Crsus

Comptabilit
Manuel dutilisation

Crsus Comptabilit Manuel dutilisation dition octobre 2012

2012 Epsitec SA. Tous droits rservs. Printed in Switzerland

Les informations contenues dans ce supplment pourront faire lobjet de modifications sans pravis. Sans la permission expresse et crite dEpsitec SA, CH-1400 Yverdon-les-Bains, aucune partie de ce manuel ne peut tre reproduite ou transmise par quelque moyen que ce soit. Les copies dcran ne correspondent pas ncessairement votre version du logiciel. Crsus est une marque dpose dEpsitec SA. Windows est une marque dpose de Microsoft Inc. Mac et OS X sont des marques dposes de Apple Inc.

Crsus Comptabilit
partir de la version 10

Introduction

1
1 1 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 4

1.1 Conventions dans ce manuel 1.1.1 Symboles dans la marge 1.1.2 Clavier 1.1.3 Copies dcran 1.2 1.3 1.4 Matriel et logiciel ncessaires Installation Mise jour du logiciel

1.5 Laide sur cran 1.5.1 Laide contextuelle 1.5.2 Laide pour remplir un champ 1.5.3 Aide sur Internet 1.5.4 Assistance technique 1.6 Dialogues redimensionnables

2
2.1 2.2

Utilisation
Gnralits Crer une nouvelle comptabilit

5
5 7 9 10 11 14 15 18 19 22 22 22 23 23 24 26 26 27 29 29 29 30 30

2.3 Adapter le plan comptable 2.3.1 Marche suivre pour crer un nouveau compte 2.3.2 Les diffrents lments composant un compte 2.4 Passer les critures 2.4.1 Marche suivre pour saisir des critures 2.4.2 Les diffrents lments composant une criture 2.4.3 critures multiples 2.4.4 Commentaires associs un compte 2.4.5 Dplacement dcritures 2.4.6 Journaux 2.5 Recherches 2.5.1 Recherche rapide 2.5.2 Recherche dcritures 2.5.3 Recherche de comptes 2.6 Filtres 2.6.1 Filtrer Journal et Extrait de compte 2.6.2 Filtres dans dautres prsentations 2.7 Lexportation de donnes 2.7.1 Exporter dans un fichier 2.7.2 Exporter dans le Presse-papiers 2.7.3 Insertion dans Word et dans Excel

2.8 2.9

Mots de passe Blocage dcritures

30 31 31 32

2.10 Figer des critures 2.11 Une autre reprsentation du journal

3
3.1

La gestion de la TVA
Introduction

33
33 34 34 34 36 39 40 41 42 42 44 45 46 46 48 49

3.2 Mthode de dcompte effective 3.2.1 Activer la mthode de dcompte effective 3.2.2 critures avec TVA 3.2.3 Les codes TVA pour la mthode effective 3.2.4 Les champs pour la TVA 3.2.5 Comptabilisation des Rabais 3.2.6 Contrle de la TVA 3.2.7 TVA lors de limportation de marchandises 3.2.8 Le dcompte TVA 3.2.9 tablir le dcompte TVA 3.2.10 Augmentation des taux de TVA 3.3 TVA selon le taux de la dette fiscale nette 3.3.1 Activer la mthode selon le taux de la dette fiscale nette 3.3.2 Ecritures avec TVA 3.3.3 Codes TVA pour TVA selon le taux de la dette fiscale nette

4
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Droulement de lanne comptable

Le tableau des pertes et profits Le bouclement Le bilan La rouverture Compte dexploitation

50
50 52 55 56 57 60 60 60 61 62 63 64 65 66 67 69

4.6 critures dextourne transitoires 4.6.1 Les critures transitoires dans le journal 4.6.2 Les extournes automatiques 4.6.3 La gnration des critures transitoires 4.7 Le changement dexercice dans la pratique 4.8 Extraits de comptes 4.8.1 Extrait de compte et critures multiples 4.8.2 Extraits de comptes personnaliss 4.9 Report automatique du bnfice / de la perte 4.10 Rsums priodiques 4.11 Personnaliser les textes

Budgets

71

5.1 5.2 5.3 5.4

La prsentation Budgets Report des budgets Budgets des comptes centralisateurs Comparaison avec les budgets

71 72 72 73

6
6.1 6.2

Les monnaies trangres

Dfinir les monnaies trangres Clture des comptes en monnaie trangre

75
76 78

7
7.1 7.2

Aide au pointage
Introduction Saisie manuelle dans le journal

79
79 79 80 80 81 84 85

7.3 Extrait de compte group 7.3.1 Filtrage dcritures 7.3.2 Attribution du groupe depuis lextrait de compte 7.3.3 Trucs et astuces pour le marquage 7.4 Soldes nouveau dtaills

8
8.1 8.2 8.3

Impression
Aperu avant impression Mise en page Imprimer des extraits de comptes

88
88 88 90

Sauvegarde et Fichiers

91
91 91 91 93 93 94 95

9.1 Sauvegardes 9.1.1 Sauvegarde manuelle 9.1.2 Commandes Sauvegarder et Restituer 9.2 Sauvegardes automatiques 9.2.1 Fonctionnement 9.2.2 Restituer une archive automatique 9.3 Fichiers

10 Saisie et navigation efficaces

10.1 La saisie des critures 10.1.1 Laide la saisie 10.1.2 La saisie de la date 10.1.3 La saisie du compte au dbit ou au crdit 10.1.4 La saisie du numro de pice 10.1.5 La saisie du libell 10.1.6 La saisie du montant 10.1.7 Les critures modles 10.1.8 Les critures prsaisies 10.1.9 Autres automatismes pour la saisie

97
97 97 98 99 100 102 103 104 106 106

10.2 Navigation et repre de ligne 10.2.1 Le repre de ligne 10.2.2 Fonctions de navigation 10.3 Lutilisation de la souris 10.3.1 Le bouton de gauche de la souris 10.3.2 Le bouton de droite de la souris 10.3.3 Les barres dicnes 10.4 Lutilisation du clavier 10.4.1 Les raccourcis pour la saisie 10.4.2 Les raccourcis plus avancs 10.5 Dplacement des colonnes

107 107 107 108 108 108 108 111 111 111 112

11 Crsus Comptabilit LARGO

11.1 Activation des fonctionnalits

114
114

12 Centres danalyse
12.1 Introduction 12.2 Cration des centres danalyse 12.3 Centres danalyse dans le journal 12.4 Codes de rpartition 12.5 Rpartition manuelle 12.6 La prsentation Tableau analytique 12.6.1 Soldes des centres danalyse 12.6.2 Liste des critures analytiques 12.6.3 Groupement par compte 12.6.4 Tri 12.6.5 Empcher la rpartition 12.6.6 Comparaison en pour-cent avec les totaux 12.6.7 Affichage slectif des codes analytiques 12.6.8 Soldes accumuls des annes prcdentes 12.7 PP analytique 12.8 Codes analytiques dans le plan comptable

115
115 115 116 117 120 121 121 123 123 124 125 126 126 127 127 128

13 Priodes dimputation
13.1 Introduction 13.2 Dfinir les priodes dimputation 13.3 Saisie dcritures 13.4 PP ou Bilan sur une priode dimputation 13.5 Budgets par priode

129
129 129 129 130 131

14 Budgets des codes analytiques

14.1 Budget annuel

134
134

14.2 Budget des priodes par centre analytique 14.3 Budget des centres par compte 14.4 Contrle du budget des centres par compte

135 136 138

15 Quantits
15.1 Introduction 15.2 Exemple

140
140 140

16 Les rfrences
16.1 Rfrence pour le plan comptable 16.2 Rfrence pour la TVA

141
141 141

1 Introduction
La comptabilit est une technique qui repose sur des rgles prcises, mais les formes de prsentation varient considrablement dune entreprise lautre. Aussi, tout en respectant les principes gnraux, le logiciel Crsus Comptabilit est suffisamment souple pour que chacun puisse tenir sa comptabilit. La lgislation suisse ne comprend aucune disposition imprative au sujet du systme comptable utiliser. Elle fixe uniquement, pour toute entreprise exploite commercialement, lobligation de tenir une comptabilit rgulire et ininterrompue. Le logiciel Crsus Comptabilit permet de tenir jour simultanment un journal, une balance de vrification, un bilan et un tableau des pertes et profits ainsi que de grer la TVA et des comptes en monnaies trangres. Une ergonomie simple et efficace permet de travailler rapidement. Lutilisateur dbutant se servira de la souris, en se laissant guider par les icnes, les menus et les dialogues daide. Lutilisateur avanc utilisera en priorit le clavier, avec de nombreux raccourcis, pour un maximum defficacit. Attention : Les instructions et exemples donns nexpliquent pas les techniques comptables mais servent vous familiariser avec le programme Crsus Comptabilit. Si vous avez des questions de comptabilit, rfrez-vous une fiduciaire ou un manuel de comptabilit (voir section 16.1, page 141).

1.1 Conventions dans ce manuel

Tous les exemples du prsent manuel se rfrent au nouveau plan comptable PME fourni avec le logiciel.

1.1.1 Symboles dans la marge

Les rfrences aux icnes et autres symboles utiliss dans Crsus Comptabilit sont frquentes dans ce manuel. Elles figurent dans la marge ct du paragraphe en question. Le symbole main indique une marche suivre.

1.1.2 Clavier
Certaines touches du clavier nont pas dinscription en toutes lettres mais seulement sous forme de symboles : Dnomination Tab Aspect 1 Touche Touche de tabulation. Se situe gauche de la touche Q sur les claviers suisses.

Maj

Touche Majuscules. Cette touche comporte parfois linscription Shift .

Entre

Touche dentre, galement disponible sur le pav numrique

Les combinaisons de touches apparaissent sous le format suivant : TOUCHE1+TOUCHE2 Le signe + signifie quil faut appuyer sur la premire touche et la maintenir enfonce tout en appuyant sur la deuxime touche. Alt+Tab signifie quil faut appuyer sur la touche Alt et la maintenir enfonce tout en appuyant sur la touche Tab, puis relcher les deux touches.

1.1.3 Copies dcran

Laspect des copies dcran dans ce manuel peut diffrer de laspect sur votre cran en fonction du systme dexploitation que vous utilisez. Les copies dcran de ce manuel correspondent en grande partie Windows 7.

1.2 Matriel et logiciel ncessaires

Crsus Comptabilit peut tre exploit sous PC avec Windows 7 et 8, ainsi que Windows XP (Service Pack 3), Windows Vista, Windows Server 2003 et Windows Server 2008. Une exploitation Terminal Server ncessite une licence spcifique. Crsus Comptabilit pour Mac peut tre exploit sous Mac avec OS X 10.8 Mountain Lion , 10.7 Lion et 10.6 Snow Leopard . La comptabilit avec dautres versions de Windows ou de OS X ne peut pas tre garantie.
1

Laspect des touches dpend fortement de votre clavier

1.3 Installation
Linstallation du logiciel Crsus Comptabilit est dcrite dans le manuel complmentaire Installation de Crsus .

1.4 Mise jour du logiciel

Il est recommand de mettre rgulirement jour les logiciels Crsus, afin de bnficier des nouvelles fonctionnalits, des amliorations et des ventuelles corrections derreurs.

1.5 Laide sur cran

Ce manuel ne contient pas la description dtaille de toutes les commandes et de tous les dialogues de Crsus Comptabilit. Il vous guide lors de la premire prise en main du logiciel et donne des explications dtailles sur certains sujets comme la TVA, le changement dexercice, etc. Lorsque ces textes se rfrent des commandes prcises, nous vous invitons consulter laide lcran de Crsus, qui a lavantage de fournir une aide sappliquant immdiatement au contexte dans lequel vous vous trouvez.

1.5.1 Laide contextuelle

Laide contextuelle est le moyen le plus rapide dobtenir de laide sur les icnes dans la barre visibles lcran ou sur les commandes des menus. Cliquez sur dicnes puis, avec la souris dcore dun point dinterrogation, cliquez sur une icne ou une commande dans un menu : lexplication relative la commande choisie saffiche alors.

1.5.2 Laide pour remplir un champ

Lorsque vous remplissez un champ (par exemple quand vous entrez un compte ou une criture), vous pouvez obtenir de laide sur ce champ avec cette icne, avec la commande Aide pour remplir le champ du menu Aide ou en appuyant dur la touche F2. Le dialogue qui apparat vous propose de choisir parmi les diffrentes possibilits de remplir le champ en question. Pour avoir plus dinformations, vous pouvez cliquer sur le bouton Aide dans ce dialogue; un texte daide saffichera alors.

1.5.3 Aide sur Internet

La commande Foire aux questions du menu Aide vous connecte directement sur la foire aux questions du logiciel Crsus Comptabilit sur www.cresus.ch.

1.5.4 Assistance technique

Pour obtenir de lassistance technique, visitez ask.cresus.ch ou appelez le numro 0848 27 37 89 (tarif local).

1.6 Dialogues redimensionnables

Il est possible de changer la taille de certains dialogues dans les logiciels Crsus Comptabilit.

Lorsque vous voyez un dialogue avec un petit sigle en bas droite, vous pouvez le redimensionner. Il suffit de cliquer sur le sigle ou de cliquer dans le bord du dialogue, de dplacer la souris et de lcher le bouton lorsque la taille vous convient.

2 Utilisation
2.1 Gnralits
Dans le prsent chapitre, nous vous proposons une toute premire prise en main de Crsus Comptabilit, en expliquant les principes de base du fonctionnement laide dune mini-comptabilit. Pour ouvrir une comptabilit, excutez la commande Ouvrir dans le menu Fichier, ou cliquez sur licne correspondante :

Choisissez le fichier dmo franais et cliquez sur Ouvrir. Pour passer dans le plan comptable, excutez la commande Plan comptable dans le menu Prsentation, ou cliquez sur licne correspondante.

Voici les comptes qui forment le plan comptable de cette mini-comptabilit : Le solde de ce compte reprsente toujours le montant dans la caisse. 2400 Dette bancaire Le solde de ce compte correspond un emprunt bancaire. 2800 Capital Capital propre de lentreprise (voir section 4.2, page 52). 3200 Vente Ce compte totalise le montant des ventes de marchandises 4200 Achat Ce compte totalise les achats de marchandises. 5200 Salaires Les salaires verss par lentreprise. 6000 Loyer Le loyer pour la surface de vente vers par lentreprise Les comptes 9000, 9001 et 9100 concernent uniquement le changement dexercice (voir section 4.5, page 57). Les numros des comptes ne sont pas choisis au hasard : ils correspondent aux numros des comptes correspondants dans le plan comptable PME de lUSAM (Union Suisse des Arts et Mtiers, voir section 16.1, page 141), qui est fourni avec Crsus Comptabilit. Pour examiner les critures de cette comptabilit, passez dans la prsentation Journal des critures en cliquant sur licne correspondante. 1000 Caisse

Les critures douverture sont identifies dans la colonne de droite par un symbole reprsentant un dossier ouvert; elles seront examines plus en dtail dans lintroduction sur le changement dexercice (voir section 4.4, page 56). part cela, seulement trois critures figurent dans le journal : le 1.12 une voiture a t achete pour 40'000. avec largent de la caisse (au comptant); le 22.12 cette voiture a t vendue un client qui a pay comptant 50'000.; le 23.12, une criture multiple enregistre le paiement du salaire de la secrtaire et du loyer de la surface de vente, ainsi que le remboursement dune partie du prt bancaire. Les sections suivantes prsentent plus en dtail comment crer une nouvelle comptabilit (voir ci-aprs), comment adapter le plan comptable vos besoins (voir section 2.3, page 9), et comment passer les critures (voir section 2.4, page 14).

2.2 Crer une nouvelle comptabilit

Avec Crsus Comptabilit, il est trs facile de crer votre propre comptabilit en quelques clics comme expliqu ci-aprs. Cependant, selon vos besoins, il faut adapter le plan comptable (voir section 2.3, page 9) avant de passer des critures (voir section 2.4, page 14). Si vous navez pas besoin de crer une nouvelle comptabilit car vous commencez travailler sur une comptabilit dj existante, vous pouvez sauter ce chapitre. Lisez pourtant lintroduction qui explique comment adapter le plan comptable pour vous familiariser avec le plan comptable, ce qui est un prrequis pour la suite. Pour crer une nouvelle comptabilit, excutez la commande Nouveau dans le menu Fichier. Ceci lance lassistant de cration dune nouvelle comptabilit.

Cliquez sur le bouton Suivant.

Crsus Comptabilit vous propose un certain nombre de plans comptables de base, que vous pourrez ensuite adapter votre guise.

9 Note : Le plan comptable de base Comptabilit didactique trs simple ne doit pas tre utilis pour tenir des comptabilits relles, car le plan comptable est simplifi lextrme. Utilisez ce plan uniquement pour faire des tests. De mme, nutilisez pas le plan comptable pour mnages pour une entreprise commerciale.

Choisissez le plan comptable de base Plan comptable PME, comptes salaires dtaills puis cliquez sur le bouton Suivant. Il faut alors donner un titre votre comptabilit, par exemple le nom de votre entreprise. Ce titre apparat en haut de tous les documents imprims. Cliquez sur Suivant. Donnez les dates de dbut et de fin de la priode comptable. Souvent cest du 1.1 au 31.12, mais cela dpend de votre entreprise. Le premier exercice peut par exemple porter sur plus de 12 mois. Cliquez sur Suivant. Choisissez votre rgime de TVA qui dpend de votre entreprise et cliquez sur Suivant. Choisissez les taux de TVA auxquels vous tes soumis. En 2012, le taux normal tait de 8.0%, le taux rduit de 2.5% et le taux pour prestations dhbergement de 3.8% 2. Cliquez sur Suivant. Spcifiez quelles dductions de TVA sappliquent votre entreprise et cliquez sur Suivant. Spcifiez le nom du fichier et le dossier dans lequel votre comptabilit sera enregistre et cliquez sur Suivant. Vous pouvez encore spcifier si vous dsirez des critures exemples. la fin de lassistant, vous pouvez cliquer sur le bouton Terminer. Tous les rglages effectus dans lassistant, ainsi que bien dautres, peuvent tre modifis par la suite avec la commande Dfinitions du menu Options. Vous pouvez vous familiariser avec le plan comptable et au besoin ladapter (voir ci-aprs), puis commencer passer les critures (voir section 2.4, page 14).

2.3 Adapter le plan comptable

Une fois que vous avez cr une nouvelle comptabilit, vous pouvez adapter le plan comptable aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez tout moment crer de nouveaux comptes, changer les titres et les numros des comptes existants, effacer des comptes inutiles, etc. Il est cependant important de vous familiariser avec le plan comptable ds le dbut, et de bien rflchir aux comptes que vous allez utiliser pour les diffrentes critures.

Information valable en 2012. En cas de doute, vrifiez avec votre fiduciaire.

10 Note : Les instructions et exemples donns ici ont pour unique but de vous familiariser avec le programme Crsus Comptabilit.

En cas de doute sur des questions de comptabilit, rfrez-vous une fiduciaire ou un ouvrage de rfrence de comptabilit (voir section 16.1, page 141).

2.3.1 Marche suivre pour crer un nouveau compte

Pour consulter ou adapter le plan comptable, utilisez la commande Plan comptable dans le menu Prsentation ou cliquez sur licne correspondante. Vous vous retrouvez ainsi dans la prsentation Plan comptable, qui vous montre tous les comptes qui constituent votre comptabilit. Si vous avez choisi le plan comptable PME avec TVA, votre cran prendra laspect suivant :

Il nest pas conseill deffacer les comptes dont vous ne pensez pas avoir besoin, car il est ensuite bien plus long de les recrer. Les comptes vides (qui nont jamais t utiliss dans une criture) napparaissent pas dans le bilan, le tableau des Pertes et profits, etc., ils ne drangent donc pas. Le plus souvent, pour adapter le plan comptable, vous devez rajouter des comptes qui nont pas t prvus dans le plan comptable standard. Sur la copie dcran cidessus, vous voyez quil ny pas de compte dpargne. Pour crer un nouveau compte, le moyen le plus simple est de chercher dans le plan comptable le compte qui ressemble le plus au compte crer, de le dupliquer avec la pipette (voir section 10.3.1, page 108) et de modifier le duplicata ainsi obtenu. Procdez de la manire suivante : cliquez sur licne pipette cliquez avec la pipette sur le compte 1020 Banque

11 en bas de lcran o le duplicata du compte apparat, changez le numro du compte en 1021, et le titre du compte en Compte dpargne. Cliquez pour cela dans le champ correspondant, effacez ce quil faut, et entrez les donnes correctes, sans appuyer sur la touche Entre. Pour passer dun champ un autre vous pouvez utiliser la touche Tab (touche de tabulation, voir galement section 1.1.2, page 2) au lieu de cliquer avec la souris.

Une fois que toutes les donnes sont correctes, appuyez sur la touche entre pour valider les modifications. Le nouveau compte ainsi cr apparat en vert juste en dessous du compte 1020, avec un petit vu dans la marge de gauche.

Pour supprimer un compte (par exemple quand vous avez introduit un compte de manire errone), utilisez loutil gomme : cliquez sur licne reprsentant une gomme, puis cliquez avec la souris qui sest transforme en gomme sur le compte que vous dsirez supprimer. Un dialogue vous demande de confirmer votre intention. Il est impossible de supprimer un compte qui est utilis dans une criture. Plutt que dutiliser les icnes pipette et gomme vous pouvez utiliser le bouton de droite de la souris (voir section 10.3.2, page 108).

2.3.2 Les diffrents lments composant un compte

Pour crer un compte, il faut prendre en considration un certain nombre dlments. Dans cette introduction, seulement les lments ncessaires pour les oprations les plus courantes sont donns. Pour plus dinformations, rfrez-vous la description dtaille de la commande Plan comptable du menu Prsentation dans laide du logiciel. Numro du compte Choisissez le numro de compte de manire ce que le nouveau compte apparaisse au bon endroit dans le plan comptable. Les comptes sont classs de manire alphabtique daprs leur numro, par exemple 1, 10, 100, 1000, 1010, 1050, 110, 1100, 1170, 14, 140, 1400, etc. Si vous souhaitez insrer un compte entre deux comptes ayant des numros conscutifs, vous avez le choix entre plusieurs possibilits. Prenons lexemple dune entreprise qui souhaite ouvrir des comptes actifs pour ses diffrents immeubles.

12 Le plan comptable se prsente initialement de la manire suivante : No 1600 1601 No 16000 16001 16002 1601 Titre du compte > > > Immeubles > > > Terrains Titre du compte > > > Immeuble 1 > > > Immeuble 2 > > > Immeuble 3 > > > Terrains Catgorie Type Actif Actif Catgorie Type Actif Actif Actif Actif Groupe TVA 160 160 Groupe TVA 160 160 160 160 Ouv/Boucl 9100 9100 Ouv/Boucl 9100 9100 9100 9100

Vous pouvez par exemple introduire des numros de compte cinq chiffres :

Les numros de comptes pouvant comporter des caractres quelconques, vous pouvez introduire des lettres pour diffrencier des comptes : No 1600a 1600b 1600c 1601 Titre du compte > > > Immeuble 1 > > > Immeuble 2 > > > Immeuble 3 > > > Terrains Catgorie Type Actif Actif Actif Actif Groupe TVA 160 160 160 160 Ouv/Boucl 9100 9100 9100 9100

ou encore crire 1600.0 , 1600.1 , 1600.2 , par exemple. Vous pouvez aussi changer le numro du compte suivant; les critures qui utilisent ce compte seront modifies en consquent : No 1600 1601 1602 1605 Titre du compte > > > Immeuble 1 > > > Immeuble 2 > > > Immeuble 3 > > > Terrains Catgorie Type Actif Actif Actif Actif Groupe TVA 160 160 160 160 Ouv/Boucl 9100 9100 9100 9100

Titre du compte Donnez votre compte un titre qui explique bien sa fonction. Nentrez pas au clavier les signes > > > , qui sont rajouts automatiquement par Crsus Comptabilit en fonction du niveau du compte dans la hirarchie des comptes centralisateurs (voir ci-aprs, sous-section Groupe). Catgorie du compte Il y a cinq catgories de comptes, associes des numros de comptes : Actif les comptes actifs ont les numros de comptes 1000 1999 et indiquent lutilisation des moyens investis dans lentreprise. Ces moyens ont par exemple t placs sur des comptes en banque, investis dans des moyens de production ou des btiments, etc. les comptes passifs portent les numros 2000 2999 et indiquent la provenance des fonds investis dans lentreprise, par exemple : prt bancaire, hypothque, cranciers, etc.

Passif

13 Produit les comptes de produits ont les numros de comptes 3000 3900 et enregistrent des augmentations de la fortune de lentreprise : ventes de produits, etc. Certains comptes entre 6800 et 8999 ont galement la catgorie produit. les comptes de charge portent les numros 4000 8999 et enregistrent des diminutions de la fortune de lentreprise : achats, salaires, loyer et impts payer, etc.

