Cours GED Stagaire Ver 9

Gestion Electronique des données
Royaume du Maroc
Offi ce de l a For mati on Pr ofessi onnel l e
et de la Promotion du Travail
MODULE :
GESTION ELECTRONIQUE
DES DONNEES
Filière : Technicien Spécialisé en Gestion
Option : Toutes les options
Septembre 2021
Manuel stagiaire
Réalisé par :
DRIF
- MME KORCHI AMAL
CDC GC - MME BOUGRINI HASNA
1
Sommaire
Contenu
INTRODUCTION .................................................................................................................................................... 4
LA GESTION DES DOSSIERS PAPIER ...................................................................................................................... 9
I. DEFINITION ............................................................................................................................................... 9
II. LES ORDRES DE CLASSEMENT .................................................................................................................. 9
ETUDE DE LA NORME Z 44-001 ................................................................................................................... 9
1. Classement alphabétique ....................................................................................................................... 13
2. Le classement numérique ...................................................................................................................... 14
3. Le classement idéologique ..................................................................................................................... 16
4. Le classement géographique .................................................................................................................. 18
5. Le classement chronologique ................................................................................................................. 20
6. Le classement alphanumérique ............................................................................................................. 21
7. Le classement décimal ........................................................................................................................... 23
Qu’est ce que la GED ? ....................................................................................................................................... 26
Vidéo à visualiser avant de lancer le cours .................................................................................................... 26
III. Définition : .......................................................................................................................................... 28
La Gestion Electronique de Documents (GED) est définie comme un « ensemble de logiciels concourant à
réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement d’un document : acquisition, restitution, diffusion ».28
1- Avantages de la GED............................................................................................................................... 28
IV. La chaîne du document numérique ................................................................................................... 29
1- Qu’est-ce qu’un document numérique ? ............................................................................................... 29
2- Qu’est-ce que le cycle de vie du document numérique ?...................................................................... 29
3- L’acquisition des documents .................................................................................................................. 33
e- Le WorkFlow ....................................................................................................................................... 38
V. Enjeux relatifs à la GED........................................................................................................................... 40
1-Enjeux organisationnels et stratégiques ..................................................................................................... 40
2-Enjeux techniques ....................................................................................................................................... 40
2
a- L’interopérabilité des formats............................................................................................................ 40

b- La pérennité des formats et des supports de stockage ..................................................................... 41
c- La sécurité des données ..................................................................................................................... 42
d- Les aspects juridiques du document numérique ............................................................................... 43
La valeur légale du document numérique ................................................................................................. 43
VI. La démarche d’installation d’une GED, les composants matériels et logiciels .................................. 43
1-Définition du périmètre, des objectifs et des enjeux .................................................................................. 44
2-Les composants matériels et logiciels ......................................................................................................... 44
Conclusion .......................................................................................................................................................... 47
Lexique ............................................................................................................................................................... 49
3
INTRODUCTION
Une entreprise acquiert et produit tout au long de son activité un grand nombre de documents.
Certains sont vitaux (les titres de propriété ou les contrats), et doivent être conservés pour répondre à
l’environnement réglementaire. D’autres encore, les documents dits « de travail » tels que les
comptes rendus, les rapports, les documents bureautiques, peuvent être consultés dans le but de
prendre une décision. Par conséquent, la gestion et la conservation des documents au sein de
l’entreprise sont des activités essentielles. Elles répondent à des objectifs d’ordre juridique et légal, à
des enjeux patrimoniaux (constituer une mémoire d’entreprise et conserver les documents relatifs à
l’histoire et à l’activité de l’entreprise) et à des enjeux stratégiques.
De nos jours, nous constatons une croissance exponentielle de la masse de documents et la quantité
d’informations partagées, au sein des entreprises. La gestion de ces documents, leur classement
fastidieux et pénible, la dépense d’énergie qui en découle, tout ceci demeure un problème persistant
au quotidien. De même, la recherche d’information, devient une tâche indispensable à la
performance et au développement des organisations quelles que soient leurs tailles, leurs missions, et
leurs secteurs d’activité
L'arrivée et la généralisation du document numérique a bouleversé les manières d'échanger et de

communiquer. Le passage du document papier au document numérique a permis de repenser de
nouvelles organisations. En effet, le document numérique comporte des spécificités que le document
papier ne possède pas : la structuration des contenus, les solutions techniques pérennes et la
traçabilité.
4
Les solutions de GED (Gestion Electronique de Documents) se sont répandues dans les entreprises à
partir des années 1990. Le qualificatif « électronique » rend compte de l’évolution des systèmes de
gestion de l’information, désormais capables de reproduire le document sous forme numérique et de
proposer un accès direct à celle-ci. Ces solutions n’ont pu voir le jour qu’en raison des évolutions
technologiques qui ont rendu possible l’acquisition de documents sous forme numérique ; les plates-
formes offrent des espaces de stockage plus importants, l’architecture réseau type Intranet favorise
l’accès aux documents.
5
A partir de l’analyse de chacun des documents ci-dessous, demander aux stagiaires de définir les
critères permettant de les classer méthodiquement.
6
7
8
PARTIE I :
LA GESTION DES DOSSIERS PAPIER
Les informations sur support papier (ou informatique) doivent être conservées afin de servir de
preuve. Il est donc indispensable de les classer.
I. DEFINITION
Le classement consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier

approprié.
Le classement doit permettre de retrouver un document, de reclasser un document utilisé et de retirer

les documents anciens.
II. LES ORDRES DE CLASSEMENT
Il existe trois principaux modes (ou ordres) de classement et 4 dérivés :
Modes de classement principal (fondamental) Mode de classement dérivé (mixte)
Classement alphabétique Classement alphanumérique
Classement numérique Classement chronologique
Classement idéologique ou thématique Classement géographique
Classement décimal
ETUDE DE LA NORME Z 44-001

Dans une dénomination comportant plusieurs mots, le choix du mot directeur exige pour
éviter toute ambiguïté, l’application de principes et de règles uniformes.
Ces principes et ces règles sont énoncés dans la norme Z 44-001.
9
Les règles de l’AFNOR, observées d’une façon rigoureuse, assurent pour chaque dénomination un
classement unique et rapide. Elles suppriment les hésitations, donc les pertes de temps, aussi bien
pour le classement que pour la recherche.
Nous vous conseillons de vous la procurer auprès de l’AFNOR Z 44-001 et de la mettre en

place si vous devez gérer un classement important de dossiers d’entreprises : dossiers fournisseurs ou
dossiers client par exemple.
10
11
12
1. Classement alphabétique
Le classement alphabétique s’effectue en appliquant la suite logique des lettres de l’alphabet.
Principe
• La liste alphabétique de rubriques (le plus souvent les raisons sociales) est obtenue après avoir
procédé à leur indexage.
Indexer une rubrique, c’est :
1. Déterminer le mot directeur de la rubrique (le nom par exemple) et le placer au début ;
2. Placer ce qui suit le mot directeur ;
3. Reporter à la fin, entre parenthèses, ce qui précède le mot directeur.
Les règles d’indexage
13
Exercice d’application
Société Moulay El Hadi, Marrakech

