Guide Pratique

MICROSOFT ACCESS

Destiné aux étudiants en G2-GI/UPN

Assistant Patrick KUNGUDI M.

 : +243(0)970453920
+243(0)898930722
 : irpatrick2015@gmail.com

© Mai 2016
Le présent recueil propose les différentes étapes à suivre en vue de créer
une application simple sous le système de gestion de base de données
Microsoft ACCESS dans sa version 2013.

Le lecteur/étudiant maitrisera la création et la gestion de différents objets

gérés par MS ACCESS entre autres : les tables, les formulaires, les requêtes,
les états, les macros…

1. CREATION DE LA BASE DE DONNEES

a. Double-cliquer sur l’icône MS ACCESS présente sur le bureau

b. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquer sur "Base de données du bureau
vide"
c. Saisir le nom de la base de données (si possible spécifier son
emplacement de sauvegarde)
d. Cliquer en fin sur "Créer"

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2. CREATION DE LA TABLE (Mode création)

e. Cliquer sur le menu "Créer"

f. Cliquer sur "Création de table"
g. Dans la zone de dessus, spécifier le nom du champ et le type de données
h. Et dans la zone de dessous (Zone Propriétés du champ), déterminer la
taille du champ et paramétrer la propriété Indexé comme suit :
 Oui - sans doublons : pour la clé primaire
 Oui – avec doublons : pour la clé secondaire
 Non : pour une propriété ordinaire (càd non clé)

i. Sélectionner la ligne de la clé primaire sur la zone de dessus et

cliquer sur le bouton clé primaire. Une icône de clé apparaitra devant
ce champ.
j. Cliquer sur le bouton "Enregistrer"
k. Saisir le nom de la table
l. Cliquer enfin sur OK.
(le nom de la table apparaitra sur le volet gauche de votre écran de
création de la table)

3. MISE EN PLACE DES RELATIONS ENTRE LES TABLES

a. Cliquer sur le menu "Outils de base de données"

b. Cliquer sur "Relations"
c. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionner la table à inclure dans la
zone de "Relations"
d. Cliquer sur "Ajouter"
e. Répéter les étapes c et d jusqu’à ce que toutes les tables soient
incluses dans la zone de "relations"

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f. Faites la correspondance des clés en glissant, sans relâcher la souris,
la clé primaire depuis la table "Père" vers la clé secondaire dans la
table "Fils"
g. Cocher la case "Appliquer l’intégrité référentielle"
h. Cocher la case "Mettre à jour en cascade les champs correspondants"
i. Cocher la case "Effacer en cascade les enregistrements correspondant"
j. Cliquer enfin sur "Créer"

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4. CREATION DU FORMULAIRE

a. Cliquer sur le menu "Créer"

b. Cliquer sur "Assistant Formulaire"
c. Sélectionner le nom de la table à partir de laquelle sera bâti le
formulaire
d. Sélectionner les champs à inclure dans le formulaire
e. Cliquer sur "Suivant"
f. Sélectionner "Colonne simple" et puis cliquer sur Suivant
g. Cliquer enfin sur "Terminer"

NB : Le formulaire s’affichera en mode Formulaire. Pour modifier le

formulaire, passer en mode "Création" en cliquant sur le menu Accueil→
→Affichage → Mode création.

h. Tout au long du processus de création du formulaire, cliquer toujours

sur le bouton "Précédent" pour revenir à l’étape précédente.

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5. AJOUT DES BOUTONS SUR LE FORMULAIRE

a. Passer en mode création du formulaire (Accueil→Affichage→Mode

création).
Le formulaire dispose de 3 zones : Entête, Détail, Pied de formulaire
b. Etirer légèrement vers le bas la zone "Détail" du formulaire en vue de
créer de l’espace pour ajouter les boutons de commande
c. Cliquer sur le menu "Création"
d. Cliquer sur l’objet "Bouton de commande" dans la zone "Contrôles"
e. Cliquer sur la zone "Détail" pour afficher le bouton sur le formulaire
Dans la fenêtre de l’assistant bouton de commande qui s’ouvre :
f. Cliquer sur "Déplacement entre enregistrements" dans la zone
"Catégorie" (à gauche) (Premier, Précédent, Dernier, Suivant…)
g. Cliquer sur une action dans la zone "Actions" (à droite)
h. Cliquer sur Suivant
i. Cliquer sur l’option "Texte" et puis saisir le Caption du bouton
j. Cliquer sur "Suivant"
k. Saisir le Name du bouton
l. Cliquer enfin sur "Terminer"

