COURS DU LOGICIEL DE SAGE PAIE I7

TEL : 90203082

1- Démarrage ou lancement du logiciel

Pour démarrer le logiciel, nous pouvons cliquer directement sur son icône ou passer par le
Menu « démarrer ».
Attention : Pour les copies du logiciel installés sur des ordinateurs dont le système
d’exploitation n’est pas compatible, on démarre le programme de paie « en faisant un clic
droit sur l’icône, puis choisir exécuter entant qu’administrateur »

Procédure
Menu démarrer ===> Menu déroulant ===> Cliquer sur l’icône sage (ou clic droit sur l’icône
puis choisir exécuter entant qu’administrateur) ===> Saisir mot de passe (en majuscules par
défaut : SAGE) ===> Puis cliquer sur Valider ou connexion.
Le mot de passe SAGE a été attribué par défaut au superviseur pour lui permettre d’accéder
au programme. Pour des raisons de sécurité, ce mot de passe devra être modifié plus tard.
B- CREATION DU FICHIER DE PAIE ET SON PARAMETRAGE
Après le démarrage ou le lancement du progiciel sage, pour la création du fichier de paie
dont l’extension doit être *.PRH, il faut procéder comme suit :
Procédure
Menu Fichier ===> Nouveau ===> Indiquer le nom de votre société en effaçant l’Astérix (*)
===> TEST.PRH ===> Puis cliquer sur enregistrer ===> Initialisation d’une société (choix : d’un
plan de paie sage, d’un plan de saisie utilisateur, d’une société déjà existante, d’aucun
dossier) ===> Choisir une société déjà existante ou d’aucun dossier (adapter le logiciel selon
notre zone ou les caractéristiques du pays) ===> d’aucun dossier ===> cliquer sur suivant
===> Paramètre de paie (puis remplir les 7 pages) ===> Entête du dossier ===> sage-
importation d’une DADS-U ===> cliquer sur OK===> Assistant de préparation des bulletins
===> Puis cliquer sur terminer
Sept (7) pages écran vont se succéder pour la saisie des paramètres de paie de la société.
Vous pouvez les visualiser ou les modifier ultérieurement par le menu Fichier / Paramètres /
Para- mètres de paie.

❖ Page 1/7
Renseignez chaque zone de cet écran selon les spécificités de votre gestion. Si vous
démarrez votre paie en cours d’exercice, vous ne devez pas saisir le mois de démarrage sur
la zone Début d’année mais le premier mois de l’exercice de paie. Le mois de démarrage doit
être renseigné sur la zone Mois en cours. Dans la zone « début d’année » on précise le mois
où la société a débuté son exercice comptable (ex : janvier). Dans la zone « mois en cours »
on choisit le mois dans lequel le fichier vient d’être créé en vue de son utilisation (ex : Juin).
Dans la zone « année en cours » on saisit l’année dans lequel le fichier vient d’être créé (ex :
2022). Dans la zone « mois de clôture des congés » on précise le mois dans lequel
l’entreprise donne congés à ses salariés (ex : août). Dans la zone « date du jour » on saisit la
date de création du fichier. Dans la zone « régularisation » on maintient l’option «
systématique » ; ceci permet au programme lors- qu’une modification est faite sur un
bulletin de paie de recalculer automatiquement les autres éléments qui ont un lien avec
cette modification.
Dans la zone « plafond des abattements » on peut effacer le montant qui s’y trouve et
mettre à la place zéro (0) car la législation togolaise n’a prévu aucun plafond pour les
abattements et pour le montant des cotisations sociales (rapport TB et rapport TC). Lorsque
l’option « suppression des salariés non présents en clôture annuelle » est cochée le
programme supprime en fin d’année les salariés qui démissionnent en cours d’année. Mais il
faut toujours garder des archives sur les anciens salariés donc on coche cette case. On
maintient coché l’option « report du reliquat des congés en ouverture » pour permettre aux
salariés qui n’ont pas pu bénéficier de leur congé dans une année de le récupérer l’année
prochaine. Dans la zone « gestion des historiques » il s’agit de faire un bilan des différents
mouvements que l’entreprise effectue en son sein et qui concernent par exemple la
mutation des salariés d’un poste à un autre ou d’une agence à une autre. On maintient
l’option « avec confirmation » ; puis on passe à la « Page suivante ».

