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Letraitementdesdocumentsreus

Objectif :capter,enregistrer,classer,rechercherlesdocumentsreus.

1.Capterlesdocumentspapieravecunscanner
Lorsdelaconstitutionettoutaulongdelaviedelentreprise,diversdocumentsvoussontadresssparcourrier,
par fax, par voie lectronique de la part de ladministration, des fournisseurs ou des clients. Bien entendu, vous
devrez conserver les originaux des documents officiels dans les dossiers cartonns spcifiques, mais trs vite, le
nombrededocumentsconsulterponctuellementoudunefaonsystmatiqueaugmentera.chaquesollicitation
delapartdesunsoudesautres,vousdevrezrechercherledossier,ledclasser, lephotocopierouleconsulter,le
reclasser,rangerledossier...dounepertedetempsetdnergie.Cetteoprationdeviendravitefastidieuse.
Dautre part, vous recevrez des documents qui peuvent dans limmdiat ne pas vous tre utiles mais que vous
souponnez pouvoir vous servir ultrieurement sans en tre certain : documentation de veille technologique,
informations sur des produits concurrents, des services... dont vous aurez ventuellement besoin. Vous empilerez
pardfautbeaucoupdinformations maisvousserezincapabledelesretrouverrapidement.
Pour rsoudre ce cassette, ds rception, scannez les documents qui vous paraissent importants et qui
constituentunesourcedinformationprenne.
Pourcelaunscannerestncessaire.
Les logiciels de numrisation vous permettent dacqurir vos documents et de les rendre disponibles sur votre
ordinateurenutilisantvotrescanner.Ilsintgrentdesprrglagesdenumrisation,lesquelsgrentvotreappareil
quelquilsoitenappliquantdesparamtresoptimisspourdesoprationsspcifiques.Parexemple,leprrglage
de numrisation Noir et blanc convient parfaitement et est conseill pour numriser des pages de texte pour
faciliter la reconnaissance optique de caractres (OCR), alors que le prrglage Couleur est plus appropri pour
numriser des photos en couleurs ou des dessins. Dautre part, la reconnaissance optique est excute
automatiquementsurlesdocumentsdetexteimmdiatementaprslanumrisationsileparamtragelautorise,et
peutnumriserplusieurspagesdansunfichierunique.

2.Utilitdelacquisitiondedocumentsavecunscanner
Leslogicielsdenumrisationdedocumentsvousoffrentunemeilleureproductivit.Ilssontconusnonseulement
pour numriser un document et viter la copie papier, mais galement pour tre utiliss avec la suite Microsoft
OFFICE.Lesprincipalesutilisationssont :

Numriserdesdocumentsdesfinsdarchivage.

Retrouver et lire une tlcopie ou un document numris rapidement et facilement lcran sans tre contraint de
rechercherledocumentdansdesdossierssuspendus.

Procder la reconnaissance optique des caractres (OCR) dun document numris. Une fois la reconnaissance
optique des caractres du document effectue, vous pouvez rechercher un texte spcifique ou copier des donnes
dansunautreprogrammeOFFICEcommeWORD.

CopierdesimagespartirdundocumentnumrisetlescollerdansunprogrammedelasuiteOFFICE.

3.Lesdiffrentsoutilsdacquisitiondedocument
Lesdiffrentsoutilsetlogicielsdenumrisationdedocumentssetrouventfacilementsurlemarch.Pourcertains,
ilspeuventtregratuits.Voiciquelquesexemples :
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a.Lelogicielspcifiquevotrescanner
Lors de lacquisition dun scanner, il vous est fourni un logiciel spcifique votre quipement, en gnral : un
DRIVERetunlogicieldepilotagedevotrescanner.Ceslogicielsdoivent treinstallssurvotreordinateur.
Considrons que le scanner soit correctement install et que vous disposiez par exemple dune imprimante
multifonctionBROTHERDCP195C.Licnedulogiciellivraveclematrielestdisponiblesurlebureau.Ilsuffitde
cliquer sur licne ou daller dans la liste des programmes disponibles pour trouver le programme de gestion du
scanner.
Dans lexemple suivant, vous allez enregistrer des documents papier qui sont de premire importance, par
exemple,lesdocumentsmisparleCFE(CentredeFormalitsdesEntreprises), URSSAF,ChambredeCommerce,
etc.Cepeuttregalementdesconfirmationsdecommandes,desbonsdelivraisons,desfacturesfournisseurs
reusparcourrierouparfax,desdocumentsdecommunication,deslistesdeprixpapier...
Dans le menu Dmarrer de Windows, pointez loption Tous les programmes puis cliquez sur le
programmerelatifvotrescanner.

