CAS PRATIQUE GESTION D’UNE PETITE ENTREPRISE –

METHODE PAS A PAS

I. Procédure de création d’une nouvelle base de données
Cliquez sur :
a. Démarrer > Programmes > Microsoft Access
b. Cliquez sur : Base de données de bureau vide ou sélectionnez
l’option nouvelle base de données Access > puis cliquez sur OK
c. Dans la zone nom de fichier, tapez : Gestion PE > puis sur le bouton
créer.

2. Cliquez
sur
ACCESS

1. Démarrer

3. Cliquez sur Base

de données de
bureau vide

Dr BILOA Gabriel Rodrigue.

Mail:bigaro1@yahoo.fr
 4. Tapez le nom du
fichier suivant :
Gestion PE

5. Cliquez sur
Créer

Notre Base de données a été créée.

Dr BILOA Gabriel Rodrigue.

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 II. Création de la structure de chaque table
Dans le cadre de notre cas pratique, nous allons créer 6 tables :
- La table « Familles de produits »
- La table « Produits »
- La table « Clients »
- La table « Factures »
- La table « Détail des factures »
- La table « Règlements clients »
Nous allons schématiser le cas de la table Familles de produits. Pour les
autres tables, vous suivrez la même démarche en vous servant des
explications que nous allons vous fournir.
i. TABLE FAMILLES DE PRODUITS
Champ Type Taille Autres Propriétés
CodeFamille NuméroAuto Clé primaire
Famille Texte 50 Toujours en majuscules
Démarche de création en machine :
NB : Nous vous suggérons d’avoir au minimum la version d’Access
2007. Dans le cas d’espèce, nous avons choisi de travailler avec Access
2016.

1. Dans la fenêtre de la base de données, allez sur la rubrique tous les

objets du côté gauche de votre fenêtre > cliquez droit sur le nom
table1 qui y est par défaut > cliquez sur l’option mode création >
Enregistrer le nom de la table dans la fenêtre qui s’ouvre. Ici, on
note : « Familles » > puis cliquez sur OK
2. Saisissez le nom du premier Champ : « CodeFamille » (sans espace)
puis utilisez la touche de tabulation pour venir définir le type de
champ.
3. Dans type de données, sélectionnez l’option : NuméroAuto

Dr BILOA Gabriel Rodrigue.

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 4. Cliquez au début de la deuxième ligne, tapez : « Famille » (je précise
que le nom Famille est écris sans « s » à la fin), puis utilisez la
touche de tabulation pour choisir le type de champ. Le champ est
automatiquement de type texte.
5. Allez dans la rubrique propriétés du champ. Dans taille du champ,
tapez 50
6. Entrée le symbole > dans la propriété Format afin de convertir
automatiquement en majuscules les familles saisies.
7. Afin d’obliger l’utilisateur à saisir un nom de famille, sélectionnez
« OUI » dans la propriété Null Interdit.
8. Enregistrer la table en cliquant sur Ctrl + S
NB : vous remarquerez que le CodeFamille est par défaut désigné clé
primaire.
La première table étant créée, il est possible de saisir directement les
différentes familles de produits. Comme nous sommes dans la vente en
gros des articles de sport, on choisira 6 familles de produits.
a. Cliquez sur le bouton affichage > Mode feuille de données. La table
se présente en mode feuilles de données, agrandissez tout d’abord la
colonne du champ famille.
b. Cliquez dans le champ Famille puis saisissez les différentes familles
telles que ci-dessous en utilisant la touche de tabulation pour vous
déplacer
Tableau Famille de produits à saisir
CodeFamille Famille
1 FOOTBALL
2 HANDBALL
3 VOLLEY
4 BASKET
5 TENNIS
6 JUDO
Cliquez droit sur l’onglet « Familles » et cliquez sur enregistrer pour
sauvegarder.

Dr BILOA Gabriel Rodrigue.

