »

Le module d’édition des liasses SYSCOHADA permet de contrôler tout d’abord si tous les éléments du plan
comptable ont des nomenclatures « SYSCOHADA » équivalentes dans les codifications du tableau de
correspondance, avant de sortir effectivement la liasse.

8.4.2.1 Contrôle des anomalies

Comme pour les éditions du bilan ou du compte de résultat, après avoir lancé la génération du tableau
un check-mark rouge est affiché si des incohérences sont décelées lors de l’édition des liasses SYSCOHADA.
Avant l’édition du tableau, s’assurer que tous les éléments du
plan comptable soient repris (au niveau agrégé ou détaillé,
selon les codifications) dans le tableau de correspondance,
sinon une anomalie sera signalée par un check-mark au niveau
de la ligne de contrôle de « cohérence des deux balances ».

8.4.2.2 Edition
La liasse SYSCOHADA présente la balance
comptable (sur un ou deux exercices)
regroupée dans les rubriques codifiées dans le
tableau de correspondance.

Imprimer / exporter
le contenu du tableau pour finaliser l’édition de
celle-ci.

312
Etats financiers

Certains bailleurs multilatéraux exigent, en

plus des états financiers annuels et des
relevés de dépenses justifiant les
réapprovisionnements, des tableaux de
suivi selon une périodicité prédéterminée et
suivant une présentation normalisée. Le
paramétrage et l’édition de ces tableaux
sont regroupés au niveau du module des
états « I.F.R » (Interim Financial
Report ou Rapport Financier
Intermédiaire)

Ces tableaux peuvent aussi être utilisés

évidemment au niveau de l’entité comme
outil de monitoring financier interne.

Généralement, les états sortis sont cadrés

sur la période objet du reporting et sur la
durée totale d’exécution du programme ou projet. Le contenu compile soit les décaissements effectifs (cash
basis) soit sur la base d’engagements comptabilisés (accrual basis).

8.5.1 Ressources et emplois

Le tableau des ressources et emplois est analogue à celui édité au niveau des états standards, mais détaille les
ressources et emplois de manière plus technique : les ressources détaillant les financements reçus des bailleurs
entre autres ressources, les emplois détaillant l’affectation sur les axes d’analyse formalisés avec les bailleurs dans
les documents du projet/programme.

8.5.1.1 Identification et paramétrage du modèle

États financiers > IFR Paramètres > « Liasses SYSCOHADA »

8.5.1.2 Contrôle des anomalies

8.5.1.3 Edition du tableau des ressources et emplois

8.5.2 Utilisation des fonds

8.5.2.1 Identification et paramétrage du tableau

313
Etats financiers
8.5.2.2 Edition du tableau d’utilisation des fonds

8.5.3 Compte spécial

8.5.3.1 Paramétrage du tableau de compte spécial

8.5.3.2 Edition de tableau

8.5.4 Paramètres physiques

8.5.4.1 Sélection et paramétrage d’un modèle

8.5.4.2 Edition des états

8.5.5 Autres tableaux

314
Etats financiers

8.6.1 Paramètres

8.6.2 Tableau de contrôle

8.6.3 États

315
Etats financiers

8.7.1 Codifications

8.7.2 Calcul des ratios

316
317
Marchés et engagements

Le module Marchés et Engagements permet de réaliser la saisie des informations générales et financières
concernant les marchés ainsi que la prise en compte en automatique des décomptes et décaissements constatés
au niveau de la comptabilité générale. Ceci est effectué en vue du suivi financier des marchés et engagements.

Pour y accéder, cliquer sur « Marchés Engagements » au niveau du menu

principal. Le menu va ainsi être déroulé.

Les Marchés et Engagements sont structurés en cinq sous-modules :

 Les paramètres;
 La Fiche marchés;
 L’Exploitation ;
 Les travaux périodiques ;
 Mon tableau de bord.

318
Marchés et engagements

Les paramètres incluent les codifications spécifiques utilisées pour la gestion des marchés et engagements.
Accéder aux éléments des paramètres en déroulant le menu du module de Marchés Engagements > Paramètres.

9.2.1 Types de marché

Marchés Engagements > Paramètres > « Type de marché »
Il s’agira à ce niveau de définir les différents types de marchés (travaux, Consultants services, fournitures…) ainsi
que les schémas de comptabilisation (numéro de compte pour l’imputation comptable, opération de débit/crédit)
pour chaque élément du marché (montant des travaux, avance de démarrage, retenues de garantie, primes,
pénalités, etc…).
Ces renseignements et schémas de comptabilisation seront utilisés dans les états d’exploitations notamment les
états récapitulatifs des marchés

Il est possible d’Ajouter / Modifier / Supprimer les types de marché dans le système à partir de ce module.

319
Marchés et engagements
Pour un nouvel enregistrement :

1. Cliquer sur Ajouter ;

2. Saisir un code et un libellé du type de marché ;
3. Pour chaque ligne :
 renseigner la case de la colonne Imputation Comptable en saisissant le numéro de compte correspondant
(ou appuyer sur la touche F5 pour dérouler la liste des comptes, puis sélectionner en double-cliquant sur le
numéro de compte approprié) ;
 renseigner la case de la colonne Sens D/C (Saisir D pour Débit, C pour Crédit) en fonction du schéma de
comptabilisation ;
 renseigner pour une personnalisation les informations supplémentaires (libellés spécifiques correspondantes,
numéro de pièce, date de pièce) ;

4. Cliquer sur enregistrer pour valider la saisie et procéder à la saisie d’un autre type de marché,
toujours en mode création.

5. Une fois la saisie des types de marchés terminée, cliquer sur Annuler pour revenir en Mode
consultation.

Pour Modifier un enregistrement :

1. En Mode consultation, localiser l’enregistrement à modifier depuis la grille de données puis sélectionner en
cliquant sur la ligne correspondante;

2. Cliquer sur ; les champs de saisie se dégrisent ;

3. Réaliser et enregistrer les modifications en se référant aux points 2 à 5 relatifs à l’ajout ci-dessus.

Pour Supprimer un enregistrement :

1. Même démarche que pour la modification, localiser puis sélectionner l’enregistrement à supprimer ;

2. Cliquer sur ; et valider la suppression en cliquant sur dans la boîte de dialogue.

9.2.2 Types de passation

Marchés Engagements > Paramètres > « Type de passation »
Il s’agira de codifier les différents types de passation de marché possibles suivant les procédures définies (appel
d’offres ouvert, entente directe, etc…)
Les types de passation pourront servir de filtre pour les différents états d’exploitation.

320
Marchés et engagements

Il est possible d’Ajouter / Modifier / Supprimer les types de passation dans le système à partir de ce module.
Pour Ajouter un nouveau type de passation :

1. Cliquer sur Ajouter ;

2. Saisir un code et un libellé de type de passation ;

3. Cliquer sur enregistrer pour valider la saisie et procéder à la saisie d’un autre type de passation,
toujours en mode création (remarquer que le type de passation qui vient d’être saisi figurera dans la grille
de données) ;

4. Une fois la saisie des types de passation terminée, cliquer sur Annuler pour revenir en Mode
consultation.

Pour Modifier un enregistrement :

1. En Mode consultation, localiser l’enregistrement à modifier depuis la grille de données puis sélectionner en
cliquant sur la ligne correspondante;

2. Cliquer sur ; les champs de saisie se dégrisent ;

3. Réaliser et enregistrer les modifications en se référant aux points 2 à 4 relatifs à l’ajout ci-dessus.

Pour Supprimer un enregistrement :

1. Même démarche que pour la modification, localiser puis sélectionner l’enregistrement à supprimer ;

2. Cliquer sur ; et valider la suppression en cliquant sur dans la boîte de dialogue.

9.2.3 Types de garantie

Marchés Engagements > Paramètres > « Type de garantie »
Il s’agira de codifier les différents types de garantie pouvant être rattachées à un marché (cautions bancaires,
chèques certifiés, etc…).

321
Marchés et engagements

Il est possible d’Ajouter / Modifier / Supprimer les types de garantie dans le système à partir de ce module.
Pour Ajouter un nouveau type de garantie :

1. Cliquer sur Ajouter ; le système passe en Mode Création ;

2. Saisir un code et un libellé de type de garantie ;

3. Cliquer sur enregistrer pour valider la saisie et procéder à la saisie d’un autre type
de garantie, toujours en mode création (remarquer que le type de garantie qui vient d’être
saisi figurera dans la grille de données) ;

4. Une fois la saisie des types de garantie terminée, cliquer sur Annuler pour revenir
en Mode consultation.

Pour Modifier un enregistrement :

1. En Mode consultation, localiser l’enregistrement à modifier depuis la grille de données puis
sélectionner en cliquant sur la ligne correspondante; remarquer que les champs de saisie
correspondants, grisés , s’affichent;

2. Cliquer sur ; les champs de saisie se dégrisent ;

3. Réaliser et enregistrer les modifications en se référant aux points 2 à 4 relatifs à l’ajout ci-
dessus.

Pour Supprimer un enregistrement :

1. Même démarche que pour la modification, localiser puis sélectionner l’enregistrement à
supprimer ;

2. Cliquer sur ; et valider la suppression en cliquant sur dans la boîte de

dialogue.

