PROCÉDURE D’UTILISATION DE L’OUTIL ZEENDOC

COMPTABILITÉ FOURNISSEURS

PRÉSENTATION DE L'OUTIL

Zeendoc est une solution SAAS hébergée dans le cloud et exploitée par un tiers à distance. Dans notre
cas, il s’agit de “AXES44” qui commercialise l’outil et “SYGMALAB” qui s’occupe du développement
logiciel.

L’outil utilise la technologie d’océrisation des documents (reconnaissance optique des caractères) afin
d’éviter la saisie manuelle qui est souvent assez chronophage. A ce titre, Zeendoc permet pour des
factures récurrentes, la reconnaissance automatique des champs à renseigner pour l’indexation et la
comptabilisation. Les factures / avoirs dont les champs sont correctement renseignés seront exportés
via un simple clic vers le logiciel de gestion comptable. 🙂

ÉTAPES POUR LA PREMIÈRE CONNEXION

Avant la connexion, s'assurer que les accès ont été ouverts pour l'utilisateur concerné.

Cliquez sur le lien qui se trouve dans le mail dans lequel les identifiants ont été envoyés.

Vous atterrirez directement sur le portail de Zeendoc puis suivre ensuite les étapes la toute première
connexion :

Entrer votre identifiant et votre mot de passe reçus par mail.

Vous serez amené à définir un nouveau mot de passe qui vous servira pour les prochaines connexions
; et cliquer sur le bouton connexion sécurisée.

Vous voilà donc connecté à la solution Zeendoc ! 😉

ACCUEIL
Documents à indexer : La liste des documents à indexer (factures / avoirs)

Cette partie est réservée aux responsables de productivité (admins) des agences.

Factures à comptabiliser : Il s’agit du nombre de factures à imputer pour l’export vers EBP
Compta.

Factures à payer : Il s’agit des factures à payer. Ne concerne pas la compta fournisseur.

Export comptable :

Facture à exporter vers la comptabilité : il s’agit des pièces dont tous les champs comptables ont
été renseignés.

Gestion Chrono : permet de configurer le chrono Zeendoc pour suivre la séquence comptable du
logiciel EBP Compta.

Générer les écritures : il s’agit du bouton qui permet d’exporter les écritures comptables vers le
logiciel EBP Compta.

COMPTABILISATION DES FACTURES

Nous prendrons comme exemple le classeur de la filiale Séquens pour illustration.

En ce qui concerne la comptabilisation des factures, il conviendra de procéder de la manière suivante.

1. Cliquer sur factures à comptabiliser.

Toutes les factures à comptabiliser sont listées en bas de la fenêtre qui s’ouvre.

A gauche de l’écran, il y a les champs à renseigner. Les admins renseignent les champs qui les
concernent (il s’agit de l’indexation) ; la comptabilité contrôle ces informations et renseigne les
champs qui la concerne également (la comptabilisation).
 2. Contrôle des champs renseignés.

Les champs renseignés par l’admin doivent être contrôlés par la comptabilité. Il s’agit du type de
document, classification, fournisseur, complément libellé, référence du document, date du document,
montants, date d’échéance. Ces champs sont renseignés dans la capture ci-dessous :

Il faudra s’assurer que le montant TTC renseigné correspond bien à celui de la facture ainsi que la
TVA renseignée. (faire attention pour les cas de dépenses d’hébergement, transport de personnes,
location véhicule de tourisme, carburant…)

3. Comptabilisation des factures : cas des factures de frais généraux

Dès lors que le contrôle des champs indexés est fait, on peut procéder à l’imputation comptable de la
pièce. Cela consiste à renseigner les champs suivants : Date comptable, Code journal, Compte tiers,
Ventilation hors taxes, et Ventilation TVA. Cliquer ensuite sur le bouton « Enregistrer + Suivant »

Date comptable :

- Factures datant du mois en cours jusqu’au 15 du mois suivant (date de facture = date
comptable).
- Factures datant des mois précédents et non comptabilisées après le 15 du mois qui suit la
date de facture (date comptable = 1er jour du mois en cours)

Code journal : sélectionner « AC » s’il s’agit de frais généraux et « ST » sinon.

Compte tiers : sélectionner le compte fournisseur correspondant à la facture. Si le compte
fournisseur ne figure pas dans la liste, il faudra procéder à sa création. (Voir création de compte)

Ventilation HT :

- Montant : par défaut, le montant qui y figure doit correspondre au montant hors taxes de la
facture ; sinon il faut le modifier.
- Compte : il s’agit du compte de charge à utiliser pour l’imputation. Si le compte de charge ne
figure pas dans la liste, il faudra procéder à sa création. (Voir création de compte après
vérification avec le/la comptable en charge du dossier)

- Compl. : ne rien mettre dans cette case. Cela concerne uniquement les factures du
classeur SAM.

