ILOT SAINT GERMAIN

ANNEXE 01 – CAHIER DES CHARGES GED

 SOMMAIRE

1. Objet du document .......................................................................................... 3

1.1. Objectifs du Maitre d’Ouvrage .........................................................................3
1.2. Principes généraux ..........................................................................................3
1.3. Services à assurer sur le projet .......................................................................3
1.4. Poste de travail cible........................................................................................4
1.5. Hébergement et qualité de service ..................................................................4
1.5.1. Plateforme .........................................................................................4
1.5.2. Qualité de service ..............................................................................4
1.5.3. Sécurité des accès.............................................................................5
1.5.4. Sécurité des données ........................................................................5
1.6. Prestations attendues ......................................................................................5
1.6.1. Paramétrage et documents contractuels ............................................5
1.6.2. Formation de l’administrateur fonctionnel et paramétrage initial .........5
1.6.3. Reprise des données .........................................................................6
1.6.4. Mise en service opérationnelle ...........................................................6
1.6.5. Formation des utilisateurs ..................................................................6
1.6.6. Assistance pendant la durée du projet ...............................................6
1.6.7. Archivage ...........................................................................................6
2. Description des services attendus ................................................................. 7
2.1. GED et VISA ...................................................................................................7
2.1.1. Familles de documents ......................................................................7
2.1.2. Circuits de validation ..........................................................................8
2.2. Fonctionnalités ................................................................................................8
2.2.1. Ergonomie .........................................................................................8
2.2.2. Organisation documentaire du projet .................................................8
2.2.3. Documents.........................................................................................8
2.2.4. Circuits de validation ..........................................................................9
2.2.5. Rapports ..........................................................................................10
2.2.6. Gestion de la production documentaire ............................................10
2.2.7. Traitements automatisés ..................................................................10
2.2.8. Annuaire ..........................................................................................10
2.2.9. Administration (paramétrage) ...........................................................10
2.2.10. Gestion courante (reprise d’erreurs).................................................11
2.2.11. Interfaces applicatives......................................................................11
2.3. Suivi financier des devis et situation de travaux .............................................12
2.4. Contrôle d’exécution et OPR .........................................................................13
3. Présentation de la solution proposée ...........................................................14
3.1. Description du service et références ..............................................................14
3.2. Délais de mise en œuvre ...............................................................................14
3.3. Confidentialité des données...........................................................................14
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1. Objet du document

Dans le cadre du projet de construction ILOT SAINT GERMAIN, le Maître d’Ouvrage demande la mise en place de
plateformes de Gestion Electronique hébergées sur Internet.
Le présent document correspond au cahier des charges des services attendus en direction des fournisseurs des
logiciels.

1.1. Objectifs du Maitre d’Ouvrage

La demande du Maître d’ouvrage est motivée par :
 Le nombre, la dispersion et l’éloignement des intervenants,
 La volonté d'optimiser les délais et la qualité des échanges d'informations techniques,
 La volonté d’avoir une traçabilité dans la transmission des documents et la gestion des visas
 L’obtention d’un DOE informatique
L’objectif est de mettre en œuvre le service de travail collaboratif du projet.

1.2. Principes généraux

Au vu de l’ampleur du projet, la mise en place des services s’inscrit dans une volonté d’améliorer l’efficacité des acteurs
et la visibilité des flux documentaires, ils devront répondre aux principes ci-dessous :
 Proposer une interface utilisateur simple et ergonomique,
 Décharger les utilisateurs des tâches de gestion à faible valeur ajoutée : stockage et indexation des documents,
gestion du plan de classement, diffusion, automatisation des circuits de validation, etc.
 Offrir des outils d’extraction de l’information disponible dans le service (vues, rapports, traitements sur les
documents, etc.)
 Permettre la délégation de l’ensemble des actions de paramétrage à l’administrateur fonctionnel du service,
 Garantir la pérennité de la solution et sa performance (temps d’accès, disponibilité, tenue à la charge)
 Proposer une architecture ouverte, interfaçable avec les systèmes d’informations des acteurs du projet au
travers d’interface de programmation normalisées Suivre précisément les délais de transmissions des
documents et de l’établissement des visas

