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HIGHERS COMPUTING Service SAGE

Support de formation SAGE PAIE 100

Sage Paie
Version 20.50

Support du Formation

Raliser Par : Hamjane Hayat

1. Cration et paramtrage dune nouvelle socit


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Lancez la cration de votre socit en cliquant sur le bouton Nouveau de la barre doutils ou en slectionnant la commande Fichier / Nouveau. La procdure dinitialisation se dclenche par laffichage dun premier cran denregistrement de la nouvelle socit.

Indiquez le nom de votre socit. Slectionnez le rpertoire o sera stock votre fichier de donnes, et indiquez son nom (lextension du fichier doit tre *.PRH).
Une socit, en Paie Sage, est constitue dun fichier nom de la socit.prh et de deux rpertoires nomms noms de la socit. socit et nom de la socit. duplicata tous trois sont toujours au mme niveau sur le disque.

Cliquez sur Enregistrer afin de lancer la cration. Aprs validation de la cration de la nouvelle socit, le programme propose 3 possibilits : - Rcuprer les lments dun plan de paie existant. - Transfrer les lments du plan de paie (et ventuellement la modlisation comptable) dune socit existante. - Crer un dossier vierge (sans transfert des lments dun autre dossier).

Pour la cration de cette 1re socit, nous choisissons loption qui consiste transfrer les donnes de la socit Jeu dessai fournie en standard avec le programme. Laisser loption Dune socit dj existante slectionne par dfaut puis cochez la case Avec modlisation comptable. Vous devez ensuite spcifier le nom de la socit qui servira de modle en cliquant sur le bouton Parcourir.

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Slectionnez la socit Essai.Prh. Puis cliquez sur Ouvrir. Aprs validation de cette fentre, le nom et lemplacement de la socit slectionne saffichent droite du bouton Parcourir.
Dans la Paie Sage, lidentification de votre socit se fait dans les Paramtres de paie et dans les Paramtres socit (Menu Fichier / Paramtres).

Six pages cran vont se succder pour la saisie des paramtres de paie de la socit. Pour un dmarrage rapide de votre paie, nous vous conseillons de valider les crans avec les valeurs proposes par dfaut. La socit de rfrence Jeu dessai contient des paramtrages standards susceptibles de sappliquer toutes les socits. Bien entendu, vous pouvez les visualiser ou les modifier ultrieurement par le menu Fichier / Paramtres / Paramtres de paie.

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1. Cration des constantes et des rubriques / Paramtrer le plan de paie de votre socit
Les constantes sont les paramtres qui composent les rubriques de paie, les rubriques de paie sont quant elles les lments constitutifs du bulletin de paie. Afin de vous familiariser avec cette notion de constante et de rubrique, nous allons tudier le paramtrage dune constante et dune rubrique fournies dans le logiciel
Paramtrage de la constante HORAISOC (Horaire de la socit)
Dfinition de la constante HORAISOC

La constante HORAISOC est une constante de type valeur qui permet dindiquer la valeur de lhoraire collectif de la socit.
Paramtrage de la constante HORAISOC

Ouvrez le menu Listes / Constantes ou cliquez sur le bouton Constantes. La liste des constantes apparat :

Double-cliquez sur la constante HORAISOC. La fentre de paramtrage de la constante est la suivante :

Paramtrage constitu uniquement dun code, dun intitul et dune valeur. Cliquez sur Ok, nous allons maintenant examiner la rubrique Salaire mensuel.
Paramtrage de la rubrique Salaire mensuel
Dfinition de la rubrique Salaire mensuel

La rubrique Salaire mensuel est une des rubriques principales dun bulletin de paie. Cest llment de dpart du calcul du bulletin de paie. Le logiciel Paie, vous propose un certain nombre de rubriques standards qui vous permettront de crer vos propres bulletins de paie sans aucun paramtrage spcifique effectuer. La rubrique Salaire mensuel est constitue de la valeur de la constante SALBASE.
Paramtrage de la rubrique Salaire mensuel

Ouvrez le menu Listes / Rubriques ou cliquez sur le bouton Rubriques .