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 REPRESENTATION VISUELLE EN MACHINE

1. Cliquez droit
sur le nom table1
puis sur mode
création

Tapez le nom de la table :

Familles, puis cliquez sur OK

Dr BILOA Gabriel Rodrigue.

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Voici comment se présentera votre première table vide :

Les modifications apportées

Dr BILOA Gabriel Rodrigue.

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 Cliquez droit le nom Familles et sur enregistrer.

A défaut appuyez sur la combinaison des touche Ctrl +S

pour effectuer l’enregistrement.

A présent nous allons saisir les différentes familles de produits.

Posez la souris sur le bouton d’affichage de la

table et cliquez droit. Cliquez ensuite sur
Mode Feuille de données

Après la saisie des

différentes familles de
produits, enregistrer comme
indiqué plus haut ou
combinez Ctrl + S pour
effectuer l’enregistrement.

Dr BILOA Gabriel Rodrigue.

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 Pour fermer la table active, posez la souris sur le bouton de la table
Familles et ensuite cliquez droit, puis sur fermer dans le menu contextuel.
Pour créer une nouvelle table, cliquez sur l’onglet Créer dans le ruban.
Pour créer une nouvelle table, cliquez sur l’onglet Créer, puis sur création
de table, une nouvelle table vide (avec le nom table1) s’ouvre et prête à
être configurée.

Cliquez sur
Créer, puis sur
Création de
table.

Après cette représentation visuelle, il est plus facile de créer les autres
tables en suivant la procédure indiquée.
Créez à présent les autres tables en renseignant les informations
nécessaires telles qu’indiquées.
ii. TABLE PRODUITS
Champ Type Taille Autres propriétés
CodeProduit NuméroAuto Clé primaire
Désignation Texte 50 Toujours en
majuscules
CodeFamille Numérique Entier long Provient de la table
Familles de produits
PrixAchat Monétaire
CoefMarge Numérique Réel simple Ne doit pas être
inférieur à 1,4

Dr BILOA Gabriel Rodrigue.

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QtéStock Numérique Entier long Nous devons toujours
avoir en stock au
moins 4 exemplaires
Réappro Numérique Entier long Doit être supérieur à 0
DDV Date/heure Ne peut être postérieur
Date de dernière vente à la date du jour
Soldé Oui/Non Par défaut : Non
TxTVA Numérique Pourcentage 19,25% par défaut

Pour créer cette table allez dans mode création ou cliquez dans l’onglet
créer > puis création de table. Enregistrez le nom de la table
« PRODUITS » et validez OK.
Création des champs de la table produit :
Remplir chaque ligne de la table :
Nom du Champ : CodeProduit (Clé primaire) > Type de données :
NuméroAuto
 Nom du champ : Désignation > Type de données : Texte court >
Propriétés du champ général : Taille = 50 ; Format (symbole >)
 Nom du champ : CodeFamille > Type de données : Numérique >
Propriétés du champ général : Taille = Entier long ; dans liste de
choix : choisir Zone de liste, puis Table/Requêtes, Familles, et enfin
1 et 2
 Nom du champ : PrixAchat > Type de données : Monétaire en CFA
> Propriétés : Format monétaire
 Nom du champ : CoefMarge > Type de données : Numérique >
Propriétés – Taille : Réel Simple, Décimale : 2, Valeur Si >=1,
Message si erreur : Le coef de marge ne doit pas être < à 1,4
 Nom du champ : QtéStock > Type de données : Numérique >
Propriétés – Taille : Entier long, Légende : Quantité en stock

Dr BILOA Gabriel Rodrigue.