9.2.4 Nature de garantie

Marchés Engagements > Paramètres > « Nature de garantie »
Il s’agira de codifier les différentes natures de garantie pouvant être rattachées à un marché ( Caution de bonne
fin, caution de restitution de l’avance…).

322
Marchés et engagements

Il est possible d’Ajouter / Modifier / Supprimer les natures de garantie dans le système à partir de ce module.
Pour Ajouter une nouvelle nature de garantie :

1. Cliquer sur Ajouter ; le système passe en Mode Création ;

2. Saisir un code et un libellé de nature de garantie ;

3. Cliquer sur enregistrer pour valider la saisie et procéder à la saisie d’une autre nature de garantie,
toujours en mode création (remarquer que la nature de garantie qui vient d’être saisie figure dans la grille de
données) ;

4. Une fois la saisie des natures de garantie terminée, cliquer sur Annuler pour revenir en Mode
consultation.

Pour Modifier un enregistrement :

1. En Mode consultation, localiser l’enregistrement à modifier depuis la grille de données puis
sélectionner en cliquant sur la ligne correspondante; remarquer que les champs de saisie
correspondants, grisés , s’affichent;

2. Cliquer sur ; les champs de saisie se dégrisent ;

3. Réaliser et enregistrer les modifications en se référant aux points 2 à 4 relatifs à l’ajout ci-
dessus.

Pour Supprimer un enregistrement :

1. Même démarche que pour la modification, localiser puis sélectionner l’enregistrement à
supprimer ;

2. Cliquer sur ; et valider la suppression en cliquant sur dans la boîte de

dialogue.

9.2.5 Type de document

Marchés Engagements > Paramètres > « Type de document»
Il s’agira de codifier les différents types de documents relatifs à un marché.

323
Marchés et engagements

Il est possible d’Ajouter / Modifier / Supprimer les types de document dans le système à partir de ce module.
Pour Ajouter un nouveau type de document lié aux marchés (Contrat, TDR,DAO…) :

1. Cliquer sur Ajouter ; le système passe en Mode Création ;

2. Saisir un code et un libellé de type de document ;

3. Cliquer sur enregistrer pour valider la saisie et procéder à la saisie d’un autre type de document,
toujours en mode création (remarquer que le type de document qui vient d’être saisi figure dans la grille de
données) ;

4. Une fois la saisie des types de document terminée, cliquer sur Annuler pour revenir en Mode
consultation.

Pour Modifier un enregistrement :

1. En Mode consultation, localiser l’enregistrement à modifier depuis la grille de données puis
sélectionner en cliquant sur la ligne correspondante; remarquer que les champs de saisie
correspondants, grisés , s’affichent;

2. Cliquer sur ; les champs de saisie se dégrisent ;

3. Réaliser et enregistrer les modifications en se référant aux points 2 à 4 relatifs à l’ajout ci-
dessus.

Pour Supprimer un enregistrement :

1. Même démarche que pour la modification, localiser puis sélectionner l’enregistrement à
supprimer ;

2. Cliquer sur ; et valider la suppression en cliquant sur dans la boîte de

dialogue.

9.2.6 Type d’assurance

Marchés Engagements > Paramètres > « Type d’assurance»
Il s’agira de codifier les différents types d’assurance liés à un marché ( Assurance matériel ; Assurance vie..).

324
Marchés et engagements

Il est possible d’Ajouter / Modifier / Supprimer les types d’assurance dans le système à partir de ce module.
Pour Ajouter un nouveau type d’assurance :

1. Cliquer sur Ajouter ; le système passe en Mode Création ;

2. Saisir un code et un libellé de type d’assurance;
3. Cocher sur Applicable au marché et/ou au Applicable au tiers selon le type de
l’assurance ;

4. Cliquer sur enregistrer pour valider la saisie et procéder à la saisie d’un autre
type d’assurance, toujours en mode création (remarquer que le type d’assurance qui
vient d’être saisi figure dans la grille de données) ;

5. Une fois la saisie des types d’assurance terminée, cliquer sur Annuler pour
revenir en Mode consultation.

Pour Modifier un enregistrement :

1. En Mode consultation, localiser l’enregistrement à modifier depuis la grille de données puis
sélectionner en cliquant sur la ligne correspondante; remarquer que les champs de saisie
correspondants, grisés , s’affichent;

2. Cliquer sur ; les champs de saisie se dégrisent ;

3. Réaliser et enregistrer les modifications en se référant aux points 2 à 4 relatifs à l’ajout ci-
dessus.

Pour Supprimer un enregistrement :

1. Même démarche que pour la modification, localiser puis sélectionner l’enregistrement à
supprimer ;

325
Marchés et engagements

2. Cliquer sur ; et valider la suppression en cliquant sur dans la boîte de

dialogue.

326
Marchés et engagements

Les Fiches marchés permettent de saisir les informations relatives aux marchés, notamment à travers des choix
parmi les paramètres définis précédemment, puis de faire le suivi des engagements.
Accéder aux fiches marchés en déroulant le menu du module de Marchés Engagements > Fiche marchés.

9.3.1 Saisie des marchés

Marchés Engagements > Fiche marchés > « Saisie des marchés »

Dès la signature d’un marché, celui-ci doit être enregistré dans une fiche individuelle. Cette procédure présente un
double avantage :
- permettre le suivi financier des marchés, à partir de la fiche individuelle et des décomptes (factures ou
règlements) enregistrés dans la comptabilité générale.
- Disposer d’un suivi budgétaire fiable, intégrant les engagements non encore apurés.
La saisie des marchés se fera en deux phases : l’identification du marché et l’exécution budgétaire du marché.

La saisie des marchés comporte 4 sous-onglets rattachés. Le sous-onglet Liste s’ouvre par défaut comme illustré
sur le schéma ci-dessus et récapitule dans les colonnes de gauche la liste des marchés et dans les colonnes de
droite les informations relatives à chaque marché (dates, imputations).

Il est possible d’Ajouter / Modifier / Supprimer des marchés dans le système à partir de ce module.

Pour un nouvel enregistrement :

1. Cliquer sur Ajouter ; le sous-onglet Fiche d’un marché ou engagement s’ouvre par
défaut ;
Sous-onglet Fiche d’un marché ou engagement :

327
Marchés et engagements
2. Sélectionner le Site concerné par le marché depuis le combo box et cocher Marché;
3. Renseigner les compléments d’identification du marché : numéro, désignation,
attributaire, nationalité (saisir ou appuyer sur la touche F5 pour dérouler la liste de
choix présaisie); l’intitulé de l’attributaire s’affiche automatiquement une fois le code
renseigné ;
4. Saisir les dates marquant le début de l’exécution (lancement/Signature, non objection,
ordre de service), les dates prévisionnelles et réelles (réception provisoire et définitive) ;
5. Renseigner le mode de paiement prévu depuis son combo box ;
6. Renseigner le type de passation et le type de marché (code à saisir ou faire
apparaître la liste de choix en appuyant sur la touche F5 puis sélectionner le type de
passation qui convient grâce à un double-clic) ;
7. Renseigner la monnaie du fournisseur depuis le combo box ; d’autres champs liés à la
monnaie apparaissent ; renseigner les cours Rép (cours monnaie reporting) et Dev en
les saisissant ; puis identifier la monnaie de transaction comme étant la monnaie locale
ou une devise en cliquant sur l’option appropriée (si le marché est géré en monnaie
locale ou en devise) ;

8. Cliquer sur enregistrer pour valider la saisie et procéder à la saisie d’un autre
marché, toujours en mode création.

9. Une fois la saisie des marchés terminée, cliquer sur Annuler pour revenir en
Mode consultation.

En Mode consultation, il est possible de renseigner la Ventilation des montants du marché en cours. Cette
option permet de renseignement l’imputation budgétaire du marché : le montant du marché, ventilé suivant les
imputations comptables et analytiques requises lors de l’apurement du marché (établissement des factures pour la
prise en charge en comptabilité). Le groupe de champs comportant deux sous-onglets.

328
Marchés et engagements

La liste des ventilations existantes pour le marché est donnée dans le premier sous-onglet Liste des ventilations
des montants. Pour chaque ventilation sélectionnée grâce à un clic sur la ligne correspondante, les détails de
saisie sont donnés dans le second sous-onglet Saisie des ventilations.

Il est possible d’Ajouter / Modifier / Supprimer / Dupliquer une ventilation en cliquant sur le bouton approprié.
Pour l’ajout ou la modification, les champs du sous-onglet Saisie des ventilations se dégrisent pour permettre
les saisies.
a. Renseigner l’exercice comptable concerné depuis le combo box ;
b. Cocher la case appropriée s’il s’agit d’un Avenant ou d’une Taxe ;
c. Renseigner les imputations ainsi que l’activité, le financement et la nature auxquels la ventilation
est rattachée : ne renseigner que les cases blanches (appuyer sur la touche F5 pour faire dérouler
la liste de choix, sélectionner l’option voulue en double-cliquant dessus) ; les intitulés
correspondants apparaîtront automatiquement dans les cases de couleur rosée.
d. Saisir les montants correspondants ;

e. Cliquer sur enregistrer pour valider les saisies (un clic sur permet
d’annuler la saisie en cours). Il est alors possible de vérifier la saisie dans le sous-onglet Liste des
ventilations des montants.