Charge

Exploitation les comptes dexploitation ont les numros 9000 9100, et sont utiliss surtout lors du changement dexercice (voir section voir section 4.5, page 57) pour le bouclement et la rouverture. Respectez la rpartition des diffrentes catgories lorsque vous crez un nouveau compte. Type Veillez donner chaque compte que vous crez le bon type. Pour les comptes normaux que vous allez utiliser pour passer les critures, laissez cette colonne vide. Groupe Les comptes utiliss pour passer des critures, ayant un numro de compte quatre chiffres (par exemple 1000 Caisse ou 3200 Ventes de marchandises brutes), sont toujours groups dans des comptes centralisateurs ayant un numro de compte avec un trois chiffres. No 1 10 100 1000 1010 Titre du compte Actifs > Actifs circulants > > Liquidits et titres > > > Caisse > > > CCP Catgorie Actif Actif Actif Actif Actif Type Groupe Groupe Groupe Groupe (profondeur) 1 10 100 100 1 2 3 4 4

Le compte 10 Actifs circulants (profondeur 2) est group dans le compte 1 Actifs (profondeur 1), le compte 100 Liquidits et titres (profondeur 3) est group dans le compte 10 Actifs circulants, et les comptes 1000 Caisse et 1010 CCP (profondeur 4) sont groups dans le compte 100 Liquidits et titres. Dans la colonne Groupe, pour chaque compte on indique dans quel compte centralisateur il est group. Notez que les comptes 1, 10 et 100 sont du type Groupe : ils ne peuvent pas tre utiliss dans des critures, mais servent uniquement regrouper dautres comptes. Cette hirarchie des comptes est utile pour prsenter le bilan ou le tableau des Pertes et profits de manire condense : on peut par exemple ne pas reprsenter chaque compte, mais seulement les comptes centralisateurs de profondeur 1 et 2. De mme, quand on reprsente ces tableaux dans leur totalit, avec une ligne pour chaque compte, les comptes centralisateurs servent indiquer le total pour chaque groupe. Pour que Crsus Comptabilit puisse calculer ces tableaux de manire

14 correcte, veillez indiquer pour chaque compte que vous crez dans quel compte centralisateur il doit tre group. TVA Pour les comptes soumis la TVA (voir section 3, page 33), mettez dans la colonne TVA du plan comptable le nom du code TVA standard, cest--dire du code qui va tre le plus frquemment utilis avec ce compte. Lorsque vous passerez une criture sur ce compte, ce code TVA sera propos automatiquement mais vous pourrez toujours changer le code TVA si ncessaire. Ouv/Boucl la fin de lanne comptable, on boucle la comptabilit avant de la rouvrir pour une nouvelle anne comptable. Cette opration sappelle le changement dexercice (voir section 4.7, page 62). Crsus Comptabilit se charge deffectuer cette opration; il a cependant besoin dun certain nombre dinformations pour savoir comment passer les diffrentes critures de bouclement et douverture. Pour les comptes actifs et passifs, mettez toujours 9100 (avec le plan comptable PME livr avec le logiciel) ou le numro du compte intitul Bilan douverture dans cette colonne : cest le numro du compte pour lcriture douverture. Pour les comptes de charges et de produits, vous devez indiquer le compte du compte de rsultat que Crsus Comptabilit doit utiliser pour lcriture de bouclement. Cette information est essentielle pour que le compte de rsultat tabli la fin de lanne comptable soit correct. La deuxime colonne indique lordre dans lequel les critures douverture et de bouclement sont passes; mettez 1 pour les comptes actifs et passifs, et 2 pour les comptes de charges et de produits. Monnaie Cette colonne doit rester vide sauf pour les comptes en monnaie trangre (voir section 6, page 75), pour lesquels la colonne indique la monnaie du compte. Si vous souhaitez plus dinformations sur le plan comptable, consultez la description complte de la commande Plan comptable du menu Prsentation dans laide du logiciel. Pour vrifier votre plan comptable utilisez la commande Vrifie plan comptable du menu Compta. Cette commande permet didentifier un certain nombre derreurs dans le plan comptable.

2.4 Passer les critures

Chaque vnement qui concerne la comptabilit (opration comptable) est entr dans Crsus Comptabilit sous forme dune criture : quand lentreprise vend un article et tablit une facture, quand le client paie cette facture, quand lentreprise verse un salaire ou paie des impts, on passe chaque fois une criture. Une criture est constitue dune date, dun compte au dbit, dun compte au crdit, dun numro de pice, dun libell, dune somme, et parfois dinformations suppl-

15 mentaires concernant la TVA (voir section 3, page 33), la monnaie (dans le cas dcritures sur des comptes en monnaie trangre (voir section 6, page 75).

2.4.1 Marche suivre pour saisir des critures

Aprs avoir cr une nouvelle comptabilit et aprs avoir consult et ventuellement adapt le plan comptable, vous pouvez commencer saisir des critures. En reprenant lexemple du vendeur de voitures (voir section 2.1, page 5), comptabilisons le paiement du loyer de la surface de vente avec largent de la caisse. Pour arriver dans le journal des critures, excutez la commande Journal des critures dans le menu Prsentation, ou cliquez sur licne avec lencrier. Si vous venez de crer une nouvelle comptabilit, le journal des critures est vide, et lcran prend laspect suivant :

Au bas de lcran se trouvent les champs pour entrer les donnes. Dans le premier champ pour la date de lcriture se trouve la date du jour, que Crsus Comptabilit vous propose automatiquement. Acceptez cette date, et passez au champ dbit en appuyant sur la touche Tab ou en cliquant sur le champ.

16 ce moment-l une fentre daide la saisie apparat en dessus du champ :

Cette fentre contient la liste de tous les comptes. Ds que vous commencez taper le numro du compte, le compte est slectionn dans la liste. En tapant une partie du nom du compte, la liste des comptes dans la fentre daide la saisie est mise jour afin de ne contenir plus que les comptes contenant le mot tap. Pour plus de dtails concernant la fentre daide la saisie et pour savoir comment la dclencher, consultez la section 10.1.1, page 97. Nappuyez pas sur la touche Entre avant davoir rempli tous les champs. Dans le deuxime champ, entrez le numro du compte au dbit, 6000. Le nom du compte Loyer apparat sous le champ pour vous permettre de vrifier que vous avez entr le bon numro de compte. Passez au champ suivant, et entrez le numro du compte au crdit, 1000 :

Dans le quatrime champ, laissez le numro de pice que Crsus Comptabilit a propos. Dans le cinquime champ Libell, tapez par exemple Loyer de la surface de vente; la fentre daide la saisie est galement affiche pour les libells. Dans le sixime champ Somme, tapez 3000. Aprs avoir vrifi que tous les champs ont t remplis correctement, appuyez sur la touche Entre. Lcriture apparat dans le journal des critures en vert, avec un petit vu dans la marge gauche :

Vous venez de passer votre premire criture. En cas derreur, vous pouvez bien entendu la modifier ou la supprimer (voir sections 10.3.1, page 108 et suivantes).

17 Lcriture que vous venez dintroduire sort cependant de largent dune caisse qui nen contenait pas; la caisse prsente maintenant un solde ngatif. Ceci tient au fait que nous navons pas encore pass les critures douverture pour mettre les soldes nouveau. Utilisez la commande Soldes nouveau du menu Compta qui permet de saisir directement les soldes nouveau pour tous les comptes.

Une fois les soldes nouveau saisis, il suffit de cliquer sur OK et toutes les critures de soldes nouveau sont crs automatiquement. Donc dans notre cas o seulement le solde nouveau du compte 1000 Caisse a t saisi, le journal prend laspect suivant :

Au lieu dutiliser la commande Soldes nouveau du menu Compta on aurait pu entrer lcriture de solde nouveau la main (date 1.1, le compte 1000 Caisse au dbit, 9100 Bilan douverture au crdit, libell Solde nouveau Caisse, somme 50000 et la lettre O dans la dernire colonne :

ceci tant cependant bien moins pratique.

18 Pour obtenir un extrait de compte de la caisse, cliquez sur le symbole reprsentant un extrait de compte, slectionnez le compte 1000 Caisse dans le dialogue qui apparat, et cliquez sur OK. Lextrait doit se prsenter comme suit :

Le paiement du loyer fait diminuer le solde de 50'000. (correspondant au solde nouveau) 47'000.. Ainsi, vous avez vrifi que les critures que vous avez passes ont bien leffet voulu sur les comptes en question. Les critures ne doivent pas forcment tre passes dans lordre chronologique : si vous avez des incertitudes sur les soldes nouveau, rien ne vous empche de passer les critures concernant les oprations comptables courantes, et de revenir au bilan initial par la suite. Ceci est valable de manire gnrale dans Crsus Comptabilit.

2.4.2 Les diffrents lments composant une criture

Ce paragraphe prsente les informations ncessaires pour commencer passer les critures dans Crsus Comptabilit. Si vous dsirez des informations supplmentaires, rfrez-vous la description dtaille de la commande Journal des critures du menu Prsentations. La date La date dune criture nest pas la date laquelle lcriture est entre dans lordinateur, mais la date laquelle lopration comptable a eu lieu : la facture tablie, le montant encaisse, le versement effectu, etc. Cette date doit se situer lintrieur de la priode comptable, telle quelle a t dfinie lors de la cration de la comptabilit (voir section 2.2, page 7). Les critures apparaissent dans le journal comptable toujours classes selon la date de lcriture, par ordre chronologique. Compte au dbit, compte au crdit Pour chaque criture, il faut indiquer deux comptes du plan comptable, et la somme (le montant) de lcriture passe dun compte sur un autre. Lors du paiement du loyer de la surface de vente (pour reprendre lexemple prcdent), la somme de 3000. passe du compte au crdit 1000 Caisse au compte au dbit 6000 Loyer. Sil est souvent facile de savoir quels sont les comptes concerns par une criture, on confond souvent le compte au dbit et le compte au crdit. Par exemple, quand lentreprise paie le loyer avec largent de la caisse, le solde de la caisse doit diminuer, et le solde du compte Loyer doit augmenter. Si linverse se produit, vous avez fait une erreur lors de la saisie de lcriture. Quand lentreprise vend une voiture au comptant, il est normal que le solde de la caisse augmente. Mais attention : si on vend une voiture, le solde du compte 3200 Vente de marchandises augmente aussi !

19 Le compte 3200 Vente de marchandises enregistre le volume des ventes : chaque vente fait donc augmenter son solde. Si vous mettez le compte 3200 Vente de marchandises au dbit ( gauche), le solde de ce compte diminue; ceci peut correspondre un retour de marchandises, ou un escompte accord. On a cependant avantage utiliser des comptes diffrents pour les escomptes et rabais (par exemple 3900 Escomptes, voir section 3.2.5, page 40). Numro de pice Chaque criture est en gnral associe une pice comptable, cest--dire un papier qui constitue la preuve que lvnement dcrit dans lcriture a effectivement eu lieu : ticket de caisse, facture reue ou tablie, reu pour un versement, etc. Ces pices comptables sont numrotes et classes pour pouvoir tre facilement retrouves en cas de besoin, par exemple lors dun contrle des impts. Crsus Comptabilit vous propose un nouveau numro de pice pour chaque criture comptable, dune manire que vous pouvez dfinir selon vos besoins (voir section 10.1.4, page 100). Si vous ne voulez pas utiliser de numros de pice vous pouvez rduire la taille de la colonne numro de pice zro (voir section 10.5, page 112). Libell Entrez un texte qui dcrit bien lvnement auquel se reporte lcriture. Somme Entrez le montant sur lequel porte lcriture. tat (la colonne tout droite du journal) Entrez ici un O (la lettre O) pour entrer manuellement une criture douverture (pour fixer le solde nouveau), un B pour une criture de bouclement (voir section 4.2, page 52), un T pour une criture de clture TVA (voir section 3.2.9, page 44) ou un R pour une criture transitoire (voir section 4.6.1, page 60). Normalement, ces critures sont tablies automatiquement par Crsus Comptabilit, mais parfois il peut tre ncessaire de les passer la main. Un moyen efficace pour bien comprendre les mcanismes dcrits ci-dessus est dtudier les exemples de comptabilits livrs avec Crsus Comptabilit, par exemple Testxx.cre, ExTVA.cre, etc. Ces exemples ont pour but daider vous familiariser avec le logiciel Crsus Comptabilit.

2.4.3 critures multiples

Il est parfois utile denregistrer globalement dans un compte la contrepartie de plusieurs oprations comptables. Supposons lextrait de journal suivant : Date 15.06.10 15.06.10 15.06.10 Dbit Crdit Libell 6000 6220 6200 1020 1020 1020 Loyer juin Assurance mnage Service voiture Somme 1872.00 152.00 453.20

20 Si ces trois critures font partie dun mme paiement, le total du paiement (2477.20) napparat cependant nulle part dans la comptabilit. Dans ce cas, il peut tre utile de passer une seule criture multiple, comme suit : Date 15.06.10 15.06.10 15.06.10 15.06.10 Dbit Crdit Libell 6000 6220 6200 ... ... ... ... 1020 Loyer juin Assurance mnage Service voiture Total paiement Somme 1872.00 152.00 453.20 2477.20

Cette fois-ci le total de 2477.20 apparat clairement. La faon de procder pour passer une criture multiple est trs simple. Il faut frapper la premire ligne en indiquant ... (trois points qui se suivent) dans le champ Crdit. Lorsque tous les champs sont correctement remplis, entrez lcriture. Les boutons Dernire criture et Annuler tout ainsi que la case cocher Total auto apparaissent en bas dans la fentre :

Les autres lignes peuvent tre saisies, comme la premire. Le compte crditer indique le sous-total de lcriture multiple en cours. Lorsque la dernire ligne avec le total doit tre entre, actionnez la commande Dernire criture du menu Edition, ou cliquez sur le bouton Dernire criture. Il ne reste plus qu crditer le compte 1020 et saisir le libell. La somme ne peut pas tre modifie; elle correspond automatiquement au total des lignes prcdentes. Lorsque vous voulez que le total apparaisse la premire ligne plutt qu la dernire procdez de la manire suivante : Tapez ... (trois points qui se suivent) dans le champ Dbit, 1020 dans le champ Crdit et Total-paiement dans le libell, cochez la case Total auto en bas droite puis entrez lcriture. Ensuite, saisissez les paiements. Vous obtiendrez lcriture suivante : Date 15.06.10 15.06.10 15.06.10 15.06.10 Dbit Crdit Libell ... 6000 6220 6200 1020 ... ... ... Total paiement Loyer juin Assurance mnage Service voiture Somme 2477.20 1872.00 152.00 453.20

Pour terminer lcriture multiple, cliquez sur le bouton Termine criture en bas de la fentre.

21 Plusieurs dbits et plusieurs crdits Si vous le dsirez, vous pouvez avoir plusieurs critures au dbit et au crdit. Supposons que receviez un paiement dune facture qui doit tre repartie dans trois comptes diffrents et que la banque prlve des frais, vous pouvez entrer lcriture suivante : Date 15.06.10 15.06.10 15.06.10 15.06.10 15.06.10 Dbit Crdit Libell 1020 6840 ... 3200 3200 3600 Total paiement Frais Marchandises Service Matires Somme 2990.00 10.00 200.00 2500.00 300.00

Total automatique La case cocher Total auto permet de dcider quelle ligne de lcriture multiple reprsente le total. Si cette case est coche, lcriture multiple est automatiquement quilibre puisque le montant de la ligne dans laquelle Total auto est coch est calcul en fonction des autres lignes de lcriture multiple. Si la case Total auto nest coche dans aucune des lignes de lcriture multiple, vous pouvez terminer ldition de deux faons : 1. En cliquant dans le bouton Dernire criture ce qui cre automatiquement une ligne avec la case Total auto coche. Il suffit dentrer le compte et le libell pour terminer. 2. En quilibrant manuellement lcriture multiple (total des dbits gal au total des crdits). Ds que lcriture est quilibre le texte dans le bouton Dernire criture change en Termine criture. Il suffit alors de cliquer sur ce bouton. Pour modifier une criture multiple, il suffit de cliquer sur une ligne avec loutil croix puis de modifier les champs voulus. Si un montant est chang, le total dans la ligne Total auto est automatiquement ajust. Pour changer la date, il suffit de modifier la date de nimporte quelle ligne de lcriture. Aprs une modification cliquez sur le bouton Termine criture. Si vous modifiez un montant alors quil ny a pas de total automatique il faut soit quilibrer lcriture manuellement soit cocher Total auto sur une des lignes. Pour ajouter une ligne oublie dans une criture multiple, il faut cliquer avec loutil pipette sur la ligne aprs laquelle elle devra sinsrer. Il suffit ensuite de modifier les champs voulus, puis dentrer lcriture. Pour supprimer une criture multiple, cliquez avec loutil gomme sur la ligne supprimer, puis choisissez sil faut dtruire la ligne clique ou toute lcriture multiple. Sil ny a pas de total automatique il faut soit quilibrer lcriture manuellement soit cocher Total auto. Note : Normalement, toutes les lignes dune criture multiple ont le mme numro de pice. Si vous dsirez donner un numro de pice diffrent pour chaque ligne, utilisez la commande Dfinitions du menu Options, onglet critures.

22

2.4.4 Commentaires associs un compte

Lorsque le curseur se trouve dans un champ permettant la saisie dun numro de compte (crdit, dbit) et que le champ contient un numro de compte valable, ou lorsquun extrait de compte est affich, licne ci-contre dans la barre dicnes devient active. Elle permet de saisir un commentaire associ au compte. Vous pouvez galement utiliser le raccourci clavier Ctrl+Y. Ces commentaires peuvent galement tre accds depuis le journal ou depuis le plan comptable avec le bouton de droite de la souris.

2.4.5 Dplacement dcritures

Vous pouvez dplacer les critures lintrieur dun groupe dcritures de mme date. Pour cela slectionnez lcriture dplacer puis utilisez une des icnes suivantes : Monte ou descend la ligne dcriture actuellement slectionne. Avec ces deux icnes vous pouvez changer lordre des critures lintrieur dun ensemble dcritures de mme date ou vous pouvez changer lordre des critures lintrieure dune criture multiple. Avec ces deux icnes vous pouvez dplacer une criture multiple entire lintrieur dun ensemble dcritures de mme date. Slectionnez une ligne quelconque de lcriture multiple dplacer, puis cliquez sur ces icnes. Ces deux icnes sont actives seulement lorsquune ligne dune criture multiple est slectionne. Toutes ces icnes sont inactives si le dplacement correspondant nest pas possible (on est au dbut/ la fin dune criture multiple ou lcriture prcdente/suivante a une date diffrente, aucune criture nest slectionne etc.).

2.4.6 Journaux
Pour faciliter la consultation des critures, il est possible dutiliser des journaux diffrents lors de la saisie. Par exemple, un journal cranciers peut contenir toutes les critures relatives aux nombreux cranciers. Toutes les critures passes dans les diffrents journaux sont comptabilises de la mme faon que sils figuraient dans un journal unique. Utilisez la commande Journaux du menu Options pour crer, modifier et supprimer des journaux. Si votre comptabilit contient plusieurs journaux, un dialogue demande quel journal utiliser au moment de basculer dans la prsentation Journal des critures :

23

Chaque journal apparat avec le nombre dcriture quil contient. Deux entres spciales apparaissent dans la liste : + critures dans tous les journaux Montre les critures qui appartiennent tous les journaux. Ces critures ne sont possibles que si vous activez loption Autorise de passer des critures dans le journal +tous les journaux dans longlet Ecritures de la commande Dfinitions dans le menu Options. Ceci nest pas recommand. + toutes les critures Montre lensemble des critures, tous journaux confondus. Normalement vous ne pouvez pas passer des critures dans ce journal, voir le point prcdent cidessus.

2.5 Recherches
La commande Rechercher du menu Edition ou licne avec les jumelles permet de rechercher une criture ou un compte daprs diffrents critres (libell, montant, titre, etc.). Selon la prsentation utilise, cette commande propose diffrents dialogues dont lexplication figure dans les chapitres suivants. La recherche rapide permet de chercher de manire plus simple et plus intuitive, ce qui est souvent suffisant.

2.5.1 Recherche rapide

Lorsque vous actionnez la commande Recherche rapide du menu Edition ou lorsque vous cliquez sur cette icne, la barre de recherche rapide apparat :

Le curseur est plac directement dans le champ Rechercher . Ceci vous permet de taper directement un critre de recherche puis de cliquer sur les boutons Suivant ou Prcdent. Lorsque le curseur se trouve dans le champ Rechercher , les touches suivantes ragissent de manire spciale : Enter Maj+Enter quivaut un clic sur le bouton Suivant. quivaut un clic sur le bouton Prcdent.

24 Esc ferme la barre de recherche rapide. Le raccourci clavier Ctrl+J affiche galement la barre de recherche rapide. Lorsque cette dernire est dj affiche, Ctrl+J se contente de mettre le curseur dans le champ Rechercher . Le bouton Options dans la barre de recherche rapide permet de restreindre la recherche et notamment de chercher seulement les mots entiers. La recherche rapide nest pas sensible la casse (les majuscules sont quivalentes aux minuscules) ni aux accents.

Le tableau ci-dessous montre les phrases trouves (ou non) lorsque vous cherchez le mot Fact avec loption Mots entier uniquement coche ou non : Phrase La facture Dupont La Fact Durand Coch Pas trouv Trouv non coch Trouv Trouv

Donc pour rsumer, si vous voulez chercher le mot Exemple , il suffit de procder de la faon suivante : appuyez sur Ctrl+J tapez Exemple cliquez sur le bouton Suivant ou appuyez sur la touche Enter. Une nouvelle pression sur Enter cherche loccurrence suivante, Maj+Enter cherche loccurrence prcdente. La barre de recherche ne fonctionne pas dans toutes les prsentations. Pour des recherches plus pousses consultez la section 2.5.2 ci-aprs.

2.5.2 Recherche dcritures

Dans les prsentations Journal , Extrait de compte et Rsum TVA vous pouvez rechercher des critures selon divers critres : libell, numro de pice, un des deux comptes, fourchette montant; pour chercher un montant prcis remplissez seulement le champ de: .

25 Avec les deux options Exact pour le Libell et pour le Numro de pice vous pouvez dterminer si le libell, respectivement le numro de pice, doit correspondre exactement au critre de recherche ou sil suffit quil contienne (mme partiellement) le contenu du critre. Loption Vide pour le numro de pice permet de chercher des critures dont le numro de pice est vide. Lorsque vous remplissez plusieurs champs, la recherche fonctionne selon ltat des options suivantes : qui correspondent au moins un des critres Si cette case est active, toutes les critures qui rpondent au moins un des critres de slection sont trouves. qui correspondent tous les critres Si cette case est active, Crsus Comptabilit ne trouve que les critures qui rpondent tous les critres de recherche. Exemples Pour trouver toutes les critures dont le numro de pice contient FA il faut taper FA dans le numro de pice et il faut dsactiver loption Exact du numro de pice. Ainsi les critures avec les numros de pices FA/112, 12/FA seront trouves. Pour trouver toutes les critures dont le numro de pice est exactement FA il faut taper FA dans le numro de pice et il faut activer loption Exact du numro de pice. Pour trouver toutes les critures dont le numro de pice est exactement FA et dont le montant est compris entre 100. et 300. il faut taper FA dans le numro de pice, il faut activer loption Exact du numro de pice et il faut activer loption qui correspondent tous les critres. Avec les critres de recherches prsents dans limage ci-aprs, vous trouverez toutes les critures dont le libell contient maison ou dont le montant est compris entre 100. et 300. .

26

Remplissez un ou plusieurs champs, choisissez si vous voulez chercher depuis le dbut ou depuis la fin, puis cliquez sur OK. Lcriture trouve apparat en bleu et larrire-plan des champs qui correspondent au critre de recherche est mis en vidence. Utilisez ensuite les deux icnes Chercher prcdent et Chercher suivant pour chercher dautres critures avec le mme critre de recherche. Vous pouvez galement utiliser les raccourcis clavier Ctrl+PageUp et Ctrl+PageDown.

2.5.3 Recherche de comptes

Dans les prsentations Plan comptable et Balance de vrification vous pouvez rechercher des comptes selon leur titre ou numro. Il suffit que le titre du compte contienne (mme partiellement) le contenu du critre de recherche.

2.6 Filtres
La commande Filtre du menu Edition ou un clic sur cette icne permet de restreindre les donnes visibles, en ne montrant que les critures comprises entre deux dates, ou que les comptes dune certaine catgorie, etc. Si les donnes visibles sont restreintes, cest--dire si un filtre est actif, cette icne apparat enfonce et le titre de la prsentation apparat en rouge avec le texte (filtre actif) .

27

Vous voulez rapidement enlever le filtre pour voir toutes les donnes sans restrictions, cliquez sur licne en maintenant la touche Maj presse. Lorsque vous venez denlever le filtre de cette faon, vous pouvez le remettre en cliquant de nouveau sur licne en maintenant la touche Maj presse. Selon la prsentation utilise, le filtre propose diffrents dialogues dont lexplication figure dans les sections suivantes.

2.6.1 Filtrer Journal et Extrait de compte

Ce dialogue permet de restreindre les critures visibles. Dates Les champs Depuis le et Jusquau permettent de nafficher que les critures comprises entre ces deux dates. Si ces champs sont vides toutes les critures sont affiches. Si le champ Depuis le est vide, les critures sont affiches depuis le dbut de la priode comptable. Si le champ Jusquau est vide, les critures sont affiches jusqu la fin de la priode comptable. Cliquez sur le bouton Toutes pour effacer les deux champs de dates. Critres de slection Permettent de ne montrer que les critures qui correspondent certains critres.

