Note technique

Comptabilité
Cegid Expert

La gestion de la TVA

Service d'Assistance Téléphonique 0 825 070 025

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La gestion de la TVA

Sommaire
1. INTRODUCTION .......................................................................... 3

2. LA GESTION DE LA TVA SANS AXE ANALYTIQUE ................................. 4

Paramétrages .................................................................................................. 4

Saisie automatique de la TVA.......................................................................... 5

Saisie manuelle de la TVA ............................................................................... 6

Le contrôle de la TVA ....................................................................................... 7

3. LA GESTION DE LA TVA AVEC AXE ANALYTIQUE ................................. 8

Introduction..................................................................................................... 8

Paramétrages .................................................................................................. 8

La saisie automatique ................................................................................... 15

La saisie automatique : cas particuliers ....................................................... 16

Les contrôles à la saisie ................................................................................. 18

Les outils de contrôle .................................................................................... 20

L’initialisation de la déclaration .................................................................... 21

Principe de fonctionnement propre à la TVA sur encaissement .................. 22

Etats justificatifs............................................................................................ 23

La déclaration de TVA et sa comptabilisation............................................... 24

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1. Introduction

La nouvelle méthode de gestion de la TVA a été mise en place depuis la version 08.23.025.008 (et suivantes).

Il existe deux niveaux de gestion de la TVA dans Cegid Expert :

• La gestion de la TVA sans axe analytique qui permet certains automatismes et contrôles des écritures ;
• La gestion de la TVA avec axe analytique permettant un grand nombre d’automatismes à la saisie, des
contrôles, mais également la possibilité d’alimenter la déclaration de TVA dans Etafi depuis la Comptabilité et
de constater par une écriture comptable la déclaration de TVA.

Après lecture de cette note technique, il sera nécessaire de lire les Fiches Versions des éditions suivantes de Cegid Expert
Comptabilité afin de prendre connaissance des évolutions concernant ces méthodes de gestion de la TVA.

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2. La gestion de la TVA sans axe analytique

Paramétrages
Tous les paramétrages indiqués peuvent être faits en standard.

 Paramétrage des Codes TVA

Il est tout d’abord nécessaire de renseigner les codes TVA depuis le menu Paramétrage / Société / TVA / TVA par régime
fiscal. Il faut indiquer le taux et les comptes de destination pour l’automatisation en saisie.

Par le biais du bouton vous pouvez créer autant de code TVA que nécessaire (Taux super réduit, immobilisations,
etc…).

 Paramétrage Société :
Par défaut, le Code TVA du dossier « Taux normal », mais il est possible de le modifier : Paramétrage / Société /
Paramètres Société / Divers : Sur la ligne Code TVA, il faut indiquer le code TVA qui sera mis par défaut sur un compte.
Si un compte n’a pas de paramétrage Code TVA spécifique (cf ci-après), c’est ce code-là qui sera utilisé pour les
automatismes d’écriture.

 Paramétrage des comptes comptables :

Il va être possible de rattacher aux comptes de charges et de produits un code de TVA, qui sera prioritaire sur le code
TVA mis dans les paramètres société. Ce paramétrage se fait sur l’onglet Complément de la fenêtre de paramétrage du
compte

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Par ailleurs, pour indiquer qu’un compte n’est pas soumis à TVA, il ne faut pas indiquer <<Aucun>> dans le paramétrage
du code TVA, car dans ce cas, c’est le code TVA des paramètres société qui sera utilisé. Dans ce cas il faut cocher
« Compte non taxable » :

 Paramétrage du contrôle lors de la saisie :

Afin de pouvoir contrôler la cohérence du montant et du compte de TVA utilisé, un paramétrage est disponible dans le
paramétrage des journaux : « Contrôle de la TVA à la pièce »

Si cette option est cochée, lors d’une saisie manuelle d’un compte de TVA et/ou d’un montant de TVA qui diffèreraient de
ceux qui auraient été appliqués par automatisme, un message informatif et non bloquant apparait quand la pièce est
équilibrée.

Saisie automatique de la TVA

Lors de la saisie, après avoir comptabilisé pour une pièce comptable toutes les lignes des comptes de charge pour un
achat ou toutes les lignes d’un compte de produit pour une vente, il suffit d’appuyer sur <F9> pour que la (les) ligne(s)
de TVA soit générée

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Exemples

En utilisant <F9>, le compte 445660 a été appelé suite au paramétrage vu ci-dessus et le montant a été calculé.
NB : si un compte différent avait été utilisé pour chacun des taux de TVA, 2 ligne auraient été générées avec le compte
correspondant.

Saisie manuelle de la TVA

La saisie peut toujours se faire manuellement, dans ce cas un contrôle est fait sur le montant de la TVA et prévient le cas
échéant l’utilisateur d’un montant ou d’un compte erroné. Ce message est informatif et non bloquant.

