DEFINITIONS :

A. Document d’archives
1. Au sens de l’article 2 du décret N°2-424/P-RM du 29 Septembre 2002 fixant les modalités
d’application de la loi n°02 – 052 du 22 Juillet 2002 relative aux archives, on attend par :
. Document d’archives l’ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et
leur rapport matériel produits ou reçu par toute personne physique ou morale, et par tout
service organisme public ou privé, dans le cadre de leurs activités.
A ce titre, les documents non écrits, notamment le produit des collectes de la tradition
orale, les archives nouvelles, les archives audiovisuelles, les microformes et les archives et
doivent être placés dans les services publics d’archives de l’Etat.
- Archives courantes : les documents d’utilisation habituelle pour l’activité des services
établissement et organismes qui les ont produits ou reçues.
- Archives intermédiaires : les documents ayant cessé d’être considérés d’utilisation
habituelle et qui ne peuvent en raison de leur intérêt administratif, faire l’objet de tri et
élimination.
- Archives définitives : les documents ayant subi des tris et éliminations et conservés sans
limitation de durée, pour leur intérêt administratif ou historique.
2. L’ISO définit les documents d’archives comme l’« information créée, reçue et maintenue
comme preuve, par une organisation ou une personne physique, en cas de poursuite
judiciaires par obligation légale ou à des fins de conduite des affaires »

L’anglais utilise les termes records et archives pour désigner les documents d’archives.

Records désigne des documents considérés dans leur dimension de preuve et d’utilité dans
le cadre de la conduite des activités de l’organisme émetteur. Le terme indique surtout les
document semi-actifs ; archives courantes et archives intermédiaires.

Archives vise les documents dans leur porté historique donc en principe les archives
définitives.

B. Dossier d’archives
Le dossier d’archives est un ensemble de documents automatiquement réunis au cours du
traitement d’une affaire. Il diffère du dossier documentaire qui est un ensemble de
documents choisis et réunis pour informer sur une question donnée.
C. L’intérêt de l’archivage
L’efficacité, la productivité et la rentabilité constituent des finalités recherchées par toute
institution. La mise en place d’un service d’archives s’inscrit dans ce sens afin de créer des
conditions facilitant l’accès à l’information et garantir l’intégrité et l’authenticité du
patrimoine documentaire de l’organisation.
Au-delà de ce besoin informationnel et patrimonial, les activités de gestion des documents
visent à organiser les documents d’une institution afin de :
- retrouver rapidement les documents dont on a besoin pour réaliser ses activités ;
- Assurer la conservation des documents requis pour protéger et défendre les droits
de l’institution ;
- Désigner les documents pertinents pour témoigner de ses réalisations
paradoxalement, ces archives mal gérés ou délaissées coûtent cher en frais généraux
(surfaces, mobiliers, personnels) et surtout en temps d’accès à l’information. C’est
pourquoi il parait opportun d’orienter les efforts vers le renforcement et la
modernisation du système d’archivage afin de garantir la fiabilité et l’intégrité de
l’information publique, conformément aux idéaux de la stratégie nationale de
contrôle interne des services publics qui a fait de l’archivage l’une de ses
composantes principales.

Dans cet exercice, on se réfère à un ensemble de politique, de procédures et d’activités qui

doivent permettre à l’organisme d’établir un contrôle sur l’information administrative qu’il
génère et ce, depuis sa création jusqu'à son élimination ou son versement aux archives
définitives.
Les outils, méthodes et procédures proposés sont applicables à tous les documents, peu
importe leur support. Ils tiennent compte aussi des contraintes liées à la gestion des
documents existants sur supports papier aussi bien que de ceux crées à l’aide d’applications
informatiques ou logiciels (documents numériques).
Toutes les données concernées par l’archivage sont d’un intérêt considérable dans un
présent, dans un futur plus ou moins lointain. D’où la nécessité de classer et d’organiser les
archives pour faciliter des futures recherches. Ce qui fait incontestablement de l’archivage
un outil utile et précieux pour les statistiques, afin d’analyser le passé et dans une certaine
mesure mieux préparer l’avenir.
Partout et pour toute personne consciente de l’utilité de l’information ou simplement d’un
esprit de développement, l’archivage ne doit jamais faire figure de parents pauvres eu égare
à son titre de conservation de patrimoine dans le dessein de garder une mémoire historique,
 culturelle de certaines informations, de certains savoir faire et réalités combien important à
savoir.
Les archives contribuent à la consolidation de la démocratie, à une bonne gouvernance et
surtout à la mise en place d’une magistrature saine dans un état de droit. C’est pourquoi
Monsieur Baye THIAM, professeur à l’université de Dakar, pense qu’on ne peut pas
construire la démocratie dans une société de personne non informée et qu’un homme
informé est un citoyen et un homme non informé, un sujet.
Si on se rendait compte de l’importance des archives, on passerait toute notre vie à les
embrasser. « Mieux vaut disposer de l’information sur une chose que de l’avoir », a dit
monsieur THIAM.

