Gestion Electronique DE Document (GED) : Mardi Le 25/10/2022

GESTION
ELECTRONIQUE
DE
DOCUMENT
(GED)
Mardi le
25/10/2022 Utilisateur Windows Réalisé par UFDesign
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SOMMAIRE
Table des matières

GLOSSAIRE ......................................................................................................................................................................3
Introduction.........................................................................................................................................................................4
1 La GED : Principe .......................................................................................................................................................5
1.1 Définition............................................................................................................................................................5
1.2 Etapes du processus de GED ..............................................................................................................................5
1.2.1 Etape 1 : Acquisition de documents ...............................................................................................................5
1.2.2 Etape 2 : Gestion des documents ....................................................................................................................7
1.2.3 Etape 3 : Conservation des documents ...........................................................................................................7
1.2.4 Etape 4 : Diffusion des documents .................................................................................................................7
2 GED : Bénéfices et utilité pour les entreprises............................................................................................................8

2.1 Les Bénéfices d’une bonne Gestion Electronique de Documents (GED) ..........................................................8
2.1.1 Quelques fonctionnalités de GED...................................................................................................................8
2.1.2 Avantages pour l’entreprise ............................................................................................................................8
2.2 Cibles de la GED ................................................................................................................................................9
2.2.1 Secteurs d’activité...........................................................................................................................................9
2.2.2 Les cibles de la GED ......................................................................................................................................9
3 Les Logiciels de GED ...............................................................................................................................................10

3.1 Les logiciels Propriétaires (Payants).................................................................................................................10
3.1.1 Docuware......................................................................................................................................................10
3.1.2 Intalio............................................................................................................................................................11
3.1.3 OneHub.........................................................................................................................................................13
3.1.4 Documind .....................................................................................................................................................14
3.1.5 Smartsheet.....................................................................................................................................................15
3.1.6 Zoho Docs.....................................................................................................................................................16
3.1.7 Dropbox ........................................................................................................................................................17
3.2 Les logiciels gratuits ou Open Source ..............................................................................................................19
3.2.1 Nuxeo Platform.............................................................................................................................................19
3.2.2 Alfresco.........................................................................................................................................................20
3.3 Comment choisir le logiciel de GED adapté aux besoins de votre entreprise ? ...............................................20
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3.3.1 Bien définir les critères de choix ..................................................................................................................20
4 Reconnaissance et Lecture automatique de documents : RAD/LAD........................................................................24

4.1 Comment ça marche ?.......................................................................................................................................24
4.1.1 La Reconnaissance automatique de Document (RAD).................................................................................24
4.1.2 La lecture automatique de document (LAD) ................................................................................................24
4.2 Avantages et inconvénients ..............................................................................................................................24
4.2.1 Avantages .....................................................................................................................................................24
4.2.2 Inconvénients ................................................................................................................................................24
5 Indexation automatique et extraction d’information d’un document ........................................................................25

5.1 Indexation de document....................................................................................................................................25
5.1.1 Principe .........................................................................................................................................................25
5.1.2 Les stratégies d’indexation de document ......................................................................................................26
5.2 Extraction d’information dans un document.....................................................................................................26
6 Alternative à l’archivage physique de données .........................................................................................................26

6.1 L’archivage Electronique : alternative à l’archivage physique.........................................................................26
6.1.1 Définition :....................................................................................................................................................26
6.1.2 Système d’archivage électronique et GED ...................................................................................................27
7 GED et télétravail ......................................................................................................................................................28

7.1 GED et télétravail comment ça marche ? .........................................................................................................28
7.1.1 Les enjeux.....................................................................................................................................................28
7.1.2 Prérequis de la GED pour un fonctionnement en télétravail ........................................................................28
Conclusion ........................................................................................................................................................................30

GLOSSAIRE
 GED / EDM : Gestion Electronique de Documents / Electronic Documents Management.

 SAE : Système d’archivage Electronique.
 PME / PMI : Petites et Moyennes Entreprise. / Petites et Moyennes Industries.
 TPE : Très Petites Entreprises.
 ASCII : American Standard Code for Information Interchange.
 LAD : Lecture automatique de documents.
 RAD : Reconnaissance automatique de documents.
 Workflows : Il s’agit des flux d’informations dans l’entreprise. L’outil workflow, grâce à la modélisation et
l’automatisation des processus, permet de préciser les circuits de cheminement de documents en identifiant les
intervenants concernés, les actions à réaliser et les délais.
 FTP : File Transfert Protocole.
 HTTPS : Protocole de Transmission Sécurisé permettant à l’utilisateur d’accéder au contenu d’une page web via un
navigateur.
 Logiciel CRM (Customer Relationship Management) : Logiciel de gestion relation client.
 Logiciel ERP (Entreprise Resource Planning) : système d’information qui permet de gérer et suivre au quotidien,
l’ensemble des informations et services opérationnels d’une entreprise.
 Logiciel SIRH (Système d’information Ressources Humaines) : permet de gérer et parfois d’automatiser un certain
nombre de fonctions des ressources humaines.
 Chiffrement TLS (Transport Layer Security) : Protocole de sécurisation des échanges par réseau informatique :
internet, intranet.
 Chiffrement AES (Advanced Encryption Standard) : algorithme de chiffrage symétrique.
 AWS : Chiffrement côté serveur Amazon S3.
 Thésaurus : L’AFNOR définit le Thésaurus comme un langage documentaire fondée sur une structuration
hiérarchisée d’un ou plusieurs domaines de la connaissance et dans lequel les notions sont représentées par des signes
conventionnels. Il s’agit d’un vocabulaire contrôlé puisqu’il résulte d’un long processus de tri des mots, appellations
et expressions utilisées de manière informelle dans un domaine précis.
 Taxinomie (parfois taxonomie, taxonomy en anglais) : c’est un système de classification hiérarchique de
l’information.
 Ontologie : est une taxinomie ou un thésaurus plus une représentation dans un langage formalisé doté d’une
sémantique formelle, permettant de faire des inférences sur les termes.

Introduction
La Gestion Electronique de Documents (GED) ou Electronic Documents Management (EDM) en Anglais

apparaît pour la première fois dans les années 1980 sous la forme d’un système de gestion de documents papiers
(imprimés, articles de journaux, photos…), mais ce n’est qu’en 1995 que le premier logiciel de Gestion de Documents
Electroniques (Taurus) sera développé par la société D.C.I. sous la direction de Jacques Guérin pour répondre aux
besoins de stockage et de recherche de documents des grandes entreprises et de l’administration publique en France. Les
documents une fois numérisés à l’aide de cameras étaient stockés sur des disques magnétiques en grappe.
L’on peut aisément imaginer toutes les difficultés que devaient rencontrer les entreprises et administrations de
l’époque pour gérer de gros volumes de documents en particulier lorsque par inadvertance un document n’était pas rangé
au bon endroit. Quel cauchemar cela devrait être pour les chefs d’entreprise qui se retrouvaient à investir des sommes
folles dans la gestion de leurs documents pour maintenir la productivité et la continuité de service de leur entreprise, pour
des résultats le plus souvent insuffisants.
Heureusement, grâce à D.C.I et aux progrès de l’informatique, toutes les entreprises peu importe leur taille
(Grandes Entreprises, PME, PMI, TPE…) peuvent aujourd’hui bénéficier d’une GED personnalisée lui permettant de
gérer de manière efficace, rapide et sécurisée ses documents courants, sensibles ou confidentiels (Compte rendu de
réunion, mails, factures, bons de commande, contrats, licences…).
Maintenant, les questions que l’on se pose c’est de savoir :
Comment cette GED fonctionne en réalité ?

