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Si vous travaillez souvent sur des projets, vous passez donc probablement beaucoup de
temp pour préparer et créer vos plans. Dans de telles situations, il est judicieux d’utiliser
un logiciel qui facilitera la tâche de planification du processus tel que Microsoft Project.
Ce dernier est d’une grande efficacité et polyvalence en termes de gestion. Pour ceux
qui ne connaissent pas Microsoft Project, il est temps d’apprendre quelque chose sur ce
logiciel de gestion. Suivez le reste du tutoriel pour plus d’informations.
La création des tâches et étapes qui doivent être accomplies pour terminer le projet
efficacement.
L’attribution des ressources nécessaires à la réalisation du projet telles que les
personnes, les matériaux ou l'équipement.
Le suivi des performances du projet en comparant l’état d’achèvement actuel du projet
au plan de référence initial.
La création des rapports qui montrent l’avancement et les performances du projet et que
vous pouvez par la suite partager avec votre équipe de projet, les parties prenantes et
les sponsors.
Mettre en place un nouveau projet dans Ms Project
La première chose que vous devez apprendre dans Microsoft Project c’est comment
créer un nouveau plan de projet ; mais n’oubliez pas que si vous êtes un débutant, cela
peut vous prendre un certain temps et effort avant d'apprendre à le faire parfaitement.
Mais, ces types de logiciels ont généralement une utilisation similaire, donc si vous avez
eu déjà l’occasion d’utiliser un autre logiciel de gestion, vous n’avez pas à vous soucier.
La vérité est que vous n’avez pas besoin de comprendre chaque fonction intégrée dans
MS Project pour pouvoir gérer et planifier vos futurs projets. Donc, logiquement parlant,
vous devriez être en mesure de créer un bon plan de projet, professionnel et décent, tout
en ne connaissant qu'environ la moitié des fonctionnalités de MS Project.
Pour commencer, nous allons créer un nouveau projet et apporter quelques ajustements
généraux. Au fait, nous utilisons MS Project 2010 mais les étapes sont presque les
mêmes si vous utilisez une autre version. Les taches à exécuter sont comme suit :
4. Vous venez de créer un nouveau projet vide. L’étape suivante consiste à modifier, si
vous le souhaitez, certaines informations clés avant de continuer. Pour ce faire, cliquez
sur l’onglet « Projet » en haut du ruban et puis cliquez sur le bouton de commande
« Informations sur le projet » :
5. La boite de dialogue « Informations sur le projet pour "Nom de votre projet" »
s’ouvre. Vous pouvez saisir la date de début de votre projet dans la zone « Date de
début » :
6. Toujours dans la boîte de dialogue « Informations sur le projet », vous pouvez modifier
le calendrier utilisé en sélectionnant des calendriers alternatifs dans le menu déroulant
« Calendrier ». Les options proposées sont :
« Standard » : sélectionnez ce calendrier si votre travail dure 8 heures par jour, du lundi
au vendredi, avec 1 heure de pause ;
« 24 heures » : si votre travail ne permet pas des pauses ou de temps libre,
sélectionnez ce type ;
« Équipe de nuit » : sélectionnez celui-ci si votre travail couvre de 23 h à 8 h et toutes
les nuits du lundi au vendredi, avec une heure de pause.
7. Une fois vous avez défini les paramètres et les informations du projet, cliquez sur « OK »
pour fermer la boîte de dialogue et appliquer les modifications.
Etape 2 : saisir les nouvelles tâches
Maintenant, vous pouvez commencer à construire votre plan. Dans notre exemple, nous
souhaitons planifier l’opération du déménagement d’un bureau et l'envoi de tout le
matériel du bureau au nouvel emplacement. Le processus pose une contrainte car le
travail est toujours en cours, nous devons donc faire attention à ce que l’opération du
déménagement n’interfère avec les activités quotidiennes et que les employés puissent
faire leur travail. En outre, le dernier délai pour terminer le déménagement est fixé pour
le week-end, afin de garantir que la société puisse commencer à travailler à partir du
nouvel immeuble de bureaux le lundi suivant.
Après avoir cité la problématique, nous devons extraire les données clés du projet :
Une fois le projet étudié, vous pouvez commencer à construire la liste des tâches. Vous
pouvez le faire directement dans la vue tabulaire et planifier chaque phase du projet.
Nous allons vous montrer un exemple pour la première phase « Préparation du projet »
et vous pouvez ensuite suivre le même processus pour les autres phases.
Tapez simplement les étiquettes des tâches de préparation de votre projet dans la
colonne « Nom de la tâche ». Dans notre exemple, les taches à exécuter sont comme
suit :
Mettre en place une organisation de projet ;
Créer un plan de projet ;
Nommer un coordonnateur de la réinstallation interne ;
Établir un budget ;
Définir les besoins de déménagement (espace, emplacement ...) ;
Projet approuvé par la direction ;
Le résultat obtenu est illustré dans la capture ci-dessous :
Une autre technique consiste à choisir une date de début et une durée pour chaque
tâche, et MS Project calculera la date de fin pour vous. Par exemple, lorsque vous tapez
une durée de 14 jours pour une tâche, la tâche s'étendra sur 3 semaines en prenant en
considération le fait qu’une semaine à seulement 5 jours ouvrables dans la configuration
par défaut de Ms Project. Par conséquent, la tâche consommera deux semaines
complètes plus 4 jours de la 3e semaine. Si cette configuration ne vous convient pas,
vous pouvez donc la modifier et l’adapter à votre horaire de travail afin que MS Project
prenne en compte les jours non ouvrables spécifiques à votre pays ou à votre entreprise.
Le processus est expliqué dans l’étape qui suit.
Remarque : il s’agit d’une étape facultative, donc si vous n’avez pas de problèmes avec
la configuration par défaut, vous pouvez passer directement à l’étape suivante.
Pour modifier les paramètres suivez les instructions ci-dessous :
1. Cliquez sur l'onglet « Projet » du ruban et puis cliquez sur le bouton de commande
« Modifier le temps de travail » dans le groupe « Propriétés » :