Manuel Sage Paie RH

PME ASSISTANCE MALI
MANUEL UTILISATION SAGE PAIE & RH

GÉNÉRATION I7
ALIOU COULIBALY
CONSULTANT/ING. GENIE LOGICIEL
Quartier du Fleuve Immeuble Alpha Gamby
Tél :66 74 64 83 / 79 49 51 15
Email : aliou.coulibaly@pmeassistancemali.com
26alioucoul@gmail.com
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Sage Paie & RH i7 vous permet de produire vos bulletins de paie et vos déclarations
sociales facilement et en toute conformité́ légale. Cette solution vous permet de gérer
une quarantaine de salariés et plus. Elle couvre les besoins des gestionnaires et des
responsables de paie soucieux de concilier simplicité́ d’utilisation et complexité́
réglementaire. Avec Sage Paie & RH i7, vous établissez une paie complète avec un
logiciel adaptable par contrats de travail, conventions collectives et secteurs d’activité́ .
 Production facile de vos bulletins de paie et de vos déclarations de charges

 Gestion du déclaratif conformément aux exigences des organismes
 Gestion des formations, carrières, temps de travail, congés et absences
Versions
La version Sage Paie SQL Express est fonctionnellement identique à son équivalent de
version en format propriétaire.
Dès qu'un dossier Paie est ouvert, 5 informations sont référencées :
 Nom du dossier (Raison sociale dans le menu Entête du dossier).

 SIRET Etablissement principal (information disponible dans le menu
Fichier/Paramètres/Entête du dossier).
 Paie en cours (mois et année en cours).
 Nombre de salariés actifs (susceptibles d'avoir un bulletin de Paie).
 Nom du PRH.
 Chemin d'accès.
Lors d'une édition de bulletin ou d'une clôture, la Paie contrôle si le nombre de salariés
est supérieur.
Cette limite de salariés autorisés sur le mois peut être dépassée, un message d'alerte
informe l'utilisateur lors de l'édition des bulletins et de la clôture mensuelle.
Une fois par an et par dossier, cette limite de salariés autorisés sur le mois peut être
dépassée, un message d'alerte informe l'utilisateur lors de l'édition des bulletins et de la
clôture mensuelle.
Dans ce cas, contacter le Service Utilisateurs pour :
 Obtenir une clé permettant le dépassement sur plus d'un mois (3 mois
supplémentaires maximum).
 Acquérir une licence avec un nombre de salariés maximum, supérieur au
nombre de salariés traités.
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Si aucune action n'est faite, la Paie ne permettra pas d'opérer une nouvelle clôture.
L'ouverture de la sauvegarde d'une société déjà enregistrée ne provoque pas un second

enregistrement dans la Paie.
De même, la conversion d'un dossier propriétaire en SQL ou SQL Express ne

provoque pas non plus un enregistrement de la société dans son nouveau format.
Dans les deux cas, les salariés, de la sauvegarde ou de la société issue de la

conversion, ne sont donc pas pris dans le décompte salarié.
Fenêtre de logiciel
Fil d'actualités
Le fil d'actualités est un flux RSS qui affiche des informations liées à l'utilisation du
produit pour l'utiliser dans les meilleures conditions.
Le fil d'actualité nécessite un navigateur Internet Explorer (version 10 minimum) et

une connexion Internet.
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Définition des couleurs du fil d'actualités :
 Orange : information légale.

 Bleu : Information technique sur le produit.
 Vert : Information fonctionnelle sur le produit.
Accueil
La fenêtre d'application du logiciel présente une fenêtre d'accueil avec de nombreux

raccourcis selon la version du logiciel utilisée, avec 4 grands thèmes :
 Démarrage pour une mise à jour ou l'ouverture d'une société.
 Modules pour l'ouverture des différents modules de la paie et d'une

présentation de
 Accompagnement Produit pour accéder aux chat, didacticiel, actualités DSN

et descriptions par les manuels de la Paie et des modules.
 Sage Actualités pour accéder aux actualités juridiques.
Barre de menus de la fenêtre d'application
Les commandes de l'application du programme sont regroupées dans six menus :