Apparat le menu ciaprs, qui peut tre bien entendu diffrent selon la marque et le type de scanner. Les
manipulationssuivantesnesontvalablesquesivousavezcemodledescanner.Sinon,reportezvousaumanuel
utilisateurdevotreappareil.Nousverronsparlasuitequevouspouvezutiliserdesmthodesoletypedappareil
estcompltementtransparent. Engnrallesfonctionsdisponiblessont :

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Le traitement des images, cestdire photos, mais aussi images de documents texte, ou mixte en liaison avec un

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logicielcapabledetraiterlinformation.
l

Letraitementdesdocumentsparcrationdirectedefichiers.

Lesfonctionsdereconnaissanceoptiquedecaractres(OCR).

Lestransfertsvialemail.

Avant de lancer lopration dacquisition, il est utile, une bonne fois pour toute, de dfinir les paramtres par
dfautpourlesdiffrentsusages :image,OCR,Email,Fichieretceuxquiconcernentletype,lenomgnriquede
fichiergnrainsiqueledossierdanslequelseraenregistrledocument.Engnral,leprogrammeattach
lutilisation du scanner propose des fonctions de configuration. Choisissez un format de sortie qui soit le moins
gourmandpossibleenencombrementdisqueetsuffisantpourlesusagescourants.Lefaitdecliquersurlebouton
Fichier(pourNumrisationFichier)permetdegnrerunfichier.PDFpluttquunephotoouimage.Vouspouvez
crervospropresparamtresdeconfigurationenfonctiondesbesoins.Commenousprenonslexempleduscan
dundocumenttexte,unelistedeprix,configuronslesvaleurspardfautdecetypedacquisition.
Notezquilesttoutefoispossiblededterminerlesparamtresdudocumentaumomentmmeduscan.
CliquezsurConfigurationpuisNUMERISATIONetFichier.

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ChoisissezleTypedefichierpardfautPDF.
Vousremarquerezlechoiximportantdeformatsdesortiedisponibles :

Modifiez si besoin le Nom de fichier par dfaut, il pourrait tre : SCAN <date du jour> numro
squentiel parexemple.

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EtpourmodifierlenomduDossierdedestinationpardfaut,cliquezsurlicne

associece

champpuisSlectionnezundossierdedestinationdanslafentre Rechercher undossier.Par


exemple :
C:\Users\DEVELOPPEMENT\Documents\SCANNER\

Vous pouvez cocher la caseAfficher la fentre Sauvegarder souspourindiquerchaqueopration,


lemplacementoseracopilefichierscann.
PrfrezloptionNoiretblanccommeTypedenumrisationpardfaut,optionquignre desfichiers
pluspetitsenoccupationdisque.
FermezlcrandeconfigurationencliquantsurOK,placezledocumentsurlavitreduscanneretlancez
lescanencliquantsurFichier.

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Dans notre exemple, la numrisation va durer peine 15 secondes. Une fois lopration termine, le fichier est
enregistrdanslerpertoirepardfautaveclenomdefichierpardfautouunnompersonnalis.

Le document est ainsi cr directement sur disque sans passer par un logiciel ddi au type de fichier .pdf et
directementutilisablepartoutprogrammecapabledegrerleformatpdf.Sivousnavezpasdelogicielcapablede
traitercetypedefichier,ilesttrsfaciledesenprocurer.Nousverronsplusloinquelssontlespluscourants.
Alors,quelintrtatongnrer cetypedefichieretquelrapportaveclasuiteOFFICE ?WORDestcapablede
gnrer un fichier de type PDF, mais pas de lire ce format cependant, cest un format trs diffus et les
programmescapablesdeleliresontnombreuxetaccessibles,comme,parexemple,leprogrammeAdobeReader
tlchargeable gratuitement. Lorsque vous devez transmettre des documents tels quune liste de prix issus de
WordouExcel(auformat.docxou.xlsx),ilestparfoisprfrabledetransformercedocumentauformat pdfavant
de lenvoyer car, dans le cas contraire, vous prenez le risque que ces fichiers ne puissent pas tre lus par le
destinataire sil na pas acquis les programmes Office ou si les versions quil utilise sont trop anciennes. Lautre
risque, cest que ces fichiers soient modifis alors que les documents au format pdf sont en thorie non
modifiables.
Vousavezgnrdesfichiersquionttdirectementenregistrssurdisquedansunrpertoire pardfautouun

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rpertoire dfini au moment de lenregistrement si loption a t slectionne dans les paramtres de


configuration.Vousallezmaintenantconfigurerlutilitaire duscannerafinquelefichiernumrissoitprisencharge
parunlogicielddiavantdtreenregistrsurdisque.
VousallezconfigurerlafonctionrelativeImage.
CliquezsurConfigurationpuisNUMERISATIONetImage.
Nousvousrappelonsquecettecommandedpendduscannerquevousutilisez.

