Bases de Données Issatso.

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Institut Supérieur des Sciences Appliquées et de Technologie de Sousse

Bases de Données -2ième année préparatoire-

TP 1 : Création de Tables et Enregistrements

Enseignants : Mr. Saidane Mhamed

Mme. Boukadi ahlem Année Universitaire : 2020- 2021

1. Créer une base de données

Marche à suivre :

1. Ouvrez Access
2. Dans la boîte de dialogue qui apparaît automatiquement, choisissez "Base de données
Vide"

3. Définissez l'endroit où vous allez la placer (le dossier)

4. Nommez donc la base de données "ProFormation"

5. Et cliquez sur « Créer ».

Vous êtes maintenant l'heureux propriétaire d'une base de données dont le nom est
ProFormation.mdb (accdb= access data base file), et qui est, pour l'instant, absolument vide.

2. Tables et enregistrements -Premiers pas

Nous allons parler de clients. Simplement parce que les clients sont des entités faciles à gérer.

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Une fois vous avez cliqué sur « Créer » pour créer votre nouvelle base de données, une
nouvelle fenêtre s’ouvre

Vous êtes maintenant en mode feuille de données d'une nouvelle table qui n'a pas encore de
nom ni de champs. Le mode Feuille de données permet d'entrer directement des données. La
structure de la table est alors créée en mode création. Les noms des champs sont attribués
dans l'ordre numérique (Champ1, Champ2, etc.) et le type de données de chaque champ est
automatiquement défini en fonction des données entrées.

Pour passer en mode création cliquer sur . Access vous demande alors d'attribuer un
nom à la nouvelle table, puis active le mode Création . Appelez la table « T_Client »

, cliquez sur « OK ».

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La première colonne (N°) qui contient NuméroAuto et qui est présentée comme une clé
primaire, est le champ qu'Access ajoute automatiquement lors de la création d’une nouvelle
table.

Ecrivez NomClient et Pre om, comme ceci :

N°, NomClient et Prenom s'appellent des CHAMPS. Notre table est donc composée (pour
l'instant) de 3 champs, et d'aucune donnée (C'est à dire qu'il n'y a encore aucun client dans la
table - aucune donnée).

Mode saisie de données

Pour entrer des clients proprement dit, il va falloir visualiser la table en MODE SAISIE DE

DONNEES. Vous cliquez sur l'icône (en haut à gauche de votre écran)

Il vous demande :

Répondez OUI.

Vous vous retrouvez alors dans cette situation :

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Cliquez sur la case blanche juste en dessous de NomClient, et écrivez Dalon :

Vous avez peut-être juste eu le temps de constater que dès que vous avez écrit le D de Dalon,
il vous a créé une nouvelle ligne juste en dessous, et que le NuméroAuto s'est mis à 1. Pour
inscrire le prénom de Dalon, soit vous cliquez sur la case en dessous de Prenom, soit vous
appuyez sur la touche Tabulation .

Ecrivez-y Alain :
En dessous d'Alain Dalon, ajoutez Jean-Paul Brulmondo :

Enregistrement des données de manière automatique

C'est un des nombreux atouts d'Access ! Vous ne devez pas enregistrer ! Il sauvegarde tout
seul! La preuve : Quittez Access ! (Fichier/Quitter) € il ne vous demande absolument rien !
Il ne vous prévient même pas que vous allez quitter le programme... Et pourtant vos deux
clients sont bel et biens sauvegardés. Relancez Access.

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Choisissez votre base de données

et cliquez sur OK.

Double-cliquez sur . Vous revoilà dans votre table. Vous constatez que
vos données ont été bien enregistrées :

Suppression du champ N°

Pour supprimer le champ « numéro », il faut que nous retournions dans notre table T_Client

en mode Création. Pour ce faire vous cliquez sur l'icône (en haut à gauche)

Vous vous retrouvez ici :

Pour supprimer le champ N°, vous cliquez avec le bouton droit de la souris à côté sur la petite

clé, et vous choisissez Supprimer les lignes.

A la question :

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, répondez Oui. C'est simplement une demande de confirmation de suppression. Si vous aviez
supprimé le champ NomClient par exemple, et que vous aviez déjà rentré seize mille clients,
vous allez les effacer d'un seul coup en supprimant le champ…sans espoir de retour en
arrière!

