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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

Microsoft Office Project 2007


Manuel de formation

Anis JABLOUN
Janvier 2010

Anis JABLOUN 2010

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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

Premire partie : Prise en main


Interface, Menus, Zones d'activits, Aide, Modes d'affichage

Lancer/quitter Microsoft Project 2007


 Lancer Microsoft Project 2007
A partir de la barre des tches de Windows, cliquez sur le bouton dmarrer.
Faites glisser le pointeur sur loption Tous les programmes - Microsoft Office puis cliquer sur
Microsoft Office Project 2007.

Lcran de travail saffiche.


Par dfaut, au premier dmarrage de Microsoft Project, le volet Office apparait gauche de
lcran.
Si lors du lancement de Microsoft Project 2007, vous souhaitez que le dernier fichier utilis
soit ouvert, faites Outils Options onglet Gnral et cochez loption Ouvrir le dernier
fichier utilis au dmarrage.

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Barres de
dfilement vertical

Ecran de travail

Barres de dfilement horizontal

 Quitter Microsoft Project 2007


o Pour quitter Microsoft project 2007 :
- Fichier Quitter
- ou Cliquez sur le bouton
de la fentre dapplication
- ou faite ALT F4
o Choisissez denregistrer ou non les dernires modifications apportes au(x) fichier(s)
en cours.
 Le Volet Office est une zone contenant des options permettant deffectuer diffrentes
tches telles que la cration dun nouveau projet, la recherche de fichier, louverture de
fichier daide ProjectPar dfaut, cest le volet Nouveau projet du volet office qui sactive
louverture de Microsoft Project, condition que loption Afficher au dmarrage, situe
en bas du volet, soit coche.
 Lcran de travail varie selon le travail en cours. Gnralement, le dmarrage de
Microsoft Project active la visualisation des tches dun projet ; et, plus spcifiquement,
dans un affichage nomm Diagramme de Gantt. La partie gauche est une Table, la Table
Entre dont la premire colonne sintitule Nom de la tche (cette table contient quatre
autres colonnes accessibles par la barre de dfilement horizontal). Sa partie droite
constitue le Planning, planning dans lequel est englobe la date du jour de votre
ordinateur.

 Utiliser la barre Affichage

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Pour afficher ou masquer la barre Affichage, ouvrez le menu Affichage puis cliquez sur
loption Barre Affichage.

 Grer le volet Office


o Pour afficher le volet Office, utilisez la commande Affichage Volet Office.
Par dfaut, le volet est ancr gauche de la fentre de lapplication et une coche
apparat gauche de loption Volet Office du menu Affichage Barre Affichage.
o Pour modifier le contenu du volet Office, cliquez sur le bouton
barre de titre du volet puis cliquez sur le nom du volet souhait.

visible dans la

 Annuler la dernire manipulation


o Pour annuler la dernire manipulation :
-

Edition - Annuler

ou cliquez sur le bouton


ou Ctrl Z

Suite une annulation, loption Annuler se transforme en Rpter et loutil


et lautre servent annuler lannulation.

en

. Lun

 Intervenir sur les barres doutils


o Affichage Barres doutils
Cette liste recense toutes les barres pouvant tre affiches et donne accs loption
Personnaliser.
o Afficher/masquer une barre
Les barres prcdes dune coche sont les barres visualises.
Cliquez sur le nom de la barre afficher ou masquer.
o Crer une barre
-

Dans la liste des barres, cliquez sur Personnaliser.

Cliquez sur le bouton Nouvelle.

Saisissez le Nom de la barre doutils.

Cliquez sur le bouton OK.

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La barre apparat lcran sous une forme flottante et la bote de dialogue


Personnalisation saffiche de nouveau.
-

Ajoutez les outils ncessaires dans la nouvelle barre.

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o Ajouter/supprimer des outils


-

Au besoin, cliquez sur le bouton Personnaliser.


Pour ajouter un outil :
Cliquez sur longlet Commandes
Cliquez sur lune des Catgories afin dafficher dans le volet droit les
Commandes correspondantes,
Cliquez dans le cadre Commandes, sur loutil que vous souhaitez insrer dans
la nouvelle barre,
Consultez, si ncessaire, sa Description laide du bouton correspondant,
Faites-le glisser vers la barre destinataire.

o Modifier les paramtres dun outil


-

Affichage Barre doutils


Cliquez sur loption Personnaliser.
Activez longlet Commandes.
Cliquez sur loutil de votre choix, directement dans sa barre doutils, puis cliquez sur
le bouton Modifier la slection.
Choisissez loption de votre choix (loption Editeur de boutons vous permet, par
exemple, de redessiner licne de loutil).
Pour supprimer un outil, faites-le glisser en dehors de sa barre.
Terminez en cliquant sur le bouton Fermer.

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 Utiliser laide de Microsoft Project


Cliquez sur le menu Aide du menu principal Microsoft Office Project Aide (ou sur la
touche F1 du clavier).
Dans la fentre daccueil, en cliquant sur le lien correspondant, vous pouvez choisir :
-

De consulter les Nouveauts de lapplication Microsoft Office Project,

De consulter les phases de la gestion de projet grce une carte de projet,

Dapprendre le logiciel grce au Didacticiel,

De consulter tout ce qui fait rfrence au logiciel travers les fonctionnalits de Ms


Project, les ressources complmentaires

 Dcouvrir le Guide de Microsoft Office Project 2007


Une autre forme daide vous est propose par Ms Project. Il sagit du Guide de projets.
Celui-ci est prsent sous la forme dun volet latral et de sa barre doutils. Ce volet latral
peut vous guider pas--pas lors de la cration et du suivi dun projet. Pour cela, les
procdures sont dcomposes en quatre grandes parties : les Tches, les Ressources,
Assurer le suivi, et Rapport. Chacune de ces parties, prsente dans son propre volet, vous
guide travers des instructions, des Assistants, des astuces, des informations et des
rubriques daides connexes.

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Dans notre exemple, le volet Guide de projets prsente la partie Tches.


-

Pour afficher ou masquer les outils du Guide de projets, utilisez la commande


Affichage Barres doutils Guide de projets.
Active le volet correspondant

Affiche/masque le volet Guide de projets

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Pour modifier le contenu du volet Guide de projets, vous pouvez cliquer sur les
flches

situes gauche de sa barre de titre. Vous pouvez galement cliquer

sur loutil de votre choix dans la barre doutils Guide de projets (Tches, Ressources,
Assurer le suivi, Rapport).
-

Pour activer ou dsactiver laffichage du volet Guide de projets, utilisez la commande


Outils Options. Cliquez sur longlet Interface, puis cochez ou dcochez loption
Afficher le Guide Projet situe dans le cadre Paramtres du Guide de projets.

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Deuxime partie : Planification d'un projet


Crer un projet ; dfinir les dates extrmes et les jours ouvrs ; planifier les
tches ; associer des informations et des contraintes aux tches.

Crer un nouveau projet


o Fichier Nouveau ou

ou Ctrl N

o Si vous avez choisi la mthode menu (Fichier Nouveau), cliquez dans le volet Office
Nouveau projet :
-

Nouveau projet : pour crer un projet selon vos propres critres.

