GUIDE SUR LA GESTION

ANALYTIQUE ET BUDGETAIRE
DANS PERFECT V6.2

BP: 31041 Lomé –TOGO

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INTRODUCTION

La gestion du budget est intégrée à PERFECT pour ainsi permettre à l’utilisateur de faire le suivi
de leur budget à travers ce logiciel.

PARAMETRAGE
Pour que la gestion du budget puisse fonctionner correctement dans PERFECT V6.1, il y a un
certain nombre de paramétrage qu’il faut au préalable réaliser.

Agence (Paramètres / Agences)

La gestion du budget dans PERFECT V6.1 s’active au niveau de la fenêtre de paramétrage de

l’agence, précisément sur l’onglet Budget/Statistiques.
Sur cet onglet il faut cocher l’option « Activer gestion budgétaire ». Par défaut, la gestion des
lignes budgétaires et des centres de coût sont activées car il n’y a pas de gestion budgétaire sans au
moins ces deux éléments.
En fonction de la gestion interne de l’institution, il peut y avoir activation des « sous lignes
budgétaires » et/ou des « sous centres de coûts » respectivement liés aux lignes budgétaires et aux
centres de coût.

Une fois que toutes les options souhaitées sont sélectionnées, il est indispensable de préciser le
« Seuil alerte consommation budget », qui représente le pourcentage de consommation du
budget après lequel le système doit avertir l’utilisateur du niveau atteint.
Plan comptable (Paramètres / Comptabilité / Plan comptable)

Après l’activation de la gestion budgétaire et des options souhaitées, il est impératif de préciser les
comptes qui interviendront dans la consommation du budget. Pour ce faire il faut préciser dans le
plan comptable les comptes généraux ventilables et le type de budget auquel ils appartiennent
(Investissement ou Fonctionnement).

La dernière subdivision du compte devra automatiquement être associée au dernier niveau géré. En
exemple, ici la dernière subdivision du compte 60251 est le 6025121 et le paramétrage de l’agence
est effectué par rapport au sous lignes budgétaire. Il faut donc définir les comptes généraux 60251,
602512 et 6025121 comme ventilables et uniquement le 6025121 comme utilisable.

Dès que tous les comptes généraux qui interviendront dans le budget sont définis comme
ventilables on peut procéder aux autres paramétrages.

Poste budgétaire (Paramètres / Comptabilité / Analytique & budgétaire / Postes budgétaires)

Pour définir un poste budgétaire, il suffit de sélectionner le compte général par le biais de la loupe
devant le champ « code poste » et le libellé imprimé qui sera affiché sur les états valider avec le
bouton.

Ligne budgétaire (Paramètres / Comptabilité / Analytique & budgétaire / Lignes budgétaires)

Le paramétrage des lignes budgétaires se fait d’abord par un clic sur le bouton « Nouveau ». On
précise le poste budgétaire, la ligne associée et le libellé imprimé validé avec le bouton.

Sous ligne budgétaire (Paramètres / Comptabilité / Analytique & budgétaire / Sous lignes
budgétaires)

Pour paramétrer les sous lignes budgétaires on fait d’abord un clic sur le bouton « Nouveau ». On
précise par la loupe la ligne budgétaire parent, la sous-ligne associée et le libellé imprimé puis
valider avec le bouton.
Centre de coût (Paramètres / Comptabilité / Analytique & budgétaire / Centre de coût)

La création des centres de coût se fait par un clic sur bouton « Nouveau ». On renseigne le libellé
du centre de coût et le libellé imprimé.

Sous centre de coût (Paramètres / Comptabilité / Analytique & budgétaire / Sous centres de coût)

Pour chaque centre de coût, on peut créer si nécessaire les sous centres liés.
DEFINITION DU BUDGET (Comptabilité / Comptabilité analytique & budgétaire / Budget)

Lorsque le paramétrage des postes budgétaires, des lignes budgétaires, des sous lignes budgétaires,
des centres de coût et des sous centres de coût est terminé, on peut maintenant définir le budget
dans le système.

Pour paramétrer le budget, on précise :

- l’agence,
- l’exercice,
- la source de financement,
- la ligne et/ou la sous ligne budgétaire (ceci suivant le niveau géré),
- L’ajustement antérieur si nécessaire (si ceci a été réellement fait),
- le montant Initial.

La répartition du budget peut être automatique ou non. Lorsqu’elle est automatique, cocher la case
« Répartition automatique ». Un onglet supplémentaire « Répartition budgétaire » s’affiche
comme le précise la fenêtre ci-dessous.
En cas de répartition automatique, il est impératif de préciser les clés de répartition du budget pour
une ligne ou sous ligne donnée. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet « Répartition budgétaire » pour
avoir la main. La fenêtre ci-dessous en est une illustration.
Pour chaque centre de coût on définit le pourcentage associé. A partir de ce taux, le système se
chargera de répartir chaque opération liée à la sous ligne paramétrée.

Ventilation du budget

Le budget se ventile au niveau des fenêtres suivantes :

- la fenêtre de saisie des pièces comptable
- la fenêtre de saisie des opérations caisses administratives
- la fenêtre de saisie des autres opérations de caisses

Lorsqu’on saisie une opération sur l’une des fenêtres précitées, le système vérifie si les comptes à
intervenir dans la validation de l’opération sont ventilables. Si oui, le système propose la fenêtre de
« Ventilation des opérations » pour faire la répartition dans le cas où la répartition n’est pas
automatique.

Dans le premier tableau sur la fenêtre (« Compte à ventiler »), on affiche les comptes généraux qui
doivent être ventilés et le montant pour toutes les sources de financement. Ainsi l’utilisateur à la
possibilité de préciser pour chaque source le montant consommé.
Une fois la répartition fait par source de financement, on renseigne dans le tableau « Répartition »
le montant pour chaque centre ou sous centre de coût.

Les Etats (Comptabilité / Comptabilité analytique & budgétaire / Rapport sur budget)
PERFECT offre la possibilité d’éditer les états du budget pour chaque source de financement.

La consommation du budget en historique Comptabilité / Comptabilité analytique &

budgétaire / Consommation du budget en historique)

Il est prévu la saisie de la consommation du budget en historique pour permettre aux institutions
qui géraient déjà le budget de mettre à jour le niveau atteint. Il suffit de sélectionner un compte qui
doit être lié à un poste du budget et de renseigner le montant. La balance est prévue pour confirmer
le montant saisie (mesure de sécurité).