Station-Service Saint-Tropez, Casablanca
Lycée Descartes, Rabat
Entreprise Hadj Jelloua et Associés, Berkane
Salle de Gymnastique El Alaoui Mohamed
Compagnie Degaulle et Fils
Scierie Mohamed-Amine
Auto-Ecole Ahmed Nassiri et Frères
Parfumerie Saint-Michel, Casablanca
Cabinet du Docteur-Abdelhadi
Etablissement Salah et Frères, Fès
Travail à faire : En fonction de la norme AFNOR, déterminez le mot directeur dans chacune des dénominations, ci-
dessus, indexez-les et classez-les par ordre alphabétique ?
Corrigé
EL HADJ, Marrakech (Société Moulay)

SAINT-TROPEZ, Casablanca (Station-Service)
DESCARTES, Rabat (Lycée)
JELLOUA et Associés, Berkane (Entreprise Hadj)
EL ALAOUI Mohamed (Salle de Gymnastique)
GAULLE et Fils (Compagnie De)
MOHAMED-AMINE (Scierie)
NASSIRI et Frères (Auto-Ecole Ahmed)
SAINT-MICHEL, Casablanca (Parfumerie)
DOCTEUR-ABDELHADI (cabinet du)
SALAH et Frères, Fès (Etablissement)
2. Le classement numérique
Le classement numérique consiste à attribuer un numéro à chaque dossier dans l’ordre croissant des
nombres, à leur arrivée.
Un numéro est attribué à chaque dossier (ou document) en fonction de l’ordre chronologique d’arrivée.
Pour retrouver rapidement un dossier, il est nécessaire d’établir un répertoire alphabétique.
14
Exemple des deux répertoires :
Liste numérique ou répertoire numérique Répertoire alphabétique
(Les dossiers sont numérotés selon leur arrivée)
1 Etablissements Bouarfa AL MASSIRA (Parfumerie) 5

2 Ecole de « l’Avenir » AVENIR » (Ecole de « l’) 2
3 Café Bachiri BACHIR (Café) 3
4 Ecole Bichri BICHRI (Ecole) 4
5 Parfumerie Al Massira BOUARFA (Etablissements) 1
.
.
.
.
Exercice. d’application .
Vous êtes en qualité d’employé de bureau dans la société Astral et vous êtes chargé(e) d’ouvrir des dossiers
pour les nouveaux clients dont voici la liste :
13/04/2006 Institut Jean d’Athènes et Fils

15/06/2005 Caoutchouc «l’Extra souple»
18/07/2005 Société Allumettière Française
27/07/2004 Garage de Mécanique Générale
04/09/2005 CTR, Transport Rapide .
10/10/2005 Imprimerie du Rif
12/11/2004 Centrale Laitière de l’Ouest de Marrakech
18/12/2005 Compagnie Internationale de l’Exportation
Travail à faire
Classez ces rubriques par ordre numérique sachant que le dernier dossier déjà ouvert portait le n° 300.
15
Corrigé
Liste numérique :
N° Désignation
301 Garage de Mécanique Générale
302 Centrale Laitière de l’Ouest de Marrakech
303 Caoutchouc « l’Extra souple »
304 Société Allumettière Française
305 CTR, Transport Rapide
306 Imprimerie du Rif
307 Compagnie Internationale de l’Exportation
308 Institut Jean d’Athènes et Fils
Répertoire alphabétique :
Dénomination N°
ATHENES et Fils (Institut Jean d’) 308
CTR, Transport Rapide 305
EXPORTAITON (Compagnie Internationale de l’) 307

EXTRA Souple » (Caoutchouc « l’) 303
GARAGE de Mécanique Générale 301
MARRAKECH (Centrale Laitière de l’Ouest de) 302
RIF (Imprimerie du) 306
SOCIETE Allumettière Française 304
3. Le classement idéologique
Le classement idéologique consiste à ranger les documents par sujet ou par thème. On distingue les
classements géographique, chronologique, alphanumérique et décimal.
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Exemple : Sujet SCIENCES APPLIQUEES
Sous-sujet Agriculture-élevage
Art de l’industrie
Industrie diverse
Sciences commerciales
Sciences médicales Pédiatrie
Neurologie
Vous êtes employé(e) dans une maison de commerce. On vous remet les dossiers des nouveaux clients, ci-
après, pour les classer par ordre idéologique.
Etablissements Zitouni et Fils, détaillant
Société Commerciale Marocaine Matex, grossiste
Boutique « Aux Merveilles de Sud », détaillant
Galerie Chinoise, détaillant
Centre Commercial, demi-grossiste
Société de distribution des vêtements, grossiste
Association Sportive Al Inbiâte, particulier
Société « Tout pour se vêtir », demi-grossiste
Association vêtir les orphelins, grossiste
Entreprise Top-vêtement, grossiste
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Corrigé
DEMI-GROSSISTE
CENTRE Commerciale
SE VETIR » (Société « Tout pour)
DETAIILANT
GALERIE Chinoise
SUD » (Boutique « Aux Merveilles de)
ZITOUNI et Fils (Etablissement)
GROSSISTE
DISTRIBUTION des vêtements (Société de)
TOP-VETEMENT (Entreprise)
MATEX (Société Commerciale Marocaine)
PARTICULIER
AL INBIATE (Association Sportive)
VETIR les orphelins (Association)
4. Le classement géographique
Le classement géographique est un classement par zones géographiques (pays, régions, départements,
villes) ; au sein de chaque zone, les éléments sont classés alphabétiquement.
La société FAROUK produit et distribue sur le plan national des produits d’hygiènes. Quatre représentants
sont chargés de la prospection, un pour la région Nord, le deuxième pour la région Sud. Le troisième pour
Est, le quatrième pour Ouest. Le directeur commercial a décidé de réorganiser le fichier de prospection et
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de revoir le libellé des rubriques. Le classement géographique a été retenu. le directeur vous remet la liste
Suivante :
- Etablissement FOUNZO, Tanger

- Société Franco-Marocaine, Casablanca
- Droguerie « Oum Kaltoum», Agadir
- Restaurant Lalla Zehra, Laayoune
- Société «la Flèche », Tetouan
- Clinique casablancaise, Rabat
- Société Hassan Loukili, Mohamedia
- Droguerie du centre, El Jadida
- Etablissement Yve Saint Lourent, Oujda
- Hôtel Al Massira, El Jadida
- Le Grand Château, Berkane
- Clinique « Espérance », Nador
- Hôtel « les quatre Saisons », Mohamedia
- Hôpital Général, Boujdor
Travail à Faire :
1. Déterminez le mot directeur de chaque rubrique et indexer les rubriques.

