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Formation
Wrike
PABEA -COBALT
MAI 2022
 2
Objectifs de la
formation
 La formation vise à permettre aux utilisateurs et
utilisatrices de se familiariser avec la plateforme de
suivi des tâches et générations d’alert
 La formation permet également d’obtenir la
rétroaction des participants pour peaufiner la
configuration du système
 3

Présentation du logiciel
PABEA-COBALT
 WRIKE 4
Wrike est un logiciel de gestion de projet qui
nous aide à simplifier, partager et sauvegarder
dans le nuage tout notre travail d’équipe : tâches,
fiches, possibilité de fixer des délais et bien plus
encore.

Wrike dispose d’un system d’alerte qui permet

d’être notifier en cas de satisfaction d’une
condition et a pour ambition de transformer la
façon de travailler des équipes.

Wrike aide les équipes à prioriser leurs tâches, à

les gérer et établir des rapports; ce qui permet
ainsi de fournir plus de travail en moins de
temps.
Avantages 5

Améliorez la visibilité de la charge de travail des équipes: Avec Wrike, vous pourrez visualiser les tâches et
statuts de chaque membre et gérer les charges de travail en quelques clics.
Facilitez les contacts au sein de votre équipe: de Wrike permet aux équipes dispersées de garder facilement
Révision et validation de fichier: Wrike permet de gérer le cycle de validation d’un document : soumission,

révision, approbation. On peut donc nommer un responsable chargé de valider un document, et gérer les

différents allers-retours de validation.

Reports Automatisés: Un rapport s’appuie sur la source de données de votre choix (espace de travail, projet) et

vous permet de filtrer et organiser les données comme bon vous semble.
Acceder a la 6
Platforme

Le logiciel est accessible sur

le Web

Vous devez entre votre

address mail puis votre mot de
passe

Cliquez sur se connecter

Disposition de 7
l’Interface

Panneau du haut : Nous

trouvons différents section qui
donne un aperçu de
l’avancement du projet et les
tâches à faire.

Panneau de gauche :
Il comprend la partie Espace,
Fichier, projet et tâche.

Fenêtre du centre : Donne les

détails sur différents sections
et outils de Wrike .
Wrike Organisation
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Les elements en Wrike sont organiser en :
 ESPACE : Les espaces sont des référentiels centralisés pour tout le travail de
votre équipe. Ils aident organiser les dossiers et les projets de votre utilisation de
l’équipe.

 FICHIER : Les dossiers sont utilisés pour organiser les données stockés dans des
espaces. Vous pouvez penser à eux comme des seaux pour abriter des projets et
des tâches.

 PROJECT : Les projets sont des initiatives contenant des tâches connexes
dédiées à un seul objectif.

 TÂCHE : Les demandes sont les principales unités exploitables dans Wrike. Ils
gardent une trace des besoins à compléter.
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Menu de l’utilisateur
Comment creer une espace 10
 Cliquez sur le bouton + dans le coin supérieur droit de votre espace de travail.
 Sélectionnez Espace. 11
 Sur la page qui s'ouvre, survolez le cas d'utilisation que vous souhaitez utiliser et cliquez
sur Aperçu 1. Vous pouvez utiliser la barre de recherche 2 au-dessus de la liste pour
rechercher le modèle souhaité.
 Ensuite, vous pouvez consulter d'autres informations sur le cas d'utilisation. Cliquez
sur Séléctionner 3 pour créer un espace.
Creation des fichiers 12
 Utilisez le signe vert + 1 dans le coin supérieur droit de votre espace de travail, à côté de votre
image de profil et sélectionnez Projet dans le menu déroulant. 13

 Survolez le titre Projets et Dossiers dans le menu de gauche d'un espace et cliquez sur le
signe + 2 qui apparaît.

 Cliquez avec le bouton droit sur un dossier ou un projet dans le panneau de navigation situé dans
la partie gauche de votre espace de travail, sélectionnez Ajouter un élément et sélectionnez
Dossier dans le menu déroulant 3.

 Dans la vue Liste ou Tableau, cliquez sur le menu déroulant à côté de + Élément et
sélectionnez Dossier 4. Saisissez le nom de votre dossier et appuyez sur Entrée. Vous pouvez
ensuite modifier le dossier depuis son panneau d'informations.
 Organisation des tâches 14

Une fois que le tâche est créer, vous pouvez:

 Assigner au concerner
 Definir l’echeance
 Ajouter la description
 Partager avec une equipe

Dès que vous prenner la main d’une tâche, vous pouvez :

 Changer son status
 Deplacer dans un fichier approprier
 Epeingler un fichier
 Demande d’approbation
 Creation d’une tâche 15

Vous pouvez créer une tâche sur la page d’accueil ou dans toute autre vue Wrike. Pour ce
faire :

 Cliquez sur le bouton + en haut de votre espace de travail.

