COMMENT REDIGER UN RAPPORT TECHNIQUE ?

Christiaens Sbastien Universit de Lige Dpartement PROMETHEE Institut de Mcanique et de Gnie Civil, Bt. B52 Chemin des Chevreuils, 1 B-4000 Lige, Belgique Janvier 2005

RESUME
Ce document met laccent sur limportance de la rdaction de bons rapports techniques. Une approche gnrale pour la rdaction de tels documents est propose pour les tudiants de la Facult des Sciences Appliques de lUniversit de Lige et est adaptable pour toute forme de rapports techniques. La structure dun rapport est explique ainsi que le but de chacune des sections le composant. Une mthode systmatique pour la rdaction de rapports techniques est propose. Le but de ce document est daider les tudiants dvelopper de bonnes habitudes lors de la rdaction de rapports techniques.

TABLE DES MATIERES

RESUME ............................................................................................................................................................... 1 TABLE DES MATIERES .................................................................................................................................... 1 1. INTRODUCTION............................................................................................................................................. 2 1.1 POURQUOI RDIGER DES RAPPORTS TECHNIQUES ?................................................................................... 2 1.2 BUT ET OBJECTIFS ....................................................................................................................................... 2 2. STRUCTURER UN RAPPORT ...................................................................................................................... 2 2.1 GNRALITS .............................................................................................................................................. 2 2.2 LE RSUM .................................................................................................................................................. 3 2.3 LINTRODUCTION ........................................................................................................................................ 3 2.4 LE CORPS DU RAPPORT ............................................................................................................................... 3 2.5 LES CONCLUSIONS ...................................................................................................................................... 3 2.6 LES ANNEXES ............................................................................................................................................... 4 3. COMMENT PROCEDER ?............................................................................................................................. 4 4. ORGANISATION DU RAPPORT .................................................................................................................. 4 4.1 INTRODUCTION ............................................................................................................................................ 4 4.2 STYLE ........................................................................................................................................................... 5 4.3 FIGURES ET TABLES .................................................................................................................................... 5 4.4 EQUATIONS .................................................................................................................................................. 5 4.5 RFRENCES ................................................................................................................................................ 5 5. CONCLUSIONS ............................................................................................................................................... 7 REFERENCES...................................................................................................................................................... 8 ANNEXE A: GUIDE POUR LORGANISATION DU RAPPORT................................................................. 9

1. INTRODUCTION
1.1 Pourquoi rdiger des rapports techniques ?
Au-del des qualits ncessaires pour devenir un bon ingnieur telles que lesprit danalyse, lesprit dquipe ou la polyvalence, il existe dautres qualits capitales dont on doit faire preuve tout au long de sa carrire. La communication au sens large est un pilier incontournable de ces qualits essentielles. La capacit de communiquer ses ides ou dcouvertes est au moins aussi importante que la connaissance elle-mme. Il est important de commencer ds ses tudes amliorer sa communication la fois verbale et crite. La rdaction de rapports est un lment important de communication crite pour lingnieur et cest pourquoi ce document dicte quelques rgles de bonne pratique pour la rdaction de rapports. Le but premier dun rapport est de fournir une information de manire brve et claire. La brivet est importante, un rapport nest pas un roman. La clart est obtenue en subdivisant le rapport en chapitres, sections, sous-sections, titres, etc. ayant chacun un rle prcis jouer. Il ny a videmment pas une seule manire de rdiger un rapport technique, mais la structure expose ici se veut valable pour le plus grand nombre de rapports techniques. Cette structure pouvant bien entendu tre modifie en fonction du type de rapport.

1.2 But et Objectifs

Le but de ce document est de donner aux tudiants des rgles de bonnes pratiques lors de la rdaction de rapports. Les objectifs spcifiques sont : Justifier limportance de rapports structurs, Dcrire et expliquer la structure dun rapport technique, Proposer une mise en page gnral pour la prsentation de rapport et Proposer une approche logique la rdaction de rapports.