 Un clic sur le bouton permet d’afficher le budget initial établi pour rappel des
imputations définies dans la saisie budgétaire

 A noter que la ventilation comptable du marché devra considérer l’imputation budgétaire de chaque
exercice comptable

Enfin, toujours en Mode Consultation, le montant total du marché est rappelé dans la dernière grille de la
fenêtre.

Il est également possible de renseigner pour chaque marché saisi les éléments de prise en charge, des lettres de
garantie, des documents, des signatures et détails concernant les assurances. Pour cela, sélectionner un marché

329
Marchés et engagements
au niveau de la grille présentée dans le sous-onglet Liste puis cliquer sur le bouton approprié parmi ceux présentés
en haut de la page.

Prise en charge : Permet de générer automatiquement les écritures de prises en charges des
décomptes des marchés suivant les imputations budgétaires du marché

1. Saisir le Pourcentage Facturé ; le montant facturé et son équivalent en devises seront

automatiquement renseignés ;
2. Renseigner la date comptable et la date de la pièce ;
3. Renseigner le champ Journal (appuyer sur la touche F5 et choisir l’option qui convient dans la liste
déroulée) ; le numéro de pièce se remplit automatiquement en continuant la numérotation selon le code
journal choisi ;

4. Cliquer sur pour afficher le bordereau comptable correspondant dans une

grille. A partir de cette grille, il est possible de générer les écritures comptables correspondantes en

cliquant sur le bouton . Une boîte de dialogue s’ouvrira pour confirmer la

génération du bordereau.

330
Marchés et engagements

Lettre de garantie :

L’identification du marché, du type et de la nature des garanties prévues, et les détails des lettres de garantie
rattachées au marché s’affichent dans la fenêtre qui s’ouvre. Il est possible d’Ajouter une nouvelle lettre de

garantie, ou de Consulter / Modifier / Supprimer une lettre de garantie existante,

préalablement sélectionnée, en cliquant sur le bouton approprié à l’extrême droite de la fenêtre.
Pour un ajout :

1. Cliquer sur le bouton . Les champs se dégrisent pour permettre la saisie de nouvelles lettres de
garantie ;
2. Renseigner le numéro du document ainsi que la banque du tiers (appuyer sur la touche F5 et sélectionner
une banque parmi la liste déroulée) ;
3. Saisir les informations relatives aux montants et aux dates de la lettre de garantie ;

4. Cliquer sur pour valider la saisie et enchaîner avec une autre. Une fois la saisie des lettres de

garantie terminée, cliquer sur et vérifier les données saisies au niveau de la grille ;

5. Cliquer sur pour fermer la fenêtre.

331
Marchés et engagements

Document :

La liste des documents associés au marché s’affiche dans la grille de la fenêtre qui s’ouvre. Les détails du
document dont la ligne est sélectionnée se retranscrivent dans les champs de saisie grisés.

Il est possible d’Ajouter un nouveau document, ou de Consulter / Modifier / Supprimer un

document existant, préalablement sélectionné, en cliquant sur le bouton approprié.
Pour un ajout :

1. Cliquer sur le bouton ; les champs de saisie se dégrisent ;

2. Sélectionner le Type de document depuis le combo box (préalablement saisi dans les paramètres des
marchés;
3. Saisir la référence, la date et le libellé du document ;

4. Cliquer sur et renseigner le chemin ou le répertoire permettant de charger le document ;

5. Cliquer sur pour valider la saisie et enchaîner avec une autre. Une fois tous les documents

attachés, cliquer sur et vérifier les informations au niveau de la grille ;

6. Cliquer sur pour fermer la fenêtre.

7. Cliquer sur pour visualiser directement le document sélectionné.

 A noter que les documents doivent préalablement exister physiquement (scan ou autre format…) dans
le répertoire sélectionné et ne devraient pas être modifiés ni être changés de place au risque de ne pas
être consultables par le système

332
Marchés et engagements

Signatures :

La fenêtre qui s’ouvre permet d’attacher les modèles de visa et de signature requis pour le marché.

Il est possible d’Ajouter une nouvelle signature, ou de Consulter / Modifier / Supprimer

une signature existante, préalablement sélectionnée, en cliquant sur le bouton approprié.
Pour un ajout :

1. Cliquer sur le bouton ; les champs de saisie se dégrisent ;

2. Saisir le Nom et le Poste du responsable émetteur du visa ;

3. Cliquer sur et renseigner le chemin permettant de charger la signature ;

4. Cliquer sur pour valider la saisie et enchaîner avec une autre. Une fois toutes les signatures

renseignées, cliquer sur et vérifier au niveau de la grille ;

5. Cliquer sur pour fermer la fenêtre.

6. Cliquer sur pour visualiser directement le visa ou la signature sélectionné(e).

 A noter que la version scannée doit préalablement exister physiquement dans le répertoire sélectionné
et ne devrait pas être renommée ni être changée de place au risque de ne pas être consultable par le
système

333
Marchés et engagements

Assurances :

La fenêtre qui s’ouvre permet d’attacher les assurances associées au marché.

Il est possible d’Ajouter une nouvelle signature, ou de Modifier / Supprimer une signature
existante, préalablement sélectionnée, en cliquant sur le bouton approprié.
Pour un ajout :

1. Cliquer sur le bouton ; les champs de saisie se dégrisent ;

2. Renseigner le Type d’assurance depuis le combo box (préalablement saisi dans les paramètres) ;
3. Saisir la dénomination de l’organisme assureur, le numéro du document et le montant souscrit ;
4. Renseigner les dates d’émission et de réception, (ultérieurement les dates de la demande de confirmation
et de confirmation ainsi que la référence correspondante pourront être complétées) ;
5. Renseigner l’identité des signataires et au besoin, saisir des commentaires ;

6. Cliquer sur pour valider la saisie et enchaîner avec une autre. Une fois toutes les assurances

renseignées, cliquer sur et vérifier au niveau de la grille ;

7. Cliquer sur pour fermer la fenêtre.

Pour Modifier les informations d’identification d’un marché :

334
Marchés et engagements
1. En Mode consultation, localiser et sélectionner l’enregistrement à modifier (soit depuis
le sous-onglet Liste, au niveau de la grille de données puis sélectionner en cliquant sur la
ligne correspondante; soit depuis le sous-onglet Fiche d’un marché ou engagement en
faisant défiler les enregistrements grâce à un clic sur les boutons de défilement) ;

2. Cliquer sur ; les champs de saisie dans l’onglet Fiche d’un marché ou
engagement se dégrisent ;
3. Réaliser et enregistrer les modifications en se référant aux points détaillés dans l’ajout.

Pour Supprimer un marché :

1. Même démarche que pour la modification, localiser puis sélectionner l’enregistrement à
supprimer ;

2. Cliquer sur ; et valider la suppression en cliquant sur dans la boîte de

dialogue.

9.3.2 Apurement des engagements

Marchés Engagements > Fiche marchés > « Apurement des engagements »
Cette option permet d’éliminer manuellement les engagements (marchés) dont on ne doit plus tenir compte dans
le suivi budgétaire. En principe, cette opération est automatique et gérée directement par le système lors de la
saisie comptable de l’ensemble des décomptes de marchés.

1. Renseigner tout d’abord les critères de recherche des engagements contractés depuis cette fenêtre. A
défaut, le système considèrera l’ensemble des marchés :
Groupe de champs Exécution :

335
Marchés et engagements
a. Renseigner l’Exercice concerné par l’apurement depuis le combo box ; remarquer que les dates limites
de l’exercice comptable correspondant s’inscrivent automatiquement à droite ;
b. Renseigner le début et la fin de la liste des Codes marchés concernés (appuyer sur la touche F5 et
sélectionner dans la liste déroulée); remarquer également que les libellés correspondants s’inscrivent
automatiquement à droite ;
c. Les dates limites des Engagements, obligatoirement compris dans l’exercice comptable renseigné,
peuvent être ensuite ajustés (à saisir ou sélectionner depuis le calendrier obtenu en cliquant sur );
d. Saisir O ou N dans la case Engagements Apurés (O : Oui, N : Non) pour signifier si l’on souhaite
sélectionner les marchés apurés ou pas;
e. Cocher les Centres de saisie concernés ;

Groupe de champs Critères :

f. Renseigner chaque critère de sélection en appuyant sur la touche F5 et en sélectionnant dans la liste
déroulée ;
g. Choisir une date de référence à laquelle l’état est demandé (à saisir ou sélectionner depuis le
calendrier obtenu en cliquant sur );
h. Choisir parmi les options de monnaie en cliquant sur l’option retenue ;
Groupe de champs Montants :
i. Renseigner le Compte du fournisseur (appuyer sur la touche F5 et sélectionner dans la liste déroulée) ;
de la même manière, à sa droite, renseigner le complément d’information se rapportant au compte
choisi ;
j. Saisir les limites inférieure et supérieure des montants des engagements concernés ;
Remarque : il est possible de laisser certains champs vides dans le cas où l’on ne veuille pas limiter la sélection
pour ces critères.