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La liste des rubriques apparat :

Double-cliquez sur la rubrique Salaire mensuel. La fentre de paramtrage de la rubrique apparat :

Ces zones indiquent que la valeur de la rubrique rsulte directement de la formule et quelle ne constitue pas une retenue pour le salari mais un gain. Dans cet cran, nous visualisons bien que la rubrique rsulte directement de la valeur de la constante SALBASE sans aucune modification. Elle reprend la valeur du salaire saisi dans le sous-onglet Salaire de la fiche de personnel. Par cette rubrique ainsi paramtre, le logiciel pourra retrouver le salaire de base de chaque salari sans que vous ayez le saisir de nouveau. Aprs avoir dcouvert les lments constitutifs dun bulletin de paie, nous allons maintenant aborder sa construction.
Paramtrer votre plan de paie
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HIGHERS COMPUTING Service SAGE Dfinition des profils de paie

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Les bulletins modles correspondent des profils de paie : il sagit dun ensemble de rubriques de paie ncessaire la constitution des bulletins de paie dune population de salaris soumis aux mmes rgles de paie. Il est conseill de crer autant de bulletins modles quil y a de profils de paie diffrents dans votre socit. Lors de la cration de votre dossier, plusieurs bulletins modles sont automatiquement proposs. Nous allons modifier le bulletin modle Employ mensuel. Ouvrez le menu Gestion / Bulletins modles, la liste des bulletins modles apparat :

Double-cliquez sur le premier bulletin modle Employ mensuel. La fentre suivante apparat :

Dans la premire partie de lcran, nous visualisons les paramtres gnraux du bulletin modle (lhoraire, le format de bulletin associ) et dans la deuxime partie nous visualisons les rubriques de paie qui constituent ce bulletin. Nous allons ajouter une rubrique de prime ce bulletin. Pour cela, ouvrir le menu Edition / Activer une rubrique. La liste des rubriques non encore affecte au bulletin apparat : Double-cliquez sur la rubrique 1011 Prime dquipement. Celle-ci apparat maintenant dans la liste des rubriques du bulletin modle.

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3. Fichier du personnel
Avant de procder la cration de vos salaris, assurez vous davoir les lments suivants en votre possession : - Le nom des comptes comptables auxiliaires de vos diffrents salaris. - Les coordonnes personnelles et bancaires de vos salaris (numro de scurit sociale). Crez une fiche de personnel

La cration dune fiche de personnel complte (10 pages) est prsente ci-aprs. Il est possible de laisser certains renseignements en attente et de complter la fiche par la suite. Activez le menu Listes / Fiches de personnel et cliquez sur licne de cration.
Page Etat civil

La page Etat civil est compose de deux parties : Etat civil et Immatriculation

Renseignez chaque zone selon vos propres donnes salaris. Pour passer dune zone lautre, utilisez la touche TABULATION. Saisir successivement les informations demandes puis cliquez sur la page Coordonnes.
Page Coordonnes

La page Coordonnes est compose de quatre parties : Adresse principale, Adresse secondaire, Banques

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Renseignez les diffrentes zones de cet cran puis cliquez sur la page Poste.

Page Poste

La page Poste est compose de quatre parties : Entre, Sortie, Poste et Anciennet

L'anciennet du salari en nombre de mois et en nombre d'annes est dtermine automatiquement par le programme en fonction de la date d'anciennet du salari. Les zones Dpartement, Service, Unit et Catgorie sont vides lorigine. Slectionnez les dpartements, services, units et catgories crs la leon prcdente. Par exemple pour la slection dun dpartement, cliquez sur le bouton zoom. Une nouvelle fentre apparat avec la liste des dpartements crs. Slectionnez un dpartement puis cliquez sur le bouton Slectionner. Renseignez les informations sur le salari concernant son lieu de travail. La lgislation impose laffichage sur le bulletin de paie de la classification du salari. Nous vous invitons renseigner les zones de cette page, puis passer la page Contrat.
Page Contrat

La page Contrat est compose de trois parties : Contrat de travail, Emploi et Statut.

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Page Paie

La page Paie est compose de 5 parties : Salaire, Congs, Repos compensateur, Dernier enregistrement et Droit individuel la formation

Un bulletin modle est un plan de paie type pouvant sappliquer un ensemble de salaris. Il est constitu de tous les lments qui alimentent un bulletin salari. Cliquez sur le bouton zoom et slectionnez dans la liste propose par le programme, le bulletin modle correspondant au salari en cours de cration.

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La slection dun bulletin modle renseigne par dfaut les zones Type et Horaire. Modifiez-les le cas chant. Les zones Dernire priode de paie, Dernire clture, Dernier enregistrement sont renseignes automatiquement par le programme. Elles ne sont pas modifiables.