Les archives font figure de preuves admissibles, valables en droit. Cela se voit dans les
administrations, les polices et surtout dans les tribunaux où cet adage latin ne saurait être
dit à un accusé qui a pour preuve les archives : « testis unis, testis nullus » c'est-à-dire
témoin seul témoin nul. Retenons simplement qu’il ne faudrait pas de suaves discours pour
qu’il y ait une bonne gouvernance ou une performance administrative mais de bonnes
archives.
D. Gestion des documents d’archives
La Gestion des documents d’archives est une discipline récente qui vise à l’efficacité des
organismes à la rentabilité et à la modernité des administrations.
C’est « le domaine de la gestion qui est chargé de contrôler efficacement et
systématiquement la création, la réception, la maintenance, l’utilisation et la mise à
disposition des documents, incluant les processus de saisie de l’information et de preuve sur
les affaires et les transactions ». Elle englobe la planification, la mise en œuvre et l’examen
de la fonction qui consiste à administrer les documents d’un organisme.
En résumé, la Gestion des documents d’archives est l’ensemble des opérations et de
techniques serapportant à l’organisation rationnelle des documents et données dans
l’objectif de garantir leur existence, leur accessibilité, leur authenticité, leur fiabilité et leur
intégrité, et de permettre qu’ils soient exploitables.
Elle consiste à : identifier, collecter, traiter, stocker et faire circuler les documents
produitsou reçuspar un service.
L’ensemble de ces tâches constitue la chaîne documentaire.

Les opérations de la chaîne documentaire

1. Identification
 Le Service des archives doit recueillir régulièrement (en principe une fois par an) les
documents produits ou reçus par les différentes divisions de l’institution.
L’exercice consiste à faire un inventaire des documents qui doivent être transféré au
centre d’archivage en notant les types de documents, leur état, leur volume
Et les différents supports.
L’archiviste procédera à un relevé exhaustif sur les lieux mêmes de conservation de
l’ensemble des documents.
Au préalable, il informera les responsables des différentes divisions auxquels il fera parvenir
une copie de la liste des documents identifiés.
2. Collecte
Elle consiste à transférer les dossiers des différents services vers le centre d’archivage.
Au moment de leur entrée au centre, les contenants et les contenus des documents
doivent être vérifiés par l’archiviste. Les documents sont ensuite enregistrés dans un
registre d’inventaire selon un système de numération qui permet de les retrouver
facilement.
Exemple de présentation d’un registre.

Dat Numéro Type Description du dossier Nbre Observation

e document pièces (Etat des
documents)

3. Traitement

Chaque document reçu et enregistré par le service des archives fait l’objet d’un traitement
spécifique qui consiste à exécuter les opérations suivantes : tri, enregistrement des
données, cotation, étiquetage, saisie et classement.

a) Tri
Le tri des documents incombe en principe à la Direction Nationale des Archives du Mali
(DNAM) mais pour certaines catégories de documents, le service des archives de
l’institution peut opérer en premier tri pour mettre à l’écart ceux qu’il souhaite dessiner à la
destruction. Il établira la liste de ces documents qu’il soumettra dans un premier temps aux
responsables des différentes divisions d’où provient la documentation ; puis au Directeur de
l’institution. Ce dernier donne son accord pour la destruction et sollicite l’autorisation du
Directeur Général de la DNAM
Nota : En aucun cas le service producteur de doit procéder à la destruction d’un document
sans autorisation de la Direction nationale des archives du Mali.
Les documents suivants peuvent être mis à l’écart ;
a) documents irrémédiablement détériorés
b) documents de substitution après reproduction
c) doubles de plus de trois exemplaires
d) brouillons déjà imprimés dactylographiés et signés ;
e) documents d’intérêt temporaire pour pièces justificatives, administratives ou juridiques,
procès de journée comptables : reçus, facture de gestion, lorsque récapitulatif existe
f) documents conservés en d’autres endroits reçus par le service pour l’information
g) monographies (livres)

b) Classement

Les documents sont rassemblés par dossier et classés par catégorie suivant une liste
structurée de rubriques qui définit la mise en ordre des documents. Cette liste appelée
cadre de classement est établie par l’archiviste en concertations avec les responsables de
l’institution. Les éléments suivants sont communs au cadre de classement de toutes les
institutions.

