REPUBLIQUE DU SENEGAL

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Fiche de projet

DEFCCS

DECEMBRE 2023

IDENTIFICATION DU PROJET

Intitulé du projet : Mise en place d’une plateforme de gestion du centre de formation des Eaux-et-Forêts THIES

Sous – secteur : Environnement Coût du projet : XXX de francs CFA.

Organisme de tutelle : Ministère de l’environnement/ DEFCCS

Durée du projet (en mois) : XXX Date début : XXX date fin prévue : XXX

Localisation (ou zone d’intervention) : THIES.

Situation initiale (Contexte) :

Le centre de formation des Eaux et Forêts de THIES, spécialisé dans le développement durable, connaît une augmentation
constante du nombre d’utilisateurs et souhaite moderniser son système de gestion actuel. Actuellement, les processus
manuels entraînent des inefficacités, et il est devenu impératif d'adopter une plateforme web intégrée pour rationaliser
les opérations.

Vu des énormes défis qu’offre le lutte contre les changements climatiques, il existe de bonnes perspectives de
développement pour ce sous-secteur. Ainsi, le DEFCCS souhaite dans son plan stratégique de développement de la
foresterie cherche à automatiser la gestion du centre et de ses ressources :

1. Gestion du réceptif d’hébergement et de formation (chambres, salle de formation)

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2. Gestion de la restauration
3. Gestion du patrimoine
La mise en œuvre efficace de ce système requiert la mise en place d’une plateforme informatique de collecte, de
traitement et d’analyse systématisée des données sur le centre.

Enjeux identifiés :
La promotion du sous-secteur n’est pas suffisamment prise en compte dans les initiatives passées du développement du
secteur en dépit de l’existence de cette forte potentialité de productions. Le manque d’infrastructures et de services à la
disposition des professionnels pour l’exercice des activités de pêche, de transformation et de commercialisation du
poisson. Les principaux facteurs explicatifs de cette situation sont, notamment :
- La facilitation de l’accès aux données quel que soit le lieu
- La centralisation des données dans une bas centrale afin d’éviter les fichiers dispersés
- Automatisation des Processus Administratifs
- Communication Améliorée

Principales contraintes à l’atteinte de ces besoins identifiés :

Les risques qui pourraient entraver la mise en œuvre sont les suivantes :

 Retard dans la validation des besoins

 Retard dans les tests informatiques des réalisations
 Eloignement des dates de démarrage et de fin des travaux
 Manque de collaborateurs lors des échanges permanents
 Ne pas être agile dans le mise en œuvre
Objectif Général du projet (situation désirée) :

Optimiser l'efficacité opérationnelle du centre en mettant en œuvre une plateforme de gestion intégrée d'ici 10 mois,
visant à réduire les délais de traitement des demandes de 20%, à améliorer la transparence des processus internes et à
renforcer la satisfaction client en fournissant des mises à jour en temps réel sur l'état d'avancement des demandes.
Objectifs spécifiques :
• OS1 : Mettre en place une plateforme de traitement, de gestion et d’analyse systématisée des données;
• OS2 : Concevoir et développer un site web pour la visualisation des indicateurs de performance. Le site web
donnera un droit d’accès aux différents utilisateurs ainsi qu’aux partenaires pour charger leurs données en ligne
qui seront préalablement acceptés par le super administrateur ;
• OS3 : Concevoir un logiciel client avec les mêmes fonctionnalités que le site web, afin de permettre aux agents du
centre et d’ailleurs d’interagir avec l’administrateur de la base de données ;
• OS4 : Outiller et former les gestionnaires de la base de données et du site pour une poursuite de la gestion du
dispositif ;
• OS5 : Concevoir un guide de gestion et d’utilisation numérique du site web;
• OS6 : Faire un suivi de la gestion du site web pendant trois (03) mois après sa mise en place.
• OS7 : conduire une enquête cadre pour la réactualisation des besoins.

Résultats attendus : Les résultats à atteindre sont :

• R1 : Un logiciel performant de gestion centralisée est élaboré et installé sur la plateforme du centre;
• R2 : Le portail web des données est en ligne, opérationnel;
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• R3 : Un logiciel client téléchargeable avec les mêmes fonctionnalités que le site web est disponible ;
• R4 : Les agents du centre, les gestionnaires de la base de données et du site web sont outillés et formés à la
gestion dudit portail ;
• R5 : Un guide de gestion et d’utilisation numérique est disponible ;
• R6 : Un suivi de la gestion du site web après sa mise en place est réalisé ;
• R7 : les indicateurs sur la gestion du centre sont réactualisés.

Effets et impacts attendus :

Effets :
- La prise de décision et le pilotage de la politique de développement durable du centre se fondent sur une
production régulière de données statistiques de qualité. Le suivi-évaluation de la dynamique du sous-secteur.
Impacts :

- La contribution socio-économique du centre peut être régulièrement établie et les parties prenantes ont accès aux
données en temps réel.

Activités principales à réaliser : Les activités à mener peuvent être catégorisées en cinq principales phases :
Phase 0 : Dispositif organisationnel et plan de travail
• Mise en place d’un Comité de Pilotage ;
• Définition du rôle de chaque participant du projet ;
• Finalisation du planning de mise en œuvre du projet et les principaux livrables associés.

