Intitule du module de

Logiciel Métier Sage Paie et RH

formation
OBJECTIFS Acquérir les connaissances nécessaires au
paramétrage de base et à l’exploitation courante
(en termes de compétences)
du logiciel Sage paie et RH
OBJECTIFS A la fin de ce module, l’auditeur sera capable de :
 Réaliser le paramétrage du logiciel selon les
SPECIFIQUES
spécificités de l’entreprise
 Mettre en place un plan de paie
 Effectuer le calcul automatique des gains et
retenues sur le salaire
 Editer les bulletins de salaires
 Préparer l’enregistrement de la paie dans la
comptabilité
 Editer le livre de paie
PRE REQUIS Avoir des connaissances de base sur :
 L’utilisation courante de l’environnement
Windows
 La fiscalité des salaires
 le tableur Excel

Contenus :
SECTION 1 : MISE EN PLACE DE LA DE SOCIETE
LECON 1 : CREATION ET PARAMETRAGE DU FICHIER DE PAIE
Chapitre 1 : Ouverture et présentation de la fenêtre du logiciel
Chapitre 2 : création et paramétrage du fichier de paie
LECON 2 : STRUCTURE DE LA SOCIETE
Chapitre 1 : Création des éléments de base
Chapitre 2 : Création des Employés

SECTION 2 : PLAN DE PAIE ET EDITION DES BULLETINS

LECON 1 : MISE EN PLACE DU BULLETIN DE PAIE
Chapitre 1 : Mise en place du plan de paie
Chapitre 2 : Création et attribution des bulletins modèles
LECON 2 : EDITION DES BULLETINS DE SALAIRES
Chapitre 1 : Saisie des variables
Chapitre 2 : Calcul des variables & Edition du bulletin de paie

SECTION 3 : PAIEMENTS DES SALAIRES ET ETATS DE FIN DE MOIS

LECON 1 : PAIEMENT DES SALAIRES
Chapitre 1 : Ordres de paiement
Chapitre 2 : Paiement des salaires
LECON 2 : ETATS MENSUELS
Chapitre 1 : Impression des états mensuels
Chapitre 2 : Clôture et Ouverture du mois

Par M Kouassi formateur logiciels sage 0708104562

© 2015 Sage 1
 Initialisation d'une société

SECTION 1 : MISE EN PLACE DE LA SOCIETE

LECON 1 : Création et Paramétrage du fichier de paie
Objectif : configurer les paramètres nécessaires à une bonne utilisation du logiciel.
Présentation :
 Création du fichier de sauvegarde
 Ouverture du logiciel
 Création du fichier de paie
 Paramétrage de la société
Chapitre 1 : Ouverture et présentation de la fenêtre
du logiciel
1) Lancement du logiciel
Après l’installation du logiciel, celui-ci se trouve dans un dossier nommé sage paie qui se
trouve sur le disque local C ou dans programmes files si l’installation s’est faite par défaut.
Veuillez créer un nouveau dossier dénommé « société » à l’intérieur du dossier sage paie.
Par ailleurs l’icône de sage paie apparait dans le menu démarrer. On va donc ensuite dans
démarrer puis on fait un clic droit sur l’icône « sage paie & RH », ensuite sélectionner
« exécuter en tant qu’administrateur ». Patientez quelques secondes, l’écran affiche une
page avec utilisateur- mot de passe – connexion. Saisissez votre mot de passe et cliquez
sur « connexion » et enfin sur « décliner ». Le logiciel est maintenant ouvert.
Récapitulons :
a) pour créer le futur dossier de sauvegarde : C sagepaie société.
b) pour lancer le logiciel : démarrer clic droit exécuter en tant
qu’administrateur
Utilisateur (vide) mot de passe (SAGE) connexion Décliner
Identification de l'utilisateur
Le lancement du logiciel fait s'ouvrir une fenêtre d'identification de l'utilisateur.

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 Initialisation d'une société
Ce bouton permet de réinitialiser un utilisateur dans le cas où ce dernier ne peut

plus entrer dans la Paie, suite à une sortie brutale du produit.

Le superviseur visualise l’ensemble des utilisateurs nécessitant une réinitialisation, tandis

qu’un utilisateur ne voit que son code.
Sélectionner la ligne de l’utilisateur à réinitialiser puis cliquer sur ce
bouton.
Ce bouton permet de rafraîchir la liste de la fenêtre pour ne laisser apparaître que les
utilisateurs non réinitialisés (à utiliser par le superviseur lors d’une
coupure générale dans l’entreprise).

Ce bouton permet de ne pas s'inscrire au programme, toutefois

une relance sera réalisée à l'ouverture de l'application 3 mois plus tard.
Participer

© 2015 Sage 3
 Initialisation d'une société
.
.

2) Présentation de la Fenêtre d'application du logiciel

Nous ne détaillerons pas les commandes relatives à Windows. Nous supposerons que les
utilisateurs du programme de paie en version Windows sont accoutumés au maniement de ce
programme et des applications qui fonctionnent par son intermédiaire. Après lancement du
logiciel et la validation de la date et du mot de passe, la fenêtre de l'application s'affiche.

Barre de titre
La barre de titre affiche l'intitulé du logiciel de paie.
Lorsqu'une commande est activée, sa fenêtre de document est pourvue de sa propre barre de
titre, par exemple Liste des salariés si la commande Fiches de personnel est
activée.
Si la fenêtre de document est agrandie (maximisée dans la fenêtre d'application), sa barre de
titre intègre celle de la fenêtre d'application.
Accueil
La fenêtre d'application du logiciel présente une fenêtre d'accueil avec de nombreux raccourcis
selon la version du logiciel utilisée, avec 4 grands thèmes :
• Démarrage pour une mise à jour ou l'ouverture d'une société.
• Modules pour l'ouverture des différents modules de la paie.
• Actualités Produits pour accéder aux nouveautés et actualités des versions.
• Sage Actualités pour accéder aux actualités juridiques.
Connect
Connect est disponible sur la fenêtre d'accueil du logiciel.
Cet onglet propose :
• des vidéos réalisées par Sage,
• des accès sur le site Sage pour la documentation ou le référencement du logiciel.
• des services Sage (exemples : Base de connaissances avec un lien sur l'adresse
bdc.sage.fr ou WebEx avec un lien sur l'adresse https://sagefr.webex.com).
• des raccourcis vers les réseaux sociaux.

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 Initialisation d'une société
PPS
PPS est disponible sur la fenêtre d'accueil du logiciel.
Cet onglet propose la mise à jour de plans de paie et de la documentation sous forme de
PDF.
Favoris
Favoris est disponible sur la fenêtre d'accueil du logiciel. Cet onglet propose des raccourcis
vers des fonctions spécifiques et permet la création de nouveaux raccourcis.

Le contenu de l'onglet Favoris peut être adapté via la commande Fenêtre / Barre de favoris, elle
affiche une barre verticale sur la gauche de l'écran. Les différentes actions possibles sont
accessibles via un clic droit sur la barre. 4 grands thèmes de favoris sont proposés :
• Gestion des salariés,
• Traitements mensuels,
• Editions de paie,
• Pilotage.
Ergonomie du programme
IntuiDSN
IntuiDSN est disponible sur la fenêtre d'accueil du logiciel. Cet onglet propose des raccourcis
vers des fonctions spécifiques et permet la création de nouveaux raccourcis. IntuiDSN est
découpé en 5 étapes.
Etape 1 : Les fiches salariés
Etape 2 : Les caisses, tables...
Etape 3 : Les variables
Etape 4 : Les contrôles métier
Etape 5 : Les envois

Cas pratique 1
Veuillez lancer votre logiciel sage paie

Chapitre 2 : création et paramétrage du fichier de paie

1- Création du fichier de paie

Pour créer le fichier de paie de la société, on va dans le menu fichier ; dans

fichier, cliquez sur Nouveau ; puis saisissez le nom de votre société ou fichier
de paie. Prenez soins de loger le fichier dans le dossier de sauvegarde
« société » initialement créé dans sage paie.
.
Enregistrement de la nouvelle société
Menu Fichier / Nouveau
.
Nom du fichier
Indiquer le nom de votre dossier.

Cliquer ensuite sur le bouton Enregistrer afin de lancer la création, la fenêtre de bienvenue
s’affiche.