Fichier, Listes, Gestion, Etats, Annexes et G.A.
Sur la fenêtre d'application, la barre de menus affiche ces six menus ainsi que trois
autres menus Edition, Fenêtre et Aide (?).
Création d’une nouvelle société
Il faut distinguer la notion de société de celle d'établissement :
 Une société est une entité juridique qui peut être composée de plusieurs
établissements qui donneront lieu à une déclaration commune des données
sociales,
 Un établissement est un magasin, un département ou une agence pouvant être

situés dans un lieu géographique différent de celui de la société mère ou
pouvant avoir une activité différente de la société mère.
Après création de la société, ses établissements pourront être enregistrés à partir de la

fonction Listes / Etablissements.
Pour créer votre société, cliquez sur Fichier / Nouveau.
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Un premier écran d’enregistrement du nom du dossier société est affiché.
Par défaut, le répertoire de l’application est proposé.
Nom du fichier
Indiquer le nom de votre dossier.
Sélectionner le type de fichier à créer :
 Fichiers Sage (*.PRH) permet d’initialiser une société de paie

 Fichiers Sage (*.UPP) permet d’initialiser un Plan de Paie Utilisateur
Cliquer sur le bouton Enregistrer afin de lancer la création, la fenêtre de bienvenue

s’affiche.
Cet écran propose 4 possibilités dans la création de la nouvelle société :
 Récupérer les éléments d’un plan de paie Sage.

 Récupérer les éléments d’un plan de paie utilisateur.
 Transférer les éléments du plan de paie (et éventuellement la modélisation
comptable) d’une société existante.
 Créer un dossier vierge (sans transfert des éléments d’un autre dossier).
A chaque étape dans cet assistant de création, cliquer sur le bouton Suivant pour
valider les saisies et continuer l’initialisation de la société.
Création à partir d’une société existante

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Pour lancer la Création d’un dossier à partir d’une société déjà existante,
sélectionner l’option correspondante.
La case Avec modélisation comptable devient accessible ainsi que le bouton Parcourir.
Ce transfert permet de récupérer dans la société en cours d'initialisation le plan de paie

établi pour une autre société, à savoir, les constantes, les rubriques, les caisses de
cotisations, les paramètres de paie, les bulletins modèles, les infos libres, les natures et
le plan comptable. Cette procédure représente un gain de temps appréciable.
Cliquez sur le bouton Parcourir pour afficher la liste des sociétés déjà créées.
Par défaut, le répertoire de l’application est proposé.
Sélectionner la société (*.PRH) dont on veut récupérer le plan de paie et cliquer sur
Ouvrir. Le nom de la société et son emplacement s’affiche sous le bouton Parcourir.
Cocher la case Avec modélisation comptable pour un transfert complet, sinon le

transfert se fera sans modélisation comptable.
Création à partir d’aucun dossier
Cette option permet la création d’une société vierge qui oblige, par la suite, le
paramétrage manuel de l’ensemble des éléments. Il est néanmoins possible d’effectuer
plus tard le transfert des éléments d’une société par Fichier / Transférer pour les
utilisateurs qui le souhaitent.
Menu Fichier
Le menu Fichier doit être exploité aussitôt après initialisation d'une société. Ses
commandes ont pour objet le paramétrage des divers éléments nécessaires aux
traitements de paie.
Il présente toutes les commandes permettant de créer une nouvelle société, de fermer
celle sur laquelle on travaillait, d'en ouvrir une autre, de transférer les données des
fichiers d'une société dans une autre.
Le menu Fichier présente deux sous-menus.
Le sous-menu Utilitaires permet d'enregistrer l'Organisation de la société, réinitialiser,

reprise des données.
Le sous-menu Paramètres permet de visualiser, éditer, voire compléter ou modifier

les Paramètres société et Paie définis à l'initialisation de la société.
Le sous-menu Alertes donne accès aux commandes Paramétrage des alertes et

Alertes actives.
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Menu Listes
Ce menu regroupe toutes les commandes qui permettent de saisir les fichiers de paie et
notamment les Constantes, les Rubriques, les Natures d’heures et les Fiches de
personnel.
On y trouve nombre de commandes destinées au paramétrage des données intervenant

dans les fiches salariées et dans le calcul de la paie. En particulier : les listes de
l'Organisation, les Etablissements de rattachement des salariés, les Conventions
collectives, les Caisses de cotisation.
Le sous-menu Modélisation comptable permettra de paramétrer les liens entre la paie