2. Cliquer sur pour valider la sélection (un clic sur permet d’annuler la sélection et
fermer la fenêtre) ; la liste des engagements correspondant aux critères définis est présentée dans une
grille (les engagements pour lesquels la première colonne n’est pas cochée sont des engagements non
encore apurés);

3. Pour réaliser un apurement :

a. localiser puis sélectionner l’engagement concerné dans la grille en cliquant dessus ;
b. double-cliquer sur la première colonne ; une petite fenêtre s’affiche pour permettre la saisie de la
date de l’apurement :

c. Cliquer sur ok pour valider l’apurement ; remarquer que la première colonne sera alors cochée
une fois la grille affichée.

336
Marchés et engagements

Le module Exploitation donne accès aux exploitations de marchés et aux exploitations des engagements.
Accéder aux éléments d’exploitation en déroulant le menu du module de Marchés Engagements > Exploitation.

9.4.1 Liste des marchés

Marchés Engagements > Exploitation > « Liste des marchés »
Le sous-module permet d’afficher une liste de tous les marchés passés avec leurs éléments d’identification
respectifs.

337
Marchés et engagements
1. A l’ouverture de la fenêtre, renseigner les critères de recherche de manière similaire à ce qui est détaillé
dans la section 9.3.2 Apurement des engagements notant les critères supplémentaires suivants ;A défaut,
le système listera l’ensemble des marchés saisis :
- Renseigner les dates de notification ;
- Spécifier s’il s’agit d’afficher des marchés terminés : saisir dans ce cas O (oui) dans le
champ Marchés terminés ; puis renseigner la fourchette de dates comprenant cette
fin des marchés ;
- Renseigner le groupe de champs Rupture : sélectionner l’axe puis le niveau de structure
correspondant depuis leur combo box ;
- Choisir entre afficher les marchés uniquement, ou les marchés et engagements, ou
uniquement les engagements hors marchés en cliquant sur l’option retenue.

2. Cliquer sur pour valider la sélection (un clic sur permet d’annuler la sélection et
fermer la fenêtre) ; la liste des marchés et/ou engagements correspondant aux critères définis s’ouvre
alors dans une grille ; le nombre des marchés compris dans la liste ainsi que la somme des montants des
marchés sont donnés en bas de la fenêtre :

Il est possible d’Imprimer cette liste ou d’imprimer l’imputation budgétaire du marché / Consulter la

fiche marché / Exporter sur excel la liste des marchés / ou de créer des états personnalisés par le biais

de l’édition des BR d’un marché préalablement sélectionné dans la grille en cliquant sur le bouton approprié.

Pour la création des états personnalisés, cliquer sur le bouton

La fenêtre suivante apparaîtra

 Choisir l’exercice
 Définir le budget de référence

338
Marchés et engagements
 Choisir le journal de paiement
 Définir le signataire de l’édition
 Commentaire à remplir pour des informations complémentaires
 Renseigner la date de l’opération
 Remplir le numéro d’engagement par le numéro de l’engagement ou du document à
créer
 Valider à la fin du processus

Après validation, la fenêtre ci-dessous s’affiche :

Il permet de choisir les différentes éditions du système. La liste ci-dessous définit les
caractéristiques des fonctionnalités d’édition.

Pour ajouter un nouveau modèle

Pour joindre un modèle existant

Pour supprimer un modèle RTF dans la liste

Pour visualiser les informations des champs variables

Pour modifier le contenu ou le format du modèle RTF

Pour imprimer le modèle choisi

Pour sortir de l’état RTF

Création d’un modèle RTF

339
Marchés et engagements
Le système permet d’éditer un ensemble de modèle d’état.
Pour ce faire, il faut créer au préalable le modèle d’état sous MS WORD et de le rattacher au
système :
 Cliquer sur parcourir
 Le système affiche un répertoire source
 Cibler le modèle dans le poste de travail
 Cliquer sur ouvrir une fois choisi

Modification d’un modèle RTF

Pour apporter des modifications sur le modèle RTF, au niveau de l’édition RTF, il faut cliquer
sur modifier et l’affichage ci-dessous apparait.

 Cliquer sur l’onglet publipostage

 Mettre le curseur dans le champ de destination
 Insérer un champ de fusion pour mettre à jour les champs variables

Remarque :
 Le modèle RTF a le même caractéristique que les autres formats de WORD (police –
mise en page – formatage…)
 Les champs de fusion sont des éléments qui sont déjà saisis au préalable dans
TOMPRO

340
Marchés et engagements
9.4.2 Récapitulatif par type de passation
Marchés Engagements > Exploitation > « Récapitulatif par type de
passation »
Le sous-module permet d’afficher des statistiques sur la répartition des marchés par types de passation. Les
renseignements obtenus sont :
- Le nombre de marchés et son pourcentage sur l’ensemble des marchés retenus
- Le montant total et son pourcentage sur le total des marchés retenus.

1. A l’ouverture de la fenêtre, renseigner les critères de recherche de manière similaire à ce qui est détaillé
dans la section précédente. A défaut, le système affichera l’ensemble des marchés ;

2. Cliquer sur pour valider la sélection (un clic sur permet d’annuler la sélection et fermer la
fenêtre) ; le récapitulatif des marchés et/ou engagements par type de passation et correspondant aux
critères définis s’ouvre alors dans une grille :

Il est possible d’Imprimer / Exporter sous format Excel la liste en cliquant sur le bouton approprié.

341
Marchés et engagements
9.4.3 Suivi des marchés
Marchés Engagements > Exploitation > « Suivi des marchés »
Le sous module permet d’avoir la situation financière de tous les marchés. L’état met en exergue le montant initial
du marché, les factures et règlements effectivement passés sur chaque marché (via les décomptes enregistrés en
comptabilité générale), ainsi que leurs soldes respectifs (solde facturation, solde règlement).

1. A l’ouverture de la fenêtre, renseigner les critères de recherche de manière similaire à ce qui est détaillé
dans la section 9.4.1 Liste des marchés ; choisir vers la fin le type d’état voulu et renseigner la date à
laquelle l’état est demandé. A défaut de critères, le système affichera l’ensemble des marchés;

2. Cliquer sur pour valider la sélection (un clic sur permet d’annuler la sélection et fermer la
fenêtre) ;
3. Pour chaque critère de suivi choisi, une précision supplémentaire est demandée grâce à une boîte à

options qui s’ouvre ; choisir une option en cliquant dessus puis valider en cliquant sur :

4. La liste des marchés selon les critères définis s’affiche dans une grille où il est possible de comparer les
montants des marchés avec ce qui a été facturé et payé.

Il est possible d’Imprimer / Exporter sous format Excel la liste en cliquant sur le bouton approprié.

342
Marchés et engagements
9.4.4 Suivi budgétaire des marchés
Marchés Engagements > Exploitation > « Suivi budgétaire des marchés »
Le sous-module permet de faire un suivi budgétaire des marchés (affichage et comparaison des mandats émis ou
marchés signés et comptabilisés par rapport au budget de référence).

1. A l’ouverture de la fenêtre, renseigner les critères de recherche de manière similaire à ce qui est détaillé
dans la section 9.4.1 Liste des marchés ; A défaut, le système considère l’ensemble des marchés :
a. choisir le type d’état voulu,
b. renseigner la date à laquelle l’état est demandé,
c. et renseigner le budget de référence depuis le combo box ;

2. Cliquer sur pour valider la sélection (un clic sur permet d’annuler la sélection et fermer la
fenêtre) ;
3. La liste des marchés selon les critères définis s’affiche dans une grille où il est possible de comparer les
mandats effectivement émis et comptabilisés avec le budget de référence.

Il est possible d’Imprimer / Exporter sous format Excel la liste en cliquant sur le bouton approprié.

9.4.5 Ecritures d’un marché

Marchés Engagements > Exploitation > « Ecritures d’un marché »
Le sous-module permet d’afficher une récapitulation des écritures comptables passées pour un marché identifié et
pour des classes comptables définies.

343
Marchés et engagements

A l’ouverture de la fenêtre :
1. Choisir le centre de saisie en cochant le site correspondant ;
2. Renseigner le Code du marché pour lequel les écritures ont été rattachées (appuyer sur la touche F5 et
sélectionner un code marché ; l’intitulé correspondant s’affichera automatiquement à droite du champ
code);
3. Renseigner la période concernée (si nécessaire) ;
4. Sélectionner une option de monnaie ;
5. Sélectionner les classes comptables pour lesquelles les écritures sont à passer en cochant les cases
correspondantes Par défaut, sont cochées les classes des dépenses et des tiers ;

6. Cliquer sur pour valider la sélection (un clic sur permet d’annuler la sélection et fermer la
fenêtre) ;
7. Les écritures comptables rattachées à ce marché et selon les critères définis, ainsi que les totaux
débit/crédit et le solde s’afficheront dans une grille.

