MODULE M.3.

2 Record Management

M 3.2.1 Diplomatique contemporaine

Pr. Aicha KAFIF. 2020/2021

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Objectifs du cours
Objectifs généraux

Initier les étudiant(e)s à la diplomatique contemporaine et à les rendre capables d'interpréter le contexte
de création et d'utilisation des documents produits dans les organisations.

Objectifs spécifiques

Au terme de ce cours, l'étudiant(e) sera en mesure de :

1.Comprendre et appliquer les notions, typologies et méthodes de la diplomatique contemporaine
 Développer le cadre intellectuel nécessaire à l’analyse et à l’identification des documents et des
dossiers dans n’importe quel milieu organisationnel et quel que soit le stade de vie des
documents;
 Étudier les archives contemporaines à partir des méthodes propres à la diplomatique;
 Reconnaître et s'assurer de la présence de composantes qui garantissent l’authenticité,
l’intégrité, la fiabilité, l’exploitabilité et la validité d’un document.
2.Comprendre et analyser le contexte de création et d'utilisation des documents produits par les
organisations Plus précisément :
• Comprendre le lien organique entre les documents, la notion de dossier et de chaîne
documentaire;
• Identifier les documents et dossiers essentiels d’une organisation;
• Comprendre et modéliser la circulation de l’information dans une organisation.
3.Comprendre les enjeux et les atouts de la science diplomatique dans un contexte numérique Plus
précisément :
 Comprendre les défis à relever dans l'environnement numérique et le rôle clé de l'archiviste et
de la diplomatique dans la gestion de l'information numérique
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Présentation du cours
I. Rappels
1.1. Le concept de document d'archives : nature, valeur, cycle de
vie
1.2. Définition des archives (documents administratifs)
1.3. Structure de la mémoire interne d’un organisme
1.4. Le principe de respect des fonds : principe fondamental de
l'archivistique
1.5. La théorie des trois âges : un outil de gestion des archives
1.6. Théorie des valeurs
II. Introduction à la diplomatique : de la diplomatique médiévale
à la diplomatique contemporaine
2.1. Définition et objet de la diplomatique
2.2. Les fondamentaux de la discipline
2.3. L’analyse de l’acte
2.4. La critique de l’acte
2.5. La forme des actes
2.6. La tradition des actes
2.7. La genèse des actes
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Présentation du cours
III. L'analyse diplomatique et l'analyse archivistique du document

3.1. L’analyse diplomatique : De la diplomatique à la typologie

des documents et au genre d’information
3.2. Identification et analyse des documents : La grille d’analyse
3.3. Le contexte de création
3.4. Définition
3.5. Le contenu
3.6. Conditions de validité
3.7. Fonctions
3.8. Conservation
3.9. Autorité responsable
3.10. Documents reliés
3.11. Informations complémentaires
3.12. Lois
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Présentation du cours

IV. Genèse et typologie des documents des organisations

4.1. Documents constitutifs

4.2. Les documents de réunion
4.3. Les documents de direction
4.4. Les documents juridiques
4.5. Les documents comptables et financiers
4.6.Les documents de ressources humaines et de relations de travail
4.7. Les documents de communication

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Présentation du cours

V. La « notion » de dossier dans la gestion de l’information organique

et consignée d’une organisation

5.1. Qu’est-ce qu’un dossier ?

5.2. L’interdépendance des documents Caractéristiques du dossier
5.3. L’homogénéité de l’information
5.4. L’autonomie du dossier

VI. Le dossier : de la création à l’évaluation

6.1. La création ou le mode de constitution d’un dossier
6.2. L’organisation du dossier
6.3. Catégorisation et caractérisation des dossiers

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Rappels

1.1. Le concept de document d'archives : nature, valeur, cycle de vie

1.2. Définition des archives (documents administratifs)
1.3. Structure de la mémoire interne d’un organisme
1.4. Le principe de respect des fonds : principe fondamental de
l'archivistique
1.5. La théorie des trois âges : un outil de gestion des archives
1.6. Théorie des valeurs

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1.1. Le concept de document d'archives : nature, valeur, cycle de vie
"Les archives sont l'ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel,
produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout organisme public ou privé, dans l'exercice
de leur activité, documents soit conservés par leur créateur ou leur successeurs pour leurs besoins propres, soit
transmis à l'institution d'archives compétente en raison de leur valeur archivistique» Conseil International des
Archives

on entend par valeur de témoignage la « qualité que possèdent certains documents fondée sur leurs utilités
secondes ou scientifiques ainsi que sur les caractères de témoignage privilégié, authentique et objectif ou
d’information générale qui y sont contenus »

