AIDE MEMOIRE POUR LA CONFECTION/REGULARISATION DE DRF OU DPD

Le schma suivant rsume les oprations de traitement des DRF/DPD :

Saisie des critures et Rapprochement bancaire

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A- Gestion des Demandes de Remboursement de Fonds (DRF) Les lments suivants sont pris partir du manuel dutilisation du logiciel, avec des commentaires personnaliss pour le traitement: Le pralable la sortie des DRF sur TOMPRO est la saisie des critures de rglements et ldition des tats de rapprochements pour sassurer que toutes les critures ont t saisies Pour confectionner une D.R.F., il faut suivre les tapes suivantes : tri des mouvements -> dition, contrle et modification (brouillard) -> dition des SOE et tats rcapitulatifs -> mise jour de la D.R.F. Tri des mouvements Pour chaque financement, le numro de la DRF est allou squentiellement par le systme. Vous devez choisir la convention, saisir la priode de tri (priode effective pour le tri) et celle ddition (priode affiche dans les tats). Aprs avoir cliqu sur OK , le systme trie et isole les mouvements satisfaisant aux critres cidessus. Exercice comptable : par dfaut, exercice en cours (modifiable) Code de la convention : financement partir duquel on tablit la DRF Numro de la DRF : par dfaut, numro squentiel attribu par le systme (modifiable) Priode de tri : priode effectif pour le tri Priode ddition : priode affiche dans les tats Dans le cas o vous avez mis en uvre le rapprochement bancaire, le systme demande si vous voulez slectionner uniquement les critures rapproches (les critures non rapproches seront quand mme retenues, mais dfinies comme non facturables) Pour ltablissement dune DRF, seuls les mouvements comptables compris dans la priode choisie sont pris en compte. De plus, une slection est faite par le systme parmi les mouvements de la priode : seules les dpenses effectivement payes seront slectionnes ( partir des journaux de trsorerie telles les banques ou les caisses) Si un tri non valid existe dj (tapes de mise jour non effectue, ou aprs la correction derreurs comptables dcels par exemple), il est normal que le systme indique qu un tri a t dj excut . Dans ce cas, le systme remplace lancien tri par le nouveau si on clique ce niveau sur OK . Brouillard des mouvements Cette option permet dditer, de consulter et de modifier les mouvements comptables qui ont t retenus lors du tri. En plus des caractristiques des pices comptables (numro, date comptable,), un indicateur de tri est allou automatiquement (F pour Facturable, N pour Non facturable). Rappelons que si vous avez opt pour que le systme alloue automatiquement lindicateur de tri sur la base des rapprochements bancaires, les critures rapproches auront un indicateur F)acturable, et celles qui sont non rapproches auront un indicateur N)on rapproches. Pour ldition du brouillard, vous pouvez slectionner les critures prendre en compte : Cochez Tous pour tous les mouvements (choix par dfaut), F pour les mouvements facturables et N pour les mouvements non facturables. Vous pouvez galement choisir la monnaie (par dfaut, monnaie de comptabilisation)

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Si vous avez choisi dditer tous les mouvements, les facturables sont dits en premier, suivis des mouvements non facturables. Aprs consultation du brouillard, si on y trouve des erreurs dimputation (exemple : imputation dans le mauvais financement ou dans la mauvaise catgorie), il va falloir corriger tout dabord au niveau de la comptabilit gnrale et refaire ensuite le tri. Dans le cas prcis de validation dans le systme de DRF dj mises aprs traitement en extra (rattrapage), il faut pointer au niveau des brouillards les mouvements pour quon puisse les rapprocher aux lments saisis au niveau de la comptabilit, en rendant Non-facturables les oprations qui nont pas t listes dans les demandes traites auparavant sur Excel. Edition des modles Il sagit de la liste dtaille des dpenses facturables constituant la demande. A partir de cette option, plusieurs modles peuvent tre dits : - Le format libre (4F) - Les dtails des marchs (3F) - Ltat rcapitulatif (2F) - Le format standard - Fonctionnement (format spcifique pour la catgorie fonctionnement, pour certains pays pour lesquels la monnaie dmission de la DRF est la monnaie du bailleur de fonds) - Formation (format spcifique pour la catgorie formation, pour certains pays pour lesquels la monnaie dmission de la DRF est la monnaie du bailleur de fonds) - Rcapitulatif SOE 12 colonnes (format pour certains pays pour lesquels la monnaie dmission de la DRF est la monnaie du bailleur de fonds) - Etat 14 colonnes (RDD et Rcapitulatif) qui fait ressortir les Numro de pice et date de paiement) Pour chaque modle, vous avez la possibilit de choisir la monnaie (normalement USD systmatiquement pour ). Une liste spare peut tre obtenue par rapport aux pices justificatives (PJ) : - liste des dpenses ncessitant les PJ - liste des dpenses ne ncessitant pas de PJ - liste globale Rappelons que lors de la codification des catgories, on peut paramtrer un seuil pour la fourniture des PJ. Vous pouvez galement diter les mmoires de dpenses par site et/ou par journal.