Choisir un projet : pour utiliser un projet existant comme modle.

Modles : pour utiliser un des modles de projet proposs par Ms Project.

Pour crer votre projet pas--pas, vous pouvez bien sr utiliser le Guide de projets.

Dfinir les prfrences denregistrement de fichier


o Outils Options Onglet Enregistrement
o Choisissez le type de fichier de projet utiliser par dfaut lors de son enregistrement
grce la liste droulante Enregistrer les fichiers Microsoft Project comme (par
dfaut le type de fichier est Projet (*.mpp)).
o Grce au bouton Modifier du cadre Emplacement des fichiers, vous pouvez dfinir
les emplacements douverture et denregistrement qui seront utiliss par dfaut
lorsque vous utilisez la commande Ouvrir ou Enregistrer sous du menu Fichier.
o Pour effectuer un Enregistrement automatique du ou des projets ouverts, cochez
loption Enregistrer toutes les, puis prcisez la rgularit en nombre de minutes.
Activez loption Nenregistrer que le projet actif ou Enregistrer tous les fichiers
Project ouverts selon le cas. Et enfin, cochez loption Confirmer avant tout
enregistrement afin que Microsoft Office Project 2007 vous consulte avant que
lenregistrement automatique nait lieu.

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o Cliquez sur le bouton OK.

Commencer un projet
o Fichier Proprits
o Au besoin, activez longlet Rsum.
Ms Project propose comme Titre le nom du fichier.
o Cliquez dans la zone Commentaires et saisissez vos observations.

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o Cliquez sur le bouton OK.

Renseigner la date de dbut du projet


o Projet Informations sur le projet

Sauf intervention de votre part, les projets sont valus par rapport la date de
dbut et les tches commencent le plus tt possible.
o Vrifiez que loption Prvisions partir de est Date de dbut du projet.
o Cliquez sur la flche associe au champ Date de dbut pour ouvrir le calendrier.

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o Utilisez les boutons des flches pour visualiser le mois souhait.


o Cliquez sur la date souhaite pour la slectionner.

o Cliquez sur le bouton OK.


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La date de fin est, bien videmment, calcule en fonction des liaisons tablies entre les
tches, des dates de contraintes.

Planifier par la date de fin


o Projet Informations sur le projet
o Ouvrez la liste Prvisions partir de et choisissez loption Date de fin du projet.
Microsoft Project signale que, dans ce cas, toutes les tches commencent le plus tard
possible. La zone Date de dbut nest plus accessible.
o Remplacez, ci besoin est, la Date de fin, puis cliquez OK.
Touts les tches sont devenues critiques. Ceci est logique puisquelles commencent le
plus tard possible.

Personnaliser le calendrier du projet




Dcouvrir ses lments de base


o Les jours ouvrs dfinis par dfaut par Microsoft Office Project 2007 dans le
calendrier Standard vont du lundi au vendredi.
o Les heures ouvres sont les suivants :
8:00 12:00 et 13:00 17:00 ; soit un total de 40 heures par semaine.
o Il ny a ni congs, ni jour fris de dfinis.
o Chaque calendrier dbute au 1er janvier 19984 et se termine au 31 dcembre
2049.

Accder au calendrier du projet


o Outils Modifier le temps de travail
o Vrifiez que ce seront des modifications Pour calendrier :
Standard (Calendrier du projet)

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Le mois affich sous forme calendaire est le mois en cours. Les jours chms
apparaissent griss.
Utilisez la barre de dfilement vertical pour atteindre dautres mois et
dautres annes.


Modifier les options gnrales du calendrier


o Outils Options.
o Activez longlet Calendrier.
o Mettez jour les renseignements de votre choix.

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Le choix relatif Lanne fiscale est intressant pour les formats des chelles de temps.
o Cliquez sur le bouton OK.
Il est prfrable de modifier les options gnrales du calendrier avant de crer la liste
des tches (notamment pour leur dure).

Saisir les noms des tches dun projet


o Activez la premire cellule de la colonne Nom de la tche de la Table Entre
du Diagramme de Gantt.
o Saisissez le Nom de la tche.
Ds la saisie des premiers caractres, les barres doutils sestompent ; le texte
saffiche dans la cellule et sur la barre de saisie ; les boutons

apparaissent

sur cette dernire.

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Si la barre de saisie nest pas affiche, faites Outils Options onglet Affichage
et cochez loption Barre de saisie.
o Validez la saisie par la touche Entre ou par

La cellule de saisie suivante est instantanment active ; les barres doutils


redeviennent accessibles ; la dure de la tche valide passe 1 jour suivi dun
point dinterrogation pour indiquer quil sagit de la dure affecte par dfaut par
Project, et une barre saffiche dans le planning de Gantt.
Si, suite lutilisation de la touche Entre la cellule du dessous nest pas activs,
faites Outil Options onglet Modification et activez loption Dplacer la
slection aprs Entre.

Dfinir les jalons dun projet




Crer un jalon
o Les jalons sont des tches particulires puisquelles ont une dure nulle, il
suffit donc de saisir zro comme dure.

Sauf intervention dans le Planning de Gantt, les jalons sont symboliss par des
losanges suivis de la date de la tche.


Transformer une tche en jalon


Certaines tches, souvent dune faible dure, doivent tre considres comme tant
des jalons.

Ralisez un double clic dans la tche concerne.

Activez longlet Confirm.

Cachez loption Masquer la tche en tant que jalon.

Attribuer une dure aux tches




Saisir la dure
o Activez la cellule de la dure.
o Si la dure est dj dans lunit propose, tapez seulement le nombre. Sinon,
tapez le nombre suivi des lettres m pour minutes, h pour heures, j
pour jours, s pour semaines, ms pour mois.

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o Validez.

La barre de la tche du Planning du Gantt se dimensionne en fonction de la dure


saisie.


Modifier lunit de temps par dfaut pour les dures


o Outils Options
o Activez longlet Prvisions.

o Ouvrir la liste Afficher la dure en et, choisissez votre unit de temps.


o Cliquez sur le bouton OK.


Travailler en temps coul et non en temps ouvr


o Au lieu dutiliser les codes m (minutes), h (heures), j (jours) et s
(semaines), tapez les codes m (minutes coules), h (heures
coules), j (jours couls), s (semaines coules) et ms (mois
couls).
Ces codes peuvent tre utiliss pour toute saisie de dure.

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Etablir les liaisons entre les tches


On appelle Prdcesseur une tche qui doit commencer ou se terminer avant quune autre
tche puisse commencer ; on appelle Successeur une tche qui dpend de la date de dbut
ou de fin dune tche prcdente.


Une liaison de type fin dbut entre deux tches


o Slectionnez les tches lier dans la Table du Gantt laide dun cliqu-gliss
au niveau du numro des lignes concernes.
o Cliquez sur loutil

ou faites Ctrl F2.

Dans le Planning de Gantt, la liaison se matrialise par une flche.