❖ Page 2/7
Sélectionnez le type de bulletin qui sera proposé par défaut lors de l’édition des bulletins de
paie. Cette page concerne les tailles de constitution des bulletins de paie, leur mode
d’impression, ainsi que les modes de paiement en usage dans la société. On y précise
également le nombre maximum de rubriques composant un bulletin salarié.

NB : Un bulletin est un format créé pour établir les bulletins de paie selon les catégories
d’employés et un bulletin salarié est une fiche qui comporte les éléments du salaire d’un
employé.
Une rubrique est un élément du salaire d’un employé par exemple salaire de base, prime
d’ancienneté … On appelle cotisation les retenues sociales et fiscales que l’on distingue par
exemple CNSS, IRPP…
On appelle brut tous les éléments qui font partie de la base IRPP ou de la base CNSS. Les non
soumis sont les éléments qui ne font pas partie de ces bases. On peut maintenir 50 dans la
zone « cotisation » pour un bulletin salarié. Cela veut dire que le nombre maximum de
rubriques de cotisation contenu dans un bulletin salarié doit être 50. Idem pour les autres…
On maintient « duplicata en Edition de bulletins » coché pour que le programme fasse une
sauvegarde des bulletins de paie des salariés jusqu’à la retraite. On maintient coché l’option
« impression de l’entête du bulletin de paie » pour qu’au moment de l’édition de ces bulle-
tins on ait l’entête. Lorsque la société désire inclure le mois d’embauche dans l’ancienneté
du salarié on coche la dernière option. L’onglet « paiement » regroupe les modes de
règlement des salaires (virement, espèce, chèque). On peut aussi créer d’autres modes de
règlement par exemple TMONEY, FLOOZ. On a aussi la possibilité de modifier ceux qui
existent déjà. L’onglet « acompte » permet de distinguer les différents acomptes qui
peuvent être consentis à un salarié. Passez à la page suivante en cliquant sur « Page
Suivante ».

❖ Page 3/7

*Onglet Fichiers de paie

Paramétrez librement les codes de vos Établissements, Départements, Unités, Services,
Catégories de personnel et Matricules salariés ainsi que ceux des comptes généraux,
analytiques et auxiliaires que vous utilisez. Les types de caractères utilisés sont :
alphabétiques (L), numériques (E), alphanumériques (A). Vous pouvez garder les longueurs
proposées par défaut dans le logiciel. Exemple : Catégorie est codifiée avec un format défini
sur EE (soit 2 caractères numériques), vous pouvez donc créer 99 catégories différentes de
salariés. Le cadrage gauche ou droit permet de préciser le positionnement que l’on veut des
codes dans les différentes cases. On coche l’option numérotation automatique des
matricules salariés pour que le programme numérote lui-même les salariés qui seront créés
plus tard dans la fiche de personnel. Les informations de cette page permettent également
le paramétrage du nombre de décimales des éléments utilisés lors des calculs de paie. Par
exemple 3 pour les constantes, 3 pour les montants, 0 pour les taux, 2 pour les bases (taux
horaire).

*Onglet Modélisation comptable

Renseignez correctement le format des comptes selon votre propre paramétrage comptable.
La structure des comptes généraux, analytiques et auxiliaires doit être conforme à celle
définie dans
Le logiciel de comptabilité pour que le transfert de données (passation comptable) puisse
être effectué correctement.
*Onglet Euro
Cet onglet vous permet de gérer un double affichage FCFA/EURO sur certains états et bulle-
tins de paie. Vous définirez le code ISO de la monnaie de tenue de la paie (XOF pour le CFA),
intitulé FCFA sans décimal (supprimez donc la partie centime), et le code ISO de
l’équivalence EUR avec intitulé EURO. Passez à la page suivante en cliquant sur « Page
Suivante ».
❖ Page 4/7

A ce niveau on distingue les constantes prédéfinies dans le programme pour la gestion des
heures travaillées, des heures d’absence, des heures supplémentaires. Les boutons option
permettent de paramétrer les heures effectivement travaillées. Validez ces informations en
passant directement à la « Page suivante ».

