Nils de Marin

Dossier audit et structuration

d’un SIC

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Table des matières
I- CAHIER DES CHARGES...........................................................................................................................................3
CONTEXTE DU PROJET.....................................................................................................................................................3
OBJECTIFS DU PROJET ....................................................................................................................................................3
PERIMETRE DU PROJET ...................................................................................................................................................4
ASPECTS FONCTIONNELS .................................................................................................................................................5
RESSOURCES .................................................................................................................................................................8
BUDGET .......................................................................................................................................................................8
II- ORGANIGRAMME DE L’ENTREPRISE ..........................................................................................................9

III- Évaluation du système d’information……………………………………………………………………10

IV- Conclusion…………………………………………………………………………………………………13

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 I- Cahier des charges

Contexte du projet
Contexte du projet

Au cours de mon alternance, j’ai dû apprendre à utiliser et à comprendre les différents outils de SIC
qui sont employés dans l’entreprise (CRM commercial, CRM NPS, Logiciel de gestion de production)
L’ensemble de ces logiciels sont essentiels à notre activité car ils permettent de gérer l’ensemble du
processus d’achat (découverte client, offre, commande, placement des commandes en production,
et satisfaction clientèle.)

Cependant l’ensemble des logiciels agissent séparément et donc la récolte des informations est
longue et pas forcément facile

Objectifs du projet
Objectifs du projet

[Exprimez les bénéfices attendus justifiant votre investissement.

Cela peut être par exemple :

- Une augmentation de 10% de la productivité du service commercial et administratif

- Réduire les coûts des différents CRM
- Réduire le temps de navigation pour récolter l’ensemble des informations
- Croisement plus rapide entre les informations de livraison client et la satisfaction afin de
réaliser une extraction
- Objectifs quantitatifs
- Et bien d’autres…

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 Les objectifs mesurables sont :

- La durée du projet est estimée entre 6 et 8 mois.

- Le démarrage du projet est prévu le 2 janvier 2024 une fois que nous aurons racheté
notre 6 ième concession Land Rover.
- Toutes les fonctionnalités actuelles seront remplacées par les systèmes du siège (voir
périmètre ci-dessous).
- A l’issue du projet, les deux unités assignées aux correction manuelles seront assignées
au Service Clients.
- Les anciens systèmes seront déconnectés au 1er août 2022.

Les indicateurs de performance sont :

KPI(s) Cible
Budget de mise en place 515 K euros
Coût opérationnel annuel 43,2 K euros
Mise en opérationnel 6 à 8 mois
Retour sur investissement 2 mois
Satisfaction clients internes 100%
Satisfaction clients externes 100%

Périmètre du projet

Périmètre du projet

Notre société fait partie d’un groupe à l’échelle national mais ces process sont propres à la marque
Jaguar Land Rover qui représente 6 entités pour le groupe. Le fait que ce projets impact plusieurs
concessions les décisions sont prise lors de réunion entre les grands patrons et les directeurs de
site directement à la Holding

Une fois le projet de la fusion des différents logiciels de gestion exposé et validé. Les représentants
de SalesForces sont eux aussi convoqué afin que les attentes du nouveau CRM leurs sois expliqué
afin qu’ils puissent connaitre les tenant et les aboutissant de ce projet. Une fois qu’une version
Bêta du logiciel a été faites, elle est exposée lors d’une nouvelle réunions en présences des
dirigeants du groupe qui valide ou non ce dernier.

Si la version proposée est validée, elle sera des comptes seront créé pour chacun des utilisateurs
(vendeur, secrétariat, direction) et les formateurs de SalesForces viendront les former afin que
l’utilisation de ce dernier puisse commencer.

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 Une fois établie cet outil vas impliquer différents services interne de la concession tels que les
commerciaux, le service administratif, la direction mais et le constructeur. Mais aussi des services
externes tels que les services de maintenance et de formation du prestataire qui crée les CRM

Périmètre :

Le projet va fournir un logiciel complet intégré à la Holding aux autres entités Jaguar Land
Rover du groupe.

Services proposés :
• Établissement des offres
• Établissement des bons de commande
• gestion de la production, de la logistique et de la gestion des stocks
• Gestion de l’après livraison (Enquête NPS)

Contraintes :
 Le nouveau système doit être disponible rapidement en vue de la forte demande
 Le nouveau logiciel doit être ergonomique
 Que le logiciel respecte les normes du constructeur

Aspects fonctionnels
Description fonctionnelle

Pour rappel, nous allons installer les modules suivants :

- Le module distribution
- Le module commercial neuf et occasion
- Le module de satisfaction NPS

Les besoins fonctionnels suivants ont été identifiés lors des réunions de collecte des besoins :

 L1 – La distribution.
- La saisie des commandes
- Le suivie des commandes

 L2 - Ventes.
- L’établissement d’offres commerciales.
- Prise de commande
 L3 - Achats
- Suivi des enquêtes NPS essentiel pour nos marges arrière

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Aspects techniques
Contraintes techniques

- Y a-t-il des contraintes techniques liées à ce projet ?