Les actes officiels : lois, décrets, ordonnances, lesdirectives ordres et notes de services. Les
correspondances ; courriers arrivés et départs, registres ; les questions de personnel
(mouvement, salaire, distinction, sanction, etc), les marchés et contrats, les différents types
de rapports (mission, activité, expertise, études, jugement), les documents privés, les
questions financières et les documents comptables (budget, recettes, taxes, dépenses et
factures).

A ces points cités ci-dessus s’ajouteront les éléments spécifiques propres à chaque
institution.

Exemple :
 i) Dans le cadre pour l’éduction figureront des points sur les cycles d’enseignement,
le matériel) didactique, les bibliothèques scolaires, les examens et concours, les
bourses et subventions, etc.

ii) le cadre de classement de la Direction des douanes retiendra la répression des

fraudes, les taxes de consommation, les droits de sortie et d’importation etc.

C) enregistrement des données

Il consiste à remplir manuellement un bordereau élabore par l’archiviste. Le bordereau doit

retenir tous les points qui permettent de retrouver facilement les dossiers.

1) L’origine : institution autour du document (division administrative)

2) Le type d’activité : type d’activité administrative (Actes officiels, Administration générale,
Finances/Comptabilité ou Enseignement, etc.)
3) Objet : libellé de l’objet du dossier
4) Les pièces disponibles : liste de pièces documents existant dans le dossier
5) La date : date de rédaction du document (mois et année)
6) La côte : numéro d’identification du dossier qui permet de localiser le dossier dans l’entrepôt
lorsqu’il s’agit de dossiers relatifs à des marchés, le bordereau peut être complété par les
rubriques ci-après :
Soumissionnaire : sociétés ou organisme qui sont soumissionné pour exécuter le marché
Mode de passation : appel d’offre, offre restreinte, gré à gré ou entente directe
Numéro de marché : numéro attribué par la DGMP après approbation du marché
Montant : montant approuvé pour exécuter le marché
Financement : non de l’organisme qui a financé l’exécution du marché
Délai d’exécution : temps prévu pour achever l’exécution du marché
Nota : l’enregistrement des données sur bordereau n’est pas obligatoire lorsque l’archiviste
procède lui-même à la saisie des données.

d)Cotation
Cette opération consiste à attribuer une côte à chaque dossier. La cote est un ensemble de
lettres et de chiffres qui indique le type de dossier, le site et la place que le dossier occupe
dans le mobilier de rangement
 e)Saisie des données
C’est l’opération par laquelle les données mentionnées sur les bordereaux sont portées
dans les bases de données bibliographiques. Elle consiste à saisir sur ordinateur les
informations retenues dans le bordereau. Son exécution exige une connaissance des notions
de base du logiciel CDS ISIS for Windowsplus connu sous la dénomination WINIS. Libre et
gratuit. Winisis est un logiciel conçu par l’UNESCO pour la gestion de données bibliothèques.
Il s’adapte à la gestion des documents d’archives. Il existe de nombreux autres logiciels
utilisés par les services d’archivage.
i) pour saisir un enregistrement
L’exercice consiste à saisir sur l’ordinateur des informations portées manuellement sur le
bordereau de saisie papier. Pour chaque bordereau du saisie dûment rempli, procéder
comme suit :
 Lancer le logiciel en cliquant 2 fois sur son icône
Lorsque la fenêtre Winisis s’affiche,
 Cliquer sur le menu Edition pour le dérouler et choisir la commande saisie des données dans
la fenêtre de saisie apparait un cadre blanc où clignote le curseur, c’est le cadre de saisie.
Un peu plus bas, une bande colorée désigne le champ actif. En dessous de la fenêtre de
saisie un message d’aide apparaît qui explique les règles de saisie du champ.
Exemple : la bande colorée dans le champ auteur indique que les données à saisir
constitueront le contenu du champ auteur. En bas on peut lire le message suivant : séparez
les auteurs par le signe % sans espace avant ou après.