Quelles sont les cibles préférentielles de la GED ?
Pour quels bénéfices ?
Quels sont les logiciels les plus utilisés en GED et comment choisir le bon logiciel pour son entreprise ?
Quels sont les outils complémentaires à la GED ?
Comment définir une GED qui soit compatible avec le télétravail ?
Pour apporter des éléments de réponse à ces questions essentielles, nous allons dans la suite de ce document
présenter et expliquer les principes de la GED, les bénéfices et avantages qu’elle peut apporter au sein d’une organisation
ainsi que les entreprises visées, puis nous entrerons un peu plus en détail avec les techniques et outils complémentaires
de la GED (RAD/LAD, archivage, indexation automatique), et enfin nous présenterons quelques prérequis pour une GED
efficace en cas de télétravail.

1 La GED : Principe
1.1 Définition
Dans le « Dictionnaire encyclopédique de l’information et de la documentation », Jacques Chaumier définit la GED ou

Gestion Electronique de Documents comme un ensemble de logiciels concourant à réaliser les diverses étapes de la
chaîne de traitement d’un document : acquisition, restitution, diffusion.
Un système de GED peut donc être vu comme une application logicielle conçue et installée dans le but de gérer et
organiser l’ensemble des documents courants produits et/ou reçus par l’entreprise.
1.2 Etapes du processus de GED
1.2.1 Etape 1 : Acquisition de documents

L’acquisition de documents sous la forme numérique est à la base de toute application de GED. Elle peut se faire de
plusieurs façons différentes :
1ère méthode : acquisition directe sous forme numérique. Par exemple, la saisi d’un texte à l’aide d’un logiciel de
traitement de texte, une photo créée via un appareil photo numérique, une vidéo créée avec une caméra
numérique, …
2ème méthode : acquisition par collecte et assemblage de documents déjà numérisés. Dans ce cas, plusieurs
documents en provenance de postes différents ou serveurs sont rassemblés, indexés et convertis en un format
unique.
3ème méthode : acquisition par numérisation de documents physiques. Dans ce cas, la numérisation des documents
est réalisée par l’intermédiaire de technologies comme les scanners ou encore les cartes de numérisation.
1.2.1.1 Les phases de l’acquisition numérique de documents

 La création du document
Le document numérique final est obtenu grâce à l’une des 03 méthodes suivantes : soit par à l’issu d’un traitement
automatisé via un outil approprié (Word, Excel, Project…), soit par l’assemblage de plusieurs documents déjà
sous forme numérique, soit par numérisation de documents physiques à l’aide d’un Scanner, d’un appareil photo,
ou d’une caméra.
 L’enregistrement : Il s’agit ici de mémoriser le document pour des utilisations ultérieures (conservation,
diffusion, archivage)
Le choix du format de fichier sous lequel enregistrer le document devra se faire en fonction des besoins et des
usages répertoriés au sein de l’entreprise :
 Le Besoin de modification et/ou de réutilisation des documents : le document crée sera-t-il modifiable ?
 Les Modalités de création ou d’acquisition : Quelle utilisation ultérieure ? Par quels outils ?
 La nécessité de gestion de plusieurs versions différentes
 La pérennité dans l’accès des documents
 L’assemblage de plusieurs fragments dans un seul document
 L’Intégration de fichiers multimédia
 L’Interopérabilité sous plusieurs plateformes

Type de format Description
Format Txt  Ce format fournit un texte nu sans enrichissement. Basé sur un protocole
d’encodage rudimentaire fondé sur l’ASCII.
Formats doc,  Ce sont des formats propriétaires de Microsoft. Il y a un encodage spécial des
Documents docx et rtf caractères avec des signes diacritiques. Ces formats sont malheureusement
Textes incompatibles avec d’autres types d’encodages.
Format postscript  C’est un langage de description des pages pour l’impression. Il indique
comment disposer les différents éléments du document d’une page.
Format pdf  C’est le format propriétaire d’Adobe devenu une norme ISO. C’est le format
de fichier qui préserve les polices, les objets graphiques et la mise en forme de
tout document source. La restitution du document est fidèle à l’original et ne
dépend ni de la configuration de l’ordinateur, ni de la version du logiciel.
Format bmp  C’est le format standard de Microsoft qui permet d’enregistrer le nombre de
couleurs voulu, mais il est sans compression (donc sans perte, mais la taille du
fichier est lourd)
Images Format gif  C’est l’un des formats les plus utilisés sur le web. Format de compression sans
perte, ill devient possible de définir une couleur comme transparente
Format png  Nouveau format conçu pour remplacer le gif. Il compresse mieux que le gif et
permet une transparence progressive.
Format jpeg, jpg  Le format jpeg est une norme. Format de compression sans perte, il permet de
sauvegarder en 16 millions de couleurs. C’est le format le plus utilisé pour les
photographies.
Formats mpeg  Norme de compression numérique. Ce format s’attache à détecter les
(Moving Pictures redondances temporelles dans une séquence vidéo. Le principe étant une
Vidéos Expert Group) expression où les éléments répétitifs d’une même séquence ne sont pa
répercutés d’image en image
Format .mov  Standard de la vidéo numérique sur Mac. Les fabricants de logiciels et de carte
vidéo l’emploient pour la compatibilité de leur système avec l’interface
graphique Mac. Le suffixe « mov » est utilisé par le logiciel QuickTime.
Format .avi,  Formats de vidéo incontournable sous Windows
.mp4
Tableau 1 Description de quelques formats de fichier utilisables (Source : Master 2 GIDE - La gestion électronique de Document, Université de
Lille 3, 2008)
 L’indexation : Il s’agit de définir les termes et expressions clés pour pouvoir retrouver le document dans le
système de classement le moment venu.
 Le classement : Il s’agit de ranger le document dans un espace accessible aux utilisateurs autorisés. Cela peut
être fait automatiquement en ajoutant des métadonnées au document.
1.2.1.2 Utilisation de la technologie OCR

L’OCR (Optical Character Recognition) ou Reconnaissance optique de caractères est une technologie qui permet
d’extraire le texte d’un document scanné ou photographié, pour pouvoir le modifier, le réutiliser dans un autre document
ou de l’indexer.