© 2015 Sage 5
 Initialisation d'une société

Cet écran propose 4 possibilités dans la création de la nouvelle société :

• Récupérer les éléments d’un plan de paie Sage.
• Récupérer les éléments d’un plan de paie utilisateur.
• Transférer les éléments du plan de paie (et éventuellement la modélisation comptable)
d’une société existante.
• Créer un dossier vierge (sans transfert des éléments d’un autre dossier).
A chaque étape dans cet assistant de création, cliquer sur le bouton Suivant pour valider les
saisies et continuer l’initialisation de la société.
Création à partir d’aucun dossier
Cette option permet la création d’une société vierge qui oblige, par la suite, le paramétrage
manuel de l’ensemble des éléments. Il est néanmoins possible d’effectuer plus tard le transfert
des éléments d’une société par Fichier / Transférer pour les utilisateurs qui le souhaitent.
Paramètres de paie
Menu Fichier / Paramètres / Paramètres de paie
7 pages écran vont se succéder pour la saisie des paramètres de paie de la société.
Ces paramètres pourront par la suite être visualisés, voire pour certains modifiés.
Deux possibilités s'offrent alors à vous dans le sous-menu qui s'ouvre : saisir ou éditer les
paramètres de paie.
Pour évoluer dans les pages des Paramètres de paie, il suffit de cliquer sur le bouton Suivant
ou Page suiv. et pour revenir à la page précédente en cliquant sur le bouton Page préc.
Page 1 des paramètres de paie
La première page des paramètres de paie s'ouvre.

© 2015 Sage 6
 Initialisation d'une société

Une fois les paramètres de paie validés, cette case devient inaccessible. En cas de doute, ne
validez pas la saisie, sortez des paramètres de paie en cliquant sur Annuler.
Page 2 des paramètres de paie

Nombre maximum de rubriques composant

Les rubriques sont les "lignes" composant le corps des bulletins de paie. On distingue trois
types de rubriques :
• les rubriques faisant partie de la rémunération brute du salarié et servant à déterminer
l'assiette de calcul des cotisations sociales,
• les rubriques de cotisations qui viennent en déduction du brut,
• les rubriques non soumises à cotisations qui augmentent ou diminuent la rémunération
nette.

Page 3 des paramètres de paie

© 2015 Sage 7
 Initialisation d'une société

Chaque entreprise codifie librement ses Etablissements, Départements, Unités, Services,

Catégories de personnel et Salariés (Matricules) ainsi que les comptes généraux, auxiliaires
et analytiques qu'elle utilise.
Format des codes
Format ou type de caractères utilisés
Caractères alphabétiques (L), numériques (E) ou alphanumériques (A).

Page 4 des paramètres de paie

Les constantes sont des éléments de paie qui permettent de définir les calculs et les
traitements des règles de paie utilisées par l'entreprise.
Une constante formalise une donnée légale, un élément de paie dont la valeur est
caractéristique de l'entreprise ou encore un élément de paie dont la valeur peut être spécifique
à un salarié ou à un groupe de salariés.
Ces constantes ou éléments de paie sont intégrées aux éléments composants les rubriques
de paie.
Pour faciliter les paramétrages de départ, un certain nombre de constantes sont
préenregistrées dans le logiciel, c'est le cas des constantes relatives aux heures travaillées,
aux heures d'absence et aux heures supplémentaires.
Il s'agit ici d'indiquer au programme comment s'intègrent ces constantes dans les formules
utilisées par l'entreprise pour déterminer le total des heures travaillées, des heures d'absence
et des heures supplémentaires.

© 2015 Sage 8
 Initialisation d'une société
.
Page 5 des paramètres de paie

Page 6 des paramètres de paie

Paramètres généraux
Mois de clôture des congés
Cette zone permet d'indiquer quel est le mois où les congés sont clôturés : Aucun, Janvier,
Février, ..., Décembre.

Paramètres de calcul
Règle de décompte
Droit légal / Fractionnement / Ancienneté / Supplémentaire
Permet d'indiquer quel type de congés est prioritairement utilisé :
– Non signifie que ce type de congé (légal, fractionnement, ancienneté et supplémentaire)
n'est pas géré dans l'entreprise.

Page 7 des paramètres de paie

© 2015 Sage 9
 Initialisation d'une société
Les tableaux présentés proposent des constantes de type Prédéfini et Utilisateur.

Valeurs de base à reporter après clôture

A l'ouverture d'un nouveau mois de paie, les valeurs de base concernant le salaire, le repos
ou les congés du salarié sont remises à zéro sur son bulletin pour accueillir les nouvelles
valeurs.

Entête du dossier
Menu Fichier/ Paramètres / Entête du dossier
L’entête du dossier permet l'initialisation de la société et présente 3 onglets :
• Onglet Coordonnées,
• Onglet Emetteurs Sage DS,
• Onglet Emetteurs Sage Paie.

Onglet Coordonnées
Lorsque vous activez la fonction En-tête du dossier, par défaut l’onglet Coordonnées s’affiche.

© 2015 Sage 10
 Menu Gestion

Initialisation d'une société

Importation d’une DADS-U
Fichier / Importation d’une DADS-U
Cette importation permet de récupérer à partir de la DADS-U un maximum d’informations
d’une société et ses salariés provenant d’un autre logiciel. Après la saisie de l’entête du
dossier, l’assistant d’importation d’une DADS-U s’affiche automatiquement afin de
sélectionner le fichier de la société.

Assistant de préparation des bulletins

Fichier / Paramètres / Edition des infos libres société
Après la fenêtre d’importation d’une DADS-U, l’assistant de préparation des bulletins
s’affiche automatiquement. Il permet la saisie d'informations liées à la gestion sociale de la
société.
Les informations saisies ici peuvent, à tout moment, être modifiées dans Fichier /
Paramètres / Edition des infos libres société.

Le transfert d’un plan de paie ou d’une société comprend l’ensemble des infos libres qui
apparaissent ici.

11
 Menu Gestion

Cas pratique 2
1- Créer le fichier Jeu d’essai 1 et répertorier ce fichier dans un dossier nommé Société et placé
dans mes Documents
2- Paramétrage :
Type de bulletin par défaut : papier blanc préimprimé 9112/22/42
Format des codes : 5 caractères alphanumériques
Monnaie de tenue de paie : Franc CFA
Nombre maximum de rubriques : 200
Mois de clôture des congés : aucun
Report du reliquat des congés : report indéfini
Nom de l’entreprise : ESSAI 1, 06 BP 6600 ABIDJAN 06, Cocody 2plateaux, tél 22443000,
Capital 10 000 000 FCFA
3- Infos libres :
Durée mensuelle du Travail: 173,33
Nombre de jours de congés acquis par mois: 2,2
Nombre d’heures à prendre en compte par jour pour le décompte des congés : 8

LECON 2 : STRUCTURE DE LA SOCIETE

Objectif : mettre en place le cadre et l’environnement dans lequel l’entreprise

effectuera sa paie

Présentation :
 Organisation
 Conventions collectives
 Caisses de cotisation
 Natures de contrat

Chapitre 1 : Création des éléments de base

Après la création et le paramétrage de notre fichier de paie, nous allons maintenant

renseigner l’organisation de notre entreprise dans le logiciel. A cet effet le menu liste
est sollicité.
Menu Listes
Ce menu regroupe toutes les commandes qui permettent de saisir les fichiers de paie et
notamment les Constantes, les Rubriques, les Natures d’heures et les Fiches de personnel.
On y trouve nombre de commandes destinées au paramétrage des données En particulier
: les listes de l'Organisation, les Etablissements de rattachement des salariés, les
Conventions collectives, les Caisses de cotisation, les Contrats sociaux et Le sous-menu
Tables présente la liste des natures de contrat, types d'entrée, motifs d'absence, motifs de
départ. Certaines de ces listes sont préparamétrées dans le logiciel. Elles peuvent bien
entendu être enrichies par l'utilisateur.
1-Organisations
Menu Listes / Organisations
Cette commande du menu Listes permet d'enregistrer l'organisation de la société en
départements, services, unités et catégories de personnel.

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 Menu Gestion

Services
Les services sont des subdivisions des départements.
.
Unités
Le cas échéant, chaque Service peut être découpé en Unités.
Catégories

2-Etablissements
Menu Listes / Etablissements
Si la société possède plusieurs établissements, c'est par cette commande que l'on procède
à leur création et que l'on enregistre les renseignements (administratifs, paramètres
DADS…) relatifs à chacun d’entre eux.