2. Présentez le classement sachant que les représentants seront repérés par une couleur (jaune pour l’Est,
Rouge pour le Nord, vert pour le Sud et bleu pour l’Ouest).
Corrigé
EST
BERKANE
GRAND Château (Le)
NADOR
ESPERANCE» (Clinique «)
OUJDA
SAINT LAURENT (Etablissement Yve)
NORD
TANGER
FOUNZO (Etablissement)
TETOUAN
FLECHE» (Société La «)
OUEST
CASABLANCA
SOCIETE Franco-Marocaine
EL JADIDA
AL MASSIRA (Hôtel)
CENTRE (Droguerie du)
MOHAMEDIA
LOUkILI (Société Hassan)
19
QUATRE Saisons » (Hôtel « Les)

RABAT
CHLINIQUE Casablancaise
SUD
AGADIR
OUM KALTOUM (Droguerie de)
BOUJDOR
HOPITAL Général
LAAYOUNE
ZEHRA (Restaurant Lalla
5. Le classement chronologique
Le classement chronologique est un classement numérique par date.
Le classement est effectué à partir de la date de réception d’un document reçu et à partir de la date
d’émission d’un document envoyé.
Exemple : les revues sont classées de janvier à décembre.
Exercice d’application :
Classez les dossiers suivants par ordre chronologique ?
24/01/16 Le Centre du Marché
12/05/16 Société de Produits Chimiques Industriels
07/04/17 Pharmacie de l’Etoile du Sud
08/02/16 Magasin « Le Petit Poussin »
22/12/17 Société Marocaine de Maroquinerie
13/07/16 Laboratoire Roches-Noires
21/03/18 Office National de Météorologie
13/09/16 Hôtel d’Avicenne
27/03/18 Librairie Nationale
20
Corrigé
24/01/16 Le Centre du Marché
08/02/16 Magasin « Le Petit Poussin »
12/05/16 Société de Produits Chimiques Industriels
13/07/16 Laboratoire Roches-Noires
13/09/16 Hôtel d’Avicenne
07/04/17 Pharmacie de l’Etoile du Sud
22/12/17 Société Marocaine de Maroquinerie
21/03/18 Office National de Météologie
27/03/18 Librairie Nationale
6. Le classement alphanumérique
Le classement alphanumérique est une combinaison du classement alphabétique et du classement

numérique. Après le classement à la lettre, on attribue un numéro en fonction de la date d’arrivée pour
effectuer le classement numérique par date.
21
Dans l’ordre d’entrée en relation avec a Société qui vous emploie, ses fournisseurs ont été enregistrés ainsi puis
classés selon l’ordre alphanumérique.
- Société Marocaine de Maroquinerie

- Magasin « Le Petit Poussin »
- Société de Produits Chimiques Industriels
- Fabrique d’Articles de Ménage Samao
- Compagnie Laitière du Sud-Est Marocain
- Bijoux Cartier
- Les Emballages Modernes
- Le Centre du Marché
- La Centrale des Textiles
- Office National de Transport
- Manufacture des Best-sellers
- Résidence Mouna
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Travail à faire :
Classer par ordre alphanumérique ?
Corrigé
B
BEST-SELLERS (Manufacture des) 1
C
CARTIER (Bijoux) 1
CENTRE du Marché (Le) 2
CENTRALE des Textiles (La) 3
E
EMBALLAGES Modernes (Les) 1
M
MAROQUINERIE (Société Marocaine de) 1
MOUNA (Résidence) 2
O
OFFICE National de Transport 1
P
PETIT Poussin » (Magasin « Le) 1
PRODUITS Chimiques Industriels (Société de) 2
S
SAMAO (Fabrique d’Articles de Ménage) 1
SUD-EST Marocain (Compagnie Laitière)
7. Le classement décimal
Le classement décimal combine le classement par sujet et le classement numérique.
L’ensemble du fichier est réparti en classes numérotées de 0 à 9.

Exemple « voir plan comptable »
23
Vous travaillez dans un garage, vous devez répertorier les nouveaux modèles de véhicules en réalisant
un plan de classement décimal.
Liste des véhicules
Renault Zoe 5 portes moteur essence
Citroën C1 3 portes moteur essence
Renault Zoe 3 portes moteur essence
VW Tiguan 5 portes moteur diesel
Hyunda Veloster 5 portes moteur essence
Corrigé
1-Citroën
1.1. C1 3 portes moteur essence
2-Hyunda
2.1. Veloster 5 portes moteur essence
3-Renault
3.1 Zoe 3 portes moteur essence
3.2 Zoe 5 portes moteur essence
4-VW
4.1. Tiguan 5 portes moteur diesel
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TABLEAU RECAPUTILATIF DES DIFFERENTS ORDRES DE CLASSEMENT
Classification Origine Avantages Inconvénients Quelques utilisations
Alphabétique Alphabet français Simple, rapide pour Lent, peu sûr, Toutes
les dénominations nombreux renvois correspondances
courantes, extensible
Numérique Ordre naturel des Simple, sûr, discret Nécessité d’un Commandes, factures,
nombres répertoire pièces comptables,
alphabétique, lent classements
confidentiels
Idéologique Analyse des idées Adaptation parfaite Organisation longue, Documentation

à la recherche et au emploi délicat, bibliothèque
classement de la renvois nécessaires,
documentation manque de sécurité
Chronologique Dates Simple, document le Recherche très Journaux, revues,

plus récent visible difficiles, contrôle des doubles de lettres,
manquants bordereaux de
impossibles banques, de chèques
postaux, etc.
Alphanumérique Alphabet et nombres Assez sûr, rapide Nécessité d’un Clients, fournisseurs,
pour le classement et répertoire plaques
la recherche, alphabétique par minéralogiques
discrétion tranche de classement,
lent
Géographique Noms de lieux Simple, précis, Consultation Presse, publicité,

extensible fréquente du services commerciaux,
dictionnaire des agences
communes
Décimal Analyse des idées et Simple, extensible, Organisation longue, Documentation, plan
nombres codification facile, nécessité de renvois, comptable général,
regroupement peu sûr, emploi bibliothèque
logique délicat, plan de
classement codifié
indispensable
25
PARTIE II :
Qu’est-ce que la GED ?
Vidéo à visualiser avant de lancer le cours
Cliquer sur le lien pour une vidéo de 7mn
https://www.youtube.com/watch?v=VIHc0a9S_Yk
Suite à la vidéo ci-dessus, veuillez répondre à ce questionnaire.
1- Qu'est-ce que la GED (Gestion électronique des documents)?
Un système informatisé de gestion des documents.
Des documents qui se classent et se traitent de façon automatisée.
Imprimer en double tous les documents stratégiques.
2- Classer par ordre chronologique les étapes de la GED