Une liaison de tout type entre deux ou plusieurs tches


o Ralisez un double clic dans une cellule de la tche Successeur.
o Activez longlet Prdcesseurs.
o Si vous connaissez le numro de la tche prdcesseur, cliquez dans la cellule
N de la premire ligne vide du tableau, tapez le numro de cette tche, puis
cliquez sur le bouton OK.
o Si vous ne connaissez pas ce numro, cliquez dans la cellule Nom de la tche
de la premire ligne vide du tableau, ouvrez la liste propose, cliquez sur le
nom de la tche prdcesseur et validez par .

Aussitt sont renseigns le numro et le nom de la tche prdcesseur ; le Type de relation propos
est Fin dbut (FD).

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o Si la relation propose est incorrecte, cliquez dans la cellule Type ; ouvrez la liste
propose puis, cliquez sur le bouton type de relation.
o Etablissez ainsi toutes les relations entre ce successeur et ses prdcesseurs.
o Confirmez par le bouton OK.
Pour supprimer toutes les liaisons qui relient un successeur ses prdcesseurs, cliquez
sur la tche successeur et cliquez sur loutil

ou faites Ctrl Shift F2.

Dfinir des dlais sur les liens




Par la bote de dialogue Informations sur la tche

o Ralisez un double clic sur la tche successeur pour afficher la bote de dialogue
informations sur la tche.
o Activez longlet Prdcesseurs.
o Cliquez dans la cellule Retard de la liaison concerne.
o Entrez le dlai en respectant les rgles suivantes :
- Si le dlai correspond un retard, saisir une valeur positive,
- Si le dlai correspond une avance, saisir une valeur ngative.
Les dlais peuvent tre exprims en units de temps (minutes, heures,
jours, mois, semaines) ouvr ou coul ou en pourcentage.
o Confirmez par le bouton OK.
Le Planning de Gantt prend en compte lallongement de la dure de la liaison.


Par la table Entre


o Activez la cellule Prdcesseurs de la tche successeur.
o Respectez toutes les rgles vues prcdemment mais, sachez que pour les
relations de type Fin dbut, les lettres FD doivent imprativement tre saisies
lorsquil y a des dlais.
o Tapez + (plus) sil sagit dune attente ou (moins) sil sagit dune avance.
o Entre la dure du dlai.

Validez la saisie.

Dcouvrir les dates de dbut et de fin de tche


o Dplacez-vous dans la largeur de la Table Entre du Gantt.
o Par dfaut, vous trouvez les colonnes du numro de la tche, Nom de la tche,
Dure, Dbut et Fin.
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Sachez quil est techniquement possible de saisir des dates dans les deux dernires colonnes
cites (date dbut et date fin) mais que cela est fortement dconseill. Mieux vaut laisser Ms
Project les calculer seul. Si vous avez des impratifs de date, Ms Project a prvu un module
pour en tenir compte.
o Les calculs effectus tiennent compte dun ensemble de facteurs dont les relations
entre les tches et le calendrier du projet.

Modifier la liste des tches




Supprimer une tche


o Positionnez-vous dans une cellule de la tche supprimer.
o Edition Supprimer la tche
o Ou slectionnez la ligne sur la quelle se trouve la tche et appuyez sur la
touche Suppr du clavier.
Instantanment la tche est retire de la liste, et les tches suivantes sont
renumrotes.

Insrer une tche


o Activez une cellule de l :a tche qui suivra la nouvelle.
o Insertion Insrer une tche
Inser
Une ligne vide sinsre et les activits suivantes sont renumrotes.
o Saisissez les donnes de la novelle tche et validez.

Recopier une tche


o Slectionnez la tche copier en cliquant sur son numro.
Toute la ligne se noircit lorsque la tche est slectionne.
o Edition Copier la tche
Ctrl C
o Slectionnez la ligne de destination de la copie.
o Edition Coller
Ctrl V
La tche copie est immdiatement colle lemplacement indiqu et, de
nouveau, les numros des tches suivantes sont raffects.

Dplacer une tche


o Slectionnez la ligne de la tche dplacer.
o Placer le pointeur de la souris sur un bord de la ligne jusqu ce que celui-ci
se transforme en une flche oriente vers le haut et vers la gauche.
o Faites glisser la tche jusqu son nouvel emplacement en vous aidant de la
barre horizontale grise qui apparat.
o Relchez la souris lorsque lemplacement vous convient.

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Suite ces diverses modifications, Microsoft Office Project 2007 sefforce de mettre jour
les liaisons Si cela nest pas le cas ou si vous souhaitez assumer seul cette gestion, faites
Outils Options onglet Prvisions et cochez (ou dcochez) loption Lier automatiquement
les tches insres ou dplaces.

Trier la liste des tches




Trier selon un critre standard


o Projet Trier
Cinq critres de tri standards sont proposs.

o Cliquez sur le critre appliquer.


Toutes les tches suivent le tri demand mais, sauf intervention pralable, les
tches ne sont pas renumrotes.


Trier selon un autre critre


o Projet Trier
o Cliquez sur Trier par.

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Intgrer des tches dans un plan


Afin de simplifier le travail, des tches appeles tches subordonnes, peuvent tre
regroupes dans une tche gnrale appele tche rcapitulative.


Elaborer le plan dun projet


o Crez la tche rcapitulative et, juste au-dessous, listez les tches
subordonnes sans intercaler dautres tches.
o Par la technique du cliqu-gliss, slectionnez les tches subordonnes.
o Cliquez sur loutil Abaisser

ou faites Alt Shift

Les tches subordonnes paraissent en retrait dans la colonne Nom de la tche.


La tche rcapitulative apparait en gras, sa dure et ses dates de dbut et de fin sont
calcules automatiquement par Microsoft Office Project 2007.
Seul le nom dune tche rcapitulative peut tre modifi ; tout le reste est calcul par
Microsoft Office Project 2007.
Microsoft Office Project 2007 vous donne la possibilit dtablir neuf niveaux hirarchiques.


Rehausser une tche


o Cliquez dans la tche subordonne rehausser.
o Cliquez sur loutil Hausser

ou faites Alt Shift

Rduire/dvelopper des tches subordonnes


o Pour rduire un plan par rapport une tche prcise, cliquez dans la tche
rcapitulative concerne puis sur loutil
ou
cliquez sur le signe moins qui prcde le nom de la tche.
Les tches subordonnes sont instantnment masques.
o Pour afficher de nouveau les subordonnes dune tche rcaputulative
prcise, cliquez sur la tche puis sur loutil
ou
cliquez sur le signe plus qui prcde le nom de la tche.

Accder un niveau de plan prcis


o Ouvrez la liste droulante Afficher de la barre doutils Mise en forme, puis
choisissez le niveau hirarchique souhait.

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o Pour afficher toutes les tches subordonnes quel que soit le niv eau, ouvrez
la liste droulante Afficher puis cliquez sur loption Toutes les tches
subordonnes.


Dplacer un groupe de tches organises en plan


o Rduire la tche rcapitulative qui regroupe les tches dplacer.
o Dplacez la tche rcapitulative.