❖ Page 5/7

Au niveau du calcul à l’envers, pour certains salariés c’est le salaire net qui leur est versé qui
est qui est défini dans les contrats. Dans ces conditions au lieu de partir du salaire de base,
prime, indemnité afin d’arriver au calcul des retenues obligatoires et donc du salaire net à
payer on fait plutôt un calcul à l’envers : c’est le montant net à payer qui permet à la suite
des calculs et programmations de déterminer le salaire de base et les retenues.
Un bouton ouvre une fenêtre de paramétrage des états administratifs. Validez ces
informations en passant directement à la « page suivante ».

❖ Page 7/7

Cette page permet la saisie rapide des valeurs de base des bulletins de paie. Ces paramètres
constituent une aide à la saisie des bulletins de paie, et seront détaillés dans la suite du
cours. Les constantes appelées cumul libre seront utilisées pour sommer les éléments de la
paie sur les périodes mensuelles ; trimestrielles ; annuelles qui pourrons être reportés à
l’ouverture d’une période.

Assistant de création de société

Après saisie de l’entête du dossier, l’assistant de création de société affiche les questions de
type société. Saisissez les différentes réponses, elles se déverseront dans les constantes ou
rubriques paramétrées dans les questions. Durée mensuelle collective du travail : 173,33 ;
nombre de jours de congés acquis par mois : 2,5 ; nombre de jours à prendre en compte
pour le décompte des congés : 8h ; puis cliquez sur le bouton Suivant pour afficher les autres
pages de l’assistant puis valider l'initialisation de la société en cliquant sur Terminer.
Remarque : Si vous souhaitez modifier une information saisie précédemment dans l’assistant
de création de votre dossier, vous pouvez le faire en allant dans les menus suivants.
*Au niveau de la commande « Paramètres »
- Menu Fichier / Paramètres / Entête dossier : pour visualiser ou modifier les informations
D’ordre général sur l’entreprise telles que l’adresse, le capital, la forme juridique…
- Menu Fichier / Paramètres / Assistant société : pour visualiser ou modifier les informations
portant sur les réponses aux questionnaires qui ont trait à la législation du travail.
- Menu Fichier / Paramètres / Paramètres de paie. Cette sous commande comprend les sept
étapes du paramétrage préliminaire de la paie. Les éléments de ces pages peuvent être
modifiés en cours de travail s’ils ne sont pas désactivés.
A la page 3/7(partie rubrique) on peut créer à travers les onglets code mémo constantes,
code mémo rubriques, des codes qui regroupent les constantes et les rubriques selon une
catégorie plus ou moins homogène. Pour les constantes on peut par exemple distinguer les
codes mémo suivants en vue de leur regroupement : un code intitulé BRUT peut être créé
pour les constantes telles que le salaire de base, la prime d’ancienneté et d’autres : CNSS,
IRPP, DIVERS, HS (heures supplémentaires). Pour les rubriques en plus des codes déjà cités
pour les constantes vous pouvez créer le code NAI (non assujetti à l’impôt), BULIN (bulletin
industriel) et AUTRES.
Menu Fichier / Paramètres / Paramètres de contrôle : pour effectuer un bon contrôle des
jours, semaines, retenues pour temps de travail et de pause.
*Au niveau de la commande « Utilitaires »
- Pour modifier le mot de passe du superviseur, on passe par Menu Fichier / Utilitaires / Mot
de passe. Dans la zone « Ancien » on saisit l’ancien mot de passe (1234) puis dans la zone «
Nouveau » on saisit le nouveau mot de passe par exemple (0000) puis on valide par OK. Ce
Mot de passe donne l’accès au programme et non au fichier. La sous-commande «
Utilisateurs » : elle permet de créer d’autres utilisateurs qui doivent avoir accès à une partie
des fonctionnalités du fichier. Le premier utilisateur est le superviseur (responsable principal
du fichier). Pour rentrer dans le programme, il doit saisir le mot de passe par défaut « SAGE »
qui est modifiable. On peut par exemple créer un utilisateur en cliquant sur l’icône Créer (le
2ème bouton en bas de la fenêtre).
Code :003
Nom : ALDRICH01
Mot de passe : 5017 puis OK.
Plusieurs utilisateurs peuvent être créés. A noter qu’après la création d’un utilisateur, l’accès
n’est pas automatique aux fonctionnalités du fichier. Pour donner accès à certains menus ou
commandes du fichier au nouvel utilisateur, on le sélectionne dans la fenêtre « Liste des
utilisateurs » ; on clique sur l’icône « Confidentialité » et on sélectionne par exemple le