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Danscecas,lefichiergnrneserapasenregistrdirectementsurdisque,ilseraprisenchargeparlelogiciel
prvuditApplicationcibleetcapabledeletraiter,icienloccurrence, MicrosoftPaint.
LancezlescandudocumentencliquantsurImageduControlCenter3.
Aprslecturedupriphrique,lapplicationPaintprendenchargeledocumentdetype.bmp(dansnotreexemple).

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Vous devez enregistrer le fichier aprs y avoir apport les ventuelles modifications et vous pouvez
choisirunformatdefichierquipeuttrediffrent.

Vouspouvezmodifiercesparamtresetutilisertouteautreapplicationinstallesurvotreordinateuret
reconnuedanslalisteApplicationcibledelafentredeconfiguration.

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De mme, dfinissez le format par dfaut du fichier en sortie en ouvrant la liste droulante Type de
fichier.

b.AcquisitiondedocumentsavecOFFICE
LaversionOffice2010neprsentepluslesmmesfonctionnalitsdimportation et de capture de documents que les
versions prcdentes dOffice. Mais si vous avez install la version dOffice incluant OneNote ou si vous avez acquis
OneNotesparment,vouspouvezimporterdesdocumentspartirduscanner.

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AprsavoirlancOneNote,cliquezsurlongletInsertion,puissurImpressiondescanneur.
Labotededialoguedinsertionvouspermetdeslectionnervotrescanner.
CliquezsurleboutonInsrer.

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Linconvnient de cette fonction est que le document scann reste une image enregistre dans un onglet
dOneNote.IlestaccessibleetgruniquementtraversOneNote.ParunCopi/colldelimage,ilesttoutefois
possibledelinsrerdansundocumentOFFICE.

c.UtiliserPaperPortdeScanSoft
Vouspouvezvousprocurer(pour79)lelogicielPaperPortdeScansoftsurlesiteofficielhttp://www.nuance.frsil
nestpasdjfourniavecvotreordinateur.Ilexistedes versionsdvaluationsurdiverssitessurInternetcomme
http://fr.brothersoft.com/download/5189.html.LintrtdePaperPortrsidedanslefaitquecestlafoisunoutil
declassement devosdocuments,avecidentificationdesdocumentsparvignettesetdesrpertoiresparcouleur,
et un outil de capture de documents via un scanner avec conversion dans des formats image : .tiff, .pdf, .txt
et.doc.CestuncomplmentindispensableOffice 2010etlExplorateurWindows.Dautrepart,cestunproduit
largementdiffusetsouventprsentsurlesordinateursenOEM.

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Cidessous,lemmedocumentpapieratscannetconvertisuccessivementauformat.pdf,.doc,.txt,.Tiff,.xls
laidedePaperPortversion11.2(11.2.0.333).

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PaperPortutiliselepotentieldevotrescanner.

d.Utilisationdelogicielsdetraitementdimages
Vous pouvez tlcharger le logiciel PhotoFiltre sur le site officiel http://www.photofiltre.com/ pour obtenir la
dernireversionpayante(conseille)ousurhttp://www.clubic.com/telechargerfiche10731photofiltre.htmlpourla
version6.5.2quifonctionnetrsbiensousWindows 7.PhotoFiltrealliesimplicitetefficacitdanssonutilisation.
Ilpermetdemanipulerdesimagesmaisgalementdenumriserdesdocumentspapierversdesformatsdimages
enutilisantlescapacitsdevotrescanner.