28 Procdez de la faon suivante : Remplissez les champs sur lesquels vous voulez appliquer le filtre, cliquez dans qui rpond au moins un des critres ou qui rpond tous les critres, et cliquez sur le bouton OK. Montre seulement les critures qui correspondent au moins un des critres Si cette case est active, toutes les critures qui rpondent au moins un des critres de slection sont affiches Montre seulement les critures qui correspondent tous les critres Si cette case est active, Crsus Comptabilit naffiche que les critures qui rpondent tous les critres de slection. Il suffit que le libell de lcriture contienne (mme partiellement) le contenu du critre. Exemple Considrons le journal suivant : Date 15.01.10 01.02.10 03.02.10 15.02.10 16.02.10 01.03.10 Dbit 4010 4010 1000 4100 4100 1000 Crdit 1000 1000 1010 1010 1020 6000 Libell Facture garage 1 Fact. Garage 2 Retrait Loyer garage Loyer bureau Vente articles de garage Somme 400.00 580.00 2000.00 850.00 1200.00 500.00

Compltons le dialogue de la faon suivante : Depuis le : 1.2.10 Jusquau : 16.2.10 Libell : garage Compte : 4010 et activons la case qui rpondent au moins un des critres Aprs avoir cliqu sur OK le journal est affich de la manire suivante : Date 01.02.10 15.02.10 Dbit 4010 4100 Crdit Libell 1000 Fact. Garage 2 1010 Loyer garage Somme 580.00 850.00

Les autres critures ne sont plus affiches pour les raisons suivantes : 15.01.10 4010 1000 Facture. garage 1 car la date nest pas comprise entre le 1.2.2010 et le 16.2.2010 400.00

29 03.02.10 1000 1010 Retrait 2000.00 16.02.10 4100 1020 Loyer bureau 1200.00 car le libell ne contient pas le mot garage et aucun des deux comptes nest le compte 4010. 01.03.10 1000 6000 Vente articles de garage car la date nest pas comprise entre le 1.2.2010 et le 16.2.2010. 500.00

Si nous avions activ la case qui rpondent tous les critres seule lcriture suivante aurait t affiche : 01.02.10 4010 1000 Fact. garage 2 580.00 car cest la seule criture dont le libell contient le mot garage et qui figure dans le compte 4010 et dont la date est comprise entre le 1.2.2010 et le 16.2.2010. Avec les deux options Exact pour le Libell et pour le Numro de pice vous dterminez si le libell, respectivement le numro de pice, doit correspondre exactement au critre de recherche ou sil suffit quil contienne (mme partiellement) le contenu du critre (cf. section 2.5.1, page 23)

2.6.2 Filtres dans dautres prsentations

Dans dautres prsentations vous pouvez galement utiliser le filtre, par exemple pour obtenir le bilan une date donne ou les chiffres daffaires sur un mois.

2.7 Lexportation de donnes

2.7.1 Exporter dans un fichier
Utilisez la commande Exporter du menu Fichier pour exporter des donnes en fonction de la prsentation choisie, dans un fichier texte. 1. Choisissez la prsentation voulue 2. Utilisez ventuellement le filtre (voir section 2.6, page 26) 3. Utilisez la commande Exporter du menu Fichier Le format des fichiers exports dpend de la prsentation. Pour le journal et le plan comptable le format est identique au format pour limportation. Pour les autres prsentations, chaque ligne sur lcran donne une ligne dans le fichier et les colonnes sont spares par des tabulateurs. Sil y a lieu, Crsus Comptabilit vous demande si vous voulez substituer les traits dunion des parties nulles des nombres par des 0 et supprimer les apostrophes qui sparent les milliers dans le fichier export, car beaucoup de tableurs ne peuvent pas reprendre des nombres contenant des traits dunion dans les parties nulles et des apostrophes. Donnez ensuite le nom du fichier exporter et cliquez sur Enregistrer.

30

2.7.2 Exporter dans le Presse-papiers

La commande Copier prsentation dans le menu Edition copie la prsentation actuelle dans le Presse-papiers plutt que dans un fichier. Il suffit alors de coller le tout dans un traitement de texte ou dans un tableur.

2.7.3 Insertion dans Word et dans Excel

Pour insrer une prsentation de Crsus Comptabilit dans Microsoft Word ou dans Microsoft Excel, procdez de la faon suivante : 1. Choisissez la prsentation voulue et utilisez ventuellement le filtre (voir section 2.6, page 26). 2. Utilisez la commande Copier prsentation dans le menu Edition. 3. Dans Microsoft Word, placez le curseur lendroit voulu et utilisez la commande Coller dans le menu Edition ou appuyez sur Ctrl+V. Ensuite, mettez la section importe en page en posant des taquets de tabulation. 4. Dans Microsoft Excel cliquez sur la cellule voulue et utilisez la commande Coller dans le menu Edition ou appuyez sur Ctrl+V. Ajustez ensuite les largeurs des colonnes. Procdez de manire similaire avec les autres logiciels de traitement de texte ou tableurs. Si le contenu du presse-papiers est trs long, certains logiciels ont de la peine linsrer. Dans ce cas, vous pouvez passer par un fichier avec la commande Exporter du menu Fichier.

2.8 Mots de passe

En principe, toutes les actions sont autorises lintrieur dun fichier comptable. Lorsque plusieurs personnes peuvent accder une mme comptabilit, les mots de passe permettent dinterdire des fonctions certains utilisateurs. Il est ainsi possible de grer jusqu quatre utilisateurs. Cependant les mots de passe dans Crsus Comptabilit ne protgent pas le fichier de comptabilit contre leffacement. Ils ne constituent pas non plus une barrire contre dventuelles intrusions effectues par des personnes ayant des connaissances approfondies en informatique.

31 Utilisez la commande Mots de passe dans le menu Options et dfinissez les mots de passe ainsi que les oprations autorises dans le dialogue suivant :

chaque mot de passe sont associes une ou plusieurs actions autorises. Dans lexemple ci-dessus le mot de passe numro 4 ( jabberwocky ) na que le droit de passer des critures et de bloquer les critures; dautre part il na pas accs au journal Salaires.

2.9 Blocage dcritures

La commande Bloquer du menu Compta permet de bloquer soit toutes les critures comprises entre deux dates donnes, soit toutes les critures actuellement visibles avec le filtre (voir section 2.6.1, page 27). Les critures bloques ne peuvent plus tre modifies (date, libell, montant, etc.) ni supprimes. En revanche, elles peuvent tre dbloques avec la commande Dbloquer du menu Compta, sauf si cette action est interdite par les mots de passe (voir section 2.8, page 30). Dans le journal des critures, une criture bloque apparat avec une petite cl dans la dernire colonne.

2.10 Figer des critures

Avec la commande Figer critures du menu Compta, vous pouvez figer les critures jusqu une certaine date. Plus aucune modification dans le journal nest possible avant cette date, ni mme lajout de nouvelles critures. Cette commande est rversible. Vous pouvez tout moment utiliser cette commande pour spcifier une autre date. Si vous souhaitez que plus aucune criture ne soit fige, il suffit deffacer la date. Cette commande est trs diffrente de la commande Bloquer. La commande Bloquer permet de bloquer des critures existantes alors que la commande Figer critures permet de figer une priode entire.

32 Sil y a un mot de passe, cette commande ne fonctionne que si les Options Bloquer des critures et Dbloquer des critures sont actives (cf. commande Mots de passe, page 30).

2.11 Une autre reprsentation du journal

La commande Balance du journal du menu Prsentation permet de voir le journal des critures sous une autre forme. Normalement le journal se prsente comme ceci : Date 06.02.12 06.02.12 06.02.12 08.02.12 Date 06.02.12 06.02.12 06.02.12 08.02.12 08.02.12 Dbit 4200 1170 ... 1000 Crdit ... ... 1010 1020 Libell Achat 1 net, TVA = 8.00 Achat 1, 8.0% de TVA Achat 1 Total Retrait Bancomat Dbit 100.00 8.00 200.00 308.00 Montant 100.00 8.00 108.00 200.00 Crdit 108.00 200.00 308.00

Le mme journal avec la commande Balance du journal donne ceci : Compte Libell 4200 Achat 1 net, TVA = 8.00 1170 Achat 1, 8.0% de TVA 1010 Achat 1 Total 1000 Retrait Bancomat 1020 Retrait Bancomat Mouvement

Notez bien lcriture du 8.2 Retrait Bancomat qui apparat deux fois, une fois pour le crdit et une fois pour le dbit. La ligne Mouvement la fin contient les totaux des montants au dbit et des montants au crdit qui sont toujours gaux.

33

3 La gestion de la TVA
3.1 Introduction
Toutes les entreprises dune certaine importance sont soumises la taxe sur la valeur ajoute ou TVA. Lvaluation du montant exact de la TVA est complexe, part pour les entreprises qui ont obtenu une imposition au forfait. Attention : Les instructions et exemples donns ici ont pour unique but daider vous familiariser avec le logiciel Crsus Comptabilit. En cas de doute sur des questions concernant la TVA, rfrez-vous une fiduciaire ou lAFC (voir section 16.2, page 141). Sur une grande partie des produits de lentreprise (ventes, prestations fournies, etc.), lentreprise doit verser un certain pourcentage la Confdration (TVA due); rfrez-vous lAFC pour une liste exhaustive des taux relatifs aux divers produits. Lorsque lentreprise achte des marchandises ou des services, elle peut cependant rcuprer tout ou partie de la TVA paye (TVA rcuprer). Lors de lentre dune criture, il faut donner des informations complmentaires au programme en spcifiant un code TVA (voir section 3.2.3, page 36) et en rglant un certain nombre doptions dans les champs pour la TVA (voir section 3.2.4, page 39). Pour introduire une criture avec TVA, vous introduisez exactement les mmes lments que pour une criture sans TVA, et vous choisissez un code TVA, par exemple IPM (Impt Pralable sur lachat de Marchandises et de prestations de service au taux normal). Dans le cas ci-dessous :

Crsus Comptabilit dtermine automatiquement les critures passer :

La comptabilit ExTVA.cre livre avec Crsus Comptabilit contient des exemples dcritures TVA qui illustrent bien lutilisation des divers codes TVA. Crsus Comptabilit ne doit pas seulement possder toutes les informations pour calculer le montant prcis de la TVA, il doit aussi tablir le dcompte TVA (voir section 3.2.8, page 42), qui dtaille le chiffre daffaires soumis la TVA, y compris le chiffre daffaires non soumis, ainsi que la TVA rcuprer, dune part sur les investissements et autres charges dexploitation, dautre part sur les achats de marchandises.

34 Voici un extrait dun dcompte tabli automatiquement par Crsus Comptabilit :

Pour grer la TVA de manire correcte, il est donc primordial de savoir quel code TVA il faut choisir parmi les codes proposs, car certains ont des applications bien spcifiques.

3.2 Mthode de dcompte effective

Lors dun achat, cest un compte TVA rcuprer qui est dbit en fonction du taux. Lors dune vente, cest un compte TVA due qui est crdit en fonction du taux. La TVA devant tre effectivement paye correspond la diffrence entre TVA due et TVA rcuprer.

3.2.1 Activer la mthode de dcompte effective

Utilisez la commande Dfinitions du menu Options et cliquez sur longlet TVA. Loption Mthode de dcompte effective (utilise les codes TVA) doit tre active.

3.2.2 critures avec TVA

Lorsque vous saisissez une criture dans le journal des critures vous pouvez dterminer laide du code TVA (voir ci-aprs) de quel genre de TVA il sagit. Quelques options permettent de spcifier comment le code choisi doit tre appliqu lcriture en question (voir section 3.2.4, page 39). Les comptes sur lesquels les ventes et achats soumis la TVA sont comptabiliss possdent normalement un code TVA par dfaut (voir section 2.3.2, page 11), donc

35 ds que vous avez entr un numro de compte qui possde un code TVA par dfaut, Crsus Comptabilit propose automatiquement ce code TVA. Exemple Soit lextrait du plan comptable suivant : Numro 3200 4200 6400 6430 Titre du compte Ventes Achats marchandises lectricit Eau Catgorie produit charge charge charge Code TVA TVA IPM IPI IPIRED

Lorsque vous entrez le numro de compte 3200 lors de la saisie dune criture, Crsus Comptabilit vous propose le code TVA, lorsque vous entrez 4200 il vous propose IPM. Pour comptabiliser un achat de marchandises au taux normal, vous navez pas besoin de toucher aux champs pour la TVA, le code TVA et les autres options se rglent tout seuls :

Crsus Comptabilit gnre lcriture suivante :

puisque le code TVA par dfaut du compte 4200 dans la colonne TVA du plan comptable (voir section 2.3.2, page 11) est IPM et que le code IPM est dfini avec un taux de 8 % et le compte TVA 1170. En revanche, pour comptabiliser un achat sur le mme compte (4200) au taux rduit, vous devez choisir le code TVA adapt IPMRED :

Crsus Comptabilit gnre lcriture suivante :

36 Une criture sur le compte 6430 Eau proposera automatiquement le code TVA IPIRED adapt, vous navez pas besoin dy toucher parce que dans code TVA par dfaut du compte 6430 dans le plan comptable est IPIRED :

Et voici lcriture gnre :

Attention : Lorsque vous comptabilisez un achat o vous ne payez pas de TVA (par exemple parce que votre fournisseur nest pas soumis la TVA), il faut choisir le code TVA pas de TVA (premire entre dans la liste des codes TVA) et en aucun cas un des codes TVA prvus pour la vente 0% de TVA. Une pression sur Ctrl+T permet de choisir rapidement ce code.

3.2.3 Les codes TVA pour la mthode effective

Lorsque vous entrez des critures avec TVA (voir ci-dessus), en choisissant un code TVA vous pouvez donner Crsus Comptabilit toutes les informations dont il a besoin pour calculer la TVA, et pour intgrer le montant de lcriture dans le dcompte TVA (voir section 3.2.8, page 42). Il est donc essentiel de choisir le code TVA adapt. Les codes qui existent actuellement 3 sont les suivants (en gras les codes utiliss le plus frquemment). Les chiffres aprs les codes TVA sont ceux du formulaire de dcompte TVA officiel 2010 selon la nLTVA 4. Les numros darticles cits sont ceux de cette loi. Pour comptabiliser les produits (ventes, honoraires, etc.) TVA payer TVA 300 Livraison et prestations de services au taux normal TVARED 310 Livraison et prestations de services au taux rduit TVAHEB 340 Prestations du secteur dhbergement APSETR 380 Acquisition de prestations de services ltranger DIMCP 235 Diminution de la contre-prestation, taux normal DIMCPRED 235 Diminution de la contre-prestation, taux rduit

3 4

tat au 1er octobre 2012 loi sur la TVA du 12 juin 2009 (nouvelle loi sur la TVA ou nLTVA)

37 Non soumis TVA Attention : ces codes sont uniquement pour la vente, ils ne doivent pas tre utiliss pour les achats 0% de TVA. EXONERE 220 EXPORT EXCLU PSETR 220 043 043 Prestations exonres (p. ex exportation, art 23), prestations exonres fournies des institutions et a des personnes bnficiaires (art 107) Synonyme de EXONERE Prestations non imposables (art.21) pour lesquelles il na pas t opt selon lart 22 Oprations exclues du champ de limpt Prestations fournies ltranger (ne pas confondre avec exportations).

Pour comptabiliser les charges (achats, investissements, etc.) TVA rcuprer IPI 405 Impt pralable sur lachat dinvestissements et dautres charges dexploitation au taux normal IPIRED 405 Impt pralable sur lachat dinvestissements et dautres charges dexploitation au taux rduit IPFREP 405 Frais de reprsentation (dductibles 50 % avant 2010, dductibles 100% partir de 2010). Vous pouvez utiliser IPI au lieu de ce code. IPM 400 Impt pralable sur lachat de marchandises au taux normal IPMRED 400 Impt pralable sur lachat de marchandises au taux normal DEGR 400 Dgrvement ultrieur selon art 32.Impt pralable sur lachat de marchandises au taux rduit COR 405 Correction de limpt pralable: prestations soi-mme (art. 28, al. 1) et double affectation (art. 30). CORRED 405 Idem au taux rduit. IPMRED 400 Impt pralable sur lachat de marchandises au taux rduit Mouvements de fond ne faisant pas partie de la contre-prestation MF1 900 Subventions, taxes de sjour et similaires. Contributions verses aux tablissements chargs de llimination des dchets et de lapprovisionnement en eau (art 18, al.2 lettres a c). MF2 910 Les dons, les dividendes, les ddommagements, etc. (art 18, al.2 lettres d l)

38 En excutant la commande Codes TVA du menu Options, vous arrivez dans un dialogue affichant la liste de tous les codes TVA; en slectionnant un des codes, une description de lutilisation de ce code apparat :

Slectionnez un des codes (par exemple TVA), puis cliquez sur Modifier pour voir la manire dont le code est dfini :

39 Attention, ne modifiez aucun champ dans ce dialogue sans connatre sa signification. Il pourrait en rsulter des erreurs lors du calcul de la TVA. Un code TVA est dfini par les lments suivants : 1. Un code compos de lettres et/ou de chiffres (le nom du code en question, par exemple IPI, IPIRED, TVA, TVARED, etc.), 2. Un taux de TVA, 3. Le pourcentage dductible. Normalement 100% mais par exemple avant 2010 on ne pouvait dduire que 50% de la TVA sur les frais de reprsentation 5. 4. Un numro de compte sur lequel la TVA sera comptabilis. Ce compte doit imprativement tre un compte actif pour les codes TVA concernant la TVA rcuprer et passif pour les codes TVA concernant la TVA payer. ainsi que par plusieurs options spciales; rfrez-vous la commande Codes TVA du menu Options pour plus de dtails. Pour tablir le dcompte TVA Crsus Comptabilit se base uniquement sur les critures qui possdent un code TVA. Afin de faciliter la saisie des critures, chaque compte du plan comptable peut contenir un code TVA par dfaut (voir section 2.3.2, page 11). Lorsque vous saisissez une criture dans le journal des critures, Crsus Comptabilit propose automatiquement le code TVA par dfaut du compte en question. Si le code propos ne convient pas, vous pouvez le changer (voir ci-dessus). Il nest donc pas ncessaire davoir des comptes spars pour chaque taux de TVA. Pour chaque montant du formulaire de dcompte TVA officiel il existe un code TVA. Notez quil existe galement des codes pour les ventes non soumises la TVA puisquil faut les indiquer dans le dcompte TVA officiel. Un code TVA peut tre dsactiv en cochant loption correspondante dans le dialogue de modification dun code TVA.

3.2.4 Les champs pour la TVA

Lors de lentre dune criture avec TVA, part le code TVA, il faut parfois rgler certaines options et remplir quelques champs supplmentaires :

Information valable au 1er octobre 2012.

40 1. TVA. Liste droulante dans laquelle vous choisissez le code TVA (voir cidessus). Le raccourci clavier Ctrl+T enlve le code TVA, ce qui revient au mme que de choisir la premire entre de la liste (pas de TVA). 2. Boutons Dbit/Crdit. Ils permettent de choisir si la TVA sapplique au compte au dbit ou au compte au crdit. Normalement vous navez pas besoin de changer ltat de ces boutons. 3. Taux de TVA. Ce champ est prsent seulement lorsque vous avez activ loption Utilise la gestion simultane de deux taux de TVA dans le dialogue Taux de TVA en vigueur. Dans ce champ vous pouvez spcifier si cest lancien ou le nouveau taux qui doit tre utilis aprs une modification des taux de TVA. Les raccourcis clavier Alt+1 et Alt+2 mettent respectivement lancien et le nouveau taux. 4. Activez le bouton Achat/Paiement lorsque vous retournez une partie des marchandises ou payez une facture dun fournisseur (crancier) avec un rabais. Ainsi la part de TVA correspondant au rabais sera dduite du compte TVA rcuprer. Activez le bouton Vente/Paiement lorsque quun client (dbiteur) retourne une partie des marchandises ou paie une facture avec un rabais. Ainsi la part de TVA correspondant au rabais sera dduite du compte TVA due (voir ci-aprs). 5. Activez le bouton Sans TVA (net) lorsque le montant introduit correspond au montant net ou hors TVA. Activez le bouton Avec TVA (brut) lorsque le montant introduit correspond au montant brut ou montant TTC. 6. Net/Brut. Indique les montants net (hors TVA) et brut (TTC). 7. TVA. Indique le montant de TVA. En cas de besoin ce montant peut tre ajust manuellement, par exemple sil ne correspond pas exactement au montant de TVA indiqu sur une facture fournisseur. Afin de pouvoir modifier ce montant de TVA il faut activer la case Permet ldition du montant TVA dans longlet TVA de la commande Dfinitions du menu Options.

3.2.5 Comptabilisation des Rabais

Lorsque le montant dune facture nest pas pay dans sa totalit (en cas de rabais, ristourne, retour de marchandises etc.), ce rabais doit tre comptabilis, ainsi que la part TVA de ce rabais. Dans ce cas, activez loption Achat/Paiement sil sagit dun paiement un crancier ou Vente/Paiement sil sagit du paiement dun dbiteur. Une fois une de ces deux cases active, trois champs supplmentaires apparaissent :

41 1. Compte de rabais : ce champ apparat en dessous du champ dbit ou crdit. Vous devez y entrer le compte sur lequel le rabais doit tre comptabilis. 2. Compte pour : entrez un libell comme Rabais, Escompte, etc. ou choisissez un texte dans la liste droulante. Vous pouvez modifier le contenu de la liste en appuyant sur F2 lorsque vous tes dans ce champ. 3. Total d : entrez le total de la facture. Exemple Extrait du plan comptable : Numro Titre du compte 1010 2000 4200 4900 Compte CCP Cranciers Achats marchandises Escomptes obtenus Catgorie Actif Passif Charge Charge Code TVA

IPM IPM

Vous recevez une facture de 108.00. Voici lcriture qui correspond cette facture :

Vous payez cette facture mais avec 50% de rabais, cest--dire au lieu de payer 108.00 vous ne payez que 54.00. Voici les champs remplis :

criture obtenue :

En revanche, si une facture est paye compltement (ici 108.00), il ny a pas besoin dactiver les boutons Achat/Paiement ou Vente/Paiement. Il suffit de passer lcriture suivante : Dbit Crdit 2000 1010 Libell Paiement X Somme 108.00

3.2.6 Contrle de la TVA

Avec la commande Rsum TVA dans le menu Prsentation, vous pouvez obtenir une liste des critures concernes par la TVA groupes par comptes ou par code TVA. Vous pouvez galement obtenir un rsum dans lequel seuls les totaux par

42 comptes ou par codes TVA sont affichs. Grce ces listes, vous pouvez facilement identifier dventuelles erreurs de saisie.

3.2.7 TVA lors de limportation de marchandises

Lorsque vous importez des marchandises, vous recevez gnralement deux factures : la facture du fournisseur tranger et la facture du transporteur. La facture du fournisseur tranger sera comptabilise sans TVA. En revanche le transporteur vous facture sa propre prestation de transport (gnralement soumis la TVA) ainsi que la TVA quil a d payer la douane. Cette TVA qui vous a t facture par le transporteur doit tre directement comptabilise sur le compte TVA rcuprer sur marchandises (gnralement 1170, 1068 ou 1061 selon votre plan comptable) en utilisant le code TVA IPM (impt pralable sur marchandises). Lorsque les biens imports sont des biens dinvestissement, le mme principe est valable mais il faut bien entendu utiliser le compte TVA rcuprer sur investissements et autres charges (gnralement 1171, 1069 ou 1062) et le code TVA IPI (impt pralable sur investissements). Le mme principe est valable lorsque vous recevez une facture de TVA directement de la douane.

3.2.8 Le dcompte TVA

Crsus Comptabilit tablit le dcompte TVA en se basant sur les critures qui ont t passes avec un code TVA. Chaque montant qui apparat sur le dcompte TVA est la somme des montants bruts ou la somme des montants de TVA de toutes les critures qui ont t passes avec certains codes TVA dans une certaine priode. Voici un exemple dune comptabilit, dont le dcompte TVA est expliqu ci-aprs. Les codes de TVA apparaissent dans les libells entre parenthses : Date 06.02.12 06.02.12 06.02.12 06.02.12 06.02.12 06.02.12 06.02.12 06.02.12 06.02.12 07.02.12 07.02.12 07.02.12 07.02.12 Dbit Crdit Libell 4200 1170 ... 4200 1170 ... 4200 1170 ... 4200 1170 ... ... ... ... 1010 ... ... 1010 ... ... 1010 ... ... 1010 3200 Somme Achat 1, (IPM) net, TVA = 8.00 100.00 Achat 1, 8.0% de TVA (IPM) 8.00 Achat 1 Total, (IPM) 100.00 Achat 2, (IPM) net, TVA = 0.80 10.00 Achat 2, 8.0% de TVA (IPM) 0.80 Achat 2 Total, (IPM) 10.80 Entretien, (IPI) net, TVA = 16.00 200.00 Entretien, 8.0% de TVA (IPI) 16.00 Entretien Total, (IPI) 216.00 Achat 3, (IPMRED) net, TVA = 2.50 100.00 Achat 3, 2.5% de TVA (IPMRED) 2.50 Achat 3 Total, (IPMRED) 102.50 Vente 1, (TVARED) net, TVA = 25.00 1000.00

43 07.02.12 07.02.12 07.02.12 07.02.12 07.02.12 07.02.12 07.02.12 07.02.12 07.02.12 07.02.12 07.02.12 07.02.12 ... 1010 ... ... 1010 1010 1010 1010 1010 ... ... 1010 2200 ... 3200 2200 ... 3200 3200 3200 3200 3200 2200 ... Vente 1, 2.5% de TVA (TVARED) 25.00 Vente 1 Total, (TVARED) 1025.00 Vente 2, (TVARED) net, TVA = 25.00 100.00 Vente 2, 2.5% de TVA (TVARED) 2.50 Vente 2 Total, (TVARED) 102.50 Vente 3, (EXPORT) net, TVA = 0.00 50.00 Vente 4, (EXPORT) net, TVA = 0.00 150.00 Vente 5, (EXCLU) net, TVA = 0.00 100.00 Vente 6, (EXCLU) net, TVA = 0.00 200.00 Vente 7, (TVA) net, TVA = 8.00 100.00 Vente 7, 8.0% de TVA (TVA) 8.00 Vente 7 Total, (TVA) 108.00

Le chiffre daffaires net, qui doit galement comprendre les ventes non soumises la TVA, est ici de 1700. (1000 + 100 + 50 + 150 + 100 + 200 + 100). Chiffre daffaires brut 1025.00 102.50 50.00 150.00 100.00 200.00 108.00 1735.50 50.00 150.00 200.00 100.00 200.00 300.00 1735.50 - 200.00 - 300.00 1235.50 CA Impt 8.00 8.00 Vente 7 Vente 1 Vente 2 Vente 3 Vente 4 Vente 5 Vente 6 Vente 7

La dduction du chiffre daffaires est compose de: Exportation (EXPORT)

Oprations exclus du champ de limpt (EXCLU)

Le chiffre daffaires soumis la TVA est calcul ainsi : CA brut total (EXPORT+EXCLU+TVA+TVARED) Exportation (EXPORT) Oprations exclus du champ de limpt (EXCLU) CA soumis la TVA: TVA + TVARED Composition du chiffre daffaires soumis la TVA Taux de 8.0% Taux de 2.5% 108.00 108.00 1025.00 102.50 1127.50

25.00 Vente 1 2.50 27.50 8.00 27.50 35.50

Total de limpt

44 Impt pralable Sur marchandises et prest. de serv. (IPM + IPMRED) 108.00 8.00 Achat 1 10.80 0.80 Achat 2 102.50 2.50 Achat 3 221.30 11.30 Sur investissements et autres charges dexploit. (IPI) 216.00 16.00 Entretien 1 216.00 16.00 TVA payer ladministration fdrale des impts 35.50 11.30 16.00 8.20

La faon dont Crsus Comptabilit tablit le dcompte TVA peut tre redfinie en cas de besoin (voir la commande Codes TVA du menu Options).