 Sélectionnez Tâche dans la liste.

 Dans la fenêtre contextuelle qui s’ouvre, tapez le titre de la nouvelle tâche et appuyez sur
Entrée sur votre clavier.

 Par défaut, la tâche est créée dans votre espace personnel. Vous pouvez modifier cela en
le balisant dans le dossier, le projet ou l’espace de votre choix.
DIFFERENTS DETAILS D’UNE TÂCHE
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 Etat d’une tâche 17
 Nouveau : Pour les tâches (nouvellement créées) sur lesquelles vous avez l’intention de travailler mais
que vous n’avez pas encore commencées. Les tâches avec un état Nouveau sont affichées par défaut
(lorsque le filtre Actif est activé) en mode Liste. Vous pouvez ajuster les filtres pour voir les tâches avec
d’autres statuts.

 En cours : pour les tâches sur lesquelles vous travaillez actuellement. Les tâches avec cet état sont
également affichées par défaut (lorsque le filtre Actif est activé) en mode Liste.

 Terminé : pour les tâches qui ont été effectuées.

 En attente : pour les tâches reportées. Les tâches peuvent être marquées comme en attente même si elles
ont des dates de début et d’échéance planifiées. Les tâches marquées comme en attente n’apparaissent pas
dans les widgets Tâches ou En retard de votre tableau de bord ou dans les e-mails Tâches.
Changer l’etat d’un tâche 18
Assigner une tâche à quelqu’un 19
Joindre un Fichier au tâche 20
Demande d’approbation 21
Demande d’approbation 22
 23
Pour ajouter une approbation à une tâche/un dossier/un projet :
 Accédez à un dossier ou un projet auquel vous souhaitez ajouter une approbation et ouvrez son panneau d'informations. Si
vous souhaitez ajouter une approbation à une tâche, ouvrez-la dans la vue Tâche.
 Cliquez sur Approbations 1 dans le panneau au-dessus du champ de description.
 Cliquez sur le bouton + Démarrer une nouvelle approbation 2 au-dessus du champ de description.
 Vous pouvez ensuite :
 Sélectionner les approbateurs de la tâche, du dossier, ou du projet 3.
 Fixer la date d’échéance de l’approbation. 4
 Ajouter une description de ce qui doit être approuvé. 5
 Ajouter des fichiers à approuver. 6
 Cliquez sur le bouton Paramètres avancés 7 si vous souhaitez :
 Clôturer cette approbation automatiquement lorsque tous les utilisateurs ont fait part de leur décision. Si vous
désélectionnez cette option, vous devez clôturer manuellement l'approbation que vous avez créée.
 Programmer un changement de statut lorsque l'approbation se termine.
 Cliquez sur Commencer une approbation 8 pour ajouter une approbation à la tâche, au dossier ou au projet.
Wrike Review 24
 Tableau de bord 25

 Créez un tableau de bord et ajoutez-y des widgets, afin de gérer et suivre vos tâches plus facilement.

 Chaque widget affiche des tâches correspondant à des critères précis.

 Vous pouvez utiliser les widgets prédéfinis de Wrike ou créer des widgets personnalisés pour voir les tâches
correspondant aux filtres que vous appliquez.
Tableau de bord suite…. 26

Vous pouvez accéder à l'assistant de création des tableaux de bord comme ce ci:
 Accédez à l'espace où vous souhaitez créer un tableau de bord.
 Survolez Outils dans le menu de gauche et cliquez sur l'icône + qui apparaît 1.
 Sélectionnez Tableau de bord dans le menu déroulant qui apparaît 2.
 Saisissez un nom 3 pour votre nouveau tableau de bord et spécifiez l'espace
auquel il doit appartenir 4.
 Cliquez sur Créer 5.
Tableau de Bord suite … 27
 Génération de rapport 28

Vous pouvez à tout moment créer un rapport afin de superviser les différentes étapes de vos projets.
Pour créer des rapports en quelques secondes, vous pouvez utiliser les modèles de rapports prédéfinis. Sinon, créez
de toute pièce vos rapports personnalisés.

