Mise en Place D'une Solution de GED: Cahier Des Prescriptions Spéciales

Mise en place d’une solution de GED
Cahier des prescriptions spéciales
Juin 2014
Sommaire
I. Présentation générale....................................................................................................................4
Introduction.......................................................................................................................................4
Contexte.............................................................................................................................................4
II. Description globale du projet.........................................................................................................5
1. Objectifs.....................................................................................................................................5
2. Approche....................................................................................................................................5
3. Fonds documentaire...................................................................................................................6
4. Utilisateurs.................................................................................................................................6
5. Bénéfices attendus.....................................................................................................................6
III. SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES...............................................................................................7
1. Système de gestion électronique des documents......................................................................7
1.1. Principales fonctionnalités..................................................................................................7
1.1.1 Acquisition des documents.............................................................................................7
1.1.2 Indexation.......................................................................................................................8
1.1.3 Recherche.......................................................................................................................8
1.1.4 Consultation...................................................................................................................9
1.1.5 Diffusion.........................................................................................................................9
1.1.6 Stockage et archivage.....................................................................................................9
1.2. Gestion du document.......................................................................................................10
1.2.1 Cycle de vie des documents..........................................................................................10
1.2.2 Type des documents.....................................................................................................10
2. Système de gestion de courrier................................................................................................11
2.1. Fonctionnalités attendues................................................................................................11
3. Système de gestion de processus (Workflow)..........................................................................11
3.1. Principales fonctionnalités................................................................................................11
3.2. Travail collaboratif............................................................................................................12
3.3. Création de formulaires....................................................................................................12
IV. SPECIFICATIONS TECHNIQUES.....................................................................................................13
Environnement applicatif actuel.....................................................................................................13
Choix technologiques de la SAPST....................................................................................................13
Exigences techniques.......................................................................................................................13
1. Accès Web............................................................................................................................14
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2. Capacité et performance......................................................................................................14
3. Disponibilité et continuité....................................................................................................14
4. Sécurité d’accès au système et aux données........................................................................14
5. Interfaçage avec Active Directory.........................................................................................15
6. Supervision et gestion des incidents.....................................................................................15
7. Montée en charge................................................................................................................15
8. Traçabilité.............................................................................................................................15
9. Sauvegarde...........................................................................................................................15
10. Archivage et restauration.................................................................................................16
11. Mode déconnecté.............................................................................................................16
V. PRESTATIONS ATTENDUES...........................................................................................................16
5.1. Interface...................................................................................................................................17
5.2. Bases de données.....................................................................................................................17
5.3. Maquette fonctionnelle............................................................................................................17
5.5. Maintenance / mise à jour........................................................................................................18
5.6. Accompagnement.....................................................................................................................18
5.7. Formation et transfert de compétences...................................................................................19
5.8. Conduite de changement.........................................................................................................19
5.9. Assistance et conseil dans les choix techniques.......................................................................19
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I. Présentation générale
Introduction
Dans le cadre de la modernisation et la rationalisation de ses processus, et pour répondre aux

exigences opérationnelles liées à la gestion et à la conservation de son fonds documentaire, la
SAPST a décidé de lancer le projet d’acquisition et d’intégration d’une solution de gestion
électronique des documents et de workflow documentaire.
Le système GED devra faciliter la recherche des informations en diminuant la circulation des
documents en support papier, de maîtriser l’archivage et de gagner en productivité en optimisant les
processus et en réduisant les temps d’exécution.
Contexte
L’un des constats fait au quotidien est que chaque personne impliquée dans le processus de gestion
documentaire fait face à des problématiques liées à :
 La lourdeur dans la gestion et le suivi des documents pour l’acquisition, le référencement, la

mise à jour, la diffusion et l’archivage de la documentation
 La perte de traçabilité lors de la circulation des documents entres les collaborateurs
 La sécurisation et la protection des documents (doublons, perte, élimination involontaires)
 La Difficulté de repérage et d’accès aux documents et à l’information.
Pour pallier à ces difficultés, et répondre aux exigences croissantes en termes de qualité et de
fluidité des informations, une mise en place d’un outil de gestion documentaire et de workflow
constitue une solution indispensable.
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II. Description globale du projet
1. Objectifs
Les objectifs de la réalisation et de la mise en place d’une solution de gestion électronique des
documents et de gestion de workflow documentaires s’inscrivent dans une vision de
dématérialisation, de modernisation et d’automatisation du système documentaire et
informationnel.
A travers l’acquisition de cette solution, la SAPST souhaite répondre à ses besoins en matière de
gestion documentaire et de processus et de réaliser les objectifs opérationnels suivants :
 Dématérialiser les documents papier et les circuits de traitement documentaire (partage,