Conversions en devises Lappel cette option permet de faire la conversion de la monnaie locale dans les deux monnaies de suivi du projet, au taux de change moyen appliqu dans le journal. Cette opration est indispensable si on veut suivre la convention sur plusieurs monnaies. A la fin de toutes les saisies, cliquez sur Valider . Avant la validation proprement dite, il va falloir saisir tout dabord le taux de conversion (entre USD et XDR/DTS) en le renseignant sur le champ appropri (2me monnaie de suivi) au niveau de conversion en devises . Ce taux est obtenu normalement partir du calcul du rapport du taux XDR/USD appliqu par le FIDA pour liquider le rapprovisionnement (en consultant le Client connection de la banque ou dfaut le relev de le FIDA).

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Aprs, lancer la mise jour des DRF aprs toutes les vrifications et autres diligences ncessaires en cliquant sur le bouton mise jour de la DRF . N.B : Il est fortement conseill dattendre q des bailleurs de fonds avant de lancer la mise jour des DRF. Cela implique que les DRF ont t envoy au FIDA et quils nont pas de remarques particulires sans que la procdure de paiement soit engage La mise jour des Demande de Retrait de Fond (DRF)

Cette tape correspond lenvoi du DRF le FIDA

Lorsque tous les tats relatifs la DRF sont dits, une mise jour de celle-ci doit tre lance. Lors de cette mise jour, le systme marque tous les mouvements retenus dans la DRF en cours. Ainsi, ces mouvements ne seront plus repris dans les DRF suivantes. De mme, le systme calcule et met jour les diffrents totaux des demandes par conventions et par catgories financires. N.B : Une fois la mise jour effectue, il est possible de procder au tri pour la sortie du prochain DRF La rgularisation des Demandes de Retrait de Fond (DRF)

Cette tape correspond la rception de la rponse du Bailleur quant au paiement des DRFs mis Aprs toutes les tapes listes auparavant, il est indispensable de lancer la rgularisation de DRF (le minimum est de renseigner le montant pay), pour pouvoir exploiter faut les ditions au niveau du suivi des conventions. Vous devez slectionner la convention, la catgorie financire et le numro de la DRF. 1. Le systme affiche le montant mis. Entrez le montant pay. Le solde est recalcul. 2. Entrez le montant rejet, le montant objet du litige et le montant apur. Montant Rejet : dans le cas o une ou plusieurs pices sont rejetes (refus de paiement par le FIDA) , vous devez entrer par catgorie le montant total de ces pices rejetes. Vous devez indiquer par la suite les lignes comptables relatives ces pices rejetes. Montant Litige : dans le cas o certaines dpenses sont en litige (par exemple en attente de pices justificatives), entrez le montant total de ces pices en litige. Montant Apur : si besoin, entrez le montant apur par le bailleur pour servir solder lavance de dmarrage.(utilis gnralement en fin de projet) 3. Le systme affiche le reste pour contrle. Cliquez sur OK pour valider la rgularisation. Situation de la convention Cet tat doit tre joint la DRF. Il permet de sortir la situation de la convention par catgories, une fois la prsente DRF honore. Rcapitulatif par catgories financires Cet tat est un rsum de la DRF en cours. Cest un tableau montrant la rpartition de la prsente DRF par catgorie. En rgle gnrale, ce tableau est joint la DRF, et vient directement aprs la page de garde.

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Rcapitulatif par journaux Cest un tat montrant la rpartition de la DRF par journaux. Cet tat est souvent utile lorsque dtient plusieurs comptes de trsorerie. Rcapitulatif par sites Cest un tat montrant la rpartition de la DRF par sites. Cet tat est ncessaire pour les projets fonctionnant avec une comptabilit dcentralise. B- Gestion des Demandes de Paiement Direct (DPD) La procdure de confection des demandes de paiements directs est analogue celle des DRF. La diffrence se situe au niveau du tri des mouvements facturables : pour les DPD, un journal est requis (journal de prise en charge). Pour des raisons pratiques, il est prconis de crer un journal spcial dans lesquels sont saisies les factures qui feront lobjet dune DPD

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