Exemples
 Dans l’écriture ci-dessous, le compte de TVA a été saisi : 445661 alors que le 445660 est paramétré pour ce
compte ;
Un message informe que le compte de TVA attendu est absent :

Un test est également effectué sur le montant saisi avec le message suivant

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Le contrôle de la TVA
Un assistant de contrôle de TVA est disponible dans Traitements annexes / Déclaration de TVA / Contrôles de TVA /
Contrôles.
Cet assistant regroupe tous les mouvements avec TVA (donc les mouvements avec des comptes paramétrés « Compte
non taxable » ne figurent à l’écran) et classés par compte de TVA

Les mouvements peuvent être filtrés par code journal, code TVA, etc…

Un affichage avec détail peut être demandé (concerne des écritures avec plusieurs comptes de gestion afin de visualiser
le détail des montants HT)

Un filtre est également disponible concernant les écart

NB : Le filtre « Avec écarts validés » n’est utilisable qu’avec la gestion analytique de la TVA

Si le choix « avec écart est sélectionné », un filtre sur le montant de l’écart est disponible :

Par le biais d’un double-clic sur une ligne, on accède à la consultation / modification de l’écriture.

L’édition du contrôle de tva peut être lancée depuis cet affichage par le bouton imprimante.
Elle est aussi disponible depuis le Contrôle de TAV / Editions : un multicritère permet d’affiner la demande.

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3. La gestion de la TVA avec axe analytique

Introduction
Cette gestion de la TVA va permettre gérer des automatismes de saisie et des contrôles de la TVA plus poussés que la
gestion sans axe analytique. Mais elle va surtout permettre d’alimenter les déclarations de TVA dans Etafi directement
depuis la comptabilité et de passer l’écriture correspondant à la déclaration de TVA.
Comme pour Etafi, les mécanismes de la TVA dépendent du régime de TVA et de l’exigibilité dans le Dossier Permanent
du dossier (Onglet Fiscal / TVA).

Paramétrages

Activation de la TVA au niveau dossier

L’activation de la Gestion de la TVA se fait par : Paramétrage / Société / Assistant de paramétrage / Etape 4
Sur la ligne « Déclaration de TVA » il faut cliquer pour choisir « Activer »

Attendre la disparition du sablier et cliquer sur « Fin »

Suite à cela :
 L’axe 5 dédié à la TVA est activé et toutes les sections nécessaires à la gestion de la TVA sont générées ; ces
sections correspondent chacune à une ligne du formulaire de la déclaration de TVA.
 L’utilisation de la rubrique @TVAPARAM va être opérationnelle. Cette rubrique liste les comptes généraux
potentiellement taxables et donc gérables en TVA ;
Ainsi, lors de la création d’un compte général appartenant à la rubrique, le compte est automatiquement
gérable en TVA (l’axe 5 est coché dans les paramètres du compte) ;
 D’autres rubriques, commençant toutes par @TVA deviennent opérationnelles. Leur utilisation sera étudiée
plus loin ;
 Le menu de la gestion de la TVA (dans Traitements annexes / Déclaration de TVA) est complété par des
commandes complémentaires : Initialisation d’une déclaration, Justificatif de déclaration et Comptabilisation
des déclarations.

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 Pour un dossier qui a déjà vécu, tous les mouvements des comptes de la rubrique @TVAPARAM seront
reclassés dans la section d'attente ZZZZ

Paramétrage des codes de TVA par régime

Accès: Paramétrages - Société - TVA - TVA par régime fiscal.
Suite à l’activation de la gestion de la TVA sur le dossier, le paramétrage des codes de TVA par régime a évolué et
nécessite un complément de paramétrage.
Deux colonnes sont dorénavant à renseigner sur chaque code TVA. Il s’agit des codes de déclaration (achat et vente) qui
permettront d’alimenter les déclarations de TVA depuis la comptabilité. La liste des codes est accessible par <F5>.

Exemples
Sur le code TVA « NO2 » concernant le taux normal de TVA, le code achat sera 702P :

Pour la vente, ce sera 0207 :

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Suite à ce paramétrage, un mouvement assujetti à la TVA génèrera une ligne de TVA sur le compte 445660 ou 445710
selon qu’il s’agisse d’un achat ou d’une vente. Le montant de la TVA sera calculé dans l’écriture et ira alimenter la
déclaration de TVA en fonction du code achat / vente respectif.

Précisions :
 Un code destination n’est associable qu’à un seul régime. Cette association permet de disposer du taux de TVA
et du code de TVA à utiliser ;
 Le paramétrage des codes de TVA peut se faire depuis la gestion des standards et un alignement de dossier
sur la TVA peut récupérer les informations.
 Cas particulier des immobilisations : lors de la création d’un code TVA concernant les immobilisations, il ne faut
compléter que la partie « achat ». La partie « vente », ou plus précisément cession pour le cas précis, sera
gérée par le biais d’une rubrique dont le fonctionnement sera abordé plus loin.

Paramétrage de la comptabilisation des déclarations

Comme signalé en introduction, la gestion de la TVA permet de comptabiliser les déclarations de TVA. Le paramétrage de
cette comptabilisation est à faire dans Paramétrage / Société / TVA / Comptabilisation des déclarations :

Il faut dans un premier temps renseigner le journal sur lequel sera comptabilisée la déclaration.