En plus de permettre le traitement de l’information scannée ou photographiée dans un logiciel de traitement de texte, il
réduit considérablement la taille du fichier. Toutefois cette technologie présente des limites :
 Les tableaux, graphiques, images ne sont pas inclus dans le document final.
 Le contenu du document final (texte) dépend beaucoup de la qualité du document de base (police utilisée,
couleurs de fond, présence ou non d’annotations…)
Une vérification et des corrections ultérieures sont généralement nécessaires après utilisation de cette technologie.
1.2.2 Etape 2 : Gestion des documents

Cette étape renvoie à l’ensemble des opérations effectuées sur le document après sa création :
 Définition de la sécurité et droits d’accès

 Organisation des différentes versions du document
 Définition de la durée de vie du document ou période de validité
 Classement, diffusion, stockage et archivage du document
1.2.3 Etape 3 : Conservation des documents

La conservation de données associée à la GED encore appelée stockage numérique renvoie à l’enregistrement du
document sur un support physique de manière qu’il soit modifiable et disponible en permanence pour une utilisation
immédiate ou ultérieure.
Elle doit être séparée de l’archivage numérique ou électronique qui conserve également des données mais garantie
l’intégrité de l’information conservée en interdisant toute modification une fois le document enregistré.
Plusieurs supports peuvent être utilisés pour le stockage à court, moyen terme, ou long terme : Disques, DVD, cloud.
1.2.4 Etape 4 : Diffusion des documents

Une fois que les documents sont numérisés, organisés et conservés (enregistrés), ils seront « diffusés » le moment venu
sous forme électronique ou après impression vers les différents destinataires.
Pour cela, 02 modes de diffusion peuvent être utilisés :
 Le mode Push où le document est mis à la disposition des utilisateurs autorisés qui n’ont plus qu’a se connecter
au système de GED pour rechercher et consulter le document.
 Le mode pull où le document est directement distribué aux utilisateurs concernés. Le transfert du document vers
les destinataires se fait de manière automatique par messagerie. Le receveur n’a donc pas besoin de faire une
recherche via le système de GED.

2 GED : Bénéfices et utilité pour les entreprises
2.1 Les Bénéfices d’une bonne Gestion Electronique de Documents (GED)
2.1.1 Quelques fonctionnalités de GED

Tableau 2 : Aperçu des fonctionnalité d'une GED
Désignation Description
1 Compatibilité avec le système  Le système de GED doit s’intégrer parfaitement au système
informatique de l’entreprise informatique (système d’exploitation, intranet) de l’entreprise. Il doit
pouvoir interagir sans difficultés avec les logiciels métiers qui sont
déjà utilisés
2 Possibilité de programmation d’un  Le système de GED doit offrir à l’utilisateur de pouvoir programmer
export personnalisé une exportation de fichiers personnalisée vers les autres logiciels
métiers utilisés
3 Possibilité de normaliser  Ce point est essentiel pour garantir que le classement sera uniforme
l’arborescence de classement des pour tous les collaborateurs
documents
4 Utilisation de métadonnées  Le système de GED doit permettre l’utilisation de métadonnées,
telles que le titre, l’auteur, la signature électronique ou l’horodatage
par exemple. Il s’agit du premier niveau d’indexation des documents
5 Extraction via des mots clés  Le système de GED doit permettre une extraction via des mots clés
(automatiquement ou manuellement)
6 Sauvegarde régulière des documents  Le système de GED doit assurer une sauvegarde régulière et fiable
ou données du système des données.
2.1.2 Avantages pour l’entreprise
 Gain de temps et d’argent
Les avantages de la Gestion Electronique de Documents (GED) sont nombreux au sein d’une entreprise.
Premièrement, elle permet de gagner du temps car les quantités de documents utilisées par une entreprise pour
fonctionner sont généralement très élevées. Et comme le temps gagné c’est du temps pour faire plus d’argent,
cela aura un impact positif sur les finances de l’entreprise.
En effet dans une entreprise qui n’utilise pas de GED, si les employés doivent mettre un temps fou pour trouver
chercher et trouver les informations dont ils ont besoin pour travailler, ils seront forcément moins productifs, et
devront faires des heures supplémentaires pour livrer leurs tâches.
L’entreprise pour maintenir sa productivité et donc sa compétitivité face à la concurrence a alors deux choix :
soit payer des heures supplémentaires, soit engager plus de ressources. Dans les deux cas, elle devra supporter
des coûts supplémentaires dont elle aurait aimé s’en passer.
Ainsi, le premier bénéfice de la GED pour une entreprise sera un gain en temps significatif, un travail plus
efficace pour un minimum de ressources. Autrement dit une amélioration de sa productivité et de son chiffre
d’affaire.
 La sécurisation des données
La mise en place d’une GED permet de sécuriser au maximum les données de votre entreprise. En effet, grâce à
la gestion informatisée, les données numériques ne se perdent plus aussi facilement que du papier, et leur accès
est sécurisé et contrôlé. On a donc une diminution du risque de fuites d’informations ou de pertes de documents.

Par exemple, selon le type de document, il est possible de choisir quel collaborateur pourra y avoir accès dans
l’entreprise et quels seront ses droits de modification.
La vérification et validation de documents pourront être réaliser à travers la création d’un Workflow.
 Un meilleur suivi des données grâce à la centralisation des documents

Les collaborateurs accèdent toujours à la dernière version du document, les mises à jour du système sont
automatiques et les informations sont accessibles en temps réel par les collaborateurs autorisés.
 Amélioration de la qualité et réduction des non conformités

En permettant de limiter les erreurs dans le processus de vie des documents, la GED contribue à l’amélioration
de la qualité des produits et services de l’entreprise.
 Mise sur le marché accéléré des produits et services de l’entreprise

En facilitant le travail collaboratif et en permettant une meilleure maitrise du cycle de vie de l’information
(création, traitement, diffusion) le travail est plus sûr et mieux organisé, ce qui facilite les vérifications et limites
les erreurs lors du lancement de nouveaux produits et services.
 Réduction du coût de la qualité

Grâce à des fonctionnalités qui permettent une automatisation des tâches et des processus de validation, la GED
permet une réduction des ressources généralement utilisés au sein d’une entreprise traditionnelle.
2.2 Cibles de la GED
2.2.1 Secteurs d’activité

Dans certains domaines, le document représente la valeur ajoutée de l’activité de l’entreprise. Par exemple la production
de plans, notes de calcul, rapports d’études de faisabilité et autres documents techniques est au cœur de l’activité des
bureaux d’étude et services d’ingénierie. Un document de mauvaise qualité ou comportant des erreurs induira une perte
de performance pouvant nuire à l’image de l’entreprise ou lui faire perdre beaucoup d’argent.
D’autres part, dans des domaines comme la maintenance, la construction et le BTP, le document est un outil de travail
essentiel, une erreur de version ou une confusion de documents peut avoir des conséquences désastreuses.
Enfin, quel que soit l’organisation, la gestion des documents administratifs, de marketing, de comptabilité et gestion est
incontournable. Autrement dit la gestion des documents est inévitable pour toute entreprise quel que soit son secteur
d’activité.
2.2.2 Les cibles de la GED

La GED est aujourd’hui essentielle pour optimiser les performances de l’entreprise et assurer une mobilité complète ou
partielle des activités (cas du télétravail). Elle s’adresse donc à tout type d’entreprise ou organisation des plus grandes
(>5000 personnes) aux plus petites (<10 personnes).

Tableau 3 : Cibles de la GED
TPE (Très Petites PME / PMI (Petites et ETI (Entreprise Grands comptes Services
Entreprises) Moyenne entreprises/ Internationale) publiques et
Petites et Moyenne administration/
Industries association
Taille <10 personnes De 10 0 249 personnes De 250 à 4999 > 5000 personnes -
personnes
Utilité GED 99% 100% 100% 100% 100%
3 Les Logiciels de GED
3.1 Les logiciels Propriétaires (Payants)
Les logiciels de GED étant très nombreux, nous allons nous limiter à quelques logiciels parmi les plus performants.
3.1.1 Docuware
Docuware est un logiciel GED/ECM qui vous permettra de gérer, d’archiver et valider des documents en toute simplicité
dans le respect des normes de sécurité et de confidentialité.
3.1.1.1 Aperçu des Fonctionnalités

 Indexation intelligente grâce à une technologie basée sur l’IA (intelligence artificielle)
 Chargement mobile : grâce aux applications mobiles il est possible d’initier des processus en déplacement ou
télétravail, de collecter et d’archiver facilement des documents.

