LA GESTION DU PROJET Alijo Myriem

MASTER MANAGEMENT ET FINANCE 23_24

C’EST QUOI UN PROJET ?
Un projet est un objectif à réaliser, par des acteurs,
dans un contexte précis, dans un délai donné, avec
des moyens définis.
 UN OBJECTIF À RÉALISER...
La définition de l'objectif général doit permettre de répondre à la question
suivante : "Quel besoin doit satisfaire le produit fini du projet ?".
Cet objectif général peut être décliné en objectifs spécifiques qui vont
préciser quels sont les résultats observables attendus du projet.
Il est pertinent de distinguer les objectifs stratégiques des objectifs
opérationnels.
Les objectifs stratégiques sont ceux formulés par la personne ou l'entité à
l'origine du projet.
Le chef de projet doit se les approprier pour les traduire en objectifs
opérationnels, c'est-à-dire en résultats concrets à atteindre.
... PAR DES ACTEURS
Est considéré comme acteur du projet toute personne
qui a des intérêts en jeu dans le projet et dispose du
pouvoir plus ou moins grand de faire agir les autres
dans son sens.
... DANS UN CONTEXTE PRÉCIS
Un projet s'inscrit toujours dans un environnement social,
économique et technique complexe.
L'analyse de ce contexte est déterminante pour la réussite du
projet. Elle doit permettre d'identifier les freins et les leviers pour
la réalisation. Il convient de connaître l'environnement
concurrentiel du projet.
Il est également important d'étudier les caractéristiques socio-
économiques et culturelles aussi bien des acteurs du projet que
des futurs utilisateurs du produit.
... DANS UN DÉLAI DONNÉ
Un projet ne peut s'articuler qu'à l'intérieur d'un planning
de réalisation comportant une date de début (ou lancement
du projet), une date de fin (ou clôture du projet), et un
certain nombre de jalons permettant de vérifier la validité
du produit à des étapes clefs de sa réalisation.
... AVEC DES MOYENS DÉFINIS
Les moyens d'un projet sont les ressources humaines,
financières, techniques, méthodologiques et logistiques.
Elles doivent être évaluées avant la prise en charge du
projet par le chef de projet. Ce dernier affinera par la
suite cette évaluation.
LA GESTION DU PROJET
La gestion de projet couvre l'ensemble
des outils, techniques et méthodes qui permettent au chef
de projet et à l'équipe plus ou moins nombreuse, qui lui est
directement associée,
de conduire, coordonner et harmoniser les diverses
tâches exécutées dans le cadre du projet, afin qu'il
satisfasse aux besoins explicites et implicites pour lesquels
il a été entrepris.
LES CONTRAINTES DE LA GESTION DU PROJET
Réussir la gestion d’un projet est une question d’équilibre.
Bien gérer un projet, c’est savoir maintenir l’équilibre
entre les différentes contraintes imposées.
Tout projet repose sur trois contraintes élémentaires :
le coût ;
le temps ;
la qualité.
 LE COÛT
Lorsque l’idée d’un projet est lancée, il faut d’abord
déterminer le calibre que l’on désire lui donner.
Ce calibre est souvent déterminée par le budget que
l’organisation accepte de consacrer à la réalisation du projet.
Le budget est donc la première contrainte à la réalisation du
projet, et c’est le chef de projet qui est responsable de
s’assurer qu’on le respecte.
La contrainte de coût, c’est le « combien » du projet.
LE TEMPS
Lorsqu’on détermine les paramètres clés d’un projet, on doit fixer
une date d’échéance.
Cette date constitue la principale contrainte en matière de temps.
Évidemment, des contraintes de temps intermédiaires peuvent
surgir au cours de la réalisation du projet, par exemple l’attente
pour l’obtention d’un permis de réunion.
Puisque l’obtention d’un permis ou la réception de matière
première d’un fournisseur supposent habituellement un certain délai
intermédiaire, il est essentiel d’en tenir compte dans la planification
du projet.
La contrainte de temps, c’est le « quand » du projet.
LA QUALITÉ
Les contraintes de qualité reflètent le niveau de qualité du
produit ou du service que l’on veut atteindre dans le cadre d’un
projet.
Dans le cas d’un système de comptabilité informatique, il est
question de critères de performance à atteindre, de normes
comptables à respecter ou de fonctionnalités désirées.
La contrainte de qualité, c’est le « comment » du projet.
LES OBJECTIFS DE LA GESTION DU PROJET
Anticiper
A son lancement, le projet se caractérise par une forte
incertitude.
Il est difficile voire impossible de connaître tous les paramètres
qui permettraient de faire les bons choix.
La prise de risques est donc incontournable.