13
 Menu Gestion

3-Conventions collectives
Menu Listes / Conventions collectives
Les Conventions collectives sont les accords conclus par branche d'activité entre
partenaires sociaux : groupement d'employeurs, salariés et syndicats.
Liste des conventions collectives
Activer Listes / Conventions collectives.

La liste des conventions collectives présente celles déjà enregistrées (elle est vide si la
commande est exploitée pour la première fois).
Chaque convention collective est identifiée sur cette liste par son code et son intitulé.
Les informations de la fiche Convention collective

4-Caisses de cotisations
Menu Listes / Caisses de cotisations
Les Caisses de recouvrement des cotisations sont les différents organismes auxquels
l'entreprise verse des cotisations (URSSAF, Pôle Emploi…).

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 Menu Gestion
On enregistre la liste de ces caisses et l'on affecte à chaque rubrique de cotisation la caisse
concernée. Ce paramétrage permet d'obtenir des états de cotisations ventilés par caisse
ou organisme de cotisations.
Liste des caisses de cotisations
Activer Listes / Caisses de cotisations.

La liste des caisses de cotisation présente celles déjà enregistrées (elle est vide si la
commande est exploitée pour la première fois).

Chaque caisse est identifiée sur cette liste par son code et son intitulé.

Gestion des tables

Menu Listes / Gestion des tables
L'utilisateur a la possibilité d'enrichir les listes et de modifier certains éléments.
Natures de contrat
Menu Listes / Gestion des tables / Tables Paie / Natures de contrat
En création d'une fiche de personnel, l'utilisateur doit indiquer la nature de contrat qui lie le
salarié à l'entreprise.

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 Menu Gestion

CAS PRATIQUE 3
1- Créer les directions : Direction générale, Comptabilité, Commerciale, Marketing,
Ressources Humaines, Production.
2- Créer les services : paie, formation, recrutement, communication, secretariat
3- Créer les catégories : 3A Cadre supérieur ; 1A Cadre, 6ème Catégorie Employés
4- Créer la convention collective interprofessionnelle
5- Créer les caisses de cotisations CNPS, DGI, FDFP.

Chapitre 2 : Création des Employés

Après la mise en place des éléments de base constituants la structure de l’entreprise,
il faut maintenant créer les employés de l’entreprise dans le logiciel. A cet effet le
menu liste est toujours sollicité.
Fiches de personnel
Menu Listes / Fiches de personnel

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 Menu Gestion

Cette commande permet d'enregistrer le registre complet du personnel.

Pour créer un employé, on clique sur créer et on renseigne.

Description de la fiche du personnel

La colonne Etat à l'extrémité droite de la fenêtre permet de suivre l’évolution du salarié

dans la paie :
Le bulletin est édité.

Le bulletin est calculé.

La clôture mensuelle ou annuelle du bulletin a été effectuée.

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 Menu Gestion

La clôture intermédiaire du bulletin a été effectuée

Le salarié est actuellement absent (date d'embauche non saisie).
Le salarié a quitté la société.

Organisation de la fenêtre de gestion salarié

Page Etat civil

La page Etat civil est composée de 2 parties : Etat civil et Immatriculation et présente les
informations suivantes.

.
Page Coordonnées
Cette page contient 2 parties : Adresses (principale et secondaire) et Banques.
En effet, deux adresses peuvent être enregistrées pour un salarié : l’une ou l’autre pouvant
être sélectionnée comme celle éditée sur les bulletins de paie du salarié. Saisir la première
directement dans l’encadré Adresse.

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 Menu Gestion

. Page Contrat

Cliquer sur la page Contrat. Utilisez les boutons Détail contrat ou Nouveau Contrat pour les
renseigner.

Page

Poste
La page Poste contient 4 parties : Entrée, Sortie, Ancienneté et Poste. Veuillez renseigner !

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 Menu Gestion

Page Paie
La page Paie contient les informations suivantes.
Lorsque l’intitulé d’une zone est souligné, il est possible d’afficher la constante que cette zone alimente
en cliquant sur cet intitulé.

: Cas pratique 4
Créer les employés suivants :
a- M. Kouassi N’guessan Herbert, matricule M0106, marié, 5 enfants, né le 21
Mars 1975 à Sikensi, de Nationalité ivoirienne, N° CNPS 175011826225, E-
mail : herbert_kouassi@yahoo.fr, 01 BP 330 Abidjan 01, domicilié à Abidjan

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 Menu Gestion

Plateau, tél : 22489285 Portable 08104562, Compte SGCI CI008 01085

008541190959 57, Embauché le 05/01/16 en CDI, en tant que Directeur de la
formation au département des Ressources Humaines, Catégorie 1A, titulaire
d’une maitrise en Gestion, avec un salaire de base de 315 000 FCFA et d’un
sursalaire de 500 000 FCFA.
b- Mme Koné née Sery Djorou Abigaëlle matricule M0717, mariée, 2 enfants, né
le 12 Mars 1990 à Cocody, de Nationalité ivoirienne, N° CNPS
186079826225, E-mail : abibi17@gmail.com, 08 BP 3430 Abidjan 08,
domicilié à Abidjan Marcory, tél : 212598885 Portable 04805656, Compte
BICICI CI006 01545 012345670089 28, Embauché le 05/01/19 en CDI, en
tant que Directrice commercial au département commercial, Cadre supérieur,
titulaire d’un master 2 en , avec un salaire de base de 315 000 FCFA et d’un
sursalaire de 500 000 FCFA.
c- Mlle Boua Amontchi Fallone, matricule M0115, Célibataire, pas d’enfant, né le
22 Mars 1995 à Abengourou, de Nationalité ivoirienne, N° CNPS
171133726225, E-mail : bouafalone@yahoo.com, 06 BP 3900 Abidjan 06,
domicilié à Abidjan 2Plateaux, tél : 22489285 Portable 01561415, Compte
NSIA CI012 01005 067890002959 33, Embauché le 05/01/15 en CDI, en tant
que Secrétaire au département Direction, 6ème Catégorie, titulaire d’un BT
Secrétariat, avec un salaire de base de 115 000 FCFA et d’un sursalaire de 50 000
FCFA.

21
 Menu Gestion

SECTION 2 : PLAN DE PAIE ET EDITION DES BULLETINS

LECON 1 : Mise en place du bulletin de paie

Objectif : créer les lignes qui composent le bulletin de paie

Présentation :
 Mise en place du plan de paie
 Création des rubriques
 Création des bulletins modèles
 Attribution des bulletins modèles aux employés

Chapitre 1 : mise en place du plan de paie

Le plan de paie d'une société est formé des constantes et des rubriques.

Définition — Le Plan de paie

Un plan de paie est constitué d'une liste de rubriques qui traduisent sous forme chiffrée les
événements intervenant dans la rémunération du salarié pour une période déterminée. Ces
événements sont formalisés par des éléments de paie que nous désignerons sous le terme
de Constantes. La valeur de ces constantes peut être définie (une donnée légale),
individuelle (donnée personnelle au salarié) ou résulter de calculs plus ou moins
complexes.
Le programme propose la méthode suivante pour une mise en place simple et rapide des
plans de paie.

Plan de paie de la société

Il est fonction de la convention collective et des règles de gestion de l’entreprise.

Rubriques
Menu Listes / Rubriques

Les rubriques de paie sont les différentes lignes qui figurent sur les bulletins de paie. On
distingue trois types de rubriques :
• Les rubriques de brut : elles font partie de la rémunération brute du salarié et de ce fait
vont servir à déterminer l'assiette de calcul des cotisations sociales.
On peut distinguer :
- Le salaire catégoriel
- Le sursalaire
- La prime d'ancienneté
- La prime de gratification ou prime de fin d'année ou 13ème mois
- Prime de rendement
- Prime de technicité
- Prime d'assiduité
- Prime d'expatriation
- Les avantages en nature
- Rémunération des heures supplémentaires
- L’indemnité de transport / prime de transport
- La prime de salissure
- La prime d'outillage
- La prime de panier

22
 Menu Gestion
- L'indemnité de logement
- Les frais de mission
- Indemnité de fonction, de représentation, de responsabilité

• Les rubriques de cotisation : elles viennent en déduction du brut.