Le générateur de rapports de Wrike comprend plusieurs écrans qui vous guident pas à pas à travers le processus de
création d’un rapport.
Génération de rapport suite … 29
 Géneration de rapport suite… 30
 Nom
Saisissez un nom pour votre rapport dans le champ Nom dans la partie supérieure du générateur de rapports. 1 Choisissez un
titre explicite de manière à pouvoir ensuite le retrouver facilement dans la section Rapports.
 Type
Dans cette section, vous pouvez sélectionner et modifier le type de votre rapport. 2 Vous pouvez choisir un des modèles de
rapport disponibles ou cliquer sur Rapport personnalisé pour le créer selon vos propres critères.
Utilisez la barre de recherche dans la partie supérieure de la section pour trouver un modèle de rapport dans la liste.
 Emplacement
Si vous créez un rapport depuis la section Rapports de l'espace de travail, celui-ci appartiendra à votre espace personnel par
défaut et ne sera pas partagé avec d'autres utilisateurs. Si vous créez un rapport en tant qu'outil d'un espace, il appartiendra à
cet espace et sera partagé avec tous les membres de l'espace.
Vous pouvez modifier l'espace auquel appartient un rapport dans la section Emplacement du générateur. 3
 Source de données
Cliquez sur Sélectionner un projet, un dossier ou un espace 4 et sélectionnez l'emplacement source des données du
rapport. Pour sélectionner d'autres dossiers, projets, ou espaces, cliquez sur le bouton + qui apparaît à côté de ceux qui sont
déjà sélectionnés.
 Generation de rapport suite … 31

 Utilisez cette section pour choisir l'objet de votre rapport : des projets, des tâches, ou des entrées de journal. 5 L’objet de
votre rapport détermine les données qui y seront incluses.
 Les projets : le générateur inclura les projets correspondant aux critères que vous lui indiquez
 Les tâches et sous-tâches: le générateur inclura les tâches correspondant aux critères que vous lui indiquez

Présentation
 Cet onglet vous permet de choisir le format de votre rapport : un diagramme à colonnes ou un tableau. 6

Grouper par
 Spécifiez ici les groupements que vous souhaitez ajouter à votre rapport. 7 Les groupements déterminent la façon dont sont
organisées les données dans votre rapport, qui diffère selon le format que vous choisissez. Pour ajouter un groupement :
 Cliquez sur le signe + à côté du groupement ajouté par défaut de la section Grouper par.
 Sélectionnez votre groupement dans la liste qui s'affiche.
 Génération de rapport suite … 32

Filtres
 Cette étape est facultative, mais l’ajout de filtres vous permet de sélectionner le type d’informations que
vous souhaitez inclure dans votre rapport. Seules les tâches répondant aux critères des filtres sélectionnés
seront incluses dans votre rapport. Pour ajouter un filtre :
 Cliquez sur la flèche déroulante à gauche d’une catégorie de filtres. 8
 Cochez la case à côté du filtre que vous souhaitez appliquer.
 Répétez cette opération pour tous les filtres que vous souhaitez appliquer.
 Le type de filtres que vous pouvez ajouter dépend de l'objet de votre rapport (projets ou tâches).
 System d’automation 33

 Le moteur d’automatisation de Wrike est une solution simple qui permet de réduire la quantité de travail
manuel répétitif, d’accélérer le processus et de minimiser le taux d’erreur humaine.

 Ainsi, avec Automation Engine, au lieu de gérer tout le travail par vous-même, vous et votre équipe pouvez
utiliser l’automatisation basée sur des règles de diverses actions avec des tâches et des projets.
System d’automation suite … 34
 System d’automation 35

Pour creation d’une automation :

Cliquez sur votre image de profil dans le coin supérieur droit de l’espace de travail. 1

Sélectionnez Paramètres.

Cliquez sur Automation 2 dans le panneau de gauche sous la section Gestion du compte.

S’il
s’agit de la première règle d’automatisation du compte, cliquez sur le bouton Créer une règle qui s’affiche. Sinon, cliquez sur +
Nouvelle règle 3 en haut de la liste des règles.

Dans le constructeur de règle qui s’ouvre :

Sélectionnez si la règle s’applique aux tâches ou aux projets, puis sélectionnez leur emplacement. 4

Sélectionnez et configurez l’un des déclencheurs disponibles. 5

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 Sélectionnez et configurez une ou plusieurs des actions disponibles. 6 Vous pouvez

ajouter jusqu’à 10 actions à la règle.

 Si nécessaire, modifiez le titre de la règle en haut à gauche de la vue. 7 Par défaut,

le titre est rempli automatiquement et se compose des noms de son déclencheur et
de son action.

 Cliquez sur Créer 8 dans le coin supérieur droit de la vue.

 Maintenant, votre règle est créée, et une fois qu’elle est déclenchée, elle exécutera
automatiquement l’action que vous avez configurée.
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Des questions?