 Indexation plein texte qui permet d’effectuer des recherches précises et personnalisées.
 Numérisation et classification.
 Enrichissement des données : Il est possible d’utiliser les données d’autres applications pour compléter les
données d’index d’un document et ainsi garantir une taxonomie cohérente.
 Formulaire de collecte des données
 Reconnaissance de codes-barres (Codes postaux, QR code ou EAN)
 Importation de fichiers et importation de dossiers Windows
 Intégration de Outlook pour gérer en toute sécurité les e-mails
 Enregistrements SAP
 Exportation des données d’index
 Importation à partir d’un flux d’impression
3.1.1.2 Avantages / Points forts

 Optimisation de la gestion de documents : Identification et extraction possible des informations clés d’un
document, ce qui facilite l’indexation des documents et optimise leur lisibilité.
 Gestion des Workflows : Il est possible de créer des workflows pour automatiser la validation et le traitement
des documents avec des circuits conditionnels d’approbation. Ceci permettra au superviseur de connaître en
temps réel le statut de complétion des tâches des collaborateurs qu’il supervise.
 Intégrations multiples : Il permet l’intégration de nombreux logiciels CRM, ERP, SIRH, etc. ainsi que
l’intégration de documents Windows, PDF plus la possibilité lier la plateforme à une messagerie électronique
 La plateforme est collaborative : les salariés peuvent travailler en collaboration entre eux à travers la plateforme,
ajouter des commentaires, planifier des relances, installer des alertes, gérer les différentes versions des
documents produits et les valider avec le système des workflows.
 Assure la protection des documents et informations sensibles contre les accès non autorisés, les pertes de données
ou encore des défaillances système. Les données transitent via le protocole HTTPS sous un chiffrement TLS et
chaque document stocké est chiffré à l’aide de la méthode de chiffrement AES.
 La reconfiguration et le paramétrage en fonction des besoins de l’utilisateur est évidemment possible.
3.1.1.3 Inconvénients / Points faibles

 Besoin d’un accompagnement pour le paramétrage et la prise en main du logiciel.
3.1.1.4 Tarifs
Les tarifs du logiciel Docuware sont disponibles à la suite d’une demande de devis. Ils dépendent bien évidemment de la
taille de l’entreprise, des fonctionnalités ou modules complémentaires choisis, de la formule choisie (avec assistance à
l’installation, maintenance à distance).
3.1.2 Intalio
Le logiciel Intalio est un logiciel de GED orienté Gestion des processus métier. Il propose un service flexible,
personnalisable et intégral permettant à l’entreprise d’améliorer ses processus.

 Chiffrage des dossiers à l’aide de l’infrastructure à clé publique (PKI)
 Envoie d’alertes aux parties prenantes grâce au moteur de notification intégré
 Programmes de sauvegarde personnalisable grâce à des transitions automatiques ou manuelles
 Outil d’importation en lots automatisé intégré
 Numérisation depuis tout type de scanner
 Capture de tout format de document électronique
 Détermination des valeurs des dossiers juridiques, administratives ou historiques
 Protection des documents après archivage
 Contrôle des accès aux dossiers

 Permet l’archivage et le classement des documents : il est possible d’ajouter immédiatement au répertoire des
documents issus d’applications, de classer automatiquement les documents grâce à des règles prédéfinies et à
l’apprentissage automatique du système. De plus, une structure d’archivage prédéfinie facilite la création de
documents similaires.
 Protection du document à chaque étape de son cycle de vie après archivage
 Permet une surveillance des actions et statuts sur des documents et dossiers stockés tout au long de leur cycle de
vie.
 Permet le travail sur navigateur : Il est possible de visualiser, d’accéder et de travailler sur les documents sans
installer d’application supplémentaire.
 Permet l’accès d’un contenu à partir du web et Inclus un visualiseur de documents avancé qui s’intègre à des
applications de création ainsi que des outils de modification et de conversion.
 Facilite la recherche de base, avancée et plein texte : Il est possible d’accéder aux banques d’informations rangées
sur une structure de classement hiérarchique, d’effectuer une navigation avancée des métadonnées associé à du
contenu stocké, d’effectuer des recherches complémentaires et une sauvegarde personnalisée des recherches.
 Permet l’implémentation de différentes politiques d’organisation en fonction de la date ou du statut du document.

 Le module workflow n’est pas intégré automatiquement au logiciel (licence distincte)
 La signature numérique et l’application mobile ont besoin d’être améliorés
3.1.2.4 Tarifs
Disponibles sur demande de devis.
3.1.3 OneHub
Cet outil de GED est l’un des meilleurs pour optimiser la sécurité de vos documents.

 Téléchargement facile et instantané grâce à la fonction « Glisser Déposer ».
 Permet le naming automatique des versions de fichiers, l’organisation par dossiers et une passerelle FTP
Sécurisée pour les téléchargements en masse.
 Personnalisation de l’aspect visuel du logiciel : Il permet de personnaliser les pages, le logo et les thèmes de
couleur de l’application en fonction des besoins de l’utilisateur en matière d’image de marque.
 Fonctions de sécurité incorporées : Il utilise de nombreuses fonctions de sécurité (autorisations basées sur les
rôles, les délais de session, les pistes d’audit, l’authentification à deux facteurs…) afin d’optimiser la sécurité de
des données des utilisateurs.
 Visualisation des aperçus : Il permet de visualiser l’aperçu des fichiers sans les télécharger sur un navigateur ou
un appareil mobile.
3.1.3.2 Avantages/Points forts

 La possibilité de contacter des collaborateurs pour approuver ou réviser des fichiers
 Intégration naturelle de Google Drive et OneDrive
 Facilite le suivi en temps réel des activités des collaborateurs
 Il est possible de publier des commentaires sur les dossiers
 Il permet l’exploitation des pistes d’audit pour révoquer instantanément dès qu’une activité suspecte est détectée
 La mise en œuvre d’une politique de mots de passes complexe est simplifiée
3.1.3.3 Inconvénients /Points faibles

 Interface utilisateur assez rudimentaire (pas très moderne)
 Impossible de créer des sous-groupes d’utilisateurs
3.1.3.4 Tarifs
Après une période d’essai de 14 jours, les tarifs de OneHub vont de 12.5 $ par mois à jusqu’à 500 $ par mois en fonction
des formules choisies.
3.1.4 Documind
Logiciel de GED modulable, Documind peut évoluer en même temps que votre entreprise. Simple, flexible et efficace,
il existe sous 05 éditions : Essentiel, Entreprise, Master, Transport et Factures.