- L'impôt sur le traitement et salaire(ITS) ou impôt sur salaire (IS)

- La contribution nationale (CN)
- L’Impôt Général sur le Revenu (IGR)
- La caisse de retraite (CNPS)
- Taxe d'apprentissage
- Taxe pour la formation continue
- Les prestations familiales
- Accident de travail

• Les rubriques non soumises : ces rubriques n'interviennent pas dans le calcul de
l'assiette des cotisations. Elles augmentent ou diminuent la rémunération nette.
- Indemnités non imposables
- Remboursement
- Acomptes
- Avances
- Opposition
- Prêt
- Avantages en nature

L'utilisateur paramètre dans un premier temps la liste exhaustive des rubriques qui seront
nécessaires à la création des bulletins modèles et des bulletins salariés (en création des
bulletins modèles et des bulletins salariés, l'utilisateur n'aura plus qu'à sélectionner les
rubriques correspondant au profil de paie et à apporter si nécessaire des modifications
spécifiques).

Les bulletins modèles

Partant du plan de paie de la société, l'utilisateur crée autant de bulletins modèles qu'il a
de schémas spécifiques de paie à gérer.

23
 Menu Gestion

La procédure est simple, on sélectionne pour chaque bulletin modèle, les seules rubriques
nécessaires au calcul de la paie des salariés pour lesquels ce bulletin modèle est créé.

On définit ensuite sur la fiche de personnel de chaque salarié le bulletin modèle qui doit lui
être attribué. Ainsi, en cas de modification ultérieure portant sur tous les salariés d'une
même catégorie, il suffira d'intervenir au niveau du bulletin modèle correspondant.

24
 Menu Gestion

Plans de paie individuels

Le bulletin d'un salarié est automatiquement créé dès lors qu'il a été indiqué sur sa fiche
de personnel le bulletin modèle qui doit lui être attribué.
Il est bien entendu possible de personnaliser le bulletin d'un salarié par l'insertion ou la
suppression de rubriques. A chaque niveau, Plan de paie de la société, Bulletins modèles
ou Bulletins salariés, des modifications spécifiques peuvent être apportées. Le programme
privilégie toujours la spécificité du niveau le plus bas.
Exemple :
L'utilisateur affecte un bulletin modèle à un salarié et apporte des modifications au
bulletin de ce salarié. Une modification ultérieure du bulletin modèle ne sera pas
répercutée sur le bulletin du salarié.

EXERCICE 5

Créer le Bulletin modèle 1 comportant les rubriques suivantes :

Brut : salaire de base, sursalaire, prime d’ancienneté.
Cotisations : impôt sur salaire, contribution nationale, IGR, CNPS Caisse de
retraite, CNPS prestations familiales, CNPS accidents de travail, CNPS CMU,
FDFP taxe d’apprentissage, FDFP taxe pour la formation continue.
Non-soumises : prime de transport (30 000 FCFA), Acomptes

25
 Menu Gestion

Chapitre 2 : Création et attribution des bulletins

modèles
Le programme offre à l'utilisateur la possibilité de créer autant de Bulletins modèles qu'il a
de profils de paie à gérer ; il peut ainsi, par exemple, créer un bulletin modèle par catégorie
de salariés.
L'utilisateur attribue ensuite à chaque salarié (onglet Salaire de sa fiche de personnel) le
bulletin modèle adéquat et le personnalise ensuite par la commande Bulletins salariés.
Bulletins modèles
Menu Gestion / Bulletin modèles

Un bulletin modèle est un plan de paie 'type' pouvant s'appliquer à un ensemble de salariés.
Nous conseillons de créer un bulletin modèle par catégorie de salariés. Les bulletins
modèles constituent un raccourci considérable pour la création et la modification des
bulletins salariés individuels :
• Après création des bulletins modèles, l'utilisateur indique sur la fiche de personnel de
chaque salarié le bulletin modèle qui doit lui être affecté.
De ce fait, les bulletins salariés sont automatiquement créés par le programme, ils
reprennent par défaut le corps du bulletin modèle associé au salarié.
• Les bulletins salariés peuvent ensuite être visualisés et personnalisés par la
commande Bulletins salariés.
• En cas de modification ultérieure concernant tous les salariés auxquels a été affecté
le même bulletin modèle, il suffira d'intervenir au niveau du bulletin modèle et non
individuellement sur le bulletin de chacun de ces salariés.
Si une modification est effectuée au niveau du bulletin salarié, lors d'une modification des
mêmes éléments dans les commandes Bulletins modèles ou Rubriques (menu LISTES), le
programme préserve l'intervention manuelle effectuée sur le bulletin du salarié.
Liste des bulletins modèles
Ouvrir le menu Gestion et activer la commande Bulletins modèles. La liste des bulletins
modèles s'ouvre.

Chaque bulletin modèle est identifié dans cette liste par son code, son intitulé, le type de
salaire et l'horaire.

Les informations d’une fiche Bulletin modèle

Un bulletin modèle peut être créé à partir d'une fiche vierge de création ou plus
rapidement par duplication puis modification d'un bulletin modèle similaire déjà créé.

26
 Menu Gestion

Code
Attribuer un code de 1 à 4 caractères numériques au bulletin modèle.
Libellé
Saisir une désignation explicite, par exemple l'intitulé de la catégorie de salariés à laquelle
correspond ce plan de paie.
Type
Cliquer sur le bouton zoom à cette zone et sélectionner le type de salaire de ce plan de
paie : Mensuel, Horaire, Temporaire, Employeur multiple ou Autre.
Horaire
Horaire des salariés pour lesquels ce plan de paie est défini (c'est par exemple l'horaire
mensuel si le type mensuel a été sélectionné sur la zone précédente).
Cette zone peut être renseignée par la saisie manuelle du nombre d'heures ou par
sélection de la constante adéquate, HORAISOC par exemple.
Pour sélectionner une constante, cliquer sur le bouton pour en afficher la liste et
sélectionner la constante adéquate. Cliquer sur le bouton Sélectionner pour reporter son
code sur la zone de saisie.
Si la constante adéquate n'a pas encore été créée, il est possible de le faire à ce niveau.
Appeler la liste des constantes puis cliquer sur le bouton Créer pour obtenir une fiche de
saisie.
Valider la création par OK puis cliquer sur le bouton Sélectionner pour reporter son code
sur la zone Horaire.
Modifiée le
Cette zone indique la date de la dernière modification du bulletin modèle. Cette modification
peut résulter d'une mise à jour d'un plan de paie utilisateur

27
 Menu Gestion

Attribution des bulletins modèles

On retourne dans le menu Listes/Fiche de personnel/Informations/paie
Page Paie

Salaire
On attribue ensuite à chaque salarié le bulletin modèle correspondant avec bien entendu la possibilité
de le personnaliser.
Saisir sur cette zone le code du bulletin modèle à attribuer à ce salarié ou ouvrir la liste des bulletins
modèles pour le sélectionner.
Pour tout nouveau salarié créé, les constantes du bulletin de paie présenteront les valeurs définies en
Listes / Constantes. Si, dans la constante, la valeur a été individualisée par bulletin modèle, c’est celle
attribuée au bulletin modèle du salarié qui sera reprise.
Si le bulletin modèle correspondant au profil de paie de ce salarié n'a pas encore été créé, il est
possible de le créer à ce niveau. A cet effet, ouvrir la liste des bulletins modèles — même si elle est
vierge — et cliquer sur le bouton Créer pour obtenir une fiche de création. Valider la création puis
cliquer sur bouton Sélectionner pour reporter son code sur la zone de saisie.

Type
Si un bulletin modèle a été affecté au salarié, cette zone reprend le type de salaire indiqué sur le
bulletin modèle.
Si un bulletin modèle n'a pas été affecté au salarié, cette zone propose par défaut l'option 'Mensuel',
conserver cette valeur si c'est le cas ou sélectionner une des options proposées par la liste affectée à
cette zone : Mensuel, Horaire, Temporaire, Employeur multiple ou Autre.

EXERCICE 6
Attribuer le bulletin modèle 1 aux employés

28
 Menu Gestion

LECON 2 : Edition des bulletins de salaires

Objectif : Etablir et imprimer les bulletins de chaque salarié

Présentation :
 Saisie des variables
 Calcul des variables
 Edition des bulletins
 Paiements des salaires

Chapitre 1 : Saisie des variables

Bulletins salariés
Menu Gestion / Bulletins salariés

Cette commande permet d'effectuer les traitements suivants :

• Préparer individuellement le bulletin de chaque salarié :
– saisir les valeurs de base ou événements variables pour le mois de paie en cours,
– personnaliser si nécessaire le bulletin modèle affecté au salarié,
– enregistrer les valeurs propres au salarié pour certaines rubriques.
• Calculer le bulletin de chaque salarié :
– calcul 'normal' ou
– calcul de la paie à l'envers.
• Editer les bulletins préparés.