diffusion, circuit d’approbation…) ;
 Intégrer l’ensemble des documents électroniques sur une même plateforme ;
 Indexer et référencer les documents de manière unique ;
 Mettre en place un référentiel documentaire centralisé, partagé, sécurisé et facilement
accessible aux collaborateurs ;
 Conférer aux collaborateurs l'accès électronique aux documents existants, éliminant les
temps d’attentes pour la recherche et la consultation des documents ;
 Faciliter l’accès direct aux informations et aux documents dans le cadre des habilitations
définies ;
 Permettre l’interfaçage du système avec d’autres applications ;
 Diminuer les coûts d’archivage, de recherche et de diffusion des documents ;
 Permettre une meilleure visibilité, compréhension et amélioration des processus ;
 Moderniser les méthodes de travail et, par conséquent, augmenter la productivité et
l’efficacité.
2. Approche
L’approche adoptée par la SAPST consiste à acquérir une solution de gestion électronique des
documents et de workflow documentaire conforme aux spécifications fonctionnelles et techniques
décrites dans le document présent et à la déployer.
La phase de cadrage permettra de réaliser un focus sur la gestion documentaire et de workflow au

niveau de la SAPST, de définir les besoins actuels et les attentes souhaitées d’un point de vue
fonctionnel et technique.
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3. Fonds documentaire
La solution de GED devra intégrer les fichiers issus de :
- La base de données existante

- De documents papiers
- De fichiers numériques
o Feuilles de calcul
o Fichiers textes
o Fichiers audio
o Fichiers vidéo
o Listings
o Courriers électroniques
4. Utilisateurs
Le système devra permettre également la gestion des habilitations et des droits d’accès.
La solution devra être accessible par l’ensemble des membres de la SAPST et adaptée au nombre
prévu d'utilisateurs. Une attention toute particulière sera portée à l'ergonomie et à la simplicité du
produit choisi. Les différents niveaux d'autorisation nécessaires peuvent aussi être définis dans cette
partie.
5. Bénéfices attendus
La SAPST souhaite à travers la mise en place de la solution de GED :
 Réduire l’espace de stockage des documents ;

 Réduire le temps de recherche et d’accès aux documents ;
 Améliorer la productivité ;
 Maximiser le travail collaboratif ;
 Améliorer la traçabilité et l’accessibilité aux documents ;
 Améliorer la fluidité de circulation et de traitement de l’information ;
 Accélérer et développer le partage, la mutualisation et la valorisation des informations ;
 Répondre aux contraintes liées à l’archivage ;
 Répondre aux exigences des normes qualité ;
 Contrôler les procédures et les flux de travail ;
 Maximiser l’optimisation et l’automatisation des processus.
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III. SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES
Les spécifications fonctionnelles détaillées dans le présent document ont pour but de décrire la
solution globale intégrée à mettre en place. Trois modules sont distingués :
 Module GED (Gestion Electronique de Documents)

Le concurrent devra proposer une solution couvrant l’ensemble des fonctionnalités exigées pour ce
module. Toute proposition de fonctionnalité supplémentaire par le concurrent pouvant aider à
mieux optimiser ses processus documentaires et dématérialiser ses documents serait un plus.
 Module gestion de courrier
module. Toute proposition de fonctionnalité supplémentaire par le concurrent pouvant aider à
mieux optimiser ses processus documentaires en matière de gestion de courrier entrant/ sortant
serait un plus.
 Module Workflow (Gestion Electronique de Processus documentaires)

module et fonctionnant de manière complètement intégrée avec le module GED. Toute proposition
de fonctionnalité supplémentaire par le concurrent pouvant aider à mieux optimiser ses processus
documentaires serait un plus.
1. Système de gestion électronique des documents
1.1. Principales fonctionnalités
1.1.1 Acquisition des documents
Numérisation de documents papier
Le système GED doit permettre l’acquisition de documents papier par numérisation à l’aide d’un
scanner et d’un produit (logiciel) du commerce standard.
Le mode de numérisation (RAD, LAD, OCR,…) sera défini lors des ateliers de cadrage.
Intégration de documents électroniques
Le système GED devra assurer l’intégration de documents bureautiques courants