1.3. Services à assurer sur le projet

Les logiciels devront assurer 3 fonctions :

1. GED et suivi de VISA
2. Suivi financier devis et situation de travaux
3. Contrôle d’exécution, suivi des réserves OPR
Les fonctions pourront être réparties sur plusieurs applications informatiques.
Pour chacune de ces fonctions :
 Le support du logiciel retenu assure la mise en service de la solution et le bon fonctionnement des services
informatique pendant toute la durée du projet.
 Il sera possible de consulter les applications via navigateur et appli Smartphones/ Tablettes (IOS et Android).
 Le nombre d’utilisateurs ne sera pas limité.
 Une gestion des droits par Groupe, Entités/Organisation et personnes/ utilisateur sera possible.

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o La personne / utilisateur correspond à une personne physique faisant parti d’une Entité / Organisation.
o L’Entité / Organisation correspond à des personnes morales par exemples les Entreprises de Construction
et les Bureaux d’études de Conception.
o Un groupe correspond à un ensemble d’Entité / Organisation ex ; Le groupe de la MOE correspond à
l’ensemble des Entités de la Maitrise d’œuvre du Projet.
 La traçabilité des actions faites sur les plateformes de la simple consultation à la modification de documents ou
de statuts devra permettre d’identifier les personnes ayant effectuées l’action.
 Les services devront fonctionner pendant la période couverte par les Marchés de travaux (40 mois) et jusqu’à 2
mois après l’ensemble des QUITUS de levées de réserves soient validés par le maitre d’œuvres d’Exécution.
 En fin de projet, le service devra restituer au maître d’ouvrage une archive consultable des documents
disponibles sur son serveur (métadonnées et fichiers associés aux documents).

1.4. Poste de travail cible

Le service devra être compatible avec les plateformes matérielles, systèmes d’exploitation et navigateurs suivants :
 Micro-ordinateur 100 % compatible PC
 Système d’exploitation : Windows 10 avec dernière mise à jour, MAC OS
 Navigateur Internet : Microsoft Edge, Mozilla Firefox et Google Chrome
 Smartphones et tablettes compatibles ANDROID et IOS

Le support du logiciel retenu précisera la configuration matérielle recommandée pour l’utilisation du service et les
éventuels écarts avec la configuration ci-dessus. Il pourra le cas échéant indiquer le support d’autres systèmes
d’exploitation ou navigateurs Internet.

1.5. Hébergement et qualité de service

1.5.1. Plateforme
Le choix d’un service hébergé et mutualisé est dicté par la volonté de faire l’économie de l’achat d’une plateforme
matérielle dédiée et d’accélérer la mise en œuvre du service. Celle-ci devra se conformer aux bonnes pratiques afin
d’assurer la sécurité des données stockées sur sa plateforme, en termes de :
 Socle logiciel de la solution
 Architecture trois/tiers
 Hébergement
 Infrastructure réseau
 Capacité de stockage : A définir en phase de préparation de chantier
 Sauvegarde des données : quotidienne ou plus fréquente

1.5.2. Qualité de service

La capacité du serveur doit permettre d'assurer la permanence et la qualité du service pendant toute la durée du projet,
quel que soit le nombre d'utilisateurs connectés, en particulier en termes de :
 Disponibilité du service : 98% minimum par trimestre, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, en dehors des interruptions
de service programmées.
 Temps de réponse : inférieure à 3s pour toutes les opérations d’affichage sur la configuration matérielle client
préconisée.
Afin de pouvoir juger objectivement des performances du service, le prestataire devra mettre à disposition
mensuellement au Maître d’Ouvrage – au Maître d’œuvre un rapport d’audit des performances réalisé par un
organisme tiers.

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1.5.3. Sécurité des accès

La sécurité des accès est primordiale.
Le système doit donc pouvoir se prévaloir d’un niveau de sécurité optimum par la mise en place des mécanismes
suivants :
 Obligation pour tous les utilisateurs de configurer des mots de passe complexes et de les renouveler
régulièrement.
 En aucun cas, le système ne doit communiquer les mots de passe par message.
 Les comptes des utilisateurs seront verrouillés au bout de n tentatives de connexion infructueuses pour cause de
mauvais mot de passe (n < 5, à préciser par le support de la solution retenue).
 Obligation pour tous les utilisateurs de se connecter en mode sécurisé (https) dans leur navigateur Internet (le
système doit pouvoir interdire les connexions en mode http).