 Documind Messenger : Abonnement aux requêtes enregistrées et notifications par e-mail
 Interface web pour les clients mobiles : les documents sont accessibles depuis un smartphone ou une tablette
 Parapheur électronique : signature 100% numérique sécurisée.
 Messagerie interne, discussions et recommandations : dématérialisation des échanges.
 Workflows et validation : Processus de travail plus productif.
 Flexicapture : Extraction précise d’informations contenues à l’intérieur d’un document.
 Jobs d’import de dossiers : Import et classement automatique des documents depuis des dossiers.
 Easycapture : Module qui agit entre le matériel de numérisation et Documind.
 Plans de classement dynamiques : Organisation des fichiers dynamique adaptée aux besoins de l’utilisateur.

3.1.4.2 Les avantages / Points forts
 Logiciel en SaaS disponible sur smartphone, tablette et ordinateur.
 Visionneuse universelle HTML5, OCR (Optical Character Recognition),
 Moteur de recherche couplé avec Documind Auto-Importer (règles et scripts d’importation spécifiques)
 Plans de classement types workflows et base de donnée Documind complètement paramétrables
 Gestion de document : numérisation, archivage, liens entre les documents, intégration avec Microsoft Office,
gestion des différentes versions des documents produits par l’entreprise (versionning), gestion des raccourcis.
 Envoi de notifications grâce à un système de messagerie instantanée interne, de discussions et de
recommandations on-site.
 Propose une assistance complète (forum, tutoriels) et un support technique en ligne par mail, chat ou téléphone.

 Des bugs peuvent survenir pendant l’utilisation du logiciel
 Interface plutôt basique, pas assez convivial
3.1.4.4 Tarifs
Les tarifs du logiciel disponibles à la suite d’une demande de devis.
3.1.5 Smartsheet
Combinant gestion des projets et gestion de documents, c’est l’un des logiciels de GED très prisés par les entreprises.
3.1.5.1 Fonctionnalités
 Modèles prédéfinis : Il offre des modèles prédéfinis pour faciliter la définition des flux de travail (Workflows)
et les processus d’affaires.

 Collaboration en matière de contenu : Facilite la supervision de l’avancement de la production à partir d’une
feuille, il offre également la possibilité d’attribuer des tâches, de bénéficier des rappels automatiques, d’autoriser
d’autres utilisateurs de réviser le contenu et de fournir un retour détaillé grâce à des annotations épinglées.
 Haute sécurité : Grâce à la redondance des données sur plusieurs sites, l’hébergement chez Equinix et les
installations AWS, Smartsheet assure la sécurité des documents.
 Automatisation : Il est possible d’automatiser les processus répétitifs en demandant des approbations ou en
envoyant des alertes et des mises à jour.

 Il est possible de combiner des chemins conditionnels et des actions multiples pour automatiser facilement les
workflows
 Permet une collaboration efficace grâce à la mise à jour de données en temps réel dans différentes applications.
 Facilite le remplacement ou la fusion de données de feuilles de calcul Excel, de fichier CSV et de Google Sheets
 Accès en temps réel possible sur Smartphone grâce aux applications mobiles pour iOS et Android
 Permet aux utilisateurs tiers d’examine les fichiers et les documents

 Aux vues des multiples fonctionnalités, il nécessite un temps d’apprentissage plus long.
3.1.5.4 Tarifs
Le prix de la version « pro » commence à partir de 7 $ par mois tandis que le prix de la version « entreprise » commence
à partir de 25 $ par utilisateur et par mois. La version entreprise demande un minimum de 03 membres d’équipe.
Toutefois, le prix peut être plus conséquent à l’installation et/ou à l’utilisation si vous souhaitez personnaliser ou ajouter
des fonctionnalités avancées à votre logiciel.
3.1.6 Zoho Docs

Solution pour faciliter le stockage et la gestion des documents, relativement abordable le logiciel Zoho Docs fait partie
des logiciels les plus populaires en matière de GED aujourd’hui.

3.1.6.1 Aperçu Fonctionnalités
 Stockage de documents : Il permet aux utilisateurs de stocker facilement des fichiers volumineux comme des
vidéos, des dossiers et même des bases de données complètes.
 Envoi par courriel : Permet d’envoyer instantanément des documents depuis votre courriel ou votre scanner vers
le stockage en nuage (cloud) sans vous connecter.
 Organisation propre : Permet de créer facilement de des dossiers et des sous dossiers pour une catégorisation
propre des fichiers en fonction du projet, de la fonction et du type de fichier.
 Synchronisation bidirectionnelle : Perme de travailler en ligne ou hors ligne sur votre bureau. Les fichiers sont
automatiquement mis à jour dès que vous êtes de nouveau en ligne.
3.1.6.2 Avantages/points forts

Parmi les nombreux avantages/Points forts du logiciel Zoho Docs, on compte :
 Le transfert d’un grand nombre de dossiers sans perturber l’ordre ;

 La possibilité de créer d’une sauvegarde automatique des fichiers pour éviter des pertes de données ;
 La possibilité de créer un groupe pour partager des fichiers avec plusieurs utilisateurs à la fois ;
 Grâce à une fonction de chat incorporée dans l’application, il permet de collaborer et de communiquer avec
différents membres de l’entreprise ;
 La possibilité de définir des rappels et des tâches pour gérer et déléguer le travail entre les équipes ;
 La sauvegarde des fichiers peut se faire sur plusieurs serveurs différents à plusieurs endroits ;
 La sécurité est renforcée grâce au chiffrement des fichiers au moyen d’une clé RSA de 2048 bits construite via
le système Perfect Forward Security (PFS) ;
 Grâce à la fonction de piste d’audit, il permet de suivre les modifications effectuées par d’autres utilisateurs ;
 La possibilité de personnaliser le logiciel en fonction de l’image de marque de votre entreprise ;
 Une version gratuite est disponible pour un maximum de 05 utilisateurs.
3.1.6.3 Inconvénients/Points faibles

 L’interface utilisateur est assez basique
 Le temps de chargement de l’application est un peu lent.
3.1.6.4 Tarifs
Zoho Docs est compté parmi les logiciels les moins coûteux actuellement avec un tarif de seulement 4 $ par mois qui
sont payable après une période d’essais de 30 jours.
3.1.7 Dropbox
Logiciel de gestion de documents tout en un très populaire, il permet la gestion des actifs numériques pour les documents
traditionnels et multimédia.

3.1.7.1 Fonctionnalités
 Dropbox Showcase : Outil de marketing il permet de présenter les œuvres de l’entreprise dans des pages
professionnelles et de suivre les utilisateurs qui sont intéressé.
 Intégration d’applications tierces : possibilité d’intégration de jusqu’à 300 000 applications connectées.
 Support : une assistance en temps réel par e-mail, chats ou téléphone.
 Outil de transfert de compte : il permet de transférer de manière sécurisée des dossiers sensibles entre plusieurs
collaborateurs en cas de remaniement ou de changements dans l’organigramme de l’entreprise.