2. STRUCTURER UN RAPPORT
2.1 Gnralits
Il est important de comprendre que la structure dun rapport dcoule directement du fait quil doit pouvoir tre lu diffrents niveaux. Le niveau de dtails des informations requis par un directeur technique est bien entendu diffrent de celui attendu par un directeur commercial. Plutt que dcrire diffrents rapports pour chaque niveau hirarchique, il est clairement plus intressant dcrire un rapport unique structur de manire telle pouvoir tre lu de manire diffrente par diffrentes personnes. Il y a quatre parties principales tout rapport, chacune delles ayant un rle prcis jouer :

Rsum Introduction Corps du rapport (ex : Thorie, Description des expriences, Rsultats et Discussions) Conclusions

Il est galement possible dinclure des annexes la fin du rapport. Un bref aperu du contenu de chaque partie du rapport est donn dans les sections suivantes.

2.2 Le Rsum
En un nombre de mot aussi limit que possible, le rsum introduit le sujet gnral du rapport, le type de dmarche effectue et les rsultats cls. En gnral, les rsums ne dpassent pas 250 mots et sont gnralement rdigs en un seul paragraphe. Le rsum se doit de distiller les lments cls du rapport apparaissant dans lintroduction et dans les conclusions et doit pouvoir tre lu en isolation totale du reste du rapport. Il est donc utile dviter les symboles, les acronymes ou des rfrences dautres sections du rapport.

2.3 LIntroduction
Lintroduction est une mise en contexte du sujet que vous allez dvelopper dans le corps du rapport. En allant toujours du gnral au particulier, lintroduction doit rpondre aux questions suivantes que le lecteur pourrait se poser:

pourquoi ce travail est-il prsent ? o se situe-t-il dans le monde des ingnieurs ? comment est-il reli dautres travaux dans ce domaine? quels sont les buts et objectifs du projet?

Il est parfois intressant de diviser lintroduction en sections telles que : 1.1 Motivations / Gnralits / ... 1.2 Buts et objectifs de manire ce que le problme soit dabord prsent dune manire gnrale avant de donner une dfinition claire de lapproche suivie dans le travail pour amener une solution.

2.4 Le Corps du Rapport

Cest la partie principale du rapport qui doit fournir toutes les explications, tous les rsultats et commentaires. Cette partie doit rpondre toutes les questions quune personne intresse par ltude pourrait se poser pour comprendre en dtails votre travail. Par exemple, un rapport sur un travail exprimental devrait inclure les sections suivantes :

thorie mthode exprimentale rsultats discussions

Ces sections devant bien entendu sadapter au sujet du rapport.

2.5 Les Conclusions

Les conclusions doivent tre une version condense des principaux rsultats donns dans les chapitres et sections prcdents. Attention, aucun nouveau dveloppement ou argument scientifique ne doit tre prsent dans les conclusions, tout doit dj avoir t prsent dans les sections discussions prcdentes. Il est galement important de relier les conclusions aux objectifs noncs dans lintroduction de manire donner une unit lentiret du rapport. Pour les travaux plus importants (par exemple Travaux de Fin dEtudes) il peut tre intressant de nommer ce chapitre Conclusions et Perspectives futures et de le subdiviser en ces deux sections.

2.6 Les Annexes

Dune manire gnrale, les annexes comprennent toute information qui nest pas directement utile au lecteur ou, pour une raison ou une autre, qui est difficilement intgrable au corps du rapport. Les annexes les plus classiques sont :

longues drivations mathmatiques dessins techniques de grandes dimensions (attention, les graphiques cls doivent tre insrs dans le corps du rapport)

Toute annexe doit tre rfrence depuis le corps du rapport, si ce nest pas le cas, cest que vous ne lutilisez pas et quelle ne sert donc rien. Gnralement, les annexes sont rfrences au moyen de lettre majuscule : Annexe A, Annexe B, etc.