(.doc, .docx, .xls, .ppt, .pdf, etc.) provenant de différentes versions de logiciels, de différents systèmes
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d’exploitation et de différents postes de travail de manière simple (c’est-à-dire conforme aux

habitudes de travail).
Il devra également permettre la conversion des documents bureautiques finaux en format PDF et
stockage du format converti et du format natif, l’intégration de documents générés par d’autres
applications l’intégration des données qui ont en partie été exportées en format tabulé ainsi que
l’intégration simple (c’est-à-dire conforme aux habitudes de travail) des emails et documents
attachés aux emails depuis différents clients de messagerie (Outlook, …).
Le module de numérisation devra permettre de gérer également les codes à barre.
A l’issue de la phase de cadrage, le titulaire devra spécifier les périmètres de capture centralisée et
décentralisée.
Les fonctionnalités qui suivent concernent tous les types de documents (format papier ou
électronique).
1.1.2 Indexation
Le système devra proposer des fonctionnalités d’indexation manuelle des documents par saisie
d’attributs et automatique de certains champs (date, n° de série, …) avec possibilité d’aide à la saisie
par listes prédéterminées (à définir lors des ateliers de cadrage), calendriers, etc.
L’indexation devra permettre le « marquage » des documents qui devront être supprimés lors de
l’archivage du dossier.
Le futur système permettra par ailleurs une gestion simple et une signalisation de la relation pouvant
exister entre plusieurs documents d’une même affaire ou entre plusieurs fichiers constituant un
document (lettre et annexes) ainsi que l’usage de tampon automatique des documents (validation,
rejet, etc.) ; les documents seront classés dans des dossiers organisés hiérarchiquement en sous-
dossiers (plan de classement) de manière similaire au classement utilisé pour les dossiers papier.
La visualisation de l’organisation des dossiers constitués en arborescence et l’attribution d’un statut «
archivé » aux dossiers devront être possibles par le biais de ce système.
1.1.3 Recherche
Le système doit permettre plusieurs types de recherche :
 Recherche simple à travers des mots clés

 Recherche multicritères de documents selon les différents champs
 Recherche de documents en texte intégral (écran de recherche simple), avec possibilité de
lancer cette recherche dans un ou plusieurs dossiers sélectionnés par l’utilisateur.
L’utilisateur pourra également naviguer par arborescence dans les dossiers.

La fonctionnalité de recherche pourra éventuellement s’étendre à un enregistrement et rappel de
requêtes.
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1.1.4 Consultation
Cette fonctionnalité consistera en l’affichage des dossiers/documents trouvés, afficher leur nombre
et des informations se rapportant à leur contenu (à définir lors des ateliers de cadrage).
Un affichage du document en mode texte (format natif ou PDF) avec visualisation sur le mot
recherché, navigation d’un mot recherché à l’autre est à prévoir par le système.
Le système devra permettre le tri des réponses (choix d’un critère, pertinence, etc.), la visualisation
du document dans son/ses dossier/s de classement, l’accès facilité aux documents du même dossier,
l’annotation avec gestion de droits ainsi que l’accès à un document lié et son extraction en local (sur
le poste de travail par exemple).
1.1.5 Diffusion
A terme, le document doit être diffusé au sein de la SAPST vers les acteurs concernés par mail ou via
le portail Web.
1.1.6 Stockage et archivage
La fonctionnalité de stockage ou d’archivage de documents permettra d’assurer la conservation des

documents dans le but de répondre à des obligations légales ou de fonctionnement.
La prise en compte du choix du support est essentielle. Il devra être adapté au volume de stockage, à
la fréquence de consultation ou à l’importance des données, et offrir des garanties en termes de
sécurité ou de confidentialité.
L’organisation du stockage et la durée de conservation seront définies lors de la phase de cadrage.
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1.2. Gestion du document
1.2.1 Cycle de vie des documents
La fonctionnalité de gestion des documents est la composante principale d’un système intégré de
gestion des documents. Ce qui suit constitue un aperçu des éléments et des capacités essentielles de
gestion des documents devant être fournies par le système GED proposé.
Afin de développer le travail collaboratif notamment entre les services des différentes directions, le
système doit fournir les capacités de gérer les documents tout au long de leur cycle de vie (créé,
révisé, approuvé, publié, archivé, supprimé).
Le futur système devra permettra d’homogénéiser les règles de gestion de la documentation de la