Si on veut affecter plusieurs lignes de charges, il suffit de mettre le montant voulu puis l’affecter
autant de fois qu’on veut.

Ex : le montant HT de la facture est de 400 €. On veut l’imputer de la façon suivante : 200 € au

compte 623 et 200 € au compte 6063. (Voir capture ci-après)

Ventilation TVA :

- Montant : par défaut, le montant qui y figure doit correspondre au montant de TVA de la
facture ; sinon il faut le modifier.
- Compte : il s’agit du compte de TVA à utiliser pour l’imputation.

- Compl. : ne rien mettre dans cette case.

 AVANT IMPUTATION APRÈS IMPUTATION

Cas des factures de sous-traitance

La procédure est la même que celle des factures de frais généraux mais il faut indiquer au début du
champ « complément libellé », le numéro de la facture d’achat qui figure dans 1CRM (très
important).

Explication du process

Les factures déposées dans Zeendoc et indexées en sous-traitance remontent dans 1CRM le soir du
jour où elles ont été déposées
CRÉATION DE COMPTES

Il arrive lors de la comptabilisation qu’on soit dans l’obligation de créer de nouveaux comptes tiers et/
ou de nouveaux comptes de charges.

Comptes tiers

Pour créer un nouveau compte tiers, cliquer sur la flèche en bas à droite de son nom et prénom (voir capture d’écran) puis sur admi

Comptes de charges

Suivre la même procédure que celle décrite ci-dessus. Il faut informer ensuite le/la comptable
concerné(e) de la création du compte de charge.

GÉNÉRER LES ÉCRITURES COMPTABLES

Après avoir imputé la pièce comptable, il convient de générer l’écriture comptable afin de pouvoir
l’exporter le logiciel de gestion comptable EBP.

4. Cliquer sur factures à exporter vers la comptabilité.

Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Elle récapitule l’ensemble des factures dont les champs ont été
renseignés pour la comptabilité.

- Voir avec le/la comptable concerné(e) pour le cadrage du chrono Zeendoc / EBP
compta (hyper important) ;

- sélectionner les pièces pour lesquelles on veut faire l’export ;

- cliquer sur le menu déroulant des pièces sélectionnées puis sur “Générer les écritures EBP”
 - Une nouvelle fenêtre apparaît : il faut s’assurer que le contrôle du document par Zeendoc est
coché en couleur vert

EXPORT VERS LE LOGICIEL EBP COMPTA

Après avoir généré les écritures comptables, il convient de récupérer le fichier d’export qui regroupe
les lignes d’écritures des pièces imputées.
Pour ce faire, il suffit juste de cliquer sur le bouton “Valider” qui se trouve en bas de la liste des lignes
d'écritures comptables.

Un fichier texte au format (.txt) est automatiquement téléchargé. Récupérer ce fichier dans le dossier
“téléchargements / Downloads” de votre ordinateur pour l’importer dans le logiciel comptable EBP.

MODIFICATION DES DATES COMPTABLES/DATES PIECES

Sur Excel, Données - Fichier texte - Sélectionner le fichier - Importer - Cocher “Délimité” - Suivant -
Cocher “Point-virgule” - Suivant - Terminer - Ok

En colonne B, changer le libellé en mettant Date de pièce. Insérer une colonne entre B et C. Mettre
les colonnes au format Date courte. Mettre comme libellé Date comptable. Compléter les dates
comptables selon si :

- la facture date du mois en cours jusqu’au 15 du mois suivant (date de facture = date
comptable).
- la facture date des mois précédents et non comptabilisées après le 15 du mois qui suit la date
de facture (date comptable = 1er jour du mois en cours)

Ou utiliser la formule : =SI(B2>DATEVAL("01/05/2023");B2;"01/05/2023") (B2 correspond à la date

de pièce ; changer le 05 selon le mois voulu)

Enregistrer au format CSV point virgule.

IMPORT DU FICHIER TÉLÉCHARGÉ DANS LE LOGICIEL EBP COMPTA

Pour importer le fichier téléchargé, il faut aller dans le logiciel EBP Compta.

- cliquer sur Outils puis sur Imports/Exports et sur import paramétrable ;

- cliquer sur suivant dans la fenêtre qui s’ouvre ;
- cliquer sur les trois petits points à droite de la ligne “Fichier à importer” ;
- sélectionner le fichier texte puis cliquer sur ouvrir et faire suivant - suivant - Suivant - Etape :
Associations : Champ destination : date = Colonne source : date comptable + Champ
destination : date de pièce = Colonne source : date de pièce - Suivant - lancer - terminer.

EBP vous indique si l’import s’est bien déroulé ! Dans le cas contraire, voir avec le/la comptable
concerné pour les actions correctrices à mener.