et la comptabilité.
Listes Fiche
Création de salarie : Menu Liste / Fiches de Personnel / Créer
Avant de débuter la création d’un salarié dans le logiciel Sage Paie, il est nécessaire
d’être en possession du nom des comptes comptables auxiliaires des dirent salariés
ainsi que de leurs coordonnées personnelles et bancaires.
Pendant la création de la fiche salariée, certains éléments peuvent être mis en attente et
repris par la suite.
Pour lancer la procédure, cliquez sur le menu Listes puis Fiches de personnel et en
fin sur l’icône de création.
PAGE ETAT CIVIL
Cette page se divise en deux parties : l’état civil et l’immatriculation. Chaque zone
est à remplir avec les données de chaque salarié.
Cliquez ensuite sur la page Coordonnées.
PAGE COORDONNÉES
Cette division contient quatre parties : Adresse principale, Adresse secondaire,

Banques et Paiement. Comme précédemment, les zones sont à compléter avec les
renseignements à disposition. Passez ensuite à la page Poste.
PAGE POSTE
La page Poste contient quatre parties : Entrée, Sortie, Poste et Ancienneté.

L’ancienneté est indiquée en mois et en année et se calcule automatiquement grâce à la
date d’ancienneté.
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La partie Poste contient quant à elle quatre sous parties : Département, Service, Unité,
Catégorie. Pour les remplir, cliquez sur le bouton […]. Vous aurez alors accès aux
données créées lors de la création des paramètres.
Cliquez ensuite sur la page Contrat.
PAGE CONTRAT
Dans cette partie, vous aurez à renseigner les trois parties : Contrat de travail, Emploi
et Statut.
Passez ensuite à la page Paie.
PAGE PAIE
Divisée en cinq parties, la page Paie inclut les Salaires, les Congés, le Repos
compensateur, le Dernier enregistrement et le Droit individuel à la formation.
L’inscription Bulletin modèle correspond à un plan de paie type et peut s’appliquer à

un ensemble de salariés. Il renseigne alors par défaut le Type et l’Horaire (données qui
restent modifiables par la suite). Les zones Dernière période de paie et, Dernière
clôture et Dernier enregistrement sont complétées automatiquement et non
modifiables.
À noter qu’il est conseillé de laisser cochée la case Régularisation Systématique.
PAGE COMPLÉMENT
Cette partie permet la gestion des réponses aux questions des salariés
PAGE LIBRE
Cette dernière page permet d’insérer des données individuelles non prévues dans la
base de données du logiciel. Ces données se divisent en deux catégories :
Informations libres : montant, date, texte, …
Autres : taux, fourchettes de dates, commentaires, …
Pour terminer la procédure de création d’un salarié dans Sage Paie, validez par OK.
Constantes
Menu Listes / Constantes
Une constante formalise l'un des quatre éléments de paie suivants :
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 Une donnée à caractère légal soumise à la législation sociale (INPS, AMO par
exemple) ;
 Un élément de paie dont la valeur est constante et caractéristique de l'entreprise

(l'horaire de la société par exemple) ;
 Un élément de paie dont la signification est identique pour tous les salariés mais
dont la valeur peut être spécifique à un salarié ou à un groupe de salariés
(l'ancienneté du salarié par exemple) ;
 Un calcul de paie résultant de la combinaison de plusieurs constantes (calcul du

13ème mois par exemple).
L'utilisateur peut compléter la liste des constantes pré-paramétrées par la création

d'autres constantes pour optimiser les calculs de paie.
Création de constante : Menu Liste / Constantes
En création d’une constante, une fenêtre s'affiche pour la sélection du type de

constante à créer.
Quel que soit son type, une constante peut faire appel à une autre constante à condition
que sa résultante soit numérique.
Le Code doit être10 caractères maximum dont le premier est obligatoirement

alphabétique. Le code de la constante sera rappelé dans les rubriques de paie dans
lesquelles elle intervient.
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Constante de type Calcul
La valeur de la constante résulte d'une formule de calcul à définir.
Le programme ne tient pas compte de l'ordre de priorité des opérateurs, les calculs sont
effectués suivant l'ordre de saisie. Par exemple : 3 + 4 * 2 = 7 * 2 = 14.
Procéder ainsi :
1. Placer le curseur dans la colonne Code de la première ligne de la formule.