Pour la gérer, il faut identifier les risques potentiels, prévoir des
moyens pour éviter leur apparition ou régler les problèmes
survenus, autrement dit, anticiper.
LES OBJECTIFS DE LA GESTION DU PROJET
Coordonner et communiquer :
Le chef de projet joue un rôle essentiel par la communication qu'il
instaure entre les différents acteurs du projet.
Il relie le maître d'ouvrage à l'équipe projet.
Il formalise l'information et la transmet aux différents
responsables.
Il optimise ainsi la réalisation du produit au moyen d'une
communication efficace
LES OBJECTIFS DE LA GESTION DU PROJET
Coordonner et communiquer :
Le but de cette communication est la coordination de l'utilisation
des moyens pour atteindre l'objectif du projet.
Le chef de projet est ainsi souvent comparé à un chef d'orchestre.
Un projet est en effet un système complexe de sous-produits et
de sous-objectifs qui au final doivent être cohérents pour assurer la
qualité du produit global.
LES OBJECTIFS DE LA GESTION DU PROJET
Gérer les coûts / délais / performances :
La coordination des moyens qui consiste également à équilibrer les
données mesurables que sont le budget et les délais.
Il y a toujours des écarts entre le prévu et le réalisé.
Le chef de projet doit suivre ces données et proposer des solutions en
cas de dérive.
Ses critères de décision sont les objectifs du projet, autrement dit, le
niveau de qualité ou performance visé.
Il peut par exemple jouer sur les délais au détriment de la qualité.
LES ACTEURS FACTEURS DANS LA GESTION D’UN
PROJET
Maître d'ouvrage
Comité de pilotage
Maître d'œuvre ou chef de projet
Équipe projet
Experts
Utilisateurs
MAÎTRE D’OUVRAGE
Personne ou entité à l'origine du projet : exprime un objectif, un problème à
résoudre au moyen d'une conduite de projet.
Ses rôles :
 Sélectionne le projet
 Précise les objectifs
 Détermine sa faisabilité
 Évalue le budget
 Rédige un cahier des charges
 Nomme le chef de projet
 Valide les résultats
 Assure l'exploitation du produit fini
 COMITÉ DU PILOTAGE
Instance décisionnelle représentative du niveau stratégique du projet.
Ses rôles:
 Valide les résultats intermédiaires
 Tranche les points durs non résolus au niveau de l'équipe projet
 Recadre les objectifs en cas de dérive
 MAITRE D’ŒUVRE // CHEF DU PROJET
Personne chargée de l'encadrement de la réalisation opérationnelle du
projet.
Ses rôles :
 Organise la gestion du projet
 Évalue les facteurs de risques
 Suit l'avancement des travaux
 Formalise les documents intermédiaires et finaux
 Suit les budgets et les délais
 Fait remonter au comité de pilotage les décisions de son ressort
 Rend compte de l'avancement du projet au maître d'ouvrage
EQUIPE PROJET
Ensemble des personnes chargées de la réalisation du
produit du projet.
Ses rôles:
 Réalise les travaux
 Rend compte de leur avancement au chef de projet
EXPERTS
Personnes compétentes dans un domaine spécifique qui vont
remplir un rôle de conseil / formation et/ou d'évaluation.
Leurs rôles:
 Interviennent de façon ponctuelle à la demande du chef de
projet
 Donnent des avis techniques, méthodologiques...
UTILISATEURS
Personnes qui seront en interaction avec le produit du
projet lors de l'usage de celui-ci.
Leurs rôles:
 Interviennent en tant que conseilers
 Testent le produit
 LE CONTEXTE DE LA GESTION D’UN PROJET
D'autre part, la gestion de projet implique nécessairement la mise en place
d'une organisation qui sera conditionnée par le fonctionnement de
l'organisme et par les caractéristiques propres au projet.
Le rôle et les responsabilités du chef de projet varieront en fonction du mode
d'organisation adopté.
On peut identifier 4 situations types:
Projet avec facilitateur
Projet avec coordinateur
Projet matriciel
Projet "Task-force"
PROJET AVEC FACILITATEUR
Dans ce type d'organisation, c'est la direction de l'entreprise qui
est le véritable responsable de projet.
Le rôle du chef de projet est de faire circuler l'information,
proposer des suggestions aux différents intervenants, gérer les
conflits éventuels...
Il n'a dans ce cas aucun contrôle sur l'utilisation des ressources.
Il y a donc un risque fort concernant la mobilisation de ces
ressources.