 Aide à la récupération de fichiers supprimés en effectuant la restauration de la version précédente
 Permet la synchronisation entre les appareils et plateformes
 Fournit des accès temporaires via des liens expirables
 Contrôle et visualisation des dossiers d’équipe grâce à une fonction « Gestionnaire de dossiers d’équipe »
 Permet de faire le suivi des activités des équipes à l’aide d’un tableau de bord d’administration
 Permet de supprimer à distance instantanément les fichiers d’un appareil perdu ou volé pour éviter une fuite
d’informations confidentielles de l’entreprise. Il permet également de supprimer les fichiers d’un compte piraté.
 Une multitude de plans de stockages flexibles est offerte

 Les téléchargements peuvent être lents
 Version mobile assez basique : pas aussi conviviale que la version bureau
3.1.7.4 Tarifs
Le prix de Dropbox dépend du plan et de la solution choisie :

 Plan professionnel :
Version Plus : 9.99 $ /mois
Version Famille : 16.99 $/mois
 Plan d’affaire :
Version Professionnel :16.58 $/mois
Version Standard : 12.50 $/mois/utilisateur
Version Avancé : 20$/mois/utilisateur
3.2 Les logiciels gratuits ou Open Source
Parmi les meilleurs logiciels Open Source les plus utilisés, nous pouvons citer les logiciels : Alfresco, Nuxeo, Silverpeas,
Core, et Source.
3.2.1 Nuxeo Platform
3.2.1.1 Aperçu des fonctionnalités

 Stockage et consultation en mode Web
 Import massif de documents
 Indexation plein texte
 Moteur de recherche intégré
 Gestion des droits d’accès aux dossiers
 Module workflow intégré
 Gestion des versions des documents (Versionning)
 Compatible avec tout type de format de fichier
 Accès par plan de classement
 Support des métadonnées

3.2.2 Alfresco
3.2.2.1 Aperçu des fonctionnalités

 Stockage et consultation en mode Web
 Import massif de documents
 Indexation plein texte
 Moteur de recherche intégré
 Gestion des droits d’accès aux dossiers
 Module workflow intégré
 Gestion des versions des documents (Versionning)
 Compatible avec tout type de format de fichier
 Accès par plan de classement
 Support des métadonnées
3.3 Comment choisir le logiciel de GED adapté aux besoins de votre entreprise ?
3.3.1 Bien définir les critères de choix
3.3.1.1 Savoir ce que l’on veut

Avant de vous lancer dans le choix d’un logiciel de GED, il est essentiel de se poser les bonnes questions pour savoir ce
dont l’entreprise a besoin pour fonctionner correctement.
 Quels sont les documents importants dans les activités quotidiennes de l’entreprise ?
 Quels sont les documents et informations confidentiels qu’il faut protéger par tous les moyens ?
 L’activité de l’entreprise autorise-elle du télétravail même à titre partiel ou temporaire ?

 Quel ratio de travail en mobilité (missions d’installation, audits de site, livraisons, achats, maintenance,
réunions…) l’entreprise a besoin pour fonctionner ?
 Quelle quantité de documents en moyenne l’entreprise génère par jour ?
 Quels collaborateurs peuvent avoir accès aux informations sensibles de l’entreprise ?
 Quels sont les outils logiciels que l’entreprise utilise pour fonctionner ?
 L’entreprise est-elle suffisamment protégée contre des cyberattaques ?
 Quel budget annuel ou mensuel l’entreprise peut se permettre d’allouer pour la GED (formation, installation,
maintenance) ?
 Quels sont les perspectives d’extension de l’entreprise à court, moyen et long terme ?
3.3.1.2 Définir des critères de sélection ou de choix

En fonction des besoins intrinsèques recensés précédemment, vous pouvez définir vos premiers critères de sélection dans
un tableau comme celui-ci :
Tableau 4 : Exemple de Critères de sélection GED
Fonctionnalités Coût Sécurité des Ergonomie Prise en main et

Générales données et utilisation
accessibilité
 Compatibilité du  Prix  Chiffrage des  Simplicité de  Formation et/ou
logiciel avec le final fichiers et des l’interface assistance à
système mensuel échange utilisateur des l’installation
informatique et < Prix  Définition des applications  Documentation
tous les autres max droits d’accès bureau et écrite
outils de des dossiers mobiles disponible
l’entreprise.  Sauvegardes  Visualisation de  Mises à jour
Critères  Liberté dans le automatique documents (updates) du
de classement des programmable depuis logiciel et
sélection documents  Surveillance l’interface sans changement de
 Edition simultanée des activités les télécharger version
de documents sur le système  Rapidité des (upgrades)
 Recherche de  Accès à téléchargements  Assistance en
documents intuitive distance par et ajouts de cas de problème
et rapide smartphone documents par e-mail ou
 Compatibilité avec ou tablette  Permettre la par téléphone
le télétravail  Archivage collaboration  Maintenance en
 Notifications numérique par petits cas de Bugg du
personnalisables groupes ou chat logiciel
3.3.1.3 Faire le Benchmark des solutions de GED disponibles sur le marché

Une fois les premiers critères définis, vous pouvez alors faire un benchmark pour recenser les solutions de GED
disponibles sur le marché en demandant si possible des devis aux fournisseurs/éditeurs des logiciels.
3.3.1.4 Faire une analyse comparative des solutions disponibles

Il s’agira de lister les fonctionnalités, coûts et caractéristiques des logiciels de GED recensés puis déterminer ceux qui
cadrent le plus à l’ensemble de vos critères.

Un exemple d’analyse comparative de logiciels de GED OpenSource est présenté dans le tableau ci-dessous :
Tableau 5 : Analyse comparative logiciels de GED Open source (Source : Yann Delcambre, Richard Radriatoamana,, Maurice Libe… « Document de
comparaison de logiciel GED pour la journée Josy du 13/10/2015 », Creative Commons, Oct 2015 )

4 Reconnaissance et Lecture automatique de documents : RAD/LAD
4.1 Comment ça marche ?
4.1.1 La Reconnaissance automatique de Document (RAD)

Sur la base de critères ou de paramètres définis (reconnaissance de caractères alphanumérique, codes-barres…), cette
technologie permet de distinguer un type de document d’un autre.
Grâce à cette technologie, il est alors possible d’identifier la nature d’un document scanné (factures, bon de livraison…).
4.1.2 La lecture automatique de document (LAD)

Technologie permettant de « lire » le contenu d’un document ou d’un courrier et d’en extraire des informations métiers,
la LAD est utilisée pour faciliter ou accélérer le traitement de courriers ou documents entrants de l’entreprise.
En résumé, nous pouvons définir la RAD/LAD comme un module d’intelligence artificielle complémentaire à la GED
qui permettra de reconnaitre, d’extraire et d’exporter de manière automatique le contenu de documents essentiels au
fonctionnement de l’entreprise (factures, Bons de livraison, avoirs…).
4.2 Avantages et inconvénients
4.2.1 Avantages
 Les outils de RAD/LAD sont capables d’extraire une zone très précise de texte d’un document numérisé (montant
d’une facture, informations d’un client, date d’émission d’une facture…) ;
 Une gestion intuitive des cases à cocher qui peuvent permettre par exemple de connaître les options choisies par
un client.
4.2.2 Inconvénients
 Mise en œuvre complexe : l’efficacité d’une extraction de texte reposant essentiellement sur le choix des mots
clés et l’algorithme de ciblage utilisé, le paramétrage d’un outil de RAD/LAD est assez complexe ;
 La numérisation doit être parfaitement exécutée : le moindre décalage peut provoquer une extraction qui n’a rien
à voir avec ce qui était attendue ;
 Les outils de configuration propriétaires nécessitent une formation des utilisateurs.

