PRATIQUE SUR MS PROJECT

MODULES
MODULE 1 : PRISE EN MAIN DU LOGICIEL MS
PROJECT 2016 ET GENERALITES

1.1. Clarification de quelques concepts

PLAN DE 1.2. Présentation générale de MS-Project
FORMATION 1.3. Paramétrage de l’environnement MS-Project
Pratique sur MS
PROJECT

MODULE 2 : PLANIFICATION DU PROJET ET

GESTION
2.1. Gestion des tâches du projet
2.2. Gestion des ressources du projet
2.3. Visualisation des coûts et Communication

Durée: 2h/jours MODULE 3 : SUIVI-EVALUATION DE PROJET

3.1. Validation de la Planification
3.2. Saisie de l’avancement du projet
3.3. Analyse et prise de décision
 PLAN DE
FORMATION
Pratique sur MS
PROJECT
MODULE 1 : PRISE EN MAIN DU LOGICIEL MS
PROJECT 2016 ET GENERALITES
1.1. Clarification de quelques concepts
1.2. Présentation générale de MS-Project
1.3. Paramétrage de l’environnement MS-Project 2016

Durée: 2h/jours
 CLARIFICATION DE QUELQUES CONCEPTS
Plan : Ensemble de programme
Ex: Un plan d'amélioration de la qualité dans un hôpital.

Programme : Ensemble de projets interdépendants qui concourent à l’atteinte

d’une finalité.
Ex: Programme de formation du personnel hospitalier à la gestion de la
qualité.

Projet : Ensembles d’actions interdépendantes entreprises pour atteindre un

objectif
préalablement défini sous des contraintes de temps, de cout et de qualité.
Ex: Projet d'amélioration du processus de gestion des médicaments.

Cycle de vie de projet : Ensemble des phases successives qui jalonnent

l’existence d’un projet
depuis sa naissance jusqu’à sa clôture.
 CLARIFICATION DE QUELQUES CONCEPTS
Cycle de vie de projet : Ensemble des phases successives qui jalonnent l’existence d’un projet
depuis sa naissance jusqu’à sa clôture.

Jalons : Un jalon correspond à un événement important de votre projet, cela peut être:
❑ Une décision
❑ Une livraison
❑ Une validation
❑ Une réception d’un élément au niveau du projet,
❑ La fin d’une phase
Le jalon est matérialisé par une durée de zéro jour, la date de début et de fin du jalon sont bien entendu
identiques.
Deux exemples de jalons pour un projet d'amélioration de la qualité dans un hôpital :
Jalon 1 : Finalisation du plan d'amélioration de la qualité
Description : Finalisation du plan détaillé incluant les objectifs spécifiques, les actions à entreprendre, les responsabilités, les
échéanciers et les indicateurs de suivi.
Date prévue : 1er juillet 2024
Livrables : Plan d'amélioration de la qualité approuvé par l'équipe de direction.
Jalon 2 : Mise en œuvre des premières actions du plan
Description : Début de la mise en œuvre des actions prioritaires du plan, telles que la formation du personnel et la révision
des protocoles.
Date prévue : 15 août 2024
Livrables : Rapport de suivi initial des actions entreprises, premières évaluations de l'impact des changements.
 CLARIFICATION DE QUELQUES CONCEPTS
Utilité du MS-Project

❑ Un instrument de programmation, de management et de suivi – évaluation conçu pour aider le

manager de projet et ses collaborateurs à réaliser les meilleures performances possibles dans la
mise en œuvre convenable des activités (tâches) du projet.

❑ Il permet à l’équipe de pilotage du projet de produire efficacement des résultats de meilleure

qualité à moindre coût et dans le délai optimal.

❑ Il permet aussi de suivre l’exécution et de produire différents rapports nécessaires à une

circulation efficace de l’information, à la mise à jour de l’avancement et à une meilleure prise
de décision.

❑ Il s’étend encore à toute personne qui désire organiser, planifier et anticiper des actions, soit
dans un contexte de projet, soit des tâches redondantes telles que la gestion des actions d’un
département (marketing, production, finance, ressources humaines, formation, contrôle de
gestion, etc.), la gestion de la location de matériel (véhicule, équipement, etc.), la gestion des
salles de réunions ou la planification des séminaires, etc.
 PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE MS-PROJECT
Démarrage du MS-Project
Pour lancer Microsoft Project sous Windows, faites un double – clic sur l’icône Microsoft
Project

Présentation de l’écran de MS- Project

L’écran Project se présente comme ci-après :

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 PRÉSENTATION DE L’ÉCRAN DE MS- PROJECT
1. L’écran de travail par défaut est le Diagramme de Gantt. Chaque tâche est représentée sous la
forme d’une barre de longueur proportionnelle à sa durée des tâches. Ces tâches sont placées le long
d’une échelle de temps de manière à représenter leur succession dans le temps

2. A gauche du Diagramme de Gantt, les tâches sont affichées sous forme de tableau avec un nom
explicite et un certain nombre d’information. Attention, les différentes colonnes contiennent des
champs de formats différents, pour saisir des données alphanumériques ou numériques.

3. La barre de menu et les barres d’outils sont remplacées par le Ruban. Celui-ci proposent les
fonctionnalités en fonctions de l’onglet choisi.