A la 2ème question

Répondez également Oui…. Il nous en veut avec sa clé primaire ! Nous y reviendrons...

Vous vous retrouvez maintenant dans cette situation :

3. Gestion des champs

Utilité de la liste

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Cette liste contient les différents types de données. Chacun de ces types correspond à un genre
d'information. Par exemple, si on veut insérer la date de naissance des clients, on va choisir un
type de données "Date/Heure".

Admettons qu'on veuille entrer la taille des clients. Si vous créez un champ "Taille" et que
vous le laissez en texte, vous aurez la possibilité d'écrire n'importe quoi dedans. Faisons le
test.

Créez un champ Taille :

Lancez la table en mode saisie de données :

Complétez-là comme ceci :

Vous constatez qu'à cause du fait que le champ Taille est en Texte, on peut y écrire des
mesures tout à fait fantaisistes ! Pour l'instant, c'est un peu égal, mais admettons qu'il s'agisse
d'une longue liste de trois mille basketteurs, et qu'il s'agit de les trier en ordre croissant de
taille, vous imaginez bien que ça va être impossible !

Il s'agit donc d'empêcher cela. Revenez en mode création.

Le type de données Numérique et les erreurs de conversion

Définissez le champ Taille comme étant numérique :

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Lancez la table en mode saisie de données. Access vous demande d'enregistrer la table. Dites
Oui. Ensuite, il vous affiche ce message :

Access vous informe qu'il y a eu des erreurs de conversion : 2 enregistrements vont être
effacés. Lesquels ? Simplement ceux-ci qui n'ont rien de numérique :

Le 1M68 est "Presque" numérique, mais il suffit d'une seule lettre (M) pour que le champ soit
définitivement considéré comme du TEXTE !

Répondez OUI à ce message d'avertissement. Vous vous retrouvez alors avec votre table dans
cet état :

• Avant la conversion de texte en numérique :

• Après la conversion de texte en numérique (Maintenant) :

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Nous allons voir ça. Revenez en mode création de la table. Cliquez sur le champ taille

Vers le bas de votre écran, vous constatez qu'il y a toute une série d'options. Ce sont les
options de champ :

La propriété "Légende"

Ce qu'on pourrait faire, c'est remplacer le champ "Taille" par "Taille (CM)", ce qui nous
permettrait d'avoir, en haut de la colonne, une indication Alors, Microsoft a eu l'excellente
idée de donner une option de champ qui s'appelle légende (en bas de votre écran en mode
création, un peu plus bas que "Taille du champ" que nous avons déjà vu) :

Cette option permet de dire ce qu'on a envie qui soit indiqué en haut de la colonne à la place
du champ. S'il n'y a rien d'indiqué dans cette propriété Légende, alors, c'est le nom du champ
qui est écrit.

Ecrivez Taille (CM) dans la propriété Légende du champ Taille :

, et lancez la table en mode saisie de données. Vous constatez que maintenant l'en-tête de
colonne est :

On peut également donner une description du champ plus approfondie. Revenez en mode
création. Nous allons nous intéresser à la zone "Description" :

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Cette zone permet de décrire le champ avec encore plus de détails que la légende. Ecrivez-y :
"La taille est exprimée en centimètres" :

Ce texte apparaît en mode création, mais également en mode saisie de données, dans la barre
d'état, c'est à dire tout en bas de votre écran.

Malheureusement, cette information va apparaître de manière trop discrète.

Lancez la table en mode saisie de données, et regardez tout en bas de votre écran. Vous
devriez voir ce texte : .

Cliquez dans une taille (n'importe laquelle), et remarquez que le texte dans la barre d'état a
changé : .

La propriété "Valide Si"

Grâce à la propriété "Valide si" on va interdire purement et simplement toute valeur inférieure
à 140 ! Comme ça, si on essaie d'écrire 1.85 par exemple, Access va le refuser car 1.85 est
simplement inférieur à 140. L'utilisateur devra écrire plutôt 185:

Mettez ">=140" (">=" veut dire "Plus grand ou égal à") dans la zone Valide si :

Allez dans la taille de Michael Jordin, et essayer de lui attribuer une taille de 2,10. Vous
obtenez ce message d'erreur :

En effet, il n’est pas question d'entrer une valeur inférieure à 140 ! Cliquez sur OK.

