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nonc :

Vous travaillez dans un organisme de formation. On vous confie le soin de crer une base de donnes dans le but de grer les
stagiaires. Voici un brouillon de la fiche dsire

Aprs analyse de cette fiche, on s'aperoit qu'il y a deux types de donnes : celles qui concernent les stagiaires individuellement
et celles qui concernent les stages globalement. On en dduit qu'il faut utiliser deux tables dont on peut donner la structure :

nom des tables

les champs

type
NumroAuto
Texte - 20
Date/Heure
Date/Heure
Texte - 255

va permettre le lien

Stages

ReferenceStage
NomStage
DateDebutStage
DateFinStage
CommentaireStage
ReferenceStagiaire
NomStagiaire
Prenom
ReferenceStage

NumroAuto
Texte - 30
Texte - 30
Numrique

index

DateNaissance
Adresse
CodePostal
VilleStagiaire
TelephonePerso
TelephoneTravail
TelephonePortable
CommentairesStagiaires

Date/Heure
Texte - 80
Texte - 10
Texte - 40
Texte - 20
Texte - 20
Texte - 20
Mmo

DateCreationFicheStagiaires
DateDerniereModifStagiaires

Date/Heure
Date/Heure

LesStagiaires

L'exercice consiste donc :


1) crer la structure de ces deux tables.
2) saisir directement dans la table Stages :
- 2 stages :
LP GRH 2007-2008 - 01/09/2007- 01/09/2008 - premier stage
DTS 2007-2008 - 30/09/2007 - 30/09/2008 - deuxime stage

pour les annotations

permettra de faire le lien avec


l'autre table

texte de grande taille(zone de


saisie libre)
la saisie sera automatique
la date se modifiera chaque
modification de la fiche

- 2 stagiaires par stage (pour les tests).


3) crer le formulaire de saisie
- pour les stages avec la liste des stagiaires composant les stages(saisir deux stages supplmentaires DTS3 et DTS4)
- pour les stagiaires avec les donnes concernant les stages (effectuer les saisies ncessaires pour qu'il y ait 5 stagiaires dans
chaque stage.
4) crer un menu qui se lancera automatiquement au dmarrage et qui permettra de lancer le formulaire des stages et celui des
stagiaires.
5) les dates Cration et DateDerniereModifStagiaires doivent tre remplies automatiquement.
remarque : dans cette base de donnes, pour simplifier, un stagiaire ne peut faire partie que d'un stage.

1re tape

cration de la base et de la premire table

1-01
lancer Access97:
- soit avec l'icne

- soit ventuellement
avec
Dmarrer, Programmes,
Access.
[haut de page]

1-01bis
cet cran est obtenu
lorsqu'on lance
"Nouvelle base de
donnes"

Cration de la deuxime table

2-01

en mode cration : ( un truc : faire un "copier" par un double-clic sur les noms des champs directement dans
la page de l'nonc de l'exercice puis un "coller" dans Access (1 seul nom la fois) - attention, ne pas utiliser
une image copie d'cran : on ne peut rien slectionner.

2-02

c'est ici une des clef d'Access : crer un lien avec une autre table !

2-03

2-04

2-05

on choisit uniquement les deux premiers champs avec la petite flche indique entoures

2-06

les 2 stages saisis (DTS1 et DTS2) doivent apparatre sous "NomStage":

2-07

2-08

2-09

2-10

voici ce qui doit apparatre en cliquant l'onglet "liste de choix" :

2-11

fermer les fentres concernant les tables puis cliquer "relations"

2-12

fermer la fentre Liaisons puis cliquer sur la table LesStagiaires ; et l, suspens ...

2-16

... si l'ascenseur apparat lorsqu'on clique dans la 4me colonne (ReferenceStage) la partie est gagne !

2-17

commencer saisir deux ou 3 stagiaires par stage avant de vous lancer dans la cration des formulaires.
Notre premier formulaire !
3-01

3-02

tous les champs de la table LesStagiaires sont pris (touche deux chevrons)

3-03

pour la tableStages, on carte ReferenceStage qui est dj prsent mais on


peut aussi le laisser, pour voir...

3-04

3-05

3-06

ce qui donne, aprs quelques clics bien ajusts... (attention, le temps passe vite !) :
si le bouton n'apparat pas sur le contrle correspondant au choix du stage, il faut user du
bouton
droit de la souris et forcer : remplacer par... zone de liste modifiable

3-10

Si un champ disparat il faut aller au menu Affichage :

choisir le champ et le glisser dans le formulaire :


ce qui donne lorsqu'on se met en mode formulaire(

):

Cration du deuxime formulaire, celui des stages, avec un aperu des stagiaires de chaque stage sous forme de sous-formulaire
(un des intrt d'Access !).