*Pour un calcul correct des bulletins de paie, renseignez obligatoirement les zones Salaire de base et Horaire.
HORAISOC reprend lhoraire lgal collectif en usage dans votre entreprise. Par dfaut, il est gal 191heures. Si vous appliquez un autre horaire que 191heures, vous pouvez modifier le paramtrage de cette

Page Comptences
La page Comptences est compose de 5 parties : Langues, Diplmes, Permis de conduire, Caisse Nationale des Barreaux Franais (CNBF) et Formation professionnelle continue

Page Libre

Beaucoup d'entreprises souhaitent grer des donnes individuelles non prvues dans la base de donnes du logiciel. Ces donnes individuelles tant diffrentes selon les entreprises, cet page propose deux sous-onglets informations libres et Autres. - Onglet Informations libres : zones libres de type montant, date et textes, - Onglet Autres : zones libres de type taux, fourchettes de dates et commentaire,

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4. Prparez un bulletin de paie


Le menu Gestion regroupe les diffrentes commandes permettant de prparer, calculer, diter et enregistrer les paies des salaris. Nous allons procder la prparation dun bulletin via un bulletin modle.
Prparez le bulletin salari

Slectionnez la commande Gestion / Bulletins salaris et double cliquez sur un salari propos dans la liste. Cette commande permet de saisir les valeurs de base ou vnements variables du salari pour le mois de paie en cours. Par dfaut, longlet Congs / absences saffiche pour lenregistrement des absences et des congs. Pour la premire utilisation, cliquez sur longlet Rubriques.
Onglet Rubriques

Le corps du bulletin apparat avec lensemble des rubriques figurant dans le bulletin modle. Il est possible ce niveau de modifier la valeur dune ou plusieurs rubriques, den enlever ou den ajouter. Exemple Nous allons par exemple, retenir sur le bulletin du salari les titres restaurants du mois.

Double-cliquez sur la rubrique 8000 Tickets restaurant.

Saisissez le nombre de tickets retenir puis cliquez sur OK. Il est possible de la mme manire de modifier nimporte quelle autre rubrique de ce bulletin.
Bulletin calcul
Onglet Bulletin calcul

Les valeurs du mois du bulletin tant saisies, cliquez sur longlet Bulletin calcul pour poursuivre la prparation du bulletin.

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Cliquez sur OK, le bulletin de votre salari est maintenant valid et calcul. Dans la liste des salaris, une calculatrice apparat derrire chaque salari dont le bulletin a t calcul.

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5. Edition dun bulletin de paie


Ldition des bulletins peut se faire par salari (Menu Gestion / Bulletins Salaris) ou par lot (Menu Gestion / Edition des bulletins). Des modles de bulletins sont livrs en standard et vous pouvez les personnaliser (menu Fichier / Paramtrage bulletins).

Activez la commande Gestion / Edition des bulletins afin dditer un ou plusieurs bulletins salaris.

Indiquez la date de paiement et vrifiez la priode de paie pour affecter une mme priode lensemble des salaris. Lors de ldition, si Saisie dune priode nest pas coche, les dates de priodes et la date de paiement indiques dans chaque bulletin sont dites. Choisissez le support ddition de vos bulletins. Il est possible de dfinir ses propres bulletins via la commande Paramtrage bulletins du menu FICHIER. Dans cet cran, vous pouvez faire une slection sur plusieurs critres afin de limiter votre dition. Exemple Vous pouvez faire une slection sur le matricule en limitant de 1 1 pour nditer que le salari ayant le matricule 1. Vous pouvez aussi utiliser le bouton Slection manuelle pour la slection des salaris.

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6. Enregistrement dfinitif des lments de paie


II est ncessaire pour passer au mois suivant davoir finalis toutes les paies du mois et de faire une clture mensuelle. Louverture du mois est une fonction diffrente de la clture (elle napparat dans le menu Gestion que quand la clture mensuelle a t effectue). Veillez bien raliser une sauvegarde avant toute clture. Vous devrez la restaurer si vous dsirez revenir la situation avant clture.

La clture mensuelle est effectue pour lensemble du personnel. Elle doit donc tre lance lorsque toutes les paies du mois sont vrifies et les bulletins dits.
Une fois lenregistrement fait, vous ne pouvez plus modifier les bulletins de paie. Vrifiez avant la clture mensuelle

1. Vrifiez que tous les bulletins de paie sont dits. Sur la liste des salaris, commande Fiches de personnel ou Bulletins salaris, la dernire colonne prcisant ltat du bulletin doit afficher une imprimante pour tous les salaris. 2. Faites une sauvegarde de vos fichiers. Pour ce faire, effectuez une copie ou un compactage des fichiers de la socit *.PRH et des duplicata de bulletins *.DUPLICATA. Exemple DIAMANT JAUNE.PRH et DIAMANT JAUNE.DUPLICATA pour la socit DIAMANT JAUNE.
Lancez la clture mensuelle

Ouvrez le menu Gestion / Cltures / Mensuelle.