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  Nom du champ : Réappro > Type de données : Numérique >
Propriétés – Taille : Entier long, Légende : Stock minimum, Valide
si : >0, Message si erreur : Le niveau de réappro doit être supérieur
à 0.
 Nom du champ : DDV > Type de données : Date/heure >
Description : Date de dernière vente > Propriétés – Format : Date
général, Légende : Dernière vente le, Valide si : <=Date(), Message
si erreur : Ne peut être postérieure à la date du jour
 Nom du champ : Soldé > Type de données : Oui/Non > Description :
Article soldé > Propriétés – Format : Oui/Non
 Nom du champ : TxTVA > Type de données : Numérique >
Propriétés – Taille : Réel simple, Format : Pourcentage, Légende :
Taux de TVA, Valeur par défaut : 0,1925 – Valide si : >0, Message
si erreur : Pas de taux de TVA nul, Null interdit : Oui
Pour finir, sauvegarder la table soit par les touche Ctrl + S, soit en cliquant
sur la touche enregistrer.
N’oubliez que vous avez la possibilité d’apporter des modifications en cas
d’erreur ou de réajustement.
iii. TABLE CLIENTS
Champ Type Taille Autres Propriétés
CodeClient Texte
Nom Texte 50
Adresse Texte 120
BP Texte 5
Ville Texte 40
TEL Texte 14
TypeRegt Texte 4
(Type de
règlement)
Créer la table en cliquant sur l’onglet Créer, ensuite intégrer les différents
champs
Dr BILOA Gabriel Rodrigue.

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  Nom du Champ : CodeClient > Type de données : NuméroAuto >
Propriétés – Taille : Entier Long, Nouvelles valeurs : Incrément,
Indexé : Oui – Sans doublons
 Nom du Champ : Nom > Type de données : Texte > Propriétés –
Taille : 50, Format : >, Légende : Nom ou raison sociale, Null
interdit : Oui, Indexé : Oui – Avec doublons
 Nom du champ : Adresse > Type de données : Texte > Propriétés –
Taille : 120
 Nom du champ : BP > Type de données : Texte > Propriété –
Taille : 5
 Nom du champ : Ville > Type de données : Texte > Propriétés –
Taille : 50, Format : >
 Nom de champ : Tél > Type de données : Texte > Propriétés –
Taille : 9, Masque de saisie : 000/00/00/00 ;0 ;_
 Nom de champ : TypeRegt > Type de données : Texte > Cliquez
dans type de données au niveau de texte pour dérouler, choisir
assistant liste de choix et inscrire : (CPT, 30FM, 60FM), validez >
Description : Comptant, 30 jours fin de mois ou 60 jours fin de mois.
La partie Propriétés Liste de choix doit avoir les éléments suivants :
Contrôle de l’affichage : Zone de liste modifiable ou déroulante,
Origine source : Liste valeurs, Contenu :
« CPT » ; « 30FM » ; « 60FM », Lignes affichées : 8. Sauvegardez
ensuite votre table
iv. TABLE FACTURES
Champ Type Taille Autres propriétés
NumFacture NumAuto Clé primaire
CodeClient Entier long A sélectionner dans la table
clients
DateFacture Date/heure Ne pas être postérieur à la
date du jour
TotalTTC Réel simple Monétaire
DateEch Date Format jj/mm/aaaa
Dr BILOA Gabriel Rodrigue.

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 Les deux champs TotalTTC et DateEch seront mis à jour
automatiquement par le formulaire de saisie des factures.
Créez une table Factures avec les champs définis tels que ci-après :
 Nom du champ : NumFacture > Type de données : NuméroAuto >
Description : Numéro de facture
 Nom du champ : CodeClient > Dans Type de données, faites
dérouler en cliquant l’icône de droite, puis sélectionner Assistant
liste de choix… cocher l’option : je veux que la liste de choix
recherche les valeurs dans une table ou requête > sélectionnez la
table clients > triez les champs Nom et Ville > cliquez sur terminer
et sauvegarder la table pour que les relations puissent être créées.
 Nom du champ : DateFacture > Type de données : Date/heure >
Propriétés – Format : Date, général – Valeur par défaut : Date(),
Valide si : <=Date(), Message si erreur : Pas de facture postérieure à
la date d’aujourd’hui
 Nom du champ : TotalTTC > Type de données : Monétaire >
Description : Sera mis à jour automatiquement lors de la saisie de la
facture
 Nom du champ : DateEch > Type de données : Date/heure >
Description : Date d’échéance > Propriétés – Format : Date, général
Sauvegardez la table en cliquant sur enregistrer
v. TABLE DETAIL FACTURES
Champ Type Autres propriétés
NumFacture Entier long
CodeProduit Entier long A sélectionner dans la table
produits
Quantité Entier long Ne peut pas être égale à 0
PrixVente Monétaire

Dr BILOA Gabriel Rodrigue.