Le prestataire en charge du système d’échange de données informatiques devra apporter la preuve que le système est
sécurisé en fournissant tout document produit par un organisme indépendant compétent en la matière.

1.5.4. Sécurité des données

Les sauvegardes générales du serveur sont organisées par le prestataire. Elles concernent les fichiers de la base de
données relatives aux échanges de documents ainsi que tous les fichiers des documents confiés à la plateforme.

Périodicité de ces sauvegardes :

 Sauvegarde quotidienne incrémentale journalière.
 Sauvegarde intégrale hebdomadaire.

1.6. Prestations attendues

1.6.1. Paramétrage et documents contractuels

Auprès de la maîtrise de projet, le prestataire en charge du SEDI devra recueillir les besoins de paramétrage en termes
de :
 Profils et droits des acteurs
 Typologie de documents
 Gestion des révisions
 Circuits de validation
 …

Les besoins seront recensés dans un guide de paramétrage.

Le prestataire du SEDI sera chargé également de proposer les pièces relatives au service informatique à prendre en
compte par les différents utilisateurs du SEDI (convention d’utilisation, contrat de connexion, manuel d’utilisation) sur la
base de la convention d’utilisation du service jointe au DCE.

L’ensemble de ces pièces sera soumis à l’approbation de la Maîtrise d’Ouvrage et/ou de la Maîtrise d’Œuvre, et
conditionnera le démarrage du paramétrage du service.

1.6.2. Formation de l’administrateur fonctionnel et paramétrage initial

Le support du logiciel retenu formera le ou les administrateurs du projet à l’administration des différents modules du
service. Le support du logiciel retenu, sur la base des paramètres définis par l’administrateur, réalisera par la suite le
paramétrage initial du service.
Un procès-verbal de fin de paramétrage sera signé par les administrateurs, et conditionnera la mise en service
opérationnelle de la solution.

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1.6.3. Reprise des données

Le prestataire chiffrera dans son offre la reprise complète des documents échangés au travers du système utilisé dans la
phase Conception. Cette migration concerne entre autres :
 L’annuaire du projet (personnes, sociétés et groupes)
 Les documents (avec toutes les métadonnées)
 Les fichiers joints à chaque document
 Les validations sur les documents
 Le journal d’activité des documents

1.6.4. Mise en service opérationnelle

Le support du logiciel retenu réalisera la mise en service opérationnelle de la solution sur sa plateforme. Le service sera
dimensionné en fonction des quotas d’utilisateurs et de volume de données donnés au chapitre Erreur ! Source du
renvoi introuvable..

1.6.5. Formation des utilisateurs

Les utilisateurs connectés au service seront formés par le support du logiciel retenu. Cette formation devra pouvoir être
organisée soit dans les locaux du prestataire retenu, soit à proximité du lieu de l’opération.
Le prestataire retenu doit 3 formations distinctes de 20 personnes dans son marché.
Le soumissionnaire précisera dans son offre les modalités et les prix de formation en fonction des différents profils ou
rôles sur l’opération.

1.6.6. Assistance pendant la durée du projet

Le support de la solution retenue devra prévoir une assistance de niveau 2 pendant toute la durée de l’opération. Cette
assistance, à destination de l’administrateur, permet de répondre aux questions concernant l’utilisation des outils
d’administration.
Elle devra être disponible à minima aux heures de bureau, 5 jours sur 7, avec garantie de rappel sous 24h.

1.6.7. Archivage
Le prestataire devra réaliser un archivage à la fin de chacune des grandes phases du projet, à savoir :
 Phase d’études
 Phase Travaux
 Dossiers des ouvrages exécutés

Cet archivage, remis sur support amovible (Clé USB, disque dur externe) inclura les éléments suivants :
 Fichiers présentés dans une arborescence de dossiers
 Métadonnées dans un fichier Excel ou CSV
 Données de traçabilité : circuits de validation, journal d’activité, etc.

