UNIVERSITE DE DOUALA – IUT – GESTION DE PROJETS (Dr Emile Tawamba, 2016)

GESTION DE PROJETS
DEFINITIONS

DEFINITION DU PROJET
Un projet est un processus unique, qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et
maîtrisées, comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un
objectif conforme à des exigences spécifiques. C’ est une chose ou un ensemble de choses que
l'on se propose de faire en un temps donné, mettant en œuvre des ressources humaines et
matérielles faisant l'objet d'une budgétisation, et aboutissant à un ensemble de livrables.
DEFINITION DU PILOTAGE DU PROJET
Le Pilotage de projet, aussi appelée gestion de projet ou management de projet, est une
démarche, qui a pour but de structurer et assurer le bon déroulement d'un projet.
Il traduit l’ensemble des activités d’organisation, de gestion, de coordination et de pilotage
d’un projet. Il requiert la mise en place d’une équipe projet. La gestion de projet aura donc
pour but de fournir à l’équipe projet les outils nécessaires de prise de décision afin de réaliser
le projet en respectant les contraintes de coût, de qualité et de délai.
La qualité traduit le degré de réponse apporté par le projet au besoin exprimé au départ, un
projet doit satisfaire le ou les besoins exprimés. La qualité renvoie également à la notion de
performance et de fiabilité.
LE CHEF DE PROJET
Le chef de projet spécifie, organise et planifie la mise en œuvre d'un projet ou d'un ensemble
de projets, depuis sa phase de conception jusqu'à sa réalisation en s'appuyant sur des
ressources internes ou externes.

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Rôle et but du pilotage

Conduire un projet, c'est prendre toutes les mesures nécessaires pour faire en sorte que le
projet atteigne ses objectifs, notamment sur quatre axes principaux :

 le respect des objectifs de qualité des livrables ;

 le respect des délais ;
 le respect des coûts ;
 la satisfaction du client

Pour optimiser ces quatre axes, la personne en charge d'orchestrer le projet, le chef de projet,
met notamment en œuvre différents savoirs, habiletés, outils et techniques.

Conduire un projet efficacement, c'est :

 structurer et planifier;
 piloter le projet;
 manager l'équipe projet;

En résumé, conduire un projet, c'est prévoir, animer et contrôler.

LES AUTRES ACTEURS

Le projet est avant tout une aventure humaine, qui mobilise un ensemble d'acteurs pour
atteindre un but. Chaque acteur assume, dans le projet, une responsabilité propre : planifier,
concevoir, développer, valider, tester...

Parmi cette somme d'acteurs, on peut identifier deux entités essentielles de l'organisation :

 La MOA, maîtrise d'ouvrage: le client du projet (mais pas forcément l'utilisateur) ;

 la MOE, maîtrise d'œuvre : l'organe réalisateur du projet, représenté par le chef de
projet

La maîtrise d'ouvrage et la maîtrise d'œuvre sont les deux composantes essentielles d'un
projet. Une collaboration productive et efficace doit être mise en place entre ces deux organes
afin de mener le projet à la réussite, même si le dialogue MOA/MOE n'est pas toujours
simple, surtout en informatique... La relation entre MOA et MOE est (normalement...) définie
par un contrat, qui précise les engagements de chacune des parties. Ce contrat s'appelle le
cahier des charges.

D'autres composantes peuvent être amenées à « graviter » autour du projet, ou à être

impactées par celui-ci. On les nomme les parties prenantes du projet : il s'agit en particulier
des futurs utilisateurs de l'ouvrage, des institutions financières, du public...

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Le maître d’ouvrage(MOA)-Client
Désigne l’entité porteuse du projet, qui définit l’objectif, le délai et le coût du projet. C’est
l’entité propriétaire du résultat du projet. Personne physique ou morale responsable de la
définition des finalités et de la décision d’investissement. Dans le cas de certain projet, le
terme MOA est remplacé par client, donneur d’ordre. Le client peut également être interne,
dans le cas d’un projet interne à l’échelle d’une organisation ou une entreprise.
Le maitre d’œuvre (MOE)-Réalisateur
Désigne l’entité retenue par le MOA pour réaliser le projet selon des conditions de délai, de
coût et de délai préalablement définis dans le cadre d’un contrat. Le MOE est responsable des
choix techniques lors de la réalisation du projet.
Le MOE peut sous-traiter une partie du projet à une ou plusieurs entreprises. Le MOE sera le
seul interlocuteur du MOA.
Les autres acteurs du projet sont en interaction avec le MOE ou avec les le MOA, il s’agit des
: Partenaires pouvant être des entreprises, organismes ou bureaux d’études, Sous-traitant
chargés de réaliser des parties du projet, les fournisseurs, les administrations pour l’obtention
des autorisations nécessaires et dans certains cas des subventions et les organismes de
contrôle technique pour le suivi du respect des normes et de la réglementation en vigueur