menu « FICHIER », on lui autorise l’accès dans la zone « Accès » et on clique sur le bouton «
Tout ».
Cela signifie que l’utilisateur aura accès à tous les éléments du menu fichier. Pour créer un
mot de passe personnel pour chaque fichier contenu dans le programme on rentre dans le
Menu Fichier / Paramètres / Mot de passe société. A la fenêtre qui apparaît on saisit dans la
zone « Nouveau » le mot de passe à attribuer par exemple 222, on coche la case « Mot de
passe société obligatoire pour le superviseur » puis OK
Page 6/7
INSERER IMAGE
Pour une bonne gestion des RH, il est important de maîtriser la convention et la cotisation
auxquelles est rattaché son entreprise. La convention est, selon les pays, un texte venant en
complément du droit de travail en vigueur au niveau national, définissant les statuts
(rémunérations, embauche, conditions de travail) des travailleurs d’une entreprise, d’un
groupe d’entreprises ou d’une branche professionnelle, après une négociation passée entre
les employeurs ou leurs organisations et les organisations représentant les salariés
(syndicats) du périmètre concerné. Quant – aux caisses de cotisations, comme son nom
l’indique, elle est chargée de recouvrer les cotisations salariales et patronales afin de pouvoir
financer les branches du régime général de la sécurité sociale. A cet effet, l’objectif est de
savoir comment créer les conventions et les caisses au sein du logiciel sage.
Procédure 1 : CREATION DE Convention
Menu Listes ===> Conventions collectives ===> Créer ===> cliquer sur OK
CREATION DES CAISSES DE COTISATION
Pour créer vos caisses de cotisations, ouvrez le menu Listes / Caisses de cotisations/ clique
droit/ Créer. Dans un premier temps, renseignez le Code et l’Intitulé. Au Togo, nous avons la
Caisse de Retraite du Togo (CRT) et la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS).
CREATION D’UNE BANQUE ET EDITION DU RIB
Procédure 1 : CREATION D’UNE BANQUE
Menu listes ===> Etablissements (liste des établissements) ===> clic droit (cliquer sur créer
===> Renseigner l’Etablissement ===> cliquer sur banques ===> (liste des banques) ===>
double cliquer sur l’une des options de banques (1 ou 2 ou 3) ===> (Renseigner RIB : le nom
de la banque, le code banque, le n° de compte, …) ===> Puis cliquer sur OK.
EDITION DU RELEVE D’IDENTITE BANCAIRE
Procédure 2 : EDITION DU RIB
Menu listes ===> Etablissements ===> cliquer sur l’établissement choisi ===> cliquer sur
Editer ===> choisir banque par établissement ===> cliquer sur Ok ===> cliquer aperçu avant
impression ===> puis cliquer sur Ok
CREATION DE DEPARTEMENT OU DE SERVICE
Procédure Menu listes ===> Organisations ===> Clic droit puis cliquer sur créer ===>
Renseigner les informations sur le département / services ===> puis cliquer sur OK
CREATION ET GESTION D’UN ETABLISSEMENT
Il s’agit pour la principale entreprise, de créer ses annexes si elle en dispose. Dans le cas
contraire, le renseignement à faire portera de facto sur cette dernière.
Procédure : CREATION D’UN ETABLISSEMENT
Menu Listes ===> Etablissements ===> clic droit puis choisir créer ===> renseigner adresse
établissement ===> renseigner organisme ===> renseigner service de santé au travail ===>
cliquer sur OK
Procédure : EDITION D’UN ETABLISSEMENT
Menu Listes ===> Etablissements ===> choisir L’établissement par un seul clic ===> cliquer
sur Editer ===> choisir détaillée puis cliquer sur OK ===> choisir aperçu avant impression
puis cliquer sur OK
UTILISATION DE LA MAINTENANCE
Utilité : La fonctionnalité « maintenance » permet de réparer un fichier mal fermé, agrandir
sa taille ou convertir en une nouvelle version.
Procédure Taper dans la barre des tâches (maintenance) ===> aller dans menu Fichier ===>
cliquer sur ouvrir puis sélectionner le fichier ===> suivre les étapes puis cliquer sur terminer
Savoir créer et gérer la fiche de personnel
La fiche de personnel d’un salarié est cette fiche qui recense toutes les informations
possibles sur un salarié qui vient d’être embauché. Avant de procéder à la création de vos
salariés, assurez-vous d’avoir les éléments suivants en votre possession : les coordonnées
personnelles et bancaires de vos salariés (numéro de sécurité sociale, CV). La création d’une
fiche de personnel complète (10 pages) est présentée ci-après. Il est possible de laisser
certains renseignements en attente et de compléter la fiche par la suite.