Il faut ensuite affecter un compte aux rubriques de la déclaration. Certaines rubriques sont déjà renseignées par le biais
du paramétrage des codes TVA (les comptes en bleu) et non modifiables.

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Précision :
Les lignes affichées dépendent du régime de TVA du bureau, selon le régime le formulaire utilisé est la CA12 ou CA3
certaines sections utilisées ne sont pas les mêmes.

Paramétrage des masques de saisie :

Pour une utilisation optimale de la gestion de la TVA, il est conseillé d’avoir un masque de saisie contenant 2 champs
spécifiques. A savoir
 le champ de l’axe de la TVA (axe 5). Il sera ainsi possible en saisie de consulter/modifier directement sur la
ligne de saisie le code TVA ;

 le champ Régime TVA, qui servira particulièrement aux écritures d’acquisitions intracommunautaires, aux
écritures liées à des achats/ventes hors métropole avec des taux spécifiques

NB : plus de précisions pour l’utilisation seront données plus loin dans la note technique.

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Paramétrage des comptes :

 Comptes généraux :
Rappel : l’activation de la déclaration de TVA a rendu ventilable sur l’axe de TVA les comptes de la rubrique @TVAPARAM.

On pourra cocher à tout moment l’axe 5 sur un compte de gestion (un code section zzzz sera alors affecter aux écritures
déjà existantes), mais on ne pourra le décocher que si aucune écriture n’a été passée sur le compte.

Le paramétrage de la zone Code de TVA dans l’onglet Compléments permet de déterminer le compte et le code
destination par défaut sur lequel l’écriture de TVA sera générée.

Par défaut, ce code est « Aucun », dans ce cas, se seront les paramètres de TVA renseignés dans les paramètres société
qui s’appliqueront :

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Précisions :
Le code TVA est mis par défaut sur une ligne de saisie comme indiqué ci-avant. Contrairement à la gestion de la TVA
sans analytique, il sera possible en saisie d’affecter au mouvement un ou plusieurs autres code TVA. En d’autres termes
cela signifie qu’en gestion de TVA avec axe analytique, un compte n’est pas obligatoirement rattaché à un taux de TVA.
D’avantages d’explications seront données plus loin dans la note technique.
Comme pour la gestion de la TVA sans axe analytique, il convient alors éventuellement d’affecter aux comptes qui ne
dépendent du paramétrage société, le bon code TVA. Sachant qu’en saisie, ce code pourra être modifiable (cf la chapitre
Utilisation)
Précisions :
Bien penser à la modification en série pour une affectation rapide des codes TVA.

Dans la gestion de la TVA, l’option « compte non taxable » n’est plus disponible sur les comptes. Afin d’automatiser la
non taxation d’un compte, il existe 2 moyens
o Ne pas cocher l’axe 5 sur l’onglet « Comptable » du paramétrage du compte ;
o Créer un code TVA spécifique, comme par exemple « Non soumis TVA », avec aucun paramétrage.
Dans ce cas, un code rattaché à un tel code TVA sera ventilé sur la section « zzzz » qui équivaut à
non taxable dans la gestion de la TVA.

La TVA étant gérée sur un axe analytique, il y a donc la possibilité de prévoir pour un compte une mutli-ventilation par

défaut. En cliquant sur le bouton du paramétrage du compte :

Exemples :

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L’exigibilité du compte peut être cochée (onglet « Complément » du paramétrage du compte) dans le cas d’un dossier
dont l’exigibilité du DP fiscal et l’auxiliaire de l’écriture sont mixtes. Dans ce cas, c’est le paramétrage du compte qui sera
pris en compte dans une déclaration.

 Comptes auxiliaires :
Deux paramétrages sont possibles pour les comptes auxiliaires.
o Paramétrage du régime : sur un auxiliaire, il est possible de lui attribuer un régime fiscal par défaut.
Ceci est utile pour un automatisme des saisies hors métropole pour le calcul des taux ou pour
l’automatisme des écritures d’acquisition intracommunautaires. L’utilisation en détail sera décrite plus
loin.
o Paramétrage de l’exigibilité TVA : ce paramétrage servira essentiellement pour les dossiers dont
l’exigibilité est mixte dans le DP fiscal du dossier. Il conviendra alors d’indiquer si l’auxiliaire est taxé
selon les débits, à l’encaissement, ou s’il est mixte. S’il est mixte, c’est alors le paramétrage du
compte général qui indiquera l’exigibilité.

Paramétrage des journaux :

Afin de récupérer les automatismes de contrôle, il est nécessaire de paramétrer les journaux adéquats. Ainsi sur ces
derniers, sur l’onglet « Saisie », il convient de cocher « Contrôle de TVA à la pièce » :

Précisions :
Les automatismes de TVA et les contrôles ne sont disponible que sur les journaux de type « Bordereau » ou « Pièce ».
Sur un journal de type « Libre », la gestion de la TVA n’est pas fonctionnelle.