3.2.9 tablir le dcompte TVA

Pour tablir le dcompte TVA (voir ci-dessus), procdez de la faon suivante : Pour le premier trimestre 1. Utilisez les commandes Dcompte TVA et Rsum TVA pour contrler la cohrence de votre gestion de TVA. Remplissez les champs Depuis le et Jusqu avec les dates du premier trimestre (1.1 - 31.3). 2. Une fois que tout semble en ordre, utilisez la commande Dcompte TVA, mettez les dates 1.1 au 31.3, activez la case Enregistrer le dcompte, cliquez sur OK et donnez un nom au dcompte, par exemple Trimestre 1. 3. Utilisez la commande Clturer TVA du menu Compta et donnez comme date de clture le 31.3. Maintenant le solde du compte Dcompte TVA (normalement le numro 2201) contient le montant de TVA payer ou le montant quon vous crditera sil est ngatif. Ce montant doit tre le mme que celui qui apparat en bas du dcompte TVA. Pour le deuxime trimestre 1. Utilisez les commandes Dcompte TVA et Rsum TVA pour contrler la cohrence de votre gestion de TVA. Dsactivez loption Recalcule la TVA pour les critures passes avec lancien taux de TVA. Remplissez les champs Depuis le et Jusqu avec les dates du deuxime trimestre (1.4 -30.6) ou du premier et du deuxime trimestre (1.1- 30.6) selon ce que vous voulez contrler. 2. Une fois que tout semble en ordre utilisez la commande Dcompte TVA et activez les cases Soustraire les dcomptes enregistrs et Enregistrer le dcompte, donnez comme date jusqu le 30.6, cliquez sur OK et donnez un nom au dcompte, par exemple Trimestre 2. 3. Utilisez la commande Clturer TVA du menu Compta et donnez comme date de clture le 30.6.

45 Maintenant le solde du compte Dcompte TVA (normalement le numro 2201) contient le montant de TVA pour le deuxime trimestre payer ou le montant quon vous crditera sil est ngatif. Ce montant doit tre le mme que celui qui apparat en bas du dcompte TVA. Pour le troisime et le quatrime trimestre Procdez de manire analogue au deuxime trimestre.

3.2.10 Augmentation des taux de TVA

Les taux de TVA sont rgulirement augments. Lors dune augmentation des taux on est cependant souvent oblig dtablir des factures avec les ancien taux si la prestation a t fournie dans la priode couvrant lancien taux. Avec Crsus Comptabilit il est sans autre possible de grer simultanment les anciens et les nouveaux taux. Passer aux nouveaux taux 1. Utilisez la commande Codes TVA du menu Options puis cliquez sur le bouton Rgler les taux TVA. Le dialogue suivant apparat :

2. Activez loption Utilise la gestion simultane des anciens et des nouveaux taux de TVA. Vous pouvez alors entrer les nouveaux taux. Vous pouvez galement modifier les dates durant lesquelles les anciens/nouveaux codes sont utilisables ou vous pouvez supprimer le contrle des dates. Sous Taux TVA par dfaut vous pouvez choisir si Crsus Comptabilit propose par dfaut les anciens ou les nouveaux taux lors de lentre des critures.

46 Les formulaires de dcompte TVA actuels 6 contiennent des champs pour la dclaration des anciens et des nouveaux taux. Lors de lentre dune criture vous pouvez spcifier si lancien ou le nouveau taux doit tre utilis, voir galement section 3.2.4, page 39. Passer dfinitivement aux nouveaux taux Actuellement7 il nest pas recommand de passer dfinitivement aux nouveaux taux car sinon, les formulaires de dcompte TVA officiels en vigueur ne peuvent pas tre utiliss. Pour passer dfinitivement aux nouveaux taux, utilisez la commande Codes TVA du menu Options, cliquez sur le bouton Rgler les taux TVA, mettez les nouveaux taux galement dans la colonne Ancien , dsactivez loption Utilise la gestion simultane des anciens et des nouveaux taux de TVA puis cliquez sur OK.

3.3 TVA selon le taux de la dette fiscale nette

Avec cette mthode vos prestations sont imposes un taux de TVA moindre, en revanche vous ne pouvez pas rcuprer la TVA sur vos dpenses et acquisitions. Dans certains cas vous pouvez tre soumis plusieurs taux de TVA qui correspondent des secteurs dactivit diffrents au sein de lentreprise.

3.3.1 Activer la mthode selon le taux de la dette fiscale nette

Utilisez la commande Dfinitions du menu Options et cliquez sur longlet TVA. Loption Mthode des taux de la dette fiscale nette ou mthode des taux forfaitaires doit tre active.

6 7

Information valable en 2012 Information valable en 2012

47 Selon les circonstances le dialogue suivant est affich immdiatement :

Ici vous entrez votre/vos taux de TVA. Si vous avez un seul taux, remplissez seulement la premire ligne. Ci-dessus deux taux diffrents sont en vigueur. Ce dialogue est galement accessible en utilisant la commande Codes TVA du menu Options puis en cliquant sur le bouton Rgler les taux TVA. Dans le plan comptable, il faut dfinir pour chaque compte de produit quel taux de TVA doit tre appliqu. Les codes TVA TAUX1 et TAUX2 correspondent aux deux taux. Si vous tes soumis un seul taux, vous navez pas besoin du code TVA TAUX2. Exemple

La colonne TVA doit tre vide pour tous les comptes sauf pour les comptes de produit. Finalement il faut encore rgler le bon dcompte TVA. Procdez de la manire suivante : utilisez la commande Codes TVA du menu Options puis cliquez sur le

48 bouton Dfinir le dcompte. Slectionnez TDFN avec anciens et nouveaux taux et cliquez sur OK.

3.3.2 critures avec TVA

Les critures avec TVA selon la mthode des taux de la dette fiscale nette fonctionnent de manire similaire qu la mthode effective (voir section 3.2, page 34). En revanche le compte de TVA due nest pas directement touch par chaque criture mais seulement lors de la clture de la TVA. Supposons que nous avons deux comptes 3200 et 3400 et que vous tes soumis un taux de la dette fiscale net de 5 %. Lorsque le chiffre daffaire du compte 3200 est de 900 et le chiffre daffaires du compte 3400 est de 100, alors la TVA due totale est de 50 (5 % de 900 + 5 % de 100 = 45 + 5 = 50). la fin de la priode de dcompte (par exemple la fin du semestre), les critures suivantes doivent tre cres: Date Dbit Crdit Libell 2201 2201 Clture TVA Clture TVA Montant 45. 5. 30.06.12 3200 30.06.12 3400

Le compte 2201 Dcompte TVA est un compte passif dont le solde reprsente la TVA payer. A la fin de la priode de dcompte, la commande Clturer TVA permet de gnrer les critures correspondantes automatiquement. Ces critures sont marques par le symbole T (pour TVA) dans la colonne tat (voir section 2.4.2, page 18) tout droite de lcran. Voici un exemple avec un taux unique de 5%; la commande Clturer TVA a t excute deux fois : au 31.3, puis au 30.6 :

49

3.3.3 Codes TVA pour TVA selon le taux de la dette fiscale nette
Produits (Ventes, honoraires, etc.) TVA due: TAUX1 TAUX2 APSETR 321/320 Prestations soumises au 1er taux. 331/330 Prestations soumises au 2me taux. 381/380 Impt sur les acquisitions

Non soumis la TVA: EXONERE EXPORT 220 PSETR 221 TRANS 225 Prestations exonres. Prestations fournies ltranger. Transferts avec procdure de dclaration

Dductions spciales MC1 470 Mise en compte de limpt selon le formulaire n 1050 MC2 471 Mise en compte de limpt selon le formulaire n 1055 Autres mouvements de fond MF1 900 Subventions, taxes de sjour etc. MF2 910 Dons, dividendes, ddommagements etc. Les chiffres aprs les codes TVA sont ceux du formulaire de dcompte TVA officiel 2010 selon la nLTVA 8.

loi sur la TVA du 12 juin 2009 (nouvelle loi sur la TVA ou nLTVA)

50

4 Droulement de lanne comptable

la fin de lanne comptable, cest--dire la fin de la priode comptable spcifie lors de la cration de la comptabilit, on boucle la comptabilit en cours, et on en rouvre une autre. Ce processus sappelle le changement dexercice. Voici une marche suivre schmatique de ce processus : 1. On tablit le tableau des pertes et profits (voir section 4.1, page 50) pour voir en dtail ce quon a gagn et/ou perdu durant lanne coule. 2. On boucle la comptabilit (voir section 4.2, page 52) : les soldes des comptes de charges et de produits sont mis zro en les virant sur un ou plusieurs comptes dexploitation. Depuis ces comptes dexploitation, le solde reprsentant le rsultat de lentreprise est soit distribu (en entier ou en partie), soit intgr dans le bilan. Ainsi le bilan final, comme le bilan initial, se retrouve quilibr 3. On peut tablir prsent le bilan final (voir section 4.3, page 55). 4. On rouvre la comptabilit (voir section 4.4, page 56) pour la nouvelle anne comptable. On retrouve ainsi une comptabilit dont les comptes passifs et actifs ont les mmes soldes que lanne passe. En revanche, le journal des critures ne contient plus que les critures douverture des comptes du bilan; les soldes des comptes de charges et de produits sont par consquent zro. Il est cependant rare quon puisse boucler dfinitivement une comptabilit la fin de lanne comptable avant de la rouvrir. Crsus Comptabilit admet une certaine souplesse lors du changement dexercice, de manire pouvoir travailler sur la nouvelle comptabilit et la comptabilit de lanne passe en mme temps, (voir section 4.5, page 57).

4.1 Le tableau des pertes et profits

Le tableau des pertes et profits reprsente toutes les charges (colonne de gauche) et tous les produits (colonne de droite). Il permet de voir dun seul coup dil les soldes des diffrents comptes pour valuer rapidement limportance des diffrents secteurs. Une ligne supplmentaire vient quilibrer le tableau des pertes et profits en indiquant le bnfice ou la perte raliss. Note : Si vous voulez tablir le tableau des pertes et profits aprs avoir boucl la comptabilit, il faut activer loption Affiche le PP avant bouclement, sinon tous les soldes sont zro.

Procdez comme suit pour voir le tableau des pertes et profits de la comptabilit : Excutez la commande Pertes et Profits dans le menu Prsentation, ou cliquez sur licne PP. Un dialogue apparat, dans lequel vous pouvez dterminer la manire dont Crsus doit afficher le tableau des pertes et profits :

51

Rglez les diffrents champs et options comme ci-dessus, et cliquez sur OK. Le tableau des pertes et profits apparat :

Avec loption Charges et produits 1 colonne vous pouvez afficher les charges puis les produits sur une seule colonne ou les produits puis les charges selon ltat de loption Affiche les produits avant les charges. Pour avoir plus dinformations, rfrez-vous la description dtaille de la commande Pertes et profits du menu Prsentation dans laide du logiciel. Pour plus de dtails concernant loption Comparaison consultez la section 5.4, page 73).

52

4.2 Le bouclement
Aprs avoir tabli le tableau des pertes et profits, on peut boucler la comptabilit : Crsus Comptabilit va remettre les soldes de tous les comptes de charges et de produits zro, en les virant sur un certain nombre de comptes dexploitation constituant le compte de rsultat, do ils vont tre virs dans un compte du bilan ou dautres comptes dexploitation, suivant lutilisation quon souhaite faire du bnfice. Pour bien comprendre le mcanisme du bouclement, considrons le plan comptable ci-dessous :

Pour les comptes 3200 Ventes de marchandises et 4200 Achat de marchandises, la colonne Ouv/Boucl contient 9000. Crsus Comptabilit va passer deux critures de bouclement qui virent les soldes des compte 3200 et 4200 dans le compte 9000 Rsultat brut, dont le solde va correspondre la diffrence entre les ventes et les achats, cest--dire au rsultat brut. Pour les comptes 5200 Salaires, 6000 Loyer et 9000 Rsultat brut, la colonne Ouv/Boucl contient 9001. Aprs les critures de bouclement correspondantes, le solde du compte 9001 Rsultat dentreprise va correspondre au rsultat brut dont on soustrait les salaires et le loyer, cest--dire au rsultat dentreprise; par contre le solde du compte 9000 est remis zro. Le solde du compte 9001 est ensuite boucl dans le compte 2800 Capital. Ceci constitue un exemple et non pas une rgle suivre. Souvent, pour bien sparer le capital initial de lapport de capital constitu par les bnfices ou pertes des annes successives, on vire le bnfice (respectivement la perte) sur le compte 2991 Bnfice exercice/Perte exercice pour le faire apparatre de manire spare dans le bilan final; au dbut de lanne suivante, on vire le solde sur le compte 2990 Bnfice report/Perte reporte, qui cumule les bnfices et pertes des annes conscutives. Rfrez-vous un manuel de comptabilit ou une fiduciaire si vous avez des doutes par rapport la manire de procder dans le cas de votre entreprise. Le solde de tous les comptes de rsultat se retrouve ainsi zro, et le bilan est quilibr. Le journal des critures contient un certain nombre dcritures de bouclement qui rvlent les montants du compte de rsultat.

53 Pour boucler la comptabilit, procdez de la manire suivante : Excutez la commande Boucler dans le menu Compta. Un dialogue vous permet de choisir la manire deffectuer le bouclement :

Rglez les diffrents champs pour quils correspondent au dialogue ci-dessus, et cliquez sur Boucler. Le journal des critures prend laspect suivant :

Dans le journal des critures, un certain nombre dcritures de bouclement ont t cres par Crsus Comptabilit. Elles apparaissent avec le symbole dun dossier ferm dans la dernire colonne. Les quatre premires critures de bouclement correspondent au bouclement des comptes de charges et de produits, dont le solde est ainsi remis zro. Lcriture suivante, le bouclement du compte Rsultat brut, indique le montant du rsultat brut, ici un bnfice de 10'000.. La dernire ligne indique le rsultat dentreprise, ici un bnfice de 3000., qui a t vir dans le compte 2800 Capital et figurera au bilan. Comme vous pouvez le vrifier avec le tableau des pertes et profits, les extraits de compte et le bilan, les soldes de tous les comptes de charge, de produit et dexploitation sont vides, et le bilan est quilibr. Il doit en tre ainsi si le bouclement a t effectu correctement. Ce petit exemple illustre le principe du bouclement dune comptabilit.

54 Avec le plan comptable PME fourni avec le logiciel, le compte de rsultat se prsente comme suit :

Le compte de rsultat est plus toff pour permettre une analyse plus fine. Il est impratif que la colonne Ouv/Boucl de tous les comptes de charges et de produits contienne le numro du compte de rsultat correct. Le bouclement du dernier compte 9090 Rsultat dentreprise nest pas dfini. Vous pouvez spcifier dans le plan comptable comment Crsus Comptabilit doit boucler ce compte de manire automatique, ou vous pouvez le boucler la main, en entrant une ou plusieurs critures de bouclement. Ainsi vous pouvez dterminer la manire dont le bnfice ou la perte doivent tre traits. Ceci dpend du type de socit et dautres facteurs. Si vous avez des doutes sur la manire de boucler votre comptabilit, rfrez-vous un manuel de comptabilit ou une fiduciaire. Pour avoir plus dinformations sur la manire dont Crsus Comptabilit boucle une comptabilit, rfrez-vous la description dtaille de la commande Boucler du menu Compta dans laide du logiciel.

55

4.3 Le bilan
Le bilan montre les soldes de tous les comptes actifs et passifs et permet de voir dun coup dil ltat de la fortune de lentreprise. Le bilan initial est dtermin par les critures douverture qui sont soit entres la main au dbut de lanne comptable laide de la commande Soldes nouveau du menu Compta (dans le cas de la cration dune nouvelle comptabilit), soit cres par Crsus Comptabilit lors de la rouverture de la comptabilit (voir section 4.4, page 56). Le bilan initial doit tre quilibr, cest--dire que le total des soldes des comptes actifs correspond au total des soldes des comptes passifs. Voici le bilan initial de la comptabilit prsente comme exemple :

Un prt a t contract auprs dune banque pour fournir le capital de dpart de lentreprise. Durant lanne comptable, les charges et les produits modifient les soldes des comptes actifs et passifs. Dans cet exemple, les produits excdent les charges de 3000.; si on tablit le bilan en fin danne avant le bouclement, il y a un excdent de 3000. dans la colonne des actifs du bilan :

La caisse prsente un solde de 50'000., le compte 2000 Dette bancaire ne prsente plus quun solde de 47'000., puisque 3000.; ont t rembourss. Le bilan, appel bilan intermdiaire, nest pas quilibr. Crsus Comptabilit affiche alors automatiquement une ligne Diffrence (capital) dans la colonne des passifs pour contrebalancer lexcdent des actifs; dans le cas dun excdent des passifs, cette ligne sintitule Diffrence (dcouvert) et est affiche dans la colonne des actifs. Aprs le bouclement de la comptabilit, le bilan est de nouveau quilibr : le bnfice a t vir dans le bilan (comme dans cet exemple), ou a t distribu. Si le bilan nest pas quilibr aprs le bouclement, celui-ci na pas t effectu correctement. Procdez de la manire suivante pour tablir le bilan final aprs le bouclement : Excutez la commande Bilan dans le menu Prsentation, ou cliquez sur licne B. Un dialogue apparat, dans lequel vous pouvez dterminer la manire dont le bilan sera affich :

56

Rglez les diffrents champs et options comme ci-dessus, et cliquez sur OK. Le bilan apparat, vous pouvez par exemple limprimer pour le classer. Pour avoir plus dinformations, rfrez-vous la description dtaille de la commande Bilan du menu Prsentation dans laide du logiciel.

4.4 La rouverture
Afin de pouvoir saisir les critures de lanne comptable suivante, il faut procder la rouverture. Ceci ne concerne plus la comptabilit de lanne passe, qui nest pas affecte par ce processus. Rouvrir une comptabilit signifie crer une nouvelle comptabilit pour la nouvelle anne, qui sera indpendante de la comptabilit de lanne prcdente, qui aura un autre nom, qui sera enregistre dans un autre fichier, mais qui reprend le plan comptable et le bilan de la comptabilit de lanne prcdente : le bilan final de lanne prcdente devient le bilan initial de la nouvelle anne. Procdez de la manire suivante pour la rouverture : Enregistrez la comptabilit en cours (ici Test SA 2012). Excutez la commande Rouvrir dans le menu Compta. Un dialogue apparat dans lequel vous pouvez rgler la manire dont Crsus Comptabilit doit rouvrir la comptabilit :

57

Rglez les diffrents champs et options comme ci-dessus et cliquez sur OK. Crsus ferme la comptabilit Test SA 2012, et rouvre la nouvelle comptabilit Test SA 2013, dont le journal des critures se prsente de la manire suivante :

Si vous souhaitez plus dinformations, rfrez-vous la description dtaille de la commande Rouvrir du menu Compta dans laide du logiciel.

4.5 Compte dexploitation

Dans le plan comptable standard livr avec Crsus Comptabilit, les comptes de charges et de produits sont lis aux comptes de rsultat 9000 et suivants. Les comptes de rsultat regroupent les comptes de charges ou de produits selon la nature des comptes. Par exemple, le compte 9000 regroupe les produits des ventes, le compte 9001 regroupe les charges lies aux ventes. Ces comptes sont ensuite lis des comptes de rsultats intermdiaires. Par exemple, le compte 9002 Rsultat brut 1 rsulte de la combinaison des produits et charges des ventes.

58 Les comptes de rsultat intermdiaires se combinent pour dgager le rsultat dentreprise. Cette structure des comptes de rsultat peut bien entendu tre modifie ou ajoute dans une comptabilit existante. Cest le compte indiqu dans la colonne Ouv/Boucl du plan comptable qui dtermine le lien dun compte avec son suprieur hirarchique. Ici, les comptes 3200 et 3400 sont lis au compte 9000 :

Dans le plan modle, le compte 9090 Rsultat dentreprise est compos de plusieurs comptes de rsultat intermdiaires 9 : le compte 9002 est compos des comptes 9000 et 9001, le compte 9007 est compos des comptes 9002 et 9006, et ainsi de suite. Voici un extrait des comptes concerns dans le plan comptable :

Tels que 9002 Rsultat brut 1, 9007 Rsultat brut 2, 9009 Rsultat brut 3, 9011 Rsultat d'exploitation, etc. en cascade jusquau 9090 Rsultat dentreprise.

59 La prsentation Compte dexploitation permet dafficher nimporte quel moment le rsultat de ces comptes en respectant la hirarchie. On accde celle-ci par le menu Prsentation ou en cliquant sur licne :

Un dialogue propose divers choix pour dterminer le dtail des informations traiter. Il permet galement de limiter le traitement un niveau donn de la structure. De plus, il est possible dafficher trois colonnes supplmentaires contenant au choix les divers budgets ou les rsultats de lanne prcdente :

60

4.6 critures dextourne transitoires

Crsus Comptabilit peut grer automatiquement lextourne des critures transitoires en offrant les possibilits suivantes : Marquer une criture comme tant transitoire dans le journal. Extourner automatiquement les critures transitoires lors de la rouverture dun exercice. Gnration une criture transitoire partir dune criture existante.

4.6.1 Les critures transitoires dans le journal

Les critures transitoires sont identifies par un symbole marqu de la lettre R dans la colonne de droite du journal: Ces critures touchent gnralement un compte dactifs transitoires (1300) ou de passifs transitoires (2300). Pour marquer une criture comme tant transitoire, il suffit soit de saisir R manuellement dans la dernire colonne de la ligne de saisie, soit de presser F2 ou de cliquer sur licne ampoule et de cocher loption criture transitoire dans le dialogue.

4.6.2 Les extournes automatiques

Lorsque vous rouvrez un nouvel exercice avec la commande Rouvrir du menu Compta (voir section 4.4, page 56) ou lorsque vous remettez le bilan initial par la suite (commande Remettre bilan initial du menu Compta), vous pouvez cocher

61 loption Extourne automatiquement les n critures transitoires, comme illustr ci-dessous.

Cela produit alors des critures dextourne pour toutes les critures marques comme transitoires dans le journal (sauf celles passes au premier jour de lexercice) :

Vous vous pargnez ainsi un travail de saisie et de ventilation fastidieux.

4.6.3 La gnration des critures transitoires

Si vous comptabilisez au 1er dcembre une facture pour lanne suivante, vous allez probablement la passer du compte crancier au compte assurances. Et la fin de lanne, vous allez devoir passer une criture transitoire pour sortir le montant des assurances de lanne en cours. Crsus Comptabilit vous permet de gnrer lcriture transitoire correspondante en cliquant avec le bouton de droite sur lcriture du 1er dcembre, puis en choisissant la commande Gnre criture transitoire :

Vous vitez ainsi des erreurs de saisie, surtout si vous devez gnrer un grand nombre dcritures transitoires.

