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Tutoriel OneNote - Présentation

Tutoriel OneNote
Présentation

- Version 0.2 -

Auteur Contributeur(s)
Maxime Bouillette

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DSI – Environnements Numériques - Version 0.2-
32
Tutoriel OneNote - Présentation

Description du document

Historique des modifications

Date Auteur Version Description du changement

11/06/2019 BOUILLETTE Maxime V 0.1 Création

Diffusion

Nom Rôle Date

STARAJ Eric Responsable centre de services

Document(s) de référence

Référence Date / Version Titre du document

2
DSI – Environnements Numériques - Version 0.2-
32
Tutoriel OneNote - Présentation

Sommaire
Description du document ............................................................................................................................. 2
Historique des modifications ..................................................................................................... 2
Diffusion ................................................................................................................................................... 2
Document(s) de référence .......................................................................................................... 2

Sommaire ...................................................................................................................................... 3

1 Introduction ........................................................................................................................... 5
Présentation ..................................................................................................................................... 5
Accès à l’interface ............................................................................................................................ 5
Différents Logiciels OneNote ........................................................................................................... 6

2 OneNote – Les premiers pas ................................................................................................... 7


Les prérequis .................................................................................................................................... 7
OneNote Online ............................................................................................................................... 8
OneNote ......................................................................................................................................... 10
OneNote 2016 ................................................................................................................................ 14

3 Comment organiser son OneNote ? .......................................................................................17

4 Insérer des fichiers ................................................................................................................18


Insérer un fichier en pièce jointe ................................................................................................... 18
Insérer un fichier en impression .................................................................................................... 20
Insérer une image .......................................................................................................................... 21
Insérer des liens hypertextes ......................................................................................................... 22

5 Prise de notes manuscrites ....................................................................................................23


Écrire des notes .............................................................................................................................. 23
Conversion entrée manuscrite > texte ........................................................................................... 23

6 Le partage du Bloc-Notes ......................................................................................................25


Avec OneNote ................................................................................................................................ 25
Avec OneNote 2016 ....................................................................................................................... 27

7 Échanger avec Outlook ..........................................................................................................28


Ajouter un mail dans OneNote ...................................................................................................... 28
Prendre des notes à partir d’un rendez-vous sur calendrier ......................................................... 29

8 Protéger son Bloc-Notes ........................................................................................................30


Avec OneNote ................................................................................................................................ 30

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Avec OneNote 2016 ....................................................................................................................... 30

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1 Introduction

Présentation
OneNote est un outil de la suite Office 365. Il permet la prise de notes via des Blocs-Notes.
Il possède de multiples avantages, les principaux sont les suivants :
- Il est inclus dans la licence du package Office 365 qui est gratuit pour tous membres de l’université.
- Il est synchronisé dans un espace Cloud (OneDrive) privatif, consultable partout via n’importe quel
support.

Image 1 : Concept général OneNote

Accès à l’interface
Vous pouvez accéder à l’interface de différentes façons :

- A partir de l’ENT http://ent.unice.fr onglet « Service commun » puis sur le bandeau, Accès OneNote
en ligne.
- A partir de son application OneNote installé, en se connectant à son compte Office 365.

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Différents Logiciels OneNote


Il est à savoir qu’il existe 3 logiciels OneNote :
- 1 : La solution « En ligne » accessible à partir d’un navigateur web depuis n’importe où.
- 2 : La solution « OneNote ». Elle est présente par défaut sur les PC Windows 10.
- 3 : La solution « OneNote 2016 ». A télécharger et à installer

PC MAC Points Forts Points Faibles Quelle solution


choisir ?

OneNote ü ü - Accessible n’importe où - Assez lent Si vous avez besoin de


Online depuis un navigateur consulter des notes.
- Fonctionnalités basiques
(Firefox, IE, Chrome,
uniquement. Si vous avez besoin de
Safari, …)
prendre rapidement des
- Pas de sauvegarde locale
notes.
Si vous êtes sur un poste
nomade.

OneNote ü ü - Présent par défaut sur - Toutes les fonctionnalités Si vous souhaitez créer,
Windows 10 ne sont pas (encore) organiser, partager un
présentes Bloc-Notes.
- Possède une sauvegarde
locale Si vous souhaitez utiliser
le mode dessin (stylet)
- Fluidité d’utilisation
- Cette version est mise à
jour régulièrement

OneNote ü û - Toutes les fonctionnalités - Pas présent dans le pack Si vous avez besoin de
2016 sont présentes office, à télécharger créer des Blocs-Notes
indépendamment. pour une utilisation
- Fluidité d’utilisation
avancée.
- Cette version tend à
- Possède une sauvegarde
disparaitre au profit du Ex : Gérer les
locale
« OneNote » emplacements, la
- Permet un paramétrage personnalisation …
avancé
Tableau 1 : Comparatif solutions OneNote

Remarque : la différence entre OneNote et OneNote 2016 ne saute pas aux yeux dans un premier temps.
Restez vigilant sur la version que vous utilisez.