direction en permettant le classement des documents dans des dossiers et sous-dossiers. Il sera aussi
possible de définir par exemple des critères d’indexation spécifiques par type de documents ou par
liste de mots-clés pour une famille de documents. Pour certains types de documents, il sera
nécessaire d’indexer le contenu même du document.
Pour tout type de document, la solution devra être capable de gérer les versions du document tout
au long de son cycle de vie.
La solution devra permettre en outre la gestion de la durée de vie des documents selon des règles
définies soit par type de document, par famille de document ou enfin par valeur d’index donné.
1.2.2 Type des documents
Le système GED devra être capable de gérer principalement les types de documents suivants :
 Documents physiques (papier, chèque, relevé, fax, plans…)
 Documents électroniques : provenant des applications SI et des applications métier,

des emails, des applications bureautiques, photos, autres types de fichiers
électroniques…
 Documents multimédias : son, vidéo.
 Impressions : Etats, reportings, spools.
 Contenu web : intranet, d’autres sites web…
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2. Système de gestion de courrier
2.1. Fonctionnalités attendues
La solution devra permettre de réaliser les fonctionnalités suivantes:
 Numérisation, enregistrement et indexation du courrier ;

 Définition du circuit de traitement ;
 Diffusion du courrier en interne ;
 Accusés de réception ;
 Production de réponses mises en forme automatiquement à partir de modèles
paramétrables (fusion et publipostage) ;
 Suivi (gestion de délais et alertes, traçabilité avec historique complet des courriers)
 Archivage ;
 Recherche multicritère et plein texte ;
 Tableaux de bord
L’outil permettra de réaliser les différentes fonctions de dématérialisation et de traitement des flux
entrant/ sortant, de traitement, d’optimisation et d’organisation du courrier.
L’évolutivité, l’adaptabilité, l’accessibilité et l’interopérabilité de la solution sont également des

éléments importants à prendre en compte lors de la mise en place de la solution.
3. Système de gestion de processus (Workflow)
3.1. Principales fonctionnalités
Ce qui suit constitue un aperçu des éléments et des capacités de workflow qui doivent être fournis
dans le système proposé :
 Intégration avec le fonds documentaire
 Outil graphique de modélisation et d’exécution des processus
 Possibilité d’intégrer le système de workflow avec d’autres applications sans recourir à des
développements ou d’autres produits
 Gestion de versions des processus avec un minimum d’impact sur le processus déjà en
production
 Monitoring des processus
 Contrôle des données et analyse des processus déjà terminés et archivés
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 Simulation de nouvelles règles sur des données existantes
 Incorporation des mécanismes de gestion des règles du métier

 Définition de formulaires électroniques
 Réutilisation des définitions de processus
 Contrôle entre le processus modélisé et les intégrations externes
 Interface Web pour tous les composants du système
 Intégration avec d’autres applications à travers les standards J2EE et XML

 Simplicité au niveau de l’administration
3.2. Travail collaboratif
Le système devra permettre de mettre en place un environnement de travail collaboratif, utilisant

notamment les technologies Web, mais aussi des fonctionnalités comme :
 Annotations sur le document ;
 Gestion des alertes ;
 Réassignation de tâches…
Le module de travail collaboratif devra être interfaçable avec les outils groupeware tels que
outlook…
3.3. Création de formulaires
Le système workflow doit permettre la possibilité de création de formulaires qui seront complétés au
fur et à mesure du déroulement du workflow par les différents acteurs.
Il s’agit de reprendre les formulaires papier existants et d’en créer de nouveaux s’ils n’existent pas.
Les documents qui feront l’objet de création de formulaire seront précisés lors des ateliers de
cadrage selon les besoins.
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IV. SPECIFICATIONS TECHNIQUES
Environnement applicatif actuel
L’activité des différentes entités participant dans ce projet est supportée par un certain nombre
d’applications métier fondamentales pour l’accomplissement des activités de la SAPST.
Le diagramme représentant la situation actuelle du SI de la SAPST ainsi qu’une description des