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2. Description des services attendus

2.1. GED et VISA

En plus des éléments listés au § 1.3 le logiciel devra assurer les éléments suivants :

 La base de données et documents des Marché de Travaux doit être mise à disposition des intervenants.
 La gestion des documents administratif en lien avec la plateforme OnceForAll.
 Dépôt des comptes rendu de réunions
 Traçabilité de la consultation des documents déposé sur la GED.
 Mise en place d’un workflow de validation des documents par visa avec des Sas Entreprises, visa MOE, VISA chapeau
et visa d’arbitrage.
 Gestion des VISA maitre d’œuvre
 Connection avec le logiciel d’émission des avis de SOCOTEC
 Possibilité de connexion avec un service d’impression et de livraison.
 Suivi des délais de validation et dépôt des documents
 Gestion d’une liste prévisionnelle de documents
 Mise en place du répertoire de l’opération, gérer par organisation et personnes
 Possibilité pour l’administrateur de gérer les organisations et les personnes.

2.1.1. Familles de documents

Le service devra pouvoir gérer toutes les familles de documents présentes sur l’opération, révisables ou non ; la liste des
familles de documents, leurs paramétrages peuvent varier pendant la durée de l’opération.
Cette gestion devra donc pouvoir être réalisée à tout moment par simple paramétrage de l’administrateur, sans recours
au support du logiciel retenu. La liste présentée ci-dessous constitue donc un exemple des familles de documents que
l’administrateur devra pouvoir créer au démarrage, à savoir :
 Les courriers et comptes rendus,
 Les documents d’exécution (plans d’ensemble, schémas, carnets de détail, coupes, façades, plannings, …),
 Les pièces écrites (notes de calcul, spécifications techniques, cahiers des charges, plannings, maquettes...),
 Les fiches de travaux modificatifs (Demande de modification, FTM, devis, OS, …),
 Les propositions d’avancement de travaux (situations, certificats de paiement, factures, …),
 Les fiches Questions /Réponses et les Fiches Propositions Entreprises,
 Les fiches de contrôle d’exécution, d’auto-contrôle, …
 Les OPR,
 Les DOE,
 Et d'une manière générale, tous les documents de gestion technique administrative et financière de l'opération.
Par document on entend la fiche documentaire et les fichiers associés ; toutefois le système devra permettre de gérer
des documents n’ayant pas de fichiers associés (documents papier dont seule la référence est gérée, plans de
ferraillage, fiches d'échantillon, … par exemple).
Les fichiers « modèle » échangés associés aux documents graphiques seront stockés au format natif AutoCAD ou
REVIT.
Les fichiers reproductibles (au tracé, à l’impression) correspondants aux documents graphiques diffusés seront stockés
au format PDF d’Adobe ou DWG d’AutoDesk ou IFS.

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De même, les fichiers associés aux documents non graphiques seront stockés dans leur format natif (standard à
convenir) et dans le format d’impression PDF d’Adobe.

2.1.2. Circuits de validation

Les services devront permettre de gérer des circuits de validation pour tout ou partie des familles documentaires. Afin de
faciliter le travail des utilisateurs, le service permettra d’automatiser le plus possible le déclenchement des circuits en
fonction des métadonnées présentes dans les fiches documentaires associées.
Comme pour les documents, la mise en œuvre des circuits de validation sera réalisée par l’administrateur du service,
grâce à des outils de modélisation fournis par le support du logiciel retenu. Les circuits de validation pouvant être l’objet
de modifications pendant la durée de l’opération, il est indispensable qu’elles puissent être réalisées facilement par
l’administrateur.

2.2. Fonctionnalités

2.2.1. Ergonomie
Vu les profils divers des utilisateurs du service, une attention toute particulière sera portée à l’ergonomie et à la facilité
d’utilisation de la solution.

2.2.2. Organisation documentaire du projet

L’architecture documentaire du projet doit être laissée au libre choix du maître d’œuvre ou du maître d’ouvrage ; celle-
ci pourra être organisée en un ou plusieurs espaces de travail (découpage géographique, par mission, par type
documentaire, etc.), qui pourront être paramétrés séparément ou partagés un paramétrage commun au travers d’un
modèle d’espace de travail.
La solution permettra à l’administrateur de créer à la demande des espaces de travail, selon les besoins du projet.
Chaque document disposera d’un historique permettant de visualiser les personnes ayant consultées des documents
ainsi que la date de consultation.