Paramètres société :
Accès: Paramétrages – Sociétés – paramètres sociétés
 Concernant la TVA déductible, il est fréquent que les factures comportent des arrondis. Afin de ne pas avoir de
message concernant le calcul de la TVA trop fréquent, il est possible de paramétrer un seuil de tolérance. Un
écart inférieur à ce seuil ne déclenchera pas de message informatif. Ce paramétrage est disponible dans
Paramétrage / Société / Paramètres société / Divers :

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La saisie automatique
Préambule : Les mécanismes de saisie de la TVA gérée par l’axe analytique ne s’appliquent qu’en saisie avancée.

La saisie d’un compte de gestion ou d’immobilisation alimente le code section de TVA.

Exemples :

Par défaut, le code destination automatiquement renseigné est 702P, ce qui correspond au paramétrage du compte 6070.
F9 permet de générer l’écriture de TVA sur le compte 445660 paramétré également pour le Taux normal, ainsi :

Il ne reste plus qu’à équilibrer l’écriture.

Il est possible de modifier l’affectation du code destination (code, montant, taux de répartition) en accédant au détail de

la ventilation par <Ctrl+A> ou en cliquant sur .

Il est possible d’affecter plusieurs codes destination à une ligne et donc des taux de tva différents, par exemple pour la
même écriture, ouverture de la ventilation analytique et modification de la répartition pour qu’un taux de TVA de 20%
soit appliqué sur 50% du montant et qu’un taux de TVA de 5.5% soit appliqué sur le solde. Pour cela, on choisit les codes
destination correspondant à ces taux. La répartition peut également se faire par montant :

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Puis F9 pour génération des écritures de TVA :

Précisions :
Dans le cas d’une multi-ventilation, il est indiqué <<Ventilation>> à la place du code TVA.

Dans le cadre d’un journal de trésorerie, le solde de l’écriture s’effectue automatiquement en utilisant le compte de
contrepartie.

Le code régime d’une écriture peut être modifié, il n’est présent que par défaut. Afin d’être correctement reporté sur la
déclaration de TVA, il sera parfois nécessaire de modifier le code TVA.

La saisie automatique : cas particuliers

 Cession d’immobilisation :
Lors de l’enregistrement d’une cession d’immobilisation, l’automatisme se fait en fonction d’utilisation de compte de
la rubrique @TVA/001.
(Rappel : les rubriques sont personnalisables)
Les comptes de cette rubrique (radical 775) doivent être rattachés au code de TVA Taux Normal, Simplifié, etc… et
non à des codes spécifiques immobilisations. Lors de la saisie (automatique ou manuelle), il faudra que le
mouvement soit rattaché à un code 0xxx pour indiquer le taux à prendre en compte pour les calculs. La déclaration
de TVA sera automatiquement remplie grâce au compte s’il appartient à la rubrique @TVA/001.

 Livraison à soi-même :
Même principe que pour la cession d’immobilisation, avec la rubrique @TVA/002.

 L’acquisition intracommunautaire :
La génération des écritures de TVA intracommunautaire est entièrement automatisée. Elle dépend à la fois du
compte utilisé et du régime de tva de l'écriture.
L'élément déclencheur est la saisie du régime de TVA CEE.

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• Le compte de tva débité est le "compte achat" paramétré sur la ligne FRA du code de TVA associé à la
section de tva (paramétrages \ société \ TVA \ TVA par régime fiscal)

• Le compte de tva crédité est celui paramétré dans la "comptabilisation des déclarations" de la ligne 0035
pour le régime Normal ou de la ligne 0031 pour le régime simplifié (paramétrages \ société \ TVA \ TVA \
Comptabilisations des déclarations)

• Pour toutes les saisies sur un compte appartenant aux rubriques de TVA intracommunautaire (@TVA/003),
la touche F9 va automatiquement chercher les comptes de TVA (collectée et déductible) paramétrés dans le
dossier. Cette méthode sera particulièrement adaptée pour les dossiers pour lesquels les acquisitions
intracommunautaires sont plutôt rares.
• Pour les comptes non inclus dans les rubriques de TVA intracommunautaire (@TVA/003) : le fait d’affecter
le régime de TVA CEE à l’écriture sur le compte de charge permet par le F9 de créer les écritures de TVA.
Sont exclus les comptes utilisés appartenant aux rubriques @TVA/004 et @TVA/006
L’affectation du régime de TVA CEE à une écriture se fait en utilisant un masque de saisie avec une colonne Régime
de TVA (cf paramétrage des masques de saisie). Ou en appelant la fenêtre de saisie du régime de l’écriture par
<Ctrl + R>. Par défaut, si l’écriture est commencée par un compte autre qu’un auxiliaire de type CEE, le régime
apparait FRA. Il faut le remplacer par CEE.

Si dans la suite de l’écriture on utilise un auxiliaire qui n’est pas paramétré CEE, le régime de l’écriture va être
modifié et repassera à FRA. Il est cependant possible de le repasser en CEE manuellement.
Il est conseillé de commencer les saisie par un compte auxiliaire et/ou de créer des auxiliaires de type CEE afin de
garder un automatisme optimum.

Précision : Ce fonctionnement est celui qui doit être utilisé pour la saisie des acquisitions d’immobilisation
intracommunautaire.