En effets des contraintes techniques seront présente lors de la mise en place de ce Projet car il va
falloir revoir toutes l’interface d’un nouveau logiciel en créant, en créant de nouveau comptes pour
les utilisateurs avec différents avec des possibilités selon leurs rang hiérarchique.

- Devez-vous acquérir un nouveau progiciel ? A quel prix ?

Nous n’allons pas réellement réacquérir un nouveau Logiciel mais plutôt réaménager ce
existe.

- Devez-vous acquérir de nouveaux équipements ? Combien ça coûte ?

D’un point de vue matériel nous avons déjà les équipements nécessaires pour mettre en place ce
projet

- Avez-vous les compétences internes pour maîtriser ces aspects techniques ?

Des compétences supplémentaires ne seront pas nécessaires car nous connaissons déjà les 3
logiciels qui seront rassemblé, uniquement une formation portant sur la nouvelle utilisation du
logiciel sera nécessaire

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Ressources
Ressources

Les ressources identifiées à cette phase du projet sont :

- Programmeur sales forces : Monique Davant

- Résponsable Land Rover Groupe Grim, Eric Germis
- Responsable des ventes Land Rover France, Jean Albert
- Chaque Directeur de Site, (5 personnes)
- Conseiller Salesforces

Délais
Délais

Les grandes phases du projet communiquées lors du démarrage du projet ont été confirmées :
Jalon Chantier Date Description
M1 Validation du projet 02/01/2024 validation du projet suite à la réunion des dirigeants
M2 Planification 04/01/2024 Cahier des charges et plan détaillés
M3 Création 12/02/2024 Création de l’interface et du contenu
M4 Contrôle et test 28/07/2024 Vérification de la fonctionnalité
M5 Livraison du projet Aout 2024 Clôture des anciens crm et utilisation du nouveau

Budget
Budget

- Rémunération des développeurs

- Coût d’abonnement au logiciel
- Des coûts d’hébergement logiciel
- Du coût de maintenance futur
- Des licences

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 Organigramme de l’entreprise

Recommandation :

Nous pouvons remarquer que l’organigramme de l’entreprise est chargé il montre à la

perfection le long et sinueux trajet que l’information doit traverser afin de remonter tout en
haut de l’organisation, c’est pour ces raison qu’une simplification et un rassemblement des
données est importante afin de simplifier la circulation de l’information.

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 Évaluation du système d’informations
Évaluatio
Étape Questions à se poser
Identifie - Quels sont les indicateurs clés
z les de performance (KPI) les plus
données importants pour notre entreprise ?
clés
- Quelles données sont
nécessaires pour suivre ces KPI ?
- Quelles données
supplémentaires seraient utiles
pour comprendre les tendances et
les opportunités commerciales ?
- Quel est l'objectif de l’analyse ?
Collecte - Comment allons-nous collecter
z les les données nécessaires (par
données exemple, sondages, suivi des
ventes, analyse des médias
sociaux) ?
- Qui sera responsable de la
collecte de données ?
- Comment allons-nous vérifier la
qualité et la fiabilité des données
collectées ?
- Comment allons-nous gérer les
données en temps réel ?
- Quel est le périmètre de collecte
de données ?
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Analyse Outils Couts
n (1-5)
-Les indicateurs de performances - E-seller pour nos -Coût des
sont le taux de conversion des Leads, offres et logiciel
leads, le taux de pénétration en commande pour
financement, la notation NPS et l’occasion
l’atteinte de nos objectifs.
- SMART pour nos
-Les données importantes pour Leads, offres et
suivre ce kpi sont : notre nombre commande pour le
de commandes, le nombre de Neuf
leads transformé en vente, le
nombre de ventes et de -Portail NPS
financement
-L’objectif de cette analyse est de
connaitre notre performance en
termes de vente mais aussi en
termes de financement car cela
représente une part importante de
notre rémunération
-Les données sont collecter grâce
à des services de trie de notre
activité au niveau de la vente :
Lead ouvert, lead fermé,
traitement du lead en retard,
nombre d’offres, nombre de
commande.
Pour ce qui est du rapport NPS
un segmentation des réponses
est réalisé au cas par cas qui
nous permet d’étudier la note que
chaque client à chaque réponse
afin que nous puissions nous
rendre compte de ce qui est bien
et ce qui ne l’es pas
-Les personnes pouvant collecter
à nos données son : nous, la
direction de chaque site et le
constructeur