Si ce premier élément de la formule correspond à une valeur numérique, la
saisir directement.
Si cet élément correspond à une constante, saisir directement son code ou
cliquer sur le bouton zoom pour appeler la liste des constantes, placer le curseur
sur la constante concernée et cliquer sur le bouton Sélectionner pour reporter
son code sur la zone de saisie.
En cas de saisie du code, si le code appelé n'existe pas, une fenêtre de dialogue
propose la création de la constante ou l'affichage de la liste des constantes
disponibles dans le cas d'une erreur de syntaxe.
2. Pour créer la deuxième ligne :
1. Activer le bouton Insérer constante(s), la liste des constantes s'affiche,

sélectionner celle qui convient,
2. Ou cliquer sur Insérer valeur pour saisir directement une valeur dans la
colonne Code.
Constante de type Test
La valeur de la constante est le résultat d'un test de condition (si, alors, sinon).
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Constante de type Tranche
La constante prend la valeur associée à la tranche de valeur à laquelle appartient une

base de test définie.
Constante de type Valeur
La valeur de la constante est une valeur numérique à saisir ou d'une autre constante à
sélectionner.
Constante de type Cumul
La constante prend la valeur du cumul intermédiaire, mensuel, trimestriel, annuel ou le

cumul d'une période à définir d'une constante de type Prédéfinie.
Elle récupère la valeur d'une autre constante sur une période déterminée par
l’utilisateur.
Constante de type Rubrique
Le type Rubrique permet de créer une constante dont la valeur correspond à un

élément extrait d'une rubrique de paie. Si cet élément possède des cumuls, la constante
pourra prendre la valeur de ses cumuls.
Constante de type Message
Une constante de type message permet d'insérer un message qui apparaîtra dans
certaines circonstances à définir par l'utilisateur
Constante de type Date
Ce type de constante ramène un nombre de jours, de mois d'années pour une fourchette
de dates.
Elle permet d'effectuer différents calculs entre une date d'origine et une date de fin,
d'identifier un élément jour, semaine, mois, année pour une date donnée, de déterminer
l'indice du jour ou enfin de calculer une date en fonction d'une date d'origine et d'un
nombre de jours ou de mois.
Constante de type Nature
Ces constantes permettent de faire des calculs utilisant les informations de la feuille
de temps et, pour les utilisateurs de la Gestion des temps, des événements
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Constante de type SAGE ou Prédéfini
Cette constante est une constante « SAGE » de type Prédéfinie, non supprimable et
gérée directement dans le Plan de Paie SAGE (PPS).
Rubrique
Menu Liste / Rubrique
Les rubriques de paie sont les différentes lignes qui figurent sur les bulletins de paie.
On distingue trois types de rubriques :
 Les rubriques de brut : elles font partie de la rémunération brute du salarié et de

ce fait vont servir à déterminer l'assiette de calcul des cotisations sociales.
 Les rubriques de cotisation : elles viennent en déduction du brut.
 Les rubriques non soumises : ces rubriques n'interviennent pas dans le calcul de
l'assiette des cotisations. Elles augmentent ou diminuent la rémunération nette.
Organisations
Menu Liste / Organisations
Cette commande du menu Listes permet d'enregistrer l'organisation de la société en

départements, services, unités et catégories de personnel.
Sur les fiches de personnel, les renseignements demandés pourront être directement
sélectionnés sur les listes paramétrées ici.
Ces paramètres pourront être utilisés comme critère de tri lors des éditions.
4 onglets sont présents : Département, Services, Unités et Catégories.
Conventions collectives
Menu Listes / Conventions collectives
Les Conventions collectives sont les accords conclus par branche d'activité entre
partenaires sociaux : groupement d'employeurs, salariés et syndicats.
Ces conventions définissent, pour chacune des catégories professionnelles de la

classification, les règles suivant lesquelles s'exerce le droit des salariés à négocier
collectivement leurs conditions d'emploi, de travail et leurs garanties sociales.
On considère généralement que c'est l'activité principale de l'entreprise — celle qui

utilise le plus grand nombre d'employés ou qui génère le chiffre d'affaires le plus
important — qui détermine la convention collective à appliquer.
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Cette commande permet d'enregistrer la (les) convention(s) collective(s) applicable(s)

aux salariés de la société et de ses établissements.
La notion de convention collective est demandée à deux niveaux dans le programme :