• Peu importe la date,

• la forme : officielle ou non
• Le support (papier, fichier informatique, photographie...)
• le producteur
• L’activité est la condition
• le document d’archives est produit dans une procédure, non une œuvre « gratuite » de l’esprit, mais un moyen :
d’information et/ ou de preuve .
• justification des faits (achat, naissance, transaction, décision administrative…).
La production des archives est une conséquence de l’activité du producteur et non pas son but.
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 Schéma su cycle de vie des documents et de l'information

Le cycle de vie du document ou cycle de vie de

l'information :

C’est un concept en gestion documentaire et

en archivistique qui décrit les différentes
étapes de l'existence de dossiers,
de documents ou de données , depuis la
production de l'information (création ou
réception) jusqu'à son sort final (élimination ou
conservation à long terme à des fins
mémorielles).
« Le cycle de vie d’un document engageant est
organisé autour de deux événements majeurs
qui modifient son statut ou sa valeur :
la validation qui lui donne son plein effet
engageant et l’événement qui déclenche le
calcul de la date de fin de conservation.

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1.2. Définition des archives (documents administratifs)

« Le RM vise à garantir l'existence des documents, et leurs modalités

d'accès, ainsi que l'authenticité (preuve de la production ou de la réception

d'un document), l'intégrité (preuve que le document est complet et n'a pas

été altéré), la fiabilité (le contenu du document peut être considéré comme

la représentation complète et exacte des opérations, des activités ou des

faits) et l'exploitabilité (localisation, repérage et description du document)

des informations. De même, il a pour vocation l'amélioration des circuits

documentaires. »

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1.3. Structure de la mémoire interne d’un organisme

« Dans tout contexte de travail, la nécessité s’impose de construire et préserver une mémoire
informationnelle qui s’articule, au-delà des archives, autour de savoirs professionnels, scientifiques ou
artistiques, de savoir-faire techniques et de savoir-être culturels, et qui permet la circulation de
l’information, des idées et des connaissances.
Sa fonction ne se limite pas aux seules offres d’information, mais a une fonction matérielle de
conservation de traces sélectionnées de l’activité, une fonction sociale de préservation et de réutilisation
de la mémoire, ainsi qu’une fonction culturelle et discursive. Constituer une mémoire informationnelle
revient à faciliter et permettre la circulation de l’information, des idées et des connaissances. Cette
mémoire rassemblée et organisée constitue un patrimoine. L’organisation de l’information en vue de son
usage professionnel et de sa communication à d’autres relève de la constitution d’une knowledge base ,
C’est la possibilité de passer de l’usage de l’information en contexte professionnel au partage des
connaissances à travers la constitution de collections documentaires professionnelles qui peuvent
s’inscrire dans un processus de patrimonialisation par la numérisation et la gestion de collections de
documents »
Liquète, V. (2016). La patrimonialisation de l’information professionnelle dans les organisations : pour un management négocié et durable. Revue COSSI, n°1-
2016
Schéma de la mémoire interne d’un organisme
1.4. Le principe de respect des fonds : principe fondamental
de l'archivistique
Contexte d’apparition
L’apparition du principe du respect des fonds remonte au 1841, date à laquelle
l’archiviste et l’historien français Natalis de Wailly - chef de la Section administrative des
Archives départementales au ministère de l’Intérieur - propose de nouvelles mesures
pour organiser les documents. Ces dernières consistent à gérer les documents en les
considérants comme un groupement de documents unis selon leur provenance. La
contribution de Wailly était majeure : il a eu le mérite de formaliser une méthode de
travail qui met en perspective la provenance des documents et leur caractère
organique. Cette méthode est devenue un principe fondamental de l’archivistique
contemporaine, reconnu dans grand nombre de pays européens et américains (SCOTT,
1966; DUCHEIN, 1977; COOK, 1992; COUTURE, 1994)
Définition
Selon l’archiviste français Duchein (1977), ce principe « […]
consiste à laisser groupées, sans les mélanger à d’autres, les
archives (documents de toutes natures) provenant d’une
administration, d’un établissement ou d’une personne
physique ou morale donnée : ce qu’on appelle le fonds des
archives de cette administration, de cet établissement ou de
cette personne » (p.71-72). Duchein (1977) souligne la
nécessité de préserver ensuite « la structure
interne » (p. 89) des documents du même fonds tant que
possible de sorte que l’ordre de classement original soit
reconnaissable.
Donc, le respect des fonds implique 3 notions :
le respect de provenance (on ne mélange pas des
documents de provenance différente),
le respect de l'intégralité du fonds : le fonds ne subit pas
de rajouts, ni suppression,
le respect de l'ordre originel ou primitif des dossiers
(lorsqu'il est possible de le conserver ou de le
reconstituer), (respect de l’ordre interne tel qu’il a été
constitué par le producteur des archives)
1.5 la théorie des trois âges :
Chaque dossier a une durée de vie propre jalonnée par différentes
étapes qui correspondent à des traitements archivistiques, à un lieu de
conservation et à une utilisation spécifique :
 les archives courantes : il s’agit des dossiers vivants servant à la gestion
quotidienne des affaires,
 les archives intermédiaires : il s’agit des dossiers clos mais conservés
pour des raisons d’activité, d’une éventuelle réouverture ou des
prescriptions légales,
 les archives définitives : il s’agit des documents à conserver
indéfiniment pour leur intérêt administratif, juridique ou historique.
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1.6. Théorie des valeurs