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Il vous laisse toutefois votre valeur : 2,10. Nous avons déjà eu ce cas de figure ou vous êtes
bloqué par Access. Je vous rappelle qu'il suffit d'entrer une valeur valide à la place de 2.10, ou
de presser la touche Escape (Echap).

La propriété "Message Si Erreur"

On a la possibilité de remplacer ce message épouvantable (« Message si erreur ») par un

message personnalisé. Cette propriété s'appelle "Message si erreur". Revenez en mode
création, cliquez sur le champ Taille, et regardez les options en bas :

Dans Message Si Erreur, écrivez : "J'ai dit que la taille devait s'exprimer en CM !!!" :

Lancez la table en mode saisie de données, et essayez de changer la taille de Michael Jordin
en 2.23. Cliquez sur quelqu'un d'autre. Le message d'erreur suivant, beaucoup plus explicite,
survient :

Ne cliquez surtout pas sur Aide, vous allez vous retrouver dans des explications qui n'ont pas
grand chose à voir avec notre taille. Cliquez sur OK, et appuyez sur « Echap » pour revenir à
la taille d'avant.

On pourrait imaginer qu'on refuse toute valeur inférieure à 140, mais aussi toute valeur
supérieure à 220.

En mode création de votre table : Mettez simplement "Entre 140 et 220" dans la zone Valide
Si : .

Remarque :
Si je ne connais pas la taille du client, j'aimerais bien la laisser à 0... Mais 0, c'est plus petit
que 140. Access va donc la refuser. Il faut tenir compte de ce cas de figure ! Si vous laissez
les choses comme ça, vous allez être obligé de mettre une taille à chaque nouveau client, et
comme vous ne connaîtrez peut-être pas la taille de vos nouveaux clients, vous allez devoir
leur inventer une taille fictive, ce qui est ridicule.

Pour contourner ce problème, vous allez simplement mettre ceci dans la zone Valide Si : 0 Ou
Entre 140 Et 220 : .

Vous pouvez tester : Vous allez pouvoir entrer 0, ou une valeur comprise entre 140 et 220,
mais tout le reste sera automatiquement refusé.

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Résumé

Chaque table est pourvue d'un certain nombre de champs. Chacun de ces champs est d'un type
particulier (Texte, Numérique, Date) selon le genre de chose qu'il va contenir. Un champ
Taille va être numérique. Un champ Téléphone va être Texte (Et oui : Un numéro de
téléphone peut contenir des points, les parenthèses, des espaces...). Ces champs
h ont certaines
options :

• Taille du champ : Permet d'affiner le type de base. Numérique par exemple peut être
Entier Long ou Réel Simple
i selon qu'on désire ou non des décimales
• Légende : Un texte qui remplace le nom du champ comme en-tête de colonne, afin
d'éviter de renommer les champs
• Valide Si : Une expression telle que ">50" ou "Entre 3 et 10" qui permet d'éviter
d'entrer des valeurs inappropriées dans le champ. Attention : les valeurs qui auraient
été introduites dans la table avant de définir ces restrictions telles quelles
n !
• Message si erreur : Un petit message personnalisé au cas où on entre une valeur
dans le champ qui ne respecte pas la condition de "Valide Si"

4. Gestion des enregistrements

Nous allons montrer comment Access effectue la sauvegarde des enregistrements. Ouvrez
votre base de données ProFormation (si ce n'est déjà fait), et lancez la table T_Client en mode
saisie de données. Voici ce que vous devriez avoir :

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Symboles d'enregistrement automatique : Le petit crayon et la petite flèche

Nous allons nous intéresser à la petite colonne de gauche :

C'est dans ces petites cases que nous allons constater l'enregistrement. Cliquez sur le mot
"Dalon" (Alain Dalon). Vous constatez que maintenant, il y a une petite flèche qui est apparue
sur la gauche :

Allez à la fin du motDalon, et ajoutez la lettre « s », comme ceci :

. Constatez qu'instantanément, la petite flèche ( ) s'est
transformée en petit crayon qui écrit ( ). Ceci veut dire que le "s" que vous avez rajouté à
Dalon n'est PAS ENCORE enregistré. En d'autres mots, si juste maintenant, il y avait une
panne de courant, toute votre table serait correctement sauvegardée MAIS le "s" de Dalon
aurait disparu.