Image 2 : Différence icones OneNote / 2016

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2 OneNote – Les premiers pas

Les prérequis

Pour profiter pleinement de OneNote dans le contexte universitaire, il est nécessaire de :

1 Être reconnu sur l’environnement Office 365 de l’université


Remarque 1 : Les licences sont attribuées à tous les personnels et les étudiants via leur compte de
l’université.
Remarque 2 : Si problème, avec un oubli de mot de passe ou compte inexistant, faire une démarche auprès
de la DSI :
- Étudiants : rendez-vous sur http://sesame.unice.fr

- Personnels et assimilés : rendez-vous sur http://annuaire.unice.fr/gestion

2 Posséder l’application OneNote


L’outil OneNote est indispensable.
- L’accès à OneNote est possible en ligne, cependant nous recommandons l’installation de
l’application directement sur PC ou tablette.
- Si l’application est non présente sur le poste : Lien téléchargement gratuit PC/MAC OneNote
- Pour une utilisation sur Tablette ou Smartphone : Se rendre sur le Store et télécharger OneNote.

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OneNote Online

1 Accès
Si vous souhaitez utiliser la solution en ligne, l’accès peut se faire directement sur le site Office ou via l’ENT :
- https://www.office.com/launch/onenote

- http://ent.unice.fr

2 Connexion
è Il faut ensuite se connecter à son espace Office 365 en indiquant son courriel @univ-cotedazur.fr.
è Puis indiquer son Identifiant + Mot de passe de l’université.

Image 3 : Connexion à son compte Office 365 Image 4 : Entrez vos identifiants UNS

ð Vous êtes à présent dans votre espace OneNote en ligne.

Image 5 : OneNote en ligne

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3 Utilisation
Remarque : Les informations d’utilisation indiquées dans ce chapitre correspondent à une liste non
exhaustive ; toutes les fonctionnalités ne sont pas abordées, nous nous focaliserons sur la création et le
partage d’un Bloc-Notes uniquement.
De plus, pour une utilisation plus profonde, vous serez amenez à utiliser la version à installer de OneNote.

2.2.3.1 Création d’un nouveau Bloc-Notes :


Cliquer sur le bouton violet « + Nouveau » :

Image 6 : Création Nouveau Bloc-Notes

Puis indiquer un nom :


Image 7 : Nom du Bloc-Notes

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2.2.3.2 Présentation des fonctionnalités :

Onglet Accueil permet de Onglet Insertion permet Vous pouvez partager le


gérer ce qui est en d’intégrer des fichiers bloc en attribuant des
relation avec le style aux Blocs-Notes paramètres (autoriser les
(Police, surlignage, etc ..) (Tableau, pdf etc ..) modifications etc ..)

Permet de rajouter une


section à votre Bloc-Notes Permet de rajouter une
page à votre section

è
Image 8 : Fonctionnalités de base

è Pour en savoir plus sur comment structurer son OneNote.

è Pour en savoir plus sur les différentes règles de partage.

OneNote

1 Accès
OneNote est un client à installer, il présent par défaut sur Windows 10. Sinon, on peut le télécharger
gratuitement sur le site office.

2 Connexion
è A l’ouverture du OneNote, une fenêtre s’affiche avec une
demande de connexion.

è Choisir « Compte professionnel ». Et non personnel


è Puis indiquer son adresse UCA (prenom.nom@univ-cotedazur.fr)

Image 9 : Connexion OneNote

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3 Utilisation
è Vous arrivez ensuite sur l’accueil du OneNote.
Le design de l’outil ressemble étroitement à la version online.

Permet d’ouvrir des


Blocs-Notes déjà existant

Permet d’ajouter un
Bloc-Notes

Image 10 : Accueil OneNote

En cliquant sur « + Bloc-notes », vous pouvez créer un


Bloc-Notes, et le nommer

Image 11 : Nom Bloc-Notes

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è Une fois le Bloc-Notes crée, à vous de l’organiser en gérant les sections/Pages. Voir chapitre sur la
structure de son Bloc-Notes.