Fichier : l’onglet classique pour enregistrer, imprimer…

Tache : va permettre de travailler sur les différentes taches du produit.
Ressource : va permettre de créer les ressources et de les organiser.
Rapport : va permettre de faire la synthèse de chaque élément
Projet : va permettre de définir le projet
Affichage : pour gérer les paramètres d’affichage du logiciel.
Format: pour la mise en forme
 QUELQUES DÉFINITIONS

Délais, durée et charge Très souvent, il y a une confusion entre les délais, la durée et
la charge.

❖Les délais correspondent aux dates de début et de fin, connues à ce

jour, de la tâche ou du projet.

❖La durée correspond au nombre d’heures, de jours, de semaines, etc.

nécessaires pour réaliser la tâche. L’unité courante est le jour ouvré.

❖La charge de travail est le nombre de jours (ou d’heures) total de travail
affecté à chaque ressource.
 QUELQUES DÉFINITIONS
Délais, durée et charge Très souvent, il y a une confusion entre les délais, la durée et
la charge.
❖ Les délais correspondent aux dates de début et de fin, connues à ce jour, de la tâche ou du projet.

❖ La durée correspond au nombre d’heures, de jours, de semaines, etc. nécessaires pour réaliser la
tâche. L’unité courante est le jour ouvré.

❖ La charge de travail est le nombre de jours (ou d’heures) total de travail affecté à chaque ressource.
Exemple : préparer un gâteau
Vous avez prévu de recevoir des amis ce soir, vous comptez entre autres préparer un gâteau que vous allez
vous-même cuisiner. Vous pensez qu’en démarrant à 18h00, le gâteau sera prêt à 20h00. Vous prévoyez
de commencer la préparation à 18h00 et de la terminer à 18h30 avant de mettre le gâteau dans le four.

18h00 et 20h00 constituent les délais ; la date début et de fin de la tâche

La durée est de 2 heures
La charge de travail est de 30 minutes

Exercice : Trouvez un exemple vous-même dans votre domaine de travail

 QUELQUES DÉFINITIONS

Phases
Un projet peut se décomposer en phases et chaque phase peut se décomposer à son tour
en sous phases ou phase de niveau inférieur, etc. Avec MS Project, la phase est appelée
tâche récapitulative

Ressources
Les ressources correspondent aux moyens nécessaires à la réalisation des actions (tâches).

Les ressources peuvent être :

Des ressources humaines
Des ressources matérielles (ordinateur, imprimante, véhicule, etc.)
Des ressources sous forme de matières (papier, stylo, carburant, etc.)
Des ressources sous forme de service (salle de formation, etc.)

Le nombre d’heures, de jours, etc. affecté à une ressource correspond au temps

d’intervention de cette ressource sur une tâche, ce qui est appelé la charge ou le travail.
 PARAMÉTRAGE DE L’ENVIRONNEMENT MS-PROJECT

Le calendrier grégorien est un calendrier luni-solaire, ce qui signifie qu'il utilise à la

fois les cycles lunaires et solaires pour déterminer les dates. Il comprend 12 mois,
avec une année normale de 365 jours et une année bissextile de 366 jours, qui a lieu
tous les 4 ans
 PARAMÉTRAGE DU PROJECT
PROJET > Informations sur le projet
 CALENDRIER ET CHOIX DE QUELQUES PARAMÈTRES
CALENDRIER
En fonction des modifications que vous introduisez dans le calendrier, Project recalculera les dates de diverses
tâches. Seuls les samedis et dimanches sont considérés à priori comme jours fériés. Il appartient à l’utilisateur de
définir la semaine de travail, mettre à jour manuellement chaque année les jours fériés, de fixer la durée
standard du jour, de la semaine et du mois
PROJET > Modifier les horaires de travail

Dans la boîte de dialogue,

cliquer sur l’onglet « semaine de
travail » puis sur détail
 CALENDRIER ET CHOIX DE QUELQUES PARAMÈTRES
Pour paramétrer ensuite les horaires de chaque jour de la semaine
➢ Sélectionner le (s) jour(s)
➢ Cliquer sur définir le(s) jour(s) comme temps de travail spécifique
➢ Saisir les horaires dans la zone « De » et « A »
➢ Cliquer sur Ok.
 CALENDRIER ET CHOIX DE QUELQUES PARAMÈTRES
Pour définir les exceptions du Calendrier (jours fériés et/ou particulier)
1. Cliquer sur Outils/Modifier le temps de travail dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquer sur l’onglet «
Exception »
2. 2. Saisir les jours chômés dans la zone nom et préciser ces jours dans le calendrier (1er janvier, 10
janvier, etc.)
 CALENDRIER ET CHOIX DE QUELQUES PARAMÈTRES
Pour fixer la durée standard du jour, de la semaine et du mois,
1. Cliquer sur Outils/Modifier le temps de travail
2. Cliquer ensuite sur le bouton Options pour définir par défaut :
❖ Le jour de début de la semaine
❖ Le mois de début de l’année
❖ L’heure de début et de fin de la journée
❖ Le nombre d’heures par jour
❖ Le nombre d’heures par semaine
❖ Le nombre de jours par mois