FICHE DE PROCEDURE

CIVIL Net Finances

Interface récupération des factures depuis le

Portail Chorus

Remarques particulières :
Fonctionnalité disponible dans toutes les versions Civil Net Finances.
Cette fiche décrit aussi bien les paramétrages/réglages de récupération des factures que le
travail quotidien sur ces intégrations de factures et la communication avec le portail chorus.
Date de mise à jour : 19/11/2018

© Copyright Ciril GROUP SAS - Tous droits réservés. Ce document est strictement confidentiel. La reproduction et/ou la distribution d’une partie ou Modifié le
de la totalité de ce document sous quelque forme que ce soit et sans l’autorisation écrite préalable de la société Ciril GROUP est interdite. 19/11/2018
 SOMMAIRE

1.1. Ecran Interface Factures Chorus Pro ............................................................................................................................ 3

1.2. Paramétrage pour l'importation des factures .............................................................................................................. 4
1.3. Périodicité des programmes (paramétrage global) ...................................................................................................... 5
1.4. Durée d’affichage des dernières factures importées ................................................................................................... 5

2.1. Présentation ................................................................................................................................................................. 5

2.2. Mise en place du gadget ............................................................................................................................................... 6

3.1. Présentation de l’écran ................................................................................................................................................. 8

3.2. Comment corriger les factures non traitées ? .............................................................................................................. 9
3.3. Les différents types d’erreur......................................................................................................................................... 9
3.3.1. Erreur plusieurs budgets avec le même SIRET (12345678901234) ..................................................................... 9
3.3.2. Budget non récupéré (12345678901234) ............................................................................................................ 9
3.3.3. Tiers non récupéré ............................................................................................................................................. 10
3.3.4. Impossible de retrouver l’engagement / commande ........................................................................................ 11

4.1. Présentation ............................................................................................................................................................... 13

4.2. Tableau des statuts liés au rejet d’une facture ........................................................................................................... 13
4.3. Tableau des statuts liés au traitement d’une facture ................................................................................................. 13
4.4. Actions à réalisées pour la génération de statuts ....................................................................................................... 15

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1. Mise en place
1.1. Ecran Interface Factures Chorus Pro
Cet écran s’affiche dés que l’interface est mise en place par le support technique client.

En version 6.7 et 7.1, cet écran se situe au menu Structures > Paramètres > Paramétrage facture Chorus

A partir de la version 7.3, le module Structure a été réorganisé, l’écran se trouve au menu
Structures > Structure générale > Paramètres facture Chorus

Paramètres généraux ou par budget

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 Généralement les paramètres sont mis en place sur la ligne « Paramètres généraux », ensuite par budget on peut les
personnaliser.

Ce symbole indique que l’activation de la récupération des factures est activée

Cette activation peut être réalisée sur l’ensemble des budgets ou par budget .

Ce symbole s’affiche si un paramètre a été personnalisé pour ce budget.

L’ensemble des paramètres pour la récupération des factures sont des informations très techniques qui sont misent en
pace par nos techniciens. Merci de contacter l’assistance Finances si vous avez besoin de changer de certificat,
gestionnaire technique ETC..

1.2. Paramétrage pour l'importation des factures

Ces paramètres peuvent être définis au niveau général ou personnalisé par budget.

Code tiers par défaut si non trouvé : permet de créer la facture avec un code tiers de la base Civil Net Finances.
Facture en isolée si réf. engagement non trouvée : Trois options proposées:
(N)=Non, la facture n’est pas créée,
(O) = Oui la facture est créée en statut isolée
( . ) = saisir un point pour ne jamais faire de rapprochement avec l’engagement même s’il est présent.
Réf engagement à ignorer : Les fournisseurs peuvent saisir un numéro d’engagement par défaut, si vous l’avez repéré
vous pouvez saisir ces références ici, séparées par un point-virgule (;) pour ne pas en tenir compte pour les prochains
imports.
Facture en isolée si réf. engagement non trouvée : Trois options proposées :
(N)=Non, la facture n’est pas créée,
(O) = Oui la facture est créée en statut isolée
( . ) = saisir un point pour ne jamais faire de lien avec le marché même s’il est présent.