 Les achats de prestations de services intracommunautaires

Tous les comptes définis dans la rubrique @TVA/004 sont assimilés aux achats de prestations de services
intracommunautaires quel que soit le régime de TVA

 L'auto liquidation hors CEE

Tous les comptes définis dans la rubrique @TVA/006 sont concernés quel que soit le régime de TVA

 L'auto liquidation dans le BTP

Le mécanisme automatisé de comptabilisation de l'auto liquidation est déclenché par la saisie du régime de TVA "BTP"
suivi de la touche F9.
• Le compte de tva débité est le "compte Achat" paramétré sur la ligne FRA du code de tva associé à la
section de tva

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Note technique

• Le compte de tva crédité est celui paramétré dans la "comptabilisation des déclarations" des lignes dont les
codes commencent par 981. (paramétrages \ société \ TVA \ TVA \ Comptabilisations des déclarations)
Chaque code est associé à une section de tva:
• 981A Sous-traitance BTP 20%: Taxe due 702P
• 981A Sous-traitance BTP 10%: Taxe due 702U
• 981A Sous-traitance BTP 5,5%: Taxe due 702R
• 981A Sous-traitance BTP 10% Corse: Taxe due 702L

Les contrôles à la saisie

 Contrôle sur le compte
Un contrôle de TVA à la pièce permet d’informer lorsqu’une saisie manuelle de l’écriture de tva comporte un
compte différent du compte attendu.

Ce message est informatif et non bloquant.

 Contrôle sur le montant de la TVA

o Prise en compte des écarts sur la TVA déductible (IMPORTANT : Cette gestion des écarts ne peut
concerner que la TVA déductible puisque la déclaration CA3/CA12 exige une cohérence totale entre le
chiffre d’affaires et la TVA collectée) :
La mise en place d’un paramètre appelé Seuil de tolérance permet lors de la saisie de montants de
tva différents de ceux calculés depuis le montant HT du compte de charge de valider ou non cet
écart. Ce seuil de tolérance est à paramétrer dans les paramètres société / Divers. (voir p.14)
Principes de fonctionnement : Lorsqu’un écart est détecté entre la TVA calculée et la TVA saisie, le
logiciel demande de valider ou infirmer cet écart.
Le traitement des écarts est proposé à l’utilisateur :

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Note technique

Le traitement des écarts est proposé à l’utilisateur : ainsi, à l’équilibre de la pièce, si un écart est
détecté, le traitement est le suivant selon que l’écart est inférieur ou supérieur au seuil de tolérance :
 Ecart inférieur au seuil de tolérance : pas de message d’écart sur montant et
automatisation de la prise en compte du montant réel de TVA. Cet écart est considéré
d’office comme validé.
 Ecart supérieur au seuil de tolérance : une fenêtre apparait : « Le montant de TVA est
erroné pour le compte xxxxxx : écart de xx.xx €. Choix :
• Traiter l’écart ultérieurement : prise en compte du montant théorique de la TVA
en fonction du montant HT du compte de charge. Lors des traitements ultérieurs
de la TVA comme dans les états de contrôle, l’initialisation de la déclaration, ces
écarts non validés ressortiront en écart.
• Ajuster la TVA à déclarer à la TVA saisie : prise en compte du montant réel
(saisi) de TVA. Si les taux de TVA ont été multi ventilés, la répartition de l’écart
est faite en fonction des bases HT. Lors des traitements ultérieurs de la TVA
comme dans les états de contrôle, l’initialisation de la déclaration, ces écarts
validés ne seront donc pas traités comme des écarts.
• Consulter l’écart : Ouverture de la fenêtre analytique afin de permettre à
l’utilisateur de modifier la répartition du montant de la TVA. Pour les écritures
concernées par ce traitement, afin de faciliter la répartition de l’écart et de
mettre en évidence la différence entre le montant de la TVA théorique et le
montant de la TVA saisie, 2 colonnes ont été ajoutées dans la fenêtre
analytique :
o Une colonne TVA théorique alimentée par le montant de la TVA
résultant des paramétrages
o Une colonne TVA saisie alimentée par le montant de la TVA de
l’écriture comptable. Il est possible de modifier la répartition de la TVA
sur les lignes existantes ou d’ajouter de nouvelles lignes, le total de la
tva saisie devant rester égal au montant de la TVA de l’écriture
comptable. Ce montant apparait clairement au niveau de l’entête de la
fenêtre dans la zone « TVA saisie à répartir ».Suite à une simple
consultation, lorsque la fenêtre est fermée par la croix rouge ou par
Echap, le traitement de l’écart n’ayant pas été décidé, la question du
choix est reposée. Si la fenêtre est fermée par le V vert « Valider la
saisie », que ce soit suite à une consultation ou à une modification,
l’écart est validé : la TVA à déclarer sera la TVA saisie.

Note technique - La gestion de la TVA Page 19 / 26

Note technique
o La fermeture de la fenêtre proposant les 3 options par la croix rouge, c'est-à-dire qu’aucun
choix n’a été fait, entraîne la prise en compte de la TVA théorique pour l’alimentation de la
déclaration dans etafi.

o Prise en compte des écarts sur la TVA collectée :

Pour la TVA collectée, seul un message informatif surgit si un écart est constaté entre la TVA saisie et
la théorique

Dans la déclaration, c’est la TVA théorique qui sera déclarée si aucune modification n’est alors
apportée.