convention collective d'un établissement et convention collective applicable à un
salarié.
Sur une fiche établissement ou sur une fiche de personnel, on renseigne la zone
convention collective soit par saisie manuelle du code de la convention ou en
l'important de la liste des conventions collectives créées par cette commande.
La convention collective définie sur une fiche de personnel sera imprimée en en-tête
du bulletin de paie du salarié.
Caisses de cotisations
Menu Listes / Caisses de cotisations
Les Caisses de recouvrement des cotisations sont les différents organismes auxquels
l'entreprise verse des cotisations (INPS, ETAT…).
On enregistre la liste de ces caisses et l'on affecte à chaque rubrique de cotisation la

caisse concernée. Ce paramétrage permet d'obtenir des états de cotisations ventilés par
caisse ou organisme de cotisations
Menu Gestion
Le menu Gestion regroupe toutes les commandes d'usage courant, c'est-à-dire celles
qui permettront de préparer la paie, les acomptes puis d'imprimer les bulletins avant de
traiter le règlement des salaires.
Le programme offre à l'utilisateur la possibilité de créer autant de Bulletins modèles

qu'il a de profils de paie à gérer ; il peut ainsi, par exemple, créer un bulletin modèle
par catégorie de salariés.
L'utilisateur attribue ensuite à chaque salarié (onglet Salaire de sa fiche de personnel)

le bulletin modèle adéquat et le personnalise ensuite par la commande Bulletins
salariés.
Les commandes suivantes de ce menu marquent les étapes successives des traitements
périodiques depuis la préparation d'une paie jusqu'à l'ouverture du mois de paie
suivant.
La préparation des paies s'effectue par la commande Bulletins salariés, l'utilisateur

saisit pour chaque salarié les événements de paie et les éléments de paie variables.
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La commande Bulletins salariés permet également d'effectuer un calcul de paie,

d'éditer un bulletin de salaire et d'effectuer le calcul d'une paie à l'envers, ceci
individuellement par salarié.
Le Calcul des bulletins peut être lancé pour l'ensemble ou une partie du personnel.
Après calcul des bulletins, l'utilisateur peut s'il le souhaite éditer provisoirement pour
contrôle le Livre de paie et les Etats de cotisations (commandes du menu ETATS).
L'Edition des bulletins peut également être lancée pour l'ensemble ou une partie du
personnel, sur papier (papier blanc, pré-imprimés ou bulletins enveloppe), sur écran ou
sur fichier et d'une manière générale de toutes les façons offertes par les programmes
Bulletins salariés
Menu Gestion / Bulletins salariés
Cette commande permet d'effectuer les traitements suivants :
 Préparer individuellement le bulletin de chaque salarié :

 Saisir les valeurs de base ou événements variables pour le mois de paie en
cours,
 Personnaliser si nécessaire le bulletin modèle affecté au salarié,
 Enregistrer les valeurs propres au salarié pour certaines rubriques.
 Calculer le bulletin de chaque salarié :

o Calcul 'normal' ou
o Calcul de la paie à l'envers.
La fenêtre Bulletins salariés/Liste des salariés étant affichée, double cliquer sur le

salarié dont le bulletin doit être préparé, l’onglet Congés/absences s’affiche par
défaut.
Calculer un bulletin salarié
Le calcul d'un bulletin de paie peut être effectué à deux niveaux dans le programme :
 Par la commande Bulletins salariés, à partir du corps du bulletin.
Deux modes de calcul sont disponibles : calcul à partir des rubriques ou

calcul de la paie à l'envers.
 Par la commande Calcul des bulletins de ce même menu Gestion.
Cette commande permet de lancer simultanément le calcul de tout ou partie des

bulletins salariés.
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Tant que la paie en cours n'est pas clôturée, le calcul d'un bulletin de paie peut être
effectué autant de fois que nécessaire.
Le calcul d'un bulletin de paie peut donner lieu à une régularisation automatique des
bases de cotisations si la régularisation systématique a été demandée pour le salarié
(dans l'onglet Salaire de sa fiche de personnel).
Calcul à l'envers
Cette méthode consiste à effectuer le calcul du bulletin de paie d'un salarié à partir de
son Net à payer et en indiquant au programme la rubrique de brut qui doit être mise à
jour pour obtenir le Net à payer indiquer ; cette rubrique est généralement le salaire de
base du salarié.
Cette méthode est notamment utile pour le calcul du bulletin de paie des salariés avec
lesquels le salaire convenu est exprimé en Net à payer et non en Brut.
Valider la commande Bulletins salariés du menu Gestion et sélectionner le salarié