Phase 1 : Vérifier les conditions de transfert de connaissances du logiciel

• L’inventaire du parc informatique ;
• L’étude et le diagnostic des données et outils existants ;
• Interview des acteurs ;
• Le déploiement de la plateforme sur les infrastructures (serveurs en ligne).

Phase 2 : Mise en place d’un logiciel : configuration du système et tests d’acceptation

• Prendre connaissance des données existantes ;
• Définir un plan de travail ;
• Définir les données à migrer ;
• Reprendre les données ;
• Vérifier la cohérence et valider les données ;
• Installer et configurer le serveur et le réseau ;
• Installer le nouveau logiciel sur le serveur ;
• Installer et configurer les postes des gestionnaires ;
• Paramétrer la plateforme ;
• Mettre en production le logiciel ;
• Mettre en place un mécanisme de gestion des incidents ;
• Réaliser des tests (tests de fonctionnalité, performance, maintenance) ;
• Corriger les anomalies, insuffisances et prendre en compte les suggestions.

Phase 3 : Formation du personnel pour tester le système

• Former les cadres du centre: Les utilisateurs et administrateurs du système ;
• Mettre à la disposition les livrables (guide d’utilisation, manuel par profil d’utilisateur, manuel de l’administrateur
système) ;
• Fournir une assistance à la saisie des données ;
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• Prendre en compte les suggestions pour l’amélioration du fonctionnement du site.

Phase 4 : Fourniture des supports Techniques après mise en œuvre

• Manuels d’utilisation, par profil utilisateur, et de formation ;
• Rapport de formation ;
• Guides d’administration (installation, paramétrage, sauvegarde, restauration, réplication) ;
• Rapport final.
Phase 5 : Assurer un suivi de la fonctionnalité du système informatisé de traitement et d’analyse de la base de données sur
le genre pendant trois mois à compter de la date de réception provisoire des prestations.

Parties prenantes :

1. Le personnel du centre:
• La Direction;
• Les services régionaux et départementaux et communaux des eaux et forêts.

2. Les bénéficiaires indirects sont :

• Tous les partenaires et utilisateurs des services du centre.
Autres informations utiles : Gestion du projet

M. XXX est désigné comme point focal en lien avec l’équipe des consultants assure le suivi de l’exécution du projet, sous la
supervision du Directeur du centre. A ce titre, il est chargé de :
• Mettra à disposition toute la documentation disponible et nécessaire à la réalisation du projet :
1) Les fiches de collectes de données ;
2) La liste structurée
(a) des indicateurs ;
(b) des écrans
(c) etc.
3) La logistique pour la session de formation des gestionnaires du site web ;
4) Les autres informations techniques au besoin.
• Assurer la supervision des activités en rapport avec les différentes parties ;
• Produire les rapports d’étapes et de suivi-évaluations du projet.
Planning des activités :

Ressources Humaines Durée en

Phases Titre Des Phases Description des phases Lieux
Exigées/Responsabilités mois

Prise de connaissance du dispositif organisationnel mis

en place et finalisation du plan de travail avec les
parties prenantes :
En présentiel a
P0 Démarrer le projet  Comité de pilotage ; Personnel du centre
la DU CENTRE
XX
 Identification et mobilisation des acteurs clés ;
 Définition des rôles des participants ;
 Finalisation du planning de mise en œuvre du
projet et des principaux livrables associés.
Recueil  Inventaire du parc informatique ;
P1 Équipe du projet / En présentiel a XX
d’information et  Étude et diagnostic des données et outils
existants; Expert DU CENTRE
modélisation
 Interview des acteurs ;
 Déploiement de la plateforme sur les
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infrastructures (Serveurs en ligne).

 Définir un plan de migration ;
 Définir les données à migré ;
 Reprendre les données ;
 Vérifier la cohérence et valider les données ;
Développements  Installer le nouveau logiciel sur le serveur ;
P2  Installer et configurer les postes des Équipe du projet ET
des portails
gestionnaires; Expert
A distance XX
 Paramétrer la plateforme ;
 Mettre en production le logiciel ;
 Mettre en place un mécanisme de gestion des
incidents ;
 Tester la connectivité.
 Validation du plan de formation ;
 Formation des cadres de la DU CENTRE, des
utilisateurs et administrateurs système ;
Former le  Mise à la disposition des livrables (guide En présentiel a
P3 personnel pour d’utilisation, manuel par profil d’utilisateur, Expert
la DU CENTRE
XX
tester le système manuel de l’administrateur système) ;
 Assistance à la saisie des données ;
 Prise en compte des doléances après la réception
provisoire.
P4 Fournir les
 Manuels d’utilisation, par profil utilisateur, et de A distance
supports
formation ;
Technique après  Rapport de formation ;
mise en œuvre  Guides d’administration (installation, Expert () XX
paramétrage, sauvegarde, restauration,
réplication);
 Rapport final.

Suivre les
P5 fonctionnalités du  L’expertise de la fonctionnalité de la diapositive Expert A distance XX
système après la mise œuvre

DUREE TOTALE DU PROJET XXXmois