Les outils de contrôle

Accès: Traitements annexes – Déclaration de TVA – Contrôle de TVA
Deux fonctions sont disponibles : Contrôles et Editions.
La fonction Contrôles donne accès à un multicritères permettant de faire un tri sur les écritures à contrôler selon les
critères classiques de Dates, Code journal… mais aussi d’un critère « Ecart ». La liste peut ainsi se limiter aux écritures
présentant un écart ou non entre le montant de la taxe comptabilisée et le montant de la taxe théorique. L’affichage
peut aussi être limité à des écarts de montant :

Il est également donné la possibilité de ne pas afficher les écarts validés lors du contrôle à la saisie

Le détail des écritures ainsi affichées est directement consultable et modifiable par un double clic sur l’écriture
concernée qui donne accès au bordereau de saisie.

Le bouton imprimante disponible depuis cet écran permet d’éditer l’état de contrôle de TVA théorique.

Depuis la commande Editions, on peut éditer le Contrôle TVA à déclarer : Cette édition liste en détail pour chaque
compte de TVA l’ensemble des écritures taxables. Elle fait apparaître l’écart entre la TVA saisie et la TVA théorique
calculée selon les paramétrages du dossier.

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Note technique

L’initialisation de la déclaration
Accès: Traitements annexes – Déclaration de tva – Initialisation d'une déclaration
Cette phase va permettre d’affecter les écritures de TVA à la déclaration de TVA préalablement ouverte dans Etafi.
Une prise en compte dans la déclaration courante de toutes les écritures de la liste est proposée à l'accès de la fonction.
Le message suivant avertit l'utilisateur

OUI: tous les mouvements sont pris en compte dans la déclaration courante
NON: aucun traitement ou traitement manuel
Le traitement automatique n'est pas proposé dans le cas où il existe au moins une écriture prise en compte dans la liste.
Traitement manuel:
Suite au choix de la déclaration dans la combo "Déclaration" qui propose les déclarations ouvertes dans Etafi, l’ensemble
des mouvements dont la date de prise en compte est incluse dans la période de la déclaration et des mouvements dont la
date de prise en compte est au 01/01/1900 (ou vide à l’écran), s’il n’y a pas dans le multicritère de restriction au niveau
de l’Exercice, apparaissent.
A noter qu’un filtre est possible sur les écritures prises en compte (mouvement de la période) ou non (mouvements en
attente)

Pour les mouvements qui n’ont pas de date de prise en compte, pour qu’ils soient pris en compte dans la déclaration, il

faut les sélectionner et les prendre en compte par le bouton « Prendre en compte dans la déclaration courante ».
Une multi-sélection est possible (avec la barre <espace>, tout comme la saisie de tous les mouvements par le bouton

« Tout sélectionner » ) Il est ainsi attribué à chaque mouvement sélectionné une date de prise en compte qui est le
dernier jour de la déclaration.
Les mouvements pris en compte iront alimenter la déclaration de TVA
Il est possible de retirer un ou plusieurs mouvements pris en compte par le bouton « Ne plus prendre en compte dans la

déclaration courante »

Après chaque opération, un message averti du nombre de mouvements traités.

Gestion du contenu de la déclaration

Des opérations sont disponibles depuis la consultation des écritures des comptes pour modifier la prise en compte dans la
déclaration. Ces opérations sont différemment disponibles selon que leur accès se fait depuis un compte de gestion (HT)
ou un compte de tiers.

- Les opérations disponibles depuis la consultation des comptes de HT par l’outil Traitements spécifiques ou par F11 –
TVA :
• Prendre en compte sur la déclaration : Permet d’affecter automatiquement la date de déclaration en cours.
• Ne plus prendre en compte sur la déclaration : La date de prise en compte est réinitialisée au 01/01/1900.
• Déclaration TVA : Affectation de la destination : Permet d’affecter en série une destination à des écritures
préalablement sélectionnées. Une fenêtre dont le titre est Affectation en série de la destination TVA s’ouvre, il est
possible de choisir la destination soit parmi les codes destination préalablement paramétrés sur l’axe de TVA, soit
d’affecter une ventilation type.

Note technique - La gestion de la TVA Page 21 / 26

Note technique
- Les opérations disponibles depuis la consultation des comptes de tiers :
Les fonctions « Prendre en compte sur la déclaration » et « Ne plus prendre en compte su la déclaration » sont
disponibles depuis les comptes de tiers de nature client et fournisseur. Ainsi, il est possible à partir d’un mouvement non
encaissé de l’exclure manuellement du périmètre de la déclaration en cours.

Principe de fonctionnement propre à la TVA sur encaissement

Il a été mis en place pour les dossiers avec TVA sur encaissement ou mixte avec des auxiliaires à l’encaissement une
méthode d’identification des mouvements à inclure dans la déclaration par le lettrage du groupe d’écritures. C’est
pourquoi il est indiqué clairement dans la phase d’initialisation que le lettrage des comptes clients est un préalable
nécessaire à ce traitement.