Liste des salariés

Valider la commande Bulletins salariés du menu Gestion ou cliquer sur le bouton
Bulletins salariés. La liste des bulletins salariés apparaît.

Faites un double clic sur un employé

29
 Menu Gestion

On renseigne les valeurs de base après avoir cliqué sur l’onglet valeur de base (en vert) puis
on clique sur l’onglet bulletin calculé (en vert).

Onglet Valeurs de base

L’onglet Valeurs de base présente les sous-onglets : Variables du mois, Informations
générales et Analytique.

Sous-onglet Variables du mois

Ce sous-onglet est composé de deux parties :

• A gauche les groupes ;
• A droite les constantes.

Remarque générale. Les intitulés des constantes HA (Heures d'absence), HC (Heures

complémentaires) et CL (Cumuls libres) peuvent être modifiés en gestion des constantes
(menu LISTES). L'utilisateur peut ainsi les distinguer suivant les besoins de paramétrage de
paie de la société.
Saisie des cumuls libres

30
 Menu Gestion
Cette fenêtre affiche la liste de 64 constantes intitulées Cumul libre 1 à Cumul libre 64 (CL01 à
CL64).
Si pour une constante Cumul libre, l'utilisateur a sélectionné l'option 'Au début' (dans les
paramètres de paie), la valeur de cette constante peut être récupérée dans n'importe quelle
zone figurant dans les onglets Valeurs et Heures des valeurs de base.
Si une constante Cumul libre a pour paramètre 'Avant les rubriques', la valeur de cette constante
peut être la résultante d'une ou plusieurs constantes Heures d'absence (HA), Heures
supplémentaires (HS) ou Heures complémentaires (HC). Elle pourra être exploitée pour une des
rubriques sur le corps du bulletin.
Si une constante Cumul libre a pour paramètre 'Après les rubriques', elle peut être la résultante
d'une constante, ou d'un sous-total calculé lors de l'édition du bulletin de paie. Son résultat
pourra être exploité une période de paie suivante par le biais d'une constante de type 'cumul'.

Saisie des informations générales

Suivant le paramétrage effectué dans les Paramètres de paie, la valeur de ces constantes sera
cumulée à la constante TOTALHS (Total des heures supplémentaires) qui apparaît en pied du
bulletin ou à la constante PRESENCE si elles sont considérées comme des heures de présence
normales.

Cas pratique 6
Tous les employés ont travaillé convenablement sans heures
supplémentaires. Veuillez renseigner

Chapitre 2 : Calcul des variables & Edition du

bulletin de paie
Onglet Bulletin calculé
Toujours dans gestion / bulletins salariés, Cliquez sur l’onglet Bulletin calculé. Cet écran
permet de visualiser le bulletin calculé.

31
 Menu Gestion
Les rubriques sont présentées dans l'ordre : rubriques de brut, rubriques de cotisations et
rubriques non soumises.
Pour chaque rubrique sont présentées la valeur des éléments composant sa formule et
son montant.
Constater que deux rubriques de totalisation sont automatiquement générées : Total Brut
et Total Cotisations.
Un astérisque* est présent dans la première colonne des rubriques que l'utilisateur a
définies en gestion des rubriques comme Jamais imprimables, ou lorsqu’un de ces
éléments est non imprimable ou lorsqu’elle contient une formule de totalisation.
Les rubriques ayant une valeur à zéro que l'utilisateur a défini comme Imprimable si non
nul ou les rubriques de commentaire ainsi que les éléments des rubriques dont il a
demandé que la valeur ne soit pas imprimée sont présentés ici pour contrôle. Ils ne seront
pas imprimés sur le bulletin.
Un filtre sur la barre de commandes permet de n’afficher que les rubriques imprimables
sur le bulletin.
Sur le bas de la fenêtre sont présentées pour la période en cours et en cumulé sur l'année,
la valeur des constantes Brut, Cotisations salariales, Cotisations patronales, Net à payer
et Net imposable.
A ce stade, il est également possible d'intervenir en modification sur les rubriques du bulletin
:
• Double cliquez sur la rubrique à modifier.
• Les éléments composant sa formule de calcul et son montant deviennent accessibles,
apporter les modifications voulues puis valider. Le bulletin est automatiquement recalculé.
Une zone Période permet de saisir les dates de début et de fin de la période concernée
par les régularisations à déclarer sur le bulletin des salariés pour la DSN.
La zone Date de DSN permet de définir une date de déclaration mensuelle du bulletin
pour la DSN. Par défaut, il s'agit de la date de fin du bulletin mais elle reste modifiable en
version monoposte

Editer le bulletin de paie

L'édition d'un bulletin de paie peut être effectuée à deux niveaux dans le programme :
• Par la commande Bulletins salariés, à partir du corps du bulletin. C'est l'objet de ce
paragraphe.
• Par la commande Edition des bulletins de ce même menu Gestion.
Cette commande permet de lancer simultanément l'édition de tous les bulletins
salariés.

Pour imprimer le bulletin, on clique sur Edition (au-dessus de l’onglet bulletin calculé).

Il est possible d'éditer un même bulletin autant de fois que nécessaire tant que la paie en cours
n'est pas clôturée. Seule la dernière édition sera considérée comme valide pour
l'enregistrement de la paie.

Valider la commande Bulletins salariés du menu Gestion et sélectionner par double clic le
salarié dont le bulletin doit être édité.

Cliquer sur le bouton Edition du Bulletin dans la barre de commande ou valider la fonction
Edition du bulletin du menu Edition.

32
 Menu Gestion

Saisie d’une période de paie

Le fait de cocher cette case permet l’accès aux dates définissant la période de paie et celle
de paiement du salaire. Il est alors possible de définir une période autre que celle proposée
par défaut.

Période de paie
La période de paie est également imprimée en en-tête du bulletin.
Les dates de début et de fin du mois courant sont proposées par défaut, à modifier si
nécessaire, par exemple pour les paies intermédiaires.

Date de paiement
Cette date figurera sur l'en-tête du bulletin. La date du jour est proposée, à valider ou à
modifier.
La date de paiement saisie ici sera proposée par défaut lors de la génération des ordres
de paiements.

Edition sur
Cette zone permet de choisir le type de bulletin pour l’impression des bulletins de paie,
entre autre le choix :
• Bulletin prédéfini : le programme utilisera le type de bulletin indiqué dans le bulletin
modèle auquel est rattaché le salarié.
Le type de bulletin choisi en page Paramètres bulletins des Paramètres de paie est
sélectionné par défaut.

Une fois les bulletins édités, il faut procéder au paiement des salaires.

Cas pratique 7
Editer les bulletins de paie pour le mois en cours

33
 Menu Gestion

SECTION 3 : PAIEMENTS DES SALAIRES ET ETATS DE FIN DE

MOIS

LECON 1 : Paiement des salaires

Objectif : connaitre les procédures pour un paiement automatisé de la paie

Présentation :
 Ordres de paiements
 Paiement des salaires
 Préparation des chèques

Chapitre 1 : Ordres de paiement

Paiements
Menu Gestion / Paiements

C'est par cette commande que l'utilisateur effectue les paiements des salaires pour la
période de paie en cours. Elle doit donc être exploitée après édition des bulletins et avant
clôture de la période de paie en cours.
Ouvrir le menu Gestion / Paiements.
L'utilisateur édite les Ordres de paiements sur papier puis suivant les modes de paiement
des salaires utilisés, génère les ordres de Virements et/ou Edite les chèques.
Les utilisateurs qui exploitent parallèlement l'un des logiciels de l'offre bancaire ont la
possibilité de générer les ordres de paiement vers l'un de ces logiciels (par la commande
Produits bancaires) pour qu'ils y soient traités.

Quel que soit le paiement effectué, un salarié peut être traité 2 fois dans le cas d’un
paiement sur plusieurs banques (choix de l’option 2 banques dans la zone Paiement sur).

Ordres de paiement
Menu Gestion / Paiements / Ordres de paiement

Après édition des bulletins de paie, cette commande permet d'éditer la liste des ordres de
paiements.
Ouvrir le menu Gestion / Paiements / Ordres de paiement.