Organis - Comment allons-nous organiser
ez les les données pour qu'elles soient
données faciles à comprendre et à utiliser
? le nombre de prospect devenu
- Comment allons-nous sécuriser
les données pour protéger la
confidentialité des clients et des
employés ?
- Comment allons-nous organiser
les données pour les rendre
facilement exploitable ?
- Comment allons-nous gérer la
qualité des données ?
Analyse - Comment allons-nous utiliser les
z les données pour identifier les
données tendances et les opportunités
commerciales ?
- Comment allons-nous
interpréter les résultats de
l'analyse ?
- Comment allons-nous
communiquer les résultats de
l'analyse aux différents
départements de l'entreprise ?
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-Chacune des données est issu
de notre propre travail ou de
questionnaire adressé
directement à nos clients donc
chaque donnée normalement
fiable
-Nous allons gérer les données
en réalisant des collectes au sein
de la concession assez
fréquemment afin de pouvoir
suivre facilement l’évolution et la
performance de chaque vendeur
-La collecte de donnée à
plusieurs proportions : une
première au niveau de la
concession, puis à la direction du
groupe puis au constructeur qui
s’occupera ou non de la
distribution des marges arrière
-Nous allons organiser les donné
en plusieurs catégorie : traitement
des leads en temps et en heure,
client, le nombre de financement
et d’assurance vendu, le nombre
de client ayant noté nos services
au moins 9/10
-Les données seront sécurisé car
chaque vendeur ont uniquement
un œil sur leurs performance, ils
pourront uniquement admirer
leurs donné, cependant la
direction et le constructeur aurons
accès au données global via leurs
comptent et aux accès privilégié
qu’ils ont
-Nous allons utiliser les données
de différentes manières, dans un
premier temps nous allons étudier
la provenance des leads (réseaux
sociaux, leads provenant des
sites d’occasion, ou lite
constructeurs) nous allons donc
pouvoir quelle source nos
engendre le plus de leads et
lesquels il faut développer.
Ensuite nous allons analyser la
performance de chacun des
commerciaux au sein de nos trois
 - Comment allons-nous utiliser les
résultats pour prendre des
décisions stratégiques ?
- Comment allons-nous mesurer
l'impact des décisions prises ?
La
diffusion -Qui a accès aux données et pour
des quelles raisons ?
données
Comment les données sont
stockées et protégées ?
Quels sont les protocoles de
sécurité utilisés pour la diffusion
des données ?
Comment les incidents de
sécurité sont-ils détectés et gérés
? chaque personne dispose d’accès
Est-ce que les politiques de
confidentialité et de sécurité de
l'information sont mises en œuvre
correctement ?
Y a-t-il une formation régulière
pour les employés sur la sécurité
des données ?
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entités (Jaguar, Land Rover et
occasion).
-Nous allons communiquer les
résultats de l’analyse dans un
premier temps aux commerciaux
de la concession grâce à des
pourcentage de transformation de
leads, de pénétration en
financement… une fois présenter
leurs objectifs son ajusté. Ayant
tous un CRM commun les
dirigeant du groupe et le
constructeur voient en temps réel
les performances de la
concession
-Les données sont accessible aux
commerciaux, aux directeurs de
sites, au dirigeant du groupe et au
constructeurs
-Les données sont stockée et
protégé dans chaque personne
ayant un accès au logiciel où les
mots de passes doivent être
changé de façon récurrente
-La diffusion est sécurisé, car
qui diffère selon leurs rangs
hiérarchiques et qui leurs octroie
différents droits de visibilité sur
les données. Les commerciaux
ont par exemple uniquement
accès à leurs données de
performance.
-Une cession ne peut être ouverte
que sur un ordinateur à la fois,
lorsqu’une cession est ouverte
trop long sans aucune interaction
elle est forcément déconnectée
afin que aucune personne
malveillante puisse y accéder
pendant notre absence. Si ce
genre d’évènement arrive trop
souvent il est obligatoire de
changer de mot de passe
-Oui des formateurs Salesforces
passe une fois pour nous former
et nous aider à comprendre ce qui
vas et qui ne vas pas dans notre
utilisation
Évaluation du Projet

Le nouveau Logiciel que nous souhaitons mettre en place a pour objectif de rassembler les
quatre différents CRM qui nous sont utile chaque jours afin que leurs utilisation sois plus
simple et rapide. En effet nous disposons de différents CRM, un pour les véhicules neuf, un
pour les véhicules d’occasion, un pour la gestion de la distribution et un pour le suivi des
notes NPS. Ces logiciels agissent séparément ce qui rends le transfert de l’information long
et fastidieux c’est pour cela que nous désirons rassembler ces trois onglet sur le même
logiciel afin de facilité le travail des commerciaux, de la secrétaire et des dirigeant

II- Conclusion

Comme nous pouvons le voir au sein du cahier des charges réalisé précédemment ce projet
est largement réalisable mais vas demander la mobilisation de plusieurs acteurs interne et
externe à l’entreprise Qui imaginerons et développerons le nouveau logiciel.
Une fois le nouveau logiciel livré la circulation de l’information au sein de l’entreprise sera
plus fluide et permettras aux différents acteurs de l’entreprise de travailler plus rapidement
et donc d’augmenter la performance global de l’entreprise

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