2.2.3. Documents

2.2.3.1. Listes prévisionnelles de documents

Le service devra permettre aux utilisateurs d’automatiser le chargement de listes documentaires au format Excel ou
équivalent, afin d’alléger la saisie initiale de la liste des documents prévisionnels.
La liste Excel aura le format suivant :

DATE
PHASE EMETTEUR SPECIALITE NIVEAU ZONE TYPE NUMERO INDICE TITRE DU DOCUMENT PREVISIONNEL
DE DIFFUSION

Chaque acteur participant au projet sera responsable de ce chargement pour les documents qui le concernent.
Le système permettra également l’intégration des dates prévisionnelles de diffusion et automatisera les alertes et
rappels par rapport à la date prévisionnelle de diffusion annoncée par l’entreprise.

2.2.3.2. Gestion documentaire

Les documents, révisables ou non, diffusés par les différents acteurs (plans, documents techniques ou financiers de
toute nature, courriers, comptes-rendus, ...) sont indexés et stockés dans le système qui doit permettre :
 La création, modification, consultation des fiches documentaires.
 La gestion des versions selon la nature du document (révisable ou non),
 La gestion de 0, un ou n fichiers associés à une fiche documentaire,

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 Le dépôt et le retrait des fichiers par paquet de document,

Les documents seront présentés au travers de liste dont l’organisation pourra être arborescente et déléguée aux
administrateurs de l’opération.
Il sera également possible de regrouper des documents dans des dossiers afin de constituer progressivement les
livrables du projet.

2.2.3.3. Fichiers
Chaque fichier peut être déposé dans un document par un simple glisser-déposer.
La taille maximum d’un fichier doit être élevée (supérieure à 15 Go), notamment pour permettre le dépôt des
maquettes en format .ifc et .rvt.

2.2.3.4. Recherche
Le service permettra la recherche de tout ou partie des informations présentes (documents, annuaire, tâches de
validation, etc.) au travers de fonctionnalités du type recherche simple, recherche par critères, recherche plein-texte,
filtres dynamiques, etc…

2.2.3.5. Alertes
Les utilisateurs doivent pouvoir être avertis dans leur messagerie personnelle d’événements survenus dans le
service (diffusion, refus ou approbation d’un document, …).
Le système doit pouvoir regrouper les notifications au travers d’un message récapitulatif quotidien et relancer les
valideurs par mail à l’approche de l’échéance de la validation de documents.
Le système devra permettre la mise à jour de la liste prévisionnelle de document afin de permettre le recalage des
alertes de retard de remise de document.

2.2.3.6. Visualisation
Les fichiers de tous types et de tous formats doivent pouvoir être visualisés sans requérir sur le poste utilisateur le
logiciel correspondant au format source du fichier. Le visualisateur doit être intégré au service, et ne pas nécessiter
une installation spécifique sur le poste client.

2.2.4. Circuits de validation

Le service devra permettre de traiter et de suivre de manière électronique les circuits d’approbation des documents
diffusés sur le projet. Il permettra en particulier :
La mise en place des circuits d’approbation et de vérification de documents,
o Routage automatique en fonction des métadonnées de la fiche documentaire
o Etapes série ou parallèle
o Etapes conditionnelles (déclenchées ou non en fonction de l’avis donné à l’étape antérieure)
o Gestion des valideurs par personne ou par groupe
o Gestion des délais de validation, statique ou conditionnelle (en fonction des métadonnées de la fiche
documentaire)
o Gestion de l’état des documents associés pour chaque étape
o Gestion de tâches de validation
o Possibilité de saisir un commentaire dans une tâche
o Possibilité de déposer plusieurs fichiers dans une tâche de validation
o Validation unitaire ou en vrac
o Possibilité d’imposer aux valideurs la saisie d’un fichier d’observation commun prérempli avec les
caractéristiques du document concerné.