Partage
Bandeau de gestion mise
en forme du Bloc-Notes
Clique droit >
Renommer pour
changer le titre
de la page

Permet de rajouter une


Permet de rajouter une
section à votre Bloc-Notes
page à votre section

Image 12 : Nommage et mise en forme du Bloc-Notes

è L’onglet insertion permet d’ajouter du contenu (Documents PDF, vidéo, audio). Voir chapitre Insertion
pour plus de renseignement.

Image 13 : Onglet Insertion OneNote

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è L’onglet Dessin permet de prendre des notes avec un stylet. Voir chapitre prise de note manuscrite

Image 14 : Prise de notes stylet

è En haut à droite, il est possible de partager son Bloc-Notes. Vous pouvez


y indiquer l’adresse des destinataires ainsi que le niveau d’autorisation
(lecture seule ou écriture)

Image 15 : Partage OneNote

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OneNote 2016

1 OneNote vs OneNote 2016

Les différences majeures entre OneNote et OneNote 2016 se situent sur 2 points :

- L’apparition d’un onglet « Fichier », avec la possibilité de paramétrages avancés


- La disposition des sections et pages

2 Page d’accueil OneNote 2016

Cet Onglet n’est présent que


sur OneNote 2016

Vérifiez votre connexion pour profiter


de la synchronisation avec le cloud !!

Nouvelle section
Nouvelle page
Gérer ses blocs-notes

Image 16: Page accueil OneNote 2016

3 Accès
La version OneNote 2016 n’est pas présente par défaut sur PC. Elle est à télécharger sur le site office.

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4 Connexion

Image 17 : Renseigner ses identifiant Espace Numérique Image 18 : Renseigner son adresse mail @univ-cotedazur.fr

5 Ajouter un Bloc-Notes

è Pour ajouter un Bloc-Notes : cliquer sur « Mon Bloc-Notes » (6) > « Ajouter un Bloc-Notes » (7)

Image 19 : Ajout d'un Bloc-Notes

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è Une seconde page s’affiche vous permettant d’indiquer l’emplacement vers lequel vous souhaitez
enregistrer votre nouveau Bloc-Notes.
Nous préconisons d’enregistrer dans votre espace en ligne « OneDrive » (8). Ajouter ensuite un nom (9)
et cliquer sur « créer » (10).

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Image 20 : Création Bloc-Notes

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3 Comment organiser son OneNote ?


Il existe une multitude de façon d’organiser son OneNote.
L’important est de définir une structure et une logique dans la prise de notes. Les utilisations dépendront
du besoin.

Proposition d’utilisation :
- Avoir un Bloc-Notes par thématique de réunion
Exemple : « Réunions conseil d’administration »
- Avoir une section par réunion.
Exemple : « Juin 2019 »
- Avoir une page par sujet
Exemple : « État Avancement projet » ; …

Image 21 : Organiser son OneNote (OneNote 2016)

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4 Insérer des fichiers


Si vous souhaitez ajouter un document extérieur au Bloc-Notes, ce fichier peut être intégré de 2 façons :
- En pièce jointe
- En impression
Remarque : Nous n’évoquerons pas ici la solution OneNote en ligne.

Insérer un fichier en pièce jointe


Le fait de joindre un fichier (tel qu’un document Word ou Excel) à une page dans OneNote place une copie
de ce fichier dans vos notes. Le fichier apparait sous la forme d’une icône sur laquelle vous pouvez double-
cliquer pour ouvrir et modifier le contenu du fichier.
Deux possibilités d’insertion :
- Glisser/Déplacer (« Drag and Drop »).

- En cliquant sur l’onglet « Insertion » > « Fichier joint »

ou
Image 22 : Onglet Insertion > fichier. Image 23 : Glisser/Déplacer

1 Insérer une pièce jointe PDF

è Version OneNote :

Image 24 : Drag and drop Fichier OneNote

Remarque : Lors du glisser-déposer, OneNote propose 2 modes d’insertions : voir chapitre sur impression

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è Version OneNote 2016 :


Sur un principe identique à la version OneNote, voici ce que la version 2016 propose.

Image 25 : Drag and drop Fichier OneNote 2016

Remarque : Voir chapitre sur impression.

ð Résultat : Le PDF est copié et inséré dans le OneNote

Image 26 : Intégration du fichier

2 Insérer une pièce jointe Excel


Principe strictement identique à celui du PDF. Il est possible de joindre un fichier Excel ou d’effectuer une
impression de ce dernier.