1;2;3;4
 Le stockage
 Numérisation des documents
 Le classement
 La diffusion des documents
3- Quels sont les avantages de la GED ?
Baisse de la consommation de papier
Un partage des documents efficaces
Un gain de temps
Des économies d'énergie

Une optimisation de l'espace dans l'entreprise
4- Qu'est-ce que la dématérialisation de l’archivage ?
Détruire l’ensemble de ses archives, car cela ne sert a rien.
Transformer l'archivage papier en archivage numérique.
26
Confier l'archivage à une machine.
5- Quelle est le moyen de stockage le plus adapté à une entreprise?
Disque dur.
Clés USB.
Serveur.
6- Compléter par les mots adaptés :

La mise en place d'un projet d'archivage se décompose en trois phases : établissement d'une
, choix du
, processus d'
Sécurisé.
7- Les logiciels de GED permettent aux entreprises :
Améliorer la gestion de leurs documents
Améliorer la productivité
Centraliser les différentes fonctions de l'entreprise
Accéder rapidement et facilement à l'information
27
III. Définition :
La Gestion Electronique de Documents (GED) est définie comme un « ensemble de logiciels

concourant à réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement d’un document : acquisition,
restitution, diffusion ».
Un système de GED est donc une application logicielle qui vise à gérer et organiser l’ensemble de la
documentation produite par l’entreprise.
1- Avantages de la GED
La mise en place d’une GED dans une entreprise présente notamment les avantages suivants :
• Accès rapide et à distance aux documents
• Base unique pour l’ensemble des documents de l’entreprise
• Conservation des documents.
• Accès ubiquiste aux documents
• Réduction des coûts liés au papier
• Démarche qualité
28
IV. La chaîne du document numérique
1- Qu’est-ce qu’un document numérique ?
Le document numérique représente un ensemble composé d'un contenu, d'une structure logique,
d'attributs de présentation qui permettent sa représentation et qui est pourvu d'une signification
intelligible par l'homme ou lisible par une machine. Le document numérique peut être créé à l'état natif
ou obtenu par un processus de transformation d'un document physique, on parle dans ce cas de
document numérisé.
On distingue trois modes principaux de représentation de l'information de ces documents électroniques :

mode caractère, mode image, mode vectoriel.
2- Qu’est-ce que le cycle de vie du document numérique ?
Le cycle de vie d’un document (Records life-cycle en anglais), est un concept qui permet de définir les
différentes étapes de la vie du document de sa création jusqu’à sa destruction finale.
Concernant les différentes étapes du cycle de vie du document, deux principaux points de vue
s’affrontent.
Le premier relève du domaine du Records Management, le second du domaine de l’archivage.
Ainsi du point de vue du Records management, les étapes du cycle de vie du document,
s’organisent de la façon suivante :
a- LA CREATION
• La création du document numérique.

• L’enregistrement.
• Le classement
• L’indexation.
29
b- LA GESTION
La gestion concerne les opérations qui interviennent sur le document après sa création. On parle souvent
de sécurité et de droits d’accès (cela peut passer par des opérations de cryptage, de restriction d’actions
sur le contenu ou d’occultation de champs). Il s’agit de rendre le document accessible aux personnes
autorisées. Le document numérique étant facilement reproductible et modifiable, il est également
nécessaire de pouvoir gérer les différentes versions de ce document.
c- LA DIFFUSION
On distingue deux techniques de restitution du document :
• Le mode push
• Le mode pull
d- LA CONSERVATION
L’objectif de la conservation des documents est de prouver, de mémoriser, de comprendre et de

communiquer. Il faut donc conserver dans le temps la lisibilité des documents numériques et de ses
composants. Cela implique un choix de formats judicieux.
30
La théorie archivistique du cycle de vie du document organise le cycle de vie du document à

travers trois périodes :
Les archives courantes :
Les archives courantes ou actives correspondent aux documents actifs c'est-à-dire à l'ensemble des
documents nécessaires à l'activité de l'entreprise. Elles sont utiles pour les affaires courantes de
l'entreprise.
Les archives intermédiaires :
Les archives intermédiaires ou semi-actives représentent quant à elles les documents conservés pour des
besoins d'ordre administratif ou juridique.
Les archives définitives :
Les archives définitives sont les documents conservés définitivement considérés comme ayant une
valeur historique.
31
Document 1
Documents numériques Le terme « numérique » vient du latin numerus (nombre, multitude) et

signifie « représentation par nombres ». Le nom « analogique » provient du mot grec analogos
signifiant « qui est en rapport avec, proportionnel ».
Le numérique (digital en anglais) est une représentation de l’information par un nombre fini de
valeurs discrètes (qui sont, au final, codifiables en binaires, à savoir au moyen de deux états, 0 et 1, et
donc traitables par les machines électroniques que sont les ordinateurs).
L’analogique est une représentation d’une grandeur physique par une fonction continue. Pour
mesurer cette grandeur, il faut une interface analogique (caméra, micro, etc.). La mesure peut ensuite
être éventuellement numérisée par un convertisseur analogique/numérique (CAN). Par exemple, pour
la copie d’une image :
• L’analogique consistera à essayer de reproduire à l’identique de ce qui est observé (avec un risque
de déperdition d’information).
• Le numérique consistera à isoler chaque point de l’image (pixeliser) et à le caractériser (position,

couleur) ce qui facilite sa reproduction à l’identique.
Travail à faire :
32
Suite au document 1 ci-dessus, complétez le tableau ci-après
Document Analogique Numérique

Numérisé Création
native
Compte rendu saisi sur traitement de
texte
Rapport sur traitement de texte issu
d’une reconnaissance vocale
Photographique prise par un appareil
numérique
Diaporama créé sous PowerPoint
Photocopie papier d’un cours
PDF issu d’un cours scanné
Captation vidéo en MPEG d’une
conférence
Fichier de données d’un capteur sismique
sous tableur
Température lue sur un thermomètre à
mercure
3- L’acquisition des documents
Vidéo numérisation des documents

https://www.youtube.com/watch?v=ELFVlL0Nxg0
a- L’acquisition numérique
Pour que l’information puisse être gérée par un ordinateur, elle doit
être disponible sous forme numérique. Il existe trois modes
d’acquisition :
33
• L’acquisition directe sous forme numérique,

• La collecte et l’assemblage de documents déjà numériques.
• La conservation numérique de documents analogiques.
b- La numérisation des documents
« La numérisation permet de passer d’une représentation analogique de la réalité à une représentation

numérique par échantillonnage. » La numérisation (ou digitalisation en anglais) est la conversion d’un
objet réel (image, texte, …) en une suite de nombres permettant de représenter cet objet en informatique
ou en électronique numérique.
Le poids du fichier va dépendre de la fréquence d’échantillonnage et de l’amplitude de la quantification.