34
 Menu Gestion

Cet état présente le montant des ordres de paiements par établissement, par mode de
paiement et par banque de remise. A la demande de l'utilisateur, cet état peut présenter le
détail par salarié.
Pour chacun des critères, l'utilisateur peut demander une Totalisation (impression du
montant total par critère) et/ou une Rupture (saut de page). Pour ce faire, cliquer sur la
case dans la colonne Tot (pour Totalisation). Une coche marque cette sélection. On
l'enlève de la même façon. Réitérer cette manipulation sur la colonne Rup (pour Rupture).

Cas pratique 8
Editer les ordres de paiements des salaires de tous vos employés

Chapitre 2 : Paiement des salaires

Paiements
Menu Gestion / Paiements

Paiement
Bulletin en cours
Case, cochée par défaut, permet de prendre en compte le Net à payer du dernier bulletin
édité, dans le paiement à effectuer.

Bulletin clôturés
Case, non cochée par défaut, qui permet de définir la période pour laquelle les Nets à
payer des bulletins clôturés sont repris dans le paiement à effectuer. Par défaut, la période
proposée est celle du mois en cours.

Impression du détail par salarié

Cette option est cochée par défaut pour obtenir un état des ordres de paiements détaillé
par salarié. Cet état présentera par mode de paiement et pour chacun des salariés les
informations suivantes :
– matricule, nom et prénom,
– date de paiement (indiquée lors de l'édition des bulletins),
– net à payer,
– coordonnées bancaires.

Rupture sur domiciliations bancaires

35
 Menu Gestion
Cochez la case d'option pour obtenir un saut de page par banque de remise.

Modes de paiement
L'état des ordres de paiements sera édité par défaut pour tous les modes de paiements
paramétrés par l'utilisateur (en page Paramètres bulletins des Paramètres de paie, onglet
Paiements). Pour exclure un mode de paiement de l'édition, décocher sa case.

Lancement de l'édition
Valider par OK les sélections effectuées. La fenêtre habituelle de sélection d'un mode de
sortie s'affiche, choisir la sortie adéquate et lancer l'édition.

Virements des salaires

Menu Gestion / Paiements / Virements des salaires

Cette commande permet de générer les ordres de virements des salaires destinés à la

banque de remise. Le fichier généré est conforme aux normes interbancaires. Seuls les
salariés dont le type de coordonnées bancaires est «RIB» seront traités.
Bien entendu, si les virements de salaires sont effectués à partir de différentes banques,
les ordres de virements seront générés pour chacune sur des disquettes différentes.
Le programme demandera automatiquement un changement de disquette le cas échéant.
Prévoir avant de lancer la commande un nombre suffisant de disquettes vierges et
formatées.

Conserver cette valeur s'il s'agit effectivement du paiement par virement sinon placer le
curseur sur le mode de règlement adéquat.

Génération / Simulation / Bordereau

Trois options sont proposées :
• La Génération des ordres de virements.
• La Simulation : génération d'un fichier test sur lequel les virements ont tous pour
montant 0,01 euros. Le fichier est remis à la banque pour validation du format de fichier.

36
 Menu Gestion
L'utilisateur peut ainsi effectuer un échange test lors de la première remise de
virements.
• Le Bordereau est un état qui reproduit toutes les informations des fichiers de remises
d'ordres.
Ce bordereau est édité par établissement et par banque de remise.

Les remises d'ordres doivent obligatoirement être accompagnées d'un bordereau. Aussi, après
génération du fichier sur disquette (Génération réelle), l'édition du bordereau sera
automatiquement proposée par le programme. Sélectionner le traitement voulu.

Bulletin en cours
Case, cochée par défaut, permet de prendre en compte le Net à payer du dernier bulletin
édité, dans le paiement à effectuer.

Bulletin clôturés
Case, non cochée par défaut, qui permet de définir la période pour laquelle les Nets à
payer des bulletins clôturés sont repris dans le paiement à effectuer. Par défaut, la période
proposée est celle du mois en cours.

Paramètres du virement
Format
Sélectionner le format du virement :
• CFONB (par défaut),

Lors de la génération d’un fichier de virement CFONB, si un ou plusieurs codes RIB ne

sont pas totalement renseignés, le message suivant est affiché : « Virements format
CFONB. Avertissement : le RIB de certains salariés peut être incomplet. Le fichier de
virements généré peut ne pas être valide.
L’édition Contrôle des données bancaires vous permet de vérifier les coordonnées
bancaires des salariés ».
• SEPA,
3 options du virement SEPA sont disponibles : 02 - pain 001.001.002 / 03 - pain
001.001.003 / 03-Banque de France.

Lors de la génération d’un fichier de virement SEPA, si un ou plusieurs codes IBAN ont une
longueur différente de 27 ou si un ou plusieurs codes BIC de la banque ne sont pas
renseignés, le message suivant est affiché : « Virements format SEPA. Avertissement :
le BIC et l’IBAN de certains salariés peuvent être incomplets. Le fichier de virements
généré peut ne pas être valide.
L’édition Contrôle des données bancaires vous permet de vérifier les coordonnées
bancaires des salariés ».

Il est possible de contrôler la structure du fichier XML en prenant le fichier XSD fourni par la
norme, en effet il existe des utilitaires qui permettent de contrôler un XML en fonction d’un
XSD.
Domiciliation bancaire unique
Si cette option n'est pas cochée (valeur par défaut), le virement de salaire de chaque
salarié sera effectué à partir du compte bancaire indiqué sur la zone Banque de
l'établissement payeur dans l'onglet Banque de sa fiche de personnel.
Il sera demandé une disquette par établissement payeur.
Si tous les virements de salaires doivent être émis à partir d'un même compte bancaire de
l'établissement, cocher cette option. Dès qu'elle est cochée, une fenêtre s'affiche pour la
sélection du compte bancaire.

37
 Menu Gestion

Libellé
Conserver le libellé proposé par défaut (Virement salaires…) pour le mois courant, ou en
saisir un autre.
Ce libellé sera restitué sur l'extrait de compte des bénéficiaires des virements.

Pour les virements au format SEPA3 Banque de France, cette référence répond à une
codification particulière. Rapprochez-vous de votre établissement financier pour en connaître
la nomenclature.
Séparateur d'enregistrement
Se renseigner auprès de sa banque sur la nécessité d'un séparateur (saut de ligne) entre
chaque enregistrement sur le fichier de remise. Auquel cas, cocher cette zone.
Emission des virements
Valider en cliquant sur OK les sélections effectuées.
Si la Génération ou la Simulation a été demandée, le programme signale la sélection et le
tri des salariés puis affiche la fenêtre :

Cas pratique 9
Effectuer les paiements des salaires de tous vos employés

LECON 2 : Etats Mensuels

Objectif : Etre capable de tirer les états récapitulatifs des différents paiements
pour les besoins de la comptabilité et de la fiscalité.

Présentation :
 Le livre de paie
 Etats des cotisations
 Clôture du mois
 Ouverture du mois

Chapitre 1 : Impression des états mensuels

Menu Etats
Ce menu propose l'édition des états périodiques de paie.

L'utilisateur peut éditer ces états récapitulatifs à tout moment, avant clôture, c'est-à-dire après
calcul ou édition de bulletins et après clôture.

Livre de paie
Menu Etats / Livre de paie

Le livre de paie est un document qui, au même titre que les bulletins de paie, permet de
justifier les versements effectués aux salariés par l'entreprise.
Le livre de paie reprend en effet les éléments des bulletins de paie et est tenu par ordre de
dates : il peut être édité pour une période mensuelle, trimestrielle, annuelle. Il peut
également être édité pour une autre période, que l'utilisateur définit.
Il peut présenter les valeurs périodiques détaillées salarié par salarié ou un récapitulatif
des montants périodiques, sans détail par salarié, si le nombre de salariés est important.
Activer la commande Livre de Paie du menu Etats ou cliquer sur son bouton Livre de paie.

38
 Menu Gestion

Le programme propose l'édition du livre de paie du mois en cours, tenant compte de tous
les salariés et de toutes les rubriques de paie paramétrées pour la société.