C’est le lancement du traitement « Prendre en compte dans la déclaration courante » par le bouton qui va traiter
automatiquement chaque écriture. Ainsi pour une déclaration en cours de réalisation pour la période du 01.01.2011 au
31.01.2011, une facture du 15.12.2011 lettrée avec un règlement du 20.01.2011 sera prise en compte et la date de
référence sera au 31.01.2011, une facture du 12.01.2011 lettrée avec un règlement du 15.02.2011 ne sera pas prise en
compte.
C’est dans ce cas que le nombre de mouvements traités (message informatif après la prise en compte) ne sera pas
forcément égal au total des mouvements sélectionnés.
Seules les écritures issues du mécanisme d'auto-liquidation de la tva dans le BTP dérogent à ce principe

Cas des Règlements partiels :

Les règlements partiels doivent être préalablement lettrés partiellement.
Ceci fait, lors de la prise en compte d’un mouvement lettré partiellement, ce dernier sera scindé en 2 parties analytiques,
en fonction du règlement lettré. La partie équivalente au lettrage partiel sera prise en compte, l’autre non.
Les règlements partiels et acomptes sont considérés TTC

Exemple :
Soit un dossier paramétré avec une exigibilité à la tva mixte, un auxiliaire mixte et un compte de charge paramétré sur
encaissement. Une facture de 1196 € TTC est saisie au 01/01/2011. Un règlement partiel enregistré au 15/01/2011 pour
598 €, donc la moitié. Les 2 mouvements sont lettrés partiellement. Dans un premier temps, l’écriture apparait comme
ceci dans l’initialisation d’une déclaration :

Après la prise en compte, le mouvement est scindé en 2 :

Note technique - La gestion de la TVA Page 22 / 26

Note technique

La moitié du mouvement a été prise en compte et alimente donc la déclaration de TVA, l’autre non.
Les règlements lettrés après la date de la déclaration de tva sont exclus du traitement.

La particularité des dossiers dont le régime de TVA est sur encaissement ou mixte dans le DP\Fiscal est la prise en
compte du régime du TIERS
Ainsi
• « TVA sur les débits » : dans ce contexte, quel que soit le compte de HT, la TVA sera toujours déclarée sur les
débits,
• « TVA sur les encaissements » : dans ce contexte, quel que soit le compte de HT, la TVA sera toujours
déclarée sur les encaissements.
• « TVA mixte » : Le critère d’exigibilité de TVA est alors défini par le compte de charge ou de produit.

P récision :
Si des factures de vente ou d'achats sont saisies dans un journal de nature OD, elles doivent avoir la nature FF (Facture
Fournisseur) ou FC (Facture Client) ou AC (Avoir client) ou AF (Avoir fournisseur), sinon, elles sont considérées comme
des règlements.

Cas des multi-échéances:

Le fonctionnement est identique à la tva sur encaissement. Chaque règlement doit faire l'objet d'un lettrage préalable
avec une échéance.
Comme pour un lettrage partiel, le mouvement sera scindé en plusieurs parties analytiques au moment de l'initialisation
et seule la partie équivalente au lettrage sera prise en compte.

Etats justificatifs
Accès: Traitements annexes - Déclaration de TVA - Justificatif de déclaration.
Trois états justificatifs sont disponibles (sur l’onglet « Mise en page »). Dans les choix multicritères, par défaut, toutes les
sections sont sélectionnées et les bornes de dates de prises en compte sont celles de la déclaration Etafi en cours.

Deux éditions permettent de contrôler les montants qui devront être déclarés :
1. Justificatif de déclaration détaillé qui est basé sur le principe du grand-livre analytique par général : édition pour
chacun des codes destination sélectionnés le détail des écritures classées par compte général.
2. Justificatif de déclaration synthétique qui est basé sur le principe de la balance analytique par général : édition
d’une balance des codes destination, avec pour chacun les comptes généraux auxquels ils sont rattachés.
L’ordre d’affichage et le libellé des lignes reprend celui du formulaire de la déclaration associée au dossier.

Note technique - La gestion de la TVA Page 23 / 26

Note technique

Une autre édition permet de générer « Justificatif des éléments non déclarés », sur le même principe que le 1. Ci-
dessus, fait apparaitre les écritures qui n’ont pas été prises en compte dans les déclarations de TVA faites

Les éditions mettent aussi en évidence ces écritures et affichent le montant réel de la tva à déclarer.
il a été rajouté aux éditions des justificatifs de déclarations (détaillé et synthétique) une colonne TVA qui est alimentée
par :
o la TVA théorique pour les écritures n’ayant pas d’écart ou un écart non validé
o la TVA saisie pour les écritures dont les écarts ont été validés.
Dans le justificatif de déclaration détaillé, il a été aussi ajouté une colonne Ecart dans laquelle apparait un * pour les
écritures ayant un écart non validé.

La déclaration de TVA et sa comptabilisation

La déclaration de TVA :
L’utilisation de la déclaration de TVA dans Etafi reste identique à une utilisation sans gestion de la TVA. Les rubriques qui
étaient saisissables le restent. Celles alimentées par la comptabilité sont modifiables, le cas échéant.