dont il faut calculer le bulletin par un double clic.
Cliquer sur le bouton Calcul et activer la fonction Calcul à l’envers.
La Date de calcul proposée par défaut est celle du jour. La conserver ou saisir une
autre date.
Saisir sur la zone suivante la valeur du Net à payer de ce salarié.
Il faut ensuite indiquer au programme la Rubrique qui doit être mise à jour pour
obtenir le montant du Net à payer indiquer. Cette rubrique est obligatoirement une
rubrique de brut dont le montant a été défini cumulable dans le net à payer.
La première rubrique de brut active (menu Listes) est proposée, la conserver ou

appeler la liste des rubriques de brut du bulletin de ce salarié au moyen du bouton
zoom et sélectionner la rubrique adéquate.
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Lancer le calcul de la paie à l'envers en cliquant sur OK.
Calcul des bulletins
La commande Calcul des bulletins du menu Gestion permet de lancer simultanément

le calcul de tout ou partie des bulletins salariés.
Préalablement au lancement de cette commande, il faut bien entendu avoir préparé les
bulletins de paie des salariés (commande Bulletins Salariés) : saisie des valeurs de
base, validation du corps du bulletin, saisie de commentaires le cas échéant…
Il n'est pas obligatoire de lancer le calcul des bulletins avant leur édition. Le
programme effectue automatiquement le calcul de la même manière lors de l'édition
d'un ou plusieurs bulletins.
Tant que la paie en cours n'est pas clôturée, le calcul d'un bulletin de paie peut être
effectué autant de fois que nécessaire.
Le calcul d'un bulletin de paie peut donner lieu à une régularisation automatique des
bases de cotisations si la Régularisation systématique a été demandée pour le salarié
(dans l'onglet Salaire de sa fiche de personnel).
Après calcul des bulletins, l'utilisateur peut lancer l'impression des états proposés
dans le menu suivant ETATS.
Editer les bulletins
Ouvrir le menu Gestion et activer la commande Edition des bulletins et cliquer sur
OK.
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Clôtures
Clôturer une paie consiste à l'enregistrer définitivement. La clôture mensuelle met à
jour les cumuls mensuels, trimestriels et annuels individuels des salariés. Ces valeurs
sont conservées par le programme pour la production de la Déclaration Annuelle des
Données Sociales.
NB : La clôture intermédiaire ou mensuelle étant une procédure irréversible, il faut

impérativement effectuer une sauvegarde des fichiers avant de lancer la commande.
Ceci, autant par mesure de sécurité que pour pouvoir revenir sur les traitements en cas
d'erreur décelée après clôture.
Clôture intermédiaire
Ouvrir le menu Gestion / Clôtures / Intermédiaire.
La clôture intermédiaire est sélective, ce qui permet à l'utilisateur de sélectionner les

seuls salariés pour lesquels elle doit être effectuée (salariés auxquels l'entreprise
délivre plusieurs bulletins de paie par jour ou par mois).
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La clôture intermédiaire doit être lancée après édition des bulletins de paie
intermédiaire établis au cours du mois.
Effets de la clôture intermédiaire
Les valeurs de la paie en cours sont enregistrées, les bulletins de paie ne peuvent plus
être modifiés.
Les cumuls mensuels individuels des salariés sont incrémentés des valeurs (cumuls
intermédiaires) de la période de paie traitée.
Un bulletin archive est enregistré dans la commande Bulletins cumuls (Historiques)

du menu Annexes à la date de cette clôture.
Clôture mensuelle
Gestion / Clôtures / Mensuelle
La clôture mensuelle est effectuée pour l'ensemble du personnel. Elle doit donc être
lancée lorsque toutes les paies du mois sont vérifiées et les bulletins édités.
Elle permet l'enregistrement définitif des bulletins pour le mois en cours de traitement.
Vérifier avant clôture
1. Tous les bulletins de paie sont édités.

2. Les fichiers du mois de paie en cours ont été sauvegardés.
Effets de la clôture
Les valeurs de la paie en cours sont enregistrées, les bulletins de paie ne peuvent plus
être modifiés.
Les cumuls individuels (mensuels, trimestriels et annuels) des salariés sont

incrémentés des valeurs (cumuls intermédiaires) du mois de paie traité.
Apres clôture on peut tirer des états et ces états portons la mention ‘Après clôture’ et
de ce fait doivent être considérés définitifs
Ouverture du mois
Menu Gestion / Ouverture du mois
La commande Ouverture du mois n'est affichée dans le menu Gestion qu'après

clôture mensuelle.
Dans le menu Gestion, activer la commande Ouverture du mois.