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Le suivi de l'état des documents et calcul des retards de validation

o Au travers de l’interface de la solution
o Au travers de rapports

2.2.5. Rapports
Le service permettra l’export de tout ou partie des informations documentaires sous forme de liste vers un logiciel de
type Microsoft Excel.
Le service devra également permettre d'automatiser la production et la diffusion de rapports concernant les documents
stockés en fonction de leurs caractéristiques. Ils seront produits automatiquement par le service, à une périodicité définie
pour chaque rapport.

2.2.6. Gestion de la production documentaire

Le service devra permettre d’optimiser la production documentaire des acteurs en autorisant la création et la mise à jour
des fichiers associés aux documents directement à partir du référentiel. Chaque fichier devra pouvoir être ouvert dans
son application d’édition, et la mise à jour de la page de garde / cartouche à partir des informations du référentiel doit
être possible pour Microsoft Word et Excel, ainsi que pour AutoCAD.
Le service permettra également la gestion des fichiers modèles, et leur association automatique lors de la création d’un
document, selon des critères choisis par l’administrateur du service (émetteur, discipline, type, etc).

2.2.7. Traitements automatisés

2.2.7.1. Vérification de la structure des fichiers graphiques

Chaque acteur, émetteur de document technique, est tenu de respecter la charte graphique du projet lors de la
production ou de l’utilisation de documents.
Le service doit permettre la vérification de conformité et le respect de la charte graphique et des procédures du
projet ; cette vérification fera l’objet d’une étape de validation particulière dans les circuits de validation des
documents techniques du projet.

2.2.7.2. Apposition de tampons sur les fichiers PDF validés

Le service doit permettre de reporter sur les fichiers PDF le résultat de la validation gérée dans les circuits de
validation.
Par exemple, un document qui a été refusé par les différents approbateurs ne doit contenir que des PDF contenant
un tampon avec la mention « Refusé le JJ/MM/AAA ». L’image du tampon sera choisie par la Maîtrise d’œuvre du
projet.

2.2.8. Annuaire
Le service devra permettre de gérer la liste de tous les utilisateurs connectés. La gestion des utilisateurs devra pouvoir
être réalisée directement par l’administrateur (invitation et/ou le retrait des utilisateurs).
Le service permettra d’organiser les utilisateurs par groupes fonctionnels et/ou organisationnels, qui serviront à gérer les
droits d’accès des utilisateurs aux documents ou à certaines fonctionnalités du service. Ces groupes pourront contenir
des utilisateurs ou d’autres groupes.
Les administrateurs doivent pouvoir désactiver un utilisateur (en cas de départ du projet ou pour lui retirer
ponctuellement les droits d’accès).
Le service doit permettre de partager simplement des documents avec des utilisateurs externes ponctuels tout en gérant
la traçabilité de cet échange.

2.2.9. Administration (paramétrage)

Le paramétrage initial du service sera réalisé par le support du logiciel retenu sur la base des paramètres définis par
l’administrateur.

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Les fonctions d’administration du service devront permettre de réaliser le paramétrage de l’ensemble des modules du
service, ainsi que ses modifications en cours de projet.
Pour des questions de qualité et de responsabilité, le service gardera une trace de toutes les actions d’administration
réalisées (qui, quoi, quand).

2.2.9.1. Gestion des documents

Le service devra permettre l’administration des familles documentaires sur le projet. On entend par famille
documentaire l’ensemble des règles de paramétrage et de gestion d’un groupe de documents associé à une fiche
documentaire, par exemple :
 La création et la modification des familles documentaires
 L’ajout de métadonnées à une famille documentaire (type texte, entier, nombre réel, date, etc.)
 Le paramétrage de l’identifiant de chaque famille documentaire
 Le paramétrage du formulaire associé (sections, disposition des champs sur le formulaire)
 Les droits associés à la famille documentaire (création, lecture, modification, suppression, gestion)
 Les droits associés aux actions documentaires (révision, diffusion, passage à l’étape suivante dans le
cycle de vie du document, etc…).