Il est possible d’Imprimer les éléments de cette grille en cliquant sur le bouton .

9.4.6 Tableau récapitulatif

Marchés Engagements > Exploitation > « Tableau récapitulatif »
Le sous-module permet d’afficher un tableau récapitulatif des paiements réalisés par comparaison aux montants
facturés et montants initiaux des marchés en affichant les détails des éléments des marchés en respectant les
schémas de comptabilisation définis dans les types de marchés.

344
Marchés et engagements

A l’ouverture de la fenêtre :
1. Renseigner les critères de recherche des marchés. A défaut; le système affichera l’ensemble des marchés

2. Cliquer sur pour valider la sélection (un clic sur permet d’annuler la sélection et fermer la
fenêtre) ;
3. Les résultats de la recherche s’afficheront dans une grille qui s’ouvre et qui comporte deux subdivisions :
a. A gauche sont présentés les éléments d’identification des marchés et leur montant ;
b. A droite, les récapitulatifs des paiements par poste avec le total des paiements effectués, le solde
des paiements à faire et le solde des factures pour chaque marché.

 A noter que si les éléments du marché ne sont pas renseignés, il faudrait s’assurer que les écritures
rattachées au marché respectent le schéma de comptabilisation définis dans les types de marchés.

Il est possible d’Imprimer / Exporter sous format Excel cette liste en cliquant sur le bouton approprié.

345
Marchés et engagements
9.4.7 Détail d’un marché
Marchés Engagements > Exploitation > « Détails d’un marché »
Le sous-module permet d’afficher, pour un marché sélectionné, les détails de chaque opération comptable lié à un
marché
Les éléments du marché seront mis en exergue tels que : les éléments d’identification du marché et de
l’adjudicataire, les dates de début du marché, le montant du marché, le montant des factures reçues, des avances
payées , des retenues de garanties et par rapport à cela la comparaison entre le total payé, le solde à payer, le
total facturé et le solde encore à facturer

A l’ouverture de la fenêtre :
1. Choisir le centre de saisie en cochant le site correspondant ;
2. Renseigner le Code du marché (appuyer sur la touche F5 et sélectionner un code marché ; l’intitulé
correspondant s’affichera automatiquement à droite du champ code);
3. Renseigner la période concernée. Par défaut, le système considèrera l’exercice en cours ;
4. Sélectionner une option de monnaie souhaitée ;

5. Cliquer sur pour valider la sélection (un clic sur permet d’annuler la sélection et fermer la
fenêtre) ;
6. Les détails du marché sélectionné s’afficheront dans une fenêtre. Seront rappelés : les éléments
d’identification du marché et de l’adjudicataire, le type de marché et de passation et les dates de début du
marché ainsi que son montant. Le récapitulatif des paiements, soldes à payer, montants facturés et soldes
encore à facturer est mis vers le bas de la fenêtre.

346
Marchés et engagements

 A noter que si les éléments du marché ne sont pas renseignés, il faudrait s’assurer que les écritures
rattachées au marché respectent le schéma de comptabilisation définis dans les types de marchés.

Il est possible d’Imprimer les éléments de cette grille en cliquant sur le bouton .

9.4.8 Liste de garanties

Marchés Engagements > Exploitation > « Détails d’un marché »
Le sous-module permet d’afficher, pour des marchés sélectionnés, la liste des garanties ainsi que leurs détails
respectifs (identification, montant, dates) dans le but d’en faire le suivi.

347
Marchés et engagements

A l’ouverture de la fenêtre ; renseigner les critères suivants. A défaut, le système listera l’ensemble des garanties
saisies :
1. Renseigner le centre de saisie depuis son combo box ;
2. Renseigner les codes marché à afficher en début et fin de liste ;
3. Renseigner les natures et types de garantie qu’on souhaite afficher ;
4. Renseigner les détails des lettres de garanties (fourchette de date d’émission, d’expiration et de
restitution) ;
5. Saisir O (oui) ou N (non) selon qu’on veuille afficher les garanties échues uniquement ou à échoir
uniquement ; la date de référence à laquelle l’état sera établi sera automatiquement la date du jour ;

6. Cliquer sur pour valider la sélection (un clic sur permet d’annuler la sélection et fermer la
fenêtre) ;
7. La liste des garanties correspondant aux critères renseignés ainsi que leurs détails respectifs (identification,
montant, dates) sera affichée dans une grille.

Il est possible d’Imprimer les éléments de cette grille en cliquant sur le bouton .

348
Marchés et engagements
9.4.9 Liste d’engagements
Marchés Engagements > Exploitation > « Liste d’engagements »
Le sous-module permet d’afficher une liste synthétique des engagements montrant le montant engagé (montant
du marché engagé), le montant apuré (via les décomptes saisis en comptabilité) et le solde des engagements
(montant des factures non reçues sur marchés).

Les engagements apurés sont marqués.

1. A l’ouverture de la fenêtre, renseigner les critères de recherche de manière similaire à ce qui est détaillé
dans la section 9.4.1Liste des marchés. A défaut, le système affichera l’ensemble de tous les engagements
de l’exercice en cours ;

2. Cliquer sur pour valider la sélection (un clic sur permet d’annuler la sélection et
fermer la fenêtre) ; la liste des engagements correspondant aux critères définis s’ouvre alors dans une
grille ; le total des montants engagés et des montants apurés est donné en bas de la grille, avec le solde
des engagements qui se retrouvera dans le suivi budgétaire

Il est possible d’Imprimer / Exporter sous format Excel la liste en cliquant sur le bouton approprié.

349
Marchés et engagements
9.4.10 Détails des engagements
Marchés Engagements > Exploitation > « Détails des engagements »
Chaque engagement est décomposé en plusieurs lignes, en fonction de la ventilation comptable et analytique faite
lors de la saisie du marché. Pour chaque ligne d’engagement, le système fait ressortir le montant initial, le montant
apuré, le solde ainsi que les imputations analytiques. Les lignes d’engagement apurées sont marquées.
1. A l’ouverture de la fenêtre, renseigner les critères de recherche de manière similaire à ce qui est détaillé
dans la section précédente 9.4.9 Liste d’engagements;

2. Cliquer sur pour valider la sélection (un clic sur permet d’annuler la sélection et
fermer la fenêtre) ; pour chaque engagement identifié et correspondant aux critères définis, le total des
montants engagés et des montants apurés ainsi que le solde sont donnés mais des détails supplémentaires
y sont rajoutés dont notamment la date d’apurement, un rappel des axes d’analyse de l’engagement
(activité, poste, financement, catégorie, etc…).

Il est possible d’Imprimer / Exporter sous format Excel la liste en cliquant sur le bouton approprié.

350
Marchés et engagements

Le module Travaux périodiques permet de générer le reliquat non apurés concernant les marchés et engagements
sur une période et à reporter sur le prochain exercice comptable.
Accéder en déroulant le menu du module de Marchés Engagements > Travaux périodiques.

9.5.1 Génération de reliquat

Marchés Engagements > Travaux périodiques > « Génération de reliquat »

1. Renseigner l’exercice source depuis le combo box ; l’exercice cible sera automatiquement renseigné ;

2. Cliquer sur pour valider (un clic sur permet d’annuler la sélection et fermer la
fenêtre) ; les reports à effectuer sont alors présentés en liste :

Les cases de la première colonne Reliquat de chaque ligne sont cochées par défaut pour signifier que ces soldes
sont à reporter dans l’exercice cible. Il est néanmoins possible d’en décocher certaines selon l’appréciation de
l’utilisateur en cliquant dessus.
Il est aussi possible d’arranger la présentation des colonnes (ajuster leur agencement, masquer), trier/filtrer les
données.

3. Une fois les manipulations effectuées, cliquer sur ; puis valider la génération de reliquat
pour le prochain exercice en cliquant sur Oui dans la boîte de dialogue qui s’ouvre :

351
Marchés et engagements

4. Sélectionner en cochant les cases correspondantes les lignes de reliquat à générer (les reliquats positifs
sont sélectionnés par défaut, les reliquats négatifs sont décochés par défaut : dans tous les cas, procéder
à des analyses individuelles avant de valider définitivement la génération des reliquats)

352
Marchés et engagements

Le module Mon Tableau de bord permet de concevoir et d’éditer des tableaux de bord personnalisés concernant les
marchés et engagements.
Accéder à la conception de tableaux de bord en déroulant le menu du module Marchés Engagements > Mon
Tableau de bord.

9.6.1 Liste des marchés

Marchés Engagements > Mon Tableau de bord > « Liste des marchés »
Le sous module permet de concevoir et d’éditer un tableau de bord de type Liste sur la base d’informations saisies
au niveau des listes et fiches marchés.

A l’affichage du tableau, il est ainsi possible pour l’utilisateur de réaliser les manipulations de personnalisation du
tableau comme pour tout tableau de type Liste (Cf. Erreur ! Source du renvoi introuvable. Erreur ! Source
renvoi introuvable.) : arrangement de la présentation des colonnes, regroupement selon une ou des rubriques
particulières, tri/filtre des données.