PROJET AVEC FACILITATEUR: CAS D’UTILISATION
Division du travail entre les différentes cellules de l'entreprise
Lignes de communication fixées entre ces différentes cellules
Projet dont les enjeux sont faibles
PROJET AVEC COORDINATEUR
Le chef de projet n'a, dans ce cas, pas d'autorité hiérarchique sur
les membres de l'équipe projet.
Il a cependant une autorité fonctionnelle qui lui permet de
prendre des décisions (liées aux délais, procédures et budget
essentiellement) et de les faire appliquer par les acteurs concernés.
Il suit donc le projet sur toute sa durée. Le pouvoir dont il dispose
découle de sa position, de ses compétences et de son niveau
d'expertise.
PROJET AVEC COORDINATEUR : CAS D’UTILISATION
Enjeux des différentes directions prioritaires sur les enjeux du
projet
PROJET MATRICIEL
On parle aussi d'organisation croisée. Dans ce cas, le
chef de projet est responsable de l'utilisation des
ressources pour son projet mais le personnel dépend
hiérarchiquement de sa direction d'origine.
Le personnel peut être affecté à plusieurs projets en
même temps en fonction de sa charge de travail.
PROJET MATRICIEL : CAS D’UTILISATION
Traitement de plusieurs projets en parallèle faisant appel aux
mêmes compétences
Projet dont l'enjeu est fondamental
PROJET « TASK-FORCE »
Le chef de projet a la responsabilité complète du projet
qui devient alors une structure indépendante.
Chaque membre de l'équipe est affecté à plein temps au
projet et détaché de sa direction d'origine pour la durée
du projet.
PROJET « TASK-FORCE »: CAS D’UTILISATION
Projet important
Grande complexité
Utilisation des ressources à temps plein
LES MOYENS DE LA GESTION D’UN PROJET
La gestion de projet passe par la formalisation d'un
certain nombre d'outils d'analyse, d'organisation, de suivi
et de capitalisation.
Il existe une grande variété d'outils de gestion de projet.
Le nombre et le contenu des outils à mettre en œuvre
dépendront des caractéristiques du projet (ampleur,
domaine d'application, organisation...).
LE CYCLE DE VIE DU PROJET
Le projet est une entreprise temporaire qui a son propre cycle
de vie.
Au cours de chacune des quatre phases de ce cycle, le chef
de projet et son équipe sont responsables de plusieurs activités
qui permettent de produire l’extrant tout en respectant les
contraintes de coût, de temps et de qualité.
 Tout au long du cycle de vie du projet, le niveau d’effort
déployé par les ressources varie.
LE CYCLE DE VIE DU PROJET
Définir avec exactitude les phases d’un projet est une activité
périlleuse ; chaque projet étant unique, ne correspond pas à des
standards précis.
Toutefois, le consensus chez les professionnels de la gestion de
projet est suffisamment large pour que l’on puisse définir les
grandes lignes d’un projet, c’est-à-dire les phases de sa réalisation.
Par ordre chronologique, ces phases sont :
 Définition
 Planification
 Exécution
 Clôture
LE CYCLE DE VIE DU PROJET
 LA DÉFINITION D’UN PROJET
Cette première phase d'étude et d'analyse se nomme également : initialisation,
démarrage ou encore avant-projet.
Le projet est initialisé à partir d'un besoin (problème à résoudre ou opportunité à
saisir), un objectif est défini, une analyse est menée pour identifier la meilleure façon
de travailler sur la réponse à apporter.
Cette phase entérine la décision de lancer le projet ou non ( GO ou NOT GO ).
Dans le cas positif, si ce n'est pas fait, le chef de projet et son équipe sont nommés,
les principaux livrables sont définis.
Dans un contexte professionnel, cette phase comprend la définition du projet,
l'analyse de sa rentabilité, l'identification des parties prenantes et l'obtention des
approbations appropriées.
LANCEMENT//ETAPE DE CADRAGE
Pour bien comprendre chaque phase de ce cycle, prenons l'exemple de la
construction d'une maison.
Lors de la phase de lancement de la construction de votre maison, vous vous
consacrez à des tests sur le sol, à l'identification des exigences légales et des
éventuelles interdictions en vigueur dans le quartier.
En d'autres termes, cette phase peut être considérée comme une phase
préparatoire, au cours de laquelle vous vérifiez que le projet est viable avant
d'investir trop d'énergie dans la planification et les tâches associées.
 LANCEMENT//ETAPE DE CADRAGE
Exceller dans cette phase :
Ne sous-estimez pas l'importance de cette phase de lancement.
Il serait tentant de penser qu'elle ne comporte pas de vraies tâches,
mais c'est à ce moment-là que vous jetez les bases d'un projet réussi.
Création d’une charte de projet, qui décrit votre vision initiale du
projet, ainsi que son périmètre et ses contraintes.