2.2.9.2. Gestion des processus

Le service devra permettre l’administration des circuits de validation du projet, au travers d’outils de gestion des
processus. Ces outils devront permettre de paramétrer :
 Les options de routage (association automatique des documents avec les circuits de validation)
 La liste des étapes de validation (étapes série ou parallèle, étapes conditionnelles)
 Les valideurs à chaque étape par personne ou par groupe
 Les délais de validation, statiques ou conditionnels
 L’état des documents associés pour chaque étape

2.2.9.3. Gestion des traitements

Le service devra permettre d’automatiser certaines tâches répétitives mais néanmoins indispensables du point de
vue des procédures qualité, en permettant l’accès et la modification des paramètres de chaque traitement. Cette
administration comprendra :
 La liste des traitements
 Les applications associées aux traitements
 Les scripts applicatifs associés aux traitements
 Les paramètres associés aux scripts ou aux applications.

2.2.10. Gestion courante (reprise d’erreurs)

Quel que soient leurs états, le système doit permettre aux administrateurs d’intervenir sur des documents pour modifier
des informations erronées (ex : une faute d’orthographe dans un titre) ou pour permettre à son auteur de redéposer ses
fichiers.
Cette souplesse est aussi attendue au niveau des validations. Les administrateurs doivent pouvoir modifier un avis
donné à tort (ex : remplacer un avis « Approuvé » par l’avis « Refusé ») afin de corriger l’erreur d’un approbateur. Cette
modification doit permettre au document concerné de reprendre le cours normal de son circuit de validation.
Il doit également être possible de modifier en masse les caractéristiques de documents ou compléter les informations
dans les documents à partir de tableau Excel.

2.2.11. Interfaces applicatives

Afin de permettre l’interopérabilité entre systèmes d’informations, le service devra proposer une interface de
programmation applicative, accessible au travers d’Internet, et respectant les standards du type services web.

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Cette interface permettra entre autres à la Maîtrise d’Ouvrage d’autoriser un accès contrôlé à l’espace de travail du
projet à des applications tierces des acteurs du projet (par exemple outils interne de validation des bureaux de contrôle,
outil de GED interne des bureaux d’études, etc).

DESIGNATION DE LA TACHE REALISATION

Création des profils pendant toute la durée de l’opération CICAD

Gestion de l’annuaire de l’opération pendant toute la durée de l’opération CICAD

Affectation des utilisateurs aux différents groupes fonctionnels ou organisationnels CICAD

Maintenance et adaptation du paramétrage pendant toute la durée de l’opération CICAD

Support de premier niveau aux utilisateurs : réponse aux questions courantes d’utilisation pendant
CICAD
toute la durée de l’opération *

Point de contact avec les équipes support de niveau 2 pendant toute la durée de l'opération CICAD

Accès à l’intégralité des donnés de paramétrage et de contrôle de la plateforme CICAD

2.3. Suivi financier des devis et situation de travaux

En plus des éléments listés au § 1.3 le logiciel devra assurer les éléments suivants :
Permettre un workflow de validation de situations de travaux.
o Exemple : Situations de travaux données par l’Entreprise/ Avancement validé par l’OPC / Situation validé par le
MOEX / Etablissement du certificat de payement / Factures reçu / Factures validées / Factures payées.
Permettre le traitement de plusieurs DPGF dans une même situation de travaux.
Gérer les dépenses prévisionnelles.
Générer des alertes en cas de dépassement de budget.
Etablir un % d’avancement sur une situation de travaux.
Permettre l’établissement de projet différent permettant des droits et workflow différents.
o Exemples : gestion financière de maitrise d’œuvre, gestions financières du Macro-lot n°1
Gérer les retenues, pénalités et avances de démarrage sur les situations de travaux.
Permettre la gestion d’échéancier prévisionnel de paiements basé sur les DPGF et permettre leurs modifications.
Permettre les échanges et les corrections sur les devis en cours de traitement.
Permettre la traçabilité de l’ensemble actions faites sur la plateforme.
Générer des formulaires facilitant l’établissement des OS.
Permettre la signature électronique des situations de travaux, certificat de paiement, avenants, contrat et OS.
Exporter des rapports en format PDF et Excel.
Permettre l’archivage des documents contractuelles en format PDF
o Ex : OS signés, certificat de payements signés.