Si la clture na pas pu tre effectue pour certains salaris, un message apparat vous proposant de forcer la clture sans mettre jour les cumuls de ces salaris. Nous vous conseillons de rpondre NON cette question afin de remdier aux causes de non-clture mentionnes sur le rapport puis de relancer la procdure de clture. Ouvrez le nouveau mois de paie

Aprs une clture mensuelle, la commande Gestion / Ouverture du mois est disponible. Elle permet de remettre zro les cumuls mensuels et douvrir une nouvelle priode de paie pour llaboration des bulletins du mois venir. Cliquez sur OK pour lancer la fonction.

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7. Impression des tats administratifs


Nous procderons au cours de ce chapitre l'dition de certains tats priodiques de paie et l'examen succinct de leur contenu. Pour vous entraner, nous vous conseillons dditer ces tats avant davoir enregistr les lments de paie. Vous pourrez contrler vos paies et revenir en arrire, le cas chant. Nous vous rappelons que seules les ditions faites aprs clture peuvent tre considres comme dfinitives.
Livre de paie

Le livre de paie est un document qui, au mme titre que les bulletins de paie, permet de justifier les versements effectus aux salaris par lentreprise. Slectionnez la fonction Etats / Livre de paie ou cliquer sur le bouton Livre de paie. L'cran d'enregistrement des critres de slection apparat.

Laissez dcoche loption Rubriques nulles si vous dsirez diter uniquement la liste des rubriques non nulles. Vrifiez la Priode propose. Cliquez sur OK pour valider la fentre. Validez la fentre Imprimer.
Etat des cumuls par rubrique

L'Etat des cumuls par rubrique permet de visualiser, pour chacun des salaris, le dtail des cumuls associs aux rubriques de leurs bulletins de paie. Cet tat vous permet par exemple de contrler les montants verss vos salaris par rubrique. Vous pouvez obtenir le mme type dtat pour les constantes prdfinies (valeurs du brut, du net imposable) par la fonction Etats / Etat des cumuls / Par constante. Choisissez la fonction Etats / Etat des cumuls / Par rubrique

Slectionnez les rubriques, par dfaut toutes les rubriques sont slectionnes. Validez ces slections par OK et lancez l'dition.
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Etats des cotisations

Comme pour les ditions prcdentes, un tat des cotisations ne peut tre considr dfinitif que s'il est dit aprs clture. Avant clture, l'tat tient compte des paies calcules mais non encore dfinitivement enregistres et de ce fait encore modifiables.
Etat rsum des cotisations

Ouvrez le menu Etats / Etats des cotisations / Rsum des cotisations. Cet tat synthtique prsente par rubrique de cotisation les lments : Taux salarial, Taux patronal, Taux global, Assiette annuelle de cotisation, Base, Montant salarial, Montant patronal, Montant global et leffectif homme / femme pour chaque rubrique. Tous les salaris et toutes les caisses de cotisations enregistres sont slectionns par dfaut.

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8. La passation comptable des lments de paie (Modlisation comptable)


La Passation comptable consiste - aprs clture mensuelle et avant ouverture du nouveau mois de paie gnrer le journal des critures de paie dans un fichier au format ASCII. Ce pont comptable est destin tre rcupr par le logiciel de comptabilit de l'utilisateur. Cette passation peut s'effectuer automatiquement dans les progiciels de Sage Comptabilit 30, 100 ou Sage Comptabilit 500.
Modlisation comptable

Sage Paie Pack offre une grande prcision dans les critres de ventilation et dans laffection analytique. Ainsi, trois grands types de ventilation analytique vous sont proposs : - Ventilation par critre (dpartement, service, unit, catgorie, salaris ou criture), - Le mono axe, mono plan avec clefs de rpartition en cascade, - Le multi axes, multi plans. En y intgrant les fonctionnalits analytiques du module Gestion des Temps, une ventilation tache par tache peut tre mise en place.

Ouvrez le menu Listes / Modlisation comptable. Le sous-menu Modlisation comptable permet de paramtrer les comptes gnraux, analytiques et auxiliaires ainsi que les journaux et les pices comptables ncessaires la gnration des critures.
Comptes gnraux

Ouvrez le menu Listes / Modlisation comptable / Comptes gnraux.

Cette liste peut correspondre vos besoins. Si ce nest pas le cas, vous disposez des fonctions habituelles de Cration, Suppression ou Modification afin de crer vos propres comptes.
Comptes auxiliaires

Ouvrez le menu Listes / Modlisation comptable / Comptes auxiliaires.

Lensemble de vos comptes auxiliaires doit apparatre.

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Comptes analytiques

Ouvrez le menu Listes / Modlisation comptable / Comptes analytiques.