5 Indexation automatique et extraction d’information d’un document
5.1 Indexation de document
5.1.1 Principe
Le processus d’indexation de documents consiste dans la reformulation du contenu du document sous une forme
exploitable par un ordinateur ou moteur de recherche pour simplifier le classement et faciliter les recherches.
Figure 1: Principe de l'indexation de document (Source : Stéphane Crozet, "Gestion de contenu : GED, ECM et au-delà,...", Ingénierie
documentaire, sept 2016)
Cette reformulation repose sur 03 principes : la localisation des unités signifiantes, la qualification (condition
d’attribution de valeur ou utilité à une unité d’indexation) et la structuration (organisation).
Figure 2. Processus d'indexation (Source Stéphane Crozet : "Indexation de documents, Ingénierie documentaire, Sept 2016)
Il existe 02 grandes catégories d’indexation :
 La première est l’indexation classificatoire qui consiste à donner une description externe et synthétique du
document. Cette approche est un peu idéaliste et parfois inadaptée à la GED.
 La seconde est l’indexation par concepts ou par langages combinatoires qui consiste à donner une description
riche et exhaustive du contenu du document.
Les langages combinatoires se distinguent en 02 types :
Les langages libres utilisant mots clés et descripteurs libres
Les langages contrôlés utilisant des listes d’autorités et des thésaurus
Thésaurus : Vocabulaire contrôlé résultant d’un long processus de tri des mots, appellations et
expressions utilisées de manière informelle dans un domaine précis.

5.1.2 Les stratégies d’indexation de document
Il existe plusieurs stratégies d’indexation.
5.1.2.1 Indexation de document par utilisation de métadonnées documentaires

Dans ce cas, une description d’ensemble structurés d’informations (index) est obtenue en combinant des métadonnées
du document (Titre du document, auteur, date de création, langue…) renseignées manuellement. Exemple : métadonnées
Dublin Core.
5.1.2.2 Indexation automatique plein texte

Ici, les mots-clés sont extraits automatiquement par recensement de tous les termes qui apparaissent de manière récurrente
dans le document à l’aide d’un outil de RAD/LAD, puis associées au document grâce à un gestionnaire de mots clés.
5.1.2.3 Indexation par utilisation de référentiels

Dans ce cas, les documents sont associés à des entrées de référentiel (taxinomie, thésaurus).
 Taxinomie : (taxonomy en anglais) est un système de classification hiérarchique de l’information.
5.1.2.4 Indexation par Ontologie

Dans ce cas, le contenu du document est représenté logiquement. Cette stratégie peut être utilisé pour augmenter les taux
de réponse au moment des recherches en particulier lorsque le document ciblé ne contient pas un terme recherché, mais
plutôt un synonyme ou un hyperonyme. Elle permet également de réduire les taux de bruit en éliminant par exemple un
document qui contient un homonyme du mot clé tapé dans la recherche (même mot, sens différent).
5.1.2.5 Indexation par Folksonomies :

Ici, les documents sont associés à des tag (mots clés) qui sont posés par les utilisateurs finaux.
5.2 Extraction d’information dans un document
L’extraction d’information repose sur les 03 Etapes suivantes :
 Etape 1 : Lecture du fichier grâce aux outils de RAD/LAD pour détecter le format du fichier et parcourir le fichier
 Etape 2 : Identification /Ciblage des données et extraction grâce à un outil de LAD
 Etape 3 : Diffusion (transmission pour affichage, sauvegarde ou utilisation par un autre outil).
6 Alternative à l’archivage physique de données
6.1 L’archivage Electronique : alternative à l’archivage physique
6.1.1 Définition :
Alternative à l’archive physique, l’archivage électronique est un procédé qui permet de conserver et classer les
documents de l’entreprise sous le format numérique. Il s’agit d’un outil complémentaire qui s’ajoute à la GED de
l’entreprise.

Figure 3 Alternative à l'archivage physique (Source : Forum ICT pour PME du 21 Septembre 2015)
6.1.2 Système d’archivage électronique et GED

Bien que certains logiciels de GED offrent un module d’archivage intégré, l’archivage numérique est à distinguer du
système de GED traditionnel. En effet comme indiqué dans le tableau ci-dessous, l’archivage électronique ne poursuit
pas les mêmes objectifs que le système de GED.
Système de Gestion Electronique de Documents (GED) Système d’Archivage Electronique (SAE)

 Permet la modification des documents et la production de  Interdit la modification de documents ;
plusieurs versions ;
 Peut permettre la destruction des documents par leurs  Interdit la destruction de documents en dehors d’un
auteurs ; contrôle strict
 Peut comporter la gestion des durées de conservations ;  Comprend obligatoirement un contrôle rigoureux des
durées de conservations ;
 Peut comprendre une structure organisée de stockage,  Comprend obligatoirement une structure rigoureuse de
sous le contrôle des utilisateurs classement (plan de classement) gérée et contrôlée par
l’administrateur ;
 Est à priori dédié à la gestion quotidienne des document  Peut faciliter les tâches quotidiennes mais est aussi destiné
pour la conduite des affaires. à la constitution d’un fond sécurisé des documents
probants de l’entreprise.
Tableau 6 : Comparaison GED et SAE (Source : Master 2 GIDE - La gestion électronique de Document, Université de Lille 3, 2008)
Le système d’Archivage Electronique doit donc garantir l’intégrité des documents conservés (pas de modifications) tout
en les rendant accessibles et consultables à chaque fois que le besoin se fera ressentir : procédures administratives ou
juridiques, activités quotidiennes, etc.
Les archives manipulées par les SAE sont de 03 types :
 Les Archives vivantes ou courantes qui ont trait aux affaires et missions en cours : contrats projets en cours,
Bon de commande signés, documents techniques (plans, devis…), Rapports de réunion, Ordres de mission,
 Les Archives semi-vivantes ou intermédiaires qui ne sont pas utilisées dans les activités quotidiennes mais
sont conservées à titre de preuve : contrats des salariés, factures, reçus de paiement, etc.
 Les Archives historiques ou définitives qui sont conservées sur long terme : statuts de l’entreprise, documents
de création de l’entreprise, Bilan de comptabilité annuel, etc.

7 GED et télétravail
7.1 GED et télétravail comment ça marche ?
Fondamentalement, la GED se prête au télétravail depuis longtemps, les entreprises n’en ont pas seulement fait une
priorité à l’exception pour leurs collaborateurs nomades pendant leurs missions.
La pandémie mondiale de Covid-19 a forcé toutes les entreprises à revoir leur modèle de gestion de document pour
pouvoir fonctionner entièrement ou partiellement en télétravail.
7.1.1 Les enjeux

Les principaux enjeux du télétravail :
 Connexion et accès à distance : Comment assurer la sécurité et limiter les délais d’accès et de téléchargement ?
 Conservation de l’intégrité et de la confidentialité des informations sensibles de l’entreprise : Comment instaurer
le contrôle des activités des différents collaborateurs pour éviter des fuites d’informations ?
 Production sécurisée des documents physiques : Comment produire les documents physiques nécessaires au
fonctionnement de l’entreprise (factures, bons de livraison, contrats, …) tout en évitant de compromettre la
sécurité informatique de l’entreprise ?
 Numérisation sécurisée de documents physiques : Comment numériser les documents (factures, bons de
livraison, contrats signés) tout en évitant la fuite d’informations ou de compromettre la sécurité du système
informatique de l’entreprise (Introduction de malware ou ransomware via une clé USB)
 Eviter une baisse des performances des salariés : Comment faire en sorte que l’environnement du salarié en
l’occurrence son domicile n’affectera pas négativement ses performances ?
 Réorganisation de la logistique de l’entreprise : Comment assurer la logistique pour les tâches habituelles
(livraisons, achats) ?
 Sécuriser les locaux et actifs de l’entreprise (matériels informatiques, produits, machines) : Comment assurer la
sécurité à distance des locaux et actifs de l’entreprise en cas de télétravail généralisé temporaire ?
7.1.2 Prérequis de la GED pour un fonctionnement en télétravail