La définition de la valeur des archives est…. « L’acte de juger des valeurs

que présentent les documents d’archives (valeur primaire et valeur
secondaire) et de décider des périodes de temps pendant lesquelles ces
valeurs s’appliquent auxdits documents dans un contexte qui tient
compte du lien essentiel existant entre l’organisme (ou la personne)
concerné et les documents d’archives qu’il (elle) gère dans le cadre de ses
activités »
« …Une fonction dans le tri qui porte à la fois sur l’information contenue
dans chaque document et sur la place du document dans la procédure et
qui permet de décider quel sera le sort final du document et de procéder
par la suite , aux opérations de tri à l‘intérieur d’un fonds d’archives »

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 II. Introduction à la diplomatique : de la
diplomatique médiévale à la diplomatique
contemporaine

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2.1. Définition et objet de la diplomatique
Définition :
« La diplomatique est la science qui étudie la tradition,
la forme et la genèse des actes écrits, en vue de faire
leur critique, de juger de leur sincérité, de déterminer
la qualité de leur texte, d'apprécier leur valeur exacte
en les replaçant dans la filière dont ils sont issus, de
dégager de la gangue des formules tous les éléments
susceptibles d'être exploités par l'historien, de les dater
s'ils ne le sont pas, enfin de les éditer ». vocabulaire
international de la diplomatique

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Objet :
• La diplomatique = science des diplômes
Diplômes = les diplômes (actes) des souverains du haut
Moyen Âge

• Elle couvre également :

des lettres, des écrits mémoriaux, notices monastiques,
registres et comptes, les chartes épiscopales, les actes
notariés ou passés sous le sceau d’une juridiction
La diplomatique s’est développée comme discipline et
comme science avec la finalité première d’examiner la
sincérité de documents douteux. Luciana Duranti, 2003

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 Science autonome, elle est aussi et
avant tout, une des sciences
auxiliaires de l'histoire et constitue en
même temps un des supports de
travail de l'archiviste. Pendant
longtemps, on a vu en elle
essentiellement une technique
permettant d'étudier les documents
du Moyen Age, et même plus
spécialement les chartes ( actes écrits
contenant sous une forme plus ou
moins solennelle un acte juridique ),
et d'en faire la critique de sincérité en
portant sur celle -ci un jugement de
valeur ( forgerie, falsification,
interpolation ) Aujourd’hui, on insiste
davantage sur le fait qu'elle donne
connaissance des règles de forme qui
président à l'élaboration et à la
rédaction des documents, qu'elle que
soit leur date.
Au XVIIe s, une réflexion sur
l’authenticité des documents
d'archives mène à la
recherche des moyens de
distinguer les documents
authentiques de ceux qui
ont été falsifiés ou fabriqués
après coup : c'est la
diplomatique.
L’authenticité, la véracité, la
sincérité, la fiabilité des
documents :
analyse les caractéristiques
internes (protocole, exposé)
et externes (qualité du
support physique, mise en
page, etc.)
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Sciences annexes à l’histoire

Les sciences auxiliaires de

l'histoire ou sciences fondamentales de l'histoire sont
des disciplines scientifiques indispensables à la recherche
historique qui permettent d'exploiter des sources
historiques. Ces disciplines apparaissent souvent comme
une spécialisation de la discipline historique.