La charte de votre projet doit mettre en avant les avantages réels dont
bénéficiera l'entreprise à travers ce projet.
ETAPE DE CONCEPTION ET DE PLANIFICATION
L'équipe projet définit dans le détail ce qui doit être fait,
comment et avec quels moyens.
Elle planifie dans le temps les étapes et la mobilisation de
ressources.
Le chef de projet affine en particulier le budget financier en
intégrant les différentes charges : prestations externes, support
interne (lorsque des refacturations entre services sont appliquées),
les moyens matériels et les autres achats.
ETAPE DE CONCEPTION ET DE PLANIFICATION
Tous ces éléments sont consignés dans un plan projet comprenant :
 une liste des grandes phases
 les activités à mener, les dépendances entre les tâches et les
différents jalons à travers un diagramme de Gantt ou Pert
 les livrables ,
 un plan de communication projet ,
 un plan de gestion des risques.
Etape de conception et de planification.
ETAPE DE CONCEPTION ET DE PLANIFICATION
Exceller dans cette phase :
Une phase de planification minutieuse nécessite de prendre en compte
les nombreux éléments relatifs à votre projet, notamment (mais pas
seulement) :
Rôles et responsabilités clés
Indicateurs de réussite
Risques et goulots d'étranglement potentiels
Attentes en matière de communication d'équipe
Échéance finale du projet
ETAPE DE RÉALISATION DU PROJET
Il s'agit de la mise en œuvre concrète des éléments planifiés. Séances
créatives , ateliers de travail , analyse de la valeur... le groupe projet
œuvre dans la recherche et déploiement de solutions pour satisfaire les
objectifs définis.
Le chef de projet contrôle l'avancée des activités, le respect du planning,
des dépenses, des résultats au regard du plan projet initial et l'ajuste si
nécessaire. Il suit attentivement le tableau de bord agrégeant les
principaux indicateurs clés de performance (KPI) pour s'assurer que
l'exécution du projet reste dans les clous.
ETAPE DE RÉALISATION DU PROJET
Régulièrement, il communique avec les parties
prenantes : il les tient informées de l'avancée du projet et
de toute dérive majeure.
Une fois toutes les opérations réalisées et validées, le
client interne ou externe prend possession des livrables :
livraison de solution, formation, etc.
ETAPE DE RÉALISATION DU PROJET
Exceller dans cette phase :
La réunion de lancement (détaillée dans la rubrique précédente) marque le
début de la phase d'exécution. À la fin de cette réunion, il est temps pour tous
les participants de se mettre au travail.
Mais gardez à l'esprit que tout ne se met pas en place comme par magie
simplement parce que vous avez défini un plan. Vous devez vous assurer que
tout le monde s'y tient et participe.
Suite à la réunion de lancement, transmettez ressources, actions et autres liens
utiles, ainsi que votre plan de projet, à votre équipe, qui pourra s'y référer tout
au long du projet. En envoyant ces éléments immédiatement vous lancez le
mouvement et évitez que l'action ne soit interrompue trop longtemps.
ETAPE DE SUIVI ET DE CONTRÔLE
Cette phase se déroule souvent en parallèle de l'exécution du
projet.
Lors de la phase de contrôle et de suivi, il se peut que vous deviez
décider d'ajuster les plans d'origine.
ETAPE DE SUIVI ET DE CONTRÔLE
Exceller dans cette phase :
La réunion de lancement de votre projet ne doit pas être le seul
moment de discussion prévu
Une plateforme de gestion du travail .
ETAPE DE CLÔTURE
C'est l'heure du bilan et de l’organisation de la fin des travaux.
Avec un l'objectif : capitaliser sur l'expérience récemment acquise.
Il est important de conclure proprement en organisant une réunion
dédiée avec les principaux acteurs impliqués : parties prenantes,
équipe projet, utilisateurs clés...
Puis en rédigeant un bilan de synthèse pour garder en mémoire
les points forts, les points faibles et les leçons à tirer de cette
nouvelle expérience
ETAPE DE CLÔTURE
Exceller dans cette phase :
Plutôt que de simplement marquer le projet comme « terminé » et le
mettre derrière vous, il reste quelques tâches finales que vous devez
accomplir lors de la phase de clôture :
Livrer le projet au client ou à l'équipe qui va l'utiliser par la suite
Mettre en ordre toute la documentation et les ressources utilisées dans
un emplacement centralisé (auquel vous pourrez vous référer dans le
futur si nécessaire)
Réaliser un bilan du projet pour apprendre des réussites et des
difficultés rencontrées et améliorer le prochain
LA GESTION DU PROJET