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La validation de l'Ouverture du mois affiche une fenêtre d'avertissement.
Menu Etats - Présentation
Ce menu propose l'édition des états périodiques de paie.
L'utilisateur peut éditer ces états récapitulatifs à tout moment, avant clôture, c'est-à-
dire après calcul ou édition de bulletins et après clôture.
L'utilisateur définit la nature de tous ces états, à l'exception de la fiche individuelle, en

spécifiant la période de référence concernée par l'édition : mois, trimestre, année ou
toute autre période.
La fiche individuelle est un récapitulatif des sommes perçues et acquittées par le

salarié au cours d'une période définie, avec un détail par mois, par trimestre ou par
semestre.
Quelle que soit la période choisie (mois, trimestre ou année), l'état imprimé ne peut
être considéré définitif que s'il est édité après clôture et avant ouverture du mois de
paie suivant. Ces états portent la mention « Après clôture ». En effet, un état imprimé
avant clôture tient compte de toutes les paies calculées dans la période sélectionnée,
même si elles n'ont pas été clôturées, donc enregistrées définitivement. A ce stade, des
données peuvent encore être corrigées.
Les états définitifs doivent être conservés, notamment le livre de paie et les états des
cotisations.
Livre de paie
Menu Etats / Livre de paie
Le livre de paie est un document qui, au même titre que les bulletins de paie,
permettent de justifier les versements effectués aux salariés par l'entreprise.
Fiche individuelle
Menu Etats / Fiche individuelle
La fiche individuelle présente par salarié un récapitulatif des montants perçus et

acquittés au cours d'une période donnée. Elle présente notamment les valeurs des
rubriques du plan de paie et des principales constantes prédéfinies (brut, net
imposable, net à payer, cotisations salariales, cotisations patronales…).
Etats des cotisations
Menu Etats / Etats des cotisations
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Le versement des cotisations est effectué mensuellement ou trimestriellement suivant

l'effectif de la société et l'organisme de recouvrement concerné.
 Etat résumé des cotisations :
Cet état synthétique présente par rubrique de cotisations les éléments :

Taux salarial, Taux patronal, Taux global, Assiette annuelle de cotisation,
Base, Montant salarial, Montant patronal, Montant global et l'effectif
concerné réparti par sexe.
Personnalisés
Menu Etats / Personnalisés
L'utilisateur a la possibilité de sélectionner des modèles paramétrés en Gestion

Avancée et de les éditer à partir du menu Etats.
Cette commande n'est disponible que si l'utilisateur a sélectionné des modèles dans la
commande Modèles du menu Gestion Avancée.
Passation comptable
Menu Annexes / Passation comptable
La passation comptable consiste à générer les écritures de paie (journal de paie) sur un
fichier ASCII. C'est le pont comptable à destination du logiciel de comptabilité de
l'utilisateur.
La passation doit être effectuer entre clôture et ouverture du mois
Journal de contrôle
Menu Annexes / Journal de contrôle
Cette commande - accessible à tout moment avant ou après clôture - permet de générer
le journal des écritures de paie pour contrôle avant Passation comptable.
Duplicata de bulletin
Procédure : Menu Annexes / Duplicata de bulletin
Cette commande permet de rééditer un ou plusieurs bulletins de paie correspondant à

une période déjà clôturée (période antérieure à la période de paie en cours) si la
génération de duplicatas de bulletins a été demandée sur l’onglet Paramètres bulletins
des Paramètres de paie.
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Menu Gestion Avancée
La Gestion avancée intègre un générateur d'états et un traitement de texte. Il permet à

l'utilisateur de créer des états (listes ou documents) personnalisés reprenant les
informations de la paie et adaptés aux besoins réels de son entreprise.
Ces états peuvent faire appel aux données gérées dans la Paie sur plusieurs années.
Créer une liste
La fenêtre Gestion Avancée / Liste des modèles affichée (par validation de la