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Elles englobent les disciplines indispensables à la recherche
historique (Histoire), surtout pour les périodes précédant 1800.
Seuls en effet, leurs méthodes et leurs résultats permettent
d'examiner les sources de manière critique et de les comprendre.
On y range les branches telles que la diplomatique (Chartes), la
paléographie (Ecriture) la chronologie (Calendriers), la
sigillographie (Sceaux), la Généalogie, l'héraldique
( Armoiries), la numismatique (Monnaies), la toponymie
(Toponymes).

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la paléographie

grec ancien, latin

classique, latin
médiéval, occitan
médiéval, ancien
français, moyen
français, français
classique, anciens
caractères chinois,
arabe, notation
musicale, etc.)

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La numismatique
a pour objet l'étude
des monnaies et
médailles.
Considérée comme
une science auxiliaire
de l'histoire, elle est
particulièrement
utile dans les
recherches en
histoire antique. Elle
sert aussi en
archéologie, en
particulier comme
critère de datation.
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La généalogie
C’est la « liste des
membres d'une
famille établissant
une filiation » ou la
pratique qui a pour
objet la recherche
de la parenté et de
la filiation des
personnes

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La toponymie

C’est une discipline

linguistique qui étudie
les toponymes, c'est-à-
dire les noms propres
désignant un lieu. Elle se
propose de rechercher
leur ancienneté, leur
signification, leur
étymologie, leur
évolution, leurs rapports
avec la langue parlée
actuellement ou avec
des langues disparues
L’homonymie : noms

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La sigillographie

appelée également
sphragistique, est la
discipline historique
qui a pour objet
l'étude des sceaux
sous tous leurs
aspects et quelle
qu'en soit la date

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2.3 L’analyse de l’acte
Première étape de l’analyse diplomatique , l’analyse de l’acte
consiste à décrire précisément toutes les composantes physiques et
intellectuelles du document étudié , à savoir :

 Ses caractères externes (le support, le sens de l’écriture, les

marges, la langue, les habitudes paléographiques :l'étude des
écritures manuscrites anciennes), (les formules de chancellerie
pour les époques médiévales et modernes) ou à des usages
(habitudes personnelles, géographiques, etc
 voir si la forme du document renvoie à des règles de rédaction
existantes
 ses caractères internes (les différentes parties du document,
depuis l’identification de l’auteur de l’acte jusqu’aux mentions
d’enregistrement par le bénéficiaire, les ajouts éventuels ou les
corrections,
 indication du destinataire, position de la date et de la signature
dans le document)
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2.4. la critique de l’acte
Deuxième étape de l’analyse diplomatique qui vient ensuite, fait appel à la comparaison
de l’acte étudié avec des éléments comparables :
actes émanant du même souverain (de la même chancellerie), actes attribués au
même bénéficiaire, actes de la même époque, de la même zone géographique ou autre
critère comparatif pertinent.

Toute différence, toute anomalie doit trouver une explication rationnelle, faute de
quoi elle introduit une suspicion sur la véracité de l’acte. La critique diplomatique ne
s’arrête pas à l’évaluation argumentée de la véracité du document ; elle doit encore,
sur cette base, définir sa portée juridique et sa portée historique, les deux choses
étant bien distinctes.

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2.5. La forme des actes
La diplomatique contemporaine dans son approche doit
comme par le passé, étudier les documents en tenant
compte de la forme, de la tradition, et de la genèse.
c’est l'ordonnance interne de l'écrit, le moule dans
lequel est coulé le cas concret, caractères matériels, et
caractères internes inhérents à l'acte et que l'on peut
étudier quelle que soit la tradition, y compris les
formules propres à toute chancellerie et à tout bureau.

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2.6. La tradition des actes

désigne la relation qui  l’original

existe entre le texte tel qu'il  La minute
a été voulu par son auteur
et mis par écrit pour la  Le brouillon
première fois sous sa forme  La copie
définitive, et le texte tel  La traduction
qu'il nous est parvenu.
L'étude de la tradition  Le registre
permet de déterminer la  Le recueil
valeur du texte et d'en faire  Le dossier
la critique. .

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2.7. La genèse des actes
• Circuit parcouru par un document
• Création jusqu’à la finalisation et validation
• qui commande, rédige, contrôle, authentifie l'acte?
Ex : Justificatif de domicile

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