62

4.7 Le changement dexercice dans la pratique

En fin danne la comptabilit de lanne en cours ne peut souvent pas tre boucle dfinitivement, mais cela ne vous nempche pas de rouvrir la comptabilit pour lanne suivante avec la commande Rouvrir du menu Compta. A ce moment la nouvelle comptabilit contient des soldes nouveau provisoires. Vous pouvez ds lors travailler paralllement dans la comptabilit de lanne prcdente et dans la comptabilit de la nouvelle anne. Il est clair que lorsque vous touchez un compte dactif ou de passif dans la comptabilit de lanne prcdente, le solde nouveau de ce compte dans la nouvelle comptabilit nest plus correct. En revanche vous pouvez remettre jour le bilan initial de la nouvelle comptabilit grce la commande Remettre bilan initial dans le menu Compta qui remet jour toutes les critures douverture (Soldes nouveau) en fonction de la comptabilit de lanne prcdente. Voici un exemple qui montre comment procder. La comptabilit de lanne prcdente sappelle Compta2012 dans cet exemple et celle de lanne suivante sappelle Compta2013. 1. Avec la commande Rouvrir du menu Compta, vous crez la nouvelle comptabilit (Compta2013) en dbut danne (la comptabilit de lanne prcdente Compta2012 ntant pas termine). Si vous utilisez les budgets (voir section 5, page 71) cest galement maintenant quil faut ventuellement reporter les budgets dans le nouveau fichier (ici Compta2013), voir ce sujet section 5.2, page 72. La commande Rouvrir permet galement de reporter directement le budget futur au budget, il suffit de cocher loption Reporte le budget futur au budget. 2. Durant les premiers mois de la nouvelle anne, vous travaillez en parallle dans la comptabilit de lanne prcdente (Compta2012) et dans la nouvelle (Compta2013). 3. Lorsque les ajustements pour lanne prcdente (Compta2012) sont termins, vous bouclez cette comptabilit (commande Boucler dans le menu Compta). Vous pouvez alors ouvrir la comptabilit Compta2013 et utiliser la commande Remettre bilan initial dans le menu Compta pour ajuster les soldes de toutes les critures douverture places en dbut de journal (critures Solde nouveau ). Si vous utilisez la mthode dcrite dans la section 4.9, page 66 vous pouvez laisser tomber le point 3 ci-dessus. Vous pouvez utiliser la commande Remettre bilan initial autant de fois que vous le dsirez, mme si la comptabilit de lanne prcdente nest pas encore boucle. En fait, cette commande effectue les oprations suivantes : 1. Supprime toutes les critures douverture (on les reconnat grce la petite icne reprsentant un dossier ouvert, place dans la colonne de droite du journal). 2. Repasse ces critures pour tous les comptes dactif et de passif provenant de la comptabilit prcdente ayant un solde non nul.

63 3. Met jour les montants de lanne prcdente. En revanche la commande Rouvrir du menu Compta nest utilise quune seule fois la fin de chaque priode comptable afin de crer le fichier comptable de lanne suivante. Si vous utilisez cette commande alors que la comptabilit de lanne suivante existe dj, Crsus Comptabilit le signale et vous demande si vous voulez remplacer cette comptabilit existante. En principe, rpondez toujours non cette question.

4.8 Extraits de comptes

Pour voir un extrait de compte, utilisez la commande Extrait de compte du menu Prsentation et choisissez le compte dsir dans la liste.

Il est galement possible de frapper le numro ou le nom du compte, compltement ou partiellement. Si plusieurs comptes correspondent aux caractres taps, le bouton OK ou la touche dentre ne terminent pas le dialogue, mais modifient le contenu de la liste pour afficher les comptes dont le numro ou le nom commence par les caractres frapps. Vous pouvez restreindre les comptes dans la liste aux diffrentes catgories en cliquant dans les boutons Actifs, Passifs etc. Vous pouvez cacher les comptes vides en activant la case Cache les comptes vides. La prsentation Extrait de compte :

La dernire colonne de cette prsentation montre le solde du compte aprs chaque criture. La dernire ligne indique les mouvements des colonnes dbit et crdit.

64 Vous pouvez utiliser le filtre (voir section 2.6.1, page 27) pour ne montrer que les critures comprises entre deux dates, ou pour nafficher que les critures qui se rapportent un certain compte, etc. Utilisez les recherches (voir section 2.5.1 et suivantes, page 23) pour rechercher une criture en donnant son libell, son numro de pice, lun des comptes utiliss, ou encore son montant. En cliquant sur une criture avec le bouton de droite de la souris un menu apparat et vous pouvez aller vers la ligne correspondante dans le journal ou dans lextrait de compte de la contrepartie, ou encore modifier le libell. Licne ci-contre ou le raccourci clavier Ctrl+Y permet de saisir un commentaire associ au compte (voir galement section 2.4.4, page 22).

4.8.1 Extrait de compte et critures multiples

Dans un extrait de compte les diffrentes contre parties dune criture multiple ne sont pas affiches. Cest dailleurs un des buts des critures multiples. En revanche il peut parfois tre souhaitable dafficher galement les dtails des critures multiples et de voir ainsi de quelles critures elles sont composes au lieu de voir seulement les totaux. Pour cela, activez loption Montre les dtails des critures multiples dans le dialogue de choix dun compte. Avec un extrait de compte normal; les deux critures multiples aux lignes 3 et 5 apparaissent seulement sous forme rsume :

En cochant en plus loption Montre galement les dtails de la TVA on obtient ceci :

65 Les deux mmes critures apparaissent alors avec tous les dtails. Les montants des critures qui composent lcriture multiple sont affichs dans une colonne supplmentaire.

4.8.2 Extraits de comptes personnaliss

Vous pouvez dfinir des extraits de comptes personnaliss dans lesquels vous pouvez dterminer quelles colonnes doivent tre affiches. Utilisez la commande Extrait de compte puis utilisez le bouton Extrait personnalis. Le dialogue suivant apparat :

Dans lexemple ci-dessus la colonne Brut/Net a t ajoute. Cette colonne montre le montant brut des critures avec TVA (pour plus de dtails consultez laide sur ce dialogue en cliquant sur le bouton Aide). Lextrait de compte personnalis apparat comme ceci :

Dans les critures avec TVA, le montant brut apparat dans une colonne supplmentaire entre le libell et le dbit.

66

4.9 Report automatique du bnfice / de la perte

Normalement, la diffrence entre actifs et passifs dans le bilan et la diffrence entre charges et produits dans le tableau des pertes et profits sont affiches sur une ligne Diffrence qui ne correspond aucun compte dans le plan comptable. Pour avoir cette diffrence dans un compte, il faut comptabiliser cette diffrence en crant une criture approprie dans le journal. Voil de quoi a lair un bilan normalement : Actifs 1000 Caisse 1010 CCP 150.00 200.00 Passifs 2000 2990 Dbiteurs Bnfice/Perte report Diffrence 100.00 30.00 220.00

Avec Crsus Comptabilit vous pouvez automatiser entirement ce processus. Utilisez la commande Dfinitions du menu Options et remplissez longlet Rsultat comme ceci :

Les comptes proposs ici sont valables pour le plan PME livr avec le logiciel. Selon votre plan comptable, ces comptes peuvent avoir des numros et/ou titres diffrents. Le bilan se prsente maintenant comme ceci, mme si aucune criture concernant cette diffrence nexiste dans le journal :

67 Actifs 1000 Caisse 1010 CCP 150.00 200.00 Passifs 2000 2990 2991 Dbiteurs Bnfice/Perte report Bnfice/Perte exercice 100.00 30.00 220.00

Dans le tableau des pertes et profits, la diffrence entre charges et produits apparat dans le compte 9090 Rsultat dentreprise, mais seulement dans laffichage sur une colonne. Cette faon de procder permet galement de reporter automatiquement le rsultat de lexercice au compte Bnfice report lors des commandes Rouvrir et Remettre bilan initial du menu Compta. Vous pouvez en fait vous affranchir totalement des commandes Boucler et Dboucler du menu Compta.

4.10 Rsums priodiques

Avec cette prsentation, vous pouvez afficher des chiffres daffaires par priodes trimestrielles, bimestrielles, mensuelles ou autres. Les chiffres daffaires peuvent tre cumuls ou non.

Les trois rsums les plus utiliss sont prdfinis. Ils ne peuvent pas tre supprims ni modifis; en revanche, vous pouvez en crer dautres de toutes pices ou copier des rsums existants pour les modifier. Slectionnez le rsum Standard: Mensuel, cliquez sur le bouton Copier, donnez le nom du nouveau rsum, par exemple Mensuel, cliquez sur OK, puis cliquez sur Modifier. Vous pouvez dfinir alors votre propre rsum priodique : le nombre de priodes entre 1 et 12 ainsi que la date de dbut de chacune des priodes. Le bouton Titre des colonnes permet de donner des titres chacune des priodes, par exemple Jan. , Fv. etc.

68

Cochez Chiffres cumuls et dans le cadre Affichage des totaux, cochez Charges et produits et Rsultat.

Cela produit un tableau des pertes et profits rpt pour chaque mois. Le total des charges en janvier est de 1690482.66, le total des produits en janvier est de 132284.44, le rsultat tant la diffrence entre les deux. Le total des charges dans la colonne de fvrier reprsente 379495.94 les charges de janvier + celles de fvrier puisque dans dfinitions du rsum Mensuel on a coch Chiffres cumuls.

69

4.11 Personnaliser les textes

Avec la commande Rgler les textes du menu Options, vous pouvez changer tous les textes susceptibles dapparatre dans les en-ttes des prsentations et lintrieur des prsentations. Ceci vous permet de tenir des comptabilits pour des socits trangres et dimprimer des documents avec les termes dans une langue trangre. Il existe plus de 200 textes diffrents. Dans le dialogue de rglage des textes, vous pouvez montrer soit tous les textes, soit uniquement les textes pour une certaine prsentation. Utilisez la liste droulante Montre les textes pour pour afficher seulement les textes dune prsentation. Les textes qui ont t modifis (donc diffrents du texte original) apparaissent avec une toile gauche. Le rectangle dans la partie infrieure contient une explication propos du texte slectionn. Le bouton Remettre permet de remettre le texte dorigine et le bouton Remettre tous les textes standards remet le contenu standard pour absolument tous les textes. Dans lexemple ci-aprs, les textes avec les numros 5, 6, 7, 39, 40 et 62 ont t modifis.

Vous pouvez importer les textes personnaliss dune autre comptabilit ou depuis un fichier texte. Aprs avoir cliqu sur le bouton Importer choisissez en bas du

70 dialogue de choix de fichier, sous Types de fichier, si vous voulez importer depuis un fichier texte ou depuis une autre comptabilit.

71

5 Budgets
Chaque compte peut avoir un montant au budget. Il sagit dune valeur indicative, qui vous permet de contrler lvolution des comptes. Cette valeur apparat facultativement dans le tableau du bilan ou des pertes et profits.

5.1 La prsentation Budgets

Le budget des comptes peut tre modifi dans la prsentation Budgets. Dans cette prsentation, on retrouve la liste de tous les comptes avec les informations suivantes : Solde du compte Solde de lanne prcdente Budget du compte Budget futur du compte. Le budget futur sert normalement prparer le budget de lanne suivante.

Vous pouvez choisir : dafficher ou non les comptes centralisateurs, de permettre ou non ldition des soldes de lanne prcdente :

diter les soldes de lanne prcdente nest utile que lorsque cest la premire anne comptable faite avec Crsus Comptabilit. Autrement, les soldes de lanne prcdente sont reports automatiquement avec les commande Rouvrir et Remettre bilan initial (voir galement section 4.5, page 57).

72

5.2 Report des budgets

Les budgets ne sont jamais reports automatiquement avec les commandes Rouvrir et Remettre bilan initial (voir galement section 4.5, page 57). Vous pouvez cependant procder diverses oprations de report grce la commande Reporter Budgets du menu Compta. Avec cette commande vous pouvez : Reporter le budget futur au budget. Cest particulirement utile lorsque vous avez prpar le budget de lanne suivante; dans ce cas, le budget futur devient le budget. Reporter le solde des comptes au budget ou au budget futur. Reporter le budget au budget futur. Supprimer le budget ou le budget futur. Ces oprations sont possibles sur lensemble des comptes ou sur un choix de comptes.

5.3 Budgets des comptes centralisateurs

Les comptes centralisateurs ont galement des budgets. Ceux-ci peuvent soit tre entrs manuellement ou ils peuvent tre calculs automatiquement en fonction des budgets des sous-comptes. Utilisez la commande Recalculer les budgets du menu Compta pour recalculer les budgets des comptes centralisateurs et pour rgler divers modes de recalcul.

73 En cochant loption Les budgets des comptes centralisateur sont recalculs automatiquement tous les budgets des comptes centralisateurs sont recalculs en permanence. Ceci est la mthode prfrable pour grer les budgets des comptes centralisateurs. En revanche les comptes centralisateurs avec budget indpendant (cf. ci-aprs) ne sont pas concerns. Les autres options dans ce dialogue permettent de recalculer les budgets de comptes centralisateurs. Il est possible deffectuer cette opration seulement sur certains comptes (tous les actifs, tous les passifs etc. ou tous les comptes entre deux comptes slectionns). Comptes centralisateurs avec budget indpendant Ce bouton permet de spcifier quels sont les comptes centralisateurs qui ont un budget indpendant qui ne sera jamais recalcul automatiquement quel que soit le mode de recalcul (automatique ou manuel). Utilisez la commande Recalculer budgets du menu Compta, cliquez sur le bouton Comptes centralisateurs avec budget indpendant et cochez tous les comptes centralisateurs dont le budget ne doit pas tre recalcul en fonction des budgets des sous-comptes. Dans la prsentation Budgets (voir section 5.1, page 71) un budget dun compte centralisateur avec budget indpendant apparat sur un fond vert lorsquil est suprieur ou gal la somme des budgets de ses sous-comptes ou sur un fond en rouge dans le cas contraire. Ceci peut tre utile pour contrler des dpassements de budgets. Num. 31 311 312 32 321 322 Titre Produits 1 Ventes A Ventes B Produits 2 Ventes A Ventes B Budget Couleur 100 vert 30 40 200 rouge 110 120 Remarque 100 > 30 + 40

200 < 110 + 120

5.4 Comparaison avec les budgets

Dans les tableaux des pertes et profits (voir galement section 4.1, page 50), vous pouvez afficher les budgets ou les budgets futurs dans une colonne supplmentaire de diffrentes manires.

74

Normalement : Le budget (-futur) est affich tel quel. Au prorata : Le budget (-futur) est rduit au prorata de la priode dfinie avec le filtre (voir section 2.6.2, page 29) Exemple Le budget est de 12'000. . Avec le filtre, vous choisissez une fourchette de dates allant du 1.1.01 au 31.1.01. Le budget affich ne sera pas 12'000. mais 1019.00, soit 12'000 31 / 365 arrondi un franc prs. Ce qui correspond la formule budget priode / priode_comptable o priode est le nombre de jours correspondant la priode spcifie avec le filtre et priode_comptable est le nombre de jours correspondant la priode comptable. Avec loption Arrondit les priodes active, tous les mois de lanne sont considrs comme ayant le mme nombre de jours. Ainsi lorsquon sort par exemple une comparaison avec le budget au prorata sur exactement un mois ( laide du filtre), le budget affich est le mme quel que soit le mois : Exemple Budget annuel : 12000, comparaison avec le budget au prorata : Option Arrondit les priodes active Priode filtre 1.1 - 31.1 1.2 - 28.2 Budget au prorata affich 1000 (= 12000 / 12) 1000 (= 12000 / 12)

Option Arrondit les priodes pas active : Priode filtre 1.1 - 31.1 1.2 - 28.2 Budget au prorata affich 1019 (= 12000 31 / 365), janvier ayant 31 jours 921 (= 12000 28 / 365), fvrier ayant 28 jours

75

6 Les monnaies trangres

Crsus Comptabilit est capable de grer des comptes en monnaies trangres. Un compte en monnaie trangre a toujours deux soldes : un solde en monnaie de rfrence (pour des entreprises suisses gnralement francs suisses, CHF) et un solde en monnaie trangre. La monnaie trangre possde un certain cours. Lorsquon passe une criture sur un compte en monnaie trangre, le montant est enregistr la fois en monnaie trangre et en monnaie de rfrence, la conversion entre monnaie trangre et monnaie de rfrence tant faite automatiquement grce au cours enregistr pour chaque monnaie. Lors de la saisie de lcriture vous pouvez saisir le montant en monnaie trangre, le montant en monnaie de rfrence et le cours de change. Lors de la frappe du montant en monnaie trangre, le montant en monnaie de rfrence est automatiquement mis jour en fonction du cours de change. De mme le montant en monnaie trangre est automatiquement mis jour en fonction du montant en monnaie de rfrence et du cours de change. Parfois il est souhaitable de modifier le montant en monnaie de rfrence sans que le montant en monnaie trangre ne soit modifi, par exemple si la banque arrondit des montants 5 ct. Dans ce cas vous pouvez enlever la coche gauche du cours, et vous pouvez librement modifier le cot en monnaie de rfrence. Vous pouvez dfinir les monnaies trangres avec la commande Monnaies trangres dans le menu Options (voir section 6.1, page 76). Dans la dernire colonne du plan comptable vous pouvez dfinir la monnaie de vos comptes en monnaie trangre. Il ne suffit cependant pas de pouvoir passer des critures sur des comptes en monnaie trangre. Les cours des monnaies voluent, impliquant des pertes ou gains de change que Crsus Comptabilit se charge galement de grer. Exemple Le compte 1021 correspond un compte en banque en USD. Journal Date Dbit Crdit Libell 5.1. 6.1 1021 3200 1021 3200 Vente aux USA 1 Vente aux USA 2 Montant 150. 140. Cours USD 1.500 100. 1.400 100.

Le 5.1. un acheteur amricain nous verse 100 USD sur notre compte en banque qui sont comptabiliss avec un cours de 1.500 ce qui fait 150. CHF. Le 6.1 un autre acheteur amricain verse aussi 100 USD, mais cette fois cette somme est comptabilise avec un cours de 1.400. Le 7.1 le solde du compte 1021 est de 200. USD (100+100) et de 290. CHF (150+140). Nous pouvons maintenant valuer les ventuels pertes ou gains de change.

76 Compte MonnaieCours 1021 USD 1.400 Solde USD 200. CHF 280. Solde CHF Gain/perte 290. -10.

Nous avons une perte de 10. CHF, car le solde du compte en CHF (Solde CHF) est de 290. tandis que lvaluation en CHF est seulement de 280. (avec un cours de 1.400). La commande Diffrences de change du menu Prsentation montre un tableau de tous les comptes en monnaie trangre avec leurs diffrents soldes et les gains ou pertes de change. Cette perte doit tre comptabilise dans un compte pour gains/pertes de change (ici 3906 Diffrences de change) la fin de la priode comptable, par exemple avec une criture de clture telle que lcriture suivante : Date Dbit Crdit 1021 Libell Perte de change Somme 10. 31.12 3906

Pour chaque compte en monnaie trangre, une telle criture doit apparatre dans le journal la fin de la priode comptable. Crsus Comptabilit peut gnrer ces critures automatiquement avec la commande Clturer monnaies trangres du menu Compta.

6.1 Dfinir les monnaies trangres

Utilisez la commande Monnaies trangres du menu Options pour dfinir les monnaies trangres avec leurs diffrents paramtres :

Le nombre entre parenthses aprs le nom des monnaies est un numro dordre qui na aucune signification particulire. Utilisez le bouton Insrer pour dfinir une nouvelle monnaie dans la liste. Utilisez le bouton Modifier pour modifier la monnaie actuellement slectionne dans la liste. Avec le bouton Copier vous pouvez copier la monnaie slectionne afin den crer une nouvelle.

77 Le bouton Supprimer permet de supprimer la monnaie slectionne. Lorsquune monnaie est utilise dans le plan comptable, ce bouton est gris. Le cours de la monnaie slectionne est affich. Lorsque vous insrez ou lorsque vous modifiez une monnaie, le dialogue suivant apparat :

Nom Nom de la monnaie. Cours Cours de la monnaie. Ce cours est propos lorsque vous passez une criture impliquant un compte dans la monnaie slectionne. Le tableau des diffrences de change (voir ci-dessus) se base galement sur ce cours. Le cours peut tre donn avec une prcision de 6 chiffres aprs la virgule. Unit Unit du cours. On utilise normalement soit 1, 100 ou mme 1000 pour certaines monnaies. Un cours du dollar de 1.451 avec lunit 1 veut dire que 1.451 CHF valent 1 USA. Un cours du DM de 85.15 avec lunit 100 veut dire que 85.15 CHF valent 100 DM. Compte pour gain de change / perte de change Indiquez ici quels comptes doivent tre utiliss pour les critures de clture des comptes en monnaies trangres. Vous pouvez spcifier des comptes diffrents pour les gains et les pertes ou le mme compte. Utilise les mmes comptes pour toutes les monnaies trangres Lorsque vous cliquez sur ce bouton, les comptes de gains et de pertes de change de la monnaie actuelle seront galement utiliss pour toutes les autres monnaies trangres.

78

6.2 Clture des comptes en monnaie trangre

la fin de chaque priode comptable, les comptes en monnaies trangres doivent tre valus en CHF. Pour cela, il faut passer une criture de clture pour chaque compte en monnaie trangre afin de virer les gains ou les pertes de change dans un compte spcial (Compte de pertes/gains de change). Crsus Comptabilit peut passer ces critures automatiquement grce la commande Clturer monnaies trangres du menu Compta.

Date Date laquelle seront passes les critures de clture. Crsus Comptabilit propose la dernire date de lanne comptable, mais vous pouvez trs bien donner nimporte quelle autre date comprise entre la date de la dernire criture et la fin de la priode comptable. Libells pour pertes / gain de change Libell de base pour toutes les critures de clture. Ajouter le nom des comptes Cochez cette case pour ajouter le titre des comptes clturs aux libells des critures. Par exemple : Pertes de change Compte UBS en USD . Journal Choix du journal dans lequel seront passes les critures de clture. Pice Permet de mettre un numro de pice aux critures gnres. Vous pouvez choisir de traiter tous les comptes ou seulement certaines catgories ou encore seulement certains comptes.

79

7 Aide au pointage
7.1 Introduction
Laide au pointage associe chaque criture deux colonnes supplmentaires nommes Groupe et Rf , librement utilisables pour identifier et grouper les critures. Un groupe est identifi par des chiffres ou des lettres (maximum 24 caractres). Le groupement des critures se fait sur la base des informations dans la colonne Groupe . Les informations dans la colonne Rf sont utilisables librement et ne permettent pas de groupement ou autre traitement. Avec laide au pointage, il devient possible de contrler une comptabilit, par exemple en identifiant des factures ouvertes ou en cachant des factures quilibres (lettrage comptable automatique). Dans les explications qui suivent, laide au pointage est utilise pour le contrle du paiement des factures. Il faut, pour cela, attribuer un groupe aux critures lies. Cela peut se faire : automatiquement par la comptabilisation dcritures en provenance de Crsus Facturation 9, Crsus Salaires 9 ou Crsus Achats Ventes 9, manuellement au moment de la saisie dans le journal des critures, manuellement sur des critures existantes depuis un extrait de compte ou le journal des critures. Dans les extraits de compte, il est alors possible de faire apparatre toutes les critures dun mme groupe ensemble, indpendamment de la date. Dans un tel extrait de compte, on peut galement voir le solde de chaque groupe.

7.2 Saisie manuelle dans le journal

Par dfaut, les colonnes Groupe et Rf ne sont pas affiches dans le journal. Pour les afficher il faut utiliser la commande Dfinitions du menu Options, onglet Affichage et cocher loption Affiche les colonnes pour laide au pointage .

80

7.3 Extrait de compte group

Afin de faire apparatre ensemble toutes les critures dun mme groupe dans lextrait de compte, il faut cocher les options Aide au pointage et Regroupe les critures dun groupe lors du choix du compte aprs avoir utilis la commande Extrait de compte du menu Prsentation :

Voici lextrait du compte 1100 pour les critures prsentes ci-dessus :

La premire criture na pas de groupe. Toutes les critures sans groupe sont groupes ensemble au dbut de lextrait de compte. Les critures du groupe V102 correspondent lmission de la facture 102 et au paiement de cette dernire. Idem pour le groupe V106 et la facture 106, sauf quil apparat immdiatement que la facture na pas t acquitte entirement, il reste un solde de 2.30. Finalement le groupe VGIR correspond la facture Girard qui a t visiblement paye entirement mais en deux tranches.

7.3.1 Filtrage dcritures

Si vous avez activ loption Aide au pointage , vous pouvez dcider quelles critures doivent tre affiches :

81 Les critures groupes : toutes les critures qui appartiennent un groupe (toutes les critures qui correspondent une mission/rception, ou paiement dune facture). Les critures des groupes quilibrs : toutes les critures qui appartiennent un groupe dont le solde est zro (les critures qui correspondent aux factures rgles). Les critures des groupes non quilibrs : toutes les critures qui appartiennent un groupe dont le solde est diffrent de zro (les critures qui correspondent aux factures non rgles). Les critures non groupes : toutes les critures qui nappartiennent aucun groupe. Toutes les critures : toutes les critures, quelles appartiennent ou non un groupe. Toutes les critures sauf les groupes quilibrs : toutes les critures groupes ou non, sauf les critures qui font partie dun groupe quilibr (toutes les critures sauf celles qui correspondent aux factures rgles). Lextrait de compte ci-dessus avec loption Toutes les critures sauf les groupes quilibrs donne ceci :

7.3.2 Attribution du groupe depuis lextrait de compte

Si vous avez activ loption Aide au pointage dans le dialogue du choix du compte, des champs supplmentaires apparaissent en bas de la fentre :

La liste droulante Montre permet de choisir quelles critures doivent tre affiches, sans passer par le dialogue du choix du compte. Pour assigner un groupe une ou plusieurs critures, activez loutil tampon . Puis cliquez sur la ou sur les critures auxquelles vous dsirez assigner un groupe.