ii) pour modifier un enregistrement

 Cliquer sur le menu 2dition pour le dérouler et choisir la commande saisie des données
 Cliquer sur le contenu du champ modifier
 Procéder aux corrections souhaitées
 Cliquer sur le bouton de sauvegarde
 Cliquer sur annule pour sortir
iii) pour supprimer un enregistrement :
 Chercher l’enregistrement à partir de son MFN
 Cliquer sur option
 Sélectionner efface enregistrement
 Cliquer sur le bouton de sauvegarde
 Cliquer sur annule pour sortir
Lorsqu’on termine la saisie d’un bordereau.
 Cliquer en haut de la fenêtre de saisie sur le bouton comportant une disquette pour
sauvegarder les données enregistrées.
 Cliquer sur le bouton comportant la feuille blanche (à côté du bouton comportant la
disquette) pour commencer la saisie d’un nouveau bordereau.
Lorsque vous voulez arrêter les opérations de saisie et fermer le programme.
 Rechercher fermer dans le menu fichier et
 Cliquer sur fermer tout
Vous recevrez le message suivant : Voulez-vous mettre à jour le fichier inversé maintenant,
 Double cliquer sur le terme
 Sélectionner l’opérateur répondant à votre besoin,
 Cliquer une seconde fois sur le dictionnaire
 Rechercher le second terme
 Double cliquer sur ce terme
Reprendre les mêmes opérations en cas de besoin s »il existe d’autres termes
Une fois que le ou les éléments recherchés se trouvent dans la case « Expression de
recherche »
Cliquer sur le bouton « exécuter » et les références concernant le ou les documents
recherchés apparaissent.
Dans certains cas, vous devez cliquer sur « exécuter » puis sur « afficher ». Cela dépend du
paramétrage.
 Utiliser les boutons de navigation pour visualiser les références (titres, auteurs,
cotes, etc.) de chaque document.
Cliquer sur Ok.
Cela signifie que tous les termes des champs retenus dans le tableau de sélections des
champs ont été enregistrés dans le dictionnaire. La recherche est désormais possible pour
les références saisies
Nota : cliquer sur Ok chaque fois qu’il y a un message de mise en jour
 iv) pour ajouter toutes les données ou une partie des données d’une base
L’opération est déterminée importation de données

 Ouvrez la base réceptrice

 Introduire le CD ou la clé USB qui contient les informations à importer
 Cliquer sur fichier
 Cliquer sur Importation
 Cliquer le menu déroulant en face de C sous Unités
 Cliquer sur le nom de la base à ajouter (voir dans la case sous nom de fichier)
 Cliquer sur oui
 Remplissez les fenêtres qui se présentent sur le tableau affiché
 Dans la case 1er MFN à assigner, porter le chiffre qui suit le dernier numéro de la base
réceptrice.
 Cliquer sur oui

4. conservation

C’est l’ensemble de techniques, méthodes et procédés destinés à assurer la sauvegarde

matérielle des documents.

1. Mesures préventives à prendre pour une bonne conservation.

AU Niveau :
a) Des locaux et des mobiliers
Les documents doivent être stockés dans un local sec, propre et sécurisé. Ce local doit
présenter des garanties contre certains éléments naturels que sont l’humidité, la
sécheresse. Les poussières, la lumière et le feu : contre les rongeurs, les insectes, les
termites et aussi contre l’utilisateurs mauvaise manipulation.
Par conséquent ils doivent donc être classés sur des mobiliers de rangement de préférence
métallique dans une salle réservée à cet effet.
La salle doit être aéré avec des fenêtres qui couvrent sur l’extérieur. Elle doit contenir une
table de travail et une chaise. Le lieu de stockage doit être un endroit clos. A cet égard la
porte doit fermer à clef et les autres ouvertures (fenêtre par exemple) doivent être
sécurisées, de même que la toiture. A défaut d’espace suffisant, les documents doivent être
 classés dans une pièce qui est si possible réservé à ce seul usage et archivés à l’intérieur
d’armoires munies de serrures en état de marche.
Comme indiqué précédemment, le local des archives doit réunir suffisamment de garanties
pour une bonne conservation et une sécurisation.
b) des documents :
i. contre l’eau :
Le local de stockage des archives doit être un bâtiment possédant un soubassement
suffisamment haut pour mettre les documents à l’abri d’éventuelles inondations
Il faut en outre
 Ne jamais déposer les documents à même le sol.
 Vérifier périodiquement la toiture du bâtiment pour s’assurer de sa parfaite étanchéité.
 Nettoyer régulièrement les gouttières (tuyaux de descente de l’eau), surtout avant et durant
la saison des pluies pour éviter tout débordement et donc toute infiltration dans le
bâtiment.
 Maintenir les fenêtres fermées
 Eviter de faire traverser la salle de stockage par des canalisation d’eau.

