- Si vous voulez créer une base de données vierge,

TP n°1 Département - Si vous voulez démarrer l’assistant base de données,

Langage de programmation Informatique - Ou si vous voulez ouvrir une base de données existante.
Université Arabe Base de données AU : 2017/2018
des Sciences II. Choix du nom et de l’emplacement de la base de données :
Une fenêtre s’affiche vous invitant à entrer un nom pour votre nouvelle base de
Partie 1 : Présentation de l’outil Access données (pour notre exemple, ce sera

Une base de données est une collection d’informations relatives à un sujet

ou un objectif particulier.

Microsoft Access permet de construire des bases de données relationnelles

qui stockent les données apparentées dans un seul endroit.

Les bases de données relationnelles facilitent la recherche, l’analyse, le

suivi et la protection des données puisque toutes les données sont stockées
dans un seul et même endroit.

Système de gestion de base de données (SGBD) : système qui permet

de conserver, de mettre à jour et de manipuler les données contenues dans
une de données.

I. Démarrage de Microsoft Access

Pour charger le logiciel Microsoft Access procéder comme suit : La fenêtre d’accès à la base de données

1ère méthode : cliquer sur le bouton démarrer, programme, Microsoft office et

ensuite Microsoft Access

2ème méthode : Cliquer sur l’icône

Immédiatement après le démarrage, le programme vous demande :

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TP n°1 : Langage de programmation
 de données importante constituée d’un multitude
d’objets.

Partie 2 : création d’une table

Table : une table est une collection de données sur une rubrique précise,
comme les produits ou les fournisseurs. Les tables organisent les données
en colonnes appelées champs et en lignes appelées enregistrements.

 Cliquez sur l’onglet Tables

 Appuyez sur le bouton créer une table en mode création
Structure de la table, type de champs et les informations
Tables : qui y sont entreposées. Table employée :
Recherche d’information qui répond à certains critères Chaque enregistrement de la table doit contenir le nom et le prénom de la
déterminés par l’utilisateur.
Requêtes : personne. Le poste occupé par une personne dans l’entreprise. Pour cet
Présentation de l’information à l’écran d’une manière exemple, il n’y a que deux types de poste : les gérants et les vendeurs. Le
Formulaires : pratique pour l’utilisateur. champ bureau indiquant le lieu de travail, pour cette entreprise, il y a des
Présentation de l’information sur papier d’une manière employés à Paris et au Lille. Les gérants travaillent selon un salaire tandis
Etat : pratique pour l’utilisateur. que les vendeurs travaillent seulement à commission. Pour terminer, il est
Développement de routines pour automatiser certaines nécessaire d’avoir la date d’embauche de l’employé.
Macro : tâches.
Programmation Voici la liste des champs de la table Employés ainsi que les caractéristiques
obligatoires. En plus de donner un nom au champ, il faut lui déterminer un
Modules : type et, dans la plupart des cas, une taille. Il faut indiquer la taille des
Cet élément sert principalement à vous faciliter l’accès champs selon le nombre de caractères que vous voulez conserver dans ces
aux objets de la base de données. champs.
Un groupe consiste en une série de raccourcis vers les
Groupes : objets de base de données qui en font partie ; l’ajout
d’un objet à un groupe ne modifie pas l’emplacement
original de cet objet.
Cet outil est très utile dans la cas où vous gérez une base