353
Marchés et engagements

9.6.2 Analyse
Marchés Engagements > Mon Tableau de bord > « Analyse »
Le sous module permet de synthétiser des informations concernant les marchés et engagements en choisissant des
champs de regroupement en ligne et colonne, et en valeur la synthèse de montants.

Concevoir le tableau et le graphique correspondant de la même manière que pour tout tableau d’analyse croisée
de type pivot (Cf.Erreur ! Source du renvoi introuvable. Erreur ! Source du renvoi introuvable.).

Il est possible, par exemple, de sortir un tableau comportant comme axe en ligne des types de passation/marché,
en colonne les périodes, et en valeur les montants des marchés

9.6.3 Tableau récapitulatif

Marchés Engagements > Mon Tableau de bord > « Tableau récapitulatif »
Le sous module permet de synthétiser les éléments du tableau récapitulatif (informations concernant les paiements
réalisés par comparaison aux montants facturés et montants des marchés ainsi que les éléments de décomptes de
marchés) de manière personnalisée et de la même manière que pour tout tableau d’analyse croisée de type pivot
(Cf.Erreur ! Source du renvoi introuvable. Erreur ! Source du renvoi introuvable.).
D’une manière générale, le système peut créer à ce niveau tout type de tableau de bord lié aux informations
saisies dans les fiches marchés et les décomptes rattachés aux marchés
On peut par exemple créer un tableau de bord retraçant la liste de marché avec leur attributaire en donnant les
éléments des décomptes comme présenté comme suit

354
Marchés et engagements

355
356
Décaissements

Le module Décaissements permet de sortir des outputs détaillant ou synthétisant les décaissements réalisés ou les
règlements (ou encaissements) effectifs saisis dans la comptabilité générale, par comparaison aux prévisions
saisies dans le budget, grâce à diverses éditions telles qu’un tableau de bord paramétrable.

Pour y accéder, cliquer sur « Décaissements » au niveau du menu principal. Le menu va ainsi être déroulé.

Les Décaissements sont structurés en trois sous-modules :

 Les paramètres;
 L’Exploitation ;
 Mon Tableau de bord.

357
Décaissements

Ce premier module permet de définir et de saisir le montant du PAD (Projet Appraisal Document) ou REP (Rapport
d’évaluation du Projet) suivant les axes d’analyse retenus du budget pluriannuel

Accéder en déroulant le menu du module de Décaissements > Paramètres

10.2.1 Saisie du PAD

Décaissements > Paramètres > « Saisie du PAD »

 Choisir un Plan de suivi en cliquant sur l’option retenue puis cliquer sur le bouton ;
 Les détails des montants saisis du PAD s’afficheront dans la grille d’une nouvelle fenêtre ;

Il est possible d’Ajouter / Modifier / Supprimer de nouveaux paramètres à partir de ce module.

Pour un nouvel enregistrement :

1. Cliquer sur Ajouter ;

2. Renseigner le code (Appuyer sur F5 pour afficher les plans saisis puis sélectionner un code dans la liste
déroulée) ; l’intitulé correspondant s’inscrira automatiquement à sa droite ; (pour le plan financier, renseigner
de la même manière la catégorie de financement) ;
3. Saisir les montants ;

358
Décaissements

4. Cliquer sur enregistrer pour valider la saisie en cours et procéder à une seconde saisie ;

5. Une fois les saisies des paramètres du plan terminées, cliquer sur Annuler pour revenir en Mode
consultation. Il est possible de vérifier les saisies au niveau de la grille de données.

Pour Modifier un enregistrement :

1. En Mode consultation, localiser l’enregistrement à modifier depuis la grille de données puis
sélectionner en cliquant sur la ligne correspondante; remarquer que les champs de saisie
correspondants, grisés , s’affichent;

2. Cliquer sur ; les champs de saisie se dégrisent ;

3. Réaliser et enregistrer les modifications en se référant aux points 2 à 5 relatifs à l’ajout ci-
dessus.

Pour Supprimer un enregistrement :

1. Même démarche que pour la modification, localiser puis sélectionner l’enregistrement à
supprimer ;

2. Cliquer sur ; et valider la suppression en cliquant sur dans la boîte de

dialogue.

359
Décaissements

Le module Exploitation permet de définir et réaliser différentes sortes d’analyses concernant les décaissements
effectués pendant une période donnée et pour des sites précis suivant chaque niveau de chaque axe d’analyse.
Le système considère comme décaissements, toute sortie de fonds à travers les journaux de trésorerie (banques,
caisses et journal de paiement direct) et ayant des imputations des axes d’analyse.
Plusieurs critères (financement, géographique, budgétaire, analytique …) peuvent être sélectionnés pour
rechercher et filtrer les décaissements à prendre en compte. Cette sélection est proposée systématiquement avant
toute édition.
A défaut, le système tient compte de l’ensemble des décaissements de l’exercice par défaut
Ci-dessous les différents choix possibles :
 Exercice comptable : exercice à prendre en compte (exercice en cours par défaut)
 Budget : à considérer pour la comparaison avec les décaissements
 Financement, catégorie financière, code géographique, code analytique, code budgétaire, compte
comptable : pour sélectionner les décaissements relatifs à une entité (par exemple un financement),
entrez le code correspondant.
 Période : période à prendre en compte pour l’analyse (date de début et de fin de l’exercice
comptable choisi par défaut)
Accéder à ces manipulations en déroulant le menu du module de Décaissements > Exploitation

10.3.1 Analyse monocritère

Décaissements > Exploitation > « Analyse monocritère »
Le sous-module Analyse monocritère permet de réaliser, pour une période et des sites définis, un suivi des
Décaissements réalisés selon un seul critère d’analyse.(financier ou bénéficiaire ou activité ou ligne budgétaire ou
comptabilité ou 6ème plan).
Il est cependant possible de choisir le niveau de détail de l’axe choisi en fonction de la structure définie dans les
paramètres.

360
Décaissements

A l’ouverture de la fenêtre :
1. Renseigner les critères de recherche (exercice, période, budget, site, dates relatives aux
différents plans) ;
2. Choisir le critère à retenir parmi les options de suivi proposées en cliquant dessus ;
remarquer les rubriques qui apparaissent à droite selon le critère retenu ;
3. Sélectionner les niveaux d’analyse rattachés au critère choisi en cochant sur les cases
appropriées ;
4. Choisir la monnaie utilisée depuis son combo box ;
5. Sélectionner le type de budget à analyser ;
6. Une fois les critères de recherche et d’analyse renseignés, valider en cliquant sur le bouton

; les résultats de l’analyse apparaissent dans une nouvelle fenêtre :

361
Décaissements

Les résultats permettent de comparer pour la période choisie et par critère choisi (dans ce cas-ci, il s’agit de la
convention / plan financier) le total des décaissements effectués par rapport au budget total prévu pour en estimer
le budget total disponible et le taux de décaissement.

7. Il est possible d’imprimer ou d’exporter ces résultats en cliquant sur le bouton

approprié.

Cas des plans externes

Il est possible à ce niveau de sortir les états de décaissement suivant le plan externe dont la correspondance a été
définie dans le menu Paramètres.

Pour ce faire, choisir lors de l’édition le plan externe.

Seul les plans pour lesquels une correspondance a été établie apparaîtra à ce niveau.

10.3.2 Analyse bi-critères

Décaissements > Exploitation > « Analyse bi-critères »
Le sous-module Analyse bi-critères permet de réaliser le suivi des décaissements (état des décaissements réalisés,
budget, solde, taux d’exécution budgétaire), pour une période et des sites définis, et pour chaque enregistrement
identifié depuis la combinaison de deux critères au choix.
Il faudrait à ce niveau retenir un critère principal et un critère secondaire avec les niveaux souhaités.

362
Décaissements

A l’ouverture de la fenêtre :
1. Cocher Budget Devis Programme si besoin (uniquement pour les projets financés par
l’Union Européenne utilisant les devis programme) :
a. si cette case est cochée, choisir une option parmi celles qui apparaissent (Régie = pour les
dépenses gérées par Devis programmes Engagement spécifique = pour les dépenses gérées
directement par l’Union Européenne) et choisir un devis programme depuis le combo box ;
remarquer que la période correspondante est automatiquement renseignée à droite ;
b. si cette case n’est pas cochée renseigner les éléments de filtres. A défaut, le système prendra en
compte les décaissements de l’exercice en cours
2. Renseigner l’exercice comptable ;
3. Renseigner les dates de début et fin de la période pour laquelle on veut sortir l’analyse ;
4. Définir le budget de référence à partir du combo box;
5. Choisir les sites concernés ;
6. Sélectionner le type de plan (Normal=Plan de saisie ; Externe = plan de correspondance) ;
7. Choisir le 1er critère d’analyse et définir les niveaux correspondants ;
8. Faire de même pour le second critère ;
9. Choisir la monnaie utilisée depuis le combo box ;
10. Une fois les critères de recherche et d’analyse renseignés, valider en cliquant sur le bouton

; les résultats de l’analyse apparaissent dans une nouvelle fenêtre :

363
Décaissements

Il est possible d’imprimer ou d’exporter ces résultats en cliquant sur le bouton approprié.