=====» En somme, l’utilisation d’outils de pilotage de projet constitue un support

incontournable pour la gestion des projets : MS-Project sera utilisé tout le long de ce cours
comme outils de mise en pratique.

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Prise en Main de MS Project

Microsoft Project vous aide à créer des prévisions pour des projets, à les communiquer à
d'autre personne (par mail) et à gérer les modifications au fur et a mesure qu'elles se
produisent.

Les prévisions vont nous permettre de planifier certains détails et de déterminer ce qui doit
être accompli, en tenant compte des questions suivantes :
• Que faire? (Identifiez les Tâches du projet)
• Combien de temps faudra t il pour achever chaque tache ? (Déterminez la durée des Tâches)
• Dans quel ordre les Tâches doivent-elles être exécutées ? (Déterminer les relations entre les
tâches)
• Qui (ou quoi) exécutera chaque tache ou qui en sera responsable ? (Identifiez les ressources
que vous utiliserez pour achever le projet)

Le rassemblement de ces informations avant le démarrage du projet accélèrera et simplifiera

le processus de développement des prévisions de votre projet.

I. Travaux Pratique : Création d’un nouveau projet

Étape A
Pour saisir les commentaires de la nouvelle prévision
1. Choisissez Fichier Propriété Résume.
2. Dans la zone "Commentaire" entrez des commentaires d'ordre général sur votre projet
3. Choisissez Projet Informations sur le projet
4. Dans la zone "Date de début", entrez la date a laquelle vous souhaitez que votre projet
débute.

Étape B
Pour saisir des tâches et leur durée respective
1. Entrez les noms des Tâches dans le champ "Nom de la Tâche".
2. Entrez les nombres représentant la durée suivis de 1'abréviation d'unité de durée souhaitée
(h => heure ; j => jour ; s => semaine)

Exercice d’application : Construction d’une toilette pour les étudiants

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La planification

Qu’est-ce que la planification ?

La planification est l'organisation dans le temps de la réalisation d'objectifs dans un domaine
précis, avec différents moyens mis en œuvre et sur une durée (et des étapes) précise(s).
La caractéristique principale de la planification est la dimension temps. On peut également
optimiser des éléments et des ressources sans utiliser la notion de "temps" ou de "durée".
Optimiser le nombre de cartons dans un camion ne demande pas la dimension temporelle, a
priori. Mais la notion de planification est indissociable de la notion de temps.
Souvent ébauchée par une liste des choses à faire, elle se concrétise ensuite par un plan
répondant de façon détaillée et concrète aux principaux aspects opérationnels du type
QQOQCC : Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien.

Description

- Les objectifs recherchés

- La manière dont ils seront atteints
- Les rôles et responsabilités des différents acteurs
- Le calendrier
- L'estimation des moyens à mettre en œuvre et des coûts
- Les modalités de suivi et de contrôle.

Quelques outils de planification

Afin de réaliser une planification de projet, il existe plusieurs outils indispensables pour
atteindre les objectifs dans un délai donné. L’enjeu des plannings est de pouvoir anticiper les
problèmes de délai. Les plus couramment utilisés dans l’industrie sont le diagramme de
GANTT et la méthode PERT.

Le diagramme de GANTT permet de planifier le projet et de rendre plus simple le suivi et

l’avancement. Cette méthode visuelle est efficace lorsqu’il s’agit de lister une vingtaine de tâches. Au-
delà la lisibilité est compromise et il convient d’utiliser la méthode PERT
d- Tracer le diagramme de Gantt
Les coordonnes du graphique font apparaitre les tâches en ordonnée et la durée (heures, jours,
semaines, …) en abscisse.