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2.4. Contrôle d’exécution et OPR

En plus des éléments listés au § 1.3 le logiciel devra assurer les éléments suivants :
Permettre la localisation sur plans des réserves émises lors de la vérification des travaux et des OPR et OPL.
Permettre la mise en place de vignettes / pin’s sur plan avec une numérotation unique (numéros de la réserve) de sorte
qu’aucun numéro de vignette ne puisse être attribué 2 fois.
Permettre l’attribution de la gestion de la réserve à un Macro-lot, un lot, une entité (Entreprise).
Permettre la localisation de type sols, murs, plafonds.
A chaque pin’s (réserves), il sera possible d’attacher des commentaires écrits (avec saisi vocal et clavier), des photos et
des extraits de plans qui peuvent être incrémentés de dessin et texte directement à partir du logiciel.
Assurer un circuit de validation et d’état de la réserve.
o Exemple de circuit.
Réserve à lever par l’Entreprise / Réserve à vérifier par MOE / Réserve levée.
Permettre aux Entreprises titulaires (ML) de réassigner les réserves à leurs sous-traitants (ST).
o Exemple de circuit.
Réserve à lever par ST/ Réserve à lever par ML / Réserve à vérifier par MOE/ Réservé levée
Permettre aux Entreprises de contester une réserve.
o Dans ce cas l’Entreprise sera obligée d’écrire un commentaire.
Permettre à la MOE de rejeter le statu Réserve à vérifier par MOE.
o Le statu utilisé par le MOE sera Réserve vérifier et non traité.
o Dans ce cas la MOE sera obligée d’écrire un commentaire.
Chaque état de la réserve sera rattaché à une couleur de pin’s.
Un tri des réserves par campagnes et états sera possible sur l’application.

Permettre l’édition de rapports complets et simplifiés

o Le rapport complet comprendra l’ensemble des réserves et leurs statuts y compris la localisation sur plans et
l’ensemble des données rattaché.
o Le rapport simplifié correspond à la liste des réserves.

Permettre la visualisation sous forme de 100% de l’état d’avancement du traitement des réserves.

L’intégration de formulaires permettant le suivi des autocontrôles des différentes Entités/Organisations intervenant sur le
projet.
Le rattachement de formulaire à des pin’s de localisation.
Le logiciel devra permettre la gestion de différents Projets /campagne
o Exemple : Campagne contrôles d’exécution de la Maitrise d’œuvre, campagne d’autocontrôles du lot gros œuvres,
Campagne OPR.
o Chaque campagne disposera de droit d’accès et de workflow de validation spécifique.
Le service devra permettre la mise à jour des fonds de plans.

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Rédacteurs : CICAD Gestion Electronique des Documents

 ILOT SAINT GERMAIN – C524 14 / 14

3. Présentation de la solution proposée

3.1. Description du service et références

L’entreprise ayant à sa charge la prestation de système d’échanges de données informatiques définie dans le présent
cahier des charges devra fournir préalablement à la désignation par ses soins du service retenu les éléments suivants,
pour avis du Maître d’ouvrage et du Maître d’Œuvre :
 Note descriptive des fonctionnalités du service proposé.
 Note descriptive de l’architecture technique de la solution.
 Note descriptive des prestations et de l’assistance pour le projet.
 Références du (des) système(s) proposé(s) sur des projets de construction similaires.
 Documentation administrateur
 Documentation utilisateur

3.2. Délais de mise en œuvre

L'offre précisera les délais de mise en œuvre suivant :
 Délais de formation de l’administrateur
 Délais de mise à disposition du service.
 Délais nécessaires à la formation d’un acteur.

3.3. Confidentialité des données

Les Entreprises s’engagent à utiliser le système dans les conditions renforcées de sécurité et de confidentialité
conformément à leur marché. Elles appliqueront et feront appliquer par leurs sous-traitants et personnel toutes les
mesures individuelles et collectives garantissant la confidentialité des données et du système auquel elles sont
raccordées.
En cas de manquement à ces règles, la Maîtrise d’œuvre pourra demander, après en avoir averti le Maître d’Ouvrage, la
suspension de la connexion d’un utilisateur.

STD-C 101 A

Rédacteurs : CICAD Gestion Electronique des Documents