fonctions des différentes applications seront fournis au démarrage des ateliers de cadrage.
Choix technologiques de la SAPST
Le prestataire sera en mesure de fournir, lors de la phase de cadrage, une description détaillée des
outils et des moyens matériels et logiciels dont il dispose.
Elle portera sur :
 L’Infrastructure logicielle
 L’Architecture réseau WAN
 La Plateforme de stockage
Exigences techniques
La solution de GED devra permettre de répondre aux exigences techniques relatives à :
1. L’accès Web
2. La capacité et la performance
3. La disponibilité et la continuité
4. La sécurité d’accès au système et aux données
5. L’interfaçage avec Active Directory
6. La supervision et la gestion des incidents
7. La montée en charge
8. La traçabilité
9. La sauvegarde
10. L’archivage et la restauration
11. L’accès en mode déconnecté
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1. Accès Web
La solution doit proposer un accès à l’applicatif au travers d’une interface WEB et s’intégrer avec
l’environnement technique de la SAPST.
L’interface Web de l’application, doit permettre un accès facile et convivial aux différentes
fonctionnalités d’utilisation et d’administration.
2. Capacité et performance
Les fonctions du futur système doivent être performantes pour permettre le gain en productivité
souhaité. Le prestataire devra préciser les volumétries de documents et de connexions utilisateurs
supportés et les performances assurées par sa solution en se basant sur ses références.
Le soumissionnaire devra préciser également les prérequis nécessaires pour un fonctionnement

optimal de sa solution.
Des études menées en phase de cadrage permettront de déterminer les performances attendues en
termes de capacité et de connexions.
3. Disponibilité et continuité
Le prestataire devra communiquer dans son offre la durée d’accessibilité à l’application et

d’indisponibilité en cas de panne.
En cas de dysfonctionnement, le système mis en place ne devra en aucun cas impacter le bon
fonctionnement des systèmes avec lesquels il interagit.
Le soumissionnaire devra également indiquer la liste d’erreurs connues, afférentes à la solution, avec
les modes de résolution, ainsi que les mécanismes de prévention à prévoir.
4. Sécurité d’accès au système et aux données
La gestion de la sécurité des informations doit être assurée de manière à maintenir un haut niveau
de confidentialité et un contrôle strict des droits d’accès.
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Des dispositifs de confidentialité, d’intégrité et de traçabilité doivent être prévus pour assurer une
sécurité maximale des traitements au niveau du système.
5. Interfaçage avec Active Directory
Pour la gestion des authentifications et des profils utilisateurs du futur système GED, la solution doit
s’interfacer avec l’annuaire Active Directory.
6. Supervision et gestion des incidents
La solution devra permettre de détecter des anomalies et les remonter aux administrateurs
techniques par exemple en cas de dysfonctionnement des connecteurs entre le système GED et les
autres applications.
7. Montée en charge
Le système doit être en mesure de supporter la montée en charge en termes de volumétrie en

entrée et en termes de nombre d’utilisateurs du système.
Le soumissionnaire devra fournir dans son offre l’évolution des composants techniques en fonction
des montées en charge.
8. Traçabilité
La solution devra garantir la traçabilité de toutes les actions utilisateurs et système avec la
journalisation pour des fins de conservation.
9. Sauvegarde
Le système cible doit contenir des procédures de sauvegarde régulière pour l’ensemble des données
et des différents composants du système.
La sauvegarde de la solution doit s’inscrire dans la politique de sauvegarde de la SAPST.
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10. Archivage et restauration
La solution devra permettre de suivre, en statut d’archive, toute information sur les données
pendant une période donnée. Elle devra également permettre la restauration de ces données si la
nécessité se présente.
11. Mode déconnecté
Le concurrent doit préciser si sa solution permet de travailler en mode déconnecté en offrant la

possibilité de faire des réplications locales ou d’une partie de la base, puis la synchronisation à la
connexion. Toutefois, il doit mettre en exergue aussi dans son offre l’impact de la mise à disposition
d’une telle fonctionnalité sur les performances du système en termes de temps de réponse et
d’impact sur le réseau.
V. PRESTATIONS ATTENDUES
Le soumissionnaire aura à sa charge la réalisation, l’intégration et la mise en service de la solution