- Chaque ligne représente donc une tâche, et chaque colonne, une unité de temps
- Chaque tâche est représenté par une droite horizontale, dont la longueur est proportionnelle a la
durée.
- Dessiner chaque tâche, en représentant au fur et a mesure, la contrainte en amont.
- Lorsque la dernière tâche est représentée, il convient de suivre le graphique en marche arrière,
pour déterminer le chemin critique.

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Exemple

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Le diagramme de PERT

Le PERT (Program of Evaluation and Review Technique) est une méthode consistant à mettre en ordre
sous forme de réseau plusieurs tâches qui, grâce à leur dépendance et à leur chronologie, concourent
toutes à l’obtention d’un produit fini. La méthode PERT est le plus souvent utilisée pour la gestion de
projets importants à longs terme.

Le diagramme de PERT est compose d’étapes et taches :

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Exemple de la réalisation d’une recette de crêpes

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Prise en Main de MS Project (suite)

II. Travaux Pratique 02 : Création d’un nouveau projet <

Étape D
Une fois vos Tâches entrées et mises en mode Plan, vous devez les Trier de façon
séquentielle
pour estimer le temps nécessaire a 1'achèvement du projet.
Lorsque vous liez une tâches à une autre, vous établissez une relation entre celles-ci et
spécifiez une séquence d'évènements.
Vous pouvez lier des Tâches subordonnées a d'autres tâches subordonnées dans un groupe,
puis lier des Tâches récapitulatives a d'autres tâches récapitulatives. Vous pouvez supprimer
une relation entre les tâches a tout moment.
Pour créer une relation entre les tâches
1. Sectionner les Tâches à lier dans la table du Gantt.
2. Cliquez sur le bouton "Lier les tâches" de la barre d'outils Standard. ou Choisissez Édition
Lier les tâches.
* Répétez cette Cache pour les autres tâches à lier.
Pour supprimer une relation entre les taches
1. Sectionner les Tâches dont vous souhaitez supprimer la liaison dans la table du Gantt.
2. Cliquez sur le bouton "Supprimer Lier les tâches" de la barre d'outils Standard. - [b]ou[/b] -
Choisissez Édition Supprimer Lier les tâches.
* Répétez cette tâche pour les autres tâches à supprimer.
Étape E
Lorsque vous connaissez le coût exact des matériaux nécessaires à l'exécution d'une tâche et
que vous n'affectez pas de ressource à cette dernière, entrez un coût fixe. Un coût fixe peut
correspondre au coût des matériaux dont vous avez négocié le prix d'achat.
Pour affecter un coût fixe à une tâche
1. Choisissez Affichage Diagramme de Gantt.
2. Choisissez Affichage Table, puis choisissez Coût.
Entrez le coût dans le champ "Coût fixe" de la table puis cliquez sur "OK".
Pratique : Vous pouvez visualiser l'ensemble de votre projet. Pour cela choisissez Affichage
Zoom puis sélectionnez "Ensemble du projet"

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La planification initiale

Au moment où la planification du projet est complète, autant que faire se peut, et qu’il est près
à commencer, une planification initiale doit être sauvegardée. Enregistrer la planification
initiale est comme prendre une photo du projet et n’empêche pas d’ajouter des tâches ou
d’autres informations au projet. Au fur et à mesure que le projet progressera, les données
réelles doivent être enregistrées de manière à ce que le plan puisse être mis à jour et comparé
à la planification initiale. Des mises au point du plan doivent être faites si nécessaire.

Comparer le planning mis à jour avec la planification initiale est une bonne habitude, même si
un pilotage et des rapports sur l’avancement ne sont pas expressément demandés. Les données
fournies par la planification initiale donnent des indications utiles pour mesurer l’efficacité du
plan pour les projets futurs.

À un moment dans la vie du projet, vous voudrez peut-être enregistrer une nouvelle
planification initiale parce que :

 Vous avez ajouté de nouvelles tâches. Ces tâches n’ont pas de valeurs de référence et
vous en avez besoin pour faire des comparaisons.

 Vous avez changé l’objectif du projet ou son planning. Le nouveau plan est différent
du plan original et vous devez créer une nouvelle planification initiale pour cette partie du
projet seulement.

========» Pour sauvegarder une planification initiale, sélectionnez Suivi à partir du menu
Outils puis cliquez Enregistrer la planification initiale.
Pour effacer une planification initiale, cliquez Effacer la planification à partir du même
menu.