Etats des cotisations

Menu Etats / Etats des cotisations

Le versement des cotisations est effectué mensuellement ou trimestriellement suivant

l'effectif de la société et l'organisme de recouvrement concerné.
Le logiciel propose 4 états des cotisations établis à partir des calculs de paie que
l'utilisateur peut éditer pour le mois, le trimestre, l'année de paie en cours ou pour une
période autre à définir :
• Etat des charges patronales :
Montant de la part patronale par rubrique de cotisation et montant total par caisse de
cotisation.
• Etat des charges salariales :
Montant de la part salariale par rubrique de cotisation et montant total par caisse de
cotisation.
• Etat des bases de cotisations :
Base de cotisation pour chaque rubrique de cotisation.
• Etat résumé des cotisations :
Cet état synthétique présente par rubrique de cotisations les éléments : Taux salarial,
Taux patronal, Taux global, Assiette annuelle de cotisation, Base, Montant salarial,
Montant patronal, Montant global et l'effectif concerné réparti par sexe.
De nombreux critères de sélection sont disponibles et permettent ainsi à l'utilisateur
d'obtenir chacun de ses états dans sa forme la plus résumée ou au contraire très détaillée.
Comme pour les éditions précédentes, un état des cotisations ne doit être considéré
définitif que s'il est édité après clôture. Avant clôture, l'état tient compte de paies calculées
mais non encore enregistrées définitivement et de ce fait encore modifiables.

39
 Menu Gestion

Valider si les propositions par défaut conviennent sinon procéder comme décrit ci-après.

Caisses de cotisations
Toutes les caisses de cotisations enregistrées sont sélectionnées par défaut, les conserver
ou indiquer les bornes limites pour obtenir une édition limitée à certaines caisses (appel
de la liste des caisses en cliquant sur le bouton zoom).
L'utilisateur peut demander une rupture (saut de page à chaque changement de caisse).
Cocher la case de la zone Rupture.
La totalisation des montants par caisse de cotisation est effectuée automatiquement.

Détail salarié
Cette option permet d'obtenir un détail des montants par salarié.

On ne peut refuser l'impression du détail par salarié si le seul critère de sélection retenu est
le Matricule ou le Nom/Matricule et/ou si la totalisation n'a pas été demandée pour les autres
critères choisis (excepté l'état résumé des cotisations).
Conserver l'option cochée par défaut, sinon la décocher.

Rubriques nulles
La case Rubriques nulles est décochée par défaut. Ainsi, l'état ne tient pas compte des
rubriques nulles ; seules les rubriques renseignées sont donc éditées. Il suffit de cocher la
case pour que l’état reprenne les rubriques nulles.

Avec historiques
Version
Cette zone est inaccessible pour les Paies SQL.
Cette option permet d'obtenir l'édition de l'état à cheval sur deux années de paie par
exemple et de respecter les changements éventuels d'affectation du salarié dans un même
mois, trimestre ou au cours d'une même année.
Si l'utilisateur coche cette zone, le programme effectue la somme de tous les bulletins
validés par une clôture dans la période demandée.
A l'inverse, si l'utilisateur décoche cette zone, le programme cherche les cumuls I/M/T/A
(Intermédiaires, Mensuels, Trimestriels ou Annuels) au lieu de faire la somme des bulletins

40
 Menu Gestion
validés par une clôture dans la période demandée. L'utilisateur ne peut refuser l'option
Avec Historiques s'il choisit la période de Date à Date sur la zone suivante.

Avec détail des taux (pour l'état résumé des cotisations)

Le programme propose en plus pour cet état, l'option Avec détail des taux. Cette option
non cochée par défaut, permet d'obtenir sur l'édition le détail des montants relatifs à
chacun des taux d'une rubrique de cotisation, si ceux-ci ont été modifiés dans la période
d'édition choisie.

Période
L'état des cotisations peut être édité pour le mois, le trimestre, l'année de paie en cours ou
pour une période autre à définir (saisie des dates de début et de fin de période).
Un état édité avant clôture est un état provisoire qui peut servir à des fins de vérification
ou de contrôle. L'état définitif devra être imprimé après clôture.

EXERCICE 10
Editer le livre de paie et les états des cotisations pour le mois en cours.

Chapitre 2 : Clôture et Ouverture du mois

Clôtures
Menu Gestion / Clôtures

Clôturer une paie consiste à l'enregistrer définitivement. La clôture mensuelle met à jour
les cumuls mensuels, trimestriels et annuels individuels des salariés. Ces valeurs sont
conservées par le programme pour la production de la Déclaration Annuelle des Données
Sociales.
Si l'entreprise délivre à un salarié plusieurs bulletins au cours d'un même mois (cas des
paies hebdomadaires ou bimensuelles par exemple), les valeurs issues de chacune de ces
paies doivent également être conservées dans les cumuls. Le logiciel propose pour ce
faire, la clôture intermédiaire. La clôture, intermédiaire ou mensuelle, ne peut être effectuée
que pour les bulletins édités.
Il est possible de réaliser des clôtures distinctes sur une même date. Pour cela, la zone
Clôture journalière doit être paramétrée avec le choix Multiple sur la page Initialisation
société des Paramètres de paie.

La clôture intermédiaire ou mensuelle étant une procédure irréversible, il faut impérativement

effectuer une sauvegarde des fichiers avant de lancer la commande. Ceci, autant par mesure
de sécurité que pour pouvoir revenir sur les traitements en cas d'erreur décelée après clôture.

Clôture intermédiaire
Menu Gestion / Clôtures / Intermédiaire A l'attention
des utilisateurs du programme en réseau.
Cette commande est monoposte dans une société, elle est inaccessible si le programme
détecte la présence simultanée d'un autre utilisateur dans la même société de travail.
La clôture intermédiaire doit être lancée après édition des bulletins de paie intermédiaire
établis au cours du mois.

41
 Menu Gestion

Vérifier avant clôture

1. Les bulletins à clôturer ont été édités.
2. Les fichiers de la période ont été sauvegardés.

Sur la liste des salariés, commande Fiches de personnel ou Bulletins salariés, la

mention ci-contre (pour Edité) est affichée pour chacun de ces salariés.
Procédure
Ouvrir le menu Gestion / Clôtures / Intermédiaire.

Après clôture, constater sur la liste des salariés que la dernière colonne précisant
l'Etat du bulletin affiche la mention ci-contre (pour clôture Intermédiaire) pour tous
les salariés pour lesquels la clôture intermédiaire a été réalisée.

Clôture mensuelle
Menu Gestion / Clôtures / Mensuelle
La clôture mensuelle est effectuée pour l'ensemble du personnel. Elle doit donc être lancée
lorsque toutes les paies du mois sont vérifiées et les bulletins édités.
Elle permet l'enregistrement définitif des bulletins pour le mois en cours de traitement.

Vérifier avant clôture

1. Tous les bulletins de paie sont édités.
2. Les fichiers du mois de paie en cours ont été sauvegardés.

Sur la liste des salariés, commande Fiches de personnel ou Bulletins salariés, la

dernière colonne précisant l'Etat du bulletin doit afficher la mention ci-contre (pour
bulletin Edité) pour tous les salariés actifs sur la période de paie.

Effets de la clôture
Les valeurs de la paie en cours sont enregistrées, les bulletins de paie ne peuvent plus
être modifiés.
Les cumuls individuels (mensuels, trimestriels et annuels) des salariés sont incrémentés
des valeurs (cumuls intermédiaires) du mois de paie traité.
Les constantes sont réinitialisées pour tous les salariés lorsque leur zone Report n’est pas
cochée, sinon les valeurs saisies manuellement sont reportées après clôture.
• Les cumuls annuels sont utilisés par le programme pour la production des états de fin
d'année.
• A l'ouverture du mois suivant (ouverture de la nouvelle année de paie) :
Les cumuls individuels sont remis à zéro pour accueillir les valeurs de la nouvelle
année.

42
 Menu Gestion
Bien entendu, toutes les données permanentes (plans de paie, ancienneté) et les
congés payés (si la période de référence ne coïncide pas avec l'année de paie) sont
conservés ainsi que les rubriques ou constantes possédant des cumuls pour lesquelles
le mois de clôture est différent de celui de fin d'année.
La suppression des salariés non présents en clôture annuelle est effectuée si elle a été
demandée en page Initialisation société des paramètres de paie.

Procédure
Ouvrir le menu Gestion / Clôtures / Mensuelle.