Procédure
Menu Listes ===> Fiches de personnel ===> clic droit puis choisir créer ===> puis renseigner
les pages (Etat civil, coordonnées, contrat, poste, paie, congés, DADS-U, administratifs,
compétences, libre, formation, temps) ===> puis cliquer sur OK Ou Activer barre de favoris
dans menu Fenêtre ===> puis cliquer sur créer « un salarié la bande verticale » ===> puis
renseigner les pages (Etat civil, coordonnées, contrat, poste, paie, congés, DADS-U,
administratifs, compétences, libre, formation, temps) ===> puis cliquer sur OK
LES CONSTANTES
Vous pouvez compléter la liste des constantes pré paramétrées par la création d’autres
cons- tantes.
Procédure Menu Listes ===> Constantes ===> clic droit puis cliquer sur créer ===> choisir le
type de constante ===> renseigner la constante ===> puis cliquer sur OK

Remarque : Certaines constantes peuvent faire appel à d’autres constantes. Dans la liste,
elles sont classées par ordre alphabétique, par type ou encore par code mémo.
11 types de constantes, vous sont proposés :

Type Calcul : la valeur de la constante résulte d’une formule de calcul à définir. Six
opérations sont disponibles à ce niveau : addition, soustraction, multiplication, division,
cumul.
Type Test : la valeur de la constante est le résultat d’un test de condition (si, alors, si- non).
Elles permettent d’obtenir un résultat différent selon que la condition paramétrée est
vérifiée ou non.
Type Tranche : la constante prend la valeur associée à la tranche de valeur à laquelle
appartient une base de test définie. Elle permet de tester une condition par rapport à une
borne inférieure et supérieure.
Type Valeur : la valeur de la constante est une valeur numérique que l’on saisit ou la valeur
d’une autre constante que l’on sélectionne.
Type Cumul : la constante prend la valeur du cumul intermédiaire, mensuel, trimestriel,
annuel ou le cumul d’une période à définir d’une constante de type prédéfini.
Type Rubrique : la valeur de la constante est un élément extrait d’une rubrique de
Paie.
Type Message : la constante est un message que l’on saisit et elle apparaîtra dans certaines
circonstances à définir par l'utilisateur.
Type Date : la valeur de la constante est une date d'origine et une date de fin que l’on saisit.
Elle permet d'effectuer différents calculs, d'identifier un élément jour, semaine, mois, année
pour une date donnée, de déterminer l'indice du jour ou enfin de calculer une date en
fonction d'une date d'origine et d'un nombre de jours.
Type Réponse : ce type de constante permet de récupérer les réponses données aux
questions proposées sur la page Complément de la fiche du salarié.
Type Nature : cette constante permet de faire des calculs sur des événements, liés à la
nature dont le code est saisi dans cette constante. Il sera possible de récupérer leur va- leur
cumulée pour les périodes : en cours, mensuel, trimestriel, annuel ou une période à définir.
Type Utilisateur : les constantes de ce type ne peuvent être supprimées. Leur
fonctionnement est semblable à celui des constantes de type cumul, c’est à dire que pour
ces constantes, leur valeur sera stockée à chaque clôture, intermédiaire ou mensuelle.
LES RUBRIQUES
Elles correspondent aux lignes qui apparaissent dans le corps du bulletin de paie. Il existe 3
types de rubriques :
Les rubriques de type BRUT : elles font partie de la rémunération brute du salarié et de ce
fait vont servir à déterminer l’assiette de calcul des cotisations sociales (salaire de base,
primes, heures supplémentaires…).
Les rubriques de type COTISATION : elles viennent en déduction du brut (CNSS, IRPP,
assurance…).
Les rubriques de type NON-SOUMISE : ces rubriques n’interviennent pas dans le calcul de
l’assiette des cotisations. Elles augmentent ou diminuent la rémunération nette (acomptes,
allocations familiales…). Les rubriques se distinguent par un code, un intitulé, un type, une
formule de calcul et un code mémo. Ce dernier permet de classer les diverses rubriques par
catégorie. On les retrouve comme titres des différents onglets en haut de la fenêtre.
Ainsi pour matérialiser la formule du Salaire Brut, par exemple, Salaire de base = Nombre
d’heures travaillées x taux Horaires. Dans le logiciel, la formule devient Nombre x Base et
vous préciser toujours dans le logiciel Nombre : Nombre d’heures travaillées et Base : taux
Horaires. Pour les Indemnités, si c’est fixe dans la société, vous pouvez montre dans ce cas
dans la formule au niveau du logiciel Montant pris tel quel.