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TP n°1 : Langage de programmation
Nom du champ Type de champ Taille Format Les types de champs :
Prénom Texte 15
Nom Texte 15 Texte Peut contenir des chiffres ou des lettres. Par défaut, Access
Poste Texte 10 indique que la taille du champ est de 50 caractères. Vous
Bureau Texte 15 pouvez toujours modifier la taille du champ selon vos besoins.
Le maximum est de 255 caractères.
Salaire Monétaire
Mémo Utile pour inscrire des commentaires. La taille du champ n’est
Commission Monétaire
pas déterminée. Le maximum est de 65 535 caractères.
Embauche Date Date abrégée
Numérique Peut contenir des chiffres seulement. vous pouvez aussi
déterminer le nom de chiffres après la décimale selon vos
besoins.
1. Donner un nom au champ Date/Heure Peut contenir ou afficher des dates ou même de l’heure. Bien
qu’une date ou une heure soit affichée, Access conserve ces
Lors de l’ajout d’un champ à la structure d’une table, il faut lui donner un données sous forme de chiffre. Chaque chiffre représente une
nom et un type de champ. Selon le type de champ, il faut aussi indiquer à journée. Chiffre 1 est pour le 1 janvier 1900. Le chiffre 2 pour
Access le nombre de caractères que vous voulez présenter dans le champ. le 2 janvier … Access conserve l’heure, les minutes et les
secondes en fractions de journée. Donc 0.5 est l’équivalent de
Vous pouvez aussi, à votre choix, ajouter un commentaire pour donner plus midi, 0.75 de 18h etc. c’est aussi plus facile de faire la différence
d’informations sur le contenu du champ. entre deux dates.
Monétaire Il s’agit d’un type de champ numérique. Le format du champ
est déjà prêt pour afficher le signe $.
NuméroAuto Champ numérique entier qui augmente automatiquement d’un
(1) à chaque nouvel enregistrement que vous ajoutez à la table.
Autrefois appelé compteur. C’est idéal pour ajout de nouvelles
factures, de commandes ou de clients.
Oui/Non Champ logique. Détermine si un cas s’applique ou pas. Ex. :
fumeur, non-fumeur. Access conserve l’information sous
forme numérique. 0=faux, 1=vrai.
Objet OLE Permet de faire un lien à un objet provenant d’applications
Windows . il est capable de géer en liant ou en implantant dans
la base de données (Object Linking and Embedding).
Lieu Permet de faire un lien hypertexte à un autre objet ou à l’un des
hypertexte services de l’Internet qui permet le URL (Uniform Resource
Locator) tel que FTP, gopher, et les newsgroups.
Assistant liste Cet assistant vous permet d’accéder à une liste de choix
de choix prédéterminé qui est contenu dans une autre table ou requête.
Cette liste peut être le continu d’une table, d’une requête ou
que vous avez préparé vous-même.

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TP n°1 : Langage de programmation
 Ces dernières propriétés sont ceux qui sont disponibles pour les champs de
type Texte. Voici quelques propriétés supplémentaires disponibles pour les
Les propriétés du champ : autres types de champs.
Au bas de l’écran, il y a les caractéristiques ou les propriétés du champ.
Décimales Détermine le nombre de décimales qui sera conservé
(Numérique, avec le chiffre.
Taille : Détermine le nombre de caractère qui peut être
Monétaire) :
contenu dans un champ. Cette propriété est seulement
valide pour les champs de type Texte. Les autres types Nouvelles Valeurs Détermine si le prochain chiffre sera la suite de la
de champs ont déjà une taille prédéterminée. (NuméroAuto) : série (Incrément) ou un chiffre au hasard (aléatoire).
Format : Détermine la façon que l’information sera affichée
dans le champ.
Masque de saisie : Détermine la façon que l’information sera entrée dans
le champ.
Légende : Texte qui sera affiché dans la feuille de données, les
formulaires et les états à la place du nom du champ.
Valeur par défaut : Détermine une valeur initiale lors de l’ajout de
nouveaux enregistrements.
Valide si : Place des bornes ou des limites sur le genre
d’information qui peut être entré dans un champ. Par
exemple, peu de personnes seraient prêtes à travailler
pour un salaire négatif.
Message si erreur : Affiche ce message si le contenu du champ ne
respecte pas les restrictions de la propriété valide si.
Null Interdit : Si actif, ne permet pas d’avoir un contenu vide dans le
champ.
Chaîne vide Permet d’insérer des espaces " " dans un champ.
autorisée :
Indexé : Cette propriété est pour afficher les informations en
ordre croissant lors de l’affichage. Elle est aussi
nécessaire lors de la création de relations avec d’autres
tables.

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TP n°1 : Langage de programmation
Clé primaire :  Appuyez sur le bouton Nom.
Une clé primaire est un champ, ou une série de champs, qui aide à Entrée de données :
différencier un enregistrement de tous les autres de la table. Par exemple, on
peut utiliser le numéro d’assurance sociale pour différencier chacun des Maintenant que la structure de la table est définie, il est possible d’introduire
employés de la compagnie. Il n’y a pas deux qui sont identiques. On peut les données dans la table
aussi utiliser un numéro d’inventaire pour différencier chacun des produits
des autres etc.
 Appuyez sur le bouton ou
Une clé primaire peut aussi être composée de plusieurs champs. Tant que la  Du menu Affichage, sélectionnez l’option Mode Feuille de
combinaison de champ différencie un enregistrement des autres. Par données.
exemple, on peut ajouter une réservation sachant qu’il n’y aura pas deux
Access va vous montrer une grille pour entrer les données comme celle-ci
personnes qui vont se présenter en même temps avec le même nom. Si cela
(sans les données).
serait le cas, il faudrait ajouter un autre champ à la clé primaire pour les
différencier. Où, on pourrait simplement créer un champ No.de
réservation pour régler le problème. L’utilisation de plusieurs champs pour
composer une clé primaire est très rare pais possible.

Sauvegarder la structure de la table :

Après avoir conçu une table, il faut la conserver.