Image 27 : Insertion d'un tableau Excel

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Insérer un fichier en impression


L’intérêt de l’insertion en impression est que le fichier est ouvert dans son Bloc-Notes. Cela permet d’avoir
une visibilité directe sur le contenu du fichier mais aussi effectuer des annotations dans le document.
Il est possible d’insérer en impression des fichiers PDF, Excel, Word, Powerpoint, …

1 Avec OneNote
Principe similaire à celui développé en chapitre 4.1

ou
Image 28 : Insertion fichier en impression OneNote Image 29 : Glisser/Déposer Fichier OneNote

ð Le fichier est alors intégré au Bloc-Notes

Fichier PDF « imprimé », on


peut y ajouter des annotations

Image 30 : Impression PDF

2 Avec OneNote 2016


Sur la version 2016, voici comment ajouter en impression son fichier :

ou
Image 31 : Insertion fichier en impression OneNote 2016 Image 32 : Glisser / Déposer impression OneNote 2016

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Insérer une image

Avec OneNote, vous pouvez facilement insérer des images dans vos notes.
- Dans une page, placez le curseur à l’endroit où vous voulez insérer l’image
- Cliquez sur Insertion, il est possible :
o D’ajouter une image d’un fichier situé sur votre ordinateur

o D’ajouter une image provenant d’une bibliothèque en ligne


o D’ajouter une capture d’écran

Image 33 : Ajout d’une image OneNote 2016

Image 34 : Ajout d’une image OneNote

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Insérer des liens hypertextes


Il est possible d’insérer des liens dans vos notes manuellement :
- Sélectionner le texte de votre lien
- Dans l’onglet Insertion, cliquez sur le bouton Lien
- Dans la boite de dialogue Lien
- Taper le « texte à afficher » dans le champ correspondant

- Taper l’URL de destination du lien dans le champ « Adresse » et cliquez sur « Insérer ».
Remarque : Pour modifier ou supprimer un lien, cliquez dessus avec le bouton droit dans vos notes, puis
sélectionnez « Modifier le lien » ou « Supprimer le lien »

Image 35 : Insertion d'un lien OneNote

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5 Prise de notes manuscrites

OneNote peut être utilisé sur n’importe quel ordinateur tactile pour écrire des notes à la main grâce à un
stylet.

Écrire des notes

è Cliquer sur l’onglet Dessin


è Cliquer sur l’un des stylos de couleur

Remarque 1 : on peut aussi surligner du texte.

è Utiliser le stylet (recommandé) de l’ordinateur/tablette pour écrire des notes à l’écran.

Image 36 : Exemple écriture manuscrite

Remarque 2 : La gomme permet d’effacer …

Conversion entrée manuscrite > texte


Une des fonctionnalités très intéressante de OneNote est la possibilité de convertir nos notes manuscrites
en format texte.
Remarque : Cela oblige tout de même à écrire lisiblement.

è Cliquer sur l’onglet Dessin


è Sélectionner le texte à convertir (1)
è Cliquer sur « Entrée manuscrite en texte (2)

ð Le texte est converti

23
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=>

Image 37 : Conversion manuscrite en texte Image 38 : Conversion texte

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6 Le partage du Bloc-Notes

OneNote vous permet de partager des notes avec d’autres personnes, selon vos besoins.

Avec OneNote
è Prérequis : avoir créé un Bloc-Notes et son contenu (sections et pages)

è En cliquant en haut à droite il est possible de le partager (1).


è Et de gérer les paramètres de partage (2).

è Ce paramétrage est relativement important car conditionne l’accessibilité du Bloc-Notes depuis


l’extérieur. La préconisation ici est d’ouvrir le Bloc-Notes uniquement à des personnes spécifiques.

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Description Quand l’utiliser ?

Génère et partage un Si votre Bloc-Notes doit être


lien, permettant partagé avec des membres
l’accès à toutes extérieur à l’université.
personnes possédant
Si vous partagé des données
ce lien.
sensibles, n’hésitez pas à
ajouter un mot de passe aux
sections.

omman
R ec Permet l’accès à Si votre Bloc-Notes doit être
toutes personnes partagé uniquement avec des
UCA membres UCA.

Permet l’accès à Non recommandé


toutes personnes
présente dans son
annuaire
Image 39 : Paramètre des liens

Permet uniquement Si le Bloc-Notes contient des


l’accès aux membres données sensibles et que le
autorisés. Solution nombre d’utilisateurs n’est
Sécurisée pas trop élevé.
Recommandé

Tableau 2 : Tableau descriptif paramètres partage

è Important : Vous pouvez également préciser si vous souhaiter laisser le bloc en lecture seule ou en
modification. En cochant « Autoriser la modification », les personnes disposant du lien pourront écrire
dans le Bloc-Notes.

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Avec OneNote 2016


Sur OneNote 2016, les possibilités sont identiques (avec celles décrites dans le chapitre OneNote),
cependant la façon de partager est différente.