82 Exemple

slectionnez loutil tampon dans la barre dicnes; avec le tampon cliquez sur lcriture avec le numro de pice 55 (le groupe A05 sinscrit automatiquement dans le champ sous la colonne Groupe); avec le tampon, cliquez sur lcriture avec le numro de pice 17; cliquez sur le bouton Assigner; ceci assigne le groupe A05 toutes les critures marques. gauche de lcran, vous trouvez des informations supplmentaires propos du groupe dans le champ de saisie du groupe (sous la colonne Groupe) : Le nombre de fois que le groupe est prsent dans lextrait de compte actuellement visible. Le nombre de fois que le groupe est prsent dans dautres comptes. Si cest le cas, le texte prsent dans dautres comptes : x fois apparat en bleu soulign et vous pouvez cliquer dessus pour retrouver les critures avec ce groupe dans les autres comptes. Une fois la ou les critures trouves vous pouvez revenir dans lextrait de compte de dpart en utilisant les fonctions de navigation (voir aussi section 10.2.2, page 107). La barre de statut en bas droite de la fentre indique le nombre dcritures marques :

Un clic sur licne tampon barr supprime toutes les marques.

83 Signification des boutons Assigner Assigne le groupe saisi toutes les critures marques, puis supprime les marques. Effacer Efface le groupe de toutes les critures marques, puis supprime les marques. > Cherche lcriture prcdente, appartenant au groupe saisi. < Cherche lcriture suivante, appartenant au groupe saisi. Rafrachir Aprs avoir assign un groupe une criture, cette dernire pourrait ne plus tre affiche ou devrait tre affiche dans un autre groupe en fonction du filtrage actuel. En cliquant sur ce bouton, lextrait de compte est raffich en fonction du filtrage. Exemple : le filtrage actuel est les critures non groupes . Ds quun groupe a t assign une criture, cette dernire continue tre affiche. En cliquant sur Rafrachir, elle disparat de laffichage. Champs en dessous des colonnes Dbit, Crdit et Solde Ces champs contiennent les totaux de toutes les critures marques. Dans lexemple ci-dessous, trois critures sont marques :

Le total des dbits de ces trois critures est de 639.00, le total des crdits est de 630.00 et le solde est donc de 9.00. Avertissements pour prvenir des erreurs de saisie Lorsque des critures marques appartiennent des groupes diffrents, un avertissement est affich directement en bas gauche de la fentre. Ici, la premire criture marque appartient au groupe V102 alors que la deuxime appartient au groupe VGIR .

84

Si on tente quand mme dassigner le groupe, Crsus Comptabilit demande une confirmation.

7.3.3 Trucs et astuces pour le marquage

Vous pouvez marquer des critures dans lextrait de compte et dans le journal. Le marquage des critures reste actif lorsque vous passez dune prsentation une autre, y compris quand vous enregistrez la comptabilit, puis la rouvrez nouveau ultrieurement. Dans lextrait de compte, lorsque le champ Groupe est vide, le premier clic sur une criture qui appartient un groupe remplit le champ Groupe avec le groupe de lcriture. Lorsque vous maintenez la touche Maj enfonce pendant que vous marquez une criture, toutes les critures entre lcriture clique et la dernire criture marque seront leur tour marques. Si elles sont dj toutes marques, toutes les marques seront enleves. Exemple 1) on clique sur la premire criture :

2) on clique sur la dernire criture tout en maintenant la touche Maj presse, la slection est tendue toute la plage :

85 Marquage des critures trouves avec les fonctions de recherche Le raccourci clavier Ctrl+K marque lcriture trouve avec les fonctions de recherche (voir section 2.5.1, page 23 et section 2.5.2, page 24). Exemple Cherchez une criture daprs son numro de pice avec Ctrl+J (recherche rapide, voir section 2.5.1, page 23). Une fois lcriture trouve, appuyez sur Ctrl+K. Cette criture est alors marque. Une nouvelle pression sur Ctrl+K enlve la marque.

7.4 Soldes nouveau dtaills

Lorsquil y a des factures ouvertes en fin danne, ce qui est gnralement le cas, il est souhaitable que les critures de solde nouveau des comptes dbiteurs et des comptes cranciers de lanne comptable suivante dtaillent les montants des factures ouvertes. Sans cela, le dtail des factures serait perdu et il serait impossible de contrler les factures impayes dans la comptabilit de lanne suivante. la rouverture dune nouvelle anne (voir section 4.4, page 56), il est possible de ventiler automatiquement les soldes nouveau des critures groupes, afin de conserver les informations des groupes. Il faut cependant au pralable identifier les comptes concerns dans le plan comptable comme tant des comptes dbiteurs ou cranciers. Pour cela, il faut aller dans le plan comptable et cliquer avec loutil croix sur la catgorie du compte modifier et activer laide la saisie (touche F2), puis cocher compte dbiteur (pour un compte de lactif) ou compte crancier (pour un compte du passif) :

86

La catgorie du compte est maintenant ActifDC . Il est important que seuls les comptes de dbiteurs et de cranciers soient de la catgorie ActifDC respectivement PassifDC et en aucun cas les comptes financiers (comptes bancaires et postaux, caisse). Exemple

La facture 102 est ouverte avec un solde de 500.00 La facture 106 est ouverte avec un solde de 2.30 La rouverture de cette comptabilit produit le journal suivant :

Les quatre premires critures sont les critures de solde nouveau classiques. La cinquime criture (avec le libelle Solde nouveau Cranciers envers des tiers extourne pour critures groupes ) vire ce solde nouveau (502.30) au compte 9100 pour ventiler ensuite le montant groupe par groupe. Lextrait du compte 1100 donne alors :

87 Et lextrait de compte 1100 group par numro :

On retrouve les deux montants des factures ouvertes de 500.00 (groupe V102) et de 2.30 (groupe V106). En revanche il ny a plus de trace de la facture avec le groupe VGIR puisquelle a t paye entirement lanne prcdente.

88

8 Impression
Toutes les prsentations dans Crsus Comptabilit peuvent tre imprimes. Il suffit dutiliser la commande Imprimer du menu Fichier pour imprimer ce que vous voyez actuellement lcran.

8.1 Aperu avant impression

La commande Aperu avant impression du menu Fichier permet de visualiser le document tel quil sortira sur limprimante sans rellement procder limpression ce qui permet dconomiser du temps et du papier. Par exemple pour imprimer le tableau des pertes et profits du mois de janvier procdez de la faon suivante : Utilisez la commande Pertes et Profits du menu Fichier. Utilisez le filtre (voir section 2.6.2, page 26) et spcifiez lintervalle de date du 1.1 jusquau 31.1. Utilisez la commande Aperu avant impression du menu Fichier Si laspect vous semble correct utilisez la commande Imprimer du menu Fichier.

8.2 Mise en page

Avec la commande Mise en page du menu Fichier vous pouvez dterminer la mise en page individuellement pour chaque prsentation. Vous pouvez notamment dterminer la taille et le genre des caractres, les marges et lorientation de la feuille (portrait ou paysage) etc. Si lors de limpression les colonnes ne sont pas assez larges, il faut imprimer en format paysage, utiliser des caractres plus petits pour le corps ou changer la largeur des colonnes (voir section 10.5, page 112).

89

Le bouton Tout applique la mise en page de la prsentation actuellement choisie dans la liste gauche (ici Journal ) toutes les autres prsentations. Si vous voulez radicalement changer la mise en page pour toutes les prsentations, dfinissez la mise en page pour nimporte quelle prsentation puis cliquez sur le bouton Tout. Ensuite procdez aux rglages individuels pour chacune des prsentations. Avec le bouton Dfinir vous pouvez dfinir de quelle faon les trait horizontaux seront imprims pour la prsentation Journal .

90

8.3 Imprimer des extraits de comptes

Limpression de plusieurs extraits de comptes est possible, mme si lcran un seul extrait de compte est visible la fois. Procdez de la faon suivante : Utilisez la commande Extrait de compte du menu Prsentation. Utilisez la commande Aperu avant impression du menu Fichier

Choisissez le ou les comptes imprimer. Il existe de nombreuses faons de choisir le ou les comptes dont on veut imprimer un extrait. Le compte courant signifie le compte actuellement affich. Seulement les comptes permet de spcifier un intervalle de comptes, par exemples les comptes 1000 1100. Seulement les sous-comptes de permet de spcifier un compte centralisateur dont on imprime les extraits de tous ses sous-comptes. Seulement les comptes suivants permet de spcifier individuellement les comptes imprimer. Et finalement Exclut les comptes suivants permet dexclure individuellement certains comptes, par exemple si vous voulez imprimer tous les comptes dactif sauf les comptes 1000 et 1010, choisissez Tous les comptes, activez Exclut les comptes suivants et slectionnez les deux comptes 1000 et 1010 dans la liste.

91

9 Sauvegarde et Fichiers
9.1 Sauvegardes
9.1.1 Sauvegarde manuelle
Les ordinateurs ntant pas infaillibles, il est recommand de sauvegarder vos donnes rgulirement sur des disques externes ou sur nimporte quel autre support de donnes. Ceci vous met labri de pertes de donnes importantes et peut vous viter de perdre un temps considrable en cas de panne. Pour sauvegarder vos fichiers de comptabilit, il suffit de les copier sur le support de donnes choisi. Si votre fichier de comptabilit sappelle Compta2010.cre, copiez simplement ce fichier sur votre support de donnes.

9.1.2 Commandes Sauvegarder et Restituer

Les commandes Sauvegarder et Restituer dans le menu Fichier permettent de simplifier au maximum la sauvegarde des donnes. Il est conseill de faire des copies de sauvegarde une fois par jour si vous utilisez beaucoup le logiciel Crsus Comptabilit. La commande Sauvegarder permet de sauvegarder tous les fichiers associs la comptabilit (cest important si vous utilisez Crsus Comptabilit ensemble avec dautres logiciels Crsus tels que Crsus facturation ou Crsus Salaires. La sauvegarde seffectue partir des fichiers enregistrs sur disque. Si vous avez effectu des changements dans la comptabilit depuis le dernier enregistrement, un avertissement vous signale que ces dernires modifications ne seront pas sauvegardes. Pour faire une sauvegarde : 1. Choisissez la commande Sauvegarder dans le menu Fichier.

2. Choisissez lendroit o vous voulez faire la sauvegarde. Vous pouvez la faire sur disquette (seulement si votre ordinateur est quip dun lecteur de disquettes), lenvoyer par e-mail ou la faire sur un autre support (option Autre).

92 3. Ajoutez ventuellement un commentaire. 4. Cliquez sur OK. Pour restituer 1. Fermez toute comptabilit ouverte dans le logiciel (Commande Fermer du menu Fichier). 2. Choisissez la commande Restituer dans le menu Fichier.

3. Choisissez le fichier de sauvegarde voulu avec le bouton Parcourir. 4. Cliquez sur OK.

5. Vrifiez ventuellement la date et le nom de la comptabilit restituer. 6. Cliquez sur OK. Le nom du Fichier restituer est identique au nom sauvegard, y compris son chemin daccs. Il suffit de le laisser tel quindiqu pour restituer la place dun fichier existant. Attention : Si le fichier que vous restituez existe dj, celui-ci sera supprim et remplac par la sauvegarde, gnralement plus ancienne. Restituez un ancien fichier en connaissance de cause.

93

9.2 Sauvegardes automatiques

9.2.1 Fonctionnement
Crsus Comptabilit permet de garder automatiquement un historique des fichiers enregistrs. Ceci permet de revenir en arrire en cas de problmes. Dans longlet Global de la commande Dfinitions du menu Options vous pouvez spcifier combien de fichiers vous dsirez garder et quel est lintervalle de temps minimum entre deux sauvegardes automatiques.

Il faut tout dabord activer loption Archivage automatique. Sous Nombre darchives vous spcifiez combien darchives automatiques vous dsirez garder. Sous Intervalle darchive vous spcifiez un temps minimal entre deux archives automatiques. Chaque fois que vous utilisez la commande Fichier - Enregistrer, la version prcdente du fichier sur disque est archive pour autant que la diffrence dge avec larchive automatique la plus rcente soit plus grande que lintervalle darchive que vous avez spcifi. Exemple Chaque ligne dans le tableau ci-dessous correspond une excution de la commande Fichier - Enregistrer. Lintervalle darchive a t rgl 10 minutes et le nombre darchives a t rgl 3. Le fichier sappelle Compta2010.cre.

94 Heure 10:00 10:05 10:12 10:20 10:22 10:40 Action Le fichier est archiv automatiquement et larchive a la date et lheure du fichier Le fichier nest pas archiv automatiquement (seulement 5 minutes se sont coules depuis le dernier archivage automatique. Le fichier est archiv automatiquement (12 minutes se sont coules depuis le dernier archivage automatique). Le fichier nest pas archiv automatiquement (seulement 8 minutes se sont coules. Le fichier est archiv automatiquement (10 minutes se sont coules depuis le dernier archivage automatique). Le fichier est archiv automatiquement (18 minutes se sont coules depuis le dernier archivage automatique). Puisquon a rgl le nombre darchives 3, larchive la plus ancienne, soit celle de 10:00 est supprime.

9.2.2 Restituer une archive automatique

Fermez le fichier avec la commande Fichier-Fermer. Utilisez la commande Fichier-Ouvrir SOS et choisissez le fichier de comptabilit en question. Le dialogue qui apparat montre les dernires comptabilits ouvertes. Si la comptabilit souhaite napparat pas dans la liste choisissez la dernire entre de la liste <comptabilit quelconque>.

95 Dans ce dernier cas le dialogue suivant apparat :

Une liste des archives avec la date et lheure apparat. La premire entre de la liste est toujours intitule Version actuelle; il sagit dune copie de la dernire version du fichier. Si louverture normale du fichier de comptabilit pose des problmes, utilisez la commande Fichier-Ouvrir SOS, slectionnez Version actuelle puis cliquer sur le bouton Restituer. Pour restaurer une version plus ancienne de votre fichier de comptabilit, slectionnez-la et cliquez sur Restituer. Aprs avoir restitu une archive, vous pouvez revenir au fichier le plus rcent en utilisant la commande Fichier-Fermer, puis la commande Fichier-Ouvrir SOS et en restituant larchive Version actuelle .

9.3 Fichiers
Avec chaque fichier de comptabilit, un certain nombre de fichiers supplmentaires sont crs automatiquement. Pour la comptabilit Mon entreprise 2010 les quatre fichiers ci-dessous sont crs. Dans la premire colonne sont reprsentes les icnes Windows modernes, alors que dans la deuxime ce sont les icnes Windows XP. Moderne XP Description Cest votre fichier de comptabilit qui contient toutes les informations vitales. Cest le seul fichier qui vous concerne directement.

96

Cest lavant-dernire version de votre fichier de comptabilit. Dans des circonstances normales, il faut ignorer ce fichier.

Ce fichier contient des informations lintention dautres logiciels travaillant ensemble avec Crsus Comptabilit. Vous pouvez lignorer. Ce dossier contient les archives automatiques (voir section 9.2, page 93). Vous pouvez galement lignorer.

En rgle gnrale, les trois derniers fichiers sont cachs et, selon les rglages de votre Windows, ils ne sont pas visibles. Si en voulant ouvrir votre comptabilit depuis lexplorateur Windows en cliquant deux fois sur un fichier et que vous recevez le message suivant (ou similaire) :

cliquez dans tous les cas sur Annuler. Cela veut dire que vous navez pas cliqu sur le bon fichier.

97

10 Saisie et navigation efficaces

Crsus Comptabilit propose plusieurs moyens de faciliter la saisie des donnes ainsi que des fonctions de navigations pratiques.

10.1 La saisie des critures

Lorsque lon tient une comptabilit, on passe une bonne partie de son temps saisir des critures. Crsus Comptabilit contient un certain nombre de fonctionnalits facilitant la saisie des diffrents lments dune criture ou la saisie dcritures entires qui reviennent priodiquement.

10.1.1 Laide la saisie

Lors de la saisie des numros de comptes et du libell dune criture, une fentre daide la saisie apparat en dessus du champ de saisie concern.

Cette fentre contient une liste de suggestions qui vous permet de trouver facilement un numro de compte du plan comptable ou un libell dj utilis. Au fur et mesure que vous tapez le numro de compte ou le libell, la liste des suggestions sadapte automatiquement. Pour les numros de compte vous pouvez galement taper une partie du titre du compte, la fentre daide la saisie ne montre alors plus que les comptes dont un des mots du titre commence par les lettres que vous avez tap, par exemple :

98

Ici la fentre daide la saisie ne contient plus que les comptes dont le titre contient le mot frais. Lorsque la fentre daide la saisie est affiche, les touches suivantes ont une signification particulire : Touche Flches et Fonction Slectionne une suggestion dans la liste. En pressant alors quaucune ligne nest slectionne dans la liste, la slection commence par la fin de la liste. Avec la slection commence au dbut de la liste.

Tab et Maj+Tab Reprend la suggestion slectionne (sil y en a une) et passe au champ suivant ou prcdent. Entre Esc Reprend la suggestion slectionne et ferme laide la saisie automatique. Ferme laide la saisie automatique.

Vous pouvez dclencher laide la saisie en utilisant la commande Dfinitions du menu Options puis en choisissant longlet Saisie et en dclenchant les options correspondantes sous Utilise laide la saisie dans le journal pour : .

10.1.2 La saisie de la date

Vous pouvez entrer la date dune criture sous sa forme complte (par exemple 31.03.2010), ou de manire partielle (31.3); dans ce dernier cas, Crsus Comptabilit se chargera de complter les lments manquants avec les lments correspondants de la dernire date entre, ou de la date du jour tant que rien dautre na t tap.

99 Par exemple (dans cet ordre) : Frapp 1.3.05 12 10.4 10 4 20 etc. Rsultat 01.03.2010 12.03.2010 10.04.2010 10.04.2010 20.04.2010

Les annes deux chiffres de 00 49 sont converties en 2000 2049, les annes de 50 99 sont converties en 1950 1999. Lors de la saisie dune date vous pouvez galement utiliser des espaces pour sparer les lments de la date la place des points. Pour faciliter la saisie des dates, utilisez les diffrentes options dans longlet Saisie de la commande Dfinitions du menu Options. Pour dterminer laffichage des annes deux ou quatre chiffres, utilisez longlet Dates de la commande Dfinitions du menu Options. En pressant Ctrl+G, le journal se dplace de manire montrer les critures la date saisie.

10.1.3 La saisie du compte au dbit ou au crdit

Ceci est seulement valable si laide la saisie est dclenche (voir la section 10.1.1, page 97). Si le numro du compte dsir vous chappe momentanment, vous pouvez galement donner son nom, complet ou partiel. Tapez soit le dbut du nom, ou un * suivi dun mot qui apparat dans le titre du compte. Si plusieurs comptes commencent par les mmes caractres, un dialogue vous demande de choisir le bon. Soit lextrait de plan comptable suivant : Numro 6200 6210 6220 Frappe 6210 frais de rparation *rparation frais Titre du compte Frais dentretien Frais de rparation Frais de vhicule Rsultat 6210 Frais de rparation 6210 Frais de rparation 6210 Frais de rparation dialogue avec les trois comptes Frais

Vous pouvez frapper :

100 Voici le dialogue qui apparat si vous entrez frais :

Slectionnez le compte dsir. Vous pouvez alors consulter les soldes et budgets du compte pour vrifier. Cliquez sur OK, et Crsus Comptabilit insre le numro du compte dans le champ remplir. Un clic sur licne avec lampoule fait apparatre le mme dialogue, mais avec tous les comptes du plan comptable au choix. Vous pouvez limiter les comptes affichs une certaine catgorie avec les options correspondantes. Une pression sur la touche F2 est quivalente un clic sur cette icne. Pour faciliter la saisie utilisez les diffrentes options dans longlet Saisie de la commande Dfinitions du menu Options.

10.1.4 La saisie du numro de pice

Numro de la pice comptable correspondant lcriture passe. Par dfaut, Crsus Comptabilit vous propose le numro de pice en cours augment de un. Si ce numro est correct, appuyez simplement sur Tab pour passer au champ suivant (libell). Le numro de pice est facultatif. Si les critures ne contiennent jamais de numros de pices, la colonne correspondante peut tre rduite une largeur nulle en glissant le bord de la colonne avec la souris (voir section 10.5, page 112). Aprs avoir donn les numros des comptes au Dbit puis au Crdit, la touche Tab fait passer directement la colonne Libell. Remarque : Si ncessaire, le numro de pice peut contenir des caractres non numriques (par exemple 12a, 12b, 154-1, etc.). Un clic sur lampoule fait apparatre un dialogue laide duquel vous pouvez changer le numro de pice en cours ainsi que divers paramtres dfinissant la manire dont Crsus calcule le numro de pice propos automatiquement :

101

Propose automatiquement un numro de pice Si cette case est coche, Crsus Comptabilit propose automatiquement un numro de pice pour chaque nouvelle criture. Numro de la prochaine pice Le prochain numro de pice qui sera propos automatiquement. Crsus Comptabilit part depuis ce numro pour les critures suivantes. Incrment automatique Chaque fois que vous entrez une criture dans le journal, le numro de pice propos sera automatiquement incrment de cette valeur (voir aussi loption cidessous). Toujours incrmenter Si cette case est coche, le numro de pice sera toujours incrment automatiquement chaque fois que vous entrez une criture. Si cette case nest pas coche, le numro de pice sera incrment automatiquement seulement si vous ne modifiez pas le numro de pice qui est propos lorsque vous entrez lcriture. Toujours repartir du no. de pice effectivement introduit Si cette case est coche et vous changez manuellement le numro de pice propos lors de lentre dune criture, Crsus Comptabilit se basera sur le numro que vous avez entr pour calculer le numro de pice propos la prochaine criture. Exemple Lors de lentre dune criture Crsus Comptabilit vous propose le numro 123. Toujours incrmenter coch : Le prochain numro de pice propos sera de toute faon 124. Toujours incrmenter non coch : Si vous acceptez 123, le prochain numro de pice propos par Crsus Comptabilit sera 124.

102 Si vous modifiez le 123 par exemple en 150, le prochain numro de pice propos restera 123. Ces options sont identiques celles dans longlet Ecritures de la commande Dfinitions du menu Options.

10.1.5 La saisie du libell

Le libell de lcriture peut contenir jusqu 120 caractres quelconques. En principe, il nest pas ncessaire de frapper la premire lettre du libell en majuscule; Crsus Comptabilit le fait pour vous (si vous avez activ loption correspondante dans longlet Ecritures des Dfinitions du menu Options). Lorsque laide la saisie est enclenche (voir la section 10.1.1, page 97), la fentre daide la saisie contient tous les libells de lensemble des critures. Au fur et mesure quon tape le libell, cette liste sadapte afin de contenir seulement les libells contenant le mot frapp. En dehors de la fentre daide la saisie vous avez le choix entre deux modes pour vous permettre de saisir plus rapidement des libells qui reviennent frquemment. Dans longlet Ecritures des Dfinitions du menu Options vous pouvez choisir si vous dsirez travailler avec lancien systme des libells standard (voir cidessous), ou si vous prfrez le nouveau systme des critures modles (voir section 10.1.7, page 104). Si vous avez activ loption utiliser les anciennes listes de libells standard, un clic sur lampoule lectrique fait apparatre un dialogue avec une liste de libells standard que vous utilisez rgulirement :

Choisissez un libell, puis cliquez sur OK. Le signe @ dsigne lendroit o le curseur doit se trouver aprs linsertion du libell : dans lexemple slectionn cidessus, le curseur se trouvera juste aprs le mot Loyer pour vous permettre de taper le mois. Vous pouvez modifier la liste volont en remplissant les champs en haut du dialogue, puis en cliquant sur Ajouter ou Modifier pour ajouter un nouveau libell standard, ou pour modifier celui qui est slectionn. la touche Tab Il est clair que le gain de temps est nul si pour chaque libell standard quon souhaite insrer, il faut appeler ce dialogue, choisir le bon libell et cliquer sur OK. Pour cette raison, tous les libells ont un code (colonne de gauche). Pour entrer un libell standard, vous pouvez simplement taper le code (en minuscules ou

103 majuscules), puis appuyer sur Tab. Si vous tapez tel Tab, le texte Tlphone est insr dans le champ Libell. Si vous tapez vcr Tab, le curseur passe directement dans le champ Somme et il ne vous reste qu entrer le montant de lcriture. Pour les dix libells standards les plus utiliss, vous pouvez aussi dfinir un raccourci clavier de Ctrl+0 Ctrl+9. La liste des libells standards est enregistre avec la comptabilit dans le fichier correspondant. Les libells standards ne permettent que dinsrer des libells, sans affecter les autres colonnes du journal. Pour dfinir des critures entires que vous utilisez de manire rptitive, vous devez dsactiver loption utiliser les anciennes listes de libells standard pour pouvoir utiliser les critures modles (voir section 10.1.7, page 104).

10.1.6 La saisie du montant

Lors de la saisie du montant, on est parfois oblig de faire des calculs. Pour cette raison, un clic sur licne reprsentant une ampoule lectrique (ou F2) fait apparatre une machine calculer.