Pour l'enregistrer, c'est extrêmement simple : Il suffit de cliquer sur un autre enregistrement.

Par exemple, cliquez sur "Bill" (De Bill Clunton) : .

Vous constatez que maintenant le crayon a disparu de devant Alain Dalon, et qu'une flèche
est apparue devant Bill Clunton. Ca veut dire que OK, le « s » est maintenant enregistré, à
l'instant précis ou vous avez quitté l'enregistrement Alain Dalon. Maintenant, s'il y avait une
coupure de courant, tout serait correctement enregistré, y compris le "s" de Dalons.

Remarque :

En fait, l'enregistrement s'effectue lorsque vous effectuez l'une de ces actions suivantes :

• Lorsque vous changez d'enregistrement

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• Lorsque vous revenez en mode création

• Si vous fermez la table
• Si vous fermez Access (Fichier/Quitter)

Suppression d'enregistrements

Vous cliquez sur la partie de gauche de l'enregistrement que vous voulez effacer. Essayons
d'effacer Alain Dalons : Cliquez d'abord dans la petite case bleue à gauche d’Alain. La ligne
devient noire, cliquez par le bouton droit sur « supprimer l’enregistrement» ou pressez la
touche DEL :

Access vous demande de confirmer la suppression du client :

Dites Oui.

Pour effacer plusieurs enregistrements, pas de problème, vous pouvez en sélectionner

plusieurs à la fois en faisant glisser la souris !

5. Gestion des champs : Texte, Mémo, tri, utilisation judicieuse des tailles
de texte

Nombre de caractères dans un champ Texte

Dans la limite imposée par la propriété "Taille du champ", avec les champs texte, vous
pouvez définir jusqu'à 255 caractères maximum:

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Si vous essayez d'écrire 256 dans cette zone , alors, Access va vous
renvoyer ce message d'erreur :

Laissez donc la valeur à 50 pour l'instant.

Le type de champ Mémo : avantages et inconvénients

Dans ce cas, on n'utilise plus du texte, mais du mémo :

Le mémo permet d'entrer du texte quasiment de longueur illimitée (En fait, il me semble que
la limite est de 65'536 caractères). Par contre, ça ralentit quelque peu le fonctionnement de la
machine d'une part, et ça prend plus de place que du texte d'autre part.

Il y a un autre inconvénient : On ne peut pas trier les champs mémos ! Nous n'avons pas
encore abordé les tris de données. Profitons-en pour les analyser maintenant.

Pour commencer, précisez que le champ Remarque est de type Mémo. Remaniez ensuite votre
table T_Client de manière à ce qu'elle ressemble à celle-ci :

Si vous désirez trier vos clients par ordre alphabétique (du nom de famille), il vous suffit de
cliquer avec le bouton droit de la souris sur n'importe quel nom de famille, et de choisir "Tri
croissant"

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Votre table est maintenant triée par ordre croissant des noms de famille, et bien évidemment,
les autres colonnes ne sont pas mélangées. Bill Clunton est toujours le président de US
Computer, Michael Jordane est toujours basketteur, etc.

6. Date/Heure, déplacement des champs

Vous allez commencer par installer une date de naissance pour les clients. Ouvrez comme
d'habitude votre base de données ProFormation si ce n'est déjà fait, et allez dans la table
T_Client en mode création. Ajoutez un champ DateNaissance, en type Date-heure :

Déplacement des champs

Vous avez inséré ce champ en dessous des autres. En fait, pour une simple question de confort
visuel, il serait bien pratique de déplacer ce champ vers le haut, juste après le prénom, comme
ceci :

Pour ce faire, suivez très scrupuleusement les étapes suivantes :

1. Cliquez sur le petit carré juste à gauche de DateNaissance pour le sélectionner :

2. Lâchez le bouton de la souris

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3. Recliquez au même endroit , laissez le doigt appuyé

sur la souris, et glissez le champ vers le haut, jusqu'à ce que vous voyez une fine ligne
noire horizontale apparaître entre Prenom et Taille :

A ce moment, lâchez la souris, et voilà : Le champs DateNaissance est maintenant placé à

l'endroit voulu:

Lancez à présent votre table en mode saisie de données.