objet du présent cahier des charges.
Le concurrent indiquera dans sa réponse un planning détaillé permettant l’atteinte de cet objectif y
compris les charges de la SAPST.
Le prestataire doit s’engager sur le résultat en respectant les délais et les budgets du projet.
Le prestataire devra assurer :
- La fourniture d’une solution logicielle adaptée aux besoins exprimés par la SAPST et des
licences nécessaires ;
- Le pilotage du cadrage et de la conception de la solution ;
- L’intégration et la mise en service de la solution ;
- La formation et le transfert des compétences ;
- L’assistance technique et fonctionnelle ;
- L’assistance à la conduite du changement ;
- La fourniture des livrables incombant à chacune des actions menées ;
- La proposition d’une décomposition détaillée du projet et la description de chaque étape
tout en incluant l’ensemble des prestations demandées.
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5.1. Interface
Le contenu de l’outil doit être édité en français.
Le prestataire doit être en mesure de proposer une solution conviviale, personnalisable et simple
d’utilisation. Les écrans doivent être explicites pour permettre à l’utilisateur de comprendre le mode
de fonctionnement de l’application.
Pour la conception de l’interface, le prestataire devra :
 Créer un menu de navigation spécifique à chaque profil d’utilisateurs

 Créer et intégrer des éléments graphiques
5.2. Bases de données
La base de données doit pouvoir stocker et structurer les informations.
La solution de GED doit permettre le classement des données (tris, moteurs de recherche …). Le
contenu de la base doit être géré à partir d’une interface graphique.
La base de données GED doit contenir principalement les données sur :
 Les catégories et le contenu des documents

 Les utilisateurs
Lors de la conception du progiciel, le soumissionnaire doit reprendre la structure de la base de

données existante et si nécessaire y effectuer des ajouts de base ou des modifications.
Le prestataire devra présenter une modélisation au donneur d’ordres avant de procéder à

l’intégration. Il devra également prendre en charge l’installation du support de stockage de la base
de données.
5.3. Maquette fonctionnelle
Avant la conception du système GED, il sera demandé au prestataire de réaliser une maquette
fonctionnelle pour vérifier :
- Le contenu visuel et graphique ;

- La pertinence des fonctionnalités ;
- Les processus fonctionnels ;
- Les procédures de saisie, d’enregistrement des documents et les méthodes de consultation.
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5.5. Maintenance / mise à jour
Le prestataire devra fournir des prestations de maintenance concernant le bon fonctionnement de

l’intégration de la solution de GED et de son évolution. Les mises à jour doivent porter sur :
- Les équipements logiciels et matériels nécessaires à l’évolution de l’outil

- L’ajout de composants, de modules ou des extensions permettant d’améliorer les
fonctionnalités du progiciel
Une formation de l’équipe en charge de l’administration et de la mise à jour de la solution doit

également être assurée par le prestataire.
Le prestataire devra proposer une maintenance (assistance téléphonique, dépannage, aide en ligne).
- évolutive : améliorer les fonctionnalités, insérer de nouveaux formats …
- corrective : assurer l’opérationnalité du progiciel en cas de dysfonctionnement
Dans le cadre de la mise à jour et de la maintenance, Le prestataire devra spécifier les prestations
inclues dans l’offre et indiquer les conditions dans lesquelles seront réalisées ces prestations.
5.6. Accompagnement
Le soumissionnaire assurera :
- Le pilotage et la coordination des opérations ;

- La fourniture et l’installation des matériels et des logiciels nécessaires à la mise en place de la
solution ;
- L’installation du progiciel et configuration de l’administration ;
- L’interfaçage de la solution avec les autres applications existantes ;
- Le test du système mis en place ;
- Le support technique aux utilisateurs ;
- La fourniture d’un guide d’utilisation de l’outil de mise à jour ;
- La formation à l’utilisation du progiciel.
Le prestataire devra définir les conditions d’accompagnement ou d’assistance inclues dans l’offre.
Dans le cas où certaines de ces prestations n’entrent pas dans l’offre, le prestataire devra préciser les
conditions d’exécution ainsi que leur tarification.
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5.7. Formation et transfert de compétences
Le concurrent détaillera dans son offre, le plan et la démarche qu’il compte adopter pour réaliser et
réussir la formation et le transfert de compétences des équipes de la SAPST.
Ce plan devra couvrir l’ensemble des besoins en termes de formations requises pour la bonne
utilisation du système GED.
Le plan devra prendre en compte la formation de l’équipe en charge du projet et d’assurer le