3. COMMENT PROCEDER ?
Idalement, la premire chose faire est dcrire la table des matires. On crit dabord les titres et sous-titres du rapport. Ensuite, brivement, peut-tre sous forme de points, on crit le contenu de ce que lon projette dcrire dans chaque section. La premire chose crire est lintroduction. En thorie, on aura fait un travail de recherche (lecture, cours, visite, etc.) avant de se lancer dans le projet et on aura ainsi gagn une certaine exprience du sujet ; ce qui permettra de rdiger lintroduction. Toutes les informations importantes que lon aura pu acqurir durant cette recherche doivent normalement se retrouver dans lintroduction et il est donc tout fait normal de retrouver la plus part des rfrences dans cette partie du rapport. Lintroduction se termine en nonant les buts et objectifs du projet. On peut prsent crire le corps du rapport en incluant autant de dtails que ncessaire pour permettre au lecteur de comprendre aisment toutes les dmarches entreprises. Les annexes sont gnralement gnres lors de la rdaction du corps du rapport. Les conclusions du rapport reprennent alors les rsultats cls dj prsents dans les sections qui prcdent ; rien de nouveau ne doit tre introduit ici. Idalement, tout lecteur qui dsire se familiariser avec le travail sans pour autant entrer dans tous les dtails de ltude devrait pouvoir le faire en ne lisant que lintroduction et les conclusions. Finalement, on rdige le rsum. Ici non plus, rien de nouveau ne doit apparatre. Le rsum doit seulement reprendre les points principaux de lintroduction et des conclusions. Il est important que le rsum existe par lui-mme et quil puisse tre lu en totale indpendance du reste du rapport.

4. ORGANISATION DU RAPPORT
4.1 Introduction
Structurer un rapport a pour but de le rendre accessible au plus grand nombre de lecteur possible. Organiser la structure permet au lecteur de trouver encore plus facilement linformation qui lintresse. On ne doit pas hsiter utiliser les fonctionnalits des logiciels de traitement de texte (gras, soulign, puces, etc.) pour amliorer lorganisation des diffrentes sections. LAnnexe A prsente un exemple dorganisation possible.

4.2 Style
Le style dun rapport doit tre sobre et prcis. Il doit permettre dexposer les ides avec clart. Il ne faut pas sur crire . Idalement, les phrases doivent tre de longueur modre. Il est galement capital dviter les fautes dorthographes qui sont toujours du plus mauvais effet. Bien que simples, les tournures de phrases doivent rester soignes et en accord avec le rapport. Par exemple, le rapport tant gnral, il est important que la tournure le soit galement. On privilgiera donc lemploi du on par apport au nous et surtout au je . Par modestie, lorsque lon doit rendre compte dun choix personnel, on peut utiliser le nous pour souligner ce fait. Les pages doivent tre imprativement numrotes de manire continue. Noter que dans le cas de rapports scientifiques, le recours des notes de bas de page est assez inhabituel et doit donc tre utilis de manire exceptionnelle.

4.3 Figures et Tables

Les figures et tables doivent tre numrotes selon le chapitre auquel elles appartiennent et places aussi prs que possible du texte qui leur fait rfrence. Les figures et tables sont numrotes sparment, par exemple, Figure 3.1, Figure 3.2, etc. et Table 3.1, Table 3.2, etc. Dans de courts rapports, les figures et tables peuvent tre numrotes conscutivement tout au long du rapport plutt que par chapitre. Les figures et tables sont rarement numrotes par section et sous-section. Les graphiques sont repris comme figures et sont donc numrots comme telles. En plus dun numro de Figure ou de Table, il est souvent utile dinclure galement une lgende dcrivant la figure ou la table. La lgende doit permettre une lecture rapide de la figure ou de la table et doit donc reprendre linformation complte prsente sous forme condense. Il est galement important de faire rfrence toute figure ou table depuis le texte et ce toujours en amont de celles-ci. Finalement, la dernire chose bien respecter lors de linsertion de graphiques est de sassurer que linformation que celui-ci doit faire passer saute le plus directement possible aux yeux du lecteur. Pour cela, il est important de faire un bon choix dchelle, de nommer correctement les axes (avec leurs units !) ou encore dutiliser des types de tracs diffrents si de nombreuses courbes se superposent. A ce propos, il est souvent conseill de ne pas utiliser un code de couleur pour diffrencier les courbes car linformation du graphique serait perdue lors dune ventuelle photocopie. Un code se basant sur des symboles diffrents est le plus souvent prfrable.

4.4 Equations
Les quations doivent galement tre numrotes conscutivement en fonction du chapitre (ou parfois de la section) et toute quation doit tre rfrence depuis le texte. Ici aussi, pour les rapports plus courts, les quations peuvent tre numrotes conscutivement tout au long du rapport (comme les figures et tables). Rappelez-vous quil est prfrable de consigner les longs dveloppements mathmatiques en annexe.

