Chapitre 3 : Systèmes documentaires et logiciels

3.1. Définition

La gestion documentaire est l’ensemble des processus qui permettent de gérer un document,
sur un support solide (étagère de la bibliothèque) ou dématérialisé (stocké sous forme
numérique dans un support informatique), de sa création à sa destruction, en passant parfois
par une phase de conservation.

3.2. Utilité

Un système de gestion documentaire dans une entreprise est :

 La Mémoire de l’entreprise, autrement appelé archives historiques. C’est ce qui

permettra de transmettre un cumul d’expérience, un savoir-faire et un travail
accompli sur lequel se baser pour les futurs employés.
 Un outil de travail permettant d’avoir la bonne version du document, au bon moment,
avec une accessibilité importante.
 C’est aussi un outil qui aide à la découverte de l’entreprise, à l’initiation aux pratiques
locales et à l’auto-formation.
 Permet d’influencer le comportement interne => amélioration de la cohérence, de
l’efficacité.
 Permet de créer, d’améliorer la culture d’entreprise à travers la formalisation.
 Permet à chacun et en toute occasion d’avoir un guide pour s’orienter dans les
démarches de l’entreprise et prendre les bonnes décisions en suivant les bons gestes

Un bon système de gestion documentaire, correctement communiqué à l’ensemble des

employés est un outil précieux, voire essentiel au bon fonctionnement d’une entreprise.

3.3. Historique de la Gestion Documentaire

3.3.1. La classification de Dewey (1876 )

La classification décimale de Dewey est un système permettant d'organiser l’ensemble du
savoir humain à l’intérieur d’une bibliothèque. Ce système a été développé par Melvil Dewey
en 1876:

 600 - Techniques
o 640 - Vie domestique
 641 - Alimentation
 641.5 - Cuisine
o 641.57 - Cuisine pour les collectivités

3.3.2. The Filing Cabinet ou Le classeur vertical

Le classeur vertical ou the Filing Cabinet, plus ou moins en usage aujourd'hui a été inventé
par Seibels en 1898. Il a inventé un système de classement vertical qui a révolutionné la tenue
des dossiers.

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Auparavant, les entreprises conservaient les documents dans des enveloppes, stockées elles-
mêmes, dans des tableaux de casiers qui tapissent souvent un mur. Trouver, ouvrir les
enveloppes et le déroulement des papiers étaient pénibles et inefficaces.

3.3.3. La microfiches (1906)

La microfiche est l'un des plus compacts supports de stockage analogiques couramment
utilisés. Elle est utilisée en règle générale dans les institutions (comme les bibliothèques
universitaires) qui ne peuvent disposer de l'espace nécessaire au stockage des documents
papiers correspondants.

En 1906, Paul Otlet et Robert Goldschmidt inventent la microfiche normalisée pour gérer la
documentation. Chaque microfiche contient de 100 à 130 pages environ en fonction de la
taille de l'original. Une collection de 20 000 microfiches, soit de 10 000 à 20 000 livres, tient
dans un meuble de 1,5 x 0,5 x 2 mètres. Certaines sociétés sont spécialisées dans la fourniture
de telles collections.

3.3.4. La dématérialisation (Depuis 1970)

La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses

supports d'informations matériels (souvent en papier) par des fichiers informatiques et des
ordinateurs. Elle vise une efficacité accrue en permettant une gestion entièrement
électronique des données ou des documents produits en interne ou émanant des partenaires
(administrations, clients, fournisseurs, etc.) en format numérique ou numérisé à leur entrée.

Utilisé dans les échanges sur les places de marchés boursières, dans les échanges entre
entreprises (ex: SONELGAZ , SONATRACH, etc.) ou entre l’Etat et les administrés (ex:

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impôts en ligne, appels d’offres...). Dans bien des secteurs, on conserve une dualité
papier/numérique, avec transformation de l’un à l’autre (scan/impression).

3.3.5. Le groupware (1981)

Processus humain et organisationnel du travail en groupe et outils technologiques

nécessaires à l’accomplissement de ce travail. Concrètement: messagerie + agenda partagé +
dossiers partagés + conférence en ligne (google meet, Zoom,etc.)