Code service ou groupe valideur par défaut si non trouvé : permet de renseigner au minimum la fiche suiveuse si le code
service ou groupe valideur n’est pas transmis par le fournisseur ou que les codes transmis ne correspondent pas à ceux
existants dans la base. Saisir un point (.) pour ne jamais affecter de service ou groupe valideur même si la référence est
exacte.
Code service/groupe valideur par défaut : dans tous les cas ce groupe/service est renseigné dans la fiche suiveuse. Saisir
un point (.) pour ne jamais affecter de service ou groupe valideur dans tous les cas.
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 Rapprochement engagement systématique si référence engagement trouvée : 2 options : (O) oui ou (N) non
Le lien a l’engagement peut se faire en entête facture s’il y a un seul engagement ou dans l’onglet rapprochement aux
engagements si plusieurs engagements sont liés à la même facture.
Pour éviter de travailler de manière différente selon ces 2 cas, on peut systématiquement alimenter l’onglet
Rapprochement aux engagements qu’il y ait un seul ou plusieurs engagements.
Mail des utilisateurs pour la réception d’un récapitulatif : saisir les adresses mails des utilisateurs qui veulent recevoir
un mail récapitulatif des factures importées depuis le portail Chorus (séparateur ;)
Création de facture sur N+ 1 à partir d’une date : En fin d’année, les factures reçues en N seront mandatées sur N +1.
Indiquez le jour et le mois ou les factures vont automatiquement être intégrées sur l’exercice N+1 sous la forme
JOURS/MOIS JJ/MM.

1.3. Périodicité des programmes (paramétrage global)

Lancement interface facture : en cas de récupération automatique des factures, saisir les heures de récupération
automatique des factures depuis Chorus. Par défaut les jours de la semaine sont tous cochés.
Lancement mail récapitulatif : saisir les heures d’envoi pour avoir un récapitulatif des factures récupérées. Les adresses
mails sont celles saisies dans la box précédente.

1.4. Durée d’affichage des dernières factures importées

Pour éviter d’avoir une liste de factures trop importante, les factures des 60 derniers jours sont affichées.
Vous pouvez mettre en place un paramètre pour changer ce nombre de jours.
Allez au menu Structure > Structure Paramètres.
Rechercher le paramètre CPPNBJOUR, s’il n’existe pas, il faut le créer de la manière suivante :
Après avoir cliqué sur le bouton de commande Ajouter :
Dans Table, saisir GENERALE
Dans module, saisir M14 (quelle que soit votre norme)
Dans nom du paramètre : CPPNBJOUR
Dans numéro : saisir le nombre de jour qui vous convient

2. Écran d’accueil : Gadget

2.1. Présentation
Suite à l'importation des factures CHORUS, certaines d'entre elles peuvent ne pas être intégrées directement dans le
module facturier lorsque certains éléments de la facture n'ont pu être associées à ceux de civil net finances.
On peut trouver par exemple :
- Engagement inexistant
- Tiers inexistant
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 - Service inexistant
- Budget inexistant

L'ensemble des factures importées peut être retrouvé dans l'écran situé dans le menu suivant: interfaces / Factures /
CHORUS.

Cependant afin de filtrer directement les cas à traiter, il est possible de positionner sur l'écran d'accueil un gadget
indiquant le nombre de factures non traitées et vous permettant un accès direct à l’écran avec les informations
présélectionnées.

2.2. Mise en place du gadget

Pour la mise en place de ce gadget, cliquez sur l'icône en haut à droite de l’écran et sélectionnez « Personnaliser l'écran
d'accueil ».

L’écran ci-dessous apparaît. Vous devez sélectionner le gadget « Factures ». Faites glisser la ligne en surbrillance centre
de l’écran puis relâcher le bouton de la souris.

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 Un écran de paramétrage apparait.
Sélectionnez dans la liste déroulante: Factures CHORUS non traitées

Vous pouvez alors sélectionner si vous souhaitez un résultat par budget ou par collectivité.

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 Validez ce paramétrage et cliquez sur le menu « Accueil » pour quitter le mode personnalisation et avoir accès à votre
gadget.

3. Écran interface factures Chorus

3.1. Présentation de l’écran

Toutes les factures importées apparaissent ici.

Si la facture a pu être intégrée directement dans le module facturier, cela signifie que l'ensemble des éléments recherchés
ont été trouvés.
La ligne a le statut 'validée' et on peut voir le numéro de la facture dans la colonne « Num. fac. GF ».
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 Ces factures ont également en début de ligne l'icône .
On pourra basculer directement sur la facture en effectuant un double clic sur la ligne.