Vous disposez des fonctions habituelles de Cration, Suppression ou Modification afin de mettre en place vos comptes analytiques.

Journaux
Ouvrez le menu Listes / Modlisation comptable / Journaux.

Vous avez la possibilit dintroduire votre propre paramtrage laide des fonctions de Cration, Modification ou Suppression.
Ecritures

Ouvrez le menu Listes / Modlisation comptable / Ecritures. Vous paramtrez par cette fonction la structure des pices comptables qui seront gnres mensuellement aprs clture.

Double-cliquez sur la ligne du journal pour visualiser les pices comptables.

2 pices composent ce journal : - la pice 1 reprend tous les comptes relatifs la part salariale, - la pice 2 reprend tous les comptes relatifs la part patronale. Chacune de ces deux pices est compose d'un ensemble de lignes d'critures.

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HIGHERS COMPUTING Service SAGE Composition d'une pice comptable

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Placez le curseur sur la pice 1 et validez en cliquant sur le bouton Modifier.

Le curseur est positionn par dfaut sur la dernire ligne d'criture de la pice, son numro est affich sur le haut de l'cran (ligne 13), l'intitul du compte sur l'encadr au bas de la fentre (dans notre exemple le compte 42700000). Chaque ligne d'criture de la pice est paramtre ainsi : Compte gnral Compte gnral mouvementer. Compte auxiliaire Elle n'est renseigne que si un seul auxiliaire est rattach au compte collectif, c'est par exemple un organisme de cotisations. Le dtail par salari est demand plus loin au niveau de la slection des salaris. Cette zone ne concerne pas les comptes auxiliaires des salaris. Rfrence Rfrence de la pice comptable. La rfrence saisie sur la premire ligne d'criture est propose par dfaut pour toutes les suivantes. Libell Le fonctionnement est le mme que celui de la zone Rfrence.
Pont ou sur le Journal, la rfrence et le libell indiqus sur la fentre de Passation comptable.

Sens Le sens est celui donn au compte gnral sur sa fiche de cration, il peut tre modifi. Pour chaque ligne d'criture, vous devez indiquer la slection du personnel concern. Placez le curseur sur l'une des lignes de la pice et cliquez sur le bouton Slection

Placez le curseur sur une des lignes d'critures de la pice et cliquez sur le bouton Montant. La fentre de dfinition du montant s'affiche :

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Par cette fentre vous pouvez indiquer les constantes et les rubriques ajouter ou soustraire pour la ligne dcriture slectionne. Cliquez sur Quitter pour escamoter cette fentre sans modification.
Passation comptable

Sage Paie Pack offre la possibilit de gnrer une sortie papier et un fichier. Sage Paie Pack gnre ce dernier dans le rpertoire Transfert de votre rpertoire de programme. Vous devez ensuite limporter partir de votre logiciel de comptabilit (Comptabilit Sage, ou comptabilit dun autre diteur moyennant quelques adaptations). La passation comptable ne peut tre effectue qu'aprs la clture mensuelle des paies et avant ouverture du nouveau mois de paie.

Validez la fonction Passation Comptable du menu Annexes. Cette fonction permet d'diter le journal de paie et de gnrer, sur le disque dur ou sur disquette, le fichier des critures de paie du mois. C'est le Pont comptable destination de votre logiciel de comptabilit Sage.
Edition du journal de paie

Avant de lancer une gnration, il est prfrable de lancer ldition du journal de paie afin de le contrler. Validez la slection par OK. La fentre habituelle de slection d'un mode de sortie s'affiche. Choisissez une sortie imprimante adquate et lancez l'dition par OK.

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Gnration du fichier

Renouvelez la procdure dcrite ci-dessus en demandant cette fois-ci la Gnration.

Slectionnez Simulation, uniquement si votre logiciel comptable est capable dutiliser des critures de ce type. Loption Comptabilit dfinitive permet de comptabiliser les bulletins de Paie afin quils ne soient pas comptabiliser une seconde fois le mois suivant. Lorsque l'cran de lancement est valid par OK, la fentre ci-dessous s'affiche :

Validez ou modifiez le nom du fichier propos puis cliquez sur Enregistrer pour lancer la gnration.

*Le programme propose de stocker le fichier dans un rpertoire Transfert dans le rpertoire programme. Le
fichier est gnr par dfaut sous le nom [nomdesocit]-mois.PNM. Validez ce nom ou modifiez-le si ncessaire.

Aprs gnration, vous pouvez intgrer le fichier gnr dans votre logiciel de comptabilit.

Aprs la passation comptable, vous devez procder louverture du nouveau mois de Paie.

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