La comptabilisation de la déclaration :
Il est possible de générer en comptabilité une écriture automatique qui constate la déclaration. Dans Etafi, un message
proposera la comptabilisation de la déclaration après avoir clôturé cette dernière :
 Pour un dossier paramétré en EDI concernant la procédure déclarative de la TVA dans le DP, la clôture et la
demande de comptabilisation se feront après la génération du message EDI ;
 Pour un dossier paramétré en procédure déclarative « Cerfa », la clôture et la demande de comptabilisation se
feront après l’édition de la déclaration (si le contrôle de la déclaration n’a pas trouvé d’anomalie bloquante).

Si l’utilisateur répond par la négative à la demande de comptabilisation, il pourra toujours générer l’écriture par la suite
depuis la Comptabilité : Traitements annexes / Déclaration de TVA / Comptabilisation des déclarations.
Dans cet écran figure une ligne par déclaration de TVA dans Etafi avec l’indication de la date éventuelle de la
comptabilisation si elle a eu lieu. Pour comptabiliser une déclaration, il faut sélectionner la ligne correspondante et cliquer

sur le bouton « Lancement de la comptabilisation ».

Au moment de la comptabilisation, si le paramétrage de comptabilisation des déclarations n’est pas complet, un message
vous en informe et propose de compléter le paramétrage. Les rubriques manquantes concernant la déclaration sont en
surbrillance.

Comptabilisation de la TVA Intracommunautaire:

Une fenêtre de répartition propose à l'utilisateur de saisir les montants de la TVA intracommunautaire et permet de
déduire, dans l’écriture de comptabilisation de la déclaration, la TVA intracommunautaire des lignes de TVA collectée afin
que les montants comptabilisés soient ceux issus effectivement des ventes.
Deux fenêtres sont dédiées à cette répartition de la tva intracommunautaire.
Une première pour les "acquisitions intracommunautaires" et une deuxième pour les "achats de prestations de services
intracommunautaires".
Exemple: des écritures de Tva intracommunautaires ci-dessous prises en compte dans une déclaration de tva

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Note technique

Fenêtre de répartition de la TVA sur les acquisitions intracommunautaires:

Le montant de la tva de la ligne 0035 de la déclaration CA3 est repris pour servir de base à la répartition.
La première colonne affiche un montant maximum de tva à repartir pour chaque taux.
La répartition est effectuée par l'utilisateur sur la deuxième colonne.
Le reste à ventiler doit être égal à 0.

Fenêtre de répartition de la TVA sur les achats de prestations de services

intracommunautaires:
Une répartition des montants HT sur la base de la ligne 0044 de la déclaration CA3 est proposée en l'absence d'une
ligne dédiée au montant de la tva sur les achats de prestations de services intracommunautaires dans la déclaration.

ATTENTION : hormis le montant HT à ventiler qui est repris de la ligne 0044, la ventilation des montants HT est
reconstituée sur la base des montants de tva saisis dans la fenêtre de "répartition des acquisitions intracommunautaires".
Ainsi, pour avoir la première ligne de ventilation HT [0207] France continentale taux normal 20%, le calcul suivant est
effectué:
(2200)-(1300)= 900 (reste de TVA après répartition des acquisitions intracommunautaires à 20%)
900 / 20% = 4500

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Note technique

Suppression
La suppression d’une ou de plusieurs déclarations de TVA ayant fait l’objet d’une comptabilisation supprime également les
écritures qui y sont associées.

Enfin, une déclaration peut être déclôturée et ensuite modifiée. A sa nouvelle clôture, il est à nouveau possible de
générer une écriture qui annulera et remplacera l’écriture initiale de comptabilisation de la déclaration ;

Modification d'une écriture prise en compte dans une déclaration de TVA :

Un mouvement comptable alimentant une déclaration de TVA clôturée sera indiqué comme « lié à une déclaration de
TVA ».
Il est toujours possible de modifier une écriture prise en compte dans une déclaration de TVA, on peut distinguer 2 cas :
1. La modification de la ligne a une incidence sur la TVA déclarée (modification du montant HT par exemple) ;
Dans ce cas, la ligne analytique de TVA est extournée afin de conserver un historique des écritures prises en
compte puis une nouvelle ligne analytique de TVA est ajoutée pour prendre en compte les nouvelles données ;

2. La modification de la ligne n’a pas d’incidence sur la TVA déclarée (modification du libellé ou du compte par
exemple) ; Dans ce cas, aucune modification n’est apportée à l’écriture de TVA analytique.

P récision :
Pour des raisons techniques, si l’écriture analytique de TVA est « multi-ventilée », la/les ligne(s) de
TVA analytique prise(s) en compte est/sont toujours extournée(s).
Ainsi, sur le dossier où le compte HT est paramétré en TVA sur encaissement, et que le compte de
contrepartie de l’écriture est partiellement lettré, la prise en compte générant une multi-ventilation,
la modification du numéro de compte HT sur cette écriture génère toujours une extourne de la TVA
analytique.

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