Pour les autres lignes ayant un message d'erreur, il va falloir passer sur chacune d'entre elles, pour effectuer une
manipulation. Elles possèdent également l’indicateur « non traitées ».

3.2. Comment corriger les factures non traitées ?

Tout d'abord, afin de pouvoir vérifier la facture mais aussi d'effectuer la bonne correction de données, il est possible de
visionner les pièces jointes transmises par le fournisseur.
Elles sont disponibles dans la liste déroulante « Pièces jointes ».

Il faut cliquer sur le bouton visualiser pour l’ouvrir.

3.3. Les différents types d’erreur

3.3.1. Erreur plusieurs budgets avec le même SIRET (12345678901234)

 Vérifier paramètre IDCOLL

Ouvrez un nouvel onglet (pour ne pas perdre votre sélection) et allez dans le menu
Structure / Paramètres / Paramètres.
Rechercher les paramètres : IDCOLL. Il en existe un par budget.
Vous devez renseigner correctement la zone intitulée « libellé » avec un SIRET. Il ne doit pas y avoir deux lignes avec un
même SIRET.
Quand les données sont correctes, vous pouvez retourner sur l'onglet des factures CHORUS et cliquer sur la disquette
pour effectuer une validation.
S’il n’y a plus de problème de SIRET, le budget doit maintenant avoir été positionné correctement.

3.3.2. Budget non récupéré (12345678901234)

Le SIRET récupéré sur Chorus n’est pas présent dans les paramètres IDCOLL de Civil Net Finances. Il faut alors se poser la
question si les factures issues de ce SIRET doivent être intégrées dans Civil Net Finances.

 Si vous souhaitez les récupérer

 Ouvrez un nouvel onglet (pour ne pas perdre votre sélection) et allez dans le menu Structure / Paramètres /
Paramètres puis rechercher les paramètres : IDCOLL.

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 Pour le budget concerné, vous devez renseigner correctement la zone libellé avec le bon SIRET. Attention à l’unicité
(voir erreur précédente)

 Ces factures ne doivent pas être récupérées dans Civil Net Finances

 Ce problème provient du fait que dans CHORUS les codes d'accès fournis par l’AIFE permettent de récupérer toutes
les factures des budgets auxquels le gestionnaire principal a accès.
Donc par exemple, si le gestionnaire principal a accès au budget de la ville et au budget de la CA, mais que ces deux
budgets sont sur des machines différentes, il est nécessaire de préciser quelles factures doivent être récupérées sur
quelle machine.

 Ouvrez un nouvel onglet (pour ne pas perdre votre sélection) et allez dans le menu Structures / Paramètres /
Paramétrage factures Chorus.
 Dans la grille où se trouvent les paramètres de connexion à Chorus, trouvez la ligne « Siret à récupérer »

 Vous avez deux stratégies possibles :

o Mettre * dans la zone valeur : seules les factures déposées sur des SIRET présents dans les paramètres IDCOLL
de Civil Net Finances seront téléchargées.
o Mettre la liste des SIRET à traiter séparés par des ; ATTENTION à ne pas mettre d’espace.
 Une fois le paramétrage terminé, il sera nécessaire de prévenir le gestionnaire principal (CHORUS PRO) de votre
collectivité que des factures d'une autre collectivité ont été téléchargées sur la mauvaise machine et éventuellement
lui fournir la liste des factures qui n’auraient pas dû être téléchargées afin de pouvoir intervenir sur l'autre collectivité
pour faire le même type de paramétrage.

3.3.3. Tiers non récupéré

Le fournisseur n’a pas été identifié dans Civil Net Finances.

La recherche étant effectuée sur le SIRET, cela signifie qu’aucun fournisseur de la base n’en est doté.
Il est donc nécessaire d'aller créer ce fournisseur avec le SIRET fourni lors du dépôt de la facture sur Chorus pour que les
prochaines factures puissent automatiquement être correctement traitées.
Si le tiers existe, mais avec un autre SIRET, vous pouvez également le modifier, surtout si vous avez des marchés avec lui.
Le cas le plus fréquemment rencontré en ce début d’exploitation Chorus est ORANGE.