commande Modèles), cliquer sur le bouton Créer.
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Les messages d’erreur
Utilisateur ou mot de passe inconnu
Le nom utilisateur ou mot le mot de passe est incorrect.
Vérifier si votre clavier n’a pas changé de langue, ou en majuscule
Sage Paie & RH vient avec un utilisateur c’est le super Utilisateur. Pour se connecter
avec le super utilisateur vous n’avez pas à saisir le nom utilisateur juste le mot de
passe [SAGE].
L’Utilisateur est déjà connecté
Ce message est dû général à une fermeture brusque de Sage Paie & RH sans passer par
Fichier /Fermer, une coupure courant, une perte de connexion avec serveur lorsque
l’installation est Client-serveur.
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Solution :
Cliquer sur Fermer -> Réinitialisation -> Réinitialiser l’utilisateur -> Terminer
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Ce dossier est déjà ouvert veuillez le refermer ou utiliser les outils de

maintenance!
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Solution
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Choisir son fichier PRH
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MANUEL UTILISATION SAGE PAIE & RH

 Production facile de vos bulletins de paie et de vos déclarations de charges

Dès qu'un dossier Paie est ouvert, 5 informations sont référencées :

 Nom du dossier (Raison sociale dans le menu Entête du dossier).

Dans ce cas, contacter le Service Utilisateurs pour :

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L'ouverture de la sauvegarde d'une société déjà enregistrée ne provoque pas un second

De même, la conversion d'un dossier propriétaire en SQL ou SQL Express ne

Dans les deux cas, les salariés, de la sauvegarde ou de la société issue de la

Le fil d'actualité nécessite un navigateur Internet Explorer (version 10 minimum) et

PME Assistance Mali

Définition des couleurs du fil d'actualités :

 Orange : information légale.

La fenêtre d'application du logiciel présente une fenêtre d'accueil avec de nombreux

 Démarrage pour une mise à jour ou l'ouverture d'une société.

 Modules pour l'ouverture des différents modules de la paie et d'une

 Accompagnement Produit pour accéder aux chat, didacticiel, actualités DSN

 Sage Actualités pour accéder aux actualités juridiques.

Barre de menus de la fenêtre d'application

Les commandes de l'application du programme sont regroupées dans six menus :

Création d’une nouvelle société

Il faut distinguer la notion de société de celle d'établissement :

 Un établissement est un magasin, un département ou une agence pouvant être

Après création de la société, ses établissements pourront être enregistrés à partir de la

Pour créer votre société, cliquez sur Fichier / Nouveau.

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Un premier écran d’enregistrement du nom du dossier société est affiché.

Par défaut, le répertoire de l’application est proposé.

Indiquer le nom de votre dossier.

Sélectionner le type de fichier à créer :

 Fichiers Sage (*.PRH) permet d’initialiser une société de paie

Cliquer sur le bouton Enregistrer afin de lancer la création, la fenêtre de bienvenue

Cet écran propose 4 possibilités dans la création de la nouvelle société :

 Récupérer les éléments d’un plan de paie Sage.

Création à partir d’une société existante

Ce transfert permet de récupérer dans la société en cours d'initialisation le plan de paie

Par défaut, le répertoire de l’application est proposé.

Cocher la case Avec modélisation comptable pour un transfert complet, sinon le

Création à partir d’aucun dossier

Le menu Fichier présente deux sous-menus.

Le sous-menu Utilitaires permet d'enregistrer l'Organisation de la société, réinitialiser,

Le sous-menu Paramètres permet de visualiser, éditer, voire compléter ou modifier

Le sous-menu Alertes donne accès aux commandes Paramétrage des alertes et

On y trouve nombre de commandes destinées au paramétrage des données intervenant

Le sous-menu Modélisation comptable permettra de paramétrer les liens entre la paie

Création de salarie : Menu Liste / Fiches de Personnel / Créer

PAGE ETAT CIVIL

Cliquez ensuite sur la page Coordonnées.

Cette division contient quatre parties : Adresse principale, Adresse secondaire,

La page Poste contient quatre parties : Entrée, Sortie, Poste et Ancienneté.

PME Assistance Mali

Cliquez ensuite sur la page Contrat.

Passez ensuite à la page Paie.

L’inscription Bulletin modèle correspond à un plan de paie type et peut s’appliquer à

À noter qu’il est conseillé de laisser cochée la case Régularisation Systématique.

Informations libres : montant, date, texte, …

Autres : taux, fourchettes de dates, commentaires, …

Menu Listes / Constantes

Une constante formalise l'un des quatre éléments de paie suivants :

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 Un élément de paie dont la valeur est constante et caractéristique de l'entreprise

 Un calcul de paie résultant de la combinaison de plusieurs constantes (calcul du