e.ExcuterlesfonctionsdOCR
Vousavezsouventbesoindemettrejourvotrelistedeprixouvouspouvezavoirbesoindinsrerdestableaux
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oudutextedansundocumentWordpartirdebrochures,catalogues oudedocumentspapiersquivousontt
transmis par fax ou courrier par vos fournisseurs. Afin dviter la saisie fastidieuse de ces informations souvent
transmisessousformedetableauxavecungrandnombredelignesetdecolonnes,vousallezutiliserlelogiciel
capabledeffectuerlareconnaissanceoptiquedecaractresdundocumentimprim.
Vrifiez que votre scanner et le logiciel qui laccompagne proposent la prise en charge de la fonction OCR ou
ReconnaissanceOptiquedeCaractres.Sicenestpaslecas,ilestfaciledevousprocurerdeslogicielsOCRsur
Internet,parexempleladresse:
http://www.01net.com/telecharger/windows/Multimedia/scanner_ocr/fiches/110250.html
Avantdeffectuerunepremireacquisitiondedocument,vrifiezlesparamtrespardfautrelatifslOCR.Pour
cela,excutezlutilitairedeconfigurationdevotrescanner :
DanslemenuDmarrerdeWindows,pointezsuccessivementsurTouslesprogrammes.
Recherchezlelogicieldegestionduscanner,puiscliquezsurlenomduprogrammepourlexcuter.
SlectionnezlesrglagesdelOCR.

Contrlez les options de rglage tels que cidessus et slectionnezFranais commeLangue OCR par
dfaut.
Vouspouvezlaissertouslesautresparamtresrglsenusineetconstaterlesrsultats.

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Observez les options de formats de sortie de fichier. Il est possible de forcer le format de sortie par
rapport au logiciel client utiliser. Lapplication cible peut tre toute application installe sur votre
ordinateuretcapabledetraiterlesformatsdesortie,parexempleNotepad,Word,Excel.
PourobtenirlesmeilleursrsultatsdOCRpossibles,utilisezunoriginaldebonnequalit.
Siuneimagecontientdesnotesmanuscritesoudeslignesdeprsentation,lelogicieldOCRessaie
danalysercesinformationscommetexteavecdesrsultats variables ...Ilestdoncconseillde
vrifierletexteconvertiparOCR.
Engnral,lOCRnepermetpasdobtenirdebonsrsultatsaveclesnotesmanuscrites,les
illustrations,leslogosetlmentssimilaires.
Prenonspourexemplelarcuprationdesdonnespartirdunelistedeprixpapierafinqueceuxcipuissenttre
traitsparMicrosoftOFFICEWORDouEXCEL.SivousaveztlchargetinstallPaperPort, lancezleetvrifiezles
paramtrespourlesappliqueraudocumentennoiretblanc.
CliquezsurleboutonParamtres.
DanslabotededialogueParamtresduProfildeNumrisation,slectionnezlongletSortie.
DanslalistedroulanteTypedefichier,choisissezDocumentMicrosoftWord(*.doc).

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LesversionsetformatsaffichspourlesdocumentsOfficedpendentdelaversiondePaperPortinstalle,mais
grceauxfonctionsdecompatibilitdesversionsdeWordouExcel,vouspourrezlirelesfichiersgnrsdansune
versionantrieure.
NotezlapossibilitdecocherloptionAfficherlabotededialogueduscanner,cequiouvriralabote
dedialoguespcifiqueauscannerlorsquequevouslancerezlanumrisation pourafficherunaperu
dudocumentscann.
CliquezsurlongletNumrisationpourafficherlesconseilsderglage.

ConfirmezetfermezlabotededialoguedesparamtresencliquantsurOK.
CliquezsurNumriserpourlancerlanumrisation.
Si vous avez opt pour Afficher la bote de dialogue du scanner, il est possible deffectuer une
prvisualisation du document scanner en cliquant sur le bouton Aperu de la bote de dialogue du
scanner.

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LedocumentWordvientseplacerdanslerpertoirecourantdePaperPort.Doublecliquez surlicnedu
document, Word 2010 sexcute en mode compatibilit et affiche les donnes. La fonction OCR a
reconnulescaractresetaffichelalistedeprixenformat brut.
cestadeconvertissezletexteentableauoucopiezletexteversExcel:

CetableaupeuttreslectionnetcopipourtrecolldansunefeuilleExcelafindexploiter lesdonnes.Pour
celailsuffitdeslectionnerletableaulaidedesfonctionshabituellesdeWindows.
Cliquez sur lindicateur de Slection / dplacement du tableau, et faites Copier par un clic droit
lintrieurdelaslection.

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ouutilisezlesfonctionsdeWorddelongletOutilsdetableauDispositionSlectionner
Slectionnerletableau.ActivezlongletAccueilpuiscliquezsurlicneCopier.

Lancez Excel. Dans la premire cellule du tableau, faites Coller galement par un clic droit ou par la
fonctiondecollagedExcelenconservantlamiseenformedutableausource :

MettezenformeletableausincessaireetformatezlescellulesdelacolonnedeprixenMontaire.

