TERMES DE RÉFÉRENCE POUR LA MISE EN PLACE D’UN

LOGICIEL DE SUIVI DE GESTION DE PROJETS ET

RESSOURCES DE BÔNDY

1. Contexte de la mission 2
2. Description de l’activité de Bôndy et formulation du besoin 3
2.1. Description de l’activité 3
2.2. Formulation du besoin 3
3. Description des fonctionnalités attendues du logiciel 4
4. Organisation de la mission et travaux à réaliser 5
4.1. Organisation de la mission 5
4.2. Travaux à réaliser 5
5. Livrables 6
6. Modalités de soumission de l’offre par le consultant 7
6.1. Offre technique 7
6.2. Offre financière 7

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1. Contexte de la mission

Bôndy est une entreprise sociale malgache qui met en œuvre des projets de reboisement
agroforestiers et de restauration des écosystèmes de mangroves à Madagascar afin de
contribuer au développement des milieux ruraux malagasy. La vision de l’entreprise
est de transformer Madagascar, l’île rouge, en île verte.
Pour celà, Bôndy reconnaît l'importance critique de l'évaluation précise de ses
projets. Afin de renforcer la gestion et l'évaluation de ses initiatives, Bôndy souhaite
mettre en place un logiciel de gestion de projet et de ressources. Ce logiciel a pour
objectif principal de permettre une évaluation approfondie des projets, en mettant
particulièrement l'accent sur le suivi précis du temps passé par chaque personne
impliquée.

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 2. Description de l’activité de Bôndy et formulation du besoin

2.1. Description de l’activité

Bôndy est une entreprise qui met en œuvre des activités de reboisement et de restauration des
paysages forestiers à Madagascar.

2.2. Formulation du besoin

1. Évaluation Précise des Projets : On souhaite un outil qui nous permette d'évaluer
rigoureusement l'efficacité de nos projets. Le logiciel doit fournir des mécanismes
pour mesurer les progrès, analyser les résultats obtenus, et faciliter l'ajustement des
stratégies en fonction des retours d'expérience.
2. Suivi du Temps Passé par Chaque Collaborateur : Il est essentiel pour nous de
documenter le temps consacré par chaque collaborateur à des tâches spécifiques au
sein des projets. Cette fonctionnalité permettra d'évaluer le coût humain associé à
chaque initiative, fournissant ainsi une compréhension détaillée des ressources
nécessaires.
3. Optimisation de la Gestion des Ressources : On recherche un logiciel capable
d'optimiser la gestion des ressources humaines en suivant le temps passé sur des
activités spécifiques. Cette optimisation vise à garantir une répartition efficace des
compétences et des efforts, maximisant ainsi l'impact positif des projets.
4. Facilitation de la Prise de Décision : Le logiciel doit consolider les données sur les
évaluations et le temps passé pour fournir une base solide à la prise de décision. Cela
permettra à On d'ajuster ses stratégies en temps réel, en fonction des besoins et des
résultats observés.

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3. Description des fonctionnalités attendues du logiciel
3.1. Gestion des projets:
- Création, modification et suppression de projets.
- Suivi de l'état d'avancement des projets.
3.2. Gestion des collaborateurs:
- Création et gestion de profils de collaborateurs.
- Attribution de rôles et de responsabilités.
- Visualisation des projets disponibles.
3.3. Authentification et Autorisation:
- Système de login sécurisé pour chaque collaborateur.
- Gestion des droits d'accès en fonction des rôles (administrateur,
collaborateur, etc.).
3.4. Attribution de projets par les collaborateurs:
- Liste des projets disponibles pour attribution.
- Possibilité pour un collaborateur de s'attribuer à un projet.
- Gestion des conflits de disponibilité en temps réel.
3.5. Suivi des activités:
- Enregistrement du temps passé par chaque collaborateur sur chaque projet.
- Suivi des tâches accomplies et des objectifs atteints.
3.6. Génération de rapports:
- Rapports sur l'avancement global des projets.
- Rapports individuels sur le temps passé par chaque collaborateur.
- Évaluation des coûts associés à chaque projet en fonction du temps passé.
3.7. Calendrier:
- Intégration d'un calendrier pour visualiser les échéances et les disponibilités
des collaborateurs.
- Planification des ressources en fonction des projets.

4
 4. Organisation de la mission et travaux à réaliser

4.1. Organisation de la mission

Si votre entreprise dispose déjà d'un logiciel similaire, On encourage toute proposition
existante répondant à ces critères. Nous sommes ouverts à l'utilisation d'un logiciel
déjà en place s'il satisfait nos besoins, encourageant ainsi l'efficacité et la
collaboration. Les détails concernant le logiciel existant peuvent être inclus dans la
réponse à l'appel d'offres.