transfert de compétences.
Les personnes formées prendront le relai pour la formation des utilisateurs finaux de la solution.
Le but étant que les équipes de la SAPST s’approprient la solution mise en place, et bénéficient
pleinement de toutes les fonctionnalités attendues. Toutefois, la SAPST pourra solliciter le Titulaire
en cas de besoin. Ce dernier devra préciser dans son offre financière, le prix du jour/h de formation
supplémentaire.
5.8. Conduite de changement
Dans son offre, le concurrent proposera une démarche pour assister la SAPST dans les chantiers de
conduite de changement (dès la phase de cadrage). En effet, à la lumière des résultats de la phase de
cadrage, la SAPST souhaite que les aspects formation, assistance au déploiement, et préconisations
en organisation adéquate, y soient intégrés.
L’objectif étant une utilisation optimale de l’outil. Le titulaire aura le rôle et la responsabilité de
contributeur principal dans la conception et la mise en œuvre des plans de la conduite de
changement en capitalisant sur son retour d’expérience et des bonnes pratiques en matière
d’implémentation des solutions de GED.
5.9. Assistance et conseil dans les choix techniques
Le titulaire devra mener une étude technique sur l’intégration de sa solution au sein du SI de la
SAPST, la plateforme optimisée à utiliser, le dimensionnement des équipements GED (scanners,
serveurs…) et des dispositifs de stockage selon l’évolution prévisionnelle de la volumétrie et la
proposition d’une organisation cible pour une meilleure utilisation du système GED en commençant
par une analyse d’impact puis par des recommandations à mettre en œuvre par la SAPST.
Le titulaire devra à l’issue de l’analyse technique et fonctionnelle, proposer une évolution à moyen
terme en tenant compte notamment de l’évolution du nombre d’utilisateurs et du nombre de
documents.
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Cahier des prescriptions spéciales

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Dans le cadre de la modernisation et la rationalisation de ses processus, et pour répondre aux

 La lourdeur dans la gestion et le suivi des documents pour l’acquisition, le référencement, la

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II. Description globale du projet

 Dématérialiser les documents papier et les circuits de traitement documentaire (partage,

La phase de cadrage permettra de réaliser un focus sur la gestion documentaire et de workflow au

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La solution de GED devra intégrer les fichiers issus de :

- La base de données existante

La SAPST souhaite à travers la mise en place de la solution de GED :

 Réduire l’espace de stockage des documents ;

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III. SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES

 Module GED (Gestion Electronique de Documents)

 Module gestion de courrier

 Module Workflow (Gestion Electronique de Processus documentaires)

1. Système de gestion électronique des documents

1.1. Principales fonctionnalités

1.1.1 Acquisition des documents

Numérisation de documents papier

Intégration de documents électroniques

Le système GED devra assurer l’intégration de documents bureautiques courants

SAPST- CPS Page 7

d’exploitation et de différents postes de travail de manière simple (c’est-à-dire conforme aux

Le système doit permettre plusieurs types de recherche :

 Recherche simple à travers des mots clés

L’utilisateur pourra également naviguer par arborescence dans les dossiers.

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1.1.6 Stockage et archivage

La fonctionnalité de stockage ou d’archivage de documents permettra d’assurer la conservation des

L’organisation du stockage et la durée de conservation seront définies lors de la phase de cadrage.

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1.2. Gestion du document

1.2.1 Cycle de vie des documents

Le futur système devra permettra d’homogénéiser les règles de gestion de la documentation de la

1.2.2 Type des documents

 Documents physiques (papier, chèque, relevé, fax, plans…)

 Documents électroniques : provenant des applications SI et des applications métier,

 Documents multimédias : son, vidéo.

 Impressions : Etats, reportings, spools.

 Contenu web : intranet, d’autres sites web…

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2. Système de gestion de courrier

2.1. Fonctionnalités attendues

La solution devra permettre de réaliser les fonctionnalités suivantes:

 Numérisation, enregistrement et indexation du courrier ;

L’évolutivité, l’adaptabilité, l’accessibilité et l’interopérabilité de la solution sont également des

3. Système de gestion de processus (Workflow)

3.1. Principales fonctionnalités

 Intégration avec le fonds documentaire

 Outil graphique de modélisation et d’exécution des processus

 Monitoring des processus

 Contrôle des données et analyse des processus déjà terminés et archivés

SAPST- CPS Page 11

 Simulation de nouvelles règles sur des données existantes

 Incorporation des mécanismes de gestion des règles du métier

 Contrôle entre le processus modélisé et les intégrations externes

 Interface Web pour tous les composants du système

 Intégration avec d’autres applications à travers les standards J2EE et XML