C’est pourquoi il est important de bien connaître ses besoins et de choisir la technologie adaptée aux
types de documents (différents selon qu’on ait des documents textes, images ou vidéos, etc.).
Lors de la mise en place d’une solution de GED, le choix du format d’enregistrement des fichiers doit se
faire en fonction des besoins et des usages répertoriés au sein de l’entreprise :
• Modification/réutilisation des documents

• Nécessité d’une gestion des versions de documents
• Modalités de création ou d’acquisition
• Pérennité dans l’accès aux documents
• Interopérabilité entre les plates-formes
• Assemblage de fragments divers au sein d’un même document
• Intégration de documents multimédia : comprennent des textes, des images fixes ou
animées
On remarque une coexistence de nombreux formats incompatibles. On peut distinguer des formats
propriétaires, des normes et des standards.
34
Les documents sont scannés et traités avec des outils de capture :
LAD
RAD
OCR
Qui permettent de transformer l’image d’un texte (qu’il soit scanné ou photographié) en un texte ASCII.
Ce dernier peut être modifié, réutilisé et indexé.
Les OCR permettent de retraiter l’information dans un logiciel de traitement de texte, de l’intégrer dans
une base de données, etc. Ils permettent également d’indexer automatiquement les documents (grâce à
l’indexation en texte intégral). De plus, on remarque une nette diminution de la taille du fichier. En
effet, un fichier image (texte scanné) est bien plus gros qu’un fichier de texte ASCII.
Les OCR se sont beaucoup développés ces dernières années. « Ils sont désormais disponibles sur des
plateformes micro (avec scanner et logiciel OCR) pour des coûts très abordables. »
Cependant, cette technologie n’est pas encore fiable à 100%. Les logiciels peuvent reconnaître du texte,
mais si le document contient un tableau, un graphique ou une image, ils ne seront pas inclus dans le
document final.
Les logiciels sont également très dépendants de la qualité du document soumis. Les taux de
reconnaissances varient selon les polices d’écriture, les annotations manuscrites ne sont pas toujours
prises en compte, la présence d’un fonds coloré peut gêner le logiciel, etc.
c- L’indexation des documents numériques
Qu’est-ce que l’indexation ?
L’indexation d’un document consiste à décrire celui-ci pour permettre son exploitation. C’est une des
étapes cruciales de la GED. Elle doit être « la représentation la plus fidèle et la plus exhaustive du
contenu, du sens du document afin de faciliter les recherches et d’en garantir la pertinence ». Il est
35
important de concevoir une politique d’indexation (construction des index et leur maintenance dans de
grandes bases documentaires). Cela va conditionner le bon fonctionnement de la GED
L'indexation des documents numériques est soumise au même principe que celle des documents
traditionnels qui consiste à extraire les concepts les plus représentatifs du document et de les représenter
sous forme d'un index ou d'un modèle appelé métadonnées dans les bibliothèques numériques.
Pour les documents numériques, cette opération consiste donc à « fournir des informations utiles sur
chaque document et ce dans le but d'en faciliter l'accès par les moteurs de recherche ».
Ces informations s'appellent des métadonnées qui ont pour rôle de décrire formellement le document,
et à partir desquelles, les moteurs de recherche vont effectuer leurs requêtes.
Ces métadonnées comportent en général le titre de document, le nom de l'auteur, le type de document
(revue, livre…), Raison sociale, une liste de mots clés et le résumé du document.
Ce qui fait la différence par rapport aux documents classiques est que le document électronique contient
lui-même tous les éléments d'information pour l'indexer.
En d'autres termes, le document électronique est la source directe d'information et non plus une source
externe qu'on l'analyse pour extraire les informations nécessaires à l'indexation.
Il existe deux grandes catégories d’indexation :
• L’indexation classificatoire : consiste à donner une description externe et synthétique du

document, « cette approche classificatoire « universelle » est idéaliste et naïve ». Elle n’est pas
adaptée pour l’indexation de documents numériques destinés à un système de GED.
• L’indexation par concepts ou par langages combinatoires : consiste à donner une description du
contenu du document. Elle se veut « riche, exhaustive et dépassant la rationalité parfois trop
univoque de la classification ».
36
d- Le stockage
Plusieurs enjeux liés à cette étape : la notion de conservation visant à maintenir dans le temps la
disponibilité d’un document. Cela induit une notion de durée indissociable du sort final du document :
archivage prolongé, révision ou destruction. Les problématiques sont donc les suivantes :
• Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il
doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l’importance des données, offrir un
temps d’accès fiable. Si besoin est, il devra prendre en compte les besoins d’intangibilité mais de
disponibilité permanente de certains documents à portée légale (contrat, facture, élément admis
comme preuve).
• L’organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents (texte,
vidéo, image, etc.) de leurs provenances, états, types, etc.
• La durée de conservation doit permettre une épuration régulière du système afin de faciliter le
stockage et d’alimenter les archives.
• La possibilité de réviser ou de détruire le document. Un stockage en mode
lecture/écriture/suppression doit être considéré.
37
e- Le WorkFlow
Le terme « WorkFIow » représente « le processus industriel ou administratif au cours duquel des tâches,
des documents et des informations sont traités successivement, selon des règles prédéfinies, en vue de
réaliser un produit ou de fournir un service.
Le « WorkFIow » est donc associé à un processus métier dans l'organisation, les personnes sont
davantage concentrées sur l'objectif que sur les seules activités de production. L'objectif essentiel est la
satisfaction du client final.
38
Le but du « WorkFIow » est d'acheminer des documents donc il est primordial de savoir identifier les
acteurs, leurs rôles et leurs tâches à chaque étape du processus. Cette identification se fait par la
modélisation qui permet de représenter une situation afin de mieux la comprendre. Un « WorkFIow »
est donc la modélisation et la gestion informatique des tâches et des acteurs qui sont impliqués
dans la réalisation d'un processus métier.
Ainsi, le WorkFIow permet de décrire le circuit de validation, les tâches, les délais à respecter et les
modes de validation. Le WorkFIow est avant-tout un projet organisationnel avant d'être un projet
informatique.
WorkFIow repose sur 3 concepts, aussi appelés les « 3R » : Rôles, Règles et Routes.
• Les Rôles : ce sont les compétences indispensables pour assumer la responsabilité d'activités à
accomplir et de résultats à obtenir.
• Les Règles : elles regroupent les informations concernant les tâches à réaliser pour accomplir
une activité.
39
• Les Routes : elles définissent les itinéraires du WorkFIow, c'est-à-dire les chemins des flux
informationnels.
V. Enjeux relatifs à la GED
1-Enjeux organisationnels et stratégiques
D’un point de vue stratégique, la mise en place d’une solution de GED rend possible une rationalisation
des flux d’informations et donc un gain de temps. Elle permet notamment de :
• Localiser plus rapidement l’information
• Eviter la perte de documents
• Eviter le redoublement des processus
La GED présente également de nombreux avantages pour la production de documents de manière
collaborative. Couplée avec une fonctionnalité de Workflow, une solution de GED permet d’optimiser
le processus d’édition des documents.
2-Enjeux techniques
D’un point de vue plus opérationnel et technique, la GED