Pour vous aider à retrouver le SIRET du fournisseur, émetteur de la facture vous pouvez le retrouver dans le cadre
« Éléments d'importation de la facture »

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 Une fois le tiers créé ou modifié, il faut retourner sur l'onglet des factures CHORUS et cliquer sur la disquette pour
effectuer une validation.
Si les données sont correctes, le tiers doit maintenant avoir été positionné.

3.3.4. Impossible de retrouver l’engagement / commande

Suite aux réceptions de facture de ce début d’exploitation, on constate que des fournisseurs transmettent sur Chorus des
données erronées dans la zone référence engagement / commande.

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 Pour résoudre ce problème, vous disposez de trois solutions :
 1ère solution : venir directement dans l’écran Interface factures Chorus et sélectionner manuellement l’engagement
ou bien mettre la facture en isolé.

 2ème solution : modifier le paramétrage pour identifier les références erronées et ne pas en tenir compte. Ces
références doivent être séparées par un point-virgule.
Donc si la facture arrive avec une référence engagement contenant « SANS COMMANDE » et que cette expression a été
identifiée dans le paramétrage comme devant être ignorée, la facture passe directement en statut « isolé ».

 3ème solution : modifier le paramétrage pour indiquer que la facture passe directement en statut « isolé ».si elle
comporte une référence engagement incorrecte.

La 2ème et la 3ème solution ne s’appliqueront qu’aux futures factures intégrées. Celles qui sont déjà importées doivent être
corrigées manuellement.

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4. Mise à jour des états de factures CHORUS
4.1. Présentation
Pour les factures CHORUS ayant été récupérées automatiquement, la mise à jour des états de factures sera elle aussi prise
en compte automatiquement. Cette mise à jour se lance avec le lancement de l'interface CHORUS qui est programmée
dans les traitements périodiques.

Les différents états de factures qui seront remontés par Civil net finances sont:
- A_RECYCLER
- REJETEE
- SUSPENDUE
- SERVICE_FAIT
- MANDATEE

Voici un récapitulatif fourni par l’AIFE :

4.2. Tableau des statuts liés au rejet d’une facture

Statut Fait générateur
Statut Fait générateur
A recycler La facture est rejetée en raison d’une erreur de
destinataire
Renvoi des factures Suspendue Le traitement de la facture peut être suspendu
par le destinataire lorsqu’une ou plusieurs pièces justificatives sont
aux fournisseurs manquantes
Rejetée La facture est rejetée par le service destinataire
(ex : données de facturation erronées,…)

4.3. Tableau des statuts liés au traitement d’une facture

Statut Fait générateur
Statut Fait générateur
Mandatée/ DP Le mandat/ la demande de paiement a été
validée traitée par l’ordonnateur et peut désormais être
transmis au comptable pour prise en charge
Mis à jour par Civil (envoyée par l’ordonnateur)
Net Finances
Avancement du Mise à disposition Le mandat/ la demande de paiement a été
traitement des du comptable traitée par l’ordonnateur et peut désormais être
factures par le transmis au comptable pour prise en charge
destinataire Mis à jour par (envoyée par l’ordonnateur)
HELIOS
Comptabilisée Le mandat/ la demande de paiement a été validé
par le payeur et comptabilisé (traité par le
Mis à jour par comptable)
HELIOS

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 Mise en paiement L’ordre de virement a été envoyé à la banque de
France
Mis à jour par
HELIOS

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 4.4. Actions à réalisées pour la génération de statuts
- Si la facture n'a pas encore été importée dans le module facturier:

Vous pouvez soit recycler la facture soit la rejeter en utilisant le bouton adéquat. Un motif obligatoire vous sera
demandé

- Si la facture est intégrée dans le module facturier:

 Pour recycler la facture:

il vous faudra supprimer celle-ci, un motif pour recyclage sera exigé.

 Pour rejeter la facture:

Il faudra saisir un retour fournisseur (date + motif obligatoire).

 Pour suspendre la facture:

Il faudra saisir une suspension de facture (date de début uniquement + motif obligatoire). Quand la facture est
renvoyée par le fournisseur, lors de la récupération de cette dernière avec les nouvelles pièces jointes, la date de fin
de suspension se renseignera automatiquement.

 Pour le statut 'service fait' de la facture:

Il faudra renseigner la date de service fait.

 Pour le statut 'mandatée' de la facture:

le statut sera mis en place lors de la numérotation.

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