10.3.3 Analyse par période

Décaissements > Exploitation > « Analyse par période »
Dans les sous modules précédents, le système cumule les montants pour une période considérée. Le présent sous
module permet d’apprécier l’évolution mois par mois des décaissements, et la comparaison avec le budget.

A l’ouverture de la fenêtre, renseigner les critères de recherche et d’analyse de la même manière que celle
détaillée dans la section précédente à partir du point 2.

364
Décaissements
Les résultats de l’analyse s’afficheront dans une fenêtre. Pour chaque enregistrement correspondant aux critères
définis, le total des décaissements prévus (P), celui des décaissements réalisés (R) et enfin le solde seront
présentés par mois :

Il est possible d’imprimer ou d’exporter ces résultats en cliquant sur le bouton approprié.

10.3.4 Analyse récapitulative

Décaissements > Exploitation > « Analyse récapitulative»
Le sous-module Analyse récapitulative permet de sortir, pour une période et des sites définis, le total des
décaissements réalisés par comparaison aux décaissements prévus, puis leur solde.
L’état d’analyse récapitulatif permet de choisir en colonnes et en lignes les niveaux des axes d’analyses suivant les
besoins identifiés :

365
Décaissements
A l’ouverture de la fenêtre :
1. Cocher la case de Budget Devis Programme si besoin (généralement pour les projets
financés par l’Union Européenne) puis renseigner les détails du devis programme ;
continuer à partir du point 3 ;
2. Si le budget devis programme n’est pas coché, renseigner l’exercice comptable ;
3. Renseigner le début et fin de la période pour laquelle produire l’analyse ;
4. Renseigner le centre de saisie et le budget concernés par l’analyse ainsi que la monnaie
utilisée ;
5. Ligne :
a. Renseigner l’axe à mettre en ligne depuis le combo box ; remarquer l’intitulé qui s’affiche
automatiquement en bas du champ ;
b. De même, sélectionner un niveau depuis le combo box ; les résultats de ces sélections s’affichent
dans le champ en dessous ; cocher ceux pour lesquels on veut produire l’analyse récapitulative ;
6. Colonne : Renseigner l’axe à mettre en colonne suivant la même démarche adoptée pour
renseigner l’axe en ligne (Cf. point 2) ;

 Remarque : il est possible de sélectionner tous les éléments de la liste en cliquant sur le bouton
« Tout Sélectionner ». Un clic sur le bouton « tout annuler » permet de décocher toutes les cases.
7. Au besoin, définir des limites pour les Autres critères (appuyer sur la touche F5 et
sélectionner dans la liste déroulée) ;

8. Une fois ces critères définis, valider en cliquant sur le bouton ; les résultats de
l’analyse récapitulative (total des décaissements réalisés, prévus, le solde par
enregistrement identifié correspondant aux critères définis) s’afficheront dans une nouvelle
fenêtre :

Il est possible d’imprimer ou d’exporter ces résultats en cliquant sur le bouton approprié.

366
Décaissements
10.3.5 Analyse récapitulative sur 5 ans
Décaissements > Exploitation > « Analyse récapitulative sur 5 ans »
Le sous-module Analyse récapitulative sur 5 ans permet de réaliser, sur 5 ans jusqu’à une période cible, un suivi
budgétaire récapitulatif (cumul des réalisations, prévisions, soldes, taux d’exécution budgétaire par an).

A l’ouverture de la fenêtre, renseigner les champs et critères de la même manière que détaillé dans la section

10.3.2 Analyse bi-critères. En cliquant sur le bouton , les résultats de l’analyse s’afficheront dans une
nouvelle fenêtre :

Pour chaque enregistrement résultant des combinaisons de critères définies, le total des décaissements prévus (P),
celui des décaissements réalisés (R), le solde à décaisser, et le taux d’exécution budgétaire seront présentés par
an, sur une durée de 5 ans jusqu’à l’exercice comptable sélectionné.

367
Décaissements

Il est possible d’imprimer ou d’exporter ces résultats en cliquant sur le bouton approprié.

10.3.6 Situation mensuelle

Décaissements > Exploitation > « Situation mensuelle »
Le sous module permet de produire, pour une période et des sites définis, un état de suivi budgétaire en
comparaison avec la situation des réalisations antérieures.
Il est donc possible à ce niveau de choisir la période considérée.
A l’ouverture de la fenêtre, renseigner les critères de recherche et d’analyse comme détaillé dans la section 10.3.1
Analyse monocritère ; (cocher la case Cumul des années si l’on souhaite avoir une situation pluriannuelle) ; les
résultats s’afficheront dans une nouvelle fenêtre :

Il est possible d’imprimer ou d’exporter ces résultats en cliquant sur le bouton approprié.

10.3.7 Grand livre

Décaissements > Exploitation > « Grand livre »
Le sous module permet d’afficher, pour une période et des sites définis, les détails des écritures comptables
constituant les décaissements (imputations et/ou mouvements) suivant les critères choisis.

368
Décaissements
A l’ouverture de la fenêtre :
1. Cocher la case Budget Devis Programme si besoin (généralement pour les projets financés par l’Union
Européenne) et sélectionner le type de devis programme adéquat depuis le combo box ; Sinon, laisser
décoché et renseigner l’exercice pour lequel on veut produire le grand livre depuis le combo box ;
2. Renseigner les limites de la période si besoin (date de début et date de fin devant être comprises dans
l’exercice comptable) ;
3. Le champ Axe de regroupement affiche automatiquement les éléments du plan financier (conventions) ;
cocher les axes de regroupement souhaités si cette option a été activé dans les paramètres ;
4. Sélectionner également le centre de saisie concerné en cochant la(es) case(s) correspondante(s) ;
5. Renseigner la monnaie utilisée depuis le combo box ;
6. Sélectionner un critère d’analyse parmi ceux proposés en options et définir les éléments à afficher en
début et fin de liste (intervalle d’analyse) depuis leurs combos box respectifs ;
7. Sélectionner le type d’entrée à afficher en cliquant sur une des options proposées (imputées : seuls les
éléments ayant un solde sont affichés ; ou mouvementées : seuls les éléments ayant au moins un
mouvement pendant la période sont affichés ; ou toutes) ;
8. Sélectionner les classes comptables pour lesquelles produire le grand livre ;

9. Une fois les critères de recherche et d’analyse renseignés, cliquer sur le bouton pour afficher les

résultats (un clic sur le bouton permet de passer automatiquement à l’édition en renseignant tout

d’abord le titre de cette dernière )

La fenêtre affiche ainsi les imputations et/ou mouvements selon l’option choisie les écritures comptables des
décaissements avec les détails rattachés à la date de réalisation et aux montants. Les soldes débiteur et créditeur y
sont également affichés.

Il est possible d’imprimer ou d’exporter ces résultats en cliquant sur le bouton approprié.

10.3.8 Détails des mouvements

Décaissements > Exploitation > « Détails des mouvements»

369
Décaissements
Le sous module permet d’afficher, pour une période et des sites définis, la liste des mouvements effectués selon
les critères définis et par libellé avec les détails rattachés (date, code, numéro de pièce).

1. A l’ouverture de la fenêtre, renseigner les critères de recherche relatifs à l’Exercice comptable, le centre de
saisie et la monnaie de la même manière que détaillé dans la section précédente (point 1 à point 5) ;
2. Choisir le type de tableau à utiliser pour afficher les résultats
 Listes d’écritures : liste des écritures comptables par rapport à un axe d’analyse choisi
 Journal : Liste des écritures comptables pour un journal par rapport à un axe d’analyse choisi
 Ecritures : liste des écritures comptables pour un code par rapport à une axe d’analyse choisi;
3. Sélectionner les classes comptables pour lesquelles produire l’analyse en cochant les
cases correspondantes (par défaut, il s’agit des comptes de dépenses);
4. Choisir un critère parmi ceux proposés en options et compléter par le choix des niveaux rattachés ;

5. Une fois les critères de recherche et d’analyse renseignés, cliquer sur le bouton pour afficher les

résultats (un clic sur le bouton permet de passer automatiquement à l’édition en renseignant tout
d’abord le titre de cette dernière) ; la fenêtre présente la liste des mouvements selon les critères définis et
par libellé avec les détails rattachés (date, code, numéro de pièce).

10.3.9 Tableau de bord

Décaissements > Exploitation > « Tableau de bord »
Le sous module permet d’élaborer un tableau de bord paramétrable à 8 colonnes, selon les besoins de l’utilisateur.