Le codage des années sur 2 ou 4 chiffres : Utilisation du panneau de configuration de

windows

Précisez la date de naissance de Bill Clunton comme étant le 17 mars 1949, de cette façon :

Enregistrez (Shift Enter). L’année est écrite en 2 ou en 4 chiffres, selon la configuration de

Windows (que vous pouvez changer)

Le type de données Heure (Date/Heure) : Gestion des heures, des minutes et des
secondes

On va installer un champ HeureCoucher qui va contenir l'heure de coucher de chaque

membre. Nous allons essayer.

Nous avons vu plus haut qu'on peut mettre un nouveau champ sous les autres, et ensuite le
déplacer. Mais est-ce qu'on peut directement le placer au bon endroit ? Si par exemple on
voulait insérer ce nouveau champ entre Prenom et Date Naissance ?

Ca se passe en 2 temps :

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• Il faut d'abord créer une ligne vide : Cliquez avec le bouton droit de la souris sur
DateNaissance, et choisissez "Insérer des lignes" :

• Ajoutez ensuite à la bonne place le champ HeureCoucher, défini en Date/Heure

Lancez la table en mode saisie de données. Précisez que Bill Clunton se couche à
21:30, et Robert Redforde se couche à 22:15. Constatez qu'Access Affiche 21:30:00 et
22:15:00. Il nous affiche les secondes même si on ne lui demande rien.

Revenez en mode création, cliquez sur le champ HeureCoucher. Dans les propriétés du
champ, vous avez la propriété format. Cliquez dessus. Tout à droite, vous avez une petite
flèche. Cliquez dessus, et choisissez Heure/Abrégé

Retournez en mode saisie de données. Maintenant les heures de coucher sont correctement
écrites :

7. Le masque de saisie, sous-versions d'Access

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La propriété de champ "Masque de saisie" : Comparaison avec la propriété

"Valide Si"

Admettons que ma table de clients soit plutôt une table de salariés. J'ai besoin de placer le
N°AVS. Comment puis-je éviter toute erreur de saisie ? Avec la propriété Valide Si, ça
parait bien compliqué !

* Le N° AVS est comme le numéro de sécurité sociale en Tunisie. C'est un numéro composé comme suit :
382.59.276.311 (par exemple).

Effectivement, la propriété "Valide Si" permet seulement de restreindre des valeurs. Mais ici,
ce ne sont pas des valeurs que vous voulez restreindre, mais une structure :
3 chiffres .2 chiffres .3 chiffres .3 chiffres
En fait, ce serait bien qu'on soit "guidé" dans le champ. Nous allons faire en sorte que lors
d'un clic dans le champ NoAVS, nous visualisions ce "guide" représenté par des traits de
soulignements qui vont nous montrer comment entrer correctement ce numéro :

Marche à suivre :

Pour commencer, vous créez un nouveau champ NoAVS juste en dessous de Prenom.. vous le
laissez en texte :

La propriété de champ "Masque de saisie" : Utilisation de l'assistant

Dans les propriétés de ce champ NoAVS, vous cliquez sur "Masque de saisie", et ensuite sur
:

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Access vous demande .

Dites Oui.

Vous arrivez sur une boîte de dialogue qui va vous permettre de choisir le masque de saisie
qui correspond le mieux à votre besoin. Nous avons de la chance, le SIN (C'est le numéro de
sécurité sociale américain à ce que j'ai pu comprendre) représente exactement la structure que
nous désirons : 3 chiffres.2 chiffres.3chiffres.2chiffres. Choisissez-le, et cliquez dans la zone
« essayer »:

Ecrivez quelques chiffres . Vous constatez que les chiffres se

répartissent harmonieusement dans la zone, et vous indiquent de manière explicite combien
vous devez encore en entrer.

Remplissez tous les traits de soulignements sinon vous subirez une erreur (c'est
normal... c'est ce qu'on recherche) et cliquez sur . Vous tombez dans cette boîte
de dialogue :

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Vous allez pouvoir personnaliser votre masque de saisie. La zone "Masque de saisie" contient
actuellement 000.00.000.000 : C'est réellement le "masque". Si par exemple, vous aviez voulu
entrer une structure de chiffres telle que 2254/24332 (4 chiffres SLASH 5 chiffres), vous
auriez inscrit dans cette zone : 0000/00000

La zone "Masque de saisie" est donc le masque proprement dit.