Procédure

Menu Listes ===> rubriques ===> clic droit puis cliquer sur créer ===> choisir le type de
rubriques (Brut, soumise, non-soumise) ===> renseigner la page rubrique + éléments
constitutifs ===> puis cliquer sur OK

Comptes généraux Ceux sont des comptes du plan comptable. Ouvrez le menu Listes ===>
Modélisation comptable ===> Comptes généraux ===>Créer ===> Renseigner (compte,
intitulé, sens « ventilable ou collectif » et type) ===> puis cliquer sur OK.
A la page qui s’ouvre, dans la zone « compte » on saisit le compte 4211 par exemple et dans
la zone intitulée « personnel avance ». Dans la zone « sens » on choisit le sens (la position
normale de ce compte au journal des écritures)

Les Journaux
Les écritures de paie sont enregistrées dans un journal obligatoirement. Menu Listes ===>
Modélisation comptable ===> Journaux ===> Créer ===>saisir par exemple le code journal
001 puis l’intitulé « journaux de paie » ===> puis OK.
Passation des Ecritures
En Paie on effectue une programmation pour les écritures. Menu Listes ===> Modélisation
comptable ===> Écritures ===> Créer ===> Procédures à suivre ===> Puis OK Vous
paramétrez par cette fonction la structure des pièces comptables qui seront générées
mensuellement après clôture. Exemple : D : 661 : Rémunérations C : 422 : Rémunérations
Pour créer cette écriture qui sera générée automatiquement dans les traitements on lance la
commande « créer ». Dans cette pièce N° 1 (écriture) qui doit comporter exactement deux
comptes (661 et 422), on clique droit pour insérer le premier compte.
On tabule jusqu’au libellé pour écrire comme libellé Saisie du salaire total. Pour terminer on
choisit son sens qui est sa position normale dans l’écriture (débit) puis OK. À la prochaine
fenêtre qui s’ouvre on clique sur « annuler », à la suivante on clique sur l’onglet « rubrique
part salariale » puis sur le bouton « Insérer » et on choisit l’option « à ajouter » puis OK. On
double-clique pour choisir le salaire de base, on clique encore sur « Insérer » pour choisir les
heures supplémentaires et ainsi de suite.

Définition des profils de paie

« Les bulletins modèles » correspondent à des profils de paie : il s’agit d’un ensemble de
rubriques de paie nécessaire à la constitution des bulletins de paie d’une population de
salariés soumis aux mêmes règles de paie. Il est conseillé de créer autant de bulletins
modèles qu’il y a de profils de paie différents dans votre société. Pour se faire, ouvrez le
menu Gestion ===> Bulletins modèles ===> puis créer.
Préparez un bulletin de paie
Le Menu Gestion regroupe les différentes commandes permettant de préparer, calculer,
éditer et enregistrer les paies des salariés. Nous allons procéder à la préparation d’un
bulletin via un bulletin modèle.

➢ Préparez le bulletin salarié Sélectionnez la commande Menu Gestion ===> Bulletins

salariés ===> double cliquez sur un salarié proposé dans la liste ===> Page rubriques (clique
droite pour activer ou désactiver une rubrique). Cette commande permet de saisir les
valeurs de base ou événements variables du salarié pour le mois de paie en cours. Par
défaut, l’onglet Congés / absences s’affiche pour l’enregistrement des absences et des
congés. Pour la première utilisation, cliquez sur l’onglet Rubriques.