403

404

tous les champs de la table des stages sont pris et pour les stagiaires on ne prend que son

nom, prnom et code postal qui apparatront dans la liste des stagiaires.
(on peut choisir autre chose que le code postal)

408

aprs avoir ferm ce formulaire, voici ce qui apparat (aux dates prs...)

4-9

Cration du MENU PRINCIPAL de notre application.

5-01

Le Menu principal est l'cran sur lequel on installera des boutons qui nous permettront
d'aller dans les formulaires ou de quitter l'application.

5-02

5-03

5-04

pour enlever la barre qui se place droite du formulaire :

5-05

on va crer notre premier bouton :

5-06

5-07

5-08

5-09

5-10

l'option par dfaut est "image". Nous prfrerons le texte

5-11

modification des formulaires avec ajout de boutons retour et Fin de l'application .


on cre l'en-tte de formulaire pour y placer un bouton qui permettra de revenir
au menu principal :

6-01

6-02

on accepte le choix par dfaut :

6-03

6-04

on profite du mode cration pour mettre un titre et quelques couleurs


il faut utiliser les proprits de chaque contrle ou les icnes de la barre d'outils contextuel
(bouton droit de la souris)

6-05

ce qui donne, lorsqu'on se replace en

6-06

6-07

notre menu principal se peaufine :


on place dans l'autre formulaire ce bouton suggestif qui le fermera, ce qui fera r-apparatre le menu principal :

6-08

6-09

... qu'il faut enregistrer :

voici un bouton qui permet de revenir au menu Access initial (pour vous le dveloppeur).

6-10

voici le bouton (cerise sur le gteau) qui permet de quitter compltement l'application
( sauvegarder avant de cliquer, car on scie, ainsi, la branche sur laquelle on est install...)

6-11

.
Aprs quelques ttonnements de mise en place des boutons je propose cette disposition,
mais c'est vous qui crez. Vous tes donc libres de votre agencement.

6-12

cration de la macro-instruction "autoexec" qui lance le menu principal au dmarrage + bouton raccourci sur le bureau,
associ la base de donnes.
7- on se lance dans notre premire macro :
01

premire instruction : le menu principal prendra toute la fentre

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703

la seconde et dernire instruction ouvrira le formulaire Menu Principal :

704

on l'enregistre avec ce nom impos qui sera lanc automatiquement par Access
lorsqu'on ouvrira le fichier Gestion Stagiaires.mdb
705

706

707

Avec l'explorateur (en mode fentr, pour laisser un bout du bureau apparent), on reprera le fichier
de la base et on le glissera AVEC LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS ! sur le bout de bureau et
on choisira :
si vous utilisez le bouton droit, comme votre habitude, vous allez dplacer votre base de donne
sur le bureau o elle y sera trs vulnrable ! appuyez immdiatement dans ce cas l sur CTR+Z
(touche "ooups") ce qui remettra le fichier sa place.

708

voici l'icne produite. Notez bien la petite flche qui indique un raccourci. Sinon, vrifiez bien
avec les proprits du fichier que ce n'est pas un fichier MDB.
709

en le cliquant, voici ce que vous devez voir apparatre lorsque le sablier s'efface :

710

Mise jour automatique des dates. Comme n'importe quel fichier, chaque fiche gardera la trace de l'instant de sa cration
et celui de sa dernire modification.

C'est la partie la plus technique de notre exercice :


se placer sur le formulaire (CTR+R)
puis appeler les proprits avec le bouton droit de la souris puis...
il faut se placer dans le contrle "Avant MAJ"

8-01

ajoutez cette ligne (en visual basic) dans le module.


La date de Maj de chaque fiche se mettra l'heure systme aprs chaque modification.
Le nom du champs peut avantageusement provenir d'un "copier-coller"
8-02

Pour le champ cration, c'est plus simple :

8-03

il faut aller dans ces deux champs et placer cette formule dans la "valeur par dfaut".

8-04

8-05

voici ce qui se passe lorsqu'on est en cration de fiche. Ensuite c'est le module cr en 8-02 qui s'activera lorsqu'on
fera des modification sur la fiche.

message d'alerte si on passe la fiche suivante sans avoir entr le stage


(contrainte rfrentielle - page 2- 17)

8-06