Dfinir ses options daffichage


o Outils - Options.
o Activez longlet Affichage.
o Utilisez les options suivantes de lencadr Options du mode Plan pour :
Abaisser le nom : lorsque cette option est coche, les noms des tches
subordonnes paraissent en retrait.
Afficher le numro hirarchique : si vous cochez cette option
Microsoft Office Project 2007 affiche gauche du Nom de la tche le
numro hirarchique.
Ce numro hirarchique est automatiquement attribu chaque tche
en fonction de son niveau dans la hirarchie de la liste des tches. Il
nest pas modifiable.
Afficher le symbole : lorsque cette option est coche, les symboles du
plan sont placs ct de chaque nom de tche rcapitulative.
Afficher les tches rcapitulatives : si vous dcochez cette option, les
tches rcapiyulatives sont masques et les commandes du mode plan
sont alors inutilisables.

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Afficher la tche rcapitulative du projet : cochez cette option si vous


souhaitez afficher une tche rcapitulative de niveau projet. Celle-ci
aura le numro didentification 0.
o Validez par le bouton OK.

Poser une date de contrainte


Sans cette manipulation, les tches commencent Ds que possible dans un projet prvu
partir de la date de dbut et Le plus tard possible dans un projet prvu partir de la date de
fin.
o Ralisez un double clic sur la tche concerne.
o Activez longlet Avances.

o Ouvrez la liste Type de contrainte et choisissez la nature de la contrainte


grce aux options suivantes :
 Dbut Au Plus Tard Le : La tche doit commencer au plus tard la
date prcise. Cette option permet de garantir quune tche ne
commencera pas aprs une date dtermine.
 Dbut Au Plus Tt Le : La tche doit commencer au plus tt la date
stipule. Sapplique aux tches qui ne peuvent pas commencer avant
une date donne.
 Ds que possible : Ceci correspond en fait aucune contrainte. La
tche commence ds que possible en fonction des autres contraintes
et des liaisons.
 Doit Commencer Le : La tche doit commencer une date prcise.
 Doit Finir Le : La tche doit se terminer une date prcise.

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Fin Au Plus Tard Le : La tche doit sachever au plus tard la date


prcise. Sapplique aux tches qui ne peuvent pas se terminer avant
une date donne.
 Le Plus Tard Possible : La tche commencera le plus tard possible en
fonction des autres contraintes et liaisons.
o Renseignez la Date de la contrainte.
Vous pouvez complter une date par la saisie de lheure en les sparant par un
espace (exemple : 30/11/2009 17:00)
o Cliquez sur le bouton OK.


Dfinir une date dchance pour une tche


Cette fonctionnalit vous permet de suivre lchance dune tche particulire sans pour
autant verrouiller vos prvisions par une contrainte fixe.
o Affichage Diagramme de Gantt.
o Cliquez sur le champ Nom de la tche sur la tche concerne par une date
dchance.
o Cliquez sur loutil Informations de la tche
puis cliquez sur longlet
Confirm.
o Saisissez ou slectionnez la date dEchance dans le cadre Contrainte sur la
tche.
o Valiez par le bouton OK.

Saisir une remarque


o Slectionnez la tche commenter
o Cliquez sur loutil
tche.

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ou utiliser la commande Projet Remarques sur la

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o Cliquez dans la zone de saisie Remarques et saisissez votre commentaire en


utilisant Entre pour changer de paragraphe ou Shift Entre pour provoquer
un saut de ligne.
Dans la colonne des indicateurs, une petite feuille matrialise la prsence dune reamrque.

Visualiser la fiche Remarques


o Affichez un Gantt.
o Fentre - Fractionner.

Dans la partie suprieure de lcran, le Gantt reste affich et, dans la partie infrieure
est propose une FICHE.
Cette fiche concerne la tche slectionne dans le Gantt.
o Cliquez sur le bouton DROIT dans la fiche visualise.

Pour la tche slectionne, une liste de fiches est propose. La fiche prcde dun
point est la fiche active.
o Choisissez la fiche Remarques.
o Consultez ainsi les remarques en cliquant sur les ta^ches de votre choix.
Pour revenir un affichage standard, utilisez Fentre Supprimer le
fractionnement.


Filtrer les tches commentes


o Ouvrez la liste Filtre de la barre doutils Mise en forme.
o Slectionnez Tches avec pices jointes.

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Troisime partie : Gestion des ressources


Cration d'une quipe de projet, affectation des ressources aux tches.

Dcouvrir les ressources


o La ralisation des tches dun projet est considre comme une production effectue par
les ressources. Il existe deux types de ressources : les ressources Travail et les ressources
Matrielles. La ressource sera ensuite affecte une ou plusieurs tches.
o Les ressources Travail correspondent aux personnes et aux quipements qui consacrent
du temps aux tches quelles excutent. Alors que les ressources Matrielles
correspondent un stock consommable utilis pour excuter une tche.
o Les ressources Travail et Matrielles ont des caractristiques communes : elles ont une
disponibilit limite ; elles peuvent parfois tre partages entre diffrents projets ; elles
ont leur propre capacit de production ; elles ont un cot
o Mais les ressources Matrielles diffrent des ressources Travail sur quelques points. En
effet, les ressources matrielles nutilisent pas de calendrier des ressources, et ne
peuvent pas faire lobjet dun audit.

Crer manuellement la liste des ressources




Crer une ressource de type Travail


o Affichage Tableau des ressources.
o Pour chaque ressource de type Travail, renseignez son Nom, son Type, ses
initiales, son Groupe et sa Capacit maximale.

Crer une ressource de type Matriel


o Affichage Tableau des ressources.
o Pour chaque ressource de type Matriel, commencez par renseigner son
Nom.
o Choisissez le Type Matriel.
o Indiquez dans le champ Etiquette Matriel, si ncessaire, lunit de mesure
utilise par la ressource matrielle en cours de cration.
o Renseigner les champs Initiales et Groupe.
La dfinition du champ Capacit max nest utilie que pour la ressource de type
Travail.

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Pour insrer une ressource, cliquez sur la ressource qui suivra la nouvelle ressource dans le
tableau et appuyez sur la touche Inser (ou utilisez la commande Insertion Insrer une
ressource).
Pour supprimer une ressource, cliquez sur lune de ses cellules et appuyez sur la touche
Suppr (ou utilisez la commande Edition Supprimer la ressource).

Dfinir la capacit maximale dune ressource Travail


o Affichez la table des ressources.
o Cliquez dans le champ Capacit max de la ressource concerne.
o Indiquez combien de temps, ou de capacit maximale, la ressource doit
consacrer au projet dans son ensemble, par exemple : 100% pour un temps
plein, 50% pour un temps parteil, 300% pour un temps multiple (si la
ressource correspond trois personnes qui travaillent temps plein sur le
mme projet).
Pour prsenter les units daffectation (maximales) sous forme de pourcentage
ou de nombre dcimal, utilisez la commande Outils Options onglet Prvisions.
Choisissez loption Pourcentage ou Dcimal de la zone Afficher les units
daffectation en.