Pour permettre un fonctionnement temporaire ou permanent d’une entreprise en télétravail, les logiciels de GED doivent
être en mesure de fournir les services suivants :
 Dématérialisation des documents de l’entreprise sur le Cloud

 Connexion et les accès à distance sécurisés des collaborateurs de l’entreprise grâce à une authentification multi-
facteur ou l’usage d’un VPN.
 Utilisation de chiffrements pour assurer l’intégrité et la confidentialité des fichiers qui transitent dans le réseau
de l’entreprise.
 Temps de réponse et des délais de téléchargement courts grâce au mode « Streaming »
 Accessible à un module de signature électronique pour signer à distance des factures ou contrats, ou pour mettre
en place des workflows de validation.
 Utilisation de bannette numérique pour le classement et la distribution des documents.
 Bonne gestion des workflows : Co création et coédition, partage de documents entre collaborateurs, annotations,
notifications et la gestion des versions des documents

 Possibilité d’utiliser et/ou d’accéder à un coffre-fort pour la sauvegarde des documents sensibles.
 Compatibilité intégrale avec les systèmes de vidéo-surveillance pour assurer la sécurité des actifs de l’entreprise
(siège, magasins, matériels électroniques, produits…).
 Compatibilité intégrale avec les logiciels de visio-conférence pour les réunions et échanges entre les
collaborateurs de l’entreprise.

Conclusion
Quel que soit son secteur d’activité ou sa taille, toute entreprise a besoin pour fonctionner, d’organiser et gérer de manière
sécurisée toute sorte de documents plus ou moins sensibles. La Gestion Electronique de Document (GED) s’impose donc
comme une nécessité pour tout Chef d’entreprise.
Son utilisation représente : un gain en temps significatif dans l’organisation et la réalisation des tâches de l’entreprise,
une réduction des coûts de la qualité (validations et contrôles qualités automatisés), une mise sur le marché de nouveaux
produits et services accélérée, une amélioration de la sécurité des données sensibles et confidentielles grâce au chiffrage
des fichiers, au contrôle des accès et au suivi en temps réel des activités du système.
Il était donc important de comprendre comment fonctionne en réalité un système de GED (principes, techniques,
technologies utilisées), de connaître quelques-unes des meilleures solutions logicielles de GED actuelles (propriétaires
et Open Source), d’être capable de les comparer pour choisir celle qui correspondra aux besoins de notre entreprise, enfin
d’être en mesure de choisir une solution de GED compatible avec le télétravail temporaire ou permanent.
Ainsi, nous retenons que la Gestion Electronique de Documents qui a vu le jour dans les années 80 est un système
novateur qui progresse à grand pas avec les avancés de l’électronique et de l’informatique. La numérisation
(dématérialisation) des documents est devenu aujourd’hui une technologie dont les entreprises quel que soit leur taille ne
peuvent s’en passer. Donc, si vous êtes un entrepreneur ou porteur d’un projet d’entreprise, ne tardez pas à vous mettre
à niveau, installez dès maintenant votre logiciel de GED et préparez votre réussite.

Gestion Electronique DE Document (GED) : Mardi Le 25/10/2022

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GESTION

Table des matières

1.2 Etapes du processus de GED ..............................................................................................................................5

1.2.1 Etape 1 : Acquisition de documents ...............................................................................................................5

1.2.2 Etape 2 : Gestion des documents ....................................................................................................................7

1.2.3 Etape 3 : Conservation des documents ...........................................................................................................7

1.2.4 Etape 4 : Diffusion des documents .................................................................................................................7

2 GED : Bénéfices et utilité pour les entreprises............................................................................................................8

2.1.1 Quelques fonctionnalités de GED...................................................................................................................8

2.1.2 Avantages pour l’entreprise ............................................................................................................................8

2.2 Cibles de la GED ................................................................................................................................................9

2.2.1 Secteurs d’activité...........................................................................................................................................9

2.2.2 Les cibles de la GED ......................................................................................................................................9

3 Les Logiciels de GED ...............................................................................................................................................10

3.1.4 Documind .....................................................................................................................................................14

3.1.6 Zoho Docs.....................................................................................................................................................16

3.1.7 Dropbox ........................................................................................................................................................17

3.2 Les logiciels gratuits ou Open Source ..............................................................................................................19

3.2.1 Nuxeo Platform.............................................................................................................................................19

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4 Reconnaissance et Lecture automatique de documents : RAD/LAD........................................................................24

4.1.1 La Reconnaissance automatique de Document (RAD).................................................................................24

4.1.2 La lecture automatique de document (LAD) ................................................................................................24

4.2 Avantages et inconvénients ..............................................................................................................................24

4.2.1 Avantages .....................................................................................................................................................24

4.2.2 Inconvénients ................................................................................................................................................24

5 Indexation automatique et extraction d’information d’un document ........................................................................25

5.1.1 Principe .........................................................................................................................................................25

5.1.2 Les stratégies d’indexation de document ......................................................................................................26

5.2 Extraction d’information dans un document.....................................................................................................26

6 Alternative à l’archivage physique de données .........................................................................................................26

6.1.1 Définition :....................................................................................................................................................26

6.1.2 Système d’archivage électronique et GED ...................................................................................................27

7 GED et télétravail ......................................................................................................................................................28

7.1.1 Les enjeux.....................................................................................................................................................28

7.1.2 Prérequis de la GED pour un fonctionnement en télétravail ........................................................................28

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 GED / EDM : Gestion Electronique de Documents / Electronic Documents Management.

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La Gestion Electronique de Documents (GED) ou Electronic Documents Management (EDM) en Anglais

Maintenant, les questions que l’on se pose c’est de savoir :

Comment cette GED fonctionne en réalité ?

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Dans le « Dictionnaire encyclopédique de l’information et de la documentation », Jacques Chaumier définit la GED ou

1.2 Etapes du processus de GED

1.2.1 Etape 1 : Acquisition de documents

1.2.1.1 Les phases de l’acquisition numérique de documents

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1.2.1.2 Utilisation de la technologie OCR

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1.2.2 Etape 2 : Gestion des documents

 Définition de la sécurité et droits d’accès

1.2.3 Etape 3 : Conservation des documents

1.2.4 Etape 4 : Diffusion des documents

Pour cela, 02 modes de diffusion peuvent être utilisés :

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2.1 Les Bénéfices d’une bonne Gestion Electronique de Documents (GED)

2.1.1 Quelques fonctionnalités de GED

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 Un meilleur suivi des données grâce à la centralisation des documents

 Amélioration de la qualité et réduction des non conformités

 Mise sur le marché accéléré des produits et services de l’entreprise

 Réduction du coût de la qualité