➢ Onglet Rubriques Le corps du bulletin apparaît avec l’ensemble des rubriques figurant
dans le bulletin modèle. Il est possible à ce niveau de modifier la valeur d’une ou plusieurs
rubriques, d’en enlever ou d’en ajouter.
Bulletin calculé
Les valeurs du mois du bulletin étant saisies, cliquez sur l’onglet Bulletin calculé pour
poursuivre la préparation du bulletin. Il est possible d’éditer le bulletin en cliquant sur le
bouton sur la barre de commandes en haut de l’écran. Cliquez sur OK, le bulletin de votre
salarié est maintenant validé et calculé.
Heures supplémentaires / Absences
Le personnel horaire est celui qui est rémunéré sur la base du nombre d’heures effectuées.
Les heures en question sont saisies au fur et à mesure qu’elles sont exécutées. De même, les
heures d’arrivées et de départs ainsi que les pauses sont contrôlées pour ces salariés. La
gestion des heures devient un élément fondamental de la gestion de ce personnel. On
distingue : les heures normales, les heures supplémentaires, les heures d’absences.

➢ Paramétrage sur la gestion du temps : Création des natures d’heures Pour gérer les
heures effectuées par les salariés, il est nécessaire de créer les natures d’heures : par
exemple la nature d’heure « heure normale », « heure supplémentaire », « heure
complémentaire » et si possible les « heures travaillées ». - Création de la nature « Heure
Normale » Pour se faire on lance Menu Listes ===> Liste des natures d’évènements ===>
Créer ===> Renseigner les 6 pages ou onglets (paramétrage général, cumuls, arrêts de
travail, modules, analytiques, feuille de temps).

Une fenêtre s’ouvre sous 6 onglets : Onglet Paramètre Général : on saisit le code (par
exemple 0010) puis l’intitulé « Heure Normale » ; on coche l’option « Modifiable » pour
qu’on puisse modifier les valeurs générées comme heures en cas de besoin. Exemple :
cumuler dans les constantes Cumul libre 1 par exemple. Pour se faire on clique sur le bouton
« Ajouter », à la fenêtre qui apparaît on sélectionne la constante « Cumul libre 1 » (CL01)
puis « Ajouter en plus » et OK. ➢ Onglet Feuille de Temps : dans la zone « Visible » on choisit
l’option « Visible sur les plannings et les feuilles de temps »
La gestion des absences

Avant d’utiliser ce menu, nous devons ouvrir la liste des salariés à travers le menu Listes
sinon dans le Menu Edition, nous n’aurons pas toutes les fonctionnalités.

Menu Edition ===> Gestion des heures ===> Feuille de temps ===> Renseigner la page
L’édition des bulletins peut se faire par salarié : Menu Gestion ===> Bulletins Salariés ===>
double cliquer sur le choix du salarié ===> aller activer les rubriques concernées ===> puis
cliquer dans la page bulletin calculé ===> cliquer sur Ok après chargement des données)

Ou par lot

Menu Gestion ===> Edition des bulletins ===> Sélectionner le format du bulletin papier, la
période et la date de paiement ===> aperçu avant impression ===> puis OK).
Activez la commande (Menu Gestion ===> Edition des bulletins) afin d’éditer un ou plusieurs
bulletins Salariés. Indiquez la date de paiement et vérifiez la période de paie pour affecter
une même période à l’ensemble des salariés. Lors de l’édition, si saisie d’une période n’est
pas cochée, les dates de périodes et la date de paiement indiquées dans chaque bulletin
sont éditées. Choisissez le support d’édition de vos bulletins.

Il est possible de personnaliser ses propres bulletins via la commande :

Menu Fichier ===> Paramétrage bulletins / états ===> clic droit puis cliquer sur créer ===>
bulletin ===> cliquer sur Ok ===> puis choisir le format

Exemple : Vous pouvez faire une sélection sur le matricule en limitant de 1 à 1 pour n’éditer
que le salarié ayant le matricule 1. Vous pouvez aussi utiliser le bouton Sélection manuelle
pour la sélection des salariés. Par défaut, le programme propose l’édition du bulletin sur le
modèle choisi en Page 2 de la commande Fichier ===> Paramètres ===> Paramètres de paie.
Vous remarquerez que dans Sage Paie, le calcul des différentes valeurs du bulletin de paie
est réalisé lors de l’édition, donc il n’est pas nécessaire d’exécuter cette commande avant.
Lancez votre édition en cliquant sur OK.
Être en mesure d’éditer le livre de paie, la fiche individuelle et le bilan social.