4.5 Rfrences
Rfrencer est un des aspects les plus importants lors de la rdaction dun rapport. Gnralement, le travail doit tre replac dans le contexte dune connaissance gnrale existante. A ct de cela, il se peut que lon souhaite utiliser, par exemple, une figure provenant dun livre ou de toute autre source. Rfrencer correctement ses sources fait partie des connaissances les plus difficiles matriser lors de la rdaction.

Il existe deux grandes manires de rfrencer. 4.4.1 Par Numros Par exemple: Il est bien connu que les boeufs viennent avant la charrue [1] Lordre de la numrotation des rfrences tant simplement lordre dapparition dans le texte. 4.4.2 Par Nom Deux choix sont possibles suivant que le nom de lauteur apparat directement ou non dans la phrase : Selon Smith (1955) les bufs viennent avant la charrue ou Il est bien connu que les boeufs viennent avant la charrue (Smith, 1955) Dans le cas o le livre (ou la publication) a plus de deux auteurs, alors la forme gnrale (Smith et al., 1955) doit tre utilise. Si vous utilisez par exemple une figure directement reprise dune publication, celle-ci doit tre directement identifie comme telle dans la lgende par exemple : Fig. 3.4 : Charrue et bufs dans leur configuration habituelle (daprs Smith, 1955) Les rfrences des publications apparaissant alors dans les annexes sous la forme suivante (par ordre de numro ou par ordre alphabtique) Baldwin, M., Turpin, E. & Wilton, D. (1993), Long-Term Stability of Soap Films, Wetherfield Publishers Ltd. Saddler A.J., & Wright B. (1923), Design rules for cartwrights, J Horse-drawn Vehicles, 26, pp104-190. Smith, W.J.E.T.B. (1955), Philosophical misconceptions, Phil Tran, 106, pp 23-24. Remarquez que chaque mot dun titre de livre ou de journal commence par une majuscule, quun titre darticle apparat entre guillemets et ne comporte pas de lettre majuscule. Notez aussi quil existe des abrviations pour certains mots courants : J.= Journal, Tran.= Transactions, Proc.= Proceedings of, Int.= International, Conf.= Conference., Les notations en gras reprsente le volume du journal. Les numros de pages utilises doivent tre donns ainsi que le numro ISBN du document (si possible). Il existe bien dautres manires de rfrencer ses sources (voir la bibliothque par exemple). Celle expose ici nest quun exemple et le choix final reste libre. Il est cependant impratif de garder le mme style de rfrence tout au long du rapport ! Les rfrences provenant dInternet doivent inclure ladresse lectronique du site ainsi que la date laquelle linformation a t consulte tant donn le caractre souvent phmre de telles sources.

5. CONCLUSIONS
1. Un bon rapport est capital dans le monde des ingnieurs. Un rapport a pour but dinformer le lecteur dune manire claire et prcise. 2. Le rapport doit tre structur de manire permettre diffrents lecteurs de trouver le niveau dinformation quils recherchent. 3. Une bonne organisation du rapport aide le lecteur trouver linformation quil recherche. 4. La rdaction dun rapport est un exercice direct qui dcoulera de manire naturelle si les quelques rgles nonces ci-dessus sont respectes.

REMERCIEMENTS
Il est parfois bon de remercier le (ou les) promoteur(s) de projet, la (ou les) personnes ayant contribu au succs du travail ou autre Si vous en prouvez le dsire, un petit paragraphe ou deux peuvent venir sintercaler entre le rsum et la table des matires de votre rapport.

REFERENCES
Easson W., Bruce T. (1999), Structure of a technical report , School of Mechanical Engineering, Edinburgh

ANNEXE A: GUIDE POUR LORGANISATION DU RAPPORT

(La taille de police utilise dans un rapport est souvent le 12pt)

TITRE
(minimum 16pt et gras)

Nom Affiliation de lauteur Date dcriture

RESUME
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REMERCIEMENTS
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TABLE DES MATIERES

(Eventuellement table des illustrations, table des tables, notations, etc.)

1. INTRODUCTION 2. THEORIE
2.1 Section
2.1.1 Sous-section Sous-sous-section

3. METHODE EXPERIMENTALE 4. DISCUSSIONS 5. CONCLUSIONS

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REFERENCES ANNEXE A ANNEXE B -