Avant de commencer les activités de conception et de développement du logiciel et du système

d’informations, le consultant devrait consacrer une partie de son temps à la compréhension de
l’organisation de Bôndy et de ses activités. Afin de faciliter la définition des besoins et des
fonctionnalités attendues, tous les renseignements pertinents seront fournis au consultant (entretiens
avec les utilisateurs de l’outil, manuels de procédures, méthodologies de travail, visites de terrain,
etc.).

Tout au long de sa mission, le consultant sera encadré par :

- Tendry Rakotoarivony, Responsable IT. Il sera le référent technique du consultant tout au

long de sa mission.

4.2. Travaux à réaliser

b) Création d'une Interface Conviviale et Intuitive :

- Conception d'une interface utilisateur attrayante, ergonomique et facile à naviguer.

- Utilisation de principes de conception conviviale pour assurer une expérience utilisateur
agréable.
- Organisation logique des fonctionnalités et des sections pour une accessibilité optimale.

c) Mise en Place d'une Base de Données :

- Sélection d'une technologie de base de données appropriée pour répondre aux besoins du
système.
- Création des tables, des champs et des clés nécessaires pour stocker toutes les données.
-

g) Gestion des Autorisations et de la Sécurité :

- Mise en œuvre d'un système d'authentification et d'autorisation pour contrôler l'accès aux
différentes sections et fonctionnalités du logiciel.
- Attribution de rôles aux utilisateurs avec des niveaux d'accès appropriés.
- Protection des données sensibles et personnelles conformément aux réglementations en
vigueur.

h) Déploiement du système sur l’infrastructure de Bôndy:

- Conception du structure de déploiement du logiciel sur le serveur VPS de bôndy

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 5. Livrables

Au terme de la mission, les livrables suivants seront attendus :

a) Diagnostic et formulation des besoins :

- sessions de discussion et d’observation avec les différents utilisateurs du futur logiciel pour
bien comprendre les besoins
- description de l’organisation et des fonctionnalités proposées

b) Logiciel Fonctionnel :

- Version complète du logiciel répondant aux spécifications fournies.

- Interface utilisateur conviviale et intuitive.
- Système de stockage et de gestion des données.

c) Guide d'Utilisation :

- Document détaillant l'utilisation du logiciel.

- Instructions pas à pas pour chaque fonctionnalité.

d) Documentation Technique :

- Description de l'architecture du logiciel.

- Explication des choix technologiques et des outils utilisés.
- Schémas et diagrammes pour illustrer la structure du logiciel.

e) Formation :

- Session de formation pour l'équipe de Bôndy sur l'utilisation du logiciel.

- Formation sur la maintenance basique du logiciel et la gestion des données.

f) Support Technique :

- Mise en place d'un mécanisme de support pour répondre aux questions et résoudre les
problèmes après le déploiement initial.

g) Rapports et Analyses :

- Tableaux de bord interactifs pour visualiser les données en temps réel.

- Modèles de rapports générés automatiquement à partir des données saisies.

h) Livraison et Installation :

- Déploiement du logiciel sur l'infrastructure de Bôndy.

- Tests exhaustifs pour s'assurer du bon fonctionnement du logiciel.

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 6. Modalités de soumission de l’offre par le consultant

Les offres devront parvenir à Bôndy par courrier ou bien par mail et comporter une offre technique et
une offre financière. Ces offres seront considérées comme des engagements contractuels et le
consultant soumissionnaire devra donc dater et signer l’ensemble des documents constitutifs de son
offre.

6.1. Offre technique

L’offre technique devrait comporter les éléments suivants :

a) Présentation du consultant : présentation générale ; références de la société ; références de projets

similaires ; références financières (C.A. et résultats des trois derniers exercices) ; composition et
références de l'Équipe Technique proposée pour réaliser la prestation.

b) Pièces administratives : certificat NIF, STAT, RCS ; attestation datant d’au plus trois (03) mois
certifiant que le soumissionnaire est en règle vis-à-vis de l’Administration Fiscale ;

c) Présentation de l'offre technique : composition détaillée de l'offre de base, description technique ;

prestations associées (Installation, Intégration, tests, …), etc.

6.2. Offre financière

L’offre financière devra comporter un devis détaillé de la prestation distinguant clairement les
différentes activités. Les coûts occasionnés par des déplacements éventuels sur les sites d’activité de
Bôndy (hors siège) seront pris en charge par Bôndy.