Le programme rappelle le caractère définitif de la clôture et la nécessité d' effectuer une

sauvegarde avant de lancer la procédure.
Date
Conserver ou modifier la Date de clôture proposée. Elle doit correspondre au dernier jour
de la période de paie à clôturer.
Option
Si l’option Travail saisonnier est présente dans votre logiciel, un bouton Gestion des
saisonniers est accessible.
Il permet d’afficher l’ensemble des clôtures réalisées sur l’année avec le nombre de
salariés actifs correspondant et le nombre de salariés autorisés.

Edition d'un rapport

Deux rapports sur la clôture sont proposés, cliquer sur la boîte à liste déroulante et
sélectionnez une des options proposées :
• le rapport détaillé présente la liste du personnel et précise pour chaque salarié son état
et si la clôture a été effectuée ou non, dans ce dernier cas, la cause est mentionnée ;
• le rapport simplifié présente uniquement la liste des salariés non clôturés et mentionne
pour chacun la cause (bulletin non édité…).

Sélection des établissements

Ce bouton n'apparaît que pour les utilisateurs ayant plusieurs établissements.

Il permet de sélectionner uniquement les établissements, et donc uniquement leurs
salariés, à traiter lors de la clôture mensuelle.

43
 Menu Gestion

Si cette sélection des établissements n'est pas utilisée, alors la clôture mensuelle devient
définitive et concerne tous les établissements ainsi que la société.

La clôture d'un ou plusieurs établissements n'empêche pas l'accès aux autres

établissements, et donc aux bulletins salariés, acomptes et toutes autres fonctions de la Paie.

Une fois que tous les établissements sont clôturés, un message propose la clôture de la
société pour lancer la clôture définitive.

Clôture
Valider en cliquant sur OK les sélections effectuées.
Si l'édition du rapport a été demandée, la fenêtre habituelle de sélection d'un mode de
sortie s'affiche. Choisir la sortie voulue puis lancer l'édition par OK.
Si la clôture n'a pu être effectuée pour certains salariés, un message s'affiche après édition
du rapport : " Attention ! Certains salariés n'ont pu être clôturés. Aucun cumul ne sera
mis à jour pour ces salariés, si vous décidez de forcer cette clôture. Confirmez-vous la
clôture du mois".
Cliquer sur Non, remédier aux causes de 'non-clôture' mentionnées sur le rapport puis
lancer à nouveau la procédure.
Les bulletins édités sont clôturés même s'il n'y a pas confirmation de la clôture. Sur
la liste des salariés, la mention ci-contre signale les salariés clôturés.

Effectuer après clôture

Avant Ouverture du mois de paie suivant, éditer tous les états proposés dans le menu
Etats. Ces états porteront la mention 'Après clôture' et de ce fait doivent être considérés
définitifs.

Ouverture du mois
Menu Gestion / Ouverture du mois
Cette commande est monoposte dans une société, elle est inaccessible si le programme
détecte la présence simultanée d'un autre utilisateur dans la même société de travail.
La commande Ouverture du mois n'est affichée dans le menu Gestion qu'après clôture
mensuelle.
Dans le menu Gestion, activer la commande Ouverture du mois.
La validation de l'Ouverture du mois affiche une fenêtre d'avertissement.

44
 Menu Gestion

Les cumuls mensuels sont remis à zéro :

• Si l'ouverture du mois correspond à l'ouverture d'un nouveau trimestre, les cumuls
mensuels et trimestriels sont remis à zéro.
• Si l'ouverture du mois correspond à l'ouverture d'une nouvelle année de paie, les
cumuls mensuels, trimestriels et annuels sont remis à zéro.
Les données permanentes (plans de paie, ancienneté) et les congés payés (si la
période de référence ne coïncide pas avec l'année de paie) sont conservés ainsi que
les rubriques ou constantes possédant des cumuls pour lesquelles le mois de clôture
est différent de celui de fin d'année.
Si l'ouverture du mois coïncide avec l'ouverture d'une nouvelle année de paie, la zone
Purge des historiques est active. Laisser cette option décochée par défaut ou la cocher
pour purger les historiques.
Si la purge des historiques est demandée, après validation de cette fenêtre, une date de
purge sera demandée.
Le programme purge les historiques administratifs (informations archivées en modification
des fiches de personnel), l'historique des bulletins cumuls et l'historique des acomptes pour
la période comprise entre le 1er jour de l'année de paie et la date de purge indiquée.

EXERCICE 11
Après avoir effectué la clôture du mois pour le mois en cours, éditer les
bulletins de paie des deux mois suivants.

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ETUDE DE CAS PRATIQUE

1- Créer le fichier EMSER et répertorier ce fichier dans un dossier nommé Société et placé dans
mes Documents
2- Paramétrage :

Type de bulletin par défaut : papier blanc préimprimé 9146/48

Format des codes : 4 caractères alphanumériques
Monnaie de tenue de paie : Franc CFA
Nombre maximum de rubriques : 150
Mois de clôture des congés : aucun
Report du reliquat des congés : report indéfini
Nom de l’entreprise : EMSER, 01 BP 331 ABIDJAN 01, ABIDJAN plateau, tél 20320000,
Capital 5 000 000 FCFA
3- Infos libres :
Durée mensuelle du Travail: 173,33
Nombre de jours de congés acquis par mois: 2,2
Nombre d’heures à prendre en compte par jour pour le décompte des congés : 8
4- Créer les directions : Direction, Comptabilité, Commercial, Marketing, Ressources Humaines,
Production.
Créer les catégories : 3A Cadre supérieur ; 1A Cadre, 6ème Catégorie Employés
Créer la convention collective interprofessionnelle
Créer les caisses de cotisations CNPS, DGI, FDFP.
5- Créer les employés suivants :
d- M. DUFER JACQUES, matricule 0106, marié, 2 enfants, né le 21 Mars 1965 à PARIS, de
Nationalité FRANCAISE, N° CNPS 175011826225, E-mail : dufer-jak@yahoo.fr, 01 BP 330 Abidjan
01, domicilié à Abidjan Plateau, tél : 22489285 Portable 08104562, Compte SGCI CI008 01085
008541190959 57, Embauché le 05/01/17 en CDI, en tant que Directeur de la formation au département
des Ressources Humaines, Catégorie 1A, titulaire d’une maitrise en Gestion, avec un salaire de base de
315 000 FCFA et d’un sursalaire de 500 000 FCFA.
e- Mme DUBOIS née YAO FLORENCE matricule 0717, mariée, 2 enfants, né le 12 Mars 1995 à
Cocody, de Nationalité ivoirienne, N° CNPS 186079826225, E-mail : duboi17@gmail.com, 08 BP
3430 Abidjan 08, domicilié à Abidjan Marcory, tél : 212598885 Portable 04805656, Compte BICICI
CI006 01545 012345670089 28, Embauché le 05/01/19 en CDI, en tant que Directrice commercial au
département commercial, Cadre supérieur, titulaire d’un master 2 en , avec un salaire de base de
315 000 FCFA et d’un sursalaire de 500 000 FCFA.
f- Mlle DUCOBU ESTELLE FALONE, matricule 0115, Célibataire, pas d’enfant, né le 22 Mars
2000 à Abengourou, de Nationalité ivoirienne, N° CNPS 171133726225, E-mail :
estefalone@yahoo.com, 06 BP 3900 Abidjan 06, domicilié à Abidjan 2Plateaux, tél : 22489285
Portable 01561415, Compte NSIA CI012 01005 067890002959 33, Embauché le 05/01/15 en CDI, en
tant que Secrétaire au département Direction, 6ème Catégorie, titulaire d’un BT Secrétariat, avec un
salaire de base de 115 000 FCFA et d’un sursalaire de 50 000 FCFA.

6- Créer le Bulletin modèle 2 comportant les rubriques suivantes :

Brut : salaire de base, sursalaire, prime d’ancienneté.
Cotisations : impôt sur salaire, contribution nationale, IGR, CNPS Caisse de retraite, CNPS
prestations familiales, CNPS accidents de travail, CNPS CMU, FDFP taxe d’apprentissage,
FDFP taxe pour la formation continue.
Non-soumises : prime de transport (30 000 FCFA), Acomptes
7- Attribuer le bulletin modèle aux employés D’EMSER

8- Editer les bulletins de paie pour le mois en cours et effectuer les paiements des salaires.
Après avoir tiré le livre de paie et les états des cotisations pour le mois en cours, éditer les
bulletins de paie des deux mois suivants.

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