Vous pouvez frapper une expression mathmatique au clavier, ou cliquer sur les boutons. Lexpression peut contenir plusieurs niveaux de parenthses. La multiplication * et la division / sont prioritaires sur laddition et la soustraction : 2*3+4*5 (2*3)+(4*5) 2*(3+4)*5 donne 26.00 (2*3 et 4*5 effectus en premier) donne aussi 26.00 donne 70.00

Un clic sur le bouton = value lexpression. Si ncessaire, lexpression est galement value lors dun clic sur OK. La touche pourcent % permet diffrents calculs astucieux : 500+4.5% donne 522.50, cest--dire 500 + (500*4.5)/100 500+(1+3.5)% donne aussi 522.50 500*30% donne 150.00, cest--dire 500 * (30/100)

104 La calculatrice dispose de 10 mmoires permanentes, dont le contenu est enregistr avec le fichier contenant la comptabilit. Un clic sur un bouton MC, MR, etc. propose un menu pour choisir la mmoire concerne : Efface une mmoire (remet 0.00). Rappelle le contenu dune mmoire. Par exemple, pour la mmoire 2, les caractres M[2] apparaissent dans lexpression. Ils seront remplacs par le contenu de la mmoire 2 lors de lvaluation de lexpression. M Soustrait le rsultat de lexpression dite du contenu de la mmoire. M+ Ajoute le rsultat de lexpression dite au contenu de la mmoire. Il est galement possible de faire intervenir le solde des comptes dans les calculs. Par exemple, C[1000]+50 veut dire le solde du compte 1000 plus 50 francs. Vous pouvez appeler la liste des comptes avec le bouton Comptes. Le bouton Intrts permet de calculer des intrts courus sur un compte. Pendant la saisie de la somme une pression sur Ctrl+0 Ctrl+9 insre directement le contenu dune des mmoires permanentes de la calculatrice. MC MR

10.1.7 Les critures modles

Les critures modles fonctionnent dune manire analogue aux libells standards, mais peuvent contenir tous les champs dune criture. Quand le curseur se trouve dans le libell, cliquez sur lampoule (ou F2). Un dialogue prsente alors la liste des critures modles :

Comme vous pouvez le constater, les critures modles ont le mme systme de code (premire colonne) et de raccourci clavier (deuxime colonne) que les libells standard. Ils peuvent cependant contenir dautres lments : le compte au crdit et au dbit, le numro de pice et mme la somme : Si le loyer de la surface de vente

105 se monte toujours 900., il ny a pas de raison de devoir retaper chaque fois ce montant. Pour insrer une criture modle, vous pouvez slectionner lcriture et cliquer sur OK, ou taper le code directement dans le champ Libell, ou utiliser le raccourci clavier Ctrl+0 Ctrl+9. Vous pouvez trs facilement modifier les critures modles ou en crer de nouvelles pour adapter le systme vos besoins. Cliquez sur Modifier pour modifier lcriture slectionne, ou sur Insrer pour insrer une nouvelle criture modle. Un dialogue apparat et vous permet de dfinir les diffrents lments. Voici lexemple de lcriture modle LOY pour payer le loyer mensuel de la surface de vente :

Le code et le raccourci servent insrer lcriture depuis le journal des critures sans passer par le dialogue prcdent. laide des options, vous pouvez choisir si Crsus Comptabilit doit proposer la dernire date introduite (si vous comptabilisez souvent toutes les critures concernant un jour donn), la date du jour (si vous avez lhabitude de comptabiliser les paiements faits le jour-mme) ou aucune date. Les autres lments correspondent la saisie dune criture normale, mais vous pouvez laisser des champs vides, qui seront complts aprs linsertion de lcriture modle. Vous pouvez mme spcifier un code TVA ou dautres informations concernant les critures avec TVA. laide des petites cases se trouvant sous les champs, vous pouvez en outre spcifier dans quel champ le curseur doit se trouver aprs linsertion. Ici, le curseur se trouvera dans le champ Libell aprs le mot Loyer pour introduire le mois. Comme vous pouvez le constater, ce systme est plus performant que le systme des libells standard.

106

10.1.8 Les critures prsaisies

Vous pouvez accder au journal des critures prsaisies par la commande Ecritures prsaisies du menu Prsentation. Ce journal ressemble au journal des critures normal, sauf que les critures qui sy trouvent ne font pas partie de la comptabilit. La marge de gauche de ce journal apparat en couleur (par dfaut bleu clair) afin que vous vous rendiez compte que vous tes dans le journal des critures prsaisies. Vous pouvez utiliser les critures prsaisies votre guise. Vous pouvez par exemple saisir lavance toutes les critures relatives aux frais fixes et les transfrer dans le journal des critures en temps voulu avec la commande Transfrer critures du menu Compta, avec loutil Transfert du menu Outils ou simplement en cliquant sur lcriture transfrer avec le bouton de droite de la souris puis en choisissant Transfrer. Vous pouvez galement copier une criture prsaisie dans un autre journal avec la commande Copie du menu Outils ou galement avec le bouton de droite de la souris.

10.1.9 Autres automatismes pour la saisie

Dans la commande Dfinitions du menu Options, onglet Saisie vous pouvez dfinir un certain nombre doptions pour la saisie dcritures dans le journal, entre autres : Passer automatiquement dans le champ dbit ds que la date a t saisie; pour cela il faut saisir chaque lment de la date avec deux chiffres, par exemple 01.05.08. Insrer automatique des points lors de la saisie de la date. Il suffit de taper par exemple 010508 et Crsus Comptabilit met automatiquement 01.05.08 Passer automatiquement du champ dbit au champ crdit lorsque le numro de compte tap dans le champ dbit est univoque. Passer automatiquement du champ crdit au champ numro de pice ou libell lorsque le numro de compte tap dans le champ dbit est univoque. Les touches / et * du pav numrique passent respectivement au champ prcdent ou suivant. La touche dentre passe au champ suivant de la mme manire que la touche Tab. Dans ce cas une pression sur Enter passe dans tous les champs et une fois que le dernier champ a t atteint, lcriture est finalement passe. Activation ou dsactivation de laide la saisie (voir la section 10.1.1, page 97).

107

10.2 Navigation et repre de ligne

10.2.1 Le repre de ligne
Dans les prsentations autres que le journal, le plan comptable et les budgets vous pouvez utiliser le repre de lignes. En cliquant sur une ligne dans la prsentation, celle-ci reste mise en vidence ce qui facilite grandement les contrles. Ce repre peut tre boug avec les icnes flches gauche () et droite (). et
,

ou respectivement les touches

Licne ou la touche Home permettent de revenir au repre si vous avez dplac la vue avec la barre de dfilement, avec les touches PageUp et PageDown ou la suite dune recherche.

10.2.2 Fonctions de navigation

Avec les fonctions de navigation vous pouvez aisment revenir en arrire dans les prsentations. Ces deux icnes permettent de naviguer dans la comptabilit comme dans un browser Internet avec les fonctions Prcdent et Suivant . Le repre de lignes est galement mmoris pour chaque prsentation. Exemple Vous tes dans lextrait du compte 1000 et vous dplacez la barre de dfilement jusquau numro de pice 432. Vous allez dans la Balance de vrification et vous dplacez la barre de dfilement jusquau compte 2050. Vous allez dans lextrait du compte 1010 et vous dplacez la barre de dfilement jusquau numro de pice 123. Vous cliquez sur et vous vous retrouverez dans la balance de vrification au compte 2050. Vous cliquez sur et vous vous retrouverez dans lextrait du compte 1000 au numro de pice 432. Vous cliquez sur et vous vous retrouverez dans la balance de vrification au compte 2050. Vous cliquez sur et vous vous retrouverez dans lextrait du compte 2050 au numro de pice 123. Au lieu de cliquer sur les icnes, vous pouvez utiliser les raccourcis clavier Alt + et Alt + .

108

10.3 Lutilisation de la souris

Comme dans la plupart des applications sous Windows, la souris joue un grand rle dans lintroduction et ldition des donnes dans Crsus Comptabilit.

10.3.1 Le bouton de gauche de la souris

Dans les prsentations du Journal des critures et du Plan comptable, le pointeur de la souris se transforme en plusieurs outils, suivant licne sur laquelle vous cliquez. Avec le bouton de gauche de la souris, vous pouvez ensuite cliquer sur une criture ou sur un compte pour les modifier, dupliquer ou effacer : Loutil croix permet de modifier lcriture ou le compte cliqu. Aprs avoir cliqu sur le compte ou lcriture, les lments apparaissent dans les champs en bas de lcran. Vous pouvez les modifier, puis appuyer sur Entre. Les modifications se rpercutent alors sur lcriture ou le compte cliqu. Loutil pipette permet de dupliquer lcriture ou le compte cliqu. Cet outil est trs utile pour crer un compte qui ressemble un compte du plan comptable, sans modifier le compte quon prend pour modle (voir section 2.3.1, page 10). Loutil gomme permet de supprimer lcriture ou le compte cliqu. Un dialogue vous demande de confirmer votre intention, pour viter deffacer des critures ou des comptes par mgarde.

10.3.2 Le bouton de droite de la souris

Avec le bouton de droite de la souris, vous pouvez cliquer dans la plupart des prsentations sur une ligne pour faire apparatre un menu vous proposant dexcuter un certain nombre dactions, par exemple montrer un extrait de compte du compte slectionn, bloquer lcriture slectionne, aller vers une criture dans le journal depuis un extrait de compte etc.

10.3.3 Les barres dicnes

Les barres dicnes sont affiches dans la partie suprieure de la fentre, juste en dessous de la barre du menu. En cliquant avec la souris, elles permettent des accs rapides aux fonctions les plus utilises de Crsus Comptabilit.

109

Pour cacher ou montrer les barres dicnes, utilisez les commandes Barre dicnes... du menu Options. Remarque Lorsque la souris est immobile sur une icne, une info-bulle indique la fonction de licne. La commande Info-bulles du menu Options permet dactiver ou de dsactiver cette information. Ouvre une comptabilit existante (voir la commande Ouvrir du menu Fichier). Enregistre sur disque les modifications effectues dans la comptabilit courante (voir la commande Enregistrer du menu Fichier). Lance la comptabilisation des critures de Crsus Facturation ou de Crsus Salaires. Impression respectivement Aperu avant impression (voir les commandes respectives du menu Fichier). Prsente le journal des critures (voir section 2.4, page 14). Prsente le plan comptable (voir section 2.3, page 9). Prsente la balance de vrification (voir la commande respective dans le menu Prsentation). Prsente un extrait de compte (voir la commande respective dans le menu Prsentation). Prsente le bilan (voir section 4.3, page 55). Prsente le tableau des pertes et profits (voir section 4.1, page 50). Prsente le tableau des budgets. Prsente le tableau des diffrences de change. Prsente le rsum priodique. Prsente le rsum TVA. Prsente le dcompte TVA. Prsente le tableau analytique (seulement Crsus Comptabilit LARGO). Outils pour modifier/dupliquer/supprimer des critures. Voir section 10.3.1, page 108. Ces outils sont actifs uniquement dans les prsentations du journal des critures et du plan comptable (voir section 10.3.1, page 108). Outil tampon pour marquer des critures. Voir section 7.3, page 80.

110 Supprime toutes les marques. Voir section 7.3, page 80. Le filtre permet de restreindre les donnes visibles, par exemple en donnant une date minimale et une date maximale de __ __, ou bien pour montrer les critures qui se rapportent un certain compte, etc. (voir la commande Filtre du menu Edition). Si les donnes visibles sont restreintes, cette icne apparat enfonce. Permet de rechercher une criture ou un compte daprs diffrents critres (libell, montant, titre, etc.) (Voir la commande Rechercher du menu Edition). Cherche lcriture ou le compte prcdent/suivant, daprs le critre donn avec les jumelles. Active la recherche rapide (voir section 2.5.1, page 23). Fonctions Couper, Copier et Coller standard de Windows. Utilisez plutt les raccourcis clavier Ctrl+X, Ctrl+C et Ctrl+V. Valide les champs dits dans le journal des critures ou dans le plan comptable. Cette icne est quivalente la touche Entre. Annule les diffrents champs dits. Cette icne est quivalente la touche Esc. Ouvre un dialogue pour aider remplir un champ. Le dialogue sadapte selon le champ dans lequel se trouve le curseur dinsertion. Utilisez plutt le raccourci clavier F2. Permet de cliquer sur une icne dont on aimerait connatre le fonctionnement, ou de drouler un menu, puis de cliquer sur une commande (voir section 1.5.1, page 3). Masque la plupart des lments de lcran afin que vous puissiez voir le maximum dinformation comptable. Cest surtout utile pour des petits crans. Pour revenir en mode normal cliquez de nouveau sur cette icne. Monte ou descend la ligne dcriture actuellement slectionne. Seulement dans le Journal des critures. Monte ou descend une criture multiple entire. Seulement dans le Journal des critures et lorsquune ligne dune criture multiple a t slectionne. Dcale le repre vers la ligne prcdente ou suivante. Voir section 10.2.1, page 107 Retourne vers le repre de ligne. Voir section 10.2.1, page 107. Revient la prsentation prcdente ou suivante. Voir section 10.2.2, page 107. Permet dditer des commentaires quelconques dun compte. Cette commande peut tre utilise dans les extraits de compte et dans le journal des critures.

111

10.4 Lutilisation du clavier

De nombreux raccourcis clavier sont possibles, pour rendre le travail avec Crsus Comptabilit aussi efficace et rapide que possible.

10.4.1 Les raccourcis pour la saisie

Touche Fonction Avance ou recule dun caractre. Avance ou recule en mettant en vidence. Avance ou recule dun mot. Avance ou recule dun mot en mettant en vidence. Passe au champ suivant. Passe au champ prcdent. Valide ldition de lcriture (dans le journal) ou du compte (dans le plan comptable) ou dun budget dans les budgets. Esc Annule lcriture ou le compte en dition. Ctrl+D Passe la dernire ligne dune criture multiple. PageUp Monte dune page dcran dans une prsentation. PageDown Descend dune page dcran dans une prsentation. Maj+PageUp Monte tout en haut dune prsentation. Maj+PageDown Descend tout en bas dune prsentation. Flche Valide les ventuelles modifications dans une ligne et monte dune ligne. Flche Valide les ventuelles modifications dans une ligne et descend dune ligne. Ctrl+X Ctrl+C Ctrl+V Ctrl+M Maj Coupe le champ en dition dans le presse-papiers Copie le champ en dition dans le presse-papiers Colle le contenu du presse-papiers dans le champ Insre une criture modle. En appuyant en mme temps sur la touche Maj lorsque vous changez de prsentation, le dialogue qui suivrait normalement nest pas affich, ce qui permet de basculer rapidement entre deux prsentations. En appuyant en mme temps sur la touche Maj lorsque vous cliquez dans licne filtre, le filtre est enlev. En cliquant de nouveau sur cette icne et maintenant Maj presse le filtre est remis. Flche ( et ) Maj+flche Ctrl+flche Ctrl+Maj+flche Tab Maj+Tab Entre

10.4.2 Les raccourcis plus avancs

Touche F1 F2 Fonction Accde lindex de laide sur cran Aide remplir le champ en cours ddition

112 F3 F4 F5 F6 F7 F8 Ctrl+O Ctrl+S Ctrl+P Ctrl+F Ctrl+G Ctrl+J Ctrl+H Ctrl+K Ctrl+PageUp Ctrl+PageDown Ctrl+T Prsentation du journal des critures Prsentation du plan comptable Prsentation de la balance de vrification Prsentation dun compte Prsentation du bilan Prsentation des pertes et profits Ouvre une comptabilit existante Enregistre sur disque la comptabilit en cours Imprime la comptabilit Filtre Va une date Recherche rapide Recherche Marque lcriture trouve Cherche le prcdent selon le filtre Cherche le suivant selon le filtre Met le code TVA pas de TVA

10.5 Dplacement des colonnes

Les largeurs attribues aux diffrentes colonnes peuvent tre changes, quelle que soit la prsentation choisie, ce qui modifie laffichage des donnes comptables lcran, ainsi que limpression des documents. Pour modifier la largeur dune colonne, il suffit de dplacer sa frontire avec la souris, en faisant glisser sa partie suprieure :

Dans les tableaux du Bilan et des Pertes et Profits, la frontire des colonnes napparat pas dans la partie suprieure qui contient les noms des colonnes. Cela nempche pas de la dplacer de la mme manire. Lorsque le contenu dune colonne est trop grand, un triangle rouge apparat, pour montrer quil dborde. Les triangles rouges apparaissent sur lcran, ainsi que lors dun aperu avant impression. En revanche, ils ne sont jamais imprims. Vous pouvez supprimer laffichage des triangles rouges en utilisant la commande

113 Dfinitions du menu Options et en dsactivant loption correspondante dans longlet Affichage. Lorsque le contenu dune colonne est inutile, vous pouvez supprimer la colonne en rduisant sa largeur au minimum possible. Par exemple, la colonne Pice du journal des critures peut tre supprime si vos critures ne contiennent pas de numros de pice. En tout temps, la colonne peut rapparatre en faisant de nouveau glisser sa frontire. Lorsquune colonne est inutilise, deux traits de sparation verticaux sont visibles sur lcran. Lors dune impression, seul celui de droite subsiste Les colonnes suivantes peuvent disparatre compltement : Journal des critures : Plan comptable : Balance de vrification : Extrait de compte : Bilan et Pertes et Profits : Pice Type, Groupe, TVA, Ouv/Boucl, Monnaie Budget Pice et Solde Numros des comptes

114

11 Crsus Comptabilit LARGO

Crsus Comptabilit LARGO et XLARGO pour Windows et Crsus Comptabilit pour Mac contiennent plusieurs extensions par rapport la version standard (PRO pour Windows). Vous pouvez : Affecter des produits et des charges des centres danalyse afin de pouvoir valuer par exemple le cot dun projet (cf. section 12, page 115). Subdiviser lanne comptable en priodes dimputation et affecter des produits et des charges une priode dimputation indpendamment de la date de lcriture (cf. section 13, page 129). Grer les budgets des centres danalyse de diffrentes manires et rpartir les budgets dans les priodes dimputation (cf. section 14, page 134). Grer des comptes avec des soldes en quantits arbitraires (cf. section 15, page 140). Ces quatre fonctionnalits sont indpendantes les unes des autres. Utilisez-les selon vos besoins.

11.1 Activation des fonctionnalits

Pour activer ces fonctionnalits, utilisez la commande Dfinitions du menu Options et cochez la case Utilise la comptabilit analytique dans longlet Analytique :

115

12 Centres danalyse
12.1 Introduction
Un centre danalyse permet de regrouper des charges et/ou des produits en provenance de comptes diffrents. Il permet par exemple de grer les cots de diffrents projets. Il est possible dimputer une charge ou un produit directement dans un centre danalyse ou indirectement dans plusieurs centres danalyse laide dun code de rpartition (cf. section 12.4, page 117). Les exemples ci-dessous sont livrs avec Crsus Comptabilit. Ils se trouvent dans le dossier Exemples et les noms des fichiers sont Analyse1 Analyse4 .

12.2 Cration des centres danalyse

Ouvrez le menu Options et choisissez la commande Codes analytiques. Le dialogue suivant apparat :

Utilisez le bouton Insrer pour crer un nouveau code dans la liste.

116 Vous devez alors dfinir le nouveau code :

Un centre danalyse est dfini par son numro. Celui-ci peut tre une suite de lettres et de chiffres de longueur quelconque. Pour des raisons de place lors de laffichage et de limpression nous vous conseillons de vous limiter 10 caractres. Dans le titre, saisissez une description plus parlante que le code. Finalement, tapez un commentaire si vous le souhaitez. Pour la signification des deux champs Soldes accumuls voir section 12.6.8, page 127. Cliquez sur OK pour valider lentre. Exemple Crez les centres danalyse P1000 Projet A et P2000 Projet B.

12.3 Centres danalyse dans le journal

Dans le journal des critures trois colonnes intitules Analyt. , Quantit et Priode seront utilises pour dfinir les critures analytiques. Pour linstant, occupons-nous de la colonne Analyt. . Dans cette colonne vous pouvez saisir le code analytique attribuer lcriture. Comme pour les autres champs de saisie du journal, une pression sur la touche F2 fait apparatre un dialogue permettant de choisir le code analytique dans une liste. Exemple (fichier Analyse1) En utilisant les deux centres danalyse P1000 et P2000 dfinis ci-dessus, crez les critures suivantes dans le journal : Dbit 1000 1000 4200 4200 1000 1000 Crdit 3200 3200 1000 1000 3400 3400 Pce. 1 2 3 4 5 6 Libell Vente pices dtaches Vente billets Achats divers Achat outils Surveillance chantier Facture chauffeur Montant 100.00 50.00 60.00 70.00 110.00 120.00 Analyt. P1000 P2000 P2000 P1000 P1000 P2000

117 4400 4400 1000 1000 7 8 Sous-traitance bureau Sous-traitance nettoyages 10.00 P1000 120.00 P2000

Sans linformation dans la colonne Analyt. il ne serait pas ais de dterminer combien chacun des deux projets a cot et combien chacun a rapport. Mme en crant des comptes spcifiques pour chaque projet, il ny aurait pas moyen de dterminer automatiquement les totaux pour chaque projet sans lutilisation de centres danalyse. Crsus Comptabilit calcule les totaux de la faon suivante : P1000 Dbit 1000 4200 1000 4400 Crdit 3200 1000 3400 1000 Pce. 1 4 5 7 Libell Charges Produits Vente pices dtaches 100.00 Achat outils 70.00 Surveillance chantier 110.00 Sous-traitance bureau 10.00 Totaux 80.00 210.00 Rsultat P1000 130.00 210.00 210.00 Libell Charges Produits Vente billets 50.00 Achats divers 60.00 Facture chauffeur 120.00 Sous-traitance nettoyages 120.00 Totaux 180.00 170.00 Rsultat P2000 10.00 180.00 180.00

P2000 Dbit 1000 4200 1000 4400 Crdit 3200 1000 3400 1000 Pce. 2 3 6 8

Le projet P1000 prsente un bnfice de 130.00 alors que le projet P2000 est dficitaire de 10.00. Crsus Comptabilit permet dafficher les rsultats analytiques de multiples faons (cf. section 12.6, page 121).

12.4 Codes de rpartition

Si un montant ne peut pas tre imput directement lun ou lautre des projets, comme par exemple une facture de tlphone, on parle de charges indirectes ou de produits indirects. Ces montants peuvent tre rpartis entre les diffrents projets grce aux codes de rpartition. Un code de rpartition est semblable un centre danalyse, sauf quil permet de rpartir le montant dans plusieurs centres danalyse selon la cl de rpartition que vous dfinissez. Cette cl dtermine les proportions de la rpartition du montant dans les diffrents centres danalyse.

118 Note : La proportion peut tre exprime en parts ou en pourcents; dans le dernier cas le total des parts doit obligatoirement tre gal 100.

Exemple (fichier Analyse2) Les frais gnraux doivent tre rpartis entre nos deux centres danalyse P1000 et P2000 , raison de 50 parts au projet P1000 et 100 parts au projet P2000 . Pour crer un code de rpartition procdez de la mme faon que dans la section 12.2, page 115. Introduisez le numro et le titre du code de rpartition, puis activez la case Code de rpartition. Le dialogue sagrandit :

Cliquez sur le bouton Ajouter :

119 Choisissez P1000 dans la liste, et entrez 50 dans le champ Parts puis cliquez sur OK :

Cliquez de nouveau sur le bouton Ajouter, choisissez cette fois-ci P2000 dans la liste et entrez 100 dans le champ Part et cliquez sur OK :

Une criture peut maintenant tre affecte aux 2 projets selon la rpartition dfinie par FGEN (50/150 P1000 et 100/150 P2000 ). Par exemple une facture tlphonique de 30.00 : Dbit Crdit 6510 1000 9 Pce. Tlphone Libell 30.00 Montant FGEN Analyt.

Ces 30 francs seront rpartis entre P1000 et P2000 de la faon suivante : 50 parts seront imputes dans P1000 et 100 parts seront imputes dans P2000 : Fraction impute P1000 : (30.00 50.00) 150.00 = 10.00 Fraction impute P2000 : (30.00 100.00) 150.00 = 20.00 Le calcul des totaux des centres danalyse est fait de la manire suivante : P1000 Dbit Crdit 1000 3200 4200 1000 1000 3400 Pce. 1 4 5 Libell Vente pices dtaches Achat outils Surveillance chantier Charges Produits 100.00 70.00 110.00

120 4400 1000 6510 1000 7 9 Sous-traitance bureau Tlphone (50 / 150) Totaux Rsultat P1000 10.00 10.00 90.00 120.00 210.00

210.00 210.00

Charges Produits 50.00 60.00 120.00 120.00 20.00 200.00 170.00 30.00 200.00 200.00 En tenant compte de la rpartition des frais indirects le projet P1000 prsente un bnficie de 120.00 alors que le projet P2000 est dficitaire de 30.00. Note : La rpartition nest pas dfinitive. Si vous modifiez la cl de rpartition dun code de rpartition, les montants des critures existantes qui utilisent ce code seront rpartis selon la nouvelle cl.

P2000 Dbit Crdit 1000 3200 4200 1000 1000 3400 4400 1000 6510 1000

Pce. 2 3 6 8 9

Libell Vente billets Achats divers Facture chauffeur Sous-traitance nettoyages Tlphone (100 / 150) Totaux Rsultat P2000

12.5 Rpartition manuelle

Lors de la saisie dune criture (dans le journal des critures), vous pouvez directement rpartir le montant sur plusieurs centres danalyse sans passer par la cration dun code de rpartition. Lorsque le curseur se trouve dans le champ Analyt. pressez sur la touche F2. Dans le dialogue qui suit, au lieu de choisir un code de rpartition, cliquez sur le bouton Manuel puis crez une rpartition exactement de la mme faon que dans la section 12.4, page 117. Le mot (Manuel,n) dans la colonne Analyt. indique quil sagit dune rpartition manuelle, ou n est le nombre de centres danalyse touchs. Pour changer la rpartition manuelle dune criture existante, slectionnez lcriture, positionnez le curseur dans le champ Analyt. , pressez sur la touche F2 et procdez comme ci-dessus. Note : Nabusez pas des rpartitions manuelles, sinon vous risquez de perdre rapidement la vue densemble.