è Dans « Fichier », cliquer sur « Partager »


è Il y a ensuite 2 moyens de partage : Avec des personnes (1) ou avec des groupes (2)

1 3 4
2

Image 40 : Partage personne OneNote 2016

è Vous pouvez ajouter des personnes (3) et indiquer si celles peuvent lire ou modifier le Bloc-Notes (4)
è Dans le lien de partage (2), il est possible de créer et partager un lien consultable par tout le monde, en
lecture (5) ou écriture (6)

5
6

Image 41 : Partage groupe de personne OneNote 2016

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7 Échanger avec Outlook


Outlook et OneNote sont des outils de la suite Office 365. Il existe un lien intéressant pour pouvoir répondre à
certains besoins.

Ajouter un mail dans OneNote


Dans Outlook, vous pouvez ouvrir un mail et cliquer sur l’icône « OneNote ». On vous propose alors de
sélectionner vers quelle page OneNote vous souhaitez copier le mail.

Image 42 : Mail à intégrer dans OneNote

è Vous pouvez choisir une section (1), dans ce cas, OneNote créera automatiquement une page avec le
nom objet du mail. Ou bien directement choisir une page (2).

è Dans l’exemple nous choisissons une section (nommé « section planning »)

1
2

=>
Image 43 : Copie du mail dans OneNote Image 44 : Emplacement de copie du mail dans OneNote

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Prendre des notes à partir d’un rendez-vous sur calendrier

Une fonction collaborative également intéressante se situe au niveau de la prise de note lié à un événement
de l’agenda Outlook.
Exemple : Vous créez une réunion avec plusieurs membres, en double cliquant sur cette dernière depuis
votre calendrier Outlook, vous avez la possibilité de cliquer sur « Notes » :

Ce choix permet de partager directement en


temps réel les notes écrites. Accessible sous
forme de lien pour les membres de la réunion.

Ce choix permet d’intégrer le sujet de la réunion


et ses membres dans une page. Il est ensuite
possible d’envoyer rapidement une copie de la
page à tous les membres de la réunion.
Image 45 : Notes pour une réunion

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8 Protéger son Bloc-Notes


La protection par mot de passe permet de rendre vos notes privées des regards indiscrets en protégeant une ou
plusieurs sections de Bloc-Notes. On ne peut appliquer de mot de passe que sur une section à la fois.

Quand une section est protégée par un mot de passe, toutes ses pages sont verrouillées tant que vous n’avez
pas entré le mot de passe correct.

Cela peut être pratique lors d’un partage de Bloc-Notes, pour s’assurer que la personne qui ouvre le Bloc-
Notes est bien celle souhaité.

Avec OneNote
Sur OneNote, il suffit de faire un clic-droit sur la section souhaitée, pour faire apparaitre le menu
« Protection par mot de passe ».

Vous pouvez alors ajouter, modifier et supprimer un mot de passe.


Il est également possible de verrouiller ses sections.

Avec OneNote 2016

1 Protéger sa section

- Cliquez sur la section à protéger (1)


- Dans l’onglet Révision, cliquez sur « Mot de passe » (2)
- Dans la boite de dialogue Protection par un mot de passe, cliquer sur « Définir un mot de passe »
(3)

Image 46 : Protection par mdp OneNote 2016

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- Entrer un mot de passe


- Cliquer sur OK

Image 47 : Définir mdp


OneNote 2016

Une fois le mot de passe renseigné, il faut verrouiller la section :

=>
Image 48 : Verrouiller les sections Image 49 : section désormais verrouillée

2 Modifier son mot de passe


Une fois un mot de passe renseigné, on peut le modifier sans l’onglet « Révision » :

=>
Image 50 : Modifier mot de passe 1 Image 51 : Modifier mot de passe 2

C’est dans cet espace que l’on peut également « Supprimer le mot de passe ».

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3 Options de déverrouillage

Il est possible de personnaliser cette durée et définir d’autres options pour l’application de la protection par
mot de passe aux sections protégées :

- Cliquez sur l’onglet Fichier > Options


- Dans la boîte de dialogue Options OneNote, cliquez sur Options Avancées
- Plusieurs options :
o Verrouiller automatiquement les sections du Bloc-Notes après une période définie (1)
o Verrouiller les sections du Bloc-Notes immédiatement après avoir travaillé́ dans celles-ci
(2)
o Pour permettre à d’autres programme d’utiliser temporairement les notes de sections
protégées par mot de passe (3)

1
2
3

Image 52 : Paramétrage protection mot de passe

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