ii.) contre l’humidité

 Equiper la salle d’un appareil de conditionnement de l’air (climatiseur)
 Equiper la salle d’appareil de déshumidification pour assécher l’air

iii.) contre la sécheresse et la poussière

 Stocker les archives dans des bâtiments possédant des murs épais, de petites ouvertures et
un toit bien isolant,
 Dépoussiérer régulièrement (au moins deux fois par an) les documents d’archives, tout en
veillant à ne pas les déclasser lors d’éventuelles manipulations. Il est conseillé de s’équiper
d’un masque contre poussière, d’une blouse, d’un chiffon sec et propre, d’un balai et d’une
petite brosse à poils souple lorsque vous effectuer le dépoussiérage.
 Nettoyer régulièrement le sol à l’aide d’un balai, puis d’une serpillière passée dans de l’eau
savonneuse, en veillant à ne pas éclabousser les documents.
 iv. Contre la lumière naturelle :

 Ranger tous les documents dans des boites ou cartons d’archives. A défaut de boite, on peut
les envelopper dans des papier kraft ou les mettre dans chemises à sangles,
 Conserver les documents dans des salles avec des fenêtres munies de volets,
 Disposer les rayonnages perpendiculairement aux fenêtres.

Nota : les rayons du soleil ou de la lune ne doivent jamais tomber directement sur les
documents et aucun document ne doit rester longtemps exposé à la lumière directe.

v. Contre le feu :

 Equiper le bâtiment d’un paratonnerre s’il est haut pour éviter la foudre.
 Equiper le bâtiment d’un ou de plusieurs extincteurs pour lutter contre d’éventuels incendies
 Interdire tout acte susceptible de provoquer un incendie. Exemple : fumer dans les locaux
des archives ; utiliser des appareils à flamme nue ou des appareils électroniques non
protégés ;
 Arrêter les compteurs électrique le soir avant de rentrer, etc….

vi. Contre les champignons et les moisissures

 Nettoyer et désinfecter tous les documents provenant de l’extérieur. C’est généralement

dans ces documents qui ont suivi des parcours plus ou moins longs et qui ont été exposés à
toutes sortes de conditions, que se trouvent les champignons qui favorisent le
développement des moisissures.

vii. Contre animaux

Les insectes
Termites et autres insectes peuvent pénétrer dans un local d’archives de trois manières et
pour chacune d’entre elles des parades sont possibles :
 Par le sol : A Bamako. Aucun local d’archives ne doit être installé ou construit à même le sol
à cause des termites. Dans le cas où vous êtes contraints de loger vos archives dans un local
qui ne répond pas à cette exigence, il est conseillé de construire un fossé de béton à parois
verticales d’environ un mètre de profondeur autour du bâtiment. Ce dispositif constitue une
protection contre les termites et contre la plupart des insectes rampants ;
Par la porte : (insectes, rongeurs et reptiles)
*Munir les portes de deux battants : un en fer qui peut être ouverte aux heures de
travail et un en vitre qui doit être toujours fermé.
Par les fenêtres : (insectes volants) :
*munir toutes les fenêtres de grillages fins ou de tissus style « moustiquaire » qui seront
désinsectisés périodiquement.
Pour les documents déjà infestés, se reporter au point e ci-dessus
Les Rongeurs ou Lézards (margouillats, salamandres. Etc…)
 Placer des pièges pour captures ceux qui se seraient introduits dans le local d’archives.
 Boucler de manière préventive tous les trous par lesquels ils pourraient rentrer.

viii. Contre le vol :

 Surveiller les personnes qui consultent les documents d’archives.

 Ne laisser aucune fenêtre sans protection (par exemple : barreaux ou volets métalliques) :
 Veiller à bien fermer les portes à clef et faire si possible des rondes d’inspection la nuit ;

ix. Contre les mauvaises manipulations :

 Veiller à la bonne manipulation des documents par les utilisateurs.

2. Durée de conservation

En règle générale, les documents produits ou reçus par les services publics sont conservés
par ces services dans des dépôts de pré archivage pour une période de dix ans. C’est l’âge
où les documents cessent d’avoir une utilité administrative régulière. Conformément à la
législation nationale en vigueur, ces documents doivent être versés aux Archives nationales
après tri et élimination. L’exécution de cette opération exige la collaboration de la Direction
des Archives nationales.
5. Communications des documents

C’est l’opération qui consiste à mettre les documents à la disposition des utilisateurs
internes et externes du service.

La communication des dossiers est soumise à une autorisation expresse du Directeur de

l’institution. Cette autorisation n’implique pas la sortie des documents hors des locaux de la
division.

La communication de certains documents n’est autorisée qu’après une certaine période

dénommée délai de communication. Ce délai est la période légale ou réglementaire au
terme de laquelle un document d’archives devient librement communicable au public.

N.B : 1) Toute communication de dossiers doit faire l’objet d’une demande.

2) Il est interdit de communiquer une pièce d’archives isolée. Les pièces d’archives
doivent être communiquées dans leur dossier.

6. Recherche de l’information (recherche sur le logiciel)