Adapter le calendrier dune ressource


o Outils Modifier le temps de travail.
o Ouvrez la liste Pour le Calendrier.
Outre le calendrier de base (Standard) et les calendriers cous par vos soins, Microsoft
Office Project 2007 propose un calendrier pour chaque ressource cre.
o Cliquez sur le nom de la ressource concerne.
o Adaptez alors le calendreir aux besoins de la ressource.

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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

o Cliquez sur le bouton OK.


Vous pouvez galement dfinir le temps travaill dune ressource partir de la bote
de dialogue Informations sur la ressource. Pour cela, slectionnez la ressource
concerne dans la table des ressources puis faites Projet Informations sur la
ressource ou Shift F2 Modifier le Temps de travail.
Un double clicsur le nom de la ressource dans la table des ressources ouvre la bote
de dialogue Informations sur la ressource correspondante.

Dcouvrir les prvisions pilotes par leffort


Avant daffecter des ressources la liste des tches, il est important de comprendre le
principe des prvisions pilotes par leffort.
o Microsoft Office Project 2007 augmente ou rduit la dure de la tche en fonction
des ressources que vous lui affectez ou que vous supprimez, mais il ne change pas le
travail total pour la tche. Rappelons que le travail est diffrent est diffrent de la
dure dune tche.
o Rappelons que le travail est diffrent de la dure dune tche. En effet, le travail total
dune tche correspond au nombre de personnes-heures (en minutes, heures,
jours, semaines ou mois) ncessaires toutes les ressources pour accomplir une
tche. Par exemple, une ressource Travail peut ncessiter 28 heures de travail pour
accomplir une tche, mais la tche peut tre prvue avec une dure de 2 jours. Cela
signifie que plusieurs ressources doivent tre affectes cette tche, en loccurrence,
deux personnes pourront accomplir la tche en 2 jours en travaillant 7 heures par
jour sur la tche.
o Il est donc important de noter quau fur et mesure que des ressources sont
ajoutes une tche, le travail total de la tche reste le mme. Pa contre le volume
de travail distribu aux ressources affectes cette tche change.
o Ce processus utilis par dfaut par Microsoft Office Project 2007 est appel
prvisions pilotes par leffort.

Affecter des ressources une ou plusieurs tches


o Affichez un Gantt.
o Contrlez pour chacune des tches concernes, ltat du paramtre prvision Pilote
par leffort dans la fentre Informations sur la tche onglet Avances.
o Slectionnez laide de cliqu-glisss, ou de Ctrl Clics les tches concernes par une
mme affectation de ressources.
o Cliquez sur loutil

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situ dans la barre doutils Standard.

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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

La bote de dialogue Affecter les ressources liste toutes les ressources cres.


Dcouvrir la bote de dialogue Affecter les ressources


La bote de dialogue Affecter les ressources vous permet :
- daffecter une ressource existante une ou plusieurs tches slectionnes
au pralable,
- de filtrer les ressources,
- dajouter une nouvelle ressource,
- de modifier les units daffectation dune ressource pour la ou les tches
slectionnes au pralable,
- de remplacer une ressource par une autre,
- de supprimer une affectation de ressource dune tche.

Affecter une ressource temps complet


o Slectionnez dans la fentre Affecter les ressources celle(s) que vous
souhaitez affecter temps complet.
o Cliquez sur le bouton Affecter.

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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

Une coche vient prcder le nom des ressources affectes aux tches slectionnes.
La valeur 100% dans la colonne Units correspond une affectation temps plein.
o Ralisez ainsi toutes les affectations juges utiles.
o Lorsque les affectations sont termines, cliquez sur le bouton Fermer.

Les noms des ressources affectes saffichent dans le planning et dans la dernire colonne de
la table Entre.


Affecter une ressource Matriel

o Cliquez dans la fentre Affecter les ressources dans la cellule Units de la


ressource Matriel affecter.
o Saisissez la quantit de matriel utiliser.
Lunit de mesure utilise lors de la dfinition de la ressource Matriel (tonnes,
mtres, etc.) saffiche par dfaut. Il est galement possible de saisir un taux de
consommation dans le champ Units. Par exemple, si une tche ncessite 20
units dun matriau (ressource Matriel) par heure davancement, vous pouvez
saisir 20/h dans le champ Units.
o Validez par la touche Entre.
Affecter une ressource Matriel
o Cliquez dans la fentre Affecter les ressources dans la cellule Units de la
ressource concerne.

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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

o Saisissez le nombre dunits affecter ou un pourcentage suprieur 100.


o Validez par la touche Entre.


Affecter une ressource temps partiel


o Cliquez dans la fentre Affecter les ressources dans la cellule Units de la
ressource concerne.
o Saisissez un pourcentage infrieur 100.
o Validez par la touche Entre.

Sur cet exemple, la ressource est affecte 50% de son temps.


La dure de la tche ne varie pas mme si le Paramtre Pilote par leffort est actif dans le
cas de laffectation dune toute premire ressource la tche.

Afficher le graphe des disponibilits des ressources


o Affichez un Gantt.
o Cliquez sur loutil
afin douvrir la bote de dialogue Affecter les ressources.
o Slectionnez, laide dun cliqu-gliss ou de Ctrl Clics, la ou les ressources pour
lesquelles vous souhaitez reprsenter les donnes chronologiques sous forme de
graphique.
o Cliquez sur le bouton Graphiques.
o Ouvrez la liste Slectionnez un graphique puis choisissez loption Disponibilit
restante, Travail ou Affectation.
o Cliquez sur le bouton Fermer pour quitter la fentre Graphiques.
o Cliquez sur le bouton Fermer pour fermer la bote de dialogue Affecter les
ressources.

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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

Retarder le travail dune ressource sur une tche


o
o
o
o

Affichez un Gantt.
Slectionnez la tche concerne.
Fentre Fractionner
Faites un clic DROIT dans la fiche (partie infrieure de la fentre) puis cliquez sur
loption Prvisions des ressources.
o Travaillez dans la colonne Retard de la ressource concerne.
o Cliquez sur le bouton OK.
o Refermez, par la commande Fentre Supprimer le fractionnement, la fiche
Prvisions des ressources aprs avoir saisi tous les ventuels retards.

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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

La dure de la tche sallonge et la tche suivante se trouve dcale si loption


Pilote par leffort est dcoche.

Visualiser les affectations de ressources




Le diagramme de Gantt
o Sauf intervention de votre part, le planning du Gantt affiche le nom des
ressources affectes et le nombre dunits :
 La Table Entre liste ces mmes informations en dernire colonne.
 La fiche Travail de la ressource permet de prendre connaissance des
ventuelles heures supplmentaires.
 La fiche Prvision des ressources affiche les retards.

Lutilisation des ressources


o

Affichage Utilisation des ressources.

Cet affichage prsente les ressources dun projet sous lesquelles sont regroupes les tches
qui leur sont affectes.
Dans la partie gauche, Microsoft Office Project 2007 propose la Table Utilisation, table qui
affiche le champ Travail.
Ce champ est le total dheures passes par la ressource sur le projet ouvert.
A droite est propos un calendrier qui, par dfaut, est journalier. Il liste par ressource les
heures travailles par jour (pour vrifier, utiliser la barre de dfilement horizontal).