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Vousremarquerezquevouspouvezdsprsenteffectuerdescalculssurlacolonnedeschiffres.Faitesmalgr
tout un contrle des chiffres, les fonctions dOCRnesontpasfiables100%.Descaractrespeuventtremal
interprtssiledocument dorigineestdequalitmoyenne.

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Commevouspouvezleconstater,certaineslignesdelafeuilleExcelfontapparatreunnombreaberrant 28,64
aulieude28,64.IlestdonctrsimportantdevrifierlersultatdelOCR.
En conclusion, tout document papier qui vous parvient et qui reprsente un intrt peut tre numris en vue
dtreclassetretrouvoudesfinsdexploitationdesdonnesquiyfigurent.

4.Capteretenregistrerlesdocumentslectroniques
Vous recevrez par courrier lectronique des documents en pices jointes. Ces documents peuvent tre de
diffrentes natures, ce peut tre des documents directement lus et interprts par un programme de la suite
Microsoft OFFICE ou ce peut tre des documents crs et enregistrs sous un format qui ncessite des
programmescapablesdeleslire.DautrepartvotreprogrammedemessageriepeuttreOutlook,leprogrammede
la suite Microsoft OFFICE, ou tout autre programme de messagerie du commerce. Mais vous pouvez aussi avoir
accsvotremessagerielaidedesoutilsoffertsparvotrefournisseurdaccs (webmail).
Lorsquevousrecevezdesmessagesavecpicesjointes,vouspouvezconservercesmessages dansdesdossiers
grsparvotremessagerieaveclespicesjointesattaches,maisvouspouvezaussienregistrerlespicesjointes
afin dextraire linformation contenue dans ces courriels. Prenons le cas o vous avez reu un courriel via votre
messagerieproprevotrefournisseurdaccs.
Laffichagedececourrielseprsentecommececi :

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Cetteinterfacedpendbiensrdevotrefournisseurdaccs.
Une pice jointe y est attache. Considrez ce message comme important et devant tre conserv. Vous pouvez
imprimersurpapierlecorpsdumessageluimmeainsiqueledocument attach.Maisvouspouvezenregistrerles
documentssurvotrePCdansdesdossiers enfonctiondusujetetgarderlinformationaccessibleetdisponiblehors
connexion.Encequiconcerneledocumentattach,ilestaisdelenregistrerdansunrpertoire ddi,celasefait
dunefaontransparentepartlchargementdudocumentpartirdusitedufournisseurdaccsversvotrePC.
Pourcela,ilsuffitdeffectuerunclic droitsurlapiceattacheetdecliquersur Enregistrer lacibledu
liensous...

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PardfautledossierproposestledossierTlchargementmaisvouspouvezbienentendu enregistrerlefichier
dansledossierquivousconvient,quittelecrersilnexistepas.Ici,nousavonscrledossierDocumentsreus
etlesousdossierClient1 :

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Encequiconcernelecorpsdumessage,ilestdifficiledelenregistrerauformatautrequeleformathtmlavectoute
une kyrielle de petits fichiers dont vous navez que faire. Aussi il existe une autre solution pour convertir cet
ensemble de documents au format PDF () ou TIFF (). Procdez la pseudoimpression du message luimme sil
contient des informations importantes et/ou du document attach silnest pas dans le format dsir en oprant
commesuit.
Pourimprimerletexteducourriel,utilisezlafonctionImprimerdevotreprogrammedemessagerieoudu
webmail dans lequel apparat le message. Choisissez limprimante virtuelle (ou pilote dimpression)
installesurvotreordinateuretquivatransformervotrefichierenimagededocumentdelammefaon
que lorsque vous avez effectu des captures de documents via un scanner. Dans lexemple, outre
limpressionpapierparlimprimanteinstalle,lespossibilitsquivoussontoffertespeuventtreplusou
moinsnombreuses :

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PrenezparexempleloptionImpressiondImagePaperPort(outouteautreimprimantevirtuelleinstalle
comme,

par

exemple,

PDFCreator

tlchargeable

sur

http://www.01net.com/telecharger/windows/Bureautique/editeur_de_texte/fiches/26668.html)

:
qui

va

transformer le format du document en PDF avec le nom et dans le rpertoire de votre choix. Votre
message sera mmoris sur votre PC et immdiatement accessible. Vous pourrez rechercher, imprimer,
ouvrirouvisualisercefichierlorsquevousenaurezbesoinaveclesoutilsderecherchedisponibles.
Encequiconcerneledocumentattachaveclecourriel,laprocdureestlamme.

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