Powered by AI

Un logiciel de gestion d’archives est un outil informatique qui assiste l’archiviste dans son
travail en automatisant certaines tâches de gestion et en facilitant le traitement archivistique.
Voici les fonctionnalités essentielles à intégrer dans un tel logiciel :

1. Gestion des métadonnées :

o Collecter et stocker les informations sur les documents d’archives (titre, date, auteur, etc.).
o Permettre la recherche et la consultation des archives en utilisant ces métadonnées.

2. Classement et description :
o Organiser les documents en séries, sous-séries et dossiers.
o Permettre la description détaillée des documents (contexte, contenu, etc.).

3. Gestion des versements et des entrées :

o Faciliter l’ajout de nouveaux documents dans les archives.
o Suivre les mouvements des documents (entrées, sorties, prêts, etc.).

4. Conservation pérenne :
o Assurer la préservation à long terme des documents numériques et papier.
o Gérer les règles de conservation et d’élimination.

5. Recherche et consultation :
o Proposer des outils de recherche avancée (recherche plein texte, recherche par métadonnées,
etc.).
o Permettre la consultation en ligne des inventaires et des documents.

6. Sécurité et confidentialité :
o Gérer les droits d’accès des utilisateurs (lecture, modification, suppression).
o Protéger les données sensibles et confidentielles.

7. Gestion des versions :

o Conserver l’historique des modifications apportées aux documents.
o Permettre le suivi des différentes versions d’un même document.

8. Intégration avec d’autres systèmes :

o S’intégrer avec d’autres logiciels utilisés dans l’organisme (gestion documentaire, CRM, etc.).
o Faciliter l’échange d’informations entre les différents systèmes.

9. Audit et traçabilité :
o Enregistrer les actions effectuées sur les documents (création, modification, suppression).
o Permettre la traçabilité des opérations pour des raisons légales et de conformité.

10. Gestion des espaces physiques :

o Suivre l’emplacement physique des boîtes d’archives.
o Faciliter la gestion des espaces de stockage.

N’oubliez pas d’adapter ces fonctionnalités en fonction des besoins spécifiques de votre
organisme et des pratiques archivistiques en vigueur1.

Bing

Un logiciel de gestion d'archives est un outil informatique qui assiste

l'archiviste dans son travail en automatisant certaines tâches de gestion et en
 Powered by AI
lui permettant d'aller plus loin dans le traitement archivistique. Voici un plan
détaillé pour la conception d'un tel logiciel :

1. Analyse des besoins :

○ Identifier les besoins spécifiques de l'organisme ou de l'institution

en matière de gestion d'archives.

○ Déterminer les fonctionnalités essentielles du logiciel en fonction

des exigences légales, des pratiques archivistiques et des
utilisateurs.

2. Conception de la base de données :

○ Définir la structure de la base de données pour stocker les

informations relatives aux archives (métadonnées, descriptions,
relations entre les documents, etc.).

○ Concevoir les tables, les champs et les relations nécessaires.

3. Interface utilisateur :

○ Concevoir une interface conviviale pour les utilisateurs

(archivistes, documentalistes, etc.).

○ Prévoir des fonctionnalités pour la recherche, la consultation, la

saisie et la modification des données.

4. Gestion des métadonnées :

○ Définir les types de métadonnées à collecter pour chaque

document d'archive.

○ Mettre en place des règles pour garantir la qualité et la cohérence

des métadonnées.

5. Fonctionnalités spécifiques :

○ Prévoir des fonctionnalités pour la gestion des versements, des

entrées, des sorties, des prêts, etc.

○ Intégrer des outils pour la description des documents, la

production d'inventaires et la mise en ligne d'instruments de
recherche.

6. Sécurité et confidentialité :
 Powered by AI
○ Mettre en place des mécanismes de sécurité pour protéger les
données sensibles.

○ Gérer les droits d'accès et les autorisations des utilisateurs.

7. Tests et validation :

○ Tester le logiciel pour s'assurer qu'il répond aux besoins identifiés.

○ Valider le logiciel avec les utilisateurs et apporter les ajustements

nécessaires.

8. Déploiement et formation :

○ Installer le logiciel sur les serveurs de l'organisme.

○ Former les utilisateurs à son utilisation.

9. Maintenance et évolution :

○ Assurer la maintenance du logiciel (correction des bugs, mises à

jour, etc.).

○ Prévoir des évolutions en fonction des besoins futurs.

N'oubliez pas de consulter les logiciels libres de gestion d'archives existants

pour vous inspirer dans la conception de votre propre solution 1 5. Bonne
conception !

Source
1. Quel logiciel libre de gestion d’archives choisir ? | Archimag
2. Quel logiciel libre de gestion d’archives choisir ? | Bibliographie ...
3. Gestion d'archives : comment choisir son logiciel ? | Archimag
4. Logiciel de gestion d’archives: la gestion des données dans un service ...
5. Étude préalable à la mise en œuvre d’un système de gestion des archives ...
6. Logiciel d'archives | Enssib
7. Quel logiciel libre de gestion d’archives choisir ? - TNTIC
8. http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/informatisation/logici

Un logiciel de gestion d’archives est un outil informatique qui assiste l’archiviste dans son
travail en automatisant certaines tâches de gestion et en facilitant le traitement archivistique.
Voici les fonctionnalités essentielles à intégrer dans un tel logiciel :

1. Gestion des métadonnées :

o Collecter et stocker les informations sur les documents d’archives (titre, date, auteur, etc.).
o Permettre la recherche et la consultation des archives en utilisant ces métadonnées.
 Powered by AI
2. Classement et description :
o Organiser les documents en séries, sous-séries et dossiers.
o Permettre la description détaillée des documents (contexte, contenu, etc.).

3. Gestion des versements et des entrées :

o Faciliter l’ajout de nouveaux documents dans les archives.
o Suivre les mouvements des documents (entrées, sorties, prêts, etc.).

4. Conservation pérenne :
o Assurer la préservation à long terme des documents numériques et papier.
o Gérer les règles de conservation et d’élimination.

5. Recherche et consultation :
o Proposer des outils de recherche avancée (recherche plein texte, recherche par métadonnées,
etc.).
o Permettre la consultation en ligne des inventaires et des documents.

6. Sécurité et confidentialité :
o Gérer les droits d’accès des utilisateurs (lecture, modification, suppression).
o Protéger les données sensibles et confidentielles.

7. Gestion des versions :

o Conserver l’historique des modifications apportées aux documents.
o Permettre le suivi des différentes versions d’un même document.

8. Intégration avec d’autres systèmes :

o S’intégrer avec d’autres logiciels utilisés dans l’organisme (gestion documentaire, CRM, etc.).
o Faciliter l’échange d’informations entre les différents systèmes.

9. Audit et traçabilité :
o Enregistrer les actions effectuées sur les documents (création, modification, suppression).
o Permettre la traçabilité des opérations pour des raisons légales et de conformité.

10. Gestion des espaces physiques :

o Suivre l’emplacement physique des boîtes d’archives.
o Faciliter la gestion des espaces de stockage.

N’oubliez pas d’adapter ces fonctionnalités en fonction des besoins spécifiques de votre
organisme et des pratiques archivistiques en vigueur1.