➢ Le livre de paie est un document qui, au même titre que les bulletins de paie, permet de
justifier les versements effectués aux salariés par l’entreprise. Le livre de paie reprend en
effet les éléments des bulletins de paie et est tenu par ordre de dates : il est peut-être édité
pour une période mensuelle, trimestrielle, annuelle. Il peut également être édité pour une
autre période, que l’utilisateur définit. Il peut présenter les valeurs périodiques détaillées
salarié par salarié ou un récapitulatif des montants périodiques, sans détail par salarié.
Menu Etats ===> Livre de Paie ===> Aperçu avant impression ===> Puis cliquer sur OK
Fiche individuelle
Comme l’indique son nom, la fiche individuelle récapitule pour le salarié les rémunérations
perçues et l’ensemble des prélèvements opérés suivant une périodicité (mensuelle,
trimestre, semestrielle) donnée. Nous pouvons observer le détail des rémunérations et des
cotisations.

Menu Etats ===> Fiche individuelle ===> Sélectionner la périodicité ===> Aperçu avant
impression ===> Puis cliquer sur OK
Bilan social
C’est un outil d’observation des ressources humaines et des conditions de travail de
l’entreprise. Il regroupe des données chiffrées portant sur l’emploi, les rémunérations,
l’organisation et le temps de travail, la formation, les relations sociales, l’hygiène et la
sécurité. Il dessine une photographie de la bonne santé sociale de l’entreprise au 31
Décembre.

Menu Annexes ===> Bilan social ===> Indicateurs ===> Edition du bilan social ===> Aperçu
avant impression ===> Puis cliquer sur OK
Savoir réaliser la passation comptable, le journal de contrôle, la clôture et l’ouverture du
mois. ❖ La passation comptable ne peut être effectuée qu'après la clôture mensuelle des
paies et avant ouverture du nouveau mois de paie. Validez la fonction Passation Comptable
du Menu annexes. Cette fonction permet d'éditer le journal de paie et de générer, sur le
disque dur ou sur disquette, les écritures de paie du mois sur un fichier ASC2. C'est le pont
comptable à destination de votre logiciel de comptabilité Sage.

❖ Le journal de contrôle. Il permet de générer à tout moment avant ou après la clôture le

journal des écritures de paie permettant ainsi à l’utilisateur d’effectuer un contrôle avant
même la passation comptable. Menu Annexes ===> Journal de contrôle. A la fenêtre qui
s’ouvre, on clique sur le bouton sélection manuelle pour sélectionner uniquement l’écriture
que nous que nous voulons visualiser au moment du contrôle. Cochez l’option « reprise des
bulletins déjà comptabilisés » et « édition détaillée » puis OK.

❖ Clôture du mois. Exécuter la commande menu Gestion ===> Clôtures ===> Mensuelle. Si
la clôture n’a pas pu être effectuée pour certains salariés, un message apparaît vous
proposant de forcer la clôture sans mettre à jour les cumuls de ces salariés. Répondre NON à
ce message afin de remédier aux causes de non-clôture mentionnées sur le rapport puis de
relancer la procédure de clôture. Éditez vos états de paie et réalisez la passation comptable.
Avant d’ouvrir un nouveau mois de paie, il est important de lancer l’édition des états de paie
relatifs à la période de paie clôturée (Mouvements du personnel, Livre de paie,
Cotisations…).
Ouverture du nouveau mois.
Après une clôture mensuelle, la commande Menu Gestion ===> Ouverture du mois ===>
cliquer sur OK permet d’ouvrir un nouveau mois. Elle permet de remettre à zéro les cumuls
mensuels et d’ouvrir une nouvelle période de paie pour l’élaboration des bulletins du mois à
venir. Cliquez sur OK pour lancer la fonction.

CONCLUSION
Le travail se transforme et fait émerger de nouveaux enjeux pour l’organisation qui se
traduisent par la mise en œuvre de nouvelles pratiques manageriels et RH. Cet outil Sage
Paie & RH, viens aider le Gestionnaire RH dans l’exécution de ses tâches