Exemples : Lotus Notes, MS Exchange, Google Apps

3.3.6. Le disque partagé (1984 et 1988)

Network File System (ou NFS), littéralement système de fichiers en réseau, est à l'origine un
protocole développé par Sun Microsystems en 1984 qui permet à un ordinateur d'accéder via
un réseau à des fichiers distants et le protocole SMB (Server Message Block) est un protocole
de partage de fichiers réseau, et comme implémenté dans Microsoft Windows est appelé
Protocole Microsoft SMB (1988) est encore le moyen dominant pour partager des documents
dans les entreprises, ce système permet de partager des données à travers un réseau. Le
terme désigne souvent l'ordinateur (serveur) hébergeant le service applicatif. Il possède
généralement une grande quantité d'espace disque où sont déposés des fichiers. Les
utilisateurs peuvent ensuite les récupérer au moyen d'un protocole de partage de fichier.

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3.3.7. La Gestion Eléctronique des Documents (GED) (1990)

Système désignant un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des
documents électroniques au sein d'une organisation comme l’indexation de documents
stockés physiquement hors du système informatique (bibliothèques, archives physiques,
microfiches) Numérisation sur disques optiques (COLD). Le terme GED désigne également
les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.

3.3.8. Le Web (depuis 1995) ((abréviation de l’anglais World Wide Web, réseau
mondial)
Ensemble des données reliées par des liens hypertextes (HTTP – le protocole du web) :
Le HTTP pour Hyper-Text Transfert Protocole est la langue dans laquelle le serveur et le client
dialogue.

Exemple de fonctionnement ou l’itinéraire d’une requête :

1- le navigateur demande un fichier au serveur,

2- le serveur va chercher le fichier dans son système de fichier,
3- le serveur poste le fichier au navigateur,
4- le navigateur reçoit le fichier et l’affiche.

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2000 : Gestion du Contenu de l’Entreprise – ou Enterprise Content
Management (ECM)
Gère l'ensemble des contenus d'une organisation. Il s'agit de prendre en compte sous forme
électronique les informations qui ne sont pas structurées, comme les documents
électroniques, par opposition à celles déjà structurées dans les bases de données.

3.3. La gestion documentaire

3.3.1. Le concept de la GED
Le terme de GED (gestion électronique de documents) apparaît dans les années 80. Son
objectif initial est la gestion de l'archivage de documentations papiers, puis électronique, par
le passage à la numérisation/dématérialisation (images scannées, PDF, ...).

C'est un système installé sur un serveur, permettant d’assurer la gestion des documents
électroniques qui y sont hébergés.

La GED met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition, d'indexation, de

classement, de gestion et stockage, d'accès et de consultation des documents. —

Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la
création à l'archivage en passant par la gestion des différentes versions.

Une solution de GED est donc mise en œuvre pour répondre aux besoins des utilisateurs.

Le processus de GED peut être décomposé sous forme de 4 étapes :

L’acquisition des documents :

La création du document numérique. Il peut être le résultat d’un traitement automatisé

(création directement sous forme numérique), ou le résultat d’une numérisation de
documents papiers. Dans ce cas, il est nécessaire d’avoir des consignes pour la création et
la mise en forme du document pour pouvoir en garantir l’exploitation ultérieure.

La gestion des documents

La gestion concerne les opérations qui interviennent sur le document après sa création.
On parle souvent de sécurité et de droits d’accès (cela peut passer par des opérations de
cryptage, de restriction d’actions sur le contenu ou d’occultation de champs). Il s’agit de
rendre le document accessible aux personnes autorisées. Le document numérique étant
facilement reproductible et modifiable, il est également nécessaire de pouvoir gérer les
différentes versions de ce document

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 Le stockage des documents

L’objectif de la conservation des documents est de prouver, de mémoriser, de comprendre

et de communiquer. Il faut donc conserver dans le temps la lisibilité des documents
numériques et de ses composants. Cela implique un choix de formats judicieux.

La diffusion des documents

La diffusion, c’est la mise à disposition des documents que l’utilisateur va chercher dans la
base. Il doit alors se connecter au système de GED. Il lui est possible de visualiser les
documents après une recherche et une sélection (si celui-ci est autorisé à accéder au
document).

La gestion documentaire permet de :

- Rendre l’information disponible immédiatement pour tous les utilisateurs quel que
soit leur lieu de travail,
- Limiter au minimum la circulation des documents papiers afin d’éviter les pertes des
données,
- Rassembler dans un unique dossier informatisé l’ensemble des documents disséminés
dans toute l’organisation,
- Eviter la multiplication des documents pour faciliter leur mise à jour,
- Sécuriser le stockage et l’accès aux documents et aux dossiers,
- Favoriser la sauvegarde des documents sensibles.