121

12.6 La prsentation Tableau analytique

La commande Tableau analytique du menu Prsentation permet dafficher les soldes des centres danalyse et des listes dcritures analytiques de diverses faons. Ce dialogue permet de choisir comment afficher les informations analytiques :

12.6.1 Soldes des centres danalyse

En choisissant les options comme ci-dessus vous obtenez le tableau suivant (avec le fichier Analyse2) : Code Titre Charges Produits Solde Ch. Solde Pr Centres danalyse P1000 Projet 1000 P2000 Projet 2000 Total 90.00 200.00 290.00 210.00 170.00 380.00 30.00 120.00 90.00

Codes de rpartition FGEN Frais gnraux Total 30.00 30.00 30.00 30.00

122 En dsactivant loption Affiche le dtail charges/produits vous obtenez une reprsentation plus simple dans laquelle les produits sont positifs et les charges ngatives : Code Titre Centres danalyse P1000 Projet 1000 P2000 Projet 2000 Total Codes de rpartition FGEN Frais gnraux Total Rsultat 120.00 -30.00 90.00 -30.00 -30.00

Loption Montre la composition permet dafficher pour chaque code analytique la liste des comptes impliqus, avec les totaux : Code Titre Centres danalyse Rsultat

P1000 Projet 1000 120.00 3200 Ventes de marchandises brutes 100.00 3400 Ventes de prestations brutes 110.00 4200 Achats de marchandises -70.00 4400 Prestations de tiers -10.00 6510 Tlphone -10.00 P2000 Projet 2000 -30.00 3200 Ventes de marchandises brutes 50.00 3400 Ventes de prestations brutes 120.00 4200 Achats de marchandises -60.00 4400 Prestations de tiers -120.00 6510 Tlphone -20.00 Total 90.00 Codes de rpartition FGEN Frais gnraux 6510 Tlphone Total -30.00 -30.00 -30.00

123

12.6.2 Liste des critures analytiques

En activant loption Montre les critures vous obtenez pour chaque code analytique la liste des critures (fichier Analyse2) : Code Cpt. Part Date Pce Libell Rsultat

Centres danalyse P1000 3200 4200 3400 4400 6510 50/150 P2000 3200 4200 3400 4400 6510 100/150 09.01.12 09.01.12 09.01.12 09.01.12 10.01.12 09.01.12 09.01.12 09.01.12 09.01.12 10.01.12 1 4 5 7 9 2 3 6 8 9 Recettes P1000 100.00 Matires P1000 -70.00 Service P1000 110.00 Sous-traitance P1000-10.00 Tlphone -10.00 Total 120.00 Recettes P2000 50.00 Matires P2000 -60.00 Service P2000 120.00 Sous-traitance P2000-120.00 Tlphone -20.00 Total -30.00 Grand Total 90.00

Codes de rpartition FGEN 6510 10.01.03 9 Tlphone Total -30.00 -30.00

Notez que lcriture avec le numro de pice 9 figure trois fois, une fois sous P1000 avec un montant de 10 (50 parts sur 150), une fois sous P2000 avec un montant de 20 (100 parts sur 150) et une fois sous FGEN avec un montant de 30 (= 10 + 20). Dans cette prsentation vous pouvez cliquer sur une criture avec le bouton de droite afin de la retrouver dans le journal ou dans lextrait de compte.

12.6.3 Groupement par compte

Au lieu davoir une vision par code analytique, vous pouvez avoir une vision par compte. En activant loption Par comptes et Montre la composition vous obtenez une liste qui montre pour chacun des comptes la rpartition du solde entre les diffrents centres danalyse. Code Titre 3200 Ventes de marchandises brutes P1000 Projet 1000 P2000 Projet 2000 Rsultat 150.00 100.00 50.00

124 3400 Ventes de prestations brutes P1000 Projet 1000 P2000 Projet 2000 4200 Achats de marchandises P1000 Projet 1000 P2000 Projet 2000 ... 230.00 110.00 120.00 -130.00 -70.00 -60.00

12.6.4 Tri
Les options dans le rectangle Tri par permettent de dfinir lordre dans lequel les centres danalyse sont affichs. Numro Titre Tri par le numro de code analytique Tri par le titre du code analytique

Montant Tri par le montant affich. Les montants des charges sont considrs comme ngatifs et les montants de produits comme positifs. Produits/charges spars Lorsque cette option est coche, Crsus Comptabilit affiche dabord les charges (centres ayant un solde ngatif) indpendamment du type de tri choisi. Exemples Tri par Titre Code B1000 C1000 A1000 D1000 Titre Projet 1000 Projet 2000 Projet 3000 Projet 4000 Rsultat 50.00 -50.00 100.00 -60.00

Tri par Titre et Produits/charges spars Code C1000 D1000 B1000 A1000 Titre Projet 2000 Projet 4000 Projet 1000 Projet 3000 Rsultat -50.00 -60.00 50.00 100.00

Il considre dabord les codes avec un montant ngatif ( C1000 et D1000 ) puis les trie par Titre. Puis idem avec les codes ayant un montant positif.

125 Tri par Numro et Produits/charges spars Code C1000 D1000 B1000 A1000 Titre Projet 2000 Projet 4000 Projet 1000 Projet 3000 Rsultat -50.00 -60.00 50.00 100.00

Il considre dabord les codes avec un montant ngatif (C1000 et D1000) puis les trie par Numro (Code). Puis idem avec les codes ayant un montant positif. Tri par Montant et Produits/charges spars Code D1000 C1000 B1000 A1000 Titre Projet 4000 Projet 2000 Projet 1000 Projet 3000 Rsultat -60.00 -50.00 50.00 100.00

Il considre dabord les codes avec un montant ngatif ( C1000 et D1000 ) puis les trie par Montant. Puis idem avec les codes ayant un montant positif.

12.6.5 Empcher la rpartition

Rpartit les codes de rpartition et les rpartitions manuelles Si cette option est coche, Crsus Comptabilit repartit les montants dans les centres danalyse selon les codes de rpartition. Cest ce quon dsire gnralement. Si loption nest pas coche, les montants des critures qui ont t passes avec un code de rpartition ne sont pas rpartis dans les centres danalyse. Dans notre exemple ceci permet dobtenir les rsultats des projets sans tenir compte des charges indirectes. Exemple (fichier Analyse2) Avec rpartition Code Titre Centres danalyse P1000 Projet 1000 P2000 Projet 2000 Total Codes de rpartition FGEN Frais gnraux Total Rsultat 120.00 -30.00 90.00 -30.00 -30.00

126 Sans rpartition Code Titre Centres danalyse P1000 Projet 1000 P2000 Projet 2000 Total Codes de rpartition FGEN Frais gnraux Total Rsultat 130.00 -10.00 120.00 -30.00 -30.00

12.6.6 Comparaison en pour-cent avec les totaux

Montre le pourcentage Cette option est utilisable seulement lorsque loption Affiche le dtail charges/produits est active. Elle permet de montrer pour chaque total le pourcentage par rapport au total des charges ou des produits. Exemple (fichier Analyse2) Code Titre Centres danalyse P1000 Projet 1000 P2000 Projet 2000 Total Codes de rpartition FGEN Frais gnraux Total Charges % charges Produits. % prod 90.00 200.00 290.00 30.00 30.00 31 % 69 % 100% 10 % 10 % 210.00 55 % 170.00 45 % 380.00 100% 0%

12.6.7 Affichage slectif des codes analytiques

Affiche les codes analytiques suivants Dans cette liste vous pouvez choisir individuellement les centres que vous dsirez afficher. Affiche les codes non utiliss Normalement les codes non utiliss ne sont pas affichs. En activant cette option vous pouvez les afficher. Affichage Les options regroupes dans le rectangle Affichage permettent de dterminer quels types de codes analytiques doivent tre affichs.

127

12.6.8 Soldes accumuls des annes prcdentes

Lorsquon fait une rouverture de la comptabilit avec la commande ComptaRouvrir, plus aucune criture sur les comptes de charges et de produit nexiste dans la nouvelle comptabilit et les soldes des centres analytiques sont donc zro. Pour cette raison chaque code analytique a un solde de charges accumul et un solde de produits accumul. Ces deux soldes sont visibles dans le dialogue de cration/modification dun code analytique (voir section 12.2, page 115). Ceci permet par exemple de suivre un projet sur plusieurs priodes comptables. La commande Compta-Rouvrir remplit ces deux soldes dans la nouvelle comptabilit avec les soldes actuels. De mme, la commande Compta-Remettre bilan initial met jour les soldes accumuls des centres analytiques en fonction des soldes des centres analytiques de la comptabilit prcdente. Dans les tableaux analytiques (commande Prsentation-Tableau analytique) loption suivante permet de tenir compte ou non des soldes accumuls. Tient compte des soldes accumuls des annes prcdentes Si cette option est coche, les divers tableaux analytiques tiennent compte des soldes accumuls, sinon seules les critures de la priode comptable actuelle entrent dans le calcul des soldes de codes analytiques.

12.7 PP analytique
Les codes analytiques peuvent galement tre exploits dans le tableau des pertes et profit. Utilisez la commande Pertes et profits du menu Prsentation, cliquez sur le bouton Centre danalyse, puis cochez seulement P2000 et ensuite cliquez sur OK.

Le PP prsent ne tient compte que des critures affectes au centres danalyse slectionns (ici P2000).

128 Exemple (fichier Analyse2) Produits 3200 Ventes de marchandises brutes 50.00 3400 Ventes de prestations brutes 120.00 Diffrence (perte) 30.00 Charges 4200 Achats de marchandises 4400 Prestations de tiers 6510 Tlphone 60.00 120.00 20.00

Sous Diffrence (perte) on retrouve le chiffre 30.00 qui correspond au total de 30.00 du code P2000 .

12.8 Codes analytiques dans le plan comptable

Dans le plan comptable deux colonnes supplmentaires apparaissent droite : La colonne Analyt. dfinit pour chaque compte un code analytique par dfaut qui sera propos automatiquement lorsque vous entrez une criture sur ce compte dans le journal des critures. La colonne Mode Analyt. indique le mode dutilisation du centre analytique et des quantits pour le compte. Le contenu de la colonne Mode Analyt. correspond une combinaison de lettres dont voici la signification : O Il faut obligatoirement donner un code analytique pour les critures sur ce compte. F Il faut utiliser le code analytique par dfaut du compte pour les critures sur ce compte. Crsus Comptabilit refusera dautres codes. Q Il faut obligatoirement donner une quantit pour les critures sur ce compte (cf. section 15, page 140). N Il est interdit de donner une quantit pour les critures sur ce compte (cf. section 15, page 140). Comme dhabitude la touche F2 fait apparatre un dialogue permettant de choisir les modes sans devoir se rappeler la signification des lettres O , F , Q et N .

129

13 Priodes dimputation
13.1 Introduction
Vous pouvez subdiviser votre anne comptable en priodes quelconques (appeles priodes dimputation), par exemple en mois ou en trimestres. Ceci vous permet de faire deux choses : 1. Affecter un produit ou une charge une priode quelconque indpendamment de la date de lcriture et viter ainsi des critures transitoires lintrieur dune anne comptable. Ceci permet, laide du filtre (commande Filtre du menu Edition), dobtenir les soldes des comptes bass non plus sur les dates des critures mais sur les priodes dimputation des critures. Lexemple de la section 13.4 la page 130 lillustre. 2. Assigner un budget diffrent chaque priode au lieu davoir un budget global pour toute lanne (cf. section 13.5, page 131 pour plus de dtails).

13.2 Dfinir les priodes dimputation

Pour dfinir comment vous voulez subdiviser lanne comptable, ouvrez le menu Options et utilisez la commande Priodes dimputation. Dans la liste droulante Rpartitions prdfinies vous pouvez choisir parmi les trois repartions les plus courantes. Si cela ne correspond pas vos besoins vous pouvez dfinir les priodes la main avec les boutons Insrer, Supprimer et Modifier. Pour notre exemple choisissez Mois puis cliquez sur OK.

13.3 Saisie dcritures

Pour dfinir la priode dimputation dune criture utilisez la colonne supplmentaire Priode . Par dfaut Crsus Comptabilit propose la priode dans laquelle se trouve la date de lcriture. Par exemple avec une subdivision de lanne en mois, la priode par dfaut dune lcriture la date du 14.2.03 est 2 (Fvrier).

130 Lorsque le curseur se trouve dans la colonne Priode , une pression sur la touche F2 montre la liste des priodes. Exemple Passez quelques critures (fichier Analyse3) : Date Dbit Crdit 15.02.12 1000 3200 15.02.12 1000 3200 15.02.12 1000 3200 Pce. 1 2 3 Libell Vente priode 2 Vente priode 3 Vente priode 4 Montant Priode 100.00 2 200.00 3 400.00 4

13.4 PP ou Bilan sur une priode dimputation

Permet dafficher le tableau rapport une priode. Exemple Aprs avoir pass les trois critures de la section prcdente utilisez la commande Pertes et profits du menu Prsentation. Vous obtenez un tableau semblable celui-ci (ici le tableau est simplifi; il est montr sans les comptes centralisateurs et sans la colonne des charges pour des raisons de lisibilit) : Pertes et profits 3200 Ventes de marchandises brutes 01.01.12- 31.12.12 700.00

Ensuite utilisez le filtre (Menu Edition Filtre)

Activez Priodes dimputation et mettez Depuis 2: Fvrier Jusqu 3: Mars . Le tableau des pertes et profit devient : Pertes et profits 3200 Priodes dimputation: Fvrier-Mars 300.00

Ventes de marchandises brutes

131 Le solde affich du compte 3200 nest plus que de 300.00 parce que grce au filtre, seules les critures qui se trouvent dans les priodes dimputation 2 3 entrent en ligne de compte pour le calcul du solde, cest--dire les deux critures suivantes : Date Dbit Crdit Pce. Libell 15.02.03 1000 3200 1 Vente priode 2 15.02.03 1000 3200 2 Vente priode 3 Montant 100.00 2 200.00 3 Priode

Vous pouvez galement utiliser le filtre sur les priodes dimputation dans le Bilan.

13.5 Budgets par priode

Au lieu davoir un budget global pour toute lanne vous pouvez rpartir le budget dans les priodes dimputation et avoir ainsi un budget individuel pour chaque priode. Par exemple vous savez que votre consommation de glace est plus grande en t quen hiver. Si vous avez un budget annuel pour lachat de glace de 2000.00 vous pouvez le rpartir par exemple de cette faon-ci : Janvier Fvrier Mars Avril Mai Juin 50 50 100 100 200 300 Juillet Aot Septembre Octobre Novembre Dcembre 400 400 200 100 50 50

Ouvrez le menu Prsentation et choisissez la commande Budgets ou cliquez sur licne Budgets . Dans le dialogue, activez Budgets des priodes par compte et dsactivez Montre les comptes centralisateurs. Sous Affiche les priodes dimputation suivantes mettez de 1: Janvier 6: Juin afin de ne pas surcharger laffichage et cliquez sur OK.

132

Ensuite, entrez les budgets de janvier juin comme suit :

133 Pour tablir le tableau des pertes et profits avec comparaison avec le budget, ouvrez le menu Prsentation et choisissez la commande Pertes et profits. Activez loption Comparaison et choisissez Budget priodique dans la liste :

Vous obtenez alors le tableau suivant : Pertes et profits 3200 Priode dimputation: Fvrier-Mars 300.00 Budget 600.00

Ventes de marchandises brutes

Le budget affich est la somme des budgets des priodes Fvrier Mars , cest--dire 250.00 + 350.00 = 600.00.

134

14 Budgets des codes analytiques

Tout comme les comptes, les codes analytiques peuvent galement avoir un budget annuel ou priodique.

14.1 Budget annuel

Reprenez la comptabilit cre dans les sections 12.2 page 115 et suivantes. Subdivisez lanne en mois comme dans la section 13.2, page 129. Ouvrez le menu Prsentation et choisissez la commande Budgets, ou cliquez sur licne Budgets . Dans le dialogue qui suit activez Budgets annuels des centres analytiques et cliquez sur OK. Maintenant vous pouvez entrer les budgets de la mme manire que pour les budgets des comptes. Mettez 400.00 au budget du code P1000 et 500.00 au budget du code P2000 . Si le centre danalyse est prvu pour tre une charge, il faut entrer le budget avec un signe ngatif.

Ensuite, ouvrez le menu Prsentation et utilisez la commande Tableau analytique. Dsactivez loption Affiche le dtail charges/produits, activez Affiche la colonne des budgets et choisissez Budget centres dans la liste droulante.

Vous obtenez alors le tableau suivant : Code P1000 P2000 FGEN Titre Centres danalyse Projet 1000 Projet 2000 Codes de rpartition Frais gnraux Rsultat 120.00 -30.00 -30.00 Budget 400.00 500.00

135

14.2 Budget des priodes par centre analytique

Ouvrez le menu Prsentation et utilisez la commande Budgets, ou cliquez sur licne Budgets . Dans le dialogue qui suit activez Budgets des priodes par centres analytiques et cliquez sur OK. Entrez les budgets de janvier mars :

Passez les critures suivantes (la date des critures ne joue aucun rle ici). Dbit Crdit Priode 1000 3200 1 1000 3200 2 1000 3200 3 Pce. Vente priode 2 Vente priode 3 Vente priode 4 Libell 100.00 200.00 400.00 Montant P1000 1 P1000 2 P2000 3 Analyt.

Ouvrez le menu Prsentation et utilisez la commande Tableau analytique. Dsactivez loption Affiche le dtail charges/produits, activez Affiche la colonne des budgets et choisissez Budget centres priodique dans la liste droulante :

Ouvrez le menu Edition et cliquez la commande Filtre. Activez loption Priodes dimputation et choisissez les priodes depuis 1: Janvier jusqu 2: Fvrier dans les listes droulantes.

136 Vous obtenez alors le tableau suivant : Code Titre Centres danalyse P1000 Projet 1000 Rsultat Budget 300.00 150.00

Le rsultat de P1000 pour les priodes 1 et 2 est de 300.00 (100 + 200) alors que le budget de P1000 pour cette mme priode est de 150.00 (100 en Janvier et 50 en fvrier).

14.3 Budget des centres par compte

Vous pouvez dfinir des budgets des centres analytiques par compte. Ouvrez le menu Prsentation et utilisez la commande Budgets, ou cliquez sur licne Budgets . Dans le dialogue qui suit activez Budgets des centres analytiques par compte, puis cliquez sur le bouton Configurer. Cochez toutes les lignes puis cliquez sur OK :

Entrez les budgets pour le compte 3200 comme ci-dessous :

La premire colonne contient le budget annuel du compte 3200 (1000.00); les autres colonnes contiennent le budget du code analytique respectif pour le compte 3200 (100.00, 300.00 et 200.00). Pour retrouver ces chiffres dans le tableau analytique procdez de la manire suivante : Ouvrez le menu Prsentation et utilisez la commande Tableau analytique.

137 Dsactivez loption Affiche le dtail charges/produits et activez les options Par centres et Affiche la colonne des budgets et choisissez Budgets centres par comptes dans la liste droulante :

On obtient le tableau suivant : Code Titre Centres danalyse P1000 Projet 1000 P2000 Projet 2000 Total Rsultat 120.00 -30.00 90.00 Budget/cpt/code 100.00 300.00

On retrouve les chiffres 100.00 et 300.00. Ces budgets peuvent galement tre exploits dans le tableau des pertes et profit. Utilisez la commande Pertes et profits du menu Prsentation, cliquez sur le bouton Centre danalyse, puis cochez seulement P2000 et ensuite cliquez sur OK.

Ensuite cochez loption Comparaison et choisissez Budgets des centres analytiques dans la liste droulante Comparaison avec .

Le budget affich pour le compte 3200 est de 300.00, cest--dire le budget du code P2000 pour le compte 3200.

138 Utilisez de nouveau la commande Pertes et profits du menu Prsentation, cliquez sur le bouton Centre danalyse, puis cochez P1000 et P2000 et cliquez sur OK. Cette fois-ci le budget affich pour le compte 3200 est de 400, cest--dire la somme des budgets du code P1000 et du code P2000 pour le compte 3200 (100.00 + 300.00).

14.4 Contrle du budget des centres par compte

Le budget annuel dun compte peut tre mis en relation avec les budgets des centres par compte selon les trois mthodes suivantes : Automatique : le budget annuel du compte est automatiquement la somme des budgets des centres analytiques du compte. Dans ce cas le budget annuel ne peut videmment plus tre modifi la main et les champs de saisie correspondants sont griss; en plus le budget annuel est affich sur un fond bleu. Rpartition : les budgets des centres analytiques du compte rsultent dune rpartition du budget annuel selon une cl de rpartition dfinie par un code analytique de rpartition (voir section 12.4, page 117). Cest loppos du point prcdent : vous entrez le budget annuel, et Crsus Comptabilit calcule les budgets des centres selon la cl de rpartition. Contrle : Le budget annuel du compte est indpendant des budgets des centres analytiques du compte, mais si la somme des budgets des centres analytiques du compte est plus grande que le budget annuel du compte, ce dernier est affich sur un fond rouge, autrement il est affich sur un fond vert. Pour dfinir ces relations utilisez la commande Prsentation-Budgets et cliquez sur le bouton Configurer le calcul automatique des budgets. Exemple

Numro 3200 3400 3600

Titre du compte Budget Ventes de marchandises A 400.00 Ventes de prestations brutes 30.00 Ventes de matires premires 1'700.00

P1000 100.00 10.00 1'000.00

P2000 300.00 20.00 600.00

139

Compte 3200 Le budget annuel du compte 3200 est 400.00 (100.00 + 300.00); ce chiffre nest pas ditable car le mode de ce compte est Automatique (cf. illustration prcdente). Compte 3400 Le budget annuel de ce compte (30.00) a t entr manuellement. Les budgets des centres P1000 et P2000 rsultent de la rpartition du budget annuel (30.00) selon le code de rpartition FGEN qui est ici dfini ainsi : 50 parts pour P1000 et 100 parts pour P2000 . Donc le budget de P1000 est calcul ainsi : (30.00 50.00) 150.00 = 10.00 et celui de P2000 est calcul ainsi : (30.00 100.00) 150.00 = 20.00. Compte 3600 Le budget annuel du compte 3600 (ici 1700.00) est indpendant. Mais le chiffre 1700.00 est affich sur fond vert car il est plus grand que la somme des budgets centres (1000.00 + 600.00).

140

15 Quantits
15.1 Introduction
Vous pouvez affecter chaque criture une quantit arbitraire afin de pouvoir grer non seulement les soldes des comptes en monnaie mais aussi en quantits quelconques. Afin de pouvoir utiliser les quantits il faut pralablement utiliser la commande Dfinitions du menu Options et cocher la case Utilise la comptabilit analytique dans longlet Analytique :

15.2 Exemple
Si vous vendez des pommes de terre vous pouvez rserver un compte de produit exclusivement pour la vente de pommes de terre et entrer pour chaque criture concerne, en plus du montant, le nombre des kilos vendus. Passez les critures suivantes : Dbit Crdit 4200 1000 1 1000 3200 2 1010 3200 3 Pce. Achat 1 Vente 1 Vente 2 Libell 60.00 100.00 50.00 Montant Quantit 56.000 22.000 34.000

La commande Quantit du menu Prsentation permet dobtenir la liste de tous les comptes ce qui donne ici : Dbit 1000 1010 3200 4200 Crdit Caisse CCP Ventes de marchandises brutes Achat de marchandises Solde Solde Qt 100.00 22.000 50.00 34.000 150.00 -56.000 60.00 56.000

Vous pouvez rgler la faon dont sont affiches les quantits (nombre de zros aprs la virgule, sparateurs de milliers, etc.) dans longlet Nombres de la commande Dfinitions du menu Options.

141

16 Les rfrences
Toutes les instructions et tous les exemples donns dans le prsent manuel ont pour unique but daider vous familiariser avec le logiciel Crsus Comptabilit. Ils ne constituent pas une instruction sur comment tenir votre comptabilit. Si vous avez des doutes sur des questions de comptabilit, il est important de savoir o trouver les informations ncessaires. Voici deux rfrences qui peuvent rpondre la plupart de vos questions.

16.1 Rfrence pour le plan comptable

Louvrage de rfrence pour toute question concernant le plan comptable gnral PME de lUSAM (Union Suisse des Arts et Mtiers) est : Plan comptable gnral PME, Walter Sterchi, ISBN 3-9520486-5-8 Un autre ouvrage recommand du mme auteur est : Comptabilit PME, Walter Sterchi, ISBN 3-9520486-1-4 Vous pouvez obtenir cet ouvrage en librairie ou auprs de : Union suisse des arts et mtiers Schwarztorstrasse 26 Case postale 3001 Berne Tlphone : 031 380 14 14 Fax : 031 380 14 15 www.sgv-usam.ch

16.2 Rfrence pour la TVA

La lgislation concernant la TVA est complexe LAFC gre la TVA au niveau fdral et cest la rfrence pour toute question relative la TVA. Sur son site web, vous trouvez la rponse toutes vos questions relatives la TVA, sous forme de pages web ou sous forme de documents PDF tlcharger gratuitement. Administration fdrale des contributions Division principale de la TVA Schwarztorstrasse 50 3003 Berne www.estv.admin.ch