garantit :
• La pérennité des documents et de leur support
• L’interopérabilité : les documents peuvent être
accessibles sur différentes plates-formes et pour des
usages divers
• La sécurité des données grâce à une fonctionnalité de gestion des accès
• La traçabilité : « retrouver l’historique, l’utilisation, la localisation d’une entité au moyen
d’identifications enregistrées »
a- L’interopérabilité des formats
Dans l’environnement de l’entreprise, il est important que le document soit réutilisable et

interchangeable. Lors de l’enregistrement d’un document dans un format donné, il faut qu’il puisse être
40
accessible pour différents acteurs de l’entreprise et pour des usages divers (lecture à l’écran, impression,
stockage, insertion d’objets, modification). L’interopérabilité des formats caractérise notamment la
faculté pour ces formats d’être reconnus et lus sur des plates-formes, des logiciels et des médias
différents.
Les enjeux actuels consistent en la création de standards favorisant l’interopérabilité et la portabilité des
fichiers. L’élaboration du standard XML est censé répondre à ces objectifs. XML favorise notamment la
diffusion et la consultation des documents sur des applications et des médias divers, tout en conservant
le document dans son intégrité et en garantissant sa pérennité.
Avantages XML :
• Il est extensible
• Il décrit la structure du document
• Il dissocie la structure et la présentation du document
b- La pérennité des formats et des supports de stockage
La mise en place d’une solution de GED vise également à garantir la conservation des documents dans
leur intégrité et la pérennité dans l’accès à ceux-ci.
Plusieurs éléments doivent être pris en compte : la durée de vie des supports de stockage et celle des
systèmes de lecture utilisés.
Format d’enregistrement et systèmes de lecture
Outre les problèmes d’interopérabilité présentés plus haut, le choix d’un format de document soulève la
question de la pérennité dans l’accès au document. En effet, la lecture de documents numériques
nécessite de recourir à un appareillage spécifique à la fois matériel (micro-ordinateur, lecteur) et logiciel
(système d’exploitation, logiciel d’application). Or, le matériel et les logiciels d’application évoluent.
Certaines versions de logiciels ne sont plus capables de lire les documents produits dans les versions
précédentes. Il s’agit donc de permettre l’adaptation du document aux évolutions techniques grâce à :
41
• La migration (changement de support, de version du logiciel)

• La recodification (changement du format de présentation et de structuration)
En outre, il importe de veiller à conserver le document dans son intégrité, sans modification de mise en
forme et avec les enrichissements typographiques d’origine. Le choix du format est alors très important.
Le support de stockage
En voici les principaux, les plus performants.

• Support de stockage : disque dur réseaux, la valeur sûre. ...
• Les serveurs, la nouvelle génération de supports de stockage. ...
• La clé USB, un support de stockage mobile. ...
• CD et DVD, deux formats de support de stockage classiques mais sûrs. ...
• Les cartes mémoires, pour des besoins assez restreints.
c- La sécurité des données
Les enjeux relatifs à la sécurité des données conservées dans une base de GED sont identifiés comme
suit :
• Garantie de l’authenticité des documents : la sécurisation du système de GED permet

d’attester que le document n’a pas subi de modification
• Préservation de la confidentialité des informations présentes dans la base
• Protection contre l’altération volontaire des documents : modification, brouillage des données
• Protection contre l’altération involontaire des documents : erreurs de saisie par exemple
• Protection contre les dommages physiques (panne de matériel, incendie, etc.)
Et nous pouvons relever deux différents types de protections :
42
d- Les aspects juridiques

du document
numérique
Les projets d’archivages numériques de toutes

sortes sont de plus en plus nombreux (que ce soit la
réorganisation d’une GED ou la mise à plat des
process). Ils répondent à la prise de conscience par
le management des enjeux liés à la
dématérialisation massive de l’information. Or, la numérisation des documents est sujet à débat dans le
domaine juridique.
La valeur légale du document numérique
Le document écrit original est (à de rares exceptions près) la seule preuve valable pour la loi. Les
documents ont en général une durée de prescription légale de 10 ans. Ces faits sont des freins au
développement du document électronique qui ne remplit pas la condition d’irréversibilité, de non
reproductibilité et de localisation caractérisant le document original.
La valeur légale du document numérique dépend d’une part du type de document numérique produit et
d’autre part de l’ensemble des textes qui s’appliquent à l’activité de l’entreprise.
Deux cas se posent :
• Le document électronique est créé à partir d’un document matériel en utilisant un procédé de
numérisation. Le document numérique créé est alors une copie.
• Le document est créé directement sous forme numérique par l’emploi de procédés
informatiques. Le document numérique produit est ici le document d’origine, qui peut être
considéré comme un original sous réserve de respect des dispositions légales.
VI. La démarche d’installation d’une GED, les composants matériels et logiciels
La mise en place d’un outil de gestion documentaire doit respecter certaines étapes indispensables à
43
une démarche structurée et maîtrisée.
1-Définition du périmètre, des objectifs et des enjeux
Au préalable, une réflexion doit être menée pour définir précisément :