370
Décaissements

1. A l’ouverture de la fenêtre, renseigner les critères de recherche relatifs à l’Exercice comptable, le centre de
saisie et la monnaie ;
2. Cocher la case Cumul des années au besoin d’une situation cumulative ;
3. Il est possible de définir les limites pour chaque plan également (appuyer sur la touche F5 et sélectionner
dans la liste déroulée) ;
4. Choisir le type de plan (normal ou externe) ;
5. Choisir un critère principal et le niveau correspondant ;
6. Si besoin, compléter par un critère secondaire ;

7. Une fois les critères de recherche et d’analyse renseignés, cliquer sur le bouton . La fenêtre se
modifie pour compléter le paramétrage du tableau de bord :

a. Choisir le modèle de titre depuis le combo box et saisir le titre correspondant ;

371
Décaissements
b. Renseigner l’intitulé de chaque colonne du tableau de bord et assigner, depuis le(s) combo box à
droite du champ, le contenu correspondant (soit un élément prédéfini, soit le résultat d’une
opération) ;
 Budget : montant du budget choisi
 Engagement valeur initial : montant signé du contrat
 Engagement valeur en cours : montant des factures non reçues sur marchés
 Montant comptabilisé : montant des dépenses enregistrées
 Montant décaissés : montant des dépenses réglées
 PAD : montant du PAD saisi
c. Sélectionner le type de budget et le type de réalisations pour lesquels l’analyse est à produire ;

d. Cliquer sur les boutons suivants pour gérer le modèle de tableau de bord
(Ajouter,Enregistrer et supprimer) ;
e. Une fois les critères d’édition renseignés, il est possible de voir les résultats en cliquant sur le bouton

(Sinon, il est possible de procéder directement à l’impression , d’exporter

en cliquant sur le bouton approprié ou d’annuler en cliquant sur ):

La fenêtre détaille, selon le critère d’analyse défini, les prévisions budgétisées, les marchés en cours et dépenses
comptabilisés ainsi que leur total, le reliquat entre ces prévisions et réalisations, le taux d’exécution budgétaire, le

taux de décaissement. Il est possible d’imprimer ou d’exporter ces résultats en cliquant sur le bouton
approprié.

372
Décaissements

Le module Mon Tableau de bord permet de concevoir et d’éditer des tableaux de bord personnalisés concernant les
décaissements.
Accéder à la conception de tableaux de bord en déroulant le menu du module Décaissements > Mon Tableau de
bord.

10.4.1 Analytique
Décaissements > Mon tableau de bord > « Analytique »
Le sous module permet de synthétiser, pour un exercice identifié, des informations concernant les décaissements
en choisissant des champs de regroupement en ligne, colonne et valeur. A noter que ces champs sont rattachés au
plan analytique.
A l’apparition de la boîte, sélectionner un exercice comptable depuis le combo box et cliquer sur Valider.

Concevoir le tableau et le graphique correspondant de la même manière que pour tout tableau d’analyse croisée
de type pivot (Cf.Erreur ! Source du renvoi introuvable. Erreur ! Source du renvoi introuvable.).

10.4.2 Edition budget de trésorerie

Décaissements > Mon tableau de bord > « Analyse »
Le sous-module permet de sortir le budget de trésorerie (comparaison des prévisions et des réalisations des
décaissements) en synthétisant les données pour un exercice et un budget précis, et par niveau analytique et
libellé.

373
Décaissements
Renseigner l’exercice comptable et le type de budget pour lesquels produire l’état ainsi que la monnaie utilisée ;
puis cliquer sur le bouton Consulter .

Concevoir le tableau et le graphique correspondant de la même manière que pour tout tableau d’analyse croisée
de type pivot

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Utilitaires

Les utilitaires regroupent les opérations liées à la sécurité de la base de données, aux interfaces avec les autres
logiciels et à la détection des anomalies ou incohérences de certaines données.

10.2.1 Sauvegarde de la base

Pour préserver vos données des problèmes qui peuvent arriver sur le système informatique (panne matérielle,
attaques virales, fausses manipulations …), il est préconisé de faire une sauvegarde après chaque journée de
travail. Cette opération consiste à copier votre base de données vers un emplacement de votre choix.
La sauvegarde doit être faite sur un support extérieur à l’ordinateur (par ex. : disque dur externe). Ce support doit
être ensuite placé en lieu sûr.
Toujours pour plus de sécurité, il est d’ailleurs conseillé de procéder à plusieurs sauvegardes.
Accès : Utilitaires > Bases de données > Sauvegarde

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Utilitaires
Procédures de sauvegarde :

1) Cliquer sur l’explorateur de Tom²pro, vous permettant de choisir l’unité et le dossier de sauvegarde que
vous aurez créé au préalable.
2) Sélectionner l’unité et le dossier (vous pouvez sélectionner toute unité reconnue et accessible par votre
système, y compris les emplacements sur le réseau) où vous voulez sauvegarder la base.
3) Valider

A la validation, le système crée 2 fichiers :

 le fichier type SQLServer (se terminant par .sqlserver ou .bak)
 le même fichier compressé (la taille est réduite pour faciliter les échanges, par exemple les envois par
mails en fichier attaché)
Le système renomme le fichier de sauvegarde en ajoutant, derrière le nom de la base, la date de l’opération (sous
forme AAAAMMJJ. Ex. : PPF20131201 pour une sauvegarde de la base PPF le 1er décembre 2013)

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Utilitaires

10.2.2 Restitution des données

C’est l’opération inverse de la sauvegarde. Ce traitement consiste à copier, à partir d’une sauvegarde, la base de
données. Cette sauvegarde va remplacer et écraser la base de données en cours.
Bien entendu, cette opération (à protéger au niveau des accès), est à manipuler avec une grande prudence.

Accès : Utilitaires > Bases de données > Restitution

1) Cliquer sur l’explorateur de Tom²pro, vous permettant de retrouver l’emplacement du fichier de

sauvegarde.
2) Sélectionner le fichier de sauvegarde (le nom du fichier intégrant la date de sauvegarde vous aide à
retrouver facilement le bon fichier)
3) Valider (le système vous demande de confirmer)

10.2.3 Purge

Cette opération est réservée à la société TOM@TE.

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Utilitaires

10.2.4 Maintenance

Accès : Utilitaires > Bases de données > Maintenance

Cette opération contrôle les incohérences de la base de données.

Lors de la migration d’une version antérieure (Tomwin), il est recommandé de lancer l’opération de maintenance.

Ce module traite les échanges de données entre les différents sites (pour les configurations multisites) ou de
Tom²pro vers une autre plateforme.

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Utilitaires

10.3.1 Exportations
Accès : Utilitaires > Interfaces > Exportations
Il s’agit, en règle générale, des échanges de données entre sites.
L’antenne distante, périodiquement, exporte les données (comptables, immobilisations, codifications …). Le
système génère un fichier de type XML. Ce fichier XML, (de taille minimale), est envoyé au siège pour
consolidation.
Le système donne un nom mnémonique par défaut à ce fichier, suivant les types de données à transférer
(MvtCptXX.xml pour les mouvements comptables, MvtMarXX. xml pour les marchés, MvtBudXX. xml pour les
budgets, …)
N.B. : les fichiers XML sont très légers, d’autant plus qu’ils ne contiennent que les transactions sélectionnées (le
reste de la base de données n’est pas transférée)

1) Sélectionner les transactions à exporter.

2) Entrer le mot de passe et valider.

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Utilitaires
Le système ouvre une fenêtre vous permettant de sélectionner l’emplacement où vous voulez mettre le fichier à
transférer :

1) Sélectionner le(s) site(s) à transférer

2) Choisir la période à prendre en compte
3) Cliquer sur l’explorateur de Tom²pro
4) Sélectionner l’emplacement
5) Valider

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Utilitaires

10.3.2 Importations
Accès : Utilitaires > Interfaces > Importations
C’est l’opération inverse des exportations.
Le siège importe les données en provenance des sites. Ce sont les fichiers de type XML préalablement générés par
les antennes distantes.

1) Sélectionner la source de données (.XML pour les échanges entre sites)

2) Cliquer sur l’explorateur de Tom²pro
3) Sélectionner le fichier à importer (le nom donné par défaut par le système renseigne sur le type de
transactions), et valider.
Remarques sur les exportations et les importations : il est à noter que les écritures exportées par les antennes
décentralisées ne peuvent plus être modifiées par celles-ci, pour préserver la cohérence entre les données des
antennes et les données du siège.
Le siège est habilité à modifier les écritures transférer (le siège est prioritaire sur les sites). Il exporte ensuite les
écritures modifiées et envoie aux sites concernés, qui importeront ces données.

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Utilitaires

10.3.3 Importation (Tompaie)

Accès : Utilitaires > Interfaces > Importation Tompaie
Cette option consiste à importer les données en provenance de l’ancienne version de gestion du personnel de
TOM@TE, à savoir Tompaie.
Il faut sélectionner la source de données et définir le protocole d’échanges de données, avant de procéder à
l’importation des écritures comptables issues de l’ancien Tompaie. Bien entendu, le système est sécurisé et fait
tous les contrôles de cohérence avant l’intégration des données.

Cette fonctionnalité a été développée surtout pour des raisons de compatibilité. En effet, Tomportail intègre
directement la nouvelle version Tom²paie, qui partage la même base avec Tom²pro. En cas d’utilisation de
Tom²paie, cette fonctionnalité ne sera donc plus utilisée.

Le système propose un système de diagnostics relatifs aux écritures comptables. Les anomalies sont détectées et
automatiquement corrigées.
Les diagnostics sont utiles lors de la migration de l’ancienne version (Tomwin).

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