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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

Examiner les ressources surutilises




Dfinition
o Une ressource est en surutilisation lorsque la quantit de travail qui lui est
affecte dpasse sa disponibilit.
o Certaines surutilisations sont acceptables (1 heure sur deux semaines nest
pas une catastrophe), dautres non.

Dtecter les ressources surutilises


o

o
o

Dans le Tableau des ressources, dans la Rpartition des ressources et dans


laffichage Utilisation des ressources, les ressources surutilises sont
affiches en rouge.
Dans laffichage Utilisation des ressources, lindicateur
prcde les
ressources surutilises.
Pour ne visualiser quelles, ouvrez la liste Filtre et cliquez sur loption
Ressources surutilises.

Afficher les heures de travail excdentaire


o
o
o
o

Affichez lUtilisation des Ressources par le menu Affichage.


Cliquez avec le bouton DROIT dans la partie Calendrier.
Choisissez loption Surutilisation.
Dplacez-vous vers la priode de temps examiner.

Rgler le problme des surutilisations par laudit




Le principe de laudit
o Microsoft Office Project 2007 retarde ou fractionne certaines tches figurant
dans les prvisions jusqu ce que les ressources affectes ne soient plus
surutilises.

Les donnes de base


o
o
o

Slectionnez, si vous le souhaitez, les ressources qui doivent tre audites.


Accdez laudit par Outils Audit des ressources.
Dans le cadre Calculs daudit choisissez soit Automatique, soit Sur ordre.
Avec le premier choix, Ms Project tente de rgler les problmes de
surutilisation ds quils se produisent.Ceci ntant pas souhaitable, nous
vous incitons toujours concerver un audit Sur ordre.

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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

o Dans la liste Rechercher la surutilisation, slectionnez la priode o Ms


Project doit rechercher les surutilisations avant deffectuer les calculs daudit.
o Cochez, si vous le souhaitez, loption Effacer les valeurs daudit avant
dauditer afin que Ms Project supprime les retards ou les fractionnements
gnrs lors daudits des ressources antrieures.
o Choisissez dAuditer le projet entier, ou
Auditer seulement les tches dune priode de temps spcifique en activant
lopration Audit et en spcifiant les dates charnires dans la zone Du, au.
o Validez les informations entres par le bouton OK ou validez-les et lancez
simultanment laudit par Auditer maintenant.

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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

Quatrime partie : Suivi dun projet


Cration de diffrents types de diagrammes ; cration et gestion des rapports;
suivi de l'volution d'un projet par rapport une planification initiale.

Suivre lavancement dun projet


o Le suivi de lavancement nest possible que si vous avez dfini une
planification initiale.
o Pour les projets pilots uniquement par les tches, le suivi est trs succinct :
vous ne comparez que les dates prvues et les dates ralises ainsi que les
diffrence de dure.
o Avec des projets plus sophistiqus, le suivi peut tre trs dtaill :
comparaison des heures travailles, des cots
o Faire un suivi permet de reprer les variations, dintervenir avant que les
problmes ne deviennent critiques et daugmenter sa base de connaissances
personnelles.

Enregistrer la planification initiale


Lorsque les prvisions ont t calirement tablies et avant que le projet ne rentre en
phase dexcution, il est important de dfinir une planification initiale qui vous
permettra dtablir des comparaisons lors du suivi du projet entre les prvisions et
les ralisations.
Au cours de cet enregistrement, Ms Project va procder la recopie de nombreuses
informations parmi lesquelles :
- Dure planifie
- Dbut planifi
- Fin planifi.
Sans planification initiale, Ms Project naccepte aucun suivi.
o Outils Suivi Dfinir la planification initiale
o Conservez loption Dfinir la planification initiale active.
o Ouvrez la liste droulante associe au champ Dfinir la planification initiale puis
choisissez la planification dans laquelle vous souhaitez enregistrer des informations
sur le projet actuel. Ms Project vous permet denregistrer jusqu 11 planifications
pour votre projet.
o Conservez loption Ensemble du projet active.
o Cliquez sur le bouton OK.
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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

Il est possible deffacer la planification initiale par les commandes Outils Suivi
Effacer la planification. Activez alors loption Effacer la planification initiale puis
cliquez sur le bouton OK.

Afficher la barre doutils du suivi des tches


Lorsque les prvisions ont t calirement tablies et avant que le projet ne rentre en
phase dexcution, il est important de dfinir une planification initiale qui vous
permettra dtablir des comparaisons lors du suivi du projet entre les prvisions et
les ralisations.
Au cours de cet enregistrement, Ms Project va procder la recopie de nombreuses
informations parmi lesquelles :
- Dure planifie
- Dbut planifi
- Fin planifi.
Sans planification initiale, Ms Project naccepte aucun suivi.
o Affichage Barres doutils Suivi

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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

La barre doutils du suivi sinsre entre les autres barres doutils.

Faire apparatre des courbes davancement


Pour une date davancement donne, Ms Project peut dessiner une courbe
davancement relaint ls ta^ches en cours de ralisation.
o Outils Suivi Courbes davancement
o Activez longlet Dates et Intervalles.
o Pour afficher la courbe davancement en cours, cochez loption Toujours
afficher la courbe davancement courante et activez soit A la date dtat du
projet, soit A la date actuelle.
Pour afficher des courbes davancement intervalles rguliers, cochez
loption Afficher les courbes davancement intervalles rpts et
renseignez la frquence des intervalles.
Pour afficher des courbes davancement des dates prcises, cochez loption
Afficher les courbes davancement slectionnes et renseignez les dates de
votre choix dans la colonne Dates de courbe davancement.

Longlet Styles des courbes permet dintervenir sur laspect des courbes
davancement.
o Choisissez dAfficher les courbes davancement par rapport au Rel ou au
Planifi, en activant loption correspondante.
o Cliquez sur le bouton OK.
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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

Pour les pics qui pointent vers la gauche reprsentent les travaux en retard et
les pics pointant vers la droite les travaux en avance sur les prvisions.
o Cliquez sur loutil

de la barre doutils Suivi.

o Dans le planning du Gantt, cliquez lendroit o vous voulez voir apparatre


une courbe davancement.
Les travaux effectus dune tche sont en avance lorsque la date de dbut
de la tche est antrieure celle dfinie lorigine.

Mettre jour automatiquement lavancement des tches


o Outils Suivi Mettre jour le projet
o Conservez active loption Mettre jour le travail comme tant achev
jusquau.
o Au besoin, prcisez la date de mise jour dans la zone de saisie qui suit.
o Choisir lune des deux solutions suivantes :
Dfinir 0% - 100% achev : Ms Project calcule les pourcentages rels
davancement.
Dfinir 0% ou 100% achev seulement : Ms Project attribue 100% aux tches
termines et 0% aux autres mme si elles sont commences.
o Au besoin, indiquez qui est concern par la mise jour : lEnsemble du projet

o Cliquez sur le bouton OK.