 Entrez les informations suivantes sur les employés de la compagnie
 Appuyer sur le bouton ou
Prénom Nom Poste Bureau Salaire Commission Embauche
 Du menu Fichier, sélectionnez l’option Enregistrer. Roger Lepage Gérant Paris 50 000 0 01/01/1992
Denis Lambert Vendeur Paris 0 45 000 01/01/1992
Access va ensuite demander quel est le nom de la nouvelle table. Suzanne Rémi Vendeur Paris 0 65 000 01/01/1993
Eric Gendron Vendeur Paris 0 23 000 06/06/1993
 Entrez le nom de votre choix. Pour cet exercice, entrez le nom
Employés et appuyez sur le bouton OK.
Note : la dernière ligne d’une table ou d’une requête affiche toujours un "*"
Access va possiblement vous demander si vous voulez ajouter une clé dans la case grise à la gauche de la ligne. Ceci est pour indiquer la fin de
primaire à votre table. Pour le moment, cette table n’a pas besoin de clé celle-ci. Entrez les chiffres sans les signes €.
primaire. Elle sera ajoutée après.

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TP n°1 : Langage de programmation
Insérer un Valide SI :
La propriété Valide Si permet de mettre des limites ou des bornes à la saisie
des données. Par exemple, il y a très peu de personnes qui aiment travailler
pour un salaire ou une commission négative, donc il faut contrôler la saisie
pour n’accepter que des valeurs strictement positives pour les champs
Salaire et Commission, en utilisant Valide Si.
 Ouvrez la table Employés en mode création.
 Placez le pointeur sur le champ Salaire.
Les propriétés du champ vont apparaître dans la section du bas.
 Placez le pointeur dans la case Valide Si.
C’est dans cette case que vous mettez les critères de validation. Vous
pouvez utiliser de différents opérations (=, >, <, <=, >=, <>, Entre et, ou
Pas …) pour créer le critère de validation. Pour l’exercice, il faut s’assurer
que la valeur qui est entrée dans le champ ne soit pas négative.
 Dans la case Valide Si, entrez le critère suivant : >=0.
Dans l’exercice, il est possible qu’une personne ne gagne aucun salaire ou
aucune commission selon le poste de l’employé dans l’entreprise. Les
gérants gagnent un salaire seulement, tandis que les vendeurs gagnent une
commission sur les ventes. Donc, il est possible d’avoir un salaire ou une
commission égale à zéro.
La case Message si erreur est le texte qui va apparaître à l’écran lorsque le
contenu du champ ne respecte pas les critères de validation. Dans le cas ou
l’utilisateur saisie une valeur négative.
TP n°1 : Langage de programmation
 Dans la case Message si erreur, tapez le texte suivant : Un employé de
l’entreprise ne peut pas avoir un salaire négatif. Entrez un
chiffre positif ou zéro.
 Répétez l’opération pour le champ Commission.
Modification de la table :
 A partir du mode feuille de données, appuyez sur le bouton
Ou
 Du menu Affichage, sélectionnez l’option création
Ou
 A partir du menu principal, sélectionnez la table et appuyez sur le
bouton Modifier.
Pour l’exemple, il faut ajouter trois nouveaux champs : Numéro de poste,
statut, permanence.
- Le champ Numéro de poste sera utilisé pour différentier chacun
des enregistrements. Il sera la clé primaire de la table. De plus, le
champ Numéro de poste sera inséré au début de la structure de la table.
- Le champ Statut servira à conserver le statut de l’employé. Ce
champ sera du type Numérique. Il va conserver le statut selon un
chiffre : 1=célibataire, 2= marié sans dépendants, 3= marié avec
dépendants, 4= divorcé, 5= divorcé avec allocation familiale. Donc,
les seuls chiffres valides sont compris entre 1 et 5. Il sera aussi utilisé
lors de la création d’un formulaire.
- Le champ Permanence sera du type Oui/Non. Il va déterminer si
la personne à reçu sa permanence dans l’entreprise.
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Nom du Type de Taille Format Autre  Sélectionnez le type de champ Texte avec une taille de 15
champ champ caractères.
Numéro de Compteur  Insérez les nouveaux champs Statut et Permanence à la fin de la
poste
table avec leurs propriétés qui sont décrites dans la table ci-dessus.
Prénom Texte 15
Nom Texte 15 Déplacer un champ :
Poste Texte 10
Bureau Texte 15 Pour changer l’ordre de présentation des champs
Salaire Monétaire
Commission Monétaire  Cliquez sur la boîte grise à gauche du nom du champ.
Embauche Date Date  En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le
abrégée champ vers le haut ou le bas selon vos besoins.
Statut Numérique Entier long Valide si :
Entre 1 et 5 Le champ va se réinsérer dans la structure de la table entre les deux champs.
Permanence Oui/Non
Supprimer un champ :

 Cliquez sur la ligne du champ que vous voulez supprimer.