La zone "Caractère espace réservé" représente le signe qui va être placé à la place des traits de
soulignement (_). Laissez donc ce trait de soulignement, et laissez finalement 000.00.000.000
dans "Masque de saisie". Cliquez sur .

Une alternative vous est offerte :

Ce choix est à la fois peu important et subtil. C'est à dire qu'il nous demande s'il est bien
nécessaire de stocker de manière interne les points (.) qui séparent les groupes de chiffres.
Qu'on réponde oui ou non n'est pas d'une importance primordiale, puisque de toute façon,
comme nous avons défini un masque de saisie, les points entre les groupes de chiffres, qu'ils
existent réellement en interne dans Access ou qu'ils n'existent pas, ils seront visibles de toute
manière.

Choisissez "Avec les symboles dans le masque". Cliquez sur , et puis sur .

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C'est terminé. Vous êtes de retour dans votre table en mode création. Vous constatez que dans

l'option Masque de saisie, Access a installé ceci : .

Le masque de saisie est divisé en 3 parties, séparées par un Point virgule ;

000.00.000.000 : C'est le masque de saisie proprement dit.

0 : C'est le fait que les données seront enregistrées avec les points qui séparent les sections du
numéro AVS (Rappelez-vous plus haut : Si on exporte dans Excel cette table, il est important
que les points de séparation soient aussi exportés). Si on ne met rien à la place de 0, les points
de séparation ne seront pas installés en interne.

_ : Ce trait de soulignement représente les espaces qu'il faudra remplir quand on cliquera dans
le champ. Si à la place on met une * alors le masque ressemblera à ***.**.***.*** ... Pas très
joli.

8. La clé primaire (L'identifiant)

Application d'une clé primaire à un champ

Revenez dans la table en mode création, et cliquez sur NomClient, puis cliquez sur la petite
clé :

Ca donne pour résultat d'afficher cette petite clé à gauche du champ :

On dit alors en termes techniques que "Le champ NomClient est défini en Clé Primaire" - ou
que "NomClient est l'Identifiant de la table T_Client".

Cliquez sur pour aller en mode saisie de données. Comme d'habitude, Access va vous
prévenir que la table "Doit être enregistrée"... Répondez oui :

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Cliquez sur OK, vous aurez ce 2ème message d'erreur :

Cliquez sur OK.

Un seul enregistrement vide empêche la clé primaire

La clé primaire, en plus de ne pas accepter les Doublons (2 fois le même nom de client),
n'accepte non plus pas qu'un client n'ait pas de nom !

Voici comment vous allez procéder:

1. Vous allez retirer la clé primaire de NomClient : C'est à dire que vous allez cliquer sur
NomClient, et RE-cliquer sur la petite clé : Ca l'enlèvera. Quand on clique sur cette
petite clé , une fois ça la met, une autre fois ça l'enlève.
2. Lancez la table en mode saisie de données (Vous pouvez, maintenant que vous avez
retiré la clé primaire !)
3. Mettez un nom à Juliette :

4. Supprimez Colushe et Roméo (Cliquez bien ici , et appuyez sur

supprimer l’enregistrement)
5. On supprime la 2ème Amélie Miresmo

Votre table ne devrait maintenant plus contenir QUE des enregistrements qui contiennent
CHACUN un nom ET un prénom.

Application d'une clé primaire composée (Sur plusieurs champs)

Allez en mode création, et sélectionnez en cliquant dans la partie de gauche les DEUX
champs NomClient ET Prenom. Une fois qu'ils sont sélectionnés (en noir), vous cliquez sur la
petite clé . Vous aurez ce résultat :

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A partir de maintenant, vous allez pouvoir avoir plusieurs noms et prénoms identiques, mais
pas ensemble. Je m'explique : Par exemple, vous allez pouvoir mettre :

(Plusieurs fois Martin avec des prénoms différents, et plusieurs fois Michel avec des Noms
différents).

Par contre un 2ème Michel Piccolo sera impossible (Même nom ET même prénom)

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