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TxRse (Taux de remise) Réel simple Format Pourcentage (Ne doit pas
être supérieur à 40%)

NB : Une facture peut comporter plusieurs produits. Chaque produit

facturé va correspondre à un enregistrement dans la table DétailFactures.
Chacun de ces enregistrements d’une même facture sera référencé avec le
même numéro de facture ce qui implique que le champ NumFacture ne
doit surtout pas être une clé primaire, il doit être seulement indexé en
autorisant les doublons. Le prix de vente du produit facturé doit être
obtenu automatiquement par la multiplication des champs PrixAchat et
CoefMarge (Table Produits).
En cliquant sur l’onglet Créer dans le ruban, créer la table DétailFactures
avec les champs tels que ci-après :
 Nom du champ : NumFacture > Type de données : Numérique
 Nom du champ : Code produit > dans Type de données :
Sélectionnez Assistant liste de choix… cochez l’option : « Je veux
que la liste de choix recherche les valeurs dans une table ou
requête ». Double cliquez sur la table Produits, sélectionnez ensuite
les champs CodeProduit et Désignation. Agrandissez la largeur de la
colonne Désignation, puis cliquez sur Terminer.
Sauvegardez la table pour que les relations puissent être créées.
 Nom du champ : Quantité > Type de données : Numérique >
Propriétés – Taille : Entier long, Valide si : >0, Message si erreur :
Saisissez une quantité.
 Nom du Champ : PrixVente > Type de données : Monétaire
 Nom du champ : TxRse > Type de données : Numérique >
Propriétés – Taille : Réel simple, Format : Pourcentage, Légende :
Taux de remise, Valeur si : <=0,4 – Message si erreur : Ne pas faire
plus de 40% de remise.
Sauvegardez la table en l’enregistrant.
Dr BILOA Gabriel Rodrigue.

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 vi. TABLES REGLEMENTS
Champ Type Taille Autres propriétés
NumReglmt Numéro Auto
Numérique Entier long A sélectionnez dans la table
NumFacture
Factures
Montant Monétaire
DateReglmt Date/heure
Texte 4 A choisir parmi CHQ, CB,
ModeReglmt
VIRT ou ESP.

Dans l’onglet Créer, créez la table Règlements avec les champs tels que
ci-après :
 Nom du champ : NumReglmt > Type de données : NuméroAuto
 Nom du champ : NumFacture > Type de données : Numérique,
cliquez sur Assistant liste de choix… sélectionnez NumFacture
dans la table Factures, validez OK
 Nom du champ : Montant > Type de données : Monétaire >
Propriétés – Légende : Montant du règlement, Valide si : <>0,
Message si erreur : Le règlement ne peut pas être égal à zéro
 Nom du champ : DateReglmt > Type de données : Date/heure >
Propriétés – Format : date, général – Légende : Date de règlement,
Valide si : <=Date(), Message si erreur : La date de règlement ne
peut être postérieure à la Date du jour, Null interdit : Oui
 Nom du champ : ModeReglmt > Dans Type de données sélectionnez
assistant liste de choix… cochez l’option je taperai les valeurs
souhaitées. Saisissez les 4 valeurs CHQ, Transfert MOMO/OM,
VIRT Bancaire, ESP. Utilisez les flèches de bas pour vous déplacer.
Cliquez sur terminer.
Sauvegardez la table en l’enregistrant.

Dr BILOA Gabriel Rodrigue.

Mail:bigaro1@yahoo.fr