Aujourd'hui, la GED répond non seulement aux problématiques d’acquisition

des documents, mais surtout de gestion, de stockage et de diffusion des
documents de l'entreprise. De ce fait, les projets GED deviennent un élément
essentiel du système d'information de l'entreprise.

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3.3.2. Le concept d'ECM

a. L'ECM (Enterprise Content Management) ou la gestion de contenu d’entreprise

Rassemble les solutions logicielles qui proposent des fonctions à même de gérer les processus
documentaires au sein d'une organisation. C’est la version améliorée du GED avec des étapes
similaires.
Comme pour la GED il y a les quatre grandes étapes qui sont :

1- CREATION DU DOCUMENT
La création peut résulter d'un traitement automatisé (ex. production de factures) ou
nécessiter l'intervention d'un agent (ex. rédaction de courrier, numérisation de documents).

2- ENREGI STREM ENT

L'enregistrement peut répondre à deux besoins complémentaires : la mémorisation du
document pour des utilisations ultérieures (consultation, diffusion, archivage) ou le
déclenchement d'un cycle de revue et validation.

3- CLASSEMENT
Le classement consiste à ranger le document dans un espace informatique accessible aux
utilisateurs prévus. L'organisation du rangement doi être compatible avec le plan de
classement. Le classement peut être réalisé automatiquement en s'appuyant sur les
métadonnées du document ou nécessite l'intervention d'un agent.

4- INDEXATION
L'indexation consiste à déterminer des termes ou expressions qui serviront de clés d'accès
pour retrouver le document dans le système de classement. Le choix des expressions peut
résulter d'un traitement informatique analysant le contenu du document (ex. indexation du
texte intégral) ou d'un processus humain consistant à tagger le document.

2. GESTION
La brique gestion recouvre tout ce qui se passe sur le document après sa création. Quatre
mots-clés la caractérisent : sécurité et droits d'accès, administration, variation et évolution.

SECURITE ET DROITS D'ACCES

Il s'agit de la capacité à rendre le document accessible aux personnes autorisées. Cela passe
par des opérations de chiffrement ou de cryptage, de restriction d'actions sur le contenu ou
d'occultation de champs.

ADMINISTRATION
Il s'agit du suivi des opérations de gestion concernant le document numérique (attribution,
localisation, ...) qui peuvent se traduire par la modification des métadonnées du document
liées au système de gestion.

VARIATION
Il s'agit de modifications du document numérique, sans incidence sur son contenu
informationnel qui peuvent nécessiter le suivi et l'enregistrement de la traçabilité, du
changement d'état ou de statut.

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EVOLUTION
Il s'agit de modifications du document numérique avec incidence sur son contenu
informationnel. C'est-à-dire la gestion et le suivi du niveau de fidélité au contenu
informationnel, des versions et des états intermédiaires.

3. DIFFUSION
La diffusion du document est un processus de restitution. Elle se fait après extraction depuis
les bases de stockage ou de conservation selon deux modes principaux : une mise à
disposition (ou mode pull : exécution apres connexion et accès en ligne aux bases) une
distrlbution (ou mode push : transfert systématique des documents à des destinataires
préalablement identifiés).

3.1.MODES D'ACCES
Les modes d'accès sont définis et décrits dans des annuaires, réglementant les accès aux
documents ou la capacité à organiser leurs transferts.

3.2. CONDITIONNEMENT
Il s'agit de la mise en forme du document pour l'adapter à son mode de diffusion, notamment
: le choix du taux de compression, la maîtrise des conversions, du cryptage et du formatage.
Ces choix doivent être perennes et perrmettre la meilleure lisibilité pour les utilisateurs, en
répondant à des normes ou à des référentiels adaptés.

3.3. TRANSMISSION
Opération obligatoire en mode push. La diffusion englobe ici la notion de réversibilité, c'est-
à-dire la restitution en vue d'une réintégration dans un autre système de conservation.

4. CONSERVATION
La brique conservation a pour objet de maintenir dans le temps la lisibilité du document
numérique et de ses composants (attributs de présentation, métadonnées, contenu). La
conservation a d'importantes finalités : prouver, mémoriser, comprendre, communiquer.

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Fonctionnement d’un ECM

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