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Le cycle de pilotage du projet

Avant d’effectivement commencer le projet et de réellement suivre les progrès, préparez vous
à comparer les informations au fur et à mesure de l’avancement. Vous devez prendre une
photo du projet dans son état original, qui représentera le « contrat » entre vous et les clients
du projet. Cette photo est appelée Planification Initiale.
Une fois que le projet est prêt à commencer, « enregistrer la planification initiale ». Puis, plus
tard, vous pourrez comparez les valeurs réelles avec celles de la base de référence et ainsi
vérifier que le projet est toujours « sur ses rails ».
Deuxièmement, et avant de commencer le travail, assurez vous que vous êtes prêt à recueillir
les données. L’équipe doit disposer d’un moyen pour vous faire connaître l’avancement sur
leurs objectifs. Vous devez fournir un moyen de communication efficace pour obtenir ces
données. Vous pouvez utiliser Microsoft Project Central, qui regroupe les fonctionnalités de
travail d’équipe de Microsoft Project (par courrier électronique), ou manuellement.
Une fois le projet commencé, il y a deux niveaux élémentaires auxquels vous pouvez suivre le
projet : Le pilotage par la durée et le pilotage par le travail réalisé.
Vous devez mettre à jour le projet régulièrement. Une séquence type de mise à jour
comprendrait les éléments suivants :
1. Saisissez ce qui a été fait jusqu’à présent. Ceci sont les faits réels, les heures que les
ressources ont réellement passées sur les tâches du projet.
2. Saisissez une estimation de ce qui reste à faire. Ce que les ressources ont déjà fait est
important, mais ce qu’il leurs reste à faire est peut-être encore plus important pour une
estimation correcte des prévisions du projet.
3. Planifiez le travail restant. En fait, ce qui n’a pas encore été fait reste à faire. Vous
devez planifier tout le travail restant à faire jusqu’à une date dans le futur.
4. Modifiez le plan. Estimez la situation, négociez, et planifiez à nouveau le projet en
utilisant les mêmes techniques que lorsque vous avez créé le projet.
Voici les champs de pilotage que vous pouvez mettre à jour lors du suivi du projet :
% Achevé Durée Réelle
% Travail Achevé Durée Restante
Travail Réel Début Réel
Travail Restant Fin Réelle
Coût réel (Sélectionnez l’option « les coûts réels sont toujours
saisis par Microsoft Project » depuis la boite de dialogue
Outils/Options)

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TP N°03 : ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL DES RESSOURCES

Après avoir organisé les tâches de votre projet et évalué le temps nécessaire à chacune d'elles,
vous pouvez penser aux ressources qui seront nécessaires à leur achèvement.
Avant d'affecter des ressources à des tâches, vous devez créer une liste de toutes les
ressources de votre projet. Une liste des ressources contient :
• Le nom de la ressource correspondant à celui d'une personne, à du matériel ou à un groupe
de ressources possédant le même type de qualifications, tel que des pilotes.
• Le nombre maximum d'unités de ressources possédant le même type de qualifications
disponibles pour la ressource.
Pour créer une liste des ressources
1. Choisissez Affichage Tableau des ressources.
2. Choisissez Affichage Table, puis choisissez Entrée.
3. Dans la colonne "Nom de la ressource", entrez le nom d'une ressource dans un champ
vierge.
4. Si nécessaire, entrez le nombre d'unités de ressources disponibles pour cette ressource dans
la colonne "Capacité maux.".
5. Modifiez les informations par défaut figurant dans les autres champs de façon appropriée.
(les coûts standards peuvent être calculés de manières différentes, h => horaire ; j =>
journalier ; s => hebdomadaire et m => mensuel)
Pour affecter une ressource à une tâche
1. Choisissez Affichage Diagramme de Gantt.
2. Sélectionner une tâche dans la table du Gantt.
3. Cliquez sur le bouton "Affectation des ressources" de la barre d'outils Standard. - [b]ou[/b]
-
Choisissez Insertion Affectation des ressources
4. Dans la colonne "Nom", sélectionnez la ressource à affecter à la tâche. (Si vous utilisez une
ressource à mi-temps, entrez une fraction décimale dans le champ "Unités")
5. Choisissez le bouton "Affecter" puis "Fermer".