• Le périmètre du projet : Quels sont les départements, services ou activités impactés ?
Quels sont les documents (papiers ou informatiques) concernés ? Leur volumétrie
actuelle et prévisionnelle,…,
• Les objectifs du projet : Pourquoi mène-t-on ce projet ? Quelles sont les échéances à
court, moyen et long terme ? Que faut-il formaliser ? A qui ces informations seront-
elles diffusées ? Quelles sont les priorités de diffusion ?…
• Les enjeux du projet : d’un point de vue technique, organisationnel, financier,
humain, …
2-Les composants matériels et logiciels
Pour qu’une G.E.D soit opérationnelle, différents composants hardware et logiciels sont
requis. Cette infrastructure est constituée des éléments suivants :
• Un réseau informatique et des moyens de communication. De plus en plus

fréquemment, il s'agit du réseau général d'entreprise avec des outils banalisés de
communication, d'une part, internes (accès aux applications informatiques et
émulation de terminaux, transferts de fichiers, messagerie interne, etc.,) et, d'autre
part, externes (passerelles fax, télex, accès à des messageries publiques, accès à des
banques de données externes, etc.)
• Un ou des serveur(s) physique(s) où résideront les informations de l'entreprise
(factures, devis, infos fournisseurs, produits, commandes,) ; contenant les
44
applications qui traitent les données (méthode de calcul de la facturation, gestion des
stocks,…); où résidera le contenu des écrans (pages) qui seront présentés aux
utilisateurs (texte, graphiques, tableaux à remplir, …).
• Des postes client, banalisés ou spécialisés selon la fonction de l'utilisateur. De plus
en plus fréquemment, les postes de travail seront ceux dont l'entreprise est équipée :
PC sous MS-Windows, PC sous OS/2, stations UNIX, etc; cette infrastructure est
construite et organisée selon des choix et des règles d'architecture, par exemple une
architecture de type «client-serveur».
• Des logiciels applicatifs spécifiques : pour le traitement numérique des documents à
partir d’un copieur, scanneur, spool d’impression, l’application de couches OCR,
l’indexation, la recherche, la diffusion et la modification de l’information, …
• Des logiciels dans les stations utilisateurs (PC) : les browsers (navigateur Web) qui
permettent d'accéder aux informations et services sont universels et disponibles
gratuitement.
On distingue trois types de GED
La GED administrative
Elle consiste à numériser puis à classer les divers documents administratifs (factures, fiches techniques,
bons de commande, formulaires, devis, etc.). Ces fichiers numérisés pourront être classés et conservés
sur différents supports numériques. Ils pourront être éventuellement diffusés via le réseau interne de
l’entreprise.
La GED bureautique
Elle permet d’échanger des documents et de les lire dans leur format d’origine (notamment à partir des
logiciels des suites bureautiques). Ces documents sont centralisés et consultables, voire modifiables, par
tout le personnel depuis n’importe quel poste de travail.
La GED documentaire
45
Elle consiste à indexer un grand nombre de fichiers de tous types (texte, image, son, etc.) selon des
critères définis pour et par l’entreprise. Ce mode de gestion propose généralement de puissants moteurs
de recherche (plein texte, multicritère, index, thèmes, etc.).
Plus développée dans les grandes organisations, la GED documentaire permet un accès efficace à
l’information et aux fichiers pour tous les salariés (modèles de lettres, factures clients, formulaires, etc.).
Vidéo synthèse des différentes étapes de mise en place d’un système d’archivage électronique
https://youtu.be/Akl53x6D38Q
Complétez le tableau ci-après :
………………………. La numérisation de l’information consiste à créer une représentation numérique

……………………….. (binaire ou textuelle) d’une information non numérique et à la conserver sur
support informatique, typiquement dans un ou plusieurs fichiers.
Document …………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………
électronique
La vie d’un document suit plusieurs étapes : • La création ou l’acquisition :
consiste à numériser ou produire un document et à le stocker sur support
numérique ; • La révision : un document peut faire l’objet de révisions, à savoir de
modifications. L’on a parfois besoin de conserver les versions consécutives d’un
document ; • La publication ou la diffusion : un document n’a d’intérêt que s’il
…………………………
peut être consulté. La publication consiste en la mise à disposition du document. •
…………………………
La sauvegarde : un document peut être perdu. Afin d’éviter sa perte, l’on peut
…………………………. mettre en place un système de sauvegarde (exemple : duplication) ; • L’archivage
: pour des raisons par exemple légales, on peut être amené à archiver des
documents, c’est-à-dire à stocker et donc conserver le document sur le long terme
; • La destruction : lorsqu’un document ou son archivage est devenu inutile, il
peut finalement être détruit.
GED …………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
46
Conclusion
On imaginer un système d'information sans GED ?
Aujourd'hui, les acteurs de l’entreprise utilisent de plus en plus le document numérique. Celle-ci doit
pouvoir réagir rapidement, en sollicitant les connaissances qui sont à sa portée afin d'être et de rester
compétitive. La GED est donc un outil incontournable pour répondre à cette exigence.
En effet, la GED permet de localiser rapidement l'information, en quelques clics. Le document est
facilement accessible. Il peut être partagé par plusieurs personnes au même moment. La GED garantit
également la sécurité des données et crée une dynamique de travail collaboratif. Le seul bémol à ce
système réside dans les supports de stockage ; il convient de veiller particulièrement à ceux-ci afin de
garantir la pérennité des données et des documents.
On peut donc dire que la GED est un composant majeur dans le système d'information de l'entreprise.
En plus des changements techniques qu’elle suppose, la mise en place d’une solution de GED a des
incidences sur l’organisation du travail et sur la culture d’entreprise. Elle instaure notamment de
nouvelles pratiques de recherche de documents et systématise les processus de création et de publication
de ceux-ci.
Enfin, si la mise en place d’une solution de GED présente un coût important pour l’entreprise (achat du
logiciel, frais d’installation et de maintenance, formation du personnel), la solution mise en place va
favoriser une rationalisation du travail et une amélioration de la productivité de l’entreprise. Le système
de GED va en effet permettre d’éviter la perte d’informations précieuses pour l’entreprise, d’optimiser
les processus de production et de traitement des documents et de faciliter l’accès à ceux-ci.
Quel avenir pour la GED ?