Insérer un champ :
 Appuyez sur la touche Supprime.
 Placez le pointeur sur la ligne a laquelle vous voulez insérer un
Ou
nouveau champ. Pour l’exercice, placez le pointeur sur la première
ligne de la table, soit la ligne du champ Prénom.  Du menu Edition. Sélectionnez l’option Supprimer les lignes.
 Du menu Edition, sélectionnez l’option Insertion d’une ligne.

Ou Placer la clé primaire :

 Appuyer sur le bouton . Pour cet exercice, le nouveau champ Numéro de poste sera la clé primaire
de la table.
Une nouvelle ligne libre va apparaître. Les autres lignes seront décalées vers
le bas.  Placez le pointeur sur la ligne du champ Numéro de poste.

 Ecrivez le nom du champ. Pour l’exercice, il s’agit de Numéro de  Appuyez sur le bouton .
poste.

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TP n°1 : Langage de programmation

La clé placée dans la boîte grise à gauche du champ Numéro de poste
confirme que ce champ constitue la clé primaire de la table.
Si par erreur, vous avez choisi le mauvais champ pour la clé primaire,
appuyez sur le bouton pour désélectionner le champ comme clé
primaire.
Placer une clé primaire sur plusieurs champs :
La clé primaire sera composée des champs Prénom, Nom et Date
d’embauche.
 Cliquez sur la petite boîte grise à gauche du champ Prénom.
 En gardant un doit sur la touche CTRL, cliquez ensuite sur les
boîtes grises à gauche des champs Nom et Embauche.
 Appuyez sur le bouton .
Voici le résultat final.
TP n°1 : Langage de programmation
La clé placée dans la boîte grise confirme que la clé primaire est composée
des champs Prénom, Nom et Embauche. Cela veut dire qu’il est possible
d’inscrire plusieurs fois la même valeur dans l’un des champs. Mais il est
impossible d’inscrire plusieurs fois les mêmes valeurs dans tous les champs
qui composent la clé primaire en même temps. Par exemple, il est
impossible d’avoir deux personnes ayant le même prénom et nom qui sont
embauchés en même temps.
 Replacez la clé primaire sur le champ Numéro de poste.
Liste de choix (liste déroulante)
Les listes ont l’avantage de permettre d’entrer plus rapidement les données
ainsi que de réduire le nombre d’erreurs à l’entrée. Il est aussi possible de
limiter l’entrée de données au contenu de la liste.
Utiliser une liste de choix avec le champ Bureau.
 Retournez en mode création
 Placez le pointeur sur le champ Bureau
 En bas de l’écran, sélectionnez l’onglet Liste de choix.
Au début la seule option disponible est le mode d’affichage des données qui
est en mode texte.
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  Changez l’option Afficher le contrôle à Zone de liste modifiable. Ou

L’option origine source vous demande quelle sera la source de la liste. Il y  Du menu Affichage, sélectionnez l’option Mode Feuille de
a trois options : données.
 Placez le pointeur sur le champ Bureau de l’un des enregistrements.
Liste de valeurs Prends la liste des valeurs que vous entrez dans la
case Contenu.

Liste de champs Prends la liste des champs d’une table ou d’une

requête.

Table/requête Prends la liste des valeurs des champs qui sont

dans une table ou une requête que vous déterminez Ajout d’enregistrements
dans la case Contenu.
Apportez les ajouts aux enregistrements déjà créés et ajoutez les autres
enregistrements à votre table.
 Sélectionnez l’option Liste de valeurs.
 Placez le pointeur dans la case Contenu.
 Entrez le texte suivant : "Paris" ;"Lille".

Note : Puisque le champ Bureau est de type Texte, il faut mettre la valeur
de la liste entre guillemets. Cela serait inutile pour un champ de type
Numérique ou Monétaire. Chaque valeur de la liste est séparée par un point-
virgule ( ;).

 Changez la valeur de la case Limiter à la liste à Oui.

L’utilisateur ne pourra pas entrer des valeurs autres que celles existantes
dans la liste.

 Enregistrer les modifications de la table en appuyant sur le bouton

.

 Appuyez sur le bouton

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TP n°1 : Langage de programmation
La barre d’outils :

La barre d’icônes située en haut de l’écran, sous la barre de titre se modifie

en fonction du contexte. Cette barre fournit des commandes accessibles
rapidement par simple clic sur les icônes.

Microsoft Access est équipé de plusieurs barres d’outils qui peuvent être
personnalisées à tout moment en fonction des besoins.

Barre d’outils du mode feuille de données :

La barre d’outils ci-dessous est active lorsque vous vous trouvez en mode
feuille de données.

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TP n°1 : Langage de programmation