Dans les barres du planning du Gantt saffichent des lignes noires qui
symbolisent les pourcentages davancement ;
Pour laisser Ms Project calculer seul lavancement de toutes les tches, vous
pouvez galement cliquer sur loutil Mettre jour selon les prvisions

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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

Mettre jour manuellement lavancement dune tche


o Slectionnez la tche mettre jour.
o Outils Suivi Mettre jour les tches

Cette bote de dialogue permet de mettre jour tout ce qui concerne le suivi des tches.

Pour les tches termines


o Si tout sest droul conformment aux prvisions, tapez 100 dans la zone %
achev ou 0 en tant que Dure restante.
o Si la tche a dur plus longtemps que prvu, renseignez sa Dure relle.
La tche est considre comme termine lorsque la dure relle est suprieure ou
gale la dure planifie. Une tche est galement considre comme termine si
vous renseignez son dbut rel et sa fin relle ou seulement sa fin relle.
o Validez.

Pour les tches non termines


o Pour indiquer quune tche est non termine, prcisez un % achev compris
entre 0 et 100%, une Dure restante suprieure zro ou une Dure relle
infrieure la dure.
o En ne renseignant quun seul de ces champs, Ms Project calcule toutes les autres
donnes par rapport la planification initiale. Si cela nest pas conforme la
ralit utilisez plusieurs champs. Attention, lors des calculs, Ms Project ne prend
pas en compte la date du jour.
o Afin de mieux comprendre ces remarques, consultez les exemples suivants, pour
une tche planifie sur une dure de 5 jours :

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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

A- Au bout de 2,5 jours, tout est conforme la planification :


Saisies
% achev : 50
Dure relle : 2,5j

Calculs raliss par Ms Project


Dure relle 2,5j
Dure restante 2,5j
% achev : 50%
Dure restante : 2,5j

B- Au bout de 3 jours, seul 50% du travail a t ralis :


Saisies
% achev : 50
Dure relle : 3j

Calculs raliss par Ms Project


Dure relle 2,5j
Dure restante 2,5j
% achev : 60%
Dure restante : 2j

Pour tre conforme la ralit, il faut saisir % achev : 50 et Dure relle : 3j.
Ms Project comprend alors que la dure de la tche sera pus longue, il va baser ses calculs sur
une dure de 6 jours et, donc, mettre 3 jours en dure restante

C- Au bout de 3 jours, il reste encore 4 jours de travail :


Saisies
Dure relle : 3j
Dure restante : 4j

Calculs raliss par Ms Project


% achev : 60
Dure restante : 2j
% achev : 20%
Dure relle : 1j

Pour se conformer la ralit, il faut renseigner Dure relle 3j et Dure restante 4j.
En ce cas, Ms Project passe la dure de cette tche 7 jours et calcule 43% en % achev.

Prvoir le glissement de tches non acheves


o Slectionnez les tches concernes.
o Outils Suivi Mettre jour le projet
o Activez loption Prvoir nouveau le travail non achev pour quil commence
aprs le.
o Au besoin, renseignez la date dans la zone de saisie adjacente.
o Prcisez Pour quelles tches ce glissement doit seffectuer.
o Confirmez par le bouton OK.
Vous pouvez galement utiliser loutil Prvoir nouveau le travail
doutils Suivi.

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de la barre

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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

Constater les tats entre ralisations et prvisions




Par le Gantt suivi

o Affichage Gantt suivi


o Au besoin, utilisez Affichage Zoom Ensemble du projet - OK.
La partie grise des barres correspond ce qui est planifi.
La partie bleue (ou rouge pour les tches critiques) correspond la ralit.
Les pourcentages dachvement sont affichs.
Par la table variation

o Affichage Table - Variation


o Ms Project y affiche en dernire position les colonnes Variance date de dbut
et Variance date de fin.
o Les variations sont reportes dune tche lautre en fonction de
lordonnancement des tches.
Par une table personnalise
o Affichage Table Plus de tables
o Pour la concevoir, cliquez sur le bouton Crer.
o Renseignez la bote de dialogue Dfinition dune table.

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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

o Cliquez sur le bouton OK puis sur le bouton Appliquer.


o Utilisez alors cette table comme toutes les autres.

Utiliser la table Travail pour les tches


Si vous souhaitez comparer le travail actuellement prvu avec le volume de travail planifi ou
avec le travail rel qui a t effectu ou bien encore avec le travail qui reste faire, Ms
Project met votre disposition la table Travail pour les tches.
La table Travail des tches sert en fait mettre en vidence les modifications apportes
depuis la planification initiale de votre projet. Elle vous permet donc de comparer cette

planification initiale avec les versions ultrieures du projet.


o Affichez les tches suivant laffichage de votre choix.
o
Affichage Table - Travail
Cette table propose par dfaut les champs suivants : N, Nom de la tche, Travail, travail
Planifi, la Variation de travail, le travail Rel, le travail Restant et % T.achev

(pourcentage de travail achev).


o Si lunit de temps propos dans la colonne Travail nest pas conforme
votre attente, utiisez le menu Outils-Options, activez longlet Prvisions et
modifier loption active dans la liste Afficher le travail en puis sur OK.
o Il est possibe de saisir directement les charges de travail (colonne Travail)
pesant sur les tches. Ceci peut savrer pratique si vous ne souhaitez pas
affecter des ressources prcises sur les tches concernes.

Afficher le % Travail achev dans le Gantt suivi


o Affichez le Gantt suivi.
o
Format Styles des barres
o
Dans la colonne Nom, cliquez sur la ligne Critiques
o
Activez longlet Texte
o Cliquez dans la cellule vide associe au champ Gauche, ouvrez la liste et
slectionnez le champ % Travail achev.
o Procdez de la mme faon pour personnaliser les barres des tches non
critiques.
o Cliquez sur e bouton OK.

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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

Cinquime partie :
Conversion de fichiers et compatibilit
Compatibilits ascendante et descendante, Exporter le contenu du projet vers
d'autres outils (MS-Excel); importer des lments d'autres outils; rattacher des
documents au projet.

Assistant Exportation
Utilisez l'Assistant Exportation pour crer une table dexportation et enregistrer les
informations Microsoft Office Project sous un format reconnu par un autre programme. La
table d'exportation organise les champs du projet de faon que l'autre programme les
puisse les reconnatre et les manipuler. En fonction du format choisi, vous pouvez exporter
certains champs du projet ou tous. L'Assistant Exportation permet d'exporter les
informations aux formats suivants :
Classeur Microsoft Excel (.xls)
Tableau crois dynamique Microsoft Excel (.xls)
Texte, dlimit par des tabulations (.txt)
Dlimit par des virgules (.csv)
Extensible Markup Language (.xml)

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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