Le monde des technologies de l'information et de la communication évolue rapidement, et à l'heure du
numérique, il faut pouvoir apporter une solution pour ne pas crouler sous le non-papier. On s'aperçoit
cependant que la GED glisse de plus en plus vers la gestion de contenu. Dans l'entreprise, les échanges
sont de plus en plus transverses, autorisant une plus large autonomie des acteurs. Ce faisant, chaque
acteur devient éditeur et publie, généralement par le biais d'une interface web, ses informations.
47
Résumé
Webinaire : Comment réussir son projet GED
https://www.youtube.com/watch?v=TpIqf1badcg
Un système de Gestion Electronique de Documents ou GED est une application logicielle capable de
gérer les différentes étapes du cycle de vie du document (création, traitement, diffusion, élimination). La
mise en place d’une telle solution répond au besoin de maîtriser et d’organiser la masse de documents
qui circulent dans l’entreprise. Pour réussir un tel projet, il importe cependant de bien identifier les
besoins de l’entreprise et de ses acteurs et de prendre en considération tous les aspects : le coût, le
facteur humain et l’environnement technique du projet. L’étude des fonctionnalités des solutions de
GED et l’analyse comparative de plusieurs solutions proposées par les éditeurs de logiciels constituent
ensuite une étape indispensable à la réussite du projet. Cette synthèse présente les enjeux de la mise en
place d’une telle solution dans l’entreprise et propose une démarche de mise en œuvre d’un système de
GED ainsi qu’une analyse de certains logiciels du marché.
48
Lexique
AFNOR (Association Française de Normalisation) qui a édité la norme Z 44-001 portant sur le classement
alphabétique des noms et raisons sociales. Il s’agit d’une règle permettant de déterminer de manière
indiscutable le mot directeur, c’est-à-dire le mot sur lequel on va classer. L’intérêt de cette règle réside dans
son caractère indiscutable : elle met tout le monde d’accord.
RUBRIQUE OU DÉNOMINATION : mot ou ensemble de mots désignant une personne, une entreprise,
une administration, un lieu, un document, un objet et servant à l’identifier.
Exemple : société BADAOUI et Cie
MOT DIRECTEUR : C’est le mot choisi parmi les mots qui constitue une rubrique et qui va diriger « le
classement alphabétique» et ensuite les recherches. Exemple : le mot « BADAOUI » de la rubrique «société
BADAOUI et Cie ».
INDEXAGE : c’est la manière d’écrire une rubrique pour mettre en évidence le mot directeur. On écrit le
mot directeur en majuscule, puis les mots qui le suivent, puis entre parenthèses les mots qui le précèdent.
Exemple : BADAOUI et Cie (Société)
Archivage : organisation des sauvegardes de manière à ce que les données numériques soient classées,
facilement identifiées, facilement réutilisables.
Dématérialisation : transformation de supports d'informations matériels (documents papier) en fichiers
informatiques.
XML : (Extensible Markup Language) est une famille de langages
Document numérique : objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur ; ce peut être une
image, un fichier…
GED (gestion électronique des documents) : procédé informatisé visant à organiser et gérer des
informations et des documents électroniques au sein d’une organisation. Il met principalement en œuvre des
systèmes d’acquisition, de classement, de stockage et de diffusion des documents.
GED administrative : procédé permettant de classer les documents administratifs sous forme de fichiers
numérisés qui pourront être éventuellement diffusés via le réseau interne de l'entreprise.
GED bureautique : procédé permettant la production et le partage de documents de travail collaboratif. Ces
documents sont centralisés et consultables par tout le personnel de l'entreprise via intranet ou extranet.
Indexation : processus destiné à présenter le contenu d’un document au moyen de termes issus d’un langage
documentaire ou de mots-clés libres.
Mot-clé : terme caractéristique d'un thème traité par un document.
49
Numérisation des documents : technique qui consiste à scanner un document papier pour qu’il puisse être
enregistré sur un support informatique.
Scanneur : périphérique qui permet de convertir une image ou un document sous une forme numérique.
Serveur : ordinateur qui contient des ressources (fournisseur de données) et les met à la disposition des
postes clients qui en font la demande.
Travail collaboratif : travail qui fait interagir plusieurs acteurs pour la réalisation de tâches qui visent à
atteindre un but commun.
Workflow : circuit documentaire permettant de router un ou plusieurs document(s) vers des utilisateurs ou
des groupes d’utilisateurs pour relecture/modification/validation soit en mode simultané (envoi à tous les
destinataires en même temps), soit en mode consécutif (envoi aux destinataires l’un après l’autre).
50

Cours GED Stagaire Ver 9

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Gestion Electronique des données

Offi ce de l a For mati on Pr ofessi onnel l e

Filière : Technicien Spécialisé en Gestion

Option : Toutes les options

a- L’interopérabilité des formats............................................................................................................ 40

L'arrivée et la généralisation du document numérique a bouleversé les manières d'échanger et de

Le classement consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier

Le classement doit permettre de retrouver un document, de reclasser un document utilisé et de retirer

II. LES ORDRES DE CLASSEMENT

Il existe trois principaux modes (ou ordres) de classement et 4 dérivés :

Modes de classement principal (fondamental) Mode de classement dérivé (mixte)

Classement alphabétique Classement alphanumérique

Classement numérique Classement chronologique

Classement idéologique ou thématique Classement géographique

ETUDE DE LA NORME Z 44-001

Ces principes et ces règles sont énoncés dans la norme Z 44-001.

Nous vous conseillons de vous la procurer auprès de l’AFNOR Z 44-001 et de la mettre en

Le classement alphabétique s’effectue en appliquant la suite logique des lettres de l’alphabet.

Indexer une rubrique, c’est :

Les règles d’indexage

Société Moulay El Hadi, Marrakech

EL HADJ, Marrakech (Société Moulay)

Pour retrouver rapidement un dossier, il est nécessaire d’établir un répertoire alphabétique.

Exemple des deux répertoires :

Liste numérique ou répertoire numérique Répertoire alphabétique

(Les dossiers sont numérotés selon leur arrivée)

1 Etablissements Bouarfa AL MASSIRA (Parfumerie) 5

13/04/2006 Institut Jean d’Athènes et Fils

CTR, Transport Rapide 305

EXPORTAITON (Compagnie Internationale de l’) 307

GARAGE de Mécanique Générale 301

MARRAKECH (Centrale Laitière de l’Ouest de) 302

RIF (Imprimerie du) 306

SOCIETE Allumettière Française 304

Exemple : Sujet SCIENCES APPLIQUEES

Sciences médicales Pédiatrie

Etablissements Zitouni et Fils, détaillant

Société Commerciale Marocaine Matex, grossiste

Boutique « Aux Merveilles de Sud », détaillant

Galerie Chinoise, détaillant

Centre Commercial, demi-grossiste

Société de distribution des vêtements, grossiste

Association Sportive Al Inbiâte, particulier

Société « Tout pour se vêtir », demi-grossiste

Association vêtir les orphelins, grossiste

Entreprise Top-vêtement, grossiste

SE VETIR » (Société « Tout pour)

SUD » (Boutique « Aux Merveilles de)

ZITOUNI et Fils (Etablissement)

DISTRIBUTION des vêtements (Société de)

MATEX (Société Commerciale Marocaine)

AL INBIATE (Association Sportive)

VETIR les orphelins (Association)

- Etablissement FOUNZO, Tanger

1. Déterminez le mot directeur de chaque rubrique et indexer les rubriques.

QUATRE Saisons » (Hôtel « Les)

Le classement chronologique est un classement numérique par date.

Exemple : les revues sont classées de janvier à décembre.

Classez les dossiers suivants par ordre chronologique ?

24/01/16 Le Centre du Marché

12/05/16 Société de Produits Chimiques Industriels

07/04/17 Pharmacie de l’Etoile du Sud

08/02/16 Magasin « Le Petit Poussin »