Pour réduire ou augmenter la quantité de travail affectée à une ressource

Aller dans Diagramme de Gantt et affichage table travail
Microsoft Project prévoit également les tâches en utilisant les informations contenues dans le
calendrier du projet, c'est à dire le calendrier par défaut de vos prévisions. Le calendrier du
projet indique les heures de travail régulières et les jours chômés standard, tels que les week-
ends et les congés.

Définition des heures de travail et des jours chômés d'une ressource

1. Choisissez Outils Modifier le temps de travail.
2. Dans la zone "Pour", sélectionnez la ressource dont vous voulez modifier le calendrier.
3. Dans le calendrier, sélectionnez les jours à modifier.
4. Sélectionnez l'option "Ouvré", "Chômé", ou "Par défaut".
5. Pour modifier les heures de travail, entrez les nouvelles heures dans les zones "De" et "A"
et choisissez "OK".

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TP N°04 : LES SUR UTILISATIONS DES RESSOURCES

Lors de l'analyse de vos prévisions, vous remarquerez peut-être qu'une ou plusieurs de vos
ressources sont sur utilisées. Il est important de résoudre leurs utilisations tôt dans le
processus de planification.

Il est préférable de régler ces problèmes avant que le projet soit en cours de réalisation.
Si
vous ne résolvez pas ces problèmes, il est probable que votre projet ne se terminera pas à la
date prévue.
Une sur utilisation de ressource se produit lorsqu'un nombre d'heures de travail supérieur au
nombre d'heures disponibles dans le calendrier des ressources est affecté à une ressource sur
une période de temps donnée.

A. RÉSOLUTION AUTOMATIQUE
Avec Microsoft Project, vous pouvez résoudre automatiquement les sur utilisations des
ressources en effectuant un audit.
L'audit ne fait que retarder certaines tâches figurant dans vos
prévisions jusqu'à ce que les ressources qui leur sont affectées ne soient plus sur utilisées.
Remarque : N'utilisez pas d'audit automatique si vos prévisions sont calculées à partir d'une
date de
fin car Microsoft Project prévoit le début de chaque tâche aussi tard que possible.
1. Choisissez Outils Audit des ressources.
2. Choisissez le bouton "Auditer maintenant"

IV. IMPRESSION DES RAPPORTS ET UTILISATION DES AFFICHAGES

Dans Microsoft Project, vous pouvez comparer différentes stratégies (en changeant vos
dates, vos durées, vos coûts. vos ressources...) et rendre votre planification aussi efficace que
possible. Au cours de votre travail sur vos prévisions, vous pouvez visualiser les informations
de plusieurs façons.:
• Calendrier Réseau PERT
• Diagramme de Gantt
• Fiche de Tâche
Vous avez la possibilité d'afficher deux perspectives différentes de vos prévisions
simultanément
afin d'obtenir un plus grand niveau de détail.
Exemple :
• Affichage des tâches dans le volet supérieur (sélectionnez une tâche) Choisissez Fenêtre
Fractionner
• Visualisez la charge de travail des personnes affectées à cette tâche.

A. IMPRESSION DES RAPPORTS Pour imprimer un rapport

1. Choisissez Affichage Rapports
2. Sélectionnez le type de rapport à imprimer.
3. Cliquez sur le bouton "Sélectionner".

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4. Cliquez sur le bouton "Imprimer".

TP N°05 : UTILISATION DES AFFICHAGES

L'utilisation de différents affichages vous permet non seulement de visualiser les informations
contenues dans votre projet de différentes manières, mais aussi de l'organiser, de prévoir les
tâches et les ressources, et de faire un suivi de son avancement.
Il existe trois types d'affichages de base pour visualiser les informations d'un projet :
• un affichage tableau ressemble à une feuille de calcul ou à une table d'informations
• un affichage graphique ou graphe affiche les informations graphiquement.
• un affichage fiche facilite l'entrée des informations relatives à des tâches et à des ressources
spécifiques.
Pour visualiser un affichage
5. Choisissez Affichage Plus d'affichages.
6. Sélectionnez l'affichage à visualiser.
7. Choisissez le bouton "Appliquer".
L'affichage Tableau des Tâches utilise une table pour vous montrer les détails et les
ressources de chaque tâche.
On peut utiliser un filtre pour afficher une sélection d'informations dans les calendriers telles
que les tâches utilisant une ressource particulière.

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