Emplacement de la bote de dialogue


Ouvrez et activez le projet dont vous voulez exporter les informations. Dans le menu Fichier,
cliquez sur Enregistrer sous, puis sur le format de fichier voulu dans cette bote de dialogue.
Cliquez sur Enregistrer : la premire page de l'Assistant Exportation s'affiche. Cliquez sur le
bouton Suivant.
Dtails
Page Donnes
Modle de projet Excel ou Donnes slectionnes
Si vous exportez les donnes dans un classeur Excel, cliquez sur Modle de projet Excel ou
sur Donnes slectionnes. Ces options sont proposes par dfaut. Si vous slectionnez
Modle de projet Excel, aucune autre mise en correspondance des donnes n'est
ncessaire. Les informations sont automatiquement mises en correspondance grce un
modle intgr conu pour l'exportation de Project vers Excel.
Page Carte
Nouveau mappage
Slectionnez Nouveau mappage si vous voulez crer partir de rien une nouvelle
correspondance des donnes pour ce format de fichier. (Par dfaut.)
Utiliser le mappage existant
Slectionnez Utiliser le mappage existant si vous voulez utiliser une correspondance que
vous avez cre prcdemment ou une table de correspondance cre dans Project et prte
l'utilisation.
Page Mapper la slection
1. Slectionnez la table d'exportation que vous voulez utiliser. Cette liste indique les
tables d'exportation proposes par Project, ainsi que toutes les tables que vous avez
prcdemment cres et enregistres.
2. Cliquez sur Suivant pour modifier la table d'exportation. Cliquez sur Terminer pour
exporter instantanment les donnes du projet conformment la table
d'exportation.

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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

Lier ou incorporer des donnes Excel dans Project


Il est possible d'insrer des donnes de Microsoft Office Excel dans Microsoft Office Project
en tant qu'objet li qui sera mis jour dynamiquement au fil des modifications apportes au
fichier source.. Vous pouvez galement incorporer des donnes indpendamment de leur
fichier d'origine.
1. Dans Excel, slectionnez les donnes (champs, cellules, enregistrements
enregistrements ou lignes)
que vous voulez lier ou incorporer, puis cliquez sur Copier
.
2. Dans Project, dans le menu Affichage,, cliquez sur l'affichage qui vous intresse.
Pour utiliser un affichage n'apparaissant pas dans le menu Affichage,, cliquez sur Plus
d'affichages,, puis sur celui que vous voulez utiliser dans la liste Affichages et cliquez
enfin sur Appliquer.

3. Slectionnez l'emplacement o vous voulez insrer les donnes.


4. Dans le menu Edition,, cliquez sur Collage spcial.
5. Effectuez une des actions suivantes :
 Pour incorporer les donnes indpendamment, sans les lier leur document
source, cliquez sur Coller.
Coller
 Pour lier les donnes insres leur document source, cliquez sur Coller avec
liaison.
6. Dans la zone En tant que,, cliquez sur Donnes Texte.

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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

Incorporer un objet un projet


Il peut s'avrer utile d'incorporer un objet dans une prvision Microsoft Office Project. Par
exemple, vous pouvez incorporer un document Microsoft Office Word qui prsente la phase
de lancement de votre projet ou un fichier Windows Media Player pour insrer du son, de
l'image et des animations.
Lorsque vous incorporez un objet existant votre planification, il devient partie intgrante
du fichier Microsoft Office Project. Les utilisateurs qui n'ont pas accs l'objet d'origine
peuvent ouvrir la planification Microsoft Office Project pour visualiser l'objet incorpor. Une
fois incorpor, l'objet devient partie intgrante du fichier de destination. Lorsque vous
double-cliquez sur un objet incorpor, il s'ouvre dans le programme dans lequel il a t cr
(le programme source). tant donn qu'un objet incorpor est un lien un fichier source,
l'objet est mis jour si vous modifiez le fichier source. Vous pouvez galement crer un objet
incorpor qui fait partie de la planification Microsoft Office Project, mais sans fichier source
existant. Si vous devez modifier l'objet incorpor, vous pouvez apporter vos modifications en
utilisant Microsoft Office Project au lieu d'utiliser le programme dans lequel le fichier source
a t cr.
1. Ouvrez une planification Microsoft Office Project, puis cliquez dans la zone dans laquelle
vous souhaitez incorporer un objet.


Dans la partie Remarques de la bote de dialogue Formulaire tche, Informations sur


la tche, Formulaire ressource ou Informations sur la ressource, cliquez sur Insrer un
objet

Dans un affichage de tche ou de ressource, cliquez sur Objet dans le menu Insertion.

Dans la zone Objets de la bote de dialogue Formulaire tche, cliquez sur Insrer un
objet

Anis JABLOUN 2010

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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

2. Vous pouvez incorporer un objet en procdant de deux faons :




Pour insrer un nouvel objet, cliquez sur Crer nouveau, puis slectionnez le type
d'objet du fichier source dans la liste Type d'objet.

Pour insrer un objet existant, cliquez sur partir d'un fichier. Dans la zone Fichier,
tapez le chemin et le nom de l'objet ou cliquez sur Parcourir pour rechercher et
slectionner le fichier.

Pour lier l'objet au fichier source, activez la case cocher Lier. Liez l'objet au fichier source
si vous vous proccupez de la taille du fichier.
3. Pour afficher l'objet sous la forme d'une icne, activez la case cocher Afficher sous
forme d'icne.
4. Pour modifier l'image d'icne par dfaut ou l'tiquette d'un objet affich sous forme
d'icne, cliquez sur Changer d'icne.


Pour modifier l'icne, slectionnez l'icne dans la liste des icnes associes au
programme.

Pour utiliser l'icne affiche par dfaut avec le programme associ l'icne, activez la
case d'option Par dfaut.

Pour afficher une icne qui ne figure pas dans la liste des icnes, activez la case
d'option Du fichier, puis cliquez sur Parcourir pour rechercher et insrer une autre
icne.

Pour modifier l'tiquette de l'icne, tapez un nouvel intitul dans la zone tiquette.

Lier ou incorporer des informations Project


dans un autre programme
Vous pouvez incorporer des informations Project indpendantes du fichier source ou crer
des liens vers ces informations pour permettre des mises jour dynamiques partir du
fichier source. Cette opration est aussi possible dans tous les affichages Project.
1. Dans le menu Affichage de Project, cliquez sur l'affichage contenant les informations
que vous voulez.
Si l'affichage que vous voulez utiliser n'apparat pas dans le menu Affichage, cliquez sur
Plus d'affichages, sur l'affichage que vous voulez utiliser dans la liste Affichages, puis
cliquez sur Appliquer.

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Manuel de formation Microsoft Office Project 2007

2. Slectionnez les informations coller dans l'autre


l'autre programme, puis cliquez sur Copier la
cellule

Cette commande est remplace par la commande Copier la tche si vous slectionnez
une tche entire ou un ensemble de tches dans un affichage de tches ou par Copier
la ressource si vous slectionnez une
une ligne de ressources ou un ensemble de ressources
dans un affichage de ressources.
3. Dans l'autre programme (qui doit prendre en charge la liaison ou l'incorporation
d'objets),, slectionnez l'endroit o vous voulez insrer les informations.
4. Dans le Presse-papiers,, cliquez sur Coller, puis sur Collage spcial.
5. Effectuez l'une des actions suivantes :


Pour incorporer les donnes de faon indpendante, sans lien vers le document
source, cliquez sur Coller.
Coller

Pour lier les donnes insres aux donnes du document source, cliquez sur Coller
avec liaison.

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