NB : Refaire la même procédure tout en choisissant "Opérations sur

enregistrements" à l’étape f (boutons Nouveau, Sauvegarder, Annuler,
Supprimer…)

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6. CREATION DE LA REQUETE

a. Cliquer sur le menu "Créer"

b. Cliquer sur "Création de requête"
c. Cliquer sur le nom de la table à ajouter à la requête
d. Cliquer sur "Ajouter"
e. Répéter les étapes c et d jusqu’à ce que toutes les tables soient
ajoutées à la requête
f. Cliquer sur "Fermer"
g. Cliquer, sans relâcher la souris, sur les champs de la table dans la
zone supérieure et déposer-les sur la zone inférieure de la requête

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 h. Cliquer sur le bouton "Exécuter" situé au-dessus pour obtenir le
résultat de la requête

NB : La zone de création de la requête comprend deux parties :

- La partie supérieure qui comprend les tables ;
- La partie inférieure qui comprend les outils de création de la
requête. Elle est constituée de colonnes qui affichent les champs
de la table et les lignes qui regroupent :

 Table : désigne le nom de la table d’où provient le champ

 Tri : permet de trier les enregistrements soit en ordre
croissant ou décroissant
 Afficher : détermine si le champ sera affiché en sortie ou non
 Ou : permet de spécifier un critère alternatif
 Critères : permet de spécifier les différents critères de
sélection des enregistrements. On pourra utiliser :

Les caractères génériques

* : une suite de caractères
? : un seul caractère

Les opérateurs de comparaison

> : supérieur
>= : supérieur ou égal
< : inférieur
<= : inférieur ou égal
<> : différent
= : égal

Les opérateurs logiques

Ou, et

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Exemple de requête

Soit à créer une requête qui affiche la liste des étudiants qui sont soit en
Gestion informatique ou qui habitent Lemba en triant les noms des étudiants
en ordre croissant.

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7. CREATION DE L’ETAT

- Cliquer sur le menu "Créer"

- Cliquer sur "Assistant état"
- Dans la fenêtre de l’assistant qui s’affiche, sélectionner la table
ou la requête à partir de laquelle l’état sera bâti
- Sélectionner puis ajouter une à une les différents champs de la
table ou de la requête dans l’état à construire
- Cliquer sur "Suivant"
- Créer un niveau de regroupement en sélectionnant le champ de
regroupement
- Cliquer sur "Suivant"
- Spécifier, si nécessaire, le champ de tri des enregistrements
- Déterminer une disposition et une orientation pour l’état. Utiliser
de préférence respectivement Tabulaire et Paysage.
- Cliquer sur "Suivant"
- Nommer l’état
- Cliquer sur "Terminer"

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8. CREATION DE LA MACRO

Une macro permet d’ajouter des fonctions logiques à la base de données pour
automatiser les tâches répétitives et créer des interfaces plus conviviales.
Nous nous proposerons de créer une macro qui automatise les tâches d’un
bouton bascule, c'est-à-dire un bouton qui nous permet d’ouvrir un formulaire
donné et de fermer le formulaire de départ.

- Cliquer sur le menu "Créer"

- Cliquer sur "Macro"
- Dans la zone supérieure de la macro, spécifier les actions suivantes :
 OuvrirFormulaire
Nom du formulaire : Promotion
Affichage : Formulaire
Mode données : Ajoût
Mode Fenêtre : Standard
- Dans la zone inférieure de la macro, spécifier les actions suivantes :
 FermerFenêtre
Type objet : Formulaire
Nom objet : Etudiant
Enregistrer : Avec confirmation
- Cliquer sur "Enregistrer"
- Nommer la "Macro"
- Placer un bouton de commande sur le formulaire Etudiant en mode
création
- Sélectionner le bouton et appeler sa feuille de propriétés
- Sur la feuille de propriétés dudit bouton, paramétrer la propriété
"Sur clic" au nom de la macro créée précédemment
- Cliquer sur enregistrer.

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 TABLE DES MATIERES

CREATION DE LA BASE DE DONNEES ............................................................................................................... 2

CREATION DE LA TABLE (MODE CREATION) .................................................................................................. 3

MISE EN PLACE DES RELATIONS ENTRE LES TABLES ................................................................................ 3

CREATION DU FORMULAIRE ................................................................................................................................ 5

AJOUT DES BOUTONS SUR LE FORMULAIRE .................................................................................................... 7

CREATION DE LA REQUETE ................................................................................................................................ 8

CREATION DE L’ETAT ....................................................................................................................................... 11

CREATION DE LA MACRO ................................................................................................................................... 14

TABLE DES MATIERES ....................................................................................................................................... 16

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